DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA (DAFP) RESULTADO DE LA ACTUALIZACIÓN DEL PORTAFOLIO DE SERVICIOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA (DAFP) Producto d – Contrato 091/2015. Adriana Paola Luengas Sáenz - Grupo de Servicio al Ciudadano Julio a Diciembre de 2015 1 INTRODUCCIÓN Introducción. Un portafolio de servicios concreta una oferta formal acerca de lo que la Entidad brinda a su población objetivo (Atehortúa, 2005), por tal motivo, es necesario que éste se encuentre actualizado, disponible a través de distintos medios y elaborado en un lenguaje claro, amigable y comprensible. Si bien es cierto que toda entidad pública es única y ninguna otra realiza funciones iguales o similares, es necesario mantener actualizada la información relacionada con los productos, servicios y funciones de su competencia para así facilitar la interacción Estado – Ciudadano. Contar con un buen Portafolio de Servicios trae consigo diversas ventajas: En el caso de quién accede a éste, le permite tener mayor claridad sobre las competencias de la Entidad, los canales y medios habilitados para contactarse, las consideraciones para el acceso y la información sobre el responsable directo. En el caso de la Entidad, facilita la interacción y orientación de su público objetivo, disminuye el desgaste administrativo generado por el reproceso de solicitudes de no competencia y contribuye a mejorar la imagen del Estado. La necesidad de actualizar el Portafolio de Servicios del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), da cumplimiento a diversas disposiciones legales que resaltan la importancia de facilitar a los ciudadanos el acceso a la información relacionada con temas institucionales: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1712 de 2014 sobre transparencia y acceso a la información, Decreto Único del Sector Función Pública en cuanto al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Decreto 2641 de 2012 relacionado con el Plan Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano y finalmente el Manual 3.1 de Gobierno en Línea. Así mismo, da cumplimiento a las recomendaciones realizadas por el Ministerio de Salud y Protección Social, entidad que apoyó la realización de un diagnóstico del estado del arte de la Entidad en servicio al ciudadano, con el fin de tomar acciones de fortalecimiento y mejoramiento en la calidad, suficiencia y oportunidad en el servicio, la cual estableció la necesidad de ampliar la información de la oferta por ser poco clara y presumir el conocimiento de la información de fondo por parte de la población objeto. Dado todo lo anterior el DAFP vio la necesidad de suscribir el contrato 091/2015 para tal fin. En cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas, se elabora el presente documento en el cual se consolida el resultado de la actualización del Portafolio de Servicios del Departamento. Dicho documento está compuesto por cinco apartados: en el primero se definen los objetivos a lograr, en el segundo se explica la metodología usada, en el tercero se detallan las áreas participantes, en el cuarto se describe el proceso de levantamiento de información y, en el quinto se explica la estructura del Portafolio seleccionada. Hace parte integral de este proceso el Portafolio de Servicios de la Entidad, el cual es el resultado del proceso aquí plasmado. a. 1 I. OBJETIVOS a. Objetivo general Actualizar el Portafolio de Servicios del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) de acuerdo con los trámites, otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano e información a la cuál accede la población objetivo de la Entidad. b. Objetivos específicos Aplicar la metodología CANVAS para la construcción del Portafolio de Servicios. Plasmar la trazabilidad mantenida en el proceso de actualización para dejar evidencia de dicho proceso y permitir entender la lógica seguida. Emplear una estructura y lenguaje que facilite la consulta del Portafolio de Servicios, teniendo en cuenta la población objetivo. 