CICLO DE CONTROL DEMING APLICADO EN LA DOCENCIA

CICLO DE CONTROL DEMING APLICADO EN LA DOCENCIA
Jaimes García José Manuel1, Molina Estrada José Severo2.
1. Ingeniero mecánico, Academia de ingeniería en Industrias Alimentarias, Instituto Tecnológico
Superior de Tacámbaro.
2. Ingeniero industrial, Subdirección Académica, Instituto Tecnológico Superior de Tacámbaro.
RESUMEN: En el presente trabajo se explica en que consiste el ciclo de control
Deming (PDCA) y como ha sido usado por los autores en su labor docente, después de
haberlo aplicado en su paso por las empresas del ramo metal mecánico y de acero de
nuestro país.
INTRODUCCIÓN.
Aunque mucho se menciona al inicio de cada curso de control de calidad, vale la pena
recordar algunas situaciones que tienen coincidencia entre la producción fabril y el
trabajo docente, a saber:
 Al estar los Institutos Tecnológicos inmersos en certificaciones de calidad, el
docente y el personal en general deberán ser personas de calidad, es decir,
calidad en su persona, calidad en lo que hacen y calidad en el servicio que dan.
 De ser así, la institución tendrá calidad en su personal, calidad en los diferentes
departamentos, calidad en el proceso educativo, ella misma será reconocida
como una institución de calidad y brindará un servicio con calidad. Su gente será
quien haga la calidad.
 Por lo anterior, podrá cumplirse con la calidad tangible (responder a las
expectativas de tiempo, cantidad, costo, garantía) e intangible del cliente (deseos
y emociones tales como: lealtad, credibilidad, actitud, compromiso). Sobre todo
cuando nuestros clientes pueden ser los estudiantes de las diferentes carreras, los
padres de ellos o los empresarios o Instituciones que les dan empleo como
egresados.
 Considerado como proceso productivo, el proceso académico es el principal
proceso al que convergen los demás procesos en una institución educativa. El
proceso académico también implica pensar con antelación y verificar el
aprendizaje adquirido, cumpliendo con determinados estándares (tablas de
comparación o rubricas).
 Aún cuando el ciclo de control PDCA haya sido diseñado para ordenar procesos
y controlar proyectos, puede ser aplicado al trabajo docente.
DESCRIPCION DEL CICLO DE CONTROL PDCA.
Atendiendo la invitación que hiciera Kenichi Koyanagi Director Gerente de la Unión
Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) al Dr. Deming para capacitar científicos e
ingenieros en el verano de 1950. Un primer curso se impartió del 10 al 18 de julio de
ese año en Tokio y en Fukuoka, posteriormente fueron replicados en Nagoya, Osaka y
Hakata; Japón. En ésta jornada se capacitaron más de 400 personas. A pesar de haber
sido dado a conocer como el ciclo Shewhart, puesto que fue el Dr. Walter Shewhart
quien lo diseñó originalmente, muy rapido se aplicó en Japón como ciclo Deming y así
se le ha llamado desde entonces (Deming, 1989).
Inicialmente el ciclo Shewhart se definió como una serie de seis pasos, a saber:
1. Preguntarse ¿Cuáles podrían ser los logros más importantes de ése equipo? ¿Qué
cambios serían convenientes?¿De qué datos se dispone?¿Se necesitan nuevas
observaciones? Si es que si, planificar un cambio. Decidir como.
2. Llevar a cabo el cambio o ensayo decidido anteriormente , preferiblemente a
pequeña escala.
3. Observar los efectos del cambio o ensayo.
4. Estudiar los resultados. ¿ que aprendimos?¿ que podemos predecir?
5. Repetir el paso 1, con los conocimientos acumulados.
6. Repetir el paso 2 y siguientes.
El ciclo Deming se basa en la premisa de que las mejoras provienen de la aplicación de
los conocimientos. Estos pueden ser de ingeniería, de administración o de la forma en
que opera un proceso de manera que la tarea se haga mas fácil, más precisa, más rápida,
menos costosa, más segura o que cumpla mejor con las necesidades del cliente.
Constituye una herramienta valiosa para llevar adelante la mejora del total del proceso
de producción o de alguna de sus partes.
