2 Instalación de GFI MailArchiver

Manual de producto de GFI
Guía del administrador
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Versión del documento: 2.0.2
Última actualización (mes/día/año): 12/4/2012
Tabla de contenido
1 Acerca de GFI MailArchiver®
1.1 Introducción a GFI MailArchiver
1.2 ¿Cómo funciona GFI MailArchiver?
1.3 Licencias de GFI MailArchiver
1.3.1 Términos y convenciones que se usan en este manual
1.4 Colabora con los cumplimientos legales
2 Instalación de GFI MailArchiver
2.1 Requisitos del sistema
2.1.1 Requisitos de software
2.1.2 Requisitos de hardware
2.1.3 Configuración importante
2.2 ¿Dónde se debe instalar GFI MailArchiver?
2.2.1 Preparación del buzón de diario
2.2.2 Preparación del buzón de diario en Microsoft® Exchange Server 2003
2.2.3 Preparación del buzón de diario en Microsoft® Exchange Server 2007/2010
2.3 Elección y preparación de una base de datos
2.3.1 Elección del tipo de base de datos
2.3.2 Uso de la base de datos de GFI MailArchiver
2.3.3 Uso de SQL Server® Express
2.3.4 Uso de Microsoft® SQL Server
2.4 Antes de la instalación
2.5 Instalación de GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver
3.1 Configuración de licencia
3.2 Configurar Almacén de archivo
3.2.1 Configurar Almacén de archivo - Base de datos de GFI MailArchiver
3.2.2 Configurar Almacén de archivo: SQL Server®
3.3 Configurar método de archivado
3.3.1 Configuración de un buzón de registro en diario
3.4 Finalización de la configuración posterior a la instalación
3.5 Comprobación de la configuración
4 Actualización de versiones anteriores
4.1 Razones para realizar la actualización a GFI MailArchiver 2012
4.1.1 ¿Qué ventajas ofrecen los nuevos Almacenes de archivo?
4.2 Actualización de versiones anteriores a GFI MailArchiver 2012
4.3 Antes de actualizar
4.4 Actualización de GFI MailArchiver
4.5 Acciones posteriores a la actualización
4.5.1 Comprobar licencia
5 Uso de GFI MailArchiver
5.1 Inicio de sesión en GFI MailArchiver
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5.2 Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
5.3 Trabajo con mensajes de correo electrónico
5.4 Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados
5.4.1 Búsqueda avanzada
5.4.2 Búsqueda de correo electrónico con smartphones
5.5 Acceso a varios buzones
5.6 GFI MailInsights
5.6.1 Requisitos de GFI MailInsights
5.6.2 Generación de informes
5.6.3 Programación de informes
5.6.4 Flujo de comunicación
5.6.5 Uso de correo web
5.6.6 Respuesta de correo electrónico
5.6.7 Uso del almacenamiento
5.6.8 Cuentas inactivas
5.6.9 Palabras inapropiadas
5.6.10 Spammers internos
5.6.11 Fuera de las horas de oficina
5.6.12 Detección de pérdida de datos
5.6.13 Búsqueda de trabajo
5.6.14 Búsqueda de frase
5.6.15 Informe de trafico de usuarios
5.7 Modificación de las preferencias de usuario
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6 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver
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6.1 Introducción
6.2 Utilización de la ficha Página de inicio
6.2.1 Acerca de GFI MailArchiver
6.2.2 Latido
6.2.3 Servidores
6.2.4 Almacenes de archivo
6.2.5 Flujo de correo electrónico
6.2.6 Visor de sucesos
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7 Configuración de GFI MailArchiver
7.1 Información general de la configuración
7.2 Configuración de método de archivado
7.3 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar
7.3.1 Visualización de servidores de correo configurados
7.3.2 Adición de buzones de diario
7.3.3 Edición de un buzón de diario existente
7.3.4 Desactivación y activación de un buzón de diario existente
7.3.5 Eliminación de un buzón de diario existente
7.4 Configuración de reglas de archivado
7.4.1 Adición de reglas de archivado
7.4.2 Edición de reglas de archivado
7.4.3 Eliminación de reglas de archivado
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7.5 Restricciones de archivado de los buzones
7.5.1 Habilitación de las restricciones de archivado de los buzones
7.5.2 Deshabilitación de las restricciones de archivado de los buzones
7.6 Administración del ámbito del archivado
7.7 Configuración de Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
7.7.1 Habilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
7.7.2 Deshabilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
7.7.3 Exclusión de carpetas de la recuperación de la estructura de carpetas
7.7.4 Eliminación de directivas de exclusión de carpetas
7.8 Administración de Almacenes de archivo
7.8.1 Visualización de los Almacenes de archivo configurados
7.8.2 Configuración de Almacén de archivo nuevo
7.8.3 Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver
7.8.4 Cómo adjuntar un Almacén de archivo
7.8.5 Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente
7.8.6 Cómo desasociar un Almacén de archivo existente
7.8.7 Indización
7.8.8 Programación de Almacenes de archivo
7.8.9 Copias de seguridad de Almacenes de archivo
7.8.10 Copia de seguridad en línea
7.8.11 Copia de seguridad sin conexión
7.8.12 Desplazamiento de mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra
7.8.13 Actualización del esquema de la base de datos
7.8.14 Cómo adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
7.9 Control de acceso al correo electrónico
7.9.1 Adición de un grupo de Active Directory al grupo de acceso total
7.9.2 Adición de usuarios al acceso al archivo de administrador de grupo
7.9.3 Definición del control de acceso de usuario
7.9.4 Configuración de buzones compartidos
7.10 Configuración de un servidor IMAP
7.10.1 Trabajo con certificados
7.11 Directivas de retención
7.11.1 ¿Cómo se aplican las directivas de retención?
7.11.2 Visualización de directivas de retención
7.11.3 Adición de una nueva directiva de retención
7.11.4 Cambio de orden de las directivas de retención
7.11.5 Adición de directivas de retención de SPAM
7.11.6 Configuración de la Conservación por razones legales
7.12 Reglas de clasificación
7.12.1 Adición de reglas de clasificación
7.12.2 Edición de las reglas de clasificación
7.12.3 Eliminación de reglas de clasificación
7.13 Auditoría
7.13.1 Configuración de auditorías de actividades de bases de datos
7.13.2 Edición de auditorías de actividades de bases de datos
7.13.3 Informes de auditoría
7.14 Configuración de eliminación de mensajes
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7.15 Visualización y edición de claves de licencia
7.16 Configuración general
7.16.1 Cambio de la configuración general
7.16.2 Cambio de la configuración de comprobación de versión
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico
8.1 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector
8.2 Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook® Connector
8.3 Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector
8.3.1 Cambio de la disponibilidad de la ficha Outlook® Connector
8.4 Requisitos del sistema de Outlook® Connector
8.4.1 Software
8.4.2 Hardware
8.4.3 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector sin GPO: instalación manual
8.5 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector a través del GPO
8.5.1 Instalación de Outlook® Connector a través del GPO en Windows® Server 2003
8.5.2 Instalación de Outlook® Connector a través del GPO en Windows Server 2008
8.6 Configuración de archivado manual
8.6.1 ¿Cómo funciona el archivado manual?
8.6.2 Requisitos del sistema del complemento de Outlook de GFI MailArchiver
8.6.3 Software
8.6.4 Hardware
8.7 Habilitación y deshabilitación de GFI MailArchiver Outlook® Addon
8.8 Descarga e instalación de GFI MailArchiver Outlook Addon
8.8.1 Cambio de la disponibilidad de la ficha Outlook® Addon
8.8.2 Instalación manual del complemento de Outlook de GFI MailArchiver
8.8.3 Instalación del complemento Archivado manual a través del GPO
8.8.4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Addon a través del GPO de Windows®
Server 2003
8.8.5 Instalación del archivado manual a través del GPO de Windows® Server 2008
8.8.6 Configuración de Outlook Addon
8.9 Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI MailArchiver
8.9.1 Configuración de IMAP en Apple Mail 3.0
8.9.2 Configuración de IMAP en iOS5
8.9.3 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2003
8.9.4 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2007
8.9.5 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2010
8.9.6 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook 2013
8.9.7 Configuración de IMAP en Outlook® 2011 para Mac
8.9.8 Configuración de IMAP en Windows® Live Mail
8.9.9 Configuración de IMAP en Android
8.9.10 Configuración de IMAP en Mozilla Thunderbird 10
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico
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9.1 Importar correos electrónicos desde buzones de Microsoft® Exchange
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9.1.1 Paso 1: Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto
195
9.1.2 Permisos de acceso a los buzones de Microsoft® Exchange: concesión de permisos 196
9.1.3 Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI MailArchiver Import Export
9.1.4 Permisos de acceso a los buzones de Microsoft® Exchange: revocación de
permisos
9.2 Importación de correos electrónicos desde archivos PST locales
9.2.1 Paso 1: Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto
9.2.2 Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar
desde archivos PST
9.3 Importación de correos electrónicos desde archivos PST en red
9.3.1 Paso 1: Instalación de GFI PST Exporter
9.3.2 Paso 2: Configuración de las opciones generales de GFI PST Exporter
9.3.3 Paso 3: Configuración de las opciones de notificación de GFI PST Exporter
9.3.4 Paso 4: Configuración de grupos de equipos
9.3.5 Paso 5: Agregar equipos de usuarios finales a los grupos de equipos
9.3.6 Paso 6: Implementación del agente GFI PST Exporter en equipos de usuarios
finales
9.3.7 Paso 7: Procesamiento de archivos PST en los equipos de los usuarios finales
9.3.8 Informes y registros
9.3.9 Adición de correos electrónicos importados a Almacenes de archivo de GFI
MailArchiver
9.4 Exportación de mensajes de correo electrónico de Almacenes de archivo de GFI
MailArchiver
9.4.1 Exportación de correos electrónicos
10 Restauración de buzones
10.1 Restauración de un buzón
11 Solución de problemas
11.1 GFI SkyNet
11.2 Foro en la red
11.3 Solicitud de soporte técnico
11.4 Documentación
11.5 Problemas en la instalación
11.6 Problemas generales
11.7 Problemas de importación o exportación
11.8 Problemas de Outlook® Connector
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12 Glosario
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13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange
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13.1 Crear un buzón de diario en Microsoft® Exchange Server 2000/2003
13.1.1 Paso 1: Creación de un buzón de diario.
13.1.2 Paso 2: Configuración del archivado de correos electrónicos en un buzón de
diario
13.1.3 Paso 3: Habilitación del registro en diario de información de CCO
13.1.4 Paso 4: Habilitación del registro de sobres en diario
13.2 Deshabilitación del registro en diario en Microsoft® Exchange Server 2000/2003
13.3 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange 2003
13.3.1 Configurar la administración de buzones a nivel de servidor
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13.4 Creación de un buzón de registro en diario en Microsoft® Exchange Server 2007
13.4.1 Configurar el registro en diario estándar
13.4.2 Instalación del registro en diario premium
13.5 Deshabilitación del registro en diario estándar en Microsoft® Exchange Server 2007
13.5.1 Deshabilitación del registro en diario estándar desde el Shell de administración
de Microsoft Exchange
13.5.2 Deshabilitación del registro en diario premium
13.5.3 Deshabilitar el registro en diario premium desde el Shell de administración de
Microsoft® Exchange Server
13.6 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange 2007
13.7 Para usar la Consola de administración de Microsoft® Exchange para crear una nueva
configuración del contenido administrado:
13.8 Crear un buzón de diario en Microsoft® Exchange Server 2010
13.8.1 Configurar el registro en diario estándar
13.8.2 Instalación del registro en diario premium
13.9 Deshabilitación del registro en diario estándar en Microsoft® Exchange Server 2010
13.9.1 Deshabilitación del registro en diario estándar desde el Shell de administración
de Microsoft Exchange
13.9.2 Deshabilitación del registro en diario premium
13.10 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange 2010
13.10.1 Usar la Consola de administración de Exchange para crear directivas de
conservación.
13.10.2 Usar el EMC para aplicar una directiva de retención a un buzón
13.11 Creación de un buzón de registro en diario en Microsoft® Exchange 2013
13.12 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange 2013
13.12.1 Paso 1: Crear una etiqueta de retención
13.12.2 Paso 2: Crear una directiva de retención
13.12.3 Paso 3: Aplicar una directiva de retención a los usuarios de un buzón
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles
14.1 Cómo funciona la implementación basada en roles
14.2 Requisitos del sistema
14.3 Instalación de GFI MailArchiver en un entorno basado en roles
14.3.1 Instalación de GFI MailArchiver
14.3.2 Ejecución del Asistente de Deployment Manager en cada instancia
14.3.3 Inicio del Asistente de Deployment Manager
14.3.4 Asignación del rol de Sincronización del buzón de usuario
14.3.5 Asignación del rol de servidor IMAP
14.3.6 Asignación de varios roles a un servidor
14.3.7 Identificación del servidor de rol de Almacenamiento
14.3.8 Identificación del servidor de rol de Búsqueda e indexación
14.3.9 Escenario de implementación recomendado
14.4 Información para la desinstalación
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15 Apéndice 3: uso de la herramienta para cambiar puertos
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16 Índice
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Lista de figuras
Captura de pantalla 1: Registro de ASP.NET con IIS
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Captura de pantalla 2: Especificar el sitio web y el alias del directorio virtual de la nueva aplicación
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Captura de pantalla 3: Pantalla de inicio del Asistente de postinstalación
34
Captura de pantalla 4: Asistente postinstalación (seleccionar tipo de base de datos).
36
Captura de pantalla 5: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones
38
Captura de pantalla 6: Creación de Almacén de archivo: seleccionar base de datos
40
Captura de pantalla 7: Creación de Almacén de archivo: seleccionar la ubicación de los datos y del
archivo de registro.
41
Captura de pantalla 8: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones
42
Captura de pantalla 9: Asistente postinstalación: elegir método de archivado
44
Captura de pantalla 10: Asistente de buzón de diario
46
Captura de pantalla 11: El Asistente postinstalación finalizó correctamente
48
Captura de pantalla 12: Buscar correo electrónico
49
Captura de pantalla 13: Especificar el sitio web y el alias del directorio virtual de la nueva aplicación
54
Captura de pantalla 14: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
57
Captura de pantalla 15: Trabajo con correos electrónicos en GFI MailArchiver
59
Captura de pantalla 16: Opciones de Búsqueda avanzada
61
Captura de pantalla 17: Pantalla de inicio de sesión de smartphone
63
Captura de pantalla 18: Página de inicio de GFI MailArchiver para smartphones
64
Captura de pantalla 19: Resultado de búsqueda por smartphone
65
Captura de pantalla 20: Vista de conversación en smartphone
66
Captura de pantalla 21: Acceso a varios buzones
67
Captura de pantalla 22: Programación de informes de MailInsights
69
Captura de pantalla 23: Flujo de comunicación de MailInsights
70
Captura de pantalla 24: Informe de flujo de comunicación de MailInsights
71
Captura de pantalla 25: Uso de correo web de MailInsights
72
Captura de pantalla 26: Informe de comunicadores de correo web de MailInsights
73
Captura de pantalla 27: Respuesta de correo electrónico de MailInsights
74
Captura de pantalla 28: Informe de respuesta de correo electrónico de MailInsights
75
Captura de pantalla 29: Uso del almacenamiento de MailInsights
76
Captura de pantalla 30: Informe de uso del almacenamiento de MailInsights
77
Captura de pantalla 31: Cuentas inactivas de MailInsights
78
Captura de pantalla 32: Informe de cuentas inactivas
79
Captura de pantalla 33: Palabras inapropiadas de MailInsights
80
Captura de pantalla 34: Informe de palabras inapropiadas de MailInsights
80
Captura de pantalla 35: Spammers internos de MailInsights
81
Captura de pantalla 36: Informe Spammers internos de MailInsights
82
Captura de pantalla 37: Fuera de las horas de oficina de MailInsights
83
Captura de pantalla 38: Informe Fuera de las horas de oficina de MailInsights
85
Captura de pantalla 39: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights
86
Captura de pantalla 40: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights
87
Captura de pantalla 41: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights
88
Captura de pantalla 42: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights
89
Captura de pantalla 43: Informe de búsqueda de frase de MailInsights
90
Captura de pantalla 44: Informe de búsqueda de frase de MailInsights
91
Captura de pantalla 45: Tráfico de usuarios de MailInsights
92
Captura de pantalla 46: Informe del tráfico de usuarios de MailInsights
93
Captura de pantalla 47: Preferencias del perfil de usuario
94
Captura de pantalla 48: El panel de GFI MailArchiver
95
Captura de pantalla 49: Área Acerca de GFI MailArchiver
96
Captura de pantalla 50: Latido de GFI MailArchiver
96
Captura de pantalla 51: Área Servidores
97
Captura de pantalla 52: Área Almacenes de archivo
97
Captura de pantalla 53: Área Flujo de correo electrónico de GFI MailArchiver
98
Captura de pantalla 54: Configuración del área Flujo de correo electrónico
98
Captura de pantalla 55: Ficha Visor de sucesos
99
Captura de pantalla 56: Página de configuración de GFI MailArchiver
100
Captura de pantalla 57: Configuración de método de archivado
102
Captura de pantalla 58: Pantalla Administrar buzones de diario
104
Captura de pantalla 59: Añadir buzón de diario
104
Captura de pantalla 60: Elija cómo desea que el asistente configure GFI MailArchiver para que use un
buzón de diario.
105
Captura de pantalla 61: Se ha añadido correctamente un buzón existente
107
Captura de pantalla 62: Configuración de reglas de archivado
108
Captura de pantalla 63: Seleccionar Habilitar restricciones de archivado
112
Captura de pantalla 64: Agregar mensajes de correo electrónico, grupos o usuarios
114
Captura de pantalla 65: Configuración de las restricciones de archivo de los mensajes de correo
electrónico.
115
Captura de pantalla 66: Habilitar recuperación de estructura de carpetas
116
Captura de pantalla 67: Agregar directiva de exclusión
118
Captura de pantalla 68: Seleccionar los usuarios que se excluyen
119
Captura de pantalla 69: Visualización de Almacenes de archivo
121
Captura de pantalla 70: Cómo adjuntar un Almacén de archivo
123
Captura de pantalla 71: Administración de índice de búsqueda
126
Captura de pantalla 72: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL
131
Captura de pantalla 73: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL
133
Captura de pantalla 74: El Actualizador de esquemas en masa
137
Captura de pantalla 75: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
138
Captura de pantalla 76: Cómo configurar el control de acceso
140
Captura de pantalla 77: Configuración de servidor IMAP
142
Captura de pantalla 78: Visualización de directivas de retención y spam
145
Captura de pantalla 79: Seleccionar directiva de SPAM o de retención de correo electrónico
146
Captura de pantalla 80: Detalles de directiva de retención
147
Captura de pantalla 81: Cuadro de diálogo Directiva de retención de SPAM
150
Captura de pantalla 82: Detalles de Directiva de categorización
152
Captura de pantalla 83: Seleccionar un método de autenticación
155
Captura de pantalla 84: Habilitar la auditoría de interacción del usuario
156
Captura de pantalla 85: Configuración de eliminación de mensajes
160
Captura de pantalla 86: Configuración general
162
Captura de pantalla 87: Configuración de comprobación de la versión
163
Captura de pantalla 88: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de
Windows® Server 2003
169
Captura de pantalla 89: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de
Windows® Server 2003
172
Captura de pantalla 90: Habilitar o deshabilitar archivado manual
176
Captura de pantalla 91: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de
Windows® Server 2008
180
Captura de pantalla 92: Parámetros de configuración de GFI MailArchiver Outlook Addon.
182
Captura de pantalla 93: Importación desde un buzón de Microsoft Exchange
199
Captura de pantalla 94: Importar desde Microsoft Exchange: selección de buzón y carpeta
200
Captura de pantalla 95: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación
201
Captura de pantalla 96: Archivos de carpetas personales (PST) de Microsoft Outlook®
206
Captura de pantalla 97: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación
207
Captura de pantalla 98: Credenciales del servicio principal de GFI PST Exporter
209
Captura de pantalla 99: GFI PST Exporter: configuración general
210
Captura de pantalla 100: GFI PST Exporter: configuración general: verificar la raíz de consulta
211
Captura de pantalla 101: GFI PST Exporter: configuración de las notificaciones
212
Captura de pantalla 102: GFI PST Exporter: grupos de equipos
213
Captura de pantalla 103: GFI PST Exporter: crear un grupo de equipos
213
Captura de pantalla 104: GFI PST Exporter: propiedades del grupo de equipos
214
Captura de pantalla 105: GFI PST Exporter: ubicaciones de grupos de equipos en que se busca
215
Captura de pantalla 106: GFI PST Exporter: editar la configuración de grupos de equipos
216
Captura de pantalla 107: GFI PST Exporter: agregar un equipo
217
Captura de pantalla 108: GFI PST Exporter: implementación del agente
218
Captura de pantalla 109: GFI PST Exporter: implementación del agente
218
Captura de pantalla 110: GFI PST Exporter: requisitos del equipo remoto
219
Captura de pantalla 111: GFI PST Exporter: procesamiento en equipos remotos
220
Captura de pantalla 112: GFI PST Exporter: informe de exportación
221
Captura de pantalla 113: GFI PST Exporter: registros de procesamiento
222
Captura de pantalla 114: Exportación de correo electrónico: conexión con GFI MailArchiver
224
Captura de pantalla 115: Exportación de correo electrónico: Opciones de búsqueda
225
Captura de pantalla 116: Exportación de correo electrónico: Opciones de exportación
228
Captura de pantalla 117: Utilidad para restaurar buzones
230
Captura de pantalla 118: Agregar nuevos usuarios en Microsoft® Exchange Server 2003
248
Captura de pantalla 119: Cuadro de diálogo Nuevo objeto - Usuario
249
Captura de pantalla 120: Propiedades del nodo Almacén de buzones
250
Captura de pantalla 121: Habilitación del registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft®
Exchange Server
251
Captura de pantalla 122: Edición de ADSI
253
Captura de pantalla 123: Atributo heuristics
254
Captura de pantalla 124: Edición del valor del atributo heuristics
254
Captura de pantalla 125: Propiedades del nodo Almacén de buzones
255
Captura de pantalla 126: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange 256
Captura de pantalla 127: Detalles de buzón de usuario nuevo
262
Captura de pantalla 128: Configuración de una base de datos de buzones
263
Captura de pantalla 129: Propiedades de la base de datos de buzones
264
Captura de pantalla 130: Configuración de reglas de registro en diario
265
Captura de pantalla 131: Creación de una regla de diario
266
Captura de pantalla 132: Configuración de una base de datos de buzones
267
Captura de pantalla 133: Propiedades de la base de datos de buzones
268
Captura de pantalla 134: Configuración de reglas de registro en diario
269
Captura de pantalla 135: Detalles de buzón de usuario nuevo
273
Captura de pantalla 136: Configuración de una base de datos de buzones
274
Captura de pantalla 137: Propiedades de la base de datos de buzones
275
Captura de pantalla 138: Creación de una regla de diario
276
Captura de pantalla 139: Configuración de una base de datos de buzones
277
Captura de pantalla 140: Propiedades de la base de datos de buzones
278
Captura de pantalla 141: Cómo funciona la implementación basada en roles
284
Captura de pantalla 142: Selección de roles
287
Captura de pantalla 143: Asignar el rol de Servicio de configuración central
288
Captura de pantalla 144: Asignación del rol de Recolección de datos
289
Captura de pantalla 145: Asignación del rol de Almacenamiento
290
Captura de pantalla 146: Asignación del rol de Búsqueda e indexación
291
Captura de pantalla 147: Especificar el separador de palabras del rol de Búsqueda e indexación
292
Captura de pantalla 148: Asignación del rol de Interfaz de usuario y Administración
293
Captura de pantalla 149: Especificar la configuración del rol de Interfaz de usuario y Administración
294
Captura de pantalla 150: Asignación del rol de Servicio de importación de datos
295
Captura de pantalla 151: Asignación del rol de Servicio de importación de datos
296
Captura de pantalla 152: Asignación del rol de servidor IMAP
297
Captura de pantalla 153: Asignar varios roles
298
Captura de pantalla 154: Identificación del servidor de rol de Servicio de configuración central
299
Captura de pantalla 155: Identificación del servidor de rol de Recolección de datos
300
Captura de pantalla 156: Identificación del servidor de rol de Almacenamiento
301
Captura de pantalla 157: Identificación del servidor de rol de Búsqueda e indexación
302
Captura de pantalla 158: Interfaz de usuario de la herramienta para cambiar puertos
306
Lista de tablas
Tabla 1: Términos y convenciones que se usan en este manual
18
Tabla 2: Sistemas operativos compatibles
20
Tabla 3: Bases de datos compatibles
21
Tabla 4: Otros componentes compatibles
21
Tabla 5: Procesadores mínimo y recomendado
22
Tabla 6: Requisitos de memoria
22
Tabla 7: Requisitos de almacenamiento físico
22
Tabla 8: Carpetas que se excluyen de la exploración del antivirus
23
Tabla 9: Ubicaciones que se excluyen de la exploración del antivirus
23
Tabla 10: Puertos de escucha del servidor de GFI MailArchiver
23
Tabla 11: Puertos que usa GFI MailArchiver
23
Tabla 12: Consideraciones sobre la instalación
26
Tabla 13: Elección del tipo de base de datos
28
Tabla 14: Limitaciones de Microsoft SQL Server
30
Tabla 15: Tareas posteriores a la instalación
34
Tabla 16: Opciones de almacenamiento de mensajes de correo electrónico archivados
36
Tabla 17: Ubicaciones de archivos de Almacén de archivo
38
Tabla 18: Detalles del servidor de bases de datos
40
Tabla 19: Opciones de autenticación de Almacén de archivo
41
Tabla 20: Opciones de ubicación de archivo de base de datos de Almacén de archivo
41
Tabla 21: Opciones de ubicación de archivo de base de datos
43
Tabla 22: Configurar método de archivado
44
Tabla 23: Opciones de buzón de registro en diario
46
Tabla 24: Opciones de buzón de registro en diario nuevo
47
Tabla 25: Nuevos requisitos de características relacionados con la automatización de Almacenes de
archivo
52
Tabla 26: Opciones de licencias
55
Tabla 27: Opciones de la ficha Archivar
57
Tabla 28: Opciones de vista de correo electrónico
59
Tabla 29: Descripción de comodín
61
Tabla 30: Opciones de Búsqueda avanzada
61
Tabla 31: Criterios del informe de flujo de comunicación
70
Tabla 32: Criterios del informe de flujo de comunicación
72
Tabla 33: Criterios del informe de uso de correo web
72
Tabla 34: Criterios del informe de uso de correo web
73
Tabla 35: Criterios del informe de respuesta de correo electrónico
74
Tabla 36: Criterios del informe de respuesta de correo electrónico
75
Tabla 37: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico
76
Tabla 38: Criterios del informe de uso del almacenamiento
77
Tabla 39: Criterios del informe de cuentas inactivas
78
Tabla 40: Criterios del informe de palabras inapropiadas
80
Tabla 41: Criterios del informe de palabras inapropiadas
81
Tabla 42: Criterios del informe de spammers internos
82
Tabla 43: Criterios del informe de spammers internos
82
Tabla 44: Criterios del informe Fuera de las horas de oficina
83
Tabla 45: Criterios del informe Fuera de las horas de oficina
85
Tabla 46: Criterios del informe de detección de pérdida de datos
86
Tabla 47: Criterios del informe de detección de pérdida de datos
87
Tabla 48: Criterios del informe de búsqueda de trabajo
88
Tabla 49: Criterios del informe de búsqueda de trabajo
89
Tabla 50: Criterios del informe de búsqueda de frase
90
Tabla 51: Criterios del informe de búsqueda de frase
91
Tabla 52: Criterios del informe del tráfico de usuarios de MailInsights
92
Tabla 53: Criterios del informe del tráfico de usuarios
93
Tabla 54: Opciones del área Flujo de correo electrónico
98
Tabla 55: Información general de configuración actual
101
Tabla 56: Opciones del Asistente del método de archivado
102
Tabla 57: Opciones de Servidor de correo
104
Tabla 58: Opciones del Asistente de buzón de diario
105
Tabla 59: Opciones del buzón de diario existente
106
Tabla 60: Condiciones de regla de archivado
110
Tabla 61: Opciones de las restricciones de archivado
113
Tabla 62: Opciones de restricciones de archivo de correos electrónicos
115
Tabla 63: Opciones de Recuperación de estructura de carpetas
116
Tabla 64: Tabla de Almacén de archivo
121
Tabla 65: Recomendaciones del tipo de base de datos
122
Tabla 66: Edición de la configuración de Almacén de archivo
123
Tabla 67: Edición de la configuración de Almacén de archivo
124
Tabla 68: Opciones de Programación de la indexación
126
Tabla 69: Estados del índice de búsqueda
127
Tabla 70: Propiedades de Almacén de archivo
134
Tabla 71: Grupos del control de acceso al correo electrónico
139
Tabla 72: Campos de la tabla de directivas de retención
145
Tabla 73: Opciones de Nueva directiva de retención
147
Tabla 74: Tipos de archivos de retención predefinidos
149
Tabla 75: Opciones de Directiva de retención de SPAM
150
Tabla 76: Opciones de Directiva de categorización
152
Tabla 77: SQL Server®
155
Tabla 78: Opciones de Configuración general
162
Tabla 79: Configuración de comprobación de versión
163
Tabla 80: Versiones de GFI MailArchiver Outlook Connector
165
Tabla 81: Opciones de disponibilidad de la ficha Outlook® Connector
165
Tabla 82: Requisitos de software de GFI MailArchiver Outlook Connector
166
Tabla 83: Requisitos de hardware de GFI MailArchiver Outlook Connector
166
Tabla 84: Requisitos de software de GFI MailArchiver Outlook Addon
174
Tabla 85: Requisitos de hardware de GFI MailArchiver Outlook Addon
175
Tabla 86: Opciones de disponibilidad de la ficha Outlook® Connector
177
Tabla 87: Configuración de la dirección del servidor de Outlook® Addon
182
Tabla 88: Acciones que realizar en los mensajes de correo electrónico locales
183
Tabla 89: Método de autenticación de Outlook Addon
184
Tabla 90: Opciones de archivado de Outlook Addon
184
Tabla 91: Criterios de búsqueda en la exportación de mensajes de correo electrónico
226
Tabla 92: Opciones de exportación de correo electrónico
229
Tabla 93: Problemas en la instalación
233
Tabla 94: Problemas generales
234
Tabla 95: Problemas de importación o exportación
238
Tabla 96: Problemas de Outlook® Connector
240
Tabla 97: Escenario de implementación
303
Tabla 98: Orden de implementación
304
1 Acerca de GFI MailArchiver®
1.1 Introducción a GFI MailArchiver
GFI MailArchiver es una solución de archivado de correos electrónicos que puede archivar todos los
mensajes de correo electrónico, tanto internos como externos, en un Almacén de archivo central.
