proyecto de creación de lineamientos del instituto de acceso a la

PROYECTO DE CREACIÓN DE LINEAMIENTOS DEL INSTITUTO DE
ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA EN LO REFERENTE A LA
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Presentado por:
Oscar Campos Lara
Oficial de Archivo
Instituto de Acceso a la Información Pública
San Salvador, mayo de 2014
Contenido:
Lineamiento 1: Creación de la Unidad de Archivo Institucional………………………………………………………2
Lineamiento 2: El perfil del funcionario responsable de la Unidad de Archivo Institucional……………4
Lineamiento 3: Características del sistema institucional de archivos……………………………………………..5
Lineamiento 4: Instrumentos archivísticos de carácter público………………………………………………………7
Lineamiento 5: Supervisión de la implementación y avances de la LAIP en la administración de los
archivos públicos……………………………………………………………………………………………………………………………9
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LINEAMIENTO No.1: Creación de la Unidad de Archivo Institucional
Justificación:
Considerando que la información pública en poder de los Entes obligados se encuentra contenida
en los documentos de archivo, tanto en papel como digital, así como otros soportes físicos y
formatos que contienen la información que da testimonio de las funciones y actividades de los
mismos.
Considerando que mientras los documentos y archivos estén desorganizados y en malas
condiciones, no se puede garantizar el acceso a la información pública de manera rápida, eficiente,
íntegra y confiable.
Considerando que, de acuerdo a los principios de la ciencia archivística, debe haber instituciones
de archivo en toda organización, empresa o institución, sea pública o privada, ya que cumple las
funciones de organizar, conservar y dar acceso al acervo documental para los intereses propios y
del público. Por lo tanto, si bien juegan un papel clave en marco actual de transparencia y acceso a
la información pública, las instituciones de archivo no deben depender de las Unidades de Acceso
a la Información Pública ya que estas tienen su propio marco de funcionamiento contenido en la
Ley de Acceso a la Información Pública, mientras que los archivos poseen sus propios principios,
prácticas y necesidades objetivas que deben ser respetadas y fortalecidas.
Por lo tanto, para crear y fortalecer condiciones necesarias para el buen funcionamiento de los
archivos públicos, este Instituto, en pleno uso de sus facultades que le concede la Ley de Acceso a
la Información Pública en el Artículo 40, emite el presente lineamiento sobre la creación de la
Unidad de Archivo Institucional.
Contenido del lineamiento 1:
1A- Los entes obligados deberán crear la Unidad de Archivo Institucional, destinada a implementar
un sistema institucional de archivo el cual estará compuesto por los archivos de gestión, centrales,
periféricos, intermedios e históricos según sea el caso de cada institución que se integrarán para
su funcionamiento normalizado.
1B.- Los titulares deberán nombrar por medio de acuerdo a un jefe/jefa de esta Unidad, cuyo
cargo se llamará Jefe de Archivo Institucional, quien ejercerá las funciones establecidas en los
Artículos 42, 43 y 44 de la LAIP, por lo que no podrá ejercer otras funciones distintas a este cargo.
1C.- Esta unidad deberá ubicarse jerárquicamente como parte del staff del titular o parte de las
unidades que componen las Gerencias o Departamentos Administrativos con el propósito que
tengan la autoridad necesaria en la toma de decisiones y su respectiva ejecución y contar con
presupuesto adecuado que permita:

Crear y adecuar los depósitos de archivo
2


Contratar o nombrar a su equipo de trabajo el cual estará compuesto de jefes a cargo de
archivos centrales, periféricos y los respectivos colaboradores.
Emprender proyectos de conservación, automatización y digitalización de documentos en
el corto, mediano y largo plazo.
1D.- El anterior lineamiento es de carácter obligatorio para los Ministerios, Autónomas, Ministerio
Público, Direcciones Nacionales/ Generales e Institutos, así como los Órganos Legislativo y Judicial
por ser las instituciones públicas con aparatos administrativos más grandes y complejos, que
poseen oficinas dentro y fuera de la capital, lo que deviene en una mayor producción y
acumulación de documentos respecto a otras entidades. Dicho lineamiento aplica para otras de
distinta denominación que posean las características mencionadas.
