El inicio de las relaciones comerciales.

Módulo 2:
Técnicas Administrativas
de Compra-Venta
Unidad didáctica 1:
El inicio de las
relaciones comerciales
Técnicas
administrativas
de compra-venta
UNIDAD
DIDÁCTICA
1
El inicio de
las relaciones
comerciales
Créditos
Innovación y
cualificación
Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación
Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2003
Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Málaga)
Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: [email protected]
página web: www.antakira.com
El inicio de las relaciones comerciales
Presentación
Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y
servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etc.).
Las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras empresas
se denominan proveedores. Las empresas deben realizar un proceso de búsqueda y selección de los proveedores; en esta unidad didáctica estudiaremos este
proceso.
Temporalización
3 horas.
Objetivos de la Unidad Didáctica
Redactar correctamente cartas de solicitud de ofertas a proveedores.
Confeccionar fichas de proveedores.
Seleccionar los proveedores idóneos de acuerdo con unos criterios preestablecidos.
11
Unidad Didáctica 1
Contenidos
de la Unidad Didáctica
1. Búsqueda de posibles proveedores.
2. Criterios de selección.
Resumen.
Vocabulario.
Ejercicios de repaso y autoevaluación.
Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.
12
El inicio de las relaciones comerciales
1
Búsqueda de
posibles proveedores
Antes de empezar la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles
son los productos que se necesitan adquirir, de qué calidad y en qué cantidad para
que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares
características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección
en el que se pueden plantear diferentes situaciones de partida, por ejemplo:
a) La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de
proveedores.
b) La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos.
c) Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial.
Se ha de tener en cuenta que este proceso tiene un coste económico para la
empresa (aunque únicamente se considere el tiempo dedicado por las personas
encargadas de la selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los
productos que se compren con más asiduidad, o en los que el ahorro final que se
obtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de los
proveedores.
El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información,
solicitud de información y selección de proveedores (observa el siguiente esquema).
13
Unidad Didáctica 1
– Internet
– Prensa, radio y televisión
– Publicaciones especializadas
– Ferias y exposiciones
– Asociaciones empresariales y profesionales
– Bases de datos públicas y privadas
– Anuarios económicos
1ª Búsqueda
de información
Sobre:
– Condiciones económicas
– Condiciones técnicas
– Servicio posventa
2ª Solicitud de
información
Mediante:
Esquema
– Cartas
– Representantes
– Visitas personales
Realización de:
3ª Evaluación y
selección del
proveedor
– Una ficha por proveedor
– Cuadro comparativo de
condiciones ofrecidas
Criterios de selección:
– Económicos
– De calidad
1.1. Búsqueda de información
Algunas de las fuentes de información para localizar proveedores son las
siguientes:
– Internet.
– Páginas amarillas.
14
El inicio de las relaciones comerciales
– Prensa de información general.
– Radio y televisión.
– Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.
– Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.
– Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector.
– Asociaciones empresariales y profesionales.
– Cámaras de comercio.
– Bases de datos de organismos públicos (ministerios, comunidades autónomas, ayuntamientos, universidades, organismos oficiales, etc.).
– Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases
de datos.
1.2. Solicitud de información
Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo para solicitar la información que interesa recabar. Se ha de procurar
que respondan claramente a los aspectos que más interese conocer, como:
1. Condiciones referidas a la calidad:
– Calidad de los productos.
– Características y especificaciones técnicas.
– Periodo de garantía.
15
Unidad Didáctica 1
– Formación de los usuarios, si fuese necesario.
– Servicio posventa.
– Servicio de atención al cliente.
2. Condiciones económicas:
– Precio unitario.
– Descuento comercial.
– Rappels.
– Forma de pago.
– Plazo de pago.
– Precios de envases y embalajes.
– Pago del transporte.
– Pago del seguro.
– Recargos por aplazamiento de pago.
3. Otras condiciones:
– Periodo de validez de la oferta.
– Causas de rescisión del contrato.
– Circunstancias que pueden dar lugar a revisiones en los precios.
16
El inicio de las relaciones comerciales
– Plazo de entrega.
– Embalajes especiales.
– Devoluciones de los excedentes.
– Cualquier otra información que se necesite conocer.
Suponiendo que a la empresa le urgiera recibir la respuesta de los posibles proveedores, se indicará en las comunicaciones una fecha límite para responder a la
solicitud de información.
