Adquisicion Seleccion y Evaluacion de Proveedores

 PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN,
SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES 0.
PR-5
1.
PROCEDIMIENTO:
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CONTENIDO.
0.
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Código
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: PR-5
: Agosto, 2016
: 1 de 8
: 1 Adquisición, Selección y Evaluación de Proveedores
Código
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Contenido
Objetivo y Alcance
Considerandos Previos
Responsabilidades
Actividades
Anexos / Registros
Historial de Cambios
COPIA FIEL DEL ORIGINAL
OBJETIVO Y ALCANCE.
El objeto de este procedimiento es describir el sistema establecido por CMQ, el cual
permite asegurar que los productos, equipos, insumos y materiales comprados, así
como los servicios subcontratados, cumplen todos los requisitos de calidad
especificados.
Alcance: Se aplica a todas las compras e inspección en recepción de los suministros
que van a ser utilizados en la ejecución de los proyectos en CMQ
y a los
proveedores de los mismos, como a la vez subcontratación de servicios.
4.
CONSIDERANDOS PREVIOS.
Solicitud de Compra: Documento emitido por personal de los establecimientos
y/o personal de CMQ en el que solicita a los Directores de Educación y/o Salud y/o
Secretario General la compra de insumos – materiales – equipos específicos.
Orden de Compra: Documento emitido por CMQ, dirigida a los proveedores en el
que se detalla los requerimientos en calidad, cantidad y precio, así como las fechas
esperadas de entrega y formas de pago de materiales especificados de acuerdo a la
solicitud de compra.
Guía de Despacho: Documento emitido por el proveedor indicando los materiales
y/o insumos y despachados a oficina central y/o establecimientos.
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Encargado Adquisición
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Encargado Adquisición / Coordinador SGC
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Secretario General
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: 1 Factura: Documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una
compraventa de un bien o servicio en la que se detallan las mercancías compradas o
los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien
debe pagarla.
Recepción de Materiales: Documento interno en el que se ingresa los materiales
enviados a establecimientos y/u oficina de CMQ y debe estar conforme con la
orden de compra, guía de despacho y/o factura.
Listado de Proveedores: Listado de proveedores autorizados que maneja la
organización, donde se tiene identificados los proveedores críticos (proveedores que
afecten la calidad del servicio), además de todos los proveedores de servicios.
5.
RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Encargado de Adquisición y/o Jefe y Encargados de Áreas
Específicas en conjunto con el Secretario General de la selección inicial y
evaluación de los proveedores.
Es responsabilidad del Encargado de Adquisición coordinar las evaluaciones de
proveedores de insumos y proveedores de servicios y subcontratos.
Es responsabilidad del Encargado de Adquisición realizar el seguimiento y control
de los proveedores.
Es responsabilidad de los Encargados de Adquisición de las áreas de Salud –
Educación / SEP – Junji – Farmacia, realizar las cotizaciones y presentarlas al
Encargado de Adquisición, para gestionar los pedidos, exceptuando Encargado área
de farmacia quien presenta mensualmente cuadro comparativo.
Es responsabilidad del establecimiento y/u oficina inspeccionar los pedidos
recibidos tanto in situ como en las instalaciones.
6.
ACTIVIDADES
6.1
PROCESO DE ADQUISICIÓN
Establecimientos - Instalaciones
6.1.1 Cuando se detecta una necesidad de compra de productos, materiales, insumos o la
de contratar un servicio, el solicitante debe llenar el registro R – 24 “Solicitud de
Compra” indicando claramente en el campo “Rubro” si corresponde a:
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: 1 ASEO – DIDÁCTICO – OFICINA – MUEBLES – INSTRUMENTAL MÉDICO –
MEDICAMENTOS, etc., y la descripción técnica correspondiente.
6.1.2 En el caso de que la descripción a solicitar sea demasiado extensa se anexará al
R – 24 los listados a comprar por rubro y/o proveedor.
6.1.3 En el R – 24, además debe quedar señalado claramente el código del
establecimiento y administración central de acuerdo a sus áreas y correlativo
correspondiente.
6.1.4 Una vez completado el R – 24 con toda la información requerida, se envía por parte
del establecimiento solicitante a los Directores correspondientes (Salud –
Educación), quienes validarán desde el punto técnico la solicitud previo envío al
Director de Administración y Finanzas.
6.1.5 Recibido por parte del Director de Administración y Finanzas el R – 24, validará
financieramente la solicitud y remitirá aprobada al Encargado de Adquisición para
su gestión. En el caso de no aprobación se informa en mismo documento y se remite
al Encargado de Adquisición para derivarlo al área correspondiente.
