Colaboración y trabajo en equipo Guía para capacitadores Abril 2013

Módulo 3
Colaboración y trabajo en equipo
Guía para capacitadores
Abril 2013
Contenidos Desarrollados Por
Con Apoyo De
Microsoft NGO Day
Material(diapositiva
para capacitadores
Introducción
2)
Este módulo nos invita a pensar cómo las nuevas tecnologías de Internet pueden ayudarnos a
mejorar nuestra gestión en equipo. La idea es descubrir qué herramientas y posibilidades hay para
que nuestro trabajo sea más fácil, más interactivo y más productivo. Es importante recordar que el
trabajo en ONGs usualmente depende de la colaboración y el esfuerzo colectivos. (diapositiva 2)
Adicionalmente, este módulo nos invita también a ver de cerca estas herramientas y a empezar a
sentir sus grandes ventajas. Se realizará una demostración en vivo de las principales funciones que
nos ayudará a hacer realidad el uso de las mismas.
Dinámica antes de empezar: es una buena idea preguntar cómo es el trabajo en equipo en sus
organizaciones y cómo lo mejorarían. Esta pequeña sesión de brainstorming puede durar
alrededor de 1 ó 2 minutos y luego volverás a ella sobre el final para incorporar nuevas
reflexiones.
NOTA PARA PRESENTADORES: Las siguientes diapositivas pueden quedar ocultas en la
presentación o bien ser elegidas de acuerdo al tiempo con el que se cuente. (se prentende con
esto, dedicarle el 80% del tiempo de la sesión a la demostración en vivo según se indica en la
diapositiva 10)
La Web Colaborativa (diapositiva 3)
En esta diapositiva hablamos un poco acerca de los rasgos de nuestra Web. La Web en nuestros
días es hiper colaborativa, fomenta la participación y el trabajo en equipo y permite que todos
estén conectados y conversen de diversas formas.
NOTA PARA PRESENTADORES: Es buena idea traer tu propia experiencia en la Web para hablar
sobre las ventajas de la colaboración.
La Web Colaborativa y mi ONG (diapositiva 4)
Ser parte de una ONG implica ser parte de un equipo y de un esfuerzo colectivo. A menudo las
ONGs apoyan causas locales, nacionales o globales y necesitan del apoyo de sus comunidades para
alcanzar su misión. La Web Colaborativa puede ser justo lo que tu ONG necesita para crecer desde
adentro hacia afuera.
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Microsoft NGO Day
Material para capacitadores
Colaborando y trabajando en equipo (diapositiva 5)
En esta sesión mencionaremos algunas herramientas que pueden ayudar a mejorar la gestión de
equipo de cada ONG.
NOTA PARA PRESENTADORES: Es un buen momento para preguntarles a los asistentes que
herramientas utilizan a diario en sus organizaciones y por qué.
Un ejemplo interesante (diapositiva 6)
En esta diapositiva mencionamos un ejemplo interesante de una ONG que mejoró sus prácticas
internas gracias a la Web Colaborativa. Encuentra más info sobre AMIA aquí:
http://www.amia.org.ar/.
Cómo empezar a trabajar en equipo (diapositiva 7)
Es probable que en este punto de tu presentación los asistentes estén más inspirados a incorporar
herramientas que favorezcan la colaboración. Usa estas preguntas (y otras que piensen en
conjunto) para analizar cuáles son los pasos ideales para seguir adelante.
Tips de uso I y II (diapositivas 8 y 9)
Aquí podrás encontrar algunos tips que compartir con los asistentes. Puedes complementarlos con
las herramientas que figuran al final de la presentación si lo deseas. La idea es que todos se lleven
propuestas concretas para incorporar la Web colaborativa a su trabajo diario, desde lo más
pequeño a lo más grande.
Y Ahora... La demostración (diapositiva 10)
Este punto es el central en esta presentación ya que desde aquí partiremos hacia Office Web Apps
donde mostraremos en vivo la herramienta con algunos casos y ejemplos de uso para que los
asistentes se sientan identificados y valoren el poder y el beneficio de trabajar y colaborar de
forma online.
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Microsoft NGO Day
A tener Material
en cuenta para
previocapacitadores
a la demostración:
1. Asegurarse de que su bandeja de entrada de Hotmail tenga contenido apropiado y nada
que pueda ofender a alguno de los participantes. Se recomienda crear una casilla especial
para esta tarea con mails y documentos de prueba que aludan al trabajo de una
organización.
2. Tener listos algunos documentos (Word, Excel, Powerpoint o One Note) para mostrar
cómo se podría editar un archivo existente.
Empezar y continuar la demostración en el siguiente orden:
I.
Word
II. Excel
III. Power Point
IV. One Note
Adicionalmente, y con el fin de no pasarse por alto ningún punto fundamental en la demostración
de la herramienta, sugerimos que usen el siguiente ayuda memoria:
1. ¿Cómo acceder a la cuenta de Office Web Apps?