Las fórmulas para recabar dicha información pueden ser a través de: cartas,
solicitando el envío de catálogos, muestras, presupuestos, visita de representantes comerciales, o realizar visitas personales del responsable de la
selección a la empresa del proveedor.
Es conveniente que en las cartas que se envíen, o en la negociación, los proveedores conozcan cuáles son los criterios que se van a utilizar para evaluar sus
ofertas.
A continuación mostramos dos modelos de cartas de solicitud de catálogos e
información.
17
Unidad Didáctica 1
Servicios
eléctricos, S.A.
Ambrosía, 17
03030 Vigo
Tel.: 965 321 00 00
Fax: 965 321 01 01
E-mail: [email protected]
Vigo,10 de octubre de 200_
Asunto: Solicitud de información
N/Ref.:MG/ df
Señores:
Próximamente vamos a inaugurar un establecimiento dedicado a la distribución y venta al por mayor del material eléctrico y pequeños electrodomésticos.
En estos momentos estamos inmersos en un proceso de búsqueda y selección
de proveedores de cable. Con el fin de conocer los artículos que su empresa nos
puede suministrar, les rogamos que nos remitan un catálogo donde aparezcan descritas las características y los precios de los artículos que ustedes fabrican.
Al mismo tiempo, les agradeceremos que nos faciliten información sobre los
siguientes aspectos de sus productos:
– Precios unitarios.
– Forma de pago.
– Gastos (porte, seguros, embalajes).
– Servicio posventa.
– Recargo por aplazamiento.
– Descuento comercial.
– Rappels.
– Plazo de entrega.
– Periodo de garantía.
Esperamos recibir la información solicitada, en la forma más completa
posible,antes del día 25 de octubre.
Aprovechamos esta primera oportunidad para saludarles atentamente,
Margarita Garrido Lago
Directora comercial
Modelo 1
18
El inicio de las relaciones comerciales
Calzados
Bermúdez
La Bota, 12
39100 Santander
Tel.: 942 28 00 00
Fax: 942 28 02 01
E-mail: [email protected]
Santander, 1 de diciembre de 200_
Asunto: Solicitud de información
N/Ref.: 123
Señores:
Somos un establecimiento dedicado a la venta de calzado al por menor, y
pretendemos ampliar la línea de productos que ofrecemos a nuestros clientes.
Deseamos ampliar la línea de zapatos de alta calidad, por lo que en el
análisis que realizaremos de los productos, de la relación calidad/precio, primará la calidad sobre el precio. Se valorará especialmente el curtido de las pieles
utilizadas, el cosido, el acabado y el diseño del calzado.
Asimismo, les agradeceremos que nos informen sobre las siguientes condiciones comerciales:
–
–
–
–
Precios unitarios.
Forma de pago.
Gastos (porte, seguros, embalajes).
Plazo de pago.
– Descuento comercial.
– Rappels.
– Plazo de entrega.
– Devolución de excedentes.
Rogamos que tengan la amabilidad de enviarnos un catálogo detallado
de sus productos y, si fuese posible, les agradeceremos que envíen un agente
comercial para que nos explique de forma directa las características de sus productos y sus condiciones comerciales.
Dándoles las gracias por anticipado, les saluda atentamente,
Javier Márquez López
Modelo 2
19
Unidad Didáctica 1
1.3. Evaluación y elección de los proveedores
Con la evaluación que se recabe en el proceso de selección se realiza el siguiente trabajo:
1. Una ficha de cada proveedor, para formar un fichero de proveedores en el
que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor
puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece .
Modelo Ficha de Proveedor
2. Un cuadro comparativo en el que se reflejan las condiciones ofrecidas por
todos los proveedores en cuanto a calidad-precio, forma de pago, descuen-
20
El inicio de las relaciones comerciales
tos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo
con toda la información recabada.
ARTÍCULO
Características
Proveedor A
Proveedor B
Proveedor C
Precio unitario
Descuento comercial
Transporte
Seguros
Rappels
Precio total
Período de garantía
Plazo de entrega
Servicio técnico
Forma de pago
Observaciones
Modelo de Cuadro comparativo
Una vez elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han llevado a
dicha elección.
A los proveedores no seleccionados se les pueden notificar las causas que han
motivado el no aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas
que diesen lugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento,
sino también en futuras ocasiones.
