UAI-CAE-0013-201 O CORPORACIÓN ADUANERA ECUATORIANA INFORME GENERAL Examen Especial al proceso del régimen de almacenes libres y especiales en el Distrito de Guayaquil de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 31 de diciembre de 2009 ÍNDICE CONTENIDO Págs. Carta de Presentación CAPITULO 1 Información Introductoría 2-4 CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Seguimiento de recomendaciones Normativa incumplida por Almacén Libre DF ECUADOR 5 5-7 Providencia REGG-PV-00112 del 2009-01-12 emitida por Regímenes Especiales del Distrito Guayaquil no cumplida por el Almacén Libre 7-11 UETA DUTY FREE AMERICAS S A Expedientes de Importación de Régimen 73 no derivados oportunamente al archivo final de la Secretaría General del Distrito 11 - 13 La entidad no cuenta con manuales e instructivos que normen el tratamiento y destino de repuestos y accesorios utilizados por los Almacenes Especiales 13- 16 ANEXOS Nómina de funcionarios 1 Cnmnmhant p R ri p vPntag 2 Cronograma de aplicación de Recomendaciones Relación de Siglas y Abreviaturas Utilizadas CAE CAI • CORPORACION ADUANERA ECUATORIANA : COORDINACIÓN GENERAL DE AUDITORIA INTERNA DF ECUADOR : DUTY FREE ECUADOR LOA : LEY ORGÁNICA DE ADUANAS LRTI • LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO LOCGE • LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO NCI : NORMAS DE CONTROL INTERNO SICE : SISTEMA INTERACTIVO DE COMERCIO EXTERIOR S/N • SIN NÚMERO SVA • SERVICIO DE VIGILANCIA ADUANERA USD : DÓLARES AMERICANOS ,„..).1.1 1 A N.A CAI-OF-0371-2011 Guayaquil, 10 de Junio de 2011 Informe aprobado el Señor Director Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Presente Hemos efectuado el examen especial "Al proceso del régimen de almacenes libres y especiales" en el Distrito de Guayaquil de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 31 de diciembre de 2009. Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo; igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria Por e Contralor INF( E APROBADO ar Lcda. C.P.A. Wen Directora Nacional le nterna de Aduana del Ecuador Servicio Nacio FECHA: O 8 MI 2011 09,5- - C)(21- t)(4 -70// CAPÍTULO 1 INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial realizado en el Distrito de Guayaquil de la Corporación Aduanera Ecuatoriana (CAE), "Al proceso del régimen de almacenes libres y especiales" por el período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 31 de diciembre de 2009, se efectuó con cargo al Plan Anual de Control del 2010 de la Coordinación General de Auditoría Interna de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, debidamente aprobado mediante Acuerdo 03-CG, de 13 de enero de 2010, y en cumplimiento a la orden de trabajo 003 GAD de 22 de marzo de 2010, emitida por la Coordinadora General de Auditoría Interna de la Corporación Aduanera Ecuatoriana. Objetivos del examen Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarías previstas para el régimen. Verificar que no existan mercancías que hayan excedido el plazo permitido de un año, sin haber cambiado de régimen. Alcance del examen El examen especial durante el período comprendido entre el 2 de enero de 2008 y 31 de diciembre de 2009, comprendió el análisis de las importaciones amparadas al régimen 73 de Almacenes Libres y Especiales, su tratamiento y utilización, de acuerdo a los fines admisibles. Limitación al alcance No emitiremos criterio sobre el cumplimiento de las ventas de productos importados por los Almacenes Libres a pasajeros nacionales y extranjeros que salieron del país durante el período sujeto a examen, debido a que las notas de ventas utilizadas como documento transaccional para la comercialización de productos a pasajeros nacionales 2 y extranjeros no incluyeron los requisitos indicados en el artículo 19 del Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención de aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno (LRTI), publicado en Registro Oficial 679 de 8 de octubre de 2002, que señala en su parte pertinente, lo siguiente: "...Art. 19.- Requisitos de llenado para notas de venta.