Módulo 3 Colaboración y trabajo en equipo Guía para capacitadores Abril 2013 Contenidos Desarrollados Por Con Apoyo De Microsoft NGO Day Material(diapositiva para capacitadores Introducción 2) Este módulo nos invita a pensar cómo las nuevas tecnologías de Internet pueden ayudarnos a mejorar nuestra gestión en equipo. La idea es descubrir qué herramientas y posibilidades hay para que nuestro trabajo sea más fácil, más interactivo y más productivo. Es importante recordar que el trabajo en ONGs usualmente depende de la colaboración y el esfuerzo colectivos. (diapositiva 2) Adicionalmente, este módulo nos invita también a ver de cerca estas herramientas y a empezar a sentir sus grandes ventajas. Se realizará una demostración en vivo de las principales funciones que nos ayudará a hacer realidad el uso de las mismas. Dinámica antes de empezar: es una buena idea preguntar cómo es el trabajo en equipo en sus organizaciones y cómo lo mejorarían. Esta pequeña sesión de brainstorming puede durar alrededor de 1 ó 2 minutos y luego volverás a ella sobre el final para incorporar nuevas reflexiones. NOTA PARA PRESENTADORES: Las siguientes diapositivas pueden quedar ocultas en la presentación o bien ser elegidas de acuerdo al tiempo con el que se cuente. (se prentende con esto, dedicarle el 80% del tiempo de la sesión a la demostración en vivo según se indica en la diapositiva 10) La Web Colaborativa (diapositiva 3) En esta diapositiva hablamos un poco acerca de los rasgos de nuestra Web. La Web en nuestros días es hiper colaborativa, fomenta la participación y el trabajo en equipo y permite que todos estén conectados y conversen de diversas formas. NOTA PARA PRESENTADORES: Es buena idea traer tu propia experiencia en la Web para hablar sobre las ventajas de la colaboración. La Web Colaborativa y mi ONG (diapositiva 4) Ser parte de una ONG implica ser parte de un equipo y de un esfuerzo colectivo. A menudo las ONGs apoyan causas locales, nacionales o globales y necesitan del apoyo de sus comunidades para alcanzar su misión. La Web Colaborativa puede ser justo lo que tu ONG necesita para crecer desde adentro hacia afuera. Marzo 2012 2 Microsoft NGO Day Material para capacitadores Colaborando y trabajando en equipo (diapositiva 5) En esta sesión mencionaremos algunas herramientas que pueden ayudar a mejorar la gestión de equipo de cada ONG. NOTA PARA PRESENTADORES: Es un buen momento para preguntarles a los asistentes que herramientas utilizan a diario en sus organizaciones y por qué. Un ejemplo interesante (diapositiva 6) En esta diapositiva mencionamos un ejemplo interesante de una ONG que mejoró sus prácticas internas gracias a la Web Colaborativa. Encuentra más info sobre AMIA aquí: http://www.amia.org.ar/. Cómo empezar a trabajar en equipo (diapositiva 7) Es probable que en este punto de tu presentación los asistentes estén más inspirados a incorporar herramientas que favorezcan la colaboración. Usa estas preguntas (y otras que piensen en conjunto) para analizar cuáles son los pasos ideales para seguir adelante. Tips de uso I y II (diapositivas 8 y 9) Aquí podrás encontrar algunos tips que compartir con los asistentes. Puedes complementarlos con las herramientas que figuran al final de la presentación si lo deseas. La idea es que todos se lleven propuestas concretas para incorporar la Web colaborativa a su trabajo diario, desde lo más pequeño a lo más grande. Y Ahora... La demostración (diapositiva 10) Este punto es el central en esta presentación ya que desde aquí partiremos hacia Office Web Apps donde mostraremos en vivo la herramienta con algunos casos y ejemplos de uso para que los asistentes se sientan identificados y valoren el poder y el beneficio de trabajar y colaborar de forma online. Marzo 2012 3 Microsoft NGO Day A tener Material en cuenta para previocapacitadores a la demostración: 1. Asegurarse de que su bandeja de entrada de Hotmail tenga contenido apropiado y nada que pueda ofender a alguno de los participantes. Se recomienda crear una casilla especial para esta tarea con mails y documentos de prueba que aludan al trabajo de una organización. 2. Tener listos algunos documentos (Word, Excel, Powerpoint o One Note) para mostrar cómo se podría editar un archivo existente. Empezar y continuar la demostración en el siguiente orden: I. Word II. Excel III. Power Point IV. One Note Adicionalmente, y con el fin de no pasarse por alto ningún punto fundamental en la demostración de la herramienta, sugerimos que usen el siguiente ayuda memoria: 1. ¿Cómo acceder a la cuenta de Office Web Apps? 2. ¿Cómo crear un documento (de cualquier tipo)? 