proceso de gestión de documentos oficiales

P.ACA.PRE.13
PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES - P.ACA.PRE.13
I.
PROCEDIMIENTO
A. OBJETIVO
Registrar, emitir y entregar documentos oficiales a los alumnos, exalumnos o egresados que los
soliciten
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD DEL DOCUMENTO OFICIAL
1. Solicitar documento oficial: El alumno, exalumno o egresado solicita, a través del sistema, el
documento oficial que requiere, y hace llegar a DUSA el comprobante de pago correspondiente.
Los requisitos para solicitar cada tipo de documento oficial están definidos en las normas
académicas.
2. Registrar solicitud: DUSA registra la solicitud en el sistema.
GENERACIÓN DEL DOCUMENTO OFICIAL
3. Generar documento oficial: DUSA genera e imprime el documento.
4. ¿Requiere firmas en el centro académico?: Si el documento requiere las firmas del
secretario académico o del decano/director del centro, DUSA envía el documento a la
secretaría académica; luego se continúa según lo estipulado en el punto 5 de esta parte del
manual. De lo contrario se procede según lo descrito en el punto 6.
5. Gestionar firmas en el centro académico: Secretaría académica recibe el documento y
gestiona las firmas en el centro. El documento es firmado por el secretario académico y/o el
decano/director. Una vez efectuadas las firmas, secretaría académica devuelve el documento a
DUSA.
6. ¿Requiere firma de la Secretaría General?: Si el documento requiere de la firma del
Secretario General, DUSA lo envía a esta autoridad, que procede según lo estipulado en el
punto 7. De lo contrario se procede según el punto 8.
7. Firmar documento oficial: Secretaría General recibe el documento oficial, lo firma, y lo
devuelve a DUSA.
ENTREGA DE DOCUMENTO OFICIAL
8. Entregar documento al solicitante: DUSA entrega el documento al solicitante cuando éste se
acerque a la oficina.
Si el solicitante no está conforme con el documento emitido, el procedimiento que sigue es el
descrito en el punto 9 de este proceso. De lo contrario, se continúa según lo indicado en el
punto 10.
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Queda completamente prohibida su reproducción y/o divulgación, total o parcial, sin autorización expresa de su titular.
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9. Solicitar corrección del documento: El solicitante comunica a DUSA su inconformidad con el
documento, y pide que sea emitido nuevamente. DUSA registra la inconformidad en el sistema
y deriva a los encargados la evaluación de la misma.
Si se tiene que hacer alguna corrección, DUSA retoma las operaciones referidas desde el
punto 3. De lo contrario reitera el procedimiento indicado en el punto 8. En ambos casos
comunica la respuesta al solicitante.
10. Firmar constancia de recepción de documento: Si el solicitante está de acuerdo con el
documento emitido, firma la constancia de recepción de documento, certificando con este acto
su conformidad.
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13. PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES
Alumno/exalumno/
egresado
Registro de la solicitud del documento
oficial
Generación del documento oficial
Entrega del documento oficial
Inicio
Fin
1. Solicitar
documento
oficial
2. Registrar
solicitud
9. Solicitar
corrección de
documento
3. Generar
documento
oficial
DUSA
NO
4. ¿ Requiere
firmas en el centro
académico ?
NO
6. ¿Requiere firma de
la secretaría general?
SI
SI
5. Gestionar firmas
en el centro
académico
Secretaría
General
Secretaría
académica
10. Firmar
constancia de
recepción de
documento
7. Firmar
documento
oficial
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8. Entregar
documento a
solicitante
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II.
NORMAS
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 99°: Se entiende por gestión de documentos oficiales al proceso que tiene como
objetivo realizar el registro, emisión y entrega de documentos oficiales a los alumnos, exalumnos
o egresados, que los soliciten.
Artículo 100°: En este proceso, se tiene en cuenta los siguientes conceptos:
Documentos oficiales: Son aquellos documentos emitidos por la dirección universitaria de
servicios académicos (DUSA) y codificados con un identificador único generado (a excepción
de los sílabos), que depende del centro de estudios al que pertenece el solicitante. Estos
documentos son firmados por el secretario general de la universidad, el decano o director del
centro académico, según sea el caso.
TIPOS DE DOCUMENTOS OFICIALES
Artículo 101°: Los documentos oficiales que emite la Universidad de Piura son los
siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
Cartas de recomendación
Cartas de presentación
Certificados de estudios
Constancias de estudios
Constancias de conducta
Constancias de matrícula
Constancias de pensiones
Constancias de pertenencia a tercio o quinto superior
Constancias de participación en congresos, seminarios y cursos
Constancias especiales
Historiales académicos
Legalización de documentos
Planes de estudio
Sílabos
REQUISITOS GENERALES PARA SOLICITAR DOCUMENTOS OFICIALES
Artículo 102°: Los requisitos generales para solicitar los documentos oficiales, son los
siguientes:
a. No tener deudas por pensiones académicas, ni ningún otro tipo de deuda pendiente
con la universidad; este requisito no se considera en el caso de solicitudes de cartas
de presentación.
b. Presentar una solicitud de documento oficial y las fotografías que sean requeridas para
cada caso.
c. Adjuntar el comprobante de pago de derechos académicos, según el documento oficial
solicitado.
Los requisitos específicos para cada una de las solicitudes de documentos oficiales estarán
a disposición de los solicitantes en la oficina DUSA
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RESPONSABLES DE FIRMA DE DOCUMENTOS
Artículo 103°: Los responsables de firmar los documentos oficiales emitidos son:
Cartas de recomendación
Cartas de presentación
Certificados de estudios
Constancias de estudios
Constancias de conducta
Constancias de matrícula
Constancias de
pensiones
Constancias de tercio o
quinto superior
Constancias de
participación en
congresos, seminarios y
cursos
Constancias especiales
Historiales académicos
Legalización de
documentos
Planes de estudios
Sílabos
Decano o
director del
centro
académico
X
X
Secretario
General
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
REGISTRO DE CURSOS, CONGRESOS Y SEMINARIOS
Artículo 104°: Los centros académicos deben registrar oficialmente los cursos, congresos y
seminarios que dicten, para la posterior emisión de los certificados y/o constancias
correspondientes.
EXCEPCIÓN A LA ENTREGA DE DOCUMENTOS OFICIALES
Artículo 105°: No tienen derecho a solicitar ningún tipo de documento oficial los alumnos que
hayan sido sancionados con la separación inmediata de la universidad, sin derecho de obtener
certificados oficiales de los logros obtenidos durante su permanencia en un centro académico,
según lo dispuesto en el Reglamento de Medidas Disciplinarias para alumnos vigente en la
universidad.
Si un alumno solicita cualquier documento oficial cuando está en trámite un proceso disciplinario
en su contra, en primera o en segunda instancia, la gestión del documento debe hacerse
después de finalizado el proceso disciplinario, y cuando la resolución se encuentre firme.
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