Universidad Simón Bolívar Vicerrectorado Académico Decanato De Estudios Tecnológicos Coordinación de Administración de Transporte y Organización Empresarial DISEÑO DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA REGIONAL DE TRIBUTOS INTERNOS DEL SENIAT- REGIÓN CAPITAL Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Titulo de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial Autor: Flores Carrero Lippzy Oriana Carnet 06-1116 C.I.: 18.935.149 Tutor Académico: Salvatierra Marlin Caracas, Septiembre 2009 APROBACIÓN DEL JURADO Informe de Pasantía presentado ante la Universidad Simón Bolívar, como requisito para la aprobación de la asignatura PD- 3608 Cursos en Cooperación con la Empresa. 20 Obtuvo la calificación de______________ puntos por el Jurado conformado por: ii DEDICATORIA En esta oportunidad quisiera dedicar este proyecto, ante todo a Dios Padre Todopoderoso, que siempre estuvo a mi lado, guiando mis pasos y ayudándome a tomar las decisiones correctas para llegar hasta donde estoy. Gracias Padre por darme siempre sabiduría e inteligencia e iluminar mis pasos en todo momento. De igual forma quiero dedicar este trabajo a mi madre y a mi hermana, que siempre me apoyaron en aquellas situaciones donde pensé que no podría seguir adelante, y en aquellas que a lo contrario, fueron de mucha importancia y me dieron mucha felicidad. A mis amigos y compañeros de clases, que siempre fuimos muy unidos, tuvimos muchas experiencias bonitas y con los cuales conviví muchas veces la presión del cursar una carrera universitaria en la Universidad Simón Bolívar, la cual se destaca por mantener entre sus estudiantes un alto nivel de exigencia y calidad. iii RECONOCIMIENTO A través de este proyecto quisiera agradecer en primera instancia, al Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria “Seniat” Gerencia Regional de Tributos Internos-Región Capital participar en el Programa específicamente a la por darme la oportunidad de de Pasantías y adquirir conocimientos prácticos de la Coordinación de Recursos humanos de la misma. De igual forma, quisiera agradecer a cada uno de los funcionarios públicos pertenecientes a esta entidad, que hicieron lo posible para que me adaptara a la organización y que la investigación se llevara a cabalidad dentro del periodo establecido. También quisiera hacer reconocimiento especial a la Lic. Romina Togneri funcionaria encargada de la Unidad analizada en el proyecto, ya que ésta prestó su total colaboración para suministrar la información necesaria para el diseño de los manuales. Además quisiera agradecer a la Universidad Simón Bolívar, por darme la oportunidad de cursar una carrera Técnico Universitario con Profesores de alta calidad y profesionalismo, dispuestos a ayudar y exigir al estudiante un alto rendimiento en cada programa de educativo. Agradecer específicamente a la Prof. Marlin Salvatierra tutora de este Proyecto de Pasantías, por su colaboración y apoyo en todo momento para realización de esta investigación. iv la ÍNDICE GENERAL Índice de Cuadros, Gráficos ó Tablas………………………………………………....Pág.vii Índice de Figuras…………………………………………………………..………....Pág.viii Resumen……………………………...……………………………..…………….…....Pág.ix Introducción…………………………………..………………………..….…………....Pág.1 Capítulo I Marco Referencial 1.1.- Marco Institucional 1.1.1.- Reseña Histórica………………...……………………...………..Pág.4 1.1.2.- Misión………………………………………………...……….....Pág.5 1.1.3.-Visión……………………………………………………..……...Pág5. 1.1.4.-Valores……………………………………………………...…….Pág6 1.1.5.- Objetivos Estratégicos…………………………………..……….Pág.6 1.1.6.- Estructura Organizativa………………………………...………..Pág.8 1.1.7.- Estructura Organizativa de la Unidad de Provisión y Aplicación de Recursos Humanos……………………………………...…. Pág.13 1.2.- Marco Legal…………………………………………………………...... Pág.19 1.3.- Diagnóstico 1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual………….….…. Pág.20 1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema…………………….…. Pág.23 Capítulo II El Problema: 2.1.- Planteamiento del Problema……………………………………………. Pág.25 2.2.- Formulación del Problema……………………………………………… Pág.25 v 2.3.- Objetivos de la Investigación 2.3.1.- Objetivo General……………………………………………….Pág.26 2.3.2.- Objetivos Específicos…………………………………………. Pág.26 2.4.- Justificación e Importancia………………………………………………Pág.26 2.5.- Alcance…...……………………………………………….…………….. Pág.27 2.6.- Limitaciones……………..……………………………………………… Pág.28 Capítulo III. 3. Marco Teórico…………………………………………………..………….. Pág.29 Capítulo IV Marco Metodológico 4.1.- Tipo de Investigación…………………………………………………….Pág.39 4.2.-Diseño de la Investigación………………………………………………..Pág.39 4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos……………..………..Pág.40 4.4.- Análisis y Tratamiento de la Información……………………………….Pág.41 4.4.1.- Elaboración de Procedimientos……………….…………….….Pág.42 4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades………….……….Pág.44 Capítulo V 5.1.- Presentación y Análisis de los Resultados………………………...…... Pág.45 Conclusiones………………………………..………………………………….Pág.48 Recomendaciones..……………..…………………………………..………….Pág.50 Fuentes de Información……………………………………………………….. Pág.51 Anexos................................................................................................................ Pág.52 vi ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1. Simbología para elaborar Diagramas de Flujos……….………………Pág.38 Cuadro 2.Cronograma de Actividades………………………..…………………..Pág.44 vii ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Estructura Organizativa Seniat……….……………………….……………Pág.11 Figura2. Estructura Organizativa de la Gerencia Regional de Tributos Internos…….Pág.12 Figura 3. Organigrama de la Coordinación de Recursos Humanos…………………..Pág.18 Figura 4. Diagrama causa- Efecto de la Situación Actual de la Unidad de Provisión y Aplicación……………….………………………………………………….…………Pág.22 viii Universidad Simón Bolívar Vicerrectorado Académico Decanato De Estudios Tecnológicos Coordinación de Administración de Transporte y Organización Empresarial DISEÑO DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA REGIONAL DE TRIBUTOS INTERNOS DEL SENIAT- REGIÓN CAPITAL Autor: Flores Carrero Lippzy Oriana Tutor Académico: Salvatierra Marlin Fecha: Sartenejas, Septiembre 2009 RESUMEN Durante este período de pasantías dentro de la Gerencia Regional de Tributos Internos del Seniat- Región Capital, se realizaron diversas labores administrativas, de apoyo a la Coordinación de Recursos Humanos. Se llevaron cabo actividades relacionadas con el área de Bienestar Social, Servicios Administrativos, Adiestramiento y Capacitación y específicamente, con la Unidad de Provisión y Aplicación. Para esta última se levantó la información pertinente y se le diagnosticó la carencia de herramientas que documenten los procedimientos desarrollados en la misma. Para solucionar esta situación se diseño un Manual de Normas y Procedimientos para los procesos más relevantes y con mas ineficiencias de la Unidad que son, La Evaluación del Personal de Nuevo Ingreso y El Programa de Pasantías. Palabras Clave: SEDI, G.R.T.I, ODI, Período de Prueba, Nombramiento, Funcionario, Normas y Procedimientos. ix INTRODUCCIÓN En la actualidad, las organizaciones se encuentran en una constante búsqueda de métodos y herramientas que les permitan perfeccionar sus procesos y así alcanzar sus metas y objetivos especificos. Evitar las inefiencia y fallas en cada uno sus procedimientos es de vital importancia para que la empresa se desarrolle y satifaga las necesidades a las cuales estan enfocados sus labores. El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria “SENIAT”, es un organismo de ejecución de la administración tributaria nacional que goza de autonomía técnica funcional y financiera. Su objetivo principal es recaudar los tributos nacionales y facilitar el comercio internacional del País. Aunado a esto también se plantea como meta dar a la República sostenibilidad fiscal, de manera que los gastos ordinarios del Estado sean cubiertos por la recaudación tributaria de origen no petrolero, obtenida del pago voluntario de los contribuyentes. Esta entidad se divide en distintas intendencias y gerencias a nivel nacional, tributos internos, aduanas, administración entre otras. En la Gerencia Regional de Tributos Internos de la Región Capital, específicamente en la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de Recursos Humanos, se llevó cabo un estudio y se analizaron diversos procedimientos para detectar cuáles podrían ser las posibles causas de la ineficiencia de la Unidad, en esto se basa la investigación descrita en el siguiente informe. El diagnostico realizado a la unidad evidencia que en ésta se presenta un descontrol en la ejecución de las actividades, también algunos procedimientos no cumplen con un buen funcionamiento, y es importante recalcar la carencia de la documentación formal en relación a la secuencia lógica de las actividades de los funcionarios. En atención a la problemática