1. OBJETIVO Verificar la correcta aplicación del procedimiento de

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
3
COMPRA O ADQUISICIÓN SIMPLIFICADA
CÓDIGO
AP-CTR-PR-02
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2013
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1. OBJETIVO
Verificar la correcta aplicación del procedimiento de selección del contratista mediante la modalidad de compra o adquisición simplificada de obras, bienes
y/o servicios, conforme los requisitos exigidos en el Art. 13 del estatuto de contratación vigente (Acuerdo 029 de 2011) reglamentado en el Art. 4 de la
Resolución No. 194 de 2011.
2. ALCANCE
Este procedimiento de selección aplica cuando la cuantía del contrato sea inferior a trescientos ochenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (380
SMMLV)
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:
Ordenadores del Gasto (Rector, Vicerrectores(as), (Administrativa y de Investigación y Proyección Social) y decanos.
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver normograma
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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
3
COMPRA O ADQUISICIÓN SIMPLIFICADA
CÓDIGO
AP-CTR-PR-02
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2013
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5. DEFINICIONES
PUBLICACIÓN: Hacer que un documento (texto, audio, video) sea visible desde el link del sistema de contratación del sitio web y/o medios de
comunicación.
VEEDURÍAS CIUDADANAS: Organizaciones que realizan acompañamiento en el desarrollo y ejecución de los diferentes procesos contractuales de la
Universidad, por parte de la población beneficiaria o la comunidad Universitaria.
COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN: Es el grupo de naturaleza consultiva y asesora, creado por el Estatuto de Contratación, responsable de realizar
las recomendaciones y emitir los conceptos necesarios para la toma de decisiones en materia de contratación de acuerdo con la solicitud expresa del
ordenador del gasto.
COMPRA O ADQUISICIÓN SIMPLIFICADA: Proceso de selección de contratistas establecido en el artículo 13 del Estatuto de Contratación reglamentado
por el Art. 4 de la Resolución No. 194 de 2011, que exige invitación a presentar oferta o propuesta así: i) Para contratos inferiores a sesenta salarios
mínimos mensuales legales vigentes (60 SMMLV) se requerirá invitar a mínimo un proponente; ii) para contratos iguales o superiores a sesenta salarios
mínimos mensuales legales vigentes (60 SMMLV) y hasta cien salarios mínimos mensuales legales vigentes (100 SMMLV) como mínimo dos proponentes;
y iii) contratos superiores a cien salarios mínimos mensuales legales vigentes (100 SMMLV) e inferiores a trescientos ochenta salarios mínimos mensuales
legales vigentes (380 SMMLV) se requerirá invitar como mínimo a tres (3) proponentes.
DELEGACIÓN DEL GASTO: Delegación de la competencia contractual (Selección de contratistas, adjudicar y celebrar contratos y convenios):
Vicerrectores (hasta cuatrocientos (400) SMLMV, Decanos(as): hasta cuatrocientos (400) SMLMV.
ESTUDIOS PREVIOS: Son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato; que contiene los siguientes elementos:
i) descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación; ii) Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones
técnicas esenciales, requeridos para su ejecución; y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del
proyecto; iii) La obligaciones y especificaciones técnicas del objeto a contratar; iv) El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, con base en un
estudio de preciso del mercado; v) análisis técnico y económico que justifique el valor estimado del contrato incorporando al estudio previo el presupuesto
oficia y cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en
la estimación de aquellos; vi) Los fundamentos jurídicos que soporten la modalidad de selección; vii) El análisis de riesgo (estimación, tipificación y
asignación) y la forma de mitigarlo; viii) Las garantías que contempla exigir en el Proceso de Contratación; ix) Los criterios para seleccionar la oferta más
favorable.
ETAPA PRECONTRACTUAL: Corresponde inicia con la elaboración de estudios previos y finaliza con la designación del contratista a través del proceso de
selección establecido dentro del estatuto de contratación para tal fin.
ETAPA CONTRACTUAL: Corresponde al desarrollo del objeto contractual, por parte del Contratista, y de la contraprestación por parte del Contratante; en
las condiciones forma y plazos pactados, la cual, inicia con la suscripción del contrato y termina con el acta de entrega y recibo final. (Esta etapa
comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista
tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado. La etapa contractual se desarrollará a
través de la celebración de contratos, los cuales estarán identificados con un número secuencial, el cual será asignado una vez se produzca su
perfeccionamiento, y debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato).
ETAPA POSTCONTRACTUAL: Corresponde a las actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por
terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma. Se da una vez terminado el contrato, bien sea por
vencimiento del término inicialmente pactado o por terminación unilateral y deberá liquidarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su terminación.
