DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
2.1 Espacio físico de los archivos.
3. ARCHIVOS
3.1 Archivo de Trámite
Definición y Objetivos
Responsable y Funciones
3.2 Archivo de Concentración
Definición y Objetivos
Responsable y Funciones
3.3 Archivo Histórico
Definición y Objetivos
Responsable y Funciones
3.4 Baja Documental
Definición y Objetivos
Responsable y Funciones
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4 EVALUACIÓN DE ARCHIVOS
4.1 Elaboración de evaluación preliminar
4.2 Elaboración del calendario institucional de trabajo.
5 DEPURACIÓN DE ARCHIVOS
5.1 Criterios básicos para la depuración
6 ELEMENTOS BÁSICOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES

Fondo

Criterios para identificar Fondo

Serie

Número de Serie y Número de Expediente

Fecha de inicio

Fecha de término

Asunto

Clasificación de la información

Vigencia documental

Número de fojas útiles
7 ELABORACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
8 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO
9 ANEXOS
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1. INTRODUCCIÓN
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental (LFTAIPG), publicada en el Diario Oficial de la Federación (D.O.F)
el 11 de junio de 2002, obliga al Gobierno Federal a proporcionar a la ciudadanía
la información que se genere por los procesos de trabajo, el uso de los recursos
públicos y los resultados de su ejercicio y de cualquier información que provenga
de la gestión pública gubernamental, a fin de crear una Cultura de Rendición de
Cuentas que ayude a transparentar los procesos de la gestión gubernamental y
establecer la responsabilidad a los Titulares de las Unidades Administrativas
(Capítulo I, Fracc. XIV, Capítulo III, Art. 16) de clasificar la información conforme a
los criterios establecidos en esta Ley y su Reglamento.
En base a lo anterior, se expiden los Lineamientos Generales para la Organización
y Conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, publicado en el D.O.F., el 20 de febrero de 2004,
el ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones Generales para la
Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual
Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de
Archivos, publicada en el D.O.F el 12 de julio de 2010, con última reforma en el
mismo el día 27 de julio de 2011 y el ACUERDO por el que se establecen las
disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, publicado
en el D.O.F el 16 de julio de 2010, los cuales tienen como base establecer los
criterios de organización y conservación de documentos contenida en los archivos
de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el
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objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un
acceso expedito a la información contenida en los mismos.
Por lo anterior, las dependencias gubernamentales deberán proceder a la
administración de la información gubernamental que se generen y se encuentren
en su poder mediante la organización, evaluación, depuración y clasificación de
los archivos para garantizar el derecho de los ciudadanos el acceso a la
información.
En ese sentido, resulta indispensable que los documentos y expedientes se
organicen y conserven bajo criterios de uniformidad que permitan su localización
expedita, disponibilidad e integridad, por lo cual, esta Comisión Nacional de Áreas
Naturales Protegidas (CONANP), queda obligada a abrir sus archivos y
proporcionar al ciudadano la información de manera expedita y sencilla.
El presente documento, describe la guía simple relacionada con la organización de
archivos y conservación de documentos y expedientes que se generen, obtengan,
adquieran o trasformen dentro de la Comisión Nacional de Áreas Naturales
Protegidas (CONANP), con el objeto de sentar las bases de eficiencia en las
actividades de la administración de la información, garantizar la integridad y
conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso,
custodia y destino final; así como permitir la correcta conformación de la memoria
institucional de la CONANP, además de controlar el acceso restringido a la
información reservada y confidencial de acuerdo a la LFTAIPG, los archivos se
convierten en el instrumento fundamental para evitar que se usen, oculten,
divulguen, alteren o destruyan indebidamente los expedientes y los documentos,
ya que los archivos gubernamentales son imprescindibles, inalienables, de
propiedad pública e indestructibles; dicho de otra manera el archivo es pilar de
Transparencia Gubernamental.
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2. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
UBICACIÓN FÍSICA DE LOS ARCHIVOS
De acuerdo a lo establecido el artículo Vigesimosegundo de los Lineamientos
Generales para la Organización y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Disposiciones
Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública
Federal, Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de
Transparencia y de Archivos, esta Comisión deberá adoptar
las medidas y
procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la
seguridad de sus soportes dentro de la organización de los archivos, por lo que
cada una de las Unidades Administrativas que conforman las Oficinas Centrales y
Direcciones Regionales de la CONANP, deberá designar un espacio únicamente
para ello.
Los archivos requieren para su organización y funcionamiento un espacio con
infraestructura para archivar los expedientes y cajas de archivo, las condiciones
ambientales necesarias: espacios ventilados, sin humedad y amplios así como las
condiciones de seguridad que garanticen su conservación en caso de incendio,
inundación o cualquier otra contingencia.
Cada Unidad Administrativa (UA) en las Oficinas Centrales y Direcciones
Regionales
una vez definido y acondicionado el lugar, deberá integrar sus
archivos de concentración debidamente clasificados y el encargado deberá
mantener fácil acceso a los usuarios.
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3. ARCHIVO
3.1 ARCHIVO DE TRÁMITE
DEFINICIÓN
Es la Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano
necesarios para el ejercicio de las atribuciones de cada UA; contiene todo tipo de
documentos recibidos y generados, se localiza en las oficinas de servicio de cada
UA.
OBJETIVO
Garantizar que los archivos de la CONANP se conserven organizados y
disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información que
contienen.
Se contará con un registro actualizado de los servidores públicos y firmas
autorizadas de cada una de las unidades administrativas generadoras o
receptoras de información, documentación y expedientes para el uso de los
expedientes clasificados como RESERVADOS O CONFIDENCIALES.
RESPONSABLE: Servidor Público designado por cada UA, como responsable
único del Archivo de Trámite.
FUNCIONES
1) Integrar los expedientes del Archivo, a través de carpetas y folders
debidamente identificados.
2) Conservar la documentación que se encuentra activa y la que ha sido
clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de
Disposición Documental (CDD).
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3) Coadyuvar con el archivo de concentración para la elaboración del Cuadro
General de Clasificación (CGC), CDD y el Inventario General.
4) Inventarios de transferencia primaria la cual se realizará mediante una lista
de los expedientes que dejan la fase activa de consulta y entran en una
fase semi-activa de consulta.
5) Seleccionar y valorar los documentos y expedientes con el objeto de
realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme
al CDD y la vigencia de cada uno de ellos.
6) Transferencia Primaria
a. Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes cuyo
trámite ha terminado y cuya consulta es esporádica a los archivos de
concentración,
mientras
prescriba
el
plazo
de
conservación
establecido en el CDD correspondiente, según lo indicado por el
Archivo General de la Nación (AGN).
PROCESOS DENTRO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
a) Recibir y clasificar la documentación
b) Clasificar y registrar el inventario documental
c) Realizar el acomodo de los expedientes asignados
d) Préstamo y consulta de los archivos en trámite
e) Traslado sistemático y controlado de expedientes (consulta continua a
consulta esporádica).
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3.2 ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN
DEFINICIÓN
Es la Unidad responsable de la administración de los documentos de consulta
esporádica por parte de las UA’s y que permanecen hasta su destino final ya sea
para su transferencia al archivo histórico o para la baja documental.
OBJETIVO
Administrar la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han
sido transferidos del archivo de trámite, mismos que deberá conservar y custodiar
hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.
El Área de Archivo de Concentración deberá establecerse por cada Dirección
Regional que agrupe a las ANP´s a su cargo y en cada Dirección General,
Dirección Ejecutiva de Administración y Efectividad Institucional (DEAEI),
Dirección de Asuntos Jurídicos (DAJ) y Dirección de Evaluación y Seguimiento
(DES) en Oficinas Centrales mismas que estarán adscritas al Área coordinadora
de Archivos de la CONANP.
Será el área encargada de la recepción, resguardo y conservación de expedientes
semi-activos, es decir, de consulta esporádica además de promover las
transferencias secundarias de los Archivos al archivo histórico o baja final de las
Unidades Administrativas.
La documentación que se reciba del Archivo de Trámite debe de llegar en las
siguientes condiciones:

