Instrucciones administrativas para el curso escolar 2015/2016

Instrucciones administrativas sobre el aplicativo Web “Gestión del CIAL”.
Estimado/a Director/a:
La centralización en la Consejería de Educación y Universidades (CEU) de los datos del alumnado y
sus familias, ha permitido la identificación inequívoca de éstos, así como la incorporación de dicha
información a diferentes gestiones de uso en los centros, como la Admisión del alumnado o la Gestión de
Expedientes Académicos, lo que posibilita una mejora de los procedimientos que requieren una gestión
centralizada. Todo ello amparado en la disposición adicional vigésimotercera de la LOE, el apartado
noventa y tres del artículo único de la Ley Orgánica 8/2013, de 9 de diciembre, para la mejora de la
calidad educativa, la disposición adicional séptima de la Ley 6/2014, de 25 de julio, Canaria de Educación
no Universitaria, y en la aplicación estricta de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección
de datos personales y, consecuentemente, en la declaración de ficheros realizada por la CEU.
Con el objetivo de garantizar la permanente actualización de esta información, se dictan las presentes
instrucciones, que afectan a todos los centros educativos de Canarias, tanto públicos como privados, con
independencia del Régimen de Enseñanza que se imparta:
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

Los centros deben asegurarse de que todo el alumnado tenga incorporado su CIAL en sus bases de
datos (Pincel u otra). En cursos anteriores se asignó al alumnado incorporado al sistema educativo
un código de identificación del alumno/a (CIAL) único e intransferible, conforme a las peticiones
ordinarias y extraordinarias que realizaron los centros.
En la primera petición -petición ordinaria- que realiza el centro se debe incluir LA TOTALIDAD DE
LA MATRÍCULA y no sólo la del alumnado que necesite solicitar CIAL.
Como es habitual los datos remitidos en la petición ordinaria para la actualización de matrícula y
solicitud de CIAL, se emplearán para cumplimentar el Modelo 0 (contabilización de alumnado por
nivel de comienzo de curso).
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Los plazos establecidos para la remisión de la solicitud de CIAL son:
-
Petición Ordinaria: hasta el 18 de septiembre de 2015 para los estudios de Infantil y Primaria,
hasta el 25 de septiembre de 2015 para los estudios de Educación Secundaria Obligatoria,
Formación Profesional Básica, Bachillerato y Ciclos Formativos de Formación Profesional, y hasta el
16 de octubre de 2015 para los estudios de Enseñanzas de Régimen Especial y Educación de
Personas Adultas, según dicta la resolución de 1 de junio de 2015, por la que se establece el
calendario escolar y se dictan instrucciones para la organización y desarrollo de las actividades de
comienzo y finalización del curso 2015/2016, para los centros de enseñanzas no universitarias de la
Comunidad Autónoma de Canarias. Este plazo se establece para el envío de los datos y certificación
de Modelo 0, no para el cierre de las peticiones. En general, se dispone de un margen de quince
días, después del término de los plazos, para proceder al cierre de la petición.
-
Peticiones Extraordinarias: pueden enviarse todas las que sean necesarias durante el resto del
curso para actualizar la información: nuevas matrículas, bajas, corrección de errores, cambios de
apellidos, incorporación de responsables, etc. Pueden ser tanto envíos de matrícula completa,
como envíos con alumnado cargado directamente en la página web de “Gestión de CIAL”. Para
evitar conflictos, es preferible no realizar peticiones extraordinarias hasta que no se haya
tramitado completamente la Petición Ordinaria.

En las peticiones que hagan los centros para este curso escolar 2015-16, se podrá solicitar CIAL y
también realizar modificaciones de datos erróneos, todo dentro de una misma petición (envío), de
acuerdo al proceso descrito en el anexo adjunto.
C/ Granadera Canaria, 2
Edificio Granadera, 2ª planta
35071 Las Palmas de Gran Canaria
Tfno 928 21 34 00 Fax 928 21 34 87
Avda. Buenos Aires, nº 3 y 5
Edificio Tres de Mayo
38001 Santa Cruz de Tenerife
Tfno 922 59 21 02 Fax 922 59 22 00

Sólo se podrá solicitar NUEVO CIAL para el siguiente alumnado:
1. Alumnado que se incorpora por primera vez al sistema educativo en Educación Infantil.
2. Alumnado procedente del extranjero y que se incorpora por primera vez al sistema
educativo.
