Auditoría a Gestión de Recursos Humanos 2011

UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA
Sistema de Universidad Virtual
Informe de Auditoría
Interna
FECHA DE REALIZACIÓN
10 de octubre del 2011
TIPO DE INFORME
AUDITORÍA INTERNA
AUDITORÍA POR PROCESO
AUDITORÍA EXTERNA
INFORMACIÓN GENERAL
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: Sistema de Universidad Virtual
DIRECCIÓN: Av. Juárez 976, Col. Centro.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
El Sistema Integral de Gestión Académica se aplica a los procesos sustantivos (Transferencia del
Conocimiento, Gestión de Comunidades de Aprendizaje, Diseño Educativo, Gestión del Aprendizaje,
Desarrollo Tecnológico, Gestión Escolar), estratégicos (Atención Personalizada, Gestión de la Información y
Promoción) y de soporte (Gestión de Recursos Humanos, Gestión de Recursos Financieros, Gestión de
Infraestructura y Gestión de Comunicación Gráfica y Audiovisual). En específico esta auditoría se realiza para
el proceso de soporte de Gestión de Recursos Humanos.
REPRESENTANTE DE LA DEPENDENCIA:
Mtro. Fernando Guillermo Navarro Navarro
CARGO:
Coordinador de Evaluación
DATOS DEL EQUIPO AUDITOR
Auditor Líder:
Angélica Elizabeth Sánchez González (AESG).
Auditores Internos:
Patricia Camacho Cortéz (PCC).
Auditores observadores:
Carolina de León Ramos (CLR).
Claudia Ixchel Rico Mercado (CIRM).
Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma UNE EN ISO 9001:2008 y la
documentación del SIGA.
RESUMEN DE AUDITORÍA
ELEMENTO DE LA NORMA ISO 9001:2008
4.1. Requisitos generales
4.2. Requisitos de la documentación
5.1 Compromiso de la Dirección
5.2 Enfoque al cliente
5.3 Política de Calidad
5.4 Planificación
5.5 Responsabilidad Autoridad y Comunicación
5.6 Revisión por la Dirección
6.1. Provisión de recursos
6.2. Recursos Humanos
6.3. Infraestructura
6.4. Ambiente de Trabajo
7.1. Planificación de la realización del producto
7.2. Procesos relacionados con el cliente
7.3. Diseño y Desarrollo
7.4. Compras
7.5.1. Control de la producción y de la prestación del
7.5.2.
Validación de los procesos de la producción y de la
servicio
7.5.3.
Identificación
y trazabilidad
prestación
del servicio
7.5.4. Propiedad del cliente
7.5.5. Preservación del producto
7.6. Control de los equipos de medición y de seguimiento
8.1. Generalidades
8.2.1. Satisfacción del cliente
8.2.2. Auditoría interna
8.2.3. Seguimiento y medición de procesos
8.2.4. Seguimiento y medición del producto
8.3. Control del producto no conforme
8.4. Análisis de datos
8.5.1. Mejora continua
8.5.2. Acción correctiva
NC*
AUDITOR†
X
AESG, PCC, CLR
X
PCC, CIRM
X
AESG, PCC
8.5.3. Acción preventiva
TOTAL DE NO CONFORMIDADES
Marcar con “X” los elementos del Sistema de Gestión de la Calidad donde se hayan encontrado No
Conformidades
†
Identificar con sus siglas el(los) auditor(es) que ha(n) auditado cada elemento del Sistema de Gestión
de la Calidad.
Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08
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RESUMEN DE LA AUDITORIA
CONCLUSIONES:
La evidencia muestra que el proceso de Gestión de Recursos Humanos se encuentra implementado dentro
del Sistema Integral de Gestión Académica, los colaboradores tienen un alto grado de conciencia,
compromiso, actitud; sin embargo en necesario actualizar la documentación y fortalecer el cumplimiento de
los requisitos de la norma ISO 9001:2008.
RESUMEN:
Cabe destacar como:
Puntos Fuertes:




Apertura y disponibilidad del personal durante el proceso de la auditoría.
Se muestra conocimiento y ubican al Sistema Integral de Gestión Académica.
Se demuestra un amplio conocimiento sobre las actividades que se realizan.
El personal identifica la política de calidad y el aporte de sus actividades en los objetivos del Sistema
Integral de Gestión Académica.
Oportunidades de Mejora:






