12.2 Efectuar Adquisiciones Es el proceso que consiste en obtener

12.2 Efectuar Adquisiciones
Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un
vendedor y adjudicar un contrato. Se reciben propuestas y ofertas y se aplican
criterios de selección para poder escoger a los vendedores calificados para efectuar el
trabajo. Se puede elaborar una lista restringida de vendedores calificados basándose
en una propuesta preliminar.
12.2.1 Efectuar las Adquisiciones: Entradas
1. Plan para dirección del proyecto: Parte del plan para la dirección del
proyecto, describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde el
desarrollo de la documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato.
2. Documentos de la Adquisición: Se utilizan para solicitar propuestas a
posibles vendedores. (Descritos anteriormente12.1.3.4)
3. Criterios de Selección de Proveedores: Pueden incluir información sobre las
habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega,
el costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia técnica y el enfoque
con respecto al contrato. (Descritos Anteriormente 12.1.3.5)
4. Lista de Vendedores Calificados: Es una lista de los vendedores que han
sido preseleccionados en base a sus calificaciones y/o experiencia pasada, para
asegurar que las compras puedan realizarse de acuerdo al contrato.
5. Propuestas de los Vendedores: Es la respuesta a un paquete de formularios
de la adquisición, conforman el conjunto de información básica del
producto/servicio que será evaluado con el fin de seleccionar a los vendedores.
6. Documentos del Proyecto: Frecuentemente se incluyen: el registro de riesgos
(Sección 11.5.1.1) y los acuerdos contractuales relacionados con los riesgos
(Sección 11.5.3.2)
7. Decisiones de Hacer o Comprar: Documentan las conclusiones relativas a
los productos/servicios o resultados que se adquirirán y aquéllos que serán
desarrollados internamente. (12.1.3.3)
8. Acuerdos para trabajar en Equipo: Cuando se implementa un acuerdo de
equipo, los roles del comprador y del vendedor ya habrán sido decididos por la
dirección ejecutiva. Es posible que el vendedor ya se encuentre trabajando en
con un contrato provisional financiado por el comprador o de manera conjunta
por ambas partes. Se deben elaborar en conjunto (comprador y vendedor) un
enunciado del trabajo relativo a adquisiciones que cumpla con los requisitos
del proyecto. Las partes negociarán luego un contrato final que deberá ser
adjudicado.
9. Activos de los Procesos de la Organización: Los elementos de los activos de
los procesos de la organización que pueden influir en el proceso de Efectuar
las Adquisiciones, se incluyen las listas de posibles vendedores calificados y
la información relativa a las experiencias pasadas pertinentes con los
vendedores, positivas y negativas.
12.2.2 Efectuar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
1. Conferencias de Oferentes: Son reuniones con todos los posibles
vendedores y compradores antes de la presentación de ofertas o propuestas.
Se las utiliza para asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de
manera clara y uniforme la necesidad de adquisición (requisitos técnicos y
contractuales), y que ningún oferente reciba tratamiento preferencial. Las
respuestas a las preguntas pueden ser incorporadas en los documentos de la
adquisición en forma de enmiendas.
2. Técnicas de Evaluación de Propuestas: Para el caso en que las
adquisiciones complejas sean seleccionadas basadas en las respuestas de los
vendedores con criterios de ponderación definidos previamente, se deben
definir un proceso formal de revisión de acuerdo con las políticas de
adquisición. Debe ser aprobada por la dirección.
3. Estimaciones Independientes: Es posible preparar una estimación
independiente o contratar los servicios de un estimador profesional eterno
para comparar las propuestas de los vendedores. Si existen diferencias
considerables en las estimaciones de costos es un indicio que el enunciado
del trabajo fue deficiente, ambiguo y/o que los vendedores no lo
interpretaron bien o no lo pudieron interpretar.
4. Juicio de Expertos: Puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los
vendedores. Dicha evaluación puede ser realizada por un equipo
multidisciplinario en donde se incluyan conocimientos especializados en
diferentes disciplinas funcionales.