- Las notas de venta contendrán la siguiente información no impresa sobre la transacción. - Cuando el monto de la transacción, supere la suma de US$ 200 (doscientos dólares), será necesario identificar al comprador, consignando su número de registro único de contribuyentes o cédula de identidad y apellidos y nombres..." Así también en el caso de almacenes especiales, la entidad no conto con Manuales de Procedimientos e Instructivos de Trabajo vigentes en el período sujeto a examen. Base Legal La Corporación Aduanera Ecuatoriana es una persona jurídica de derecho público, de duración indefinida, patrimonio del Estado, con autonomía técnica, administrativa, financiera y presupuestaria, domiciliada en la ciudad de Guayaquil y con jurisdicción en todo el territorio nacional. Fue constituida mediante Ley 99, publicada en el registro oficial 359 de 13 de julio de 1998. Estructura Orgánica Para el desarrollo del presente examen se encontró vigente en la Corporación Aduanera Ecuatoriana, el Reglamento Orgánico Funcional y el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, que lo reemplazó, publicado en los Registros Oficiales 138 de 1 de agosto 2003 y 362 del 18 de junio de 2008, respectivamente. El Estatuto Orgánico, señala las siguientes áreas relacionadas con el examen. Gerencia General Coordinación General de Asesoría Jurídica Coordinación General de Zona de Carga Aérea o Despacho 3 Control de Zona Primaria Regímenes Especiales y Garantías Gerencia Distrital Guayaquil Despacho Control de Zona Primaria Regímenes Especiales y Garantías Objetivos de la entidad Facilitar las operaciones de Comercio Exterior y ejercer control sobre las mercancías, personas y medios de transporte, de tal forma que se pueda determinar el correcto cobro de los tributos a fin de disminuir los tiempos de despacho. Adicionalmente: Alcanzar efectividad en el control aduanero Mejorar la eficiencia en el proceso operativo aduanero Institucionalizar la Corporación Aduanera Ecuatoriana Crear una cultura aduanera en la sociedad Monto de recursos examinados Resumen de declaraciones aduaneras — régimen 73 tramitadas en el Distrito Guayaquil (Marítimo y Zona de Carga Aérea): Período: 2 de enero de 2008 al 31 de diciembre de 2009 (Costo CIF en USD completos) AÑO TOTAL 2008 6 057 350,09 2009 3 820 441,44 TOTAL 9 877 791,53 Servidores relacionados La nómina de servidores relacionados se encuentra en el Anexo 1 4 CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Seguimiento de Recomendaciones De la revisión realizada a los archivos que reposan en la Coordinación General de Auditoría Interna, se establece que no se han emitido informes de exámenes especiales, relacionados "Al proceso del régimen de almacenes libres y especiales". Normativa incumplida por Almacén Libre DF Ecuador (Duty Free Ecuador) El contrato de autorización para el funcionamiento como Almacén Libre suscrito el 22 de octubre de 2004 entre D.F. Ecuador S.A. (Duty Free Ecuador) y la Corporación Aduanera Ecuatoriana, vigente para el período sujeto a examen, establece en su parte pertinente lo siguiente: „ ...Clausula Octava. - Factura de Venta. - Para efectos de control, se registrarán las ventas de los productos a los pasajeros de vuelos fuera del territorio nacional, en facturas de venta, que se extenderán por cuadruplicado en el formulario aprobado para el efecto....". Del trabajo de campo realizado, se observó la utilización de notas de venta como documento transaccional para la comercialización de mercancías con los pasajeros nacionales y extranjeros que salieron del país, en contraposición a lo dispuesto en la clausula octava del contrato suscrito con la CAE, determinándose los siguientes aspectos: No se registran en la totalidad de los comprobantes de ventas emitidos por DF ECUADOR S.A. los nombres y apellidos completos del pasajero. En el campo DOCUMENTO destinado para el número de identificación (cédula o pasaporte) del pasajero, en mucho de los casos, se hace constar solamente la frase "CONSUMIDOR FINAL". (Ver anexo 2) Para las ventas cuyos montos superaron los 200 USD, no se consideró en las notas de venta los requisitos contemplados en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención de aplicación por la Ley de Régimen. Tributario Interno, eferente a número de identificación y/o pasaporte, apellidos y nombres. Así, 5 O tenemos en el año 2008 las notas de ventas números 001-002-001628 por 298,50 USD, 001-002-0002884 por 269,00 USD, 