Posteriormente, podrá administrar fácilmente los almacenes de archivo de correo electrónico desde
la configuración basada en Web de GFI MailArchiver. También puede permitir que los usuarios
naveguen y busquen mensajes de correo electrónico antiguos a través del explorador basado en Web y
una interfaz de búsqueda. GFI MailArchiver además se puede integrar con Microsoft Outlook®.
1.2 ¿Cómo funciona GFI MailArchiver?
Las operaciones de GFI MailArchiver se pueden clasificar en tres fases, como se describe a
continuación.
Figura 1: Diagrama de una instalación típica de GFI MailArchiver.
Fase 1: Recuperar correos electrónicos
GFI MailArchiver recupera mensajes de correo electrónico en función del método de archivado
configurado según lo descrito en la tabla siguiente:
MÉTODO DE ARCHIVADO
DESCRIPCIÓN
Archivado automático
(registro en diario)
GFI MailArchiver recopila mensajes de correo electrónico del buzón de registro en
diario de Microsoft® Exchange Server.
GFI MailArchiver
1 Acerca de GFI MailArchiver® | 17
MÉTODO DE ARCHIVADO
DESCRIPCIÓN
Archivado manual
GFI MailArchiver recibe mensajes de correo electrónico archivados manualmente
desde GFI MailArchiver Outlook Addon.
NOTA
Para obtener más información, consulte Configuración de método de archivado
(página 101).
Si lo desea, los mensajes de correo electrónico también se pueden importar a GFI MailArchiver
mediante Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Para obtener más información, consulte
Importación y exportación de mensajes de correo electrónico (página 194).
Fase 2: Archivar correos electrónicos
GFI MailArchiver almacena mensajes de correo electrónico recopilados en Almacenes de archivo
creados automáticamente en función de los parámetros de la Configuración de Almacén de archivo
nuevo. Los mensajes de correo electrónico se archivan en función de la fecha de envío. Si un Almacén
de archivo no existe para el período que coincide con la fecha del mensaje de correo electrónico, se
crea automáticamente un nuevo Almacén de archivo. Para obtener más información, consulte
Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 122).
NOTA
Cuando se ha seleccionado el método de archivado basado en reglas, GFI MailArchiver
solo archiva mensajes de correo electrónico que coinciden con los criterios
especificados en las reglas de archivado configuradas. Para obtener más información,
consulte Configuración de reglas de archivado (página 108).
Fase 3: Examinar mensajes de correo electrónico archivados
Los usuarios pueden explorar y buscar correos electrónicos archivados a través de la interfaz web de
GFI MailArchiver o desde Microsoft Outlook® utilizando GFI MailArchiver Outlook Connector.
1.3 Licencias de GFI MailArchiver
Para obtener información acerca de las licencias de GFI MailArchiver, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Licensing
1.3.1 Términos y convenciones que se usan en este manual
Tabla 1: Términos y convenciones que se usan en este manual
Término
Descripción
Información adicional y referencias esenciales para la operación de GFI MailArchiver.
Notificaciones y precauciones importantes sobre los problemas comunes que pueden surgir.
>
Instrucciones de navegación paso a paso para acceder a una función concreta.
Texto en
negrita
Elementos que se seleccionan, como nodos, opciones de menú o botones de comando.
Texto en
cursiva
Parámetros y valores que debe sustituir por los valores aplicables, como rutas de acceso personalizadas
y nombres de archivo.
Código
Indica los valores de texto que se escriben, como comandos y direcciones.
GFI MailArchiver
1 Acerca de GFI MailArchiver® | 18
1.4 Colabora con los cumplimientos legales
Asegúrese de que, al habilitar el método de archivado basado en reglas o la característica Eliminación
de mensajes, no incumple las directivas de la empresa ni la legislación o las normativas relacionadas
con el almacenamiento de mensajes de correo electrónico en la jurisdicción. Para obtener más
información, consulte los capítulos Configuración de reglas de archivado y Eliminación de mensajes.
GFI MailArchiver
1 Acerca de GFI MailArchiver® | 19
2 Instalación de GFI MailArchiver
La instalación de GFI MailArchiver es un proceso de dos pasos:
1. Ejecute el instalador de GFI MailArchiver para instalar GFI MailArchiver y los requisitos previos que
falten.
2. Siga el Asistente postinstalación de GFI MailArchiver para configurar GFI MailArchiver y su entorno
operativo.
2.1 Requisitos del sistema
En esta sección también se describen los requisitos de software y hardware, y la configuración
relacionada para garantizar que GFI MailArchiver se implementa correctamente.
Requisitos de software:
Sistemas operativos compatibles
Servidores de correo compatibles
Bases de datos compatibles
Otros componentes necesarios
Requisitos de hardware:
Procesador
Memoria
Almacenamiento físico
Configuración importante:
Software antivirus y para copias de seguridad
Configuración del puerto del cortafuegos
Configuración de base de datos
Configuración de ASP.NET ®
NOTA
Las especificaciones de software y hardware recomendadas dependen del número de
usuarios, configuración habilitada, flujo de correo y tamaños de los mensajes.
2.1.1 Requisitos de software
Sistemas operativos compatibles
GFI MailArchiver se puede instalar en todos los sistemas operativos que se muestran a continuación:
Tabla 2: Sistemas operativos compatibles
VERSIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO
SISTEMA OPERATIVO COMPATIBLE
32 BITS
Windows® SBS 2003 y SBS 2011
Windows® 2003 Standard y Enterprise
Windows® 2008 Standard y Enterprise
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 20
VERSIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO
SISTEMA OPERATIVO COMPATIBLE
64 BITS
Windows® SBS 2008 Standard y SBS 2011
Windows® 2003 Standard y Enterprise
Entornos Windows® 2008 Standard, Enterprise, Datacentre y Hyper-V®
Entornos Windows® Server 2008 R2 Enterprise y Hyper-V®
Windows® Server 2012
NOTA
El servidor en el que se instala GFI MailArchiver debe tener acceso a Active Directory®.
Servidores de correo compatibles
Microsoft® Exchange Server 2003 o posterior.
Servidores de correo compatibles con IMAP (con una característica similar al registro en diario)
Bases de datos compatibles
GFI MailArchiver admite los back-ends de bases de datos que se indican a continuación:
Tabla 3: Bases de datos compatibles
BASE DE DATOS COMPATIBLE
DESCRIPCIÓN
Firebird
Una base de datos de código abierto que se usa con fines de
evaluación agrupada con GFI MailArchiver. Se recomienda
únicamente con fines de evaluación para organizaciones con
menos de 50 usuarios de correo electrónico y con un flujo
medio de hasta 2.500 correos diarios.
SQL Server® 2005 o posterior
(incluidas las ediciones de Server® Express)
Se recomienda para todas las organizaciones. No se incluye en
la instalación de GFI MailArchiver y es preciso instalarlo como
un proceso independiente.
Otros componentes necesarios
Tabla 4: Otros componentes compatibles
OTROS COMPONENTES
Microsoft .NET® Framework 4.0 o 4.5
Acceso a Microsoft® Active Directory
ASP.NET® 4.0
Servicios de Internet Information Server (IIS®) 6.0 o posterior: servicios SMTP y World Wide Web
Internet Explorer® 8 o posterior, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari®
Microsoft® Data Access Components (MDAC) 2.6 o posterior
Microsoft® Exchange Server MAPI Client and Collaboration Data Objects 1.2.1: necesario (a menos que Outlook® 2003 de
32 bits o posterior esté instalado o bien a menos que GFI MailArchiver esté instalado con Microsoft® Exchange Server
2003). Descárguelo de: http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=6248
NOTA
La resolución de pantalla mínima que se admite es 1024 x 768.
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 21
IMPORTANTE
Después de instalar Microsoft .NET ® Framework 4.0 o 4.5 reinicie el equipo.
2.1.2 Requisitos de hardware
Procesador
Tabla 5: Procesadores mínimo y recomendado
REQUISITO
DESCRIPCIÓN
Mínimo
Procesador Intel Pentium o compatible a 2 GHz de 32 bits.
Recomendado
Servidor basado en arquitectura x64 con arquitectura Intel 64 o plataforma
AMD64.
Memoria
Tabla 6: Requisitos de memoria
REQUISITO
DESCRIPCIÓN
Mínimo
1 GB de RAM (dedicada a GFI MailArchiver)
Recomendado
3 GB de RAM (dedicada a GFI MailArchiver)
Almacenamiento físico
Tabla 7: Requisitos de almacenamiento físico
REQUISITO
DESCRIPCIÓN
Mínimo
400 MB de espacio en disco físico (NTFS) para la instalación de GFI
MailArchiver. Se requiere más espacio para la base de datos (Firebird o
Microsoft® SQL Server). El espacio de almacenamiento depende del volumen
de correo que se archive.
Recomendado
Servidor con 4 unidades físicas, con capacidad para aumentar el espacio de
almacenamiento a petición cuando sea necesario. Para obtener más
información sobre cómo configurar bases de datos, consulte el apartado
Configuración de base de datos de este capítulo.
NOTA
Se recomienda encarecidamente almacenar las bases de datos y los archivos de Índices
en discos duros independientes del tamaño adecuado. Se recomienda encarecidamente
usar discos duros SAS.
2.1.3 Configuración importante
Software antivirus y para copias de seguridad
El software antivirus y para copias de seguridad puede provocar que GFI MailArchiver no funcione
correctamente. Esto sucede cuando dicho software deniega el acceso a ciertos archivos que GFI
MailArchiver necesita.
En la función de examen del software antivirus y para copias de seguridad de terceros deshabilite las
siguientes carpetas y subcarpetas:
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 22
Tabla 8: Carpetas que se excluyen de la exploración del antivirus
CARPETAS DE GFI MailArchiver
<Carpeta de instalación de GFI MailArchiver> y subcarpetas.
<..\Archivos de programa\Archivos comunes\GFI>
Excluya también las ubicaciones del Índice y del Almacén de archivo de los exámenes del antivirus y
de las copias de seguridad. Las ubicaciones predeterminadas del Índice y del Almacén de archivo son:
Tabla 9: Ubicaciones que se excluyen de la exploración del antivirus
UBICACIONES PREDETERMINADAS DEL ÍNDICE Y DEL ALMACÉN DE ARCHIVO DE GFI MailArchiver
<Carpeta de instalación de GFI MailArchiver>\Indexes\default
<Carpeta de instalación de GFI MailArchiver>\Databases\default\>
NOTA
Tras instalar GFI MailArchiver es posible cambiar las ubicaciones del índice y del
Almacén de archivo. Para obtener información, consulte los apartados Configurar
Almacenes de archivo y Configurar índices de búsqueda de este manual.
Configuración del puerto del cortafuegos
Configure el cortafuegos para permitir conexiones desde el servidor de GFI MailArchiver en los
siguientes puertos:
Tabla 10: Puertos de escucha del servidor de GFI MailArchiver
PUERTO
DESCRIPCIÓN
Remoto (puertos
8014, 8017, 8018,
8019, 8020 y 8022)
Se usa para la comunicación entre los componentes de GFI MailArchiver cuando se instalan en
una configuración basada en roles. Asegúrese de que estos puertos están abiertos únicamente
cuando el servidor esté instalado en un entorno distribuido.
Use la utilidad de cambio de puerto para cambiar fácilmente los números de los puertos remotos.
Para obtener más información, consulte Apéndice 3: uso de la herramienta para cambiar puertos
(página 306).
Conexiones establecidas desde el servidor de GFI MailArchiver
Tabla 11: Puertos que usa GFI MailArchiver
PUERT- DESCRIPCIÓN
O
PROTOCOLO
25
GFI MailArchiver lo usa cuando hay que restaurar un correo electrónico al buzón de un usuario o
cuando hay que enviar una notificación al Administrador de GFI MailArchiver.
SMTP
80
Lo usan la interfaz de usuario y los servicios web de GFI MailArchiver.
HTTP
135
Habilite este puerto cuando GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que Microsoft®
Exchange Server y se ha configurado para que use ExOLEDB para recuperar correos electrónicos.
MAPI/RPC
143
Habilite este puerto para recuperar correos electrónicos cuando GFI MailArchiver no está instalado
en el mismo servidor que Microsoft® Exchange Server.
IMAP
1443
Habilite este puerto cuando GFI MailArchiver está configurado para archivar mensajes de correo
electrónico en una base de datos SQL Server®.
Microsoft SQL
Server
®
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 23
PUERT- DESCRIPCIÓN
O
PROTOCOLO
3268
Se usa para las conexiones que se realizan del servidor de GFI MailArchiver al controlador de dominio
que almacena el Catálogo global de Microsoft®.
Microsoft
Global
Catalog
8096 a
8099
Habilite estos puertos cuando utilice GFI PST Exporter para comunicarse con GFI MailArchiver al
exportar datos de los equipos en red.
<Opcional>
44143
Puerto predeterminado asignado al servicio IMAP de GFI MailArchiver. El servicio IMAP permite a los
usuarios acceder a mensajes de correo electrónico archivados desde clientes de correo de terceros
como Thunderbird, Microsoft Outlook®, Apple Mail, Android, iOS y otros.
IMAP
Configuración de base de datos
GFI MailArchiver requiere que se instale SQL Server® (si se usa como base de datos para archivar) en
modo de no distinción entre mayúsculas y minúsculas. Ésta es la configuración de instalación
predeterminada de SQL Server®. Los modos de intercalación de SQL Server® se aplican a todos los
objetos de SQL Server®, incluyendo los nombres de inicio de sesión. Si un usuario cambia el nombre de
una propiedad y no coinciden EXACTAMENTE las mayúsculas y minúsculas, se producirá un error en
GFI MailArchiver, ya que no encontrará los recursos necesarios.
Una vez instalado, el modo de intercalación de SQL Server® no se cambia con facilidad. Exige que se
reconstruya la base de datos maestra utilizando herramientas o métodos avanzados de Microsoft®
SQL. La mejor solución es instalar otra instancia de SQL Server® (configurada para operar en modo de
intercalación que no diferencia mayúsculas de minúsculas).
IMPORTANTE
Asegúrese de que SQL Server® se instala en modo de no distinción entre mayúsculas y
minúsculas si SQL Server® se usa como base de datos para archivar.
Configuración de ASP.NET®
Registre y habilite ASP.NET ® con IIS® para que GFI MailArchiver funcione.
Registrar ASP.NET® con IIS®
Si Microsoft® .NET Framework se instala después de que se instale IIS, éste se registra
automáticamente. De lo contrario, registre ASP.NET ® con IIS® siguiendo estos pasos:
1. En el símbolo del sistema, desplácese hasta:
<DirectorioWindows>\Microsoft.NET\Framework\<v4.0.xxxxx>\
NOTA
Reemplace <v4.0.xxxxx> por el nombre de la carpeta del número de versión de
Microsoft® .NET Framework.
Por ejemplo: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 24
Captura de pantalla 1: Registro de ASP.NET con IIS
2. Escriba aspnet_regiis.exe -i y pulse Intro.
Habilitar ASP.NET® desde IIS®
NOTA
Asegúrese de que el Administrador de Internet Information Services (IIS®) permite
ASP.NET ®.
IIS 6
1. Vaya a Panel de control > Herramientas administrativas > Administrador de Internet
Information Services (IIS).
2. Expanda el nodo del equipo local y seleccione Extensiones de servicio web.
3. En el panel derecho, haga clic con el botón secundario en ASP.NET v4.0.xxxxx y seleccione
Permitir.
IIS 7
1. Vaya a Panel de control > Herramientas administrativas > Administrador de Internet
Information Services (IIS).
2. Seleccione el nodo del equipo local y en el panel Vista Características, inicie Restricciones de ISAPI
y CGI.
3. En el panel Vista Características, haga clic con el botón secundario en ASP.NET v4.0.xxxxx y
seleccione Permitir.
2.2 ¿Dónde se debe instalar GFI MailArchiver?
Instale GFI MailArchiver en cualquier equipo que cumpla los requisitos del sistema y que forme parte
de un dominio de Active Directory®. Antes de continuar con la instalación, tenga en cuenta los
detalles que se enumeran a continuación:
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 25
Tabla 12: Consideraciones sobre la instalación
CONSIDERACIÓN
DESCRIPCIÓN
Volumen de correo
electrónico de los
servidores
La instalación de GFI MailArchiver en un servidor de correo en el que un alto volumen de
correos electrónicos recibidos y enviados pondrán invariablemente más carga en los recursos
del servidor. Esto puede provocar que estos servidores dejen de responder y no procesen el
correo de manera puntual.
Especificaciones de
hardware y software
de los servidores
Se debe considerar que las especificaciones de hardware y software que aparecen en el
apartado Requisitos del sistema anterior están por encima de los requisitos de otro software
instalado en el mismo servidor. Los servidores que se acerquen a su capacidad, en términos de
recursos, no se deben usar para instalar GFI MailArchiver.
Se necesita archivar
correo electrónico
de varios orígenes
concurrentemente
La instalación de GFI MailArchiver en un servidor al que no se ha concedido acceso a varios
orígenes crea un problema en los esfuerzos de centralización del archivado de datos de los
correos electrónicos.
Si se considera que todos los detalles anteriores no son problemas importantes, puede plantearse
la instalación de GFI MailArchiver en el servidor de correo.
Por ejemplo:
Si necesita archivar correo electrónico de un servidor con Microsoft® Exchange Server y
dicho servidor gestiona el flujo de correo electrónico de la red y, aun así, le sobra
capacidad de procesamiento, puede plantearse la posibilidad de instalar GFI MailArchiver
directamente en el equipo con Microsoft® Exchange Server.
Si desea archivar correo electrónico de varios servidores con Microsoft® Exchange Server que
usan IMAP, es aconsejable que instale GFI MailArchiver en un servidor independiente.
GFI MailArchiver no necesita una máquina dedicada cuando no se instala en el servidor de correo.
2.2.1 Preparación del buzón de diario
Un buzón de registro en diario es un buzón donde se almacenan copias de los mensajes de correo
electrónico enviados o recibidos por los usuarios. Permite la grabación del correo electrónico de una
organización con un coste mínimo de rendimiento. GFI MailArchiver usa el registro en diario de
Microsoft® Exchange Server para centralizar todos los correos electrónicos que se archivan en un solo
buzón.
IMPORTANTE
Si el registro en diario no se configura correctamente, el archivado de correos
electrónicos NO funcionará.
2.2.2 Preparación del buzón de diario en Microsoft® Exchange Server 2003
Para configurar un buzón de registro en diario de Microsoft® Exchange Server para su uso en GFI
MailArchiver, es necesario crear un nuevo buzón de diario y configurar Microsoft Exchange para que
archive los correos electrónicos en el buzón de diario. También debe indicar si va a registrar sólo la
información de CCO o toda la información de encabezado.
Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar un buzón de registro en diario en
Microsoft® Exchange Server 2003 para su uso con GFI MailArchiver, consulte Crear un buzón de diario
en Microsoft Exchange Server 2000/2003 en el Apéndice 1.
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 26
2.2.3 Preparación del buzón de diario en Microsoft® Exchange Server 2007/2010
Microsoft® Exchange Server 2007 y Microsoft® Exchange Server 2010 admiten dos tipos de registros en
diario:
Registro en diario estándar: esta función habilita la configuración de un Almacén de buzones que
permite el registro del correo electrónico de una organización. GFI MailArchiver puede usar el
registro en diario de Microsoft® Exchange Server para centralizar todos los mensajes de correo
electrónico que se van a archivar en un solo buzón para su archivado. Este tipo de registro en
diario también se denomina registro en diario de base de datos por buzón.
Registro en diario premium: Sólo está disponible con la licencia de acceso de cliente Enterprise
de Microsoft® Exchange Server. Permite a un administrador configurar reglas de registro en diario
personalizadas, tales como Archivar sólo correos electrónicos entrantes, Archivar sólo correos
electrónicos salientes o Archivar correos electrónicos de un grupo concreto. El registro en diario
también se denomina registro en diario por destinatario.
GFI MailArchiver utiliza este tipo de registro en diario mediante la detección y presentación de estas
reglas en el Asistente de configuración de orígenes de datos.
Elección del método de registro en diario
Elija el registro en diario estándar para archivar todos los mensajes de correo electrónico
(entrantes y salientes) de todos los usuarios de la organización.
Elija registro en diario premium si desea tener más control sobre los correos electrónicos que se
van a archivar (p.ej. sólo los de ciertos usuarios o sólo los entrantes o los salientes).
NOTA
El registro en diario premium requiere una licencia de acceso de cliente Enterprise de
Microsoft® Exchange.
Habilitación del registro en diario para Microsoft® Exchange Server 2007 o Microsoft®
Exchange Server 2010
Para las instalaciones anteriores al Service Pack 2 de Microsoft® Exchange Server 2007, el buzón de
diario debe crearse siguiendo las instrucciones de los apartados Creación de un buzón de registro en
diario en Microsoft Exchange Server 2007 o Crear un buzón de diario en Microsoft Exchange Server
2010 de esta guía. Las instalaciones que ejecutan Microsoft® Exchange Server 2007 SP2 o Microsoft®
Exchange Server 2010 pueden:
Utilizar el Asistente de postinstalación de GFI MailArchiver para crear automáticamente el buzón
de registro en diario necesario, o bien
Siga las instrucciones del Apéndice 1 de esta guía.