1E.-Los archivos especializados, compuestos por expedientes de tipo jurídico, académico, fiscal,
salud y de cualquier otro servicio prestado a la población, o que responda a los fines esenciales de
una institución, cuyo volumen superan los 700 metros lineales de documentación y su consulta es
diaria o frecuente ya sea de oficio o a solicitud de los usuarios, se tomarán las siguientes medidas:
* Tendrá su propia jefatura de archivo bajo la dependencia que se estime más
conveniente, ya sea la vinculada a la producción de los documentos o de la Unidad de
Archivo Institucional.
* Serán resguardados en un depósito diferente al archivo central de la institución.
La documentación estará bajo medidas tomadas en conjunto por la Unidad de Archivo
Institucional, Oficial de Información, Informática y la Unidad responsable de la producción
y gestión de la información que contemplen las siguientes acciones:
* Estrictas medidas de seguridad, organización y conservación bajo normas y estándares
aceptados nacional e internacionalmente.
* Protección de datos personales y acceso a la información.
* Medidas de automatización, digitalización u otras medidas de respaldo y acceso siempre
y cuando se garantice la organización y conservación en el soporte.
1F.- Alcaldías Municipales e Instituciones de gobierno central con una sola sede; estructura
organizativa, número de empleados y presupuestos menores respecto a las enunciadas en el
literal 1D, cumplirán las siguientes disposiciones:
1F-1. La Unidad de Archivo Institucional estará al mismo nivel jerárquico de las Unidades de
Acceso a la Información Pública.
1F-2. La Unidad podrá estar conformada por una sola persona en la medida que la entidad no
supere la carga de información a organizar siguiente:


25 archivos de gestión relativos al mismo número de unidades administrativas hasta de
segundo nivel jerárquico.
Un archivo central hasta de 700 metros lineales de documentación y de consultas
esporádicas o de menor frecuencia.
3


Archivos especializados serán administrados por las unidades productoras y gestoras de
los documentos, bajo recomendaciones que la Unidad de Archivo estime necesarias, ya
sea en el archivo central o en la Unidad productora según el volumen y la frecuencia de las
consultas.
En el caso que aumente este volumen o que el actual supere las capacidades de ser
abarcado por una sola persona, deberá dotarse de un colaborador o asistente de la
Jefatura de Archivo Institucional.
1F-3. Las Alcaldías Municipales deberán priorizar la organización de los documentos
correspondientes a las dos últimas gestiones, incluyendo la actual, sin descuidar la documentación
acumulada de los periodos anteriores ni de la antigua. A este fin podrá solicitar apoyo del Archivo
General de la Nación.
1G.- Ningún Oficial de Información o funcionario del área administrativa deberá ejercer parcial o
completamente las funciones de la Unidad de Archivo Institucional, ya que esto genera un choque
de intereses entre los funcionarios obligados a organizar la documentación y el proceso de
tramitar/ facilitar la información solicitada, puesto que la Unidad de Archivo se limita a dar
lineamientos y colaborar con la organización de los documentos y archivos para que cada unidad
administrativa sea capaz de solventar rápida, confiable y eficiente a los requerimientos solicitados
a ellas por el Oficial de Información.
LINEAMIENTO No. 2: Perfiles de los funcionarios a cargo de la Unidad de Archivo Institucional
Justificación:
Considerando que para el buen desarrollo de la Unidad de Archivo Institucional, se debe comenzar
con el nombramiento de funcionarios idóneos, con capacidades y cualidades que requiere la
dirección del sistema institucional de archivo.
Considerando que, por tratarse de un área relativamente nueva en la administración pública, así
como carecer a la fecha de formación universitaria en archivística, no debe ser un obstáculo para
que los entes obligados busquen un perfil idóneo acorde a las responsabilidades que implica una
jefatura y elaboración de instrumentos y productos técnicos en un área especializada.
