DERECHOS DE AUTOR 1. - Editorial Costa Rica

EDITORIAL COSTA RICA
AUDITORÍA INTERNA
ESTUDIO: DERECHOS DE AUTOR
1.- INTRODUCCIÓN
1.1.- Origen del estudio
Plan de trabajo de la Auditoria Interna para el año 2009.
1.2.- Alcance
Año 1996 al 2010
1.3.-Objetivos
a) Objetivo General
a.1.-Determinar y analizar el procedimiento administrativo y jurídico llevado a cabo por la Editorial
en cuanto a los Derechos de Autor.
a.2.-Verificar la razonabilidad del tratamiento contable y presupuestario que se aplica en la cuenta
clasificada como un Pasivo a corto plazo y denominada “Cuentas por pagar-Derechos de
Autor”, así como la de la cuenta “Provisión-Derechos de Autor” clasificada como un Pasivo a
largo plazo.
b) Objetivos específicos
b.1.- Verificar el tratamiento contable que se le aplica a los Derechos de Autor y a la provisión
respectiva.
b.2.- Analizar el registro, manejo y control presupuestario que se aplica a los derechos de autor.
b.3.- Evaluar el procedimiento administrativo, de gestión gerencial y contractual que se encuentra
vigente en relación con los derechos de autor.
.
1.4.-Justificación
-En la matriz de la valoración del riesgo los derechos de autor reflejan un nivel MÁXIMO.
1.5.- Comunicación preliminar de los resultados obtenidos
El presente informe fue discutido ampliamente y de forma verbal con la MBA María Isabel Brenes
Gerente y con el Lic. Ariel Hernández Jefe Administrativo-Financiero.
1.6.-Metodología aplicada
Se realizó la evaluación del control interno, para lo que se realizaron entrevistas, se aplicó el
cuestionario de control interno elaborado para el efecto.
De manera adicional y complementaria se utilizó el mecanismo de descripción de los procedimientos
utilizados.
Se aplicó el programa de auditoría diseñado para el estudio, se efectuaron las pruebas que se
consideraron necesarias y se recopiló la evidencia que se consideró pertinente.
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Se verificó el cumplimiento de los principios y las normas de contabilidad generalmente aceptados, el
Manual sobre normas técnicas de auditoría y de control interno para la Contraloría General de la
República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.
1.7.- Limitaciones
En el desarrollo del estudio se contó con una serie de limitaciones que afectaron el alcance pretendido,
el cual era dejar la cuenta “Derechos de Autor” conciliada al último estado financiero emitido (junio
2010).
Las deficiencias del Sistema SAF de la Corporación Font entorpecieron en gran medida el avance de la
evaluación, el que los asientos contables a partir de enero 2008 no se documentan y la no localización
de los documentos soporte del asiento de Derechos de Autor realizado en Diciembre del 2007, fueron
las barreras con que se encontró la Auditoría Interna para lograr el objetivo de conciliar la cuenta hasta
junio del 2010.
1.8.- Recordatorio
De conformidad con lo dispuesto por la Contraloría General de la República, a continuación se citan
textualmente el contenido de los artículos N° 36, 37, 38 de la Ley General de Control Interno, que
señalan lo siguiente:
“Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la
siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la
fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de
ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la
auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del
informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además,
deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones
alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente
fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá
apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones
alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las
propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los
artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37.—Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca,
este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días
hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si
discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que
motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al
titular subordinado correspondiente.
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Artículo 38.—Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la
resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta
tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito
los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe
remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que
el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca,
de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el
expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por
el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994
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2.- RESULTADOS
2.1.- Los estados financieros de la Editorial Costa Rica al 31/12/07 reportan un saldo en la cuenta
contable 020-10-38-00-00-Derechos de Autor, vigente a esa fecha, de ¢24.705.664.62 (veinticuatro
millones setecientos cinco mil seiscientos sesenta y cuatro colones con 62/100).
Por imposibilidad material, ya que no fue factible localizar los respaldos del asiento de diario #12
realizado en el mes de diciembre del 2007 y al consultarle al Departamento Financiero sobre éstos no
brindaron una respuesta satisfactoria y no facilitaron los documentos solicitados; la conciliación se
realizó hasta el 30 de noviembre del 2007.
