Sistema de gestión para las tramitaciones de Figuras Parlamentarias

226
Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino
Sistema de gestión para las
tramitaciones de Figuras
Parlamentarias (ÁGORA)
SE TRATA DE UNO DE LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN DE CARÁCTER HORIZONTAL
MÁS RELEVANTES Y SENSIBLES PARA EL MINISTERIO
Eduardo
Díaz Fraile
COORDINADOR DEL ÁREA
DE INFORMÁTICA
Ministerio de Medio
Ambiente y Medio Rural
y Marino
Marino recibe de las Cortes Generales y
2. Mejorando el control y la calidad
del Senado, a través del Ministerio de
de los trabajos de gestión de las
Presidencia, el encargo de responder a
“Figuras Parlamentarias”. Con un
cuantas preguntas y cuestiones se
seguimiento preciso de la situación de
planteen en el seno de las Cámaras. En
cada figura durante toda su
tal sentido y debido al alto número de
tramitación interna.
preguntas formuladas, además de la
3. Optimizando los costes internos
complejidad que se presenta en
en la obtención de las contestaciones
muchas de ellas para su adecuada
oportunas en tiempo y forma. Con la
incorporación de búsquedas potentes
E
de carácter documental, con la
l sistema ÁGORA tiene por
objetivo constituirse como un
instrumento eficiente en la
gestión y tramitación de las llamadas
“figuras parlamentarias”. Es decir, del
conjunto de preguntas parlamentarias,
interpelaciones, mociones, proposiciones
de Ley, peticiones de información, etc.
(hay más de 150 tipos diferentes). Se
trata de uno de los servicios de apoyo a
la gestión de carácter horizontal más
relevantes y sensibles para el Ministerio.
El número de figuras
tramitadas de la VI
legislatura a la VIII se ha
triplicado, hasta más de
8.000 figuras anuales de
media
posibilidad de fijar prioridades y
urgencias, etc.
Todo ello con las máximas garantías
de fiabilidad y seguridad, gracias a la
integración con los servicios que ofrece
la plataforma del MAP (@Firma).
Como dato relevante, podemos
decir que el número de figuras
tramitadas de la 6ª legislatura a la 8ª
se ha triplicado, tramitándose en la
actualidad más de 8.000 figuras
Dicho servicio colabora de forma
anuales de media, lo que hace que
sistémica con el Ministerio de Presidencia
de Gobierno y participa con la tendencia
contestación, es preciso disponer de
este Ministerio sea uno de los tres
generalizada de eliminación del papel en
una herramienta de gestión electrónica
ministerios con mayor volumen de
los procesos administrativos de gestión,
de forma integrada con toda la
figuras parlamentarias.
incorporando las técnicas derivadas de la
información asociada, homogeneizando
construcción de servicios de
el proceso de tramitación en todo el
“Administración Electrónica”.
ámbito ministerial:
Ámbito organizativo
1. Agilizando los procesos de
En síntesis podemos contextualizar
canalización y comunicación de las
El ámbito del proyecto se
el problema diciendo que: el Ministerio
preguntas, con consecuencia en la
circunscribe al Ministerio, así como
de Medio Ambiente y Medio Rural y
reducción del uso de papel.
aquellos agentes externos que se
nº 28 ESPECIAL AGE 2008-2009
227
Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino
Solicitar peticiones de informe a
relacionen con él (Sociedades Estatales,
necesiten activar para elaborar las
etc.). Las Unidades Administrativas
distintas contestaciones, en función
distintos agentes de los niveles
involucradas son todas aquellas que
del contenido de la pregunta.
inferiores asociados a él.
tengan personal de la cadena de mando
Así, cada una de las unidades que
Asignar prioridad a las peticiones
que participen en la confección de las
vayan participando en el flujo de
de informe. El agente responsable
respuestas a las Figuras Parlamentarias
trabajo puede, a su vez, activar a
podrá alterar las prioridades de los
(Secretarías de Estado, Secretarías
nuevas unidades, de ellas
niveles inferiores si lo desea.
Generales, Subsecretaría, Direcciones
dependientes, para asegurar que las
Generales, Subdirecciones, Organismos
respuestas sean formuladas por
de informe recibida si no es de su
Autónomos como son las
quienes tengan conocimiento en la
competencia.
