1.- ELEMENTOS INFORMÁTICOS. Se presentad cuatro puntos de

1.- ELEMENTOS INFORMÁTICOS.
Se presentad cuatro puntos de vista de autores clásicos del área de
informática, cada uno da su versión de lo que son para el los elementos
informáticos.
1.1.- Bloques elementales de los sistemas de información
Con el fin de construir sistemas de información, personales y
multiusuario, los analistas de sistemas y los usuarios deben combinar
de forma eficaz los bloques elementales que constituyen los sistemas de
información. Entre ellos se incluyen:
• PERSONAS:
usuarios, directivos y miembros de los grupos de
desarrollo de los sistemas de información.
• DATOS: materia prima empleada para crear información útil.
• ACTIVIDADES: actividades de empresa y actividades de proceso de
datos y generación de información que apoyan las actividades de
empresa
• REDES:
descentralización de la empresa, distribución de los
restantes bloques elementales en los lugares más útiles y comunicación
y coordinación entre dichos lugares.
• TECNOLOGÍA:
hardware y software que sostienen los restantes
bloques elementales.
Bloque elemental personas
El primer, y más importante, bloque de los sistemas de información es
PERSONAS. La filosofía predominante en el desarrollo de sistemas debería
consistir en pensar que los sistemas están hechos: para las personas.
Todos los participantes en los sistemas de información tienen algo en
común: son trabajadores de la información. El término trabajador de la
información fue acuñado para designar a aquellas personas cuyo
trabajo tiene que ver con la creación, la captura, la distribución y el uso
de información.
Los propietarios de sistemas son personas que pertenecen
normalmente al cuerpo directivo de las empresas. Los propietarios de
sistemas patrocinan y promueven los sistemas de información. Son
normalmente responsables de fijar el presupuesto y el plazo necesarios
para desarrollar y mantener el sistema de información, y deciden en
último término la validez de dicho sistema de información.
Los usuarios de sistemas son mayoría entre los trabajadores de la
información relacionados con cualquier sistema de información. Los
usuarios de sistemas son aquellas personas que utilizan el sistema de
información (y obtienen beneficios directos de él) de una forma regular
capturan, validan, introducen y almacenan datos e información. Los
usuarios son las personas para las que los analistas de sistemas
desarrollan los sistemas de información Los usuarios de sistemas
definen: (1) los problemas que han de resolverse; (2) Las oportunidades
que deben aprovecharse, (3) las necesidades que han de satisfacerse, y
(4) las restricciones de la empresa que se impondrán a los sistemas de
información.
Los diseñadores de sistemas traducen las necesidades y las
restricciones de empresa manifestadas por los usuarios a soluciones
técnicas. Diseñan los archivos, las bases de datos, las entradas, las
salidas, las pantallas, las redes y los programas informáticos requeridos
por los usuarios de sistemas.
Los constructores de sistemas fabrican sistemas de información
multiusuario basados en las especificaciones de diseño obtenidas de los
diseñadores de sistemas.
Bloque elemental datos
Los dalos pueden, y deberían, interpretarse como la materia prima
utilizada para producir información. En consecuencia, consideramos
que los datos deben constituir uno de los pilares fundamentales de un
sistema de información.
Dato es una colección de hechos considerados de forma aislada. Los
datos describen la organización. Estos hechos aislados portan un
significado, pero en general no son de utilidad por si solos.
Información es un dato que ha sido manipulado, con lo que resulta de
utilidad para alguien.
Bloque elemental actividades
Las actividades definen la función de un sistema de información. Las
actividades de una empresa son procesos cotidianos que sirven para
apoyar sus cometidos, metas y objetivos, otros autores los llaman
procedimientos.
Las actividades de los sistemas de información son procesos que
apoyan las actividades de empresa por medio de: (1) el suministro de
datos y el proceso de informaciones, y (2) la mejora y la simplificación
de las actividades de empresa. Algunas actividades pueden implantarse
en forma de software. Otras han de ser realizadas por personas.