Únicamente documentos originales y acuses de recibo sin copias.

Limpia (sin grapas, clips o cintas adhesivas).
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
Integrada por expediente (integrada en expedientes por serie
documental).

Valorada en su primera fase (revisada).

Relacionada en el formato de Inventario Documental.

Foliada.
RESPONSABLE: Solo un encargado por cada Dirección: General,
Ejecutiva de Administración y Efectividad Institucional,
Regional,
Asuntos Jurídicos,
Evaluación y Seguimiento.
FUNCIONES
1) Recibir de los archivos en trámite la documentación semi-activa
(transferencia primaria).
2) Conservar precautoriamente la documentación semi-activa hasta cumplir su
vigencia documental o su período de reserva.
3) Solicitar al Área coordinadora de Archivos de la CONANP, Vo. Bo. de la
Unidad Generadora de los expedientes para su destino final.
4) Coadyuvar en la elaboración del CGC, del CDD y el Inventario General.
5) Elaborar los inventarios de Baja Documental y de Transferencia
Secundaria.
6) Valorar junto con el Archivo histórico, los documentos y expedientes de las
series resguardas, conforme al CDD.
7) Hacer las transferencias secundarias al Archivo Histórico de la CONANP
8) Transferencia Secundaria
a. Realizar el trabajo sistemático y controlado de expedientes que
hayan concluido sus plazos de conservación y respecto de los cuales
se
hayan
identificado
valores
secundarios
(históricos),
de
conformidad con el CDD correspondiente, según lo indicado por el
AGN.
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b. Analizar la documentación cuya vigencia administrativa, contable o
legal haya prescrito y determinar el tratamiento que corresponda a la
misma de acuerdo a las normas establecidas.
3.3 ARCHIVO HISTÓRICO
DEFINICIÓN
Unidad Responsable de organizar, conservar y administrar, describir y divulgar la
memoria documental institucional; es la documentación considerada histórica
mediante un proceso de valoración.
La documentación histórica se refiere al origen, los criterios que se emplean para
la valoración histórica son:

Documento por el que se crea

Documento por el que se transforma

Normatividad interna (funciones)

