Definir una cola de trabajos - mexico.EMC.com
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EMC ® Documentum ® Webtop Versión 6.5 SP2 Guía del usuario P/N 300-010-122 A01 EMC Corporation Oficina principal corporativa: Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.EMC.com Copyright © 1994 - 2009 EMC Corporation. Reservados todos los derechos. Publicado en junio de 2009 EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible de cambiar sin previo aviso. LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA TAL CUAL. EMC CORPORATION NO OFRECE GARANTÍA ALGUNA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y EN CONCRETO NO RECONOCE GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO. El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere de la correspondiente licencia de software. Para obtener la lista más reciente de nombres de productos de EMC, consulte las marcas registradas de EMC Corporation en EMC.com. Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos. Tabla de Contenidos Prefacio Capítulo 1 Capítulo 2 ............................................................................................................................... 13 ................................................................................................ Iniciar sesión en un repositorio .......................................................................... Iniciar sesión como usuario rápido ................................................................ Iniciar sesión en otro repositorio .................................................................... Cerrar la sesión de todos los repositorios........................................................ Definir los repositorios favoritos .................................................................... Explorar repositorios ........................................................................................ Seleccionar las columnas que aparecen en las listas ......................................... Explorar categorías ....................................................................................... Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección ................................... Definir las preferencias ..................................................................................... Abrir una ventana de repositorio adicional ......................................................... Arrastrar y colocar ............................................................................................ Hacer clic con el botón derecho ......................................................................... Ver mensajes .................................................................................................... Ver el estado de las operaciones en segundo plano .............................................. Actualice la página. .......................................................................................... Seleccione la transferencia de contenido HTTP o UCF ......................................... Uso de los cuadros de diálogo modales .............................................................. Repositorios 15 15 16 17 17 17 18 19 20 20 21 23 23 24 24 24 24 25 26 Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum ................................................................................................... 26 Ver la información del producto ........................................................................ 26 .................................................................................... Crear un archivo ............................................................................................... Crear una carpeta ............................................................................................. Crear un archivador .......................................................................................... Definir las propiedades ..................................................................................... Retirar y editar archivos .................................................................................... Información general sobre retirada y edición .................................................. Retirar archivos ............................................................................................ Registrar archivos ......................................................................................... Información de registro ............................................................................. Versiones ................................................................................................. Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente ................... Cancelar la retirada de archivos ..................................................................... Ver archivos retirados actual y recientemente ................................................. Ver un archivo en modo de sólo lectura .............................................................. Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo ............................................... 29 Archivos y carpetas Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 29 30 30 31 32 32 33 33 34 36 37 37 37 38 38 3 Tabla de Contenidos Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados .......................................................................................... 39 Importar archivos en el repositorio .................................................................... 39 Exportar archivos del repositorio ....................................................................... Exportación detallada ................................................................................... 41 42 .................................................................... Mover un elemento a otra ubicación del repositorio ............................................ Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio ................................ Ver el Portapapeles ........................................................................................... Enlaces ............................................................................................................ Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio..................................... Enlazar un elemento a otro repositorio ........................................................... Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ......................... Enlazar un elemento de repositorio a su equipo .............................................. 42 Eliminar elementos del repositorio Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador ............................................................................................... Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio ................................................................................................... Conversión de las DRL de escritorio en las URL de Webtop ............................. Abrir enlaces enviados por correo electrónico ................................................. Capítulo 3 Capítulo 4 4 43 43 44 44 44 45 46 46 46 47 47 48 Suscripciones ................................................................................................... 49 Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo ............................. 49 Exportar la información mostrada en una lista .................................................... 50 Mensajes de correo electrónico .................................................................. 51 Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico ....................................................................................................... 51 Almacenamiento de los anexos de correo electrónico .......................................... En el modo Colaboración .............................................................................. En el modo Archivo ...................................................................................... 52 52 52 Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio .......................... Conversión del correo electrónico al formato EMCMF..................................... 53 54 Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización ................................... 57 Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF ............................... 58 Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio ................................... 58 Buscar y abrir un anexo de correo electrónico ..................................................... 58 Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico ................................. 59 Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio ...................................... 59 Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo ........................ 60 Buscar ......................................................................................................... 61 Ejecutar una búsqueda simple ........................................................................... Definir más los términos de búsqueda ........................................................... 61 62 Ejecutar una búsqueda avanzada ....................................................................... Especificar valores para una búsqueda avanzada ............................................ 64 65 Ver los resultados de la búsqueda ...................................................................... Exploración inteligente ................................................................................. Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real ..................................... Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos ............................... 69 69 70 71 Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda........................ 72 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Tabla de Contenidos Capítulo 5 Capítulo 6 Mejorar su experiencia de búsqueda .................................................................. Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda ................. Indexar un repositorio .................................................................................. Elementos que se pueden buscar ................................................................... 72 72 74 74 Búsquedas guardadas ....................................................................................... Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante .......................................... Ejecutar una búsqueda guardada ................................................................... Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda.................................................................................................. Editar una búsqueda guardada...................................................................... Copiar una búsqueda guardada..................................................................... 75 75 75 Plantillas de búsqueda ...................................................................................... Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda ................................. Crear una plantilla de búsqueda .................................................................... Editar una plantilla de búsqueda ................................................................... Modificar la definición de una plantilla de búsqueda ...................................... Copiar una plantilla de búsqueda .................................................................. 77 78 78 79 79 80 Definir preferencias de búsqueda ...................................................................... 80 Bandeja de entrada 76 76 77 ..................................................................................... 83 Bandeja de entrada información general............................................................. 83 Abrir tareas o notificaciones .............................................................................. 84 Realizar tareas .................................................................................................. 84 Completar una tarea ......................................................................................... 85 Aceptar tareas asignadas a varios usuarios ......................................................... 86 Rechazar una tarea ........................................................................................... 86 Delegar una tarea ............................................................................................. 87 Repetir tareas ................................................................................................... 87 Cambiar la disponibilidad para las tareas ........................................................... 87 Tareas de cola de trabajos .................................................................................. Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola ........................................ Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos .......................... Seleccionar tareas de la cola ........................................................................... 88 88 89 89 ................................................................ Iniciar flujos de trabajo ...................................................................................... Enviar flujos rápidos ......................................................................................... Ver flujos de trabajo .......................................................................................... Pausar un flujo de trabajo .................................................................................. Reanudar un flujo de trabajo en pausa ............................................................... Detener un flujo de trabajo ................................................................................ 91 Flujos de trabajo y flujos rápidos 91 93 94 94 95 95 Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo ............................................................................ 95 Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo...................................................... 96 Cambiar el supervisor del flujo de trabajo .......................................................... 96 Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel ................................................................................................. 97 ............................... 97 Crear una plantilla de flujo de trabajo ................................................................ 98 Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 5 Tabla de Contenidos Capítulo 7 ........................................................................................ Roles de colas de trabajos .................................................................................. Configurar una nueva cola de trabajos ............................................................. Configurar la coincidencia de asignación de trabajo .......................................... Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso ......................... Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo ................................. Colas de trabajos Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos ................................................................................................. 6 100 101 102 102 103 104 105 Definir una categoría de cola ........................................................................... 107 Definir una cola de trabajos ............................................................................. 108 ............................................ Gestionar usuarios de colas de trabajos ............................................................ Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos .............................................. Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ............................................... 110 Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo ...................................................................................................... Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos .............................. Capítulo 9 99 Políticas de colas de trabajos ............................................................................ Prioridades de tareas .................................................................................. Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad y antigüedad de las tareas .......................................................................... Crear o modificar políticas de colas.............................................................. Definir políticas de anulación de colas de trabajos Capítulo 8 99 105 106 111 111 111 112 114 Supervisar colas de trabajo .............................................................................. Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado .............................................................................................. Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario ............... Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos ............................ Suspender una tarea de cola de trabajos ....................................................... Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos .................................... Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola ................................... 114 Crear calendarios comerciales ......................................................................... 118 ............................................................................................ Ver ciclos de vida............................................................................................ Asignar un ciclo de vida a un archivo .............................................................. Quitar ciclos de vida de archivos ..................................................................... Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida..................................... Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida ....................................... Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida ...................................... Reanudar un archivo suspendido .................................................................... 121 ................................................................... Crear y editar texto con formato ...................................................................... Discusiones .................................................................................................... Ver discusiones........................................................................................... Agregar y editar comentarios ...................................................................... Eliminar comentarios .................................................................................. Discusiones en los resultados de búsqueda................................................... Notas ............................................................................................................. Carpetas y archivadores contextuales ............................................................... Calendarios .................................................................................................... 125 Ciclos de vida Colaborar con otros usuarios 116 116 117 117 118 118 121 122 122 123 123 123 123 125 126 127 127 128 129 129 130 131 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Tabla de Contenidos Capítulo 10 Capítulo 11 Capítulo 12 Crear calendarios y eventos ......................................................................... Especificar propiedades de eventos repetidos ............................................... Ver calendarios y eventos ............................................................................ Editar calendarios y eventos ........................................................................ Eliminar calendarios y eventos .................................................................... Calendarios en los resultados de búsqueda .................................................. Exportar e importar con calendarios ............................................................ 131 133 135 135 135 136 136 Tablas de datos ............................................................................................... Crear tablas de datos y entradas .................................................................. Ver tablas de datos ...................................................................................... Ver las entradas de la tabla de datos ............................................................. Editar tablas de datos.................................................................................. Editar las entradas de la tabla de datos ......................................................... Eliminar tablas de datos .............................................................................. Importar y exportar con tablas de datos ....................................................... 136 137 139 140 140 141 141 141 Salas .............................................................................................................. Visitar salas ................................................................................................ Enlazar a salas ............................................................................................ Acerca de los objetos controlados por salas................................................... Quitar el control de los objetos de una sala ............................................... Crear una sala ............................................................................................ Editar las propiedades de una sala ............................................................... Pertenencia a salas ...................................................................................... Copiar salas ............................................................................................... Mover o enlazar a una sala .......................................................................... Eliminar una sala ........................................................................................ 142 142 142 143 143 144 145 145 147 147 147 Gestionar la pertenencia a salas ....................................................................... 148 Administrar usuarios sin la función de administrador....................................... Crear nuevos usuarios ................................................................................ Modificar usuarios...................................................................................... Ocultar usuarios (ocultar miembros) ............................................................ Carpetas restringidas ................................................................................. 150 151 152 153 154 ............................................................................................... Introducir datos en formularios ....................................................................... Formato de texto en un formulario .................................................................. Crear nuevos formularios ................................................................................ Guardar como funcionalidad ........................................................................... 155 Formularios 155 155 157 158 ................................................................................................... 159 Declarar un elemento como un registro formal ................................................. 159 Registros Especificar valores en el formulario correspondiente al declarar registros formales ....................................................................................... Especificar valores para los registros formales normales ............................ Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2..................... Especificar valores para los registros formales del Capítulo 4..................... 160 160 161 162 Enlazar un registro ......................................................................................... 164 Crear una relación de registros ........................................................................ 165 Ver una relación de registros ........................................................................... 165 Quitar una relación de registros ....................................................................... 165 Realizar solicitudes de biblioteca ..................................................................... 166 Documentos virtuales ............................................................................... 169 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 7 Tabla de Contenidos Capítulo 13 Información general sobre los documentos virtuales ......................................... 169 Crear un documento virtual ............................................................................ 170 Ver la estructura de un documento virtual........................................................ 170 Ver el contenido de documentos virtuales ........................................................ 171 Agregar descendientes a documentos virtuales................................................. 171 Reordenar los descendientes de documentos virtuales ...................................... 173 Quitar descendientes de documentos virtuales ................................................. 174 Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre ............................................................................................ 175 Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales ................................ 175 Crear un archivo de documentos virtuales ....................................................... 176 Convertir documentos virtuales en documentos simples ................................... 177 Definir las preferencias de documentos virtuales .............................................. 177 .................................................................................. 181 Información general acerca de las anotaciones PDF ........................................... 181 Anotaciones en PDF Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF .......................................................................................................... 181 Agregar comentarios a documentos PDF .......................................................... 182 Ver los comentarios de documentos PDF .......................................................... 182 ................................................................................................. 185 Capítulo 14 Relaciones Capítulo 15 ....................................................................... Información general sobre copias y transformaciones........................................ Ver copias ...................................................................................................... Arrastrar y colocar copias en el escritorio ......................................................... Importar copias .............................................................................................. Definir una copia predeterminada para un objeto ............................................. Visualización de la copia predeterminada ........................................................ Sustitución de la miniatura predeterminada de un objeto .................................. Restablecer copias........................................................................................... Transformar documentos al formato PDF o HTML ........................................... Crear copias mediante transformaciones .......................................................... Crear objetos relacionados mediante transformaciones...................................... Sustitución de un archivo mediante transformación .......................................... Creación de una nueva versión mediante trasformación .................................... Crear paquetes mediante transformaciones ...................................................... Ver las propiedades de la transformación guardada .......................................... Habilitar la notificación en la Bandeja de entrada .............................................. 187 ............................................................................................ Información general sobre programaciones ...................................................... Crear una programación ................................................................................. Editar una programación existente .................................................................. Editar reglas de programación ......................................................................... 199 Capítulo 16 8 Copias y transformaciones Programación 187 188 188 189 189 190 190 191 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 200 200 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Tabla de Contenidos Capítulo 17 Capítulo 18 Apéndice A Reglas de programación .................................................................................. 201 Quitar una programación de un elemento ........................................................ 204 Eliminar una programación ............................................................................. 204 La programación de Webtop Express ............................................................... 204 ............................................................................. Información general sobre los conjuntos de permisos ........................................ Permisos básicos ............................................................................................. Permisos extendidos ....................................................................................... Crear o editar un conjunto de permisos ............................................................ Editar permisos .............................................................................................. 207 Conjuntos de permisos Usuarios, grupos y roles 207 207 208 209 209 ........................................................................... 213 Usuarios ........................................................................................................ Localizar a un usuario ................................................................................. Crear o editar un usuario ............................................................................ Propiedades de usuario............................................................................... Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada ...................................................................................... Archivo de entrada para nuevos usuarios................................................. Activar o desactivar usuarios ....................................................................... Cambiar el repositorio inicial de un usuario ................................................. Ver los grupos a los que pertenece un usuario .............................................. Reasignar elementos de un usuario a otro .................................................... Eliminar un usuario .................................................................................... Ver registros de administración de usuarios ................................................. 213 213 214 214 Grupos .......................................................................................................... Crear o editar un grupo .............................................................................. Propiedades de grupo ................................................................................. Agregar o quitar miembros de un grupo ...................................................... Reasignar elementos de un grupo a otro....................................................... Ver los grupos a los que pertenece un grupo ................................................. Eliminar un grupo ...................................................................................... 220 221 221 223 224 224 224 Roles ............................................................................................................. Crear o editar un rol ................................................................................... Propiedades de rol ...................................................................................... Agregar o quitar miembros de un rol ........................................................... Reasignar elementos de un rol a otro ........................................................... Ver los grupos a los que pertenece un rol...................................................... Eliminar un rol ........................................................................................... 224 225 225 226 226 227 227 Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac ......................................................................... 229 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 216 217 218 219 219 219 220 220 9 Tabla de Contenidos Lista de figuras Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista ......................................... 21 Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico ................................................................... 55 Figura 3. Búsqueda mejorada .............................................................................................. 56 Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos .................................................... 57 Figura 5. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda ................... 70 Figura 6. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala ............................................................................................. 146 10 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Tabla de Contenidos Lista de tablas Tabla 1. Preferencias generales ........................................................................................... 21 Tabla 2. Preferencias de formatos ....................................................................................... 23 Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades ............................................. 31 Tabla 4. Información de registro ......................................................................................... 34 Tabla 5. Ficha Formatos ..................................................................................................... 39 Tabla 6. Propiedades de archivos importados ..................................................................... 40 Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados ................................ 53 Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda ................................................................... 62 Tabla 9. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada ..................................................... 66 Tabla 10. Selección de una relación de propiedad a valor ....................................................... 67 Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos ................................................................ 100 Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes ....................................................................... 122 Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato ...................................................... 126 Tabla 14. Eventos de calendario ......................................................................................... 132 Tabla 15. Tipos de campo de la tabla de datos ..................................................................... 138 Tabla 16. Editar tipos de campos de tabla de datos .............................................................. 139 Tabla 17. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario ............................ 156 Tabla 18. Propiedades comunes para registros formales normales ........................................ 161 Tabla 19. Propiedades comunes para registros formales del Capítulo 2................................. 161 Tabla 20. Propiedades comunes para registros formales del Capítulo 4................................. 163 Tabla 21. Solicitudes de biblioteca ...................................................................................... 166 Tabla 22. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar y colocar en un documento virtual ................................................................... 173 Tabla 23. Preferencias de documento virtual ....................................................................... 178 Tabla 24. Reglas de programación ...................................................................................... 201 Tabla 25. Funciones del usuario limitado ............................................................................ 204 Tabla 26. Permisos básicos ................................................................................................. 208 Tabla 27. Permisos extendidos ........................................................................................... 208 Tabla 28. Propiedades de usuario....................................................................................... 215 Tabla 29. ................................................... Privilegios de grupos .......................................................................................... Propiedades de grupo ......................................................................................... Propiedades de rol .............................................................................................. Accesos directos del teclado ................................................................................ 217 Tabla 30. Tabla 31. Tabla 32. Tabla 33. Valores predeterminados para nuevos usuarios Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 221 222 225 229 11 Tabla de Contenidos 12 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Prefacio Webtop es una aplicación basada en WDK. Las aplicaciones basadas en WDK están incorporadas en la funcionalidad WDK (Web Development Kit). Las aplicaciones basadas en WDK permiten el acceso a un repositorio de EMC Documentum mediante un explorador Web. La funcionalidad WDK permite obtener acceso, editar y gestionar el contenido de varios repositorios. Mediante la función WDK, puede distribuir el contenido utilizando procesos empresariales automatizados; restringir el acceso a contenido según los conjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que le ayudarán a realizar un seguimiento de las revisiones. Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el que trabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad, herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesos controlan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida de documentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sin importar los conocimientos técnicos del usuario. Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido: • El contenido, que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenido binario u otro contenido. • Las propiedades, es decir, las características descriptivas del archivo, como su fecha de creación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedad sólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración de seguridad lo suficientemente alta. La guía explica cómo utilizar EMC Documentum Webtop y describe el comportamiento de la interfaz de Webtop. La instalación se puede personalizar. Si es así, es posible que los elementos de la interfaz que vea no se correspondan con los que se describen en este manual. Posibles destinatarios En este manual se asume que el lector está familiarizado con las convenciones de Microsoft Windows y los exploradores Web y que sabe cómo abrir, cerrar, cambiar de tamaño y mover ventanas, así como explorar mediante el uso de hipervínculos y botones. También debe saber cómo trabajar con varias ventanas y gestionar archivos del equipo, así como poder realizar operaciones básicas como la copia y el pegado de archivos. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 13 Prefacio Historial de revisión Se han realizado los siguientes cambios en este documento. Fecha de revisión Descripción Junio 2009 Publicación inicial 14 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 1 Repositorios Este capítulo incluye: • Iniciar sesión en un repositorio, página 15 • Explorar repositorios, página 18 • Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20 • Definir las preferencias, página 21 • Abrir una ventana de repositorio adicional, página 23 • Arrastrar y colocar, página 23 • Hacer clic con el botón derecho, página 24 • Ver mensajes, página 24 • Ver el estado de las operaciones en segundo plano, página 24 • Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum, página 26 • Ver la información del producto, página 26 • Actualice la página., página 24 • Seleccione la transferencia de contenido HTTP o UCF, página 25 • Uso de los cuadros de diálogo modales, página 26 Iniciar sesión en un repositorio Para iniciar sesión en un repositorio, necesita: • URL de Webtop • Nombre del repositorio • El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio • La ubicación de red de Webtop (si procede) • El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede) • Idioma (si procede) Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 15 Repositorios Para iniciar sesión en un repositorio: 1. En su navegador Web, escriba la URL de Webtop. Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación automatizada, Webtop inicia la sesión automáticamente. En ese caso, omita el resto de este procedimiento. 2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión y contraseña para el repositorio. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 3. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio. 4. En la lista Ubicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organización desde la que accede a Webtop. Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo. 5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próxima vez que ejecute Webtop desde este equipo, seleccione ¿Recordar credenciales la próxima vez? Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales guardadas mediante las preferencias. 6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic en Más opciones e introduzca el dominio. 7. Para seleccionar el idioma, haga clic en Más opciones y seleccione el idioma. 8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y seleccione Opciones de accesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional. 9. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento: a. Haga clic en Más opciones. b. Haga clic en Cambiar contraseña. c. Escriba la contraseña actual y la nueva. d. Haga clic en Aplicar. Nota: Si su organización utiliza Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), no podrá cambiar la contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña. 10. Haga clic en Inicio de sesión. Iniciar sesión como usuario rápido Si su aplicación incluye la función de usuario rápido y se le ha asignado esa función, al iniciar sesión tendrá un acceso limitado a la funcionalidad del repositorio. Si se le ha asignado la función de usuario rápido, inicie sesión mediante el procedimiento habitual de inicio de sesión descrito en Iniciar sesión en un repositorio, página 15 16 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Repositorios Iniciar sesión en otro repositorio Para iniciar sesión en otro repositorio: 1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase al Paso 3. 2. Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento: a. Seleccione Agregar repositorio. b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo y haga clic en Aceptar. Pasar a Paso 3. c. Si el repositorio no se mostrara en la página Agregar un repositorio, haga clic en Más repositorios. d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente de conexión y haga clic en Agregar. Un agente de conexión determina los repositorios que hay disponibles para iniciar sesión. Pregunte al administrador por los nombres de los agentes de conexión que utiliza su organización. e. Haga clic en Aceptar. f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y haga clic en Aceptar. 3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio. 4. Haga clic en Inicio de sesión. Cerrar la sesión de todos los repositorios Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión. Definir los repositorios favoritos Para definir los repositorios favoritos: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Repositorios. 3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, a continuación, haga clic en la flecha para agregar. 4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clic en la flecha para quitar. 5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione un repositorio en la lista Repositorios favoritos y haga clic en la flecha arriba o abajo. 6. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 17 Repositorios Explorar repositorios Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su organización. Es posible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos que dan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Archivador inicial contiene los archivos y carpetas personales del usuario. Webtop muestra los nodos del repositorio en el panel de exploración. Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones: Pruebe cada uno para consultar cómo difieren las acciones: • Haga clic en un nodo en el panel de exploración. • Haga doble clic en un nodo en el panel de exploración. • Haga clic en el signo más situado junto al nodo en el panel de exploración. • Haga clic en una ubicación en el panel de contenido. • Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior del panel de contenido. Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él. Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en el primer elemento, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic en el último elemento. Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no estén contiguos, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. Para seleccionar todos los elementos del panel de contenido, haga clic con el botón secundario y elija Seleccionar todo. Para anular la selección de un único elemento seleccionado, haga clic en él. Para anular la selección de un elemento de un grupo de elementos seleccionados, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento. Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, siga alguno de estos procedimientos: • Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panel de contenido y haga clic en . Para volver a la lista original, haga clic en . • Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos, seleccione el filtro adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista. • Para mostrar u ocultar las miniaturas, haga clic en . • Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado. Sugerencia: para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en . Para cambiar las columnas que aparecen, consulte Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 19. 18 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Repositorios Seleccionar las columnas que aparecen en las listas En este tema se incluyen varios procedimientos diferentes para seleccionar las columnas que aparecen en una lista. Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista actual: 1. Desplácese hasta la lista. 2. En el encabezado de columna seleccione 3. Para agregar una columna, siga este procedimiento: . a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar. b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que desea mostrar en una columna. c. Haga clic en la flecha para agregar. d. Repita los pasos del Paso a al Paso c con tantas propiedades como desee agregar. 4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo. 5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar. 6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar. Para seleccionar las columnas que aparecen en una determinada ubicación: 1. Seleccione Herramientas > preferencias. 2. Seleccione la ficha Columnas. 3. Desplácese a la vista correspondiente y haga clic en Editar. 4. Para agregar una columna, siga este procedimiento: a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar. b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad. c. Haga clic en la flecha para agregar. d. Repita del Paso a al Paso c para cada propiedad que desee agregar. 5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la lista Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo. 6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar. 7. Haga clic en Aceptar dos veces. Para quitar una columna de una lista: 1. Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 19 Repositorios 2. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccione Quitar columna. Explorar categorías Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparación a la manera en que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles si Webtop se ha integrado con EMC Documentum CI Server y si el repositorio se ha activado para la exploración de categorías. Pregunte al administrador si su organización utiliza categorías y cómo las utiliza. Para explorar las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientos habituales para desplazarse por la estructura jerárquica. Si su organización utiliza categorías: • Podrá enviar archivos para su clasificación. • Al crear un nuevo documento desde una plantilla, la plantilla podrá especificar que el nuevo documento está enlazado a una o varias categorías. Para enviar un archivo para clasificación: 1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación. 3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos: • Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar. • Si va a enviar varios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección Para buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, siga uno de estos procedimientos: • Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación. • Para regresar a una ubicación anterior, haga clic en la ubicación en la ruta de exploración sobre la lista. • Para buscar en un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista desplegable Repositorio, si está disponible. 20 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Repositorios • Para mostrar sólo los elementos que comienzan con una determinada cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el cuadro de texto situado sobre la lista y presione Entrar. • Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menú desplegable encima de la lista. Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluye dos cuadros de lista, como se muestra en Figura 1, página 21, también debe hacer clic en la flecha para mover la elección al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista. Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista Definir las preferencias Las preferencias determinan las opciones acerca de cómo Webtop muestra los repositorios y realiza ciertas acciones. La mayoría de las opciones de preferencias se almacenan en el repositorio para que se sigan aplicando si inicia sesión desde un equipo diferente. Algunas preferencias, como la configuración de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en el equipo local. Esas opciones sólo se utilizan en el equipo local. En este tema se describen las preferencias generales. Para establecer preferencias específicas para una determinada funcionalidad de Webtop, consulte el tema correspondiente a esa funcionalidad. Para definir las preferencias generales: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha General y rellene los campos de Tabla 1, página 21. Tabla 1. Preferencias generales Campo Descripción La sección empezará en La página que se abre al iniciar sesión. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 21 Repositorios Campo Descripción Ubicación de retirada La ubicación del directorio de retirada. El directorio de retirada es la ubicación en el equipo donde Webtop copia los archivos cuando se retiran del repositorio. Credenciales guardadas Los nombres de usuario y contraseñas que se utilizan para iniciar sesión automáticamente en determinados repositorios. Diseño El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizan en los elementos mostrados. Arrastrar y colocar Permite arrastrar y colocar elementos con el ratón. Esta opción requiere que se reinicie el explorador para que el cambio surta efecto. Autocompletar Si la opción Autocompletar está activada, cuando comience a escribir en un campo, se mostrarán sugerencias para completarlo. Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella. Autocompletar muestra las sugerencias de un registro de las palabras y frases introducidas previamente y, en algún caso, de la lista de su organización de texto común que todos los usuarios podrían introducir. Para borrar de la caché las palabras y frases introducidas anteriormente, haga clic en Restablecer. 3. Objetos ocultos En las listas de archivos, se muestran los elementos marcados como ocultos. Enlaces de documento Si está disponible, seleccione esta opción para que Webtop explore cada documento importado o registrado de cualquier documento vinculado. Si se encuentran documentos enlazados, éstos se importan o registran y el documento original se convierte en un documento virtual. Los documentos enlazados se convierten en descendientes. Opciones de accesibilidad El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Para definir las preferencias de formatos: En este tema describe las preferencias de formato. 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos y complete los campos siguientes en Tabla 2, página 23. 3. Haga clic en Agregar. Puede agregar la vista personalizada y las aplicaciones de edición y establecer sus preferencias de formatos para la visualización y edición. 22 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Repositorios Tabla 2. Preferencias de formatos 4. Campo Descripción Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo de objeto en la lista desplegable. Formato primario Seleccione el formato primario del objeto que ha seleccionado. Formato de visualización Seleccione el formato de visualización. De forma predeterminada, puede parecer basado en su formato primario. ¿Desea que este contenido aparezca en el explorador Web? Seleccione la opción. Aplicación de visualización Seleccione la aplicación para ver el objeto en la lista desplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar y seleccionar la aplicación para su visualización. Aplicación de edición Seleccione la aplicación para editar el objeto en la lista desplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar y seleccionar la aplicación para su edición. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Abrir una ventana de repositorio adicional Para abrir una ventana adicional que muestre el repositorio, seleccione Herramientas > nueva Ventana. Arrastrar y colocar Los usuarios pueden seleccionar varios archivos y arrastrar y colocar. La función de arrastrar y colocar con selección múltiple está disponible para todas las áreas donde arrastrar y colocar archivos únicos estaba disponible anteriormente. Por ejemplo, los usuarios pueden seleccionar varias veces los archivos y arrastrarlos y colocarlos en otra carpeta del repositorio o en el escritorio. La función de arrastrar y colocar con selección múltiple también funciona al exportar e importar varios archivos en el sistema de archivos local. Para utilizar el procedimiento de arrastrar y colocar, debe habilitar primero la opción de arrastrar y colocar en sus preferencias generales, como se describe en Definir las preferencias, página 21. Para realizar una acción con el procedimiento de arrastrar y colocar: 1. Desplácese a los elementos que desea arrastrar y colocar y selecciónelos. 2. Haga clic en los elementos para arrastrarlos y siga manteniendo presionado el botón del ratón. Mientras presiona el botón del ratón, arrastre los elementos a la ubicación de destino y suelte el botón del ratón. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 23 Repositorios Sugerencia: si va a arrastrar los elementos a una ubicación de destino que no se muestra actualmente, primero debe desplazarse a la ubicación de destino con uno de estos procedimientos: • Utilizando el otro panel de Webtop. • Abriendo una nueva ventana. Para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana. Hacer clic con el botón derecho Para realizar una acción en un elemento, puede hacer clic con el botón secundario del ratón en el elemento y seleccionar la acción del menú de acceso directo. Ver mensajes Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo seleccionando Herramientas > Ver mensajes. Ver el estado de las operaciones en segundo plano Para mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas > Estado del trabajo. Una operación en segundo plano es la que puede realizar mientras el usuario ejecuta otra. Por ejemplo, si al registrar un archivo se le ofrece la opción de almacenar primero el contenido en la red local antes de almacenarlo de forma global, la operación de almacenamiento global se producirá en segundo plano. Actualice la página. Webtop mejora el rendimiento reduciendo la cantidad de actualizaciones y optimizando la utilización del marco de trabajo de AJAX. A continuación se muestran algunos ejemplos: • El usuario elige una carpeta del árbol del navegador para ver una lista del contenido existente de la carpeta. Antes de Documentum ECM 6.5, hubo una primera actualización del applet del árbol del navegador y después de la lista de contenido. En Documentum ECM 6.5, no hay actualización del árbol del navegador. • En el panel de la lista de contenido, el usuario hace doble clic en una subcarpeta para ver el contenido existente. Antes de Documentum ECM 6.5, se actualizaron el applet del árbol del navegador y el panel de contenido para mostrar el contenido. El árbol del navegador se actualiza 24 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Repositorios para mostrar una selección de la carpeta del árbol del navegador y expandirla en caso necesario. En Documentum ECM 6.5 la selección y expansión se completa sin una actualización. • El usuario tiene un documento retirado. El usuario decide que no son necesarios los cambios y desea cancelar la retirada. El usuario selecciona el contenido y elige la opción de menú para cancelar la retirada. Previamente en Documentum ECM 6.5, la pantalla se puso en blanco antes de mostrar un cuadro de diálogo para elegir Aceptar para cancelar. Después de elegir Aceptar, el usuario vio otra pantalla en blanco y una barra de progreso que mostraba la evolución de la acción. La aplicación después volvió al panel de contenido. Cuando volvía al panel de contenido, se actualizaron el applet del árbol del navegador y el panel de contenido. En este caso, la eliminación de las actualizaciones, la barra de progreso de la transferencia mejorada, el uso de los cuadros de diálogo modales, así como un rendimiento mejorado, optimizan la experiencia del usuario. La reducción de las actualizaciones de pantalla se encuentran por todo el producto. Éstos son sólo algunos ejemplos. Seleccione la transferencia de contenido HTTP o UCF Webtop 6.5x permite a los administradores especificar la transferencia de contenido HTTP o UCF para distintos usuarios dentro de la misma instalación de Webtop. Antes de Documentum ECM 6.5, todos los usuarios de la misma instalación de Webtop tenían que utilizar o bien la transferencia de contenido HTTP o UCF. La transferencia de contenido UCF es más útil y funciona mejor. A continuación se enumeran las mejoras UCF para Documentum ECM 6.5x: • Reducción del número de viajes entre el cliente UCF y el servidor. Esta función es especialmente eficaz para mejorar el rendimiento de transferencia para archivos pequeños a través de una red WAN de gran latencia. • Las siguientes son mejoras de inicio o inicialización del cliente UCF: — Compartición de una instancia JVM a través de varias sesiones Web — Inicio de JVM tras el inicio de sesión • Compatibilidad para la transmisión de secuencias de bytes de PDF a través de un visor nativo. • Uso de secuencias paralelas para aumentar la velocidad de transferencia de contenido. Esta función es especialmente eficaz para mejorar el rendimiento de la transferencia de contenido de grandes archivos a través de una red WAN de gran latencia (de entrada y salida). • Liberación frente a amenazas de atascos para optimizar los recursos y aumentar la concurrencia. • Reducción de las llamadas de clientes WDK UCF innecesarias. Un cuadro de diálogo de transferencia de contenido mejorado que muestra la acción que se ejecuta (en el encabezado del cuadro de diálogo), el archivo que se está transfiriendo en ese momento y el progreso de dicha transferencia. El nuevo cuadro de diálogo es más fácil de comprender y similar a otras aplicaciones con las que el usuario está más familiarizado. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 25 Repositorios Uso de los cuadros de diálogo modales Esta solución proporciona cuadros de diálogo emergentes modales para las pantallas de acción con cuadros de diálogo (). Un cuadro de diálogo modal es una ventana secundaria que requiere que el usuario interactúe con ella antes de que pueda volver a la aplicación principal. Esta función mejora el rendimiento y permite al usuario ver el contexto desde el que se inició la acción. Anteriormente, el usuario había elegido una acción, la pantalla se actualizó y llevó al usuario a una nueva pantalla. Con los cuadros de diálogo modales aparece una nueva ventana emergente en la parte superior de la pantalla anterior. Se mostrará la pantalla anterior, pero no se podrá realizar ninguna acción mientras el cuadro de diálogo modal esté activo. Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum My Documentum es una aplicación cliente que le permite trabajar en sus documentos en modo sin conexión cuando no está conectado a Webtop. My Documentum debe estar instalado en el equipo local para poder utilizarlo. Si no está seguro de si está instalado, pregunte a su administrador del sistema. My Documentum mantiene los archivos de repositorio seleccionados disponibles en su equipo para que pueda seguir trabajando con ellos aunque esté desconectado de Webtop. Cuando vuelva a conectarse, My Documentum sincronizará los documentos de su equipo con los del repositorio. Puede realizar la sincronización manualmente o configurarla para que se realice automáticamente a una hora o momento preestablecido. Si My Documentum está instalado en su equipo, puede acceder a él a través del Explorador de Windows o a través de las aplicaciones de Microsoft Office. La jerarquía de carpetas dentro de la carpeta My Documentum coincide con la jerarquía de carpetas utilizada en el repositorio. Puede buscar, editar, guardar y crear documentos en la carpeta My Documentum. Cuando vuelva a conectarse y sincronice los documentos, los cambios se cargarán en el repositorio. Para obtener más información sobre My Documentum, consulte el sistema de Ayuda de My Documentum o la Guía del usuario de EMC Documentum My Documentum. Ver la información del producto Para ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo > Acerca de Webtop. 26 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Repositorios La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK) a partir del que se ha creado Webtop. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentum utilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando los exploradores Web. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 27 Repositorios 28 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 2 Archivos y carpetas Este capítulo incluye: • Crear un archivo, página 29 • Crear una carpeta, página 30 • Crear un archivador, página 30 • Definir las propiedades, página 31 • Retirar y editar archivos, página 32 • Ver un archivo en modo de sólo lectura, página 38 • Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 38 • Importar archivos en el repositorio, página 39 • Exportar archivos del repositorio, página 41 • Eliminar elementos del repositorio, página 42 • Mover un elemento a otra ubicación del repositorio, página 43 • Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 43 • Ver el Portapapeles, página 44 • Enlaces, página 44 • Suscripciones, página 49 • Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo, página 49 • Exportar la información mostrada en una lista, página 50 Crear un archivo Para crear un nuevo archivo: 1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento. 3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 29 Archivos y carpetas Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipo personalizado, no se podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puede crear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación, asignarle el tipo personalizado. 4. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Escriba el nombre del nuevo archivo. b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de vida y seleccione el ciclo de vida. A continuación, si la opción está disponible, seleccione el estado del ciclo de vida. c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario. 5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 en el tema Definir las propiedades, página 31. 6. Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 7. Haga clic en Terminar. Crear una carpeta Para crear una nueva carpeta: 1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta. 3. En la ficha Crear, especifique el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca la información adicional que sea necesaria. 4. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 en el tema Definir las propiedades, página 31. 5. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 209. 6. Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 7. Haga clic en Terminar. Crear un archivador Los archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores contienen carpetas y archivos. Para crear un nuevo archivador: 1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador. 2. Seleccione el nodo Archivadores. 30 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas 3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador. 4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y tipo de archivador. Introduzca la información adicional que sea necesaria. 5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 en el tema Definir las propiedades, página 31. 6. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios al archivador. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 209. 7. Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 8. Haga clic en Terminar. Definir las propiedades Para definir las propiedades de un elemento: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: para seleccionar varios elementos al mismo tiempo, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. junto a un elemento, puede hacer clic en el icono para ver Sugerencia: si aparece el icono las propiedades de dicho elemento. 3. En cada ficha, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31. Si su producto incluye fichas que no figuran en esta tabla, busque en este documento los temas que describen las funciones controladas por esas fichas. Si desea definir las propiedades de varios elementos al mismo tiempo, tenga en cuenta que el cuadro de diálogo de propiedades sólo muestra las propiedades comunes a todos los elementos seleccionados. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Ficha Descripción Ficha Información Para editar una propiedad, siga el procedimiento que corresponda: • Escribir un nuevo valor. • Haga clic en Editar o Seleccionar y seleccione el valor. • Marque la casilla de verificación de la propiedad. • Haga clic en el icono de la propiedad y seleccione el valor. • Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los valores de propiedad sugeridos. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 31 Archivos y carpetas Ficha Descripción Para mostrar las propiedades adicionales, seleccione Mostrar más. Para mostrar todas las propiedades, seleccione Mostrar todas las propiedades. Ficha Permisos Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento. Para cambiar permisos, consulte Editar permisos, página 209. Historial, ficha Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento, por ejemplo retiradas, registros y promociones. Retirar y editar archivos Esta sección incluye: • Información general sobre retirada y edición, página 32 • Retirar archivos, página 33 • Registrar archivos, página 33 • Cancelar la retirada de archivos, página 37 • Ver archivos retirados actual y recientemente, página 37 Información general sobre retirada y edición Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, Webtop lo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas ellas. Cuando retire un archivo, Webtop copiará o transmitirá el archivo al equipo, dependiendo de la aplicación de edición del archivo. Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Webtop lo descargará en el directorio de retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada. Las modificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre el archivo. De forma predeterminada, el directorio de retirada es el que se indica a continuación, dependiendo del sistema operativo: • Windows //Documentum/Retirada • Macintosh Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, Webtop lo transmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde el 32 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio. Sin embargo, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo. Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abre inmediatamente el archivo en la retirada. Webtop muestra un icono de llave al lado de los archivos que ha retirado actualmente. Webtop muestra un icono de candado junto a los archivos que otros usuarios han retirado actualmente. Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic en Mis archivos y, a continuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna. Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivo tiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflicto de denominación. Un conflicto surge si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de retirada. En ese caso, Webtop anexa un número al nombre del archivo recientemente descargado. Cuando se vuelve a registrar el archivo, mantiene su nombre de archivo original y se coloca el número anexado. Retirar archivos Para retirar un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar. • Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar. Sugerencia: también puede retirar y abrir el archivo haciendo doble clic en él. 3. Si se le solicita que introduzca información adicional, introdúzcala y siga uno de estos procedimientos: • Si va a retirar un archivo, haga clic en Aceptar. • Si va a retirar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las entradas de todos los archivos restantes al mismo tiempo, haga clic en Terminar. Cuando se haya realizado la retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio y se copiará en el directorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente. Registrar archivos Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copias permanecen con la versión Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 33 Archivos y carpetas anterior. No obstante, según la configuración definida, si registra el archivo como la misma versión y ya existe una copia PDF, se enviará automáticamente una solicitud de copia PDF. Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación con ningún documento padre, a menos que el documento padre también se haya registrado como una nueva versión. Para registrar un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Archivo > Registrar. 3. Si Webtop no puede localizar el archivo en el equipo y le solicita que indique la ubicación, busque el archivo en su equipo. 4. Si se le solicita información de registro, introduzca los datos adecuados. Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Información de registro, página 34. 5. Siga uno de estos procedimientos: • Si va a registrar un archivo, haga clic en Aceptar. • Si va a registrar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar la información a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Información de registro Consulte Tabla 4, página 34 para obtener una explicación de los campos de registro comunes. Es posible que algunos de los campos no aparezcan. Tabla 4. Información de registro Campo Descripción Guardar como Establece el número de versión. Si selecciona el mismo número de versión, el archivo original se sobrescribirá con el actualizado. Si necesita más información, consulte Versiones, página 36. Etiqueta de versión Permite etiquetar la versión actualizada. Descripción Le permite escribir una descripción opcional del archivo. Formato Define el tipo de archivo. ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida al archivo. 34 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas Campo Descripción Buscar enlaces a otros documentos de Microsoft y buscar en documentos enlazados Si está disponible, seleccione esta opción para que Webtop escanee los documentos importados en busca de documentos enlazados. Si se encuentran documentos enlazados, se importan o registran como descendientes del documento original. Cargar opciones Determina la rapidez con la que el nuevo contenido está disponible a otros usuarios y si se puede utilizar Webtop mientras se produce el registro. Nota: si utilizó arrastrar y colocar, no se le ofrecerá esta opción. Seleccione una de estas opciones: • Enviar para un acceso global inmediato: actualiza inmediatamente el repositorio para todos los usuarios de su organización. Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en Webtop. • Enviar primero para acceso local: actualiza el repositorio inmediatamente para los usuarios de su área geográfica, pero Webtop tarda más en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le permite seguir utilizando Webtop mientras se produce la actualización. Nota: si va a registrar varios archivos mediante el botón Siguiente, esta opción sólo aparece para el primer archivo. La opción que elija se aplicará automáticamente a todos los archivos restantes. Mostrar opciones Mantener bloqueo Guarda el archivo actualizado en el repositorio pero conserva el archivo retirado en su nombre. Convertir en la versión actual Hace que el archivo actualizado sea la versión actual. Si precisa más información, consulte Versiones, página 36. Mantener una copia local tras el registro Conserva una copia del archivo en el equipo local. Sin embargo, el archivo ya no estará retirado y cualquier cambio realizado en la copia local no tendrá efecto en el archivo del repositorio. Suscribirse a este archivo El archivo se enlaza a sus suscripciones. Registrar desde archivo Sustituye el archivo del repositorio con el archivo que elija. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 35 Archivos y carpetas Versiones Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuando éste se registró en el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que el archivo se registra. Las versiones permiten realizar un seguimiento de los cambios introducidos en un archivo. Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número de versión 1.0. Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribir la existente. (Debe tener los permisos adecuados Sobre el archivo para poder disponer de estas opciones.) • Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que tenía cuando lo retiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio. • Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número de versión en el archivo y no se guardará una copia de la anterior. Según la configuración, es posible que pueda seleccionar entre aumentar el número de versión un número entero o sólo un decimal (es decir, una décima parte). si se aumenta el número de versión un número entero, se considera una revisión mayor; si se aumenta un decimal, es una revisión menor. por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacena como la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como la versión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número de versión del archivo pasará de 1.2 a 2.0. El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas de archivos siempre muestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione que se muestren todas. Para mostrar todas las versiones de un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Versiones. Para mostrar todas las versiones de todos los archivos de una lista, seleccione Mostrar todos los objetos y versiones en el filtro desplegable situado sobre la lista. Puede trabajar con una versión anterior de un archivo siguiendo los mismos procedimientos que utilizaría para trabajar con cualquier archivo del repositorio. Si edita una versión anterior de un archivo, cuando registre el archivo editado, se le ofrecerán estas opciones: • Puede registrar la versión más antigua del archivo como la versión actual, nueva. Si selecciona esta opción, Webtop asigna al archivo un número de versión superior a la anterior versión actual del archivo. • Puede registrar la versión anterior del archivo como una versión ramificada. Esto aumentará el archivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasará a ser la versión actual en una nueva ramificación de números de versión. Por ejemplo, si un usuario registrase la versión 5.0 de un documento, la edita y después la registra como una versión mayor, el número será 6.0. La versión 6.0 pasará a ser la versión actual del documento. Si posteriormente otro usuario retirara y editara la versión 5.0, que ha dejado de ser la actual, cuando la registre, Webtop creará una nueva ramificación del documento, que comenzará con el número de versión 5.0.1. 36 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente Para reemplazar un archivo del repositorio por un archivo diferente: 1. Retire el archivo del repositorio. Si precisa instrucciones, consulte Retirar archivos, página 33. 2. Seleccione el archivo retirado en el repositorio y elija Archivo > Registrar. Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo de reemplazo desde su equipo local al archivo retirado del repositorio. Si utiliza el método de arrastrar y colocar, no se le proporcionará la opción de actualizar el contenido localmente antes de actualizarlo globalmente. La actualización se realizará globalmente de inmediato. 3. Si solicitó información de registro, asegúrese de que la opción Registrar desde archivo está seleccionada. Introduzca otra información que considere necesaria. Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Información de registro, página 34. 4. Haga clic en Aceptar. Cancelar la retirada de archivos Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambios realizados en la copia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la última versión del archivo como la versión actual. Para cancelar la retirada de un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Archivo > Cancelar retirada. 3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos: • Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar. • Si va a cancelar la retirada de varios archivos, confirme la cancelación con cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para confirmar la cancelación de todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Ver archivos retirados actual y recientemente Para ver la lista de los archivos que ha utilizado recientemente, haga clic en Mis archivos. Mis archivos permite ver tanto los archivos que están actualmente retirados como los que se han registrado nuevamente. Los archivos que ha retirado se identifican mediante el icono de llave. Para ver los archivos que ha retirado actualmente, ordene la lista Mis archivos por propietario del bloqueo haciendo clic en el icono de llave en la fila de encabezados de columna. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 37 Archivos y carpetas Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desde Mis archivos. Siga los mismos procedimientos que utilizaría para cualquier ubicación del repositorio. Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios, Mis archivos también mostrará los archivos a los que se ha tenido acceso recientemente en otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos. Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tenga las contraseñas y los nombres de usuario requeridos para ellos. Ver un archivo en modo de sólo lectura Al ver un archivo, Webtop lo transmite directamente al equipo o descarga una copia del archivo al directorio de visualización. El archivo no se retira del repositorio. Puede realizar cambios en el archivo localmente, pero no puede guardar los cambios en el repositorio. Para los usuarios de Windows, el directorio de visualización predeterminado es el siguiente: C:\Documentum\Viewed Si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de visualización, Webtop agregará un número al nombre. Es posible ver un archivo aunque lo haya retirado otro usuario. Para ver un archivo sin retirarlo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Abrir (Sólo lectura). Para ver los enlaces incluidos en un archivo HTML, debería tener instalado el enlace virtual. Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo Cada elemento del repositorio tiene un tipo de objeto asociado. El tipo de objeto define de qué clase de elemento se trata y determina las propiedades y acciones disponibles para el elemento. De forma predeterminada, un tipo de objeto está asociado a un formato de archivo de edición y a un formato de archivo de visualización. Para cambiar el formato asociado a un tipo de archivo: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos. En la ficha Formatos se muestran los tipos de objeto en los que han cambiado las aplicaciones asociadas con respecto a las asociaciones predeterminadas. 3. Siga uno de estos procedimientos: • Para asociar una aplicación a un tipo que no aparece en la lista, haga clic en Agregar. • Para asociar una aplicación a un tipo mostrado en la lista, seleccione el tipo y haga clic en Editar. 38 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas 4. Rellene los campos de Tabla 5, página 39: Tabla 5. Ficha Formatos 5. Campo Descripción Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo para el que desea definir el formato. Formato primario Seleccione el formato de archivo que se asociará al tipo. Formato de visualización Seleccione el formato de archivo que desea asociar a una vista de sólo lectura de un archivo de este tipo. ¿Desea que este contenido aparezca en el explorador Web? Si la aplicación se puede abrir con un explorador Web, puede convertirla en la aplicación de visualización predeterminada. Para hacerlo, seleccione Sí. Aplicación de visualización Haga clic en Seleccionar aplicación y elija la aplicación utilizada para ver elementos de este tipo. Aplicación de edición Haga clic en Seleccionar aplicación y elija la aplicación utilizada para editar elementos de este tipo. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados Para restablecer los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos. 3. Seleccione el tipo de objeto. 4. Haga clic en Restaurar valores predeterminados Importar archivos en el repositorio Si importa una carpeta, también se importará el contenido de la carpeta. Dependiendo de la configuración de su organización, podría haber un límite en el número de elementos que puede importar simultáneamente. Si la configuración admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempo entre la hora de la importación y la creación de las copias. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 39 Archivos y carpetas Para importar al repositorio: 1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar. 2. Seleccione Archivo > Importar. A continuación, haga clic en Agregar archivos o Agregar carpetas. Seleccione el archivo o carpeta y haga clic en Aceptar. Para agregar varios archivos o carpetas, repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo o carpeta de su equipo local a la ubicación de Webtop. Si utiliza el método de arrastrar y colocar, no se le proporcionará la opción de importar el contenido localmente antes de importarlo globalmente. La importación se realizará globalmente de inmediato. 3. Si se le solicita que defina propiedades para los archivos importados, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 6, página 40. En la tabla se describen las propiedades comunes. Su instalación de Webtop podría incluir propiedades diferentes. Tabla 6. Propiedades de archivos importados Campo Descripción Tipo No cambiar esta propiedad Formato No cambiar esta propiedad ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida a cada elemento importado. Buscar enlaces a otros documentos de Microsoft e importar documentos enlazados Si este campo aparece, márquelo para que Webtop explore cada documento importado en busca de documentos enlazados. Si se encuentran documentos enlazados, éstos también se importan. El documento original se convierte en un documento virtual y los documentos enlazados se convierten en descendientes. Cargar opciones Si aparece este campo, puede determinar la rapidez con la que el contenido importado estará disponible a otros usuarios y si se puede utilizar Webtop mientras se realiza la importación. Seleccione una de estas opciones: • Enviar para un acceso global inmediato Actualiza inmediatamente el repositorio para todos los usuarios de su organización. Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en Webtop. • Enviar primero para acceso local Actualiza inmediatamente el repositorio para los usuarios de su área geográfica, pero Webtop tarda más tiempo en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le 40 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas permite seguir utilizando Webtop mientras se realiza la actualización. 4. Siga uno de estos procedimientos: • Si va a importar un archivo, haga clic en Aceptar. • Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos de una sola vez, haga clic en Terminar. Exportar archivos del repositorio Puede exportar un archivo de todo el contenido de la carpeta desde el repositorio. Para obtener información acerca de una exportación detallada, consulte Exportación detallada. Cuando se exporta un archivo o carpeta, se crea una copia del elemento en una ubicación externa al repositorio. Cuando se exporta una carpeta, se exportan también sus archivos y subcarpetas. Mientras exporta un archivo o carpeta desde el repositorio, si Documentum Webtop encuentra el archivo o la carpeta seleccionados en el equipo local, mostrará un mensaje preguntándole que confirme si desea que la operación de exportación sobrescriba o no los archivos y carpetas existentes en el equipo local. Para exportar desde el repositorio: 1. Desplácese a uno o varios archivos o carpetas y selecciónelos. 2. Seleccione Archivo > Exportar. Sugerencia: si utiliza Internet Explorer (IE), puede arrastrar y colocar los elementos del repositorio hasta la ubicación correspondiente del equipo local. 3. Especifique la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar. 4. Si se le pide que defina las opciones de exportación, realice uno de los siguientes pasos: • Si va a exportar un archivo, defina las opciones y haga clic en Aceptar. • Si va a exportar varios archivos o carpetas, defina las opciones para cada archivo o carpeta de manera independiente haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los archivos restantes al mismo tiempo, haga clic en Terminar. 5. Si el archivo o la carpeta ya existen en el equipo local, se mostrará un mensaje. Siga este procedimiento: a. Haga clic en Aceptar para sobrescribir o reemplazar un archivo o una carpeta específicos del equipo local. Haga clic en Sí a todo para sobrescribir o reemplazar los archivos y carpetas existentes. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 41 Archivos y carpetas b. Haga clic en No para cancelar la sobrescritura de un archivo o una carpeta específicos del equipo local. Haga clic en No a todo para cancelar la sobrescritura de todos los archivos o carpetas existentes. Exportación detallada Webtop proporciona la capacidad de exportar una o varias carpetas y permite que la estructura de éstas permanezca intacta dependiendo de los permisos establecidos para ellas. De manera predeterminada, se desactiva la Exportación detallada y tendrá que activarla en el archivo app.xml para hacerla funcionar. Al exportar archivos que contengan caracteres especiales (por ejemplo, ?, <>, ", |, *) en los nombres, Webtop exporta los archivos después de eliminar los caracteres especiales del nombre de archivo. Se permite la exportación detallada de una carpeta oculta si se exporta una carpeta principal. Si en Webtop hay una carpeta invisible, todas las subcarpetas, incluidas las carpetas ocultas se exportarán durante la Exportación detallada. Se aplican algunas reglas al utilizar la Exportación detallada: • La Exportación detallada es compatible con la transferencia de contenido UCF, no con la transferencia de contenido HTTP. • Sólo se exporta el contenido primario, no se exportan las copias. • Sólo se exportan las versiones actuales de documentos. • La Exportación detallada se reduce y no es compatible con VDM • La Exportación detallada es automática cuando se selecciona una carpeta para la exportación. Eliminar elementos del repositorio Para eliminar un elemento del repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Archivo > Eliminar. 3. Si se le solicita que indique si desea eliminar objetos relacionados, realice las selecciones adecuadas y siga uno de estos procedimientos: • Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar. • Si va a eliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las selecciones a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. 42 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas Mover un elemento a otra ubicación del repositorio Puede mover un elemento a otra ubicación dentro del mismo repositorio. De forma predeterminada, Webtop sólo mueve la versión seleccionada del elemento. Es posible que el administrador haya configurado Webtop para mover todas las versiones. Pregunte a su administrador el comportamiento que debe adoptar. No puede mover un elemento que esté bloqueado. Si un elemento está bloqueado, el propietario del bloqueo debe desbloquearlo primero. Sugerencia: también puede mover un elemento con la operación de arrastrar y colocar. Para mover un elemento a una ubicación nueva: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seleccionar varios elementos. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al portapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se moverán a la misma ubicación. 3. Desplácese a la ubicación a la que desea mover el elemento y abra la ubicación de forma que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Mover aquí. en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en la ubicación y seleccionar Mover aquí. Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el portapapeles, seleccione Editar > Ver portapapeles. Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Puede copiar un elemento de un repositorio a otro, así como dentro de un repositorio. Cuando copia un elemento, sólo la versión seleccionada se copia. Para copiar un elemento a una ubicación nueva: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seleccionar varios elementos. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al portapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se copiarán en la misma ubicación. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 43 Archivos y carpetas 3. Si va a copiar a otro repositorio, abra dicho repositorio en el panel de exploración. Si precisa más información, consulte Iniciar sesión en otro repositorio, página 17. 4. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el elemento y abra la ubicación de forma que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Copiar aquí. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en la ubicación y seleccionar Copiar aquí. 5. Si se muestra el portapapeles, seleccione los elementos que desee copiar y haga clic en Copiar. Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Si copió un elemento en una ubicación que ya incluye dicho tipo de elemento con el mismo nombre, Webtop agregará Copia al nombre del elemento copiado. Ver el Portapapeles Los archivos y otros elementos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositorio se guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a la vez. Para ver el portapapeles, seleccione Editar > Ver portapapeles. Si un elemento esperado no apareciera, asegúrese de que ha definido los filtros de vista para que se muestre. Para quitar un elemento de su portapapeles, selecciónelo y haga clic en Quitar. Enlaces Esta sección incluye: • Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio, página 44 • Enlazar un elemento a otro repositorio, página 45 • Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 46 • Enlazar un elemento de repositorio a su equipo, página 46 • Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador, página 46 • Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio, página 47 • Abrir enlaces enviados por correo electrónico, página 48 Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio Al enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio, se puede acceder al elemento desde la nueva ubicación de la misma manera que se accede desde su ubicación original. 44 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas No se puede enlazar ningún elemento que esté bloqueado. Si el elemento está bloqueado, el propietario del bloqueo debe desbloquearlo primero. Para enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: puede seleccionar varios elementos. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al portapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se enlazarán a la misma ubicación. 3. Desplácese a la ubicación a la que desea enlazar el elemento y abra la ubicación para que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Enlazar aquí. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en la ubicación y seleccionar Enlazar aquí. Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el portapapeles, seleccione Editar > Ver portapapeles. Enlazar un elemento a otro repositorio Puede enlazar un elemento de un repositorio a otro. Esto crea un acceso directo al elemento seleccionado. Puede realizar la mayor parte de las operaciones estándar de archivos y carpetas en los accesos directos. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar accesos directos. Utilice los procedimientos estándar para realizar esas operaciones. Al efectuar una operación, Webtop realiza la acción en el elemento original en el repositorio original. Por ejemplo, al retirar el acceso directo, Webtop también retira el original del repositorio de origen. Los accesos directos se distinguen con un pequeño icono duplicado superpuesto sobre el icono de archivo. La superposición parece una pequeña copia del icono de carpeta o de archivo. Los accesos directos permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartir los archivos salvando grandes distancias, a la vez que esos archivos compartidos son locales en cada oficina. Un acceso directo puede tener propiedades globales y locales. Al cambiar un valor de propiedad global, éste cambia en el elemento de origen y en el resto de los accesos directos. Sin embargo, al cambiar un valor de propiedad local, el valor sólo cambia en el acceso directo actual. Para desplazarse del acceso directo al elemento original, seleccione el acceso directo y, a continuación, elija Archivo > Ir a destino. Para enlazar un elemento a otro repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. 3. En la misma ventana de Webtop, abra el repositorio al que desee enlazar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 45 Archivos y carpetas 4. Desplácese hasta la ubicación del nuevo repositorio. 5. Seleccione Editar > Enlazar aquí. Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar accesos directos y originales. Nota: • Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente el acceso directo con el archivo original. Puede actualizar para sincronizar manualmente el acceso directo sin esperar a que se produzca la sincronización automática. • Las operaciones que modifican un elemento se realizan implícitamente en el elemento de origen, y se actualiza el elemento de acceso directo para que se refleje el cambio. • Si la configuración admite traducciones, al crear una traducción de un acceso directo, se crea un archivo nuevo en el repositorio. No puede crear un acceso directo. • Puede realizar operaciones de ciclo de vida en accesos directos a los que ya se les hayan aplicado ciclos de vida. Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento Para ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Seleccione Mostrar > Ubicaciones. • Seleccione Mostrar > Pertenencias. Enlazar un elemento de repositorio a su equipo Para enlazar un elemento del repositorio al equipo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Aparecerá un icono de acceso directo al lado del nombre de los elementos. 3. Arrastre el icono de acceso directo y colóquelo en la ubicación adecuada. Por ejemplo, arrastre el icono y colóquelo en una carpeta de su equipo. Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador Para agregar un documento o una carpeta a los marcadores o favoritos del explorador: 1. 46 Desplácese hasta el documento o la carpeta del repositorio y selecciónelo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas 2. Elija Archivo > Agregar a Favoritos. 3. Haga clic en Aceptar. Para abrir un documento o carpeta desde los marcadores o favoritos del explorador: 1. En el explorador, seleccione el documento o carpeta en el menú de marcadores o de favoritos. 2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión. Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio Para enviar un enlace en un mensaje de correo electrónico: 1. Busque el elemento del repositorio y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Archivo > Enviar por correo electrónico como enlace Web. Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico e insertará el enlace al elemento del repositorio. 3. Escriba la dirección de correo electrónico y el mensaje que desee y envíe el mensaje. Conversión de las DRL de escritorio en las URL de Webtop El cliente Documentum Desktop ha sido suprimido. Como resultado, los usuarios de Desktop ya no podrán acceder a las DRL de escritorio (enlaces a los documentos del repositorio) incrustados en los mensajes de correo electrónico. Documentum Webtop 6.5 SP2 proporciona a los usuarios existentes del cliente Documentum Desktop la aplicación Linvoker (DRLinvoker.exe) que convierte las DRL de escritorio en las URL de Webtop y abre los documentos vinculados en una ventana del explorador perfectamente. Después de instalar la aplicación DRLinvoker, los usuarios deben asociar la utilidad del conversor Desktop DRL con el SO como una configuración de una vez. Nota: La plataforma .NET 2.0 es necesaria para garantizar que la conversión de las URL de Desktop a las URL de Webtop funciona correctamente. Para descargar la aplicación DRLinvoker: 1. Descarga del archivo DTC-DRL-To-Webtop-URL.zip desde el sitio FTP. 2. Extrae el contenido del archivo zip en una carpeta local. 3. Garantiza que el archivo de configuración "DRLinvoker.exe.config" se extraiga correctamente, y se coloque en la misma carpeta en la que reside la aplicación. 4. Edite el archivo de configuración y realice los siguientes cambios utilizando un editor de texto: a. Modifique la entrada de host para que señale a la ubicación donde está instalado el servidor de aplicaciones que aloja a Documentum Webtop. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 47 Archivos y carpetas b. Modifique la entrada de puerto para que señale al puerto de escucha del servidor de aplicaciones de Documentum Webtop. c. Modifique la entrada contextURI con el nombre de contexto correcto con el que esté registrado Documentum Webtop en el servidor de aplicaciones (Por ejemplo, si la URL utilizada para acceder a Webtop es http://mypictet.com:8080/Webtopdev, entonces la entrada contextURI debe ser "Webtopdev".) d. Guarde los cambios de configuración y cierre el editor de texto. Para asociar la utilidad del convertidor Desktop DRL con el SO (sólo una vez): 1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la DRL. 2. Haga clic con el botón derecho en la DRL y guarde el documento vinculado en el equipo local. 3. Ubique el archivo .drl en el equipo local. 4. Según el sistema operativo, realice los siguientes pasos importantes: En Windows XP/XP Home: 1. Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Abrir con 2. Seleccione Elegir programa. Se mostrará el cuadro de diálogo Abrir. 3. Ubique el programa DRLinvoker.exe para abrir los archivos de este tipo. 4. Seleccione la casilla de verificación Utilizar siempre el programa seleccionando para abrir este tipo de documento. 5. Haga clic en Aceptar. En otras inversiones de Windows: 1. Seleccione el archivo. 2. Mantenga pulsada a la tecla Mayús y haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo. 3. Seleccione la opción Abrir con. Se mostrará el cuadro de diálogo Abrir. 4. Ubique el programa DRLinvoker.exe para abrir los archivos de este tipo. 5. Seleccione la casilla de verificación Utilizar siempre el programa seleccionando para abrir este tipo de documento. 6. Haga clic en Aceptar. Posteriormente, podrá hacer doble clic en los archivos .drl para abrir los documentos vinculados. Abrir enlaces enviados por correo electrónico Para abrir un enlace enviado por correo electrónico: 1. Haga clic en el enlace. 2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión. 3. Si se le solicita que seleccione el modo de abrir el archivo, elija la opción que corresponda. 48 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Archivos y carpetas Suscripciones Los elementos a los que se suscribe aparecen en el nodo Suscripciones. Cuando acceda a un elemento mediante este nodo, el elemento se recuperará de su ubicación original en el repositorio. Para suscribirse a un elemento del repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Suscribir. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Herramientas, puede arrastrar y colocar los elementos en el nodo Suscripciones del panel de exploración. Para suscribir a otro usuario a un elemento del repositorio: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Suscribir a otros. 3. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más usuarios y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. Para cancelar la suscripción a un elemento: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Cancelar suscripción. Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo Para recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo: 1. Seleccione el archivo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Para que la notificación se envíe siempre que se acceda al contenido del archivo, ya sea para abrirlo, retirarlo o exportarlo, seleccione Herramientas > Activar notificación de lectura. • Para recibir una notificación en el momento en que se cambia un archivo, seleccione Herramientas > Activar notificación de cambios. Las notificaciones se envían a su bandeja de entrada de Webtop y a su bandeja de entrada de correo electrónico. Sugerencia: puede desactivar después la notificación seleccionando el archivo y seleccionando Herramientas > Desactivar notificación de lectura o Herramientas > Desactivar notificación de cambios. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 49 Archivos y carpetas Exportar la información mostrada en una lista Cuando se exportan los valores de propiedad de los elementos de una determinada lista, la información se guarda como un archivo .csv, que puede abrirse utilizando la aplicación predeterminada para los archivos de este tipo. Antes de realizar este procedimiento, asegúrese de que la configuración de seguridad de su explorador permite descargar archivos. Para exportar la información mostrada en una lista: 1. Desplácese por la lista. 2. Seleccione Herramientas > Exportar a CSV. 3. Seleccione las columnas que desee exportar como metadatos. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Seleccione si desea ver o guardar el archivo .csv. 6. Si decidió guardar el archivo, seleccione la ubicación en la que desea hacerlo. 7. Siga uno de estos procedimientos: • Si utiliza un explorador distinto de Internet Explorer (IE), haga clic en Aceptar. • Si utiliza IE presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Aceptar. Si ha exportado columnas que contienen caracteres especiales y abre el archivo .csv en Microsoft Excel pero Excel no los muestra correctamente, guarde el archivo en el equipo y ciérrelo y, a continuación, utilice la opción de menú Datos > Obtener datos externos > Importar datos para importar el archivo .csv. 50 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 3 Mensajes de correo electrónico Este capítulo incluye: • Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico, página 51 • Almacenamiento de los anexos de correo electrónico, página 52 • Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio, página 53 • Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 57 • Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF, página 58 • Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio, página 58 • Buscar y abrir un anexo de correo electrónico, página 58 • Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico, página 59 • Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio, página 59 • Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo, página 60 Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico Webtop importa los mensajes de correo electrónico con o sin anexos del tipo dm_email_message, y en formato de mensajes de Outlook al repositorio, y exporta los mensajes de correo electrónico al sistema de archivos locales. Con Webtop 6.5, podrá importar los mensajes de correo electrónico del tipo dm_message_archive, y en formato de mensaje de correo electrónico (Email Message Format, EMCMF). Este formato almacena contenido, metadatos e información anexa conjuntamente como una única unidad de información. De manera predeterminada, la importación de archivos de mensajes de correo electrónico en Webtop 6.5 está desactivada. Para activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, realice los siguientes cambios de configuración durante la instalación de la aplicación basada en WDK Activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes 1. Active <messageArchive-support> en <WebApp Root>/wdk/app.xml Con este cambio, para la importación de Outlook Message Format (.msg), el tipo de objeto se define como tipo dm_message_archive, y en Email Message Format (EMCMF). Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 51 Mensajes de correo electrónico 2. Anule los comentarios de la sección de ejecutables para ExMRE.exe in <WebApp Root>/wdk/contentXfer/ucf.installer.config.xml bajo la configuración de la plataforma de Windows. Con este cambio, ExMRE.exe se descarga e instala en el equipo cliente. Webtop es compatible con los dos siguientes modos de importación para el tipo dm_message_archive: • Modo de colaboración Si ha activado la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, Webtop importará mensajes de correo electrónico del tipo dm_message_archive e Email Message Format en el modo Colaboración. De manera predeterminada, Webtop utiliza el modo de colaboración durante la importación. • Modo de archivo Para cambiar el modo de colaboración al modo de archivo, realice los siguientes cambios de configuración durante la instalación de la aplicación basada en WDK: Defina <store-emf-object-as-archive> en verdadero en <WebApp Root>/wdk/app.xml. Almacenamiento de los anexos de correo electrónico Esta sección describe cómo Webtop almacena los anexos de correo electrónico en los modos Colaboración y Archivo. En el modo Colaboración Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónico tenga un anexo, éste se almacenará de manera predeterminada en una carpeta oculta (la carpeta de anexos) en el modo Colaboración. La carpeta de anexos se ubica en la misma ubicación donde se haya importado el mensaje de correo electrónico, y no aparecerá cuando se enumeren los mensajes. Deberá utilizar la opción Buscar objetos ocultos en la página de Búsqueda avanzada para ubicar esta carpeta de anexos. En el modo Archivo Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónico tenga un anexo, los anexos más pequeños permanecerán incrustados en el contenido del mensaje de correo electrónico en el modo Archivo y los anexos más grandes se almacenarán como copias del objeto dm_message_archive. Si el mensaje de correo electrónico tiene un mensaje incrustado, éste se almacenará como un objeto hijo VDM en la misma ubicación que el mensaje padre. 52 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Mensajes de correo electrónico Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio Al importar un mensaje de correo electrónico al repositorio, el mensaje se guarda en el repositorio para visualización pero no para edición. Si el mensaje contiene anexos, éstos también se guardan para visualización pero no para edición. El mensaje se puede exportar del repositorio con sus anexos y guardar localmente como un archivo único, con los anexos incrustados. Tenga en cuenta que el mensaje no se puede exportar si la instalación de Webtop utiliza Transferencia de contenido de HTTP, aunque sí se pueden exportar los anexos. Para importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio: 1. En Microsoft Outlook, siga uno de estos procedimientos: • Arrastre uno o varios mensajes de correo electrónico y colóquelos en una ubicación de Webtop. Vaya al Paso 4. • Guarde uno o varios mensajes de correo electrónico en una ubicación del equipo. 2. En Webtop, desplácese a la ubicación del repositorio a la que desea importar los mensajes de correo electrónico. 3. Seleccione Archivo > Importar. Haga clic en Agregar archivos. A continuación, seleccione un mensaje de correo electrónico y haga clic en Aceptar. Para agregar varios mensajes de correo electrónico, repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente. Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo o carpeta de su equipo local a la ubicación de Webtop. 4. Defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 7, página 53. Si va a importar varios mensajes de correo electrónico, defina las propiedades de cada mensaje por separado haciendo clic en Siguiente. Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados 5. Campo Descripción Archivo No puede cambiar esta propiedad. Nombre Introduzca un nombre para el mensaje de correo electrónico en el repositorio. Tipo No cambiar esta propiedad. Esta propiedad asigna el tipo predeterminado para los mensajes de correo electrónico, que es dm_message_archive o un subtipo de dm_message_archive. Formato No cambie esta propiedad. ID de ciclo de vida Para asignar un ciclo de vida al mensaje de correo electrónico, haga clic en Seleccionar y asigne el ciclo de vida. Después de definir las propiedades, haga clic en Terminar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 53 Mensajes de correo electrónico Conversión del correo electrónico al formato EMCMF Los archivos de mensajes de correo electrónico (.msg) se importarán como tipo o subtipo del tipo dm_message_archive y se convertirán al formato EMCMF. La conversión de los mensajes de correo electrónico nativos al formato EMCMF es realizada por UCF. En Webtop 6.5x se han mejorado las siguientes funciones para la compatibilidad con este aspecto: • Importar. Cuando un usuario importa un mensaje de correo electrónico (.msg), el mensaje se convierte al formato EMCMF y se almacena como tipo dm_message_archive. Todos los anexos del correo electrónico se importan y se relacionan con él. • Exportar. Cuando un usuario exporta un objeto de EMCMF, éste se convierte al formato de correo electrónico nativo (.msg) para mostrarse en Outlook. • Ver las páginas de enumeración y propiedades. Las páginas de enumeración y propiedades se han mejorado para mostrar los atributos fundamentales como Para, Desde, Enviado y Asunto. • Transformar. Los mensajes de EMCMF se pueden transformar a HTML, XML o PDF. Nota: De manera predeterminada, se desactiva la función de conversión de correo electrónico al formato EMCMF. Si activa esta función, habrá un retraso la primera vez que importe y exporte un mensaje de correo electrónico, que se producirá debido a la descarga de un gran archivo ejecutable que inicializa esta función. Si se activa la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico en Webtop guarde los mensajes de Outlook (.msg) en formato de mensajes de correo electrónico (EMCMF) con el tipo dm_message_archive para la importación. Para convertir los objetos dm_email_message existentes en dm_message_archive, consulte Webtop Email Migration Guide (Guía de migración de correo electrónico de Webtop). Si se desactiva la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico en las aplicaciones basadas en WDK, los archivos de mensajes de Outlook (.msg) se importarán como objeto dm_email_message, y se producirá un error en la importación de los archivos .msg en caso de que defina el tipo como dm_message_archive de manera manual. Webtop permite ver los correos electrónicos a través de un visor HTML especial. El visor HTML proporciona al usuario acceso a los anexos de correo electrónico relacionados. Los anexos sólo se pueden ver, pero también se pueden encontrar a través de la pantalla de resultados de la búsqueda. Para obtener una versión de un anexo, el usuario debe copiarlo y pegarlo en una ubicación del repositorio y convertir ese nuevo anexo en un objeto independiente. 