encantada homeowners association, inc. reglamento operacional

ENCANTADA HOMEOWNERS ASSOCIATION, INC.
REGLAMENTO OPERACIONAL
LAKESIDE CLUB
PROPÓSITOS Y OBJETIVOS
El presente reglamento establecerá las normas operacionales del Encantada Lakeside Club que
aplicarán las actividades que se autorizarán en sus facilidades recreativas y guiará las decisiones
que tomará la administración día a día para un uso efectivo y seguro en provecho y para beneficio
de los propietarios y residentes de la Comunidad de Encantada.
Las actividades que se contemplan para estas facilidades son cumpleaños, bautizos, bodas,
aniversarios. No se otorgarán permisos para actividades religiosas o políticas. Tampoco las
actividades que procuran la recaudación de fondos y acceso mediante venta de boletos, salvo que
sean promovidas por la propia Asociación de Encantada.
SECCIÓN I
REQUISITOS DEL SOLICITANTE
Toda persona de la Comunidad de Encantada que interese llevar a cabo una actividad en el
Lakeside Club, deberá ser propietario o arrendatario registrado en la oficina de administración de
Encantada, tener al día el pago de Cuota Anual, y de la Villa (presentar evidencia) tener expedida
la tarjeta de identificación de Encantada Homeowners Association, Inc.
La solicitud sólo puede presentarse para actividades privadas en las que el miembro de la
Asociación mantenga un interés directo en su celebración. El solicitante certificara que tiene
conocimiento y está familiarizado con el Reglamento General de Encantada Homeowners
Association, Inc., y también de este Reglamento, y que se compromete al fiel y riguroso
cumplimiento de ambos.
El residente arrendador deberá estar presente durante la actividad hasta el final de la
misma y será responsable que sus invitados cumplan con nuestros reglamentos. De no ser
así, Encantada puede dar por terminada la actividad y retener el deposito.
SECCIÓN II
TRÁMITE DE RESERVACIÓN
El solicitante, deberá completar los formularios e información que le requiera la Asociación, para
formalizar su solicitud de reservación para uso del Encantada Lakeside Club. Previo a que sea
confirmada la fecha interesada de las disponibles para la actividad, el peticionario se le
requiere cumplir con el pago de alquiler y deposito aplicables sesenta (60) días antes de la
misma.
El no cumplir con todos lo especificado en el formulario de este Reglamento relevará de todo
compromiso a la Asociación con la actividad propuesta y cualesquier fecha que fuera
tentativamente o finalmente seleccionada para la actividad. La Asociación podrá disponer
de esa fecha y asignarla a la actividad de cualquier otro miembro de la Asociación.
SECCIÓN III
HORARIO DE ACTIVIDADES
El horario de actividades en el Encantada Lakeside Club será viernes y sábados, de 10:00 de la
mañana a 1:00 de la madrugada; y domingos, de 10:00 de la mañana a 9:00 de la noche.
El lunes, el Club permanecerá cerrado todo el día, salvo que fuera día festivo. En ese caso, será
el martes el día cerrado para propósitos administrativos, de conservación y limpieza.
HORARIO DE PISCINA
Piscina estará abierta para los residentes con tarjeta validada de Lunes a Jueves 8:00am a
8:00pm.
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SECCIÓN IV
FIANZA
La Asociación requerirá de todo solicitante que interese reservar las facilidades del Club, sin
excepción de persona, que deposite una fianza para la planta alta de Seiscientos Dólares
($600.00), para la planta baja de Trescientos setenta y cinco Dólares ($375.00), y todas las
facilidades de Novecientos setenta y cinco ($975.00). La misma puede ser prestada mediante
cheque personal.
El depósito constituye una garantía monetaria que asegurará que al
concluir la actividad, las facilidades quedan en estado comparables a las que se
encontraban previo a su celebración, salvo por su limpieza.
DE NO CONCLUIR LA ACTIVIDAD A LA HORA ESTIPULADA SE RETENDRA EL DEPOSITO
La Asociación retendrá el depósito si no se cumple con esta condición, y destinará el producto del
depósito a reparar o corregir cualquier daño o condición adversa que la actividad hubiera causado
a las facilidades. El sobrante del depósito, luego de repararse los daños o condiciones, de haber
alguno, le será devuelto al solicitante.