Por conveniencia
Algunos expedientes se pueden conservar como ejemplos prácticos como por
ejemplo: el primer expediente de cada serie documental igual que los expedientes
de recursos humanos.
OBJETIVO
Organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la documentación histórica,
que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración.
RESPONSABLES: Servidor Público encargado por cada Dirección Regional,
Dirección General y de la DAJ, DES y DEAEI.
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FUNCIONES
1) Proporcionar en forma ágil y eficiente, el servicio al público para la
consulta en sala de los documentos bajo su resguardo.
2) Proporciona las guías, inventarios y catálogos disponibles, ya sea en
soporte impreso o electrónico.
3) Recibe, revisa y verifica la integridad de los archivos consultados y
regresa el expediente a su lugar.
Los siguientes documentos no están permitidos en archivo histórico:

Copias fotostáticas y/o conocimiento

Duplicados

Revistas

Periódicos

Libros

Diario Oficial de la Federación

Leyes (excepto las atribuibles a la CONANP)
3.4 BAJA DOCUMENTAL
DEFINICIÓN
Son los expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito con el
propósito de darlos de baja o transferirlo al archivo histórico.
OBJETIVO
Seleccionar los expedientes resguardados en el archivo de concentración que
hayan cumplido con su plazo de conservación, y realizar su valoración con la
finalidad de tramitar su baja documental.
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RESPONSABLE
El responsable titular es el encargado del archivo de concentración de cada
Dirección General, Dirección Regional, DAJ, DEAEI y DES, junto con el
Coordinador de Archivos de la CONANP.
FUNCIONES
Las actividades destinadas a realizar la baja documental, de los expedientes
tomando en consideración sus características administrativas, legales, fiscales o
contables. Las acciones a efectuar son las siguientes:
1) Identificar expedientes con plazo vencido
2) Aprobar, dictaminar, valorar y autorizar la baja documental por parte del
Archivo General de la Nación.
3) Donar a la Comisión de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG) y
4) Actualizar registros del Inventario documental.
4. EVALUACIÓN DE LOS ARCHIVOS
4.1 ELABORACIÓN DE EVALUACIÓN PRELIMINAR
Para realizar los trabajos de valoración de archivos de la CONANP y cumplir así
con las disposiciones de la Ley de Transferencia se requiere:

Realizar una evaluación del estado físico en el que se encuentran los
archivos resguardados en cada una de las UA´s, se sugiere que la
evaluación se haga a través de un muestreo.

Las Direcciones Regionales deberán incluir los archivos de las Áreas
Naturales.

Dicha evaluación nos dará una idea del tiempo que necesitamos para
realizar los inventarios, recursos humanos y materiales que se necesitan.
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4.2 CALENDARIO INSTITUCIONAL
Llamado también “Calendario de trabajo para la organización de Archivos de la
CONANP” ( Anexo 1), deberá elaborarse con la siguiente información:
Nombre de la Unidad Administrativa, Nombre del responsable de la Organización
de Archivos, Número de Expedientes en cajas, por evaluar, depurar, reetiquetar,
tiempo estimado para realizar el trabajo de clasificación del archivo de trámite y de
concentración, registro de avance en el trabajo con los expedientes.
Esto de acuerdo al Artículo Séptimo Transitorio de los LGOCADEAPF que señala:
“…un calendario institucional en el que se establezcan las fechas para la
organización total de sus archivos, así como un informe de la situación que guarda
el cumplimiento del presente instrumento. Lo anterior, deberá publicarse en los
sitios de internet de cada dependencia o entidad.” Por lo que los responsables de
las UA’s deberán remitir dicha información al Responsable de Archivos de la
CONANP, el cual deberá enviarse a los 15 días de haber recibido la presente
Guía.
La Unidad de Enlace a través del Coordinador de Archivos de la CONANP, será la
responsable de la publicación del Calendario de Trabajo de esta Comisión
Nacional en el portal de transparencia, una vez que el Coordinador de Archivos de
la CONANP, envíe tal información.
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5. DEPURACIÓN DE ARCHIVO.
Por depuración entenderemos el retiro de documentos repetidos o inútiles, dentro
de un expediente determinado. La depuración es una de las primeras acciones
dentro de la organización de archivos, al final de la depuración solo contaremos
con documentos útiles, con sellos originales, ordenados cronológicamente, cabe
aclarar que para el archivo de concentración los expedientes solo tendrán
documentos originales, se tendrá que foliar con números consecutivos cada una
de las hojas del expediente, es importante mencionar que este es un requisito
indispensable para la localización de los documentos.
Al revisar los expedientes se deberá tener presente que deben contener los
documentos originales resultado de la gestión administrativa de un mismo
proceso.
Para ordenar de manera cronológica, esto se realizará archivando los documentos
de atrás para adelante es decir que cuando se abra el expediente el primer
documento visible será el de fecha más reciente.
Para eficientar el proceso de depuración es necesario conocer los siguientes
conceptos básicos:
Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son
producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y
entidades.
Documento de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,
fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de las dependencias y entidades.
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Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de
archivos ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de
una dependencia o entidad.
Serie Documental: la división de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos durante el desarrollo de una misma atribución general y
que versan sobre una materia o asunto específico.
Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que
establece los valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental,
clasificación de reserva o confidencialidad y destino final.
Inventario Documental: Instrumento con el que se describen las series y los
expedientes de un archivo y permite su localización para la transferencia primaria
y secundaria.
Transferencia Primaria: Cuando un expediente pasa del archivo de trámite al
archivo de concentración.
Transferencia Secundaria: Cuando un expediente pasa por su valor histórico al
archivo histórico o en su caso a baja final.
Cuadro General Archivístico: Instrumento técnico que refleja la estructura de un
archivo en base a las atribuciones de cada dependencia.
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6. ELEMENTOS BÁSICOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES
6.1 DE LA PORTADA DE LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO
Una vez ordenados y depurados los expedientes, deberá aparecer en la parte
superior derecha de la portada o guarda exterior la siguiente información:

Nombre de la Unidad Administrativa

Fondo

Sección

Serie

Número de expediente (número consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de sus expedientes.