54 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Mensajes de correo electrónico Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico Los usuarios también ven una pantalla de búsqueda mejorada en Webtop, para buscar por valores de atributos específicos de correo electrónico (Figura 3, página 56). Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 55 Mensajes de correo electrónico Figura 3. Búsqueda mejorada También hay disponible una utilidad de conversión para correos electrónicos ya existente en el repositorio. Esta utilidad se ejecuta como una aplicación independiente para convertir los correos electrónicos existentes al formato EMCMF (Figura 4, página 57). 56 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Mensajes de correo electrónico Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización Una vez importado en el repositorio un mensaje de correo electrónico, puede verlo en modo de sólo lectura. No puede editarlo. Para abrir un mensaje de correo electrónico para visualización: 1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. Nota: cuando se muestre una lista con mensajes de correo electrónico, podrá decidir agregar información de columnas adicionales relevantes a los mensajes de correo electrónico, como el remitente y los destinatarios. Para agregar columnas a una lista, consulte Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 19. 2. Seleccione Archivo > Mostrar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 57 Mensajes de correo electrónico Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF Para convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF: 1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. 2. Seleccione una de estas opciones: • Herramientas > Transformación > Copia en HTML • Herramientas > Transformación > Copia en PDF Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio Al exportar un mensaje de correo electrónico, Webtop crea una copia del mensaje como un archivo .msg en la ubicación que elija. Todos los anexos del mensaje se incrustan en el archivo .msg exportado. No puede exportar mensajes de correo electrónico si su instalación utiliza Transferencia de contenido HTTP. Para exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio: 1. Desplácese hasta uno o varios mensajes de correo electrónico y selecciónelos. 2. Seleccione Archivo > Exportar. Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar los mensajes de correo electrónico del repositorio hasta la ubicación correspondiente del equipo local. 3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, siga uno de estos procedimientos: • Si va a exportar un mensaje, defina las opciones y haga clic en Aceptar. • Si va a exportar varios mensajes, defina las opciones de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último mensaje, haga clic en Terminar. Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los mensajes restantes al mismo tiempo, haga clic en Terminar. 4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar. Buscar y abrir un anexo de correo electrónico Esta sección describe cómo ubicar y abrir un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración. Puede abrir un anexo de correo electrónico y verlo en modo de sólo lectura. No puede editar el anexo, pero puede crear una copia del mismo y editar la copia, tal y como se explica en Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico, página 59. 58 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Mensajes de correo electrónico Para buscar y abrir un anexo de correo electrónico: 1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 57. Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba el nombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar. 2. Haga clic en el enlace Ver propiedades. Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico Esta sección describe cómo copiar y editar un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración. Para crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico: 1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 57. Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba el nombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar. 2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Agregar al portapapeles. 3. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el anexo y abra la ubicación de forma que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Copiar aquí. 4. Si se muestra el portapapeles, seleccione el anexo del mensaje de correo electrónico y haga clic en Copiar. 5. Para editar la copia, seleccione la copia y elija Archivo > Editar. 6. Para realizar cualquier otra operación de Webtop común en la copia, utilice el procedimiento correspondiente a esa operación. Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio Esta sección describe cómo exportar un anexo de Correo electrónico en el modo Colaboración. Para exportar un anexo de correo electrónico: 1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 57. 2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Exportar. 3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, hágalo y haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 59 Mensajes de correo electrónico 4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar. Nota: En el modo Archivo, desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. Vaya a Mostrar > Copias, y después realice la exportación. Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo Esta sección describe cómo ubicar un correo electrónico al que pertenece un anexo en el modo Colaboración. Para el modo Archivo, consulte la sección En el modo Archivo, página 52 para obtener información sobre cómo se almacenan los anexos de correos electrónicos en el modo Archivo. Para buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece un anexo: 1. Busque el anexo de correo electrónico escribiendo todo o parte del nombre de anexo en el cuadro de búsqueda situado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar. 2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Mostrar > Ubicación. 60 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 4 Buscar Este capítulo incluye: • Ejecutar una búsqueda simple, página 61 • Ejecutar una búsqueda avanzada, página 64 • Ver los resultados de la búsqueda, página 69 • Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda, página 72 • Mejorar su experiencia de búsqueda, página 72 • Búsquedas guardadas, página 75 • Plantillas de búsqueda, página 77 • Definir preferencias de búsqueda, página 80 Ejecutar una búsqueda simple Cuando se introduce un término de búsqueda (una palabra o frase) en el cuadro de búsqueda simple, se busca dicho término en los documentos u otros objetos, bien en el propio documento o dentro de las propiedades del objeto. Este tipo de búsqueda se denomina búsqueda de “texto completo”. Busca los archivos en su ubicación de búsqueda predeterminada. La ubicación de búsqueda predeterminada se especifica en las preferencias de búsqueda. Definir preferencias de búsqueda, página 80, describe cómo agregar una ubicación de búsqueda. Es posible buscar en varios repositorios al mismo tiempo pero también es posible buscar orígenes externos como bases de datos externas, orígenes Web o su equipo de escritorio. Cuando se muestran los resultados de búsqueda, Webtop muestra primero los archivos que contienen más palabras coincidentes. Si el repositorio se ha indexado para partes de la oración, Webtop muestra también los archivos que incluyen variaciones de las palabras introducidas. Por ejemplo, si escribe examinar, Webtop busca también archivos que contengan las palabras examen, examinado y examinando. Para ejecutar una búsqueda simple: 1. En el cuadro de texto situado sobre el panel de exploración, escriba el texto que desea buscar. Para restringir la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página 62. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 61 Buscar 2. Haga clic en . Si la búsqueda incluye varios términos, los resultados mostrados en primer lugar contendrán todos los términos de búsqueda y, a continuación, Webtop mostrará los resultados que sólo contienen algunos de los términos de búsqueda. Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en Detener 3. . Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 69. Definir más los términos de búsqueda Puede utilizar la sintaxis de Tabla 8, página 62 para definir más detalladamente los términos de búsqueda en una búsqueda simple o en el campo Contiene en una búsqueda avanzada. Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda Sintaxis Descripción Palabra o frase entre comillas: " " Para buscar una palabra o frase exacta, introduzca la palabra o frase entre comillas. Para una búsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsqueda avanzada), si no utiliza las comillas, Webtop muestra los archivos que contienen tanto las palabras exactas que se escriben como las variaciones de las palabras, como examinar para el palabra examen. Esta opción está deshabilitada cuando se buscan varias palabras o si el repositorio no se ha indexado para variaciones. Las comillas no se pueden utilizar para buscar palabras con el mismo uso de mayúsculas o minúsculas. Los operadores AND y OR Para obtener resultados que contengan dos términos de búsqueda, escriba AND entre los términos. Un término puede ser una palabra o una frase entre comillas. Para obtener resultados que contengan al menos un término, escriba OR entre las palabras o las frases entrecomilladas. Puede encadenar varios términos juntos con los operadores AND y OR. El operador AND tiene precedencia sobre el operador OR. Por ejemplo, si escribe: knowledge or management and discovery Sus resultados deben contener conocimiento o deben contener gestión y detección. 62 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar Sintaxis Descripción El operador NO Para obtener resultados que no contengan un término, escriba NOT delante del término. El término puede ser una palabra o una frase entrecomillada. Sólo se toma en cuenta el término que sigue al operador. El operador NOT se puede utilizar después del operador AND u OR, separado por un espacio. Documentum NOT adaptador o Documentum AND NOT adaptador, ambas consultas devolverán resultados que contienen "Documentum" pero no "adaptador". Si escribe Documentum OR NOT adaptador, obtendrá resultados que contienen "Documentum" (y posiblemente "adaptador") o que no contienen "adaptador". Use esta sintaxis con cuidado. Puede generar un gran número de resultados. El operador NOT se puede utilizar solo al principio de la consulta. Por ejemplo, si escribe NOT adaptador, obtendrá resultados que no contienen la palabra "adaptador". Use esta sintaxis con cuidado. Puede generar un gran número de resultados. El operador NOT no se admite para consultas en orígenes externos cuando aparece solo al principio de la consulta o si se utiliza junto con el operador OR. El operador NOT no se puede utilizar con paréntesis. Esta opción no es válida: A NOT ( B OR C ). Sin embargo, el operador NOT se puede utilizar dentro de paréntesis. Esta opción es válida: (A NOT B) O (A NOT C). YNO no es un operador, si introduce YNO en una consulta, se considerará como un término de búsqueda. Paréntesis alrededor de los términos: ( ) Para especificar que se deben procesar ciertos términos juntos, utilice los paréntesis. Cuando se utilizan paréntesis, se debe introducir un espacio delante y detrás de cada paréntesis, como se muestra a continuación:( gestión o detección ) Por ejemplo, si escribe conocimiento and gestión or detección, los resultados contendrán "conocimiento" y "gestión" o contendrán "detección". Pero si escribe conocimiento and ( gestión or detección ), los resultados contendrán "conocimiento" y o bien "gestión" o bien "detección". Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 63 Buscar Sintaxis Descripción El comodín de varios caracteres: * Si el repositorio está indexado, puede utilizar el comodín de varios caracteres para indicar caracteres adicionales en cualquier parte de una palabra. Hace coincidir ninguno o más caracteres. El comodín de varios caracteres sólo está disponible o una búsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsqueda avanzada). El comodín de varios caracteres no está disponible para búsquedas en repositorios no indexados, para búsquedas de valores de propiedad ni para búsquedas de orígenes externos. Para este tipo de búsquedas debe utilizar operadores de truncamiento, como el operador Begin with. Cuando se utilizan comodines, Webtop no muestra los resultados que incluyan variaciones de las palabras escritas. Por ejemplo, si escribe d*ment sus resultados deben contener: documento, desarrollo, implementación, departamento, etc. pero no documentado ni documentación. El comodín de un solo carácter: ? Si el repositorio está indexado, puede utilizar el comodín de un solo carácter para indicar un único carácter desconocido en cualquier parte de una palabra. Sólo está disponible el comodín de un solo carácter o una búsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsqueda avanzada). El comodín de un solo carácter no está disponible para búsquedas en repositorios no indexados, para búsquedas de valores de propiedad ni para búsquedas de orígenes externos. Nota: • Los operadores AND, OR y NOT son palabras reservadas. Para buscar un término que incluya un operador, utilice comillas. Por ejemplo, si busca "hardware and software", Webtop devolverá los documentos que contengan esa cadena de tres palabras. Si escribe hardware and software sin comillas, Webtop devolverá todos los documentos que contengan ambas palabras. • Los operadores AND, OR y NOT no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, para su comodidad, puede escribir: AND, and, And. Ejecutar una búsqueda avanzada Para buscar un documento por una de sus propiedades, utilice la búsqueda avanzada. Una búsqueda avanzada le permite definir de forma más precisa su consulta de las propiedades del documento. Por ejemplo, puede buscar la versión actual de los documentos cuyo autor es John Smith y modificados entre el 1 de noviembre de 2006 y el 31 de diciembre de 2006. Para ejecutar una búsqueda avanzada: 1. 64 En la página principal de Webtop, haga clic en la flecha junto al icono de lupa y, a continuación, haga clic en Avanzada. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar 2. Especifique valores para la búsqueda. Consulte Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 65. 3. Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener 4. . Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 69. Especificar valores para una búsqueda avanzada En este procedimiento se supone que ya ha abierto la página Búsqueda avanzada. Si no es así, consulte Ejecutar una búsqueda avanzada, página 64. Sugerencia: en la página Búsqueda avanzada, si desea borrar cualquier valor existente y empezar con los campos vacíos, haga clic en Borrar. Para especificar valores para una búsqueda avanzada: 1. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar. Este campo es similar a la búsqueda simple. Para definir más la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página 62. 2. En Ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que desee buscar. Para agregar ubicaciones, siga este procedimiento: a. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Sólo en la ubicación actual y haga clic en Editar. b. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese a la ubicación y selecciónela. La ubicación en Repositorios disponibles puede ser un repositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestra si Webtop está configurado para buscar orígenes externos. Si selecciona repositorios u orígenes en los que no se han guardado sus credenciales, puede aparecer una ventana de inicio de sesión. c. Haga clic en la flecha para agregarla a la lista Incluidos en la búsqueda. d. Repita el Paso b y el Paso c para todas las ubicaciones que sean necesarias. e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha para quitar. f. Para establecer las ubicaciones como sus ubicaciones predeterminadas para cada nueva búsqueda, seleccione Definir como predeterminado. g. Haga clic en Aceptar. 3. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de archivos que desea buscar. 4. Especifique el resto de las propiedades según sea necesario En Tabla 9, página 66 se describen las propiedades comunes. Las propiedades disponibles dependen del tipo de archivo en el que se realiza la búsqueda, que se selecciona en la lista Tipo de objeto en Paso 3. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 65 Buscar Tabla 9. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada Campo Descripción Lista de propiedades Especifique uno o varios valores de propiedad mediante este procedimiento: 1. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar una propiedad. 2. En una línea determinada: en la primera lista desplegable, seleccione una propiedad. En la segunda lista desplegable, seleccione una relación de propiedad y valor. Para obtener una descripción de las relaciones posibles, consulte Tabla 10, página 67. En los campos restantes, seleccione o escriba un valor. Si escribe varias palabras, se buscarán como si se tratara de una frase. Por ejemplo, si escribe "gestión del conocimiento", Webtop busca valores que contengan la frase "gestión del conocimiento", pero no busca valores que contengan "conocimiento" y "gestión" separados por otras palabras. Si quiere que sus resultados incluyan ambos términos como una frase o separadamente, debe crear dos subconsultas y utilizar el operador AND. 3. Para agregar propiedades adicionales, haga clic en Agregar otra propiedad y, a continuación, seleccione uno de estos operadores: • And: la selección de este operador especifica que los resultados de la búsqueda deben coincidir tanto con el valor de propiedad de esta línea como con el valor de propiedad de la línea anterior. • Or: la selección de este operador especifica que los resultados pueden coincidir con el valor de propiedad de esta línea o con el valor de la línea anterior. Si busca en orígenes externos, no utilice el operador OR entre tipos diferentes de propiedades. Esta consulta es válida: "Autor contains Lewis OR Autor contains Twain," sin embargo, ésta otra no lo es: "Autor contains Lewis OR Nombre contains Gestión del conocimiento." Si agrega tres o más líneas de propiedades, el orden de las operaciones es el orden en que se han definido. Cada vez que se agrega And u Or, los operadores anteriores se agrupan entre sí. Por ejemplo, si define la consulta "Nombre contains Gestión del conocimiento AND Autor contains Lewis OR Autor contains Twain", los resultados deben contener los documentos cuyo nombre es Gestión del conocimiento y cuyo autor es Lewis, o deben contener todos los documentos cuyo autor es Twain. Para buscar todos los documentos cuyo nombre sea Gestión del conocimiento y cuyo autor sea o bien Lewis o Twain, deberá definir las siguiente consulta: Autor contains Lewis OR Autor contains Twain AND Nombre contains Gestión del conocimiento.. 4. 66 Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar en dicha propiedad. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar Campo Descripción Fecha Seleccione el tipo de fecha que desea buscar. Especifique un intervalo de fechas o un intervalo de fechas fijo utilizando la fecha actual o especificando las fechas De y/o A. Los meses se pueden escribir en cifras o con su nombre completo. Los años se pueden escribir con dos o cuatro cifras. Al especificar una fecha Desde, la fecha no se incluye en el intervalo de fechas. Por su parte, al especificar una fecha Hasta, la fecha se incluye en el intervalo de fechas. Tamaño Seleccione un intervalo de tamaños. Propiedades al buscar mensajes de correo electrónico Asunto Para De Escriba las palabras por las que desea realizar la búsqueda. Para restringir la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página 62. Enviado Seleccione la fecha cuando se ha enviado el mensaje de correo electrónico. Recibido Seleccione la fecha cuando se ha recibido el mensaje de correo electrónico. Buscar objetos ocultos Puede optar por incluir elementos ocultos en la búsqueda. La búsqueda mostrará sólo los elementos ocultos para los que tenga permiso de visualización. Buscar todas las versiones Puede buscar versiones anteriores del archivo, así como la versión actual. La relación entre una propiedad y su valor correspondiente se define por los operadores. Tabla 10, página 67 describe los operadores disponibles en la página de búsqueda avanzada. Tabla 10. Selección de una relación de propiedad a valor Operador Descripción Operadores relacionales: Puede utilizar estos operadores con valores numéricos o cadenas. Menor que < Menor o igual que <= Mayor que > Mayor o igual que <= Igual a = Muestra los resultados en los que el valor de propiedad contiene sólo el valor exacto que ha escrito. Distinto de <> Muestra los resultados en los que el valor de propiedad nunca coincide con el valor exacto que ha escrito. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 67 Buscar Operador Descripción Operadores de truncamiento: En lugar del comodín de varios caracteres se pueden utilizar operadores de truncamiento. Empieza por Muestra los resultados en los que el valor de propiedad empieza por el valor que ha escrito. Es lo mismo que si se utilizase un comodín de final. Termina por Muestra los resultados en los que el valor de propiedad termina por el valor que ha escrito. Es lo mismo que si se utilizase un comodín de inicio. Contiene Muestra los resultados en los que el valor de propiedad contiene el valor que ha escrito en cualquier lugar. Tiene el mismo efecto que utilizar caracteres comodín inicial y final. No contiene Muestra los resultados en los que el valor de propiedad no contiene el valor que ha escrito en ningún lugar. Otros operadores: En Muestra los resultados en los que el valor de propiedad coincide con uno de los valores que ha escrito. Los valores potenciales se escriben como una lista delimitada por comas. No en Muestra los resultados en los que el valor de propiedad no coincide con ninguno de los valores que ha escrito. Es nulo Muestra los resultados en los que el valor de propiedad no se ha definido. Si sabe que una propiedad no contiene ningún valor, puede utilizar este operador para restringir la búsqueda. No es nulo Muestra los resultados en los que se ha definido el valor de propiedad, pero sin ningún valor específico. Puede utilizar este operador para buscar sólo los documentos cuyas propiedades estén definidas. Por ejemplo, si selecciona palabras clave no es nulo, sus resultados deben contener sólo los documentos con palabras clave. 68 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar Ver los resultados de la búsqueda En los resultados de la búsqueda, puede realizar los siguientes procedimientos: • Para activar o desactivar el resaltado, haga clic en o en . • Si su organización incluye la función de exploración inteligente, los resultados aparecerán en el panel de exploración además de en el panel de contenido. Los resultados del panel de exploración están organizados por propiedad. Para ver los resultados que incluyan una determinada propiedad, haga clic en la propiedad. Si precisa más información, consulte Exploración inteligente, página 69. . Con esta • Para obtener información adicional sobre la búsqueda, haga clic en Estado operación se muestran estadísticas de búsqueda según la ubicación. Si su organización incluye la función de supervisión de la búsqueda, se mostrarán estadísticas en tiempo real, como se describe en Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real, página 70. • Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar , defina los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 65 y, a continuación, haga clic en Buscar. • Para ejecutar de nuevo la búsqueda sin revisarla, haga clic en Reiniciar . • Para guardar la búsqueda de forma que pueda ejecutarse de nuevo para recibir los resultados actualizados, consulte Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 75. • Si su organización incluye la función de plantillas, puede guardar la búsqueda como una plantilla de búsqueda para poderla ejecutar de nuevo con diferentes parámetros, como se describe en Crear una plantilla de búsqueda, página 78. • Para guardar los resultados de un origen externo en un repositorio, consulte Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos, página 71. Exploración inteligente Si la exploración inteligente está disponible, al ejecutar una búsqueda, los resultados no sólo aparecen en el panel de contenido, sino que se muestran también en clústeres de resultados relacionados en el panel de exploración. La exploración inteligente sólo está disponible si Webtop incluye la opción Búsqueda extendida y está configurado para exploración inteligente. Para contraer o expandir la lista Exploración inteligente, haga clic en el signo menos/más en la parte superior de la lista. Para expandir un clúster o subclúster, haga clic en el signo más situado junto al clúster. Para mostrar los resultados de un subclúster en el panel de contenido, haga clic en él. Para actualizar la lista Exploración inteligente con los nuevos resultados, haga clic en aparece sólo si hay nuevos resultados disponibles. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 . El icono 69 Buscar Webtop calcula los subclústeres utilizando la estrategia definida en las preferencias de usuario. Para y siga los pasos adecuados descritos en Definir preferencias de búsqueda, definirlas, haga clic en página 80. Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real La supervisión de búsqueda muestra el estado de la búsqueda en tiempo real. El estado en tiempo real aparece en una pantalla animada y en una tabla, como se muestra en la Figura 5, página 70. La supervisión de la búsqueda permite ver los orígenes de búsqueda que devuelven los resultados más rápidamente. Esta función está disponible si la opción Búsqueda extendida de supervisión de la búsqueda está instalada. Para mostrar la supervisión de la búsqueda, haga clic en Estado en cuanto se inicie la búsqueda. Para volver a reproducir la animación después de que la búsqueda se ha completado, haga clic en icono Actualizar, . Cuando vuelva a reproducir la animación, verá una repetición de cómo se ha producido la búsqueda. Al volver a reproducir la animación no se vuelve a ejecutar la consulta. Figura 5. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda En la animación, cada origen de búsqueda está representado por un sector del gráfico circular. El número de capas de un sector corresponde al número de resultados: una capa indica que no hay resultados; dos capas indican de 1 a 50 resultados; y tres capas indican 51 o más resultados. Este comportamiento puede variar en las configuraciones modificadas. 70 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar El color de la sección indica el estado del origen: azul si está realizando una búsqueda, verde cuando se ha completado la búsqueda y naranja si la búsqueda ha fallado. Haga clic en el sector de un origen para resaltar su fila correspondiente en la tabla. Haga clic en Mostrar consulta nativa para ver la consulta nativa que indica cómo se tradujo la consulta para el origen. La animación muestra los orígenes de dieciséis en dieciséis, por lo que en la primera vista sólo aparecen los primeros dieciséis orígenes. Si ejecuta la búsqueda en un número de orígenes mayor, podrá ver los dieciséis siguientes haciendo clic en Siguiente debajo de la animación. Si no se puede buscar en un origen determinado, se muestra un mensaje de error detallado en la columna Nota de la tabla. Para obtener información adicional sobre el error, seleccione Herramientas > Ver mensajes. Nota: si inicia la supervisión al visualizar los resultados de las búsquedas guardadas o los últimos resultados de búsqueda, no se vuelve a ejecutar la consulta y la animación no se vuelve a reproducir por completo. El estado aparece primero en espera con ningún resultado y a continuación se actualiza inmediatamente para mostrar el estado final de los orígenes y el número de resultados válidos devueltos por cada uno. Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos Este procedimiento permite guardar los resultados de un origen externo en un repositorio. Para guardar un resultado de búsqueda de un origen externo en el repositorio: 1. Seleccione los resultados. 2. Elija Archivo > Guardar en repositorio. 3. En la ventana Selección de carpeta, seleccione la carpeta de destino de la lista de repositorios disponibles. 4. Haga clic en Siguiente para comprobar la definición de objeto o en Terminar para completar el procedimiento. 5. En la ventana Definición de objeto, modifique las propiedades del objeto según sea necesario. 6. Haga clic en Siguiente para marcar la definición del objeto de estos resultados o en Terminar para completar el procedimiento. 7. Repita el Paso 5 y el Paso 6 tantas veces como sea necesario. Los resultados guardados están disponibles en la carpeta seleccionada pero también se muestran en Mis archivos. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 71 Buscar Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda Este procedimiento sólo se aplica a su sesión actual de Webtop. Para ver los resultados de búsqueda más recientes: 1. En la parte superior de la página de Webtop, haga clic en la flecha situada junto al icono de lupa. 2. Haga clic en Últimos resultados. Mejorar su experiencia de búsqueda Su experiencia de búsqueda puede verse restringida o mejorada según su comprensión de la sintaxis de búsqueda y de los distintos parámetros que definen el entorno de la búsqueda. La sintaxis de búsqueda es la forma en que se escribe la consulta, que implica el uso de operadores y de caracteres especiales tales como paréntesis, comillas o comodines. La sintaxis de búsqueda se documenta al principio de este capítulo en Ejecutar una búsqueda simple, página 61 y Ejecutar una búsqueda avanzada, página 64. El entorno de búsqueda corresponde a las circunstancias cuando se ejecuta la consulta; es decir, la configuración del repositorio, la configuración de los orígenes externos, la configuración de su aplicación de WDK, etc. Todos estos parámetros no son visibles ni accesibles para los usuarios; sin embargo, deben tomarse en consideración al ejecutar las consultas para conseguir los resultados más pertinentes. En esta sección se describen estos aspectos que influyen en su experiencia de búsqueda: • Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda, página 72 • Indexar un repositorio, página 74 • Elementos que se pueden buscar, página 74 Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda La descripción de la función de búsqueda que se proporciona en este manual se refiere a la configuración predeterminada. Sin embargo, su administrador del sistema puede configurar esta funcionalidad de muchas maneras. En esta lista se indican posibles configuraciones que pueden afectar a su experiencia de búsqueda: • Indexación El que un repositorio esté indexado no es de su interés y, generalmente, no necesita saberlo. Sin embargo, a veces, las capacidades de indexación pueden utilizarse para definir las consultas de forma más precisa. Por ejemplo, los comodines sólo se pueden utilizar si el repositorio está indexado, si no, se omitirán. Si quiere realizar consultas complejas, consulte con el administrador 72 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar del sistema para obtener más detalles sobre la configuración de indexación del repositorio. La sección Indexar un repositorio, página 74 proporciona más información acerca de la indexación. • Clasificación de relevancia El administrador del sistema puede especificar una clasificación adicional para determinados orígenes, agregar relevancia a un valor de propiedad determinado o mejorar la puntuación obtenida para un formato específico. • Programación El administrador del sistema puede definir una programación para restringir la lista de tipos disponibles en la página Búsqueda avanzada. La programación puede ser diferente de un repositorio a otro. Si selecciona sólo los orígenes externos, se aplica la programación del repositorio actual. • Personalización de la página Búsqueda avanzada La página Búsqueda avanzada puede personalizarse completamente para guiarle a la hora de realizar consultas. Por este motivo, todas las opciones descritas en esta guía pueden no estar disponibles y pueden aparecer otras para definir y/o condicionar sus consultas. • Número máximo de resultados El número máximo de resultados se define en dos niveles. De forma predeterminada, el número máximo de resultados de todos los orígenes juntos es 1000 y 350 resultados por origen. Sin embargo, su administrador del sistema puede modificar estos parámetros. Cuando realice una consulta en un origen externo, el número máximo de resultados también depende de la configuración de dicho origen. Los resultados se seleccionan de acuerdo con su importancia. De este modo, siempre consigue los resultados con la mejor puntuación; el resto de resultados se omiten. • Diferenciación entre mayúsculas y minúsculas Si el repositorio está indexado, las consultas no distinguen entre mayúsculas y minúsculas de forma predeterminada, incluso si se utilizan las comillas. Si el repositorio no está indexado, las consultas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, para los repositorios no indexados, el administrador del sistema puede activar y desactivar la diferenciación entre mayúsculas y minúsculas. • Normalización gramatical (lematización) Cuando no se utilizan comillas, Webtop muestra los archivos que incluyen variaciones de las palabras escritas además de las palabras exactas. Estas variaciones se basan en la raíz de la palabra. Este comportamiento depende de la configuración del sistema de texto completo y se denomina normalización gramatical. • Orígenes externos Al consultar un origen externo, los resultados mostrados en Webtop dependen en parte de la configuración de este origen. Por ejemplo, si el origen no devuelve información sobre fechas, entonces no se puede filtrar por fechas. • Varios repositorios En cuanto a orígenes externos, los resultados dependen de la configuración de cada repositorio. Por ejemplo, la indexación puede establecerse de forma distinta en los distintos repositorios. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 73 Buscar Indexar un repositorio La indexación de un repositorio es tarea del administrador y se podría pensar que no es necesario saber qué es la indexación y si el repositorio que utiliza está indexado o no. Sin embargo, la indexación puede tener una repercusión en la experiencia de búsqueda. Cuando se indexa un repositorio, se crea una estructura de datos, el índice, para almacenar información. La información puede estar sólo en las propiedades de los archivos o en las propiedades y el contenido de los archivos. La búsqueda de un repositorio indexado facilita una recuperación rápida de los documentos ya que no requiere explorar todos los archivos sino únicamente buscar en el índice. En esta guía, cuando se hace referencia a un repositorio indexado, se trata de un repositorio para el que el contenido y las propiedades se han indexado y no sólo las propiedades. Si el repositorio está indexado, se ejecutan consultas de texto completo cuando se usa el cuadro de búsqueda simple o el campo Contiene de la ventana de búsqueda avanzada. Si el repositorio no está indexado, la consulta se convierte a una consulta sobre las propiedades más pertinentes: nombre, título y asunto. Este mecanismo es transparente y permite recuperar los resultados más relevantes. Elementos que se pueden buscar Sólo los documentos que son indexables se pueden buscar. Por ejemplo, las imágenes o el contenido binario no se pueden buscar porque no son indexables. Además, no todos los caracteres se pueden buscar. Los caracteres que se pueden buscar son los caracteres alfabéticos, numéricos, de extensión y personalizados. Los caracteres personalizados son las letras y meses chinos, japoneses y coreanos. Otros caracteres, como la puntuación, acentos y las marcas diacríticas, y los caracteres tales como | y #, no se indexan ni se buscan. Estos caracteres que no se pueden buscar se eliminan del texto indexado y se tratan como si fueran espacios en blanco. El servidor de índices trata estos caracteres como si fueran espacios en blanco: !@#$%^_,.&;:()+=< Cuando estos caracteres aparecen en el contenido indexable, se reemplazan por un espacio en blanco. Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico [email protected] está indexada, aparece como "Minombre empresa com" en el índice. El texto se trata como tres palabras. Los documentos devueltos por una búsqueda de [email protected] se tratan como si contuvieran las palabras "Minombre empresa com". Si se incluye un carácter especial en una consulta, se eliminará. Por ejemplo, una consulta sobre Richard + Dodd devolvería un documento que contiene el texto Richard = Dodd porque los signos + y = se sustituyen por un espacio en blanco. Si un término de búsqueda incluye un acento o marca diacrítica, la búsqueda devuelve todas las palabras que coinciden con o sin el acento o la marca diacrítica. Nota: • A diferencia de las búsquedas que se realizan en un explorador Web, no se pueden utilizar los signos menos y más como operadores. En su lugar, debe utilizar el operador AND y OR. • El asterisco y el signo de interrogación se pueden utilizar como caracteres comodín. 74 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar Búsquedas guardadas Las búsquedas se pueden guardar para que pueda ejecutarlas regularmente sin tener que volver a definirlas, para compartirlas con otros usuarios o para recuperar rápidamente los resultados correspondientes. En el nodo Búsquedas guardadas, las búsquedas públicas y privadas se distinguen por los iconos siguientes: • indica que esta búsqueda guardada es pública y accesible a cualquier usuario. • indica que usted es el único que puede acceder a esta búsqueda guardada. Las búsquedas guardadas se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con un icono general: Esta sección incluye: • Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 75 • Ejecutar una búsqueda guardada, página 75 • Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda, página 76 • Editar una búsqueda guardada, página 76 • Copiar una búsqueda guardada, página 77 Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante Puede guardar una búsqueda para que pueda ejecutarse de nuevo posteriormente para recuperar los resultados actualizados. Para guardar una búsqueda y ejecutarla más adelante: 1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar . 2. Escriba un nombre para la búsqueda guardada. 3. Para mostrar los resultados de la búsqueda en el nodo Búsquedas guardadas sin tener que ejecutar de nuevo la búsqueda, seleccione Incluir resultados. 4. Para permitir a otros usuarios tener acceso a esta búsqueda, seleccione Hacer pública. 5. Haga clic en Aceptar. La búsqueda guardada se almacenará en el nodo Búsquedas guardadas del repositorio. Aunque la búsqueda guardada se almacena en un repositorio, puede utilizar la búsqueda guardada para buscar en varios repositorios. Ejecutar una búsqueda guardada Al ejecutar una búsqueda guardada, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelve resultados actualizados. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 75 Buscar Para ejecutar una búsqueda guardada: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la búsqueda guardada y Archivo > Mostrar. Webtop ejecutará la búsqueda. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener 4. . Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 69. Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda Para ver los resultados de una búsqueda guardada: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Haga doble clic en cualquier búsqueda guardada para la cual la columna Resultados indique que la búsqueda encontró uno o más elementos. Nota: Si los resultados no se guardan con la búsqueda, se volverá a ejecutar la búsqueda al hacer doble clic en ella. Si no desea volver a ejecutar la búsqueda, utilice el menú contextual. Para ello, haga clic con el botón secundario en la búsqueda guardada y seleccione Ver resultados guardados. Este comando sólo está disponible cuando los resultados se han guardado con la búsqueda. Editar una búsqueda guardada Para editar una búsqueda guardada: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar. 4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 65 y, a continuación, haga clic en Buscar. 5. Haga clic en Guardar búsqueda para aplicar los cambios. También debe guardar su búsqueda si ha modificado los resultados que se muestran. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Sobrescribir. 76 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar Copiar una búsqueda guardada Para copiar una búsqueda guardada: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar. 4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 65 y, a continuación, haga clic en Buscar. 5. En la página de resultados, haga clic en Guardar búsqueda. 6. Para guardar la búsqueda como una copia con un nombre diferente, escriba un nombre nuevo para la búsqueda. En caso contrario la búsqueda se guarda como una copia con el mismo nombre. 7. Edite la información adicional según sea necesario. 8. Haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Guardar como nueva. Plantillas de búsqueda Las plantillas de búsqueda sólo están disponibles si su organización utiliza la opción Búsqueda extendida y ha configurado las plantillas de búsqueda. Al igual que con las búsquedas guardadas, las plantillas de búsqueda están diseñadas para que puedan reutilizarse fácilmente. Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que algunos valores de búsqueda son fijos y otros puede definirlos el usuario actual. Las plantillas de búsqueda pueden ser privadas o públicas. En el nodo Búsquedas guardadas, las plantillas de búsqueda públicas y privadas se distinguen por los iconos siguientes: • indica que esta plantilla de búsqueda es pública y accesible a cualquier usuario. • indica que usted es el único que puede acceder a esta plantilla de búsqueda. Las plantillas de búsqueda se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con un icono general: . Esta sección incluye: • Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda, página 78 • Crear una plantilla de búsqueda, página 78 • Editar una plantilla de búsqueda, página 79 • Modificar la definición de una plantilla de búsqueda, página 79 • Copiar una plantilla de búsqueda, página 80 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 77 Buscar Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda Puede ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda creada por usted o por otro usuario. Para ejecutar una búsqueda basada en una plantilla de búsqueda: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Mostrar. 4. Si se le pide que indique valores de búsqueda, especifique los valores según corresponda. 5. Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener 6. . Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 69. Crear una plantilla de búsqueda Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que puede cambiar ciertos valores de búsqueda cada vez que la ejecuta. Por ejemplo, una plantilla de búsqueda podría buscar las facturas con fecha de este mes del cliente que elija. Podría ejecutar la plantilla de búsqueda para obtener facturas de muchos clientes diferentes. Una plantilla de búsqueda no puede incluir el operador OR. Para crear una plantilla de búsqueda: 1. Ejecute una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar una búsqueda avanzada, página 64) y seleccione las propiedades y valores que se incluirán en la plantilla de búsqueda. Debe seleccionar al menos una combinación de propiedad y valor. Para incluir una propiedad para la que el usuario establecerá el valor de búsqueda, establezca un valor temporal para dicha propiedad. Puede hacer que esa propiedad sea editable más adelante en este procedimiento. . 2. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla 3. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda. 4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros. 5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 6. 78 Haga clic en Guardar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar Editar una plantilla de búsqueda Para editar una plantilla de búsqueda: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros. 5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 6. Haga clic en Guardar. Modificar la definición de una plantilla de búsqueda Para modificar la definición de una plantilla de búsqueda: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Haga clic con el botón secundario en la plantilla de búsqueda y seleccione Editar definición. 4. Modifique los valores de búsqueda. Consulte Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 65. 5. Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener . 6. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla 7. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda. 8. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros. 9. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. . Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 10. Haga clic en Guardar. 11. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 12. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 13. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 79 Buscar 14. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como una columna en el nodo Búsquedas guardadas. 15. Haga clic en Guardar. Nota: A diferencia de las búsquedas guardadas, cuando guarda una plantilla después de una modificación, la versión anterior no se sobrescribe: se crea una nueva plantilla. Copiar una plantilla de búsqueda Para copiar una plantilla de búsqueda: 1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas. 2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 4. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda. 5. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como una columna en el nodo Búsquedas guardadas. 6. Haga clic en Guardar. Definir preferencias de búsqueda Para definir las preferencias de búsqueda: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Buscar. 3. En el área Ubicaciones de búsqueda predeterminadas, siga uno de estos procedimientos: • Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminadas en los repositorios de la lista de repositorios predeterminada, seleccione Mis repositorios favoritos. • Para definir la ubicación de búsqueda predeterminada en el repositorio que está visualizando actualmente, seleccione Sólo repositorio actual. • Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminada en otras ubicaciones, seleccione Otras y, a continuación, Seleccionar. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese y seleccione una ubicación específica y, a continuación, haga clic en la flecha apropiada para agregar la ubicación. Agregue tantas ubicaciones como necesite. La ubicación puede ser un repositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestra si Webtop está configurado para buscar orígenes externos. 4. 80 En el área Exploración inteligente, si está disponible, elija si desea agrupar los resultados de la búsqueda en clústeres según unas propiedades específicas. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Buscar Si selecciona Activada, elija las propiedades utilizadas para la exploración inteligente haciendo clic en Editar y, a continuación, seleccionando las propiedades en las listas desplegables. Para agregar o quitar las propiedades, utilice los botones adecuados. La exploración inteligente sólo está disponible si Webtop incluye la opción Búsqueda extendida y está configurado para exploración inteligente. 5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Para seleccionar las columnas mostradas en las páginas de resultados, defina sus preferencias de columna como se describe en Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 19. Para recuperar la configuración predeterminada de las ubicaciones de búsqueda y de exploración inteligente, haga clic en Restaurar valores predeterminados. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 81 Buscar 82 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 5 Bandeja de entrada Este capítulo incluye: • Bandeja de entrada información general, página 83 • Abrir tareas o notificaciones, página 84 • Realizar tareas, página 84 • Completar una tarea, página 85 • Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 86 • Rechazar una tarea, página 86 • Delegar una tarea, página 87 • Repetir tareas, página 87 • Cambiar la disponibilidad para las tareas, página 87 • Tareas de cola de trabajos, página 88 Bandeja de entrada información general La bandeja de entrada contiene tareas y notificaciones. Las tareas son asignaciones electrónicas, mientras que las notificaciones son mensajes que avisan de que se ha producido un evento. Una tarea puede serle asignada manualmente por otro usuario, o bien de forma automática por un proceso empresarial conocido como flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es una serie de tareas que se asignan por orden de un usuario a otro. Al finalizar una tarea de flujo de trabajo, el flujo de trabajo envía automáticamente una tarea al usuario siguiente en el flujo de trabajo. En algunos casos, es posible que una tarea que aparece en su bandeja de entrada no se le haya asignado sólo a usted, sino también a otros usuarios. En esta circunstancia, el primer usuario que la acepta es el que la ejecuta. La tarea se elimina automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Si su organización emplea colas de trabajos, puede solicitar asignaciones de tareas, como se describe en Tareas de cola de trabajos, página 88. Una tarea puede incluir archivos anexos que se le solicita que edite o revise. Los archivos anexos pasan al siguiente usuario del flujo de trabajo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 83 Bandeja de entrada Abrir tareas o notificaciones Para abrir una tarea o notificación: 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación. 3. Siga uno de estos procedimientos: • Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar. • Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente: — Realizar tareas, página 84 — Completar una tarea, página 85 — Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 86 — Rechazar una tarea, página 86 — Delegar una tarea, página 87 — Repetir tareas, página 87 — Seleccionar tareas de la cola, página 89 Realizar tareas Para realizar una tarea: 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre. 2. En la ficha Información, siga este procedimiento: a. La ficha Información podría mostrar un formulario personalizado para una tarea determinada de su organización. En ese caso, escriba la información adecuada. Pida los detalles a su administrador. Si la ficha Información incluye un enlace para crear un nuevo formulario para el próximo usuario en la tarea, haga clic en el enlace y siga las instrucciones de la pantalla. b. Para realizar operaciones en los archivos anexos, utilice los procedimientos estándar de dichas operaciones. c. Para adjuntar archivos adicionales, haga clic en Agregar anexos, seleccione los archivos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. d. Si se muestran los campos Hora y Costo, registre el tiempo y el costo que supone realizar la tarea. 3. 84 En la ficha Comentarios, agregue comentarios de la siguiente manera: a. Haga clic en Agregar o Editar. b. En el campo Comentario, escriba un comentario. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Bandeja de entrada c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas: • Para los destinatarios posteriores envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo. • Sólo para los destinatarios siguientes envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo. d. Haga clic en Aceptar. e. Repita estos pasos con tantos comentarios como sea necesario. Para quitar un comentario, haga clic en Quitar. 4. Seleccione la ficha Progreso para ver el historial de la tarea. 5. Siga uno de estos procedimientos: • Para marcar la tarea como terminada, consulte Completar una tarea, página 85. • Para cerrar la tarea sin marcarla como terminada, haga clic en Cerrar. La tarea se cerrará. Puede volver a abrirla para marcarla como terminada más adelante. Cuando desee marcar la tarea como terminada, consulte Completar una tarea, página 85. Completar una tarea Al completarse una tarea, ésta se envía al siguiente usuario o actividad en el flujo de trabajo. Cualquier cambio realizado en los archivos anexos se incluye con la tarea si la versión de los archivos anexos y los archivos registrados es la misma. Para completar una tarea: 1. Abra la tarea seleccionándola en la bandeja de entrada. 2. Haga clic en Terminar. 3. Si se le solicita una contraseña, escríbala. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento: a. Elija haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionar los ejecutantes. b. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más ejecutantes y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. c. Haga clic en Aceptar. 6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar en la lista Seleccionar tareas de reenvío siguientes. 7. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 85 Bandeja de entrada Aceptar tareas asignadas a varios usuarios Si una tarea se ha enviado a un grupo, el primer usuario que la acepte será el que la ejecute. Si acepta una tarea de este tipo, se eliminará automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Para aceptar una tarea asignada a varios usuarios: 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Seleccione la tarea que desee aceptar. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Siga uno de estos procedimientos: • Para cerrar la tarea, elija Cerrar. • Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente: — Realizar tareas, página 84 — Completar una tarea, página 85 — Rechazar una tarea, página 86 — Delegar una tarea, página 87 — Repetir tareas, página 87 Rechazar una tarea Si el flujo de trabajo lo permite, puede rechazar una tarea. Al hacerlo, la tarea va a otro paso como se define en la plantilla. Si la tarea va dirigida a un grupo de usuarios, se elimina de su Bandeja de entrada. Dependiendo de la definición de la plantilla, la tarea puede o no permanecer en las Bandejas de entrada de los otros usuarios del grupo. Para rechazar una tarea: 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre. 2. Haga clic en Rechazar. 3. Si se le solicita, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea. 4. Haga clic en Siguiente. 5. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas en la lista Seleccionar tareas de rechazo siguientes. 6. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión para cerrar la sesión de la tarea. 7. Haga clic en Aceptar. 