sistemas de información para la gestión de viajes y

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SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO
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CÓDIGO: DSI-F-010
FECHA FORMATO: 14/nov/2009
VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES – VICEPRESIDENCIA FINANCIERAPROGRAMAS ESPECIALES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE VIAJES Y
LEGALIZACIÓN DE VIATICOS.
BANCÓLDEX
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CONTENIDO
Tabla de contenido
1. DEFINICIONES: .................................................................................................................. 3
2. USUARIOS: ......................................................................................................................... 4
3. FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SISTEMA .......................................................... 4
3.1 PROCESO DE GASTOS DE VIAJE. ........................................................................ 5
3.2 LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS. ............................................................................... 6
3.3 DINÁMICA CONTABLE MÓDULO DE VIAJES: ....................................................... 7
3.4 ESQUEMA PCAAD. ............................................................................................... 10
3.5 INTERACCIONES ADMINISTRATIVAS DE SOPORTE (reporte contable y reporte
presupuestal) ................................................................................................................... 11
3.6 GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................... 11
4.
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN ........................................ 12
4.1 CARACTERÍSTICAS DE ORDEN FUNCIONAL ....................................................... 12
4.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ............................................................................ 12
4.2.1 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS. ....................................................................... 12
4.2.2 SOPORTE DE LA SOLUCIÓN ............................................................................ 15
4.3 ESPECIFICACIONES DE METODOLOGÍA .............................................................. 15
5.
DOCUMENTACIÓN, ENTREGABLES .................................................................... 16
6.
MODELOS GRÁFICOS. .......................................................................................... 17
Gráficas.
Gráfica 1.
Gráfica 2.
Gráfica 3.
Gráfica 4.
Esquema del modulo de viajes (Solicitud)……………………………………………17
Esquema legalización de viáticos. ……………………………………………………18
Esquema de manejo presupuestal. …………………………………………………19
Integración Funcional Sistema Gestión de Viajes y Back Office. ………………20
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1. DEFINICIONES:
Bancóldex: Banco de Comercio Exterior de Colombia será el contratante de los bienes y
servicios objeto de la contratación. Los Programas Especiales se encuentran administrados
por el Banco y serán algunos de los beneficiarios de los bienes y servicios contratados por el
Banco.
Programas Especiales (PE): Se refiere a los Programas Especiales (Patrimonios
Autónomos). Actualmente estos programas son la Unidad de Desarrollo e Innovación (UDI),
el Programa de Transformación Productiva (PTP) y el Fondo de Modernización e Innovación
(FMI). Cuando se refiere a los PE, podrá interpretarse con respecto a uno, a varios o a todos,
sin que ello signifique que en el futuro, puedan incluirse sobre la misma lógica de negocio
otros programas especiales.
Pagos: Reconocimiento económico para cubrir el valor de una orden de servicio o pago de
un bien o servicio o de un contrato de cofinanciación y que puede afectar un eje misional. El
registro de una orden de servicio o contrato con plan de pagos permitirá determinar
necesidades de caja mensuales, quincenales o semanales según sea el caso.
Pagos directos: Pago de un bien o servicio que puede ser de carácter administrativo o
misional, sin la suscripción previa de un documento.
Aplicativo de Autogestión: La autogestión (administración autónoma) en organización es el
uso de cualquier método, habilidad y estrategia a través de las cuales los partícipes de una
actividad puedan dirigirse hacia el logro de sus objetivos con autonomía de gestión. Se
realiza por medio del establecimiento de metas, planificación, programación, seguimiento de
tareas, autoevaluación, autointervención y autodesarrollo. También se conoce a la
autogestión como proceso ejecutivo (en el contexto de un proceso de ejecución autónomo).
La autogestión pretende el apoderamiento de los individuos para que cumplan objetivos por
sí mismos.
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2. USUARIOS:
Los usuarios que accederán al sistema serán de tipo interno y externo:
Usuarios Internos de los PE: Usuario Administrador, Usuario Departamento de Gestión
Contable, Usuario Departamento de Servicios Administrativos, Usuario de la Oficina de
Finanzas Corporativas, Usuario Contraloría (CTR) y Revisoría Fiscal, Usuario gestión de
diferentes dependencias.
Los accesos y permisos de cada tipo de usuario serán parametrizables en función de su
perfil, de acuerdo a su función y responsabilidad. El sistema permitirá administrar y gestionar
múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la información y funciones, así
como, menús o rutas de llegadas personalizadas, de acuerdo con las políticas del Banco al
respecto.
Existirá además, un usuario administrador del sistema, que tendrá permisos a todos los
módulos del sistema y será el encargado del direccionamiento de las parametrizaciones
necesarias.
Usuario Supervisor: Es el usuario interno de Bancóldex que se encarga de hacer seguimiento
a los contratos de bienes y servicios, el monitoreo y su control autorizando el desembolso
correspondiente.
3. FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SISTEMA
Se busca soportar el proceso de solicitud, aprobación y gestión de viajes de funcionarios y
personal externo. Para lograr este propósito, se puede presentar un software especializado
que se pueda integrar con los otros sistemas de información del back Office y parametrizar
según el proceso detallado a continuación:
3.1
3.2
3.3
Proceso de gastos de viaje.
Legalización de Viáticos.
Dinámica Contable Módulo de Viajes.
El proceso que se detalla a continuación es aplicable tanto a los procesos del Banco, como a