La prestación del deposito por el solicitante, y el recibo de ésta por la Asociación, en forma alguna
constituye una limitación a la suma de
dinero que la Asociación pueda recobrar contra el
solicitante por concepto de gastos, daños o cualquier otro concepto, incluyendo, y sin limitarse, a
cualquier daño o perjuicio causado por culpa o negligencia del solicitante, sus agentes, empleados
o invitados. El solicitante por tanto asume la responsabilidad total por los actos realizados por sus
familiares o invitados a las actividades hasta el monto total que represente una evaluación justa
de los daños causados.
El solicitante, además de hacerse responsable por los daños causados según se indica
anteriormente, asume la obligación de proveer defensa a la AsociacIón y de pagar las costas,
gastos y honorarios de abogado y cualquier suma de dinero en que incurra la Asociación en
procedimiento administrativo o judicial, y por motivo de cualquier reclamación o causa de acción
por actos culposos o negligentes del solicitante, sus familiares o invitados, durante la actividad
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para la cual se le permitió utilizar las facilidades del Club. No obstante la obligación del miembro
de pagar las costas, gastos y honorarios de abogado que incurran en la defensa de cualquier
reclamación, la Asociación conservará la prerrogativa y el derecho exclusivo de escoger el
abogado que representará sus intereses sobre la controversia, ante cualquier reclamación, y esto
no exime al solicitante de la obligación antes indicada, de pagar las costas, gastos y honorarios de
abogado que se incurran para proveer defensa a la Asociación. Esta responsabilidad que asume
el solicitante que reserva y utiliza las facilidades del Club se hará constar en el documento de
solicitud de uso.
SECCIÓN V
LIMPIEZA
La Administración de Encantada Lakeside Club será responsable de limpiar las facilidades una
vez concluya la actividad, disponiéndose que los desperdicios sólidos deben ser depositados en
los recipientes que se provean por la administración del Club, al concluir la actividad.
SECCIÓN VI
TARIFA
La Asociación, a través de su Junta de Directores, fijará, de tiempo en tiempo, las tarifas por el
uso de las diferentes facilidades del Club. Dichas tarifas formarán parte de este Reglamento.
La tarifa fijada para la actividad, será pagadera por adelantado en cheque de gerente, giro
bancario o postal, tarjetas de créditos (Visa, o Mastercard) y/o ATH, previo a confirmarse la
fecha de la actividad en el itinerario del Club. La tarifa será reembolsable en un cincuenta por
ciento (50%) del solicitante cancelar la actividad con trienta (30) días a cuarenta y cinco (45)
días de anticipación a la fecha pautada. Menos de (30) días nada devuelto. Más de (45) todo
devuelto.
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SECCIÓN VII
RESTRICCIONES Y LIMITACIONES
El solicitante informará todo lo relacionado a la actividad de manera que la Asociación pueda
conocer el tipo de actividad, número de asistentes, música, sonido, luces y otros accesorios con
los que amenizará la misma. La administración establecerá aquellos límites y restricciones que
sean necesarias para que la actividad no constituya un impedimento o estorbo para los miembros
de la comunidad de Encantada o afecte la tranquilidad y sosiego de los hogares de la comunidad.
TODA DECORACION O EQUIPO USADO EN SU ACTIVIDAD DEBERÁ SER REMOVIDO PARA
LA HORA DE CIERRE. (UNA HORA ANTES). NO SE FIJARA DECORADO A PAREDES QUE
NO SEA CON CINTA ADHESIVA (MASKING TAPE).
La administración se reserva, el derecho de intervenir con la celebración de la actividad, si
resultase que la misma observa condiciones y cualidades distintas a las reportadas y evaluadas
en la solicitud, y si la continuidad de dicha actividad constituyera un estorbo para la comunidad y
afecta irrazonablemente el ambiente y la tranquilidad de Encantada.
Toda actividad observará las medidas restrictivas y limitaciones que disponga la administración
del Club. Entre estas, serán obligatorias las siguientes:
A) El nivel de decibeles autorizados para música y sonido no excederá los niveles permitidos
por el Reglamento de Ruidos de la Junta de Calidad Ambiental
B) No se permitirá música después de las 12:00 AM en área de piscina
C) La actividad concluirá a la hora pautada, y nunca podrá exceder el horario fijado para el
Club.
D) La actividad deberá cumplir con aquella reglamentación que pudiera imponer el Servicio de
Bomberos de Puerto Rico.
E) La actividad no podrá observar una densidad, medida basado en espacio y personas,
mayor de 166 personas en la planta alta y 70 personas en la planta baja.
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F) Toda actividad cuenta
con los servicios de un guardia de seguridad en el
estacionamiento durante la actividad.