1 II. METODOLOGÍA Con el fin de permitir una trazabilidad en la actualización del Portafolio de Servicios se consideró oportuno continuar con la metodología CANVAS, la cual de acuerdo con la Oficina Asesora de Planeación fue usada en el año 2013 para su creación. ¿Qué es? Es un modelo de negocio creado en el año 2004 -como tesis doctoral- por el consultor suizo Alexander Osterwalder, con el fin de describir de una manera lógica cómo las organizaciones crean, entregan y capturan valor y cómo cada dimensión se interrelaciona entre sí. ¿Por qué adoptarla? Este modelo de negocio que se caracteriza por ser muy concreto y explícito, delimita a través de 9 bloques los factores básicos que influyen en una idea de negocio y en su maduración. El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) ha recurrido a este modelo para llevar a cabo la elaboración del Mapa de Procesos, identificando los siguientes elementos: actividades clave (key activities), socios de negocio (key partnerships), recursos (key resourcers), estructura de costos (cost structure), propuesta de valor (value propositions), relacionamiento con el cliente (customer relationships), segmentos de clientes (customer segments) y canales (channels). Imagen 1: Modelo CANVAS: Bloques constructores. Fuente: Osterwalder y Pigneur (2009) Si bien se trata de un método que permite desarrollar un modelo de negocio consistente, es posible aplicarlo a la construcción del Portafolio de Servicios, toda vez que los bloques mencionados dan bases acerca de la información que deberá incluirse y tener en cuenta para su actualización. Además al ser el modelo usado para la elaboración del Mapa de 1 Procesos, indirectamente se encuentran incluidos todos los elementos mencionados en cada uno de los trámites, otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano e información ofrecida por la Entidad. Dado lo anterior, los bloques que se identificarán de manera explícita al interior del Portafolio de Servicios son: Una vez identificada la información a incluir (descripciones, normas, sistemas de información, contactos) se decidirá en una mesa de trabajo aquella que irá en la versión final, teniendo en cuenta que el Portafolio además de sencillo no debe generar confusiones o dudas. Con respecto a los bloques que no se relacionaron: Inicialmente no se tiene planeado relacionar los socios de negocio en los temas de competencia del DAFP. Sin embargo esta inclusión no se descarta del todo ya que pudiera agregar un valor informativo al Portafolio, por lo cual se analizará si la misma es pertinente o no. Con respecto a la estructura de costos y relacionamiento con el cliente se considera que esta información no es de interés del Portafolio sino que deberá servir de insumo para tomar acciones de mejora en el servicio. Finalmente, las propuestas de valor tampoco serán incluidas en el Portafolio teniendo en cuenta que los acuerdos / niveles de servicio y la estrategia de atención preferencial hacen parte de un manejo interno de la Entidad que no se considera oportuno comunicar de manera externa, no se han definido en versión final, por lo cual se sugiere que estos se incluyan una vez sean debidamente aprobados, teniendo en cuenta la pertinencia de dicha información en el Portafolio. 1 III. LEVANTAMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN La actualización del Portafolio de Servicios se realizó en cuatro etapas clave: Las áreas anteriormente mencionadas participaron de la siguiente manera en la actualización del Portafolio de Servicios así: Julio 22, 24, Agosto 6, Septiembre 10: Se realizó el levantamiento de información relacionado con los temas de competencia de cada área, identificando el(los) segmento(s) de población objetivo y las fuentes de información (normas, manuales, guías, cartillas y otros) que permitirán realizar una descripción clara y precisa de cada uno de los temas, a través del diligenciamiento de un Formato no Oficial para tal fin. Septiembre 21: Se puso a consideración de la Dirección de Empleo Público, la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites y el Grupo de Servicio al Ciudadano (Supervisor del Contrato), la mejor estructura para el Portafolio y la información a incluir. AVISO IMPORTANTE: Como se explicó en el documento 3. Contenido Portafolio - Obj. 3 Prod. b Vr.2, existe un bajo interés y disposición por parte de la mayoría de las áreas misionales para participar en la actualización del Portafolio. Dado que algunas pocas áreas (las de mayor participación) sugirieron esperar los resultados de la Reingeniería de Procesos y la nueva Estructura de la Entidad, se decidió con el Supervisor del Contrato que a partir del 1 de octubre se trabajaría con base en la información manejada desde la Dirección acerca de qué hace la Entidad (insumo remitido por el Supervisor del Contrato), con el portafolio publicado en la página el 1 de octubre de 2015 y el brochure remitido por la OAP. Octubre: Se elaboró la versión 1 y 2 del Portafolio de acuerdo a los insumos indicados en el Aviso Importante. Noviembre 5: Se revisó y corrigió el Portafolio con el Supervisor del Contrato. Noviembre 6: Se remitió el Portafolio propuesto a cada área con el fin de asegurar la veracidad y exactitud de los textos con plazo de respuesta 13 de noviembre. 