Por lo tanto, en vista de que los Entes obligados designen a los funcionarios idóneos para llevar a
cabo las funciones que establece el artículo 43 de la LAIP, este Instituto, en pleno uso de sus
facultades que le concede la Ley de Acceso a la Información Pública, emite el Lineamiento número
dos relativo al perfil de los funcionarios que compone la Unidad de Archivo Institucional.
Contenido del lineamiento No.2:
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2A.- La jefatura de la Unidad de Archivo Institucional debe ser un profesional universitario, de
preferencia archivista, historiador, bibliotecario y ciencias de la información; o administrador de
empresas, ingenieros e informáticos que hayan cursado en temas de archivo, administración de
información, gestión de calidad y de procesos administrativos.
2B.- Para optar a este cargo, es obligatorio haber cursado una formación en el área archivística en
un plazo no mayor a los seis meses después del nombramiento, ya sea emitido o reconocido por el
Instituto de Acceso a la Información Pública o por el Archivo General de la Nación.
En las instituciones mencionadas en el lineamiento 1D, los jefes de archivo central no deben fungir
a la vez como Jefe de Archivo Institucional, ya que son funciones distintas.
2C.- Debe tener capacidades intelectuales y emocionales necesarias a su cargo, ya que entre las
principales funciones son las de emitir lineamientos, manuales y supervisión de la organización de
los archivos, así como el manejo de personal a su cargo; resolución de conflictos, dar capacitación
al personal de la institución; elaborar proyectos, ejecutarlos y evaluarlos.
2D.- Debe tener con capacidad comprobada para relacionarse con otras, ya sea con experiencia de
personal a su cargo, docencia, formación continua, trabajo en equipo y similares, ya que estas
habilidades serán parte de su quehacer diario.
2E.- El presente lineamiento no contraviene lo estipulado en la Normativa Nacional de Archivo,
emitida por el Archivo General de la Nación en lo que se refiere al paso No.1 para la
implementación del sistema institucional de archivos.
2F.- El Jefe de la Unidad de Archivo Institucional participará en la selección de los perfiles idóneos
para ocupar la jefatura de archivos centrales y periféricos, así como de los colaboradores
respectivos. Dicho personal deberá contar con los perfiles siguientes:
2F-1. Jefe de archivo central: estudiantes universitarios o graduados en Historia o administración
de empresas, los cuales deberán ser capacitados previa o a más tardar seis meses después de su
nombramiento. Los Ministerios, Autónomas, Ministerio Público, Contralorías, Direcciones e
Institutos, así como los Órganos Legislativo y Judicial deberán cumplir con este requisito de
manera obligatoria, debido a que poseen los archivos centrales más voluminosos y de larga data
de acumulación en todo el aparato estatal.
Podrán optar a este cargo personas con estudios de Bachillerato que han ocupado estos puestos,
siempre y cuando sean de reconocida experiencia y capacidad en el ramo, así como también por
haber realizado cursos de archivística.
2F-2. Jefe de archivo periférico e intermedio: estudiantes universitarios o graduados en
administración de empresas, o en su caso, bachilleres con experiencia y capacidad ejercida en el
cargo.
Al igual que los jefes de archivo central, deberán poseer cualidades de responsabilidad, honestidad
y buenas relaciones interpersonales.
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2F-3. Colaboradores de archivos: bachilleres con cualidades de responsabilidad, honestidad y
relaciones interpersonales. Deberán ser capacitados en el área de archivo por parte de los Jefes de
Archivo Institucional o de Archivo Central inmediatamente a su nombramiento.
2F-4. Tanto los jefes como sus colaboradores, deberán ser capacitados en la LAIP y archivística; así
como en desarrollo humano y profesional, seguridad e higiene ocupacional y prevención de
riesgos por parte de sus instituciones. Las instituciones mencionadas en el Lineamiento 1D
deberán cumplir con este requisito en un plazo no mayor a un año después de nombrar a estos
funcionarios.