001-002-0033148. por 216,00 USD, 001002-0011406 por 1 373,00 USD, 001-004-0011152 por 252,00 USD y 001-0020009051 por 271,00 USD, entre otras. (Ver anexo 2) 3 No se registra en los anexos de los reportes de venta del informe auditado de DF ECUADOR, la fecha de venta, nombres y apellidos del pasajero, número de identificación (cédula y/o pasaporte). De conformidad con el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, mediante oficio GAD-EEALE- 040 de 9 de junio de 2010 suscrito por la Coordinadora General de Auditoría Interna, se comunicaron resultados a la empresa DF Ecuador S.A., quien con oficio sin número de 25 de junio de 2010 en su parte pertinente manifestó lo siguiente: ...La norma que regula a los comprobantes de ventas y la autoridad competente para aquello, es el Servicio de Rentas Internas y su normativa consta del Reglamento de Comprobantes de Ventas y de Retención, dentro del cual se establece con su Art. 1, literal b) en concordancia con el Art. 10 ibídem, que determina de forma clara y contundente que para el caso de consumidores finales se emitirán notas de venta, para lo cual es importante tener presente que la Ley Orgánica de Defensa al Consumidor define a los consumidores en su Art. 2, siendo éstas las personas naturales o jurídicas que como destinataria final, adquiera, utilice o disfrute bienes o servicios..." Al respecto, el artículo 19 del Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención, publicado en Registro Oficial 679 de 8 de octubre de 2002, vigente para el período sujeto a examen, señala: "...Art. 19.- Requisitos de llenado para notas de venta. - Las notas de venta contendrán la siguiente información no impresa sobre la transacción. - Cuando el monto de la transacción, supere la suma de US$ 200 (doscientos dólares), será necesario identificar al comprador, consignando su número de registro único de 'contribuyentes o cédula de identidad y apellidos y nombres..." Cabe indicar que en el departamento de Regímenes Especiales, no se han generado informes con novedades por las situaciones señaladas en el presente comentario. El Almacén Libre DF Ecuador al incumplir con la clausula octava del contrato suscrito con la CAE y artículo 19 del Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención de la LRTI, no permitió a la CAE a través de sus áreas operativas y técnicas, corroborar fehacientemente, el estricto apego al artículo 61 de la LOA, por no reflejarse campos informativos necesarios, tales como nombres, apellidos y número de pasaporte del 6 pasajero, lo que ha no ha sido corregido, debido a la falta de mecanismos de control apropiados, periódicos y sorpresivos, por parte de los servidores de la entidad. Se ha incumplido además con lo señalado en la Norma de Control Interno 110 — 10, Control Interno Concurrente, que señala en su parte pertinente lo siguiente: " Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de servidores, establecerán y aplicarán mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones". Conclusión Se realizaron ventas de productos a pasajeros nacionales y extranjeros, mediante notas de venta, sin contemplar lo señalado en el Contrato de funcionamiento y operación como Almacén Libre suscrito con la CAE y el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención expedido por el Servicio de Rentas Internas. (Ver anexo 2) Recomendación 1 Al Gerente General 1.1 Disponer al Gerente Distrital y Coordinador General de Zona de Carga Aérea vigilar el cumplimiento de los contratos suscritos entre la CAE y los diferentes almacenes libres relacionados con los procesos operativos y administrativos establecidos por la entidad. 