Está compuesto por cuatro etapas: planificar (Plan), hacer (Do), estudiar (Check) y
actuar (Action); la tercera etapa (estudiar) anteriormente se conocía como verificar
(check), Deming hizo la modificación en 1990 ya que estudiar resulta más adecuado;
con solo “verificar” uno pudiera olvidar algo. Sin embargo, puede seguirse utilizando
“verificar”. Las siglas PDCA son el acrónimo de Plan, Do, Check, Action.
Como han concebido el ciclo Deming los autores es de la siguiente manera:
1. PLAN (PLANIFICAR). Consiste en pensar por anticipado y plasmar dicho
pensamiento mediante lo siguiente:
1.1. Seleccionar el tema: Definir concretamente el defecto que se pretende mejorar y
expresar concretamente la gravedad del mismo.
1.2. Razón de la selección del tema: Tomar en cuenta si afecta a las políticas de la
empresa, manifiesta alta frecuencia de ocurrencia, es muy notorio o grave. Para
esto hay que hacerlo objetivamente mediante la colección de datos.
1.3. Establecimiento de objetivos: definir el valor del objetivo, por ejemplo: reducir
el porcentaje de defectos en 2%; definir un límite de tiempo para alcanzarlo;
definir donde impactará, si en lo económico, en la calidad o en el volumen de
producción. De no ser posible definirlo así entonces definirlo en términos de la
importancia del defecto, el grado de afección para los siguientes procesos o el
grado de dificultad para corregir.
1.4. Establecer un programa de actividades: en base a 5W y 2H en donde se
especifique que se pretende hacer o alcanzar, quien o quienes son los
involucrados, como tendrá que realizarse (bajo que lineamientos o
procedimientos), cuando habrá de realizarse, cuanto se espera obtener, donde
habrá de hacerse y porqué se ha de hacer (que se pretende solucionar o
mejorar).
2. DO (HACER). Se refiere a conocer la realidad sin ideas preconcebidas ya que
esto nos hace cometer errores; investigar la situación por nosotros mismos.
Observar con naturalidad, tener la firme convicción del mejoramiento, pase lo que pase.
Se necesita tener gran fuerza de voluntad y perseverancia, de ser necesario, ir
inmediatamente a la línea o área de producción para conocer la situación actual, en
cuanto se presente el defecto; no esperar para después, pues pudieron haber cambiado
las condiciones que generaron el problema.
Comparar los productos buenos con los malos, observar las variaciones, diferencias y
cambios. Recabar datos y procesarlos mediante las 7 herramientas básicas para el
control estadístico de procesos. Si en la etapa anterior se conoció la razón de la
selección del tema, ahora se ha de investigar con mayor profundidad para encontrar la
verdadera causa del problema. Hacer uso del diagrama de Pareto para conocer el grado
de severidad, diagrama causa-efecto para conocer las causas, histograma y gráficas de
control para conocer la variación y cambios en el tiempo, así como diagrama de
dispersión para ver correlación. Tomar los factores principales para dar con la verdadera
causa. Se estima que conocida la causa verdadera se tiene solucionado el problema en
80%.
2.1. Establecer un plan de mejoramiento: plasmar la secuencia de actividades en
forma gráfica para facilitar su seguimiento, haciéndolo de forma concreta. Este
plan debe ser acorde con la facilidad para ponerlo en práctica, capacidad
técnica, facilidad de operación, seguridad, calidad y costo.
2.2. Ejecución: una vez definido el plan de mejoramiento se procede a la
implementación, durante su ejecución, cuidar que no provoque afecciones a
otras áreas en torno a calidad, costo o volumen, una vez asegurado esto
proceder a su ejecución.
3. CHECK (REVISAR). Tomar datos antes y después del mejoramiento; graficar
con la misma escala para detectar alguna variación, si es preciso encimar un gráfico
sobre otro. También poner cuidado con alguna desviación con respecto al objetivo. La
mejora es más eficaz si se expresa monetariamente y si son medidos los resultados
indirectos (derivados) o no tangibles tales como fidelidad del cliente.
4. ACTION (ACTUAR). Cualquier mejora será insignificante si solo es temporal,
será una pérdida de recursos solamente. Se hace necesario tomar medidas para evitar
recurrencia en la aparición de defectos, para lo cual conviene lo siguiente:
4.1. Reflejar el resultado en las hojas de proceso, hojas de parámetros estándar hojas
de operación o piezas patrón. Modificar, actualizar o rehacer en caso necesario.