Fecha de inicio y en su caso cierre del expediente.

Asunto: resumen o descripción del contenido.

Valores documentales.

Vigencia Documental.

Número de fojas útiles al cierre del expediente.
UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Se refiere a la unidad de donde proceden los
archivos.
FONDO.- Se refiere al conjunto de documentos con independencia de su tipo
documental o soporte, producidos orgánicamente o acumulados; utilizados por
una persona física, familia, entidad en el transcurso de las actividades y sus
funciones como productor.
El fondo es el resultado de una primera aplicación del principio de procedencia y
vincula a la totalidad de los documentos producidos por una institución.
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Cada Fondo tendrá en su interior una estructura independiente, de acuerdo a las
funciones orgánicas y al organigrama de la institución productora.
Criterios para Identificar Fondos:

Debe ser un organismo público o privado con existencia jurídica propia
(creada por ley, decreto, acta constitutiva, etc.).

Debe tener fines y atribuciones definidas y estables, determinadas en un
reglamento.

Debe contar con organización interna para desarrollar las funciones para la
que fue creada.

Debe tener competencia propia aunque esté sujeto a otro organismo
superior.
SECCIÓN
Es la división del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados
entre sí que corresponden con las subdivisiones administrativas de la institución u
organismo que las origina.
Las Secciones o Subfondos son el resultado de una segunda aplicación del
principio de procedencia e introducen una diferenciación al interior del Fondo. Son
subdivisiones del fondo identificadas con dependencias o funciones.
SERIE
Son los documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo, formando
una unidad como resultado de la misma acumulación del mismo proceso
archivístico o de la misma actividad que tiene una forma particular o como
consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o
utilización. La serie se denomina también SERIE DOCUMENTAL.
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Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original y
responden al carácter seriado de los documentos, de la repetición sistemática de
actividades o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una función
de la institución.
NÚMERO DE SERIE Y NÚMERO DE EXPEDIENTE
Se refiere a la descripción de los datos que nos indican que se trata de una serie
documental sonde al final de la misma se localiza el número consecutivo que
identifica a cada uno de los expedientes dentro de la serie.
FECHA DE INICIO
Se explica por sí misma.
FECHA DE TÉRMINO
Mismo criterio.
ASUNTO
Se refiere a un resumen o descripción sintética del contenido.
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se refiere al acceso a la misma: pública, reservada o confidencial.
VIGENCIA DOCUMENTAL
Número de años que el expediente estará en el archivo de trámite y luego en el de
concentración.
NÚMERO DE FOJAS ÚTILES
Número consecutivo con el que se foliarán las hojas que conforman un expediente
al cierre del mismo.
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Toda esta información deberá capturarse en una etiqueta que se pegará en la
orilla superior derecha de cada expediente.
7. ELABORACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
Elementos para la elaboración de las series documentales:
Para definir las series documentales es importante recordar que éstas son el
resultado de la aplicación del principio de orden original y responden al carácter
seriado de los documentos, de la repetición sistemática de actividades o
procedimientos administrativos para el cumplimiento de una función de la
institución.
Para conformar una serie documental se deberán identificar los siguientes
elementos básicos que se tomarán en cuenta para asignar una clave que nos
permitirán ubicar e identificar a cada documento en función del Cuadro de
Clasificación Archivística y del orden del mismo en su serie. Así con esta
clasificación archivística podremos establecer un sistema de códigos a partir de
cifras, letras o ambos que constituyan una clave única que individualice e
identifique cada documento, los elementos son:

Nombre de la serie

Siglas de la sección

Clave administrativa

Número consecutivo de expediente

Año
Nombre de la serie:
Las series documentales se definirán de acuerdo con el nombre de las funciones
sustantivas que realiza la unidad administrativa que les dio origen.
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Siglas de la Unidad Administrativa de origen:
Siglas de la unidad administrativa a la que pertenecen los archivos. (Anexo II).
Clave administrativa:
Conformada por dos dígitos que la DEAEI de la CONANP utiliza internamente
para identificar a cada una de las Direcciones o Regionales
de la CONANP
(Anexo III).
Número consecutivo del Expediente:
Es el número que se le asignará a cada uno de los expedientes que conforman la
serie. Tomando en cuenta la extensión de la misma, la numeración
podrá
empezar con 2 o 3 dígitos: 01 o 001, 002, 003; usando números consecutivos.
Año:
Indica el año en que se iniciaron las gestiones.
EJEMPLO
FONDO
Dirección
CONANP
NOMBRE DE
SECCIÓN
Administración
LA SERIE
CLAVE
SIGLAS DE
ADMINIST
LA
RATIVA
DIRECCIÓN
NÚMERO
CONSECUTIVO
DEL
AÑO.
EXPEDIENTE
de
y
Efectividad
Auditorías
03
DEAEI
001-233
08
Auditorías
03
DEAEI
234-500
08
Institucional
Dirección
Ejecutiva
CONANP
Administración
de
y
Efectividad
Institucional
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DESGLOSE DE LOS ELEMENTOS DE LA SERIE
Fondo
Sección
CONANP
Dir. De Procedencia
Dirección de Administración
Unidad Administrativa
y Efectividad Institucional
Nombre de la Serie
Clave Interna de Admón.
Siglas
de
la
Unidad
Auditorías
Auditores Externos
03
Ver Anexo IV
DEAEI
Auditores Externos
Administrativa
Número
consecutivo
Ver Anexo V
del
001-500
expediente
Año en que se inició el
2008
expediente 01
8. DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO
De acuerdo con los LGOCADEAPF y de los LFTAIPG en su artículo 13, Sección
V, los sujetos obligados (titulares de las dependencias y entidades públicas),
deberán elaborar instrumentos de consulta a partir de los cuales se asegure la
ciudadanía un servicio ágil y expedito para acceder a la información pública a
partir de la consulta directa o indirecta de los expedientes.
Los instrumentos de consulta que señala la Ley son los que a continuación se
enlistan:
-Cuadro General de Clasificación Archivística: En este cuadro se refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones o funciones de cada
dependencia o entidad.
-Catálogo de Disposición Documental: Instrumento de consulta o referencia que
describe ordenadamente y de manera individual las unidades documentales o las
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unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan
entre ellas una relación, temática o institucional.
-Inventario General : El inventario documental es una descripción exacta de toda
la documentación de un archivo. Se elabora siguiendo el orden del archivo y tiene
como fin dar constancia de la documentación y facilitar la búsqueda, control y el
estudio del acervo documental. Permite conocer además el volumen del acervo,
los contenidos generales y la localización de la información. Por lo que es el
instrumento más importante pues es el sustento de todo el trabajo de descripción y
crea las condiciones para profundizar tanto se requiera en el mismo.
Guía Simple: Es el esquema general de la descripción de las series documentales
de los archivos de la dependencia que indica características fundamentales
conforme al CGC Archivística y sus datos generales.
Hasta la fecha la CONANP tiene registrados los archivos de las Direcciones
Generales y de la DEAEI en la página web del IFAI, a los que se tiene acceso a
través del Sistema Automatizado de Integración de Instrumentos de Consulta y
Control Archivístico (SICCA), dichos archivos pueden ser consultados desde la
página de la CONANP.
En lo que toca en las Oficinas Regionales los archivos a incluir serán desde sus
inicios de operación al igual que las áreas naturales.
A nivel regional cada una de las áreas naturales deberá llenar sus propios
formatos y hacerlos llegar a la Dirección Regional, quien a su vez concentrará toda
la información de sus áreas naturales, reservas de la biósfera etcétera, tanto en