Las funciones son actividades en curso que apoyan el funcionamiento
de la empresa. Entre las funciones de los sistemas de empresa se
incluyen las ventas, los servicios, la fabricación, las expediciones, las
recepciones, la contabilidad, etc. Las funciones de los sistemas de
información apoyan a estas funciones de empresa en curso.
Los sistemas de proceso de transacciones son aplicaciones de los
sistemas de información que capturan y procesan los datos referidos a
transacciones. También reciben el nombre de sistemas de proceso de
datos.
Bloque elemental redes
Las redes son: (1) estructuras de distribución de personas, datos,
actividades y tecnología (los restantes bloques elementales) en los
lugares adecuados de la empresa, y (2) movimientos de datos entre
dichos lugares. El diseño de redes pretende suministrar procesos
cooperativos entre los sistemas, los ordenadores y las personas.
La geografía de un sistema es el conjunto de lugares geográficos donde
la empresa elige o necesita realizar sus operaciones.
Una red de empresa define los lugares detallados de trabajo, los
recursos específicos disponibles en cada lugar y las necesidades de
comunicaciones de empresa entre dichos lugares. Una red de empresa
no requiere necesariamente una red informática. A veces, las redes de
empresa reciben el nombre de redes logísticas.
Una red informática es una disposición técnica que interconecta
computadoras y periféricos de manera que puedan intercambiar datos y
compartir recursos técnicos. A veces recibe el nombre de arquitectura
distribuida de sistemas.
Los programas de redes son especificaciones comprensibles por la
máquina de parámetros de comunicaciones informáticas tales como
direcciones de nodos, protocolos, velocidades de línea, controles de flujo
y otros parámetros técnicos complejos.
Bloque elemental tecnología
La tecnología de información designa la moderna combinación de
tecnologías informáticas y tecnologías de telecomunicaciones. En la
tecnología de información se incluyen las computadoras, los periféricos,
las redes, las máquinas de fax, la telefonía, las impresoras inteligentes y
otros tipos de dispositivos tecnológicos que apoyan el proceso de
informaciones y las comunicaciones de empresa.
La tecnología de datos incluye todo el hardware y software requerido
para capturar, almacenar y gestionar los recursos de datos. Los bloques
elementales DATOS de los sistemas de información se implantan por
medio del empleo de tecnología de datos.
La tecnología de procesos incluye todo el hardware y software
requerido para apoyar las actividades de los sistemas de empresa y de
información. Los bloques elementales ACTIVIDADES de los sistemas de
información se implantan por medio del empleo de tecnología de
procesos.
Los bloques elementales REDES de los sistemas de información se
implantan por medio del uso de tecnología de comunicaciones. La
tecnología de comunicaciones, también denominada tecnología de
diseño de redes o de telecomunicaciones, incluye el hardware y software
utilizado para interconectar la tecnología de datos y de procesos en
diferentes lugares. 1
1
Systems Analysis and Design Methods Whitten Jeffrey L., Bentley Lonnie D.; Barlow Victor M. Third Edition 2004.
1.2.- Componentes estructurales de los sistemas de información
Sin importar las organizaciones a las que sirven o la forma en que se
desarrollan y diseñan, todos los sistemas de información están
compuestos de los siguientes seis componentes estructurales; entrada,
modelos, salida, tecnología, base de datos y controles.
Bloque de entrada
La entrada representa a todos los datos, texto, voz e imágenes que
entran al sistema de información y los métodos y los medios por lo
cuales se capturan e introducen. La entrada está compuesta de
transacciones, solicitudes, consultas, instrucciones y mensajes. Por lo
general, la entrada sigue un protocolo y un formato para que el
contenido, la identificación, la autorización, el arreglo y el
procesamiento sean adecuados.