86 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Bandeja de entrada Delegar una tarea Si el flujo de trabajo lo permite, puede pasar a otro usuario la responsabilidad de realizar una tarea que originariamente se le ha asignado a usted. Para delegar una tarea: 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella. 2. Haga clic en Delegar. 3. Si se le pide que especifique el usuario al que desea delegar la tarea, siga este procedimiento: 4. a. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar. b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. Haga clic en Aceptar. Repetir tareas Si el flujo de trabajo lo permite, tiene la posibilidad de pedir a otro usuario o grupo que repita una tarea que usted acaba de completar. Para repetir una tarea: 1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella. 2. Haga clic en Repetir. 3. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar. 4. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 5. Haga clic en Aceptar. Cambiar la disponibilidad para las tareas En la parte superior de la bandeja de entrada se muestra su disponibilidad para recibir tareas. Para cambiar la disponibilidad para recibir tareas: 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. En la parte superior de la Bandeja de entrada, haga clic en una de las siguientes opciones: • Estoy disponible • No estoy disponible en estos momentos Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 87 Bandeja de entrada 3. Siga uno de estos procedimientos: • Para ofrecerse como disponible, quite la marca de la casilla de verificación que cambia su estado a no disponible. • Para mostrarse como no disponible, marque la casilla de verificación que cambia su estado a no disponible, haga clic en editar, seleccione otro usuario para que reciba sus tareas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. Si usted se muestra como no disponible, esto sólo afectará a las tareas futuras que se hayan marcado como delegables. Esta opción no afecta a las tareas que estén actualmente en su bandeja de entrada o a cualquier tarea futura que no permita la delegación. Tareas de cola de trabajos Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponibles asignados a una cola. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una cola de trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadores asignados para trabajar en una cola reciben las tareas en sus bandejas de entrada por orden de prioridad. Los usuarios con la función "procesador de colas avanzado" pueden extraer de forma selectiva elementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se asignen a la bandeja de entrada del procesador. Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola Los procesadores de colas de trabajos tienen disponibles opciones distintas para ayudar a gestionar las tareas y la carga de trabajo existentes en sus bandejas de entrada. Para suspender una tarea en la cola de trabajos: Si trabaja en una tarea y debe esperar a que se ejecute algún otro documento o tarea auxiliar, puede suspender la tarea. Como recordatorio, asigne a la tarea una fecha para quitar su suspensión y volver a activarla en la cola. El sistema ejecuta un trabajo que quita la suspensión de la tarea basado en esta fecha. También puede quitar manualmente la suspensión de una tarea. 1. Seleccione la tarea que desee suspender. 2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender. 3. Elija la fecha y la hora a las que la tarea ya no continuará suspendida. 4. Haga clic en Aceptar. El estado de la tarea aparecerá como Pausado. Para quitar la suspensión de una tarea en la cola de trabajos: 1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la suspensión. 2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > No suspender. El estado de la tarea aparecerá como Adquirido. 88 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Bandeja de entrada Para quitar la asignación y volver a asignar una tarea en la cola de trabajos: 1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la asignación. 2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación. El sistema devolverá la tarea a la cola de trabajos y su estado aparecerá como Inactivo hasta que la vuelva a asignar a otro usuario. 3. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar. 4. Seleccione un usuario que desee asignar a la tarea. 5. Haga clic en Aceptar. Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos Si su organización ha implementado colas de trabajos, puede obtener la siguiente tarea de la cola sin necesidad de esperar a que un supervisor o el sistema se la asigne. La tarea siguiente es la que tiene mayor prioridad en las colas de trabajos que tiene asignadas. Puede elegir manualmente su próxima tarea desde una opción en el menú Bandeja de entrada, o bien hacer que aparezca automáticamente en la bandeja cuando rechace o complete la tarea actual. Los elementos que el sistema envía automáticamente a la Bandeja de entrada aparecen como no asignados en la columna asignada de la lista de trabajos. Los elementos que el gestor de la cola ha asignado de forma manual muestran Sí en la columna asignada. Use la etiqueta de esta columna para distinguir cómo se ha enviado la tarea a la bandeja de entrada. Para recuperar manualmente la siguiente tarea de la cola de trabajos: • En Bandeja de entrada, seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea siguiente. La siguiente tarea aparecerá en la parte superior de la lista de tareas de la bandeja de entrada. Para activar el recibo automático de tareas de colas de trabajos: • En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente. Para desactivar el recibo automático de tareas de colas de trabajos: 1. Cierre cualquier tarea de la cola de trabajos que esté abierta. 2. En la Bandeja de entrada, desactive Obtener tarea siguiente automáticamente. 3. Vuelva a abrir la tarea que tiene asignada actualmente y termínela, de forma que no quede ninguna tarea sin finalizar en la Bandeja de entrada. Seleccionar tareas de la cola Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlas Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 89 Bandeja de entrada independientemente de su prioridad. También tienen acceso al nodo Cola de trabajos en el árbol de directorios principal, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades, o bien cualquier tarea no asignada que no requiera ninguna habilidad. Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen la opción de filtrar la vista Bandeja de entrada de la cola de trabajos. Al seleccionar Todas las tareas que se pueden elegir, se muestran todas las tareas sin asignar a las que el procesador puede optar o con las que puede trabajar. Todas las tareas muestra las tareas con las que el procesador puede trabajar, así como cualquier tarea que éste ya haya obtenido o que le haya asignado el supervisor de la cola. Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) no pueden asignar tareas a otros procesadores de colas ni extraer una tarea que ya esté asignada o que haya extraído otro procesador de colas. Para obtener una tarea sin asignar: 1. Desplácese hasta el nodo Colas de trabajos en el árbol de directorios y haga clic en la cola de trabajos para abrirla. 2. Seleccione el filtro para mostrar Todas las tareas que se pueden elegir o Todas las tareas en la Bandeja de entrada de la cola de trabajos. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea. El sistema le asignará la tarea y la enviará a su bandeja de entrada. Si selecciona sólo una tarea, el sistema la abrirá en Task Manager de forma que pueda trabajar en ella inmediatamente. Sugerencia: esta acción también se puede realizar desde Task Manager mediante el botón Obtener tarea disponible para los procesadores de colas avanzados. Permite a este tipo de procesadores examinar la tarea antes de decidirse a extraerla. Utilizando el botón Obtener tarea desde la tarea en Task Manager, la tarea se le asigna y se actualiza la página, lo que le permitirá trabajar con ella de inmediato. 90 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 6 Flujos de trabajo y flujos rápidos Este capítulo incluye: • Iniciar flujos de trabajo, página 91 • Enviar flujos rápidos, página 93 • Ver flujos de trabajo, página 94 • Pausar un flujo de trabajo, página 94 • Reanudar un flujo de trabajo en pausa, página 95 • Detener un flujo de trabajo, página 95 • Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo, página 95 • Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo, página 96 • Cambiar el supervisor del flujo de trabajo, página 96 • Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, página 97 • Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo, página 97 • Crear una plantilla de flujo de trabajo, página 98 Iniciar flujos de trabajo Un flujo de trabajo es un proceso automatizado que pasa archivos e instrucciones entre individuos, por orden, para que realicen ciertas tareas. Cuando se asigna a un usuario una tarea de un flujo de trabajo, la tarea aparece en su bandeja de entrada. Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas que realiza el sistema, como la ejecución de secuencias de comandos. Las tareas automáticas permiten la integración de flujos de trabajo y ciclos de vida que permiten, por ejemplo, la promoción de archivos a nuevos estados del ciclo de vida. Al iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuencia de tareas que se van a realizar. Es posible iniciar varios flujos de trabajo simultáneamente desde una misma plantilla. Una plantilla de flujo de trabajo puede permitirle dirigir una tarea a un grupo de usuarios; en este caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien la realiza y la tarea se elimina de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 91 Flujos de trabajo y flujos rápidos Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos. Los archivos se pueden anexar si ya están anexados en otra parte, están bloqueados por otro usuario o se encuentran en un estado avanzado del ciclo de vida. No olvide que, cuando anexe archivos en varios idiomas, los filtros del destinatario de una tarea podrían mostrar sólo los archivos cuyo idioma coincida con el de ese usuario. Para iniciar flujos de trabajo: 1. Siga uno de estos procedimientos: • Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando primero el tipo de flujo de trabajo, elija Herramientas > Flujo de trabajo > Inicio. • Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando primero uno o varios archivos, desplácese hasta los archivos, selecciónelos y, a continuación, elija Herramientas > Flujo de trabajo > Iniciar anexos. 2. Seleccione el flujo de trabajo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 3. Haga clic en Aceptar. 4. En la ficha Información, en el campo Descripción de flujo de trabajo, escriba un nombre para el flujo de trabajo. 5. Para anexar un archivo al flujo de trabajo, siga este procedimiento: a. En la ficha Información, haga clic en Agregar. b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiada y, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. El desplazamiento por las fichas que corresponden a nodos del repositorio se lleva a cabo del mismo modo que por los nodos del repositorio. c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página. d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregar automáticamente objetos enlazados. e. 6. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formulario existente, siga este procedimiento: a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, en función de lo que aparezca. b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clic en Aceptar. Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información. c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar. Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario se eliminará automáticamente. 7. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios o grupos de usuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento: a. 92 Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Flujos de trabajo y flujos rápidos b. 8. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario o grupo que realizará la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento: a. Haga clic en Agregar. b. Escriba sus comentarios. c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios: • Para los destinatarios posteriores Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo. • Sólo para los destinatarios siguientes Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tarea asignada del flujo de trabajo. 9. Haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Terminar. Enviar flujos rápidos Un flujo rápido es una tarea individual que se envía a uno o más usuarios. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si los usuarios recibirán la tarea a la vez o por orden. Para enviar un flujo rápido: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Flujo rápido. 3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que se enviará el flujo rápido, haga clic en Seleccionar usuario/grupo, elija los que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 4. En la lista desplegable Prioridad, seleccione la prioridad. 5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios. 6. Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casilla de verificación Devolver a usuario. 7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar la revisión, marque la casilla de verificación Exigir firma. 8. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 93 Flujos de trabajo y flujos rápidos Ver flujos de trabajo Puede ver los flujos de trabajo activos mediante Informes de flujo de trabajo o con Mis flujos de trabajo. En este tema se describen ambos métodos. Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Aparecerá la lista de flujos de trabajo. Para cambiar el formato de la lista, haga clic en Editar informe de flujo de trabajo y elija entre las opciones disponibles. 2. Para ver más información sobre un flujo de trabajo, seleccione el flujo de trabajo y, a continuación, elija una de estas opciones: • Para ver la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Asignar. • Para ver el progreso del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Resumen. Para restringir o ampliar la lista, seleccione el filtro adecuado en la parte superior de la página. • Para ver un registro de eventos del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Auditoría. Para ver los flujos de trabajo que posee mediante Mis Flujos de trabajo 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. Mis flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo que usted posee pero no los que poseen los grupos a los que usted pertenece. Para ver los flujos de trabajo que posee un grupo, utilice el procedimiento Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo, página 94. 2. Para ver un flujo de trabajo concreto, seleccione el flujo y elija Archivo > Mostrar. Pausar un flujo de trabajo Al pausar un flujo de trabajo, lo detiene temporalmente pero espera restituirlo posteriormente. Puede, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla. Una vez realizados los cambios, podrá reanudar el flujo de trabajo para continuar desde el punto exacto en el que se pausó. Para pausar un flujo de trabajo: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione uno o más flujos de trabajo. 3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Pausar flujos de trabajo. 4. Si se le pide que confirme la pausa, haga clic en Aceptar. 94 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Flujos de trabajo y flujos rápidos Reanudar un flujo de trabajo en pausa Al reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se pausó. Los flujos de trabajo pausados pueden reanudarse, pero no así los detenidos. Para reanudar un flujo de trabajo pausado: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione uno o más flujos de trabajo. 3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Reanudar flujos de trabajo. 4. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar. Detener un flujo de trabajo Puede detener un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajo detenido no puede reiniciarse. Para detener un flujo de trabajo: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. 2. Seleccione uno o más flujos de trabajo. 3. Seleccione Herramientas > Flujo de Trabajo > Detener flujos de trabajo. 4. Para asegurarse de que el flujo de trabajo se elimina automáticamente de la lista de flujos de trabajo, seleccione la opción El flujo de trabajo anulado se eliminará. 5. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar. Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo Para enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 95 Flujos de trabajo y flujos rápidos 2. Seleccione el flujo de trabajo. 3. Seleccione una de estas opciones: • Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico al supervisor • Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico a los ejecutantes Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje con las direcciones de correo electrónico rellenadas. 4. Escriba el mensaje y envíelo. Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo Si es supervisor del flujo de trabajo y recibe el aviso de que una tarea automática ha fallado, puede realizar uno de los siguientes procedimientos. Para reintentar una tarea automática fallida: 1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida. 2. Haga clic en Volver a ejecutar. 3. Haga clic en Aceptar. Para completar una tarea automática fallida: 1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida. 2. Haga clic en Completar. 3. Haga clic en Aceptar. Cambiar el supervisor del flujo de trabajo Cada flujo de trabajo tiene un supervisor del flujo de trabajo que puede modificar, pausar o detener un flujo de trabajo activo. Para cambiar el supervisor del flujo de trabajo: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo. 2. Seleccione el flujo de trabajo. 3. Seleccione Cambiar supervisor. 4. Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor. 5. Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo. 6. Haga clic en Aceptar. 96 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Flujos de trabajo y flujos rápidos Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel La disponibilidad de este procedimiento depende de la configuración de Webtop que tenga su organización. Para guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo. 2. Haga clic en Guardar informe. 3. Escriba un nombre para obtener la información que está guardando. 4. Seleccione una ubicación en la que guardar. 5. Haga clic en Aceptar. Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo Para ver informes, debe tener el rol process_report_admin. Para ver informes históricos: 1. Seleccione una de estas opciones: • Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico > Proceso • Herramientas > Flujo de Trabajo > Informe histórico > Usuario 2. En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee para ejecutar el informe. 3. Haga clic en Ejecutar. 4. Haga clic en la ficha Resultados para ver el informe. 5. Para ver información adicional, haga clic en un proceso, instancia o usuario. 6. Para guardar el informe para nuevas ejecuciones, haga clic en Guardar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 97 Flujos de trabajo y flujos rápidos Crear una plantilla de flujo de trabajo Para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo, seleccione Archivo > Nuevo > Plantilla de flujo de trabajo para abrir Workflow Manager. Consulte la ayuda de esa aplicación para obtener instrucciones sobre cómo crear la nueva plantilla de flujo de trabajo. 98 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 7 Colas de trabajos Este capítulo incluye: • Roles de colas de trabajos, página 99 • Configurar una nueva cola de trabajos, página 100 • Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 101 • Políticas de colas de trabajos, página 104 • Definir una categoría de cola, página 107 • Definir una cola de trabajos, página 108 • Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 110 • Gestionar usuarios de colas de trabajos, página 111 • Supervisar colas de trabajo, página 114 • Crear calendarios comerciales, página 118 Roles de colas de trabajos Las colas de trabajos contienen las tareas que van a realizar los usuarios disponibles asignados a una cola. Los usuarios de la cola de trabajos reciben las tareas en sus bandejas de entrada. Las tareas de estos usuarios las asigna el servidor automáticamente u otro usuario manualmente. Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) pueden elegir extraer elementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en sus bandejas de entrada. Los usuarios de la cola de trabajos también se denominan procesadores. Los administradores de las colas de trabajos supervisan qué colas presentan tareas atrasadas que se deban realizar o cuáles contienen demasiadas. Asimismo, pueden agregar, editar y asignar perfiles de habilidades a usuarios de colas de trabajos individuales. Los administradores de las colas de trabajo son los encargados de crearlas, de asignar usuarios para que trabajen con las tareas de la cola y de definir los perfiles de habilidades que permiten a la aplicación asignar tareas al procesador adecuado, y pueden agregar, editar o asignar perfiles de habilidades a los usuarios de colas de trabajos individuales. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 99 Colas de trabajos Además, el administrador o gestor puede utilizar Monitor de colas de trabajos para ver las tareas existentes en la cola, el nombre del procesador asignado a cada una, el estado de las tareas, cuándo se han recibido y su prioridad actual. Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles que se describen en Tabla 11, página 100. Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos Rol Lo que permite hacer Queue_processor Trabaja con elementos que le ha asignado el sistema de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos. Los procesadores de colas puede solicitar trabajos, suspender y quitar la suspensión de trabajos, completar trabajos y reasignar su trabajo a otros. Queue_advance_processor Trabaja con elementos que le ha asignado el sistema de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos. Además, selecciona las tareas con las que va a trabajar de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos. Queue_manager Supervisa las colas de trabajos y asigna roles a las colas y usuarios para que trabajen con los elementos que contienen. Los usuarios con este rol pueden volver a asignar tareas y suspenderlas. Los gestores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos. Queue_admin Crea colas de trabajos y políticas de colas. Los miembros del rol queue_admin (administradores de colas) no tienen el rol de administrador de forma predeterminada. Los administradores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos. Process_report_admin Ejecuta informes de flujo de trabajo históricos desde el menú Flujo de trabajo. Configurar una nueva cola de trabajos Para configurar la primera cola de trabajos, siga estos procedimientos en el orden en que se indican: • Cree los usuarios y grupos que utilizará para procesar las colas de trabajo. 100 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos. • Configure la coincidencia de asignación de trabajo. Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 101 proporciona información detallada sobre la coincidencia de asignación de trabajo. • Cree las políticas de colas que necesitará para la cola. Políticas de colas de trabajos, página 104 proporciona más información específica sobre políticas de colas. • Cree las categorías de colas. Definir una categoría de cola, página 107 explica cómo crear categorías de colas. • Cree la cola de trabajos. Definir una cola de trabajos, página 108 proporciona más características específicas sobre cómo definir las colas de trabajo. • Cree políticas de anulación. Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 110 explica el paso opcional de definir las políticas de anulación para las políticas de cola de trabajos. • Elabore las plantillas de proceso utilizadas para la cola de trabajos en Process Builder. Cuando una cola de trabajos sea el ejecutante de una tarea, la casilla de verificación para delegar el trabajo de la actividad en algún otro usuario debe estar marcada en la definición de la actividad. Los procedimientos para definir las plantillas de procesos se encuentran en la Guía del usuario de Documentum Process Builder. Configurar la coincidencia de asignación de trabajo Cuando vaya a crear una cola de trabajos, lo primero que debe hacer es configurar los filtros de coincidencia de asignación de trabajo mediante la definición de las habilidades o las propiedades que son necesarias para procesar tareas en la cola de trabajos. El Filtro de coincidencia de asignación de trabajo muestra las capacidades, las propiedades o la experiencia que se requieren para ejecutar tareas en una cola. El Perfil de procesador, por su parte, enumera cuáles de estos filtros se han asignado a un procesador de colas de trabajos. Cuando el procesador extrae la siguiente tarea o cuando un gestor asigna una tarea, el sistema emplea las habilidades definidas en el filtro de coincidencia de asignación de trabajo para calificar a un procesador según las habilidades o las propiedades que se precisan para trabajar en una tarea concreta. Si no se ha definido un filtro de coincidencia de asignación de trabajo para una cola, cualquier procesador puede trabajar en las tareas independientemente de las habilidades de las que disponga. Cuando se ejecuta un proceso del flujo de trabajo y el sistema crea un nuevo elemento para una cola de trabajos, se comprueban las habilidades de la cola de trabajos que se han definido en la tarea según las reglas de asignación de actividad configuradas en la plantilla correspondiente en Process Builder. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 101 Colas de trabajos (Una vez que se crea la tarea, no hay forma de cambiar las habilidades necesarias asociadas). El sistema compara las habilidades que requiere la tarea con las que se enumeran para los usuarios en la cola de trabajos y emplea esta comparación para las funciones Obtener tarea siguiente y Asignar tarea. Por ejemplo, la cola de trabajos loan_underwriter_queue (colas de asegurador de préstamos) tiene tres habilidades necesarias definidas: préstamos para vehículos, préstamos comerciales y préstamos domésticos. Cuando una aplicación de préstamos para vehículos entra en el flujo de trabajo, el sistema evalúa la asociación de habilidades almacenada en la plantilla de actividad y resuelve el valor de habilidad para un préstamo para vehículos. A continuación, envía la aplicación de préstamos a loan_underwriter_queue. Cuando un supervisor asigna una tarea o un procesador intenta extraer una tarea, el servidor se asegura de que el procesador tiene los préstamos para vehículos como habilidad antes de permitir que la obtenga. Una tarea determinada asociada con una cola puede requerir una o más habilidades para poder completarse. Y un procesador puede tener varias habilidades relacionadas con una cola de trabajos. Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso Cuando crea una actividad que realiza una determinada cola de trabajos, selecciona el nombre de la cola y configura las habilidades necesarias para la actividad en la ficha Ejecutante de Inspector de actividades. Puede usar los datos de proceso para asignar a los valores de la habilidad necesaria. Cuando asigna una habilidad, ésta se agrega a la tarea y el sistema la emplea en tiempo de ejecución para calificar a un procesador como su posible ejecutante. Consulte Guía del usuario de Business Process Manager: Trabajar con actividades. Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo Cada filtro de coincidencia de asignación de trabajo contiene las definiciones de habilidad que permiten al sistema hacer coincidir un procesador con una tarea en función de las habilidades que ésta requiere y las capacidades o la experiencia con las que cuenta el procesador. Cuando se crea el filtro, se definen los posibles valores de habilidad, las etiquetas de visualización, los tipos de datos y los operadores que el sistema emplea para comparar la lista de habilidades del procesador con las habilidades que se requieren, y se asigna la tarea a un procesador adecuado. La plantilla de proceso de Process Builder también debe tener estas habilidades definidas para la tarea. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear, eliminar o modificar los filtros de coincidencia de la cola. Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) sólo pueden ver la configuración de los filtros de coincidencia. Para definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo: 1. 102 Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Filtros coincidentes. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos 2. Siga uno de estos procedimientos: • Para crear un nuevo filtro, seleccione Archivo > Nuevo > Información de habilidad de la cola de trabajos. • Para editar un filtro existente, seleccione el filtro y, en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho, elija Propiedades o seleccione el filtro y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. Escribe un nombre para el filtro. 4. Escriba una descripción para el filtro. 5. Seleccione el tipo de datos de los valores de habilidad disponibles en el cuadro de lista Tipo de datos. Los valores válidos son Entero, Cadena y Doble. El valor que seleccione aquí determina el tipo de operador de comparación disponible en el cuadro de lista Comparison Operator (Operador de comparación). 6. Seleccione un operador de comparación en el cuadro de lista. 7. Escriba un valor en Value to be used in the comparison (Valor para utilizar en la comparación) y una etiqueta de visualización según el tipo de datos que haya seleccionado. Por ejemplo, para hacer coincidir el trabajo según el procesamiento de un préstamo convencional, escriba conv en la columna de cadena para representar un préstamo convencional y préstamo convencional como etiqueta de visualización. 8. Haga clic en Insertar para agregar más filas a la tabla según sea necesario para definir los distintos tipos de valores de comparación de coincidencia de trabajo. 9. Seleccione Los procesadores pueden tener más de una habilidad para este filtro para permitir que un procesador tenga más de una habilidad asociada a este filtro. Por ejemplo, un procesador podría tener habilidades para procesar tanto préstamos inmobiliarios como préstamos para vehículos. 10. Haga clic en Aceptar. Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos Agregue filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos para definir el conjunto de habilidades de la cola y de sus usuarios. Todos los usuarios deben tener sus habilidades actualizadas cada vez que se agregue un filtro nuevo a la cola. Tras agregar el filtro de coincidencia de asignación de trabajo, el sistema le solicita que defina las habilidades relacionadas para cada procesador de la cola. Cuando se quita una habilidad de la cola de trabajo, el sistema comprueba dicha habilidad en las tareas existentes para esta cola de trabajo y las quita inmediatamente. Para asignar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos y seleccione una cola de trabajos. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 103 Colas de trabajos 2. Haga clic con el botón derecho en la cola y seleccione Propiedades o elija Mostrar > Propiedades > Información para mostrar la página Propiedades de la cola de trabajos. 3. Debajo de Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar. 4. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. 5. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página. 6. Haga clic en Aceptar. El sistema le solicitará que seleccione habilidades para cada uno de los usuarios de la cola. 7. Seleccione las habilidades de cada usuario y haga clic en Siguiente. Observe que los perfiles de habilidades no están disponibles para los grupos. 8. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar. Para quitar filtros de coincidencia de asignación de trabajo de una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta la cola de trabajos y selecciónela. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. En la tabla Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea cambiar. 4. Haga clic en Quitar. 5. Haga clic en Aceptar. Cuando el sistema elimina el filtro coincidente de la cola de trabajo, no se eliminan automáticamente los valores de habilidad correspondientes configurados para los usuarios en la cola de trabajo. Las propiedades de habilidad del usuario se conservarán hasta que se eliminen en el cuadro de diálogo Perfil del procesador de cada procesador. Políticas de colas de trabajos Una política de colas de trabajos contiene la lógica que emplea el sistema para realizar un seguimiento de las tareas y gestionarlas en la cola. Esta lógica permite al sistema asignar una prioridad inicial y aumentar la antigüedad de la tarea en función de valores distintos que el usuario configura en la política. La política de colas de trabajos contiene configuración para prioridades, parámetros de gestión, umbrales y otras funciones de administración. Cuando un nuevo elemento llega al flujo de trabajo, el servidor identifica la actividad como elemento de la cola de trabajos, comprueba el valor de prioridad en la política y asigna una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, el trabajo de aumento de antigüedad eleva su prioridad de forma incremental según la política hasta que finalmente se trabaja con la tarea. También puede configurar valores de umbral para desencadenar notificaciones para el gestor de la cola cuando no se procesen los elementos con una prioridad mayor o cuando un determinado número de tareas estén a la espera en una cola de trabajos. 104 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos Con una política de colas de trabajos, puede definir parámetros para mover una tarea con la que aún no se haya trabajado a un nivel de prioridad mayor cuando se ejecute el trabajo de aumento de antigüedad. Asimismo, puede indicar un porcentaje de tareas que se deben distribuir a controles de calidad. Prioridades de tareas Para la mayoría de los usuarios de la cola de trabajos, los elementos de trabajo aparecen en la Bandeja de entrada en función de su prioridad: los elementos con mayor prioridad se asignan antes que los elementos de trabajo con menor prioridad. Los valores de prioridad y antigüedad son elementos esenciales a la hora de procesar tareas de colas de trabajos. Cuando el sistema crea un nuevo elemento de trabajo, el servidor identifica la tarea como un elemento de cola de trabajos y comprueba la lógica que permite asignar una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, un trabajo de clasificación por antigüedad aumenta la prioridad de la tarea en función de otra lógica, que mueve la tarea a una posición superior en la Bandeja de entrada hasta que se realiza. El aumento de la prioridad puede provocar que el administrador de la cola redistribuya las tareas o reasigne recursos entre las colas de trabajos. El nivel de prioridad que tiene inicialmente una tarea y la velocidad con la que aumenta la prioridad se pueden definir en la política de la cola de trabajos o en la plantilla de actividad de la tarea. Por ejemplo, si establece la prioridad inicial para las nuevas tareas de una cola en 1, que significa que todas las nuevas tareas comienzan con una prioridad de 1. Si ha establecido el valor de Aumentar prioridad en 10, a continuación siempre que se ejecute el trabajo dm_QmPriorityAging, la prioridad aumentará por un factor de diez, si la tarea no se ha llevado a cabo. En este ejemplo, la tarea ha permanecido en la cola y el trabajo dm_QmPriorityAging se ha ejecutado tres veces, aumentando la prioridad a 31. El campo de prioridad máximo está establecido en 30, por lo que el sistema envía una notificación al grupo de gestores de la cola, advirtiendo que la tarea ha superado su prioridad máxima y necesita asistencia. Mediante una política de cola de trabajos, el administrador de la cola o el gestor de colas puede especificar la prioridad inicial de la tarea y la frecuencia y porcentaje en los que se incrementa en función de valores diferentes definidos en la política. En escenarios de inicialización y clasificación por antigüedad más complejos, se utiliza Documentum Application Builder para crear un módulo de prioridad que contenga la lógica que calcula y actualiza dinámicamente la prioridad en función de los datos de proceso u otras propiedades que pertenecen al proceso. Un módulo de prioridad puede estar asociado a una política de cola de trabajos o a una plantilla de actividad de Process Builder. Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad y antigüedad de las tareas Puede haber situaciones en las que prioridad inicial y la cantidad en la que ésta aumenta deban calcularse dinámicamente. En estos casos, se crea un módulo de prioridad que utiliza el sistema en lugar de la política de cola de trabajos para establecer la lógica de clasificación por prioridad y antigüedad. Un módulo de prioridad se puede seleccionar al crear la política de cola de trabajos. En la Guía del usuario de Documentum Process Builder se proporciona información sobre cómo crear un módulo de prioridad. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 105 Colas de trabajos Los datos de proceso se pueden utilizar para establecer la prioridad inicial y aumentarla en función de valores del flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando una aplicación de préstamos perteneciente a un cliente preferente pasa por una cola de trabajos, se le puede asignar inmediatamente un valor de prioridad más alto que una aplicación de préstamos de otros clientes. Además, si la solicitud del préstamo es para una cantidad mayor o proviene de un agente de préstamos preferente, la prioridad puede aumentar a mayor velocidad para asegurarse de que el supervisor de la cola recibe una alerta si la tarea no se completa dentro de un período de tiempo especificado. Este tipo de lógica puede ser especialmente útil para aumentar la prioridad de una tarea cuando se acerca a su fecha límite o debido a alguna otra restricción temporal: la prioridad aumenta más rápidamente conforme se aproxima a la fecha límite y, por tanto, sube por la cola a mayor velocidad. Crear o modificar políticas de colas Cada cola de trabajos puede tener una política. Si ha asociado una política de anulación con un documento que se va a distribuir en el flujo de trabajo, el sistema utiliza esa política de anulación en lugar de la política de colas de trabajos para ese elemento. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticas de colas. Para crear o modificar una política de colas de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticas de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editar una política existente. 3. Siga uno de estos procedimientos: • Para crear una nueva política, seleccione Archivo > Nuevo > Política de la cola de trabajos. • Para editar una política existente, selecciónela y elija Mostrar > Propiedades > Información. Puede editar las propiedades de una política, pero el campo de nombre permanece como de sólo lectura. Para cambiar el nombre de la política es preciso que elimine la existente y vuelva a crear la misma pero con otro nombre. 4. Escriba un nombre para la política. 5. Defina estos valores: • Umbral Se trata del número de tareas no terminadas en la cola que determina que se envíen notificaciones al gestor de la cola advirtiéndole que su número es elevado. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_QmThresholdNotification. El grupo de gestores de colas se especifica en la definición de la cola y define quién recibe las notificaciones. • Prioridad máxima Cuando una tarea de la cola de trabajos alcanza este nivel, se envían notificaciones al grupo de gestores de colas advirtiéndoles que hay una tarea importante que no se está 106 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos procesando. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_QmPriorityNotification. • Prioridad inicial Se trata del nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creada cuando la cola de trabajos utiliza esta política. Cuando una tarea permanece en la cola sin llevarse a cabo, el sistema agrega el número especificado en el campo Aumentar prioridad a este número inicial cada vez que se ejecuta el trabajo dm_QmPriorityAging. • Aumentar prioridad Se trata de un valor mediante el cual el sistema incrementa el nivel de prioridad de las tareas que todavía están en cola cada vez que el sistema ejecuta el trabajo dm_QmPriorityAging. Se agrega a la prioridad inicial cada vez que se ejecuta el trabajo de clasificación pro antigüedad. • Calcular las prioridades dinámicamente Para utilizar un módulo de prioridad para establecer la prioridad inicial y aumentarla cuando se ejecuta el trabajo de clasificación por antigüedad, marque la casilla y elija un módulo de prioridad en el cuadro de lista. En Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad y antigüedad de las tareas, página 105 se proporciona más información sobre los módulos de prioridad. • Control de calidad porcentual El porcentaje que se emplea para decidir de forma aleatoria si el elemento de trabajo se debe distribuir a otro procesador para un control de calidad. En Decisión de repasar tarea de la cola de Process Builder se usa la configuración del control de calidad porcentual para determinar si el elemento de trabajo se distribuye para un control de calidad. 6. Haga clic en Aceptar. Para eliminar una política de colas de trabajos: 1. Seleccione la política de colas que desea eliminar. 2. Seleccione Archivo > Eliminar. Si la política está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos o elementos de trabajo, el sistema no la eliminará. 3. Haga clic en Aceptar. Definir una categoría de cola Las categorías de colas son como las carpetas en las que se organizan las colas de trabajos. Es posible designar categorías para que reflejen la jerarquía de su modelo empresarial; de esta forma podrá desplazarse por las distintas categorías y localizar la cola de trabajos en una representación lógica de su organización. Las categorías de colas de trabajos se deben crear antes que las colas de trabajos relacionadas. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden crear y editar categorías. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 107 Colas de trabajos Para crear una categoría de colas: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Para anidar la nueva categoría dentro de una categoría existente, desplácese a la categoría existente. 3. Seleccione Archivo > Nuevo > Categoría de la cola de trabajos. 4. Escriba el nombre de la nueva categoría. 5. Si corresponde, escriba una descripción para la nueva categoría. 6. Haga clic en Aceptar. Para eliminar una categoría de colas: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Seleccione la categoría de colas que desea eliminar. 3. Seleccione Archivo > Eliminar. El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer. Si la categoría está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos, el sistema no la eliminará. 4. Haga clic en Aceptar. Definir una cola de trabajos Las colas de trabajos se organizan y enumeran debajo de las categorías de colas de trabajos. Antes de crear una cola de trabajos, se debería crear en primer lugar una categoría de cola y una política de cola. Definir una categoría de cola, página 107 y Políticas de colas de trabajos, página 104 proporcionan información más específica sobre estos temas. Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) y con privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos. Para crear una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la categoría de colas de trabajos en la que desee ubicar la nueva cola de trabajos. 3. Seleccione Archivo > Nuevo > Cola de trabajos. El sistema muestra la página Propiedades de la cola de trabajos. 4. Escriba en minúscula el nombre de la nueva cola de trabajos. No utilice comillas en el nombre de la cola de trabajo. 5. Escriba una descripción para la nueva cola de trabajos, si fuera necesario. 6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor de la cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otro usuario y haga clic en Aceptar. 108 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos 7. Seleccione un nombre de política para aplicar a la cola. La configuración para la política de la cola aparece como campos de sólo lectura en la página, salvo para el nombre del gestor de políticas. 8. Para cambiar el nombre del gestor de políticas, haga clic en Editar. El nombre del administrador de políticas aparece de forma predeterminada. 9. En el área Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar para seleccionar las habilidades que se requieren para la cola de trabajos. El sistema utiliza estas habilidades para filtrar y asignar tareas a la cola. El sistema mostrará una página en la que podrá seleccionar habilidades específicas para aplicar a la cola de trabajos. 10. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página. 11. Haga clic en Aceptar. 12. Asigne usuarios a la cola haciendo clic en Agregar en la tabla Procesadores asignados. 13. Seleccione los usuarios que vaya a agregar a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregar para mover los usuarios al área de selección de contenido de la página. Sólo los usuarios con roles queue_processor (procesadores de colas) y queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) aparecen en la lista de usuarios disponibles. El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos. 14. Haga clic en Aceptar. El sistema le solicitará que seleccione las habilidades que usa para establecer las coincidencias entre las asignaciones de trabajo y los usuarios individuales. 15. Seleccione las habilidades necesarias para cada usuario haciendo clic en Siguiente tras haber configurado las habilidades coincidentes de cada uno. 16. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar. El sistema no le permitirá guardar la página hasta que todos los usuarios asignados tengan sus habilidades seleccionadas. De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual. Para mover una cola de trabajos a otra categoría: 1. Seleccione la cola de trabajos. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. 3. Desplácese hasta la categoría a la que desea mover la cola de trabajos. 4. Seleccione Editar > Mover. Para eliminar una cola de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese por las categorías para seleccionar la cola de trabajos que desea eliminar. 3. Seleccione la cola de trabajos. 4. Seleccione Archivo > Eliminar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 109 Colas de trabajos El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer. Si la cola de trabajos está en uso y hacen referencia a ella otros elementos de trabajo, el sistema no la eliminará. 5. Haga clic en Aceptar para eliminar la cola de trabajos. Cuando se elimina una cola de trabajos, no se elimina la categoría con la que está relacionada. Definir políticas de anulación de colas de trabajos Una política de anulación de colas de trabajos permite que los procesos de asignación de prioridad y de aumento de antigüedad de una tarea se controlen según las propiedades y el ciclo de vida de los documentos. Las políticas de anulación se pueden emplear cuando distintos tipos de documentos con necesidades de procesamiento diferentes se distribuyan por el flujo de trabajo. Por ejemplo, las aplicaciones para tipos diferentes de productos de préstamo podrían tener prioridades distintas y otros requisitos de aumento de antigüedad. Para utilizar políticas de anulación, cuando aplica un ciclo de vida a un documento, define el conjunto de alias %wq_doc_profile en la política de anulación que desea que el sistema aplique al documento. Si no hay ninguna política de estas características asociada al documento, el sistema utiliza la que está asociada a la cola de trabajos para definir las propiedades del elemento de trabajo. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticas de anulación de colas.. Para crear o modificar una política de anulación de colas de trabajos: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticas de anulación. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Para crear una nueva política de anulación, seleccione Archivo > Nuevo > Política de anulación de la cola de trabajos. • Para editar una política de anulación existente, selecciónela y elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. Si crea una nueva política, escriba un nombre para la política de anulación. Una vez se ha guardado la política de anulación, el campo de nombre se hace de sólo lectura. 4. Haga clic en Agregar para ver la página Asignación de políticas de colas de trabajos, donde puede seleccionar una cola de trabajos y una política. 5. Seleccione los nombres de la política y la cola que desee utilizar como políticas de anulación. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Para quitar una política de anulación de colas de trabajos, selecciónela y haga clic en Quitar. 8. Haga clic en Aceptar. 110 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos Gestionar usuarios de colas de trabajos Los usuarios de colas de trabajos se pueden gestionar desde la propia cola o desde el Monitor de colas de trabajos. Cuando la lista de colas de trabajos de una categoría está abierta y se hace clic en el número de usuarios activos, aparece la lista de usuarios y grupos que son miembros de una cola. También es posible visualizar la disponibilidad de un miembro y si existe un usuario delegado para dicho miembro. Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos Si una cola de trabajos está recibiendo muchas tareas y la velocidad de procesamiento es demasiado lenta para sus necesidades empresariales, puede agregar más usuarios a una cola. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden asignar usuarios y grupos a colas. Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos: 1. Haga clic en el nodo Monitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa. 3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 4. Seleccione Archivo > Agregar miembro. 5. Seleccione el usuario o el grupo y haga clic en la flecha. Los usuarios deben estar asignados al rol queue_processor (procesadores de colas) o queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) para aparecer en esta lista. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Seleccione las habilidades del procesador que se utilizan en la coincidencia de asignación de trabajo. 8. Haga clic en Aceptar. Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden quitar a un usuario o grupo de una cola de trabajos. Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa. 3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 111 Colas de trabajos 4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos. 5. Seleccione Archivo > Quitar miembro. 6. Haga clic en Continuar. 7. Haga clic en Aceptar. Si elimina un usuario de la cola tras haberse obtenido una tarea, ésta permanece en su bandeja de entrada hasta que se completa. Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo Un perfil de procesador puede incluir distintas habilidades basadas en las capacidades, las propiedades o la experiencia de un procesador. El sistema emplea estos perfiles de habilidades para asignar un procesador a una tarea según las habilidades o las propiedades que requiere realizarla. El gestor y el administrador de la cola asignan, editan o quitan perfiles de habilidades relacionados con usuarios de colas de trabajos, y pueden agregar o quitar colas de trabajos de un procesador mediante un perfil. Asimismo, las habilidades se pueden agregar a un perfil de procesador cuando se agregue un filtro de coincidencia de asignación de trabajo a una cola existente. Tras agregar el filtro y las habilidades relacionadas a la cola, el sistema muestra cada perfil de procesador, lo que permitirá al usuario realizar actualizaciones en el conjunto de habilidades. Los perfiles de habilidades no se definen para los grupos. Si una cola de trabajos no cuenta con ningún requisito de habilidades asociadas, el sistema no solicitará que se asignen habilidades a un procesador. Para agregar habilidades a un perfil de procesador: 1. Es posible agregar habilidades a un perfil de procesador con cualquiera de estos métodos: • Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. • O desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de la cola número usuarios en la columna Usuarios activos. • O en Monitor de colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace numérico de usuario de la cola en la columna Usuarios activos. Para elegir el perfil del usuario, seleccione Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón secundario o elija Mostrar > Propiedades > Información. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2. Acceda al procesador al que va a agregar habilidades de una de estas dos formas: Seleccione Buscar en el cuadro de lista y escriba el nombre de usuario, el grupo o el nombre del sistema operativo del usuario para buscar el procesador. 112 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos O bien, seleccione Mostrar todos los usuarios en el cuadro de lista y desplácese hasta el nombre del procesador. 3. Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información o seleccione Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho. Aparecerá la página Perfil del procesador. 4. Debajo de Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar. 5. Seleccione un filtro en el cuadro de lista. Webtop muestra las habilidades relacionadas con dicho filtro. 6. Seleccione los valores apropiados para el procesador. 7. Haga clic en Aceptar. Para cambiar las habilidades de un procesador: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2. Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea cambiar. 4. Haga clic en Editar. También puede agregar o cambiar las habilidades del procesador. 5. Haga clic en Aceptar. Para eliminar habilidades de un procesador: 1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2. Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea eliminar. 4. Haga clic en Eliminar. 5. Haga clic en Aceptar. Si una cola de trabajos que tenga un procesador asignado requiere un conjunto concreto de habilidades, el sistema no elimina el filtro asociado. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 113 Colas de trabajos Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos El sistema emplea el perfil de usuario para asignar tareas a un procesador según los niveles de habilidades que las tareas requieren. Puede actualizar, agregar o quitar una habilidad de un usuario. Asimismo, puede cambiar las asignaciones de colas de trabajos que le corresponden agregando o quitando una cola de trabajos de su lista de colas asignadas. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden actualizar un perfil de usuario. Para actualizar un perfil de procesador: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos o desplácese hasta Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa. 3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 4. Seleccione un usuario o grupo. 5. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información o elija Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho. La página Perfil del procesador mostrará una lista de las habilidades del usuario, además de la lista de colas de trabajos que se han asignado a ese procesador. 6. Para cambiar el conjunto de habilidades del procesador, haga clic en Agregar en la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo. La página Habilidad del procesador se abre y muestra el nombre de usuario y un cuadro de lista de los filtros asociados con las colas de trabajos asignadas. 7. Seleccione un filtro de coincidencia de asignación de trabajo en el cuadro de lista. 8. Seleccione las habilidades que desea asociar al procesador. 