Bibliotecas universitarias

Estudio de normas en sus variadas aplicaciones para bibliotecas universitarias
Introducción
El presente estudio tiene por objeto hacer un análisis general de tres normas elaboradas para bibliotecas
universitarias en diferentes países del mundo, y así poder comparar los parámetros que se emplean en la
evaluación de las actividades que se realizan en ellas.
Las normas son directrices que conducen a una finalidad: el cumplimiento óptimo de los objetivos o metas de
la institución, en este caso, la biblioteca.
La metodología que se siguió para la elaboración de este documento se divide en tres pasos, primero hacer la
lectura de los tres documentos: ABIESI, ALA, Centro Metodológico para las Bibliotecas Académicas y de
Investigación de la República Democrática Alemana (RDA) en las normas para los servicios bibliotecarios en
los países en vías de desarrollo de Withers; el segundo paso fue sacar los puntos a los que se refieren los
documentos, y finalmente hacer la comparación de las indicaciones que cada uno de ellos hace. Este trabajo se
divide en dos partes; la primera, Bibliotecas Universitarias, desglosa cada uno de los puntos de las normas ;
objetivos, funciones y régimen jurídico, administración (estructura y organización), colecciones, servicios,
personal, instalaciones (edificio, mobiliario y equipo), presupuesto, y la segunda parte, las conclusiones.
Cabe aclarar que las normas analizadas fueron escritas para bibliotecas universitarias, pues algunos de estos
organismos han escrito normas para otro tipo de bibliotecas.
1. Bibliotecas universitarias
Diferenciar un tipo de biblioteca de otro no es exactamente por que una sea grande, mediana o pequeña, ya
que éstos términos son muy subjetivos, se diferencian por el conjunto de varios elementos: el tipo de usuarios
a los cuales se brinda servicio, el tipo de colección, etc., en ese caso la biblioteca universitaria o también
llamada académica, es aquella que ofrece sus servicios a toda la comunidad universitaria: estudiantes,
investigadores, profesores y trabajadores, para apoyar los planes y programas de estudio a la institución, así
como a la investigación, la docencia y la extensión de la cultura.
A continuación se presenta un análisis comparativo entre las normas para bibliotecas universitarias que fueron
elaboradas por los siguientes organismos: Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza
Superior y de Investigación de México (ABIESI) American Library Association de Estados Unidos (ALA) y
el Centro Metodológico para las Bibliotecas Académicas y de Investigación de la República Democrática
Alemana (RDA). Cabe aclarar que las de la ABIESI elaboradas en 1978 se basaron en las de la ALA de 1958.
El análisis se presenta por los rubros principales de cada una de las normas.
Objetivos
En cuanto a los objetivos, se manejan desde dos puntos de vista: el primero son los objetivos en sí de las
normas, es decir, que son de las herramientas de apoyo para los directores, encargados y profesionales de las
bibliotecas, en donde se tenga una pauta para orientarla esto se deja ver a lo largo de los tres documentos.
El otro son los objetivos de la biblioteca, en donde se señala que: Deberá preparar una declaración explícita de
sus objetivos, de acuerdo con las metas y fines de la Institución.1
...las normas aquí presentadas deben interpretarse siempre de acuerdo con los propósitos y necesidades de la
1
institución de la cual forma parte la biblioteca2, las normas alemanas no mencionan ninguno de los enfoques,
pero a lo largo de ellas este punto queda implícito.
Es importante mencionar que los objetivos desde ambos puntos deben ser especificados claramente dentro de
las normas para que no haya confusión ya que los objetivos básicos tanto de las normas como de la biblioteca
no cambian, ya que objetivos específicos y particulares, sobre todo éstos último, sí llegan a modificarse y es
necesario que se hagan los cambios en el momento de revisar las normas.
