PNP03 Obligatorios de origen externo e interno v05

Código: PNP03
PROCEDIMIENTO PARA LA
INCLUSIÓN O ACTUALIZACIÓN DE Versión: 05
DOCUMENTOS OBLIGATORIOS DE
ORIGEN EXTERNO E INTERNO
1. OBJETIVO
Definir la metodología para incluir o actualizar los documentos de origen externo e interno con el
fin de mantenerlos disponibles y utilizar siempre la versión vigente.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica desde la identificación de la necesidad de incluir los documentos de
obligatorio cumplimiento que son generados por entidades externas y autoridades internas y
que están relacionados con las actividades que se desarrollan en la Gestión Administrativa del
Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, hasta la actualización sistemática de la base de
datos
3. DEFINICIONES
Documentos legales de origen externo: Documentos generados por entidades externas y que
son de obligatorio cumplimiento.
Documentos legales de origen interno: Documentos generados por autoridades internas y
que son de obligatorio cumplimiento.
Normas NTC: Normas Técnicas Colombianas.
Copia controlada: Documento que requiere actualizarse cuando sufra una modificación.
Copia no controlada: Documento que no requiere actualizarse cuando sufra una modificación.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Nº
1
Actividad
Revisar en los diferentes medios de
información específica, la novedad,
vigencia o actualización de los
documentos obligatorios de origen
externo.
•
Cargo responsable
Profesional
Universitario Secretaría
General
Registro
Ir a la actividad 3
Elaboró/Modificó
Cargo(s):
Jaime Alejandro Montoya Brand Profesional Universitario
Revisó
Cargo:
José Ignacio Maya Guerra
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Aprobó
Cargo:
Claudia Vélez Gallego
Secretaria General
Líder de Proceso
Vigente a partir de: 03/08/2010
Firma(s):
Firma:
Firma:
Fecha:
03/08/2010
Fecha:
03/08/2010
Fecha:
03/08/2010
Nº
2
3
4
5
6
Actividad
Requerir trimestralmente a los líderes
de proceso, con el fin de que revisen
periódicamente el Listado Maestro de
Documentos de Origen Externo (FN30)
e informen sobre cualquier necesidad
de inclusión o actualización de
documentos.
Someter a consideración de la Oficina
Asesora Jurídica los documentos
identificados de origen externo o que
requieren actualizarse, para su visto
bueno.
Solicitar la publicación en la intranet
del listado maestro de documentos de
origen externo (FN30) y el listado
maestro de doumentos de origen
interno (FN31) a la persona encargada
de actualizar la información del
Sistema de Calidad, ubicada en la
Oficina Asesora de Planeación, para lo
cual se diligencia un FM29; en caso de
ser necesario. Igualmente, se remitirá
a
la
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones, para su difusión en
página web.
Remitir memorando a los líderes de
proceso preguntando a cerca de las
acciones tomadas por los respectivos
procesos para su aplicación.
Fin del proceso.
Cargo responsable
Secretaria General
Registro
FG04 Memorando
Profesional
FG07 Nota Interna
Universitario Secretaría
General
Secretaria General
FM29 Solicitud de
creación, anulación,
corrección
o
modificacicón
de
documentos.
FG13
Electrónico
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Correo
FG04 Memorando
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N/A.
PNP03
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