21
Unidad Didáctica 1
2
Criterios de selección
Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de
todos los proveedores seleccionados, se procederá a la elección del proveedor
que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la
empresa.
Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos
y de calidad, aunque también se puede utilizar una combinación de ambos.
2.1. Criterios económicos
La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transportes, embalajes, carga
y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de
pago. Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo.
Lógicamente, cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas,
se elegirá el de mayor calidad.
2.2. Criterios de calidad
Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran importancia a
la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un meticuloso estudio
comparativo de sus características técnicas, analizar muestras, realizar
pruebas, etc.
Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor,
sino la que interese al comprador en ese momento. También se utilizan criterios
de calidad cuando el producto ha de responder a unas características técnicas
determinadas.
22
El inicio de las relaciones comerciales
Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más
económico.
Pero no siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que también
se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio posventa, periodo de
garantía, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia
de servicios de atención al cliente, etc.
No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los pedidos entre varios para, de este modo, garantizar el suministro en el caso de que
alguno falle y así evitar un desabastecimiento de la empresa con el consiguiente
perjuicio económico, al tener que parar el proceso productivo o desabastecer a los
clientes. Este tipo de suministros puede tener el inconveniente de que, al distribuir
la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels fuesen menores.
23
Unidad Didáctica 1
En una empresa desean renovar 150 teléfonos móviles. Después de un proceso de
selección, han llegado a una etapa final en la que se han considerado más interesantes las ofertas que aparecen en esta tabla:
Condiciones económicas
Características
Fabricante A
Fabricante B
Fabricante C
Precio unitario
60
80
75
Descuento
comercial
5%
15 %
10 %
Transporte
1,50
1,75
1,60
Seguros
Incluido el porte
Incluido el porte
0,75
Rappels
5% si la compra
supera 9.000 €
10% si la compra
supera 1.000 €
8 % si la compra
supera 10.000 €
Condiciones de calidad
Ejemplo 1
Calidad del
producto
Aceptable
Muy buena
Buena
Plazo de entraga
30 días
5 días
30 días
Facilidades de pago
Contado
30, 60, 90, 120 días
30,60,90 días sin
recargo
Los criterios serán por orden prioritario:
1. Precio más bajo.
2. Calidad.
3. Facilidades de pago.
4. Plazo de entrega.
Se elegirá al fabricante que responda a estos criterios de selección, siempre que los
productos sean de una calidad aceptable, den una buenas facilidades de pago y
condiciones de entrega adecuadas.
Si un producto cumple con las condiciones de calidad tiene el precio final más bajo,
será el elegido, salvo que el siguiente tenga mejores condiciones de calidad y el importe del producto no sea superior al del precio más bajo en un 8 %.
24
El inicio de las relaciones comerciales
Solución:
Fabricante A:
Precio: 60 · 150
Descuento: 5 %
=
=
9.000
- 450
8.550 €
(No se aplican rappels puesto que no llega a 10.000
Transporte: 1,50 · 150
Precio total:
=
=
+ 225
8.775 P
Fabricante B:
Precio 80 · 150
Descuento 15 %
Rappels: 10 %
Transporte: 1,75 · 150
Precio total
= 12.000
= - 1.800
10.200 €
= - 1.020
9.180 €
=
262,50
= 9.442,50 P
Fabricante C:
Precio 75 · 150
Descuento 10 %
Rappels 8 %
Transporte: 1,60 · 150
Seguros: 0,75 · 150
Precio total:
= 11.250
= - 1.125
10.125 €
= - 810
9.315
=
240
=
112,50
= 9.667,50 P
Continuac.
Ejemplo 1
El fabricante A es el que ofrece un producto más barato. No obstante, tiene en su
contra que el pago se aplaza sólo 30 días y el plazo de entrega son 30 días.
El segundo precio total más bajo es el del fabricante B. Ofrece muy buena calidad,
excelentes condiciones de pago y un plazo de entrega muy corto.
Si la calidad del segundo es muy buena, aplicamos la condiciones del 8 %; tenemos
que:
Fabricante A: 8.775 · 0,08 = 9.477 €
Esto supone que el fabricante elegido será el B, puesto que el incremento del 8 %
el precio final del fabricante B (9.442,50 €) resulta inferior en 34,50 €.
25
El inicio de las relaciones comerciales
R
Resumen
Los proveedores son aquellas empresas o profesionales que facilitan a
otras empresas o profesionales productos y servicios de todo tipo (materias
primas, productos semielaborados, componentes, seguros, suministros, asistencia técnica, etc.).