2G.- En las Alcaldías Municipales, los jefes de archivo deberán estar bajo el régimen de la carrera
administrativa municipal para garantizar su estabilidad y de los conocimientos que reciba y
aplique.
Lineamiento No.3: Características del sistema institucional de archivo
Justificación:
Considerando que en el artículo 42 de la LAIP establece que los entes obligados deben asegurar el
adecuado funcionamiento de los archivos, y que para ello crearán un sistema de archivo que
permita localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o reciba.
Considerando que, de acuerdo a estándares emitidos por Archivos Generales de países
latinoamericanos con tradición y reconocida trayectoria; así como también por organismos
internacionales en la materia, se establece la necesidad de crear un sistema integrado de los
documentos y archivos de cada organización, desde el momento en que son creados hasta su
destino final, con el propósito de asegurar la normalización de la producción, resguardo,
conservación y acceso de los mismos, tanto para fines administrativos, como para la transparencia
de la gestión, el acceso a la información pública y el patrimonio documental de la nación.
Por lo tanto, este Instituto, en pleno uso de las facultades que establece la ley y en consecuencia
con el Lineamiento No.1 literal A, emite el presente lineamiento sobre las características del
sistema institucional de archivo.
Contenido del Lineamiento 3:
3A.- Se denominará Sistema Institucional de Archivo, que en adelante se conocerá por sus siglas:
SIA, al conjunto integrado y normalizado de todos archivos de gestión, centrales, especializados,
periféricos, intermedios e históricos, según sea el caso de cada institución.
3B.- Los documentos que formarán parte de este sistema, contemplan tanto en papel como
digital, electrónico u otros soportes y formatos, ya sean escritos, sonoros, audiovisuales,
fotográficos y otros que registran actividades y funciones de los entes obligados.
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3C.- Todos estos archivos deberán ser organizados desde el momento en que son producidos en
las oficinas y su resguardo en los respectivos archivos de gestión, hasta su trasferencia a los
archivos centrales o periféricos y de éstos al Archivo General de la Nación o en su caso, al archivo
histórico institucional.
3D.- Los archivos de gestión u oficina así como los especializados, deben tener organizada su
documentación y hacer un uso correcto de los documentos bajo normas dictadas por la Unidad de
Archivo Institucional. Además, deben crear instrumentos de consulta tales como cuadros de
clasificación; instrumentos de control tales como inventarios, tablas de plazos de conservación de
documentos; así como manuales de gestión de documentos y archivo.
3E. Instituciones con oficinas en el interior del país crearán archivos periféricos donde se
concentrará la información que producen, la cual será analizada bajo lineamientos del Jefe de
Archivo Institucional para su transferencia a un archivo central, o a un intermedio cuando el
número de oficinas en el país superan las 15 y de obligatoriedad cuando la presencia de la
institución supera la quinta parte de los municipios.
3F.- Los archivos centrales y periféricos tienen la función de recibir y organizar la documentación
transferida por los archivos de gestión. Se pondrá énfasis en los documentos acumulados que
datan de los últimos veinte años sin descuidar a los más antiguos, por lo que debe dotarse del
personal necesario para tal fin.
3G. Estos archivos deberán llevar instrumentos de control y consulta, tales como: cuadro de
clasificación, inventarios en bases de datos o en Excel, guía de archivo, manuales de
consulta/préstamo, manuales de trasferencia desde los archivos de gestión, manuales de
expurgo/eliminación, planes de emergencia/gestión de riesgos y de conservación.
3H.- Las Unidades de Archivo Institucional deberán elaborar lineamientos e instrumentos de
control y consulta citados en los literales anteriores basados en leyes, normativas nacionales,
estándares internacionales o por recomendaciones y lineamientos, tanto generales como
específicos para cada institución que emitan este Instituto y el Archivo General de la Nación.
3I. Así mismo, deberá elaborar planes en el área de digitalización/automatización de documentos
cuando la documentación física esté organizada y se garantice su preservación.