los desarrollados bajo la administración que el Banco ofrece para los Programas Especiales.
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3.1
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PROCESO DE GASTOS DE VIAJE.
El proceso inicia con el acuerdo entre el viajero y su jefe para solicitar oportunamente el
viaje (tres días de antelación para viajes nacionales y 8 días para internacionales) en el que
se define el destino, objeto y duración.
El viajero ingresa al aplicativo de autogestión de viajes (provisto por la agencia de viajes)
ingresa su número de cédula, llave con la cual se despliega su nombre, centro de
responsabilidad y cargo.
Luego se selecciona la ciudad, el país de destino y las fechas de inicio de viaje y de retorno.
Soportado en las opciones que le ofrece el sistema, el viajero selecciona la aerolínea e
itinerario(s) para su desplazamiento, teniendo en cuenta las mejores opciones de costo.
Seguidamente, el viajero realiza similar consulta en la agencia de viajes para definir, de
acuerdo con las políticas del Banco, su hospedaje, teniendo en cuenta que en destinos
donde existan hoteles de convenio, el sistema desplegará únicamente estas opciones.
El módulo de autogestión proveerá la información requerida para continuar el flujo de
procesos y alimentar la base de datos del módulo de viajes de Bancóldex. La información
será suministrada a través de un archivo plano, el cual será tomado por el Aplicativo de
viajes del Banco (módulo de viajes) que, de acuerdo con el cargo del funcionario (orden
jerárquico) y el perfil del viaje (país de destino y número de días de estadía), calculará los
viáticos que le corresponden. En el evento en que no se requiera tiquete aéreo ni
alojamiento, el ciclo de la solicitud de viaje iniciará en el aplicativo de viajes del Banco
El viajero incluirá por último en el aplicativo de viajes los gastos adicionales en los que
incurrirá, tales como desplazamientos a aeropuertos y hoteles y los demás que se requieran,
desagregados si es del caso, tanto en moneda nacional (nacionales) como en moneda
extranjera (Internacionales).
El aplicativo de viajes del Banco generará una notificación dirigida al jefe y ejecutivo de viajes
del Departamento de Servicios Administrativos (DSA), que se podrá consultar en dispositivos
móviles. Estos funcionarios dispondrán como máximo de 2 horas (tiempo que podrá ser
parametrizable dentro del sistema) para hacer sus comentarios sobre el perfil del viaje, que
podrán originar modificaciones que el viajero deberá ejecutar. Si no existen comentarios a la
notificación dentro de dicho término de tiempo, el perfil del viaje deberá dirigirse al ordenador
de gasto de viajes (Director DSA) para su respectiva aprobación.
La aprobación de viajes, deberá obtener información presupuestal del sistema Back Office de
Bancóldex, que permita identificar la disponibilidad presupuestal y llevar un control por
empresa, área misional, convenio, vigencia, etc, para el rubro de viajes, este control podrá
modelarse de acuerdo a los requerimientos de cada una de las empresas, en cuanto a
control y holgura a ser llevados.
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Después de la aprobación dada por el Director de DSA, la agencia de viajes, de una parte,
procederá a emitir el tiquete y confirmar la reserva de hotel y, de otra, el aplicativo de viajes
del Banco activará la respectiva dinámica contable, la cual podrá afectar contabilidades de
empresas diferentes y por tanto deberá contar con las interfaces respectivas que permitan la
actualización de éstas en línea.
Se debe generar una interfaz (ACH) con el aplicativo de Bancolombia o el banco
correspondiente para finalmente ejecutar el desembolso. Este proceso se desarrollará por
empresa y por Banco.
Para fines de conservación documental, la información del perfil del viaje aprobado reposará
paralelamente en Onbase (aplicativo del Banco para gestión documental), por lo cual se
requiere contar con la respectiva interface que garantice llevar los soportes y el registro
correspondiente.
Para asignar los viáticos el sistema debe permitir la parametrización del orden jerárquico que
corresponda para asignar los valores respectivos. Igualmente diferenciar entre funcionarios
del Banco y personas de entidades externas supervisores, interventores o consultores.
3.2
LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS.
La legalización de viajes se hace con un plazo máximo de 8 días hábiles después de
finalizada la misión, el viajero deberá ingresar al aplicativo de viajes para registrar los viáticos
que efectivamente utilizó, así como los gastos adicionales en que incurrió, es decir,
desplazamientos a aeropuertos, hoteles y otros, desagregados si es del caso, tanto en
moneda nacional (viajes nacionales) como en moneda extranjera (viajes internacionales),
incorporando en el aplicativo de viajes los documentos soporte de la legalización.
Esta información deberá ser remitida a la ejecutiva de viajes del DSA quien revisará,
solicitará las aclaraciones pertinentes si es del caso o aprobará este balance.
Si de este ejercicio resultan recursos a favor o en contra del viajero, se procederá en
consecuencia, pero en ambos casos el aplicativo de viajes del Banco emitirá las respectivas
notificaciones al viajero y disparará las respectivas contabilizaciones.
El proceso de legalización de viajes (hoteles, tiquetes, viáticos y otros) debe afectar el ciclo
presupuestal PCAAD en los estados C-Comprometido, A-Adjudicado y D-Desembolsado de
manera continua de los recursos planeados indicando eje misional, presupuesto y vigencia a
afectar, en este caso se deberá contar con las interfaces que permitan la actualización de
dichos presupuestos en el sistema que corresponda en el Banco y en los Programas
Especiales administrados por el Banco.
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Para fines de conservación documental, la información de la legalización reposará
paralelamente en Onbase (aplicativo del Banco para gestión documental).
3.3
DINÁMICA CONTABLE MÓDULO DE VIAJES:
Los procedimientos contables que rigen los balances de Bancóldex y de los Programas
Especiales se basan en la normatividad emitida por la Superintendencia Financiera de
Colombia (Circular Básica Contable y Financiera – Circular Externa 100 de 1995), Resolución
3600 de 1988 (Plan Único de Cuentas) y por el decreto 2649 de 1993. Los gastos originados
por los viajes de comisiones, ya sean funcionarios del Banco o personal externo interventor,
se rigen bajo la siguiente dinámica contable:
3.2 Dinámica Contable De Viajes y Viáticos Programas Especiales

