CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO VIGENCIA: CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓ N FECHA 01 CAMBIO REALIZADO SOLICITADO POR Gerente Área de Planeación y Gestión de Riesgos Elaboración TABLA DE APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Mary Yazmin Vergel Cardozo Juan Carlos Parada Jaiquel José Alejandro Bayona Gerente Área de Planeación y Subgerente Técnico Gerente General (E) Gestión de Riesgos REVISIÓN ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Carmen Cecilia Henao Espinosa Subgerente Administrativa, ejerciendo las obligaciones del Gerente del Área de Organización y Métodos 1. ÍNDICE OBJETIVO ......................................................................................................................................2 2. ALCANCE.......................................................................................................................................2 3. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS .......................................................................2 4. DEFINICIONES ..............................................................................................................................2 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................2 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES ...............................................................................................4 Página 1 de 11 CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO VIGENCIA: 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos, actividades y responsabilidades para efectuar el monitoreo y seguimiento de los proyectos que ejecuta FONADE. 2. ALCANCE Inicia con la programación de visitas a los proyectos que ejecuta FONADE y termina con la definición y seguimiento de las acciones a que haya lugar. 3. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTC ISO 9001:2008. Requisitos Sistema de Gestión de Calidad. 4. DEFINICIONES M&S: Monitoreo y seguimiento. Proyecto: Conjunto ordenado de información sistemáticamente procesada, con objetivos claros, delimitados y coherentes, orientado a la generación de bienes y servicios, que satisfagan necesidades o aprovechen oportunidades, sobre la base de la optimización de recursos. Estado Normal: Calificación asignada a proyectos que presentan un desarrollo adecuado, en términos de calidad y oportunidad, teniendo en cuenta las especificaciones y requerimientos establecidos entre FONADE y el Cliente. Estado con observaciones: Calificación asignada a proyectos que presentan novedades que no implican en primera instancia riesgo alto, sin embargo requieren una acción por parte de FONADE, y/o del Ejecutor (contratista o ente territorial), cuando aplique, para que se realicen ajustes a los procesos de ejecución de los proyectos de tal forma que se cumpla con el objeto del mismo acorde con los requerimientos y especificaciones definidos entre FONADE y el Cliente. Estado en ejecución crítica: Calificación asignada a proyectos que presentan un riesgo alto de ejecución, pudiéndose llegar a vulnerar los principios de la función administrativa y/o de la gestión fiscal, como por ejemplo: uso de recursos por conceptos diferentes a los aprobados, incumplimiento de las directrices del contrato. 5. CONDICIONES GENERALES El esquema de monitoreo y seguimiento de proyectos es un esquema preventivo que tiene como propósito generar alertas tempranas que indiquen la necesidad de adoptar acciones que permitan a FONADE dar cumplimiento a los objetivos del proyecto. En este sentido es una herramienta exclusivamente de uso interno, como parte de los mecanismos de autocontrol. El número de visitas a realizar a cada proyecto se determina en consideración del estado y avance de los mismos, pudiéndose realizar incluso visitas en la etapa de liquidación si las necesidades de la Entidad así ameritan. La programación y aprobación de visitas es responsabilidad del(os) Página 2 de 11 CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO VIGENCIA: supervisor(es) del área de Planeación y Gestión de Riesgos para el(los) contrato(s) de monitoreo y seguimiento. Se establece dentro del esquema, el visitar los proyectos que desarrolla FONADE en cualquier sitio del territorio nacional, teniendo en cuenta los siguientes criterios: – Las visitas serán previamente notificadas y coordinadas con el gerente del convenio y el supervisor del proyecto y/o contrato; sin ser indispensable su asistencia a las mismas. – Para los proyectos cuya ejecución es responsabilidad del Ente Territorial deben coordinarse las visitas con dichas entidades y validar el cumplimiento por parte de las mismas, según las obligaciones previstas en los contratos y/o convenios suscritos con FONADE. Es responsabilidad de los interventores y ejecutores (contratista o ente territorial) atender las visitas programadas de monitoreo y seguimiento, por FONADE, y de los supervisores y gerentes de convenio