Al 30/11/07 los estados financieros de la Editorial Costa Rica reportan un saldo de ¢21.909.669.12
(veintiún millones novecientos nueve mil seiscientos sesenta y nueve colones con 12/100. (Ver anexo #
1), esta conciliación reporta lo siguiente:
2.1.1.- Existe un saldo pendiente de derechos de autor que corresponde a obras que están como
DOMINIO PÚBLICO por la suma de ¢1.096.135.00 (un millón noventa y seis mil ciento treinta y
cinco colones con 00/100), según el siguiente detalle:
ESTADO
DOMINIO PÚBLICO
DOMINIO PÚBLICO
DOMINIO PÚBLICO
DOMINIO PÚBLICO
DOMINIO PÚBLICO
TITULO
CONCHERÍAS
CUENTOS DE TÍA PANCHITA
EN UNA SILLA DE RUEDAS
CRÓNICAS COLONIALES COL S XX
EL DOMADOR DE PULGAS COL S XX
DOMINIO PÚBLICO
DOMINIO PÚBLICO
DOMINIO PÚBLICO
TOTAL
DOÑA ANA DE CORTABARRIA COL S XX
CUENTOS DE MAGON
EL JAUL
AUTOR
Aquileo Echeverría
Carmen Lira
Carmen Lira
Ricardo Fernández
Max Jiménez
Manuel de Jesús
Jiménez
Manuel González
Max Jiménez
MONTO
319,050.00
432,100.00
4,095.00
18,000.00
16,700.00
11,900.00
290,400.00
3,890.00
1,096.135.00
El Diccionario Jurídico Elemental de Guillermo Cabanellas de Torres, define el Dominio Público, de la
siguiente manera:
“El que corresponde privativamente al Estado sobre bienes que, sin pertenecer al uso común, se
encuentran destinados a un servicio público o al fomento de la riqueza nacional.”
Por otro lado, la Ley N° 6883, LEY DE DERECHOS DE AUTOR Y DERECHOS CONEXOS
del 14 de octubre de 1982, publicada en La Gaceta No. 212 de 4 de noviembre de 1982, en el artículo
66, establece:
“ En los casos de herencia yacente, no habrá sucesión legal en favor de ninguna entidad del Estado, por
lo que la propiedad de los derechos de autor pasará de inmediato al dominio público.”
Nuevamente, acudimos al Diccionario Jurídico Elemental de Guillermo Cabanellas de Torres, donde se
establece como “herencia yacente” lo siguiente:
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“Se designa con este nombre la herencia en cuya posesión no ha entrado todavía el heredero
testamentario o ab intestado; o aquella en la que no se han hecho las particiones, de haber varios
herederos”
El Departamento Financiero, tanto en Jefaturas anteriores como la actual, a pesar de que han realizado
las investigaciones y consultas jurídicas pertinentes que permiten fundamentar un criterio sobre el
manejo contable de esta suma, no se ha procedido a realizar los movimientos contables necesarios para
depurar este pasivo.
Hecho que estaría generando una sobrevaluación de la cuenta contable “ Derechos de Autor por pagar”
(Ver recomendación 4.1.-)
2.1.2.- Se identificó un registro de derechos pendientes de cancelación bajo el título de “LECTURAS”
por la suma de ¢ 13.418.596.80 (trece millones cuatrocientos dieciocho mil quinientos noventa y seis
colones con 80/100), sin identificar el saldo correspondiente a cada autor.
El Consejo Directivo tomó el acuerdo N° 14 en el acta N° 2328 correspondiente a la sesión celebrada
el 04 de mayo del año 2009, el cual señala:
“APROBAR EL AJUSTE CONTABLE A LA CUENTA DENOMINADA
“PROVISIÓN O RESERVA DERECHOS DE AUTOR” AL 31 DE DICIEMBRE
DE 2008, POR LA SUMA DE ¢74.511.618.36 “
Se determinó que con base en el asiento precitado, las lecturas fueron afectadas únicamente en la
provisión pero no en la cuenta por pagar, siendo esta la razón por la cual a la fecha aparecen formando
parte del pasivo denominado:”CUENTAS POR PAGAR” conteniendo ésta la subcuenta “Derechos
de Autor”. (Ver recomendación 4.2.-)
2.1.3.- A la fecha del corte, 30/11/07, se determinó la suma de ¢2.275.114.20 (dos millones doscientos
setenta y cinco mil ciento catorce colones con 20/100) como montos girados de más a los autores. (Ver
anexo N° 2).