sus formatos como en los formatos diseñados por el SICCA , para llenar el CGC
Archivística, CDD, Inventario General y la Guía Simple, se anexan formatos.
Para subir la información resultado del proceso de la organización de archivos al
SICCA, existe un formato con 23 campos, es requisito indispensable llenar el
formato general del SICCA de acuerdo a la Guía que se adjunta . Las Direcciones
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22
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GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
Regionales deberán llenar y enviar el formato general del SICCA al Coordinador
de Archivos quien importara la información de todas las Direcciones al Sistema de
Control Archivístico SICCA.
Con la captura de la información en los 23 campos del formato general que se les
envía, el SICCA, nos permitirá elaborar el CGC Archivística, el CDD, Inventario
General y la Guía simple de toda la CONANP. Las Oficinas Regionales elaborarán
sus propios formatos de consulta con los mismos criterios, de acuerdo a los
formatos de anexos V, VI, VII y VIII.
En el SICCA se podrá consultar el Índice General de todos los archivos
clasificados de la CONANP, mismos que podrán tener acceso a través del Portal
del SICCA que aparece en la portada de la página web de la Comisión.
Finalmente se considera que el presente trabajo se realizará en 3 etapas:
1ª. Planificación del Trabajo en cada una de las Unidades Administrativas de la
CONANP, que incluye la conformación de los equipos de trabajo, su capacitación,
definición de los tiempos de acuerdo al calendario de trabajo y recursos
materiales.
2ª.
Realización del trabajo de evaluación, depuración y clasificación de los
archivos con la orientación de la Unidad de Enlace.
3ª. Consolidación de la organización de los archivos desde su ubicación física
hasta la conformación de los instrumentos de consulta y el establecimiento de los
archivos de trámite, concentración e históricos en Oficinas Centrales y en las
Direcciones Regionales con sus respectivos instrumentos de consulta de esta
Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas.
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23
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GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
ANEXO 1
CALENDARIO INSTITUCIONAL
FORMATO PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE EXPEDIENTES
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
NÚMERO
DE
CAJAS
NÚM,
TOTAL
DE
EXPEDIE
NTES
NÚM.
EXPEDI
ENTES
PROGR
AMADO
S POR
MES
NUM.
DE
EXPEDI
ENTES
EVALU
ADOS
POR
MES
NÚMER
O DE
EXPEDI
ENTES
DEPUR
ADOS
OR MES
NUM. DE
EXPEDIEN
TES
CLASIFICA
DOS
TOTAL
POR
MES
MES
INVENTA
RIADO
NOMBRE DEL
RSPONSABLE
NOMBRE DE LOS
PARTICIPANTES
Los trabajos se realizarán mensualmente, en cada área de archivo de concentración.
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24
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GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
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ANEXO 2
LISTA DE CLAVES ADMINISTRATIVAS DE LA CONANP
CLAVE
100
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLAVE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
ENT FED.
PENÍNSULA DE BAJA CALIFORNIA
Y PACÍFICO NORTE
RESERVAS DE LA BIOSFERA
PARQUES NACIONALES
ARCHIPIÉLAGO DE
REVILLAGIGEDO
COMPLEJO LAGUNAR OJO DE
LIEBRE
B.C.S
EL VIZCAÍNO
B.C.S
ISLA GUADALUPE
SIERRA LA LAGUNA
ZONA MARINA BAHÍA DE LOS
ÁNGELES, CANALES DE
BALLENAS Y SALSIPUEDES
B.C
B.C.S
ARCHIPIÉLAGO DE SAN
LORENZO
B.C
B.C
BAHÍA DE LORETO
B.C.S
CABO PULMO
B.C.S
CONSTITUCIÓN DE 1857
SIERRA DE SAN PEDRO
MÁRTIR
ZONA MARINA ARCHIPIÉLAGO
DE ESPÍRITU SANTO
ÁREAS DE PROTECCIÓN DE
FLORA Y FAUNA
COLIMA
B.C
B.C
B.C.S
CABO SAN LUCAS
ISLAS DEL GOLFO DE
CALIFORNIA
ISLAS DEL GOLFO DE
CALIFORNIA
B.C.S
VALLE DE LOS CIRIOS
B.C
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25
B.C
B.C.S
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GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
SANTUARIOS
CLAV
E
200
DIRECCIÓN REGIONAL
VENTILAS HIDROTERMALES,
CUENCA DE GUAYMAS Y
DORSAL DEL PACÍFICO
SUBCLAV
E
B.C.S
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
ENT
FED.
NOROESTE Y ALTO GOLFO DE