4.2. Capacitar en base a la nueva hoja de proceso o al nuevo documento.
4.3. Verificar si se cumple lo establecido en el nuevo estándar.
4.4. Reflexionar y definir temas para futuras mejoras: una vez logrado el objetivo
planteado, conviene revisar si se pueden atacar problemas potenciales, nuevos
problemas o si se puede pensar en mejorar lo que hoy se tiene. No esperar a que
se presenten los problemas para empezar a pensar en como corregirlos,
anticiparse a ellos.
APLICACIÓN DEL CICLO DEMING AL TRABAJO DOCENTE
La consideración primordial de los autores es ver a cada curso como un proyecto que
lógicamente no es independiente y tiene relación con otros cursos del mismo nivel, de
niveles anteriores o niveles posteriores. Se le ha considerado así por la similitud con los
procesos fabriles mencionada desde el principio de éste tratado. Un proceso fabril no es
aislado, está relacionado con varios departamentos dentro de la empresa y a su vez, la
empresa está relacionada con otras empresas proveedoras, clientes o del mismo ramo.
En ese orden de ideas al considerar los momentos del proceso educativo, puede
aplicarse PDCA antes de iniciar el curso, esto nos permitirá trazar la ruta a seguir
podremos decidir cómo será el desarrollo en qué momento aplicaremos alguna
evaluación y al finalizar estaremos en condiciones de decir si será necesaria alguna
corrección o mejora en base a los resultados obtenidos. Hoy en día, el modelo sugerido
por los modelos de certificación multisitios ya consideran parte del ciclo PDCA, sin
embargo es posible establecer una mayor precisión acompañada de cierta
simplificación. Al hacer lo anterior, se verá beneficiado el sistema de calidad ya que
actualmente se trabaja para la calidad en varios de los Institutos Tecnológicos del país
en vez de trabajar con calidad, al grado que un día antes de la llegada del auditor se
reúnen las evidencias a toda velocidad.
PLAN; PLANIFICAR
Esta actividad puede hacerse antes de iniciar el curso, previo a la evaluación y al
finalizar el curso. Tendrá que estar vinculada con los objetivos, misión y visión de la
institución ya que, en determinada medida, estos están afectados por el trabajo que haga
el docente frente al grupo.
Lo más recomendable es planificar antes de iniciar el curso. Esta etapa tendrá que
apuntar hacia el desarrollo del mismo, obviamente, la razón de iniciar tal curso será el
objetivo general o competencia a lograr al término de éste. Los contenidos de los planes
curriculares autorizados por la Dirección General de Educación Superior Tecnológica
(DGEST) ya han sido estructurados de manera secuencial y de forma significativa para
el estudiante (Bolívar, 1992), solo resta al docente efectuar un planteamiento si le es
posible usando un mapa mental para plasmar las actividades que conserven la
transversalidad (Sánchez, 1999) y calendarización de los contenidos conceptuales,
procedimentales y actitudinales (Zabala, 2000).
Previo a la calendarización conviene revisar las 5M de un proceso: Machine, Money,
Man, Method, Materials para que sean contempladas en el plan del curso.
Conviene enfocar la planificación del curso en base a 5W y 2H de la siguiente manera:
PORQUE
¿Por qué se impartirá ese curso?
¿Por qué a ese grupo?
¿Por qué a ese nivel de estudios?
QUE
¿Que se pretende al final del curso?
¿Qué competencia específica deberá ser alcanzada por el aprendiz?
(Checchia, 2009)
¿De qué recursos se dispone para llevar a cabo el curso : laboratorios,
instrumental, reactivos, instalaciones, medios de transporte, recursos
multimedia, equipamiento en aulas, etc.?
¿Que estrategias de enseñanza y de aprendizaje son convenientes? (Díaz,
1999).
¿Qué material bibliográfico está disponible en el centro de información?
¿Qué material visual o audio visual será necesario?
¿Que prácticas de campo o de laboratorio son apropiadas y en que
unidades del contenido temático?
¿Qué equipo de laboratorio será necesario?
Si son necesarias las visitas a empresas ¿Qué objetivo tendrán?
¿Qué empresas se visitarán?
¿ Qué se va a evaluar?
QUIEN
¿Quiénes tomarán el curso?
¿Qué conocimientos previos poseen? (García, 1994)
¿Qué expectativas poseen?