Este hecho evidencia las grandes debilidades de control interno que se presentan en torno al
compromiso que mantiene la ECR de actuar con respondabilidad y rendir cuentas claras a los autores
que publican sus obras bajo el sello de la Editorial del Estado.
Esta situación se presenta por la ausencia de un registro auxiliar de los movimientos mensuales de la
cuenta de pasivo y detallada por autor. (Ver recomendación 4.3.-)
2.2.- A partir del mes de enero del año 2008 el Departamento Financiero dejó de lado la práctica de
generar el sustento documental de los asientos de diario generados por las transacciones de la ECR; en
este caso específico, el sustento de las transacciones que afectan la cuenta contable: “Derechos de
Autor por pagar.”
Esta situación incumple con la norma 4.4.1.- del “Manual de normas de control interno para el Sector
Público” emitido por la Contraloría General de la República, la que señala:
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“Documentación y registro de la gestión institucional
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas
pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se
registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la
confidencialidad y acceso a la información pública, según corresponda.” (Ver recomendación 4.4.-)
2.3.- El asiento de la cuenta contable de “Provisión-Derechos de Autor”, afectó la cuenta de
“Inventario” por la suma de ¢27.431.606.77 (veintisiete millones cuatrocientos treinta y un mil
seiscientos seis colones con 77/100). El Departamento Financiero realizó el ajuste contable al monto
del inventario pero no a las unidades, desperdiciándose de esta manera el estudio tan detallado que
efectúo el Departamento Financiero.
Al efectuar un movimiento contable a los inventarios, es necesario modificar las cantidades para de esta
forma lograr una concordancia entre las unidades y los valores.
Este hecho ha generado que el monto que reportan los estados financieros como inventarios no reflejen
su composición real. (Ver recomendación 4.5.-)
2.4.- No se concilia el monto que reflejan los estados financieros con el auxiliar que se lleva en el
Departamento Financiero a efectos de conocer y sustentar el estado de cuenta que se tiene con cada
autor.
En este sentido la norma 4.4.5 del “Manual de normas de control interno para el Sector Público”
emitido por la Contraloría General de la República, señala:
“Verificaciones y conciliaciones periódicas.
La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada
periódicamente mediante las conciliaciones comprobaciones y otras verificaciones que se definan,
incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario
y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y
adoptar las medidas procedentes.”
(Ver recomendación 4.6.-)
2.5.- El saldo de ¢32.956.366.00 (treinta y dos millones novecientos cincuenta y seis mil trescientos
sesenta y seis colones con 00/100) que se detallan en las notas a los Estados Financieros al 30/06/10
arrastra sumas pendientes de años anteriores, según la conciliación efectuada al 30/11/07.
De igual manera se determinaron sumas mínimas que aparecen que la ECR le adeuda a los Autores,
montos tales como: ¢750.00, ¢690.00, ¢360.00, ¢400.00, ¢900.00, ¢1.380.00, ¢1.785.00, ¢300.00, etc.
Esta situación se presenta porque la Contabilidad no ha efectuado la depuración de las cuentas de
derechos de autor pendientes de pago. (Ver recomendación 4.7.-)
2.6.- El Departamento Financiero no cumple con el principio básico contable de que toda cuenta de
mayor general debe contar con su registro auxiliar, a efectos de fundamentar y evidenciar la
razonabilidad de la información financiera.