1.2 Coordinar con los directivos de DF Ecuador y la Coordinación General de Proyectos y Sistemas, el análisis y creación de una aplicación informática para que el usuario del régimen, registre entre otros campos informativos, nombres y apellidos completos, número de identificación de pasaporte y/o cédula, lugar de procedencia de los pasajeros nacionales y extranjeros que realizan compras en el almacén; aspectos que deberán ser considerados al momento de la creación de los manuales e instructivos de trabajo. Providencia REGG-PV-00112 del 12 de enero de 2009 emitida por Regímenes Especiales del Distrito Guayaquil no cumplida por el Almacén Libre UETA DUTY FREE AMERICAS S.A. El importador UETA DUTY FREE AMERICAS S.A. durante e/ 2007 tramitó dos i ortaciones amparadas bajo el régimen 73 con los refrendos 028-2007-73-000023 7 de 16 de abril de 2007 por un valor CIF de 87 954,01 USD y, 028-2007-73-000039 de 15 de junio de 2007 por un valor CIF de 20 279,29 USD, consistentes en licores, perfumes, equipos electrónicos y carteras. El 22 de diciembre de 2008, el Jefe de Regímenes Especiales (e), mediante providencia REGG-PV-6090, una vez revisada la documentación avalada por la Firma Auditora SALVADOR AUREA CIA. LTDA, procedió a devolver el informe auditado del referido Almacén Libre, debido a que la matriz tenía saldos pendientes de compensar de los refrendos 028-07-73-000023 y 028-07-73-000039, disponiendo que el importador justifique ésta observación en un plazo máximo de 5 días laborables. El 12 de enero de 2009, el Jefe de Regímenes Especiales (e) mediante providencia REGG-PV-00112, resuelve devolver por segunda vez, el informe auditado del Almacén Libre UETA DUTY FREE AMERICAS S.A. debido a que la matriz tiene saldos pendientes de compensar de los refrendos 028-07-73-000023 y 028-07-73-000039, concediendo al importador un plazo máximo de 20 días laborables, para que justifique. El artículo 151 del Reglamento de la LOA, reformado mediante publicación en registro oficial 260 de 25 de enero de 2008, relativo a las garantías, señala lo siguiente: "Art. 151.- Condiciones de la garantía.- Las garantías aduaneras podrán ser ejecutadas al verificarse el incumplimiento de formalidades aduaneras y/o falta de pago de los tributos correspondientes. De determinarse incumplimientos parciales, las garantías podrán ser ejecutadas por la parte proporcional que corresponda. Para la ejecución de las garantías deberá constatarse que el acto administrativo de liquidación complementaria, imposición de multa, título de crédito u otro que determine el incumplimiento se encuentre firme o ejecutoriado" De conformidad con el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se comunicaron resultados a los ex Jefes de Regímenes Especiales de la Gerencia Distrital de Guayaquil actuantes en el período examinado, con oficios GADEEALE-058, GAD-EEALE-059, GAD-EEALE-060 y GAD-EEALE-061 de 18 de agosto de 2010. Con oficio JPN-OF-940 de 23 de agosto de 2010, el Jefe de Regímenes especiales actuante durante el período del 19 de diciembre de 2008 al 25 de enero 2009, indicó lo siguiente: "...Adicionalmente durante el tiempo de mi gestión, por disposición del Gerente Distrital, se enviaba a una persona del área todos los días dos horas diarias a atender personalmente a usuarios que se acercaban a efectuar consultas ( se alternaba la Ingeniera), habiéndose asesorado a las personas que representaban al importador, 8 sobre la existencia del Procedimiento de Ventas a Pasajeros que se cita en la Providencia 00112-2009.- Y se emitió la Providencia REGG-PV-00112 (2009-01-12), adjunto, donde el mencionado importador reingresa nuevamente la misma petición relativa a los dos refrendos mencionados, evidenciando el desconocimiento de los procedimientos a cumplir sobre la observación anterior,- Con oficio CSV OF 356 de 24 de agosto de 2010, el ex Jefe de Regímenes Especiales actuante dentro del período del 26 de enero al 30 de abril de 2009, da respuesta a nuestro oficio GAD-EEALE-059, expresando lo siguiente: "...Además mediante la presentación de informes auditados, esta Unidad verifica si la mercancía internada bajo el régimen código 73 DUTY FREE, se puede verificar que la operación de venta se haya efectuado, el revisor de informes auditados, solicita que se envíen copias notariadas de los tickets que se emitieron como ventas a pasajeros, además el auditor externo avala con su firma que la documentación presentada por el importador es la correcta para justificar su utilización...." Mediante oficio JP-24-2010 de 27 de agosto de 2010 el Jefe de Regímenes Especiales actuante dentro del período del 6 de noviembre al 31 de diciembre de 2009, da respuesta a nuestro oficio GAD-EEALE-060, indicando en su parte pertinente lo siguiente: "...Se infiere que el Importador no cumplió con el reingreso del informe auditado y con las observaciones indicadas en la providencia REGG-PV-0112 (12-01-2009), esto es, la generación de las matrices a fin de realizar las compensaciones mediante la presentación de las Declaraciones Aduaneras con código 88; que corresponden a las ventas en Almacenes Libres." Con oficio GAD-EEALE-053 de 22 de julio de 2010, de conformidad con el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se comunicaron resultados al Representante Legal de UETA DUTY FREE AMERICAS S.A., sin recibir respuesta hasta la culminación del trabajo de campo del presente informe; de igual manera no se obtuvo respuesta de los oficios GAD-EEALE-031 de 8 de junio de 2010 y GADEECSS-047 de 24 de junio de 2010, dirigidos a la empresa importadora. En los informes de auditoría externa del Almacén Libre UETA DUTY FREE AMERICAS S.A. por el período comprendido entre el 1 de enero y 30 de junio de 2008, no se revela dentro de las notas explicativas, información concerniente a los comprobantes de venta a los pasajeros nacionales y extranjeros de las mercancías i portadas por el Almacén Libre. 9 Acciones tomadas por la entidad El 22 de junio de 2010, el Jefe de Regímenes Especiáles con oficio REGG-OF-0947, que responde a nuestro oficio GAD-EEALE-039 del 7 de junio de 2010, adjunta comunicación en la cual solicita al agente afianzado que justifique a través de DAU 88 de Ventas a Pasajeros los saldos contenidos en las matrices de los refrendos 0282007-73-000023 y 028-2007-73-000039, y la ampliación de la garantía general con la finalidad de que se cubran todas las formalidades y obligaciones pendientes, concediendo un plazo no mayor a 30 días; así también y con oficio REGG-OF-0961 del 24 de junio de 2010, dispone a UETA DUTY FREE AMERICAS S.A. la regularización inmediata de los trámites pendientes, respecto a la compensación de las matrices insumo producto, la aceptación de informes auditados y pago de tributos y multas derivadas de la actividad como almacén libre. El 25 de junio de 2010, el Director de Zona Primaria solicita al Jefe de Procesos Aduaneros — Regímenes Especiales (e) mediante oficio DZPG-CZPG-OF-0574-2010, coordinar con el usuario y la Dirección de Zona Primaría una inspección física de las mercancías, muebles, enseres y demás artículos que permanecen en las instalaciones de UETA DUTY FREE AMERICAS S.A. ubicado dentro del recinto portuario del Distrito Guayaquil — CONTECON S.A., constatando que no existían mercancías en las bodegas del Importador. Con oficio REGG-OF-1159A de 10 de septiembre de 2010, el Jefe de Regímenes Especiales, señala que vía procedimiento sumario se ha iniciado el cobro de multas al Importador UETA DUTY FREE AMERICAS S.A. por un monto de 8 531,74 USD, correspondientes a los refrendos 028-2007-72-000039 y 028-2007-72-000023, indicando adicionalmente lo siguiente: "....Una vez que se inicie el procedimiento sumario, el usuario tiene 5 días a partir de su notificación para presentar las pruebas de descargo sí las hubiere, considerando lo dispuesto en el Art. 50 de la Ley Reformatoria para la Equidad Tributaria en el Ecuador. En caso de ser aceptado el procedimiento se emitirá la resolución que sanciona al importador por plazos vencidos y se procederá a la generación de una liquidación manual que incluya las multas y el pago de tributos al comercio exterior, en cumplimiento a las atribuciones de la Dirección de Despacho — Jefatura de Regímenes Especiales. - Cabe indicar que la aceptación del último informe auditado presentado por UETA DUTY FREE corresponde al período 1 de enero a 30 de junio del 2008, la aceptación del mismo será condicionada al cumplimiento de la resolución que se derive del procedimiento sumario..." 10 Conclusión La falta de- seguimiento y monitoreo de la administración aduanerá respecto a los saldos pendientes de mercancías sin compensar, ha dado lugar a que la entidad deje de percibir valores por concepto de tributos a favor del Estado y que se cumplan las formalidades del régimen. Recomendación 2 Al Gerente Distrital Dispondrá al Jefe de Regímenes Especiales coordinar y gestionar la regularización de los tributos suspendidos correspondientes a los saldos de las mercancías que se encuentran pendientes por compensar de conformidad con el procedimiento sumario instaurado. Expedientes de Importación no derivados oportunamente al archivo final