antes expuesta, se realizó una propuesta para solucionar esta situación de la Unidad, por lo cual nace la idea de plantear Manuales de Normas y Procedimientos, específicamente al Programa de Pasantías y al proceso de Evaluación del Personal de Nuevo Ingreso. Para lograr el desarrollo y la elaboración de los Manuales se utilizaron diversas técnicas de recolección de información, como por ejemplo la observación directa y la entrevista no estructurada con cada uno de los funcionarios involucrados en los procedimientos descritos en los manuales. Algunas de las dificultades o limitaciones que se presentaron en el proceso fueron que el acceso a la información dentro de la entidad en la mayoría de los casos, es restringido. De igual forma, la organización no suministra al pasante material o herramientas necesarias para su buen desempeño en las labores del día a día como por ejemplo, computador con acceso a la impresora o a Internet. En tal sentido, se desea presentar en esta investigación de manera clara concisa y detallada los aspectos antes mencionados, y especificar la labor realizada durante de este periodo y cuales fueron los resultados obtenidos. El Desarrollo de esta investigación se encuentra estructurado de la siguiente forma: El primer capitulo contiene toda la información de la entidad estudiada y la descripción y análisis de la situación actual de la Unidad. El Capitulo II describe el objetivo principal de esta investigación y los objetivos específicos que conducen a cumplir con el propósito establecido, debidamente justificado. En el Capitulo III se incluye las bases teóricas y la terminología básica del estudio. De igual forma, en el Capitulo IV esta contenido la metodología para indicar las técnicas y procedimientos empleados para el desarrollo de la investigación, así pues, como el tipo y diseño de la investigación realizada. El capitulo V esta referido a la presentación y análisis de los resultados de la siguiente manera: definición de la propuesta, objetivo y alcance de la misma, análisis de 2 los resultados y organización de los Manuales de Normas y procedimientos. Para finalizar se presentan las conclusiones y recomendaciones de esta investigación. En tal sentido, cabe destacar que los resultados corroboran la finalidad de la investigación, lo cual justifica debidamente las actividades realizadas para elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos para la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de Recursos Humanos de la Gerencia Regional de Tributos Internos del Seniat-Región Capital. 3 CAPITULO I Marco Referencial 1.1 Marco Institucional 1.1.1 Reseña Histórica: El 21 de Mayo de 1993 Creación de Aduana de Venezuela Servicio Autónomo (AVSA, como organismo sin personalidad jurídica, mediante Decreto Presidencial 2.937 de esa misma fecha, publicado en la Gaceta Oficial Nº 35.216 del 21 de Mayo de 1993. Sustituyendo en ese momento a la Dirección General Sectorial de Aduanas y Ministerio de Hacienda. El 23 de marzo de 1994 Se creó el Servicio Nacional de Administración Tributaria (SENIAT), como servicio autónomo sin personalidad jurídica, según Gaceta Oficial Nº 35.427 de la misma fecha. Esta Dependencia sustituye a la Dirección General Sectorial de Rentas del Ministerio de Hacienda. El 10 de Agosto de 1994 En esta fecha se fundan las Aduanas de Venezuela, Servicio Autónomo (AVSA) y el Servicio Nacional de Administración Tributaria (SENIAT), para dar paso a la creación del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT), según Decreto Presidencial Nº 310 de fecha 10 de Agosto de 1994, publicado en la Gaceta 35.525 de fecha 16 de Agosto de 1994. Luego el 1 de Julio de 1994, entró en vigencia la reforma Tributaria instrumentada por el Ejecutivo Nacional con fundamento en la Ley Habilitante de fecha 14 de Abril de 1994, publicada en Gaceta Oficial Nº 35.442 del 18 de Abril de 1994. El proceso de función fue concebido como un proyecto de modernización orientado hacia un gran servicio de información como objetivos de incrementar la recaudación, actualizar la estructura tributaria nacional y la cultura tributaria, y así fomentar el cumplimiento voluntario de las obligaciones de los contribuyentes. El 12 de Febrero del 2000 La Resolución Nº 32, fue reformada parcialmente en el año 2000, según publicación en Gaceta Oficial Nº 36.892, del 12 de febrero del mismo año, en la cual se cambió el nombre de la Institución por el de Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, incluyendo la palabra “Aduanera”, y conservando las mismas siglas SENIAT; se crearon las Intendencias Nacionales de Aduanas y Tributos Internos, establecido sus atribuciones, entre otros. Finalmente en el año 2001, se decretó la Ley Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, la cual fue publicada en Gaceta Oficial Nº 37.320 de fecha 8 de Noviembre del 2001, con el objeto de regular y desarrollar la organización y funcionamiento de la Institución. 1.1.2 Misión El Servicio Nacional Integrado de administración Aduanera y Tributaria “SENIAT”, es un organismo de ejecución de la administración tributaria nacional que goza de autonomía técnica funcional y financiera. Su objetivo principal es recaudar los tributos nacionales y facilitar el comercio internacional de la Republica Bolivariana de Venezuela, mediante un sistema tributario integrado, eficiente y moderno con capacidad para enfrentar exitosamente el contrabando y la evasión fiscal. Le corresponde asumir el rol fundamental en el logro del objetivo estratégico de la sostenibilidad fiscal, de manera que los gastos ordinarios del estado sean cubiertos por la recaudación tributaria de origen no petrolero, obtenida del pago voluntario de los contribuyentes. 1.1.3 Visión El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria “SENIAT”, como Instituto publico dirigida a servir eficientemente a los ciudadanos; centrar su actividad en el cumplimiento de su Misión y ejercer su acción en plena 5 correspondencia con la construcción de nuevo modelo productivo, rumbo a la creación del futuro sistema económico de la Republica Bolivariana de Venezuela. Su aporte fundamental en la consecución al intercambio comercial de la nación, su exitosa lucha contra el contrabando la piratería y la evasión fiscal, el profesionalismo y la sensibilidad social de sus funcionarios, la alta calidad en la atención y respeto a los contribuyentes, la excelencia de sus sistemas y de su información, el desarrollo de una gestión transparente y abierta a la contraloría social: proyectan al Seniat como una Institución de alto prestigio y creatividad nacional e internacional y lo eligen como modelo para el proceso de transformación revolucionaria del estado Venezolano. 1.1.4 Valores Lealtad: Asumir el trabajo con fidelidad ante la institución y a los principios que ella representa. Integridad: Obra con estima y respeto por uno mismo y los demás, con apego a las normas sociales y morales. Modelar una conducta orientada por la honestidad al ser sinceros y transparentes en el manejo de transacciones administrativas y comerciales que comprometan los intereses de la institución. Valorar la diversidad y por lo tanto reconocer el carácter único de cada persona y el valor que pueda agregar. Equidad: Actuar con imparcialidad y rectitud en las relaciones siguiendo criterios de meritocracia y excelencia, sin discriminación estableciendo relaciones de beneficios mutuos con los trabajadores, contribuyentes y comunidad en general. Honestidad: Integridad de la persona ante la defensa de los intereses institucionales, respeto de los valores del hombre y fortalecimiento de su moral y social ante lo público. 6 Vocación de Servicio: Actitud particular y especial ente lo público, asumir el compromiso de ayuda y apoyo a la organización y al país. Respeto: Integridad de la persona ante la defensa de los intereses institucionales, respeto de los valores del hombre y fortalecimiento de su conducta moral y social ante lo público. Responsabilidad: Asumir el cumplimiento de las actividades inherentes a las distintas funciones de manera eficaz y eficiente, como base para el compromiso cotidiano en el trabajo. Excelencia: El trabajo realizado será reconocido por su calidad superior, como expresión de la exigencia institucional y el merito de los funcionarios. Sentido de Pertenencia: Identificación plena con la filosofía y misión institucional y con los valores de nuestra nación, convencidos de que la labor realizada forja a la institución como pilar básico para Venezuela y refleja afecto de sus miembros hacia ella y el país 1.1.5 Objetivos Estratégicos Objetivos Generales Incremento de la recaudación tributaria de origen no petrolero. Modernización del sistema jurídico tributario. Desarrollo de la cultura tributaria y, mejora de la eficiencia y eficacia institucional. Objetivos Específicos Elaborar propuesta para la definición de las políticas tributarias y aduaneras, evaluar su incidencia en el comercio exterior y proponer las directrices para su ejecución 7 Ejecutar en forma integrada las políticas tributarias y aduaneras establecidas por el ejecutivo nacional Elaborar y presentar al Ministerio de Finanzas anteproyecto de leyes tributarias y aduaneras, y emitir criterios técnicos sobre sus implicaciones Recaudar los tributos de la competencia del poder público nacional y sus respectivos accesorios. 