3. Alumnado trasladado de otras comunidades autónomas y que se incorpora por primera
vez a sistema educativo canario.
4. Por decisión judicial.
5. Alumnado que estuvo escolarizado en Canarias y que, por alguna razón, todavía no tiene
CIAL, o que, por alguna circunstancia, es imposible obtener el CIAL que le corresponde.
El sistema intentará localizarlo, pero puede producirse una nueva asignación de CIAL que
dividiría el historial del alumno/a.
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Para el resto del alumnado debe incluirse el CIAL que ya tiene asignado en cursos anteriores.

En caso de haberse detectado errores en el proceso del curso 2014-15, la aplicación informática
facilitó un listado que debe subsanarse, de acuerdo a lo establecido en el apartado “Corrección de
errores y finalización de los procesos del curso 2014-15” de este documento.

Para agilizar la incorporación del CIAL a la base de datos del centro (Pincel u otra), los CEIPs
deberán enviar a los IES de su distrito información con los datos de identificación y el CIAL del
alumnado matriculado en el curso 2014-15 en 6º de Primaria. En los demás casos, los centros
receptores solicitarán a los centros de origen el CIAL del alumnado trasladado. La comunicación se
hará a la mayor brevedad posible, de acuerdo a lo establecido en el apartado “Corrección de
errores y finalización de los procesos del curso 2014-15” de este documento.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE SOLICITUD DE CIAL Y ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA
Los pasos generales a realizar por un centro son los siguientes:
1. Cumplimentar todos los datos de matrícula en su programa de gestión (Pincel eKade u otro).
2. Realizar el envío de la información. El proceso de grabación de datos para CIAL y envío de la
información se realizará a través de alguno de los siguientes procedimientos:
 Pincel eKade (como instrumento de intercambio de información de los centros docentes con
la Administración educativa) realizando el envío en el apartado ‘Certificaciones de datos’
del aplicativo
 Envío de un fichero que contenga los registros informáticos de la matrícula del centro, con
la estructura de datos oficialmente establecida (fichero .txt), empleando el sistema de
subida de ficheros en el portal Alisios, en el apartado correspondiente en Gescentros. En
este caso recuerden actualizar la aplicación que genera su fichero .txt con las nuevas
codificaciones y estudios, siguiendo las instrucciones que se encuentran en la página de
Instrucciones para la solicitud de CIAL.
 Introducción de los datos manualmente en la aplicación web de ‘Gestión de CIAL y
actualización de matrícula’ del portal Alisios.
Con las dos primeras opciones el sistema informático, transcurrido un día, crea una petición en
la Gestión de CIAL en Gescentros con los datos de los alumnos/as.
3. Revisar y solicitar los cambios oportunos en la petición, en la aplicación de Gestión de CIAL de
Gescentros, dentro de la petición y en la opción “Corrección del alumnado problemático”.
4. Cierre de la petición, en la opción correspondiente de la Gestión de CIAL de Gescentros, esto
nos indica que la podemos procesar y evita que un envío sobrescriba las modificaciones. Esta
tramitación, en función de la acumulación de solicitudes, puede demorarse.
5. Esperar a que aparezca en la descripción de la petición el texto: “Fase: Procesado por
completo” que indicará que nosotros ya la hemos tramitado. El sistema remitirá un correo
indicándolo.
6. Incorporar los nuevos CIAL asignados en el programa de gestión del centro. En Pincel eKade
existe una opción en ‘Expedientes del alumnado’, ‘Procesos’, que automatiza esta labor para la
mayoría de los casos.
Para resolver las dudas que se le presenten, puede optar por estas ayudas:
1. A través de las instrucciones que encontrará en el portal de Alisios
http://www.gobiernodecanarias.org/educacion/Alisios
Entrando en la opción “Gestión de centros”, en donde encontrará el apartado de
“Instrucciones para la solicitud de CIAL”, pudiendo acceder a sección de descarga,
documentación y ayuda.
