capítulo v

Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
CAPITULO V
PROPUESTA DEL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
RESUMEN EJECUTIVO
El presente Plan de Relaciones Públicas muestra las estrategias dirigidas a los
Públicos Internos (empleados que conforman y prestan Servicio en la Alcaldía) y
Externos (Sector, Comuna, Comercio, Microempresa e Industria) de el Municipio
de Ilopango
El objetivo general del PRPI(33) es planear, desarrollar y organizar las
actividades, eventos u obras que
realiza la Alcaldía y así lograr un mejor
servicio para los públicos y una mejor percepción de estos acerca de la Alcaldía
y las funciones que esta desempeña.
El Plan de Relaciones Públicas de la Municipalidad de Ilopango, muestra las
estrategias dirigidas a satisfacer las necesidades encontradas de los diferentes
públicos, dentro de las que se pueden mencionar el poco o nulo conocimiento
de las actividades u obras que realiza la Alcaldía, la falta de comunicación
interna de la Alcaldía, falta de posicionamiento del nombre de la Alcaldesa, falta
de participación
e iniciativa por partes de los diferentes públicos para las
actividades que realiza la Alcaldía, según la investigación de mercado que se
realizó.
(33) PRPI:Plan de Relaciones Publicas de Ilopango
172
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Es preciso mencionar que el Departamento de Relaciones Públicas de Ilopango
esta respondiendo actualmente a la investigación de mercado realizada en este
PRPI(34), ejemplo de ello es la evolución que ha tenido la imagen de la Alcaldía
a través de medios de comunicación masiva, como lo son radio y prensa. Así
como el desarrollo de actividades y promoción de ellas.
Como lo son sean fiestas patronales, donaciones, actividades que promuevan el
arte y la cultura, proyectos comunitarios, deportes, turismo, etc que la Alcaldía
realiza para beneficio del municipio
También es importante mencionar que la alcaldía no cuenta con un cronograma
definido de actividades publicitarias o de Relaciones Públicas, lo que los lleva a
una improvisación de las mismas.
Es por esto que se considera importante la implementación de una propuesta de
solución con un Plan de Relaciones Públicas para la Alcaldía de Municipio de
Ilopango, Departamento de San Salvador.
5.1 OBJETIVO GENERAL
Proporcionar
a la Alcaldía
del Municipio de Ilopango por medio del
Departamento de Relaciones Públicas, un Plan de Relaciones Públicas el cual
mejore los lazos entre la Alcaldía y los diferentes públicos que la conforman.
(34 )PRPI: Plan de Relaciones Públicas Ilopango
173
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Crear una imagen fresca al Departamento de Relaciones Públicas a
través de un cambio de nombre, creación de un isótopo.

Señalizar la ubicación de departamento de relaciones públicas por medio
de medios alternos y elaborar el diseño de material impreso para uso de
oficina.

Desarrollar instrumentos para el público interno y externo que les facilite
conocer las actividades que la Alcaldía realizará en el periodo de un año.

Realizar Actividades para público interno y externo que mejoren las
relaciones con la Alcaldía de Ilopango.

Implementar diseños en material POP dentro del municipio que ayude a
brindar una imagen de las actividades que la Alcaldía esta realizando.

Proporcionar diseños de afiches informativos sobre los servicios que
presta la Alcaldía y la importancia de las Relaciones Públicas.
5.3 PÚBLICOS
5.3.1 Público Interno: Alcaldesa, Concejo Municipal, Jefaturas y Empleados
5.3.2 Público Externo: Contribuyente Inmuebles, Sector Industrial, Sector
Comercio y Sector Microempresa
174
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
5.4 Periodicidad de Un Año: Este Plan se encuentra conformado por un Plan
permanente ya que este comprende la labor delineada para la vigencia del plan,
tiene un desarrollo estable y por lo tanto se conocen los recursos que serán
necesarios para su realización.
Así también un Plan Transferencial ya que al ser evaluadas cada una de las
actividades que se estarán realizando durante un período determinado, en estas
evaluaciones pueden surgir cambios, y así para lograr un mejoramiento continuo
habrá que iniciar nuevamente el proceso de reestructuración del Plan de
Relaciones Públicas.