de la Secretaría General del Distrito El Jefe de Documentación y Archivo de la Gerencia del 1 Distrito, responde a nuestro oficio GAD-EEALE-007 del 12 de abril de 2010, manifestando que de acuerdo al SICE, constan expedientes de importación en el inbox de un ex servidor de Regímenes Especiales, los mismos que no han sido derivados ni entregados al archivo final de la Secretaría General del Distrito. Mediante oficio sin número del 7 de mayo de 2010, el ex servidor responsable del archivo temporal de regímenes especiales, que desempeñó funciones desde mayo del 2008 hasta el 27 de mayo de 2009, expresó en su parte pertinente, lo siguiente: „ ...que desde la fecha en que fui trasladado a otro departamento ni siquiera he recibido las actas de entrega-recepción de los estantes, perchas y vitrinas que están en la bodega de Regímenes Especiales peor aún de los documentos que permanecen hasta la fecha en esa bodega sin que nadie haya ordenado que se reciban ni nadie ha decidido recibirlos. Es más de manera muy concreta se conoce que más de cuarenta mil documentos están en mi inbox como encargado de Archivo Temporal de Regímenes Especiales y nadie ha hecho ni el mínimo esfuerzo porque se solucione este asunto..." De conformidad con el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se comunicaron resultados con oficio GAD-EEALE-043 de 17 de agosto de 2010, al ex Jefe de Regímenes Especiales el mismo que mediante oficio CSV-OF-180 del 25 de junio de 2010, responde en su parte pertinente lo siguiente: t9 11 "...En el tiempo que estaba encargado de la Jefatura de Regímenes Especiales, nunca informó que era custodio de los bienes que se encontraban en las bodegas del archivo de Regímenes Especiales, menos aún presentó acta de entrega, a algún funcionario., Con respecto a documentos el mencionó que no tenía nada pendiente solo la entrega de llaves perteneciente a la bodega, en reiteradas ocasiones se le insistió para, que las entregase, lo cual lo hizo luego de dos semanas una vez efectuado el cambio del funcionario a otra como encargado de Archivo Temporal debió llevar un control de los unidad...-EI señor documentos que el custodiaba y solicitar la derivación de los trámites que estaban en su inbox, realizando la correspondiente acta de entrega y recepción, pero no lo hizo, solo informo que no tenía nada pendiente por entregar.- El señor..... debió haber informado de esta novedad para que se tomen los correctivos necesarios, ya que el debió entregar acta de entrega o solicitud de derivación de documentos a la funcionaria asignada ...., que hasta la actualidad ejerce el cargo de Técnico de Archivo Temporal..." Con oficio GAD-EEALE-044 de 17 de junio de 2010, de conformidad con el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se comunicaron resultados al ex Jefe de Regímenes Especiales, quién responde con oficio OF-BG-0001 de 17 de agosto de 2010, en su parte pertinente lo siguiente: "...se recibió un listado de documentos, que no representan un acta de entrega formalizada, de parte del funcionario... responsable en su momento del archivo temporal del área de Regímenes Especiales desde mayo del 2008 hasta mayo del 2009; con el mencionado listado se verificó que las declaraciones aduaneras.... sean los mismos que reposan en los estantes, perchas y vitrinas de la Unidad de Regímenes Especiales, determinándose que existen registros que no se encuentran físicamente..." De conformidad con el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se comunicaron resultados con oficio GAD-EEALE-045 de 17 de junio de 2010, al ex jefe de regímenes especiales, quien mediante oficio XR-REGG-001-2010 de 12 de agosto de 2010, respondió en su parte pertinente lo siguiente:"Al día de hoy continua en poder del señor...la documentación correspondiente a los regímenes 72 y 73 ( en el archivo temporal de aforo documental), que fuera facilitada a Auditoría Interna y devuelta nuevamente al señor..., el resto de la documentación de los regímenes 72 y 73, así como también la correspondiente al resto de los regímenes está siendo entregada a archivo final, 'lamentablemente considerando el volumen de la documentación el proceso no se lo puede llevar a cabo con la prontitud deseada ya que cada tramite debe ser derivado por los señores de