5. Publicidad: Las listas de vendedores potenciales pueden ser ampliadas si se
colocan anuncios en publicaciones de alta difusión. Algunas jurisdicciones
gubernamentales requieren la difusión pública de ciertos tipos de
adquisiciones y la mayoría exige la publicidad de los contratos
gubernamentales pendientes.
6. Búsqueda en Internet: Muchos artículos, componentes y elementos listos
para vender pueden ser encontrados rápidamente en Internet y adquiridos a
un precio fijo, sin embargo las adquisiciones de alto riesgo y muy complejas
y que requieren un monitoreo de cerca no pueden obtenerse por este medio.
7. Negociación de Adquisiciones: Las negociaciones aclaran la estructura,
requisitos y otros términos relativos a las compras para establecer un acuerdo
mutuo y firmar un contrato. Los temas cubiertos en la negociación deberán
incluir responsabilidades, autoridad de efectuar cambios, términos y
legislación aplicable, enfoques técnicos y de dirección comercial, los
derechos de propiedad exclusiva, financiamiento, soluciones técnicas,
cronograma general, pagos y precio. Para las adquisiciones complejas el
contrato puede ser un proceso independiente con entradas y salidas propias.
Para las adquisiciones simples los términos y condiciones del contrato
pueden fijarse con anterioridad y no ser negociables, sólo requerir la
aceptación del vendedor.
12.2.3 Efectuar las Adquisiciones: Salidas
1. Vendedores Seleccionados: Son los que se encuentran en un rango
competitivo y quienes han negociado un contrato preliminar que se convierte
en real cuando se formalice la adjudicación. La aprobación final de las
adquisiciones complejas requiere de la aprobación de directivos.
2. Adjudicación del Contrato de Adquisición: A los vendedores seleccionados
se les adjudica un contrato de adquisición. Dicho contrato puede ser una
simple orden de compra o un documento complejo en donde vincula a las
partes y obliga al vendedor a propocionar productos, servicios o resultados
especificados y al comprador retribuir al vendedor. Un contrato establece una
relación legal sujeta a resolución en los tribunales. Los principales
componentes de un documento contractual varían, pero en general incluyen,
entre otros:
 el enunciado del trabajo o los entregables
 la línea base del cronograma
 los informes de desempeño
 el período de ejecución
 los roles y las responsabilidades
 el lugar de desempeño del vendedor
 los precios
 las condiciones de pago
 el lugar de entrega
 los criterios de inspección y aceptación
 las garantías
 el soporte del producto
 los límites de responsabilidad
 los honorarios y las retenciones
 las sanciones
 los incentivos
 el seguro y las fianzas de ejecución
 la aprobación de los subcontratistas subordinados
 el tratamiento de solicitudes de cambio
 mecanismos de finalización y alternativas de resolución de
controversias.
3. Calendarios de Recursos: Se documentan la cantidad y disponibilidad de
recursos contratados y la fecha en que pueden estar activos o inactivos.
4. Solicitudes de Cambio: Las solicitudes de cambio al plan para la dirección
del proyecto, planes, subsidiarios y otros son procesados para analizarlos y
solucionarlos mediante el proceso de “Realizar el Control Integrado de
Cambios” (Sección 4.5)
5. Actualizaciones al plan para la Dirección del Proyecto: Elementos del plan
para la dirección del proyecto que pueden actualizarse:
 la línea base de costo
 la línea base del alcance
 la línea base del cronograma
 el plan de gestión de las adquisiciones
6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Los documentos que
pueden actualizarse son:



la documentación de requisitos
la documentación relativa a la rastreabilidad de requisitos
el registro de riesgos
12.3 Administrar las Adquisiciones
Proceso que gestiona las relaciones de adquisiciones, monitorea la ejecución del contrato y
efectúa cambios y correcciones según sea necesario, dentro de este se encuentra la principal
función que es administrar el contrato. Administrar el contrato es gestionar el contrato y la
relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el
rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y
proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios
relacionados con el contrato y gestionar la relación contractual con el comprador externo
del proyecto.