2.3 Elección y preparación de una base de datos
Como solución de archivado, GFI MailArchiver depende mucho de la configuración de la
infraestructura de la base de datos para ofrecer un alto rendimiento en procesos de archivado y
recuperación.
Las siguientes secciones le ayudarán a conocer mejor las siguientes opciones:
Elección del tipo de base de datos
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 27
Base de datos de GFI MailArchiver (con fines de evaluación)
Microsoft SQL Server Express (recomendado)
Microsoft SQL Server
NOTA
Se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft® SQL Server Express o Microsoft® SQL
Server como base de datos. La base de datos de Firebird incluida en la instalación de
GFI MailArchiver está destinada exclusivamente a fines de evaluación.
2.3.1 Elección del tipo de base de datos
GFI MailArchiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones
de hardware. La siguiente tabla muestra las configuraciones recomendadas típicas. Estas directrices y
configuraciones pueden variar en función de la actividad del usuario y del flujo de correo electrónico
diario.
Tabla 13: Elección del tipo de base de datos
NÚMERO DE BUZONES QUE SE ARCHIVAN
TIPO DE BASE DE
DATOS RECOMENDADA
50 buzones, o menos
SÓLO evaluación
Base de datos de GFI
MailArchiver
DESCRIPCIÓN DONDE SE
ALMACENA CADA
COMPONENTE
Encabezados de
correos electrónicos
– Base de datos
Firebird
Metadatos – Base de
datos Firebird
Datos de correos
electrónicos – En
disco
Flujo medio de correo de 100 buzones, o menos, de hasta
6.000 mensajes de correo electrónico diarios
SQL Server® Express
con almacenamiento
de archivos
Encabezados de
correo electrónico:
SQL Server® Express
Metadatos: SQL
Server® Express
Datos de correos
electrónicos – En
disco
50 buzones, o más
Flujo medio superior a 8.000 correos diarios
SQL Server®
Encabezados de
correo electrónico:
SQL Server®
Metadatos: SQL
Server®
Datos de correo
electrónico: SQL
Server®
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 28
NÚMERO DE BUZONES QUE SE ARCHIVAN
TIPO DE BASE DE
DATOS RECOMENDADA
Más de 500 buzones
Flujo medio superior a 8.000 correos diarios
SQL Server® con
almacenamiento de
archivos
DESCRIPCIÓN DONDE SE
ALMACENA CADA
COMPONENTE
Encabezados de
correo electrónico:
SQL Server®
Metadatos: SQL
Server®
Datos de correos
electrónicos – En
disco
NOTA
Los metadatos de los correos electrónicos ofrecen la información relativa a los correos
electrónicos archivados en GFI MailArchiver.
NOTA
Se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft® SQL Server Express o Microsoft® SQL
Server como base de datos. La base de datos de Firebird incluida en la instalación de
GFI MailArchiver está destinada exclusivamente a fines de evaluación.
2.3.2 Uso de la base de datos de GFI MailArchiver
GFI MailArchiver se comercializa con una base de datos de Firebird recomendada para fines de
evaluación.
NOTA
Asegúrese de que el tamaño de las bases de datos de Firebird no supera en ningún caso
los 2 GB.
Para minimizar los potenciales problemas de rendimiento, se recomienda encarecidamente la
siguiente configuración cuando se use la base de datos Firebird:
HDD físico 1: instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver.
HDD físico 2: almacén de datos de base de datos de Firebird.
HDD físico 3: índices de base de datos de correo.
La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco
duro física, lo que mejora el rendimiento.
IMPORTANTE
Si no se siguen las recomendaciones anteriores, el rendimiento puede reducirse
considerablemente.
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 29
NOTA
La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los
correos se archivan en SQL Server®. No se admite Microsoft® SQL Server con la opción
de almacenamiento de archivos.
2.3.3 Uso de SQL Server® Express
SQL Server® Express se recomienda para las organizaciones de tamaño medio (aproximadamente de
entre 1 y 100 usuarios de correo electrónico) con un flujo medio de hasta 6.000 correos electrónicos
diarios
Ésta es la configuración recomendada si GFI MailArchiver usa una base de datos SQL Server® Express
2000/2005/2008:
HDD físico 1: Instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver.
HDD físico 2: Archivo de datos de Microsoft® SQL Server (.mdf).
HDD físico 3: Archivo de registro de Microsoft® SQL Server (.ldf)
HDD físico 4: índices de base de datos de correo.
Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le
corresponde. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma
unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento.
NOTA
La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los
correos se archivan en SQL Server®. No se admite Microsoft® SQL Server con la opción
de almacenamiento de archivos.
No obstante, hay varias limitaciones de SQL Server® Express que se deben tener en cuenta:
El tamaño de la base de datos tiene un límite de 4 GB (10 GB en SQL Server® Express 2008 R2)
Usa sólo 1 CPU.
Usa un máximo de 1 GB de RAM.
Por consiguiente, se recomienda encarecidamente que:
Tabla 14: Limitaciones de Microsoft SQL Server
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
SQL Server Express y el sistema de
archivos se usan como base de datos
back-end.
Este método usa SQL Server® Express como base de datos back-end y una
ubicación separada (no una base de datos) para los archivos fuente binarios. Así
se ahorra el espacio que SQL Server® Express requiere para archivar.
Para obtener más información sobre los Almacenes de archivo, consulte el
Manual de administración y configuración de GFI MailArchiver (que se instala
con GFI MailArchiver).
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 30
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Habilitar la función ‘Utilizar un
Almacén de archivo nuevo cuando
esté lleno’ en Administración de
Almacenes de archivo.
Esta función indica a GFI MailArchiver que cambie automáticamente de base de
datos cuando se alcance el límite de 4 GB de SQL Server® Express. Esta función
requiere que los almacenes de archivos estén basados en SQL y en el sistema
de archivos.
Para obtener más información sobre la función Utilizar un Almacén de archivo
nuevo cuando esté lleno en Administración de Almacenes de archivo, consulte
el Manual de administración y configuración de GFI MailArchiver (que se instala
con GFI MailArchiver)
NOTA
Después del primer mes de archivado, anote el tamaño del archivo de datos de la base
de datos. Con este valor, calcule el tamaño que tendrá la base de datos de archivo
cuando transcurran seis meses, por ejemplo. Si calcula que la base de datos de archivos
será mayor que 20 GB, debería plantearse la posibilidad de configurar la función de
administración de Almacenes de archivo de GFI MailArchiver.
2.3.4 Uso de Microsoft® SQL Server
Microsoft® SQL Server se recomienda para organizaciones grandes (más de 100 usuarios de correo
electrónico) donde se necesita archivar un gran volumen de correos electrónicos (más de 6.000 al
día). Para las organizaciones que deben archivar los correos de más de 500 usuarios (o más de 8.000
correos electrónicos al día), se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft® SQL Server con la
opción de almacenamiento de archivos. De esta manera, aumenta considerablemente la capacidad de
archivado de GFI MailArchiver.
NOTA
La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los
correos se archivan en Microsoft® SQL Server. No se admite Microsoft® SQL Server con la
opción de almacenamiento de archivos.
Ésta es la configuración recomendada si GFI MailArchiver usa una base de datos Microsoft® SQL Server
2000/2005/2008:
HDD físico 1: instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver.
HDD físico 2: Archivo de datos de Microsoft® SQL Server (.mdf).
HDD físico 3: Archivo de registro de Microsoft® SQL Server (.ldf)
HDD físico 4: índices de base de datos de correo.
Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le
corresponde. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma
unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento.
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 31
NOTA
Después del primer mes de archivado, anote el tamaño del archivo de datos de la base
de datos. Con este valor, calcule el tamaño que tendrá la base de datos de archivo
cuando transcurran seis meses, por ejemplo. Si calcula que la base de datos de archivos
será mayor que 20 GB, debería plantearse la posibilidad de configurar la función de
administración de Almacenes de archivo de GFI MailArchiver.
IMPORTANTE
Configurar Microsoft® SQL Server para que use el modo Autenticación mixta para su uso
con GFI MailArchiver.
Para cambiar al modo Autenticación mixta:
1. Haga clic con el botón secundario en el nodo SQL Server > Propiedades del Administrador
corporativo.
2. Acceda a la ficha Seguridad y seleccione SQL Server y Windows en Autenticación.
3. Guarde la configuración.
2.4 Antes de la instalación
1. Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de
administrador.
2. Guarde los trabajos pendientes y cierre todas las aplicaciones del equipo.
3. Compruebe que el equipo en el que está instalando GFI MailArchiver cumple los requisitos del
sistema y de hardware especificados anteriormente en este manual.
4. Compruebe el rol de Microsoft® Exchange Server:
GFI MailArchiver no se puede instalar en el rol de Microsoft® Exchange Server 2007/2010
perimetral, ya que dicho servidor se suele implementar en una DMZ con ADAM (Active Directory®
Application Mode)/AD LDS (Lightweight Directory Services), en lugar de Active Directory.
Asegúrese de habilitar IMAP si la instalación se realiza en el rol de acceso de clientes de
Microsoft® Exchange Server 2007/2010.
2.5 Instalación de GFI MailArchiver
1. Haga doble clic en:
Mailarchiver.exe para instalar GFI MailArchiver en sistemas x86
Mailarchiver_x64.exe para instalar GFI MailArchiver en sistemas x64
2. En el cuadro de diálogo Elegir idioma de instalación, seleccione el idioma que desea usar en la
instalación y haga clic en Aceptar.
3. En la página de bienvenida, haga clic en Siguiente.
4. Si desea que GFI MailArchiver compruebe si hay alguna actualización más reciente que la que se
dispone a instalar, seleccione Comprobar si hay nuevas actualizaciones de GFI MailArchiver en el
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 32
sitio web de GFI y haga clic en Siguiente. De lo contrario, seleccione No comprobar si hay una
nueva actualización y haga clic en Siguiente.
NOTA
La comprobación de una nueva actualización requiere una conexión a Internet activa.
5. Lea el acuerdo de licencia y seleccione la opción Acepto los términos del acuerdo de licencia.
Haga clic en Siguiente para continuar.
6. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación de GFI MailArchiver en la carpeta
predeterminada. Si desea elegir una ubicación alternativa, haga clic en Cambiar y seleccione una
ruta de instalación alternativa.
Captura de pantalla 2: Especificar el sitio web y el alias del directorio virtual de la nueva aplicación
7. Si desea modificar los valores predeterminados para el sitio Web y el alias del directorio virtual,
hágalo en los campos Sitio Web: y Alias del directorio virtual:. Estos valores definen la URL que se
utiliza para acceder a GFI MailArchiver. Haga clic en Siguiente.
8. Para instalar GFI MailArchiver, haga clic en Instalar.
9. Al terminar, haga clic en Finalizar para cerrar el asistente de instalación.
GFI MailArchiver
2 Instalación de GFI MailArchiver | 33
3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver
Una vez que GFI MailArchiver se ha instalado correctamente, se muestra la pantalla Enhorabuena.
Haga clic en Configurar para instalar el asistente postinstalación que sirve de ayuda en la
configuración de GFI MailArchiver.
Captura de pantalla 3: Pantalla de inicio del Asistente de postinstalación
El Asistente de postinstalación le ayudará a realizar las siguientes acciones:
Tabla 15: Tareas posteriores a la instalación
TAREA
DESCRIPCIÓN
Introducir una clave de licencia válida: se necesita una clave de licencia válida para utilizar GFI MailArchiver
una vez instalado el producto. Utilice la clave de licencia adquirida o introduzca una clave de usuario de
evaluación si está evaluando GFI MailArchiver. Se puede solicitar una clave de usuario de evaluación en
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm.
Configurar Almacén de archivo: configure un Almacén de archivo que define propiedades como el nombre, el
tipo de base de datos y las ubicaciones de índices. GFI MailArchiver utiliza esta configuración como plantilla
para crear nuevos Almacenes de archivo.
Seleccionar un método de archivado: el método de archivado define cómo Microsoft® Exchange Server archiva
mensajes de correo electrónico en Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Elija el método de archivado
que prefiera de las opciones disponibles.
Haga clic en Siguiente para configurar GFI MailArchiver para su primer uso.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 34
3.1 Configuración de licencia
En la pantalla Configuración de licencia, escriba la clave de licencia obtenida al adquirir el producto
GFI MailArchiver. Haga clic en Verificar clave de licencia y, a continuación, en Siguiente para
continuar.
NOTA
Para evaluar GFI MailArchiver, solicite una clave de evaluación gratuita de GFI Software
Ltdhttp://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm.
3.2 Configurar Almacén de archivo
En GFI MailArchiver, los Almacenes de archivo se pueden describir como los contenedores que
contienen los correos electrónicos archivados. Los Almacenes de archivo constan de varios
componentes, como:
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos
de los correos electrónicos
Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico
Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo
electrónico.
Los Almacenes de archivo se crean en función de un perfil de Almacén de archivo que define detalles
como el nombre del Almacén de archivo, el tipo de bases de datos y las ubicaciones de archivos de
bases de datos, archivos de correo electrónico e índices. Utilice el Asistente de Almacén de archivo
para crear la configuración de Almacén de archivo que se utilizará como plantilla para crear
automáticamente Almacenes de archivo futuros.
Para activar el Asistente de Almacén de archivo manualmente:
1. En la ficha Configuración, seleccione > Almacenes de archivo.
2. En la ventana Almacenes de archivo, haga clic en Configuración de Almacén de archivo nuevo.
3. (Opcional) Para deshabilitar la exploración y la búsqueda de funciones en los Almacenes de archivo,
desactive Permitir a los usuarios ver y buscar en este Almacén de archivos (habilitado de forma
predeterminada). Haga clic en Siguiente para continuar.
4. (Opcional) Haga clic en Opciones avanzadas para editar el patrón de nombres de los Almacenes de
archivo nuevos. Seleccione una opción de la lista predefinida, o bien seleccione Patrón personalizado
para personalizar la convención de nomenclatura. Haga clic en Siguiente para continuar.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 35
Captura de pantalla 4: Asistente postinstalación (seleccionar tipo de base de datos).
5. Seleccione dónde se van a almacenar los mensajes de correo electrónico archivados. Las opciones
disponibles son:
Tabla 16: Opciones de almacenamiento de mensajes de correo electrónico archivados
TIPO DE BASE DE
DATOS
DESCRIPCIÓN
Microsoft SQL
Server con
almacenamiento
de archivos
Se recomienda si tiene más de 500 buzones para archivar o un flujo medio de correo superior a
8.000 correos diarios.
Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor SQL Server® para
almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que
especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos.
NOTA
Esta opción requiere una instalación de SQL Server®.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 36
TIPO DE BASE DE
DATOS
DESCRIPCIÓN
Microsoft SQL
Server
Se recomienda si tiene menos de 500 buzones para archivar, un flujo medio superior a 8.000
correos diarios o si necesita una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la base de
datos.
Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor SQL Server® para
almacenar tanto los encabezados/metadatos de los correos electrónicos como los datos de los
correos electrónicos.
NOTA
Esta opción requiere una instalación de SQL Server®.
SQL Server
Express con
almacenamiento
de archivos
Se recomienda si tiene menos de 100 buzones para archivar o un flujo medio de hasta 6.000 correos
electrónicos diarios.
Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use una base de datos SQL Server®
Express para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación
de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos.
NOTA
Esta opción requiere una instalación de SQL Server® Express. Se puede descargar de forma
gratuita desde el sitio web de Microsoft®.
Base de datos de
GFI MailArchiver
Se recomienda únicamente con fines de evaluación.
Seleccione esta opción para almacenar los encabezados/metadatos de todos los mensajes de
correo electrónico en una base de datos Firebird y los datos de los correos electrónicos en la
ubicación de disco que especifique.
NOTA
Esta opción NO requiere que se instale la base de datos Firebird. GFI MailArchiver creará
automáticamente una base de datos.
6. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
En este capítulo:
3.2.1 Configurar Almacén de archivo - Base de datos de GFI MailArchiver
37
3.2.2 Configurar Almacén de archivo: SQL Server®
39
3.2.1 Configurar Almacén de archivo - Base de datos de GFI MailArchiver
Si ha decidido utilizar una base de datos de GFI MailArchiver, recibirá orientación para crear la
Configuración de Almacén de archivo nuevo que GFI MailArchiver utiliza como plantilla para crear
nuevos Almacenes de archivo.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 37
Captura de pantalla 5: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones
1. Busque y seleccione las ubicaciones de los archivos de correo electrónico y base de datos y del
índice de búsqueda que se van a usar en la base de datos de GFI MailArchiver. Especifique también
todas las credenciales necesarias para acceder a las ubicaciones indicadas.
Tabla 17: Ubicaciones de archivos de Almacén de archivo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de archivo de base de datos
Define la ubicación en que se encontrará el archivo de la base de
datos Firebird. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la
ubicación en que se va a almacenar este archivo.
NOTA
No se permiten rutas de acceso UNC.
Ubicación de archivo de correo electrónico
Define la ubicación en que se encontrarán los archivos de datos de
los mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en
Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar
este archivo.
NOTA
Se permiten rutas de acceso UNC.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 38
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de índice de búsqueda
Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de
mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar…
para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo.
NOTA
Se permiten rutas de acceso UNC.
Usar el inicio de sesión y la contraseña
siguientes para acceder a la ruta de acceso a
UNC anterior
Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los
campos Inicio de sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se
escriben se usan para acceder a las rutas UNC seleccionadas.
2. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
3. Haga clic en Finalizar.
3.2.2 Configurar Almacén de archivo: SQL Server®
Si ha elegido usar Microsoft® SQL Server, Microsoft® SQL Server con almacenamiento de archivos o
SQL Server® Express con almacenamiento de archivos, ahora se le orientará para que configure un
Almacén de archivo nuevo.
NOTA
Asegúrese de que SQL Server® se ha instalado con autenticación en modo misto y que se
ha habilitado TCP IP.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 39
Captura de pantalla 6: Creación de Almacén de archivo: seleccionar base de datos
1. En la pantalla Detalles del servidor de la base de datos, elija un servidor SQL Server® de la lista de
servidores detectados automáticamente o bien especifique manualmente los detalles.
Tabla 18: Detalles del servidor de bases de datos
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Seleccione el servidor de bases de
datos que va a usar para almacenar
los correos electrónicos archivados.
Permite seleccionar un servidor SQL Server® en la lista de servidores
Microsoft® SQL Server detectados. Haga clic en Volver a comprobar para
volver a comprobar si algún servidor se ha conectado desde que se cargó la
página.
Especifique manualmente el servidor
de bases de datos que va a usar para
archivar los correos electrónicos.
Elija esta opción para omitir la lista de servidores Microsoft® SQL Server
detectados y especificar los detalles del servidor usado para el Almacén de
archivo.
2. Haga clic en Siguiente para continuar.
3. Si en la pantalla anterior ha elegido especificar de forma manual los detalles que se van a usar en
el almacenamiento de los mensajes de correo electrónico archivados, especifique el nombre de la
base de datos Microsoft® SQL Server en el campo Servidor de base de datos. Si se seleccionó un
servidor de bases de datos, continúe con el paso siguiente.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 40
4. Seleccione el método de autenticación utilizado para conectar con el servidor SQL Server®
seleccionado.
Tabla 19: Opciones de autenticación de Almacén de archivo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Autenticación de
Windows integrada
Utiliza las credenciales del usuario conectado en ese momento para acceder a SQL Server®.
No es necesario escribir un nombre de usuario y una contraseña.
Autenticación de
Microsoft SQL Server
Utiliza el nombre de usuario y la contraseña proporcionados en los campos Nombre de usuario
y Contraseña para acceder a SQL Server®.
5. Haga clic en Siguiente para continuar.
Captura de pantalla 7: Creación de Almacén de archivo: seleccionar la ubicación de los datos y del archivo de registro.
6. Proporcione las rutas de acceso para los datos (.mdf) y los archivos de registro (.ldf) de SQL
Server®. Si se ha seleccionado una base de datos existente, omita el paso siguiente.
Tabla 20: Opciones de ubicación de archivo de base de datos de Almacén de archivo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Utilice la ruta de acceso
predeterminada definida en el servidor
con Microsoft SQL Server
Indica a GFI MailArchiver que use las rutas de acceso predeterminadas
configuradas en SQL Server®. Desactive esta opción para configurar rutas de
acceso alternativas.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 41
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación del archivo de datos
Define la ubicación que usa GFI MailArchiver para almacenar archivos de
datos. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de
acceso.
Usar la misma ruta de acceso para el
archivo de datos y el de registro.
Indica a GFI MailArchiver que use la ruta de acceso del cuadro de texto
Ubicación de los datos y del archivo de registro como ubicación para el
archivo de registro.
Desactive esta opción para escribir una ubicación personalizada del archivo
de registro.
Ubicación del archivo de registro
Define la ubicación que usa GFI MailArchiver para almacenar los archivos de
registro. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de
acceso.
7. Haga clic en Siguiente para continuar.
Captura de pantalla 8: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones
8. Proporcione las ubicaciones requeridas de los archivos para el tipo de servidor SQL Server®
seleccionado.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 42
NOTA
Dependiendo del tipo de servidor SQL Server® elegido, algunas opciones no están
disponibles.
Por ejemplo, si se selecciona Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos, se deshabilitan
las opciones Ubicación de archivo de base de datos y Ubicación de archivo de correo electrónico.
Tabla 21: Opciones de ubicación de archivo de base de datos
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ubicación de archivo de correo
electrónico
Define la ubicación en que se encontrarán los datos de correo electrónico.
Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a
almacenar este archivo.
NOTA
Se permiten rutas de acceso UNC.
Ubicación de índice de búsqueda
Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes
de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la
ubicación en que se va a almacenar este archivo.
NOTA
Se permiten rutas de acceso UNC.
Usar el inicio de sesión y la
contraseña siguientes para acceder a
la ruta de acceso a UNC anterior
Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos
Inicio de sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriban se usarán
para acceder a las rutas UNC seleccionadas.
9. Haga clic en Siguiente para continuar.
IMPORTANTE
Para obtener más información, consulte Elección del tipo de base de datos (página 28).
10. Haga clic en Finalizar.
3.3 Configurar método de archivado
El método de archivado determina que mensajes de correo electrónico archiva GFI MailArchiver. Por
ejemplo, puede seleccionar Archivado automático (registro en diario) con Archivado basado en
reglas si desea archivar mensajes de correo electrónico basándose en reglas de archivado
configuradas.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 43
Captura de pantalla 9: Asistente postinstalación: elegir método de archivado
Para configurar el método de archivado:
1. En la ficha Configuración, seleccione Método de archivado.
2. Haga clic en Configurar método de archivado.
3. En la pantalla Asistente de configuración, seleccione una de las siguientes opciones o una
combinación de las mismas:
Tabla 22: Configurar método de archivado
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Archivado manual
Este método de archivado permite a los usuarios seleccionar manualmente los
mensajes de archivo de su cliente Microsoft Outlook® en GFI MailArchiver. Los usuarios
necesitan implementar GFI MailArchiver Outlook Addon para poder archivar mensajes
de correo electrónico manualmente. Para obtener más información, consulte
Configuración de archivado manual (página 173).
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 44
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Archivado automático
(registro en diario)
GFI MailArchiver usa el registro en diario de Microsoft® Exchange Server para
recuperar los correos electrónicos que se archivan en un solo buzón. Se necesita un
buzón de diario para utilizar el método Archivado automático (registro en diario). Se
configura un buzón de diario inicial con el Asistente postinstalación. Esto le permite
iniciar el archivado de mensajes de correo electrónico desde un servidor con
Microsoft® Exchange Server. Si el método Archivado automático (registro en diario)
está habilitado, seleccione una de las siguientes opciones:
Todos los mensajes de correo electrónico: seleccione esta opción para archivar
todos los mensajes de correo electrónico que pasan por los servidores de correo
configurados. Para obtener más información, consulte Administración de los
servidores de correo electrónico para archivar (página 103).
Archivado basado en reglas: archive mensajes de correo electrónico en función
de los criterios especificados en las reglas de archivado configuradas. Para
obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado (página
108).
4. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
3.3.1 Configuración de un buzón de registro en diario
El registro en diario es una función del servidor de correo que permite la grabación del correo
electrónico de una organización. Por medio del registro en diario de Microsoft® Exchange Server es
posible canalizar los datos de los correos electrónicos para archivar en un único buzón. Los correos
electrónicos se recuperan por GFI MailArchiver para su archivado.
Para Microsoft® Exchange Server 2007 y las versiones posteriores, GFI MailArchiver ofrece la
posibilidad de crear el Buzón de diario en Microsoft® Exchange Server a través del Asistente
postinstalación. Para configurar el registro en diario para Microsoft Exchange Server 2007, siga las
instrucciones de esta sección.
NOTA
Para obtener instrucciones sobre cómo instalar manualmente un buzón de diario para
sistemas con Microsoft® Exchange Server 2007 o cualquier versión posterior, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ConfiguringJournaling
Para instalaciones de Microsoft® Exchange Server 2003, cree un buzón de diario como se describe en
la sección Apéndice 1: Crear un buzón de diario manualmente.
IMPORTANTE
Si el registro en diario no se configura correctamente, el método de archivado de
correos electrónicos Archivado automático (registro en diario) NO funcionará.
1. En el Asistente de configuración que se abre después de crear el Perfil de Almacén de archivo,
haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 45
Captura de pantalla 10: Asistente de buzón de diario
2. Seleccione si desea crear automáticamente un nuevo buzón de diario o si desea especificar
manualmente todos los detalles del buzón de diario. El Asistente de configuración también puede
detectar los buzones de diario existentes y le ofrece la posibilidad de usarlos.
Tabla 23: Opciones de buzón de registro en diario
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Seleccionar un buzón de
diario en la lista de buzones
inferior.
Muestra una lista de los buzones de diario que ha detectado el Asistente de
configuración. Para usar el buzón seleccionado, seleccione esta opción y un buzón de
diario de la lista.
Dejar al asistente crear un
buzón de diario y usarlo para
iniciar el archivo de correos
electrónicos
Brinda la posibilidad de crear automáticamente un buzón de diario. Para crear el
buzón de diario, seleccione esta opción y un Microsoft® Exchange Server detectado.