apoyar la programación y notificación de las visitas, emitir sus observaciones al informe preliminar si hubieran a lugar, dar respuesta a las informes finales y gestionar las acciones que correspondan en conjunto con el supervisor y ejecutor del proyecto para garantizar el cumplimiento del objeto del mismo. Es responsabilidad de los gerentes de convenio y/o supervisores proporcionar la información necesaria para conformar las bases de datos de proyectos que permitan la priorización y programación de los ciclos de visitas, así mismo, disponer en forma oportuna y ordenada la documentación necesaria en los sistemas de información y de gestión documental implementados en FONADE que permitan consolidar la información necesaria para su verificación previa a la ejecución de la visita por parte de las firmas de monitoreo. Las gerencias de unidad y de convenio de la Subgerencia Técnica deben apoyar los procesos de difusión y notificación del esquema de monitoreo y de la programación de los ciclos de visita a sus equipos de trabajo, al supervisor, interventor y ejecutor del proyecto. Cuando el proyecto haya sido calificado en estado crítico, las gerencias de convenio deben dar respuesta en un término máximo de ocho (8) hábiles a partir de la remisión del informe final de visita en el que se indique las acciones definidas y las iniciadas para mitigar las debilidades identificadas en el proyecto. La ejecución de este plan debe ser coordinada con los actores del proyecto según corresponda (ejecutor, interventor, o áreas internas de la Entidad). La verificación del cumplimiento de las acciones definidas se realizará en siguiente visita en la que se constatará si se han superado las debilidades identificadas. Cuando por circunstancias excepcionales o de contingencia, atribuibles a la ejecución del proyecto, o por condiciones de acceso o seguridad no sea posible adelantar la visita en la fecha programada el gerente de convenio y/o supervisor debe realizar la notificación correspondiente al(os) Gerente del área de Planeación y Gestión de Riesgos preferiblemente con un plazo no inferior a dos días hábiles, exceptuando cuando las condiciones no lo permitan. Igualmente, en los casos que no sea posible ejecutar la visita por parte de las firmas de monitoreo y seguimiento en la fecha programada, estas deben notificar la situación a los supervisor(es) del área de Planeación y Gestión de Riesgos para el(los) contrato(s) de monitoreo y seguimiento, y a los actores involucrados en la visita. Es responsabilidad de las gerencias de unidad de la Subgerencia Técnica efectuar seguimiento al cumplimiento por parte de los gerentes de convenio a las respuestas a los informes de visita y a la gestión de acciones que se requieran y su correspondiente cumplimiento, con el apoyo de sus gestores de calidad y/o de riesgos. Página 3 de 11 CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO VIGENCIA: 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTROS PROGRAMACIÓN DE VISITA Se solicita a las gerencias de unidad de la Subgerencia Técnica la relación de proyectos vigentes a su cargo. 1 2 3 4 5 6 Gerente área o profesional Equipo M &S Área de Planeación y Gestión de Riesgos. -Correo electrónico. Preparar la información Requerida de los proyectos acorde con las especificaciones definidas, para efectos de consolidar la base de datos necesaria para la programación del ciclo de visitas de M&S. Gerentes de Unidad Subgerencia Técnica -Correo electrónico. Recibir información Enviada por las Gerencias de Área de la Subgerencia Técnica, Si la información está completa continúa en la actividad No.4, en caso contrario continúa en la actividad No.1. Supervisor o Profesional soportes de información Equipo M &S Área de Planeación y Gestión de Riesgos. Para identificar y priorizar los potenciales proyectos para incluir en la programación de visita. Gerente o Coordinador M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos. -Formato Asistencia o Correo electrónico Supervisor M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos y Gerentes de Unidad Subgerencia Técnica -Modelo de Informe de visita definidos Supervisor o Profesional soporte de Información M & S Área de Planeación y -Relación de proyectos identificados (Base de Datos de proyectos Excel). Solicitar información Contactar al Subgerente Técnico, Gerentes de Área y/o de convenio Establecer criterios de verificación y elaborar el modelo de informe de visita Consolidar base de datos Nota: El área de Planeación y Gestión de Riesgos podrá consultar otras fuentes de información a fin de alimentar la base de datos para la programación del ciclo de visitas M&S. En coordinación con el gerente de convenio se establecen los criterios que se requieren evaluar en la visita y se elabora el modelo de informe de visita que utilizará la firma externa Nota: Sólo se realiza esta actividad si el gerente de unidad y/o convenio requiere una evaluación específica de sus proyectos. En la cual se identifiquen los proyectos vigentes. Nota: la base de datos debe ser actualizada periódicamente para que sirva como insumo al seguimiento de los proyectos. Página 4 de 11 -Soportes X -Correo electrónico. CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD VIGENCIA: RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTROS Gestión de Riesgos 7 Revisar estado y avance de proyectos. Acorde con los lineamientos definidos por el Gerente o Coordinador M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos. A fin de seleccionar los proyectos que se requiere realizar visita. Nota: Entre los proyectos se priorizarán aquellos que en visitas anteriores hayan presentado un estado crítico o con observaciones. 