Dinámica contable Bancóldex (anticipo de viajes funcionario COP)
CUENTA
NOMBRE
168795017107 GASTOS DE VIAJE
1115050114 BANCOLOMBIA CTA
TERCERO
DEBITO
NO APLICA
CC FUNCIONARIO
190.000
TOTALES

190.000
190.000
Dinámica contable Programas Especiales (anticipo de viajes funcionario cop)
CUENTA
NOMBRE
ANTICIPO GASTOS VIAJES
16551001 MONEDA NACIONAL
2595950102 GASTOS ADMINISTRATIVOS
TERCERO
DEBITO
C.C. FUNCIONARIO
CREDITO
190.000
NO APLICA
190.000
TOTALES

CREDITO
190.000
190.000
190.000
Dinámica contable Programas Especiales (legalización anticipo de viajes funcionarios en COP)
CUENTA
NOMBRE
TERCERO
DEBITO
CREDITO
51903502 MANUTENCION
CC FUNCIONARIO
51903509 OTROS GASTOS DE VIAJE
NIT / CC PROVEEDOR
ANTICIPO GASTOS VIAJES
16551001 MONEDA NACIONAL
CC FUNCIONARIO
190.000
CC FUNCIONARIO
87.000
CUENTAS POR PAGAR OTRAS
2595951103 A EMPLEADOS
TOTALES
190.000
87.000
277.000
277.000
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
NOMBRE
TERCERO
16551002 GASTOS DE VIAJE
CC FUNCIONARIO
11050502 CAJA DOLARES
NO APLICA
DEBITO
CREDITO
480
480
480
Dinámica contable Bancóldex USD(legalización anticipo de viajes funcionarios USD)
CUENTA
NOMBRE
16551002 ANTICIPO GASTOS VIAJES
168795017104 GASTOS ADMINISTRATIVOS
TERCERO
DEBITO
CC FUNCIONARIO
NO APLICA
CREDITO
905.952
905.952
TOTALES
905.952
905.952
Dinámica contable Programas Especiales (legalización viajes funcionarios USD)
CUENTA
NOMBRE
TERCERO
51903502 MANUTENCION
CC FUNCIONARIO
51903509 OTROS GASTOS DE VIAJE
NIT / CC PROVEEDOR
2595950102 GASTOS ADMINISTRATIVOS
NO APLICA
CUENTAS POR PAGAR OTRAS
2595951103 A EMPLEADOS
CC FUNCIONARIO
DEBITO
CREDITO
905.952
78.000
905.952
TOTALES

FECHA FORMATO: 14/nov/2009
480
TOTALES

CÓDIGO: DSI-F-010
Dinámica contable Bancóldex USD (anticipo de viajes funcionarios USD)
CUENTA

VERSIÓN: 1
78.000
983.952
983.952
Dinámica contable Bancóldex (retención en la fuente asumida)
CUENTA
NOMBRE
TERCERO
DEBITO
CREDITO
POR SALARIOS Y DEMAS
25550501 PAGOS LABORALES
C.C. FUNCIONARIO
15.987
POR SALARIOS Y DEMAS
25550501 PAGOS LABORALES
C.C. FUNCIONARIO
32.420
168795017104 GASTOS ADMINISTRATIVOS
TOTALES
NO APLICA
48.407
48.407
48.407
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FORMATO
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
FECHA FORMATO: 14/nov/2009
Dinámica contable Programas Especiales (retención en la fuente asumida)
CUENTA
NOMBRE
TERCERO
DEBITO
POR SALARIOS Y DEMAS PAGOS
5295950801 LABORALES
C.C. FUNCIONARIO
15.987
POR SALARIOS Y DEMAS PAGOS
5295950801 LABORALES
C.C. FUNCIONARIO
32.420
2595950104 BX – RETENCIONES FUNCIONARIOS
NO APLICA
TOTALES
CREDITO
48.407
48.407
48.407
3.3 Dinámica Contable Módulo De Viajes Bancóldex

Dinámica Contable Anticipo De Viaje En Pesos - Funcionarios
NRO. CUENTA
CONCEPTO
DEBITO
16551001 CUENTAS POR COBRAR
205.000
25450001 CUENTAS POR PAGAR
205.000
TOTAL

205.000
CONCEPTO
DEBITO
16551001 CUENTAS POR COBRAR
CREDITO
205.000
51903502 MANUTENCIÓN
205.000
51903509 OTROS GASTOS VIAJE
15.000
25450001 CUENTA POR PAGAR
15.000
TOTAL
220.000
220.000
Dinámica Contable Anticipo De Viaje En USD - Funcionarios
NRO. CUENTA
TERCERO
CONCEPTO
16551002 CUENTAS POR COBRAR
C.C. - FUNCIONARIO
11050502 EFECTIVO DOLARES
NO APLICA
DEBITO
CREDITO
1.000
1.000
TOTAL