PERFECCIONAMIENTO: Corresponde al cumplimiento de las formalidades del contrato, esto es, la suscripción de las partes.
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COMPRA O ADQUISICIÓN SIMPLIFICADA
CÓDIGO
AP-CTR-PR-02
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2013
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LEGALIZACIÓN: Aprobación de garantías y registro presupuestal.
ADICIÓN: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica adicionar valor o tiempo al contrato celebrados, el cual, no podrá ser superior al 50% del
valor inicial.
SUPERVISOR: Servidor público vinculado a la entidad, al que se le designa la vigilancia, control y coordinación de un contrato, así como el seguimiento
técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del mismo; en los contratos que no requieran conocimientos especializados.
INTERVENTOR: Persona jurídica o natural no vinculada laboralmente con la entidad, contratada por la Universidad para realizar el seguimiento técnico,
administrativo, financiero, contable y jurídico al contrato, así como la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del mismo, dentro de los parámetros
establecidos y requeridos por la Universidad; cuando el contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o extensión del
mismo lo justifique.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Tiempo durante el cual las partes ejecutan el objeto contractual.
PLAZO DE VIGENCIA: inicia con la suscripción del contrato y termina hasta la liquidación del mismo.
GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en
garantías bancarias única que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación y
se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado
ACTAS DEL CONTRATO: Son los documentos suscritos durante la ejecución del contrato por las partes, con diversos propósitos, entre las principales:
Inicio, Suspensión, Reinicio, Entrega y recibo final, recibo Parcial, Acta de Liquidación y Actas de Justificación de prórrogas o plazo.
OTROSÍ: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni
tiempo de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.
LIQUIDACIÓN: Es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, por cumplimiento del plazo anticipadamente, con el
propósito de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarias de las partes y su cuantía. La liquidación del contrato entonces,
constituye su balance final o ajuste de cuentas, entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar de una vez por toda la
relación jurídica obligacional. Siendo así, el acta de liquidación final deberá i) identificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay; su
objeto y alcance, ii) determinar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes de pago, la forma
como se utilizó el anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones y
reinicios y las sumas que quedan pendientes de cancelar. También en el acta las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de manera
detallada y concreta.
APU: análisis de precios unitarios.
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COMPRA O ADQUISICIÓN SIMPLIFICADA
CÓDIGO
6.
Nº
1.
2.
AP-CTR-PR-02
Verificación existencias de
partidas o disponibilidades
presupuestales.
3.
Solicitud certificado de
disponibilidad Presupuestal
CDP
Hoja de Ruta
5.
Envió y recepción de
documentación para iniciar
proceso contractual
6.
1
VIGENCIA:
2013
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Identificación
de
las El funcionario encargado por el ordenador del gasto (quien aprueba la
Necesidades.
solicitud), identifica la necesidad y hace la solicitud del bien o servicio
debidamente justificado e identificado en el plan de compras.
Estudio de previos
4.
VERSIÓN:
Se verifican las existencias de partidas o disponibilidades presupuestales
correspondientes y el agotamiento
del proceso de planeación,
conveniencia del objeto
a contratar, autorizaciones, aprobaciones,
estudios de prefactibilidad
y/o factibilidad, diseños y proyectos
necesarios para garantizar el cumplimiento del contrato.
El funcionario designado por el ordenador del gasto realiza el estudio
previo respectivo para determinar la necesidad, la justificación el valor y el
perfil del oferente; plasmando esta actividad en el formato aprobado por
el sistema de gestión de calidad.
El funcionario que este adelantado el proceso de contratación solicita al
ordenador del gasto la expedición del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal. Tiempo 1 día
Una vez expedido el certificado de disponibilidad presupuestal se
adiciona el formato hoja de ruta donde se verificaran los documentos que
harán parte del proceso contractual.
El ordenador del gasto envía la siguiente documentación a contratación
y/o funcionario encargado:
Estudios Previos.
Constancia presupuesto oficial.
CDP
Cotizaciones
Estudio de mercado.
Certificados planes institucionales
Conceptos técnicos y financieros.
APU, Planes, Diseños, licencias, evaluaciones y demás requeridos si es
contratación de obra
Si el contrato es de un convenio se debe anexar el convenio
correspondiente.
La oficina de contratación recibe la documentación si está bien continua
con el proceso de lo contrario devuelve al ordenador del gasto
Página
RESPONSABLE
Funcionario de la
Universidad.
Ordenador del gasto.
Funcionario de la
Universidad.