1 Noviembre 11 a 22: Se recogieron y analizaron las observaciones realizadas por las áreas con respecto a los textos del Portafolio y se realizaron los cambios sugeridos. Noviembre 23: Se remitió al Grupo de Servicio al Ciudadano y a la Oficina Asesora de Planeación el Portafolio con el fin de ser revisados en cuanto a lenguaje claro y reflejo de Mapa de Procesos respectivamente. Noviembre 25: Se recibieron las observaciones por parte del Grupo de Servicio al Ciudadano en cuanto a lenguaje. Noviembre 25 a Diciembre 7: Se recibieron las observaciones de la Oficina Asesora de Planeación en cuanto al contenido. Noviembre 5 a Diciembre 9: Se integraron todos los cambios sugeridos por todos los intervinientes. Diciembre 9: Se entregó a la Oficina Asesora de Planeación el Portafolio de Servicios actualizado para última revisión. Diciembre 15: Se entregó al Supervisor del contrato el Portafolio de Servicios actualizado y el presente documento. AVISO IMPORTANTE: Debido a que aún se encuentra en actualización y aprobación la actualización de la misión, visión, objetivos, valores institucionales y procesos de las áreas, no se considera oportuno realizar la impresión del Portafolio dado que no se realizaría un buen uso de los recursos, por tanto se debe tener en cuenta que el Portafolio se entrega lo más actualizado posible. 1 IV. ÁREAS PARTICIPANTES En un primer momento se estableció la necesidad de actualizar el Portafolio de Servicios en conjunto con diversas áreas de la Función Pública, ya que se consideró que no podía ser un proceso aislado de la Entidad sino más bien transversal a ésta. En este primer momento fue posible recoger la siguiente información: Dirección de Desarrollo Organizacional: Por ser un área misional mantiene un frecuente contacto con el público objetivo de la Entidad en temas relacionados con Manual de Funciones, Plantas de personal, Salarios, Estructura y Estatutos. Dirección Jurídica: Esta área misional también mantiene un alto contacto con el público objetivo de la Entidad en diversos temas desde la interpretación jurídica: Empleos, Jornada laboral, Prestaciones sociales y factor salarial, Remuneración, Situaciones administrativas, Retiro del servicio, Entidades, Inhabilidades e Incompatibilidades. Dirección de Empleo Público: Al igual que las anteriores, es un área misional que se relaciona de manera constante con el público objetivo de la Entidad en temas vinculados a la política de empleo público: Planeación Estratégica del Recurso Humano, SIGEP, Plan anual de vacantes, Planes de Previsión del Recurso Humano, Capacitación, Plan Nacional de Formación y Capacitación, Plan Institucional de Capacitación - PIC, Gerencia Pública, Acuerdos de Gestión, Sistema de Estímulos, Programa de Bienestar Social, Plan de Incentivos, Ley de cuotas: Participación Femenina en Cargos Directivos, Rendición de Cuentas a la Ciudadanía y Red Institucional de Apoyo a las Veedurías Ciudadanas. Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites: Igualmente, esta área misional se relaciona con el público objetivo en temas afines al control interno: Código de Ética, MECI, Calidad, Riesgos indicadores y planes de mejoramiento, Rol de los Jefes de Control Interno, Incentivos a la Gestión Pública y Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y temas afines a trámites: Racionalización de trámites y Sistema Único de información de Trámites – SUIT. Así mismo tiene a cargo los dos trámites de la Entidad “Aprobación de procedimiento para la implementación de nuevos trámites” e “Incentivos a la Gestión Pública” y el OPA “Otorgamiento del derecho de uso del Sello Oficial de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009 en el Estado Colombiano”. Grupo