205.000
Dinámica Contable Legalización De Viaje En Pesos - Funcionarios
NRO. CUENTA

CREDITO
1.000
1.000
Dinámica contable legalización de viaje en USD - funcionarios
NRO. CUENTA
CONCEPTO
TERCERO
DEBITO
16551002 CUENTAS POR COBRAR
C.C. - FUNCIONARIO
51903502 MANUTENCIÓN
C.C. - FUNCIONARIO
800
51903509 OTROS GASTOS DE VIAJE
C.C. - FUNCIONARIO
200
TOTAL
CREDITO
1.000
1.000
1.000
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3.4 ESQUEMA PCAAD.
Esquema donde se relacionan las etapas a través de las cuales se efectúa el control de los
recursos recibidos por los Programas Especiales para frentes misionales como para Gastos
de Funcionamiento y Otros Gastos de Apoyo de la Operación para las diferentes vigencias
de los recursos. Estas etapas son: Presupuesto, Compromisos, Asignación, Adjudicación y
Desembolso.
El esquema (PCAAD) incluye las etapas a través de las cuales se efectuará el control de los
recursos recibidos por los Programas Especiales para frentes misionales, para gastos de
funcionamiento y otros gastos de apoyo de la operación para las diferentes vigencias de los
recursos.
El Esquema está compuesto por las siguientes etapas:
Presupuesto: Corresponde a los montos presupuestales definidos para cada uno de los
frentes misionales de cada Programa Especial, así como para lo
correspondiente a Gastos de funcionamiento y otros gastos de apoyo de la
operación que han sido aprobados por el órgano de gobierno.
Compromiso: Corresponde al inicio de procesos que impliquen que en el futuro se puedan
presentar exigencias de recursos sobre las partidas presupuestales
previamente aprobadas.
Asignación:
Corresponde a la viabilidad de propuestas y/o proyectos de cofinanciación y
otros conceptos misionales
Adjudicación: Corresponde a la firma o formalización de contratos de cofinanciación,
contratos de compra de bienes y servicios, convenios, órdenes de compra de
bienes o servicio, debidamente suscritos por el Programa Especial y los
pagos directos de facturas. Incluye adicionalmente los gastos de
funcionamiento y otros gastos de apoyo de la operación que se hayan
formalizado mediante los convenios respectivos con Bancóldex actuando
como administrador del PE respectivo o con las entidades correspondientes
El saldo de este estado es acumulativo pero excluyente respecto al
Asignado. Esto significa que su saldo se incrementará permanentemente por
cada Adjudicación que se registre hasta alcanzar como máximo el monto del
Presupuesto aprobado.
Desembolso: Corresponde a los pagos realizados por el Programa.
El saldo de este estado es acumulativo. Esto significa que su saldo se
incrementará permanentemente por cada desembolso registrado hasta
alcanzar como máximo el monto del presupuesto aprobado.
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Dependiendo de la naturaleza del hecho económico, en algunas situaciones, el Compromiso,
la Adjudicación y el Desembolso se darán de forma simultánea. No obstante, los registros
contables reflejarán el tránsito de los recursos por cada uno de los estados.
Así mismo la reversión o anulación de operaciones deberá disminuir los saldos acumulados
para cada uno de los estados del presupuesto.
3.5 INTERACCIONES ADMINISTRATIVAS DE SOPORTE (reporte contable y reporte
presupuestal)
El sistema deberá facilitar la interacción entre los Programas Especiales y Bancóldex en
términos contables y presupuestales. El sistema deberá facilitar del lado del sistema de
gestión de proyectos misional la integración con recursos de cómputo, y/o aplicaciones que
se encuentren disponibles sobre la plataforma de Bancóldex y que deban suministrar
información a los PE y viceversa.
Los servicios de conexión deben contar con interfaces comunes para interactuar con proceso
de negocio, e interfaces separadas en los casos en los cuales el usuario así lo estime
necesario.
Para efecto de los procesos de integración de soluciones, se debe tomar en cuenta que los
Programas Especiales comparten información con los sistemas contables y presupuestales
del Banco por lo tanto se requiere que la afectación contable y presupuestal se establezca en
línea.
3.6 GESTIÓN DOCUMENTAL
Dado que los documentos y la información deberán ser cargados por el usuario que se
beneficia de anticipos, el sistema deberá entregar esta información en una ruta de archivos