5.5 TACTICAS A IMPLEMENTAR
MES DE ENERO
No
1
NOMBRE DE LA TÁCTICA
Nuevo Enfoque Cambio de Nombre
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TÁCTICA
Público Interno
Departamento de Comunicación y Prensa a
“Departamento De Relaciones Públicas”
2
Logo Del Departamento De Relaciones
Externo e Interno
Públicas
MES DE FEBREO
No
NOMBRE DE LA TÁCTICA
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TÁCTICA
3
Estrellita
Externo e Interno
4
Señalización del Departamento De
Externo e Interno
Relaciones Públicas
175
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
MES DE MARZO
No
5
NOMBRE DE LA TÁCTICA
Croquis Departamento De Relaciones
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TÁCTICA
Externo e Interno
Públicas
6
Hojas Membretadas, Sobres y Tarjeta De
Externo e Interno
Presentación
MES DE ABRIL
No
7
NOMBRE DE LA TÁCTICA
Vallas y Mupies(*)
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TÁCTICA
Interno
MES DE MAYO
No
8
NOMBRE DE LA TACTICA
Feliz día Mamá
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TACTICA
Externo e Interno
MES DE JUNIO
No
NOMBRE DE LA TACTICA
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TACTICA
9
Feliz día Papá
Externo e Interno
10
Mundo Mas Grande
Externo
MES DE JULIO
No
NOMBRE DE LA TACTICA
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TACTICA
11
Reciclar Tarea de Todos
Externo
12
Fiesta del Agua
Externo
MES DE AGOSTO
No
13
NOMBRE DE LA TÁCTICA
Día del Empleado Municipal
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TÁCTICA
Público Interno
176
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
MES DE SEPTIEMBRE
No
14
NOMBRE DE LA TACTICA
Capacitaciones y Convivíos
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TACTICA
Externo e Interno
MES DE OCTUBRE
No
15
NOMBRE DE LA TÁCTICA
Ilopango en Fotografías
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TÁCTICA
Externo
MES DE NOVIEMBRE
No
16
NOMBRE DE LA TÁCTICA
Calendario de Las 12 Estrellas
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TÁCTICA
Externo e Interno
MES DE DICIEMBRE
No
NOMBRE DE LA TÁCTICA
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA TÁCTICA
17
Agenda Ilopango
Externo e Interno
18
Tren Cultural
Externo
Tácticas a lo largo de todo el año
No
NOMBRE DE LA TÁCTICA
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA
TÁCTICA
19
Conoce Los Servicios de Tu Alcaldía
Externo e Interno
20
Que Son Las Relaciones Públicas
Externo e Interno
21
Plan de Contingencia
Externo
22
Alcaldía al Aire
Externo
177
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
5.5.1 LA METODOLOGÍA INDICADA
El presente Plan de Relaciones Públicas se base en dos estrategias:
Estrategia Diferenciación: cuyo objetivo es crear algo que sea percibido en el
mercado, es por ello que se proponen actividades que tanto el público interno y
externo puedan participar y a la vez percibir de una forma directa.
Para aplicar esta estrategia se desarrollaron las siguientes Actividades:
Investigación Preliminar:
 Encuestas
 Entrevistas
 Focus Group
Diagnostico de la Situación
 Resultados obtenidos de la investigación preliminar.
Tipo de Plan
 Plan Permanente
 Plan Tranferencial.
Fijación de Objetivos
 Los objetivos se determinaron dependiendo
necesidades de los públicos encontradas.
Selección de Público
 Públicos Externos
 Públicos Internos
de las
Estrategia de Difusión:
Metodología por medio de la cual se dará a conocer las actividades eventos y
obras que realizarán en un periodo determinado
de 12 meses
en el
se
determinara quien será la entidad encargada de ejecutar dichos eventos.
178
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango






Señalización
Afiches
Vallas
Muppies
Cartas
Cuña
Control
de
Gestión
(Permanente)
y
Evaluación(Periódica)


Reuniones con el Concejo Municipal trimestrales.
Evaluaciones por Tácticas.
Corrección Eventual (para lo
que se reinicia todo el ciclo.

Reunión Departamento De Relaciones Públicas
para analizar las fallas y mejoras durante el ciclo
(12 meses)
Responsables de Acciones y
Recursos a Utilizar
Calendarización
de
Actividades
Presupuesto

Departamento De Relaciones Públicas

12 MESES

12 MESES
Información – Comunicación
5.6 Tácticas para el Plan de Relaciones Públicas
Táctica
No1:
NUEVO
ENFOQUE
“CAMBIO
DE
NOMBRE
DE
DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Y PRENSA A DEPARTAMENTO DE
RELACIONES PÚBLICAS
Objetivo: Que el departamento sea identificado de acuerdo a las funciones que
desempeña, de igual manera con la elaboración del logo se pretende posicionar
en los diferentes públicos el nombre del Departamento De Relaciones Públicas
179
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica: La estrategia de Nuevo Enfoque consiste en el Cambio de nombre de
Departamento de Comunicaciones a Departamento de Relaciones Públicas en la
Alcaldía de Ilopango el cual, se considera importante debido a la función que
dicho departamento cumple, ya que no es únicamente comunicar sino
realizan
que,
un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y
sostenidas a lo largo del tiempo.
Esta Estrategia esta dirigida a:

Público Interno: Se pretende que conozcan el Departamento De
Relaciones Públicas por medio de una imagen renovada.

Público Externo: Que conozcan el Departamento De Relaciones Públicas
proyectando una imagen positiva y abierta a relaciones y alianzas para
un beneficio para ambas partes.
Responsable: Jefe del Departamento De Relaciones Públicas: Lic. Marco
Antonio Cativo
Inversión: Esta estrategia no incurre en gastos, únicamente
el Lic. Marco
Antonio Cativo debe de enviar la propuesta al Concejo Municipal quien junto a la
Alcaldesa darán respuesta a dicha propuesta.
180
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No2: LOGO DEL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
Objetivo: Crear un Logo que identifique al departamento
Públicas para
la
mejorar
de Relaciones
la relación con los proveedores y públicos que
conforman el Municipio.