Se recomienda una inducción para el personal nuevo del SUV al Sistema Integral de Gestión
Académica y a los procedimientos establecidos por la norma ISO 9001:2008 con la finalidad de qué,
de forma homogénea, toda la organización identifique los procedimientos tales como: control de
documentos y registros, análisis de datos, acciones preventivas, correctivas o proyectos de mejora.
Es necesario fortalecer la comunicación de los perfiles de puestos al personal del SUV.
Se recomienda fortalecer la comunicación interna con el personal del proceso de Gestión de
Recursos Humanos para dar a conocer los cambios relacionados con el Sistema Integral de Gestión
Académica.
Es necesario actualizar en los mapeos de los proceso de Gestión de Recursos Humanos las
actividades que se hayan modificado y/o eliminado.
Se recomienda hacer una revisión de la pertinencia de los indicadores de los procesos de Gestión de
Recursos Humanos.
Es necesario fortalecer en los colaboradores del proceso de Gestión de Recursos Humanos, el uso de
los procedimientos de la norma ISO 9001:2008 tales como: control de documentos y registros,
análisis de datos, acciones preventivas, correctivas o proyectos de mejora.
Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08
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No
NC
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD
1
Se detectan los siguientes incumplimientos en los requisitos de la
documentación:
Norma
ISO
9001
Apdo.
4.2.3
4.2.4
No se encuentran articulados y vinculados los mapeos de procesos y
procedimientos, por ejemplo:
En el proceso de Personal Académico se realizan actividades de homologación de
asesores; en el Sistema Integral de Gestión Académica (SIGA) se encuentra
documentado el procedimiento de homologación de asesores (GRPR-01) pero no
está vinculado al mismo.
La evidencia muestra que se hace uso de registros en los procesos de Gestión de
Recursos Humanos que no se encuentran identificados y controlados. Por
ejemplo:
En el proceso de Personal de Prestación de servicios profesionales y técnicos
(GRSP-03) se evidencia el uso de los registros: solicitud de contratación de
personal, base de datos del personal contratado y registro de contratos.
En el procedimiento de Control de Asistencia (GRPR-02) se referencia como
documento de uso memorándum de notificación; en el uso, éste corresponde a
un registro y en su lugar se debe agregar como documento: estímulo por
puntualidad. Se evidencia el uso de los registros: reporte de asistencia.
En el proceso de Personal Académico (GRSP-02) se evidencia el uso de registros
obsoletos: plantilla general 2008, programación académica 2008.
La evidencia muestra que los nombres de los procesos en la Lista Maestra de
Control de Documentos (FMSGC-03. Rev. 0. Fecha 19/09/07) y el de los mapeos
no corresponde, por ejemplo: Personal de Prestación de servicios profesionales y
técnicos, en el mapeo aparece Ingreso (Contrato Civil), en el proceso Personal
Académico aparece en su mapeo Ingreso (Asesores).
En los mapeos de los procesos Personal de Prestación de servicios profesionales y
técnicos (GRSP-03) y Personal Académico (GRSP-02), no se especifica el nombre
del responsable del proceso.
2
No muestra evidencia de la realización de la evaluación de competencia para el
personal del SUV.
No se muestra evidencia de que la evaluación de competencias sea un insumo
para la formación.
No se muestra evidencia vigente de cursos de capacitación para el personal del
SUV.
Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08
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Se detectan los siguientes incumplimientos en los requisitos del procedimiento
de Análisis de Datos:
No hay evidencia de medición en el del indicador, tiempo de contratación por
contrato de prestación de servicios profesionales o técnicos del proceso de
Prestación de servicios profesionales y técnicos. No hay evidencia de medición
del indicador, tiempo de contratación por contrato del personal académico
(asesores y PTC) de UDGVirtual del proceso de Personal Académico.
Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08
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AUDITOR LÍDER
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
FIRMA
NOMBRE
FIRMA
NOMBRE
Anexos
Lista de asistencia de Apertura
Hojas de Auditorías Internas
Listas de Verificación
Informe de No Conformidades
Lista de Asistencia de Cierre
Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08
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