Sistemas del Distrito desde el inbox del Sr. ... hacia el archivo, sin embargo se está cumpliendo con esa labor con el apoyo de una señorita que se encuentra realizando las pasantías en esta Unidad. - Adicionalmente se solicito al señor ...Director de Despacho, se establezca un procedimiento definitivo sobre el flujo que debe seguir la documentación de Regímenes. - Con esta finalidad el señor Director.....designo ya a un funcionario que deberá analizar la situación e indicar las alternativas para solucionar definitivamente este inconveniente". Se aprecia que no se realizan entregas formales del puesto, cada vez que existen cambios de servidores, lo que produce una discontinuidad en la custodia de los documentos, y por tanto, una deficiente administración que no permite contar con información oportuna y confiable. 12 Conclusión La falta de una oportuna suscripción del acta de entrega — recepción entre los • funcionarios entrantes y salientes asignados a la custodia de los expedientes, de importación, sin la debida coordinación por parte del Jefe de Regímenes Especiales, originó que se encuentren expedientes bajo la custodia de servidores ajenos al departamento, reflejándose en el inbox del SICE del servidor saliente una cantidad significativa de documentos. Recomendación 3 Al Gerente Distrital Dispondrá al Jefe de Regímenes Especiales gestionar con la Secretaría General del Distrito, la entrega física de los expedientes de importación al archivo final conjuntamente con la suscripción del acta de entrega recepción definitiva con el nuevo funcionario responsable de la custodia y el respectivo descargo de documentos del inbox del servidor saliente. La entidad no cuenta con manuales e instructivos que normen el tratamiento y destino de repuestos y accesorios utilizados por los Almacenes Especiales En las instalaciones del Almacén Especial Naportec S.A. ubicado en Bananapuerto, Vía Perimetral de la ciudad de Guayaquil, se constató la existencia de materiales, partes y repuestos reemplazados por mercancías declaradas al Régimen 73 por el Almacén Especial, que son el resultado del proceso de recambios, reparación y mantenimiento de contenedores, sobre los cuales sus Directivos no tienen definido con la CAE el destino ulterior. Así también, se determinó que en los procedimientos descritos en los anexos 1 al 11 del informe de esta empresa, avalado por la firma auditora AUDIPAC S.A., no se incluyen reportes referente a la cantidad, peso y descripción de aquellos materiales, partes y repuestos reemplazados en el proceso de mantenimiento y aprovisionamiento de los contenedores; así también, las unidades físicas y peso del material no utilizable y/o sobrantes, resultantes en los procesos de corte, suelda o enchape que sufren las láminas de acero y aluminio, al momento de la reparación de los contenedores, y su destino ulterior. 13 Las referidas partes utilizadas se encuentran almacenadas en 11 contenedores en diferentes ubicaciones, de acuerdo al siguiente detalle: Contenedores con Partes Usadas Contenedores 1 - i orttene o , (=afluid . 1,;1 Evaporadores,condensadores, mat Eléctrico sietc Zón Ubicacicin F1-131 1 DFIU6201608 2 DFIU1510975 Paneles alum.estructura I- 132 3 DFIU3007173 Paneles alum.estructura C-81 4 DFIU1058792 Paneles alum.estructura D-62 TSGU1065045 Paneles alum.estructura F1- 131 DFIU1511436 Paneles alum.estructura F1-B1 6 7 DFIU6042861 Paneles alum.estructura I-Ef2 Mat.varios, tanques vaciós freon 9 DFIU4102597 l o TSGU1051951 Evaporaclores, condensadores F1- 84 Taller post estructura D-62 11 TRLU16E1702 Paneles alum.estructura D-81 a TSGU1053677 Evaporadores,conciensadores,motores,etc FUENTE: Información proporcionada por el Supervisor de Bodegas de NAPORTEC S.A. 2010-08-12 Mediante Resolución 1164 publicada en registro oficial 415 de 12 de diciembre de 2006 la CAE expidió el manual de procedimientos para el destino de material para uso aeronáutico "Company Material (COMAT)", el mismo que comprende el tratamiento a seguir para las mercancías importadas bajo el régimen 73, por los Almacenes Especiales establecidos en aeropuertos, legalmente constituidos en el país. Con Resolución 062 de 30 de enero de 2008, expedida por la Gerencia General de ta CAE, se resuelve suspender temporalmente la vigencia de