G) No se podrá fumar, en momento alguno, en las facilidades del Club.
H) NO SE PERMITEN CERVEZAS EN CRISTAL
I) Encantada provee sillas y mesas para las 166 personas autorizadas. No se permiten traer
sillas o mesas adicionales.
J) Prohibido grapar los manteles y adornos a mesas.
K) Prohibido el uso de confetti en el salón y área de piscina
L) Prohibidas las velas, vasos y copas de cristal en el área de la piscina.
M) Prohibido depositar carbón utilizado en el grill, en los zafacones del área de piscina.
El no observar las normas de limitación y restricción requeridas por la Asociación, dará
lugar a la terminación inmediata de la actividad por parte de la Administración del Club, sin
incurrir en responsabilidad para con el solicitante o sus visitantes.
SECCIÓN VIII
ESTACIONAMIENTO
El solicitante deberá estimar el número de visitantes a la actividad. Las áreas de estacionamiento
serán delimitadas y fijadas por la Administración del Club y de Encantada. Todo asistente a la
actividad deberá observar estrictamente las instrucciones que reciba de la Admistración del Club
sobre el estacionamiento. No se autorizará el estacionamiento en áreas adyacentes al Club que
no sean particularmente designadas por la Administración para uso de estacionamiento.
El solicitante será responsable de las consecuencias que conlleve el estacionamiento de
vehículos fuera de las zonas particularmente delimitadas, e indemnizará a la Asociación por
estacionamientos indebidos e ilegales que puedan causar daño a facilidades recreativas o a las
áreas verdes de la comunidad.
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SECCIÓN IX
USO DE LA PISCINA
El uso de piscina estará permitido para la comunidad en aquellas fechas y horarios bajo aquellas
condiciones que disponga de tiempo en tiempo la Junta de Directores de Encantada Homeowners
Association, Inc. El arrendatario deberá pagar los servicios de un salvavidas directamente a la
encargada de las Facilidades Acuáticas de Encantada. Se exige un salvavidas en toda actividad
de la piscina. Más de 50 personas se requieren (2) salvavidas. La Junta de Directores de la
Asociación aprobará el reglamento que gobernará el uso de la piscina del Club.
SECCIÓN X
LISTA DE INVITADOS
El solicitante deberá proveer con al menos cinco (5) días con antelación a la fecha fijada para la
actividad, los nombres y apellidos de los invitados autorizados a tener acceso a la actividad. Esta
lista podrá recibir enmiendas durante el día de la actividad, mas será responsabilidad del
solicitante llevar a cabo estos cambios directamente en el puesto de control de acceso de
Encantada. La Asociación no será responsible por negarse el acceso a un invitado que no ha sido
incluido en la lista de personas autorizadas a tener acceso a la actividad. Dicha responsabilidad
la asume única y exclusivamente el solicitante.
SECCIÓN XI
ENMIENDAS
La Junta de Directores de Encantada Homeowners Association, Inc. con el voto mayoritario de los
miembros, presentes en reunión con el quórum reglamentario contituido, podrá aprobar
enmiendas a este Reglamento Operacional, particularmente para ajustarlo a las experiencias
tenidas con las actividades que se han autorizado y para regular situaciones no contempladas
hasta entonces en este Reglamento.
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DECLARACION Y FIJACION DE TARIFAS
ENCANTADA LAKESIDE CLUB
ENCANTADA HOMEOWNERS ASSOCIATION, INC
En reunión ordinaria de la Junta de Directores celebrada el 11 de junio de 2008, se aprobó por
unanimidad el cargar como parte del alquiler del Lakeside Club los costos de energía y guardia de
seguridad por el tiempo de duración de las actividades, según estas varíen de tiempo en tiempo.
Habiendo la administración de Encantada, hecho los debidos análisis de los costos de energía y
seguridad a junio 2008, se establecen las siguientes tarifas para uso de las facilidades de
ENCANTADA LAKESIDE CLUB, estarán en vigencia, a partir del 12 de junio de 2008, y hasta
tanto las mismas no sean revisadas o modificadas por la Junta de Directores de Encantada
Homeowners Association, Inc.
FACILIDAD
DEPOSITO
ALQUILER
Planta Alta
$ 600.00
$ 768.26
Planta Baja (piscina)
$ 375.00
$ 527.51
Ambas Plantas
$ 975.00
$ 1,295.77
-
$ 64.20
Barra
Alquiler incluye el 7% del IVU (Impuesto sobre Ventas y Uso).
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