Sistema computarizado de comunicación y control de ingreso a

Sistema computarizado de comunicación y control de
ingreso a oficinas
Este proyecto surgió al observar las necesidades que existen dentro de la facultad, en
cuanto a comunicación con los profesores que no disponen de oficinas o que se
encuentran ausentes la mayor parte del tiempo, y en lo que respecta a la seguridad y
control de ingreso a las oficinas.
En la actualidad no se lleva a cabo un control de las personas que se acercan a las
oficinas buscando a algún profesor ni de la hora en la que llegan, de modo que ellos no
disponen de un medio fiable para saber si alguien los ha estado solicitando. Además,
debido a que no se lleva un control de quiénes ingresan a las oficinas y quiénes les dan
acceso, se hace muy difícil determinar lo que ha sucedido durante el día en el momento
en que ocurre algún incidente.
Otro de los problemas que se presentan con mucha frecuencia es la acumulación de
circulares, oficios, o notificaciones en las oficinas de los profesores, que no pasan en
éstas la mayor parte del tiempo, lo que demuestra que ellos no se enteran oportunamente
de que tienen documentos en su oficina que requieren su atención. Por otro lado, hemos
podido notar que existe una gran dificultad para los estudiantes al tratar de contactar a los
profesores que no disponen de una oficina en la facultad, lo que resulta un inconveniente
para la comunicación alumno – profesor.
Con el objetivo de solucionar los problemas anteriormente mencionados, hemos pensado
en diseñar un sistema que permita llevar un control eficiente del acceso a las oficinas y
que a su vez facilite la tarea de mantener informados a los profesores en los puntos ya
mencionados.
Para esto, el equipo en el que se apoyará el sistema deberá permitir la captura de
imágenes y vídeo, y la recepción y emisión de mensajes tanto hablados como escritos,
para que pueda llevarse a cabo la comunicación entre las personas que se encuentran
dentro y fuera de las oficinas.
El sistema será configurado de acuerdo a la cantidad de usuarios que lo vayan a utilizar
(los profesores, en este caso). Este sistema presentará inicialmente una lista de los
profesores, y al seleccionar alguno de los nombres, permitirá acceder a información que
indique el estado del profesor, -“disponible”, “vuelvo enseguida”, “ocupado”, etc.-. En
caso de que el profesor esté disponible, tendrá la posibilidad de recibir mensajes en
tiempo real –a manera de un intercomunicador- de parte de sus alumnos o de cualquier
persona que lo esté solicitando, y, si lo desea, podrá observarla en panta lla. El profesor
entonces podrá decidir si le permite el ingreso, en cuyo caso podrá accionar desde su
computadora el mecanismo que abre la puerta.
En caso de que el profesor no se encuentre disponible, esté ausente, o no disponga de una
oficina, el sistema permitirá guardar mensajes escritos que se enviarán automáticamente a
la dirección de correo electrónico del profesor. En estos mensajes se adjuntará una “foto
instantánea” del remitente, que será tomada al momento de solicitar el envío. Con esto
será posible identificar de manera inequívoca a la persona que envía el mensaje, aunque
ésta sea ajena al ámbito de la universidad. También existirá la opción de enviar mensajes
de vídeo, en cuyo caso, la notificación vía e-mail, consistirá en un mensaje simple, de
texto, indicando que el profesor debe revisar el sistema, o bien, conectarse a una página
desde la que podrán descargarse dichos mensajes, en caso de que no se encuentre en su
oficina.
Con este sistema es posible ofrecer mayor control en lo que respecta al acceso de
estudiantes y particulares a las oficinas de los profesores; y proveer un enlace de
comunicación más práctico y efectivo entre profesores y alumnos. Todo esto hace que
consideramos útil la puesta en marcha y la implementación de un proyecto de esta índole.