Crear manualmente un buzón
de diario con este asistente
Ofrece la posibilidad de crear un buzón de diario, al mismo tiempo que proporciona
los detalles necesarios para crear dicho buzón. Dichos detalles incluyen la
especificación de un almacén de buzones, el método de conexión, los puertos usados
y las credenciales.
NOTA
Elija esta opción para configurar un buzón de diario en Microsoft® Exchange Server
2003.
3. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 46
4. Si ha seleccionado la opción Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el
archivo de correos electrónicos o Crear manualmente un buzón de diario con este asistente, se le
solicitará que escriba los detalles necesarios del buzón de diario. Si se ha seleccionado Seleccionar
un buzón de diario en la lista de buzones inferior, haga clic en Siguiente.
Las opciones disponibles son:
Tabla 24: Opciones de buzón de registro en diario nuevo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Servidor de correo
Muestra el nombre detectado del servidor de correo en el que reside el buzón de diario.
Conectarse por
medio de:
Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el
buzón de diario. Las opciones disponibles son:
ExOLEDB: sólo está disponible si GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que
Microsoft® Exchange Server 2003 o 2007.
IMAP: sólo está disponible si GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que
Microsoft® Exchange Server 2003 o 2007.
Exchange Web Services (EWS): sólo está disponible para Microsoft® Exchange Server 2007
SP1 o 2010.
Puerto IMAP
La opción sólo se muestra si se ha seleccionado IMAP como método de conexión. Define el puerto
IMAP utilizado para conectarse al servidor de correo.
Valor predeterminado: 143
Usar SSL
Define si se debe utilizar SSL (Capa de sockets seguros) para asegurar la conexión entre GFI
MailArchiver y el servidor de correo
Inicio de
sesión:/Contraseña:
Permite facilitar el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al
servidor de correo.
Buzón/carpeta
Define el buzón o carpeta predeterminados que se usan para registrar mensajes de correo
electrónico en el diario.
Valor predeterminado: Bandeja de entrada.
5. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
6. Haga clic en Finalizar para finalizar la configuración del buzón de diario.
3.4 Finalización de la configuración posterior a la instalación
Una vez que se cumplan los requisitos del Asistente postinstalación, puede empezar a usar GFI
MailArchiver para archivar mensajes de correo electrónico en Microsoft® Exchange Server.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 47
Captura de pantalla 11: El Asistente postinstalación finalizó correctamente
Confirme que la configuración de Licencias, Perfil de Almacén de archivo y Método de archivado se ha
marcado como finalizada y haga clic en Finalizar.
3.5 Comprobación de la configuración
En función del método de archivado elegido durante las tareas de postinstalación, pruebe la
configuración para asegurarse de que los mensajes de correo electrónico se archivan correctamente.
Prueba de archivado manual
1. Abra una instalación de Microsoft Outlook® en la que se haya implementado GFI MailArchiver
Outlook Addon.
NOTA
Para obtener más información, consulte Configuración de archivado manual (página
173).
2. Seleccione un mensaje de correo electrónico y haga clic en el botón Archivar.
3. En GFI MailArchiver, vaya a la ficha Archivar.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 48
4. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de
correo electrónico archivado utilizando GFI MailArchiver Outlook Addon se muestra en el panel
Conversación.
Prueba de archivado de archivado automático (registro en diario) de todos los mensajes de
correo electrónico
1. Cree un correo electrónico y envíelo a una dirección de correo electrónico que pertenezca a un
buzón que se está archivando.
2. En GFI MailArchiver, vaya a la ficha Archivar.
Captura de pantalla 12: Buscar correo electrónico
3. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de
correo electrónico archivado se muestra en el panel Conversación.
Prueba de archivado basado en reglas
1. Asegúrese de que se han configurado reglas de archivado. Para obtener más información, consulte
Configuración de reglas de archivado (página 108).
2. Cree un correo electrónico en función de los criterios configurados en las reglas de archivado y
envíelo a una dirección de correo electrónico válida.
3. En GFI MailArchiver, vaya a la ficha Archivar.
4. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de
correo electrónico archivado se muestra en el panel Conversación.
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 49
NOTA
Cuando constate que GFI MailArchiver almacena correctamente los mensajes de correo
electrónico, puede configurar las directivas de administración de buzones que quitan
correo electrónico del servidor de Microsoft Exchange. Para obtener más información,
consulte las siguientes secciones de la guía:
Eliminación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2003
Eliminación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2007
Eliminación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2010
Eliminación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2013
GFI MailArchiver
3 Asistente de postinstalación
GFI MailArchiver | 50
4 Actualización de versiones anteriores
4.1 Razones para realizar la actualización a GFI MailArchiver 2012
GFI MailArchiver 2012 incluye varias características nuevas cuyo fin es facilitar el almacenamiento de
correo electrónico, y que ello mejore la experiencia y el rendimiento del usuario. Y lo que es más
importante, esta edición incluye una configuración más sencilla del almacenamiento, ya que el
proceso de almacenamiento es completamente automático, lo que hace que sea más fácil de conocer
y administrar.
Otras características importantes de GFI MailArchiver 2012:
Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento al almacenamiento de correo electrónico
desde cualquier dispositivo (iPhone®, iPad®, Android™, etc.)
Almacenamiento de documentos críticos empresariales, además del correo electrónico (todos las
ventajas del almacenamiento de correo electrónico se han extendido a otros archivos
importantes).
Elección de cómo se realiza el almacenamiento utilizando el almacenamiento basado en reglas,
que permite el almacenamiento selectivo y la eliminación del correo electrónico almacenado.
Extracción de inteligencia empresarial de su archivo de correo electrónico (los informes de
MailInsights pueden ayudarle a identificar potenciales infracciones de seguridad, riesgos legales y
problemas de productividad mediante la extracción de datos clave del archivo de correo
electrónico). Los informes se pueden generar bajo demanda o de forma programada, y se pueden
enviar a su buzón de entrada regularmente).
4.1.1 ¿Qué ventajas ofrecen los nuevos Almacenes de archivo?
Una nueva funcionalidad de GFI MailArchiver crea automáticamente nuevos Almacenes de archivo, lo
que asegura que todos los mensajes de correo electrónico se clasifican correctamente en sus
Almacenes de archivo respectivos, lo que permite a los usuarios administrar y examinar mejor el
archivo de correo electrónico de una forma más organizada.
En cuanto un correo electrónico nuevo espera ser almacenado, GFI MailArchiver lo clasifica en función
de la fecha de recepción y lo asigna al Almacén de archivo respectivo. Si no se encuentran Almacenes
de archivo válidos, se crea basado en los ajustes del Almacén de archivo nuevo configurado con el
Asistente postinstalación. Un Almacén de archivo válido es aquél que no está marcado como Total o
De sólo lectura.
NOTA
Puede impedir que se almacene correo electrónico en un Almacén de archivo concreto.
Para ello, el Almacén de archivo se marcará como total y se creará un Almacén de
archivo nuevo cuando los mensajes de correo electrónico nuevos tengan que
almacenarse en un intervalo de fechas concreto. Para obtener más información,
consulte Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente (página 124).
Otra característica nueva relacionada con los Almacenes de archivo es la capacidad para definir un
patrón de nombres para los Almacenes de archivo nuevos. Este patrón garantiza la consistencia, crea
uniformidad y facilita el reconocimiento por parte de los usuarios cuando estén explorando sus
Almacenes de archivo.
GFI MailArchiver
4 Actualización de versiones anteriores | 51
4.2 Actualización de versiones anteriores a GFI MailArchiver 2012
Los Almacenes de archivo de las versiones anteriores de GFI MailArchiver se pueden actualizar y usar
en la nueva arquitectura. Cuando se lleva a cabo el procedimiento de actualización, GFI MailArchiver
2012 le solicita que actualice todos los Almacenes de archivo existentes. Esto es obligatorio para que
GFI MailArchiver detecte automáticamente un intervalo de fechas para cada Almacén de archivo. Una
vez que se realiza esta operación, todos los Almacenes de archivo tendrán sus intervalos de fecha
respectivos asignados y los mensajes de correo electrónico nuevos se pueden almacenar en ellos. Los
Almacenes de archivo nuevos se marcarán como no válidos y se podrán eliminar de forma segura.
En GFI MailArchiver 2012, la administración de Almacenes de archivo se ha vuelto a diseñar para
automatizar el proceso de creación de Almacenes de archivo. Esto afecta a la forma en que funcionan
varios características en el producto. También existen nuevos requisitos que se deben cumplir para
que la nueva automatización de Almacenes de archivo funcione.
En la tabla siguiente se enumeran los nuevos requisitos de características y los cambios:
Tabla 25: Nuevos requisitos de características relacionados con la automatización de Almacenes de archivo
CARACTERÍSTICA/REQUISITO
DESCRIPCIÓN
Actualización de esquema de base de
datos
Asegúrese de que el esquema de base de datos se ha actualizado
durante el proceso de instalación/actualización; de lo contrario, la
automatización de Almacenes de archivo no se implementa y GFI
MailArchiver 2012 no funciona. El esquema de base de datos también se
puede actualizar manualmente utilizando la herramienta Actualizador
del esquema de la base de datos. Para obtener más información, consulte
Actualización del esquema de la base de datos (página 136).
Las bases de datos no se pueden crear
manualmente
Los Almacenes de archivo ya no se pueden crear manualmente. La
administración de Almacenes de archivo es un proceso automatizado
gestionado por GFI MailArchiver.
Creación automática del Almacén de
archivo
Pars facilitar la administración de Almacenes de archivo, GFI MailArchiver
crea nuevos Almacenes de archivo según se necesitan. Los nuevos
Almacenes de archivo se crean cuando se reciben mensajes de correo
electrónico en GFI MailArchiver desde el registro en diario o desde el
archivado manual, en función de la configuración de plantilla
especificada en la Configuración de Almacén de archivo nuevo.
Configuración de Almacén de archivo
nuevo
Se crea una plantilla para crear automáticamente nuevos Almacenes de
archivo en función de la Configuración de Almacén de archivo nuevo
especificada durante las tareas posteriores a la instalación. Esta plantilla
se puede modificar posteriormente desde la IU de GFI MailArchiver. Para
obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo
nuevo (página 122).
Programación de Almacenes de archivo
Los Almacenes de archivo se crean automáticamente de forma periódica
según una programación predefinida. El período de sustitución
predeterminado y recomendado es Bimensualmente. Para obtener más
información, consulte Programación de Almacenes de archivo (página
128).
Almacén de archivo no activo/inactivo
Los Almacenes de archivo creados permanecen activos hasta que el
Almacén está lleno, o se configura como sólo lectura, para que los correos
electrónicos con fechas incluidas en el período del Almacén de archivo se
archiven en el contenedor correspondiente.
Almacén de archivo de solo lectura
Un Almacén de archivo se puede configurar como de sólo lectura. Cuando
esto sucede, se crea un nuevo Almacén de archivo para el mismo período
cuando es necesario archivar un correo electrónico que se encuentra
dentro de ese rango de tiempo. Para obtener más información, consulte
Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente (página 124).
GFI MailArchiver
4 Actualización de versiones anteriores | 52
CARACTERÍSTICA/REQUISITO
DESCRIPCIÓN
Almacén de archivo completo
Se crea un nuevo Almacén de archivo para el mismo período si se alcanza
el límite de tamaño recomendado para ese Almacén de archivo. Esta
característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en
bases de datos SQL Server® Express y Firebird.
Almacenamiento de instancia única
Mediante el sistema de almacenamiento de instancia única, GFI
MailArchiver garantiza que no se conservan correos electrónicos
duplicados en el mismo Almacén de archivo.
Importación de mensajes de correo
electrónico a GFI MailArchiver
Cuando se utiliza Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar
correos electrónicos a GFI MailArchiver, los correos se ordenan y archivan
en función de la fecha sin necesidad de crear un plan. Se crean nuevos
Almacenes de archivo según se necesitan si no existe ninguno para un
período concreto. Si se importa un mensaje de correo electrónico para 1
usuario, todos los destinatarios/remitentes del mensaje son propietarios
del mismo y pueden acceder a este. Los Almacenes de archivo creados
durante el proceso de importación se pueden usar para operaciones de
GFI MailArchiver normales cuando los mensajes de correo electrónico se
archivan desde el registro en diario o el archivado manual. Para obtener
más información, consulte Importación y exportación de mensajes de
correo electrónico (página 194).
4.3 Antes de actualizar
1. Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de
administrador.
2. Antes de comenzar la instalación, guarde y cierre todas las aplicaciones abiertas en el equipo.
3. Compruebe todos los requisitos del sistema antes de continuar con la actualización.
NOTA
Para obtener más información sobre la actualización de versiones anteriores aGFI
MailArchiver 6, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_UpgradeDatabase
4.4 Actualización de GFI MailArchiver
1. Haga doble clic en:
Mailarchiver.exe para actualizar GFI MailArchiver en sistemas x86
Mailarchiver_x64.exe para actualizar GFI MailArchiver en sistemas x64
2. En la página de bienvenida, haga clic en Siguiente.
3. Indique si desea comprobar si hay nuevas actualizaciones de GFI MailArchiver en el sitio web de
GFI. Haga clic en Siguiente para continuar.
4. Lea el acuerdo de licencia y seleccione la opción Acepto los términos del acuerdo de licencia. Haga
clic en Siguiente para continuar.
5. Si va a realizar la actualización de una versión anterior de GFI MailArchiver, se le solicitará que
escriba la dirección de correo electrónico del administrador y la clave de licencia. Haga clic en
Siguiente para continuar. De lo contrario, diríjase al paso siguiente.
GFI MailArchiver
4 Actualización de versiones anteriores | 53
NOTA
Para actualizar la licencia desde una versión anterior o evaluar GFI MailArchiver, haga
clic en Saber más y solicite una clave. Para obtener más información, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_UpgradeInformation
Captura de pantalla 13: Especificar el sitio web y el alias del directorio virtual de la nueva aplicación
6. Si desea modificar los valores predeterminados para el sitio Web y el alias del directorio virtual,
hágalo en los campos Sitio Web: y Alias del directorio virtual:. Estos valores definen la URL que se
utiliza para acceder a GFI MailArchiver. Haga clic en Siguiente.
7. Haga clic en Instalar para instalar GFI MailArchiver.
8. Haga clic en Actualizar para actualizar los esquemas de la base de datos existentes al nuevo
esquema de GFI MailArchiver y haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
IMPORTANTE
Se recomienda encarecidamente actualizar todos los esquemas de base de datos
para asegurarse de que GFI MailArchiver funciona correctamente. Para obtener más
información, consulte Actualización del esquema de la base de datos (página 136).
NOTA
Para continuar la configuración sin actualizar los esquemas de base de datos, seleccione
Omitir actualización de esquema de base de datos. Lo actualizaré más tarde. y haga
clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
4 Actualización de versiones anteriores | 54
9. Haga clic en Finalizar para cerrar el Asistente de instalación.
4.5 Acciones posteriores a la actualización
4.5.1 Comprobar licencia
Una clave de licencia válida le permite usar GFI MailArchiver sin restricciones.
Para consultar la clave de licencia instalada actualmente, seleccione Configuración y haga clic en
Cambio de la clave de licencia. Para obtener más información, consulte Visualización y edición de
claves de licencia (página 161).
Tabla 26: Opciones de licencias
TIPO DE ACTUALIZACIÓN
Desde la misma versión,
pero de una compilación
anterior
DESCRIPCIÓN
Si la clave de licencia anterior era de una versión completa, no se le pedirá clave de
licencia en la instalación. Una vez que la interfaz de usuario esté cargada, no se le
pedirá que especifique la clave.
Si la clave de licencia anterior ha caducado, no se le pedirá clave de licencia en la
instalación. Se le pedirá que especifique la clave en la postinstalación.
Si la clave de licencia anterior era de una versión de evaluación, no se le pedirá clave
de licencia en la instalación.
Si la licencia de evaluación anterior ha caducado, se le pedirá clave de licencia en
la instalación.
Si la clave de licencia anterior ha caducado, no se le pedirá clave de licencia en la
instalación.
NOTA
"Compilación anterior" hace referencia a un software de GFI MailArchiver compilado
para la misma versión.
Desde una versión
anterior de GFI
MailArchiver
GFI MailArchiver
La clave de licencia anterior no es válida. Introduzca la nueva clave de licencia
durante la instalación cuando se le indique. Consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_UpgradeInformation
4 Actualización de versiones anteriores | 55
5 Uso de GFI MailArchiver
Lea este capítulo para obtener información relacionada con:
Inicio de sesión de GFI MailArchiver
Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
Trabajo con mensajes de correo electrónico
Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados
Acceso a varios buzones
Cambio de idioma de la interfaz de usuario
5.1 Inicio de sesión en GFI MailArchiver
Desplácese a Inicio > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver se cargará en el
explorador de Internet predeterminado. Escriba sus credenciales del dominio (nombre de
usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Windows®) cuando se le soliciten.
También puede escribir la siguiente dirección URL en el explorador de Internet:
http://<nombre del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual
de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://mydomain.com/MailArchiver
De manera predeterminada, GFI MailArchiver no requiere credenciales para iniciar sesión.
En su lugar usará las credenciales del usuario con sesión iniciada. Al cerrar la sesión del
explorador también se cierra la sesión del usuario con sesión iniciada en GFI MailArchiver.
NOTA
Para iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión
utilizando otro usuario de Windows®.
NOTA
Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI
MailArchiver está instalado, se le solicitará que escriba las credenciales usadas para
iniciar sesión en el dominio en el que GFI MailArchiver está instalado.
5.2 Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
1. En GFI MailArchiver, seleccione la ficha Archivar.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 56
Captura de pantalla 14: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
2. En la ficha Archivo se pueden ver los correos electrónicos archivados de todos los buzones a los que
se le ha concedido acceso. También puede realizar varias acciones, como se describe en la tabla que
encontrará a continuación.
Tabla 27: Opciones de la ficha Archivar
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frases que
desea buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panel de correos
electrónicos.
Oculta el panel de vista previa de correo.
Muestra el panel de vista previa de correo.
En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mostrar los
correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de la página con la
lista de correos electrónicos.
Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de mensaje.
Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón.
Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario con sesión
iniciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén de archivos para ver
los buzones para formar la opción Mostrar cuentas en archivo. Haga clic en
Cerrar para salir de la lista Cuentas.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 57
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Elimina los mensajes de correo electrónico seleccionados si el
administrador del sistema ha habilitado la eliminación de mensajes de
correo. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no
aparecerá este icono.
NOTA
No es posible eliminar correos electrónicos de almacenes de archivo
de sólo lectura o cuando se habilita la conservación por razones
legales.
NOTA
De manera predeterminada, GFI MailArchiver muestra 25 correos electrónicos por
página. Para cambiar este valor, haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la
esquina superior derecha de la pantalla y cambie el valor de la opción Número de
correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic en Guardar.
5.3 Trabajo con mensajes de correo electrónico
En la ficha Archivo de GFI MailArchiver, puede ver los correos electrónicos archivados y realizar
acciones en ellos. Para ver un correo electrónico, selecciónelo en la vista de buzón o de mensaje. El
correo electrónico seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga clic en cualquiera de
los correos electrónicos para verlo en la ventana de vista de correo electrónico.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 58
Captura de pantalla 15: Trabajo con correos electrónicos en GFI MailArchiver
En la ventana de vista de correo electrónico, se muestra el contenido de los mensajes y se pueden
realizar varias acciones. Dichas acciones se muestran y describen a continuación.
Tabla 28: Opciones de vista de correo electrónico
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ver encabezados de correos electrónicos
Haga clic para ver los encabezados de Internet de los correos electrónicos. Éstos se muestran en un panel.
Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar.
Ver hilo de conversación
Haga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correo electrónico. Se
muestran todos los correos electrónicos que forman parte de la conversación. Para cerrar el panel, vuelva a
hacer clic en el botón o seleccione Cerrar.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 59
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Editar etiquetas de correos electrónicos (personales y globales)
Le permite clasificar correos electrónicos mediante etiquetas. Esta característica es útil en las búsquedas
de tipos de correo específico. Por ejemplo, buscar todos los mensajes de correo electrónico con la etiqueta
“Importante”.
Para agregar una etiqueta:
1. En ‘Etiquetas disponibles’, escriba una etiqueta de correo electrónico nueva o seleccione una existente.
2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita o seleccionada al correo
electrónico.
Para quitar una etiqueta asignada previamente:
1. Seleccione una etiqueta asignada previamente.
2. Haga clic en Quitar etiqueta.
Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar.
NOTA
Las etiquetas aparecen en el campo ‘Etiquetas’ en color negro. Las etiquetas asignadas a un nivel de la
organización a través de las directivas de categorización están en color rojo. Las etiquetas de las
directivas de categorización no se pueden quitar de un correo electrónico.
Restaurar correo electrónico
Restaura mensajes de correo electrónico mediante la característica OneClick Restore, que restaura un
correo electrónico archivado a un buzón específico o reenvía una copia a una dirección de correo
electrónico.
En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a la que se va a
enviar una copia del correo electrónico actual y haga clic en Restaurar correo electrónico.
Guardar correo en el disco (formato EML)
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .eml. Este formato
es compatible con varios clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail y
Mozilla Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la
ubicación en la que desea guardar el archivo.
Guardar correo en disco (formato MSG)
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .msg, que es
compatible con Microsoft Outlook®. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y
seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo.
Imprimir correo electrónico
Muestra el correo electrónico en un formato para imprimir en una ventana nueva del explorador. Para
imprimir el correo electrónico, use la función de impresión del explorador.
Mostrar imágenes en correo electrónico
Este botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico.
Marcar como no SPAM
Este botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que una solución anti-spam
identificó previamente como SPAM. Requiere que se configure una directiva de retención de SPAM.
Eliminar correo electrónico
Elimina el correo electrónico actual si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de correos
electrónicos. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono.
NOTA
No es posible eliminar correos electrónicos de almacenes de archivo de sólo lectura o cuando se
habilita la conservación por razones legales.
5.4 Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados
En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico mediante el cuadro de texto
Buscar correos electrónicos archivados. Al buscar mensajes de correo electrónico, GFI MailArchiver
consultará el índice de correos electrónicos para recuperar los mensajes de correo electrónico que
coincidan y sus respectivos datos adjuntos.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 60
Aparte del cuadro de texto Buscar correos electrónicos archivados, GFI MailArchiver también cuenta
con la característica Búsqueda avanzada, que proporciona un amplio número de opciones de
búsqueda.
NOTA
Para obtener más información, consulte Búsqueda avanzada (página 61).
En el cuadro de texto Buscar correos electrónicos archivados también se pueden usar los comodines
que se describen en la tabla siguiente.
Tabla 29: Descripción de comodín
COMODÍN
DESCRIPCIÓN
?
Cualquier carácter individual.
*
Cualquier cadena de caracteres.
Por ejemplo:
Para mensajes de correo electrónico que contengan la palabra ‘Swiss’, escriba ‘sw??s’ o ‘sw*s’ en el
cuadro de texto Correos electrónicos archivados.
Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panel
de correos electrónicos. GFI MailArchiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico
por página. Si en las consultas aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFI
MailArchiver los mostrará en varias páginas. Use el control deslizante de la parte inferior del panel de
correos electrónicos para pasar de una página a la siguiente.
5.4.1 Búsqueda avanzada
Búsqueda avanzada es una extensión de la función de búsqueda que permite utilizar una amplia gama
de criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico.
1. En la ficha Archivo, seleccione
.
Captura de pantalla 16: Opciones de Búsqueda avanzada
2. En el área Opciones de búsqueda avanzada use las funciones que se describen en la tabla
siguiente para realizar una búsqueda avanzada.
Tabla 30: Opciones de Búsqueda avanzada
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Almacén de
archivos
Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes
de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo.
Fecha de envío
Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 61
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Incluye
todos/cualquiera
Define si se muestran los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones o los
que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione:
Todos: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen al menos una de las
condiciones especificadas.
Cualquiera: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones
especificadas.
Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son:
Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto.
Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active
Directory® del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.
Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de
Active Directory® del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.
Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta,
después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es
después o Es exactamente.
Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una fecha
concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es
antes, Es después o Es exactamente.
Tamaño (KB): busque los mensajes de correo electrónico que sean mayores, menores o iguales
a un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es
exactamente.
Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ del encabezado del mensaje.
Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca.
Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un
contenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los datos
adjuntos).
Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el
cuerpo.
Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido
específico en los datos adjuntos.
Carpeta: busque en los correos electrónicos de una carpeta de buzones concreta.
Carpeta/subcarpetas: busque los mensajes de correo electrónico de una subcarpeta concreta
de una carpeta de buzones.
Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica.
NOTA
Haga clic en
Excluye todas
estas
condiciones
, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla.
Define una lista de condiciones que el correo electrónico NO tendrá que cumplir para que se
devuelva como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione las condiciones que desea
aplicar. Las condiciones que se pueden seleccionar son similares a las que se han descrito con
anterioridad.
NOTA
Haga clic en
, que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de la búsqueda.
Buscar
Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en
función de las condiciones seleccionadas.
Restablecer
Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 62
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier
momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha
Archivar.
5.4.2 Búsqueda de correo electrónico con smartphones
En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico mediante un smartphone.
NOTA
Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles:
Android 2.1+
Apple iPhone iOS 4
Blackberry OS5+
Para realizar una búsqueda simple:
1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL en la que se encuentre
GFI MailArchiver con el siguiente formato:
http://<nombre del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual
de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://mydomain.com/MailArchiver
Captura de pantalla 17: Pantalla de inicio de sesión de smartphone
2. Inicie sesión con sus credenciales.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 63
Captura de pantalla 18: Página de inicio de GFI MailArchiver para smartphones
NOTA
La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya
configurado el usuario en GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte
Modificación de las preferencias de usuario (página 94).
3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 64
Captura de pantalla 19: Resultado de búsqueda por smartphone
4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Los
resultados se clasifican por fecha en orden descendente.