2. En la propia aplicación.
También en el portal Alisios, entrando en la opción “Gestión de centros”, en donde
encontrará el apartado de “Gestión de CIAL”, pudiendo acceder, identificándose, a la
aplicación.
Mediante Preguntas Frecuentes, Incidencias y Ayuda que se encuentran en la barra del
título de la aplicación.
Ante cualquier duda administrativa o informática, se recomienda que lea primero las
PREGUNTAS FRECUENTES, para después generar la incidencia. Las preguntas que formule
mediante el portal de incidencias serán contestadas, mediante correo electrónico, a la
mayor brevedad posible. Además, también podrá leer las respuestas mediante el portal de
Alisios “Mis Incidencias”.
En este curso se pueden hacer las siguientes solicitudes:
A. Solicitud de CIAL:
Antes de cursar la solicitud, debe comprobar si el alumno/a tiene asignado CIAL (en los casos de
alumnado trasladado que ya lo posea, el centro de origen lo facilitará). Asimismo, deberá verificar que se
dispone de los datos correspondientes a la familia o tutores legales, indicando en su caso las condiciones
legales de Patria Potestad y Guarda y Custodia.
B. Solicitud para corregir datos en el Directorio del Alumnado:
Permite que el propio centro solicite la modificación de algún dato del alumnado que ya estaba
registrado en el directorio, incluidos los datos de la matrícula (curso y estudios) del presente curso escolar.
Desde la página web puede contrastar lo consignado en el directorio con la propuesta de modificación que
hace el centro. Una vez cerrada la petición, el proceso concluye cuando desde los servicios centrales se
acepten los cambios solicitados.
Estos dos procesos se pueden hacer en una misma petición. Para ello, el formulario que aparece en la
página web le permite elegir la opción u opciones deseadas.
Los datos procedentes de un envío del centro (Pincel o fichero .txt) deben completarse posteriormente
a través de la web de la Consejería. La petición se considera cursada cuando el centro la CIERRA desde esa
página web. Antes de cerrar la petición, la secretaría del centro debe comprobar que los datos consignados
concuerdan fielmente con los que obran en el Libro de Familia, DNI... (validación según lo prescrito en los
puntos 1.1 y 3 del apartado cuarto de la Orden ya citada).
En el Registro Centralizado de Expedientes Académicos los datos del alumnado serán los que obran en el
Directorio del Alumnado. Por tanto, si advierte algún error en ellos debe solicitar una modificación,
conforme se describe en el apartado b). No olvide, asimismo, reflejar el cambio en la base de datos del
centro (Pincel u otra).
CORRECCIÓN DE ERRORES Y FINALIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL CURSO 2014-15
A continuación le indicamos una serie de instrucciones y comprobaciones que debe realizar en el curso
2014-15 antes de realizar la petición de CIAL para el curso 2015-16.
1. Si tiene peticiones abiertas, debe borrarlas o cerrarlas para que, desde los Servicios Centrales, se
puedan procesar. Para ello debe acceder al portal Alisios, entrar en la opción “Gestión de centros”, y en
en el apartado de “Gestión de CIAL”, una vez identificado, elija en curso escolar el curso 2014, y revise las
peticiones abiertas.
2. Si no tiene actualizado el CIAL de su alumnado en su base de datos (Pincel u otra) debe hacerlo
antes de iniciar los procesos para este curso. En la página Web, Gescentros -> Instrucciones para la solicitud
de CIAL -> Instrucciones para recuperar fichero con nº CIAL, dispone de un documento muy útil para
realizar es labor. Su enlace directo es:
http://www.gobiernodecanarias.org/educacion/PA/DAPeticionesCentros/Docs/GuiaBajadaResultados.pdf
No olvide comprobar, dentro de su Pincel u otra aplicación, que el proceso automático de actualización se
ha realizado correctamente.