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REGISTRO
Solicitud
de
contratación
ES-VAD-FO-07
AP-FIN-08
SOLICITUD CDP
ES-VAD-FO-07
AES-VAD-FO-06
Ordenador del gasto.
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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
3
COMPRA O ADQUISICIÓN SIMPLIFICADA
CÓDIGO
Nº
AP-CTR-PR-02
ACTIVIDAD
Presentar ante comité
contratación
7.
8.
Proyectar Invitación
presentar Propuesta
a
Remisión a las personas
que
se
invitarán
a
presentar oferta
9.
12.
Registrar la entrega y
depósito en las urnas de
las ofertas
Elaborar acta del cierre,
apertura de la urnas y
sobres originales
Enviar el expediente del
proceso para custodia
13.
Conformación del comité
evaluador
10.
11.
14.
Recibir acta del Comité
Evaluador
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2013
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5 de 8
DESCRIPCION
Mediante comunicación oficial y/o correo electrónico se solicita al
secretario del comité de contratación agendar los procesos
contractuales adelantados por las decanaturas cuando la cuantía supera
los 100 SMMLV para su revisión y recomendación de inicio de proceso
(literal a del Art. 7 de la Resolución No. 194 del 2011).
En caso de que se presenten observaciones por parte del comité de
contratación, se comunica a la dependencia solicitante para que realice
los correspondientes ajustes.
Se proyecta Invitación a presentar Propuesta.
Tiempo 1 día para realizar esta actividad.
RESPONSABLE
Profesional de apoyo y
asesoría
REGISTRO
Comunicación
oficial y/o correo
electrónico
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Se remite la invitación a un número mínimo de oferentes, conforme la
cuantía del proceso, así:
Cuantía inferior a 60 SMMLV, una persona.
Cuantía igual a 60 hasta 100 SMMLV, mínimo 2 personas.
Cuantía igual a 100 hasta 380 SMMLV, mínimo 3 personas.
La invitación deberá ser por escrito, mediante correo físico, fax, correo
electrónico o cualquier medio idóneo.
Se registra la entrega, envío y/o depósito en las urnas de las ofertas,
durante el plazo establecido en la invitación.
Auxiliar de apoyo
Invitación
a
presentar
Propuesta
Certificado
de
envío
de
la
empresa
de
correo y/o correo
electrónico
institucional.
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Registro
entrega
Se elabora el Acta del cierre, apertura de las urnas y sobres originales,
según el caso, de acuerdo al plazo indicado en la invitación.
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Acta
Se envía el expediente del proceso (foliado) y las propuestas para
custodia en el periodo de evaluación a la Vicerrectoría Administrativa
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
El ordenador del gasto designa mediante oficio el comité evaluador para
evaluar las propuestas presentadas dentro del proceso, a más tardar
dentro de los tres (03) días hábiles siguientes.
Se recibe Acta del Comité Evaluador con sus respectivos anexos
debidamente firmados en medio físico y magnético.
Ordenador del gasto
Oficio
Expediente
Propuestas
Oficio
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría y/o
Coordinador Unidad de
Contratación
de
Acta
Comité
Evaluador
y
anexos firmados
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COMPRA O ADQUISICIÓN SIMPLIFICADA
CÓDIGO
Nº
15.
AP-CTR-PR-02
ACTIVIDAD
Proyecta oficios para firma
del ordenador del gasto si
es adjudicado
Consulta de antecedentes
16.
17.
Elaboración de minuta de
contrato
Designación de supervisor
18.
19.
Suscripción del
por las partes
20.
Solicitud
de
Registro
Presupuestal (RP)
21.
Recepción
Presupuestal
documentación
contrato
Registro
(RP)
y
Aprobación de garantías
22.
23.
24.
Publicación del contrato en
la página web institucional
Recepción acta de inicio
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2013
Página
6 de 8
DESCRIPCION
Se proyecta oficios para firma del ordenador del gasto si es adjudicado:
Notificación al proponente seleccionado
Oficio ordenando elaborar el contrato
Oficio informativo al futuro interventor del contrato
Tiempo 1 día para realizar esta actividad.
Previo a la realización del contrato se consulta los antecedentes
disciplinarios, fiscales y judiciales de la persona natural o jurídica, así
como el del representante legal.
Se realiza el contrato con todas las formalidades legales y clausulas
pertinentes
Se designa supervisor o interventor del contrato; previo análisis de
conveniencia y oportunidad y se comunica dicha designación mediante
comunicación oficial a la persona designada, en el caso del supervisor; o
suscripción del contrato, en el caso de interventor.