definida por el Banco, para su posterior cargue a Onbase teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Los índices de los documentos cargados deberán ser presentados en un archivo de texto
(txt), con el siguiente formato: “Nombre del documento, fecha del documento, fecha y
hora de cargue, número consecutivo asignado por el sistema para el viaje en trámite,
identificación del funcionario que aplica al viaje, nombre del funcionario que aplica al
viaje, nombre del archivo.pdf”.
2. El nombre del archivo de texto deberá comenzar con las siglas VJ.
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4. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN
A continuación se describen las características particulares del sistema.
4.1 CARACTERÍSTICAS DE ORDEN FUNCIONAL
1. Deberá guardar el historial de todos los cambios efectuados sobre los datos y el usuario
que los hizo (trazabilidad) y de tener opciones de consulta, generar informe o exportar
esta información.
2. Se requiere que la solución cuente con un sistema de administración de la seguridad y
del control de acceso.
3. Se requiere contar con la generación de alertas correspondientes, que deben identificar
el proceso a ser desarrollado y se notifique de eventos próximos a suceder.
4. Se debe contar con una herramienta que permita la generación personalizada de
informes, así como la definición de indicadores y estadísticas que correspondan a la
información registrada en el sistema.
4.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
El proveedor de servicios de tecnología debe hacer una especificación detallada del
cumplimiento de los requerimientos de software, hardware y comunicaciones que se
especifican en los servicios que se detallan en este ítem.
La propuesta deberá tener especificados cada uno de los elementos y componentes que
hacen parte de la solución, los cuales sean prerrequisito para la implementación y
funcionamiento de esta solución.
De no ser explicito, se asume estas serán presentadas
por el proponente como parte integral de su propuesta.
4.2.1
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS.
Requerimientos mínimos y óptimos a nivel de software, hardware y comunicaciones para la
operación directa en todos los servicios transaccionales.
-
Arquitectura de software
 Servidor de aplicaciones (sistema operativo, servidores web, etc.).
 Servidor de bases de datos (motor y versiones).
 Lenguaje de desarrollo utilizado.
 Portabilidad.
 Tipos de navegadores que soporta.
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 Cumplimiento de la ley 1581 de protección de datos.
 Interfaz gráfica con diseño intuitivo.
Deberá incluir la propuesta de escalabilidad que le permitan al sistema adaptarse a las
demandas que surjan por crecimiento de usuarios que acceden a la aplicación.
-
Arquitectura de hardware
 Características de los servidores de aplicaciones y base de datos:
o Tipo de servidores.
o Cantidad de memoria.
o Características del procesador.
o Capacidad discos duros.
o Tarjetas de Red.
o Enrutadores.
o Características de disponibilidad y escalabilidad.
-
Arquitectura de comunicaciones. En caso de tratarse de un servicio en la nube, deberá
especificar características adicionales a solo el consumo de anchos de banda, los
cuales se describen a continuación:
o Características de disponibilidad y escalabilidad.
o Velocidad del canal de comunicaciones.
o Medición y registro de parámetros del uso del ancho de banda.
o Evaluación y administración del reuso.
o Capacidad de ancho de banda.
o Infraestructura física.
o Sistema de administración de redes.
o Soporte a nivel del datacenter 7x24x365
o Disponibilidad del servicio (Uptime requerido 99.9995%)
o Especificación del canal, tipo de seguridad, que se requieren para conectar con
los sistema operativos en las instalaciones del banco y con los cuales se
requiere de una interface.
-
Licenciamiento
 Tipos y Cantidad de licencias requeridas.
 Costos y periodo de vigencia de las licencias.
 Soporte, mantenimiento y actualización de las licencias.
 Licencias para soportar esquema de ambientes de desarrollo, pruebas,
producción y contingencia para ambiente productivo.
-
Continuidad
 Plan general de continuidad del servicio (gestión, recuperación, replicación,
prevención de riesgos, documentación, entre otros).
 Estándares de calidad (certificaciones ISO, NAP).
 Políticas de backups.
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