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Esta situación incumple con la norma 4.4.3.- del “Manual de normas de control interno para el Sector
Público” emitido por la Contraloría General de la República, la que indica:
“4.4.3.- Registros contables y presupuestarios
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas
pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y
presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confíale de las disponibilidades de recursos,
las obligaciones adquiridas por la institución y las transacciones y eventos realizados.” (Ver
recomendación 4.8.-)
2.7.- Se determinó que la contabilidad cuenta con un atraso en la emisión de los Estados Financieros de
cinco meses, situación que es inadmisible ya que éstos no están cumpliendo con su finalidad la cual es,
según la norma 1 de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICsSP), la
siguiente:
“Finalidad de los estados financieros
13.
Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación
financiera y de las transacciones llevadas a cabo por una entidad. El objetivo de los estados
financieros, con propósito de información general, es suministrar información acerca de la
situación financiera, resultados, y flujos de efectivo de la entidad, que sea útil para un amplio
espectro de usuarios a efectos de que puedan tomar y evaluar decisiones respecto a la asignación
de recursos. Concretamente, los objetivos, con propósitos de información general en el sector
público, debería suministrar información útil para la toma de decisiones y constituir un medio
para la rendición de cuentas de la entidad por los recursos que le han sido confiados…”
Siendo así que el Consejo Directivo y la Gerencia han tomado decisiones con informes contables que
no presentan la realidad financiera de la Institución en una fecha reciente de las transacciones
efectuadas, sino que éstas se han tomado con datos financieros de seis o cinco meses atrás.
La Jefatura del Departamento Financiero y el Contador han externado a esta Auditoría que la situación
se ha presentado dada la problemática que se ha presentado con el sistema administrativo-financiero
(SAF) de la empresa Font y Asociados. Esta justificación no es de recibo, ya que antes de la existencia
de la informática y de los sistemas computarizados, las contabilidades se llevaban de forma manual y
se cumplía con todos los requisitos de ésta y los informes contables se presentaban en fecha.
Además, hoy día se cuenta con herramientas tales como excell que permiten recopilar información
cuantitativa y con base en ellas elaborar los análisis pertinentes. Razón por la cual el Departamento
Financiero al darse cuenta que el sistema SAF no le generaba la información requerida, pudo en un
lapso corto de tiempo haber instaurado los registros auxiliares utilizando estas herramientas. (Ver
recomendación 4.9.-)
2.8.- Se presenta una gran deficiencia de control y seguridad de la información contable, ya que a partir
del mes de enero del 2008 se dejó de utilizar el sistema MBA, se confió por completo en la información
que generaría el Sistema SAF y se migró de forma inmediata. El Manual de las Normas Técnicas para
la gestión y el control de las Tecnologías de Información emitido por la Contraloría General de la
República en el glosario ubica el siguiente término:
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“Migración
Proceso de traslado de datos o sistemas entre plataformas o entre sistemas.”
Para desprenderse del sistema anterior se debe contar con seguridad de que el nuevo funciona
adecuadamente, para este objetivo se deben de realizar pruebas de ambos sistemas y por un tiempo
deben efectuarse las transacciones en forma paralela, hasta que no se cuente con la certeza de la validez
y seguridad de la información no se debe realizar la migración total.
Aunado a lo anterior, tal y como se expuso en el punto 2.6.- el Departamento Financiero dejó de llevar
los registros auxiliares, por lo que se evidencia y se concluye que los Estados Financiero de la Editorial
no presentan la realidad financiera de la institución. (Ver recomendación 4.10.-)
2.9.- Es conocido que el derecho de autor se genera cuando se realiza la venta; sin embargo, al efectuar
un análisis de la subcuenta de pasivo “Derechos de Autor por pagar” desde el mes de enero del 2008 al
mes de junio del 2010 (Ver anexo N° 3) se ubican varios meses en los cuales no hubo movimiento en
este rubro; hecho que a todas luces evidencia que no puede ser real porque en cada uno de ellos se han
efectuado ventas.