¿Con que motivación llegan al curso?; ¿Qué los alienta a seguir sus
estudios?
¿Quién puede apoyar o asesorar en caso de dudas?
¿Quién o quienes participarán en la evaluación?
CUANDO ¿En que periodo ha de desarrollarse el curso?
¿Cuándo habrá suspensiones de ley o propias a la naturaleza de la
institución tales como el aniversario de su creación o incluso inesperadas
por problemas de tipo sindical o de otra naturaleza?
¿Cuándo conviene efectuar evaluaciones?
¿Cuándo conviene realizar cada práctica?, en función del avance del
programa del curso y de la disponibilidad del laboratorio o incluso si es
preciso solicitar el laboratorio de otra institución.
¿Cuándo tienen que entregar el producto de sus actividades de aprendizaje
los aprendices?
¿Cuándo hay que entregar calificaciones del curso? Tanto a los aprendices
como al área de control escolar de la institución.
DONDE
¿Dónde se impartirá el curso?
¿Dónde se realizarán las prácticas?
¿A dónde serán las visitas de empresa?
¿Dónde se realizará la evaluación?
COMO
¿Cómo será estructurado el curso?
¿En que orden se realizarán las prácticas?
¿Cómo se realizará cada práctica?
¿Cómo se estructurarán las sesiones?
¿Cómo se realizará la evaluación?; ¿bajo que estándares?
¿Cómo aprenden nuestros aprendices? (DGB, 2004)
CUANTO ¿Cuánto valor tendrá cada actividad que realice el aprendiz?
¿Cuántas prácticas son convenientes? Y ¿de cuanto tiempo?
¿Cuántos y que aspectos son necesarios en la evaluación?
¿Cuántas visitas a empresas son necesarias?
¿De cuanto tiempo efectivo se dispone para la realización del curso?
¿Cuántos textos están disponibles para este curso en el centro de
información?
¿Cuántas computadoras están disponibles si es preciso realizar algún
modelado?
¿De cuanto recurso financiero se dispone para realizar visitas a empresas o
compra de reactivos para laboratorio?
¿Cuántos aprendices hay en ese grupo?
¿De cuanto debe ser el índice de reprobación para tomar acciones
correctivas?
Mediante un gráfico de Gantt puede trazarse el cronograma del contenido temático del
curso en él pueden incluirse algunas actividades complementarias tales como prácticas
de campo o de laboratorio y visitas industriales. Por facilidad se recomienda dividir el
semestre en semanas y diagramar solamente las unidades del contenido del curso. Como
se muestra a continuación:
DO; EJECUTAR
Una vez conocida la situación inicial y elaborada la hoja del programa de actividades,
entendemos que sabemos la respuesta a las interrogantes planteadas con 5W y 2H.
Conviene hacer este análisis en reunión de academia ya que si hubiera algún factor que
pudiera afectar, la afección pudiera darse en más de una asignatura. En la industria se
considera que si se tiene un buen conocimiento de la situación actual se tiene
solucionado el 50% del problema, visto de ésta manera, al haber realizado la
planificación se tendrá recorrido casi el 50% del curso.
Con la visualización previa del curso se procede al inicio de éste, ya con antelación
fueron solicitados los faltantes o se habrá de tener precaución con aspectos que pudieran
interrumpir o modificar el trazo inicial.
Ejecutar será llevar a la realidad nuestro programa de trabajo plasmado en el gráfico de
Gantt, será conveniente que lo conozcan los aprendices (Zarzar, 1993) para que también
ellos estén enterados tanto de las fechas como de las actividades a desarrollar durante el
curso y se programe cada uno de ellos en sus actividades diarias, esto debido a que en
muchos de los casos nuestros aprendices son responsables de una familia por tanto
tienen que trabajar después de asistir a la escuela o tienen su propia empresa o
simplemente tienen que trabajar para su propia manutención.
Algunos docentes no entregan su planeación a los aprendices para que posteriormente
no le estén recordando algunas actividades que fueron programadas y no se han
realizado o porque no ha entregado calificaciones al haber transcurrido un tiempo
considerable después de haber aplicado alguna evaluación. Una buena planificación no
permite que esto suceda.