3. ¿Cómo subir un documento creado anteriormente en mi equipo a la nube? 4. Mostrar y explicar el panel principal de Skydrive donde se muestran todos los documentos, la última modificación y las personas que lo tienen compartido. 5. Mostrar cómo compartir un documento y los distintos permisos (Ver o Editar) 6. ¿Cómo cambiar el nivel de permiso de un colaborador en el documento? 7. Mostrar el sistema de revisión de versiones anteriores y su funcionamiento. 8. Indicar cómo descargar cualquiera de estos documentos a la versión de Escritorio. 9. ¿Cómo “incrustar” el documento en mi página web o blog? 10. ¿Cuáles son los distintos grados de seguridad para que un colaborador ingrese al documento? Sólo lectura, Ver y Editar, y Hazlo Público. 11. Si llegara a darse el caso de que los asistentes cuenten con una notebook, en Excel, invitar a los participantes a completar una planilla entre todos de forma colaborativa. Es sencillo y a todos les resultará divertido. Marzo 2012 4 Microsoft NGO Day 12. Hacer un repaso por las principales funciones según la herramienta y explicar que para Material para capacitadores usuarios muy avanzados puede llegar a resultar limitadas las versiones web de las herramientas Office. Hacer foco en las ventajas: Word: Margenes, estilos, viñetas, alineación, colores, tipografías. Excel: Fórmulas, gráficos, formatos, tablas. Power Point: Estilos prediseñados (Temas), gráficos, notas, edición y presentación de diapositivas. One Note: Anotaciones de texto, imágenes, audio, video y todo tipo de información en un mismo lugar. NOTA PARA PRESENTADORES Sugerencia: Permite a los asistentes que Te pregunten sobre ciertas funcionalidades. Asegúrate de conocer bien la herramienta antes de empezar. Puedes hacer pruebas con anterioridad para sentirse más seguro. Sugerencia II: Si por alguna razón recibes alguna pregunta para la cual no te sientes del todo preparado, puedes decirle a la audiencia que no estás seguro de tal funcionalidad y luego de haber terminado la sesión tomate un momento para revisar, investigar y compartir la información por mail a todos los asistentes. Beneficios y desafíos (diapositivas 11 y 12) Repasa los beneficios de incorporar tecnologías colaborativas a tu ONG. Pueden pensar en otros beneficios en conjunto. A la hora de los desafíos, quizás puedan reunirse en pequeños grupos y pensar respuestas alternativas a esas inquietudes. NOTA PARA PRESENTADORES: Probablemente estas preguntas sean las que los mismos asistentes tengan, así que es buena idea destacar el valor de incorporar las tecnologías gradualmente y planificar el cambio en equipo. Lo más importante (diapositiva 13) Aquí puedes volver a reflexionar sobre los aspectos más importantes de la Web colaborativa para las ONGs. Recuerda: la Web colaborativa es una excelente oportunidad para mejorar el trabajo en equipo con poco esfuerzo. Marzo 2012 5 Microsoft NGO Day Material para capacitadores ¿Y ahora qué? (diapositiva 14) Usa estos tips para brindar ideas de cómo seguir adelante. Puedes agregar los tuyos propios o sumar los que hayan surgido durante la presentación. Antes de terminar es buena idea sugerir a los interesados que escriban en una pieza de papel (anónimo) cuáles serán sus siguientes pasos para trabajar colaborativamente. Puedes armar una pequeña cartelera en el momento con los resultados. Herramientas sugeridas I y II (diapositivas 15 y 16) Aquí te sugerimos varias herramientas útiles de Microsoft que pueden respaldar el trabajo colaborativo en tu ONG. Úsalas si quieres para complementar las diapositivas 8 y 9. Si conoces más herramientas, súmalas! ¿Quieres mantenerte en contacto? Deja un correo electrónico para que todos puedan hacerte preguntas o seguimiento sobre el tema. Incluso si lo deseas puedes crear un pequeño formulario para que los asistentes completen con sus emails y así podrás saber más de ellos y acerca del impacto de tu presentación. IMPORTANTE Recuerda que una presentación eficiente es simple, directa y útil. Procura siempre simplificar tus conceptos y ser breve y claro a la hora de presentarlos. No temas a las preguntas y ofrece espacio para que los asistentes transmitan sus inquietudes, ideas o sugerencias. Otros recursos: Herramientas colaborativas para trabajar en equipo http://www.slideshare.net/BibliotecaCampusGandiaUPV/herramientas-colaborativaspara-trabajar-en-equipo 10 herramientas para trabajar en grupo http://bitelia.com/2011/09/10-herramientas-estudiar-trabajos-grupo Marzo 2012 6