NOTA
La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico
por página. Con los controles que se proporcionan puede examinar otras páginas. El
número máximo de resultados es 5000.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 65
Captura de pantalla 20: Vista de conversación en smartphone
5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes de
correo electrónico relacionados.
NOTA
La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico.
Para las características de búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI MailArchiver
desde el equipo.
NOTA
La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón.
5.5 Acceso a varios buzones
Desde la ficha Archivo también puede examinar los mensajes de correo electrónico archivados de
otros usuarios. Los usuarios a cuyos mensajes de correo electrónico puede tener acceso dependen del
acceso que se le haya concedido desde la característica Control de acceso de GFI MailArchiver.
NOTA
La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la
sesión iniciada no tiene acceso a los buzones de otro usuario o si no hay mensajes de
correo electrónico para ver.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 66
Captura de pantalla 21: Acceso a varios buzones
Para ver los mensajes de correo electrónico archivados de otro buzón:
1. Escriba el nombre del buzón cuyos mensajes de correo electrónicos va a ver en el cuadro de
búsqueda Buscar usuario para agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha
escrito y a cuyos mensajes tiene acceso.
2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo
que hay junto al campo de búsqueda.
3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar.
4. Examine o busque los mensajes de correo electrónico que se muestran con los controles que se
proporcionan para tal fin.
5.6 GFI MailInsights
GFI MailInsights es una utilidad para la creación de informes incluida en GFI MailArchiver que utiliza
los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las
tendencias de los correos. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos
humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los
recursos.
NOTA
GFI MailInsights solamente está habilitado para los usuarios que dispongan de derechos
de acceso total. Para obtener más información, consulte Adición de un grupo de Active
Directory al grupo de acceso total (página 139).
Los informes disponibles son:
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 67
Flujo de comunicación: supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera
de la organización.
Uso de correo web: identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de
correo electrónico con servicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso
inapropiado del correo electrónico.
Respuesta de correo electrónico: vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responder al
correo electrónico interno y externo.
Uso de almacenamiento: conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de
almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Utilice este informe para crear directivas de
retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento relacionado con el correo
electrónico.
Cuentas inactivas: devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico,
pero que no han respondido en el tiempo especificado.
Palabras inapropiadas: realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico
que viole las directivas de la empresa.
Spammers internos: descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en
los campos Para/CC/CCO. Este informe se usa para conocer este comportamiento y minimizarlo.
Fuera de las horas de oficina: devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay
actividad de envío fuera del horario de oficina. Este informe se usa para detectar
comportamientos que pueden necesitar más investigación.
Detección de pérdida de datos: identifique mensajes de correo electrónico con números de las
principales tarjetas de crédito y de la seguridad social de los EE.UU., u otros documentos e
información confidenciales.
Búsqueda de trabajo: identifique mensajes de correo electrónico enviados o recibidos que
contengan currículos o cuyos destinatarios sean sitios de búsqueda de empleo.
Búsqueda de frase: busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados.
Tráfico de usuarios: vea el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre
los usuario o grupos seleccionados y sus contactos.
5.6.1 Requisitos de GFI MailInsights
GFI MailInsights requiere las siguientes configuraciones:
Un servidor SMTP preconfigurado. Para obtener más información, consulte Configuración general
(página 161).
Indexación de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Indización (página
125).
Datos en Almacenes de archivo para generar informes correctamente.
5.6.2 Generación de informes
Los informes generados se envían por correo electrónico al usuario que haya iniciado sesión o a un
usuario que se especifique en el campo Enviar a. Los informes se envían como un archivo adjunto en
formato PDF.
Para generar un informe:
1. Seleccione la ficha MailInsights y elija el informe deseado.
2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 68
3. (Opcional) En el campoReenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario.
NOTA
Al utilizar la opción de reenvío de correo electrónico, el informe lo recibe el usuario que
lo genere y aquellos otros que hayan sido especificados en el campo Reenviar a.
NOTA
Puede insertar varias direcciones de correo electrónico separadas por ';'
4. Haga clic en Enviar informe en la parte inferior de cada una de las páginas del informe.
5.6.3 Programación de informes
Es posible programar la ejecución automática de todos los informes de MailInsights.
Para programar un informe:
1. Seleccione la ficha MailInsights y elija el informe deseado.
2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar.
3. Haga clic en Programación.
Captura de pantalla 22: Programación de informes de MailInsights
4. En el campo Nombre de informe, introduzca un nombre significativo para el informe.
5. (Opcional) En el campo Reenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario
(o destinatarios).
6. En la lista desplegable Programar informe, seleccione la frecuencia de ejecución del informe. Las
opciones disponibles son: Diario, Semanal o Mensualmente.
7. En el campo A, especifique la hora.
8. Haga clic en Guardar y programar informe.
5.6.4 Flujo de comunicación
El gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correo
electrónico intercambiados entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 69
Captura de pantalla 23: Flujo de comunicación de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 31: Criterios del informe de flujo de comunicación
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
Informe de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
Destinatarios
Seleccione Internos, Externos o Todos.
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios. El valor predeterminado
es los 20 primeros.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 70
Captura de pantalla 24: Informe de flujo de comunicación de MailInsights
El remitente puede ser un usuario o un grupo mostrado como una única entidad en el centro del
informe. Los contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un color
diferente. La anchura del borde entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correo
electrónico entre las distintas entidades.
La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información:
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 71
Tabla 32: Criterios del informe de flujo de comunicación
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correo electrónico de contacto
Dirección de correo electrónico de contacto.
Mensajes de correo electrónico enviados
Número total de mensajes de correo electrónico enviados.
Mensajes de correo electrónico recibidos
Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.
Total de mensajes de correo electrónico
Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos.
Última comunicación
Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico enviado/recibido.
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
5.6.5 Uso de correo web
El área Uso de correo web le permite generar un informe que muestre la interacción de los usuarios
internos con cuentas de correo electrónico web.
Captura de pantalla 25: Uso de correo web de MailInsights
El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios:
Tabla 33: Criterios del informe de uso de correo web
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es los
20 primeros.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 72
Captura de pantalla 26: Informe de comunicadores de correo web de MailInsights
El gráfico representa el total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en el período
especificado. El área Resumen, que se encuentra en la parte superior del informe, muestra los
proveedores de correo web más frecuentes, con un resumen de los mensajes de correo electrónico
enviados y recibidos por proveedor.
La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información:
Tabla 34: Criterios del informe de uso de correo web
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usuario
Dirección de correo electrónico del usuario.
Total de mensajes de correo electrónico
Número total de contactos internos.
Mensajes de correo electrónico enviados
Número total de mensajes de correo electrónico enviados.
Mensajes de correo electrónico recibidos
Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.
Promedio/día
Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos al día.
Porcentaje total
Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web.
NOTA
El informe de uso de correo web incluye los siguientes proveedores de correo web:
Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com;
Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 73
5.6.6 Respuesta de correo electrónico
El informe Respuesta de correo electrónico muestra el tiempo que tardan los empleados en responder
a los mensajes de correo electrónico.
Captura de pantalla 27: Respuesta de correo electrónico de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 35: Criterios del informe de respuesta de correo electrónico
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es
Todos.
Clasificar
por
Especifique el método de clasificación. Las opciones son:
Por nombre (predeterminado)
Por capacidad de respuesta
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 74
Captura de pantalla 28: Informe de respuesta de correo electrónico de MailInsights
El gráfico de barras representa los usuarios en el eje y y la respuesta en horas en el eje x. Los datos
se ordenan en función de los criterios definidos.
La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:
Tabla 36: Criterios del informe de respuesta de correo electrónico
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usuario
Nombre o dirección de correo electrónico del usuario
Media de respuestas
Todo el correo (horas)
Media de respuestas internas
Correo electrónico interno (horas)
Media de respuestas externas
Correo electrónico externo (horas)
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 75
5.6.7 Uso del almacenamiento
El informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentes
categorías de archivos adjuntos.
Captura de pantalla 29: Uso del almacenamiento de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 37: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory®
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 76
Captura de pantalla 30: Informe de uso del almacenamiento de MailInsights
El gráfico consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos. El eje x del
gráfico muestra las diferentes categorías de tamaño, y el eje y el tamaño de los archivos adjuntos.
NOTA
Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del
almacenamiento son: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos y Otros
La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional:
Tabla 38: Criterios del informe de uso del almacenamiento
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Fecha de la recepción de correo electrónico.
Tamaño total (KB)
Tamaño total del archivo adjunto.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 77
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Imágenes (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes.
Documentos (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos.
Música (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música.
Vídeos (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos.
Otros (KB)
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros.
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
5.6.8 Cuentas inactivas
El área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya no
están activas.
Captura de pantalla 31: Cuentas inactivas de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 39: Criterios del informe de cuentas inactivas
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 78
Captura de pantalla 32: Informe de cuentas inactivas
NOTA
Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero
que no ha enviado ninguno en el intervalo de fechas abarcado.
El informe devuelve una lista de cuentas inactivas.
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
5.6.9 Palabras inapropiadas
El área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguaje
inadecuado en los mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluir
palabras que se consideran sexistas, racistas o malsonantes.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 79
Captura de pantalla 33: Palabras inapropiadas de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 40: Criterios del informe de palabras inapropiadas
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Destinatarios
Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos
Captura de pantalla 34: Informe de palabras inapropiadas de MailInsights
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 80
NOTA
Si el informe Palabras inapropiadas supera las 1.500 líneas, el informe se generará en
formato .xls.
Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información:
Tabla 41: Criterios del informe de palabras inapropiadas
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha y hora
Fecha y hora del correo electrónico
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente
Asunto
Asunto del correo electrónico
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
5.6.10 Spammers internos
El informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correo
electrónico interno de los usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes de
correo electrónico. Este informe tiene en cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO.
Captura de pantalla 35: Spammers internos de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 81
Tabla 42: Criterios del informe de spammers internos
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Incluir
Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de 1000 usuarios.
Captura de pantalla 36: Informe Spammers internos de MailInsights
Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información:
Tabla 43: Criterios del informe de spammers internos
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de usuario
Nombre o dirección de correo electrónico del remitente.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 82
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Promedio de
destinatarios
Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el
periodo de tiempo especificado.
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
5.6.11 Fuera de las horas de oficina
Este informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera de
las horas de oficina.
Captura de pantalla 37: Fuera de las horas de oficina de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 44: Criterios del informe Fuera de las horas de oficina
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Informe
de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción
predeterminada) o sobre un grupo de Active Directory®.
Incluir
Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de 1.000. El valor predeterminado
es 50.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 83
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Horas de
oficina
Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización.
Semana
laborable
Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte del horario de
oficina normal.
Días no
laborables
Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras. Las fechas
seleccionadas se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyen los festivos y los días
en los que cierre la empresa.
IMPORTANTE
La configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si sale de la
página antes de que se genere el informe, se perderá la configuración.
NOTA
Si se usa el botón Borrar todas las fechas, se borrarán las fechas configuradas en todos los años.
En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenarios
típicos:
Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio y
finalización en el mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m.
El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m.
de lunes a viernes, y todo el día del sábado y domingo.
Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización
van más allá de medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m.
En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y
las 8.00 p. m. de lunes a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviados
los sábados entre medianoche y las 5.00 a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que se
han enviado dentro del horario laborable normal.
Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización
van más allá de medianoche; los miércoles son festivos.
El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m.
de lunes a viernes, los enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianoche
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 84
a medianoche.
Captura de pantalla 38: Informe Fuera de las horas de oficina de MailInsights
Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima del
gráfico aparece un resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajes
de correo electrónico fuera de las horas de oficina.
La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:
Tabla 45: Criterios del informe Fuera de las horas de oficina
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correo electrónico
Dirección de correo electrónico del usuario
Número de correos electrónicos
enviados
Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de las horas de
oficina
Para obtener más información, consulte:
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 85
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
5.6.12 Detección de pérdida de datos
Utilice este informe para detectar mensajes de correo electrónico que puedan contener datos
confidenciales. El informe detectará mensajes de correo electrónico tanto enviados como recibidos
que contengan:
Números de las principales tarjetas de crédito (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club,
Discover)
Números de la seguridad social de los EE.UU.
Documentos e información confidenciales
NOTA
El informe analiza el correo electrónico tanto enviado como recibido en busca de un
usuario seleccionado.
Captura de pantalla 39: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 46: Criterios del informe de detección de pérdida de datos
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 3 meses). Sólo se
pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 86
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Informe de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción
predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory®.
Destinatarios
Destinatarios internos, externos o ambos. La opción predeterminada es ambos.
Captura de pantalla 40: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights
Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo
ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que incluye los 3 principales
remitentes.
La tabla contiene la siguiente información:
Tabla 47: Criterios del informe de detección de pérdida de datos
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora del correo electrónico.
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente.
Asunto
Asunto del correo electrónico.
NOTA
Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico
detectado.
Tipo de
pérdida
El tipo de pérdida puede ser: Tarjeta de crédito, número de la seguridad social, datos confidenciales,
información médica,
NOTA
Si se detecta más de un tipo de pérdida, sólo se muestra la primera.
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
5.6.13 Búsqueda de trabajo
Utilice este informe para identificar a aquellos usuarios internos que intercambien correos
electrónicos con sitios de búsqueda de empleo. El informe detecta correos electrónicos enviados y
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 87
recibidos que contengan currículos.
NOTA
El informe puede identificar correos electrónicos tanto enviados como recibidos por un
usuario seleccionado.
Captura de pantalla 41: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 48: Criterios del informe de búsqueda de trabajo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción
predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory®.
Dominios
La lista de dominios de esta área se agregará a los criterios de búsqueda del informe. Agregue dominios
escribiendo la dirección URL en el campo disponible y haciendo clic en
. Para quitar un dominio, haga clic
en . Borrar todo elimina todas las direcciones URL de la lista.
La lista predeterminada de sitios de búsqueda de empleo incluye: Monster.com; Jobster.com;
jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com;
reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 88
Captura de pantalla 42: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights
Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo
ascendente. Un resumen del informe que aparece encima de la tabla muestra los 3 principales
usuarios que hayan intercambiado correos electrónicos con dominios de búsqueda de empleo.
La tabla contiene la siguiente información:
Tabla 49: Criterios del informe de búsqueda de trabajo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora del correo electrónico.
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente.
Asunto
Asunto del correo electrónico.
NOTA
Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico
detectado.
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
5.6.14 Búsqueda de frase
Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados utilizando el informe de
búsqueda de frase. El informe ejecuta consultas de búsqueda en cuerpos de correos electrónicos
completos para detectar aquellos mensajes que contengan términos específicos y muestra los
resultados en forma de gráfico circular o de líneas apiladas.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 89
NOTA
El informe detecta frases en correo electrónico tanto enviado como recibido de un
usuario o grupo seleccionado.
Captura de pantalla 43: Informe de búsqueda de frase de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 50: Criterios del informe de búsqueda de frase
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción
predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory®.
Tipo de
gráfico
Elija entre gráfico circular o gráfico de barras apiladas El gráfico circular muestra el porcentaje total de
correos electrónicos de los resultados encontrados, mientras que el gráfico de líneas apiladas muestra el
número de correos electrónicos enviados por día.
Frases
Las frases pueden estar formadas por 1 o más palabras. Utilice comillas (") para buscar frases exactas o
introduzca palabras sin comillas si desea buscar cualquiera de las palabras introducidas. Existe un límite de 10
frases que garantiza que el informe no consuma recursos excesivos o tarde demasiado en ejecutarse.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 90
Captura de pantalla 44: Informe de búsqueda de frase de MailInsights
Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo
ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que indica el número total de
correos electrónicos y el total de mensajes que coinciden con una frase.
La tabla contiene la siguiente información:
Tabla 51: Criterios del informe de búsqueda de frase
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora del correo electrónico.
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente.
Asunto
Asunto del correo electrónico.
NOTA
Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico
detectado.
Frase
La frase que formaba parte de la búsqueda.
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 91
5.6.15 Informe de trafico de usuarios
El gráfico Tráfico de usuarios proporciona información general sobre el número de mensajes de
correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos.
También muestra direcciones de correo electrónico únicas del correo enviado o recibido.
Captura de pantalla 45: Tráfico de usuarios de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
Tabla 52: Criterios del informe del tráfico de usuarios de MailInsights
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 92
Captura de pantalla 46: Informe del tráfico de usuarios de MailInsights
El buzón seleccionado puede pertenecer a un usuario o a un grupo (que se muestra al principio del
informe). Los distintos colores indican si los mensajes de correo eran enviados, recibidos, internos,
entrantes o salientes.
La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información:
Tabla 53: Criterios del informe del tráfico de usuarios
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Dirección de correo electrónico
Dirección de correo electrónico de contacto.
Enviados
Número total de mensajes de correo electrónico enviados.
Recibidos
Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.
Interna
Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos.
Entrante
Número total de mensajes de correo electrónico entrantes.
Saliente
Número total de mensajes de correo electrónico salientes.
Para obtener más información, consulte:
Generación de informes de MailInsights
Programación de informes de MailInsights
GFI MailArchiver
5 Uso de GFI MailArchiver | 93
5.7 Modificación de las preferencias de usuario
1. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla.
Captura de pantalla 47: Preferencias del perfil de usuario
2. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre.
3. En el área Tamaño máximo de página, configure el número de correos electrónicos que se
muestran por página.
4. En el área Formato de fecha/hora de informes de auditoría (sólo está disponible si se inicia sesión
como administrador), cambie el formato de fecha/hora para mostrar en los informes de auditoría.
5. Haga clic en Guardar.
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5 Uso de GFI MailArchiver | 94
6 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver
6.1 Introducción
A través de la ficha Página de inicio de GFI MailArchiver es fácil supervisar la instalación de GFI
MailArchiver. La información gráfica y estadística proporciona información general en tiempo real de
los parámetros operativos generales de GFI MailArchiver. También ayuda a identificar los problemas
antes de que éstos tengan una repercusión seria en el sistema.
6.2 Utilización de la ficha Página de inicio
Captura de pantalla 48: El panel de GFI MailArchiver
En la interfaz de GFI MailArchiver, seleccione la ficha Página de inicio. La información se muestra en
varios elementos de la pantalla que están agrupados por tipo. Los siguientes apartados describen
cada una de estas secciones y cómo interpretar los datos que presentan:
Acerca de GFI MailArchiver
Latido
Servidores
Almacenes de archivo
Flujo de correo electrónico
Visor de sucesos
GFI MailArchiver
6 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 95
6.2.1 Acerca de GFI MailArchiver
Captura de pantalla 49: Área Acerca de GFI MailArchiver
El área ‘Acerca de GFI MailArchiver’ proporciona información importante sobre la licencia. Dicha
información es necesaria para manejar GFI MailArchiver correctamente. La información que aparece
incluye:
Número de versión y actualización: muestra tanto la versión como la actualización de la
instalación actual de GFI MailArchiver.
Validez de la licencia: muestra si la clave de licencia es válida y si se ha instalado la versión de
evaluación o una versión con licencia completa.
Número de licencias usadas: muestra el número de licencias que siguen estando libres para
usarlas en GFI MailArchiver.
Conservación por razones legales: muestra si Conservación por razones legales está habilitado.
6.2.2 Latido
Captura de pantalla 50: Latido de GFI MailArchiver
El área ‘Latido’ muestra el tiempo transcurrido desde la última conexión correcta a servidores de
correo, Almacenes de archivo, el servidor IMAP y servidores de notificación. De esta forma podrá
identificar rápidamente los servidores que no responden e investigar cualquier interrupción del
servicio.
GFI MailArchiver
6 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 96
6.2.3 Servidores
Captura de pantalla 51: Área Servidores
En el área ‘Servidores’ encontrará información sobre el espacio en disco que queda disponible en el
servidor en el que se ha instalado GFI MailArchiver. Con dicha información le resultará sencillo hacer
un seguimiento de los servidores que se estén quedando sin espacio en el disco y tomar medidas antes
de que el espacio se agote totalmente.
6.2.4 Almacenes de archivo
Captura de pantalla 52: Área Almacenes de archivo
El área ‘Almacenes de archivo’ proporciona información sobre el número total de mensajes de
correo electrónico almacenados en GFI MailArchiver y sobre el número de Almacenes de archivo
utilizados. Esta información le permite comprobar si los correos electrónicos se están archivando
correctamente.
GFI MailArchiver
6 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 97
6.2.5 Flujo de correo electrónico
Captura de pantalla 53: Área Flujo de correo electrónico de GFI MailArchiver
El gráfico ‘Flujo de correo electrónico’ proporciona una visión general gráfica de la cantidad de
mensajes de correo electrónico que GFI MailArchiver está archivando. Los picos o valles de mensajes
que no se encuentren dentro del flujo normal de correo electrónico deben investigarse, ya que
pueden indicar que el registro en diario del correo electrónico no funciona correctamente.
El gráfico ‘Flujo de correo electrónico’ se puede personalizar, con el fin de permitir ver el flujo de
todos los buzones de diario, un solo buzón o un periodo específico. Para personalizar la vista:
1. Haga clic en Cambiar filtro.
Captura de pantalla 54: Configuración del área Flujo de correo electrónico
2. Cambie cualesquiera de los valores que aparecen y haga clic en Listo. Las opciones disponibles son:
Tabla 54: Opciones del área Flujo de correo electrónico
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Origen
Define lo que mostrará el área Flujo de correo electrónico: toda la cola o un solo buzón de
diario. Seleccione Cola para ver toda la cola, o bien un nombre de buzón si lo que desea
ver es un único buzón de diario.
Periodo
Define el periodo que se mostrará en el área Flujo de correo electrónico.
GFI MailArchiver
6 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 98
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha y hora de inicio:
Define la fecha de inicio que se mostrará en el área Flujo de correo electrónico. Haga clic
en
Fecha y hora de
finalización:
para establecer la fecha y en
para establecer la hora.
Define la fecha de finalización que se mostrará en el área Flujo de correo electrónico. Haga
clic en
para establecer la fecha y en
para establecer la hora.
6.2.6 Visor de sucesos
Captura de pantalla 55: Ficha Visor de sucesos
El ‘Visor de sucesos de GFI MailArchiver’ proporciona información acerca de los sucesos de GFI
MailArchiver. Los mensajes que se muestran aquí le permiten obtener información sobre los procesos
del sistema que el administrador del sistema no suele ver, pero que puede resultar de gran ayuda a la
hora de detectar que algunas de las funciones del sistema requieren su atención.
GFI MailArchiver
6 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 99
7 Configuración de GFI MailArchiver
7.1 Información general de la configuración
GFI MailArchiver permite obtener una descripción general completa de la configuración actual de GFI
MailArchiver.
NOTA
Utilice los botones situados en la esquina superior derecha de la página Configuración
para alternar entre las vistas de lista y mosaico.
Captura de pantalla 56: Página de configuración de GFI MailArchiver
Haga clic en la ficha Configuración para cargar la página Información general de configuración
actual.
La siguiente tabla describe la información disponible.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 100
Tabla 55: Información general de configuración actual
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Método de
archivado
Muestra el método de archivado habilitado actualmente. Se debe especificar un método de
archivado para que GFI MailArchiver comience a archivar mensajes de correo electrónico.
Servidores de
correo a archivar
Muestra el número de buzones de diario configurados para usarlos con esta instalación de GFI
MailArchiver.
Reglas de
archivado
Si se ha habilitado el archivado basado en reglas, se muestra el número de reglas configuradas.
Buzones para
archivar
Muestra si las restricciones de archivo del buzón de diario están vigentes o no. Las restricciones
de archivo del buzón de diario definen los buzones de cada usuario que se archivan.
Ámbito del
archivado
Muestra si las restricciones de archivo del correo electrónico están vigentes o no. Éstas definen si
se archivan los mensajes de correo electrónico entrantes, salientes o internos (o una combinación
de ellos).
Recuperación de
estructura de
carpetas de buzón
Muestra si la recuperación de la estructura de carpetas está habilitada, o no. Recuperación de
estructura de carpetas permite la replicación de la estructura de carpetas de los buzones de
Microsoft® Exchange Server con GFI MailArchiver.
Almacenes de
archivo
Muestra el número de Almacenes de archivo configurados con esta instalación de GFI
MailArchiver.
Control de acceso
El acceso al buzón de archivos define quién tiene acceso a cada buzón.
Importar correos
electrónicos
antiguos
Proporciona información sobre cómo importar mensajes de correo electrónico a esta instalación
de GFI MailArchiver.
Servidor IMAP
Muestra si el servidor IMAP está habilitado. Si está habilitado, los usuarios pueden recuperar
mensajes de correo electrónico archivados utilizando clientes de correo IMAP compatibles.
Directivas de
retención y spam
Las directivas de retención y spam definen la duración de un correo electrónico archivado en GFI
MailArchiver. Los mensajes de correo electrónico que cumplan criterios concretos se pueden
eliminar de inmediato o después de un periodo de tiempo concreto.
Reglas de
clasificación
Las clasificaciones de correo electrónico automatizan la inserción de etiquetas en los correos
electrónicos a través de las directivas. Los mensajes de correo electrónico que cumplan
determinados criterios se pueden clasificar automáticamente.
Auditoría
Muestra y define si la auditoría de GFI MailArchiver está activa.
Eliminación de
mensajes
Muestra si la eliminación de mensajes está habilitada. Si está habilitada, los usuarios pueden
eliminar permanentemente mensajes de correo electrónico archivados de los buzones a los que
tienen acceso.
Cambio de la clave
de licencia
Muestra la información de la clave de licencia asociada con la instalación de GFI MailArchiver
Configuración
general
Muestra tanto la versión como el número de actualización de la instalación actual de GFI
MailArchiver
7.2 Configuración de método de archivado
El método de archivado le permite definir la forma en que GFI MailArchiver almacena los coreos
electrónicos en Almacenes de archivo.
IMPORTANTE
Sin un método de archivado, GFI MailArchiver no archivará ningún correo electrónico.
Para configurar el método de archivado:
1. Seleccione la ficha Configuración y en Servidores de correo para archivar, haga clic en Método de
archivado.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 101
Captura de pantalla 57: Configuración de método de archivado
2. Haga clic en Configurar método de archivado.
3. En la página Asistente del método de archivado, seleccione entre las opciones siguientes:
Tabla 56: Opciones del Asistente del método de archivado
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Archivado manual
Permite a los usuarios seleccionar manualmente los correos electrónicos que se van a
archivar de sus aplicaciones Microsoft Outlook® utilizando GFI MailArchiver Outlook Addon.