Bloque de modelos
Este componente consta de modelos lógico-matemáticos que manipulan
de diversas formas la entrada y los datos almacenados, para producir
los resultados deseados o salida. Un modelo lógico-matemático puede
combinar ciertos elementos de datos para proporcionar una respuesta
adecuada a una consulta, o puede reducir o agregar volúmenes de
datos para obtener un reporte conciso.
El componente de modelos también contiene una descripción de
algunas de las técnicas de modelado más populares empleadas por los
analistas de sistemas para diseñar y documentar las especificaciones de
los sistemas. Estas técnicas incluyen tablas y árboles de decisión,
diagramas de flujo tradicionales, diagramas Nassi-Shneiderman, HIPO,
diagramas de estructura, diagramas Warnier-Orr y el empleo de
prototipos.
Bloque de salida
El producto del sistema de información es la salida información de
calidad y documentos para todos los niveles de la gerencia y para todos
los usuarios dentro y fuera de la organización. La salida es, en gran
medida, el componente que guía e influye en los otros componentes. Si
el diseño de este componente no satisface las necesidades del usuario,
entonces los otros componentes tienen poca importancia.
La salida representa el otro extremo de la entrada y obviamente no
puede ser mejor que la entrada y los modelos empleados para
producirla. Con frecuencia, la entrada y la salida son interactivas. La
entrada se convierte en salida; la salida se convierte en entrada. La
calidad de esta salida se basa en su exactitud, oportunidad y
relevancia. Además, esta salida debe tratarse en función de su destino,
uso, frecuencia de uso y seguridad.
Bloque de tecnología
La tecnología es la "caja de herramientas" del trabajo en sistemas de
información, Captura la entrada, activa los modelos, almacena y accesa
datos, produce y transmite salida, y ayuda a controlar todo el sistema.
Hace todo el trabajo pesado y une a todos los componentes
estructurales. La tecnología consta de tres componentes principales: la
computadora y el almacenamiento auxiliar, las telecomunicaciones y el
software.
Las telecomunicaciones comprenden el empleo de medios electrónicos y
de transmisión de luz para la comunicación entre nodos a lo largo de
una distancia. El software corresponde a los programas que hacen que
funcione el hardware de la computadora y le dan instrucciones sobre la
forma de procesar los modelos. El hardware está compuesto de una
variedad de dispositivos que proporcionan el soporte físico para los
componentes estructurales.
Bloque de base de datos
La base de datos es el lugar en donde se almacenan todos los datos
necesarios para atender a las necesidades de todos los usuarios. La
base de datos se considera desde dos puntos de vista, el físico y el
lógico. La base de datos física está compuesta de los medios de
almacenamiento. Esta es la forma en que los datos se almacenan
realmente. Sin embargo, otro problema probablemente más importante
es cómo buscar, asociar y recuperar los datos almacenados para
satisfacer necesidades específicas de información. Esto, es el lado lógico
de la base de datos y, si está estructurada correctamente, asegura la
recuperación oportuna, relevante y exacta de la información. También
tiene que ver con el componente de software del sistema e incluye
técnicas lógicas y asociativas de datos como índices, directorios, listas,
llaves, apuntadores, redes, árboles y relaciones.
La base de datos es el componente estructural clave en el diseño de
sistemas de información. Es la principal fuerza de integración del
sistema de información de una organización. Una base de datos consta
de elementos de datos organizados en registros y archivos en forma tal
que satisfagan los requerimientos de información de los usuarios. Los
usuarios tienen acceso a la información derivada dé esta base de datos
mediante la función de administración de datos.
La administración de datos es el proceso de almacenar y recuperar
datos. La administración de datos está compuesta de tres tareas
básicas: (1) describir la organización real y la interrelación de los datos
en una definición estándar de datos, (2) almacenar físicamente los datos
en un formato específico en un medio de almacenamiento dado y (3)
recuperar los datos almacenados en una forma tal que proporcionen
información válida a los usuarios del sistema. El analista de sistemas
tiene la responsabilidad de diseñar un sistema que cubra de manera
eficaz las tres tareas de la administración de datos.