CALIFORNIA
RESERVAS DE LA BIOSFERA
ALTO GOLFO DE CALIFORNIA
Y DELTA DEL RÍO COLORADO
EL PINACATE Y GRAN
DESIERTO DE ALTAR
ISLA SAN PEDRO MÁRTIR
ÁREAS DE PROTECCIÓN DE FLORA Y
FAUNA
ISLAS DEL GOLFO DE
CALIFORNIA
ISLAS DEL GOLFO DE
CALIFORNIA
MESETA DE CACAXTLA
SIERRA DE AJOS BAVISPE
B.C
Y
SO
N
SO
N
SO
N
SIN
SIERRA DE ÁLAMOS-RÍO
CUCHUJAQUI
SO
N
SIN
SO
N
SO
N
SANTUARIOS
PLAYA CEUTA
PLAYA EL VERDE CAMACHO
SIN
SIN
REGIONES PRIORITARIAS PARA LA
CONSERVACIÓN
EL FUERTE
SIN
AGIABAMPO-BACOREHUIS
COMPLEJO LAGUNAR
TOPOLOBAMPO
SISTEMA LAGUNAR SAN IGNACIONAVACHISTE- MACAPULE
BAHÍA DE SANTA MARÍA
ALTATA- ENSENADA PABELLONES
SIN
SIN
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26
SIN
SIN
SIN
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
CLAV
E
300
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLAVE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
ENT
FED.
NORTE Y SIERRA MADRE
OCCIDENTAL
RESERVAS DE LA BIOSFERA
JANOS
CHIH
LA MICHILÍA
DGO
CASCADA DE BASSASEACHIC
CHIH
CUMBRES DE MAJALCA
CHIH
SIERRA DE ÓRGANOS
ZAC
AREA DE PROTECCIÓN DE
RECURSOS NATURALES
CUENCA ALIMENTADORA DEL
DISTRITO Y RIEGO 043 ESTADO
DE NAYARIT RIOS AMECA.
NAY
ÁREAS DE PROTECCIÓN DE FLORA Y
FAUNA
MÉDANOS DE SAMALAYUCA
CHIH
PAPIGOCHIC
CHIH
TUTUACA
CHIH
PARQUES NACIONALES
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27
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
CLAVE
400
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLAVE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
ENT FED.
NORESTE Y SIERRA MADRE
ORIENTAL
RESERVAS DE LA BIOSFERA
PARQUES NACIONALES
MAPIMÍ
CHIH
MAPIMÍ
COAH
MAPIMÍ
DGO
SIERRA DEL ABRA TANCHIPA
SLP
CUMBRES DE MONTERREY
EL POTOSÍ
SLP
EL SABINAL
NL
GOGORRÓN
SLP
LOS NOVILLOS
MONUMENTOS NATURALES
NL
CERRO DE LA SILLA
COAHUILA
NL
RÍO BRAVO DEL NORTE
CHIH Y
COAH
ÁREAS DE PROTECCIÓN DE
RECURSOS NATURALES
CUENCA ALIMENTADORA DEL
DISTRITO DE RIEGO 04 DON
MARTÍN, EN LO RESPECTIVO A
LAS SUBCUENCAS DE LOS RIOS
SABINAS, ALAMÓS, SALADO Y
MIMBRES
COAH
ÁREAS DE PROTECCIÓN DE FLORA Y
FAUNA
CAÑÓN DE SANTA ELENA
CHIH
CUATROCIÉNEGAS
COAH
MADERAS DEL CARMEN
COAH
OCAMPO
CHIH
SIERRA DE ÁLVAREZ
SLP
SIERRA LA MOJONERA
SLP
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GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
LISTA DE CLAVES ADMINISTRATIVAS:
CLAVE
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLAVE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
500
ENT
FED.
OCCIDENTE Y PACÍFICO CENTRO
RESERVAS DE LA BIOSFERA
CHAMELA-CUIXMALA
ISLAS MARÍAS
MARIPOSA MONARCA
SIERRA DE MANANTLÁN
ZICUIRÁN-INFIERNILLO
PARQUES NACIONALES
BARRANCA DE CUPATITZIO
BOSENCHEVE
CERRO DE GARNICA
INSURGENTE JOSÉ MARÍA
MORELOS
ISLA ISABEL
ISLAS MARIETAS
LAGO DE CAMÉCUARO
NEVADO DE COLIMA
RAYÓN
JALIS
NAY
MICH
COL,
JAL
MICH
MICH
MICH
MICH
MICH
NAY
NAY
MICH
JAL Y
JAL
MICH
CUENCA ALIMENTADORA DEL
DISTRITO NACIONAL DE RIEGO 01
AGS
PABELLÓN
Y ZAC
CUENCA ALIMENTADORA DEL
DISTRITO Y RIEGO 043 ESTADO DE
NAYARIT, EN LO RESPECTIVO A
AGS,
LAS SUBCUENCAS DE LOS RIOS
DGO,
AMECA, ATENGUILLO, BOLAÑOS,
JAL,
GRANDE DE SANTIAGO JUCHIPILA, NAY
ATENGO Y TLALTENANGO
Y ZAC
LAS HUERTAS
COL
AREAS DE PROTECCIÓN DE RECURSOS
NATURALES
ÁREAS DE PROTECCIÓN DE FLORA Y
FAUNA
EL JABALÍ
LA PRIMAVERA
PICO DE TANCÍTARO
SIERRA DE QUILA
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29
COL
JAL
MICH
JAL
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
CLAVE
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLAVE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
ISLAS LA PAJARERA, COCINAS,
MAMUT, COLORADA, SAN PEDRO,
SAN AGUSTÍN, SAN ANDRÉS Y
NEGRITA, Y LOS ISLOTES LOS
ANEGADOS, NOVILLAS, MOSCA Y
SUBMARINO. (ISLAS DE LA BAHÍA
DE CHAMELA)
PLAYA CUITZMALA
PLAYA DE MARUATA Y COLOLA
PLAYA DE MISMALOYA
PLAYA EL TECUÁN
PLAYA MEXIQUILLO
PLAYA PIEDRA DETLACOYUNQUE
PLAYA TEOPA
SANTUARIOS
ENT
FED.
JAL
JAL
MICH
JAL
JAL
MICH
GRO
JAL
LISTA DE CLAVES ADMINISTRATIVAS:
CLA
VE
600
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLA
VE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
ENT
FED.
REGIÓN CENTRO Y EJE NEOVOLCÁNICO
RESERVAS DE LA BIOSFERA
BARRANCA DE METZTITLÁN
SIERRA GORDA DE GUANAJUATO
HGO
EDO
DE
MEX
GUA
NAJU
ATO
SIERRA DE HUAUTLA
MOR
SIERRA GORDA
QRO
TEHUACÁN-CUICATLÁN