la Resolución 1164, debido entre otros motivos, según lo cita la misma resolución, a la insistencia de la Asociación de Representantes de Líneas Aéreas Ecuatorianas, ARLAE, que mediante oficio ARLAE-PRE-009-2008, solicitó a la CAE suspender temporalmente la vigencia de la referida resolución, en tanto se definan situaciones generales. El representante legal de la empresa Naportec S.A., mediante oficio NAP-GER-2010034 de 24 de junio de 2010, responde a nuestro oficio GAD-EEALE-042 de 15 de junio de 2010, haciendo alusión al oficio GAJ-DTA-OF-(i)-5427 del 8 de octubre de 2008 suscrito por el Gerente de Asesoría Jurídica de la CAE actuante dentro del período sujeto a examen, indicando que en atención al artículo 61 de la Ley Orgánica 111) 14 de Aduana, su representada no incumple con el objeto de su autorización de Almacén Especial, al utilizar materiales ingresados bajo el mencionado régimen para la reparación de contenedores, toda vez que de acuerdo a la definición del reglamento a la actividad marítima, estos son utilizados para la operación normal de buques. Adicionalmente indica que no se cuenta con un marco normativo técnico y procedimental para el manejo de matrices y compensaciones. Con oficio DIGMER-TEC-1926-0 de 4 de septiembre de 2008 el Director General de la Dirección General de la Marina Mercante y del Litoral, señala: "...Los buques de carga a su vez tienen básicamente dos formas de transportar la carga: al granel y por contenedores. Usando la primera el contenedor no forma parte de la operación de la nave y considerando la segunda, desde el punto de vista operacional, los contenedores si están dentro de la operación normal y permanente de las naves de carga con capacidad de llevarlos...". La Coordinación General de Proyectos y Sistemas, señala en oficio CPS-DPR-JMCOF-(i)-0591 de 12 de agosto de 2010 que se emitió la Regulación 1164-2006 (R.O. 415 de 12 de diciembre de 2006), cuya entrada en vigencia sufrió prórrogas continuas y hasta la presente fecha se encuentra sin efecto. De conformidad con el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se comunicaron resultados mediante oficio CAI-OF-741 de 11 de agosto de 2010 al representante legal de NAPORTEC S.A. referente a reportes informativos que no se revelan en los informes auditados, tales como: Unidades físicas y peso de los materiales partes y repuestos que sufrieron recambios, ya sea por encontrarse dañados, inservibles y/o deteriorados. Unidades físicas y peso del material no utilizable y/o sobrantes generados dentro de los procesos mecánicos por corte, suelda o enchape que sufren las láminas de acero y aluminio, al momento de la reparación y/o mantenimiento de los contenedores. Cantidad en unidades físicas de los envases que ingresan con gases refrigerantes y que se consideran reutilizables por parte del almacén especial. Cabe indicar que no se ha recibido respuesta de parte del importador hasta la ylminación del trabajo de campo del presente examen. 15 Conclusión La carencia de normativa que regule los procesos de utilización y destino de los materiales importados por los Almacenes Especiales al ampara de régimen 73, para la reparación de naves, originó que durante el período sujeto a examen tanto la entidad como los almacenes no pudieran decidir el destino final de los bienes utilizados en el objetivo del régimen. Recomendación 4 Al Gerente General Dispondrá al Coordinador de Proyectos y Sistemas, la creación e implementación de un Manual de Procedimientos e Instructivos de Trabajo, acorde con la propuesta del Proyecto de Reglamento al Título de la Facilitación Aduanera para el Comercio del Libro V del Código de la Producción, que contemple, entre otros aspectos, la descripción de las mercancías que comprende el material para uso aeronáutico y marítimo, necesarios para las operaciones de las naves y aeronaves. Así también el destino ulterior y los controles a que deben someterse las mercancías no utilizables y/o sobrantes de los procesos de corte, suelda o enchape que sufren las láminas de acero y aluminio en el proceso de mantenimiento y reparación de contenedores y de aquellas que han • ido en las naves y aeronaves. 40:\ /4 Ecu.ADo Lcda. C.P.A. Wen. ,t9 yez Sala Coordinadora neral nterna Corporación Aduanera Ecuatoriana 16