Bloque de controles
Todos los sistemas de información están sujetos a una diversidad de
peligros y amenazas. En muchos casos, los peores abusos del sistema
provienen de procedimientos operacionales inadecuados, empleados
incompetentes y una pobre administración. Algunos de los controles
que necesitan diseñarse en el sistema para asegurar su protección,
integridad y operación uniforme son la instalación de un sistema de
administración de registros, la aplicación de controles contables
tradicionales, el desarrollo de un plan maestro de sistemas de
información, la creación de un plan de contingencias, la aplicación de
procedimientos para el personal, como verificación de antecedentes,
capacitación, rotación de tareas, vacaciones obligatorias, etc., la
preparación de una documentación completa y actualizada, la
aplicación de monitores de hardware y software, el establecimiento de
sistemas de respaldo y almacenamiento fuera de las instalaciones, la
instalación de sistemas ininterrumpidos de energía y sistemas contra
incendio, el empleo de adecuados procedimientos de programación y
controles, y la aplicación de una diversidad de procedimientos de
seguridad, dispositivos y controles de acceso.
Los cinco componentes estructurales de entrada, modelos, salida,
tecnología y base de datos proporcionan la forma, el contenido y la
función de los sistemas de información basados en computadora. El
componente estructural de los controles asegura la protección de los
sistemas contra una variedad de peligros y abusos potenciales. Además,
una combinación y nivel adecuados de controles apoyan la eficacia y
eficiencia de las operaciones, y la integridad y la exactitud del
procesamiento de datos. 2
1.3.- Elementos del sistema
Los elementos o subsistemas de un sistema de procesamiento de
información que se enumeran en seguida son convenientes para el
análisis; puede darse otro nombre a los elementos, pero un concepto
particular de sistema no cambiará relevantemente a resultas de la
nomenclatura. Los elementos del sistema son los siguientes:
1) Datos.
2
Burch John G., Grudnitski Gary, Diseño de Sistemas de Información: Teoría y Práctica . Grupo Noriega Editores, México 1992.
2) Personal.
3) Presentación.
4) Equipo (es decir, insumo, producto, transmisión, procesamiento
lógico y aritmético y almacenamiento).
El elemento de los datos
Tras la adquisición y transformación de los datos por el sistema, los
datos se transforman otra vez en información por el usuario cuando
éste ejercita su juicio y formula acciones que le ayudarán a alcanzar
sus objetivos. Los atributos de los elementos de los datos son los
siguientes:
1) Aplicabilidad. Debe haber una lógica que haga explícita la relación
entre cada clase de datos y la tarea del sistema que los requiera.
2) Nomenclatura.
Los nombres de las clases de datos, las unidades
empleadas y los modificadores o calificadores deben expresarse en un
lenguaje común para los usuarios y los diseñadores del sistema. No
debe haber ambigüedad en los términos.
3) Detalle. Debe prestarse atención también al grado de finura de los
datos; es decir, la denotación del caso más específico en cada clase y
cada nivel de agregación superior.
4) Fuentes.
Debe especificarse el lugar de origen de cada clase de
datos. Algunos datos derivan del proceso cognoscitivo de los usuarios
del sistema; en tales casos debe designarse como fuente una persona o
una organización.
5) Destinos. Todos los datos deben caracterizarse en un sistema por
sus destinos: los usuarios potenciales deben ser hombres o máquinas.
Muy a menudo los datos tendrán varios destinos en forma de puntos o
estaciones de procesamiento intermedio.
6) Relación lógica. Algunos datos del sistema pueden relacionarse en
forma causal con otros, algunos pueden ser covariantes, y otros pueden
ser independientes.
7) Procesamiento.
