manual para la rendicion de fondos fijos por rendir

MANUAL PARA LA RENDICION DE FONDOS FIJOS
POR RENDIR Y/O
DEVOLUCIÓN DE GASTOS MENORES
NOMBRE:
CARGO:
INSTITUCION:
FECHA DE PREPARACIÓN:
Jorge A. Escárate Molina
Director Ejecutivo
Corporación de Municipal Deportes de Ñuñoa
Julio de 2011.
OBJETIVO DEL MANUAL.
El presente Manual tiene por finalidad establecer el mecanismo o procedimiento
para la correcta administración, control, contabilización y rendición o pago de los
fondos a rendir y/o la devolución de gastos de la Corporación de Deportes de
Ñuñoa.
Se aplica a todas las áreas y/o empleados de la Corporación de Deportes
autorizadas por el Director Ejecutivo para manejar Fondos a Rendir y/o que
requieran Rembolsar Gastos de autorizado en el presente Manual.
RESPONSABILIDADES.
Del Director Ejecutivo:
Autorizará fondos a rendir y/ o reembolso de gastos efectuados por terceros cuando
éstos se justifiquen conforme necesidades de la Corporación.
Del Jefe Administrativo y/o la Contadora:
Tramitará y controlará a cabalidad el cumplimiento del o los procedimientos
establecidos en este Manual.
Del Usuario:
Será responsabilidad del usuario, cumplir el procedimiento establecido y
respaldar debidamente los gastos conforme los plazos y formas instauradas en
este Manual, debiendo asumir que los recursos entregados en custodia son
intrínsecamente valiosos, escasos y por consiguiente debe tenerse especial
cuidado con ellos.
DEFINICIONES.
Fondos por Rendir: Es un monto determinado de dinero que se asigna o
entrega a un empleado o prestador de un servicio contratado para solventar
gastos urgentes o imponderables de monto reducido, e s t o e s q u e n o
s u p e r e n u n i t a r i a m e n t e l a s 3 U T M . y q u e d i c e n r e l a c i ó n para con
la función o gestión que evacúan.
Documentación contablemente válida: Son las Boletas de servicios y/o
compras, Facturas de Compra o Venta, tickets de tarjetas BIP., Bouchers de
Peajes y/o Parquímetro y en general, todo documento que se requiera para
acreditar el buen uso del monto entregados por la Corporación de Deportes.
Dada la condición de Agentes de Retención, no puede cancelarse Honorarios de
ningún tipo con éstos recursos otorgados, sin previa autorización de la Dirección
Ejecutiva.
PROCEDIMIENTO.
Todo persona señalada en el punto superior, que necesite una cantidad de dinero
como Fondo a Rendir, debe elevar por escrito o a través de correo electrónico,
una solicitud a la Dirección Ejecutiva de la Corporación, quien evaluará y
determinará la procedencia de dicho requerimiento.
La petición de un Fondo a Rendir, deberá contemplar al menos como requisito
mínimo para su tramitación, la siguiente información:
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Detalle de la actividad o gasto a realizar con los fondos solicitados.
Monto requerido.
Fecha de la actividad o de la ejecución del gasto.
Fecha en que se necesita disponer del fondo.
Justificación o explicación de la petición de los fondos.
Lugar de ejecución de la actividad o identificación del o los probables
proveedores.
Nombre de la persona responsable a quien girarse el respectivo documento
financiero.
APROBACIÓN.
Una vez verificado el presupuesto y aprobado el Fondo a Rendir por el Director
Ejecutivo de la Corporación, la Contadora procederá a emitir el correspondiente
cheque nominativo, el cual deberá ser retirado en la oficina de Contabilidad.
MONTO DEL FONDO A RENDIR.
El monto de cada Fondo s o l i c i t a d o , será fijado por la Dirección
E j e c u t i v a de la Corporación de Deportes, conforme la procedencia de la
solicitud.
MONTO MAXIMO POR COMPRA.
El gastos unitario a realizar con el Fondo a Rendir o Caja Chica estará limitado a
montos que no supere 1 UTM. Las compras realizadas a un mismo proveedor no
podrán superar, en total el límite de 3 UTM.
Por razones de Urgencia debidamente sustentadas, se puede comprar o adquirir
Bienes de Uso y Consumo Corriente por un valor de hasta 3 UTM. en cuyo caso,
se deberá presentar a lo menos tres cotizaciones y la respectiva Factura de
Compra.
RENDICIÓN.
La rendición de Fondos a Rendir debe cumplir los siguientes requisitos:
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Presentación en planilla digital.
Acompañarse del o los documentos oficiales contablemente válidos para su
respectivo respaldo.
Entregarse en soporte papel y/o por correo electrónico dirigido al Jefe
Administrativo con copia a la oficina de Contabilidad.
Los montos no utilizados en el plazo autorizado, deberán reintegrarse en
efectivo directamente al Jefe Administrativo quien deberá depositar en la misma
cuenta corriente de la cual se giró el día hábil siguiente a la recepción, indicando
explícitamente el origen y motivo de la devolución.
La documentación de respaldo de esta gestión deberá entregarse directamente en
Contabilidad.
Requisitos que debe cumplir la documentación presentada:
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Todo comprobante de respaldo debe ser original.
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La fecha de vencimiento de los comprobantes no puede ser anterior a la
fecha de emisión del mismo y debe ser emitida dentro del periodo autorizado
para hacer uso del fondo a rendir.
Los comprobantes deben ser siempre a nombre de la Corporación
Municipal de Deportes de Ñuñoa.
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PLAZOS:
El plazo máximo de rendición de cada fondo a rendir no debe exceder las 48 horas
desde la ejecución del gasto.
Los fondos solicitados específicamente para una actividad deportiva recreativa
realizada en un B.N.U.P. y masiva, tendrá una semana de plazo para su rendición,
a contar del término de su realización.
CUMPLIMIENTO DEL PLAZO.
El incumplimiento del plazo establecido según este Manual, dará origen a
las siguientes medidas:
El monto del fondo por rendir pasa a cuenta corriente del responsable, pudiendo
ser descontado de su remuneración, lo que quedará estipulado al momento de la
entrega de los fondos.
Mientras no se rinda el monto total de un fondo entregado, no podrá solicitar otro
nuevo.