Funciones y régimen Jurídico
El sistema de bibliotecas de una universidad o centro universitario es una institución integrada que funciona
como biblioteca académica del establecimiento. No se trata únicamente de una institución ni de un
establecimiento sino de una parte del sistema bibliotecario de la República Democrática Alemana... Las
Bibliotecas Universitarias forman parte del sistema estatal de información y documentación y cooperan de
manera estrecha con las correspondientes instituciones técnicas centrales y con las oficinas centrales y
orientadoras de información y documentación".3
Como podemos observar dentro de las Normas alemanas el régimen jurídico en el que se desenvuelven las
bibliotecas está bien establecido, ya que en este país, como en la mayoría de los países europeos, le dan una
gran importancia a la educación y dentro de ella el apoyo a las bibliotecas, para cubrir con la función
educativa de todo el país; importancia que todavía no se le da en otros países. Es por ello que de las normas
que se analizan son las únicas que hablan claramente de un régimen jurídico, aunque las lo dejan entrever a lo
largo de sus puntos.
Independientemente de que se tenga bien establecido un régimen jurídico para la actividad bibliotecaria,
también es importante que haya un reconocimiento de esta índole por parte de los organismos
correspondientes y sobre todo un apoyo y una legislación bibliotecaria claramente establecida La biblioteca es
el centro de las actividades de más importancia en la vida académica de la universidad en la que se realizan
los más diversos tipos de estudio e investigación mediante sus recursos y servicios. La calidad de éstos afecta
el nivel académico de la actividad universitaria y por lo tanto, la mayor o menor importancia que se le otorgue
revela a su vez, la importancia de la institución de la que forma parte.4
En cuanto las funciones se hace mención de la cooperación interbibliotecaria, los servicios bibliotecarios y el
acceso a la información a toda la comunidad universitaria, desde el estudiante de primer ingreso hasta el
investigador que hace loa más sofisticados trabajos de investigación.
Administración (estructura y organización)
Como norma general, debe existir un Comité Bibliotecario de Profesores el cual se limitará a desempeñar
funciones de asesoría y estará integrado por profesores principalmente y/o auxiliares, escogidos
cuidadosamente por su compresión de los problemas bibliotecarios y su genuino interés por colecciones
distintas de las relacionadas con sus respectivos departamentos... Debe dársele a la biblioteca una
organización lógica y acorde con la institución. Las líneas de autoridad deberán trazarse en forma explícita sin
que se oponga entre sí.5
La biblioteca deberá mantener políticas escritas y manuales de procedimientos que abarquen el gobierno
interno de la biblioteca, y sus actividades operativas.6
La biblioteca universitaria estará administrada por un director que es un bibliotecario de formación
académica, dedicado también a la enseñanza en cuestiones de bibliotecología e información ... según las
dimenciones de la biblioteca, estará asistido por un máximo de tres adjuntos y un secretario académico.7
2
Dentro de la estructura general de la universidad, la biblioteca deberá ser un departamento con el rango de
instituto dependiente directamente de la rectoría.8
Como podemos observar en este aspecto todas coinciden de una y otra forma que dentro de la estructura
general de la universidad la biblioteca deberá ser un departamento con el rango de instituto dependiente
directamente de la rectoría, es decir, que no deberá ser considerada de menor jerarquía que un departamento
de investigación o uno de lenguas, por ejemplo, además de que la persona encargada deberá tener la
formación académica correspondiente, incluyendo la enseñanza de la bibliotecología. Se hace un listado de la
serie de actividades a cargo del director o encargado de la biblioteca como: planeación y aplicación del
presupuesto, mantener estadísticas actualizadas del movimiento de los servicios, adquisiciones, entre otras.
También se habla de las relaciones que debe tener la biblioteca con otros organismos como el Comité de
Biblioteca, Comité de Biblioteca Estudiantil, ya que estos organismos si son bien dirigidos y apoyados, puede
lograrse un trabajo complementario por ambas partes.