PUE
MARIPOSA MONARCA
PARQUES NACIONALES
CERRO DE LA ESTRELLA
CERRO DE LAS CAMPANAS
CUMBRES DEL AJUSCO
DESIERTO DE LOS LEONES
QRO
DF
DESIERTO DEL CARMEN O DE
NIXCONGO
DF
EDO
DE
MEX
EL CHICO
HGO
EL CIMATARIO
QRO
EL HISTÓRICO COYOACÁN
Página
30
DF
DF
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
CLA
VE
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLA
VE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
EL TEPEYAC
EL TEPOZTECO
DF
DF,
MOR
EL VELADERO
GRO
FUENTES BROTANTES DE TLALPAN
GRO
GRUTAS DE CACAHUAMILPA
GRO
DF,
EDO
DE
MEX
EDO
DE
MEX,
PUE
Y
MOR
EDO
DE
MEX
Y
MOR
IZTACCÍHUATL- POPOCATÉPETL
LAGUNAS DE ZEMPOALA
LOMAS DE PADIERNA
LOS MÁRMOLES (COMPRENDE:
BARRANCA DE SAN VICENTE Y
CERRO DE CANGANDO)
DF
SACROMONTE
HGO
EDO
DE
MEX
PUE,
TLAX
EDO
DE
MEX
EDO
DE
MEX
EDO
DE
MEX
TULA
HGO
XICOTÉNCATL
TLAX
CUENCAS DE LOS RIOS VALLE DE
BRAVO, MALACATEPEC TIZOC Y
TAMASCALTEPEC
EDO
DE
MEX
LOS REMEDIOS
MALINCHE O MATLALCUEYATL
MOLINO DE FLORES
NEZAHUALCÓYOTL
NEVADO DE TOLUCA
Página
31
DF
GENERAL JUAN N. ÁLVAREZ
INSURGENTE MIGUEL HIDALGO Y
COSTILLA
AREAS DE PROTECCIÓN DE RECURSOS
NATURALES
ENT
FED.
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
CLA
VE
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLA
VE
ÁREAS DE PROTECCIÓN DE FLORA Y
FAUNA
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
CIÉNEGAS DEL LERMA
CORREDOR BIOLÓGICO
CHICHINAUTZIN
ENT
FED.
EDO
DE
MEX
DF,
MOR
Y
EDO
DE
MEX
LISTA DE CLAVES ADMINISTRATIVAS:
CLAVE
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLAVE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
700
ENT
FED.
REGIÓN PLANICIE COSTERA Y GOLFO
DE MÉXICO
RESERVAS DE LA BIOSFERA
PARQUES NACIONALES
LOS TUXTLAS
VER
PANTANOS DE CENTLA
TAB
CAÑÓN DEL RÍO BLANCO
PUE,
VER
COFRE DE PEROTE
PICO DE ORIZABA
SISTEMA ARRECIFAL
VERACRUZANO.
AREAS DE PROTECCIÓN DE RECURSOS
NATURALES
CUENCA HIDROGRÁFICA DEL RÍO
NECAXA
ÁREAS DE PROTECCIÓN DE FLORA Y
FAUNA
CAÑÓN DE USUMACINTA
LAGUNA DE TÉRMINOS
LAGUNA MADRE Y DELTA DEL RÍO
BRAVO
LOBOS TUXPAN
Página
32
VER
PUE,
VER
VER
PUE
CHIS Y
TAB
CAMP
TAMPS
VER
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
SANTUARIOS
CLAVE DIRECCIÓN REGIONAL
800
PLAYA DE RANCHO NUEVO
SUBCLAVE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
TAMPS
ENT
FED.
REGIÓN FRONTERA SUR, ISTMO Y
PACÍFICO SUR
RESERVAS DE LA BIOSFERA
El Triunfo
CHIS
La Encrucijada
CHIS
La Sepultura
CHIS
Lacan-Tún
CHIS
Montes Azules
CHIS
Selva el Ocote
CHIS
Volcán Tacaná
CHIS
Bonampak
CHIS
Yagul
OAX
Yaxchilán
CHIS
Benito Juárez
OAX
Huatulco
OAX
Lagunas de Chacahua
OAX
Lagunas de Monte Bello
CHIS
Palenque
CHIS
AREAS DE PROTECCIÓN DE RECURSOS
NATURALES
Zona de Protección Forestal "La
Frailescana"
CHIS
AREAS DE PROTECCIÓN DE FLORA Y
FAUNA
Boquerón de Tonala
OAX
Cascada de Agua Azul
CHIS
Chan-Kin
CHIS
Metzabok
CHIS
Nahá
CHIS
Playa de Escobilla
OAX
Playa de la Bahía de Chacahua
OAX
Playa de Puerto Arista
CHIS
MONUMENTOS NATURALES
PARQUES NACIONALES
SANTUARIOS
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33
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GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
Playa de Tierra Colorada
CLAVE
DIRECCIÓN REGIONAL
SUBCLAVE
ÁREA NATURAL PROTEGIDA
900
GRO
ENT
FED.
REGIÓN PENÍNSULA DE YUCATÁN Y
CARIBE MEXICANO
Arrecifes de Sian ka’an
RESERVAS DE LA BIOSFERA
Banco Chinchorro
Calakmul
CAMP
Los Petenes
CAMP
Ría Celestún
YUC
Ría Celestún.
CAMP
Ría Lagartos
YUC
Q
ROO
Q
ROO
Sian Ka’an
Tiburón Ballena
PARQUES NACIONALES
Arrecife Alacranes
Arrecifes de Xcalak
YUC
Q
ROO
Q
ROO
Q
ROO
Costa Occidental de Isla Mujeres Punta
Cancún y Punta Nizuc
Q
ROO
Dzibilchantún
YUC
Q
ROO
Q
ROO
Arrecifes de Cozumel
Arrecife de Puerto Morelos
Isla Contoy
Tulum
AREAS DE PROTECCIÓN DE FLORA Y
FAUNA
Bala’an Ka’ax
Manglares de Nichupté
Otoch Ma’ax Yetel Kooh
Otoch Ma’ax Yetel Kooh
Uaymil
Página
34
Q
ROO
Q
ROO
Q
ROO
Q
ROO
YUC
Q
ROO
Q
ROO
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
SANTUARIOS
Página
35
Yum-Balam
Q
ROO
Playa de la Isla Contoy
Q
ROO
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
GUÍA SIMPLE PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y
ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS (CONANP)
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