2. ¿Cómo crear un documento (de cualquier tipo)?
3. ¿Cómo subir un documento creado anteriormente en mi equipo a la nube?
4. Mostrar y explicar el panel principal de Skydrive donde se muestran todos los documentos,
la última modificación y las personas que lo tienen compartido.
5. Mostrar cómo compartir un documento y los distintos permisos (Ver o Editar)
6. ¿Cómo cambiar el nivel de permiso de un colaborador en el documento?
7. Mostrar el sistema de revisión de versiones anteriores y su funcionamiento.
8. Indicar cómo descargar cualquiera de estos documentos a la versión de Escritorio.
9. ¿Cómo “incrustar” el documento en mi página web o blog?
10. ¿Cuáles son los distintos grados de seguridad para que un colaborador ingrese al
documento? Sólo lectura, Ver y Editar, y Hazlo Público.
11. Si llegara a darse el caso de que los asistentes cuenten con una notebook, en Excel, invitar
a los participantes a completar una planilla entre todos de forma colaborativa. Es sencillo y
a todos les resultará divertido.
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12. Hacer
un repaso
por las principales funciones según la herramienta y explicar que para
Material
para capacitadores
usuarios muy avanzados puede llegar a resultar limitadas las versiones web de las
herramientas Office. Hacer foco en las ventajas:
 Word: Margenes, estilos, viñetas, alineación, colores, tipografías.
 Excel: Fórmulas, gráficos, formatos, tablas.
 Power Point: Estilos prediseñados (Temas), gráficos, notas, edición y presentación
de diapositivas.
 One Note: Anotaciones de texto, imágenes, audio, video y todo tipo de
información en un mismo lugar.
NOTA PARA PRESENTADORES
Sugerencia: Permite a los asistentes que Te pregunten sobre ciertas funcionalidades. Asegúrate
de conocer bien la herramienta antes de empezar. Puedes hacer pruebas con anterioridad para
sentirse más seguro.
Sugerencia II: Si por alguna razón recibes alguna pregunta para la cual no te sientes del todo
preparado, puedes decirle a la audiencia que no estás seguro de tal funcionalidad y luego de
haber terminado la sesión tomate un momento para revisar, investigar y compartir la
información por mail a todos los asistentes.
Beneficios y desafíos (diapositivas 11 y 12)
Repasa los beneficios de incorporar tecnologías colaborativas a tu ONG. Pueden pensar en otros
beneficios en conjunto. A la hora de los desafíos, quizás puedan reunirse en pequeños grupos y
pensar respuestas alternativas a esas inquietudes.
NOTA PARA PRESENTADORES: Probablemente estas preguntas sean las que los mismos
asistentes tengan, así que es buena idea destacar el valor de incorporar las tecnologías
gradualmente y planificar el cambio en equipo.
Lo más importante (diapositiva 13)
Aquí puedes volver a reflexionar sobre los aspectos más importantes de la Web
colaborativa para las ONGs. Recuerda: la Web colaborativa es una excelente oportunidad
para mejorar el trabajo en equipo con poco esfuerzo.
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¿Y ahora qué? (diapositiva 14)
Usa estos tips para brindar ideas de cómo seguir adelante. Puedes agregar los tuyos
propios o sumar los que hayan surgido durante la presentación.
Antes de terminar es buena idea sugerir a los interesados que escriban en una pieza de
papel (anónimo) cuáles serán sus siguientes pasos para trabajar colaborativamente.
Puedes armar una pequeña cartelera en el momento con los resultados.
Herramientas sugeridas I y II (diapositivas 15 y 16)
Aquí te sugerimos varias herramientas útiles de Microsoft que pueden respaldar el trabajo
colaborativo en tu ONG. Úsalas si quieres para complementar las diapositivas 8 y 9. Si
conoces más herramientas, súmalas!
¿Quieres mantenerte en contacto? Deja un correo electrónico para que todos puedan
hacerte preguntas o seguimiento sobre el tema. Incluso si lo deseas puedes crear un
pequeño formulario para que los asistentes completen con sus emails y así podrás saber
más de ellos y acerca del impacto de tu presentación.
IMPORTANTE
Recuerda que una presentación eficiente es simple, directa y útil. Procura siempre
simplificar tus conceptos y ser breve y claro a la hora de presentarlos. No temas a las
preguntas y ofrece espacio para que los asistentes transmitan sus inquietudes, ideas o
sugerencias.
Otros recursos:
Herramientas colaborativas para trabajar en equipo
http://www.slideshare.net/BibliotecaCampusGandiaUPV/herramientas-colaborativaspara-trabajar-en-equipo
10 herramientas para trabajar en grupo
http://bitelia.com/2011/09/10-herramientas-estudiar-trabajos-grupo
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