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Jefe de control
interno o de quién
haga sus veces:
INFORME DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
Juan Manuel Poveda Período evaluado: Febrero a Julio del 2012
Fecha de elaboración: 1-Agosto de 2012
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Avances
En el año 2012 se actualizó el procedimiento de Administración de riesgos con fecha de
emisión del 3-Jul al igual que el formato de Mapa de riesgos, se han revisado los mapas de
riesgos en un 80% de los procesos, para tal efecto se realizó una capacitación de
Administración de Riesgos, dividida en 4 sesiones.
Se han realizado capacitaciones con la ARP en riesgos profesionales, Acoso laboral, oferta de
servicios con la Corporación Social de Cundinamarca.
Se destaca el seguimiento permanente de la alta Dirección al mantenimiento y mejoramiento
de los Sistemas de Gestión de la Calidad y Control Interno, generando lineamientos y
recomendaciones para el mejoramiento continúo de éstos.
La gestión por procesos que apoya el Sistema de Gestión de Calidad está en proceso de
mejoramiento, se inicia en este segundo semestre su actualización por medio de talleres
liderados por el Líder de Calidad.
Dificultades
Aunque los mapas de riesgos fueron elaborados por los líderes de los procesos y revisados por
el responsable de control interno y el líder de calidad, es necesario enfocar esfuerzos en
realizar el seguimiento a las acciones de control definidas para minimizar el riesgo.
Adicionalmente el nivel de participación en ésta actividad fue con una cobertura del 70%
cuando la meta es garantizar una cobertura del 100%.
Acciones de mejora
Se está enfocando esfuerzos en conseguir la participación del personal en todo el
mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad, se están haciendo jornadas prácticas y de
fácil comprensión para todos los funcionarios de la entidad.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Avances
Se elaboró un reporte de indicadores de gestión, con el propósito de estandarizar la forma de
presentación, análisis y mejora de los indicadores definidos para cada uno de los procesos
establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
Se realizó la celebración del cumpleaños de la empresa, se han realizado permanentemente
convocatorias de brigadas de aseo, la marcha por el río Bogotá, la celebración del 20-julio.
En cuanto al manual de contratación se realizó este año una actualización, que está en
revisión por parte del asesor jurídico para su posterior publicación.
Dificultades
Los canales internos de comunicación relacionados con software han venido presentando
inconvenientes para el normal desarrollo de las actividades de cada funcionario exigiendo un
mayor esfuerzo por parte de ellos en el cumplimiento de sus actividades.
Algunos procedimientos publicados por el Sistema de Gestión de Calidad, se encontraron
desactualizados (versión 2 de 2009) en aseguramiento de lo ejecutado versus lo
documentado.
Aunque la entidad tiene establecidos procedimientos para el manejo documental, se
evidencia la necesidad de fortalecer su conocimiento y actualizar las tablas de retención
vigentes.
En cuanto a la organización del archivo, se observó la necesidad de unificar criterios en cuanto
a la forma de identificar los expedientes generados por todos los procesos para asegurar la
adecuada conservación de los documentos al igual que la funcionalidad en su recuperación
para su consulta.
Acciones de mejora
El proceso comercial coloca en implementación el formato: Trazabilidad del PRQ versión 1 con
fecha de emisión 18 de julio del presente año, con el fin de garantizar los tiempos de
respuesta y mantener la evidencia de todo el curso de la PQR hasta el usuario.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTEGRADO
Código: RGC-01
TRAZABILIDAD DEL PQR
Fecha:
18/07/2012
Versión: 1
A QUIEN SE
ENTREGA
FIRMA DE
RECIBIDO
Nº PQR
DEPENDENCIA
FECHA DE
INICIO
DESCRIPCIÓN
FECHA DE
ENTREGA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
DDMMAA
Oficio Nº
Tiempo de respuesta:
Firma del Usuario y/o suscriptor
notificado
C.C
de
El sistema de correspondencia ha mejorado en dos aspectos:
- Se estableció un libro de radicación de correspondencia en el cual se registra la fecha y el
consecutivo de radicación al igual que el responsable de la información, con el fin de
mantener la trazabilidad de las comunicaciones escritas radicadas por personal diferente a los
suscriptores y/o usuarios.