A la hora de buscar proveedores nos serviremos de las fuentes de información que son medios del que se sirve la empresa para localizar proveedores de cualquier producto o servicio; por ejemplo, Internet, páginas amarillas, ferias y exposiciones, publicaciones especializadas, etc.
La información que nos interesa cuando buscamos proveedores es la
siguiente:
– Condiciones económicas: aspectos relativos al precio de los productos como el precio unitario, los descuentos, forma y plazo de pago,
pago de los gastos accesorios, aplazamiento de pago, etc.
– Condiciones de calidad: aspectos relativos a la calidad de los productos como características técnicas, calidad de las materias primas,
periodo de garantía, servicio posventa.
Tomaremos como criterios de selección entre varios proveedores:
– Criterios económicos: son los parámetros que sirven para seleccionar los proveedores teniendo en cuenta las condiciones económicas
que ofrezcan. Se elegirá al proveedor que ofrezca un precio final más
bajo. A igualdad de precio se elegirá al proveedor que ofrezca mayor
calidad.
27
Unidad Didáctica 1
– Criterios de calidad: son los parámetros que sirven para seleccionar los proveedores teniendo en cuenta las condiciones de calidad.
Se utilizan cuando lo que interesa es conseguir un producto de una
determinada calidad, que no tiene por qué ser la mejor, sino la que
interese en un determinado momento. A igual calidad se elegirá el
proveedor que ofrezca un precio más bajo.
28
El inicio de las relaciones comerciales
V
EMBALAJES: Cubierta, envoltorio o
caja que protege o agrupa la mercancía a transportar.
Vocabulario
RAPPELS: Descuento por volumen de
compra.
29
El inicio de las relaciones comerciales
E
Ejercicios de repaso
y autoevaluación
1. El hotel La Marina desea instalar aparatos de aire acondicionado en 20
habitaciones, por lo que quieren ponerse en contacto con diferentes fabricantes y distribuidores de este sector. ¿Qué fuentes de información
crees serían las adecuadas par localizar fabricantes y distribuidores de
aparatos de aire acondicionado?
2. Redacta la carta que sirva para ponerse en contacto con los fabricantes
de aparatos de aire acondicionado y solicitar información que pueda
servir par elegir al proveedor más adecuado. En la carta se solicitará un
catálogo con especificaciones técnicas y la siguiente información:
– Precio unitario.
– Descuento comercial.
– Transporte.
– Seguro.
– Rappels.
– Periodo de garantía.
– Servicio de mantenimiento.
3. Una vez realizada la información, se ha de comprobar que los criterios
de calidad de los diferentes proveedores son muy similares. Con estos
criterios, cualquiera de los fabricantes podría ser elegido. En consecuen-
31
Unidad Didáctica 1
cia se elegirá al fabricante que ofrezca las mejores condiciones
económicas.
Las ofertas de los diferentes fabricantes fueron:
Fabricante A:
– Precio unitario: 600 €.
– Descuento comercial: 5%.
– Transporte 5 € por aparato, por cuenta del comprador.
– Seguros: 1,5% sobre el precio.
– Rappels: 5% si la compra es superior a 21.000 €.
– Forma de pago: contado.
Fabricante B:
– Precio unitario: 750 €.
– Descuento comercial: 10%.
– Transporte: por cuenta del vendedor.
– Seguros: por cuenta del vendedor.
– Rappels: 3% si la compra es superior a 24.000 €.
– Forma de pago: 50% al contado y 50% aplazado 30 días.
32
El inicio de las relaciones comerciales
Fabricante C:
– Precio unitario: 780 €.
– Descuento comercial: 8%.
– Transporte: 3,5 € por unidad.
– Seguros: 1% sobre el precio, por cuenta del comprador.
– Rappels: 10% si la compra es superior a 21.000 €.
– Forma de pago: a 30 y 60 días, sin recargo.
a. Confecciona una ficha para cada fabricante.
b. Realiza un cuadro comparativo con las condiciones de los tres fabricantes. A continuación elige el más adecuado aplicando criterios económicos, para un pedido de 20 aparatos de aire acondicionado.