Muchas organizaciones tratan la administración de contratos como una función administrativa
separada de la organización del proyecto. Si bien un administrador de adquisiciones puede
formar parte del equipo del proyecto, por lo general, esta persona rinde cuentas a un
supervisor de un departamento diferente. Normalmente, esto sucede cuando la organización
ejecutante es también el vendedor del proyecto a un cliente externo.
Administrar las Adquisiciones incluye la aplicación de los procesos de dirección de
proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integración de las salidas de
dichos procesos dentro de la dirección general del proyecto. Los procesos de
dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:
 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto (Sección 4.3) para
autorizar el trabajo del vendedor en el momento oportuno.
 Informar el Desempeño (Sección 10.5) para monitorear el alcance, el
costo, el cronograma y el desempeño técnico del contrato.
 Realizar el Control de Calidad (Sección 8.3) para inspeccionar y
verificar la conformidad del producto del vendedor.
 Realizar el Control Integrado de Cambios (Sección 4.5) para asegurar
que los cambios sean aprobados correctamente y que todas las personas
que necesiten estar informadas de dichos cambios efectivamente lo
estén.
 Monitorear y Controlar los Riesgos (Sección 11.6) para asegurar que los
riesgos sean mitigados.
Administrar las Adquisiciones también tiene un componente de gestión financiera que
implica el monitoreo de los pagos efectuados al vendedor. Una de las consideraciones
principales a tener en cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una
estrecha relación entre los pagos efectuados y el trabajo realizado.
El proceso revisa y documenta de qué manera se está desempeñando o se ha
desempeñado un vendedor basándose en el contrato y establece acciones correctivas
cuando sean necesarias. Esta revisión del desempeño puede utilizarse para medir la
competencia del vendedor para llevar adelante trabajos similares en futuros proyectos.
Administrar las Adquisiciones incluye gestionar la finalización anticipada del trabajo
contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) de conformidad con la
cláusula de rescisión del contrato. Los contratos pueden ser modificados por mutuo
consentimiento en cualquier momento con anterioridad al cierre del contrato, de
acuerdo con los términos del contrato relativos al control de cambios.
12.3.1 Administrar las Adquisiciones: Entradas
1. Documentos de la Adquisición: Contienen registros completos de respaldo
para administrar los procesos de adquisición. Incluye contrato y enunciado
del trabajo.
2. Plan para la Dirección del Proyecto: El plan de gestión de adquisiciones
sirve de entrada al proceso Efectuar las Adquisiciones y describe la gestión de
los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la documentación de
adquisición hasta el cierre del contrato.
3. Contrato: Documentos legales que se establecen entre el comprador y el
vendedor, donde el vendedor se compromete a entregar el producto o
realizar el servicio para el cual es necesitado, y el comprador se
compromete con la parte económica o cualquier contraprestación valida
establecida dentro del contrato.
4. Informes de Desempeño: La documentación relacionada con el desempeño del
vendedor incluye:
 La documentación técnica elaborada por el vendedor y otra información
sobre los entregables suministrada de conformidad con los términos del
contrato.
 Los informes de desempeño del vendedor (Sección 10.5.3.1). Los informes
de desempeño del vendedor indican qué entregables han sido completados y
cuáles no.
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas: Pueden incluir modificaciones a los
términos y condiciones del contrato. Todos los cambios se documentan
formalmente por escrito y se aprueban antes de ser implementados.
6. Información sobre el Desempeño del Trabajo: Recoplicación en la
ejecución del proyecto que incluye el grado de conformidad con las normal de
calidad, los costos incurridos, facturas del vendedor pagadas.
12.3.2 Administrar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
1. Sistema de Control de Cambios del Contrato: Define el proceso por el cual
la adquisición puede ser modificada. Incluye formularios, sistemas de rastreo,
procedimientos de resolucion de problemas y los niveles de aprobacion
necesarios para realizar cambios.
2. Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones: Revisión estructurada del
alcance del vendedor para cumplir con el alcance y calidad del proyecto.