Al consultarle al Lic. Ariel Hernández mediante oficios ECR AU N° 076-10 y 078-10 ambos del mes
de octubre del 2010, cual era el procedimiento y cálculo contable que se le practicó durante el último
mes, sobre estos compromisos, él respondió:
“Se le adjunta el registro contable de las ventas del mes de junio 2010, las cuales representan un monto
de ¢3.964.275.00; a estas ventas se les aplica un 20% de Derechos de Autor, para un monto de
¢792.855.00. Esta suma se registra de la siguiente manera:
Costo mercadería
792.855.00
Derechos de Autor
792.855.00
----------------------------/-------------------------------------Posteriormente se procede con el pago de Derechos de Autor, de acuerdo al Contrato de Edición, para
el cual se registra el siguiente asiento:
Derechos de Autor
792.855.00
Bancos
792.855.00
---------------------------/---------------------------------------
“
Lo expuesto por el Lic. Hernández en su oficio DF 088-10 es el movimiento contable que
efectivamente se debe llevar a cabo, situación que evidencia que no es viable que durante 16 meses la
cuenta de Derechos de Autor por pagar no refleje movimiento alguno. (Ver recomendación 4.11.-)
2.10.-Algunas de las notas a los estados financieros reflejan una misma redacción mes a mes y año tras
año, razón por la cual se puede afirmar que éstas no están acordes con la realidad financiera de la
institución.
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La Contabilidad Nacional ha establecido que a la Editorial Costa Rica no le son aplicables las Normas
Internacionales de Contabilidad del Sector Público, en este caso le serían aplicables las Normas
Internacionales Financieras, de las cuales la N° 1 coincide con la NICSP # 1.
No obstante lo anterior, esta auditoría sugiere que la Editorial ponga en práctica las Normas
Internacionales de Contabilidad del Sector Público. (NICsSP)
.
En este sentido es necesario transcribir lo que establecen las Normas Internacional de Contabilidad del
Sector Público, concretamente la NICSP 1 en cuanto a las Notas a los Estados Financieros:
“Estructura
122. En las notas a los estados financieros, la entidad debe:
a) presentar información acerca de las bases para la elaboración de los estados financieros,
así como las políticas contables específicas seleccionadas y aplicadas para las
transacciones y sucesos significativos;
b) incluir la información que, siendo exigida por las Normas Internacionales del Sector
Público, no ha sido incluida en los demás componentes de los estados financieros; y
c) suministrar información adicional que no se presenta en el cuerpo principal de los
estados financieros, pero resulta necesaria para llevar a cabo una presentación razonable.
123. Las notas a los estados financieros deben presentarse de forma sistemática. Cada partida del
estado de situación financiera o balance general, del estado de rendimiento financiero y del
estado de flujos de efectivo, que esté relacionado con una nota, debe contener una referencia
cruzada para permitir su identificación.
124. Las notas de los estados financieros comprenden descripciones narrativas y análisis
detallados de las partidas (o rubros) que se encuentran en el cuerpo principal del estado de
situación financiera o balance general, del estado de rendimiento financiero, del estado de
flujos de efectivo y de los cambios en los activos netos/patrimonio neto, así como
informaciones de carácter adicional, tales como las relativas a las obligaciones contingentes
o a los compromisos. En las notas se incluye información que las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público exigen o aconsejan presentar a la entidades, así como otro
tipo de datos necesarios para conseguir una presentación razonable.”
(Ver recomendación 4.12.-)
3.- CONCLUSIONES
Los sistemas de control interno y los contables que se llevan en relación con los derechos de autor están
expuestos a situaciones altamente vulnerables, ineficientes y la información que éstos revelan no
permiten concluir que los estados financieros presenten razonablemente la realidad financiera de la
Editorial Costa Rica.
4.- RECOMENDACIONES
Con el propósito de contribuir a que se subsanen los hallazgos expuestos, esta Auditoría Interna se
permite exponer las siguientes sugerencias:
4.1.-Es necesario que el Departamento Financiero en forma conjunta con la asesoría legal institucional,
depuren el saldo reflejado como DOMINIO PÚBLICO, dirigiendo las acciones a determinar la
existencia o no de herederos de los autores de las obras, que han sido declaradas como tal.