1.1.6 Estructura Organizativa El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria Adscrito Al Ministerio Del Poder Popular Para Las Finanzas “SENIAT”, para el cumplimiento de las funciones cuenta con la siguiente estructura organizativa: Superintendencia Nacional Aduanera y Tributario Directorio Ejecutivo Comité Asesor de Dirección y Planificación Oficina Nacional de Seguridad Protección y Custodia Oficina de Planificación Oficina de Auditoria Interna Oficina Centro de Estudio Fiscal Oficina de Coordinación Y Planificación con la Guardia Nacional Oficina de Divulgación Tributaria y Aduanera Oficina de Relación Institucionales Oficina del Cuerpo de Investigaciones Aduanera y Tributarias Oficina de Presupuesto Intendencia Nacional de Aduanas: Gerencia de Régimen Aduanero Gerencia de Aranceles Gerencia de Valores 8 Gerencia de Control Aduanero Gerencias de Aduanas Principales: La Guaira El Guamache Puerto Cabello Puerto Ayacucho Puerto Sucre Las Piedras- Paraguaná Güiria Puerto la cruz San Antonio del Táchira Centro Occidental Maracaibo Mérida Ciudad Guayana Carúpano Área de Maiquetía Área de Valencia Ecológica Santa Elena de Uaíren Interdependencia Nacional de Tributos Internos: Gerencia de Recaudación Gerencia de Fiscalización Gerencia de Estudios Económicos Tributarios Gerencias Regionales de Tributos Internos: Región Capital Región Central Región Centro Occidental 9 Región los Llanos Región Zulia Región los Andes Región Nor. Oriental Región Guayana Región Insular Gerencia General de Tecnología de Información y Comunicaciones: Gerencia de Desarrollo de Sistemas de información Gerencia de Planificación y Tecnología Gerencia de Infraestructura Tecnología de Datos Gerencia de Telecomunicaciones Gerencia General de Administración: Gerencia de Almacén. Y Disposición de Bienes. Gerencia Financiera Administrativa Gerencia de Recursos Humanos Gerencia de Organización Gerencia General de Servicios Jurídicos: Gerencia de Legislación y Supervisión Gerencia de Doctrina y Asesoría Gerencia de Recursos 10 SUPERINTENDENCIA NACIONAL ADUANERA Y TRIBUTARIA Directorio Ejecutivo Oficina de Relaciones Institucionales Comité Asesor de Dirección y Planificación Nivel Directivo Oficina de Planificación y organización Oficina de Presupuesto Centro de Estudios Fiscales Oficina Nacional de Investigación Protección y Custodia Oficina de Coordinación y Planificación con las Fuerzas Armadas de Cooperación Nivel Normativo Oficina de Auditoria Interna Intendencia Nacional de Tributos Internos Gerencia de Recaudación Gerencia de Fiscalización Gerencia de Estudios Económicos Tributarios Intendencia Nacional de Aduanas Oficina de Gestión Interna Gerencia General de Administración Grcia. De Almacenam. y Disposición de Bienes Adjudicados Oficina de Innovación y Desarrollo Aduanero Gerencia General de Tecnología y Comunicaciones Gerencia General de Servicios Jurídicos Coord. de Apoyo técnico Div. Tramitación Sustanciación y Archivo Gerencia Financiera Administrativa Gerencia de Desarrollo de Sistemas de Información Gerencia de Recursos Humanos Gerencia de Infraestructura Tecnología de datos Gerencia de Infraestructura Gerencia de Telecomunicaciones Gerencia de Doctrina y Asesoría Gerencia de Arancel Gerencia de Legislación y Supervisión Gerencia de Valor Gerencia de Recursos Gerencia de Control Aduanero Gerencias Regionales de Tributos Internos Grcia. Reg. De Trib. Internos de Contribuyentes Especiales de la Región Capital Gerencia de Planificación y tecnología Gerencia de Regimenes Aduanero Oficina de Planificación Y Organización División de Organización Octubre 2008 Gerencias de Aduanas Principales Figura 1. Estructura Organizativa Seniat 11 Servicios Generales Compras y Suministros Informática Servicio Medico Planes de Fiscalización Apoyo Legal Imprentas y Maquinas Fiscales Presencia Fiscal Área Administrativa Timbres Avalúo Trascripción control de providencia s Fiscalización Judicial Recursos Sustanciación Asistencia a la Jefatura Jurídico Tributaria Ponentes Experticia Control de Entrada y Sustanciación Sumario Administrativo 12 Notificaciones Vivienda Principal Correspondencia Archivo Tramitaciónes Asistencia al Contribuyente Propatria Unidad Río Chico Sector Altos Mirandinos Sector La Guaira Sector Los valles del Tuy Sector GuarenasGuatire NO OFICIAL, DE USO INTERNO. (SUJETO A MODIFICACIONES) Reintegros y Devoluciones Serv. Fiscales y Auxiliares Cobranzas Liquid. Y Series Especiales Sucesiones Timbres Fiscales Apoyo Logístico Recaudación Figura 2. Estructura Organizativa de la Gerencia Regional de Tributos Internos Obligación Tributaria Divulgación Cultura Tributaria Tesorería Recursos Humanos Control Bancario Orientación Tributaria Presupuesto y Contabilidad Contribuyen -tes Especiales Asistencia al Contribuyent Administración Gerencia Regional de Tributos Internos Región Capital 1.1.7 Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación La Coordinación de Recursos Humanos. Es el órgano encargado de planificar, coordinar y dirigir el diseño, implantación y ejecución de programas en materia de desarrollo y administración de recursos humanos, y, en particular, lo relacionado con el reclutamiento, selección, clasificación, remuneración, desarrollo, evaluación, adiestramiento, registro, control y bienestar social, así como las demás atribuciones establecidas. Misión: Servir como un ente orientador en materia de Recursos Humanos, a las diferentes unidades administrativas que integran la Gerencia regional de Tributos Internos-Región Capital, a través de la atención personalizada de los funcionarios, brindando un servicio óptimo para solventar cualquier duda o circunstancia en administración de personal, que se presenta en las diferentes áreas, velando siempre por el cumplimiento de las normas y procedimiento interno, la normativa legal, a la vez de ser el enlace entre la Gerencia de Recursos Humanos y la Región Capital. Visión: Ser reconocidos como una coordinación de apoyo integral a los funcionarios de la Región Capital, atendiendo de forma satisfactoria sus requerimientos brindándoles bienestar personal, organizacional y socioeconómico ayudando de esta manera, a su crecimiento personal y profesional. Objetivos Generales: Servir como un ente orientador en materia de Recursos Humanos, a las diferentes unidades administrativas. Brindar un servicio óptimo a los funcionarios, para solventar cualquier duda y/o circunstancia en administración de personal, que se presente en las diferentes áreas. 13 Velar siempre por el cumplimiento de las normas y procedimientos internos, la normativa legal. Servir de enlace entre la Gerencia de Recursos Humanos y la Región Capital. Funciones Específicas: Planificar, Coordinar, Dirigir y Supervisar las actividades relacionadas con la gestión de la Coordinación de recursos Humanos. Participar en reuniones de trabajo internas relacionadas con las funciones de su área. Diseñar y proponer sistemas, normas y procedimientos en el área de su competencia. Elaborar planes de adiestramiento, en su especialidad, para la capacitación de los funcionarios a su cargo. Asesorar al jefe de la División de Administración, en todo lo relativo al área de su competencia Asistir a los funcionarios en los casos inherentes a la materia de su competencia. Áreas de la Coordinación de Recursos Humanos Área de Bienestar Social: Son aquellas acciones y actividades en materia de socioeconómica, cultural, recreativa que permite la estabilidad de los funcionarios que pertenecen a esta institución. Objetivo General: Promover el mejoramiento, bienestar y desarrollo integral del personal activo y pasivo del Organismo, con el propósito de contribuir con la calidad de vida del personal, así como su grupo familiar. 