3. Si durante el volcado automático en su base de datos se produjeran errores, deberá actuar de esta
manera:
a) Si el dato erróneo es el que figura en Pincel, corríjalo en el propio Pincel.
b) Si el dato erróneo está en el fichero recibido, podrá incluir la solicitud de modificación en
cualquier petición que haga durante el curso 2015-16.
En ambos casos, usted debe grabar en Pincel el CIAL asignado cuando tenga constancia de que se trata
de la misma persona.
4. En Pincel deberá tener registrado el CIAL del alumnado, tanto del que no pudo actualizar en el
vaciado automático, como del de nueva incorporación a su centro y que haya estado matriculado en
Canarias en algún curso escolar desde el 2003-2004 en adelante.
En S/C de Tenerife, a 1 de septiembre de 2015
EL ILLMO. VICECONSEJERO DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES
Fdo.: JUAN MANUEL SANTANA PÉREZ
Anexo
Instrucciones para la mejora de la calidad de datos del Directorio del Alumnado.
Normas de introducción de datos personales (alumnado y responsables) en las aplicaciones :
-
El DNI (Documento Nacional de Identidad), es el documento identificativo español. El número del DNI o
NIF (Número de Identificación Fiscal) consta de siete cifras más una letra de control e identifica
inequívocamente a un ciudadano español.
-
Si un alumno/a tiene NIF, es español, aunque tenga doble nacionalidad o haya nacido en otro país. Se
debe que tener en cuenta que los datos de localidad y país de nacimiento no cambian, aunque se
produzca un cambio de nacionalidad, y sólo deben modificarse si son erróneos.
-
Si un alumno/a presenta NIE (Número de Identificación de Extranjero) o Pasaporte, no es español, y
debe indicarse la nacionalidad correspondiente. El NIE debe comenzar con X, Y o Z. Esta letra nunca
debe sustituirse con una cifra ya que se confundiría con un NIF, y es una alteración de un dato
identificativo en documentación oficial.
-
La letra final del NIF o NIE es un carácter de control para comprobar que los dígitos se han transcrito
correctamente. No se deben usar aplicaciones que calculen la letra del NIF o NIE, hacerlo es una
fuente de duplicidades, problemas y conflictos. Cuando el sistema no admita un NIF o NIE hay que
revisarlo con la copia del original que debe estar en la documentación de la matrícula.
-
Las letras del NIF o NIE se deben poner siempre en mayúsculas.
-
El NIF o NIE es individual, no debe usarse 'nunca' el de un responsable para rellenar el de un alumno/a.
Actualmente muchos responsables están cursando estudios (idiomas, FP, adultos,...) y pueden existir
mezclas de expedientes.
-
Si el alumno/a tiene NIF o NIE es obligatorio incluirlo, para evitar la posibilidad de creación de un
nuevo Cial si los datos identificativos no coinciden exactamente.
-
NIF o NIE no son obligatorios para menores de catorce años. Sin embargo, es recomendable tener un
documento identificativo para menores con elevada movilidad de centro o para hermanos gemelos, y
así se les debe indicar a sus padres.
-
El sistema sólo recoge un documento de identificación, es decir, un NIE sustituye a un pasaporte y un
NIF sustituye a un NIE. El pasaporte debe ser un documento usado provisionalmente para la
identificación, y se debe exigir la presentación de un NIE. Según la normativa:
i.
ii.
“Los extranjeros que se relacionen con España por razón de sus intereses económicos,
profesionales o sociales, deberán interesar la asignación del Número de Identidad de
Extranjero (NIE) a la Dirección General de la Policía”.
“Todos los extranjeros a los que se les haya expedido un visado o una autorización para
permanecer en España por un periodo superior a seis meses tienen el derecho y el deber de
obtener la Tarjeta de Identidad de Extranjero.”
Y la escolarización es una relación social con España y además suele implicar una estancia superior a
los seis meses.
-
El campo pasaporte no se debe rellenar para españoles. El campo pasaporte no debe incluir ningún
contenido que no sea el pasaporte.
-
En caso de cualquier duda en los nombres y apellidos del alumnado o responsables se deben consultar
las copias de los documentos identificativos que deben estar en el expediente.