3J.- Las Jefaturas de cada unidad administrativa deben incentivar al personal a su cargo para
colaborar con el trabajo y los lineamientos de los Jefes de Archivo Institucional, ya que cada
Unidad es responsable de organizar sus documentos a fin de localizar y entregar la información
solicitada por el Oficial de Información.
3K.- Los Oficiales de Información dirigirán solicitudes de documentos a los Jefes de Archivo
Institucional únicamente cuando se trata de información ubicada en los archivos centrales,
periféricos e intermedios.
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Lineamiento No.4: Creación de instrumentos archivísticos
Justificación:
Considerando que la organización de los archivos responde no solo a necesidades propias de la
institución sino que demás debe priorizar el acceso de la información por parte de la población, es
obligación de los Entes obligados elaborar y disponer de instrumentos que faciliten este deber.
Considerando que el Art.43 de la LAIP establece que los Jefes de Archivo deben elaborar y poner a
disposición del público guías de organización, clasificación y catalogación, éstas deben ser
normalizadas de acuerdo a estándares nacionales e internacionales reconocidos.
Por lo tanto, el IAIP en pleno uso de sus facultades que le otorga la Ley y con el objetivo de dar
claridad a lo establecido en los Artículos 41, 43 y 44 emite el presente lineamiento relativo a los
instrumentos archivísticos que los entes obligados deben elaborar y publicar para facilitar el
acceso a la información pública.
Contenido del lineamiento No.4
4A.- Los entes obligados deberán elaborar, bajo los lineamientos del Jefe de Archivo Institucional y
en conjunto con el Oficial de Información, una Guía de la institución que contenga información
que vincule sus unidades administrativas con los documentos que producen, así como las
facilidades y condiciones que ofrecen a la población para la consulta y acceso a la información.
Estos deberán estar disponibles en la página web de la institución a más tardar 4 meses después
de la entrada en vigencia del presente lineamiento. Deberán ser actualizados anualmente por el
Oficial de Información, indicando dicha versión y conservando el anterior.
4B.- Las unidades administrativas, bajo los lineamientos del Jefe de Archivo Institucional
elaborarán Cuadros de Clasificación Documental de acuerdo a lo establecido en la Normativa
Nacional de Archivo.
4B-1. Dicho instrumento deberá estar disponible en la página web de cada ente obligado a más
tardar 8 meses después de la entrada en vigencia del presente lineamiento.
4B-2. La actualización se hará entre una y dos veces al año, conservando la versión anterior como
historial de la organización administrativa y de información de las instituciones.
4B-3. La ausencia y desactualización de estos instrumentos será considerada como una falta grave,
de acuerdo a lo establecido en el Artículo 76 literal F de la LAIP, así mismo, de la información
resguardada en archivos centrales y periféricos que datan de la entrada en vigencia de la LAIP.
4C.- Otros documentos archivísticos que deben ser elaborados son los siguientes:
4C-1. Tablas de Plazos de Conservación de Documentos, de las cuales se derivan actas de
eliminación de documentos y serán elaborados y aprobados de acuerdo a lo establecido en la
Normativa Nacional de Archivo.
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Deberán ser elaboradas y aprobadas a más tardar un año a partir de la entrada en vigencia del
presente lineamiento para las instituciones referidas en el lineamiento 1F.
En el caso de los entes mencionados en el lineamiento 1D, las tablas deberán estar elaboradas y
aprobadas con avance no menor al 30% de toda la estructura organizativa dentro de un año, a
partir de la entrada en vigencia de este lineamiento.
Esta información podrá ser solicitada por la población para conocer los plazos y las disposiciones
finales establecidas para la información pública.
4C-2. Manuales y políticas de archivo: entre la información que debe normarse a través de estos
instrumentos están: correspondencia y comunicaciones, uso de correo electrónico, administración
de archivos y carpetas electrónicas, información que contiene datos personales, de los archivos
especializados, transferencias y eliminación de documentos.
Estas deberán ser elaboradas y aprobadas a más tardar un año a partir de la entrada en vigencia
del presente lineamiento. Posteriormente serán normados los procedimientos de gestión de
documentos y archivo por cada unidad administrativa, según lo establezca la normativa nacional
de archivo.