Confederaciones Hidrográficas, etc.).
materia. En el momento de producirse
Adicionalmente y en previsión de que
las respuestas oportunas, se establece
informativas, o aclaratorias, a los
ante una determinada figura
un circuito de tramitación “de vuelta”,
documentos transmitidos a los niveles
parlamentaria, su resolución y
idéntico al que se creó dinámicamente
inferiores. Se facilita así la comunicación
contestación deba ser formulada por
en su ciclo de peticiones.
y también se agiliza el proceso de
Superponer electrónicamente notas
confección del informe a emitir.
agentes externos al propio sistema, la
solución dispone, mediante su
Aceptar o rechazar una petición
Las operaciones relacionadas con
Reiterar la petición de informe a
integración con el servicio de correo
una determinada figura parlamentaria
otro agente, ya sea por olvido en la
electrónico, de una alternativa
que se pueden realizar sobre los
primera o sucesivas distribuciones, o
adecuada, sin que por tal circunstancia
informes (pedidos y emitidos) por
por error en el destino al enviarla.
se pierda el control y la capacidad de
parte de cualquier agente que
gestión para su resolución final.
interviene en determinado nivel,
por parte del agente responsable, con
podemos concretarlas en:
comunicación automática al
Anular una petición de informe
destinatario inicial.
Descripción Funcional
La primera actuación en el sistema
ÁGORA se basa en la incorporación
automática de la “figura parlamentaria”.
Gracias a la definición conjunta entre el
Ministerio de Presidencia y el Ministerio
de Medio Ambiente, Medio Rural y
Marino, de un formato de intercambio
común de datos, es posible la descarga
Cerrar peticiones de informe sin
El ámbito del proyecto se
circunscribe al Ministerio, así
como aquellos agentes
externos que se relacionen
con él
contestar según el criterio del agente
responsable. En este caso, se enviará
un aviso a los niveles inferiores que
tengan la petición de informe
pendiente del correspondiente informe
de respuesta.
Confeccionar el informe de
respuesta a enviar al nivel superior
después de recibir todos los informes
de la intranet de Presidencia y su carga
de respuesta de los niveles inferiores
automática posterior en el sistema
y anulando las peticiones de informe
ÁGORA, tanto de la información
que se estimen no sean ya necesarias.
alfanumérica (número y tipo de figura,
Se adjuntará un escrito de
fecha de vencimiento, asunto,
conformidad (oficio) con los
parlamentario, etc.), como la
documentos enviados que podrá ser
información documental asociada
firmado electrónicamente.
(figura parlamentaria digitalizada).
Tras esa entrada automática se
inicia la tramitación electrónica por
parte del personal responsable del
Pedir información adicional o
aclaraciones a los informes de respuesta
recibidos de los niveles inferiores.
Permitir buscar el informe de
Gabinete de la Ministra. El cual cuenta
respuesta de otra petición de informe
con una solución flexible que permite
anterior “similar” a la actual, con
la construcción dinámica y
objeto de recuperar todos los
transparente del flujo de trabajo
documentos asociados a dicha emisión
requerido en cada caso. Dicho flujo se
y poder confeccionar el informe de
crea en función de las unidades
respuesta actual a partir de dichos
administrativas dependientes que se
documentos.
nº 28 ESPECIAL AGE 2008-2009
228
Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino
Desde el punto de vista de la
estructura de datos del sistema de
información ÁGORA, cada figura
parlamentaria tendrá asociado un
“expediente electrónico” que constará
de una información básica de la
pregunta a la que se irán añadiendo,
conforme vaya siendo tramitada,
documentos (anexos, respuestas),
una o varias peticiones de informe,
notas de proceso, etc. Todo ello,
presentado de forma ordenada y
estructurada.
La visibilidad de los datos, incluida
la información documental, se
establece bajo los criterios de
seguridad que en cada caso se
El subsistema de generación de
requiera, pudiendo ser desde muy
de la tramitación con la posibilidad de
restrictivos, hasta tener un carácter
incorporar la firma electrónica de los
información estadística que permite
público. En tal sentido, la seguridad,
documentos mediante la integración
analizar mediante estadísticas -
confidencialidad y trazabilidad de la
con los servicios de @Firma.
cuadros de mando-, ratios, etc., la
información están garantizadas
ejecución o evolución de una pregunta
mediante mecanismos de control de
en sus peticiones de informes,
acceso y visibilidad a la información
disponible según perfiles de
autorización.
Por resumir, podemos dividir
ÁGORA en tres subsistemas:
El subsistema de soporte a la
gestión, que permite la tramitación
respuestas, etc.
ÁGORA se ha desarrollado
sobre una plataforma
tecnológica basada en un
producto estándar tipo ERP
El subsistema de la gestión
documental que sirve de repositorio
común de todos los documentos
generados en el ciclo de vida
completo de cada figura
parlamentaria.
electrónica, el control y seguimiento
Solución Técnica
ÁGORA se ha desarrollado sobre
una plataforma tecnológica basada
en un producto estándar tipo ERP de
gran implantación en el mercado y
siguiendo los últimos estándares de
la industria. Además, se integra con
los siguientes sistemas de
Información:
Ministerio de Presidencia (XML,
Figuras digitalizadas)
Sistema Generador de informes
estadísticos corporativo
Gestor Documental corporativo
Gestor de Expedientes corporativo
Infraestructura de Firma @Firma
y la FNMT
Correo electrónico, Office (Word,
Excel, etc.).
nº 28 ESPECIAL AGE 2008-2009