14 Funciones Específicas: Recibir y verificar las solicitudes de afiliación en la póliza de Hospitalización Cirugía y Maternidad de funcionarios adscritos a esta Gerencia Regional, y de sus Familiares. Recibir y verificar en coordinación con el representante de la Empresa aseguradora, las solicitudes de reembolsos por concepto de siniestro, formulados por los funcionarios adscritos a esta Gerencia Regional, en materia del Beneficio de Hospitalización, Cirugía y Maternidad Orientar a los funcionarios interesados con relación a los servicios de la compañía aseguradora, contratista por la institución para satisfacer necesidades de salud. Área de Servicios Administrativos Objetivo General: Ejecuta políticas y planes destinados a atender necesidades de carácter social de Recurso Humano (activos y jubilados) para procurar el bienestar del trabajador, ejemplo: los Programas de Cupones de Alimentación, Becas, H.C.M, Planes Vacacionales, entre otros. Funciones Específicos: Controlar La asignación de “Bono de Coordinadores” Controlar la participación de los Funcionarios adscritos a las diferentes Unidades Administrativas de la Región Capital en los Operativos del Plan Evasión cero, Divulgación Tributaria, verificación de deberes formales, entre otros Remisión de documentos de personal al archivo centralizado (Gerencia de Recursos Humanos) 15 Área de Adiestramiento y Capacitación Objetivo General: Planifica y ejecuta las necesidades de adiestramiento, a través de cursos de formación, actualización y capacitación, con el fin de desarrollar y perfeccionar las actitudes y aptitudes de los funcionarios de la Región Capital. Funciones Específicos: Coordinar las necesidades de Capacitación de los funcionarios adscritos a esta Gerencia regional, de acuerdo a las instrucciones del Centro de Estudio Fiscales y necesidades específicas de esta Gerencia Regional. Informar al personal fijo y contratado, sobre los planes y cursos de Capacitación. Coordinar los planes y cursos de Capacitación, de acuerdo a las necesidades planteadas por la Divisiones, el personal fijo y contratado. Mantener informado al personal fijo y contratado sobre los convenios de Estudios. Ejecutar las actividades programada y asignadas de acuerdo a los planes operativos. Área de Provisión y Aplicación Recursos Humanos: La unidad de Provisión y aplicación de Recursos Humanos se caracteriza por suministrar al personal idóneo para los cargos vacantes, cumpliendo con los pasos de integración de nuevos miembros que así lo amerite y además diseñar, analizar, describir, evaluar el cargo que esta en oferta en un determinado momento. Funciones Específicos: Controlar y supervisar el proceso de evaluación del periodo de prueba Participar en el proceso de promociones y ascensos Evaluar al potencial humano a corto, mediano y largo plazo. Seleccionar los pasantes para las diferentes áreas de la institución 16 Orientar al pasante en el área donde se desenvuelve Realizar las cartas de aceptación y constancia de culminación de pasantitas Controlar el proceso de selección de personal apto para funcionario fijo y contratado de manera que, cumplan con los requerimientos de la organización. Área de Secretaría Objetivo General: Atiende los requerimientos de la Coordinación de Recursos Humanos, controla la entrada y salida de la correspondencia de la Coordinación y mantiene los archivos organizados, así como la atención telefónica. Funciones Específicas: Elaboración de Hoja de Ruta Recepción de Correspondencia Archivar la correspondencia que ingresa y egresa de la coordinación de administración Llevar el control de correspondencia recibida y enviada Área de Archivo de Personal Esta unidad se enfoca en actividades de conservación y actualización de expedientes, movimientos de asignación de cargos, registros de asignación de cargo y mecanismos de control. Funciones Específicas: Mantener registrados, actualizados y ordenados los expedientes de los funcionarios Facilitar información con respecto a los expedientes Atender los requerimientos de usuarios en cuanto al contenido de sus expedientes 17 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS BIENESTAR SOCIAL ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PROVISIÓN Y APLICACIÒN DE RRHH SECRETARIA ARCHIVO . Figura 3. Organigrama de la Coordinación de Recursos Humanos 18 1.2 Marco Legal Constitución Bolivariana de Venezuela Ley Orgánica del Trabajo. Gaceta Oficial Nº 36.690 del 29 de abril de 1999 Ley del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduana y Tributaria Gaceta Oficial Nº 37.320 del 08 de Noviembre de 2001. Resolución Sobre la Orgánica, Atribuciones y Funciones del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria. Gaceta Oficial Nº 4.881 Extraordinaria, del 29 de marzo de 1995. Ley del Estatuto de la Función Pública. Gaceta Oficial Nº 37.482 del 11 de Julio de 2002 Estatuto del sistema Profesional Recursos Humanos del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria SENIAT. Gaceta Oficial Nº 36.863 Decreto Nº 593 Extraordinaria, del 05 de enero de 2000 Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa. Gaceta Oficial Nº 36.630 del 24 de Enero de 1999 Contrato Colectivo Ley de Política Habitacional. 19 1.3 Diagnostico 1.3.1 Descripción y Análisis de la Situación Actual El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria “SENIAT”, es un organismo de ejecución de la administración tributaria nacional que goza de autonomía técnica funcional y financiera. Su objetivo principal es recaudar los tributos nacionales y facilitar el comercio internacional de la Republica Bolivariana de Venezuela, mediante un sistema tributario integrado, eficiente y moderno con capacidad para enfrentar exitosamente el contrabando y la evasión fiscal. Le corresponde asumir el rol fundamental en el logro del objetivo estratégico de la sostenibilidad fiscal, de manera que los gastos ordinarios del Estado sean cubiertos por la recaudación tributaria de origen no petrolero, obtenida del pago voluntario de los contribuyentes. Esta entidad se divide en distintas intendencias y gerencias a nivel nacional, tributos internos, aduanas, administración entre otras. En la Gerencia Regional de Tributos Internos de la Región Capital, la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de RRHH, se caracteriza por suministrar al personal idóneo para los cargos vacantes, cumpliendo con los pasos de integración de nuevos miembros que así lo amerite y además diseñar, analizar, describir, evaluar el cargo que esta en oferta en un determinado momento. De igual forma, esta una de las áreas más activas y relevantes ya que maneja directamente el control y supervisión del Programa de Pasantías. En toda organización es de vital importancia tener bien definidos y registrados cada uno de los procesos con los cuales se maneja, debido a que esto hace mucho más fácil su funcionamiento y evita las fallas y las deficiencias en los mismos. La documentación de los pasos o lineamientos a seguir dentro de un procedimiento administrativo sirve como apoyo en caso de que se genere una inducción a un puesto de trabajo, o el adiestramiento 20 y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada uno de ellos. Sin embargo, en dicha unidad se evidencia que no existe ningún documento que recopile formalmente, los procedimientos que en ella se realizan, es decir, un manual que explique detalladamente cómo hacer las cosas realizar las diversas acciones que allí se llevan a cabo. Las actividades que se dan dentro de esta área son conocidas a cabalidad por el profesional encargado de la misma, (el ingreso de nuevos pasantes, los procedimientos para la evaluación del desempeño, la actualización de la base de datos de los funcionarios, entre otros). No obstante, los demás miembros de la Coordinación no tienen información específica del funcionamiento de la Unidad, por lo tanto si por alguna razón el funcionario no puede asistir a laborar, los demás miembros de la Coordinación no están 100% capacitados para suplantarlo y no tienen acceso a toda la información necesaria para tramitar los procedimientos del área. Además es importante acotar, que por ser una de las unidades con más demanda y trabajo, es en donde los pasantes de RRHH prestan más apoyo en las actividades administrativas y de la cual necesitan información detallada para su informe de aprobación de pasantías. En la Coordinación, normalmente se reciben dos pasantes por periodo. Para poder visualizar y enfocar de una manera minuciosa cuales son las verdades causas de la esta situación en la Unidad de Provisión y Aplicación se presenta el siguiente esquema causa efecto: 21 Trabajo repetitivo y rutinario Perdida de tiempo Falta de estandarización de los procedimientos establecidos Políticas Burocracia Exceso de trabajo Personal No están documentas Desconocimiento de las actividades CARENCIA DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA UNIDAD DE PROVISIÓN Y APLICACIÓN 22 Figura 4. Diagrama causa- Efecto de la Situación Actual de la Unidad de Provisión y Aplicación Métodos de trabajo Procedimientos no establecidos Falta de documentación de las Normas y Procedimientos Procesos 1.3.2 Análisis del Diagnostico del Problema Esta situación trae múltiples consecuencias y fallas en los procesos administrativos de la unidad, ya que, en primera instancia, la concentración de información en un sólo funcionario hace que los tramites sean más lentos, debido a que en ciertas oportunidades el profesional no se de abasto. Ejemplo de ello, puede ser la tardanza en la emisión de las cartas de aceptación y Carnetización de los nuevos pasantes, las constancias de pasantías, o la carga de información en el sistema de nuevos funcionarios. De igual forma hay casos en los que el funcionario no puede laborar temporalmente y los demás funcionarios de la Coordinación no están en capacidad de reemplazarlo, tampoco tienen acceso a toda la información necesaria para tramitar los procedimientos de la Unidad. Este inconveniente también retrasa y hace deficiente el funcionamiento del área, ya que los procesos de la misma son paralizados hasta que el profesional se pueda incorporar en sus labores. La selección de pasantes también se hace lenta debido a que a Recursos Humanos entran muchas solicitudes de cupos para el programa de pasantías y el profesional a veces no alcanza a canalizar la información de todos los concursantes y escoger los que más se adapten a las necesidades de la entidad en un lapso prudente. En varias ocasiones se han retirado concursantes ya que no han obtenido pronta respuesta por parte de la entidad de si fueron elegidos para el programa o no. Aunado a esto, por ser una de las áreas con más demanda y trabajo, los pasantes de la Coordinación prestan más apoyo en las actividades de la misma. El proceso de adaptación y familiarización de éstos con el área es lento, debido a que las tareas son tediosas y repetitivas y la entidad no les suministra material de apoyo en el cual puedan consultar en caso de presentarse alguna duda o inconveniente. 