Táctica: La estrategia de Realización de un logo para el Departamento De
Relaciones Públicas,
se basa en la necesidad de identificación del
Departamento de Relaciones Públicas para que todos los que se ven
involucrados directamente e indirectamente con el y sepan identificarlo, también
se podrá aplicar a toda clase de material impreso o visual que el departamento
utiliza; de tal manera que se posiciones en el público interno(Miembros que
componen
la
Alcaldía)
y
Externo(Contribuyente
Inmueble,
comercio,
Microempresa e Industria). Los colores que este logo incluye son el rojo, blanco
y negro creando una armonía visual y llamativa. Esta estrategia esta dirigida a
los dos públicos con el objetivo de posicionarse en la mente de estos. Esta
estrategia será implementada en el momento en el que el consejo Municipal
junto a la Alcaldesa de su aprobación.
Responsable: Departamento de Relaciones Públicas, quien propondrá este
logo para su aprobación
Costo: Esta estrategia no incurrirá en ninguna inversión de diseño y arte.
181
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No2: Realización de Logo .
Público: Externo e Interno
Táctica No3: ESTRELLITA
Objetivo:
Darle a la Alcaldía una imagen más fresca a través de un ISOTIPO
de una estrella que representa la luminosidad de la institución, con la que
personas de todas las edades que habitan el Municipio se sientan identificadas.
Estrategia: Crear una estrella animada que transmita la familiaridad de la
Alcaldía, así como una imagen que inspire confianza. Se le dio el nombre de
Estrellita, para lograr un posicionamiento eficiente en la mente de los habitantes
del Municipio. Este Isotipo se implementara en el momento que el Consejo y la
Alcaldesa apruebe dicha propuesta. En el caso de ser aprobada se utilizará en
todo el material Impreso que el departamento y la Alcaldía realiza al momento de
dar a conocer las actividades, eventos u obras para cada uno de los sectores
que conformen el Municipio.
182
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Costo: Esta estrategia no incurre en costo por arte y diseño del isotipo.
Táctica No 3: Estrellita
Dirigida a: Público Interno y Externo
183
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No4: ROTULACIÓN DE DEPARTAMENTO DE RELACIONES
PÚBLICAS
Objetivo: Señalizar la Oficina del Departamento de Relaciones Públicas dentro
de las instalaciones del edifico donde se encuentra ubicado.
Táctica: Tomando en cuenta que el departamento de Relaciones Públicas es
un importante para la Alcaldía ya que este tiene la función de mejorar las
relaciones con los públicos, es importante que se encuentre bien señalizado
para que las personas que visite el Departamento de Relaciones Públicas lo
identifique y ubique rápidamente. Se propone realizar un rotulo con el nombre
del departamento para una fácil identificación por parte de todos los públicos y
así facilitar la relaciones entre estos y la Alcaldía
Responsable: DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
Costo Rotulación DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
1
Rotulo de 30
cm x 15 cm
$10.17
TOTAL
PRECIO TOTAL
$10.17
$
10.17
184
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No4: Señalización del Departamento de Relaciones
Públicas
Público: Externo e Interno
Táctica No5: CROKIS DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
Objetivo: Crear un banner con el cual le facilite a los diferentes públicos la
ubicación del Departamento De Relaciones Públicas
Táctica: Ubicar un banner de 2.00 mts por 0.75 mts con varilla frente a las
instalaciones
de la Alcaldía de tal manera que cuando el público externo
ingrese observen el banner y
conozcan la ubicación del Departamento De
Relaciones Públicas.
Responsable: DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
185
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
PRECIO TOTAL
1
Banner de 2.00
Mts por 0.75 mts
con varilla
$20.31
$20.31
TOTAL
20.31
Táctica No5: Señalización del Departamento De
Relaciones Públicas.
Público: Externo e Interno
186
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Estrategia No5: Señalización del Departamento De
Relaciones Públicas.(Acercamiento del Mapa
Público: Externo e Interno
Táctica No 6 : HOJAS MEMBRETADAS, SOBRES Y TARJETA DE
PRESENTACIÓN
Objetivo: Elaborar un distintivo para el Departamento De Relaciones Públicas,
para facilitar la comunicación y relación con los diferentes públicos.
187
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica: El diseño de las Hojas Membretadas, Sobres y Tarjeta de
Presentación, han sido elaboradas bajo el mismo esquema que el logo, para que
exista
concordancia entre estas y sea fácil para los diferentes públicos
la
identificación del departamento.
Responsable: DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
500
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO TOTAL
Paginas
membretadas
16.95
500
Sobres
500
28.25
Tarjetas de
Presentación
TOTAL
113.00
$
158.20
Táctica No6: Hojas Membretadas, Sobres y tarjetas de
Presentación
Público: Interno y Externo
188
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
189
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No7: CALENDARIO DE LAS 12 ESTRELLAS
Objetivo: Programar las actividades correspondientes a cada mes del año
siendo coherentes con la época, de tal manera que les permita una mayor
organización de los eventos que realizan.
Táctica: Desarrollar un calendario de eventos y actividades que se realizarán a
lo largo de año, es decir 12 Estrellas cada estrella corresponderá a cada uno de
los meses del año, estas irán sujetas a un presupuesto que se asignará según el
tipo de actividad. Los eventos y actividades que irán en el Calendario de las 12
Estrellas son celebraciones propias del municipio de Ilopango, del país y de
carácter mundial.