33
Unidad Didáctica 1
34
El inicio de las relaciones comerciales
35
Unidad Didáctica 1
36
El inicio de las relaciones comerciales
Características
Proveedor A
Proveedor B
Proveedor C
Precio unitario
Descuento comercial
Transporte
Seguros
Rappels
Precio total
Periodo de garantía
Plazo de entrega
Servicio técnico
Forma de pago
Observaciones
37
El inicio de las relaciones comerciales
S
Solucionario
ejercicios de repaso
y autoevaluación
1. Internet, páginas amarillas, prensa de información general, radio y
televisión.
39
Unidad Didáctica 1
2.
Guadalmar, 27
03030- Alicante
Tel.: 965 322 01 00
Fax: 965 322 01 03
E-mail: [email protected]
Alicante, 10 de abril de 200_
Asunto: Solicitud de información.
N/ Ref.: 123
Señores:
Con motivo de la apertura de un nuevo establecimiento de nuestra cadena de hoteles en la costa alicantina, estamos interesados en conocer las condiciones comerciales en que podrían ofertarnos sus aparatos de aire acondicionado,
les rogamos que nos remitan un catálogo donde aparezcan descritas las características técnicas de los aparatos que ustedes fabrican.
Además, les estaríamos muy agradecidos que nos informen sobre las
siguientes condiciones comerciales:
–
–
–
–
Precio unitario
Descuento comercial
Transporte
Seguro
– Rappels
– Periodo de garantía
– Servicio de mantenimiento
Esperamos recibir la información solicitada, en la forma más completa
posible, antes del día 25 de abril.
Dándole las gracias por anticipado, le saludamos atentamente,
Antonio Martín Martín
EL JEFE DE COMPRAS
40
El inicio de las relaciones comerciales
3.
AIRTECO (Fabricante A)
A-384731
C/Londres nº. 67 - 1º
Barcelona
934165600
08036
934165600
[email protected]
Fabricantes de aparatos de aire acondicionado
600 €
5 € por
aparato
5 %
5 % si es
superior
a 21.000 €
Contado
1,5 % sobre el
precio
41
Unidad Didáctica 1
HIYASU (Fabricante B)
C/Brasil, 52-54
934909698
B- 02785251
Barcelona
934907358
[email protected]
Fabricantes de aire acondicionado
750 €
Por cuenta
del vendedor
42
10 %
3 % si es
superior
a 24.000 €
Por cuenta del
vendedor
50 % al contado
50 % aplazado 30
días
08028
El inicio de las relaciones comerciales
HITECSA (Fabricante C)
C/Ronda de Europa, 8
B-3470042
Barcelona
08080
938939615
938934912
[email protected]
Fabricantes de aire acondicionado
780 €
3,5 € por
aparato
80 €
10 % si es
superior
a 21.000 €
A 30 y 60 días, sin recargo
1 % sobre el precio,
por cuenta del
comprador
43
Unidad Didáctica 1
Fabricante A:
Precio: 600 · 20 = 12.000 €
Descuento 5 %
= - 600 €
____________
11.400 €
(No se aplica rappels puesto que no llega a 21.000 €)
Transporte:
5 · 20 = 100 €
Seguro: 1,5 % · 12.000 = 180 €
___________
Precio total
11.680 P
Fabricante B:
Precio: 750 · 20 = 15.000 €
Descuento 10 % = - 1.500 €
_____________
Precio total
13.500 P
(No se aplica rappels puesto que no llega a 24.000 €)
Fabricante C:
Precio: 780 · 20
Descuento 8 %
= 15.600 €
= - 1.248 €
____________
14.352 €
(No se aplica rappels puesto que no supera 21.000 €)
44
El inicio de las relaciones comerciales
Transporte: 3,5 · 20
= 70 €
Seguro: 1 % · 15.600 = 156 €
_______
Precio total
14.578 P
Características
Proveedor A
Proveedor B
Proveedor C
600 €
750 €
Descuento comercial
5%
10%
Transporte
5 €
Por cuenta del
vendedor
3,5 €
1,5 €
Por cuenta del
vendedor
1%
Precio unitario
Seguros
Rappels
Precio total
780 €
8%
5% si la compra supera 3% si la compra supera 10% si la compra
los 24.000 €
los 21.000 €
supera los 21.000 €
11.680
13.500
14.578
Periodo de garantía
Plazo de entrega
Servicio técnico
Forma de pago
Observaciones
Según el último criterio económico, el precio más bajo lo ofrece el fabricante A.
45