8 Consolidar el listado definitivo de proyectos a visitar Complementando los datos de contacto para notificar las visitas A los responsables de la gerencia y/o supervisión de los mismos que se serán incluidos en el ciclo de visitas. 9 10 11 12 Notificar los proyectos priorizados Remitir solicitud de visita a proyectos priorizados Elaborar (o ajustar) el cronograma de visitas Notificar las visitas Con base en las observaciones se realizan los ajustes que correspondan y se genera el informe definitivo de visitas A la(s) firma(s) de monitoreo y seguimiento externa(s). Incluyendo las fechas y personal designado y lo entrega al supervisor M&S de FONADE. A los involucrados en la ejecución del proyecto: (contratista o ejecutor e interventor) solicitando la asistencia y atención de la misma en la fecha programada, remitiendo copia de esta notificación al supervisor del proyecto, gerente del convenio y supervisor de M&S del área de Planeación y Gestión de Riesgos. Nota: En caso que no sea posible efectuar la visita en la fecha programada, el supervisor, Página 5 de 11 Supervisor M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos Coordinador o profesional M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos Coordinador o supervisor M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos Supervisor M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos Firma(s) de monitoreo y seguimiento externa(s). Firma(s) de monitoreo y seguimiento externa(s). -Relación de proyectos priorizados. - Relación de proyectos priorizados. -Correo electrónico. -Correo electrónico. -Correo electrónico o comunicación. - Cronograma de visitas. -Correo electrónico comunicado enviado a responsables de los proyectos a visitar. CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD VIGENCIA: RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTROS X - Cronograma de visitas aprobado. interventor o ejecutor debe fundamentar y soportar las razones para dicha cancelación. La firma(s) de monitoreo y seguimiento externa(s) debe remitir estos soportes al Supervisor M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos. Revisa y aprueba el cronograma de visita y presenta al coordinador M&S para su visto bueno. 13 14 15 16 Aprobar cronograma de visitas Supervisor M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos Si el cronograma no presenta inconsistencias, continúa con la actividad 13, en caso contrario continúa con la actividad 10. Con los involucrados en la ejecución Firma(s) de Confirmar y del proyecto (ejecutor e interventor) monitoreo y coordinar las visitas solicitando su asistencia en las seguimiento fechas programadas. externa(s). CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE PROYECTOS Buscar en los archivos digitales o físicos de la Entidad la información y documentación del proyecto, la consolida para su entrega al consultor externo y diligencia la Lista de chequeo de información de proyectos. Recolectar Apoyo a la gestión información a Nota: Cuando no se encuentre documental entregar información se procederá a notificar equipo de M&S al gerente de convenio y supervisor con copia al gerente de unidad a fin que estos realicen las gestiones correspondientes para la búsqueda y disposición de los documentos en el sistema de gestión documental. Revisar la información del proyecto En forma aleatoria para garantizar que los documentos encontrados correspondan al proyecto a visitar. Cuando se identifican inconsistencias se informará a los supervisores y/o gerentes de convenio 17 Generar los medios Copiando la información recolectada del proyecto y la lista de chequeo para ser entregada a la(s) firma(s) externa(s) de monitoreo. 18 Entregar la información Entrega el medio magnético con la información recopilada por FONADE Página 6 de 11 Coordinador / Supervisor equipo M&S Área de Planeación y gestión de riesgo Apoyo a la gestión documental equipo M & S Área de Planeación y gestión de riesgo Supervisor equipo M&S Área X - Correo electrónico. Lista de chequeo diligenciada. -Correo electrónico. - CD / Información Recopilada. - FAP320 Plantilla de CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO No. ACTIVIDAD VIGENCIA: DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE a las la(s) firma(s) externa(s) de monitoreo. de Planeación y gestión de riesgo PUNTO DE CONTROL REGISTROS comunicación externa. - FAU006 Lista de chequeo de información de proyectos. Registra en la Lista de chequeo de información de proyectos en el campo de observaciones el resultado de la verificación. 