El calendario se desarrollara en forma cronológica en donde se realizará una
actividad por mes como mínimo y da espacio y vialidad para actividades que
surjan de improviso. Este Calendario estará a disposición de las personas en
cada uno de los departamentos que conforman la Alcaldía ubicado dentro de
cada uno de la oficina de Departamento De Relaciones Públicas. El calendario
se empezara a diseñar en el ultimo trimestre del año en curso para que este a
disposición a finales del año y así tener ya visualizadas las actividades que se
desarrollaran el próximo año.
Responsable: El departamento de Relaciones Públicas junto a la Alcaldesa
desarrollara el calendario de actividades a realizar durante el año 2008.
190
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
SIN IVA
PRECIO
TOTAL
25
Afiches
tamaño
poster
$2.83
$70.63
TOTAL
$70.63
Táctica No7: Calendario de las 12 Estrellas.
Público: Interno (Departamento de Relaciones Públicas)
PúPÚBLICAS)
191
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No7: Calendario de las 12 Estrellas.
Público: Interno (Departamento de Relaciones Públicas)
PúPÚBLICAS)
192
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No8: AGENDA ILOPANGO
Objetivo: Crear un instrumento accesible y de fácil manejo que ayude a los
públicos Externos e Internos a identificar las actividades, eventos o obras que
desarrolla la Alcaldía de Ilopango durante el año.
Táctica: La Agenda Ilopango se realizará en forma de brochure tamaño bolsillo
para el fácil manejo de esta y que a su vez sea fácilmente portable así los
públicos que conforman el municipio podrán tener a su alcance las fechas
nacionales y del municipio mas importantes, así como concursos y otros eventos
y actividades realizados por la Alcaldía, y lograr de esta manera una mayor
participación e interés por parte de los públicos sobre las actividades que se irán
realizando en el transcurso del año.
Cabe mencionar que la Agenda Ilopango será manejada a base de patrocinios
con los cuales ya cuenta el departamento con la disposición de empresas como
Dolofin, Diario Colatino, ABC Impresos. La Agenda Ilopango será adjunta a los
Recibos de impuestos Municipales que se distribuyen a cada uno de los
contribuyentes inmuebles y
además estará a disposición para todas las
personas en cada uno de los departamentos que conforman la Alcaldía y de
esta manera puedan tener acceso a el.Además dentro de la Agenda Ilopango se
incorporara el Nombre de la Alcaldesa, El Escudo del Municipio y la Misión de la
Alcaldía, de tal manera que quede posicionado.
Responsable: DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
193
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No8: AGENDA ILOPANGO.
Público: Interno y Externo
194
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No9 : DÍA DEL EMPLEADO MUNICIPAL
Objetivo: Motivar al recurso humano de la Alcaldía a través de una tarjeta de
Felicitación en el día del Empleado Municipal.
Táctica: Se realizarán poster para que sean ubicados en las 22 dependencias
que conforman la Alcaldía de Ilopango donde se felicitara a los Empleados
Municipales por su dia ya la vez una tarjeta de Felicitación para el recurso
humano que labora fuera en la Alcaldía de Ilopango, esta se entregara el día 29
de Agosto. Las Tarjeta será diseñada por el departamento de Relaciones
Publicas a principios del mes de Agosto, con esto se logrará que el empleado se
sienta valorado por las diferentes actividades que desempeñan dentro de la
Alcaldía.
Responsable: Personal del Departamento De Relaciones Públicas(35)
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
22
1
25
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
Afiches
Tinta
Paginas
especiales
PRECIO
UNITARIO
$1.41
$7.91
$0.28
TOTAL
PRECIO TOTAL
$31.02
$7.91
$7.00
$45.93
(35) DRP :Departamento de Relaciones Publicas
195
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No9: Día del Empleado Municipal
Público: Interno
196
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No10: TREN CULTURAL
Objetivo: Demostrar a representantes de los diferentes sectores que conforman
el municipio de Ilopango
por medio de murales con fotografías las actividades
que se han realizado.
Táctica: Se invitara a representantes de los diferentes sectores a una visita a la
Alcaldía o Plaza Principal
en la cual se dará unas breves palabras de
bienvenida y un discurso en el cual la Alcaldesa describirá las obras, actividades
u eventos realizados, y posteriormente se hará un recorrido por los murales,
donde se encontrara un colage de fotografías de las diferentes actividades y
evoluciones durante el año 2008 en orden cronológico,
en esta actividad
pretende que todas las personas que viven en Ilopango conozcan todo los
logros de la Alcaldía.
El nombre de la Estrategia Tren Cultural viene de la Idea que un
tren
usualmente posee 12 vagones los cuales representarían los meses del año y
cada uno de estos estará representado por las imágenes de las actividades
realizadas por la Alcaldía. El procedimiento, se llevara a cabo con la Alcaldesa
dirigiendo al grupo explicando brevemente cada vagón. El resto del día quedara
expuesto a todas los habitantes de Ilopango y sus visitantes. La invitación para
asistir al Tren Cultural será por medio de una Carta
197
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
SIN IVA
PRECIO TOTAL
1
Cartcho
Colores
marca
Cannon S330
$12.99
$12.99
TOTAL
$12.99
MODELO DE CARTA
198
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No10: Tren Cultural
Público: Externo
Puede ser
situado en la
Plaza
principal del
Municipio
Fotos de las
Actividades
desarrolladas por la
Alcaldía
Táctica No11: “ILOPANGO EN FOTOGRAFIAS”
Objetivo: Motivar a los sectores que conforman el Municipio de Ilopango a
participar en las actividades, eventos y obras que realiza la Alcaldía, y que a la
vez se sientan integrados e identificados con el Municipio.