Los usuarios también pueden definir una estructura de carpetas al archivar manualmente
los correos electrónicos para facilitar las búsquedas.
Archivado automático
(registro en diario)
Cuando se selecciona, GFI MailArchiver moverá automáticamente los correos electrónicos de
Microsoft® Exchange Server a un Almacén de archivo.
Todos los mensajes de
correo electrónico
Seleccione esta opción para archivar todos los correos electrónicos entrantes.
Archivado basado en
reglas
Archive mensajes de correo electrónico específicos del registro en diario que coincidan con
reglas configuradas y especifique la forma en que dichos mensajes se archivan en carpetas
concretas. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado
(página 108).
IMPORTANTE
No se archivan correos electrónicos si no están configuradas las reglas de
archivado.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 102
NOTA
Se puede seleccionar más de un método de archivado. Por ejemplo, puede habilitar
Archivado manual y Archivado automático (registro en diario) para Todos los
mensajes de correo electrónico al mismo tiempo.
4. Haga clic en Guardar.
7.3 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar
En GFI MailArchiver, los servidores de correo que se deben archivar se definen por los buzones de
diario configurados.
Un buzón de diario es un tipo de buzón de Microsoft® Exchange Server que permite el registro de los
mensajes de correo electrónico de una organización. La diferencia entre el registro en diario y el
archivado es que, por definición, el registro en diario es la capacidad para registrar correos
electrónicos, mientras que el archivado reduce el esfuerzo de almacenar datos a través de copias de
seguridad, eliminación y almacenamiento. GFI MailArchiver usa el registro en diario de Microsoft
Exchange para centralizar todos los correos electrónicos que se archivan en un solo buzón. Se
configura un buzón de correo inicial con el Asistente de postinstalación de GFI MailArchiver. Esto le
permite iniciar el archivado de mensajes de correo electrónico desde un servidor con Microsoft®
Exchange Server.
En esta sección se proporciona información sobre cómo:
Ver servidores de correo configurados
Crear buzones de diario en Microsoft® Exchange Server y usarlos con GFI MailArchiver
Editar los detalles de los buzones de diario existentes
Quitar los detalles de los buzones de diario existentes
IMPORTANTE
Para correos electrónicos registrados que se van a archivar en GFI MailArchiver, se debe
habilitar el método de archivado Archivado automático (registro en diario). Para
obtener más información, consulte Configuración de método de archivado (página 101).
NOTA
GFI MailArchiver creará automáticamente el buzón de diario en Microsoft® Exchange
Server con el Asistente postinstalación de GFI MailArchiver. Para obtener más
información, consulte Crear un buzón de diario en Microsoft® Exchange Server
2000/2003 (página 248).
En este capítulo:
7.3.1 Visualización de servidores de correo configurados
104
7.3.2 Adición de buzones de diario
104
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 103
7.3.3 Edición de un buzón de diario existente
107
7.3.4 Desactivación y activación de un buzón de diario existente
107
7.3.5 Eliminación de un buzón de diario existente
107
7.3.1 Visualización de servidores de correo configurados
Para ver servidores de correo configurados desde los que GFI MailArchiver archiva correos
electrónicos, seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar.
Captura de pantalla 58: Pantalla Administrar buzones de diario
La siguiente tabla muestra una lista de la información y opciones disponibles:
Tabla 57: Opciones de Servidor de correo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Buzón de diario
Define el nombre del buzón de diario que está instalado en Microsoft® Exchange Server y
configurado para su uso en GFI MailArchiver.
Activa
Indica si el buzón de diario está activo.
Servidor de buzones
Nombre de equipo del servidor en el que se ha configurado el buzón de diario.
Almacén de buzones
Define el nombre del almacén de buzones al que pertenece el buzón de diario
configurado.
Tipo de conexión
Define el tipo de conexión que GFI MailArchiver utilizará para recuperar correos
electrónicos de los servidores de correo de origen de los correos electrónicos archivados.
7.3.2 Adición de buzones de diario
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar.
Captura de pantalla 59: Añadir buzón de diario
2. Haga clic en
GFI MailArchiver
.
7 Configuración de GFI MailArchiver | 104
Captura de pantalla 60: Elija cómo desea que el asistente configure GFI MailArchiver para que use un buzón de diario.
3. En la página Asistente de buzón de diario, seleccione si desea que se cree automáticamente un
buzón de diario o si desea especificar manualmente todos los detalles del buzón de diario. El
Asistente de buzón de diario de GFI MailArchiver también puede detectar todos los buzones de diario
existentes y le brinda la posibilidad de usarlos.
Tabla 58: Opciones del Asistente de buzón de diario
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Seleccione un buzón de diario
de la lista detectada para
archivar sus correos
electrónicos.
Muestra una lista de los buzones de diario que detectó el Asistente de buzón de
diario de GFI MailArchiver. Para usar el buzón seleccionado, seleccione esta opción y
un buzón de diario de la lista.
Dejar al asistente crear un
buzón de diario y usarlo para
iniciar el archivo de correos
electrónicos
Brinda la posibilidad de crear automáticamente un buzón de diario. Para crear el
buzón de diario, seleccione esta opción y un Microsoft® Exchange Server detectado.
Crear manualmente un buzón
de diario con este asistente.
Brinda la posibilidad de crear un buzón de diario, al mismo tiempo que proporciona
los detalles necesarios para crear dicho buzón. Dichos detalles incluyen la
especificación de un almacén de buzones, el método de conexión, los puertos usados
y las credenciales.
NOTA
Esta característica sólo funciona en Microsoft® Exchange Server 2007 Service
Pack 2 y en las versiones posteriores.
Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 105
4. Si ha seleccionado Permita que el asistente cree un nuevo buzón de diario utilizado para iniciar
el archivado de los correos electrónicos o Crear manualmente un buzón de diario con este
asistente en la pantalla del Asistente del buzón de diario, se le solicitará que escriba los detalles
necesarios del buzón de diario. Si ha seleccionado Seleccione un buzón de diario de la lista
detectada para archivar sus correos electrónicos, haga clic en Siguiente.
Las opciones disponibles son:
Tabla 59: Opciones del buzón de diario existente
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Servidor de correo
Muestra el nombre detectado del servidor de correo en el que reside el buzón de diario.
Conectarse por
medio de:
Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el
buzón de diario. Las opciones disponibles son:
ExOLEDB: sólo está disponible si GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que
Microsoft® Exchange Server 2003 o 2007.
IMAP: sólo está disponible si GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que
Microsoft® Exchange Server 2003 o 2007.
Exchange Web Services (EWS): sólo está disponible para Microsoft® Exchange Server 2007
SP1 o 2010.
Inicio de
sesión:/Contraseña:
Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al
servidor de correo seleccionado.
Carpeta
Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correo electrónico en
el diario.
Valor predeterminado: Bandeja de entrada.
5. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 106
Captura de pantalla 61: Se ha añadido correctamente un buzón existente
6. Haga clic en Finalizar para finalizar la configuración del buzón de diario.
7.3.3 Edición de un buzón de diario existente
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar.
2. Seleccione el buzón de diario que desea editar y haga clic en
.
3. En la página del Asistente del buzón de diario, ajuste los parámetros siguiendo las instrucciones
que se definen en el apartado Cómo añadir buzones de diario de este capítulo de este manual.
7.3.4 Desactivación y activación de un buzón de diario existente
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar.
2. Seleccione el buzón de diario que desea editar y haga clic en
de diario existente, o bien en
anteriormente.
para desactivar un buzón
para activar un buzón de diario que se haya desactivado
7.3.5 Eliminación de un buzón de diario existente
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar.
2. Seleccione los buzones de diario que desea eliminar y haga clic en
GFI MailArchiver
.
7 Configuración de GFI MailArchiver | 107
IMPORTANTE
La eliminación de un buzón de diario es un procedimiento irreversible. Si los mensajes
de correo electrónico del buzón de diario se han eliminado, no se pueden recuperar.
IMPORTANTE
La eliminación de un buzón de diario de GFI MailArchiver no elimina ni deja inoperativos
los buzones de diario existentes en Microsoft® Exchange Server.
Para obtener más información sobre cómo quitar buzones de diario de Microsoft® Exchange Server,
consulte la sección Deshabilitación del registro en diario en el Apéndice 1: Operaciones manuales con
buzones de diario de este manual.
7.4 Configuración de reglas de archivado
IMPORTANTE
Esta característica se deshabilita si Archivado basado en reglas no está habilitado en el
Asistente del método de archivado. Para obtener más información, consulte
Configuración de método de archivado (página 101).
Se puede configurar una serie de reglas de archivado para determinar los mensajes de correo
electrónico que se archivan. Las reglas se crean en función de distintos criterios y GFI MailArchiver
aplica cada regla a los correos electrónicos entrantes y salientes que coinciden con las reglas
configuradas. Si una regla coincide, el correo electrónico se archiva y se traslada a la carpeta
configurada.
IMPORTANTE
La habilitación de esta característica puede infringir la política de la empresa o la
normativa legal relativa a la conservación de correo electrónico.
Captura de pantalla 62: Configuración de reglas de archivado
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 108
NOTA
GFI MailArchiver aplica reglas a la lista en orden descendente. Las reglas se pueden
desplazar arriba/abajo por la lista utilizando las flechas proporcionadas.
IMPORTANTE
Los correos electrónicos que se archiven con GFI MailArchiver Outlook Addon quedarán
archivados independientemente de las reglas que se hayan establecido en Archivado
basado en reglas.
En este capítulo:
7.4.1 Adición de reglas de archivado
109
7.4.2 Edición de reglas de archivado
111
7.4.3 Eliminación de reglas de archivado
112
7.4.1 Adición de reglas de archivado
Para agregar una regla de archivado:
1. En la ficha Configuración, haga clic en Reglas de archivado.
2. Haga clic en Agregar.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 109
3. En el campo Nombre de regla, especifique un nombre significativo para la regla de archivado.
4. En la sección Criterios de correo electrónico, especifique condiciones de regla a partir de las
opciones disponibles descritas en la tabla siguiente. Haga clic en
para agregar más condiciones.
Tabla 60: Condiciones de regla de archivado
CONDICIÓN
DESCRIPCIÓN
Asunto
Los correos electrónicos que coinciden con el asunto especificado se archivan.
Cuerpo
Los correos electrónicos que son una coincidencia exacta con una palabra o una frase especificada
en estos criterios se archivan.
Remitente
Seleccione Correo electrónico y escriba la dirección de correo electrónico o seleccione Usuario
y escriba el nombre del usuario.
NOTA
Se mostrará una lista de usuarios de Active Directory cuando comience a escribir las
primeras letras de una dirección de correo electrónico o de un nombre de usuario.
Destinatario
Seleccione Correo electrónico y escriba la dirección de correo electrónico o seleccione Usuario
y escriba el nombre del usuario.
NOTA
Se mostrará una lista de usuarios de AD cuando comience a escribir las primeras letras de
una dirección de correo electrónico o de un nombre de usuario.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 110
CONDICIÓN
DESCRIPCIÓN
Tamaño total del
correo electrónico
Seleccione un filtro de las opciones disponibles (Igual que, Mayor que, Mayor o igual que, Menor
que, Menor o igual que) y especifique un tamaño de correo electrónico en MB.
Tamaño del archivo
adjunto
Seleccione un filtro de las opciones disponibles (Igual que, Mayor que, Mayor o igual que, Menor
que, Menor o igual que) y especifique un tamaño de archivo adjunto en MB.
Tipo de archivo
adjunto
Seleccione un filtro de las opciones disponibles: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos,
Personalizado
NOTA
Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe
'*@dominio.com', el valor mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'.
5. En el campo Colocar correo electrónico coincidente en la carpeta, especifique la carpeta en la
que se archiva el correo electrónico.
NOTA
Uso de caracteres especiales en nombres de carpeta
De forma predeterminada, se muestra Bandeja de entrada\ en el campo Colocar
correo electrónico coincidente en la carpeta. Esta ruta de acceso se puede
sobrescribir con la ruta de acceso de la carpeta deseada utilizando las convenciones
siguientes:
\ (barra diagonal inversa) se representa con /\
/ (barra diagonal) se representa con //
Por ejemplo:
Para introducir una ruta de acceso de carpeta para la siguiente estructura de carpetas:
Introduzca la ruta de acceso siguiente en el campo Colocar correo electrónico
coincidente en la carpeta: Bandeja de
entrada\Dirección//Presidente\Solicitudes/\Consultas
NOTA
Si la carpeta especificada por el usuario no existe, se crea automáticamente.
6. Haga clic en Siguiente.
7. Haga clic en Finalizar.
7.4.2 Edición de reglas de archivado
Para editar una regla de archivado:
1. En la ficha Configuración, haga clic en Reglas de archivado.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 111
2. Haga clic en Editar.
3. Utilice el Asistente de regla de archivado para modificar los campos obligatorios.
4. Haga clic en Finalizar.
7.4.3 Eliminación de reglas de archivado
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Reglas de archivado.
2. Seleccione las reglas que desea eliminar y haga clic en
.
7.5 Restricciones de archivado de los buzones
Las restricciones de archivado permiten definir la exclusión de determinados buzones del proceso de
archivado. Esta función también se puede usar para excluir todos los buzones o para incluir solo
algunos concretos.
7.5.1 Habilitación de las restricciones de archivado de los buzones
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Buzones para archivar.
2. Haga clic en Cambiar configuración.
Captura de pantalla 63: Seleccionar Habilitar restricciones de archivado
3. Seleccione Habilitar restricciones de archivado y elija una de las siguientes opciones:
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 112
Tabla 61: Opciones de las restricciones de archivado
EXCLUSIÓN / INCLUSIÓN
Uso de una lista de exclusión
OPCIÓN
NO archivar en absoluto correos electrónicos si CUALQUIERA de los
destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de restricción
Archivar siempre el correo electrónico pero los usuarios en la lista de
restricción no podrán visualizarlo
NOTA
Cuando el archivado manual está configurado, los usuarios que se
encuentran en una lista de exclusión no pueden archivar manualmente
correos electrónicos con GFI MailArchiver Outlook Addon si está habilitada
alguna de estas opciones.
Uso de una lista de inclusión
Archivar siempre correos electrónicos si CUALQUIERA de los destinatarios o
remitentes se encuentran en la lista de restricción
Archivar sólo los correos electrónicos si todos los destinatarios y remitentes
se encuentran en la lista de restricción
NOTA
Cuando el archivado manual está configurado, los usuarios que se
encuentran en una lista de inclusión pueden archivar manualmente correos
electrónicos con GFI MailArchiver Outlook Addon si está habilitada alguna de
estas opciones.
IMPORTANTE
Después de habilitar Restricciones de archivado, haga clic en Gestionar restricciones
para crear la lista de usuarios, grupos o buzones que se van a restringir. Las
restricciones configuradas no entrarán en vigor si no se crea la lista.
NOTA
Los correos electrónicos que se archivan manualmente con GFI MailArchiver Outlook
Addon se archivan siempre, aunque haya una lista de exclusión configurada.
4. Haga clic en Guardar.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 113
Captura de pantalla 64: Agregar mensajes de correo electrónico, grupos o usuarios
5. Haga clic en
y seleccione una opción de entre correo electrónico, grupo o
usuarios y escriba el correo electrónico, el nombre del grupo o el nombre de usuario del usuario que
se restringirá.
6. Haga clic en Guardar.
7.5.2 Deshabilitación de las restricciones de archivado de los buzones
Para deshabilitar las restricciones de archivado de los buzones:
1. Seleccione la ficha Configuración.
2. Haga clic en Buzones para archivar.
3. Haga clic en Cambiar configuración.
4. Desactive Habilitar restricciones de archivado.
5. Haga clic en Guardar.
7.6 Administración del ámbito del archivado
El ámbito de archivado permite definir los tipos de mensajes de correo electrónico que se van a
archivar. Por medio de esta característica se puede, por ejemplo, indicar a GFI MailArchiver que
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 114
excluya el archivado de mensajes de correo electrónico interno o que incluya todos los mensajes de
correo electrónico entrantes e internos, pero que excluya todos los salientes.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Ámbito del archivado.
Captura de pantalla 65: Configuración de las restricciones de archivo de los mensajes de correo electrónico.
2. Seleccione Configurar ámbito del archivado y en la lista mostrada anule la selección de los
mensajes de correo electrónico que se excluirán del archivado, como se muestra en la siguiente
tabla:
Tabla 62: Opciones de restricciones de archivo de correos electrónicos
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correos
electrónicos
entrantes
Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónicos que provengan de fuera del
dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción.
Correos
electrónicos
salientes
Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyos destinatarios no se
encuentren dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos,
desactive esta opción.
Correos
electrónicos
internos
Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyo origen y destino estén
dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta
opción.
3. Haga clic en Guardar para guardar la configuración.
7.7 Configuración de Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
De forma predeterminada, GFI MailArchiver no archiva automáticamente los correos electrónicos de
acuerdo con la estructura de carpetas en la que se encontraban originalmente en el buzón de origen.
Para replicar la estructura de carpetas de los buzones originales, habilite la característica
Recuperación de estructura de carpetas de buzón de GFI MailArchiver.
IMPORTANTE
La característica Recuperación de estructura de carpetas de GFI MailArchiver añade una
sobrecarga de procesamiento y de acceso a la red al proceso de archivado y puede
ralentizar el sistema.
Esta característica requiere una cuenta de usuario con acceso a todos los buzones en los que se
recupera la estructura de carpetas. GFI MailArchiver puede crear esta cuenta automáticamente.
7.7.1 Habilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 115
2. Seleccione Cambiar configuración.
Captura de pantalla 66: Habilitar recuperación de estructura de carpetas
3. Seleccione Habilitar recuperación de estructura de carpetas.
4. Seleccione si desea que se cree automáticamente una cuenta de usuario o si va a usar una cuenta
de usuario existente. Esta cuenta de usuario se empleará para acceder a los buzones cuya estructura
de carpetas se va a replicar.
La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
Tabla 63: Opciones de Recuperación de estructura de carpetas
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Crear una
cuenta de
usuario
Indica a GFI MailArchiver que cree una cuenta de usuario utilizando los detalles de los campos
Conectarse por medio de, Nombre de usuario y Contraseña.
Usar una
cuenta
existente
Indica a GFI MailArchiver que use una cuenta de usuario existente que se creó previamente.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 116
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Conectarse por
medio de
Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de Microsoft® Exchange Server para
acceder a la estructura de buzones que se recupera.
Opciones disponibles:
Exchange Web Services (EWS): se recomienda para servidores de correo Microsoft® Exchange
Server 2007 SP1 o 2010.
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI) tradicional: se recomienda
para servidores de correo que NO usan Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 o 2010.
Inicio de
sesión
Escriba el nombre de inicio de sesión que se usará para la nueva cuenta que se va a crear o para la
cuenta creada previamente.
Contraseña
Define la contraseña usada para la nueva cuenta o para la cuenta creada previamente.
Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Si en la pantalla anterior ha seleccionado
Crear una cuenta de usuario, se le pedirá que escriba las credenciales de usuario de la cuenta de
administrador de dominio que tenga los derechos necesarios para crear la cuenta.
5. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar.
6. Haga clic en Guardar para guardar los parámetros de Recuperación de estructura de carpetas.
7.7.2 Deshabilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas.
2. Haga clic en Deshabilitar recuperación de estructura de carpetas.
IMPORTANTE
La deshabilitación de Recuperación de estructura de carpetas no elimina ni deshabilita
la cuenta de usuario que se creó previamente para esta característica.
7.7.3 Exclusión de carpetas de la recuperación de la estructura de carpetas
Si hay carpetas que desee excluir de la recuperación, configure una directiva de exclusión de
carpetas.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas.
2. Haga clic en
GFI MailArchiver
.
7 Configuración de GFI MailArchiver | 117
Captura de pantalla 67: Agregar directiva de exclusión
3. Escriba un nombre para la directiva de carpetas excluidas y active la casilla de verificación
Habilitar directiva de carpetas excluidas para aplicar la directiva inmediatamente. Haga clic en
Siguiente para continuar.
4. Escriba el nombre de la carpeta que desea excluir y haga clic en Agregar. Haga clic en Siguiente
para continuar.
NOTA
Para excluir usuarios de la Recuperación de estructura de carpetas, especifique * como
nombre de carpeta. El * es una palabra clave especial que representa todas las
carpetas. Para obtener más información, consulte el artículo de SkyNet en el vínculo
siguiente: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ExcludeFolders.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 118
Captura de pantalla 68: Seleccionar los usuarios que se excluyen
5. Para excluir las carpetas especificadas en la pantalla anterior para usuarios específicos, seleccione
Sólo los usuarios seleccionados:.
6. En la lista desplegable, seleccione Usuario o Correo electrónico e introduzca el nombre de usuario
o la dirección de correo electrónico correspondiente. Haga clic en Agregar y repita la operación para
agregar otros usuarios.
NOTA
Si Sólo los usuarios seleccionados: no está habilitado, las carpetas especificadas en la
pantalla interior se excluyen para todos los usuarios.
7. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar.
7.7.4 Eliminación de directivas de exclusión de carpetas
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas.
2. Seleccione la directiva de carpetas excluidas que desea quitar y haga clic en
GFI MailArchiver
.
7 Configuración de GFI MailArchiver | 119
7.8 Administración de Almacenes de archivo
En GFI MailArchiver, los Almacenes de archivo son los contenedores que contienen los correos
electrónicos archivados. Los Almacenes de archivo incluyen varios componentes, como:
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos
Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos
de los correos electrónicos
Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico
Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo
electrónico.
GFI MailArchiver crea automáticamente Almacenes de archivo en función de un perfil de Almacén de
archivo que define su nombre, tipo de bases de datos y ubicaciones de archivo.
IMPORTANTE
Si Configuración de Almacén de archivo nuevo no está configurado, los correos
electrónicos no se archivan. Para obtener más información, consulte Configuración de
Almacén de archivo nuevo (página 122).
7.8.1 Visualización de los Almacenes de archivo configurados
Para Almacenes de archivo configurados, seleccione la ficha Configuración y, en el área Archivo,
haga clic en Almacenes de archivo.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 120
Captura de pantalla 69: Visualización de Almacenes de archivo
Los Almacenes de archivo configurados se agrupan por año y se enumeran en tablas con el más
reciente en la parte superior.
En la tabla siguiente se muestran los campos de Almacén de archivo disponibles:
Tabla 64: Tabla de Almacén de archivo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Almacén de archivos
Define el nombre dado al Almacén de archivo configurado previamente.
Fecha de inicio
La fecha de inicio indica el primer día del período para los correos electrónicos contenidos en el
Almacén de archivo. Los correos electrónicos que se encuentran fuera de este rango se archivan
en otro Almacén de archivo.
Fecha de
finalización
La fecha de finalización es el último día del período para los correos electrónicos contenidos en
el Almacén de archivo. Los correos electrónicos que se encuentran fuera de este rango se
archivan en otro Almacén de archivo.
Estado
Define el estado del Almacén de archivo en cuestión.
Seleccione un Almacén de archivo en cualquier lista de Almacenes de archivo y haga clic en
para ver más información sobre la configuración y las estadísticas de dicho Almacén de
archivo.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 121
7.8.2 Configuración de Almacén de archivo nuevo
La configuración de Almacén de archivo nuevo permite a GFI MailArchiver usar un conjunto de
parámetros introducidos previamente para crear nuevos Almacenes de archivo automáticamente.
Para ver un resumen de la configuración actual de Almacén de archivo nuevo:
1. Seleccione la ficha Configuración.
2. Haga clic en Almacenes de archivo.
3. Haga clic en
junto a Resumen de configuración de Almacén de archivo.
NOTA
Tras la instalación de GFI MailArchiver, el asistente postinstalación le pedirá que ajuste
la configuración de Almacén de archivo nuevo. Para obtener más información, consulte
Configurar Almacén de archivo (página 35).
Para editar la configuración de Almacén de archivo nuevo:
1. Seleccione la ficha Configuración y después haga clic en Almacenes de archivo.
2. Haga clic en
.
3. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla para editar la configuración de Almacén de
archivo nuevo existente. Para obtener más información, consulte Edición de los detalles de un
Almacén de archivo existente (página 124).
7.8.3 Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver
Como toda solución de archivado, GFI MailArchiver depende mucho de la configuración de la
infraestructura de la base de datos para ofrecer un alto rendimiento, en términos de archivado y
recuperación.
GFI MailArchiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones
de hardware. La siguiente tabla muestra las configuraciones recomendadas típicas. Estas directrices y
configuraciones pueden variar en función de la actividad del usuario, del flujo de correo electrónico
diario y de las configuraciones del software (como Recuperación de estructura de carpetas).
Tabla 65: Recomendaciones del tipo de base de datos
BUZONES/VOLUMEN
TIPO DE BASE
DE DATOS QUE
SE RECOMIENDA
DESCRIPCIÓN
50 buzones, o menos; SÓLO
evaluación
Base de datos
de GFI
MailArchiver
Usa una base de datos basada en Firebird para archivar todos los
correos electrónicos.
Flujo medio de correo de 100
buzones, o menos, de hasta
6.000 mensajes de correo
electrónico diarios
SQL Server®
Express con
almacenamiento
de archivos
Usa una base de datos SQL Server® Express para almacenar los
encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una
ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los
datos de los correos electrónicos.
Flujo medio de correo de 50
buzones, o más, de más de
8.000 mensajes de correo
electrónico diarios
Microsoft® SQL
Server
Usa una base de datos SQL Server® para almacenar tanto los
encabezados/metadatos de los mensajes de correo electrónico
como los datos de los mismos.