19 Verificar La información recibida 20 Conocer la información de los proyectos 21 Documentar las condiciones de los proyectos 22 Coordinar la logística previa a la visita de los proyectos 23 Realizar la visita a proyectos Director Firma Externa de Nota: La lista de chequeo monitoreo diligenciada constituye un soporte que debe adjuntarse al informe mensual de actividades por parte de la firma(s) externa(s) de monitoreo. PREPARACIÓN VISITA A PROYECTOS Relacionada con los ámbitos Auditor Firma jurídicos, técnicos, ambientales, Externa administrativos, financieros y encargada de sociales del proyecto para conocer el monitoreo estado y avance del mismo. Registrando la información relacionada con los aspectos jurídicos, técnicos, ambientales, Auditor Firma sociales, administrativos, y Externa financieros en el Informe de visita encargada de monitoreo Nota: esta actividad podrá ser culminada durante la ejecución de la visita. Gestionando las actividades logísticas y administrativas Director de Firma (itinerarios de viaje, traslado de Externa personal, material de apoyo, entre encargada de otros) para la realización de la visita monitoreo en campo con el personal encargado del proyecto. EJECUCIÓN DE VISITA AL PROYECTO Se desplaza al lugar donde se encuentra ubicado el proyecto. Realiza reunión con los que intervienen en el mismo: ejecutor e interventor y/o supervisor en los casos que aplique, diligenciando el Formato FAU005 Control de Asistencia. Nota: En caso que se requiera solicita y recolecta documentación complementaria del proyecto, actualizando la lista de chequeo Página 7 de 11 Auditor Firma Externa encargada de monitoreo X x . Modelo de Informe de visita prediligenciado . - FAU005 Control de asistencia. CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD VIGENCIA: RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL Evalúa los criterios y factores jurídicos, financieros, técnicos, socio-ambientales del proyecto, y determina el estado y avance del mismo, estableciendo eventos que puedan afectar la ejecución del mismo así como los niveles de alerta que se puedan presentar. 24 Verificar el estado del proyecto Realiza registro fotográfico de los proyectos visitados, donde se evidencie el estado de los mismos, dejando constancia en el Anexo del Informe Fotografías de avance de visita. Auditor Firma Externa encargada de monitoreo Evalúa el cumplimiento de los planes que se hayan definido para mitigar deficiencias previamente identificadas. GENERACIÓN DE INFORMES Y ALERTAS Consolida el informe incorporando todos los aspectos identificados en la revisión documental y los evaluados durante la visita y formula recomendaciones o alternativas de solución con el objetivo de subsanar las dificultades identificadas. 25 Elaborar informe preliminar de visita Remite el informe al supervisor de M&S del área de Planeación y Gestión de Riesgos en un término no superior a tres (3) días hábiles desde la fecha de ejecución de la visita. Firma Externa encargada de monitoreo REGISTROS - Fotografía de avance de visita. X - Informe preliminar de visita - Informe preliminar de visita. - Anexos y Soportes. Nota: En caso que corresponda a la última visita al proyecto se debe elaborar el informe de cierre de visita y remitirlo junto con el informe mensual de actividades. 26 Verificar Informe preliminar de visita Revisa la completitud y calidad del informe(s) generado(s) solicitando ajustes en caso que se requiera y conforma la base de datos de las visitas realizadas acorde con la estructura definida por FONADE, y los remite al Supervisor del equipo M&S Área de Planeación y gestión de riesgo. Nota: el Informe debe comprender los anexos definidos Página 8 de 11 - Informe preliminar de visita. Director Firma Externa de monitoreo - Anexo de Fotografías de avance de visita. - FAU005 Control de asistencia. - Lista de Chequeo CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD VIGENCIA: RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTROS diligenciado de proyectos -Informe de cierre de visitas - Base de datos de proyectos visitados Correo Electrónico . ANALISIS DE RESULTADOS DE MONITOREO 27 28 A 28 B 29 Notificar resultados de visitas de monitoreo Revisar informes de visita Emitir observaciones a los informes preliminares de visita Consolidar observaciones A los responsables de las gerencias de convenio en FONADE. y sus anexos a fin de garantizar su completitud, consistencia y calidad; y analiza la información sobre el avance y estado del proyecto; así como las alertas emitidas con base en la evaluación de los factores y criterios del informe de visita y las recomendaciones correspondientes. Notas: En los casos