Táctica: Se dará a conocer el concurso de fotografía a todos los sectores que
conforman la Alcaldía de Ilopango por medio de Afiches informativos en el cual
se invitará al público ara que asistan a todos las actividades, eventos u obras
199
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
que realice la alcaldía y de esta manera poder captar la mejor imagen que se
publicara en Muppies ubicadas dentro del Municipio. Este actividad estar vigente
todo el año 2008. Las bases del presente concurso se detallan a continuación:
Bases del Concurso
1. Concurso organizado por la Alcaldía de Ilopango y se llevara a cabo en el
Municipio de IIopango, para personas de 18 años en adelante entre 1° de enero
del 2008 al 31 octubre del 2008.
2. Participaciones: Podrán participar de este concurso, fotógrafos o aficionados.
Deberán adjuntar a la fotografia los siguientes datos personales: apellido,
nombre, DUI, teléfono, dirección de correo electrónico, dirección de residencia.
3. Las fotos deberán de tomarse en eventos, actividades u obras que la Alcaldía
de Ilopango realice para el beneficio del municipio.
4. Envío de las fotos: Las fotos serán enviadas al Departamento De Relaciones
Públicas de la Alcaldía de Ilopango. De cada fotografía se deberá adjuntar el
título y una breve reseña con información sobre el lugar donde fue tomada. Los
participantes autorizan al Organizador, por el solo hecho de participar, a publicar
la fotografía enviada en los medios y durante el tiempo que considere necesarios
sin derecho a compensación alguna. Las fotografías no serán devueltas serán
destruidas una vez finalizado el concurso.
200
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
5. El jurado que seleccionara las fotografías estará integrado por la Alcaldesa de
Ilopango y el Jefe del departamento de relaciones públicas, quienes serán los
únicos responsables de seleccionar las fotos ganadoras a su criterio profesional.
El fallo será inapelable.
6. Los resultados de las fotos ganadoras podrán serán publicadas en el
periódico mural de la Alcaldía de Ilopango así como mostrada al público en
muppie donde también aparecerá el nombre de la persona ganadora del
concurso.
7. El organizador tiene el derecho de cancelar o modificar este concurso en
forma total o parcial, comunicando previamente a la respectiva autoridad de
aplicación.
RESPONSABLE
El Departamento De Relaciones Públicas tendrá a su cargo la distribución del
material para dar a conocer el concurso así como la
recolección de las
fotografías que se seleccionaran para el mismo.
Para determinar el ganador de la fotografía la responsabilidad la tendrán la
Alcaldesa Ana Daysi y Lic. Marco Antonio Cativo Jefe del Departamento De
Relaciones Públicas.
201
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
COSTO
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
PRECIO TOTAL
3,000
Afiches
tamaño Oficio
$0.28
$847.5
TOTAL
$847.5
Táctica No12: Ilopango en Fotografías
Público: Externo
202
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No 12: FIESTA DEL AGUA
Objetivo: Concientizar a población sobre la importancia de la conservación y
preservación del agua.
Táctica: En conmemoración del Día internacional del Agua se desarrollará una
charla a nivel de escuelas e institutos con un mensaje sobre la preservación y
conservación del Agua. La charla será impartida por representantes del
MARN(MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE). Para el caso de los sectores
Contribuyente Inmueble, Comercio, Microempresa e Industria
Responsable: Departamento de Relaciones Públicas
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
PRECIO TOTAL
3,000
Afiches
tamaño Oficio
$0.28
$847.5
TOTAL
$847.5
203
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
204
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No 13: RECICLAR TAREA DE TODOS
Objetivo: Persuadir y motivar a los sectores que conforman el municipio de
Ilopango a que reciclen sus desechos
Táctica: Motivar directamente a los sectores que conforman el Municipio de
Ilopango brindándoles infamación por medio de Afiches donde se les indique
como pueden reciclar. Con esta actividad se lograra que mejore el ornato de
todo el municipio ya que se hará conciencia las ventajas que pueden obtener al
hacer este tipo de actividades a toda la población en general.
Responsable : Departamento de Relaciones Públicas
Costo:
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
PRECIO TOTAL
3,000
Afiches
tamaño Oficio
$0.28
$847.5
TOTAL
$847.5
205
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No13: RECICLAR TAREA DE TODOS
Público: Externo
Táctica 14: EL MUNDO MÁS GRANDE
206
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Objetivo: Persuadir y motivar a los consumidores (sectores que conforman al
municipio de Ilopango) a participar en actividades ecológicas organizadas por la
Alcaldía y a su vez educar a la población con respecto al medio ambiente, de
una manera divertida.
Táctica: Motivar directamente a los sectores que conforman el Municipio de
Ilopango y que hacen uso de todos los servicios que ofrece la Alcaldía, se les
incentivara por medio de un concurso ecológico del cual se pretende participe
los sectores. El ganador será publicado en el diario Colatino, debido a que la
alcaldía no paga por pautar en el mismo.