Colecciones
La ABIESI indica la biblioteca deberá contar con los libros, publicaciones periódicas y seriadas, folletos,
documentos oficiales y particulares, mapas, foto reproducciones y el material que sea útil a las disciplinas que
se imparten en la universidad.9
Al igual que la ALA la ABIESI maneja fórmulas: la colección básica general deberá formarse con títulos por
material impartida ... la colección de consulta por un mínimo de 500 títulos diferentes.... y el número de
suscripciones de publicaciones periódicas básicas debe ser de 15 a 20 títulos por carrera.10
La ALA maneja fórmulas para determinar el número de títulos que se necesitan y que van, desde 15 por cada
estudiante de tiempo completo, hasta 85,000 que deben formar la colección básica.
También se menciona a las colecciones por el tipo de materiales, aunque a últimas fechas sabemos que la
información se presentan sobre materiales u objetos que hace algunos años no existían, por ejemplo los
diskets en todos sus tipos, capacidades, y tamaños, los videos, los cassettes y muchos otros. Para lo cual este
punto se complementa con lo que indican las normas para los servicios bibliotecarios en los países en vías de
desarrollo: La biblioteca debe facilitar toda clase de materiales útiles para adquirir información y
conocimiento,11 en todas sus formas. Aunque debemos aclarar que los libros y las revistas son las formas más
accesibles del conocimiento del hombre. Los materiales deberán ser seleccionados por el bibliotecario y su
personal , en colaboración con el personal docente y los usuarios, de acuerdo a los planes y programas de
estudio de la universidad, para lo cual el número de volúmenes que debe existir en la biblioteca universitaria
se determina por los factores que indica la ALA, la extensión y naturaleza del plan de estudios, el número y la
clase de programas de la institución; los sistemas de enseñanza; el número de alumnos que integran la
plantilla estudiantil; las necesidades que tengan los profesores de poder disponer de material de actualidad que
no se encuentre en otras bibliotecas,"12 yo agregaría también las investigaciones y proyectos que se realicen.
En este punto debe especificarse la elaboración de la política de desarrollo de colecciones escritas, para saber
cómo se va a dirigir el crecimiento de las colecciones y todo lo referente a ello, ya que desgraciadamente en
muchas bibliotecas universitarias se carece de este documento tan esencial, y no solo que se tenga sino que se
explote y aproveche al máximo.
Servicios
En la actualidad la biblioteca es un centro activo de investigación e información en disciplinas de lo más
extensas e interrelacionadas. Sus técnicas se encuentran en evolución constante con el fin de ofrecer las
mayores facilidades de acceso a las variadas fuentes de información.13
3
En cuando a los servicios los documentos están de acuerdo en que el objetivo principal de la biblioteca
universitaria es ofrecer a la comunidad un buen servicio bibliotecario, para ello se requiere realizar algunas, o
mejor dicho muchas actividades y éstas son el resultado de lo que se hace detrás de los estantes y los
escritorios y todo ello se refleja en los servicios; por mencionar algunos, está: la orientación a los usuarios,
préstamo a domicilio, servicio de consulta; existen otros más que brindan de acuerdo a los recursos con que
cuenta la biblioteca.
Otro punto son los. instrumentos que se emplean para medir qué tan bien o qué tan mal se realizan los
servicios; las estadísticas que si bien son complicadas y laboriosas, pero nos dan la pauta de qué camino
seguir para el mejoramiento de los servicios si se analizan con inteligencia.
Personal
Este punto ha sido tocado ya de alguna manera.
La biblioteca deberá ser manejada por un grupo de bibliotecarios profesionales altamente calificados y
poseedores de una vasta cultura. En cuanto a esto la ALA indica que el número del personal de una biblioteca
universitaria estará de acuerdo con el tamaño de la institución, pero se requiere de un mínimo de tres
bibliotecarios profesionales para poder prestar un servicio efectivo; el director y dos funcionarios quienes
serán responsables de procesos técnicos y servicios al público.14
Los otros documentos coinciden en que el personal sea suficiente en número y calidad, desde el profesional
más elevado hasta el personal que hace el aseo, ya que sin todo ello la colección más completa y el edificio
más moderno resultarían inútiles, para poder efectuar y brindar los servicios requeridos.