Flujo medio de más de 500
buzones de más de 8.000
mensajes de correo
electrónico diarios
Microsoft® SQL
Server con
almacenamiento
de archivos
Usa una base de datos SQL Server® para almacenar los
encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una
ubicación de disco que especifica el usuario para los datos de los
correos electrónicos.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 122
7.8.4 Cómo adjuntar un Almacén de archivo
Los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver se pueden desasociar y volver a adjuntar, por ejemplo
al desplazar GFI MailArchiver a un nuevo servidor. Para obtener información sobre cómo desasociar
un Almacén de archivo, consulte Cómo desasociar un Almacén de archivo existente en este capítulo.
1. En la ficha Configuración, haga clic en Almacenes de archivo.
2. Haga clic en Adjuntar archivo.
Captura de pantalla 70: Cómo adjuntar un Almacén de archivo
3. En la pantalla Configuración, realice una de las acciones siguientes:
Tabla 66: Edición de la configuración de Almacén de archivo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de Almacén de archivos
Lleve el cursor a este campo y escriba para editar el nombre actual.
Permitir a los usuarios ver y
buscar el almacén de archivos
Selecciónelo para permitir que los usuarios busquen en este Almacén de archivo
concreto.
Acceso de sólo lectura
Active esta opción para impedir que se eliminan mensajes de correo electrónico
del Almacén de archivo seleccionado (cuando Eliminación de correo electrónico
está activado). Aunque los mensajes de correo electrónico se pueden ver, los
mensajes nuevos no se almacenan. Además, también se evita que los usuarios
agreguen etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 123
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
No archivar más mensajes de
correo electrónico en este
Almacén de archivo
Cuando esta opción está habilitada, no se archivan más mensajes de correo
electrónico en el Almacén de archivo seleccionado y se marca como «Lleno». Si la
opción Eliminación de correo electrónico está activada, los usuarios podrán
eliminar mensajes de correo electrónico de este Almacén de archivo. Además, los
usuarios pueden agregar etiquetas a los mensajes de correo electrónico
almacenados. Se creará un Almacén de archivo nuevo cuando los mensajes de
correo electrónico nuevos tengan que almacenarse en un intervalo de fechas
concreto.
4. Haga clic en Siguiente.
5. Seleccione el tipo de base de datos en la que desea almacenar los correos electrónicos archivados y
haga clic en Siguiente.
6. Especifique los valores de Ubicación de archivo de base de datos, Ubicación de archivo de
correo electrónico y Ubicación de índice de búsqueda, y haga clic en Siguiente.
7. Revise el Resumen de Almacén de archivos y haga clic en Siguiente.
8. Haga clic en Finalizar.
7.8.5 Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo.
2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en
.
3. En la pantalla Configuración, realice una de las acciones siguientes:
Tabla 67: Edición de la configuración de Almacén de archivo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de Almacén de archivos
Lleve el cursor a este campo y escriba para editar el nombre actual.
Permitir a los usuarios ver y
buscar el almacén de archivos
Selecciónelo para permitir que los usuarios busquen en este Almacén de archivo
concreto.
Acceso de sólo lectura
Active esta opción para impedir que se eliminan mensajes de correo electrónico
del Almacén de archivo seleccionado (cuando Eliminación de correo electrónico
está activado). Aunque los mensajes de correo electrónico se pueden ver, los
mensajes nuevos no se almacenan. Además, también se evita que los usuarios
agreguen etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados.
No archivar más mensajes de
correo electrónico en este
Almacén de archivo
Cuando esta opción está habilitada, no se archivan más mensajes de correo
electrónico en el Almacén de archivo seleccionado y se marca como «Lleno». Si la
opción Eliminación de correo electrónico está activada, los usuarios podrán
eliminar mensajes de correo electrónico de este Almacén de archivo. Además, los
usuarios pueden agregar etiquetas a los mensajes de correo electrónico
almacenados. Se creará un Almacén de archivo nuevo cuando los mensajes de
correo electrónico nuevos tengan que almacenarse en un intervalo de fechas
concreto.
4. Haga clic en Finalizar para guardar los cambios y salir del asistente o en Siguiente para editar los
detalles adicionales relacionados con el Almacén de archivo existente.
7.8.6 Cómo desasociar un Almacén de archivo existente
1. Seleccione la ficha Configuración y Almacenes de archivo.
2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en Desasociar.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 124
IMPORTANTE
La desasociación de un Almacén de archivo no suprime los datos de los correos
electrónicos archivados.
3. Cuando se le solicite, haga clic en Aceptar.
7.8.7 Indización
En GFI MailArchiver, la característica Índice de búsqueda indexa automáticamente el contenido de los
mensajes de correo electrónico nuevos archivados en el Almacén de archivo correspondiente. Esta
búsqueda permanentemente actualizada permite a los usuarios llevar a cabo búsquedas precisas y
rápidas.
Esta sección muestra cómo configurar la frecuencia con la que GFI MailArchiver indexará los correos
electrónicos recientemente archivados en los índices de búsqueda. También ofrece información sobre
cómo forzar una indexación completa en los casos en que se sospeche que el índice de búsqueda ya no
es válido.
Notas importantes
1. Los índices de búsqueda deben residir siempre en una unidad de disco local. La indización no estará
disponible si la ruta de acceso del índice está especificada a través de una ruta UNC.
2. Para obtener el mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada de:
Microsoft® Exchange Server está instalado
GFI MailArchiver está instalado
La base de datos de SQL Server®/Firebird se ha localizado.
3. Los índices sólo se emplean para las búsquedas. Los usuarios siempre podrán visualizar los correos
electrónicos recientemente archivados a través de la función de examinar, independientemente de
que los correos electrónicos estén o no indexados.
Configuración de la frecuencia de indexación
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo.
2. Seleccione Administración de índices.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 125
Captura de pantalla 71: Administración de índice de búsqueda
3. En Programación de la indexación seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
Tabla 68: Opciones de Programación de la indexación
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Indizar correos
electrónicos
archivados cada
Los índices de búsqueda se actualizan con los correos electrónicos recién archivados con un
intervalo establecido, por ejemplo, cada media hora, una hora, dos horas, etc.
Esta es la programación de la indexación recomendable, ya que con ella se obtiene el equilibrio
correcto entre la frecuencia de actualización y el impacto sobre el rendimiento.
NOTA
Si se elige la opción Inmediatamente, el contenido de los mensajes de correo electrónico
nuevos se indexará según se guardan en un Almacén de archivo. De esta forma se garantiza el
índice más actualizado; los usuarios podrán hacer búsquedas y encontrar los correos
electrónicos más recientemente archivados.
NOTA
Esta opción puede reducir el rendimiento debido a la frecuencia de las actualizaciones
dependiendo de la cantidad de mensajes de correo electrónico archivados.
Indizar correos
electrónicos
archivados todos
los días a las
El contenido de los mensajes de correo electrónico se actualiza a diario a la hora establecida.
Esta opción permite programar la indexación fuera de las horas de mayor actividad. No se podrán
hacer búsquedas de mensajes de correo electrónico archivados en las últimas 24 horas, ya que no
estarán indexados aún.
4. Haga clic en Guardar.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 126
Reconstrucción de un índice de búsqueda
La reconstrucción de un índice de búsqueda permite volver a crear los índices que se estime que ya no
devuelven los resultados correctos en las búsquedas o que han sido dañados.
Notas importantes
La reconstrucción de un índice de búsqueda puede tardar varias horas, dependiendo de la
cantidad de mensajes de correo electrónico almacenados en el Almacén de archivo.
Durante la reconstrucción de un índice, los usuarios no podrán encontrar correos electrónicos en
ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda.
La reconstrucción de un índice de búsqueda afecta al rendimiento del servidor, dado que se trata
de una operación con un uso intensivo del procesador y del disco duro. Se recomienda que este
procedimiento se lleve a cabo fuera de las horas de mayor actividad, por ejemplo, en horario no
laborable.
Teniendo en cuenta las razones indicadas previamente, los índices se deben reconstruir de uno en
uno.
Reconstrucción de un índice de búsqueda
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo.
2. Seleccione el Almacén de archivo cuyo índice se va a reconstruir y haga clic en Reconstruir índice.
Pausa y reanudación de la indexación
La indización se puede poner en pausa y reiniciar a través de
y
. Esto le permite pausar las operaciones de indexación prolongadas durante
las horas de mayor actividad y continuar durante las horas de menor actividad, por ejemplo, en
horario no laborable.
NOTA
Pausar una indexación durante una combinación impide a los usuarios encontrar correos
electrónicos en ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda. Pausar una
reconstrucción permite a los usuarios emplear el almacén de archivo.
Estados del índice de búsqueda
Los diferentes estados de los índices de búsqueda de GFI MailArchiver:
Tabla 69: Estados del índice de búsqueda
ESTADO
DESCRIPCIÓN
Inicializándose: estado durante la creación del índice de búsqueda. No se espera que ningún índice esté en
este estado más de 10 minutos.
No válido: indica que es muy probable que el índice de búsqueda esté dañado.
Combinándose: GFI MailArchiver mantiene subíndices que son versiones más pequeñas del índice principal.
Dichos subíndices se usan para aumentar el rendimiento del índice de búsqueda. Los subíndices de un
Almacén de archivos se combinan con el índice de búsqueda principal cuando se crean un número de índices
o automáticamente a las 2:00 am.
En pausa: el proceso se pone en pausa manualmente desde la configuración de GFI MailArchiver. El índice
permanecerá en este estado hasta que se haga clic en el botón Reanudar índice.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 127
ESTADO
DESCRIPCIÓN
En línea: el índice de búsqueda está en línea.
Pendiente: este estado muestra que el índice de búsqueda empezará a regenerarse pronto.
Regenerándose: indica que el generador de índices está indizando una base de datos. La duración de la
regeneración de un índice depende del tamaño de la base de datos que se indiza.
Configuración del analizador de idioma
La separación de palabras es la división del texto en tokens de texto individuales o palabras. Muchos
idiomas, especialmente los que utilizan el alfabeto latino, disponen de una matriz de separadores de
palabras (como el espacio en blanco) y signos de puntuación que se usan para diferenciar las palabras,
frases y párrafos. Los separadores de palabras deben basarse en una heurística de idioma precisa que
proporcione resultados fiables y precisos.
La separación de palabras es más compleja para los sistemas de escritura basados en caracteres o en
los alfabetos basados en scripts, donde el significado de los caracteres individuales se determina por
el contexto.
Un ”separador de palabras" es vital para una correcta indexación de la mayoría de los idiomas
asiáticos (por ejemplo, japonés, chino o árabe) y otros idiomas.
El analizador de idioma de GFI MailArchiver está habilitado de forma predeterminada. Para un
rendimiento óptimo del indexado se recomienda encarecidamente no deshabilitarlo.
Configuración del analizador de idioma
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo.
2. Seleccione Administración de índices.
3. Seleccione o anule la selección de Habilitar analizador automático de idioma para habilitar o
deshabilitar el analizador de idioma.
4. Seleccione un idioma predeterminado en la lista desplegable Idioma predeterminado.
NOTA
Si el idioma requerido no aparece en la lista desplegable Idioma predeterminado,
agréguelo en la opción Configuración regional del Panel de control de Windows®.
7.8.8 Programación de Almacenes de archivo
La programación de Almacenes de archivo permite establecer la frecuencia con la que GFI
MailArchiver empezará a archivar automáticamente correos electrónicos en un nuevo Almacén de
archivo.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 128
IMPORTANTE
Al cambiar la configuración, el rendimiento se puede ver afectado. Se recomienda
configurar los Almacenes de archivo para que se sustituyan con una periodicidad
bimensual. De esta forma, las bases de datos conservan un tamaño más manejable, lo
cual es ventajoso si es necesario trasladar la base de datos o reconstruir el índice de
búsqueda. Un Almacén de archivo bimensual también debería ofrecer ciertas ganancias
de rendimiento durante las búsquedas. Por ejemplo, para buscar un correo electrónico
con fecha de febrero de 2012, GFI MailArchiver busca en una base de datos bimensual
pequeña en lugar de en una base de datos anual grande, lo que proporciona una
recuperación más rápida.
GFI MailArchiver cambia el Almacén de archivo en función de una programación específicamente
configurada. Esta característica está disponible para todos los tipos de bases de datos que se usan
con Almacenes de archivo. Las opciones disponibles son:
Mensualmente
Bimensualmente (predeterminada)
Trimestralmente
Semestralmente
Anualmente
NOTA
Si un Almacén de archivo supera el tamaño máximo de base de datos, GFI
MailArchiver crea automáticamente un nuevo Almacén de archivo en la Configuración
de Almacén de archivo nuevo configurada. Esta característica sólo está disponible
para Almacenes de archivo basados en bases de datos SQL Server® Express.
Para cambiar la programación de Almacenes de archivo:
1. En la ficha Configuración, haga clic en Almacenes de archivo.
2. Seleccione Programar archivado.
3. Seleccione una de las opciones disponibles y haga clic en Guardar.
7.8.9 Copias de seguridad de Almacenes de archivo
Se recomienda encarecidamente incluir los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver en los
procedimientos rutinarios de copia de seguridad del servidor.
7.8.10 Copia de seguridad en línea
Las copias de seguridad en línea se realizan con una aplicación de copia de seguridad que realice
copias de seguridad de los Almacenes de archivo sin que sea necesario detener los servicios de GFI
MailArchiver. Para obtener más información, consulte
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_BackupArchiveStores.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 129
7.8.11 Copia de seguridad sin conexión
Las copias de seguridad sin conexión se pueden realizar en entornos en los que no es posible realizar
copias de seguridad en línea. Durante la realización de las copias de seguridad de los Almacenes de
archivo los servicios de GFI MailArchiver se deben detener temporalmente.
Ésta es una lista de las copias de seguridad sin conexión:
Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en Microsoft SQL Server
Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en Microsoft SQL Server y en el sistema de
archivos
Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en una base de datos de GFI MailArchiver
(Firebird) y en el sistema de archivos
Copias de seguridad de Almacenes de archivo basadas en SQL Server ®
En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información:
Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos de SQL Server®.
Origen binario de correo electrónico comprimido: se almacena en la base de datos de SQL
Server®.
Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco.
Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo:
1. En GFI MailArchiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en
2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida:
Servidor
Base de datos
Ruta de acceso al índice de búsqueda
3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y
escribir ‘services.msc’.
4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver.
5. Con la ruta de acceso determinada en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base
de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando
y pegando manualmente la carpeta de los índices de búsqueda, o bien empleando una utilidad de
copia de seguridad.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 130
Captura de pantalla 72: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL
6. En SQL Server®, inicie Microsoft® SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base
de datos de archivo indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos,
haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de seguridad…
NOTA
Se puede crear un plan de mantenimiento en SQL Server® para programar copias de
seguridad periódicas de la base de datos de archivo.
7. Regrese al servidor de GFI MailArchiver y en la consola de administración de servicios, reinicie
todos los servicios de GFI MailArchiver.
Copias de seguridad de Almacenes de archivo basadas en Microsoft® SQL Server y en el
sistema de archivos
En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información:
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 131
Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos Microsoft® SQL
Server.
Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco.
Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco.
Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo:
1. En GFI MailArchiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en
2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida:
Servidor
Base de datos
Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico
Ruta de acceso al índice de búsqueda
NOTA
Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma.
3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y
escribir ‘services.msc’.
4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver.
5. Mediante las rutas determinadas en el paso 2, realice la copia de seguridad del origen binario de
los mensajes de correo electrónico y del índice de búsqueda de los Almacenes de archivo, ya sea
copiando y pegando manualmente las carpetas o mediante una utilidad de copia de seguridad.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 132
Captura de pantalla 73: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL
6. En Microsoft® SQL Server, inicie Microsoft® SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de
la base de datos de archivo indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de
datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de
seguridad…
NOTA
Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft® SQL Server para programar
copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivo.
7. Regrese al servidor de GFI MailArchiver y en la consola de administración de servicios, reinicie
todos los servicios de GFI MailArchiver.
Copias de seguridad de Almacenes de archivos basadas en la base de datos y el sistema de
archivos de GFI MailArchiver (Firebird)
En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información:
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 133
Metadatos del correo electrónico archivado: se almacenan en el disco.
Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco.
Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco.
Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo:
1. En GFI MailArchiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en
.
2. Almacene las siguientes rutas de acceso para tener una referencia rápida:
Ruta de acceso a la base de datos de Firebird
Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico
Ruta de acceso al índice de búsqueda
NOTA
Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma.
3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y
escribir ‘services.msc’.
4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver.
5. Con las rutas de acceso determinadas en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de
base de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda,
copiando y pegando manualmente los archivos en una ubicación de copia de seguridad, o bien
empleando una utilidad de copia de seguridad.
6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver.
Restauración de un Almacén de archivo agregado a GFI MailArchiver
1. En GFI MailArchiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en
2. En el cuadro de diálogo Estadísticas de almacén de archivo, anote las siguientes propiedades para
tener una referencia rápida:
Tabla 70: Propiedades de Almacén de archivo
TIPO DE ALMACÉN DE
ARCHIVO
Microsoft® SQL Server
PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO
Servidor
Base de datos
Ruta de acceso al índice de búsqueda
Microsoft®
SQL Server y
sistema de archivos
Servidor
Base de datos
Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico
Ruta de acceso al índice de búsqueda
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 134
TIPO DE ALMACÉN DE
ARCHIVO
Base de datos Firebird
PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO
Ruta de acceso a la base de datos de Firebird
Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico
Ruta de acceso al índice de búsqueda
3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y
escribir ‘services.msc’.
4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver.
5. Consulte la ubicación de los archivos anotados en el paso 2 para sustituir los archivos del Almacén
de archivo por los archivos de copia de seguridad restaurados, como se indica a continuación:
Base de datos de Firebird: sustituya la base de datos de Firebird del disco por la copia de
seguridad de dicha base de datos.
Base de datos SQL: en Microsoft® SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de
seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar.
Origen binario del correo electrónico: sustituya la carpeta binaria del disco por la copia de
seguridad de dicha carpeta.
Carpeta de índice de búsqueda: sustituya la carpeta de índice de búsqueda del disco por la copia
de seguridad de dicha carpeta.
6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver.
Restauración de un Almacén de archivo que no se ha agregado a GFI MailArchiver
1. Dependiendo del tipo de Almacén de archivo que se vaya a restaurar, restaure la copia de
seguridad de los datos aplicable como se indica a continuación:
Base de datos de Firebird: restaure la base de datos de Firebird del disco.
Base de datos SQL: en Microsoft SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de
seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar.
Origen binario del correo electrónico: restaure la carpeta binaria del disco.
Carpeta de índice de búsqueda: restaure la carpeta binaria de búsqueda del disco.
Tome nota de las rutas en las que se han restaurado todos los datos.
2. Agregue el Almacén de archivo restaurado a GFI MailArchiver asegurándose de que todas las rutas
de acceso configuradas en el asistente, por ejemplo la ruta del índice de búsqueda o la base de datos
SQL, son las de los datos restaurados.
7.8.12 Desplazamiento de mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra
GFI MailArchiver admite varios tipos de Almacenes de archivo. El software permite mensajes de
correo electrónico de una base de datos a otra o a muchas otras bases de datos.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 135
NOTA
Esta característica sólo se puede aplicar cuando se mueve el origen de los mensajes de
correo electrónicos originales almacenado en disco de una base de datos Firebird o de
un sistema de archivos SQL Server®. Los mensajes de correo electrónico no se pueden
mover de una base de datos de SQL Server® cuando el origen está almacenado en la
base de datos SQL Server®.
Ejemplos:
El tamaño de una base de datos Firebird aumenta mucho y, por consiguiente, la carga de datos se
ralentiza, por lo que el administrador decide cambiar a una base de datos SQL Server®.
Un sistema de archivos SQL almacenado en disco almacena mensajes de correo electrónico de un
año completo. Se recomienda separar los mensajes de correo electrónico en varias bases de
datos, por ejemplo una base de datos para cada mes.
Notas importantes
1. Se recomienda encarecidamente realizar una copia de seguridad de los Almacenes de archivo antes
de mover mensajes de correo electrónico. Este proceso se describe en el capítulo Copias de seguridad
de Almacenes de archivo de este manual.
2. El desplazamiento de mensajes de correo entre Almacenes de archivo requiere gran cantidad de
recursos de procesamiento informático y puede empeorar considerablemente el rendimiento del
servidor de GFI MailArchiver.
3. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico se pierde al mover los mensajes
de correo electrónico; sin embargo, los mensajes de correo electrónico se pueden volver a sincronizar
para recuperar la estructura de carpetas. La estructura de carpetas de los mensajes de correo
electrónico eliminados del buzón se pierde permanentemente.
4. Asegúrese de que la base de datos nueva a la que se van a mover los mensajes de correo
electrónico se agrega en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Este proceso se describe en el
capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual.
5. Se pueden crear varias bases de datos para cubrir distintos intervalos de fecha de los mensajes de
correo electrónico.
7.8.13 Actualización del esquema de la base de datos
Es importante que todos los esquemas de base de datos se actualicen al esquema más reciente para
asegurarse que GFI MailArchiver funciona correctamente. Este proceso se puede llevar a cabo
durante el proceso de actualización de (por parte del Asistente de instalación) o en una etapa
posterior utilizando el Actualizador de esquemas en masa.
Use el Actualizador de esquemas en masa para:
Actualizar el esquema de base de datos de GFI MailArchiver o
Verificar que está usando el esquema de bases de datos más reciente
Para iniciar el Actualizador de esquemas en masa:
1. En el equipo de GFI MailArchiver vaya a -ruta de instalacion de GFI MailArchiver\BulkSchemaUpgrader y haga clic en BulkSchemaUpgrader.exe.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 136
Captura de pantalla 74: El Actualizador de esquemas en masa
2. Seleccione las bases de datos que desea actualizar y haga clic en Actualizar.
NOTA
Al actualizar el esquema de una base de datos SQL, especifique las credenciales del
administrador del sistema, el usuario AS o el propietario de la base de datos (función
dbo) cuando se le solicite.
7.8.14 Cómo adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
IMPORTANTE
Solamente puede adjuntar bases de datos de GFI MailArchiver 3 basadas en SQL
Server®. No se admiten bases de datos de Microsoft® Access.
IMPORTANTE
Las bases de datos adjuntas de GFI MailArchiver 3 son de sólo lectura, por lo que
únicamente se pueden utilizar para examinar y realizar búsquedas.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 137
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. Haga clic en
.
2. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si va a permitir a los usuarios utilizar el
Almacén de archivo nuevo y el método usado para crearlo. Seleccione la opción Asistente y haga clic
en Siguiente.
3. Seleccione la opción Microsoft SQL Server y haga clic en Siguiente.
Captura de pantalla 75: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3
4. Seleccione Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver versión 3 y seleccione la base de
datos que se va a adjuntar.
5. Haga clic en Siguiente para continuar.
7.9 Control de acceso al correo electrónico
De forma predeterminada, los usuarios de Active Directory® pueden examinar y buscar únicamente
en sus mensajes de correo electrónico. Control de acceso al correo electrónico permite configurar a
los usuarios para que formen parte de un grupo con acceso a los mensajes de correo electrónico de
otros usuarios. Los grupos preconfigurados se muestran en la tabla siguiente.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 138
Tabla 71: Grupos del control de acceso al correo electrónico
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Grupo de
acceso total
Permite a los usuarios en los grupos de Active Directory® examinar y buscar en todos los mensajes de
correo electrónico guardados en los Almacenes de archivo.
NOTA
Dado que los mensajes de correo electrónico puede contener información confidencial, se
recomienda encarecidamente seleccionar los miembros de estos grupos con mucho cuidado.
Administradores
de grupo
Permite a los usuarios que disponen de una rol de administrador o supervisor en la organización
examinar y buscar en los mensajes de correo electrónico de todos los usuarios que forman parte de
dicho grupo de Active Directory®.
Control de
cuentas de
usuario
Permite a usuarios específicos examinar y buscar en los mensajes de correo electrónico de otros
usuarios.
Esta característica permite, por ejemplo, conceder a un usuario acceso a los mensajes de correo
electrónico de otro usuario que ya no está en la empresa y cuya cuenta de Active Directory® se ha
eliminado.
Buzones
compartidos
Permite a un grupo acceder a los mensajes de correo electrónico archivados en un buzón específico.
Por ejemplo, permite a todos los comerciales tener acceso a [email protected].
7.9.1 Adición de un grupo de Active Directory al grupo de acceso total
Cuando se agrega un grupo de usuarios de Active Directory al GFI MailArchivergrupo de acceso total,
se concede a dichos usuarios acceso a todos los mensajes de correo electrónico almacenados en GFI
MailArchiver y a los informes de MailInsights.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en la etiqueta Control de acceso.
2. Haga clic en Configurar Grupo de acceso total.
3. Seleccione el grupo de Active Directory que se vaya a definir como grupo de acceso total y haga clic
en Guardar.
7.9.2 Adición de usuarios al acceso al archivo de administrador de grupo
Cuando se agrega un usuario al acceso al archivo de administrador de grupo, se concede a dicho
usuario acceso a todos los correos electrónicos archivados en GFI MailArchiver de un grupo
determinado de usuarios de Active Directory®.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso.
2. Haga clic en Configurar administradores de grupo.
3. En el campo Administrador, seleccione el usuario que va a agregar como administrador y el grupo
al que se concederá acceso total, y haga clic en Agregar. Repita la operación para agregar otros
usuarios a otros grupos.
NOTA
Se puede añadir un usuario a varios grupos. Para ello es preciso seleccionar el mismo
usuario y un grupo de Active Directory® diferente.
4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración.
7.9.3 Definición del control de acceso de usuario
El control de acceso de usuarios permite conceder a usuarios determinados acceso a los correos
electrónicos archivados de otros usuarios.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 139
Captura de pantalla 76: Cómo configurar el control de acceso
2. Haga clic en Configurar control de cuentas de usuario.
3. Seleccione el usuario al que va a conceder acceso en el campo Usuario y el usuario al que se
concederá acceso al buzón en el campo Tiene acceso al usuario. Haga clic en Agregar y repita la
operación para agregar otros usuarios a otros grupos.
NOTA
Un usuario puede añadirse a varios usuarios. Para ello, es preciso seleccionar el mismo
usuario y un usuario diferente al que se concederá acceso a los mensajes de correo
electrónico archivados.
4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración.