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Una vez realizada esta etapa se deberán de tomar las decisiones contables necesarias, las que podrían
ser:
a) Reversar el pasivo y afectar la utilidad de períodos anteriores.
b) Registrar el pasivo a pagar al heredero o heredera.
c) Crear una cuenta contable de pasivo independiente para los derechos de autor determinados
como DOMINIO PÜBLICO. (Ver punto 2.1.1.-)
4.2.- Tomar como base, en forma inmediata, el análisis practicado por el Departamento Financiero a
las “LECTURAS”, las cuales ya están identificadas por autor y elaborar los asientos contables
necesarios para normalizar el saldo; logrando de esta forma que el monto que se reporta como
“Derechos de autor” se presenten de una manera más razonable. (Ver punto 2.1.2.-)
4.3.- Efectuar los movimientos contables necesarios y revisar los estados de cuenta por autor, con el
propósito de que aquellos montos girados de más sean tomados en cuenta, logrando de esta manera que
los estados de cuenta muestren el saldo real a la fecha. (Ver punto 2.1.3.-)
4.4.- Es menester y urgente que se documenten cada uno de los asientos contables que se efectúen, de
esta forma es factible poder realizar reconstrucciones y dar seguimiento a las diversas transacciones
que se realicen. (Ver punto 2.2.-)
4.5.- Con la información generada por el Departamento Administrativo-Financiero es necesario que se
afecte la cantidad de libros que se identificaron al realizar el análisis de la cuenta contable “Provisión
Derechos de Autor” (Ver punto 2.3.-)
4.6.- Debe instaurarse de manera inmediata la verificación de que los estados de cuenta que se emiten
por cada autor coinciden con el monto mensual de la cuenta “Derechos de Autor”(Ver punto 2.4.-)
4.7.- Es necesario que se revise la procedencia de mantener en la cuenta de pasivo “Derechos de Autor”
montos que corresponden a años anteriores y por sumas mínimas.
Mientras no se depure la cuenta es conveniente que se haga la apertura de una cuenta contable que
refleje los “Derechos de Autor” que sí están documentados y respaldados, podría pensarse en una
cuenta denominada “Derechos de Autor-2011” o alguna otra similar, de esta forma se dejaría aparte el
monto que se encuentra pendiente de depuración lo que permitiría llevar un control más real y
actualizado sobre los derechos de autor.(Ver punto 2.5.-)
4.8.- Es menester que se instauren los registros auxiliares necesarios para cada cuenta de activo y de
pasivo y de esta forma dar cumplimiento al principio contable de que estas cuentas deben contar con su
registro auxiliar y con la norma 4.4.3.- del “Manual de normas de control interno para el Sector
Público” emitido por la Contraloría General de la República. (Ver punto 2.6.-)
4.9.- A efectos de que el Consejo Directivo y la Gerencia cuenten con los insumos y los elementos
necesarios para la toma de decisiones, es recomendable que los estados financieros se emitan en los
primeros días (15-8) del mes recién finalizado. (Ver punto 2.7.-)
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4.10.- Efectuar una llamada de atención al Jefe del Departamento Administrativo-Financiero por haber
migrado al sistema Font de manera inmediata, sin contar con la certeza de su funcionamiento y sin
mantener el paralelo con el sistema MBA anterior.
Además, se debe instaurar de manera manual el sistema contable, se deben establecer los mayores
auxiliares y documentar los asientos contables. (Ver punto 2.8.-)
4.11.- Solicitarle al Jefe del Departamento Administrativo-Financiero, Lic. Ariel Hernández que,
previo a su trasladado a la Gerencia y al Consejo Directivo efectúe una revisión minuciosa de los
Estados Financieros que le traslada el Contador, de esta forma se podrían tomar medidas oportunas
sobre las deficiencias y los inadecuados manejos contables.
Es recomendable que además de la firma del Contador se plasme en los estados financieros la firma del
Jefe Administrativo-Financiero, la que funcionaría como un aval de la información financiera. (Ver
punto 2.9.-)
4.12.- Se deben actualizar las notas a los estados financieros y prepararlas con fundamento en lo
establecido en la norma N° 1 de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público
(NICSP 1).(Ver punto 2.10.-)
4.13.- Se le solicita a la Gerencia y al Consejo Directivo establecer un cronograma que indique las
medidas y plazos que se establecerán para dar cumplimiento a las recomendaciones precitadas.