- Se establece un nuevo consecutivo de correspondencia enviada por medio de la
identificación de un código especial para cada una de las áreas, con el propósito de conocer el
origen de éstas comunicaciones cuando salen de la empresa.
Fortaleciendo el control de la entrega o no de la factura al cliente (usuario) el proceso de
Acueducto diseñó un código de novedades que aseguren la identificación de los eventos e
internamente permitan agilizar las acciones correctivas a seguir en la prestación del servicio,
así:
EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE CAJICÁ S.A. ESP
DIRECCIÓN TÉCNICA DE ACUEDUCTO
CÓDIGOS DE NOVEDADES DE FACTURACION
1
Medidores que NO registran por
estar trabados o detenidos.
5
Que es de los mas importantes
registros bajos por el numero de
usuarios. (Posible fraude)
2
Medidores que Superan los tres mil
(3.000 m3) acumulados
6
3
Pendientes por incluir algún cobro.
Ej:
1- Servicio de Aseo
2- Alcantarillado
4
Error en el calculo matemático por
valor o metros facturados.
7
Clase de Uso. Esta revision debe acerse Medidores que alimentan mas de un
por la dirección Administrativa y
predio. La revision debe ser inmediata
Comercial, de Acueducto y de Aseo.
para poder incluir cobros de aseo.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Avances
A la fecha se han realizado dos (2) auditorías al Sistema de Gestión de Calidad, una interna
realizada por un asesor externo el 3 y 4 de Mayo, y la externa realizada por el ente
certificador ICONTEC el 25 y 26 de Mayo, logrando la ratificación de nuestro Sistema de
Gestión. Se registraron de la auditoría interna 5 hallazgos que a la fecha se encuentran
abiertos con fecha de seguimiento en el mes de Octubre del presente año; por parte de la
auditoría externa se registraron 8 hallazgos menores que a la fecha se encuentran abiertos y
en implementación de los planes de acción propuestos.
Se reportan 13 planes de mejoramiento que continúan vigentes, se han reportando cierres en
algunas de las acciones establecidas de los planes.
Dificultades
Se evidencia dificultad en la implementación de los planes de acción establecidos por
procesos de los hallazgos de las auditorias.
Se detecta dificultad en el cumplimiento de la entrega de los indicadores de gestión por parte
de los líderes de los procesos, que faciliten su oportuno análisis por parte del proceso de
Gestión de Control Interno y Gestión de Calidad.
Acciones de mejora
Se realizó una formación de auditores internos que apoyen y refuercen los ciclos de auditoría
en lo que resta del año. Se tiene pendiente realizar la evaluación de auditores internos para
confirmar el grupo de auditores y así ejecutar el segundo ciclo de auditorías internas
proyectado para los meses de septiembre y octubre del presente año.
El proceso de Gestión de Control Interno iniciará en este segundo semestre del año
seguimiento a la implementación de los controles definidos en los mapas de riesgos que
garantice un verdadero control de éste tema en la entidad. Adicionalmente apoya al proceso
de Gestión de Calidad en el seguimiento permanente a los planes de acción establecidos por
parte del ente certificador.
RECOMENDACIONES
- Revisar los indicadores de gestión de cada uno de los procesos, con el propósito de disminuir
su cantidad y mejorar su calidad.
- Intensificar el seguimiento al cumplimiento de los controles definidos en los mapas de
riesgos con el fin de minimizar los efectos que puedan tener en la entidad.
- Consolidar una cultura de participación y mejoramiento continuo en cada uno de los
procesos presentes en el Sistema de Gestión de Calidad.
JUAN MANUEL POVEDA
Responsable de Control Interno