de Gestión Meritocrática: Si bien el área no es de tipo misional, mantiene un alto contacto con el público objetivo debido a su competencia en la evaluación y apoyo a la selección de personal a ocupar cargos públicos en diferentes entidades. Por tanto, los temas a cargo tienen que ver con concursos públicos y abiertos, gerencia pública y selección de personal por meritocracia. Grupo de Servicio al Ciudadano: Esta área de apoyo de la Secretaría General, brinda un primer nivel de atención en gran parte de los temas mencionados anteriormente y por tanto mantiene contacto constante con el público objetivo. Por ende, apoyó la revisión de textos con el fin de asegurar un lenguaje claro, brindó un apoyo constante en la actualización del Portafolio y en todo lo relacionado con peticiones, quejas, reclamos y denuncias. 1 Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Calidad: El Grupo fue indispensable para asegurar la alineación de la estructura y el contenido del Portafolio de acuerdo con el Mapa de Procesos y nueva estructura de la Entidad. 1 V. ESTRUCTURA DEL PORTAFOLIO DE SERVICIOS Con el fin de asegurar la correcta interpretación acerca de los trámites, otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano y productos entregados por Función Pública, se consideró pertinente presentar dicha información de acuerdo al interés de cada segmento poblacional de la Entidad: Empleo Público, Gestión Pública, Fortalecimiento Institucional y Democratización y Transparencia. Estructura. Portada. Imagen entidad o alusiva Contraportada. Nombres de Directora, Subdirector, Secretario General, Coordinador GSC, Elaborado por, Diseño y diagramación, mes y año. Presentación. Breve presentación del Portafolio. Tabla de contenido. Distribución del Portafolio para facilitar consulta. ¿Quiénes somos? En lenguaje claro explicar qué hace el Departamento. Incluir misión, visión y política de calidad. Breve recuento de la creación de la Entidad por Ley (línea de tiempo). Empleo Público Descripción producto en lenguaje claro Alcance normativo (si aplica) Sistemas de información disponibles (si aplica) Responsable o dependencia a cargo / contacto mesas de ayuda / correos habilitados Gestión Pública Descripción producto en lenguaje claro Alcance normativo (si aplica) Sistemas de información disponibles (si aplica) Responsable o dependencia a cargo / contacto mesas de ayuda / correos habilitados Fortalecimiento Institucional Descripción producto en lenguaje claro Alcance normativo (si aplica) Sistemas de información disponibles (si aplica) Responsable o dependencia a cargo / contacto mesas de ayuda / correos habilitados Democratización y Transparencia Descripción producto en lenguaje claro Alcance normativo (si aplica) Sistemas de información disponibles (si aplica) Responsable o dependencia a cargo / contacto mesas de ayuda / correos habilitados 1 Reportes de cumplimiento y conformidad Descripción producto en lenguaje claro Alcance normativo (si aplica) Sistemas de información disponibles (si aplica) Responsable o dependencia a cargo / contacto mesas de ayuda / correos habilitados Peticiones, quejas, reclamos y denuncias Responsable y dependencia a cargo Dirección Horario Teléfonos Formulario PQR web Información de contacto Presencial o Dirección o Horario o Listado dependencias por piso Escrito o Dirección aclarando piso de ventanilla para radicación o Horario o Correo web Telefónico o Líneas de atención general o Fax o Mesas de Ayuda Virtual o Páginas web o Chat (enlace) y horarios o Redes sociales Justificación de cada apartado: INFORMACIÓN A INCLUIR ¿Quiénes somos? Temáticas Qué hace el Departamento Misión Visión Política de calidad Naturaleza y creación de la Entidad Descripción trámite / OPA o información de área misional en lenguaje claro Responsable o JUSTIFICACIÓN Por contextualización Por metodología Por contextualización En cumplimiento de la Ley 1437 de 2011 – Art. 8. “Deber de información al público. Las autoridades deberán mantener a disposición de toda persona información completa y actualizada, en el sitio de atención y en la página electrónica, y suministrarla a través de los medios impresos y electrónicos de que disponga, y por medio telefónico o por correo, 1 INFORMACIÓN A INCLUIR dependencia a cargo / contacto mesas de ayuda / correos habilitados Alcance normativo (si aplica) Sistemas