23 También estos deben ser adiestrados personalmente por el encargado del Unidad que es quien conoce y posee la información de cuales son los procedimientos a seguir y cualquier situación irregular se debe consultar con el mismo, ya que en la mayoría de los casos este es quien sabe como proceder. 24 CAPITULO II EL PROBLEMA 2.1 Planteamiento del problema. Dentro de la Unidad de Provisión y Aplicación de Recursos Humanos de la Gerencia Regional de Tributos Internos Seniat- Región Capital, se puede constatar que no tienen las Normas y Procedimientos establecidos formalmente para los procedimientos que conforman el Programa de Pasantías y El Sistema de Evaluación de Personal de Nuevo Ingreso de la Gerencia Regional. Una herramienta o material que plantee cuales son los pasos o lineamientos a seguir en cada uno de estos sistemas, cuales definiciones son necesarias conocer para participar en estas actividades de la Unidad, y que normativas rigen dichos procesos administrativos. 2.2 Formulación del Problema. ¿Diseñar una propuesta de Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad Provisión y Aplicación de la Coordinación de Recursos Humanos de la Gerencia Regional de Tributos Internos Seniat- Región Capital facilitará la ejecución y el control de los procesos realizados en la misma? 2.3 Objetivos de la investigación 2.3.1 Objetivo General: Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos para las actividades administrativas de la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de Recursos Humanos, de la Gerencia de Tributos Internos del Seniat- Región Capital que facilite y controle los procesos realizados en la misma 2.3.2Objetivos Específicos: Identificar los procedimientos aplicados en la Unidad de Provisión y Aplicación de Recursos Humanos. Analizar los procedimientos aplicados en la unidad de Provisión y Aplicación de Recursos Humanos Determinar las posibles fallas de los procedimientos administrativos aplicados en la unidad analizada. Realizar una propuesta de mejora para los procedimientos administrativos de la Unidad de Provisión y Aplicación de Recursos Humanos Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad Provisión y Aplicación de Recursos Humanos. 2.4 Justificación e Importancia En la actualidad, las organizaciones viven en una constante búsqueda de métodos y técnicas con el fin de desarrollar procesos administrativos que sean óptimos para cumplir con sus objetivos estratégicos. Es de vital importancia hacer que los procesos administrativos funcionen de manera eficiente, es decir, sin desperdicio de tiempo y recursos. Una de los métodos que es más fácil y poco costoso para evitar esta pérdida es el documentar de manera formal los lineamientos o pasos para realizar un procedimiento administrativo, es decir un manual. Esta herramienta permite exponer de forma clara y concisa cual es la actividad a desarrollar dentro del proceso específico. Con esta se puede aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. 26 Además este instrumento tiene otras ventajas como simplificar otras posibles labores de otras áreas como por ejemplo el ayudar en la revisión de procedimientos del sistema, la simplificación de trabajos como análisis de tiempos o delegación de autoridad o la ayuda en el establecimiento de un sistema de información o bien modificación del ya existente. Aunque es de fácil elaboración y de gran utilidad para las organizaciones, existe un gran número de empresas que no posee ni crean este tipo de herramientas de apoyo para sus empleados, en muchos casos sólo se le describe cuales son sus funciones al momento de ingresar en la organización o de tomar las riendas del procedimiento que debe realizar. A esta situación muchas veces se le debe el fracaso y la ineficiencia de actividades administrativas. Es por esta razón, que a través de este proyecto se aborda la idea de implantar la documentación de los procedimientos administrativos de manera formal de la Unidad de provisión y aplicación de la Coordinación de RRHH, establecer una herramienta que permita a los funcionarios tener las funciones bien definidas y los pasos a seguir en cada proceso, con el fin de que se desarrollen las labores administrativas eficientemente y se cumpla con el objetivo o meta organizacional establecida. 2.5 Alcance En este proyecto se elaboró basándose en el estudio y análisis especifico de la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de RRHH de la Gerencia Regional de Tributos Internos Seniat Región Capital, con el fin de desarrollar diversas sugerencias o mejoras a los procedimientos administrativos elaborados en el área. 27 2.6 Limitaciones. Durante el periodo de pasantías se presentaron algunos inconvenientes que retardaron el cumplimiento de los objetivos de esta investigación, los cuales se mencionan a continuación: El acceso a la información dentro de la entidad, en la mayoría de los casos, es restringido. Durante el periodo de pasantías se hizo dificultoso el recopilar todos los datos necesarios para la elaboración del proyecto, ya que el pasante no tiene acceso a ningún material que suministre de forma detallada la información del funcionamiento de la empresa. De igual forma, la entidad no suministra al pasante material o herramientas necesarias para su buen desempeño en las labores del día a día como por ejemplo, computador con acceso a la impresora o a Internet. Además, por parte de la Universidad, la asignación de un tutor académico que labore netamente en la Sede de Litoral. Esta situación dificultó la comunicación directa y personalizada con el mismo debido a la distancia y a lo engorroso del traslado hasta el núcleo para las consultas. 28 CAPITULO III 3.- MARCO TEÓRICO Normas Son reglas que especifican puntos a seguir, de igual forma, determinan los lineamientos que dirigen a las personas y en consecuencia a las organizaciones según (Chiavenato, 1993). Las normas logran orientar la actuación de los integrantes de una organización sobre una función determinada. Según (Magdalena, 1996) se clasifican de la siguiente forma: Normas relacionadas con el personal: se refieren a las pautas que se utilizan para la selección y manejo del personal. Normas relacionadas con los bienes: son aquellas que tienden a resguardar la tendencia en si, los movimientos de ingreso y egreso, así como los movimientos dentro de la organización. Normas relacionadas con la documentación: se refieren a la forma en que registran los hechos que afecten el patrimonio de la organización. Normas relacionadas con la estructura: son las que tienden a precisar las responsabilidades de cada integrante en cuanto a la custodia de los bienes que le han asignado la facultad de autorizar gastos que afecten el patrimonio de la empresa. Normas relacionadas con el ordenamiento de trabajo: son aquellas que se vinculan con las forma como se ordena el trabajo para lograr que todo el conjunto de personas administren bienes usando la documentación y cumpliendo las funciones establecidas. Normas de procedimientos: son las que detallan los lineamientos y reglas para la realización del trabajo, operaciones y tareas. Procedimientos. Según (Melinkoff, 1990), “Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de los errores”. (p.28). De igual forma, (Gómez, 1993), señala que: “El principal objetivo del procedimiento es el obtener la mejor forma de llevar a cabo un actividad, considerando los factores de tiempo, esfuerzo y dinero” Los procedimientos en la mayoría de los casos, no son de aplicación general, ésta va a depender de cada situación en particular. Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones. Son de vital importancia debido que están en todos los ámbitos de la organización y es realmente la necesario tenerlos bien definidos para lograr que en las actividades rutinarias el margen de error sea mínimo. Manual Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permite registrar y transmitir de forma ordenada y sistemática información a una organización (antecedentes, legislación, estructuras, objetivos, políticas, sistemas de procedimientos, entre otras) así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas de acuerdo a (Franklin, 1998). Una manual debe diseñarse en caso de no existir o cuando hay que evaluarlos y actualizarlos a un nuevo orden jurídico, ya que son la exposición de motivos de normas establecidas por máximas autoridades, gerentes y gerencia media. Los manuales son instrumentos de control interno, son informativos e inductivos para mejorar y hacer eficaz el trabajo. 30 Según (Franklin, 1998) los manuales se pueden clasificar como se indica a continuación: Según su naturaleza: Macroadministrativo Mesoadministrativo Microadministrativo Según su contenido: De organización De procedimiento De historia de la organización De políticas contenidos múltiples De puestos De técnicas De ventas De producción De finanzas De personal De operación y sistemas Según su ámbito Generales Específicos 31 Tipos. Existen diferentes tipos de manuales según lo expresa (Álvarez, 1998), estos tipos son: El Manual de Calidad: es aquel que contiene las directrices generales acerca del funcionamiento del sistema de calidad de la organización. El Manual de Políticas y Procedimientos: son aquellos que documentan las actividades y procesos que se desarrolla cada una de las áreas de la organización. El Manual de Organización: es un manual que documenta la cultura y estructura de la organización. El Manual de Métodos: son manuales especializados que desarrollan y utilizan las áreas técnicas de la organización: ventas, producción, investigación y desarrollo, etc. Otros Manuales: Son aquellos que se pueden desarrollar en función de las necesidades específicas para documentar la información relacionada con un tema en particular. Cada uno de estos manuales tiene una función específica y pueden ser implementados por cualquier organización, dependiendo de cual sea necesario utilizar. Manual de Normas y Procedimientos Los Manuales de Normas y Procedimientos son herramientas que contienen la descripción de las tareas y actividades que deben de seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que interviene, precisando sus responsabilidades y participación. Suele contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesario, maquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otra información que pueda ayudar al correcto desempeño. 32 Contenido del Manual de Normas y Procedimientos. Los manuales de Normas y Procedimientos deben contener: Portada de identificación, Índice del manual, introducción, base legal, objetivo del manual, y los procedimientos. Para cada uno de los procedimientos: Portada de identificación, folio o número del procedimiento, índice, base legal, objetivo del procedimiento, políticas y/o normas de operación, descripción narrativa del procedimiento, diagrama de flujo del procedimiento, formularios y/o impresos cualquier otra información general. Objetivos de los Manuales. Según (Magdalena, 1996) esta herramienta administrativa está orientada a informar a cada miembro vinculado con la empresa acerca de los lineamientos que debe seguir en función del bienestar de la misma, es decir, lo que deben hacer, cuando y donde se deben hacer. Son muchas las aplicaciones que puede tener un manual y su objetivo dependerá de la función para el cual se destine. Ventajas de los Manuales Facilitan el estudio de los problemas de las organizaciones. Sirven como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal Determinan responsabilidades de cada puesto y su relación con el resto de los puestos de la organización. Clasifican el grado de autoridad de los diversos niveles jerárquicos de la empresa Se utilizan como guía para el adiestramiento de los nuevos empleados. Evitan conflictos al momento de desempeñar una función. Eliminan los duplicados innecesarios Transmiten a los responsables del área operativa normas establecidas 33 Los empleados pueden manejar su desempeño tomando decisiones que ahorren tiempo a través de las políticas y procedimientos que afecten sus áreas funcionales. Proveen métodos de comunicación entre departamentos permitiendo al personal trabajar juntos en la resolución de problemas cotidianos. Facilitan la organización el cumplimiento de sus propósitos y objetivos. Desventajas de los manuales En algunos casos los manuales pueden presentar las siguientes limitaciones: Carecen de utilización por parte del personal hacia quienes va dirigido, debido a que la redacción a veces es muy compleja para los empleados. Por su rigidez, usualmente se encuentran desactualizados. Costos de los Manuales. Generalmente al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos superan los beneficios tangibles de los manuales, no obstante, a medida que el proceso se va desarrollando la organización cambia su visión con respecto a los manuales, al verlos como una herramienta gerencial. Como en todo proceso, en la elaboración y estructuración de los manuales se incurre en ciertos costos, tales como: Costos de Desarrollo: son aquellos costos en que incurre la empresa para el proceso de documentación, entre ellos: planificación del personal de apoyo involucrado, herramientas de software, tiempo y cualquier otro costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de identificación. 34 Costos de Implantación: los representan aquellos costos necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales y su vigencia, entre estos: horas de entrenamiento personal, difusión de ejemplares, y cualquier otro costo necesario para ponerlo en uso. Costos de Mantenimiento: son aquellas costos que incurren las actualizaciones periódicas que normalmente tienen los manuales, las actualizaciones podrían ser por: promulgaciones de leyes, cambios operativos o revisiones del contenido. Importancia de los Manuales. Según (Marcano, 1996) “la existencia de los manuales en una organización reviste singular importancia, pues permite mantener registrada en forma ordenada la información y datos requeridos para la conducción normal del negocio y por supuesto para la toma de decisiones”. Los manuales son de gran importancia ya que representan un magnifico medio de comunicación dentro de la organización; estos permiten informar las decisiones de la administración, concerniente a la organización política y procedimientos a todo el personal interesado. De igual forma, sirven de apoyo a las personas que desconocen o tienen dudas acerca de los detalles de las prácticas administrativas y operativas. Actualmente, el volumen y la frecuencia de este tipo de decisiones han aumentado, muchas entidades consideran sus estructuras organizativas, planteamiento de políticas y practicas de procedimientos como elementos administrativos que pueden cambiar y ser mejorados para enfrentar la competencia. Todo esto ha modificado el papel que desempeñan los manuales dándole mayor relevancia al uso de los mismos, y haciendo énfasis en su legibilidad, sencillez y flexibilidad. 35 Diagramas de flujo. El Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. Según (Gómez, 1997), El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc. También, (Chiavenato, 1999); afirma que El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. Esta herramienta de de vital importancia ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento. En la actualidad estos son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método y sistema. A través de estos se logra la visualización de las actividades innecesarias y se verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, es decir, si esta bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. Según (Gómez 1.997); los flujogramas o diagramas de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración. 36 Tipos de Flujograma Por su forma: Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos. Por su propósito: De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización. De Labores: Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical. 37 De Método: Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical. Analítico: Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical. De Espacio: Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace) Por su presentación: De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión. 38 Cuadro 1. Simbología para elaborar Diagramas de Flujos. Símbolo Fuente: Gomez, G. (1997) Significado Terminal. Indica Inicio o terminación del flujo. Operación. Representa la realización de una actividad relativa a un procedimiento. Decisión o Alternativa. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos. Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice se genere o salga del procedimiento. Archivo. Representa un archivo común y corriente de oficina Dirección reflujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. Conector. Representa una conexión o enlace de una parte de diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de Pagina. Representa una conexión o enlace con otra diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. 39 CAPITULO IV MARCO METODOLÓGICO. 4.1 Tipo de investigación. La investigación es una actividad de búsqueda que se caracteriza por ser reflexiva, sistemática y metódica; tiene por finalidad obtener conocimientos y solucionar problemas científicos, filosóficos o empírico-técnicos, y se desarrolla mediante un proceso. Para el desarrollo de esta investigación, se utiliza la modalidad de “Memorias de Pasantías” debido a que éstas, son el resultado obtenido de alguna actividad realizada, en este caso, la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos para la Coordinación de Recursos Humanos, específicamente la Unidad de Provisión y Aplicación. El Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestrías y Tesis Doctorales de la UPEL define al respecto que: “Las Memorias de Pasantías son el resultado de una actividad de práctica profesionales roles y contextos organizacionales y sobre situaciones reales, bajo la supervisión del Instituto. Están sustentadas en los procesos de: observación, acopio, y registro de información; análisis reflexivo y crítico sobre la realidad y los problemas confrontados, así como también, sobre la propia actuación del estudiante, interpretación y síntesis de las experiencias teórico adquirido…y visualización a la luz del conocimiento de acciones para contribuir a la solución de programas y al mejoramiento cualitativo de la practica en sus procesos y resultados.” 4.2 Diseño de la Investigación. Esta investigación se ajusta a la modalidad de Proyecto Factible. Según definición del Manual de Trabajos de Grado de Especialización Doctorales de la UPEL, desarrollo el Proyecto Factible es “la la y Maestría y Tesis investigación, elaboración de una propuesta de modelo operativo viable para solucionar y problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales…” de acuerdo a esta información, se diseña una propuesta de elaboración de los Manuales para solventar los problemas detectados en la Coordinación y estandarizar las Normas y Procedimientos necesarios para cumplir a cabalidad las metas planteadas por la misma. La modalidad Proyecto Factible permite diseñar una propuesta viable destinada a satisfacer las necesidades específicas, determinadas a partir del análisis y diagnostico de la situación actual. 4.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos La Metodología empleada para la recolección de datos utilizados el presente informe es la observación directa y las entrevistas no estructuradas. La entrevista no estructurada son preguntas abiertas las cuales se responden dentro de una conversación, la persona interrogada da una respuesta, con sus propios términos, dentro de un cuadro de referencia a la cuestión que se le ha formulado. Estas, fueron aplicadas al personal involucrado en los procesos estudiados, con la finalidad de recolectar la información pertinente y necesaria para la realización de los Manuales de Normas y Procedimientos, se realizaron de manera informal, no estructuradas, permitiendo la interacción constante con el entrevistado Dichas entrevistas dieron a conocer la situación actual de los procedimientos de la Unidad de Provisión y Aplicación. La observación es directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho o fenómeno que trata de investigar. En este caso dicha técnica permitió constatar los pasos a seguir de cada a uno de los procedimientos en análisis, de cuales y cuantos son los requisitos, formatos y documentos utilizados; también se pudo conocer las dificultades presentadas en la ejecución en cada de los procedimientos. 41 4.4 Análisis y Tratamiento de la Información Esta investigación se llevo a cabo con el estudio de los siguientes procedimientos administrativos de la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de Recursos Humanos: Programa de Pasantías: Este consiste en la aceptación de estudiantes cursantes del último año de su carrera, a niveles Técnico o Universitario, para que desempeñen labores afines a su formación, durante un período determinado, a tiempo completo o medio tiempo, según el caso. Dicho sistema genera diversos beneficios tanto a la entidad como a sus participantes, debido que, a través del mismo, el SENIAT puede otorgar conocimientos prácticos y experiencia que ayuden a cada participante en un futuro, cuando se integren el mercado laboral. De igual forma, cada pasante, otorgar a la organización nuevas ideas y conocimientos que permiten desarrollar proceso de mejora continua en los procesos administrativos del SENIAT. Evaluación de Personal de Nuevo Ingreso: Es un proceso que posibilita la apreciación sistemática, periódica y objetiva de un individuo ingresado recientemente en la entidad, en un tiempo especifico y trabajo determinado. Consiste en la comparación entre el desempeño del supervisado y del requerido para el cargo. Finalmente cuando se logró recopilar toda la información perteneciente a cada uno de los procedimientos antes descritos, a través de la observación directa y las entrevistas no estructuradas, se procede a analizar toda esa información para elaborar las normas y procedimientos, documentos, formatos que intervienen en el diseño de los manuales propuestos. 42 De igual forma para identificar y visualizar mejor las causas de los problemas presentes en la Unidad de Provisión y Aplicación Humanos del Seniat- Región Capital, de la Coordinación de Recursos se utilizó El 'Diagrama de Ishikawa', también llamado diagrama de causa-efecto, éste es una herramienta para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones en esferas como es la calidad de los procesos, los productos y servicios. Fue concebido por el ingeniero japonés Dr. Kaoru Ishikawa en el año 1943. Se trata de un diagrama que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pescado, que consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha. 4.4.1 Elaboración de Procedimientos. Para el diseño de las Manuales de normas y procedimientos se establecieron estrategias y diversas actividades, entre las cuales se encuentran: Levantamiento de Información: Los datos de los procedimientos administrativos analizados en esta investigación se obtuvieron a través de entrevistas realizadas al personal responsable de los mismos. Dicha técnica fue utilizada con el fin de conocer a cabalidad cómo se desarrolla estos procesos de manera cotidiana. Análisis de la información: En esta etapa de proceso de investigación se clasificó la información levantada señalando las acciones, a cargo de quien están, las secuencias y los procesos. Conformar las Generalidades de los Procedimientos: al finalizar la recopilación y el análisis de la información, se procedió a establecer los aspectos generales de los procesos desarrollados, tales como su alcance, sus políticas, y formatos. Validación de la información levantada: verificar con los funcionarios involucrados en los procesos que la información fuese correcta y que los términos 43 utilizados estén dentro lenguaje perteneciente a la cultura organizacional desarrollada por la entidad. Elaboración de Flujogramas: Los flujogramas se diseñaron cuando se contó con la información acertada tanto de la Tutora Empresarial como de los funcionarios involucrados en los procesos. Validación de los Manuales de Normas y Procedimientos: Se presentó a los responsables de los procedimientos y a la Tutora Académica los Manuales de Normas y Procedimientos propuestos, con la finalidad de verificar que dichos productos sean una versión completa, detallada y ajustada a la normativa y lineamientos de los procedimientos de la Unidad de Provisión y Aplicación. 44 Levantamiento en de el de información programa de de los Pasantías. información del periodo elaboración del informe. Finalización empresarial y académico (visitas) de pasantías, Revisión de la información levantada por el tutor Unidad de Provisión y aplicación de RRHH Elaboración del Manual de procedimientos de la procedimientos. Levantamiento Apoyo (descripción del proceso) desempeño. Apoyo en las actividades de evaluación de la ubicación física de las áreas organizativa, Resolución 32 Familiarización con Conocimiento de la organización : Estructura ACTIVIDADES/ PERIODOS Sem 2 Sem 1 3 Sem 4 45 Sem 5 Sem Cuadro 2.Cronograma de Actividades. 4.4.2 Elaboración de Cronograma de Actividades. 