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Resultados de las auditorias generales sobre los servicios.
Nivel TIER del centro de datos principal y de contingencia a través del cual se
prestará el servicio, en caso de contarse con este esquema.
-
Seguridad
 Esquema de seguridad física y lógica del datacenter.
o Servidores aplicaciones.
o Servidores bases de datos.
 Políticas de seguridad a nivel de accesos.
 Gestión y seguridad de los servicios a prestar, necesarios para el correcto
funcionamiento de la plataforma de TI.
 Certificación de cumplimiento de políticas de confidencialidad, disponibilidad e
integridad de la información.
 Servicios de administración
de seguridad (SSL, encripción de datos,
herramienta de gestión y monitoreo para la detección temprana de intrusos,
firewall, entre otros).
 Plan de auditoría sobre la seguridad de los sistemas gestionados (logs y
reportes).
 Certificado Digital para acceso WEB.
 Análisis de vulnerabilidades y riesgo operativo. Para esto se debe presentar la
estrategia a ser implementada y el plan utilizado.
 Autenticación contra el directorio activo del Banco. En este caso el proveedor
deberá especificar el esquema lógico y físico de los elementos necesarios para
garantizar una adecuada y segura conexión entre la nube y el directorio activo
que se encuentra en sitio.
 Cumplimiento circulares 052 de 2007 y 042 de 2012.
 En caso de especificarse un esquema de seguridad física entre el datacenter
del hosting y el del Banco, se deberá aclarar los requerimientos a tenerse en
cuenta, en caso de ser lógico, se deberá especificar como funciona lógicamente
el esquema de seguridad.
-
Licenciamiento
 Administración de control de versiones.
 Tipos y Cantidad de licencias requeridas.
 Costos y periodo de vigencia de las licencias.
 Soporte, mantenimiento y actualización de las licencias.
 Licencias por ambiente con sus costos (producción, pruebas, desarrollo).
-
Adicionalmente, el proponente debe presentar la arquitectura completa mediante un
esquema gráfico.
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-
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Servicio de hosting, tipo de hosting a implementarse, el costo del mismo debe incluirse
en la propuesta, especificándose el tiempo de servicio soportado con la propuesta
inicial así como el costo posterior anual a ser renovado.
4.2.2