9. Haga clic en Aceptar. Supervisar colas de trabajo Aunque la mayoría de las funciones de las colas de trabajos se pueden gestionar desde sus componentes individuales, puede emplear Monitor de colas de trabajos como panel de mandos para hacerlo desde una ubicación. Monitor de colas de trabajos permite ver el estado de asignación de cada tarea, los recuentos de tareas reales y de tareas de política, la prioridad de una tarea y la prioridad más alta de la política, así como el número de usuarios activos que hay asignados a cada cola. Si un recuento o prioridad supera el nivel especificado en la política, el sistema muestra un icono de precaución en la fila correspondiente a la cola y el elemento de la columna que supera la política en negrita. Mediante los controles situados en la parte superior de la página, puede seleccionar distintas vistas en el monitor, en función de su acceso y privilegios. También puede elegir qué columnas desea que 114 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos se muestren en la página y su orden haciendo clic en el icono de configuración de la columna y realizando las selecciones que desee. Para ver todas las colas de trabajos existentes en el sistema a las que tiene acceso, seleccione Todas las colas de trabajos en la lista desplegable de la página. También puede aplicar un filtro para mostrar sólo las colas de trabajos que gestiona seleccionando Mis colas de trabajos. La opción Mostrar descendientes permite ver todas las colas de trabajos anidadas en las categorías. Con el enlace Mis categorías podrá configurar qué categorías se muestran en el cuadro de lista desplegable de la pantalla del monitor. Sólo las categorías que gestione el usuario estarán disponibles para su selección. Para seleccionar la categoría de colas de trabajos que se va a supervisar: 1. Desplácese hasta Monitor de colas de trabajos. 2. Haga clic en Mis categorías. 3. Seleccione las categorías que desea supervisar. Haga clic en la flecha para agregar con el fin de mover las categorías al área de selección de contenido de la página. 4. Haga clic en Aceptar. Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un solo usuario o grupo va a trabajar: Los gestores y administradores de colas pueden ver las bandejas de entrada de los usuarios o grupos asociados a sus colas de trabajos. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden llevar a cabo este procedimiento. 1. Abra Monitor de colas de trabajos. Puede desplazarse hasta Administración > Administración de colas de trabajos y seleccionar una cola de trabajos. 2. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. 3. Seleccione el usuario o grupo. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Carga de trabajo. El sistema muestra la bandeja de entrada de ese usuario y las tareas que contiene. Para controlar y actualizar colas de trabajos activas: 1. Siga uno de estos procedimientos: • En el panel de árbol, haga clic en el nodo Monitor de colas de trabajos. • Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Monitor de colas de trabajos. 2. Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola. Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (donde número es el número de usuarios). 3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado: • Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado, página 116 • Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 116 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 115 Colas de trabajos • Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos, página 117 • Suspender una tarea de cola de trabajos, página 117 • Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos, página 118 • Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 111 • Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 111 • Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo , página 112 • Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 114 Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado Cuando una tarea de la cola de trabajos está asignada o reasignada, el sistema hace coincidir la nueva habilidad del ejecutante con la habilidad de la tarea. Si el nuevo ejecutante no tiene las habilidades requeridas por la tarea, el sistema no permitirá que tenga lugar la reasignación. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden asignar una tarea de una cola de trabajos a un usuario determinado. Para asignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione una de estas opciones: • Si las tareas seleccionadas aún no están asignadas a un usuario, elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Asignar. • Si las tareas seleccionadas ya se han asignado a un usuario, elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar. Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager. 5. Seleccione el usuario al que desea asignar las tareas. 6. Haga clic en Aceptar. Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario Puede reasignar una tarea que ya se haya asignado a un procesador y enviarla a otro quitando la asignación existente. Al quitar la asignación de la tarea, ésta se devuelve a la cola, donde se puede asignar a otro procesador de colas de trabajos. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden quitar la asignación de una tarea de la cola de trabajos de un usuario. 116 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos Para quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas que ya se hayan asignado a usuarios. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación. Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos Para equilibrar la carga de trabajo entre colas, es posible que desee mover tareas de una cola a otra. Cuando se mueve una tarea a otra cola, el sistema compara las habilidades de la cola de trabajos de destino con las habilidades que precisa la tarea. Las tareas se pueden mover a otra cola sólo si la de destino contiene todas las habilidades necesarias para la tarea. Por ejemplo, si la tarea requiere los atributos de habilidad región oriental y préstamo "jumbo", puede moverse a una cola con región oriental, región sur y préstamo "jumbo". Pero no a una cola con préstamo "jumbo" exclusivamente. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden mover una tarea de una cola de trabajos a otra. Si la tarea ya está asignada a un usuario, primero deberá quitar la asignación de la tarea, como se describió en Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 116. Para mover una tarea de una cola a otra: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Mover a la cola. 5. Seleccione la cola de trabajos a la que desea reasignar las tareas. 6. Haga clic en Aceptar. Suspender una tarea de cola de trabajos Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden suspender una tarea y especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. La aplicación la reanudará de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado. Para suspender una tarea de una cola de trabajos: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 117 Colas de trabajos 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender. Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager. 5. Escriba la fecha y la hora a las que desee que la aplicación reanude la tarea automáticamente. Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden quitar la suspensión de una tarea de la cola de trabajos que se haya suspendido. Para quitar la suspensión de una tarea: 1. Haga clic en Monitor de colas de trabajos. 2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre. 3. Seleccione una o más tareas suspendidas. 4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > No suspendida. Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager. Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola Los usuarios a los que se ha asignado el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen el nodo Cola de trabajos adicional en el árbol de directorios, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades. Si un procesador extrae sólo una tarea de la cola, ésta se abre automáticamente en Task Manager para que pueda trabajar en ella inmediatamente. Para evitar que el sistema abra de forma automática la tarea después de que el procesador la extraiga, debe cambiar la etiqueta <openTaskManager>true</openTaskManager> en el archivo pullqueuedtask_component.xml a false. El procesador aún podrá obtener la tarea, pero deberá abrirla desde la bandeja de entrada de la cola de trabajos. Crear calendarios comerciales Los usuarios de varias regiones o unidades de negocio de la organización se pueden adherir a diferentes horas y calendarios laborales. Para permitir que los temporizadores del flujo de trabajo utilicen las horas laborables y los días no laborables reales, puede crear calendarios comerciales personalizados que reflejen estos calendarios laborales diferentes. Todos los temporizadores que utilizan días y horas laborables usarán el calendario comercial asociado a la plantilla de proceso. 118 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colas de trabajos Los usuarios con los conjuntos de permisos necesarios pueden crear calendarios en función de los calendarios laborales, días no laborables específicos del país u otras restricciones horarias especiales. A continuación, un diseñador del proceso puede utilizar la aplicación Process Builder para seleccionar un calendario específico para un proceso completo o para una actividad concreta. De esta manera, los temporizadores de un proceso se calculan en función de las horas laborables reales. Al crear un nuevo calendario, puede seleccionar un calendario existente y utilizarlo como base para crear otro calendario, realizando las modificaciones necesarias en el nuevo calendario. También puede crear períodos de tiempo diferentes dentro de un calendario para facilitar la administración. Por ejemplo, puede crear un calendario para la región occidental para los años 2008 a 2009. El calendario puede tener dos períodos de tiempo diferentes en la ficha Períodos: un período de tiempo en 2008 y un período de tiempo en 2009. Cada período de tiempo se puede editar por separado y puede tener sus propias fechas de inicio y finalización, días laborables y días no laborables. Nota: Si modifica un calendario que se utiliza en un flujo de trabajo en funcionamiento o en pausa, las fechas de caducidad del temporizador se actualizan en función del calendario modificado. Para crear un nuevo calendario: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario. La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario de flujo de trabajo. 3. Para crear el nuevo calendario a partir de un calendario existente, seleccione el nombre de calendario en la lista Calendario base. El valor predeterminado es Ninguno. Si el calendario se va a utilizar en un proceso, el sistema muestra el nombre del proceso en la lista Proceso. 4. Escriba un nombre y una descripción para el calendario. 5. Haga clic en Siguiente para mostrar la página Períodos en la que se pueden crear períodos de tiempo independientes. 6. Escriba un nombre para el grupo. 7. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para este evento. 8. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para los días pertenecientes a la categoría de días laborables. Seleccione Utilizar la misma hora para todos los días seleccionados para definir una hora para uno de los días laborables y utilizarla para los días seleccionados. 9. Para identificar un día como un Día no laborable, selecciónelo en el control de calendario desplegable y haga clic en Agregar. La fecha aparece en la lista de días no laborables. Para Editar o Eliminar la fecha, selecciónela en la lista y haga clic en el enlace para editarla o eliminarla. 10. Haga clic en Siguiente para mostrar la ficha Detalles y la lista de eventos que están asociados al calendario. En la ficha Detalles, puede agregar, modificar y eliminar eventos. 11. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 119 Colas de trabajos El superusuario o los usuarios con el rol bpmuser pueden crear o eliminar un calendario comercial. Cualquier usuario puede modificar el calendario. 12. Haga clic en Terminar. El sistema guarda el calendario en la carpeta /System/Workflow/Calendar. Para eliminar un calendario: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario. La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio. 2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Eliminar. Nota: El sistema no eliminará un calendario al que se haga referencia en alguna definición de proceso. Para editar un calendario: 1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario. La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio. 2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Propiedades. 3. La definición del calendario se abre para que pueda modificar los detalles del calendario. 120 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 8 Ciclos de vida Este capítulo incluye: • Ver ciclos de vida, página 121 • Asignar un ciclo de vida a un archivo, página 122 • Quitar ciclos de vida de archivos, página 122 • Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida, página 123 • Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida, página 123 • Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida, página 123 • Reanudar un archivo suspendido, página 123 Ver ciclos de vida Todos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida, que define la secuencia de estados que experimenta el archivo cuando pasa de la creación a la revisión y, finalmente, a la aprobación. Por ejemplo, un empleado podría crear un formulario de recursos humanos, otro podría revisarlo y un tercero podría dar la aprobación necesaria para que el archivo estuviera disponible para todos los empleados. El ciclo de vida determina el estado del archivo en cada punto del proceso. Para ver el ciclo de vida y el estado de ciclo de vida actual de un archivo, abra las propiedades del archivo. Si el archivo no tiene ningún ciclo de vida asignado, puede asignar el ciclo de vida a través de las propiedades. También puede asignar un ciclo de vida a un archivo al crear, importar o registrar el archivo, o seleccionando el archivo en una lista de archivos y utilizando la opción de menú Aplicar ciclo de vida. Al aplicar un ciclo de vida, puede especificar el estado del ciclo de vida inicial para el archivo. Podrá avanzar por un archivo mediante el flujo de trabajo manualmente seleccionando dicho archivo y utilizando la opción de menú Promover, o bien Records Manager (RM) Administrator podrá hacerlo automáticamente en función de las condiciones especificadas en la definición del ciclo de vida, si una directiva de retención se asociado al ciclo de vida. También puede devolver un archivo a un estado del ciclo de vida anterior. Consulte Tabla 12, página 122 para obtener una descripción de los estados de ciclo de vida comunes. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 121 Ciclos de vida Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes Estado Descripción (Trabajo en curso) El archivo está en modo borrador o revisión. En prueba El archivo esta completo y preparado para realizar pruebas. De forma predeterminada, no puede editar ningún archivo que esté en este estado. Asignar un ciclo de vida a un archivo Para asignar manualmente un ciclo de vida a un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Aplicar. 3. En el cuadro de diálogo de selección, haga lo siguiente: a. Busque y seleccione el ciclo de vida. Haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. b. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar el estado del ciclo de vida, seleccione el estado del ciclo de vida en el que desea colocar el archivo. c. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar un conjunto de alias, seleccione un conjunto de alias para utilizar con el ciclo de vida. El conjunto de alias determina qué usuarios tienen acceso a un archivo según se mueve a través de su ciclo de vida. d. Haga clic en Aceptar. Si realiza este procedimiento en una plantilla, el ciclo de vida se asigna a todos los archivos futuros creados a partir de la plantilla. El ciclo de vida no está asignado a archivos ya creados a partir de la plantilla. Quitar ciclos de vida de archivos Para quitar un ciclo de vida de un archivo: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. 122 Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Quitar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Ciclos de vida Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida Para promover un archivo al siguiente estado del ciclo de vida: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Promover. 3. Si se solicita, seleccione si promover o no los archivos relacionados. Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida Para devolver un archivo al estado anterior del ciclo de vida: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estado anterior. 3. Haga clic en Volver al estado anterior. Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida La suspensión de un archivo detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida. Para suspender un archivo del estado actual del ciclo de vida: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Suspender. 3. Haga clic en Suspender. Reanudar un archivo suspendido Para reanudar un archivo suspendido: 1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez. 2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Reanudar. 3. Si se solicita que seleccione a qué estado reanudar, seleccione dicho estado. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 123 Ciclos de vida 4. 124 Haga clic en Reanudar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 9 Colaborar con otros usuarios Este capítulo incluye los siguientes temas: • Crear y editar texto con formato, página 125 • Discusiones, página 126 • Notas, página 129 • Carpetas y archivadores contextuales, página 130 • Calendarios, página 131 • Tablas de datos, página 136 • Salas, página 142 • Gestionar la pertenencia a salas, página 148 • Administrar usuarios sin la función de administrador, página 150 Crear y editar texto con formato Cuando escribe notas, comentarios, respuestas y otro texto, utiliza a menudo el Editor de texto enriquecido (RTE). Puede escribir directamente el texto en el Editor de texto enriquecido o agregar contenido pegándolo o arrastrándolo y colocándolo desde otra aplicación. En la tabla siguiente se describen las herramientas disponible en el Editor de texto enriquecido. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 125 Colaborar con otros usuarios Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato Herramienta Descripción Da acceso a opciones de edición de comentarios como deshacer, rehacer, eliminar y seleccionar todo. Con Microsoft Internet Explorer, hay disponibles opciones adicionales: cortar, copiar, pegar y quitar estilos. Agrega gráficos. El cuadro de diálogo Insertar imagen se abre y proporciona controles para elegir y cargar una imagen .bmp, .gif, .jpeg o .png cada vez, que se insertará en el área de edición. Crea hipervínculos. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar enlace. Defina el título y la dirección URL del hipervínculo y elija si desea abrir el enlace en una nueva ventana. Revisa la ortografía. (Se le solicitará que descargue un complemento). Cuando el corrector ortográfico encuentre una posible palabra incorrecta, ésta se seleccionará, se centrará en la vista y se abrirá el cuadro de diálogo Comprobar ortografía. La palabra en cuestión aparece en el cuadro Cambiar con la alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar el texto en el cuadro Por o seleccionar una palabra de la lista. Los comandos de corrección ortográfica son los siguientes: • Cambiar. Cambia la palabra seleccionada por la que hay en el cuadro A. • Cambiar todo. Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto. • Omitir. No cambia la palabra seleccionada. • Omitir todo. Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto. • Agregar al diccionario. Agrega la palabra seleccionada al diccionario utilizado para comprobar la ortografía. Nota: En general, el Editor de texto enriquecido puede mostrar cualquier contenido HTML que pueda mostrar el explorador Web. Sin embargo, si pega en el Editor de texto enriquecido contenido que se creó fuera del editor, tal vez no pueda editar algunos elementos de ese contenido. Por ejemplo, si pega una tabla HTML en el Editor de texto enriquecido, ésta se mostrará correctamente y podrá editar las celdas de la tabla, pero no podrá editar la propia tabla. Discusiones Las discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración en torno a determinados elementos. Por ejemplo, un equipo de producción de sitios Web puede utilizar las discusiones para compartir comentarios sobre el contenido antes de publicarlo. Los equipos de desarrollo pueden utilizar las discusiones para intercambiar ideas, debatir y llegar a un acuerdo sobre el diseño y las especificaciones de un producto. 126 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios La mayoría de los elementos (como los documentos o los archivos multimedia enriquecidos) tienen una página de discusión anexa. La carpeta y las páginas de notas tienen discusiones incrustadas que se muestran debajo de la lista de elementos secundarios de una carpeta o del cuerpo de una nota. Puede agregar, editar, eliminar y responder a los comentarios de una discusión, pero no puede seleccionar ni modificar una discusión que no forme parte de su elemento principal. Cada nueva versión de un elemento comparte la misma discusión que la versión inmediatamente anterior. Una configuración WDK puede cambiar este comportamiento predeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versión menor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevas discusiones), o que ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versión cuenta con su propia discusión). De esta forma, las versiones de un objeto pueden proporcionar una especie de línea temporal de un objeto, junto con los comentarios de cada una de las discusiones. Cuando varias versiones comparten una discusión, los marcadores de versión correspondientes a cada retirada aparecerán entre los comentarios. Ver discusiones En la columna opcional Estado de la discusión de una lista (que se indica mediante el icono ), los objetos que tienen comentarios de discusión se distinguen por uno de los siguientes iconos de discusión: • significa que ha leído todos los comentarios de la discusión. • significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión. Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario), haga clic en el icono de la discusión o bien seleccione un único objeto y elija Mostrar > Discusión. Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leídos, sin leer o ninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión. Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualización de las columnas. Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sin leer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando se agreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto al que está asociado y haga clic en Archivo > Marcar discusión como leída. También puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clic en Archivo > Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplican estos comandos a cada objeto de la selección. Agregar y editar comentarios Los usuarios que dispongan al menos del permiso de escritura en un objeto pueden ir a la ficha Propiedades: Información de dicho objeto, y marcar o desmarcar la casilla de verificación Mostrar discusión. Cuando se muestra una discusión, los usuarios que dispongan al menos de permiso para RELACIONAR sobre el padre principal de la discusión pueden agregar un comentario o una respuesta a esa discusión. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 127 Colaborar con otros usuarios Para agregar comentarios a una discusión: 1. Para mostrar la discusión, siga uno de estos procedimientos: • Haga clic en el icono de discusión ( o ). • Seleccione un único objeto y elija Mostrar > Discusión. 2. Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en agregar un comentario. (Si no aparece un botón agregar un comentario para un objeto, su permiso para el objeto padre es inferior al de RELACIONAR). 3. Especifique el título (obligatorio) y el cuerpo (opcional) del comentario. 4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparece debajo y con el mismo margen izquierdo que el último comentario. Para responder a un comentario concreto: 1. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en 2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo del comentario. . Sus notas aparecen debajo del comentario al que está respondiendo. para responder al comentario, puede que el permiso que tenga para el objeto Si no hay un icono padre no sea suficiente. Para agregar o responder a comentarios, es necesario al menos el permiso RELACIONAR. Para editar un comentario: 1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en 2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo del comentario. 3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto. . A menos que disponga de privilegios administrativos, sólo podrá editar los comentarios que usted agregue. Eliminar comentarios Puede borrar un comentario siempre que tenga el permiso ELIMINAR correspondiente y el permiso RELACIONAR en la discusión. Estos son sus permisos cuando escribe un comentario. Cuando borra un comentario, cualquier respuesta también se borrará, a pesar de sus permisos al respecto. Si tiene permiso ELIMINAR de un objeto, podrá borrar todos los comentarios en su discusión, incluso si carece de permiso para editar esos mismos comentarios. Aunque no pueda eliminar explícitamente una discusión, la eliminación de todos sus padres elimina igualmente la discusión. 128 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios Discusiones en los resultados de búsqueda El índice de búsqueda del repositorio incluye el contenido en texto enriquecido de las discusiones, pero no sus propiedades ni metacontenido. Esto significa que los comentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo, pero no así una búsqueda por propiedades como tipo de objeto o fecha de creación. Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de los comentarios. Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados muestran el objeto padre, no la propia discusión. Para abrir la discusión de un resultado de búsqueda, utilice los mismos procedimientos que en otros contextos. Notas Una nota es una página simple para escribir, editar y compartir información sin necesidad de utilizar otras aplicaciones. Las notas pueden tener discusiones incorporadas y contenido de texto enriquecido. Las notas ( ) aparecen en Webtop sólo donde se muestran documentos. Pueden tener discusiones incrustadas si se marca la opción Mostrar discusión en las propiedades de la nota. Aunque puede suscribirse a las notas, éstas no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar una nota, pero no registrarlas, retirarlas ni exportarlas. Para buscar notas, realice una búsqueda avanzada y defina el tipo de campo de objeto como Sysobject (dm_sysobject) o Note (dmc_notepage). Para crear una nota: 1. Desplácese a la ubicación de la nueva nota. 2. Seleccionar Archivo > Nuevo > Nota. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva nota. 3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades: • Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos los nombres de los demás objetos del mismo contenedor. • Nota (opcional): mediante el editor de texto enriquecido, especifique el cuerpo de la nota. Este campo se puede editar después de haber creado la nota. • Para suscribirse a la nota, marque la opción Suscribirse a esta página de notas (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la nota. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la nota. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la nota, haga clic en Cancelar. Para editar el cuerpo de una nota: 1. Seleccione Archivo > Editar. 2. Edite el cuerpo de la nota. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 129 Colaborar con otros usuarios 3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto. Para editar el nombre de una nota: 1. Siga uno de estos procedimientos: • Haga clic con el botón secundario en la nota y seleccione Propiedades en el menú contextual. • Seleccione la nota y elija Mostrar > Propiedades > Información. Se mostrará la ficha Propiedades: Información. 2. Edite el Nombre y otras propiedades de la nota, si es necesario. 3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto. Para eliminar una nota, selecciónela y, a continuación, elija Archivo > Eliminar. Como las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar de una nota es diferente al de los documentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminar son las siguientes: • Enlaces. se elimina sólo el enlace al nombre de la ubicación (opción no seleccionada y desactivada si la nota sólo tiene una ubicación; de lo contrario, seleccionada de forma predeterminada). • Nota. se elimina permanentemente la nota (opción seleccionada de forma predeterminada si la nota tiene sólo una ubicación). Carpetas y archivadores contextuales Las carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio con descripciones en texto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresar el contexto orientado hacia el trabajo de la jerarquía de una carpeta. Dicha información contextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc. Las descripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, son fáciles de encontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todas las descripciones y discusiones del repositorio. Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpeta contextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, por ejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de un proyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato, imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas, personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atención del usuario. Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a los miembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo, para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo, para la correspondencia en sus proyectos. Estas discusiones están organizadas en un árbol de comentarios y ayudan a capturar y conservar el flujo de información relacionada con el trabajo. De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad de temas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo, ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetas conceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc, tan valiosos a posteriori. 130 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios Para crear una carpeta contextual nueva: 1. Desplácese a la ubicación de la nueva carpeta. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva carpeta. 3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades: • Nombre (obligatorio). el nombre de la nueva carpeta. • Tipo. el tipo de carpeta. • Descripción. En la ventana de edición de texto enriquecido, cree una descripción que aparecerá junto a la ruta de exploración de la página de la carpeta (opcional). • Para suscribirse a la carpeta, marque la casilla Suscribirse a esta carpeta (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la carpeta. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la carpeta. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una carpeta, haga clic en Cancelar. Para activar una discusión en la carpeta, debe marcar la casilla Mostrar discusión en la ficha Información del cuadro de diálogo de propiedades de la carpeta. Calendarios Los calendarios permiten organizar, realizar seguimientos y programar eventos. Como los calendarios admiten el formato estándar iCalendar (o iCal) para el intercambio de datos de calendario por Internet, resultan ideales para usarlos en grupos de colaboración distribuidos. Aunque puede suscribirse a los calendarios, éstos no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar calendarios, pero no registrarlos ni retirarlos. Se puede agregar un calendario al portapapeles y, a continuación, enlazarlo, moverlo o copiarlo del mismo modo que una carpeta. Una copia de un calendario incluye copias de todos los descendientes del original. Los calendarios sólo pueden contener eventos y sólo los eventos pueden copiarse en los calendarios. Sin embargo, los eventos se pueden copiar en cualquier ubicación de carpeta. Crear calendarios y eventos Para crear un calendario: 1. Desplácese a la ubicación del calendario. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo calendario. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 131 Colaborar con otros usuarios 3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades: • Nombre (obligatorio). Introduzca el nombre del calendario, que debe ser distinto de todos los nombres de los demás objetos del mismo contenedor. • Descripción. Cree una descripción, que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la página del calendario (opcional). • Para suscribirse al calendario, marque la casilla Suscribirse a este calendario (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear el calendario. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el calendario. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear un calendario, haga clic en Cancelar. Para activar una discusión en el calendario, debe marcar la casilla Mostrar discusión en la ficha Información del cuadro de diálogo de propiedades del calendario. Para crear un evento de calendario: 1. Desplácese hasta el calendario (o créelo) en el que desee crear un evento. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Evento. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario. 3. En la ficha Crear, facilite la información según corresponda. Para obtener descripciones de los campos, consulte Tabla 14, página 132. Tabla 14. Eventos de calendario 132 Campo Descripción Nombre (obligatorio) Escriba el nombre del nuevo evento. Si está marcada la casilla de verificación Enviar correo cuando termine, el nombre del evento aparece en el campo Asunto: del encabezado del correo electrónico sobre el evento. Fecha de inicio (obligatorio) Seleccione una fecha para el inicio del evento. Hora de inicio (obligatorio si no está seleccionada Todo el día Indique la hora en la que desea que se inicie el evento. Todo el día Active esta casilla de verificación si el evento se desarrolla durante todo el día. Fecha de finalización (obligatorio) Seleccione la fecha en la que desea que finalice el evento. Fecha de finalización (obligatorio si no está seleccionada Todo el día) Indique la hora en la que desea que finalice el evento. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios Campo Descripción Organizador (obligatorio) Seleccione el nombre del usuario que organiza el evento si es distinto del usuario (predeterminado) que lo ha creado. Si selecciona la casilla de verificación Enviar correo cuando termine, el nombre del organizador aparecerá en el campo CC: del encabezado del correo electrónico sobre el evento. Lista de asistentes Seleccione los nombres de los usuarios que asistirán al evento. Si está marcada la casilla de verificación Enviar correo cuando termine, estos nombres aparecen como destinatarios en el campo Para: del encabezado del correo electrónico sobre el evento. Ubicación Especifique la ubicación del evento. Notas Introduzca información sobre el evento (opcional). Si activa la casilla Enviar correo cuando termine, estas notas aparecerán detrás del texto predeterminado en el cuerpo del mensaje de correo electrónico para los destinatarios. El texto predeterminado del correo electrónico es el siguiente: You are invited to the following meeting: Topic: meeting name Date: recurrence pattern or start date, time, duration Location: location To view the event, point your browser to: event drl Or open this event in your desktop calendar: ICS inline attachment Enviar correo cuando termine Active esta casilla de verificación si desea enviar avisos de correo electrónico acerca del evento. 4. Para un evento repetido, abra la ficha Repetición y siga las instrucciones de la sección Especificar propiedades de eventos repetidos más adelante en este capítulo. 5. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el evento. Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al hacer clic en Terminar, se envía un correo electrónico de notificación sobre el evento a los usuarios especificados en la Lista de asistentes. O bien haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo. En este caso, no se creará ningún evento ni se enviará ningún mensaje de correo electrónico. Especificar propiedades de eventos repetidos Los eventos repetidos siguen un patrón de frecuencia especificado para una duración determinada. Estas propiedades se definen en la ficha Repetición del cuadro de diálogo de propiedades del evento de calendario. Elija entre las siguientes opciones para especificar un patrón de frecuencia de un evento periódico: • Ninguno (predeterminada): el evento no se repite y se desactivan las opciones de duración de éste. • Diariamente. El evento se repite todos los días o (si se ha seleccionado) Días alternos. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 133 Colaborar con otros usuarios • Semanalmente. El evento se repite todas las semanas según las opciones que se muestran a continuación: — Semanas alternas (opcional). El evento se repite cada dos semanas en los días seleccionados. — Días (obligatorio cuando se elige la frecuencia Semanalmente). Seleccione uno o más días de la semana en los que tiene lugar el evento. La configuración predeterminada es el día de la semana en el que cae la fecha de inicio. • Mensualmente. El evento se repite todos los meses según las opciones que se muestran a continuación. — Misma fecha: el evento se repite una vez por mes en la misma fecha. Si la fecha es el 29 del mes o posterior, esta opción incluye el texto o el último día del mes. Por ejemplo: Día 17. Día 30 o último día del mes. — Mismo día de la semana, en semanas alternas (disponible sólo si la fecha de inicio cae el día 28 del mes o antes). El evento se repite siguiendo un patrón similar al de estos ejemplos: El primer y tercer miércoles. El segundo y cuarto viernes. — Mismo día de semana, final de mes (disponible sólo si el día en el que se inicia el evento es uno de los últimos siete días del mes). Por ejemplo: Último martes del mes. Último viernes del mes. • Anualmente. El evento se repite una vez por año en la misma fecha. Si el patrón de frecuencia del evento se define como Ninguno, se desactiva la configuración de duración. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones para la duración de un evento repetido: • Repeticiones. Especifique el número de veces que tiene lugar el evento. • Fecha de finalización. Seleccione la fecha de la última vez que tendrá lugar el evento. La configuración predeterminada es la fecha en la que cae el último número especificado de Nº de veces. Si la Fecha de finalización es el 29 del mes, o posterior, y el mes no tiene ese día, la fecha es el último día del mes. • Siempre. Seleccione esta opción si el evento no tiene un número finito de veces ni fecha de finalización. Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al especificar las propiedades del evento periódico, el correo electrónico de notificación que se envía a los participantes del evento incluye una descripción de la repetición en el campo Fecha. A continuación se incluyen algunos ejemplos de estas descripciones: • Diariamente, 5 veces • Días alternos, 5 veces • Semanalmente el miércoles, jueves, hasta 20 de septiembre, 2007 • Mensualmente el día 30 o último día del mes, siempre • Anualmente, 5 veces 134 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios Ver calendarios y eventos Los calendarios muestran los eventos en una lista que puede modificar cambiando las preferencias de la vista de lista. Las columnas predeterminadas de la vista de lista del calendario son las siguientes: • Evento. El nombre del evento. • Icono de anexo: se muestra si hay anexos disponibles en el evento. Los anexos no se pueden agregar a un evento, pero se pueden agregar mediante otras aplicaciones. Al hacer clic en el icono de anexo, se abre una vista de carpeta en la que se muestra una lista de los anexos. • Icono de tipo de excepción: indica excepciones independientes o eventos repetidos con excepciones. • Inicio: la fecha y hora de inicio del evento. • Terminar: la fecha y hora de finalización del evento. • Ubicación. La ubicación del evento. Editar calendarios y eventos Estas propiedades son las mismas cuando se ven o editan que cuando se crean. Al igual que es posible editar varios objetos al mismo tiempo, también es posible editar varios eventos a la vez. Sin embargo, al editar varios eventos, sólo están disponibles las fichas Información y Permiso. En la edición de eventos, se aplican las siguientes reglas: • Para un evento periódico, se edita siempre toda la serie. • Para una excepción de un evento periódico, sólo se modifica la excepción. Los servicios de colaboración no pueden crear excepciones en eventos periódicos, pero pueden mostrar las excepciones que crea otra aplicación o importación. Estas excepciones se pueden editar. Si ve o edita un evento del calendario, y marca la casilla Enviar correo cuando termine, el correo electrónico de notificación se envía a los participantes del evento al hacer clic en Terminar. Eliminar calendarios y eventos Al eliminar un calendario, decida si desea eliminar sólo el calendario seleccionado o bien éste y todos los eventos (similar a eliminar una carpeta). Para eliminar un evento, selecciónelo y elija el comando Eliminar. En este caso, se aplican las reglas siguientes: • Para un evento periódico, debe confirmar la eliminación de todas las excepciones. • Para una excepción a un evento periódico, sólo se elimina la excepción seleccionada. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 135 Colaborar con otros usuarios Calendarios en los resultados de búsqueda Todo el contenido de un calendario (incluidas las descripciones y comentarios de discusión) se indica para las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, se incluyen el calendario y el evento de calendario en la lista de tipos de objeto en los que puede buscar. Exportar e importar con calendarios Los servicios de colaboración pueden exportar eventos como archivos .ics, en formato iCal. El comando Exportar está disponible cuando se selecciona un calendario o evento, o bien cuando se abre uno. Se puede exportar un evento en concreto o todo el calendario. Cuando se importa un evento, sus propiedades se gestionan de una de estas formas: • Uso. Si se admite una propiedad, se utiliza del modo siguiente: — sin cambio. Se mantiene el valor original si se admite. Por ejemplo: Duración. — cambiar formato. Cambia el formato de un valor por uno equivalente. Por ejemplo, una hora de inicio se puede expresar en varias zonas horarias. — convertir. Convierte un valor demasiado complejo o no compatible. Por ejemplo, los segundos se quitan de las horas y la duración. • Mover. Si no se admite una propiedad, pero sí una propiedad similar, el valor de la primera se mueve a la segunda. Por ejemplo, un comentario se mueve y se combina con una descripción. • Caché. Si no se admite una propiedad, pero su presencia es inocua, se mantiene la propiedad si se exporta el evento. Por ejemplo: Libre/ocupado. • Descartar. Si una propiedad entra en conflicto con un modelo de objeto de los servicios de colaboración, se descarta. Por ejemplo: Anexos. La importación de un evento previamente exportado actualiza el evento original si se modificó el evento exportado antes de volver a importarse. Tablas de datos Utilice tablas de datos para crear y gestionar colecciones estructuradas de datos similares como listas de problemas, tareas, hitos y contactos. La información de una tabla de datos se organiza como una serie de entradas (o registros, o filas) que tienen un formato común, o esquema. Cada tabla consta de un esquema, que describe los atributos de cada campo, incluidos el nombre y el tipo de datos. Las tablas de datos proporcionan también un resumen mejorado para los campos de las tablas de datos tipo semáforo. La vista de las entradas de las tablas de datos proporciona una vista descriptiva y fácil de usar de las entradas de las tablas. La vista de las entradas también admite los anexos para una entrada determinada además de la posibilidad de examinar la entrada consultada. Otra mejora del uso () permite la edición de notas sin cambiar de ubicación. Aunque puede suscribirse a las tablas de datos, no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar tablas de datos, pero no puede registrarlas ni retirarlas. 136 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios Puede copiar, mover y pegar tablas de datos. Al copiar una tabla de datos con entradas, las nuevas entradas tienen una nueva serie de autonumeración y un historial vacío. Las entradas de tabla de datos se pueden copiar y pegar entre las tablas y dentro de la misma tabla. Cuando una tabla de datos está controlada o no controlada, todas sus entradas estarán también controladas o no controladas. Al copiar o mover entradas entre tablas con un control diferente, el control cambia automáticamente en las entradas copiadas o movidas. Crear tablas de datos y entradas Para crear una tabla de datos: 1. Desplácese a la ubicación de la nueva tabla de datos. Pegue una tabla de datos del Portapapeles, importe una tabla de datos o realice estos procedimientos para crear una desde el principio. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Tabla de datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva tabla de datos. 3. En la ficha Crear, introduzca las siguientes propiedades: • Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva tabla de datos. • Descripción (opcional). Una descripción que aparece debajo de la ruta de exploración en la página de la tabla de datos. Este campo se puede editar después de haber creado la tabla de datos. Para suscribirse a la tabla de datos, marque la opción Subscribirse a esta tabla de datos (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción). 4. Haga clic en Siguiente para crear los campos (o columnas) de la tabla de datos. Una entrada de tabla de datos está compuesta de los campos que constituyen una fila. Cada campo tiene un nombre y un tipo de datos, y uno de los campos es el nombre de la entrada designado. Tres campos de texto sin formato y sin nombre se proporcionan inicialmente para la nueva tabla. Puede editar, agregar o eliminar campos según corresponda. Para cada campo, elija la configuración como sigue: • Nombre de campo (obligatorio). La etiqueta de nombre del campo. Por ejemplo, Nombre, Fecha, Número de referencia, etc. El nombre debe tener entre 1 y 128 caracteres de longitud y debe ser único dentro de la tabla actual. Uno de los nombres de campo se designa como el nombre de la entrada. • Tipo de campo. El tipo de datos que el campo contiene. Elija un tipo de campo, como se describe en Tabla 15, página 138. No puede cambiar (editar) el tipo de datos de un campo una vez creada la tabla. • Utilizar como nombre de entrada. El campo identificado como el nombre de la entrada. Al hacer clic en el nombre de la entrada en una fila de la tabla de datos, se abre la entrada. Los tipos de campo siguientes pueden ser nombres de entrada: texto sin formato, número, autonumeración, fecha o miembro. No se puede cambiar (editar) o quitar el campo de nombre de entrada una vez creada la tabla. Para agregar un campo, haga clic en Agregar; para eliminar un campo, haga clic en Quitar. Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la tabla de datos. 5. Haga clic en Terminar para cerrar el asistente y crear la tabla de datos. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 137 Colaborar con otros usuarios O bien puede hacer clic en Cancelar para cerrar el asistente sin crear una tabla de datos. Para activar una discusión en una tabla de datos, debe marcar la casilla Mostrar discusión en la ficha Información del asistente para crear tablas de datos o del cuadro de diálogo de propiedades de la tabla de datos. Tabla 15. Tipos de campo de la tabla de datos Tipo de campo Descripción Texto simple Para campos que muestran el texto sin ningún formato especial. Texto con formato Para campos que muestran el texto con estilos de fuente como negrita y cursiva, así como los gráficos e hipervínculos. Fecha Para campos que muestran las fechas del calendario. Cuando se crea una tabla y se define un campo de fecha, puede (opcionalmente) marcar una casilla que especifique el campo como una fecha de vencimiento. Número Para campos que contienen dígitos fijos y caracteres relacionados, como símbolos de moneda, comas o puntos decimales. Autonumeración Valores numéricos creados automáticamente de acuerdo con la secuencia en la que se crea la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campo de autonumeración. Sí / No Para campos que muestran valores vacíos, sí o no. Luz de tránsito Para campos que muestran valores vacíos, rojos, amarillos o verdes, que indican el estado global de las entradas. Lista de opciones Para campos que muestran un subconjunto de valores predefinidos. Especifique los valores de las opciones en el cuadro de texto (por ejemplo: opción 1, opción 2, opción 3 sin las comas, y cada una en su propia línea). Una lista de opciones debe tener por lo menos una opción, cada opción debe ser única en la lista y ninguna línea puede estar en blanco. El orden de las líneas determina el orden en el que aparecen las opciones en la lista de opciones cuando los usuarios crean o editan una entrada. Para permitir a los usuarios elegir más de un valor para este campo, marque la casilla denominada Permitir opciones múltiples. Lista de miembros Para campos que muestran los nombres de los miembros. Los miembros pueden ser usuarios o grupos. Decida si se pueden seleccionar varios usuarios para este campo o sólo una lista de usuarios especificados. Discusión Para incluir un campo de discusión en la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campo de discusión. Anexos Para incluir un campo de anexos en la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campo de anexos. Para crear una entrada de la tabla de datos: 1. Desplácese hasta (o cree) la tabla de datos en la que desea crear una entrada. 2. En la vista de resumen de la tabla de datos, seleccione Archivo > Nuevo > Entrada. 138 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva entrada de tabla. 3. En la ficha Crear, escriba datos de cada uno de los tipos de campos. Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la entrada. 4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la entrada. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una entrada, haga clic en Cancelar. Tabla 16. Editar tipos de campos de tabla de datos Tipo de campo Descripción Texto simple Edite un campo de texto sin formato mediante un cuadro de texto estándar. Texto con formato Edite un campo de texto con formato utilizando el RTE. Fecha Edite un campo de fecha utilizando un cuadro de texto con un selector de fechas proporcionado para elegir una fecha. Si la fecha es una fecha de vencimiento es, puede marcar opcionalmente la casilla ¿Ha terminado? para indicar que una tarea ha finalizado. Número Edite un campo de número mediante un cuadro de texto. Autonumeración El campo de autonumeración es de sólo lectura. Sí / No Seleccione un valor en blanco, Sí o No. Luz de tránsito Seleccione Rojo, Amarillo, Verde o espacio en blanco. Lista de opciones En un campo de lista de opciones que sólo permite una opción, seleccione el valor de una lista desplegable de opciones predefinidas. En un campo que permite varias opciones, seleccione un valor del conjunto de valores de predefinidos. Lista de miembros Utilice el selector de miembros para seleccionar miembros (usuarios o grupos). Discusión No se puede editar un campo de discusión. Anexos No se puede editar un campo de anexos. Ver tablas de datos Al examinar una carpeta, las tablas de datos aparecen como iconos de tabla de datos. Para abrir una tabla de datos, selecciónela y elija Archivo > Abrir o haga doble clic en ella. La tabla de datos se abre en la vista de resumen. Las entradas se muestran en filas. Cada fila se divide en campos o columnas de datos, como nombre, dirección y número de teléfono, según el esquema de la tabla. Puede ordenar las columnas y editar las preferencias de columna de igual forma que en una carpeta. Si elimina un campo, la columna correspondiente desaparece. Sin embargo, si agrega un campo, debe modificar las preferencias de columna para que aparezca en la vista de resumen. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 139 Colaborar con otros usuarios Ver las entradas de la tabla de datos Para ver una entrada de la tabla de datos desde la vista de resumen de la tabla de datos, selecciónela y elija Archivo > Abrir o haga doble clic en ella. Si la entrada pertenece a una tabla de datos controlada por sala, el gráfico de encabezado de la sala (si existe) aparece en la página debajo del nombre de la entrada. Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Anexos, aparece una vista de lista incrustada en la página de entrada similar a una lista de carpetas. El área de anexos admite la funcionalidad de arrastrar y colocar de Webtop. (Para utilizar el método de arrastrar y colocar, primero debe habilitar la opción de arrastrar y colocar en sus preferencias generales). No se admiten carpetas y subtipos de carpetas en el área de anexos. Los anexos, si aún no están controlados por sala, se controlan automáticamente cuando una tabla de datos pasa a estar controlada por sala. Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Discusión, la discusión aparece incrustada en la página de entrada del mismo modo que en una carpeta o página de notas. Editar tablas de datos Para editar las propiedades de una tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes: • Selecciónela y elija Archivo > Editar. • Selecciónela y elija Mostrar > Propiedades. • Haga clic con el botón secundario en el icono de tabla de datos y seleccione Propiedades en el menú emergente. • En la vista de resumen, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página. Cuando edite una tabla de datos, estarán disponibles las fichas estándar Información, Permisos e Historial, además de una ficha Campos, que permite editar los campos de la tabla. Al editar los campos de una tabla de datos, puede agregar, cambiar de nombre y eliminar los campos, así como modificar algunas opciones de campo. Sin embargo, una vez creada la tabla de datos, no puede • cambiar el tipo de datos de un campo • cambiar o quitar el campo de nombre de entrada • cambiar el orden de los campos Puede cambiar las opciones de una lista de opciones y los miembros de una Lista de miembros. Sin embargo, no puede convertir una fecha en una fecha de vencimiento ni un campo de miembro que permita varias opciones en uno que sólo permita una única opción. Si elimina un campo Discusión, se quitan todos los comentarios de todas las entradas de la tabla de datos. Si elimina un campo Anexos, se quitan todos los anexos de todas las entradas de la tabla de datos. Esta acción no se puede deshacer. Se quita el enlace de los anexos que están enlazados en alguna parte del repositorio. Si no se puede eliminar un anexo, no se elimina ninguno. Hasta que la operación de eliminación termine, nadie puede eliminar la tabla de datos, agregar o quitar entradas, editar las propiedades de la tabla de datos ni editar las entradas de la tabla de datos. 