4D.- Los registros e inventarios de documentos que llevan las unidades durante la fase de gestión,
son considerados información pública; no obstante el acceso estará condicionado si el contenido
de la información es reservada o confidencial, sin perjuicio de lo establecido en la LAIP y de
lineamientos que sobre el particular emita el Instituto.
Lineamiento No. 5: Mecanismos de control, supervisión y avances en la administración de los
archivos públicos
Justificación:
Considerando que la gestión de los documentos y los archivos son parte fundamental de la
transparencia en el quehacer de las instituciones públicas, es necesario establecer mecanismos de
control de dicho acervo como parte del patrimonio público.
Considerando que es deber del IAIP velar por la correcta aplicación de la Ley, de los lineamientos
en materia de archivos y apoyar el trabajo de los Jefes de Archivo Institucional para la
implementación del SIA, es necesario establecer metas, estrategias y otros mecanismos necesarios
para garantizar el proceso de organización de los archivos y disposición de estos a la población.
Por lo tanto, este Instituto, en uso de sus facultades y de acuerdo a lo establecido en el Art. 42
literal C, emite el presente lineamiento para el control, supervisión y avances en la administración
de los archivos públicos.
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Contenido del Lineamiento No.5
5A.- Los entes obligados, a través del Jefe de Archivo Institucional, deberán elaborar un
diagnóstico según lo establecido en la Normativa Nacional de Archivo, del cual se derivará un plan
de trabajo a ejecutarse en cuatro años y de ello se derivarán los planes anuales.
5B.- Cada Unidad administrativa debe llevar inventarios y registros de los documentos que
produce y acumula durante su gestión, los cuales deben ser trasladados al funcionario entrante al
momento de efectuarse un cambio o traslado por cualquier motivo. La supervisión del
cumplimiento estará a cargo de la Jefatura correspondiente o Recursos Humanos cuando sea una
jefatura quien entrega la documentación.
5D.- Toda eliminación de documentos que se pretenda realizar, deberá ser llevada a cabo
mediante procesos que transparenten esta acción, de acuerdo a lo establecido en la Normativa
Nacional de Archivo.
5E.- La implementación del Sistema Institucional de Archivo, de los planes de trabajo y manuales
que se deriven de éste, deberán ser contemplados en la planificación del trabajo institucional para
garantizar el compromiso, y por ende, el cumplimiento de los mismos por parte de las unidades
administrativas.
5F.- El Instituto de Acceso a la Información Pública podrá llevar a cabo visitas para verificar el
cumplimiento de las disposiciones emitidas en los lineamientos, ya sea por oficio o a solicitud de
los entes obligados. Dichas visitas podrán ser acompañadas por el Archivo General de la Nación u
otras instancias de apoyo que el Instituto considere necesarias.
5G.- Como resultado de las visitas, el Instituto elaborará informes que contendrán
recomendaciones, lineamientos específicos o resoluciones definitivas que los entes obligados
deberán cumplir en plazos de mutuo acuerdo. El incumplimiento de estas incurrirá en la apertura
de un proceso sancionatorio bajo las causas establecidas en el Art. 76 literales A y F de la LAIP.
5H.- El IAIP llevará a cabo reuniones de trabajo, capacitación y de otra índole que estime necesaria
para lograr el cumplimiento de la Ley y de los lineamientos emitidos para la administración de los
archivos públicos.
5I.- Los Jefes de Archivo Institucional deberán remitir al Instituto un informe anual de avance en el
cumplimiento de las metas establecidas en los planes de trabajo.
ACALRACIÓN: en el documento se hace referencia a la Normativa Nacional de Archivo, la cual ya
existe y ha sido elaborada por el Archivo General de la Nación con apoyo de la REDAES. Este
documento es más técnico, no obstante, debe ser ampliado ya que no se cubrieron muchos temas
en la primera edición, por lo que recomiendo que la 2da sea trabajada en conjunto con el IAIP.
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