Se especifica el grado académico para cada puesto (ALA), en los otros documentos se habla de X número por
cada 1000 estudiantes, también los métodos de reclutamiento de personal; pero en muchas ocasiones algunos
de estos aspectos no dependen del director de la biblioteca, sino de otras instancias que dan resultados por
debajo de lo esperado.
Instalaciones (edificios mobiliario y equipo)
En sí todos los documentos indican que el edificio debe ser adecuado, sobre todo planificado, ya que el
albergar las colecciones , .personal y todos los usuarios posibles, no debe hacerse de manera improvisada,
pues se deben tomar en cuenta los siguientes puntos: el tamaño de acuerdo al número de plantas que deben
constituir el edificio, se sugiere la expansión vertical y no horizontal, para evitar accidentes, ya que las
colecciones son muy pesadas para estar en niveles altos sobre todo si son muy grandes, la iluminación debe
ser suficiente, incluyendo la natural, de igual modo que la ventilación.
Los mecanismos de seguridad deben ser considerado en todas las bibliotecas, es un aspecto que no es tomado
muy en cuenta, pues hay que tener sistemas contra incendios, temblores, robos, etc., ya que las pérdidas que se
generan por tales motivos, son muy graves y cuantiosas y muchas veces difíciles de recuperar.
Dentro de la planeación de la biblioteca existen los planteamientos de hacerlo por área, departamentos, o por
salas especiales, de acuerdo a las colecciones y a los usuarios, esto se debe considerar, sobre todo para cuando
se presenta un cambio de edificio o de estructura de la biblioteca.
La ALA, nos da el área necesaria por usuario tres por dos pies15 es importante tenerlo en cuenta para poder
calcular las dimensiones de las diferentes salas o áreas que la biblioteca pueda tener.
En cuanto al mobiliario y equipo, se necesita desde una goma o lápiz, hasta el más sofisticado equipo de
cómputo, o los más caros y elegantes estantes o vitrinas, todo ello dependiendo de los recursos económicos
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con que la institución cuente, pues también es importante que al menos se cubran las necesidades mínimas en
este sentido ya que de igual manera que pasa con todos los demás puntos, si falta alguno de ellos, una
biblioteca no puede funcionar.
Presupuesto
El presupuesto de la biblioteca debe determinarse de acuerdo con el presupuesto total de la institución
para fines generales y académicos. El programa de servicio bibliotecario trazado con base en esta
norma requerirá por lo general un mínimo del 5% del presupuesto total asignado para los gastos
generales y académicos.16
La ABIESI agrega al respecto una forma aproximada en que se debe dividir el presupuesto total de la
biblioteca es: 40% para la adquisición de fondos bibliográficos y material para su manejo y 60% para sueldos
del personal.17
El presupuesto anual puede calcularse con arreglo a una cantidad básica por estudiante.18
Como podemos observar en este punto hay un complemento entre las dos primeras normas y la RDA, que
podría tomarse en cuenta.
Los gastos de mantenimiento y reparación deben ser cubiertos con otras partidas, creo que en sí esta fórmula
es buena, ya que en muchas de nuestras bibliotecas universitarias mexicanas ha funcionado y de hecho
funciona, el detalle ha estado en que los gastos de mantenimiento y reparación, también salen de ese 5% total,
razón por la cual los presupuestos son insuficientes, pero si ésto se mejora, los presupuestos asignados pueden
ser aprovechados ampliamente, e inclusive si se logra conseguir otros fondos para la biblioteca, como por
ejemplo a través de la librería propia de la universidad, que sea dotada con materiales elaborados por la
misma, las multas u otros según la creatividad de los bibliotecarios y el apoyo que la institución les pueda dar.