140 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios Editar las entradas de la tabla de datos Para editar los valores de campo de una entrada o fila de la tabla de datos, siga uno de estos procedimientos: • Seleccione la entrada y elija Archivo > Editar. • Haga clic con el botón secundario en el nombre de la entrada y elija Editar en el menú emergente. • En una página de entrada, haga clic en el botón Editar. La página de entrada de edición se abre y los campos aparecen en el mismo orden y con el mismo nombre que tienen en el esquema de la tabla. El nombre y el valor de cada campo aparecen uno junto al otro. Los valores de campo se modifican del mismo modo que cuando se crea una entrada. Para editar las propiedades de una entrada de tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes: • Selecciónela y elija Mostrar > Propiedades. • Haga clic con el botón secundario en el nombre de entrada de tabla de datos y seleccione Propiedades en el menú emergente. • En la página de entrada, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página. Cuando se editan las propiedades de una entrada de tabla de datos, las fichas disponibles son las siguientes: • Información: ficha Información de estándar • Permisos: ficha Permisos de estándar • Historial: ficha Historial de estándar para una entrada de tabla de datos Eliminar tablas de datos Para eliminar una o varias tablas de datos, debe tener permisos para eliminar tablas de datos, entradas de tabla de datos y todos los anexos de las tablas de datos. Si tiene permisos de eliminación para las tablas de datos pero no para uno o varios anexos de las tablas de datos, no se eliminará la tabla. Importar y exportar con tablas de datos Puede agregar entradas a una tabla importando las entradas de un archivo. Para ello, abra la tabla y elija el comando Archivo > Importar, que abre el cuadro de diálogo Importar. Cuando se importan entradas, los valores no se modifican aunque entren en conflicto. Las entradas en una tabla pueden exportarse en formato .csv a través del comando Exportar. Los datos se exportan según las mismas reglas que al importar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 141 Colaborar con otros usuarios Salas Las salas son lugares de trabajo virtuales donde tienen lugar las interacciones del grupo. Las salas tienen miembros y los miembros están asociados a los procesos y al contenido de una sala. Los elementos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la sala determina sus conjuntos de permisos) y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a dichos elementos. Los usuarios del repositorio que tengan los permisos adecuados podrán crear y administrar una sala en Webtop, sin depender de un administrador del sistema. Los creadores y propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios determinan la lista de miembros de la sala. Nota: la creación y administración de salas sólo se pueden realizar en aplicaciones basadas en WDK, como Webtop. Visitar salas Las salas son como las carpetas del árbol de navegación de Webtop. Para abrir la página principal de una sala de la que es miembro: 1. En una lista de elementos, haga clic en el icono de sala ( ). La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirse a ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). 2. Seleccione Sí o No y, a continuación, haga clic en Continuar. Si selecciona Sí, la página principal de la sala se agrega a sus suscripciones. La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con las siguientes particularidades: • El título está formado por el nombre de la sala seguido de las palabras "página principal". • Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de bienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en las páginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala.) • Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala. • El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de un archivo de texto enriquecido. • La discusión incorporada se denomina Anuncios. Enlazar a salas Se pueden agregar enlaces a la página principal de una sala en cualquier parte del repositorio que permita enlaces. 142 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios Acerca de los objetos controlados por salas Cuando una sala controla un objeto, la sala controla su conjunto de permisos y sólo pueden acceder a dicho objeto los miembros de la sala. Aunque un objeto puede estar enlazado a otras ubicaciones del repositorio, sólo pueden acceder a él los miembros de la sala que controla el objeto. Una sala controla todo lo que se haya creado o se haya importado a ella, excepto otra sala. Cuando un objeto está controlado (se crea o se copia en la sala o en una carpeta controlada), los permisos predeterminados de la sala se aplican al objeto. Si se cambia el conjunto de permisos de la sala, se cambian todos los conjuntos de permisos de los objetos controlados en consecuencia. En la columna Sala de una lista (identificada por el icono ), los objetos que pertenecen a las salas se indican por uno de los siguientes iconos, que son sus indicadores de control: • significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que la carpeta actual. • significa que un objeto pertenece a una sala distinta. Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Haga clic en el icono de para ordenar una lista de objetos en función de si pertenecen a la misma sala, a una encabezado sala diferente o de si no pertenecen a ninguna sala (no aparecerá ningún icono en la columna sala). Si elige la opción de mostrar todas las versiones en una carpeta, cada una de las versiones visibles de un objeto tendrá su propio indicador de control, ya que es posible que distintas versiones pertenezcan a distintas salas. Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualización de las columnas. Quitar el control de los objetos de una sala Un usuario debe tener permisos Escribir y Cambiar en un objeto para quitarle el control. Asimismo, una opción de la sala puede impedir que los propietarios quiten el control de un objeto. Si a un objeto se le quita el control, obtiene el conjunto de permisos predeterminado del repositorio, a menos que se le quite el control desde una carpeta controlada y el conjunto de permisos predeterminado sea CARPETA, en cuyo caso obtiene el conjunto de permisos predeterminado del usuario. La relación de control de un objeto con una sala se puede quitar de los modos siguientes: • Mover los enlaces del interior de la sala de los objetos a cualquier ubicación en el exterior de la misma puede llevar a quitar el control de dichos objetos. • Mediante el comando Archivo > Quitar de la sala . • Copiar un objeto controlado en una carpeta que no tiene control. • Al mover un enlace para un objeto controlado fuera de su sala a través de un flujo de trabajo, siempre y cuando este esté autorizado para quitar el control en dicha sala. Si copia entradas entre tablas de datos con controles diferentes, se cambiará automáticamente el control en las copias para que coincida con el conjunto de permisos de la sala controladora. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 143 Colaborar con otros usuarios Crear una sala Se puede crear una sala en cualquier lugar del repositorio que permita carpetas. Para crear una sala, los usuarios no sólo deben tener permiso para crear objetos en la ubicación deseada, sino que además deben pertenecer al rol Crear sala del repositorio. Al crear una sala, se convertirá en su propietario. Para crear una sala: 1. Desplácese a la ubicación de la nueva sala. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Haga clic en Nueva sala. • Seleccione Archivo > Nuevo > Sala. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva sala. 3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades: • Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir con el de otros objetos del mismo archivador. • Mensaje de bienvenida. Debajo de la ruta de exploración de la página principal de la sala puede aparecer texto enriquecido. • Para suscribirse a la sala, marque la casilla Suscribirse a esta sala (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción). Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la sala. 4. Elija los miembros de la sala ahora o una vez creada la sala. • La ficha Elegir propietarios proporciona los controles de Webtop habituales para seleccionar usuarios, grupos o roles. Puede agregar o quitar miembros de este rol más adelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente en propietario. • En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles del repositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puede agregar o quitar miembros de este rol más adelante. 5. Seleccione las opciones de la sala ahora o una vez creada la sala. • Permisos para quitar el control. Decida quién puede quitar la relación de control que la sala tiene sobre los objetos que pertenecen a ella: sólo los propietarios de la sala o cualquiera de sus miembros (colaboradores y propietarios). • Encabezado de la sala. Decida si la sala va a mostrar un gráfico en la parte superior de todas sus páginas. Para especificar un encabezado personalizado, marque la casilla Utilizar encabezado personalizado. Seleccione el archivo gráfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png, cuya altura no supere los 36 píxeles) que desea que se cargue en la sala cuando haga clic en Terminar. 144 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios Puede quitar el gráfico de una sala. Para ello, edite las propiedades de dicha sala, desactive la casilla de verificación Utilizar titular personalizado y haga clic en Aceptar para que el cambio tenga efecto. • Descriptores de acceso de objetos recién agregados. Configure los permisos que desea agregar a un objeto cuando la sala pase a controlarlo. Un gráfico enumerará los permisos que se otorgarán a cada grupo local. En cada fila del gráfico se mostrará el nombre, la configuración actual de un grupo, con un botón Editar que le llevará a un cuadro de diálogo de edición. El gráfico muestra inicialmente los dos grupos incorporados, Colaboradores y Propietarios, con la siguiente configuración predeterminada: — Contribuyentes: RELACIONAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación. — Propietarios: ELIMINAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación. Si se crean grupos de nivel de sala adicionales después de crear una sala, también se incluirán en el gráfico con el permiso inicial NINGUNO y sin permisos extendidos. El creador de la sala puede cambiar la opción de cualquier grupo haciendo clic en Editar de su fila, con el que se abre el cuadro de diálogo Definir permisos de acceso: Para nuevos objetos agregados a la sala, que contiene los controles usuales de para definir permisos. 6. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la sala. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una sala, haga clic en Cancelar. Editar las propiedades de una sala Los propietarios de la sala pueden editar el conjunto completo de las propiedades de la sala. Los miembros de la sala que tienen el permiso ESCRIBIR en la misma pueden editar un subconjunto de propiedades heredadas del tipo de carpeta. Sin embargo, sólo los propietarios de la sala pueden cambiarle su nombre. Para editar las propiedades de una sala: 1. Desplácese a la ubicación que contenga la sala. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información. • Abra la sala y haga clic en el enlace Propiedades situado en la página principal de la sala. Se mostrará la ficha Propiedades: Información. 3. Cambie las propiedades que sean necesarias y haga clic en Aceptar para que se apliquen a la sala. Los cambios realizados en la ficha Propiedades: Pertenencia se aplican inmediatamente (no será necesario hacer clic primero en Aceptar). Pertenencia a salas Los miembros de una sala son un conjunto de usuarios, grupos y roles de un repositorio que están incluidos en la lista de miembros de la sala. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 145 Colaborar con otros usuarios Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala. • El rol Colaborador normalmente concede el permiso RELACIONAR sobre los objetos de la sala. La mayoría de los miembros de las salas son colaboradores. • El rol Propietario permite la gestión de la lista de miembros y normalmente concede el permiso ELIMINAR sobre los objetos de la sala. Los creadores de salas son propietarios de éstas de forma predeterminada. Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, y no tienen significado alguno fuera del contexto de una sala. Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tiene asignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), el rol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro. Los miembros de una sala pueden pertenecer a grupos locales privados dentro de la sala. Estos grupos locales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, Aprobadores de especificaciones). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otros grupos dentro de la misma sala. Figura 6. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala Todos los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, pero sólo los propietarios de una sala y los administradores de usuarios pueden gestionar la pertenencia a ésta. Para abrir la lista de miembros de la sala: 1. Siga uno de estos procedimientos: • En la página principal de la sala, haga clic en el enlace Miembros. • Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades: Pertenencia). Las columnas en la lista de miembros de la sala son las siguientes: • Nombre. El nombre del grupo o miembro. • Rol. Distingue a los propietarios de los colaboradores. • Estado. Indica si los miembros disponen de cuentas de trabajo en el repositorio. 146 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios • Descripción. Direcciones de correo electrónico para los usuarios, descripciones para los grupos. • Grupo. Visible cuando está marcada la casilla de verificación Mostrar grupos. Si un miembro no se agrega a la sala de forma explícita, esta columna mostrará el grupo que le otorga la pertenencia a la misma. (Aunque podrían existir varios grupos, sólo se mostrará el primero por orden alfabético.) Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo. Para ir hacia atrás hacia arriba, utilice la ruta de exploración que aparece sobre la lista de miembros del grupo. Si es administrador de usuarios, también aparecerá en este cuadro de diálogo un botón para crear nuevos usuarios. Copiar salas Puede copiar una sala en cualquier ubicación del repositorio en la que se pueda copiar una carpeta. Cuando copie una sala, la nueva sala contendrá copias de todos los datos que sean accesibles desde el original. La copia de una sala cuenta con todas las propiedades del original. Los roles locales y grupos de la copia son duplicados de los de la sala original y sólo se diferencian en que el miembro que crea la copia tiene el rol Propietario (no el rol de propietario de la sala original, si es diferente). Mover o enlazar a una sala Puede mover una sala a cualquier ubicación del repositorio a la que se pueda mover una carpeta. Se puede agregar un enlace a la página principal de una sala en cualquier ubicación del repositorio que permita los enlaces. Eliminar una sala Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, pero los usuarios que no sean miembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permiso ELIMINAR. Seleccione una de estas opciones: • Eliminar sólo el enlace a [nombre de sala] (opción predeterminada). • Eliminar la sala, incluyendo la lista de miembros y los grupos locales y todos los enlaces a ésta. En este caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual, o bien todas las versiones. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 147 Colaborar con otros usuarios Si elimina el último enlace a una sala, eliminará la sala, por lo que debe decidir entre: • Eliminar la sala, su lista de miembros y sus grupos locales (opción predeterminada). Esta acción sólo se puede realizar si la página principal no tiene enlaces, ni siquiera enlaces ocultos a versiones anteriores, lo que implica también que la sala deja de tener control alguno. • Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetas y objetos. En este caso, debe decidir entre: — Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (opción predeterminada). Con esta opción se empieza por eliminar la versión actual de todos los objetos enlazados. Sin embargo, el proceso de eliminación se detiene si la página principal y las subcarpetas aún contienen enlaces a otras versiones de cualquiera de dichos objetos, incluso enlaces ocultos a versiones anteriores. Para que se pueda realizar la eliminación completa, la sala no deberá tener ningún enlace (ni siquiera oculto) a versiones no actuales de los objetos. — Eliminar todas las versiones de los objetos enlazados Si va a eliminar varios objetos, el cuadro de diálogo de eliminación dispone de varias páginas con las opciones anteriores para cada sala que lo necesite. Gestionar la pertenencia a salas Los propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios, determinan la pertenencia a la sala. Se pueden agregar miembros al crear o modificar una sala. Los administradores de usuarios pueden crear también nuevos usuarios para una sala. Una vez especificados los miembros de la sala, puede invitarlos a ésta enviándoles una invitación. De esta forma, podrá personalizar la introducción a una sala así como su forma de acceso (haciendo clic en el enlace de la invitación). Para agregar usuarios de un repositorio como miembros de una sala: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar. 2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros para localizar y seleccionar los miembros, grupos y roles del repositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala. 3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar, volverá a la ficha Pertenencia). 4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros (Colaborador o Propietario). 5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y volver a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar, volverá al cuadro de diálogo de la selección de miembros). Para invitar a miembros a una sala: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Invitar. 2. En el cuadro de diálogo de correo electrónico que se abre, haga clic en para y/o cc para seleccionar los miembros de la sala que desea invitar. 148 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios 3. En el cuerpo de la invitación, escriba su mensaje. El mensaje incluye inicialmente un enlace a la ubicación de las salas. 4. Haga clic en Enviar para enviar el mensaje a los miembros especificados. O haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin enviar el mensaje de correo electrónico. Para quitar miembros de una sala: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales. 2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desee quitar de la lista de miembros de la sala. 3. Con los miembros seleccionados, haga clic 4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros de la lista de miembros de la sala. . Se abrirá la ficha Pertenencia. Los miembros que se quitan de una sala se eliminarán también de todos los grupos locales de la misma. Estos miembros siguen siendo miembros del repositorio aunque se quiten de una sala. Para cambiar los roles de los miembros locales 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol. 2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar para localizar y seleccionar los miembros y grupos de la sala para los que desea cambiar los roles. 3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar, volverá a la ficha Pertenencia). 4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros (Colaborador o Propietario). 5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y volver a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar, volverá al cuadro de diálogo de selección de miembros). Para crear un grupo local nuevo: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo para abrir la ficha Crear nuevo grupo de sala. 2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto de todos los nombres de los demás grupos locales de la sala. 3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato. 4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala. Un grupo local pertenece al grupo Propietarios de la sala (aunque se haya eliminado de ésta). Por tanto, sólo se puede utilizar en los conjuntos de permisos de objetos controlados. Para editar las propiedades de un grupo local: 1. Abra la ficha Pertenencia de la sala. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 149 Colaborar con otros usuarios 2. Modifique las propiedades del grupo según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar para implementar los cambios. Para agregar miembros de sala a un grupo local: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupo cuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo. 2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá una página para localizar a los miembros de la sala. 3. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desee agregar al grupo. 4. Con los miembros seleccionados, haga clic 5. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala. . Para quitar un grupo local de una sala: 1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales. 2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los grupos que desee quitar de la lista de miembros de la sala. 3. Con los miembros seleccionados, haga clic en 4. Haga clic en Aceptar para quitar los grupos de la lista de miembros de la sala. . Volverá a la ficha Pertenencia. Los miembros quitados de una sala se quitan de todos los grupos locales de la sala, pero siguen siendo miembros del repositorio. Sin embargo, los grupos locales quitados de una sala se eliminan del repositorio. Cuando se elimina un grupo local de una sala, se vaciará la lista de miembros, y ya no volverá a aparecer en las listas de miembros, ni en los selectores de miembros. Tampoco volverán a aparecer en la lista para los descriptores de acceso en la ficha Propiedades de habitación: opciones, en Descriptores de acceso de objetos recién agregados. Los grupos siguen apareciendo en los conjuntos de permisos que ya están activados, pero en su nombre se indica que se han "eliminado". Sigue perteneciendo al grupo Propietarios de la sala, con lo que se garantiza su seguridad. Los grupos locales incorporados (Propietarios y Colaboradores) no se pueden quitar y, por tanto, no aparecen en el cuadro de diálogo de eliminación. Administrar usuarios sin la función de administrador Los proyectos algunas veces implican que los usuarios de repositorios trabajen con los usuarios externos como clientes, auditores o proveedores. Los usuarios externos habitualmente no disponen de cuentas de usuarios administradas centralmente en el repositorio, como usuarios LDAP, por 150 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios ejemplo. Tales grupos mixtos pueden realizar un trabajo confidencial o propietario y pueden beneficiarse de pertenecer a la misma sala. Para solucionar estos casos, los administradores del sistema pueden delegar algunas tareas de administración de usuarios a usuarios que no son administradores asignándoles al rol de Administrador de usuarios (dce_user_manager). Los administradores de usuarios pueden realizar una gran variedad de tareas de administración sin tener que ser administradores del sistema. Concretamente, los administradores de usuarios pueden: • Examinar usuarios y grupos. Los administradores de usuarios pueden acceder a un nodo del árbol del repositorio denominado Administración, que contiene un enlace a Administración de usuarios que enlaza, a su vez, a las páginas Usuarios, Grupos y Roles. • Crear nuevos usuarios. En el área Administración y en las páginas de miembros de una sala, los administradores de usuarios pueden acceder a un cuadro de diálogo que permite crear nuevos usuarios. • Modificar usuarios. Los administradores de usuarios pueden ocultar determinados usuarios en la lista o evitar que sus nombres aparezcan en la lista de usuarios del repositorio en el selector de usuarios. También pueden restringir el acceso de determinados usuarios al contenido. Crear nuevos usuarios Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios en el nivel de repositorio en el área Administración o en la sala de la que sean propietarios. Para crear un nuevo usuario: 1. Abra el cuadro de diálogo Nuevo usuario de alguna de estas formas: • Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Usuarios. Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario. • Desplácese hasta la sala a la que desee agregar un nuevo usuario. Abra la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala y haga clic en el enlace Miembros en la página principal de la sala o acceda a las propiedades de la sala de la forma habitual. Haga clic en el botón Nuevo usuario. Los controles del cuadro de diálogo Nuevo usuario están deshabilitados para los administradores de usuarios, salvo cuando se indique lo contrario en este procedimiento. 2. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre. 3. La propiedad Origen de usuario se define como Contraseña interna y los administradores de usuarios no pueden cambiarla. Esta configuración indica que el usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena en el repositorio. No hay autenticación externa. 4. Escriba la contraseña del usuario en el campo Contraseña. La contraseña se cifra y almacena en el repositorio. 5. Vuelva a escribir la contraseña del usuario en el campo Comprobar contraseña. 6. Escriba una descripción en el campo Descripción para el nuevo usuario (opcional). 7. Escriba la dirección de correo del usuario en Dirección de correo electrónico. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 151 Colaborar con otros usuarios Ésta es la dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventos registrados. 8. En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistema operativo del usuario. Éste es el nombre de usuario del repositorio del usuario. 9. Seleccione el repositorio inicial del usuario en Repositorio inicial. 10. Para evitar que se incluya el nombre del usuario en las listas de miembros del repositorio, marque la casilla No está en la lista. Si no lo hace, el nombre del usuario aparecerá en las listas de miembros del repositorio, como ocurre normalmente. Para obtener más información sobre esta opción, consulte Ocultar usuarios, más adelante en este capítulo. 11. Para restringir el acceso de usuarios a sólo determinadas carpetas, archivadores o salas, haga clic en Seleccionar carpeta para localizarlas y seleccionarlas en el repositorio. Para obtener más información sobre esta opción, consulte Carpetas restringidas, más adelante en este capítulo. Nota: Para quitar algunos contenedores de la lista de carpetas restringidas, abra la lista, seleccione las carpetas y haga clic en Quitar. Para quitar todos los contenedores de la lista, haga clic en Borrar. 12. Seleccione una de las siguientes opciones para la carpeta predeterminada del usuario: • Elegir carpeta existente. Haga clic en Seleccionar carpeta para elegir una carpeta, archivador o sala distinta de la carpeta predeterminada /Temp. • Elegir/crear carpeta con el nombre de usuario. Ésta es la opción predeterminada. 13. La configuración de Privilegios y Privilegios extendidos se define como Ninguno. Los administradores de usuarios no podrán cambiar esta configuración. 14. La capacidad de cliente del usuario se define como Consumidor y los administradores de usuarios no podrán cambiarla. 15. Haga clic en Aceptar para crear el nuevo usuario. Modificar usuarios El administrador del sistema puede modificar cualquier usuario, mientras que el administrador de usuarios sólo puede modificar aquellos usuarios creados por alguien que, en ese momento, era administrador de usuarios pero no administrador. (Cuando un administrador de usuarios, que también es administrador del sistema, crea un usuario, éste se considera creado por un administrador y no un administrador de usuarios.) El rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) deberá estar presente en la lista de roles del repositorio para que los servicios de colaboración puedan detectar qué usuarios podrán modificar los administradores de usuarios. Los miembros se pueden modificar mediante el acceso al cuadro de diálogo Propiedades de usuario de la forma habitual, en el nivel de repositorio o de la sala. Todos los controles que pueden editar los 152 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Colaborar con otros usuarios administradores de usuarios en el cuadro de diálogo Nuevo usuario, también pueden editarlos en el cuadro de diálogo Propiedades de usuario, con estas especificaciones: • La modificación del nombre de un usuario no se aplica hasta que se ejecuta una tarea en el servidor. • Para cambiar la contraseña de un usuario, sustituya los caracteres de entrada enmascarada (generalmente viñetas o asteriscos) por un nuevo valor en los campos Contraseña y Comprobar contraseña. • La lista de carpetas en la lista Restringir acceso de carpeta a podría incluir carpetas para las que el administrador de usuarios no tuviese el permiso EXAMINAR. Estas carpetas se indican en la lista con un mensaje que especifica que la carpeta no puede aparecer en la lista. Para eliminar estas carpetas de la lista, el administrador de usuarios puede hacer clic en Borrar. Estas carpetas no aparecen en el selector de carpetas. Ocultar usuarios (ocultar miembros) El nombre de un usuario que no está en la lista, no se muestra a los usuarios normales de la lista de usuarios del repositorio. Cuando se oculta un usuario de la lista, los únicos lugares donde aparece su nombre son: • Listas de usuarios del área Administración • La lista de usuarios para agregar personas a una sala (en el cuadro de diálogo Nueva sala o Agregar miembro) cuando la visualiza el administrador de usuarios. • Listas de miembros de las salas a las que pertenece el usuario. • Contextos en los que se ya se ha seleccionado al usuario por algún motivo, como una entrada del conjunto de permisos de un objeto, el atributo Propietario de un objeto, un campo de miembro de una tabla o una asignación de ejecutante en un flujo rápido. • Aplicaciones fuera de WDK, como Workflow Manager Los usuarios que están ocultos en las listas aparecen en las listas de usuarios como "[no está en la lista]" después del nombre, salvo en las listas de las salas. En la raíz de la lista de usuarios del repositorio se crea un grupo para los usuarios ocultos, dce_hidden_users. Este grupo está visible para los administradores y administradores de usuarios en el área Administración y los administradores deben abstenerse de cambiarles el nombre o eliminarlos. La descripción del grupo indica que está administrado por los servicios de colaboración y la lista de hijos no se debe modificar directamente. Si ya existe un grupo con el mismo nombre, se utilizará ese grupo en lugar de crear uno nuevo. Si no se encuentra un grupo con el nombre correcto, se crea uno. Los administradores y administradores de usuarios pueden abrir el grupo para ver los hijos, pero no pueden agregar manualmente usuarios ni eliminarlos de este grupo. Nota: la ocultación afecta a las listas, no a los objetos. El contenido creado por un usuario oculto no se verá afectado. La ocultación se aplica en cuanto el administrador de usuarios guarda el cuadro de diálogo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 153 Colaborar con otros usuarios Carpetas restringidas Cuando los usuarios tienen algún objeto en la lista de carpetas restringidas, el acceso al contenido del repositorio se limita a los objetos descendientes del elemento mostrado. Si la lista de carpetas restringidas está vacía, el usuario tiene acceso a todas las carpetas y archivadores del repositorio, aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichas carpetas y archivadores, así como a la seguridad de carpeta. La restricción de carpetas no se aplica nunca a: • Salas a las que pertenece el usuario • Archivadores del sistema necesarios para la participación en el repositorio, como /System, /Templates y /Resources 154 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 10 Formularios Este capítulo incluye: • Introducir datos en formularios, página 155 • Formato de texto en un formulario, página 155 • Crear nuevos formularios, página 157 • Guardar como funcionalidad, página 158 Introducir datos en formularios Los formularios proporcionan campos para que pueda introducir y recuperar datos. La apertura de los formularios se realiza desde una lista de archivos o desde una tarea. Cuando se anexa un formulario a una tarea, aparece como archivo anexo o como campos dentro de la tarea. Al introducir datos en el formulario, éstos se guardan como contenido, propiedades o ambos. Si los datos se guardan sólo como propiedades, el tamaño de archivo del formulario será cero (0). Para introducir datos en un formulario: 1. Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al Paso 3. 2. Desplácese hasta el formulario, selecciónelo y, a continuación, elija Archivo > Editar. 3. Introduzca la información necesaria. Si precisa instrucciones, consulte Formato de texto en un formulario, página 155. 4. Para borrar los cambios, haga clic en Restablecer. 5. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o en Enviar. 6. Si se le pide que confirme, haga clic en Sí. Formato de texto en un formulario Para aplicar formato al texto de un formulario, utilice los botones que se describen en Tabla 17, página 156. Es posible que algunos de los botones no aparezcan. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 155 Formularios Tabla 17. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario Botón Descripción Mueve el texto seleccionado al Portapapeles y lo elimina de la ubicación actual. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para mover texto al Portapapeles, presione Ctrl+X. Copia el texto seleccionado en el Portapapeles. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para copiar texto, presione Ctrl+C Pega el texto del Portapapeles en la ubicación seleccionada. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para pegar texto, presione Ctrl+V. Cambia a negrita el texto seleccionado. Cambia a cursiva el texto seleccionado. Subraya el texto seleccionado. Alinea el bloque de texto actual con el margen izquierdo. Centra el bloque de texto actual. Alinea el bloque de texto actual con el margen derecho. Alinea el bloque de texto actual con los márgenes izquierdo y derecho. Aplica sangría al bloque de texto actual. Quita la sangría del bloque de texto actual. Asigna al texto seleccionado un formato de subíndice. Asigna al texto seleccionado un formato de superíndice. Asigna al texto seleccionado un formato de lista numerada. 156 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Formularios Botón Descripción Asigna al texto seleccionado un formato de lista con viñetas. Cambia el color del texto seleccionado. Cambia el color de fondo del texto seleccionado. Deshace la acción anterior. • La opción de deshacer no se aplica a las acciones realizadas a través del menú del botón derecho. • La opción de deshacer no se aplica a los cambios realizados en tablas. • Es posible que algunos navegadores no permitan deshacer la modificación del color de fondo. Restaura la acción deshecha. Inserta una imagen. Convierte el texto seleccionado en un hipervínculo. Inserta una tabla del Portapapeles. La tabla puede estar en formato HTML, RTF o Microsoft Word. Revisa la ortografía. Muestra el origen HTML del texto. Crear nuevos formularios Al crear un nuevo formulario, éste se basa en una plantilla que determina los campos del formulario. Los desarrolladores crean plantillas de formulario mediante EMC Documentum Forms Builder. Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tener asignado el rol de usuario form_user, que se define mediante Forms DocApp. Para crear un formulario: 1. Desplácese al lugar donde se creará el formulario. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario. 3. En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 157 Formularios 4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar para crear el formulario. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Para introducir datos en el formulario, consulte Introducir datos en formularios, página 155. Guardar como funcionalidad La funcionalidad Archivo > Guardar como en Webtop está activada sólo cuando trabaja con los formularios. Esta funcionalidad le permitirá guardar una Instancia de formulario nueva con los mismos permisos. 158 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 11 Registros Un registro consta de información registrada que refleja las operaciones de la organización. Un registro es formal o informal. Los formales se crean explícitamente rellenando los metadatos del formulario y asignándolos a un plan de archivos formales. Los registros informales se crean cuando los archivos se arrastran y colocan en carpetas gestionadas de retención. Este capítulo incluye: • Declarar un elemento como un registro formal, página 159 • Enlazar un registro, página 164 • Crear una relación de registros, página 165 • Ver una relación de registros, página 165 • Quitar una relación de registros, página 165 • Realizar solicitudes de biblioteca, página 166 Declarar un elemento como un registro formal El usuario deberá formar parte del grupo form_user para crear los registros formales, los archivadores formales y las carpetas formales. Para declarar un elemento como un registro formal: 1. Desplácese al documento que desea declarar como un registro formal y selecciónelo. 2. Haga clic en Registros > Declarar como registro formal. La pantalla que se muestra para varios documentos es ligeramente diferente a la que se muestra para un documento. Incluye un campo opcional para realizar un registro o registros individuales de los documentos seleccionados. 3. Opcionalmente, puede cambiar la configuración predeterminada de Declarar documentos seleccionados como en Registros individuales a Un registro si tiene varios documentos seleccionados. 4. Haga clic en Seleccionar para el plan de archivos obligatorio y active la casilla de verificación de un plan de archivos, archivador o carpeta válidos. El icono de un plan, archivador o carpeta válido se resalta. Un contenedor que no es válido podría contener también opciones válidas. Por ejemplo, una carpeta válida podría estar incluida en un archivador que no es válido. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 159 Registros 5. Haga clic en Aceptar para confirmar la ubicación del plan de archivos seleccionado. La pantalla del ubicador se cierra mientras que la pantalla Declarar registro formal se actualiza mostrando el plan de archivos seleccionado y algunas propiedades adicionales. Las propiedades adicionales incluyen: • Tipo, obligatorio • Plantilla de formulario, obligatorio • Desenlazar documentos de origen, opcional • Ocultar opciones, opcional 6. Seleccione un valor para los atributos obligatorios Tipo y Plantilla de formulario. El valor seleccionado para Tipo indica el tipo de registro formal que se desea crear, los registros formales de DoD según los requisitos del capítulo 2 o el capítulo 4 o simplemente los registros formales normales. El valor para Plantilla de formulario se rellena automáticamente según el valor seleccionado para Tipo. 7. Opcionalmente, puede activar la casilla de verificación Desenlazar documentos de origen sólo si desea permitir a cualquiera que disponga de privilegios Desenlazar quitar el documento de origen de su ubicación original en una carpeta una vez declarado como registro formal. 8. Haga clic en Continuar para rellenar el formulario mostrado según la Plantilla de formulario seleccionada. Se proporcionan tablas, como referencia si lo necesita, para ayudarle a rellenar el formulario aplicable, consulte Especificar valores en el formulario correspondiente al declarar registros formales, página 160. La parte superior del formulario mostrado indica 1 de un número, según el número de documentos seleccionado, si está declarando varios documentos como Registros individuales. 9. Haga clic en Terminar. Especificar valores en el formulario correspondiente al declarar registros formales En esta sección se describe: • Especificar valores para los registros formales normales, página 160 • Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2, página 161 • Especificar valores para los registros formales del Capítulo 4, página 162 Especificar valores para los registros formales normales Consulte Tabla 18, página 161 para obtener una explicación de las propiedades comunes de los registros formales normales. 160 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Registros Tabla 18. Propiedades comunes para registros formales normales Propiedad Descripción Nombre Nombre del documento que se va a declarar. Asunto Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento. Autores El autor del documento que va a declarar un registro formal. Palabras clave El valor que escriba para este campo se puede utilizar para facilitar la búsqueda. Los metadatos de un formulario asociados a un registro concreto se pueden utilizar para palabras clave. Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2 Hay dos formularios que puede elegir para declarar registros del Capítulo 2, uno que se utiliza para declarar documentos que no son del correo electrónico como registros formales y otro que se utiliza para declarar el correo electrónico como registros formales: • Registro DoD 5015 Ch2 • Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2 No utilice el Registro de correo electrónico DoD 5105 Ch2 para declarar registros de correo electrónico de Webtop. Este formulario está diseñado para declarar registros de correo electrónico mediante RM Outlook Activator. Consulte Tabla 19, página 161 para obtener una descripción de las propiedades de las que desea conocer más información, además de sus nombres. Tabla 19. Propiedades comunes para registros formales del Capítulo 2 Propiedad Descripción Asunto Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento. Tipo de medios Material o medio donde se inscribe la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo). Formato de aplicación Formato basado en la aplicación utilizada para crear el documento que se va a declarar como un registro. Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficina responsable de la creación del documento que se va a declarar. Fecha de recepción Fecha en que recibió el documento. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 161 Registros Propiedad Descripción Destinatarios principales Nombre principal de la persona que ha creado el documento. Otros destinatarios Nombre de las personas responsables a la que se pueden plantear preguntas si es necesario. Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro. Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel de seguridad necesario para tener acceso al registro por parte de los miembros del grupo vinculado a un determinado marcador de atributo. Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridad adicional además de la seguridad proporcionada por el valor seleccionado para el nombre de proyecto. Esto se podría hacer para restringir más el acceso a un subconjunto de miembros del grupo más grande. Especificar valores para los registros formales del Capítulo 4 Los registros formales del Capítulo 4 se crean como registros clasificados o no clasificados y sólo se diferencian por su nivel de seguridad, por lo cual, un nivel de seguridad superior a cero los clasifica. Un nivel de seguridad de cero representa una clasificación Sin marcadores. Aunque puede bajar de categoría un registro clasificado una serie de niveles, por ejemplo, desde la seguridad superior hasta Sin marcadores para convertirlo en no clasificado (o desclasificado), sólo puede subir de categoría un nivel para clasificar un registro no clasificado. El formulario le permite: • Clasificar (archivar) registros clasificados o no clasificados manual o automáticamente según el origen del que proceden • Cambiar la configuración de la clasificación para subir o bajar de categoría el registro • Programar los trabajos de descenso • Desclasificar registros clasificados o convertir registros no clasificados en registros clasificados • Identificar los revisores si es necesario Consulte Tabla 20, página 163 para obtener una descripción de las propiedades de las que desea conocer más información, además de sus nombres. 162 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Registros Tabla 20. Propiedades comunes para registros formales del Capítulo 4 Propiedad Descripción Tipo de medios Material o medio donde se inscribe la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo). Formato Formato basado en la aplicación utilizada para crear el documento que se va a declarar como un registro. Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficina responsable de la creación del documento que se va a declarar. Derivado de Origen que se utilizará como plantilla para completar el formulario. Agencia clasificadora Nombre de la agencia clasificatoria al crear un registro clasificado. Clasificado por Medio por el que se especifica un usuario válido para este valor. Desclasificar por Desencadenador necesario para iniciar la desclasificación de los registros clasificados. Los registros clasificados se deben desclasificar en algún punto en el tiempo. Entre los desencadenadores se incluye un valor vacío como el valor que se debe seleccionar para los registros no clasificados cuando la Clasificación actual especifica Sin marcadores. Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro. Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel de seguridad necesario para tener acceso al registro por parte de los miembros del grupo vinculado a un determinado marcador de atributo. Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridad adicional además de la seguridad proporcionada por el valor seleccionado para el nombre de proyecto. Esto se podría hacer para restringir más el acceso a un subconjunto de miembros del grupo más grande. Bajar de categoría por El desencadenador utilizado para iniciar el descenso de categoría. Aunque hay 3 desencadenadores (Fecha, Evento y Fecha y evento) en la lista, en la lista se deja en blanco un cuarto elemento para realizar un descenso de categoría manual. Bajar de categoría por fecha Fecha de descenso de categoría si el desencadenador incluye una fecha. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 163 Registros Propiedad Descripción Bajar de categoría por evento Evento por el que se realizará el descenso de categoría si el desencadenador incluye un evento. Nivel de descenso de categoría de destino Nivel de seguridad al que se realizará el descenso de categoría. El registro formal se desclasifica (se convierte en un registro no clasificado sin seguridad) si selecciona Sin marcadores, lo que equivale a una clasificación de "0" (cero). Cualquier nivel mayor que cero mantiene el registro clasificado. Instrucciones para bajar de categoría Instrucciones para bajar de categoría. Revisado por Fecha y hora en que se completó la revisión, si se ha efectuado. Razones para clasificación Razón para crear un registro clasificado si no se especifica una guía de clasificación para Derivado de o si se selecciona una pero no tiene un valor especificado para rellenar automáticamente este campo. Categoría de exención Categoría de exención si no se especifica una guía de clasificación para Derivado de o si se selecciona una pero no tiene un valor especificado para rellenar automáticamente este campo. Se impide (detiene) la desclasificación de un registro clasificado en función del valor seleccionado para este campo. Categoría de exención (ampliada) Categoría de exención para el valor cuando el valor especificado para Derivado de sea distinto de Guías de clasificación. Enlazar un registro Enlace un registro almacenado en una carpeta gestionada por una política a otra carpeta gestionada por una política si el registro debe regularse mediante más de una carpeta gestionada por una política. El registro ahora heredará las políticas de todas las ubicaciones. Puede enlazar un registro de una carpeta gestionada por una política a otra carpeta gestionada por una política, en el mismo plan de archivos o a otra política la carpeta gestionada en otro plan de archivos, sólo si la carpeta gestionada por una política seleccionada está abierta. No se permite enlazar un registro a una carpeta gestionada por una política que se haya cerrado. Además, la política de contención también debe permitirlo y el nivel de enlace de la política de contención también se debe definir en un valor mayor de "1". Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales. 164 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Registros Para enlazar un registro a una carpeta abierta o a un plan de archivo: 1. Desplácese hasta el registro y selecciónelo. 2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles. 3. Desplácese hasta la carpeta gestionada por una política (plan de archivos) a la que desee enlazar el registro. 4. Seleccione Editar > Enlazar aquí. Crear una relación de registros Cree una relación de registros si un registro debe estar relacionado con otro registro o con otro documento. Puede que desee relacionar dos o más registros para asegurarse de que cualquier información adicional que no esté disponible en un registro se explique en un registro relacionado. Las relaciones de registros son unidireccionales, lo que significa que el registro seleccionado primero será padre del segundo registro seleccionado, el hijo. El hijo puede reutilizarse en otra relación el la que se puede seleccionar primero para que sea el padre. Puede crear tantas relaciones como necesite reutilizando el padre o el hijo y relacionándolos con otros registros como crea conveniente. Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales. Para crear una relación de registros: 1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo. 2. Seleccione Registros > Crear relación de registros. 3. En el cuadro de diálogo de selección, elija un segundo registro o un documento incluido en un registro y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 4. Seleccione el tipo de relación. 5. Haga clic en Aceptar. Ver una relación de registros Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales. Para ver una relación de registros: 1. Desplácese hasta un elemento que esté en una relación de registros y selecciónelo. 2. Haga clic en Mostrar > Relaciones de registros. Quitar una relación de registros Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 165 Registros Para quitar una relación de registros: 1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo. 2. Haga clic en Mostrar > Relaciones de registros. 3. Seleccione el elemento apropiado. 4. Haga clic en Registros > Eliminar relación de registros. 5. Haga clic en Aceptar. Realizar solicitudes de biblioteca Si la organización incluye la funcionalidad Physical Records Manager, puede realizar solicitudes para reservar el préstamo de uno o varios objetos físicos. El administrador de la biblioteca decide quién obtiene cada objeto independientemente del orden en que se realizan las solicitudes. Para obtener más información sobre las solicitudes de bibliotecas y Physical Records Manager, consulte la documentación de EMC Documentum’s Retention Policy Services Administrator y EMC Documentum’s Records Manager Administrator. Para hacer una solicitud de biblioteca: 1. Desplácese al objeto físico que desea reservar. Una vez creada la solicitud de biblioteca, el contenido de un contenedor, como una caja o una carpeta, se identifica en el manifiesto de una solicitud de biblioteca. Por ejemplo, cuando se crea una solicitud de biblioteca de una caja, se incluye la carpeta y el documento en el manifiesto si estos objetos físicos están en la caja seleccionada. El manifiesto sólo identifica el contenedor si no tiene contenido. 2. Haga clic con el botón derecho en el objeto físico y seleccione el Realizar solicitud de biblioteca. Sugerencia: puede seleccionar y hacer clic con el botón derecho en varios objetos físicos a la vez. 3. Rellene los campos según corresponda. Tabla 21, página 166 describe las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad: Tabla 21. Solicitudes de biblioteca 166 Propiedad Descripción Fecha solicitada La recepción o envío de los elementos solicitados está previsto en el plazo de 30 días a partir del día de la solicitud. Puede cambiar la configuración predeterminada según sea necesario. El administrador de biblioteca puede cumplir o no la Fecha solicitada. Aunque puede realizar una solicitud de biblioteca, el administrador de biblioteca decidirá si puede disponer de uno o varios de los objeto solicitados. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Registros 4. Propiedad Descripción Preferencia de notificación Seleccione los medios preferidos de comunicación. El sistema no lo utiliza aunque se ha diseñado para la comunicación directa del administrador de biblioteca. Opciones de envío Independientemente del botón de opción seleccionado para la opción de envío, también puede seleccionar la casilla de verificación para enviar todos los elementos solicitados a la vez y limitar la solicitud a un solo préstamo. Haga clic en Terminar. Para ver sus solicitudes de biblioteca, asegúrese de que no hay ningún elemento seleccionado en el panel de contenido y haga clic en Mostrar > Mis solicitudes. Nota: las solicitudes de biblioteca completadas se eliminan del sistema mediante un trabajo. Para obtener más información sobre el estado de una solicitud de biblioteca, consulte la Guía del usuario de Records Manager Administrator o la Guía del usuario de Retention Policy Services Administrator. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 167 Registros 168 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 12 Documentos virtuales Este capítulo incluye: • Información general sobre los documentos virtuales, página 169 • Crear un documento virtual, página 170 • Ver la estructura de un documento virtual, página 170 • Ver el contenido de documentos virtuales, página 171 • Agregar descendientes a documentos virtuales, página 171 • Reordenar los descendientes de documentos virtuales, página 173 • Quitar descendientes de documentos virtuales, página 174 • Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre, página 175 • Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales, página 175 • Crear un archivo de documentos virtuales, página 176 • Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 177 • Definir las preferencias de documentos virtuales, página 177 Información general sobre los documentos virtuales Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. El documento virtual también se denomina documento padre y los archivos contenidos en él, descendientes o hijos. Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y rellenar el documento virtual con los archivos que conforman los capítulos del libro. Cada capítulo será un archivo aparte anidado en el documento padre. Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentos virtuales a su vez. Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento. Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documento padre o retirar el documento padre y sus descendientes. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 169 Documentos virtuales Al visualizar un documento virtual, puede seleccionar si desea ver la estructura del documento o su contenido. Cuando ve su estructura, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar los descendientes del documento virtual. Un documento virtual puede contener descendientes con distintos formatos de archivo. Por ejemplo, un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja de cálculo de Excel y una imagen TIFF sus descendientes. Puede agregar, quitar y reorganizar los descendientes de un documento virtual. Los documentos virtuales se pueden volver a convertir en documentos simples que no contengan descendientes. Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono: Crear un documento virtual Para crear un documento virtual, puede convertir un documento simple en documento virtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregar descendientes. Para crear un documento virtual: 1. Desplácese hasta el archivo que desea convertir y selecciónelo. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento virtual. 3. Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes a documentos virtuales, página 171. Ver la estructura de un documento virtual Al visualizar la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar los descendientes del documento. En VDM, puede agregar, quitar o cambiar la ubicación de los descendientes en el documento virtual. Asimismo, es posible realizar operaciones estándar de archivo en los descendientes mediante los procedimientos que se emplearían con cualquier archivo del repositorio. Para ver la estructura de un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual. 2. Seleccione el documento virtual. 3. Seleccione Herramientas > Documento virtual > Ver documento virtual. 4. Para mostrar los descendientes en el panel de exploración, siga uno de estos procedimientos: • Para mostrar el siguiente nivel de descendientes, haga clic en el signo más (+) situado junto al documento virtual. Cuando un descendiente sea en sí un documento virtual, haga clic en el signo más (+) para ver sus descendientes. • Para mostrar todos los descendientes, seleccione el documento virtual y elija Visualización > Expandir selección. 170 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Documentos virtuales 5. Para mostrar al mismo tiempo la estructura de directorios del repositorio y la estructura del documento virtual, seleccione Visualización > Mostrar todos. Para ocultar la estructura de directorios del repositorio, seleccione Visualización > Mostrar documento virtual. Ver el contenido de documentos virtuales Al ver el contenido de un documento virtual, el contenido se abre en una aplicación de edición. Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a ver un documento virtual basado en XML, puede ver tanto el padre como los descendientes en un único archivo de sólo lectura. Si el documento virtual no tiene contenido, Virtual Document Manager (VDM) muestra automáticamente la estructura del documento virtual. Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura: 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Abrir (Sólo lectura). Webtop realiza una acción de tres posibles, dependiendo de cómo estén definidas las opciones de apertura en las preferencias de documentos virtuales, tal como se explica en Definir las preferencias de documentos virtuales, página 177. 3. Siga uno de estos procedimientos: • Si Webtop muestra el contenido del documento, omita el resto de este procedimiento. • Si Webtop le solicita que seleccione entre el contenido y la estructura, elija Abrir el contenido del documento y haga clic en Aceptar. • Si Webtop muestra la estructura del documento a través de VDM (en lugar de mostrar su contenido a través de una aplicación de edición), seleccione el nombre del documento dentro del encabezado de VDM y, a continuación, seleccione Archivo > Abrir (sólo lectura). Agregar descendientes a documentos virtuales Para agregar un descendiente, debe tener permisos adecuados para acceder al documento padre. Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez. Para agregar un descendiente a un documento virtual: 1. Siga uno de estos procedimientos: • Para seleccionar el descendiente ahora, desplácese hasta él y agréguelo al Portapapeles. • Para seleccionar al descendiente posteriormente o para crear un nuevo archivo como el descendiente, omita este paso. Seleccionará al grupo posteriormente en este procedimiento. 2. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura. Si precisa más instrucciones sobre cómo examinar la estructura, consulte Ver la estructura de un documento virtual, página 170. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 171 Documentos virtuales 3. Siga uno de estos procedimientos: • Para utilizar un descendiente del Portapapeles, seleccione Herramientas > Documento Virtual > Agregar hijo > Desde el Portapapeles, después seleccione el descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar. • Para desplazarse hasta el descendiente en el repositorio, seleccione Herramientas > Documento virtual > Agregar hijo > Desde selector de archivos, seleccione al descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. • Para crear un nuevo archivo que se utilice como descendiente, seleccione Herramientas > Documento Virtual > Agregar hijo > Mediante Nuevo documento. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en un documento virtual. 4. Si decide crear un nuevo archivo para que se utilice como descendiente, cree el nuevo archivo utilizando el procedimiento estándar para crear un nuevo archivo. En caso contrario, omita este paso. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. El nuevo descendiente se agrega como último descendiente del documento padre. Para agregar descendientes mediante la operación de arrastrar y colocar: 1. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura en el panel de exploración. 2. En el panel de contenido o en una nueva ventana, desplácese a los archivos que desea agregar como descendientes. Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana. 3. Arrastre y coloque los archivos de Paso 2 en la ubicación adecuada en el documento padre; para ello, coloque el puntero del ratón en la parte superior, inferior o central de un descendiente existente, como se describe en Tabla 22, página 173. Aparecerá un menú de acceso directo. 4. En el menú de acceso directo, seleccione Agregar aquí. El archivo se agregará al documento padre. Si no ha seleccionado una ubicación específica dentro de los descendientes, el archivo se agregará como último descendiente del documento. Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en un documento virtual. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 5. 172 Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Documentos virtuales c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Tabla 22. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar y colocar en un documento virtual Puntero del ratón Resultado Coloque el ratón en una posición alta sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación. El archivo agregado se convierte en el descendiente que va antes del archivo de destino en el orden de descendientes. Coloque el ratón en una posición media sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación. El archivo agregado se convierte en un descendiente del archivo de destino. Si el archivo de destino es un documento simple, Webtop lo convierte en un documento virtual. Coloque el ratón en una posición baja sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación. El archivo agregado se convierte en el descendiente que va después del archivo de destino en el orden de descendientes. Reordenar los descendientes de documentos virtuales Para reordenar los descendientes de un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 170. 2. Seleccione el documento padre. 3. Elija Herramientas > Documento virtual > Reordenar hijos. 4. Seleccione el descendiente. 5. Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista. 6. Repita el Paso 4 y el Paso 5 por cada descendiente que desee reordenar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 173 Documentos virtuales 7. Haga clic en Aceptar. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 8. Seleccione el documento padre. 9. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. 10. Haga clic en Aceptar. 11. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Para mover descendientes a otras ubicaciones de un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 170. 2. En el panel de árbol o en una nueva ventana, desplácese hasta el descendiente. Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana. 3. Arrastre y coloque los descendientes en la ubicación adecuada del documento padre; para ello, coloque el puntero en la parte superior, central o inferior de otro descendiente, como se describe en Tabla 22, página 173. Aparecerá un menú de acceso directo. 4. En el menú de acceso directo, haga clic en Recolocar. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Quitar descendientes de documentos virtuales Al quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retirará automáticamente si el usuario no lo ha hecho aún. Quitar descendientes no implica eliminar los archivos del repositorio. Tan sólo se eliminan de la estructura del documento virtual. Para quitar un descendiente de un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 170. 2. Seleccione los descendientes que va a quitar. 3. Elija Herramientas > Documento virtual > Quitar hijo. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 4. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. 174 Seleccione el documento padre. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Documentos virtuales b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre Puede especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice cuando se abre o se exporta un documento virtual. Normalmente, un documento virtual siempre utiliza la versión ACTUAL de un descendiente. Pero puede establecer una regla de enlace que especifique que se usa otra versión. Si falta la versión del descendiente, el documento virtual tendrá un enlace roto. En las preferencias, puede elegir si Virtual Document Manager (VDM) mostrará u omitirá los enlaces rotos. Consulte Definir las preferencias de documentos virtuales, página 177. Para especificar que siempre se utilice una determinada versión de un descendiente: 1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual y selecciónelo. Para desplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documento virtual, tal y como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 170. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Fijar en versión. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. 3. En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Registre el documento padre de la siguiente manera: a. Seleccione el documento padre. b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales Para definir una etiqueta de versión para un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Modificar etiquetas de versión. 3. Introduzca una etiqueta de versión. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 175 Documentos virtuales 4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual, marque la casilla de verificación Aplicar a los descendientes. 5. Haga clic en Aceptar. Crear un archivo de documentos virtuales El archivado de un documento virtual se denomina instantánea. Para ver una lista de las instantáneas creadas para un documento virtual: 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Instantáneas. Para crear una instantánea: 1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo. 2. Elija Herramientas > Documento virtual > Nueva instantánea. 3. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Escriba un nombre para la instantánea. b. Seleccione una ubicación para la nueva instantánea. c. Seleccione el tipo de instantánea. d. Para inmovilizar la instantánea, asegúrese de que está activada la opción Inmovilizar instantánea. Debería estar activada de forma predeterminada. Al inmovilizar la instantánea, se garantiza que la versión inmovilizada del documento y la versión inmovilizada de cada descendiente no puede cambiarse sin crear una nueva versión. 4. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 en el tema Definir las propiedades, página 31. 5. Defina la información en el resto de fichas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trata esas funciones. 6. Haga clic en Terminar. Para inmovilizar o liberar una instantánea: 1. Desplácese hasta la instantánea y selecciónela. 2. Seleccione una de estas opciones: • Elija Herramientas > Documento virtual > Inmovilizar instantánea. Inmovilizar una instantánea bloquea a los usuarios de editar la versión inmovilizada del documento o la versión inmovilizada de cada descendiente. Cualquier cambio realizado por un usuario en el documento o en un descendiente sólo se puede guardar como una nueva versión del documento o descendiente. • Elija Herramientas > Documento virtual > No inmovilizar instantánea. 176 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Documentos virtuales Liberar una instantánea permite de nuevo a los usuarios editar el documento y los descendientes sin necesidad de versiones. Sin embargo, si un descendiente forma parte de varias instantáneas inmovilizadas, es necesario liberar todas las instantáneas para poder editar el descendiente. Convertir documentos virtuales en documentos simples Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtual no tiene descendientes. Para convertir un documento virtual en un documento simple: 1. Desplácese hasta el documento virtual. 2. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. Consulte Quitar descendientes de documentos virtuales, página 174. 3. Seleccione el documento virtual. 4. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento simple. Definir las preferencias de documentos virtuales Para definir las preferencias de documentos virtuales: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Documentos virtuales y rellene los campos de Tabla 23, página 178. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 177 Documentos virtuales Tabla 23. Preferencias de documento virtual Propiedad Descripción Opciones de apertura Permite seleccionar lo que sucederá cuando abra un documento virtual al hacer clic en su nombre. Esta preferencia no se aplica si el documento virtual ya se encuentra abierto en Virtual Document Manager (VDM): • Ver estructura: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá el primer nivel de archivos anidados. • Ver contenido: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá una copia de sólo lectura del contenido. • Preguntarme siempre: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, se le solicitará que elija si desea mostrar la estructura o el contenido de sólo lectura. Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamente la estructura del documento virtual, con independencia de esta preferencia. Enlaces Seleccione si desea que VDM muestre los enlaces rotos. Un enlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componente especificada por la regla de enlace de ese componente. Copiar Permite seleccionar qué acción se debe realizar cuando se copie un documento virtual en el portapapeles. Puede seleccionar una de las opciones siguientes: • Sólo raíz: Copia el contenido y las propiedades únicamente del archivo padre. • Raíz y descendientes: Copia el archivo padre y todos los descendientes anidados en él, incluidos los descendientes de los descendientes, y así sucesivamente. • Raíz y enlace a descendientes existentes: Copia el archivo padre y se crean referencias a los descendientes. • Preguntar siempre: solicita al usuario que seleccione lo que desea copiar. Retirar 178 Permite seleccionar lo que ocurrirá al intentar retirar un elemento bloqueado por otro Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 usuario: Documentos virtuales Propiedad Descripción • Descargar como sólo lectura: Descarga una copia del elemento como sólo lectura. • Preguntar siempre: Solicita al usuario que seleccione si desea descargar como sólo lectura. 3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 179 Documentos virtuales 180 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 13 Anotaciones en PDF En este capítulo se incluyen las siguientes secciones: • Información general acerca de las anotaciones PDF, página 181 • Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF, página 181 • Agregar comentarios a documentos PDF, página 182 • Ver los comentarios de documentos PDF, página 182 Información general acerca de las anotaciones PDF Si su organización ha instalado los Servicios de anotación en PDF de EMC Documentum, podrá almacenar en un repositorio comentarios creados en Adobe Acrobat o Reader. Se pueden ver e introducir directamente comentarios en los PDF desde Webtop. Los comentarios se asocian a una versión específica de un documento. Al crear una versión de un documento, los comentarios de la versión anterior no migran a la nueva versión. Ejemplo: Si retira una versión 1.0 ACTUAL de un documento y, a continuación, otro usuario agrega comentarios al mismo, los comentarios se asociarán a la versión 1.0. Si, a continuación, registra y cambia el número de versión a 1.1, cuando vea la versión 1.1 ACTUAL, no verá los comentarios de la versión 1.0. Para utilizar Servicios de anotación en PDF, debe configurar Webtop de modo que abra los Servicios de anotación en PDF al ver un PDF. Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF Para configurar los Servicios de anotación en PDF de modo que se abran al ver un PDF: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 181 Anotaciones en PDF 2. Seleccione la ficha Formatos. 3. En la lista Elegir tipo de objeto, seleccione Documento (dm_document). 4. En la lista Formato primario del objeto, seleccione Acrobat PDF (pdf). 5. En la lista Aplicación de visualización, seleccione Comentario. 6. Si es necesario, repita del Paso 3 al Paso 5 para obtener documentos de otros formatos (como Microsoft Word). Si lo hace, no seleccione Acrobat PDF (pdf) en el Paso 4. En su lugar, seleccione el formato adecuado. Agregar comentarios a documentos PDF Para agregar comentarios a un documento PDF: 1. Desplácese a un documento PDF. 2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura). Se abrirá el PDF con sus comentarios en otra ventana, en modo de sólo lectura. Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada. 3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisa más información, consulte la documentación de Acrobat. 4. Para guardar sus comentarios en el repositorio, haga clic en el botón Send and Receive Comments (Enviar y recibir comentarios) de Adobe. Los comentarios que se guardan en un repositorio tienen el formato .XFDF de Acrobat. Ver los comentarios de documentos PDF Para ver los comentarios de un documento PDF: 1. Desplácese a un documento PDF. 2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura). Se abrirá el PDF en otra ventana con sus comentarios. Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de Internet 182 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Anotaciones en PDF Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 183 Anotaciones en PDF 184 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 14 Relaciones Una relación es una conexión entre dos elementos de un repositorio. Mediante las relaciones Webtop puede procesar los elementos juntos. Los usuarios también pueden utilizarlas para tener acceso a determinados elementos accediendo primero a otros elementos relacionados. Por ejemplo, si varios revisores han anotado un documento y cada anotación tiene una relación con el documento original, un usuario puede acceder a las anotaciones mediante la visualización de las relaciones del documento. Para ver las relaciones de un elemento: 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Relaciones. Para crear una relación entre dos elementos: 1. Desplácese hasta el elemento que desea que sea el padre y selecciónelo. 2. Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Agregar relación. 3. En el área de selección, elija el elemento que se relacionará con este elemento y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 4. Haga clic en Siguiente. 5. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación. 6. Haga clic en Terminar. Para crear una relación entre dos elementos con la operación de arrastrar y colocar: 1. Desplácese a uno de los elementos. 2. Si el otro elemento está en una ubicación diferente, abra una ventana del explorador adicional seleccionando Herramientas > Nueva ventana y, a continuación, desplácese hasta el otro elemento. 3. Arrastre el elemento hijo y colóquelo en el elemento padre. 4. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación. 5. Haga clic en Terminar. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 185 Relaciones Para quitar una relación entre dos elementos: 1. Desplácese a uno de los dos elementos y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Relaciones. 3. Seleccione la relación que va a quitar. 4. Haga clic en Archivo > Quitar relación. 5. Haga clic en Aceptar. 186 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 15 Copias y transformaciones En este capítulo se describe lo siguiente: • Información general sobre copias y transformaciones, página 187 • Ver copias, página 188 • Arrastrar y colocar copias en el escritorio, página 188 • Importar copias, página 189 • Definir una copia predeterminada para un objeto, página 189 • Visualización de la copia predeterminada, página 190 • Sustitución de la miniatura predeterminada de un objeto, página 190 • Restablecer copias, página 191 • Transformar documentos al formato PDF o HTML, página 191 • Crear copias mediante transformaciones, página 192 • Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 193 • Sustitución de un archivo mediante transformación, página 194 • Creación de una nueva versión mediante trasformación, página 195 • Crear paquetes mediante transformaciones, página 196 • Ver las propiedades de la transformación guardada, página 197 • Habilitar la notificación en la Bandeja de entrada, página 198 Información general sobre copias y transformaciones Una copia es una reproducción alternativa de un archivo o un archivo alternativo que está asociado a un archivo original. Por ejemplo, puede tratarse de una copia de una imagen con un formato diferente o con una resolución distinta. Puede mostrar todas las copias de un archivo si selecciona las opciones de menú Mostrar > Copias. Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas o generar copias dentro de Webtop mediante transformaciones. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 187 Copias y transformaciones Las transformaciones le permiten transformar automáticamente la apariencia y el formato de un archivo existente para crear una nueva copia asociada al archivo original. Al transformar un archivo, elegirá una tarea de transformación preestablecida e introducirá todos los parámetros de transformación aplicables. Los perfiles de transformación disponibles para un archivo concreto dependen del formato del archivo y de los productos de EMC Documentum instalados y configurados para el repositorio. Las transformaciones sólo pueden producirse en un elemento al mismo tiempo y se procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementos transformados no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación. Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no formarán parte de la nueva versión del archivo de forma automática. Si crea una versión del archivo, las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, Webtop puede generar nuevas copias automáticamente al registrar y crear versiones de un archivo si así lo selecciona al crear la copia. Consulte Crear copias mediante transformaciones, página 192 si precisa más información sobre la actualización automática de copias al crear versiones. Nota: algunas funciones de copia y transformación sólo están disponibles en los repositorios que se configuran con los productos de Servicios de transformación de contenido de EMC Documentum. Sin la presencia de estos productos, es posible que algunas funciones de copia y de transformación descritas en esta guía no estén disponibles. Nota: Webtop no permite varias copias del mismo formato. Por tanto, en todas las nuevas copias creadas, Webtop reemplaza las copias existentes del mismo formato. Por ejemplo, un documento de Microsoft Word sólo puede tener una copia de Acrobat PDF a la vez. Ver copias Todos los archivos en Webtop tienen una página de copias, ya tengan o no más de una copia principal. Para ver las copias de un archivo: 1. Desplácese hasta un archivo y selecciónelo. 2. Siga uno de estos procedimientos: • En el elemento de línea del archivo, haga clic en . • Seleccione Mostrar > Copias. Arrastrar y colocar copias en el escritorio Puede seleccionar una o más copias de la página Copias y arrastrarlas y colocarlas en el escritorio. Para utilizar la función de arrastrar y colocar, debe habilitar primero la opción de arrastrar y colocar en sus preferencias generales, como se describe en Definir las preferencias, página 21. 188 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Copias y transformaciones Para arrastrar y colocar una copia en el escritorio: 1. Seleccione un archivo, haga clic con el botón derecho del ratón en él y elija Mostrar > Copias. La página Copias enumera todas las copias del archivo seleccionado. 2. Arrastre una copia y colóquela en su escritorio. Se copia el objeto de copia en el escritorio. Importar copias Es posible importar un archivo fuera del repositorio para utilizarlo como una nueva copia de un objeto del repositorio existente Para importar un archivo como una copia nueva: 1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Importar copia. 3. En el campo Archivo para importar, desplácese hasta el archivo que desee importar. 4. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia si no se ha seleccionado automáticamente. 5. En el campo Descripción, escriba una descripción para la copia. Puede usar este campo para distinguir entre varias copias con el mismo formato. 6. Haga clic en Aceptar. El archivo se importa como una copia de la copia principal seleccionada. Definir una copia predeterminada para un objeto De manera predeterminada, el archivo principal de un objeto de repositorio se utiliza cuando se elije mostrar el objeto. Sin embargo, puede seleccionar una copia alternativa de un archivo como la copia de vista previa. Esto permite que otra copia distinta a la principal puede mostrar un vista previa del archivo. Por ejemplo, para un archivo de imagen de alta resolución y gran tamaño puede establecer una imagen de baja resolución, más pequeña, como copia predeterminada. Con los objetos de vídeo, se puede tomar una pequeña parte del vídeo (un subclip) y definirla como predeterminada, permitiendo obtener una vista previa de una sección breve del vídeo en lugar del archivo principal completo. Puede seleccionar cualquier copia de un archivo para que sea la copia predeterminada. aparece junto a la copia Un archivo sólo puede tener una copia predeterminada. El icono predeterminada: Los objetos de vídeo con una copia predeterminada de secuencias se indica con el . icono Sólo los usuarios con permisos para leer podrán seleccionar una copia de vista previa. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 189 Copias y transformaciones Para definir la copia predeterminada: 1. Desplácese al archivo. 2. Siga uno de estos procedimientos: • En el elemento de línea del archivo, haga clic en . • Seleccione Mostrar > Copias. 3. Seleccione la copia que desee establecer como copia predeterminada. 4. Hacer clic con el botón derecho y seleccione Definir como vista previa del menú contextual. Visualización de la copia predeterminada La copia predeterminada (si se ha definido alguna) se indica mediante este icono: . Si un objeto de vídeo presenta un vídeo en secuencias como copia predeterminada, se indicará mediante el icono Para ver la copia predeterminada, haga clic en el icono de copia predeterminada como se ha indicado anteriormente. Se abrirá la aplicación adecuada y mostrará o reproducirá la copia predeterminada. Si tiene dificultades con la reproducción de la copia predeterminada del elemento (audio o vídeo), podrá establecer las preferencias de formato para utilizar una aplicación específica para abrir un tipo de archivo. Consulte si precisa instrucciones sobre la configuración de las preferencias de formato. Es posible que tenga que configurar también los ajustes del explorador para manejar los tipos de archivos. Consulte la ayuda del explorador para obtener más información. Sustitución de la miniatura predeterminada de un objeto Si se configura para ello, Webtop crea miniaturas de nuevos archivos cuando se importan o crean por primera vez en el repositorio. (Es posible que las nuevas miniaturas tarden algún tiempo en aparecer.) Si no se puede generar una miniatura de baja resolución, la miniatura aparece como una representación del tipo de archivo, utilizando el icono estándar del formato de archivo. Si no se puede enviar al explorador la miniatura o cargarla, Webtop mostrará un icono para representar a la miniatura rota. Es posible configurar el icono que se emplea para indicar una miniatura rota, pero de manera predeterminada se muestra como un icono de documento roto genérico ( ). Para anular la miniatura predeterminada: 1. Seleccione un archivo y elija Mostrar > Propiedades > Información. 2. Desplazarse hasta la propiedad Miniatura. 3. Haga clic en Reemplazar. 4. Seleccione una copia de miniatura distinta o importe un archivo nuevo para ser utilizado como copia predeterminada. 190 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Copias y transformaciones 5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. La miniatura del archivo se actualiza. Restablecer copias El restablecimiento de copias permite volver a pasar un objeto por todo el proceso de importación. Esto significa que si no puede generar copias durante el registro, o si se ha creado una versión de un objeto, tiene la opción de regenerar copias predeterminadas del archivo actual. Se incluyen miniaturas, copias de baja resolución y cualquier tipo de guión gráfico, si procede. El archivo original y cualquier copia que se haya generado manualmente durante el ciclo de vida de un archivo, permanecerán intactos, a menos que la copia se haya definido para transformarse cada vez que se cree una versión del objeto. Si éste es el caso, se volverá a realizar la transformación y se agregará como una copia al objeto, sustituyendo a la copia anterior. Nota: Los productos Content Transformation Services deben estar instalados y configurados para que su repositorio genere copias para la importación. Para restablecer las copias de un objeto: 1. Desplácese hasta el archivo en el que desee restablecer las copias y selecciónelo. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Restablecer copias Transformar documentos al formato PDF o HTML Webtop utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentum para proporcionar unas funciones de transformación de documentos a los formatos PDF o HTML. Cuando se selecciona un documento para la transformación al formato HTML o PDF, se envía una solicitud a la cola donde espera que los productos Content Transformation Services la procese. Se utilizarán los parámetros predeterminados de transformación para ese tipo de documento. Cuando se completa el procesamiento, se incluye un nuevo archivo, ya sea en formato PDF o HTML, en la lista de copias del objeto. Podrá ver el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbol de navegación. También aparecerá un indicador junto a los archivos que tengan solicitudes de transformación: • Un indicador amarillo ( pendiente. • Un indicador verde ( en curso. • Un indicador rojo ( ) indicará que el archivo tiene una solicitud de transformación ) indica que la solicitud de transformación se encuentra actualmente ) indica que la solicitud de transformación ha fallado. Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum que tenga instalados en el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTML con opciones. Consulte Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 191 Copias y transformaciones Crear copias mediante transformaciones, página 192 y Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 193 si precisa más información. Para transformar un documento al formato PDF o HTML 1. Desplácese hasta el documento que desea transformar en PDF o HTML y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo principal u otra copia. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Copia PDF o Herramientas > Transformar > Copia HTML. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento. Crear copias mediante transformaciones Webtop utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentum para proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo y crear una nueva copia. Podrá haber el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbol de navegación. También aparece un indicador junto a los archivos que tienen solicitudes de transformación. • Un indicador amarillo ( • Un indicador verde ( en curso. • Un indicador rojo ( ) indica que el archivo tiene una solicitud de transformación pendiente. ) indica que la solicitud de transformación se encuentra actualmente ) indica que la solicitud de transformación ha fallado. Nota: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. Consulte Información general sobre copias y transformaciones, página 187 si precisa más información sobre copias y transformaciones. Para crear una copia nueva mediante transformación: 1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos 3. Aparecerá el asistente de transformación. a. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. b. La ficha Detalles de la transformación aparece si existen detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. c. En la sección Guardar como, seleccione Crear una copia nueva y haga clic en Siguiente. Aparecerá la pantalla Definición de copia. d. Introduzca un nombre para la copia en el campo Nombre de copia 192 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Copias y transformaciones Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato para cualquiera de los archivos seleccionados, podrá diferenciar la nueva copia que está creando asignándole a la copia un identificador exclusivo en el campo Descripción de la copia. Nota: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato y descripción, puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantener tanto el nuevo archivo como el existente, haga clic en No. Si selecciona No, tendrá que retroceder e introducir una descripción única. Esto dependerá de que haya introducido una Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripción crea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismo nombre y formato. Seleccione Guardar transformación si desea realizar esta transformación automáticamente cada vez que se creen versiones del archivo principal. Seleccione Definir como vista previa predeterminada para establecer la copia nueva como copia predeterminada para el objeto. e. Haga clic en Terminar. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento. Crear objetos relacionados mediante transformaciones Webtop utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentum para proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo y crear un nuevo objeto relacionado. Podrá ver el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbol de navegación. También aparecerá un indicador junto a los archivos que tengan solicitudes de transformación: • Un indicador amarillo ( pendiente. • Un indicador verde ( en curso. • Un indicador rojo ( ) indicará que el archivo tiene una solicitud de transformación ) indica que la solicitud de transformación se encuentra actualmente ) indica que la solicitud de transformación ha fallado. Nota: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. Consulte Información general sobre copias y transformaciones, página 187 si precisa más información sobre copias y transformaciones. Para crear un nuevo objeto relacionado mediante transformación: 1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear un nuevo objeto relacionado y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo padre o una copia. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos Aparecerá el asistente de transformación. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 193 Copias y transformaciones 3. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. 4. La ficha Detalles de la transformación aparece si existen detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. 5. En la pantalla Guardar como, seleccione Crear un objeto nuevo y haga clic en Siguiente. 6. En la ficha Nueva definición de objeto puede introducir las propiedades de los nuevos objetos. El único atributo obligatorio es el nombre del objeto. Siga este procedimiento: a. Introduzca un nombre para el nuevo objeto. El nombre de archivo padre se introduce de forma predeterminada. b. Introduzca un título para el objeto. c. Seleccione un tipo de objeto. d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo para el objeto. Se utilizará de manera predeterminada el conjunto de permisos del objeto padre. e. Haga clic en Editar para aplicar un ciclo de vida al objeto. f. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones: • Igual que el archivo padre La opción se selecciona de manera predeterminada. El nuevo objeto se colocará en la misma ubicación de archivador o carpeta que el objeto original. • Nueva ubicación Es necesario que seleccione una nueva ubicación. g. 7. Seleccione Guardar transformación si desea realizar esta transformación cada vez que se creen versiones del objeto padre. Haga clic en Terminar. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento. Sustitución de un archivo mediante transformación Webtop utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentum para proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo y utilizar los resultados para sustituir el archivo original. 194 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Copias y transformaciones Podrá ver el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbol de navegación. También aparecerá un indicador junto a los archivos que tengan solicitudes de transformación: • Un indicador amarillo ( pendiente. • Un indicador verde ( en curso. • Un indicador rojo ( ) indicará que el archivo tiene una solicitud de transformación ) indica que la solicitud de transformación se encuentra actualmente ) indica que la solicitud de transformación ha fallado. Nota: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. Consulte Información general sobre copias y transformaciones, página 187 si precisa más información sobre copias y transformaciones. Para sustituir un archivo mediante transformación: 1. Desplácese hasta el archivo que desee transformar y sustituir, y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo padre o una copia. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos Aparecerá el asistente de transformación. 3. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. 4. La ficha Detalles de la transformación aparece si existen detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. 5. En la ficha Guardar como, seleccione Sobrescribir origen. 6. Haga clic en Terminar. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento. Creación de una nueva versión mediante trasformación Webtop utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentum para proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo y utilizarlo como nueva versión de éste. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 195 Copias y transformaciones Podrá ver el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbol de navegación. También aparecerá un indicador junto a los archivos que tengan solicitudes de transformación: • Un indicador amarillo ( pendiente. • Un indicador verde ( en curso. • Un indicador rojo ( ) indicará que el archivo tiene una solicitud de transformación ) indica que la solicitud de transformación se encuentra actualmente ) indica que la solicitud de transformación ha fallado. Nota: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. Consulte Información general sobre copias y transformaciones, página 187 si precisa más información sobre copias y transformaciones. Para crear una nueva versión de un objeto mediante transformación: 1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una nueva versión del objeto y selecciónelo. Nota: puede transformar un archivo padre o una copia. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos Aparecerá el asistente de transformación. 3. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. 4. La ficha Detalles de la transformación aparece si existen detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. 5. En la ficha Guardar como, seleccione Crear versión del origen. 6. Haga clic en Terminar. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento. Crear paquetes mediante transformaciones Webtop utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentum para proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo e incluirlo en un archivo zip. Esta función es útil para archivos excepcionalmente grandes. Se creará un archivo zip del paquete con el archivo una vez finalizada la transformación y residirá en la lista de copias del objeto. 196 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Copias y transformaciones Podrá ver el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbol de navegación. También aparecerá un indicador junto a los archivos que tengan solicitudes de transformación: • Un indicador amarillo ( pendiente. • Un indicador verde ( en curso. • Un indicador rojo ( ) indicará que el archivo tiene una solicitud de transformación ) indica que la solicitud de transformación se encuentra actualmente ) indica que la solicitud de transformación ha fallado. Nota: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. Consulte Información general sobre copias y transformaciones, página 187 si precisa más información sobre copias y transformaciones. Para crear un paquete mediante transformación: 1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear un nuevo paquete y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo padre o una copia. 2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos Aparecerá el asistente de transformación. 3. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente. 4. La ficha Detalles de la transformación aparece si existen detalles que se pueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente. 5. En la Ficha Guardar como, seleccione Nuevo paquete. 6. Haga clic en Terminar. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento. Ver las propiedades de la transformación guardada Las propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que se haya configurado la realización de una transformación cada vez que se cree una versión del objeto. Esta opción se puede definir al crear una copia nueva o un nuevo objeto mediante la transformación. La solicitud de transformación se almacena y relaciona con el documento de origen. Al crear una versión del documento de origen, la transformación se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetros que la transformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidor apropiado para su procesamiento. La página Propiedades de transformación muestra todas las transformaciones guardadas que se aplicarán a un documento cada vez que se cree una versión del mismo. También puede utilizar la Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 197 Copias y transformaciones página Propiedades de transformación para quitar una transformación guardada de un objeto y aplicar una transformación guardada sin esperar a tener una versión nueva del objeto. Para ver las propiedades de la transformación: 1. Desplácese hasta un elemento con propiedades de transformación. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Transformación. Se abrirá la página Propiedades con la ficha Propiedades de transformación seleccionada. Se mostrarán las transformaciones guardadas del elemento y se indicará el nombre y la descripción del perfil de transformación utilizado, el formato de salida y si el resultado es una copia o un objeto relacionado. 3. Haga clic en el enlace de transformación de la columna Nombre para mostrar los parámetros de la transformación. Dichos parámetros se pueden utilizar para diferenciar las distintas transformaciones guardadas para un objeto que utiliza el mismo perfil de transformación. Habilitar la notificación en la Bandeja de entrada Cuando realice una transformación, podrá elegir si desea recibir notificaciones en la Bandeja de entrada cuando haya finalizado la transformación. Para recibir las notificaciones, deberá habilitar esta función en sus preferencias. O bien, podrá habilitar una notificación de una transformación individual cuando introduzca y seleccione los detalles de transformación. Para habilitar la notificación de las transformaciones en sus preferencias: 1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Desplácese hasta la ficha General. 3. Seleccione la casilla de verificación para Activar opciones de notificación de bandeja de entrada. 198 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 16 Programación Este capítulo incluye: • Información general sobre programaciones, página 199 • Crear una programación, página 200 • Editar una programación existente, página 200 • Editar reglas de programación, página 200 • Reglas de programación, página 201 • Quitar una programación de un elemento, página 204 • Eliminar una programación, página 204 • La programación de Webtop Express, página 204 Información general sobre programaciones Una programación determina las opciones o acciones disponibles en una situación determinada. Al crear una programación, se proporciona una manera de reducir las opciones de pantalla a aquéllas que son relevantes para la tarea del usuario en una determinada situación. Una programación se asigna a un elemento determinado o conjunto de elementos. Por ejemplo, una programación se podría asignar a un grupo de usuarios determinado. O se podría asignar una programación a un determinado grupo de usuarios cuando se combina con una ubicación de carpeta concreta. El elemento o conjunto de elementos se denomina alcance de la programación. El ámbito asignado a cada programación debe ser único. Una programación consta de una o varias reglas. Cada regla determina las opciones o acciones disponibles dentro de un área funcional concreta. Por ejemplo, una regla puede determinar los ciclos de vida disponibles, las acciones disponibles o el texto que se rellena automáticamente disponible. Para ver una lista de las áreas funcionales para las que puede crear reglas, consulte Reglas de programación, página 201: Al crear una programación para una carpeta, las reglas no sólo se aplican a los archivos que se crean en la carpeta, sino también a los archivos que se importan en la carpeta. Por ejemplo, después de importar un archivo a una carpeta a la que sólo se puede aplicar Ciclo de vida A, el usuario no podrá aplicar Ciclo de vida B a ese archivo. Además, las reglas de programación descienden a las subcarpetas. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 199 Programación El orden predeterminado de prioridad para aplicar las programaciones es el siguiente: una programación para una ubicación tiene mayor prioridad y, después, una programación para un usuario, para un rol y para un tipo de objeto. Es posible que varíen en las instalaciones personalizadas. Para acceder a las programaciones, desplácese hasta Administración/Programación. Es importante tener en cuenta que las programaciones no se utilizan para proporcionar seguridad. Crear una programación Para crear una nueva programación: 1. Desplácese hasta Administración / Programación. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Programación. Se muestra la página de configuración de programaciones. 3. Escriba un nombre y una descripción para la programación. 4. Si lo desea, puede utilizar una programación existente como plantilla para la nueva. Para utilizar una programación existente como plantilla para la nueva, haga clic en Seleccionar situado junto a la opción Iniciar con otra programación, seleccione la programación existente y haga clic en Aceptar. 5. Seleccione el tipo de elemento al que se aplicará la programación; para ello, haga clic en Seleccionar situado junto al tipo de elemento, seleccione el elemento y haga clic en Aceptar. 6. Elija si la nueva programación se aplica a todos los repositorios o simplemente al repositorio actual. 7. Haga clic en Siguiente. 8. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 200. Editar una programación existente Para editar una programación: 1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación. 2. Seleccione Archivo > Editar. 3. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 200. Editar reglas de programación En este procedimiento se presupone que ha abierto una programación creando una nueva programación o editando una existente. 200 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Programación Para editar las reglas de la programación: 1. En la ficha Reglas, en el primer cuadro de lista, seleccione el tipo de regla. Para obtener descripciones de las reglas consulte Reglas de programación, página 201. 2. En la lista Disponible, siga uno de estos procedimientos: • Para la regla Acciones: Seleccione la acción que se excluirá y haga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de lista Excluido. Para mostrar acciones adicionales, utilice los campos sobre la lista. • Para la regla Atributos: Seleccione un tipo de objeto, elija una propiedad, escriba los valores que estarán disponibles como atributos automáticos para dicha propiedad y, a continuación, haga clic en Aplicar. • Para la regla Exploración: Seleccione los nodos del repositorio que estarán disponibles cuando un usuario inicie la sesión y, en el campo La sección empezará en, seleccione el nodo que será el primero que se abrirá cuando el usuario inicie sesión en un repositorio. • Para todas las demás reglas: Seleccione el elemento al que se concederá acceso y haga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de lista Seleccionado. Para mostrar valores adicionales, utilice los campos sobre la lista. Las reglas que ha seleccionado para esta programación aparecen en el resumen en la parte inferior de la página. 3. Para seleccionar otra regla u otro valor de regla, vuelva a Paso 1. 4. Haga clic en Terminar. Reglas de programación Consulte Tabla 24, página 201 para obtener una explicación de las funciones que puede asignar a una programación. Tabla 24. Reglas de programación Regla de programación Descripción Permisos Los conjuntos de permisos que se pueden asignar a un elemento. Formatos Los formatos de archivo que se pueden asignar a archivos nuevos, importados o registrados. Puede que también haya disponibles formatos adicionales basados en la extensión del archivo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 201 Programación Regla de programación Descripción Tipos Los tipos de objetos de repositorio que se pueden asignar a archivos nuevos o importados. Cada elemento de un repositorio tiene un tipo de objeto asociado. El tipo de objeto define las características del elemento. Por ejemplo, hay un tipo de objeto para documentos, otro para carpetas y un tercero para mensajes de correo electrónico. La organización puede crear, además, tipos de objeto personalizados. Grupos Los filtros disponibles para restringir la lista de usuarios o grupos de una lista de selección para un conjunto de permisos o flujo rápido. Flujos de trabajo Las plantillas disponibles para iniciar un nuevo flujo de trabajo. Ciclos de vida Los ciclos de vida disponibles para asignar al archivo. Tenga en cuenta que cuando un usuario asigna un ciclo vital a un archivo, la lista de ciclos vitales disponibles quizás se limite más por el tipo de objeto de archivo. Plantillas Las plantillas disponibles para crear nuevos archivos. Tenga en cuenta que cuando un usuario selecciona una plantilla para crear un nuevo archivo, la lista de plantillas podría reducirse en función del tipo y formato del archivo que el usuario vaya a crear. Acciones Los elementos de menú, botones de herramientas, enlaces de acciones y botones de acciones disponibles. Atributo Los valores predeterminados de una propiedad cuando se crea o enlaza un archivo. Esta configuración sigue estas reglas: • Si una propiedad tiene un único valor que ya está definido, el valor existente no se sustituye. • Si la propiedad tiene varios valores, se agrega el valor especificado. • Si el diccionario de datos no permite el valor, éste no se define. 202 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Programación Regla de programación Descripción Si el conjunto de valores de atributo automático ya no está sincronizado con el diccionario de datos, el conjunto de valores del diccionario de datos se presenta al usuario. • Si esta configuración se aplica a una carpeta, se aplica a todos los archivos importados a ésta. Cuando se modifica una programación, los cambios sólo se aplican a los elementos recién creados. • Si esta configuración se aplica a un usuario, rol o grupo, se aplica a todos los archivos creados por ese usuario o usuarios de ese rol o grupo. • No pueden tener valores de programación: el atributo object_name, el atributo a_content_type y los atributos de sólo lectura. Si un atributo es de sólo lectura debido al ciclo de vida y el estado actuales de un elemento, no se establecerá el valor de atributo automático. • Los atributos de programación se limitan estos tipos: cadena, entero y doble. • Para la importación, si todos los valores de atributo obligatorios los define la programación de atributo automático, la importación se realiza en segundo plano después de que el usuario seleccione los archivos para su importación. Exploración Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Los nodos del repositorio disponibles. Esto sólo se aplica cuando la programación está asignada a un usuario, grupo o rol. Al seleccionar esta regla, se eligen los nodos de repositorio disponibles y también se designa el nodo que será el primero en abrirse cuando un usuario inicie sesión. 203 Programación Quitar una programación de un elemento Para quitar una programación de un elemento: 1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación. 2. Seleccione Archivo > Editar. 3. Haga clic en Seleccionar junto al tipo de elemento al que se aplica la programación. 4. En el cuadro de diálogo de selección, borre el elemento seleccionándolo y haciendo clic en la flecha de eliminación. Eliminar una programación Al eliminar una programación, se elimina de todos los elementos que la utilizan. Para eliminar una programación: 1. Desplácese hasta Administración / Programación. 2. Seleccione la programación. 3. Seleccione Archivo > Eliminar. 4. Para ver la información técnica, haga clic en Ayuda. 5. En el mensaje de advertencia, haga clic en Continuar. La programación de Webtop Express La programación Webtop Express controla el acceso al repositorio de los usuarios que tiene el rol express_user. La programación Webtop Express está destinada a los usuarios que sólo necesitan un acceso limitado a los repositorios. Tabla 25, página 204 describe el acceso que concede la programación Webtop Express. Los administradores que pertenecen al rol dmc_wdk_presets_coordinator pueden editar la programación Webtop Express. Para modificar la programación Webtop Express, utilice el procedimiento habitual para editar una programación. Tabla 25. Funciones del usuario limitado Programación Valores Formatos Ninguno | Texto | PDF | todos los formatos de MS Office Tipos dm_document | dm_folder Plantillas Muestra las plantillas correspondientes a los formatos 204 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Programación Programación Valores Acciones Documento: transferencia de contenido, suscripciones, correo electrónico, flujo rápido, Propiedades, acciones del portapapeles, crear, eliminar Excluidas: Relaciones, exportar a CSV, favoritos, notificaciones, ciclo de vida y acciones de documento virtual, herramientas (mayoría); nueva plantilla de flujo de trabajo, sala, formulario, archivador Ubicaciones Archivador inicial | Archivadores | Suscripciones | Archivos recientes | Bandeja de entrada (sin incluir Búsquedas, Categorías, Administración) Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 205 Programación 206 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 17 Conjuntos de permisos Este capítulo incluye: • Información general sobre los conjuntos de permisos, página 207 • Permisos básicos, página 207 • Permisos extendidos, página 208 • Crear o editar un conjunto de permisos, página 209 • Editar permisos, página 209 Información general sobre los conjuntos de permisos Cada elemento del repositorio tiene asignado un conjunto de permisos que determina quién puede acceder a éste. El conjunto de permisos enumera los usuarios y grupos que tienen acceso y especifica el nivel de acceso de cada uno, por ejemplo, un conjunto podría dar permiso a un usuario sólo para ver un elemento, mientras que a otro le daría permisos adicionales para editarlo y eliminarlo. El conjunto de permisos especifica el nivel de acceso asignando a cada usuario o grupo permisos básicos y permisos extendidos. Para las descripciones consulte Permisos básicos, página 207 y Permisos extendidos, página 208. Al crear un nuevo elemento del repositorio, se elige el conjunto de permisos que se asignará al elemento. Si no elige un conjunto de permisos, Webtop asigna automáticamente el conjunto de permisos especificado como predeterminado en las propiedades de usuario. Para acceder a los conjuntos de permisos, desplácese a Administración/Custom Settings (Configuración personalizada). Permisos básicos Al agregar un usuario o grupo a un conjunto de permisos, se asigna al usuario o grupo uno de los niveles de permiso descritos en Tabla 26, página 208. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 207 Conjuntos de permisos Tabla 26. Permisos básicos Nivel de permiso Permisos Ninguno No se permite acceder al elemento. Examinar El usuario puede ver las propiedades pero no el contenido del elemento. Leer El usuario puede ver el contenido y las propiedades del elemento. Relacionar El usuario puede agregar anotaciones al elemento. Versión El usuario puede modificar el contenido del elemento, además de registrar una nueva versión de éste (con un nuevo número de versión). Sin embargo, no puede sobrescribir versiones existentes del elemento ni modificar sus propiedades. Escribir El usuario puede editar las propiedades del elemento y registrarlo manteniendo la misma versión. Eliminar El usuario puede eliminar artículos. Permisos extendidos Es posible agregar uno o más permisos extendidos a un nivel de permiso básico de un conjunto de permisos de un usuario o grupo. Los permisos extendidos se describen en Tabla 27, página 208. Tabla 27. Permisos extendidos Permiso extendido Descripción Ejecutar procedimiento El usuario puede cambiar al propietario de un elemento y puede ejecutar procedimientos externos sobre determinados tipos de elemento. Cambiar ubicación El usuario puede mover el elemento. Cambiar estado El usuario puede cambiar el estado del ciclo de vida del elemento. Cambiar permiso El usuario puede modificar los permisos del elemento. Cambiar propiedad El usuario puede cambiar el propietario del elemento. Eliminar extendido El usuario puede eliminar el elemento. 208 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Conjuntos de permisos Crear o editar un conjunto de permisos Para crear o editar un conjunto de permisos: 1. Desplácese hasta Administración / Seguridad. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Para crear un nuevo conjunto de permisos, seleccione Archivo > Nuevo > Nuevo conjunto de permisos. • Para editar un conjunto de permisos existente, desplácese hasta el permiso y selecciónelo. A continuación, seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. Introduzca o edite el nombre del conjunto de permisos. 4. Para cambiar quién posee el conjunto de permisos, haga clic en Seleccionar propietario, seleccione el nuevo propietario y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 5. En el campo Clase, seleccione una de las siguientes opciones: • Normal El conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que lo crea. Todos los usuarios o grupos del repositorio, excepto el propietario del mismo, pueden crear un conjunto de permisos normal. • Público El conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio. Todos los usuarios o grupos del repositorio pueden crear un conjunto de permisos público. Sólo el propietario del conjunto de permisos, un superusuario, un administrador del sistema o el propietario del repositorio pueden modificar o eliminar conjuntos de permisos públicos. Si el propietario del repositorio es el propietario de un determinado conjunto de permisos, se denomina conjunto de permisos del sistema. 6. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos. De forma predeterminada, un conjunto de permisos incluye el dm_owner usuario, y el grupo dm_world. El usuario dm_owner es el usuario que es el propietario del conjunto de permisos. El grupo dm_world es el grupo que contiene todos los usuarios del repositorio. 7. Para editar la ficha Permisos, consulte Editar permisos, página 209. Editar permisos Para editar los permisos: 1. Si ya está abierta la ficha Permisos, vaya a Paso 2. Si no ha accedido a la ficha Permisos, seleccione un archivo o conjunto de permisos y después elija Mostrar > Propiedades > Permisos. Sugerencia: puede editar de una vez los permisos para varios elementos si selecciona varios elementos y elige Mostrar > Propiedades > Permisos. En tal caso, la ficha Permisos sólo muestra los valores que son comunes a todos los elementos seleccionados. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 209 Conjuntos de permisos 2. Para asignar un conjunto de permisos diferente, haga clic en Seleccionar, elija el conjunto de permisos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 3. Para cambiar los niveles de permiso asignados, haga lo siguiente en el área Permisos adicionales o Permisos comunes adicionales (dependiendo de cuál se muestre): a. Para agregar usuarios o grupos y asignarles permisos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c. b. Para editar permisos de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar. c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso de cada usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 207. d. En la lista Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que otorgará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 208. e. Siga uno de estos procedimientos: • Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar: — Ha seleccionado sólo un usuario o grupo. — Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismo nivel a todos los demás. • Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles a cada uno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c. 4. f. Para realizar más cambios en los niveles de permiso, repita del Paso a al Paso e. g. Para quitar usuarios o grupos del conjunto de permisos, selecciónelos y haga clic en Quitar. Para restringir el acceso de los usuarios o grupos a los repositorios donde está habilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Restricciones o Restricciones comunes (dependiendo de cuál se muestre): a. Para agregar restricciones a usuarios o grupos adicionales, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c. b. Para editar restricciones de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar. Si se muestran conflictos de validación, siga uno de estos procedimientos: • Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar. • Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos usuarios o grupos. c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 207. d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que denegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 208. 210 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Conjuntos de permisos e. Siga uno de estos procedimientos: • Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar: — Ha seleccionado sólo un usuario o grupo. — Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar las mismas restricciones a todos los demás. • Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintas restricciones a cada uno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c. 5. f. Para realizar más cambios a las restricciones, repita estos subpasos. g. Para quitar restricciones a usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar. Para editar los grupos o los conjuntos de grupos necesarios en los repositorios donde está habilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Permisos avanzados: a. En el área Grupos requeridos o Conjunto de grupos requeridos, siga uno de estos procedimientos: • Para agregar usuarios o grupos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. • Para editar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar. • Para quitar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar. Diríjase al Paso e. b. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 207. c. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que denegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 208. d. Siga uno de estos procedimientos: • Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar: — Ha seleccionado sólo un usuario o grupo. — Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismo nivel a todos los demás. • Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles a cada uno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso b. e. 6. Para realizar más cambios en grupos o conjuntos de grupos requeridos, repita estos subpasos. Cuando haya terminado de editar los permisos, siga uno de estos procedimientos: • Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. • Para ir a otra ficha, haga clic en la ficha. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 211 Conjuntos de permisos 212 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Capítulo 18 Usuarios, grupos y roles Este capítulo incluye: • Usuarios, página 213 • Grupos, página 220 • Roles, página 224 Usuarios En esta sección se describe: • Localizar a un usuario, página 213 • Crear o editar un usuario, página 214 • Propiedades de usuario, página 214 • Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada, página 216 • Activar o desactivar usuarios, página 218 • Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 219 • Ver los grupos a los que pertenece un usuario, página 219 • Reasignar elementos de un usuario a otro, página 219 • Eliminar un usuario, página 220 • Ver registros de administración de usuarios, página 220 Localizar a un usuario Para localizar a un usuario: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 213 Usuarios, grupos y roles 2. Siga uno de estos procedimientos: • Haga clic en Mostrar todos los usuarios. • En uno o varios campos de búsqueda, especifique la información sobre el usuario y, a continuación, hace clic en Buscar. Aparecerá una lista de usuarios. Sugerencia: para volver a mostrar los campos de búsqueda, haga clic en Más opciones. 3. Localice al usuario en la lista utilizando la exploración de estándar. Si precisa instrucciones, consulte Explorar repositorios, página 18. Crear o editar un usuario Debe tener los privilegios adecuados para crear o editar usuarios. • Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor. • Si crea usuarios que los va a gestionar un servidor LDAP, las propiedades user_login_name y user_name del objeto dm_user deberán tener valores únicos, no nulos, y la propiedad user_address del objeto dm_user deberá tener un valor no nulo. Para crear o editar usuarios: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Para crear un nuevo usuario, seleccione Archivo > Nuevo > Usuario. • Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un usuario, consulte Localizar a un usuario, página 213. 3. Especifique valores para definir el nuevo usuario. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 214. 4. Haga clic en Aceptar. Propiedades de usuario Consulte Tabla 28, página 215 para obtener una descripción de las propiedades de usuario que requieran una explicación adicional además de los nombres de campo. 214 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Usuarios, grupos y roles Tabla 28. Propiedades de usuario Campo Descripción Estado Determina si el usuario puede conectarse al repositorio. Los usuarios activos pueden conectarse al repositorio. Un usuario inactivo no puede. Nombre Determina el nombre del usuario cuando aparece en el archivador inicial del usuario y en los elementos que el usuario crea o modifica. Nombre de inicio de sesión del usuario Determina el nombre con el que el usuario inicia sesión en el repositorio. Origen de usuario El origen de autenticación. Seleccione Ninguno si el usuario se autentica en un dominio de Windows o tiene una cuenta en el host de Content Server y es autenticado por el sistema operativo. Dirección de correo electrónico Dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventos registrados. Nombre de SO de usuario El nombre de inicio de sesión para autenticar al usuario en un sistema operativo o en un servidor LDAP. Dominio de Windows Establece el dominio de Windows del usuario, que se utilizará si el repositorio está en un host de Windows o en un host de Unix con un mapa de dominio para la autenticación de dominios de Windows. Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibe notificaciones y tareas. Restringir acceso de carpeta a Restringe el acceso del repositorio del usuario a las ubicaciones del repositorio determinadas. Carpeta predeterminada Ubicación predeterminada para almacenar los elementos que crea el usuario. Grupo predeterminado Grupo asignado a los elementos que crea el usuario. Conjunto de permisos predeterminado Conjunto de permisos asignado a los elementos que crea el usuario. Nombre de base de datos Nombre del usuario en un RDBMS. Se utiliza si el usuario es propietario del repositorio o registra las tablas RDBMS. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 215 Usuarios, grupos y roles Campo Descripción Privilegios Este campo autoriza al usuario a realizar ciertas actividades. Cuando se configura, si otorga privilegios de superusuario a un usuario después de instalar o actualizar un repositorio, o bien tras ejecutar manualmente la secuencia de comandos toolset.ebs, agregue dicho usuario manualmente al grupo denominado admingroup. Si revoca los privilegios de superusuario de un usuario, quítelo del grupo admingroup. Conjunto de alias Conjunto de alias predeterminado del usuario. Flujo de trabajo desactivado Indica que el usuario no está disponible para recibir las tareas de flujo de trabajo. Propagar cambio a los miembros Si va a crear un usuario global, esta opción propaga sus cambios a los miembros de la federación de repositorios. Un usuario global es un usuario que se encuentra en todos los miembros de una federación de repositorios y cuyos valores de propiedades son los mismos en todos los repositorios. Los usuarios globales se gestionan a través del repositorio controlador. Los usuarios globales también pueden tener propiedades locales, que pueden modificarse en un repositorio local. Si precisa más información, consulte la Guía del usuario de Documentum Administrator. Desactivar comprobación de fallo de autenticación Permite al usuario más intentos de inicio de sesión que el límite establecido en el objeto Configuración del repositorio. Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada Para importar un usuario de información incluida en un archivo de entrada: 1. Determine qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor antes de crear los usuarios. 2. Cree el archivo de entrada. Consulte Archivo de entrada para nuevos usuarios, página 217. 3. En Webtop, siga este procedimiento: a. 216 Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Usuarios, grupos y roles b. Haga clic en Archivo > Importar usuario. c. En el campo Ruta de archivo de entrada, haga clic en Examinar y seleccione la ubicación del archivo de entrada para crear los nuevos usuarios. d. Según corresponda, introduzca valores adicionales que se apliquen a todos los usuarios que va a importar. Los valores especificados en el archivo de entrada anulan los valores especificados en esta página. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 214. e. Haga clic en Terminar. Archivo de entrada para nuevos usuarios Puede importar usuarios desde información incluida en un archivo de entrada. Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor. Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios, los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo. Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name (el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos de permisos deben existir antes de que importe los usuarios. Si va a crear un usuario que se autentica mediante una contraseña almacenada en el repositorio, la contraseña no se podrá asignar en el archivo de entrada. Tendrá que asignar la contraseña manualmente. Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezado object_type:dm_user. A continuación del encabezado, introduzca una lista de combinaciones attribute_name:attribute_value. Los atributos user_name y user_os_name son necesarios. Además, se asignan los valores predeterminados de Tabla 29, página 217 cuando se importa el archivo: Tabla 29. Valores predeterminados para nuevos usuarios Argumento Predeterminado user_login_name nombre de usuario privileges 0 (ninguno) carpeta nombre de usuario group docu client_capability 1 Cada combinación de nombre_atributo:valor_atributo debe estar en una nueva línea. Por ejemplo: object_type:dm_user user_name:Pat Smith user_group:accounting acl_domain:smith acl_name:Global User Default ACL object_type:dm_user Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 217 Usuarios, grupos y roles user_name:John Brown Si el archivo contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelo como un archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengan caracteres extendidos no se importarán. Los atributos que puede definir desde el archivo de entrada son: user_name user_os_name user_os_domain user_login_name user_login_domain user_password user_address user_db_name user_group_name user_privileges (set to integer value) default_folder user_db_name description acl_domain acl_name user_source (set to integer value) home_docbase user_state (set to integer value) client_capability (set to integer value) globally_managed (set to T or F) alias_set_id (set to an object ID) workflow_disabled (set to T or F) user_xprivileges (set to integer value) failed_auth_attempt (set to integer value) Puede especificar tantos de estos atributos como desee, pero los nombres de atributo (attribute_names) deben coincidir con los atributos reales del tipo. Los atributos se pueden incluir en cualquier orden detrás de la primera línea (object_type:dm_user). Los atributos booleanos se especifican mediante T (de true [verdadero]) o F (de false [falso]). No se aprueba el uso de true, false, 1 ó 0. Todos los conjuntos de permisos que identifique mediante acl_domain y acl_name deben existir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Asimismo, las LCA deben representar conjuntos de permisos del sistema. No pueden representar conjuntos de permisos privados. Cualquier grupo que identifique mediante user_group_name debe existir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Content Server creará la carpeta predeterminada para cada usuario si aún no existiera. Activar o desactivar usuarios Para convertir un usuario en activo o inactivo: 1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página 213. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. 3. Para activar un usuario, haga clic en Activo. 218 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Usuarios, grupos y roles 4. Para desactivar un usuario, haga clic en Inactivo. 5. Haga clic en Aceptar. Cambiar el repositorio inicial de un usuario El repositorio inicial es donde el usuario recibe tareas y notificaciones de la Bandeja de entrada. Para cambiar el repositorio inicial de un usuario: 1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página 213. 2. Haga clic en Herramientas > Cambiar repositorio inicial. 3. Seleccione el nuevo repositorio inicial. 4. Seleccione cuándo se debe ejecutar el trabajo que asigna el nuevo repositorio inicial. 5. Haga clic en Aceptar. Ver los grupos a los que pertenece un usuario Para ver los grupos a los que pertenece un usuario: 1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página 213. 2. Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Reasignar elementos de un usuario a otro Este procedimiento resulta útil si elimina un usuario del repositorio y desea reasignar los archivos y objetos del usuario a otro usuario. Para reasignar los elementos de un usuario a otro usuario: 1. Busque y seleccione el usuario. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un usuario, consulte Localizar a un usuario, página 213. 2. Haga clic en Herramientas > Reasignar usuario. 3. Haga clic en Seleccionar usuario y seleccione el nuevo usuario al que desea reasignar elementos. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 4. Complete los campos restantes: • Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente. • Objetos retirados Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 219 Usuarios, grupos y roles Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado. 5. Haga clic en Aceptar. Eliminar un usuario EMC Documentum recomienda encarecidamente convertir a los usuarios en inactivos en lugar de eliminarlos del repositorio. Es importante saber que si elimina un usuario, el servidor de contenido no elimina las referencias a ese usuario en otros objetos del repositorio, como grupos y conjuntos de permisos. Esto significa que si elimina un usuario, debe realizar alguno de estos procedimientos: • Reasigne los objetos del usuario a otro usuario. Consulte Reasignar elementos de un usuario a otro, página 219. • Crear un usuario con el mismo nombre. Si crea un usuario con el mismo nombre, el nuevo usuario hereda la pertenencia a grupo y los permisos de objeto que pertenecen al usuario eliminado. No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación o eliminarse a sí mismo. Ver registros de administración de usuarios Para ver los registros del usuario: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios. 2. Seleccione una de estas opciones: • Mostrar > Registros de reasignación • Mostrar > Registros de cambios del repositorio inicial Grupos Un grupo es una colección de usuarios, otros grupos y roles. Un grupo puede ser propietario de objetos del sistema y conjuntos de permisos. De forma predeterminada, el propietario del grupo es el usuario que lo creó. Para buscar grupos, desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Grupos. Para abrir un grupo, haga doble clic en él. Esta sección incluye: • Crear o editar un grupo, página 221 • Propiedades de grupo, página 221 • Agregar o quitar miembros de un grupo, página 223 • Reasignar elementos de un grupo a otro, página 224 220 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Usuarios, grupos y roles • Ver los grupos a los que pertenece un grupo, página 224 • Eliminar un grupo, página 224 Crear o editar un grupo Para crear o modificar un grupo, debe tener los privilegios adecuados. Consulte Tabla 30, página 221. Tabla 30. Privilegios de grupos Privilegio Descripción Crear grupo Puede crear un grupo en el que usted sea el propietario. Puede modificar los grupos a los que pertenece. Administrador del sistema Puede modificar cualquier grupo. Superusuario Puede crear un grupo y asignar un usuario diferente como propietario. Para crear o editar un grupo: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Grupos. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Para crear un nuevo grupo, seleccione Archivo > Nuevo > Grupo. • Para editar un grupo existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un grupo, consulte Grupos, página 220. 3. Escriba la información adecuada para definir el grupo. Para obtener una explicación de las propiedades de los grupos, consulte Propiedades de grupo, página 221. 4. Haga clic en Aceptar. Propiedades de grupo Consulte Tabla 31, página 222 para obtener una descripción de los campos que requieran una explicación adicional además de los nombres de campo. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 221 Usuarios, grupos y roles Tabla 31. Propiedades de grupo Campo Descripción Nombre Nombre del grupo. El nombre debe estar formado por caracteres que sean compatibles con la página de códigos del SO del servidor de Content Server. Sala nativa de grupos Disponible en repositorios con los servicios de colaboración habilitados. Si selecciona una sala, el grupo se considerará como privado en la sala. Clase Este campo distingue entre los grupos y roles. Seleccione Grupo. El servidor no aplica el valor de esta propiedad ni la define con otro valor que no sea el de grupo. Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico del grupo. Ésta es normalmente la dirección de correo electrónico del propietario del grupo. Si no se introduce ningún valor en este campo, se utilizará de forma predeterminada el nombre del grupo como su dirección de correo electrónico. Propietario Propietario del grupo. El usuario que selecciona tiene el privilegio Crear grupo. Si es un superusuario, podrá seleccionar el propietario. De lo contrario, podrá definir este campo como un grupo del que es miembro. Administrador Administrador del grupo. El administrador puede modificar el grupo. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y el propietario del grupo podrán modificar el grupo. Conjunto de alias Conjunto de alias para el grupo. Grupo global Si está conectado al repositorio controlador de una federación, esto convierte el grupo en un grupo global. Grupo privado Convierte al grupo en un grupo privado. En caso contrario, el grupo es público. De forma predeterminada, los grupos creados por usuarios con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos, mientras que los creados por usuarios con un nivel de privilegios inferior son privados. Grupo dinámico Convierte al grupo en un grupo dinámico. Un grupo dinámico es un grupo formado por miembros potenciales, cualquiera de los cuales puede convertirse en miembro real en tiempo de ejecución. 222 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Usuarios, grupos y roles Campo Descripción La opción de pertenencia predeterminada para un grupo dinámico es Tratar usuarios como no miembros. Esto significa que, en tiempo de ejecución, los miembros potenciales no se convierten automáticamente en miembros reales. Sin embargo, en tiempo de ejecución, la aplicación desde la que un usuario accede al repositorio puede solicitar que el usuario se convierta en un miembro real. Puede utilizar los grupos dinámicos para modificar la seguridad basada en roles. Por ejemplo, supongamos que define un grupo dinámico denominado AdmIngen. El comportamiento predeterminado de pertenencia es dar por supuesto que los usuarios no son miembros del grupo. El grupo tiene privilegios para cambiar la pertenencia y los permisos. Si un usuario del grupo accede al repositorio desde una aplicación segura, dicha aplicación puede emitir una llamada de sesión para agregarlo al grupo. Si el usuario accede al repositorio desde fuera del servidor de seguridad o desde una aplicación no aprobada, no se emite ninguna llamada de sesión y Content Server no trata al usuario como un miembro del grupo. El usuario no puede ejercer los permisos para cambiar la pertenencia o los permisos del grupo. Agregar o quitar miembros de un grupo Para agregar o quitar miembros: 1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y haga doble clic en el grupo. 2. Para agregar miembros: 3. a. Seleccione Archivo > Agregar miembros. b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. c. Haga clic en Aceptar. Para quitar un miembro: a. Seleccione el miembro. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 223 Usuarios, grupos y roles b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros. Reasignar elementos de un grupo a otro Para reasignar los elementos de un grupo a otro grupo: 1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione el grupo. 2. Seleccione Herramientas > Reasignar. 3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo grupo al que desea asignar elementos. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 4. Complete los campos restantes: • Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente. • Objetos retirados Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado. 5. Haga clic en Aceptar. Ver los grupos a los que pertenece un grupo Para ver los grupos a los que pertenece un grupo: 1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione el grupo. 2. Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Eliminar un grupo EMC Documentum no recomienda eliminar grupos. En su lugar, quite todos los miembros del grupo y manténgalo en el repositorio. Roles Un rol es un grupo que contiene las tareas asignadas a los usuarios y grupos en un dominio de la aplicación cliente. Para buscar roles, desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles. Nota: Un rol que se ha creado como un dominio aparece en la lista de grupos, no en la de roles. Para abrir el rol, haga doble clic en él. 224 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Usuarios, grupos y roles Esta sección incluye: • Crear o editar un rol, página 225 • Propiedades de rol, página 225 • Agregar o quitar miembros de un rol, página 226 • Reasignar elementos de un rol a otro, página 226 • Ver los grupos a los que pertenece un rol, página 227 • Eliminar un rol, página 227 Crear o editar un rol Nota: Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles. Para crear o editar un rol: 1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Roles. 2. Siga uno de estos procedimientos: • Para crear un nuevo rol, seleccione Archivo > Nuevo > Rol. • Para editar un rol existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información. 3. Especifique valores para definir el rol. Si precisa información detallada sobre las propiedades, consulte Propiedades de rol, página 225. 4. Haga clic en Aceptar. Propiedades de rol Consulte Tabla 32, página 225 para obtener una descripción de los campos que requieran una explicación adicional además de los nombres de campo. Tabla 32. Propiedades de rol Campo Descripción Clase Seleccione Rol. Esto permite a sus aplicaciones distinguir entre los grupos y los roles. El servidor no aplica el valor de esta propiedad ni la define con otro valor que no sea el de grupo. Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico del propietario del rol. Si no se introduce ningún valor, se utilizará de forma predeterminada el nombre del rol como su dirección de correo electrónico. Propietario El propietario puede modificar el rol. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 225 Usuarios, grupos y roles Campo Descripción Administrador Usuario o grupo, además de un superusuario o el propietario del rol, que puede modificar el rol. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y el propietario del rol podrán modificar el rol. Grupo privado Crea el rol como un rol privado. En caso contrario, el rol es un rol público. De forma predeterminada, los roles creados por usuarios con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos, mientras que los creados por usuarios con un nivel de privilegios inferior son privados. Crear rol como dominio Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles. Grupo dinámico Crea el rol como un grupo dinámico. Para obtener más información sobre los grupos dinámicos, consulte Propiedades de grupo, página 221. Agregar o quitar miembros de un rol Para agregar o quitar miembros: 1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles y haga doble clic en el rol. 2. Para agregar miembros: 3. a. Seleccione Archivo > Agregar miembros. b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. c. Haga clic en Aceptar. Para quitar un miembro: a. Seleccione el miembro. b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros. Reasignar elementos de un rol a otro Para reasignar los elementos de un rol a otro rol: 1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione el rol. 2. Haga clic en Herramientas > Reasignar. 3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo rol al que desea asignar elementos. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 20. 226 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Usuarios, grupos y roles 4. Complete los campos restantes: • Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente. • Objetos retirados Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado. 5. Haga clic en Aceptar. Ver los grupos a los que pertenece un rol Para ver los grupos a los que pertenece un rol: 1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione el rol. 2. Seleccione Mostrar > Ubicaciones. Eliminar un rol EMC Documentum recomienda no eliminar roles. En su lugar, quite todos los miembros del rol y manténgalo en el repositorio. Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 227 Usuarios, grupos y roles 228 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac Puede utilizar accesos directos del teclado para seleccionar los menús y botones utilizando el teclado en lugar de utilizar el ratón. La Tabla 33, página 229 describe los accesos directos del teclado predeterminados. Es posible que varíen en las instalaciones personalizadas. Tabla 33. Accesos directos del teclado Acción Acceso directo de Microsoft Windows Acceso directo de Mac OS Crear un nuevo documento Mayús+N Mayús+N Retirar O O Editar E E Registrar I I Mostrar V V Abrir en modo de sólo lectura Introducir Introducir Ver propiedades P P Importar Mayús+I Mayús+I Exportar Mayús+E Mayús+E Guardar como Como Como Buscar Mayús+S Mayús+S Suscribir U U Agregar al Portapapeles Mayús+C Mayús+A Copiar aquí Mayús+V Mayús+C Mover aquí Mayús+M Mayús+M Enlazar aquí Mayús+L Mayús+L Eliminar Eliminar Eliminar Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 229 Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac Acción Acceso directo de Microsoft Windows Acceso directo de Mac OS Iniciar un flujo rápido Q Q Aplicar un ciclo de vida a un documento L L Enviar un documento a su próximo estado del ciclo de vida R R Devolver un documento al estado anterior del ciclo de vida D D Declarar un registro Mayús+R Mayús+R Crear una discusión Mayús+U Mayús+U Convertir un documento sencillo en un documento virtual Mayús+T Mayús+V Correo electrónico M M Seleccionar todos los elementos en la página Ctrl+A Comando+A Seleccionar el siguiente elemento Flecha derecha Flecha derecha Seleccionar el elemento anterior Flecha izquierda Flecha izquierda Seleccionar el elemento de arriba Flecha arriba Flecha arriba Seleccionar el elemento de abajo Flecha abajo Flecha abajo Ir al campo o al botón siguiente Ficha Ficha Ir al campo o al botón anterior Mayús+Tab Mayús+Tab Ayuda Mayús+H Mayús+H Cerrar sesión Mayús+O Mayús+O 230 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Índice Últimos resultados (opción) en búsquedas, 72 A accesos directos a elementos de otros repositorios, 45 archivos utilizados recientemente, 37 enlaces, 44 suscripciones, 49 activos usuarios, 218 Administración de colas de trabajos, 102, 108 hasta 109, 115 hasta 118 administradores de usuarios crear nuevo usuario, 151 en los servicios de colaboración, 150 ocultar usuarios, 153 Administradores de usuarios carpetas restringidas, 154 modificar usuarios, 152 agentes de conexión seleccionar, 17 agregar copias, 192 agregar repositorio, opción iniciar sesión en nuevos repositorios, 17 alertas en Bandeja de entrada, 84 También consulte notificaciones anexos abrir, 58 buscar, 60 copiar, 59 editar copia, 59 ver, 57 archivador crear, 30 Archivador inicial, 18 archivadores Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 historiales, 32 propiedades, 31 archivo guardar como, 158 archivo csv exportar a, 50 archivos, 91 anexar, 84, 92 arrastrar y colocar, 23 cancelar retirada, 37 ciclos de vida, 30, 34, 40, 122 copiar, 43 copiar localmente, 41 copias, 187 hasta 188 crear, 29 desbloquear, 37 documentos virtuales, 169 editar, 33 eliminar, 42 enlaces virtuales, 38 enlazar a otros repositorios, 45 enlazar a varias ubicaciones, 44 enviar a flujos de trabajo, 91 estados de ciclos de vida, 122, 126 exportar, 41 historiales, 32 importar, 39 programaciones, 199 promover, 123 propiedades, 31 quitar, 92 quitar ciclos de vida, 122 reemplazar, 37 registrar, 33 retirar, 33 seleccionar, 18 tareas comunes, 29 transformaciones, 187 ver, 38 ver ubicaciones, 46 231 Índice versiones, 36 volver al estado anterior, 123 Archivos anular la selección, 18 archivos anexados quitar, 92 archivos anexos en tareas, 83 ver, 84 archivos bloqueados al retirar un documento virtual, 179 definir preferencias, 179 información general, 32 mantener bloqueo al registrar, 35 ordenar por, 18, 37 ver, 38 archivos de Excel exportar a, 50 arrastrar y colocar, 40, 53 habilitar, 22 para agregar descendientes, 172 para crear relaciones, 185 para exportar, 41, 58 para mover descendientes, 174 para realizar acciones, 23 para registrar desde archivo, 37 para suscribirse a los elementos, 49 Arrastrar y colocar copia, escritorio, 188 asíncronos transformaciones, 187 Asignación de políticas de colas de trabajos (página), 110 atributos automáticos, 203 atributos automáticos programación, 203 atributos de habilidad, 102 Aumentar prioridad, 107 autocompletar aceptar una sugerencia, 22 borrar la caché, 22 opciones, 22 B búsquedas últimos resultados, 72, 76 búsquedas avanzadas, 64 búsquedas guardadas, 75 hasta 76 232 búsquedas simples, 61 hasta 62 configuración, 72 copiar, 77 editar, 64, 76 elementos que pueden buscarse, 74 estado, 69 hasta 70 experiencia, 72 exportar resultados, 50 información general, 61 operadores, 62, 67 plantillas de búsqueda, 77 hasta 80 preferencias, 80 repositorio indexado, 74 resaltar resultados, 69 resultados, 69 hasta 70, 72, 76, 80 resultados externos, 71 supervisar, 69 hasta 70 búsquedas avanzadas ejecutar, 64 búsquedas simples ejecutar, 61 hasta 62 bandeja de entrada gestionar tareas, 88 Bandeja de entrada abrir elementos, 84 colas de trabajos, 89 columnas mostradas, 19 disponible para tareas, 87 información general, 83 mostrar al inicio, 21 no disponible para tareas, 87 obtener tarea siguiente, 89 tareas comunes, 83 ver, 84 barra de estado mensajes en, 24 Buscar objetos ocultos (opción) en búsquedas, 67 Buscar todas las versiones (opción) en búsquedas, 67 C calendarios crear, 131 crear eventos, 132 eventos repetidos, 133 exportar e importar, 136 Calendarios, 119 hasta 120 carpetas Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Índice anular la selección, 18 arrastrar y colocar, 23 contextuales, 130 copiar, 43 crear, 30 eliminar, 42 enlazar a varias ubicaciones, 44 historiales, 32 mostrar al inicio, 21 programaciones, 199 propiedades, 31 seleccionar, 18 ver ubicaciones, 46 carpetas contextuales crear, 131 información general, 130 categorías buscar, 64 categorías de cola de trabajo, 114 categorías de cola de trabajos, 107 copiar, 43 eliminar, 42 enlazar a varias ubicaciones, 44 enviar elementos a, 20 explorar, 20 categorías de cola. Consulte categorías de cola de trabajos categorías de cola de trabajos definir, 107 categorías de colas de trabajos crear, 108 eliminar, 108 ciclos de vida aplicar, 30, 122 asignar, 30, 34, 40, 53, 122 estados, 122, 126 filtrar para, 18 información general, 121 promover, 123 quitar, 122 reanudar, 123 suspender, 123 tareas comunes, 121 volver al estado anterior, 123 coincidencia de asignación de trabajo agregar filtros a una cola, 103 configurar, 101 configurar habilidades en la plantilla de proceso, 102 definir filtros, 102 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 perfiles de procesador, 114 colaborar información general, 125 colas. Consulte colas de trabajos colas de tareas gestionar la bandeja de entrada, 88 colas de trabajo agregar grupos, 111 agregar usuarios, 111 grupos, 111 información general, 99 quitar un grupo, 111 quitar un usuario, 111 roles, 99 usuarios, 111 colas de trabajos actualizar, 115 asignar tareas, 116 categorías, 107 configurar notificaciones, 106 crear, 100, 104, 108 definir, 108 definir prioridades, 107 eliminar, 109 grupos, 114 modificar, 115 mover categorías, 109 mover tareas a nuevas colas, 117 obtener tarea siguiente, 89 políticas, 104 políticas de colas, 104 quitar asignación de tareas, 116 quitar la suspensión de las tareas, 118 realizar tareas, 88 reanudar tareas suspendidas, 118 reasignar tareas, 116 hasta 117 seleccionar tareas, 89 supervisar, 114 suspender tareas, 117 usuarios, 114 ver, 114 color aplicar a fondo, 157 aplicar a texto, 157 color de fondo, 157 columnas en listas, 19 mostrar, 19 comentarios agregar en discusiones, 128 233 Índice buscar, 129 editar en discusiones, 128 eliminar en discusiones, 128 responder en discusiones, 128 comprobar ortografía, 157 configuración preferencias, 21 También consulte preferencias conjuntos de alias, 110 en ciclos de vida, 122 conjuntos de grupos requeridos en los conjuntos de permisos, 211 conjuntos de permisos crear, 209 localizar, 207 permisos básicos, 207 hasta 208 tareas comunes, 207 También consulte permisos consultas buscar consultas, 70 contenido en documentos virtuales, 171 en repositorio, 13 tareas comunes, 29 También consulte archivos contraseñas cambiar, 16 control de calidad, 107 Control de calidad porcentual, 107 convertir las DRL de escritorio en las URL de Webtop, 47 copias, 187 asociados a una versión, 187 crear, 192 definir predeterminada, 189 importar, 189 información general, 187 primarias, 187 restablecer, 191 ver, 188 ver predeterminada, 190 copias predeterminadas definir, 189 visualización, 190 copias primarias, 187 creación nueva versión en mediante transformaciones, 195 creación de un paquete 234 mediante transformación, 196 mediante transformaciones, 196 crear nuevos objetos mediante transformaciones, 193 crear versiones de un archivo mediante transformación, 195 create_group (privilegios), 100 credenciales eliminar, 22 guardar, 16, 22 ver, 22 credenciales guardadas definir, 16, 22 eliminar, 22 ver, 22 D DCS ver colaborar, 125 Definir como vista previa (opción), 189 descendientes agregar, 171 hasta 172 buscar, 170 en documentos virtuales, 169 quitar, 174 reordenar, 173 hasta 174 ver, 170 detalles flujos de trabajo, 94 directorio de visualización ubicación predeterminada, 38 directorios retirar, 32 discusiones agregar comentarios, 128 buscar comentarios, 129 editar comentarios, 128 eliminar comentarios, 128 información general, 126 responder a comentarios, 128 disponible para tareas, 87 dm_message_archive asignado a mensajes de correo electrónico, 53 dm_owner en conjunto de permisos, 209 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Índice dm_QmThresholdNotification (trabajo), 106 dm_world en conjunto de permisos, 209 documentos tareas comunes, 29 También consulte archivos transformar en HTML, 191 transformar en PDF, 191 documentos hijo en documentos virtuales, 169 También consulte descendientes documentos padre de documentos virtuales, 169 También consulte documentos virtuales documentos simples convertir en, 177 documentos virtuales agregar descendientes, 171 hasta 172 contenido, 171 convertir en documentos simples, 177 crear, 170 estructura, 170 etiquetas de versión, 175 fijar en una versión, 175 información general, 169 instantáneas, 176 mostrar enlaces rotos, 178 mover descendientes, 173 hasta 174 preferencias, 177 quitar descendientes, 174 reordenar descendientes, 173 hasta 174 tareas comunes, 169 ver contenido, 171 ver estructura, 170 Documentum Collaborative Services ver colaborar, 125 dominios iniciar sesión, 16 E Editor de texto enriquecido en los servicios de colaboración, 125 elementos relacionados crear mediante transformaciones, 193 eliminar, 42 elementos relaciones transformaciones, 187 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Eliminar (permiso), 208 Empieza por (campo) en listas, 18 En prueba, 122 enlaces a otros repositorios, 45 a varias ubicaciones, 44 crear, 46, 157 eliminar, 42 en mensajes de correo electrónico, 47 hasta 48 suscripciones, 49 tareas comunes, 44 ver ubicaciones de, 46 enlaces virtuales ver, 38 ensamblados ver, 176 También consulte instantáneas Escribir (permiso), 208 estado operaciones en segundo plano, 24 Estoy disponible seleccionar, 87 estructura de documento virtual, 172 hasta 174 de documentos virtuales, 170 hasta 171, 174 documentos virtuales, 173 hasta 174 etiquetas de versión agregar, 175 eventos de auditoría en flujos de trabajo, 94 Examinar (permiso), 208 exploración inteligente resultados de búsqueda, 69, 80 F favoritos agregar un documento o una carpeta del repositorio, 46 archivos utilizados recientemente, 37 repositorios, 17 suscripciones, 49 federaciones usuarios, 216 filtros en colas de trabajos, 90, 101 hasta 103 en el cuadro de diálogo de selección, 21 235 Índice en listas, 18 filtros de coincidencia activar varias habilidades, 103 asignar a una cola, 103 filtros de coincidencia de asignación de trabajo agregar a una cola, 104 quitar de una cola, 104 flujos de trabajo anexar archivos, 92 completar tareas, 85 completar tareas fallidas, 96 crear plantillas de flujo de trabajo, 98 detalles, 94 detener, 95 eventos de auditoría, 94 información general, 91 informes, 97 Informes de flujo de trabajo, 94 iniciar, 91 Mis flujos de trabajo, 94 participantes del correo electrónico, 95 reanudar, 95 rechazar tareas, 86 reintentar tareas fallidas, 96 supervisor, 96 tareas fallidas, 96 terminar tareas, 85 ver, 94 flujos rápidos enviar, 93 formatos preferencias, 38 hasta 39 formatos de archivo asociar a tipos de objetos, 38 preferencias, 38 También consulte formatos restaurar asociaciones predeterminadas, 39 formatos de archivo LDIF, 217 formularios crear, 157 dar formato al texto, 155 introducir datos, 155 tareas comunes, 155 G general, ficha en preferencias, 21 236 grupo público, 222 privado, 222 grupos agregar a una cola de trabajos, 111 agregar usuarios, 223 crear, 221 dinámicos, 223, 226 editar, 221 eliminar, 224 en colas de trabajo, 111 en colas de trabajos, 114 información general, 220 localizar, 220 programaciones, 199 quitar usuarios, 223 reasignar elementos, 224 usuarios, 219 grupos dinámicos información general, 223, 226 grupos requeridos en los conjuntos de permisos, 211 guardadas visualización para trasformaciones guardadas, 197 guardar como archivo, 158 H Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, 114 hacer clic con el botón derecho para realizar acciones, 24 historiales de elementos de repositorio, 32 HTML copias, 187 transformar en, 191 ver enlaces, 38 I idiomas elegir, 16 filtrar para, 18 importar copias, 189 indicación de ruta Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Índice información general, 18 También consulte ruta de exploración información de habilidad de la cola de trabajos, 102 información del repositorio exportar, 50 informes flujos de trabajo, 97 informes de flujo de trabajo, 100 Informes de flujo de trabajo cambiar supervisor, 96 informes históricos flujos de trabajo, 97 instantáneas crear, 176 etiquetas de versión, 175 inmovilizar, 176 liberar, 176 ver, 176 L las DRL de escritorio convertir en las URL de Webtop, 47 LDAP cambio de contraseñas, 16 crear usuarios, 214 hasta 215, 217 Leer (permiso), 208 Lightweight Directory Access Protocol contraseñas cambiantes, 16 También consulte LDAP lista de miembros de una sala abrir, 146 listas campo Empieza por, 18 columnas, 19 explorar, 18, 20 filtrar, 18, 21 hacer clic en nombres de archivo, 38 nombres de archivo, 38 ordenar, 18 ver, 18 listas de habilidades de la cola de trabajos. Consulte coincidencia de asignación de trabajo listas numeradas, 156 listas ordenadas, 157 M métodos abreviados teclas de acceso rápido de teclado, 229 marcadores agregar un documento o una carpeta del repositorio, 46 suscripciones, 49 menús abrir haciendo clic con el botón derecho, 24 mensajes ver, 24 mensajes de correo electrónico anexos, 57 hasta 60 ciclos de vida, 53 convertir, 58 enviar enlaces, 47 exportar, 58 hasta 59 importar, 53 información general, 51 ver, 57 metadatos exportar, 50 miniaturas sustituir predeterminada, 190 vista, 18 Mis archivos columnas, 19 mostrar al inicio, 21 ver, 37 Mis colas de trabajos, 115 Mis flujos de trabajo ver, 94 modo de accesibilidad selección, 16 seleccionar, 22 modo sin conexión acceso, 26 Monitor de colas de trabajo, 111 Monitor de colas de trabajos, 112, 114 hasta 115 seleccionar vistas, 115 Mostrar más, 31 My Documentum acceder, 26 carpeta, 26 N Ninguno (permiso), 208 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 237 Índice niveles de acceso información general, 207 hasta 208 niveles de prioridad, 106 hasta 107 no disponible para tareas, 87 No estoy disponible en estos momentos seleccionar, 87 notas buscar, 129 crear, 129 editar, 129 eliminar, 130 notificaciones definir, 49 en colas de trabajo, 106 información general, 83 O objetos controlados información general, 143 objetos ocultos en búsquedas, 67 mostrar, 22 Obtener tarea permitir, 118 seleccionar, 89 Obtener tarea siguiente, 89 Obtener tarea siguiente automáticamente, 89 operaciones en segundo plano ver estado, 24 operadores de comparación, 103 origen HTML, 157 P PDF, documentos agregar comentarios, 182 anotar, 181 configurar servicios de anotación, 181 ver comentarios, 182 perfil de habilidad. Consulte coincidencia de asignación de trabajo perfil de procesador, 101 perfil del procesador, 112 perfiles de documentos. Consulte políticas de anulación de colas de trabajos perfiles de procesador. Consulte perfiles de procesador de asignación de trabajo 238 perfiles de procesador de asignación de trabajo agregar habilidades, 112 cambiar habilidades, 113 eliminar habilidades, 113 permisos crear conjunto de permisos, 209 definir, 209 editar, 209 gestionar, 207 información general, 207 localizar, 207 permisos básicos, 207 hasta 208 tareas comunes, 207 También consulte conjuntos de permisos ver, 209 permisos básicos información general, 207 hasta 208 pertenencia a salas agregar miembros, 148 cambiar roles locales, 149 crear grupo local, 149 editar propiedades de grupos locales, 149 gestionar, 148 invitar a miembros, 148 hasta 149 pertenencia a una sala acerca de, 145 agregar miembros a un grupo local, 150 quitar grupos locales de una sala, 150 plantilla de proceso, 102 plantillas ciclos de vida, 30, 34, 40, 53, 122 plantillas de búsqueda, 77 hasta 80 quitar ciclos de vida, 122 plantillas de búsquedaejecutar, 78 plantillas de búsqueda copiar, 80 crear, 78 editar, 79 modificar, 79 políticas. Consulte políticas de anulación de colas de trabajos. Consulte políticas de colas de trabajos políticas de anulación de colas de trabajos, 110 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Índice políticas de anulación. Consulte políticas de anulación de colas de trabajos políticas de anulación de colas de trabajos, 110 políticas de colas, 102, 106, 110 También consulte colas de trabajos políticas de colas de trabajo definir prioridades dinámicamente, 107 políticas de colas de trabajos anular, 110 configurar controles de calidad, 107 crear, 106 definir prioridades, 107 definir umbrales, 106 eliminar, 107 información general, 104 modificar, 106 portapapeles agregar al, 44 quitar del, 44 ver, 44 preferencias, 21 búsquedas, 80 columnas mostradas, 19 documentos virtuales, 177 general, 21 Prioridad inicial, 107 Prioridad máxima, 106 prioridades dinámicas, 107 privilegios superusuario, 216 usuario, 216 procesadores de colas gestionar, 111 permitir extracción selectiva, 118 procesadores de colas avanzados, 89 Process_report_admin, 100 programación atributos automáticos, 203 crear, 200, 214 editar, 200 eliminar, 204 quitar, 204 tipos, 201 Webtop Express, 204 programaciones información general, 199 tareas comunes, 199 ver, 199 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 propiedades definir, 31 en el repositorio, 13 ver, 31 Propiedades de la cola de trabajos (página), 104, 108, 112 Q Queue_admin, 100 Queue_advance_processor, 100 Queue_manager, 100 Queue_processor, 100 R registrar generar copias, 187 generar versiones, 36 información general, 32 registrar, 33 Registrar desde archivo, 35 tareas comunes, 32 registros declarar registros formales, 159 enlazar, 164 quitar relaciones, 165 registrar relaciones, 165 tareas comunes, 159 usuario, 220 reglas de enlace especificar, 175 mostrar enlaces rotos, 178 Relacionar (permiso), 208 relaciones crear, 185 eliminar, 186 quitar, 186 tareas comunes, 185 También consulte relaciones ver, 185 repositorios agregar, 17 buscar, 20 cambiar, 17 cerrar sesión, 17 credenciales guardadas, 16, 22 explorar, 18 favoritos, 17 grupos, 220 239 Índice información general, 15 iniciar sesión, 15, 17 iniciar sesión en modo de accesibilidad, 16 modo de accesibilidad, 16, 22 nombres, 17 quitar, 17 varios, 16 hasta 17, 38 resaltados en los resultados de búsqueda, 69 Restablecer, 22, 155 Restaurar valores predeterminados en la ficha Formatos, 39 restricciones en conjuntos de permisos, 210 restricciones de acceso en conjuntos de permisos, 210 resultados búsquedas, 69 hasta 70, 72, 76 orígenes externos, 71 retirada cancelar, 37 información general, 32 ver archivos retirados, 37 ver archivos retirados recientemente, 37 retirar directorio, 32 retirar archivos, 33 ubicación, 32 revisiones flujos de trabajo, 91 flujos rápidos, 93 tareas comunes, 83 rol usuario rápido, 16, 204 rol Colaborador en los servicios de colaboración, 146 rol Propietario en los servicios de colaboración, 146 roles agregar usuarios, 226 crear, 225 editar, 225 eliminar, 227 en colas de trabajo, 99 información general, 224 localizar, 224 Process_report_admin, 100 programaciones, 199 240 propiedades, 225 Queue_admin, 100 Queue_advance_processor, 100 Queue_manager, 100 Queue_processor, 100 quitar usuarios, 226 reasignar, 226 RTE en los servicios de colaboración, 125 También consulte Editor de texto enriquecido ruta de exploración información general, 18, 20 S sólo lectura de archivos, 38 salas copiar, 147 crear, 144 editar propiedades de, 145 eliminar, 147 grupos locales, 146 información general, 142 mover, 147 objetos controlados, 143 pertenencia, 145 roles locales, 145 Sala nativa de grupos, 222 visitar, 142 seguridades tareas comunes, 207 También consulte permisos selección, cuadro de diálogo buscar un elemento, 20 Servicios avanzados de transformación de contenido, 187 Servicios de transformación de contenido, 187 Servicios de transformación de publicación regulatoria, 187 sesiones cerrar sesión, 17 iniciar sesión, 15, 17 modo de accesibilidad, 16, 22 sitios historiales, 32 propiedades, 31 software, versiones Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 Índice ver, 26 subíndice, 156 superíndice, 156 superusuario privilegios, 216 supervisores cambiar, 96 suscripciones cancelar, 49 cancelar la suscripción, 49 columnas mostradas, 19 crear, 49 mostrar al inicio, 21 suscribir, 49 suscribir a otros usuarios, 49 ver, 49 sustitución de un archivo mediante transformaciones, 194 T tablas, 157 tablas de datos crear, 137 crear entradas, 138 editar, 140 importar y exportar, 141 información general, 136 tareas abrir, 84 aceptar, 86 anexar archivos, 84 automáticas, 96 colas de trabajo, 114 colas de trabajos, 88 completar, 85 delegar, 87 fallidas, 96 información general, 83, 91 quitar la suspensión, 88 realizar, 84 reasignar, 87 rechazar, 86 repetir, 87 seleccionar, 89 suspender, 88 tareas automáticas completar, 96 en flujos de trabajo, 91 fallidas, 96 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 tareas de cola de trabajos asignar, 116 tareas de colas de trabajos quitar asignación, 116 quitar la suspensión, 118 reanudar, 118 reasignar, 116 suspender, 117 tareas de las colas de trabajos mover, 117 taxonomías explorar, 20 También consulte categorías teclado métodos abreviados, 229 teclas de acceso rápido, 229 teclas de acceso rápido información general, 229 texto crear enlaces a partir de, 157 dar formato, 155 tipos de objeto asociar con formatos de archivo, 39 tipos de objetos asociar a formatos de archivo, 38 definición, 38 en programaciones, 202 trabajo dm_QmPriorityAging, 107 Trabajo en curso, 122 trabajos en accesos directos, 46 trabajo dm_QmPriorityAging, 107 traducciones filtrar para, 18 transformaciones, 187 creación de un paquete, 196 creación de una nueva versión, 195 crear nuevas copias, 192 crear nuevos objetos, 193 habilitar la notificación en la Bandeja de entrada, 198 información general, 187 perfiles, 187 propiedades, 197 resultados, 187, 193 hasta 196 sustitución de un archivo, 194 ver propiedades, 197 transformar documentos en HTML, 191 documentos en PDF, 191 241 Índice trasformaciones guardadas quitar, 197 U ubicaciones iniciar sesión, 16 ver, 46 umbrales, 106 URL crear enlaces, 157 usuario rápido rol, 16, 204 usuarios activos, 215, 218 agregar a conjuntos de permisos, 209 agregar a un grupo, 223 agregar a un rol, 226 agregar a una cola de trabajos, 111 asignar tareas, 116 crear, 215 hasta 217 editar, 214 eliminar, 220 en colas de trabajo, 111 en colas de trabajos, 114 estado, 218 global, 216 grupos, 219 importar, 216 hasta 217 inactivos, 215 información general, 213 localizar, 213 privilegios, 216 programaciones, 199 propiedades, 214 reasignar elementos, 219 reasignar tareas, 116 registros, 220 supervisar usuarios de colas, 115 usuarios activos, 112 usuarios de colas de trabajos. Consulte procesadores de colas usuarios globales propagar, 216 242 V valor para utilizar en la comparación, 103 VDM información general, 170 También consulte documentos virtuales ventana nueva abrir, 23 ventanas abrir nueva, 23 Versión (permiso), 208 versión actual convertir, 35 crear, 36 información general., 36 versión de software ver, 26 versiones copia, 187 eliminar, 42 guardar nuevo, 33 quitar una transformación guardada, 197 trasformaciones guardadas, 197 ver, 36 versión actual, 35 hasta 36 Virtual Document Manager información general, 170 También consulte documentos virtuales vista de sólo lectura de mensajes de correo electrónico, 57 W WDK ver versión, 27 Web Development Kit ver versión, 27 Webtop Express programación, 204 Workflow Manager abrir, 98 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.5 SP2 © 2011 - 2013 EMC Corporation. All Rights Reserved. EMC believes the information in this publication is accurate as of its publication date. The information is subject to change without notice. THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED “AS IS.” EMC CORPORATION MAKES NO REPRESENTATIONS OR WARRANTIES OF ANY KIND WITH RESPECT TO THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION, AND SPECIFICALLY DISCLAIMS IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. Use, copying, and distribution of any EMC software described in this publication requires an applicable software license. EMC2, EMC, and the EMC logo are registered trademarks or trademarks of EMC Corporation in the United State and other countries. All other trademarks used herein are the property of their respective owners.