Los datos que intervienen en un sistema de
información pueden
a) Ser examinados en forma lógica
b) Ser utilizados en un cálculo matemático
c) Pasar por el sistema sin cambio esencial
El elemento del personal
Prevalecen ahora diversos conceptos de un subsistema de personal.
Generalmente incluyen los atributos de los individuos que operarán un
sistema particular. En un sistema de información los individuos no sólo
usan los productos del sistema sino que además son componentes del
sistema. El subsistema de personal tiene los atributos siguientes:
1) Distribución de la responsabilidad. Se incluye primordialmente
este atributo la determinación de los diversos "asientos"
prerrogativas de toma de decisiones. Esto significa la especificación
la localización, la habilidad y el número de personas o de grupos
en
de
de
de
personas que tienen la responsabilidad y la autoridad para ejecutar los
diversos tipos de acciones a la disposición de los usuarios del sistema.
2) Procedimientos de operación. Las acciones humanas (así como las
acciones del equipo y de los programas de computadora) y los métodos
para su realización forman parte inherente de todo sistema de
información. Las acciones humanas son las siguientes: vigilar,
comparar, valorar, pronosticar, decidir, ordenar, informar, pedir y
obedecer. Estas son las cosas que hacen los individuos en los sistemas
de información. Las aplicaciones particulares de estas acciones, más las
formas en que tales aplicaciones se logran, constituyen los
procedimientos de operación, que van desde la especificación del
formato de cualquier comunicación hasta la operación del equipo.
Incluyen también reglas, regulaciones, descripciones de situaciones y
criterios que guíen a los individuos en la toma de decisiones.
3) Acciones fuera de la organización. El personal de un sistema tiene
otros dos tipos de actividades en qué ocuparse aparte de las
directamente conectadas con la operación del sistema.
El elemento de la presentación
Aunque cada parte de un sistema de información tiene un producto, el
término "presentación", se refiere a cualquier presentación de los datos
a las personas por medio de equipo. Las presentaciones constituyen la
interconexión principal entre el usuario y su sistema. En virtud de que
las presentaciones se consideran constituidas a la vez por datos y
equipo, deben poseer los mismos atributos de estos dos elementos. Las
presentaciones poseen los atributos siguientes:
1) Grado de agregación. Se define una agregación como una colección
de cosas semejantes. En un sistema de información se amplía el
significado para incluir colecciones de renglones de datos del mismo
nivel de especificidad.
2) Codificación. Los formatos tabulares se encuentran probablemente
entre los dos extremos.
3) Oportunidad. Este es un atributo importante de muchos elementos
de un sistema. La oportunidad puede ser fijada por la naturaleza de los
eventos del mundo físico que ocurren y se repiten en ciertos momentos
y tienen cierta duración.
4) Iniciación o acceso. Debe proveerse un mecanismo para el inicio de
la acción de una parte de un sistema para producir presentaciones. En
un sistema de información por computadora el término genérico para
este mecanismo es un instrumento de petición de presentación, que
puede ser estructuralmente idéntico a diversos instrumentos de insumo
del sistema.
5) Transducción.
Es una interconexión entre las necesidades del
usuario y los requerimientos de máquinas. La especificación de este
atributo se hace al designar el tipo de mecanismo para la conversión de
los datos contenidos en una forma no reconocible por los seres
humanos.
6) Corrección. Este es otro atributo muy importante desde el punto de
vista del tomador de decisiones, cuya actuación se degrada por la
presencia de datos incompletos o incorrectos cuyas deficiencias se
desconocen.
El elemento de equipo
El elemento de equipo se compone de unidades manufacturadas, los
instrumentos físicos a través de los cuales fluyen todos los datos. Los
atributos de los elementos de equipo son los siguientes:
1) Estímulo adecuado.
Un estímulo adecuado hará que se capte un
evento o se inicie y propague un impulso. El equipo debe ser capaz de
detectar los eventos interesantes para el sistema.