de información disponibles (si aplica) Peticiones, quejas, reclamos y denuncias Responsable y dependencia a cargo JUSTIFICACIÓN sobre los siguientes aspectos: (…) 2. Las funciones de sus distintas dependencias y los servicios que prestan. (…) 6. Las dependencias responsables según la actuación, su localización, horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos.” En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 – Art. 11 “Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva: (…) b) Toda la información correspondiente a los trámites que se pueden agotar en la entidad, incluyendo la normativa relacionada, el proceso, los costos asociados y los distintos formatos o formularios requeridos.” En cumplimiento del Decreto 2641 de 2012 – Art. 2 “Señálense como estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, los contenidos en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".” En cumplimiento del Decreto 1082 de 2015. Título 22. FURAG: Pregunta 33, numeral e y g. Pregunta 38, numeral b. En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 – Art. 11 “Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva: a) Detalles pertinentes sobre todo servicio que brinde directamente al público, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención” En cumplimiento de la Ley 1437 de 2011 – Art. 8. “(…) 7. La dependencia, y el cargo o nombre del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o reclamo.” En cumplimiento de la Ley 1474 de 2011 – Art. 76: “Oficina de Quejas, Sugerencias y Reclamos. En toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los 1 INFORMACIÓN A INCLUIR Dirección Horario Formulario PQR web JUSTIFICACIÓN ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.” En cumplimiento del Decreto 2641 de 2012 – Art. 2 En cumplimiento del Decreto 1082 de 2015. Título 22. FURAG: Pregunta 33, numeral h. En cumplimiento de la Ley 1437 de 2011 – Art. 8. “(…) 6. Las dependencias responsables según la actuación, su localización, horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos.” En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 – Art. 9 “Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan: a) La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, la ubicación de sus sedes y áreas, divisiones o departamentos, y sus horas de atención al público.” En cumplimiento del Decreto 2641 de 2012 – Art. 2 En cumplimiento del Decreto 1082 de 2015. Título 22. FURAG: Pregunta 33, numeral a y b. Pregunta 35, numeral ad. En cumplimiento de la Ley 1437 de 2011 – Art. 7. “Deberes de las autoridades en la atención al público. Las autoridades tendrán, frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes: (…) 8. Adoptar medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispongan de aquellos.” En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 – Art. 11 “Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva: (…) h) Todo mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto.” En cumplimiento del Decreto 1082 de 2015. Título 22. FURAG: Pregunta 35, numeral d. Pregunta 39, numeral c. Pregunta 53, numeral e. 1 INFORMACIÓN A INCLUIR Informació n de contacto Información sobre canales disponibles JUSTIFICACIÓN En cumplimiento del Decreto 1082 de 2015. Título 22. FURAG: Pregunta 33, numeral c. Pregunta 144. Pregunta 145. Pregunta 146. Justificación normativa: Ley 1437 de 2011 - Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción. Ley 1712 de 2014 – Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto 2641 de 2012 – Reglamentario de los Artículos 73 y 76 de la Ley 1474. Plan Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano. Decreto 1082 de 2015 – Único Reglamentario de Función Pública. 1 VI.CONTENIDO DEL PORTAFOLIO Para conocer la información definitiva incluida en el Portafolio de Servicios es necesario consultar el documento denominado Portafolio de Servicios Vr.F. ubicado en la ruta \\yaksa\Grupo_Atención_Al_Ciudadano\SGI_2015\Portafolio de Servicios\2015. 1 REFERENCIAS Atehortúa, H. F. (2005). Gestión y auditoría de la calidad para organizaciones públicas: Normas NTC GP 1000:2004 conforme a la Ley 872 de 2003. Colombia: Grupo Regional ISO. 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A handbook for visionaries, game changers, and challengers. Disponible en http://www.businessmodelgeneration.com/book 1