-
Sólo las iniciales de nombres y apellidos se deben poner en mayúscula, el resto en minúsculas.
-
Los nombres o apellidos compuestos deben cumplimentarse completos, tal cual aparezcan en el
documento identificativo (NIF/NIE /Pasaporte) salvo cuando en estos aparezcan los prefijos de los
apellidos acompañando al nombre; por ejemplo: para ‘Juan de los Ríos’, el nombre sería 'Juan' (y no
'Juan de los') y el apellido 'de los Ríos'. Según la RAE, en su “Ortografía de la lengua española (2010)” ,
“Al cumplimentar formularios, los apellidos encabezados con preposición, artículo o con ambos,
deben escribirse juntos en el campo correspondiente, sin dislocarlos.”
-
Para evitar conflictos tampoco se incluirán guiones si estos aparecieran en el documento.
-
No deben usarse ni apodos, ni iniciales, ni abreviaturas (Si en el documento identificativo aparece
María del Pilar no valen: Mª del Pilar, M Pilar, Pilar, Mary, Pili,...)
-
Una modificación de los datos identificativos de un alumno/a debe originar inmediatamente una
petición extraordinaria solicitando la modificación correspondiente del ‘Directorio del alumnado’.
-
Aunque todos los campos no son obligatorios, se deben añadir todos los datos con los que cuente el
centro.
Tenga en cuenta que:
Se debe ser muy estricto (realizando las comprobaciones previas necesarias) a la hora de solicitar
cambios en los datos identificativos, ya que:
i.
Todos los datos del alumnado (excepto los de matrícula) pueden ser modificados por los centros
donde esté matriculado. Por ejemplo si está matriculado simultáneamente en un IES y en una
Escuela Oficial de Idiomas ambos podrían modificar los datos.
ii.
Todos los datos identificativos de un responsable (padre/ madre /tutor) pueden ser modificados por
cualquier centro en el que esté matriculado alguno de sus hijos / tutorados.
-
El alumnado con nacionalidad española tiene derecho a que se les expida el DNI, siendo obligatorio
para los mayores de catorce años.
-
La localidad de nacimiento sólo debe rellenarse para el alumnado nacido en el extranjero. Para los
nacidos en la península se cumplimenta la provincia y el municipio de nacimiento. Para los nacidos en
Canarias y Baleares se cumplimenta la provincia, la isla y el municipio de nacimiento.
-
Todos los ciudadanos españoles tienen segundo apellido. Los españoles, aunque sean nacionalizados,
'siempre' deben tener segundo apellido. En el trámite de nacionalización de un ciudadano extranjero
este debe aportar el segundo apellido que quiere que aparezca en su DNI.
-
La mayoría del alumnado y responsables extranjeros tienen únicamente primer apellido. La costumbre
de poner a las mujeres extranjeras como segundo apellido el del marido precedido de "de" no es oficial
y no se debe admitir. Para algunas nacionalidades es correcto sustituir el primer apellido de la mujer
por el del marido cuando contraen matrimonio.
Otras observaciones:
-
Debe tenerse clara la codificación del en las gestiones del Directorio del Alumnado, para evitar
confusiones que, a la larga, perjudican una adecuada titulación: M - mujer, V - varón. En Pincel eKade
se puede definir una consulta personalizada que incluya el sexo para obtener listados por grupo con los
que comprobar esa información.
-
Los hijos e hijas de extranjeros, aunque hayan nacido en España, no son españoles, sino que adquieren
la nacionalidad y el mismo permiso de residencia que sus progenitores.
-
Para alumnado con doble nacionalidad (española y otra), prevalece la española.
-
Los datos de país de nacimiento o localidad de nacimiento no cambian aunque un alumno/a extranjero
se nacionalice español. Sólo cambia su nacionalidad.
-
La fecha de matrícula se refiere al curso escolar actual, no es la fecha de la primera vez que se
matriculó en el centro.
-
La fecha de baja sólo se debe poner en caso de traslado de matrícula viva o abandono de los estudios.
Cambiar de centro al finalizar el curso no es una baja.