BASES DEL CONCURSO:
1. El mundo debe de hacerse solamente con artículos reciclables, ejemplo papel
ya usado, latas, etc.
2. La forma debe de ser estrictamente circular.
3. Solo participaran los sectores que conforman la Alcaldía, Comuna,
Microempresa, Comercio.
4. Cada sector será responsable de escoger el mejor mundo entre los grupos de
personas que participen.
5. Se escogerá al final Solo 1 mundo por sector.
6. El Mundo ganador será expuesto en la Plaza principal del Municipio.
7. El ganador también será reconocido con una publicación en el Periódico
Colatino.
Responsable : Departamento de Relaciones Públicas
207
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
PRECIO TOTAL
3,000
Afiches
tamaño Oficio
$0.28
$847.5
TOTAL
$847.5
Táctica No14: EL MUNDO MÁS GRANDE
Público: Externo
Táctica No15 : VALLAS Y MUPPIES
208
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Objetivo: Dar a conocer a los públicos y visitantes del municipio de Ilopango
por medio de imágenes, los trabajos realizados por la Alcaldía,
y lugares
turísticos del municipio, y de esta manera atraer oportunidades de comercio a la
zona.
Táctica: Utilizar vallas y muppies
que permitan llegar eficientemente a la
audiencia objetivo como son los diferentes públicos que conforman la Alcaldía
de Ilopango así como las personas que visiten y transiten en el municipio.
Este tipo de medio será colocado en lugares estratégicos como lo son las calles
principales que llevan al municipio de Ilopango como por ejemplo El Boulevard
del Ejército. A continuación se presentan opciones de ubicación de Vallas y
Mupies(36) disponibles actualmente.
(36) Datos proporcionados por Asa Posters S.A de C.V
209
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Categoría: Paradas de Buses o Muppies
Responsable: DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
Empresa
Valla
Arte
Comercial
Ubicación
Medida
Boulevard del Ejercito
Inversión en
Diseño
9X3 MTS
$270.00
Inversi
ón
Mensua
l
$450.00
14.7x4.3 MTS
$822.00
$2,000.
Nacional, Frente a
Fuerza Aerea
Salvadoreña Vista OtePte
Valla
ASAPosters
B. del Ejercito Km.5½ OP Gimnasio
Valla
ASAPosters
00
B. del Ejército Km.2 fte.
10.4x3.4 MTS
$460.00
$800.00
1.15x1.71MTS
$35.00
$180.00
1.15x1.71
$35.00
$180.00
Molsa O-P
Muppie ASAPosters
Blvd.Ejército y 50a.Av.
fte. Sagrisa
Muppie ASAPosters
Blvd.Ejército
50a.Av.Nte.
y
MTS
210
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No15: VALLAS Y MUPPIES
Público: Externo
211
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No16: CAPACITACIONES Y CONVIVIOS
E.1 Capacitaciones
Objetivo: Incentivar la productividad
y
contribuir a elevar la calidad en la
prestación del servicio.
Táctica : La capacitación se considera necesaria ya que es un proceso
educativo a corto plazo que utiliza un procedimiento planeado, sistemático y
organizado, mediante el cual el personal de la Alcaldía de Ilopango adquirirá los
conocimientos y habilidades técnicas necesarias para acrecentar la eficacia en
el logro de las metas organizacionales.
Para esto es importante que la Alcaldía establezca ciertas bases para cada
departamento que será capacitado las cuales son:
 El adiestramiento y Conocimientos del propio oficio o labor.
 La satisfacción del trabajador por lo que realiza. No se puede exigir
eficiencia, ni eficacia en el desempeño a alguien que no está satisfecho
con lo que hace o con el trato o recompensa que recibe.
Los tipos de capacitación que se impartirán serán inmanente (intercambio de
experiencias dentro del grupo) e inducida (proveniente de una persona extraña
al grupo).
En estas capacitaciones se recomienda tocar los siguientes temas:
 Clientelización
 Trabajo en equipo
212
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
E.2 Convivió TALLER DE CUERDAS PARA LA INTEGRACION DE EQUIPOS
Objetivo: Mejorar la condición de las actuales relaciones interpersonales para
incidir positivamente en el ambiente laboral y contribuir con el proceso de
integración del talento humano en la Alcaldía de Ilopango.
Táctica
La estrategia consiste en el desarrollo de cuatro grupos de Taller de cuerdas
orientados a la integración de equipos de alto desempeño. Cada grupo estará
conformado por un máximo de 24 personas y el taller se desarrollara en una
jornada de 8 horas efectivas. De 8:00 am a 5:00 pm. En los días negociados con
el coordinador del proyecto en la Alcaldía de Ilopango.
Generar en los participantes del taller las bases para la conformación de equipos
de alto desempeño; iniciando un proceso de conciencia, convicción y
responsabilidad en los participantes sobre la importancia de su actitud y
comportamiento en los logros de los resultados de los equipos.
Previo al desarrollo de los talleres será necesario reflexionar en detalle con el
Coordinador designado por la Alcaldía y con algunas jefaturas claves, la
percepción de la situación actual vivida en la Alcaldía de Ilopango, los
comportamientos concretos que se quieren eliminar y los que se requieren
213
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
adquirir, los indicadores para medir los resultados en el futuro, la revisión de
cada uno de los retos sugeridos en la propuesta.