Se firma el contrato por el ordenador del gasto y el contratista
seleccionado, previo visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica y/o
Asesor Jurídico de Rectoría.
Mediante oficio se remite a la división financiera – oficina de presupuesto
la documentación de la respectiva contratación para la elaboración del
(RP).
Se recibe de la división financiera el Registro Presupuestal (RP) y
documentación la respectiva contratación
RESPONSABLE
Profesional
contratista de Apoyo
y Asesoría
REGISTRO
Oficios
Contratista de Apoyo
Formato consulta
antecedentes
Profesional de apoyo
y asesoría
Profesional de Apoyo
y Asesoría
Contrato
Se verifica que la póliza única de cumplimiento aportada por el
contratista, cumpla los amparos exigidos dentro del contrato y que su
cuantía y vigencia se encuentren acordes a lo requerido para cada uno de
ellos.
Se publica en la página web institucional
Ordenador del gasto
Se recibe acta de inicio firmada y suscrita por el supervisor y/o
interventor, contratista y ordenador del gasto.
Ordenador del gasto
Oficio
designa
supervisor y/o
Contrato
de
Interventoría
Contrato
Ordenador del gasto
Oficio
Jefe de presupuesto
Oficio,
RP
y
documentación la
respectiva
contratación
Formato
de
aprobación
de
garantías
Profesional de apoyo
y
asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
Auxiliar de Apoyo
Publicación
contrato
del
AP-CTR-FO-01
Acta de Inicio
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COMPRA O ADQUISICIÓN SIMPLIFICADA
CÓDIGO
Nº
25.
AP-CTR-PR-02
ACTIVIDAD
Recepción acta de recibo
de parcial
Recibir acta de suspensión
y/o reinicio
26.
27.
Recepción acta de entrega
y recibo final.
Actualización de garantías
28.
29.
30.
31.
Recepción
liquidación
acta
de
Recepción de factura o
cuenta de cobro
Envió de documentos para
pago de factura o cuenta
de cobro
Archivo documentación
32.
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2013
Página
7 de 8
DESCRIPCION
Se recibe acta de recibo parcial elaborada y firmada por el supervisor y/o
interventor del contrato y contratista incorporándose a la carpeta-archivo
del respectivo contrato.
Se recibe la acta de suspensión y/o reinicio cuando la entidad y/o
contratista lo considere pertinente, incorporándose a la carpeta-archivo
del respectivo contrato.
RESPONSABLE
Auxiliar de Apoyo
Se recibe el acta de entrega y recibo final firmada por el supervisor y/o
interventor y contratista, incorporándose a la carpeta-archivo del
respectivo contrato.
Si se requiere, se recibe del contratista la actualización de las pólizas en
relación con la fecha del acta de entrega y recibo final, y se da aprobación
a dicha actualización
Se recibe el acta de liquidación elaborada y firmada por el supervisor del
contrato, contratista y el ordenador del gasto, y se incorpora a la carpetaarchivo del respectivo contrato, previo visto financiero y jurídico del apoyo
jurídico de la Dependencia.
Se recibe del contratista factura o cuenta de cobro por el servicio
prestado o el bien suministrado.
Se remite la documentación para que sea contabilizado en la oficina de
contabilidad o la división de recursos según el objeto contractual.
Auxiliar de Apoyo
Profesional de apoyo
y asesoría
Profesional de apoyo
y asesoría
factura o cuenta
de cobro
Nota de envío
Se organiza y adjunta en la carpeta-archivo expediente del respectivo
contrato la documentación surtida en el proceso contractual.
Profesional de apoyo
y asesoría
Carpeta-archivo
expediente
del
respectivo
contrato
Auxiliar de Apoyo
Profesional de apoyo
y asesoría
Profesional de apoyo
y asesoría
REGISTRO
AP-CTR-FO-02
Acta de Recibo
Parcial
AP-CTR-FO-03
Acta
De
Suspensión
y/o
AP-CTR-FO-04
Acta de Reinicio
AP-CTR-FO-05
Acta de Entrega
Y Recibo Final
Formato
de
aprobación
de
garantías
AP-CTR-FO-06
Acta
De
Liquidación
7. OBSERVACIONES:
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
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COMPRA O ADQUISICIÓN SIMPLIFICADA
CÓDIGO
AP-CTR-PR-02
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
CAL-FO 17 – Septiembre de 2015
01
2013
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Creación de Documento- 1 de Septiembre de 2015
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
BREIDY FERNANDO CASTRO CAMPOS
Vicerrector Administrativo
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGI
FREDY WILLIAM ANDRADE PEREZ
Representante de la Dirección
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