que corresponda también se analiza el Informe de cierre de visitas. Notificados, aportando al supervisor de M&S del área de Planeación y Gestión de Riesgos la documentación que considere necesaria para aclarar los aspectos reportados, con el fin que se revise la calificación emitida por la firma externa, si es del caso. Nota: si después de 5 días de remitido el informe preliminar de visita, no se emiten observaciones o aclaraciones por parte del gerente del convenio, se entenderá que no se tienen objeciones sobre el mismo. Propias y las emitidas por los gerentes de convenio y/o supervisores y remitirlas a las firmas de monitoreo y seguimiento, junto con los documentos aportados, con el fin que estas realicen las Página 9 de 11 Correo electrónico con el informe preliminar de visita - Informe preliminar de visita. Supervisor de M & S Área de Planeación y gestión de riesgo Supervisor de M & S Área de Planeación y gestión de riesgo X - Informe de cierre de visitas -Cuadro de Control de revisión de informes Gerentes de Convenio / Supervisores Supervisor de M&S o Coordinador Área de Planeación y Gestión de Riesgos - Correo electrónico. -Correo electrónico buzón documentos y planes M&S. CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD VIGENCIA: RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTROS modificaciones a que haya lugar al informe preliminar de visita. Nota: Es responsabilidad de los gerentes de convenio y/o supervisores de contratos realizar las transferencias documentales a los correspondientes expedientes de los proyectos o contratos visitados, siguiendo lo establecido en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad. 30 31 Gestionar la realización de ajustes al informe de visita Consolidar la base de datos de los proyectos visitados Remitiendo la versión final al supervisor de FONADE en un plazo no superior a dos (2) días hábiles. Director Firma Externa de monitoreo Informe Final de Visita Según los resultados de las visitas realizadas y se disponen los informes de las visitas finales para su consulta así como los demás anexos y documentos adicionales que se recopilen durante la visita de monitoreo y seguimiento. Supervisor o Profesional de soporte de información de M & S Área de Planeación y Gestión de Riesgos - Base de datos de proyectos visitados. - Informes de visitas en la unidad de red compartida. A los responsables de las gerencias de unidad y gerencias de convenio del proyecto en FONADE. 32 Notificar el informe final de visita de monitoreo Nota: La copia de los informes de visita, se hará en la Intranet, previo a la notificación a las respectivas gerencias. Los informes en original suscritos por las firmas de monitoreo y seguimiento serán transferidos a la carpeta del contrato de la firma de monitoreo y seguimiento. Gerente de área y Coordinador de M & S y profesional de soporte de información de M&S Área de Planeación y gestión de riesgos - Correo electrónico. -Informes en la Intranet. CONSOLIDACIÓN Y GENERACIÓN DE REPORTES GERENCIALES 33 Consolidar la información de las alertas emitidas sobre los proyectos visitados Generando los informes ejecutivos sobre los resultados de las visitas realizadas y los factores y criterios relevantes a los Gerentes de Unidad, el Subgerente Técnico y la Gerencia General Verificar estado del proyecto Si el proyecto se encuentra en estado normal, Fin del procedimiento. - Presentación de los resultados del ciclo de visitas en Powerpoint. - Informe gerencial dirigido al Subgerente Técnico Coordinador de M & S Área de Planeación y gestión de riesgo DEFINICION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES 34 Página 10 de 11 Supervisor de contrato o Gerente de X CÓDIGO: PAU004 VERSIÓN: 01 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS MONITOREO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD En caso contrario continúa en la actividad 35. Para subsanar los aspectos identificados en los proyectos con estado con observaciones o crítico, conservando las evidencias y soportes sobre su cumplimiento. 35 Gestionar acciones Realizar seguimiento 36 al estado del proyecto 37 Reportar avances al Subgerente Técnico Nota: En los casos que el proyecto se califique en estado crítico el gerente de convenio y/o supervisor debe remitir respuesta al supervisor del área de Planeación y Gestión de Riesgos indicando las acciones iniciadas; de tal forma que en siguiente visita se verifique su cumplimiento. Verificando el cumplimiento de las actividades establecidas. Sobre el estado y avance de los proyectos monitoreados y el cumplimiento a los planes definidos. En caso que se requiera se determinan ajustes o nuevas acciones Página 11 de 11 VIGENCIA: RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTROS convenio de FONADE - Soportes Gerentes de Convenio y/o supervisor Gerentes de Unidad y/o su gestor de riesgo Gerentes de Unidad - Correo electrónico. X - Reporte informe de visita - Reporte de avance - Actas de Reunión