Esta sesión será necesarios al menos 15 días antes previos al inicio de los
eventos y tendrá duración máxima de tres horas.
GUÍA DIDACTICA SUGERIDA
(PUEDE CAMBIAR DESPUÉS DE LA SESIÓN PREVIA SUGERIDA)
TEMATICA
OBJETIVO
DE
APRENDIZAJE
Bienvenida y reglas
Proporcionar
del juego
participantes
reglas
DE
EVALUACIÓN
a
del
CRITERIO
EQUIPO
DURACION
DIDACTICO
los
Cumplimiento de las
Rotafolio con papel,
las
reglas
plumones de colores.
durante
el
30 min.
taller
proceso.
Dinámica – Reto.
8:00 am
tres
Ninguna
Proyector de canon,
30 min.
vivencial.
Las
bases
de
la
integración
Explicar
los
puntos básicos para
computadora
el desarrollo efectivo
pantalla.
de
un
8:30 am
equipo
integrado.
Desarrollo
de
confianza
Desarrollar el primer
Preguntas
elemento,
generadoras
base
Material
de
la
fundamental y única
reflexión y el nivel de
para
apertura
integración
de
efectiva del equipo; la
participantes.
confianza.
Compromisos
los
gastable
9:00 am
3 jenga gigante. O
escalera de aluminio.
de
productiva
desarrollo
Proporcionar
y
de
una
visión
herramienta
para
la
básica
mejorar
los
20 min.
Preguntas
La
generadoras
de
la
vasija
de
los
apertura
de
en equipo.
participantes.
los
10:50 am
Material
especifico
para el desarrollo del
de
y
1 hora
Desarrollar
una
Preguntas
herramienta
que
generadoras
El
de
la
reto
“mudos
podría
y
se
reflexión y el nivel de
utilizando el material
importancia
apertura
requerido
la
de
los
1.5 horas
ciegos”
ayude a descubrir la
de
Almuerzo 1:00 pm
reto.
cambio.
sinergia
2 horas
sueños.
reflexión y el nivel de
resultados del trabajo
Compromisos
Colaboración
Receso al finalizar el
reto.
cambio.
Comunicación
1.5 horas
para reto.
por
2:00 pm
la
214
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
colaboración
los
frutos del competir.
participantes.
dinámica.
Compromisos
por
escrito y definición.
Compromiso y reto
Desarrollar
una
Preguntas
El reto podría ser “la
dinámica de cierra y
generadoras
lanzamiento.
reflexión y el nivel de
Y
apertura
bollo de lana.
de
de
la
los
1.5 horas.
telaraña”
finalizar
con
el
3:30 pm
participantes.
Compromisos
por
escrito y definición.
Cierre
Responsable: Que de la coordinación
Departamento de Comunicación y
prensa, entidad que impartiría el curso FEPADE
Costo: Costo por curso $1,315.00
Estrategia No17 : CONOCE LOS SERVICIOS DE TU ALCALDIA.
Objetivo: Que los empleados y las personas que visitan la Alcaldía conozcan
los servicios que esta brinda, de esta manera se sientan parte de la institución.
Táctica: Colocar afiches en las paredes o murales que la Alcaldía posee, así
como dentro de cada departamento, en los que de una manera clara y sencilla
expliquen los servicios que esta brinda al público. Los afiches variaran cada
mes, de esta manera los empleados podrán empaparse acerca de lo que la
Alcaldía hace independiente al departamento para el que trabajen y brindaran un
mejor servicio y atención al conocer mas a fondo el lugar en el que laboran.
Responsable: Departamento de Relaciones Públicas
215
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
PRECIO TOTAL
25
Afiches
tamaño Oficio
$1.68
$31.70
TOTAL
$31.70
Táctica No17: CONOCE LOS SERVICIOS DE TU
ALCALDIA
Público: Externo
216
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No18. ¿QUÉ SON LAS RELACIONES PÚBLICAS?
Objetivo: Informar a los empleados de la Alcaldía sobre el concepto de
Relaciones Públicas, y que deben hacer para lograr tener buenas relaciones con
los diferentes públicos.
Táctica: Pegar los afiches en las paredes o murales de la Alcaldía así como
adentro de cada departamento, de tal manera que los empleados conozcan el
concepto de las Relaciones Públicas y como pueden contribuir a fortalecer las
relaciones con los demás públicos, así también como contribuir a mejorar la
imagen de la alcaldía. Dichos afiches se cambiaran cada mes siempre con
información, explicación o ejemplos claros en lo que a Relaciones Publicas se
refiere.
Responsable: DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
PRECIO TOTAL
3,000
Afiches tamaño
Oficio
$0.28
$847.50
TOTAL
$847.50
217
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No18: QUE SON LAS RELACIONES PÚBLICAS
Público: Externo
218
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No19. FELIZ DIA PAPÁ Y MAMÁ
Objetivo
Que la Alcaldía felicite en el día del padre (17 de Junio) y día de la madre (10 de
mayo) a los padres de familia en su día.
Táctica
Con el motivo de celebrar el día de la madre y del Padre fechas representativas
a nivel nacional, el departamento de Relaciones Publicas de la Alcaldía de
Ilopango diseñara, imprimirá Tarjetas de Felicitación para ambas ocasiones con
el firme propósito de que los habitantes del municipio perciban que la Alcaldía
se preocupa por ellos en ocasiones especiales como lo son el Día de la Madre y
del Padre las tarjetas serán enviadas por medio de los promotores a
las
directivas de las 161 comunidades que conforman el Municipio.