2) Producción de estímulo. Aunque este atributo puede formar parte del
anterior, debe considerarse de modo especial si el estímulo adecuado
proviene de un ser humano o de un instrumento automático como un
radar.
3) Forma de los datos y agente de transducción. Las presentaciones son
un subconjunto de transductores específicos. También lo son los
instrumentos de insumo que permiten a los usuarios del sistema
introducir datos al sistema.
4) Capacidades.
Aquí deben especificarse la tasa o las tasas, bajo
diversas condiciones ambientales, con que puedan trasmitirse los
datos; las capacidades se expresan en unidades de datos por unidad de
tiempo. No sólo se expresan para diversas condiciones ambientales sino
también para situaciones extremas y estables, y tanto para unidades
individuales de equipo como para agregados de unidades semejantes.
Las capacidades se caracterizan también en términos de la duración ya
sea de la actuación extrema o la estable sin degradación, y en términos
del tiempo de reacción desde la iniciación del estímulo hasta la
respuesta del sistema.
5) Compatibilidad. Este atributo debe considerarse en un sentido de
ingeniería y otro de ingeniería humana, y también en términos
particularmente aplicables a los sistemas de información.
6) Confiabilidad.
Este es un atributo tradicional del equipo
especificado en la mayoría de los planes de ingeniería. La confiabilidad
es una medida del grado en que una pieza de equipo o un sistema
responderán ante el mismo conjunto de insumos en la misma forma en
varias presentaciones de estos insumos. La confiabilidad de los datos es
un problema particular para los sistemas de información a causa del
número y la complejidad de las transformaciones a que se sujetan.
7) Adaptabilidad. Este atributo está mal definido por ahora, pero se
refiere a cosas tales como el aumento de la capacidad mediante
adiciones de más componentes iguales o la inserción de componentes
nuevos sin interrumpir gravemente las operaciones del sistema y sin
realizar un gran rediseño de ninguna parte importante del sistema.
8) Discriminación.
9) Fidelidad.
Esta es la especificación de la capacidad y las
características de los componentes del equipo, en particular de los
elementos de captación y recepción, que les permiten reducir al mínimo
1) la aceptación de algo como una señal cuando en realidad no es una
señal, 2) el rechazo de algo por no ser una señal cuando en realidad sí
lo es.
10) Distribución geográfica y número. Estos atributos se muestran en un
mapa o un dibujo esquemático del arreglo de las principales unidades
de equipo. 3
1.4.- Componentes de un sistema de información
Flujos de datos
Movimientos de datos hacía, alrededor y desde el sistema.
Almacenes de datos
Conjuntos temporales o permanentes de datos.
Procesos
Actividades para aceptar, manejar y suministrar datos e información.
Pueden ser manuales o basadas en computadora.
Procedimientos
Métodos y rutinas para utilizar el sistema de información y lograr con
ello los resultados esperados.
Controles
Estándares y lineamientos para determinar si las actividades están
ocurriendo en la forma anticipada o aceptada, es decir si se encuentran
"bajo control". Asimismo, debe especificar las acciones que tienen que
emprenderse cuando ocurren problemas o se presentan circunstancias
inesperadas. Puede incluirse un reporte sobre las excepciones o
procedimientos para la corrección de los problemas.
Funciones del personal
Las responsabilidades de todas las personas que tienen que ver con el
nuevo sistema, incluyendo los usuarios, operadores de computadora y
personal de apoyo. Abarca todo el espectro de componentes del sistema,
incluso desde la entrada de datos hasta la distribución de salidas o
resultados. A menudo, las funciones del personal se establecen en
forma de procedimientos. 4
3
4
Selección de Standford L. Optner Análisis de Sistemas I.C.E., 1978
Senn James A.. Análisis y Diseño de Sistemas de Información Mc Graw Hill. Segunda Edición, 1989