Pasos a seguir para optimizar la resolución de conflictos:
-
La petición ordinaria de CIAL se debe enviar cuando se haya completado la matrícula del curso escolar
vigente. Es decir, debe incluir todo el alumnado del centro a la fecha del envío. Las altas y bajas
posteriores se tramitarán como peticiones extraordinarias.
-
Antes de realizar ningún envío, se debe revisar en la página web de "Gestión de CIAL" en el apartado
"Ver datos problemáticos para su centro" el listado de "Ciales anulados para su centro" comprobando
que se han sustituido los Ciales anulados por los correctos.
-
La fase de "Corrección de alumnado problemático" es un sistema de "Control de calidad" de los datos
remitidos, ya que se comparan con los almacenados en la base de datos del ‘Directorio del Alumnado’.
-
No se debe suponer que los datos del centro siempre están correctos. Si en el Directorio del Alumnado
los datos son diferentes, se deben comprobar con la copia de la documentación identificativa
presentada.
-
Los pasos de esta fase serían:
-
-
Se debe comprobar, uno a uno, el alumnado del listado de la "Corrección de alumnado
problemático" y, sin marcar, corregir o añadir nada en esta página, detectar los cambios, o
mejoras de datos, que es necesario realizar en Pincel o en la base de datos que tenga el centro.
Una vez realizados los cambios del apartado anterior realizar un nuevo envío para "Gestión de
CIAL" que sobrescribirá al anterior, pero incluyendo las modificaciones.
Esperar a que se cargue el nuevo envío.
Comprobar el alumnado del listado de la "Corrección de alumnado problemático" y solicitar las
modificaciones del Directorio del Alumnado, que se consideren necesarias. Siempre se debe
comprobar la veracidad de los datos para los que solicita cambios comprobándolos con la copia de
la documentación que se aportó en la matrícula.
Revisar en el apartado "Consulta/modificación alumnado de la petición" que, para cada alumno
(sobre todo los nuevos), están marcadas las opciones de "Añadir responsables" si el centro tiene
responsables y el directorio del alumnado no.
Cerrar la petición.
No se debe realizar una petición extraordinaria hasta que no se haya tramitado por completo la
petición Ordinaria.
Las particularidades del aplicativo Web para corregir el 'alumnado problemático' son las siguientes:
-
Hasta que no se cambie el aplicativo de "Gestión web de CIAL" es imprescindible usar como navegador
el "Windows Internet Explorer" (no sirve ni Firefox, ni Chrome,...).
-
Para ir hacia atrás en las páginas, siempre hay que usar la flecha pequeña que aparece al lado de
"Incidencias".
-
Se solicita la modificación de datos por bloques, marcando las casillas correspondientes en el apartado
de "SOLICITA".
-
Si se quieren mantener los datos del directorio del alumnado se deben igualar los datos 'a mano' de la
petición del centro. Para poder escribir en la petición del centro se debe marcar la casilla
correspondiente al bloque, editar el texto, y una vez igualado, desmarcar la casilla.
-
En las peticiones ordinarias se aceptan automáticamente todos los cambios de los bloques de contacto
y de matrícula, por lo que no es necesario revisarlos.
-
Se deben revisar las diferencias que aparecen en rojo y las casillas que en la petición del centro
aparecen vacías pero sí tienen contenido en el Directorio del alumnado.
-
Hay que tener en cuenta que la aplicación diferencia mayúsculas y minúsculas, pero no cambia el color
a rojo en esta circunstancia. (Es un error pendiente de resolución).
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Como la localidad de nacimiento sólo debe cumplimentarse para alumnado nacido fuera de Canarias, si
hay una incidencia en este campo, es preferible dejarla en blanco para el alumnado nacido en
Canarias.
-
Para borrar un responsable de la petición del centro se deja en blanco la casilla del NIF y se pulsa
'Cargar'.
-
En las preguntas frecuentes y en las instrucciones que están en la opción correspondiente de ‘CIAL y
Libros Escolaridad’, se pueden encontrar indicaciones para diferentes tipos de conflictos. (p.ej:
preguntas 403 y 404 para eliminar/ sustituir responsables).