La elaboración de dichas tarjetas se desarrollara 1° día de cada mes según la
celebración.
Responsable:
Departamento de Relaciones Públicas
219
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Costo:
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
2
2
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
Cartcho
Colores
marca
Cannos S330
Resma
Paginas de
papel bond
TOTAL
PRECIO TOTAL
$41..72
$8.00
$49.72
Estrategia No19: FELIZ DIA PAPÁ Y MAMÁ
Público: Externo
220
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No 20. PLAN DE CONTINGENCIA: UN PASO A DELANTE
Como ya es conocida la noticia publicada el día 7 de Diciembre de 2007, en la
que la Alcaldesa Ana Daysi Cruz fue agredida por la comunidad.
Este tipo de reportajes dañan la imagen de la Alcaldía a nivel nacional. Es
importante contar con un plan de contingencia que contribuya a brindar al
público una imagen distinta de la noticia ya mencionada
221
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Es importante que el DRP cuente con noticias con
imagen positiva de la Alcaldía lista para salir
publicada al día siguiente, para este caso en el
periódico el cual público la noticia.
Responsable
Departamento de Relaciones Públicas
Costo
Violencia.
La alcaldesa de Ilopango fue
agredida en la colonia Bosques de la
Paz cuando se disponía a brindar un
informe emitido por la Corte
Suprema de Justicia, el pasado 4 de
agosto, donde se ratifica que es la
comuna el único ente autorizado
para la regulación de parques,
aceras, calles y otros bienes
municipales. Los vecinos invitaron a
Ana Daysi Cruz como mediadora en
el conflicto entre la junta directiva y
los demás vecinos
.
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
TOTAL
1
½ página par
$753.60
1
1
1
½ página
impar
Página par
completa
Página impar
completa
$1,031.24
$1,507.19
$2,062.48
222
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No.20: PLAN DE CONTINGENCIA: UN PASO A
DELANTE.
Público: Externo
ALCALDIA DE ILOPANGO
ESTAMOS TRABAJANDO PARA SERVIRTE MEJOR
COMUNICATE CON NOSOTROS
Calle Francisco Menéndez y Avenida Fabián Amaya
Telefax : 2295-7129
223
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
Táctica No21 ALCALDÍA AL AIRE
Objetivo: Familiarizar el nombre de la Alcaldesa al igual que su voz, con
personas residentes del Municipio de Ilopango, asi como
aquellos a nivel
nacional que sintonicen la emisora.
Táctica: Invertir en cuñas en donde la Alcaldesa Ana Daysi Cruz comunique
obras, actividades u eventos que se realicen, de esta manera la Alcaldesa estará
familiarizando su voz con la población ,así como su nombre.
Responsable
Departamento de Relaciones Públicas
Costo
ALCALDÍA DE ILOPANGO
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DE
PRODUCTO
PRECIO
UNITARIO
SIN IVA
PRECIO TOTAL
9 Cuñas
diarias
Cuñas de
1nal 13 de
Enero en los
horarios
7:20 am,
12:00pm,
12:40 pm,
3:00pm,
4:45pm y
5:20 Pm
$0.19 valor
por
segundo(20
segunods)
80 cuñas
$343.52
TOTAL
$ 343.52
224
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
5.5 PRESUPUESTO PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
No
NOMBRE DE LA ESTRATEGIA
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE LA
COSTO
ESTRATEGIA
1
Nuevo Enfoque
Público Interno
$ 0.00
Externo e Interno
$
0.00
0.0
“Departamento De
Relaciones Públicas
2
Logo Del Departamento
De Relaciones Públicas
3
Estrellita
Externo e Interno
$
4
Señalización del
Externo e Interno
$ 10.17
DEPARTAMENTO DE
RELACIONES
PÚBLICAS
5
Realización de Banner
Externo e Interno
$ 20.31
6
Hojas Membretadas,
Externo e Interno
$ 158.20
Externo e Interno
$
70.63
Sobres y Tarjeta De
Presentación
7
Calendario de Las 12
Estrellas
8
Agenda Ilopango
Externo e Interno
$
0.00
9
Día del Empleado
Interno
$
45.93
Externo
$
12.99
Municipal
10
Tren Cultural
225
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
11
Ilopango en Fotografías
Externo
$ 847.50
12
Fiesta Del Agua
Externo
$ 847.50
13
Reciclar Tarea de Todos
Externo
$ 847.50
14
Mundo Mas Grande
Externo
$ 847.50
15
Vallas y Mupies
Externo
$ 720.00
$ 935.00
16
Capacitaciones y
Interno
$1,315.00
Externo e Interno
$
31.70
Externo e Interno
$
847.50
Externo e Interno
$
49.72
Convivíos
17
Conoce Los Servicios
de Tu Alcaldía
18
Que Son Las Relaciones
Públicas
19
Feliz Día Papá y Mamá
20
Plan de Contingencia Un Externo
$ 753.5
Paso Adelante
21
Alcaldía al Aire
Externo
$ 343.52
TOTAL
$8,704.17
226
Plan de Relaciones Públicas Alcaldía de Ilopango
227