6.1.6 Los requerimientos de compra internos son validados previa su gestión de
adquisición por el Encargado de Adquisición y/o Encargado de Área.
6.1.7 El Encargado de Adquisición deriva cada solicitud de compra a las áreas
correspondientes quienes del Listado de Proveedores, R – 25, solicitarán tres
cotizaciones a fin de seleccionar el más adecuado, generando las HOJAS DE
REQUERIMIENTO, y las Órdenes de Compra por triplicado, talonario correlativo
por área, remitidas al Encargado de Adquisición.
6.1.8 El legajo con toda la información es visado por Encargado de Adquisición –
Director de área correspondiente – Director Administración y Finanzas (firmando
tanto la OC si la hubiera, como HR) y finalmente el Secretario General. Esta
actividad de validación se debe desarrollar en un plazo no mayor a una semana.
6.1.9 Terminado el proceso de firmas, la Secretaria de Gerencia lo remite al
Departamento de Contabilidad para el retiro de la documentación correspondiente al
Departamento, siendo posteriormente enviado a Secretaria de Gerencia con la
finalidad de enviar la documentación al Encargado de Adquisición a fin de generar
la gestión de compra con las áreas de negocio correspondiente.
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: 1 6.1.10 Los suministros, productos insumos, etc., se despachan por parte del proveedor al
establecimiento solicitante, quienes verifican en el R – 24 la recepción conforme de
los productos comprados registrando el N° de factura y/o guía de despacho, las
cuales se adjuntan al R – 24.
6.1.11 Terminada la verificación con toda la documentación anexa se envía área de
Adquisición de CMQ vía correspondencia – oficina de parte, ingreso para proceso
de pago, con toda la documentación que ha sido generada previamente (HR – OC –
cotización, etc.).
En Salud Farmacia
6.1.12 El Químico Farmacéutico de acuerdo a inventario interno, realiza el proceso de
adquisición mensual de medicamentos, insumos de enfermería e insumos dentales.
6.1.13 El proceso de compra se inicia con el llenado del registro R – 24, donde queda
plasmado el requerimiento adjuntando toda la documentación requerida que indica
el detalle de compra.
6.1.14 El R – 24 en conjunto con los anexos se harán llegar al Encargado de Salud vía
correo electrónico y/o físicamente.
6.1.15 El Encargado de Salud recepcionado el requerimiento es responsable de generar
documentación interna (HOJA DE REQUERIMIENTO – Orden de Compra),
terminada la documentación se sigue de acuerdo a lo establecido en los puntos 6.1.8
a 6.1.11.
6.1.16 Salvedad punto 6.1.9: Terminado el proceso de firmas y retiro de documentación
por parte del área contabilidad, la Secretaria de Gerencia remite la documentación
al Encargado de Adquisición a fin de generar la gestión de compra de Químico
Farmacéutico con los proveedores.
Solicitud Valor a Rendir
6.1.17 En el caso de adquisiciones específicas, y de premura por lo cual no se requerirá de
cotizaciones, se describirá claramente la razón de la utilización del proceso “ Valor
a Rendir”
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: 1 6.1.18 El proceso de adquisición se inicia con la generación del R – 24, donde queda
plasmado el requerimiento ya sea insumos y/o servicios específicos y el registro
SOLICITUD VALOR A RENDIR, el cual viene con su respectivo N° de control
interno.
6.1.19 A continuación seguirá lo establecido en los puntos 6.1.1 a 6.1.5.
6.1.20 Aprobado el requerimiento se gira el respectivo el documento al establecimiento,
siendo la tesorera de CMQ quien informa a través de correo – electrónico para su
retiro, firmando el egreso correspondiente.
6.1.21 El retorno de la documentación debe contener a lo menos el R – 24 visado con
detalle de gastos y N° de factura – Boleta y formatos de cada área, documentación
que es remitida a contabilidad previa visación de cada Director de Área de negocio
para su contabilización.
Nota: En el caso de los convenios suscritos con el SEREMI de Salud, el cual viene
normado tanto técnico como financiero, no se requiere el R – 24 Solicitud de
Compra, corroborando en la misma factura y Hoja de requerimiento, con V°B°
(firma) la verificación del producto comprado.
6.2
CONTROL DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
6.2.1 Una vez recibidos los pedidos, la persona encargada de recepcionar y/o el
solicitante realizan una inspección visual del estado de los productos y comprueba
que coincidan con el pedido dejando constancia en el R – 24 firmando con su V°B°.