VERSIÓN: 1
SOPORTE DE LA SOLUCIÓN
Esquema de las diferentes líneas de soporte (teléfono, mail, online, presencial, entre
otros).
Esquemas de monitoreo, seguimiento y control
o Incidencias.
o Acuerdos de servicio (SLA).
o Acuerdos de Operación (OLA). En caso de presentarse una propuesta de servicio
en la nube.
o Niveles de atención,
o Controles de cambio.
o Versionamiento, mantenimiento y nuevos desarrollos.
o Configuraciones (aplicación, base de datos, servidores).
Soporte sobre la funcionalidad de la solución 7x24x365.
Esquema definido para nuevos requerimientos, costos relacionados con los diferentes
tipos adicionales de contratación: capacitación, consultoría, desarrollo, así como de la
disponibilidad para contar con dichos servicios.
4.3 ESPECIFICACIONES DE METODOLOGÍA
El proveedor de servicios de tecnología debe hacer una especificación detallada de la
metodología a ser utilizada durante la ejecución del proyecto, donde se debe aclarar:
1.
2.
3.
4.
5.
Fases asociadas al proceso de gestión de proyectos
Entregables definidos en cada una de las fases.
Roles y participantes vinculados a cada una de las fases.
Técnicas a aplicar
Estrategias de desarrollo del proyecto y del software, (indicar como se desarrollan
estrategias agiles, para un desarrollo ágil e iterativo)
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FORMATO
SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO
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5. DOCUMENTACIÓN, ENTREGABLES
El proveedor deberá realizar la entrega de los siguientes documentos tanto técnicos como
funcionales:
1.
2.
3.
4.
5.
Implantación del sistema.
Capacitación de los usuarios (aproximadamente 200).
Manuales de usuario, técnico y diccionario con toda la estructura de la base de datos.
Backup de base de datos semanales y al final del proyecto en DVD.
El proveedor debe entregar en formato XML la información contenida en la base de datos
de la aplicación al finalizar el proyecto. Adicionalmente, debe realizar las consultas a
estos archivos que serían las mismas solicitadas en los reportes que generará la
aplicación.
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FORMATO
SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO
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6. MODELOS GRÁFICOS.
ESQUEMA DEL MODULO DE VIAJES (SOLICITUD)
– GRÁFICA 1
Inicio
Viajero y jefe
Software
Autogestión
Ordenador
Acuerdo plan de viaje
Ingreso plan de viaje:
Tiquetes, alojamiento y
gastos adicionales.
Cálculo automático de
viáticos
Aprobación de la
solicitud de viaje
Notificación a
jefe y viajero
Confirmación de
Tiquete
Desembolso
-Afectación PE o BCX
-Dinámica Contable
FIN
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FORMATO
SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO
ESQUEMA LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS
VERSIÓN: 1
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– GRÁFICA 2
Inicio
-Control Plazo Legalización
-Registro Viáticos Utilizados (COP/USD)
-Gastos Adicionales (COP/USD)
-Notificación DSA de parte del viajero
-Resultado del Ejercicio (a favor o en contra)
Notificación
Viajero
-Afectación PE o BCX
-Dinámica Contable
Gestión documental
FIN
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FORMATO
SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO
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ESQUEMA DE MANEJO PRESUPUESTAL – GRÁFICA 3
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FORMATO
SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO
INTEGRACIÓN FUNCIONAL SISTEMA GESTIÓN
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DE VIAJES Y BACK OFFICE
– GRÁFICA 4
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