3.
4.
5.
6.
7.
Puede incluir una revisión de la documentación elaborada por el vendedor y
las inspecciones por parte del comprador, también auditorias de calidad
durante la ejecución del trabajo por parte del vendedor. Tiene como objetivo
identificar los éxitos o fracasos del desempeño, avance y el incumplimiento
del contrato.
Inspecciones y Auditorias: Respaldadas por el contrato de adquisición,
pueden realizarse auditorias solicitadas por el comprador durante la ejecución
del proyecto para verificar la conformidad de los procesos o entregables del
vendedor.
Informes de Desempeño: Proporcionan a la Dirección información sobre la
efectividad del vendedor.
Sistemas de Pago: Son procesados en el sistema como cuentas por pagar
luego que la persona autorizada certifique que el trabajo es satisfactorio.
Todos los pagos deben ser efectuados y documentados en estricta observancia
de los términos del contrato.
Administración de Reclamaciones: Los cambios impugnados y los cambios
potencialmente contructivos son los cambios en ls que el comprador y
vendedor no pueden llegar a un acuerdo sobre la compensación por el cambio.
También son denominados conflictos o apelaciones y reclamaciones y deben
ser documentadas, procesadas, monitoriadas y gestionadas a lo largo del ciclo
de vida del contrato. Si las partes no resuelven puede ser necesario gestionarla
de acuerdo con los procedimientos de resolución alternativa de conflictos,
establecidos en el contrato.
Sistema de Gestión de Registros: Utilizado por el director del proyecto para
gestionar la documentación y los registros del contrato y de las adquisiciones.
Compuesto por un conjunto de procesos, funciones de control relacionadas y
herramientas de automanitzación que se combinan como parte del sistema de
información de la dirección del proyecto. Contiene un registro recuperable de
los documentos contractuales y de la correspondencia.
12.3.3 Administrar las Adquisiciones: Salidas
1. Documentación de la Adquisición: Incluye el contrato de adquisición con
los cronogramas de respaldo, los cambios al contrato no aprobados y las
solicitudes de cambio aprobadas. También incluye toda la documentación
técnica elaborada por el vendedor, los entregables, los informes de
desempeño del vendedor, garantías, los documentos financieros (registros de
pago) y los resultados de las inspecciones relacionadas con el contrato.
2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización: Los
elementos de los activos de los procesos que pueden actualizarse son:
 Correspondencia: Comunicación entre el comprador y vendedor, tal
como la necesidad de advertencias en caso de desempeño poco
satisfactorio y las solicitudes de cambio o de aclaraciones del contrato.
Esto puede incluir los resultados informados de las auditorías e
inspecciones realizadas por el comprador que indican las debilidades
que el vendedor debe corregir. Ambas partes llevan un registro por
escrito completo y exacto de todas las comunicaciones contractuales
escritas y orales, así como de las medidas y decisiones implementadas.
 Cronogramas y solicitudes de pago: Todos los pagos deben
efectuarse de conformidad con los términos y condiciones del contrato
de adquisición.
 Documentación sobre la evaluación del desempeño del vendedor:
La documentación sobre la evaluación del desempeño del vendedor es
elaborada por el comprador. Dichas evaluaciones del desempeño
documentan la capacidad del vendedor para seguir realizando el
trabajo del contrato actual e indican si el vendedor puede estar
calificado para relizar en proyectos futuros. Estos documentos pueden
constituir la base para la finalización anticipada del contrato del
vendedor o para determinar cómo se administran las sanciones,
honorarios o incentivos del contrato.
3. Solicitudes de Cambio: El proceso de Administrar las Adquisiciones puede
generar solicitudes de cambio para la dirección del proyecto, sus planes,
subsidiarios y otros componentes, tales como la línea base de costos, el
cronograma del proyecto y el plan de gestión de las adquiciciones. Se
procesan para su aprobación por medio del procesos Realizar Control
Integrado de Cambios. Algunos de estos cambios constructivos pueden ser
objetados por una de las partes y conducir a una reclamación contra la otra
parte, dichos cambios se identifican y documentan de forma exclusiva por
medio de la correspondencia del proyecto.
