Procesos de monitoreo

PROCESO DE LEVANTAMIENTO Y PROCESAMIENTO DE
DATOS
DESCRIPCION DEL PROCESO
1.- TAREAS PREPARATORIAS
Las tareas preparatorias para la recolección de datos son un
conjuntos de actividades que se desarrollan antes que se inicie
el proceso de recolección de datos, estas tareas son:

Planificación de operativos de línea de base y monitoreo
por servicios que oferta el proyecto

Preparación de instrumentos, pruebas piloto

Actualización del sistema de información

Preparación de instructivos

Capacitación
2.- ORGANIZACIÓN DE OPERATIVOS DE RECOLECCION DE
DATOS
En oficial de monitoreo en coordinación con los oficiales de
educación y producción organiza los operativos a
implementarse en función al tipo de servicio a ejecutarse.
El oficial de monitoreo en coordinación con los responsables de
las zonas organizan los operativos de recolección de datos. Se
define cronograma de trabajo, contratación de encuestadores,
compra de materiales y previsión de gastos de movilización.
Organizar la logística del trabajo de campo.
3.- TRABAJO DE CAMPO
Levantamiento de información en situ, a cargo de técnicos
zonales y encuestadores.
Se ejecuta antes de que el beneficiario entre a algún servicio del
proyecto, los beneficiarios pueden ser: personas y/o familias.
De acuerdo de cronograma los técnicos y encuestadores
realizan recolección de datos, los formularios son llenados de
acuerdo a la capacitación recibida, en caso de consultas se
comunican con el coordinador zonal y oficial de monitoreo.
Los formularios son centralizados en las coordinaciones zonales
y pasan etapa de revisión antes de ser enviadas a oficina central
RESPON
SABLE
Coordinadore
s,
oficial
monitoreo,
Tecnicos
zonales
Oficiales
Oficial,
coordinadores
y
técnicos
zonales
4.- CARGA DE DATOS AL SISTEMA DE INFORMACION
El proceso de carga de datos en el sistema de información lo
realizan los técnicos de zona. Los datos que se cargan al sistema
son: datos registro de unidades educativas, registro de
beneficiarios, asistencia al servicio, seguimiento pedagógico,
seguimiento familiar, eventos de capacitación, entrega de
materiales y actividades de gestión institucional.
TECNICOS
LOCALES,
DIGITADOR
El sistema permite detectar beneficiarios nuevos y antiguos
evitando de esta forma la duplicidad de registro.
Cuando se registra en el sistema a beneficiarios nuevos el
sistema asigna un código único al beneficiario. Este código sirve
para hacer seguimiento al beneficiario durante su permanencia
en uno o más servicios del proyecto.
Existen dos modalidades de introducción al sistema de
información: Introducción de datos en base de datos distribuida
desarrollado para las oficinas zonales que no requiere
conectarse a internet de forma permanente. Y la introducción
de datos en línea a través de internet. Esta información la
introduce el técnico de zona una vez que se concluye el proceso
el técnico genera a través del sistema una copia de la base de
datos de la zona y remite la misma a la oficina central del DyA.
Por otra parte los formularios de línea de base, monitoreo de
actividades del reloj, seguimiento de trabajo infantil,
seguimiento a beneficiarios de servicios de producción y otros
operativos no recurrentes, se sistematizan a través de un
programa informático especializado en procesamiento de
encuestas. Esta información lo introduce los digitadorres.
5.- ACTUALIZACION, DEPURACION Y CONSOLIDACION DE
BASES DE DATOS
Este proceso de depuración de datos se realiza para dar
consistencia y validar la información introducida en las bases de
Oficial
de
monitoreo,
asistente de
monitereo
datos del sistema de información. Si bien el sistema tiene
controles y validaciones en la captura de datos, se hace
necesario volver a validar la información y comprobar la
consistencia de los datos, así como verificar la cobertura de los
operativos.
El oficial de monitoreo desarrolla procesos de validación de
datos de los campos de las bases de datos, a través de
programas informáticos, este proceso emite reportes de
inconsistencias.
El asistente de monitoreo revisa los reportes de inconsistencia
verificando los datos observados en los formularios físicos y
corrigiendo o confirmando la información en la base de datos
del sistema. De ser necesario se pedirá información adicional a
las zonas para depurar las inconsistencias.
Paralelamente el asistente organiza y archiva los formularios
por gestión zonas y servicios.
Finalmente, el oficial de monitoreo consolida las bases de datos
revisadas y genera la base de datos central.
6.- PROCESAMIENTO Y GENERACION DE REPORTES
Una vez que se cuenta con las bases de datos depurada, se
procede al procesamiento de información.
Existen dos tipos de procesamientos de información, los
recurrentes y no recurrentes.
El procesamiento de datos recurrentes son reportes que se