6.2.2 En el caso de que la compra se efectúe directamente en el mesón, es responsabilidad
de quien realice la compra, verificar los productos adquiridos en el R – 24, dejando
además constancia con el V°B°.
6.2.3 A continuación firma la factura o guía de despacho, que consta como registro de la
primera inspección, este documento es enviado anexo al Encargado de Adquisición.
6.2.4 En caso de que se detecte algún producto que no cumpla con lo solicitado durante
su recepción, se anota la incidencia en el registro R – 26 Ficha del Proveedor, se
separa e identifica y se comunica al Encargado de Adquisición quien decidirá o
negociará con dicho proveedor. Para las comprar realizadas por Químico
Farmacéutico, la gestión de control será realizada por él mismo. El R – 26 se
anexará al legajo que es enviado al área de adquisición.
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: 1 6.2.5 De todas formas, cualquier incidente con los pedidos, el Encargado de Adquisición
lo hará constar en el registro R – 16 Ficha de Proveedor.
6.3
CONTROL DE LOS SERVICIOS SUBCONTRATADOS
6.3.1 CMQ, contrata los servicios de empresas externas para realizar algunas de las etapas
del proceso, que incluye servicios manteniendo un control sobre ellas, al
inspeccionar el usuario del servicio cada una de los servicios solicitados, dejando
registrada dicha inspección en el R – 26 Ficha del Proveedor.
6.3.2 De los Servicios Contratados: La organización dentro del R – 25 Listado de
Proveedores incluye también a las empresas que prestan servicios, los cuales son
controlados a través de una evaluación del servicio. R – 28 “Evaluación del
Servicio Contratado”.
6.4
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
6.4.1 Inicialmente, todos los proveedores con los que CMQ trabaja en el momento de la
implantación del Sistema de Gestión de Calidad, se aceptan automáticamente como
proveedores históricos, pasando a formar parte del Listado de Proveedores.
6.4.2 En el caso de que posteriormente se establezca relación con otros proveedores, éstos
se evaluarán y se incluirán o no en la lista tras la recepción de un primer pedido de
prueba.
6.4.3 Para esta evaluación se tendrán en cuenta algunos de los siguientes requisitos
ordenados por importancia:
6.5
Calidad de producto/material
Precio / Condición de pago
Cumplimiento de los plazos de entrega
Respuesta ante una solicitud urgente
EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
6.5.1 Una vez recibido e inspeccionado el producto, si no es apto, las no conformidades
se registran en el R – 26 Ficha de Proveedor de cada proveedor.
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: 1 6.5.2 Anualmente el Encargado de Adquisición en conjunto con los Encargados de
Adquisición de cada área evaluarán y re – evaluarán a los proveedores en función
del trabajo realizado a lo largo del año, teniendo como datos principales el R - 26
Ficha de Proveedores.
6.5.3 Este registro sólo se usa en caso de incidencia con el proveedor, de forma que si no
existe ningún registro, significa que en ese año no se ha registrado ningún incidente.
6.5.4 La evaluación de los proveedores quedará registrada en el R – 27 Evaluación de
Proveedores, y tendrán como criterio de calidad:
6.6
Rapidez de respuesta
Precios competitivos
Cumplimiento de los plazos de entrega
Calidad de los productos
Servicio pre y post venta
ELIMINACIÓN DE PROVEEDOR
6.6.1 En el caso de que un proveedor sea rechazado, de acuerdo a los criterios de
evaluación señalados en el R – 27 “Criterios”, se tendrá que retirar del Listado de
Proveedores.
6.6.2 Para poder incorporarlo nuevamente en el listado de proveedores, debe solucionar
las deficiencias registradas y ser nuevamente evaluado, como si se tratase de un
nuevo proveedor.
6.6.3 Si fuese imprescindible que un proveedor catalogado como rechazado y/o
clasificado como proveedor único, continuase suministrando productos, el Jefe de
Adquisición y/o Secretario General debe autorizarlo y así hacerlo constar en el
registro R-26 Ficha de Proveedor.
7.
ANEXOS
7.1
Registros
R – 24 Solicitud de Compra
R – 25 Listado de Proveedores
R – 26 Ficha de Proveedor
R – 27 Evaluación de Proveedores
R – 28 Evaluación del Servicio Contratado
Factura
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Guía de despacho
8.
HISTORIAL DE CAMBIOS
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Descripción modificación
Punto 5, actualización responsabilidades
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01.08.16
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