4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto: Entre los
elementos del plan para la dirección del proyecto que pueden actualizarse, se
encuentran:
• El plan de gestión de las adquisiciones.:El plan de gestión de las
adquisiciones se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio
aprobadas que afectan la gestión de las adquisiciones, incluyendo los
impactos en los costos o los cronogramas.
• La línea base del cronograma: En el caso de que se produzcan retrasos
que afecten el desempeño general del proyecto, puede ser necesario
actualizar la línea base del cronograma para reflejar las expectativas
actuales.
12.4 Cerrar las Adquisiciones
Proceso de completar cada adquisición para el proyecto, y una de sus funciones principales
es el cierre del Contrato. Completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de
cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del
proyecto. Cada proceso mencionado anteriormente conforman una serie de requisitos que
en su mayoría son únicos en cada proyecto realizado, cada proceso será realizado por una
persona o un grupo de personas según sea la complejidad de los requisitos del proyecto.
Cada uno de estos procesos será realizado al menos una vez en cada proyecto, o en cada
fase del proyecto.
La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisición, que
puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a
la conveniencia del comprador, siempre que el contrato así lo prevea. Los derechos y
responsabilidades de las partes en caso de finalización anticipada están incluidos en una
cláusula de finalización del contrato. Según los términos y condiciones de la adquisición, el
comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del
proyecto, en cualquier momento, por justa causa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo
con dichos términos y condiciones del contrato, es posible que el comprador tenga que
compensar al vendedor por los preparativos de este último, y por los trabajos completados y
aceptados relacionados con la parte del contrato rescindida.
12.4.1 Cerrar las Adquisiciones: Entradas
1. Plan para la Dirección del Proyecto: Documentar las acciones necesarias
para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El
plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se
ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra.
2. Documentación para la Adquisición: Se recopila, clasifica y archiva toda la
documentación de la adquisición. La información del contrato se cataloga de
acuerdo al cronograma, alcance, calidad, desempeño de costos, cambios,
registros de pago y resultados de inspecciones. Puede ser utilizada como vase
de evaluacion de vendedores para proyectos futuros.
12.4.2 Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
1. Auditorías de la Adquisición: Revisión estructurada del proceso de
adquisición, desde la planificación hasta la adeministración de las
adquisiciones. Identifica los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en
la preparación o administración de otros contratos en el proyecto u otros
proyectos.
2. Acuerdos Negociados: El acuerdo definitivo y equitativo de todos los
asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación
es un objetivo fundamental. Si no se llega a negociación directa se puede
utilizar algún método alternativo para la resolución de conflictos como la
mediación o arbitraje. Iniciar un litigio en los tribunals es la opción menos
deseable.
3. Sistema de Gestión de Registros: Contiene un registro recuperable de los
documentos contractuales y de la correspondencia.
12.4.3 Cerrar las Adquisiciones: Salidas
1. Adquisiciones Cerradas: El comprador proporciona al vendedor una
notificación formal por escrito que el contrato ha sido completado. Se definen
los términos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestión de
las adquisiciones.
2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización: Entre los
elementos de los activos de los procesos de la organización pueden que
pueden actualizarse, se encuentran:
 El archivo de la adquisición. Se prepara la documentación del
contrato, el contrato cerrado, y se incorporan a los archivos finales del


proyecto.
La aceptación de los entregables. El comprador proporciona al
vendedor un aviso formal por escrito de que los entregables han sido
aceptados o rechazados. Los requisitos para la aceptación formal de
los entregables y la manera de abordar los entregables que no cumplen
con los requisitos se definen en el contrato.
La documentación sobre lecciones aprendidas. Las lecciones
aprendidas, las experiencias vividas y las recomendaciones para la
mejora del proceso deben ser elaboradas para los archivos del proyecto
para aprender y mejorar en adquisiciones futuras.