Trabajar con datos III Excel 2013 Área académica de Informática

Excel 2013
Trabajar con datos III
Área académica de Informática
2015
Trabajar con datos III
Calcular el subtotal de los datos
La función de subtotales en Excel, nos permite
tener de manera casi inmediata filas con los
totales de la información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Si tienes una tabla de datos
como la que se muestra en la imagen de la
izquierda (Fig 1) y quisieras obtener los subtotales de los montos vendidos en cada región y
que todo el proceso quede claro, sigue los siguientes pasos:
Fig. 1
1. Abre el libro Comercial Mayorza y observa
la información.
2. Ordena la lista por el campo región para
establecer el corte de cada subtotal.
3. Selecciona toda la tabla de datos. Una
forma de hacerlo es con un método abreviado, para hacer esto es presionar las teclas Ctrl+Inicio con lo que nos colocaremos
en la primera celda de la hoja y luego presionamos las teclas Shift+Ctrl+Fin.
4. Haz clic en la ficha Datos.
5. Haz clic en el botón Subtotal del grupo Esquema (Fig. 2).
6. En este cuadro de diálogo Subtotales (Fig. 3) realiza los siguientes cambios:
a. En el cuadro de opción "Para cada cambio en:", selecciona el campo Región.
b. En el cuadro de opción "Usar función: " selecciona
Suma
c. En la lista de "Agregar subtotal a:" marca únicamente la opción Total.
d. Revisa que estén seleccionadas las opciones Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de
los datos. y haz clic en Aceptar y listo
Fig. 2
Fig. 3
A tener en cuenta:
1. Veras que en la hoja de cálculo muestra 3 cuadritos (niveles) numerados del 1 al 3 del lado izquierdo de la hoja,
esto es porque Excel ha agrupado las información de
nuestro archivo en 3 niveles, la número 1 que muestra el
total general (Fig. 4), la número 2 muestra el total general
por regiones (Fig. 5) y por último, la número 3 que nos
muestra cada una de las regiones con sus totales parciales y totales de todos los datos que tenemos (Fig. 6).
2. Al hacer clic en el cuadrito marcado con el número 2 podemos ver que se ocultan las líneas con datos y nos quedan solo las de subtotales, es decir, la venta
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por región, de igual manera podemos hacer clic en el número 1 y nos mostrará solo el total general de
ventas. Observa los 3 niveles.
Primer nivel
Fig. 4
Segundo nivel
Fig. 5
Tercer nivel
Fig. 6
Quitar subtotales a una tabla de datos
Después de aplicar subtotales a una tabla de datos según el criterio
establecido, es muy simple quitarlo, para ello sigue los siguientes pasos:
1. Haz clic dentro de la tabla de datos en la que se han establecido
subtotales.
2. Haz clic en el comando Subtotales del grupo Esquema.
3. Haz clic en el botón Quitar todos de la caja de diálogo de Subtotales.
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Agrupar y desagrupar datos para calcular los subtotales
Para que te des cuenta de la importancia de agrupar y desagrupar datos dentro del trabajo con subtotales
sigue los siguientes pasos:
1. Abre el libro "Sueldo" y sigue los siguientes pasos:
2. Selecciona cualquier celda en los datos. Haz clic en Ordenar de la ficha Datos.
3. En la caja de diálogo Ordenar, ordena primero por Categoría laboral en orden ascendente (A a Z).
4. Agrega un nivel de ordenación, ordena por Cargo en orden ascendente y haz clic en Aceptar.
5. Selecciona la fila 14, presiona la tecla Ctrl y selecciona la fila 27. En la ficha Inicio, haz clic en la flecha se
Insertar del grupo Celdas. Haz clic en Insertar filas de hoja. Mediante este proceso, se insertan filas para separar las categorías laborales.
6. En la celda C14, digita Subtotal. Selecciona la celda F14 y haz clic en Autosuma. Se seleccionan los valores arriba de la celda F14. Presiona la tecla Enter y se calcula el subtotal de la categoría.