deben generar de manera continua y en determinados periodos
de tiempo como ser los informes a la USDOL. Estos procesos
están automatizados y accesibles en line a través de nuestro
portal del proyecto www.dyabolivia.org,bo solo requiere que la
base de datos este actualizada. La base de datos se actualiza
semestralmente.
OFICIAL
DE
MONITOREO
Los procesos no recurrentes, son requerimientos específicos de
procesamiento de datos que solicitan los usuarios del sistema y
son atendidos por el oficial de monitoreo.
PROCESO DE SEGUIMIENTO A BENEFICIARIOS
DESCRIPCION
1.- Revisión y sistematización de listas de
asistencia
De forma mensual, los técnicos zonales centralizan
la información de asistencia de los beneficiarios en
los diferentes servicios que oferta el proyecto.
RESPONSABLE
Técnico zonal
A través del formato de asistencia informan la
cantidad de días que el beneficiario asistió y la
cantidad de días que no, adicionalmente los
motivos por los que se ausento del servicio.
Este proceso también permite detectar los
beneficiarios
que
abandonan
de
forma
permanente el servicio.
Una vez que se concluye con la recolección de
datos de asistencia, los mismos deben ser
introducidos en el sistema de información.
Este trabajo se realiza de acuerdo a la planificación
mensual de visitas que tiene el técnico de zona
2.- Revisión de los reportes de asistencia
El sistema de información provee reportes de
asistencia de los beneficiarios y alerta sobre casos
de beneficiarios que no están asistiendo
regularmente al servicio o que abandonaron el
servicio. Esta información está disponible para
coordinadores y técnicos y les sirva para tomar
acciones que permitan revertir la inasistencia y/o
abandono de los beneficiarios.
Equipo zonal
En caso de la confirmación de abandono del
servicio, el técnico zonal deberá elaborar un acta
de baja del servicio. y actualizar en el sistema el
estado del beneficiario como abandono.
3.- Visita domiciliaria
La visita domiciliaria se convierte en un mecanismo
de seguimiento a niños que el maestro o tutor
comunique al programa,
por considerar
Técnico,
docente
tutor,
importantes en la medida que pueden afectar
temporal o permanente la continuidad y o el
aprovechamiento del niños en el servicio.
Estas visitas domiciliarias deberán estar
coordinadas con el maestro, la junta escolar y el
equipo del programa.
Para la vista domiciliaria se tiene un formulario que
permita registrar el motivo y los resultados de la
misma, así como el compromiso del apoderado o
padre del niño.
En caso de no ser encontrados se debe insistir y
acudir nuevamente en otra fecha, si luego de
varios intentos no es posible contactarse con los
responsables del niño y determinar las causa de su
inasistencia, se deberá llenar la ficha respectiva
haciendo conocer a la junta y unidad educativa,
para lo cual deberán firmar en la ficha quedando
informados del hecho.
Finalmente las fichas de visitas domiciliarias deben
ser registradas en el sistema a fin de llevar un
control de las mismas.
PROCESO DE SEGUIMIENTO PEDAGOGICO
DESCRIPCION
1.- Planificación mensual de actividades
Mensualmente cada equipo deberá elaborar un plan
de trabajo que entre otras cosas incluya el
seguimiento de parte del asesor pedagógico a cada
tutor o maestro en aula.
Este plan se deberá traducir en un cronograma de
vistas por escuela. Este cronograma de actividades
deberá ser al mismo tiempo comunicado al
responsable de educación del programa.
En las visitas a escuelas se aplicará el formato de
observación dispuesto para el efecto.
2.- Acompañamiento en aula
Se realiza durante un periodo de clases, el mismo
que deberá ser registrado en una ficha de
seguimiento. Este acompañamiento deberá también
servir para realizar un reforzamiento a los curso de
capacitación que recibieron los maestros y basarse
en los planes de aula ya elaborados y en las
metodologías propuestas en el paquete pedagógico
del programa.
3.-Acuerdos y reflexión
Después de cada sesión se deberán llegar ciertos
acuerdos desde el punto de vista metodológico,
pedagógico, organización, etc. que resulten de la
reflexión durante la jornada. Los mismos que se
deberán registran en las fichas de seguimiento y ser
firmadas tanto por el docente como por el asesor.
4.- Sistematización
La sistematización de la información contenida en
las fichas de seguimiento será realizada
mensualmente por el asesor
y puesta en
conocimiento del coordinador.
Como parte del proceso el asesor pedagógico debe
cargar los datos de seguimiento en el sistema de
información.
5.-Evaluacion
Mensualmente el equipo deberá en base a los
reportes que emita el sistema de información
deberá programar nuevas visitas y tomar medidas
que se necesiten para fortalecer el desempeño
RESPONSABLE
Equipo zonal
Mediador
pedagógico
Mediador
pedagógico,
docente
Mediador
pedagógico
Mediador
pedagógico,
coordinador
docente.