2. Conclusiones
Dentro de las instituciones existe una variedad de documentos; en este caso, en todas las bibliotecas deberían
existir documentos fundamentales como son: reglamentos, políticas de desarrollo de colecciones, manuales de
organización y procedimientos y las normas, entre otros. Todos ellos son herramientas que evalúan, regulan,
dirigen, especifican, etc., todas y cada una de las actividades y funciones que en la biblioteca se realizan.
Pero no solo es el hecho de que existan, pues esto de por si ya es difícil, desafortunadamente muchos de los
bibliotecarios no nos dedicamos a elaborar estos documentos y cuando por fin se elaboran, no se emplean
como debiera.
En este caso las normas que fueron escritas por estas asociaciones, dan la pauta para la planeación de nuevas
bibliotecas y para hacer mejoras en las ya existentes.
Como se observó no todos los documentos analizados tocan todos los puntos, ni los tratan de la misma manera
esto se debe, yo supongo, a que los países a los cuales pertenecen las asociaciones son heterogéneos, y en
consecuencia el contexto en el que se mueven sus bibliotecas son diferentes, pero lo que si es importante
señalar es el hecho de que se deberían de contemplar todos los puntos que aquí se marcan; y de realizarse un
estudio con más detalle, saldrían aspectos, que a pesar de ser heterogéneos los países, si se pueden contemplar
lineamientos generales que se acoplen a las situaciones particulares de cada uno.
No debemos tomar las normas como una ley obligatoria a cumplir, que en el mejor de los casos sería
excelente, ya que debemos ser flexibles y tomar en cuenta muchos aspectos para saber si podemos cubrirlos o
no y en qué medida.
5
Las normas escritas deben ser revisadas con frecuencia para hacer los cambios y adaptaciones que se van
dando, y así poder actualizarlas, y sobre todo que sean válidas en cada momento durante la vida de las
bibliotecas, además de satisfacer las condiciones del cambio constante, estas revisiones deben ser hechas por
los bibliotecarios que conocen y se enfrentan a las problemáticas específicas de sus bibliotecas, para que a lo
largo del tiempo las normas lleguen a ser documentos verdaderamente útiles y confiables a todo aquel que las
consulte.
Bibliografía
1. ALA. Normas para bibliotecas generales universitarias de la ALA. Washington, D:C: Unión Panamericana,
Secretaría General, Organización de los Estados Americanos. 1964. 11p. (cuadernos Bibliotecológicos
No.20).
2. ABIESI. Normas para el servicio bibliotecario en instituciones de enseñanza superior y de investigación,
Jalapa, México. ABIESI. 1968. 30p.
3. ABIESI Normas para bibliotecas universitarias, México. ABIESI. 1975. 10 p.
4. Centro Metodológico para las bibliotecas Académicas y de Investigación de la República Democrática
Alemana (RDA). Normas para las bibliotecas de las Universidades e Instituciones de categoría universitaria.
En Withers,F.N., Normas para los servicios bibliotecarios: un estudio internacional. París. UNESCO,
1975.pp.83−88.
Notas
1 ABIESI Normas para bibliotecas universitarias p.3
2 ALA Normas para bibliotecas generales y universitarias, p.1
3 RDA p.84
4 ABIESI Normas para el servicio bibliotecario en instituciones de enseñanza superior, p.111
5 ALA Op. Cit. p.2
6 ABIESI Op. Cit. p.24
7 RDA Op. Cit p. 85
8 ABIESI Op. Cit. p. 112
9 Idem. p. 114
10 Idem
11 RDA, Op. cit., p. 85
12 ALA, Op cit., p.5
13 ABIESI, Op cit. P. 109
14 ALA , Op.cit., p.3
6
15 Idem, p.95
16 Idem.,p.3
17 ABIESI,Op.cit.,p.113
18 RDA, Op.cit..,p.86
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