7. En la celda C28, digita Subtotal. Selecciona la celda F28 y haz clic en Autosuma. Presiona la tecla Enter .
8. En la celda C36, digita Subtotal. Selecciona la celda F36 y haz clic en Autosuma. Presiona la tecla Enter .
9. En la celda C37, digita Total general. Selecciona la celda F37 y haz clic en Autosuma. Se selecionan los
tres subtotales. Presiona Enter.
10. Selecciona una celda en el rango de datos. En la ficha Datos, haz clic en la flechaAgrupar y luego haz clic
en Autoesquema. Se crea un esquema de dos niveles.
11. Guarda el archivo como Sueldo 2.
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Calcular el subtotal de los datos en una lista
1. Abre el libro "Sueldos2" de la carpeta de trabajo y sigue los siguientes pasos:
2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haz clic en la flecha Desagrupar y luego haz clic en Borrar esquema.
3.
4.
5.
6.
Elimina las filas 14, 28, 36 y 37
Selecciona el rango de datos, Incluye los rótulos de las columnas en la selección
Haz clic en Subtotal en el grupo Esquema de la ficha Datos. Se despliega la caja de diálogo Subtotales.
Selecciona Categoría laboral de la lista desplegable "Para cambio en".
7. Debajo de Agregar subtotal a, haz clic en Sueldo. Haz clic en Aceptar para aceptar el resto de las opciones predeterminadas.
8. Guarda el archivo, corresponde al ejercicio 4 (E04)
Conclusiones
Cada vez que quieras trabajar con subtotales se debe tener claro, seguir los siguientes pasos:
1. Ordenar el campo del que se desea obtener sus subtotales
2. Hacer clic en el comando Subtotales del grupo Esquema.
3. Seleccionar:
a. Campo que fue ordenado para obtener sus subtotales.
b. La función que permita obtener el subtotal deseado.
c. Campo de donde se efectuará el subtotal.
4. Dejar marcada las opciones: Reemplazar subtotales actuales y resumen debajo de los datos.
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Configurar los datos en un formato de tabla
Cuando haces una tabla, las herramientas de tabla están disponibles y aparece la ficha Diseño en la cinta
de opciones que te permitirá usar las herramientas para personalizar o modificar la tabla. El Grupo Estilos
de tabla muestran varios estilos. Haz clic en las flechas a la derecha de los estilos para ver las opciones
disponibles.
Formatear una tabla utilizando un estilo rápido
1.
2.
3.
4.
Abre el libro "Sueldo" de la carpeta de trabajo y sigue los siguientes pasos:
Selecciona cualquier celda en los datos. Haz clic en Ordenar de la ficha Datos.
En la caja de diálogo Ordenar, ordena primero por Categoría laboral en orden ascendente.
Agrega un nivel de ordenación y ordena por Cargo en orden ascendente. Haz clic en el botón
Aceptar.
5. En la ficha Inicio, haz clic en Dar formato como tabla en el grupo Estilos.
6. Haz clic en Estilo de tabla claro 12 de la galería de formatos. Se despliega la caja de diálogo “Dar
formato como tabla”. Observa que se seleccionan todos los datos.
7. Haz clic en la flecha en ¿Dónde están los datos de la tabla?. La caja de diálogo se contrae.
8. Selecciona el rango A3:F33 y presiona la tecla Enter. Tu tabla no tiene encabezados, así que haz
clic en el botón Aceptar. Se aplica el formato del estilo de filas con bandas y se insertan encabeza-
dos de columna.
9. Observa el resultado:
Insertar una fila de totales a una tabla
1. Ubícate dentro de la tabla y haz clic en la
flecha desplegable de “Opciones de estilo
de tabla” para marcar por ejemplo “Fila de
totales”. Observa el resultado.
2. Haz la prueba con las otras opciones.
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