6 Sem 7 Sem 8 Sem Autor: Flores, Lippzy. (2009) 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem CAPITULO V PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS. Propuesta. Debido a la carencia de una herramienta metodológica que reúnan las Normas y Procedimientos de la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de Recursos Humanos de la Gerencia Regional de Tributos Internos del Seniat Región capital, se propuso la elaboración de dos Manuales de Normas y procedimientos, con el fin de contribuir al mejor funcionamiento control y organización de las actividades llevadas a cabo dentro de esta entidad. Definición del Producto. El Manual de Normas y procedimientos permite documentar de forma ordenada y sistémica cada uno de los procedimientos de la Unidad con el fin de informar a los funcionarios la manera correcta de desempeñar sus tareas y actividades administrativas, tomando en cuenta el orden específico en que se deben realizar, además de políticas o lineamientos a seguir. Los manuales fueron denominados de la siguiente manera: Manual de Normas y Procedimientos del Programa de Pasantías. Manual de Normas y Procedimientos: Evaluación de Personal de Nuevo Ingreso Objetivo. La elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos para la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de Recursos Humanos de la Gerencia Regional de Tributos Internos del Seniat Región capital, constituirá formalmente los pasos a seguir de los procedimientos administrativos de la unidad con el objetivo de que sean ejecutados con mayor eficiencia y eficacia.. Algunos de los beneficios que se pueden obtener a través de esta herramienta son: Poder informar y orientar a los funcionarios con respecto a lo que deben realizar, así como quien, cómo y cuando habrá de realizarlo. Determinar de forma más sencilla las responsabilidades. Unificar el trabajo y controlar el cumplimiento de las labores dentro del trabajo y evitar su modificación. Poseer un material de apoyo formal para entrenar a los pasantes que son integrados en la Unidad. Alcance Los Manuales están dirigidos a la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de Recursos Humanos de la Gerencia Regional de Tributos Internos del SENIAT- Región Capital, y a su vez, a todas aquellas unidades involucradas con las actividades del sistema. Organización de los Manuales de Normas y Procedimientos. Los Manuales de de Normas y Procedimientos. Diseñados para la Unidad de Provisión y Aplicación de la Coordinación de Recursos Humanos de la Gerencia Regional de Tributos Internos del SENIAT- Región Capital fueron estructurados de la siguiente manera: Presentación Índice General Introducción. Definiciones Unidad Responsable. Alcance Normas de Utilización y Actualización del manual 47 Base legal Procedimientos: Objetivo del Procedimiento Políticas del Procedimiento Play Script Flujogramas Formatos. Análisis de Resultados El objetivo planteado para este proyecto ha sido cumplido a cabalidad, los manuales de Normas y Procedimientos diseñados son utilizados por la organización como herramientas para contribuir a mejorar la realización procedimientos, obteniendo visiblemente niveles óptimos de eficacia y efectividad en las labores del personal de la Unidad. De igual forma esta documentación ha servido de apoyo a todo aquel personal que desconocía o tenia dudas en cuanto al funcionamiento de la unidad, además de ser un material de gran ayuda para los nuevos participantes del programa de pasantías asignados a la Unidad de Provisión y Aplicación actualmente. No obstante, es muy cierto que el diseño de los Manuales de Normas y Procedimientos, propuestos, implica un costo en su redacción y confección, el cual indudablemente debe afrontarse y además exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. 48 CONCLUSIONES En las organizaciones, es de vital importancia el buscar día a día la mejora de sus procesos administrativos, el aplicar técnicas y utilizar herramientas que disminuyan las fallas y la ineficiencia en el funcionamiento de la misma. El documentar las actividades a realizar dentro de las unidades o divisiones de la empresa es una ellas, ayuda a que se eviten muchas situaciones que ponen en peligro la eficacia y la calidad de los procesos, ejemplo de estas circunstancias son la duplicidad de las tareas, el desarrollo de las actividades de forma incorrecta, el tiempo de ocio entre otras. La labor realizada en la Coordinación de Recursos Humanos de la Gerencia Regional de Tributos Internos Seniat- Región Capital durante el periodo de pasantías fue el analizar la situación y el funcionamiento de ésta, para así poder detectar circunstancias o elementos que generaran fallas la entidad. Lo que se observó con mayor frecuencia es la falta de normalización de los procedimientos, de allí proviene la idea y el objeto de este proyecto, el diseñar una herramienta para que los funcionarios establecieran sus procedimientos de manera formal y así minimizaran las fallas en la actividades administrativas. Se levantó la información gracias a la colaboración y atención total de los funcionarios pertenecientes a la Coordinación, a través de entrevistas con los mismos, se llegó a conocer de manera minuciosa cuáles son los lineamientos o los pasos seguidos por éstos para desarrollar las actividades administrativas. Además de que al estructurar los manuales aportaron ideas y elementos que apegara la redacción de los mismos con el lenguaje organizacional del Seniat. El producto de esta investigación deja diversos beneficios tanto a la Coordinación de Recursos Humanos como al pasante, a este último porque a través del proceso de elaboración del proyecto se dió simultáneamente un proceso de aprendizaje netamente práctico, en cuanto al funcionamiento en sí de la administración pública del país; procedimientos y políticas que sólo se logran aprender estando integrado en una organización orientada a ejecutar planes para reforzar día a día la economía del país desde 49 el punto de vista tributario y aduanero como lo es el Seniat.. De igual forma, este proyecto deja a ésta entidad dos Manuales de Normas y Procedimientos correspondientes al Programa de Pasantías y a la Evaluación de Periodo de Prueba de esta Gerencia Regional, herramienta que a corto plazo será utilizada para la inducción de próximos pasantes integrados a la Coordinación y a la capacitación de aquellos funcionarios que presenten dudas o no conozcan a cabalidad los procesos descritos en dicha documentación. 50 RECOMENDACIONES Partiendo de las experiencias obtenidas durante el período de pasantías y del proceso de investigación y elaboración de este proyecto se realizan las siguientes sugerencias: Para la Gerencia Regional de Tributos Internos del Seniat-Región capital. Se sugiere que la Entidad debería permitir al pasante tener más acceso a la información, debido a que una de las limitaciones del esta investigación fue lo engorroso y lo difícil que se hizo el levantamiento de la información. De igual forma, es de vital importancia suministrar las herramientas pertinentes para que el pasante desarrolle eficientemente las labores que se le son asignadas, ejemplo de ello, el facilitarle elementos tecnológicos, como computador, acceso a Internet y a las impresoras, con esto se podrá obtener un mayor desempeño y rendimiento en las mismas. Para la Universidad Simón Bolívar. En el caso de la Cohorte 06, que se encuentra en el medio de un proceso de transición del personal de núcleo litoral a su lugar de origen, seria de gran ayuda que la Universidad tuviera mas personal capacitado en la sede de Sartenejas para ayudar a los estudiantes en el proceso de ingreso al periodo de pasantías. Esto debido a que muchas veces los estudiantes presentaban dudas o inconvenientes que se debían resolver con la ayuda de Coordinadora de la Carrera, y ésta durante este periodo se encontraba laborando netamente en la sede de litoral y era difícil en muchas ocasiones comunicarse directamente con la misma. 51 FUENTES DE INFORMACIÓN. Álvarez, T. Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos. México Editorial Panorama. 1998. Chiavenato I. Introducción a la Teoría General de la Administración. México Editorial Mc Graw Hill. 2000 Chiavenato, I. Iniciación a la Organización y Control. México. Editorial Mc Graw Hill.1993. Franklin, E. Organización de Empresas Análisis Diseño y Estructura. México Editorial Mc Graw Hill. 1998 Gómez, G. Sistemas Administrativos; Análisis y Diseño. México Editorial Mc Graw Hill. 1998 Gómez, F. Sistema y Procedimiento Administrativo. Caracas Editorial Fragor. 1993 Magdalena, F. Sistemas Administrativos. Argentina. Ediciones Macchi. 1996 Marcano, A. El Organigrama y la Organización. 3era Edición. Caracas Editorial Tropykos. 1996 Melinkoff, R. Los procesos Administrativos. 1º Edición. Caracas Editorial Panapo. 1990. Camisón, C., Cruz, S. y González T. Gestión de la Calidad: Conceptos, enfoques, modelos y sistema. Madrid, Pearson Prentice Hall. 2007. Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales, Caracas Fedupel. 2001 52 ANEXOS. 53 54 55 56 57