Durante ésta etapa se está generando información que posteriormente servirá de entrada
para el análisis a realizar en la etapa siguiente, tales como el resultado del aprendizaje
de cada estudiante, si los indicadores de reprobación fueron elevados, si fueron eficaces
las estrategias de enseñanza y aprendizaje utilizadas, si se ha cumplido con los plazos
estipulados para cada actividad, si se tuvieron disponibles y en forma adecuada los
espacios educativos, si se tuvieron en cantidad y oportunidad los reactivos de las
prácticas, si se realizaron y se realizaron a tiempo las visitas planeadas, si hubo retrasos
o imprevistos en éstas, etc. Durante el desarrollo de ésta actividad es conveniente
guardar registros y gráficas del comportamiento que tengan los aspectos medulares del
proceso educativo para poder comparar contra el objetivo planteado al inicio.
CHECK; REVISAR
Cuando en la industria se va a evaluar a un operador de grúa viajera o de montacargas
se le pide que desarrolle determinadas maniobras con la grúa o con el montacargas en
donde el evaluador estará revisando conforme a un check list determinados aspectos:
precisión, deterioro por mala operación, tiempo empleado, entendimiento y obediencia
de instrucciones mediante señalización, etc.
En la educación la forma equivalente de revisar los resultados del aprendizaje (SEP) es
la evaluación. Desde el plan inicial se habrá determinado cuando evaluar. Podrán
aplicarse los instrumentos correspondientes para evaluar los tres diferentes tipos de
contenidos: conceptuales, procedimentales o actitudinales. Lo más recomendable es
realizar revisiones periódicas y estar retroalimentando frecuentemente a los aprendices,
cuando el docente tiene suficiente experiencia, no necesita esperar al día de la
evaluación para saber el grado de aprovechamiento de cada uno de los aprendices. De la
misma manera con la evaluación diagnóstica puede reconfigurar el curso o la
expectativa del mismo, la misma evaluación inicial le dirá desde que nivel tendrá que
partir.
La revisión también debe hacerse al interior de las academias, de tal suerte que el
trabajo colegiado favorezca el aprovechamiento del tiempo y los recursos en los cursos
venideros. Ese análisis deberá ser alineado con las políticas de la Institución y
finalmente deberá ser atendido o conocido por el Director para conservar la
sistematización en el trabajo con enfoque a procesos garantizando así la permanencia
del trabajo con calidad y la mejora continua no solo en el proceso educativo, sino
también en los procesos que concurren a éste tales como el de vinculación, recursos
materiales y planeación.
ACTION; TOMAR ACCION SOBRE LOS RESULTADOS
Uno de los referentes del trabajo docente es el aprovechamiento del curso por parte de
los aprendices. En ésta etapa será necesario comparar los índices de aprobación,
porcentaje de prácticas realizadas y porcentaje de visitas realizadas contra lo
programado y si aquellos son inferiores entonces revisar el desarrollo del programa
para encontrar donde estuvieron las deficiencias y procurar no se vuelvan a repetir en el
siguiente curso, realizando acciones preventivas. Lejos de sentir orgullo aquel docente
cuando expresa que con el “solo unos cuanto acreditan su asignatura”, debiera volver
los ojos y revisar sus estrategias tanto de enseñanza como de aprendizaje, al tiempo que
debe revisar si fueron adecuados sus instrumentos y herramientas de evaluación.
Se recomienda estandarizar para evitar desviaciones de lo realizado contra lo
planificado, así pues será conveniente estandarizar prácticas de laboratorio, establecer
procedimientos de visitas, establecer formatos de registro de evidencias, estandarizar los
contenidos de las tablas comparativas de manera que en la medida de lo posible sean
incluidos los tres saberes, etc. En general, la DGEST ha propuesto varios de estos
procedimientos en el apartado correspondiente a gestión del curso, sin embargo es
necesario precisar con detalle algunas actividades que tienen lugar durante la ejecución
del proceso educativo.
La acción correctiva también corresponde a la retroalimentación que deberá hacer el
docente después de cada examen, de ésta manera tendremos varias correcciones a lo
largo del semestre, de tal manera que al llegar al final, el aprendiz habrá corregido sus
deficiencias de aprendizaje. Esta retroalimentación también está relacionada con el
trabajo del área de tutorías.
Algunas acciones correctivas de fondo deberán salir del seno de las academias sobre
todo aquellas cuyo ámbito de influencia se extienda hacia la comunidad educativa en
general.
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