7.9.4 Configuración de buzones compartidos
Los buzones compartidos son aquellos a los que pueden acceder todo el conjunto de usuarios de un
grupo.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 140
2. Haga clic en Configurar buzones compartidos.
3. Seleccione el grupo al que se concederá acceso en el campo Grupo y el buzón al que se concederá
acceso en el campo Cuenta de buzón. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros
grupos a diferentes buzones.
NOTA
El mismo grupo puede añadirse a diferentes buzones. Para ello, sólo es preciso
seleccionar el mismo usuario y un buzón diferente para conceder acceso a los mensajes
de correo electrónico archivados.
4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración.
7.10 Configuración de un servidor IMAP
El protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) es un protocolo de Internet para la
recuperación de correo electrónico. Distintos clientes de correo electrónico y servidores de correo
utilizan IMAP para transferir mensajes de correo electrónico desde un servidor a un cliente.
El servicio IMAP se utiliza para recuperar identificadores de correo electrónico y estructuras de
carpetas de correo electrónico de usuarios desde Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Los datos
se almacenan en una base de datos Firebird en el equipo del servidor IMAP.
NOTA
La base de datos Firebird del back-end del servidor IMAP se almacena en
Data\IMAPDB.FDB y contiene la estructura de carpetas del buzón de cada usuario.
Esta base de datos NO contiene datos de mensaje (asunto, encabezados, contenido del
cuerpo, etc.). Dicha información se recupera directamente desde el servicio de Almacén
de GFI MailArchiver cuando se solicita. El servicio IMAP crea esta base de datos al inicio
(si no se encuentra) y la sincronización comenzará tan pronto como haya elementos
disponibles en los Almacenes de archivo. El servidor IMAP no devolverá elementos a los
usuarios hasta que se sincronicen los datos.
Cuando un cliente realiza una solicitud, el servidor IMAP busca en la base de datos local los
identificadores de correo electrónico y realiza las acciones siguientes:
Nombres de carpeta: envía los datos directamente
Detalles del mensaje: se pone en contacto con el servicio de almacén antes de devolver los
datos.
Los clientes se conectan al servicio IMAP utilizando una autenticación válida.
NOTA
Cuando GFI MailArchiver se instala (no se actualiza) y se habilita IMAP por primera vez,
el servidor IMAP tarda bastante tiempo en sincronizarse con el almacén. La
sincronización es un proceso en segundo plano transparente para el usuario.
Para configurar el servidor IMAP:
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 141
1. En la página Configuración, seleccione Servidor IMAP.
2. Haga clic en Configurar servidor IMAP.
Captura de pantalla 77: Configuración de servidor IMAP
3. Active la casilla de verificación Habilitar servidor IMAP.
IMPORTANTE
El servicio IMAP se inicia automáticamente cuando se activa la casilla de verificación
Habilitar servidor IMAP. Si IMAP está deshabilitado, el servicio no se inicia
automáticamente al inicio.
4. (Opcional) En el campo Número del puerto, introduzca un valor y haga clic en Comprobar
disponibilidad.
NOTA
El número de puerto predeterminado es 44143. El cambio del número de puerto afecta
a los clientes que se han configurado para utilizar este puerto.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 142
5. En el campo Interfaz de red, seleccione la tarjeta de red de escucha entre las opciones
disponibles. GFI MailArchiver escanea el sistema y enumera las tarjetas de interfaz de red detectadas
como posibles opciones. Sin embargo, se recomienda conservar la configuración predeterminada
(Todas las interfaces de red).
6. En el campo URL de servidor, introduzca la dirección del servidor IMAP que van a utilizar los
clientes de correo.
NOTA
El servicio IMAP se reinicia siempre que se producen cambios en la configuración del
servidor IMAP relacionada con la interfaz de tarjeta de red o con el número de puerto
de escucha. Todos los clientes se desconectan cuando se reinicia el servicio IMAP.
7. Utilice el campo Máximo de meses que se mostrarán en los clientes de correo para establecer el
período de tiempo (en meses) que GFI MailArchiver retrocede para recuperar mensajes de correo
electrónico (la configuración predeterminada es 12 meses).
8. (Opcional) Active la casilla de verificación Habilitar seguridad SSL para habilitar la transmisión
segura de información. Para obtener más información, consulte Trabajo con certificados (página
143).
NOTA
Si se selecciona Forzar certificado SSL, los clientes de correo electrónico se
autenticarán utilizando un certificado válido. La autenticación se rechaza si el cliente
intenta conectarse sin cifrar.
9. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración.
7.10.1 Trabajo con certificados
Capa de sockets seguros (SSL) es un protocolo diseñado para permitir que las aplicaciones transmitan
información entrante y saliente de forma segura. Las aplicaciones que utilizan SSL intercambian
claves de cifrado con otras aplicaciones y están diseñadas para cifrar y descifrar los datos enviados
entre ambas.
Las aplicaciones configuradas para ejecutar SSL (por ejemplo, exploradores web como Microsoft®
Internet Explorer y Firefox y programas de correo electrónico como Microsoft Outlook®, Mozilla
Thunderbird y Apple Mail) pueden recibir automáticamente conexiones SSL. Para establecer una
conexión SSL segura, la aplicación primero debe tener una clave de cifrado asignada por una
autoridad de certificación en formato de certificado.
IMAP admite el cifrado mediante certificados. Los certificados se pueden:
Comprar a un proveedor en línea como Verisign
Generar desde IIS® (consulte el artículo de la base de conocimiento
http://support.microsoft.com/kb/299875#appliesto)
Para habilitar SSL y configurar un certificado de seguridad:
1. En el asistente de configuración del servidor IMAP, active la casilla de verificación Habilitar SSL.
2. En el campo Certificado SSL, seleccione el certificado que se va a cargar.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 143
3. En el campo Contraseña de certificado SSL, escriba la contraseña del certificado. Se validará al
hacer clic en Guardar.
4. (Opcional) Active la casilla de verificación Forzar certificado SSL para forzar el cifrado de los datos
transmitidos.
IMPORTANTE
Cuando se habilita Forzar certificado SSL, el cifrado se «fuerza», lo que significa que
los clientes que utilizan el servicio IMAP no podrán conectarse a menos que configuren el
cifrado en su lado. Si Forzar certificado SSL no está habilitado, los clientes pueden
conectar con el servidor IMAP tanto en modo cifrado como no cifrado.
5. Haga clic en Guardar.
7.11 Directivas de retención
Las directivas de retención definen el tiempo durante el que los correos electrónicos archivados se
conservan en el Almacén de archivo antes de que se eliminen. Por ejemplo, puede configurar GFI
MailArchiver para que conserve los correos que tengan la etiqueta ‘Ventas’ durante dos años y que
conserve de forma indefinida los que tengan la etiqueta ‘Legal’.
GFI MailArchiver también brinda la posibilidad de suspender temporalmente las directivas de
retención, con lo que no se elimina ningún correo electrónico. Por ejemplo, puede suspender las
directivas de retención hasta que se resuelva un litigio. En ese caso, los mensajes de correos
electrónicos se marcan para su eliminación y se eliminan una vez que desaparece la suspensión
temporal.
7.11.1 ¿Cómo se aplican las directivas de retención?
GFI MailArchiver comprueba el contenido de los mensajes de correo electrónico con las directivas de
retención configuradas en el momento del archivado.
GFI MailArchiver comprueba en primer lugar el correo electrónico con la directiva de máxima
prioridad. Si el correo electrónico cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se
asocia con el correo electrónico. Si el correo electrónico no cumple la directiva de retención de
máxima prioridad, GFI MailArchiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención
configurada, según la prioridad.
El proceso se repite hasta que el correo electrónico cumple una directiva de retención configurada o
hasta que no hay más directivas de retención. Si un correo electrónico no cumple ninguna directiva de
retención, GFI MailArchiver lo almacena en el Almacén de archivo de forma indefinida.
Notas importantes
Las directivas de retención creadas o modificadas después de que GFI MailArchiver haya
almacenado un correo electrónico en un Almacén de archivo no afectarán a dicho correo
electrónico. Esto se debe a que GFI MailArchiver comprueba el contenido de los mensajes de
correo electrónico con las directivas de retención en el momento en que los archiva.
Un correo electrónico no puede cumplir más de una directiva de retención. Por consiguiente, las
prioridades que asigne a las directivas de retención son muy importantes.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 144
Todos los mensajes de correo electrónico que cumplan una directiva de retención en la que la
acción configurada sea ‘eliminar correo electrónico de inmediato’ se descartarán
inmediatamente sin guardarse en el Almacén de archivo.
Todos los mensajes de correo electrónico que cumplan una directiva de retención en la que la
acción configurada se haya establecido en eliminar después de varios días se almacenarán en un
Almacén de archivo. En el tiempo preconfigurado transcurrido, GFI MailArchiver purga el correo
electrónico del Almacén de archivo.
De manera predeterminada, no existen directivas de retención en GFI MailArchiver tras la
instalación
7.11.2 Visualización de directivas de retención
Captura de pantalla 78: Visualización de directivas de retención y spam
Para ver las directivas de retención, seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de
retención y spam. Las directivas de retención se muestran en la tabla de directivas de retención,
clasificadas por el orden que se ejecutan. Los campos disponibles se muestran en la tabla siguiente.
Tabla 72: Campos de la tabla de directivas de retención
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de
directiva
Muestra el nombre de la directiva de retención.
Activa
Muestra si la directiva de retención está activa, inactiva o deshabilitada por razones legales.
Acción
Muestra la acción configurada para esta directiva de dirección. Por ejemplo: conservar correos
electrónicos durante 2 años.
7.11.3 Adición de una nueva directiva de retención
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam.
2. Haga clic en
GFI MailArchiver
.
7 Configuración de GFI MailArchiver | 145
Captura de pantalla 79: Seleccionar directiva de SPAM o de retención de correo electrónico
3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Directiva de retención de correo
electrónico y haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 146
Captura de pantalla 80: Detalles de directiva de retención
4. En la pantalla Detalles de directiva de retención, escriba los detalles de la directiva de retención
nueva y haga clic en Siguiente. Las opciones disponibles son:
Tabla 73: Opciones de Nueva directiva de retención
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de
directiva
Define el nombre de la directiva que se va a crear.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 147
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Criterios de
correo electrónico
Define las condiciones que identificarán que un correo electrónico forma parte de esta directiva
de retención. En la lista desplegable, seleccione una de las siguientes opciones y especifique los
valores a los que debe ajustarse cualquier correo electrónico para cumplir esta directiva de
retención. Haga clic en para agregar más condiciones o en para eliminar una condición
escrita. Seleccione:
Asunto: defina el asunto de cualquier correo electrónico
Cuerpo: defina las palabras clave que se pueden encontrar en el cuerpo de los mensajes de
correo electrónico
Remitente: defina la dirección de correo electrónico del remitente o especifique el nombre
de usuario con el formato dominio\nombre de usuario
Destinatario: escriba la dirección de correo electrónico del destinatario o especifique el
nombre de usuario con el formato dominio\nombre de usuario
NOTA
Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe
'*@dominio.com', el valor mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'.
Tamaño de correo electrónico: seleccione un parámetro y escriba el tamaño del correo
electrónico, en MB. Los parámetros que se pueden usar son:
Igual a
Mayor que
Mayor o igual que
Menor que
Menor o igual que
Tamaño del adjunto: seleccione un parámetro y especifique el tamaño del correo
electrónico, en MB. Los parámetros que se pueden usar son:
Igual a
Mayor que
Mayor o igual que
Menor que
Menor o igual que
Tipo de adjunto: defina la condición de tipo de archivo seleccionando una categoría en la
lista desplegable de valores predefinidos. Para obtener más información sobre los tipos de
archivo, consulte el apartado Tipos de archivo de retención en esta misma sección.
Archivado manual: seleccione esta opción para incluir todos los mensajes de correo
electrónico archivados manualmente en la directiva de retención.
Habilitar directiva
Define si una directiva está en vigor o no, y si los mensajes de correo electrónico se van a eliminar
inmediatamente o se van a conservar durante un periodo determinado. Seleccione Habilitar
directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
NO conservar los correos electrónicos que cumplan las condiciones anteriores, eliminarlos
de inmediato.
NO conservar los correos electrónicos que cumplan las condiciones anteriores, eliminarlos
después de x días
NOTA
Para configurar un número de años, especifique el número de días. Por ejemplo: para
conservar los mensajes de correo electrónico durante 2 años, escriba 730 días, mientras que
para conservarlos durante 5 años, escriba 1825 días.
5. Haga clic en Finalizar.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 148
Tipos de archivos de retención
La siguiente tabla muestra los tipos de archivo asociados con cada una de las categorías de Tipo de
adjunto que se pueden usar al filtrar una directiva de retención por tipo de adjunto:
Tabla 74: Tipos de archivos de retención predefinidos
CATEGORÍA
TIPO DE ARCHIVO
Imágenes
*.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx,
*.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf,
*.xps, *.pns, *.jps
Documentos
*.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf,
*.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx,
*.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde
Música
*.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots,
*.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel
Vídeo
*.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov,
*.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv
7.11.4 Cambio de orden de las directivas de retención
El orden en que se aplican las directivas de retención es muy importante en GFI MailArchiver. En
primer lugar, GFI MailArchiver comprueba el correo electrónico con la directiva de máxima prioridad.
Si el correo electrónico cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asocia con el
correo electrónico. Sin embargo, si el correo electrónico no cumple la directiva de retención de
máxima prioridad, GFI MailArchiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención
configurada, según la prioridad.
Para cambiar el orden de las directivas de retención:
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam.
2. Seleccione la directiva de retención cuyo orden desea cambiar y haga clic en
para subirla o bajarla, respectivamente.
o
7.11.5 Adición de directivas de retención de SPAM
De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico marcados como spam se archivan con
los restantes mensajes y GFI MailArchiver no discrimina entre los mensajes de correo electrónico
válidos y los marcados como SPAM por soluciones antispam, como GFI MailEssentials. En GFI
MailArchiver, puede configurar una directiva de retención de SPAM que le permita eliminar el spam
inmediatamente durante el proceso de archivo o después de un número de días específico.
La creación de una directiva de retención de SPAM también permite a los usuarios explorar los
mensajes de correo electrónico marcados como spam y si no son realmente spam, marcarlos como no
spam. De esta forma, la directiva de retención de SPAM no eliminará dichos mensajes de correo
electrónico.
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención.
2. Haga clic en
.
3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Especificar directiva de SPAM y haga clic en
Siguiente.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 149
Captura de pantalla 81: Cuadro de diálogo Directiva de retención de SPAM
4. Escriba el nombre de la directiva de retención de SPAM, configure si la directiva está activa o no, y
seleccione el periodo de retención. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles.
Tabla 75: Opciones de Directiva de retención de SPAM
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de directiva
Define el nombre de la directiva que se va a crear o editar. Escriba o
edite el nombre en este campo de texto.
Habilitar directiva
Define si la directiva que se va a crear o editar está activa o
deshabilitada. Active o desactive la casilla de verificación para
habilitar o deshabilitar la directiva.
NO conservar correos electrónicos marcados
como SPAM, eliminarlos de inmediato
Indica a GFI MailArchiver que elimine inmediatamente todos los
mensajes de correo electrónico marcados como SPAM.
NO conservar los correos electrónicos que
cumplan las condiciones anteriores,
eliminarlos después de x días
Indica a GFI MailArchiver que conserve todos los mensajes de correo
electrónico marcados como SPAM y que los elimine cuando haya
transcurrido el tiempo configurado.
5. Haga clic en Siguiente y Finalizar para finalizar la configuración de la directiva de retención.
7.11.6 Configuración de la Conservación por razones legales
Conservación por razones legales indica a GFI MailArchiver que detenga temporalmente la eliminación
de mensajes de correo electrónico archivados y que los conserve hasta próximo aviso. Habilite esta
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 150
característica para detener temporalmente la eliminación de mensajes de correo electrónico
archivados hasta que, por ejemplo, se resuelva un litigio.
La habilitación de esta característica hará que GFI MailArchiver marque los mensajes de correo
electrónico archivados para su eliminación. La instrucción de eliminación se ejecutará cuando
desaparezca la conservación por razones legales.
Para habilitar Conservación por razones legales:
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam.
2. Seleccione
.
NOTA
Compruebe que la Conservación por razones legales está habilitada en la ficha Página
de inicio, dentro de Acerca de GFI MailArchiver.
Para deshabilitar Conservación por razones legales:
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam.
2. Seleccione
.
IMPORTANTE
Utilice esta característica con precaución, ya que los mensajes de correo electrónico se
eliminan de inmediato al deshabilitar Conservación por razones legales.
7.12 Reglas de clasificación
Las reglas de clasificación permiten clasificar automáticamente los mensajes de correo electrónico en
función de su contenido. A partir del momento en que se habilite una regla de clasificación, se
revisarán automáticamente los nuevos mensajes de correo electrónico de acuerdo con la regla de
clasificación establecida y se etiquetarán en consecuencia en su Almacén de archivo respectivo.
Utilizando la funcionalidad Búsqueda avanzada de la ficha Archivar, los usuarios pueden buscar una
etiqueta determinada en mensajes de correo electrónico archivados. También se puede guardar la
búsqueda en la ventana Clasificaciones de la ficha Archivar para facilitar su uso. Para obtener más
información, consulte Búsqueda avanzada (página 61).
Esta sección le ayudará a:
Agregar reglas de clasificación
Editar reglas de clasificación
Quitar reglas de clasificación
7.12.1 Adición de reglas de clasificación
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Reglas de clasificación.
2. Haga clic en
GFI MailArchiver
.
7 Configuración de GFI MailArchiver | 151
Captura de pantalla 82: Detalles de Directiva de categorización
3. Escriba un nombre de regla en el campo Nombre de regla y configure los criterios que tienen que
cumplir los mensajes de correo electrónico para encuadrarse en esta regla de clasificación. Las
opciones disponibles son:
Tabla 76: Opciones de Directiva de categorización
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Asunto
Escriba el texto del asunto que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla
de categorización.
Cuerpo
Escriba el texto del cuerpo que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla
de categorización.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 152
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Remitente
Seleccione si la clasificación se va a realizar por dirección de correo electrónico o por nombre de
usuario. Especifique la dirección de correo electrónico o seleccione el nombre de usuario que
debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización.
NOTA
El signo ‘@’ siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del
remitente especificada. Se admiten los siguientes caracteres comodín:
? : equivale a cualquier letra
Por ejemplo: ???n@?aster-domain.com equivaldrá tanto a [email protected] como a
[email protected].
: equivale a palabras completas
Por ejemplo: *@master-domain.com equivale a todas las direcciones de correo electrónico
con la parte de dominio master-domain.com
Destinatario
Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario que debe tener el correo electrónico
para encuadrarse en esta regla de categorización.
NOTA
Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe
'*@dominio.com', el valor mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'.
4. Haga clic en para agregar más criterios de clasificación o en
con anterioridad.
para eliminar criterios escritos
5. Seleccione Habilitar directiva y escriba la etiqueta que debe ponerse a los mensajes de correo
electrónico en el campo Los correos electrónicos que coinciden con esta regla de clasificación
deben etiquetarse . Haga clic en Siguiente para continuar.
6. En la página Resumen, revise los detalles de las reglas de categorización y haga clic en Finalizar.
7.12.2 Edición de las reglas de clasificación
1. Seleccione la regla de clasificación que desea editar y haga clic en Editar.
2. Para obtener información sobre cómo editar una regla de clasificación, siga las instrucciones del
apartado Adición de directivas de clasificación.
7.12.3 Eliminación de reglas de clasificación
Seleccione la regla de clasificación que desea quitar y haga clic en
se quitará de forma automática.
. La regla de clasificación
7.13 Auditoría
La auditoría de las actividades de las bases de datos de GFI MailArchiver utiliza las capacidades de
seguimiento de SQL Server® para registrar todas las actividades que afectan a las bases de datos de
archivo.
Los datos del seguimiento se almacenan en un archivo de texto en una ubicación especificada por el
usuario en el equipo con SQL Server®. Hay un archivo de seguimiento por servidor, que contiene los
datos de seguimiento de todos los Almacenes de archivo alojados en el servidor. El servicio de SQL
Server® contiene un bloqueo exclusivo del archivo de seguimiento, lo que garantiza que no se puede
alterar el archivo. En GFI MailArchiver se puede desencadenar el proceso de carga de los archivos de
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 153
seguimiento en la base de datos de auditoría. Después de la carga, los informes de auditoría se
pueden ver en la página Informes de auditoría de la consola.
IMPORTANTE
GFI MailArchiver sólo audita Almacenes de archivo basados en SQL Server®.
La auditoría no se realiza en los Almacenes de archivo basados en:
La base de datos y el sistema de archivos de SQL Server®
La base de datos y el sistema de archivos de GFI MailArchiver (Firebird).
En este capítulo:
7.13.1 Configuración de auditorías de actividades de bases de datos
154
7.13.2 Edición de auditorías de actividades de bases de datos
156
7.13.3 Informes de auditoría
157
7.13.1 Configuración de auditorías de actividades de bases de datos
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Auditoría.
2. Haga clic en Configurar.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 154
Captura de pantalla 83: Seleccionar un método de autenticación
3. Seleccione el servidor SQL Server® que va a usar en el cuadro desplegable Microsoft SQL Server y
elija el método de autenticación que usará para conectarse con el servidor SQL Server®
seleccionado.
Tabla 77: SQL Server®
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Autenticación de
Windows
Utiliza el usuario conectado en ese momento para conectarse a SQL Server®.
Autenticación de
Microsoft SQL
Server
Utiliza las credenciales de los campos Nombre de inicio de sesión y Contraseña para conectarse a
SQL Server®. GFI MailArchiver las usará para escribir en la base de datos de auditoría o para leerla.
Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
IMPORTANTE
La cuenta especificada debe tener privilegios de administrador de sistema o de
propietario de la base de datos.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 155
4. Para crear una base de datos en un servidor SQL Server® seleccionado con anterioridad, seleccione
Nueva base de datos de auditoría y escriba un nombre en el cuadro de texto. Para usar una base de
datos existente, en Seleccionar una existente:, elija una base de datos de auditoría en la lista que se
muestra. Haga clic en Siguiente para continuar.
Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
5. Especifique si desea habilitar el seguimiento en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver.
Seleccione Permitir realizar seguimientos de los Almacenes de archivo para registrar los datos de
actividad de la base de datos y especifique la ruta de acceso del equipo con SQL Server® en el que se
almacenarán los archivos de seguimiento. Haga clic en Siguiente para continuar.
NOTA
Asegúrese de que se puede acceder a la ubicación especificada utilizando la cuenta de
usuario con la que se ejecuta el servicio de SQL Server®
NOTA
Bloquee la ubicación en que almacena los archivos de seguimiento de SQL Server® a
través de los permisos de NTFS, con el fin de que el servicio de SQL Server® sea el único
que puede acceder a la ubicación. Esto, junto con el bloqueo exclusivo que realiza el
servicio de SQL Server®, garantiza que no se pueden alterar los datos de los archivos de
seguimiento.
Captura de pantalla 84: Habilitar la auditoría de interacción del usuario
6. Especifique si desea habilitar la auditoría de interacción del usuario. Así se registrará toda la
actividad de la interfaz de usuario de GFI MailArchiver realizada por los usuarios. Para habilitarla,
seleccione Habilitar la auditoría de interacción del usuario. Haga clic en Siguiente para continuar.
7. Revise el resumen de la configuración de la base de datos de auditoría y haga clic en Finalizar para
finalizar la configuración.
7.13.2 Edición de auditorías de actividades de bases de datos
Para editar la configuración de la auditoría de las actividades de las bases de datos existente,
seleccione los valores que se configuraron previamente y haga clic en Configurar. Siga las
instrucciones que se indican en el apartado Configuración de auditorías de actividades de la base de
datos para editar la configuración de la auditoría de las actividades de la base de datos existente.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 156
7.13.3 Informes de auditoría
Los informes de auditoría se basan en los datos que genera la auditoría de actividades de la base de
datos y en la auditoría de interacción del usuario. Para acceder a informes de auditoría:
1. Seleccione la ficha Auditoría y, a continuación, el informe que desee.
2. Realice las siguientes acciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Filtrar
informes:
Use el área Filtrar por: seleccionando el valor por el que se va a filtrar y especificando los detalles que un
registro tiene que cumplir para que aparezca en pantalla. El área Filtrar por: se encuentra en la parte
superior de cada una de las páginas del informe.
Imprimir
informes:
Haga clic en el botón Imprimir informe
, que se encuentra en la parte superior de cada una de las
páginas del informe, para imprimirlo.
Informe de auditoría de la administración de la configuración
Este informe se usa para mostrar todos los cambios de configuración realizados en GFI MailArchiver.
La información que aparece incluye:
El usuario que realizó los cambios
Los cambios efectuados
NOTA
Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la configuración que se
enumeran en la lista aparecerá una ventana con información más detallada.
Informe de auditoría de control de acceso
Este informe se usa para mostrar todos los cambios realizados en la configuración del control de
acceso de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye:
El usuario que realizó los cambios
El usuario afectado por el cambio
Los permisos que se han cambiado
Informe de auditoría de mensajes de correo electrónico archivados
Este informe se usa para mostrar el número de mensajes de correo electrónico archivados en los
Almacenes de archivo de GFI MailArchiver cada día. La información que aparece incluye:
Fecha
Nombre de Almacén de archivo
Número de mensajes de correo electrónico archivados
Informe de auditoría de importación en masa
Este informe se utiliza para mostrar la cantidad de mensajes de correo electrónico importados en los
Almacenes de archivo a través del servicio de importación masiva, en cada informe. La información
que aparece incluye:
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 157
Fecha de importación
Nombre de Almacén de archivo
Número de mensajes de correo electrónico importados
Informe de auditoría de directivas de retención
Este informe se usa para mostrar las directivas de retención ejecutadas y la cantidad de mensajes de
correo electrónicos eliminados. La información que aparece incluye:
Fecha en que se ejecutó la directiva
Nombre de Almacén de archivo
Nombre de la directiva de retención
Número de mensajes de correo electrónico eliminados
Al hacer clic en cualquiera de las directivas de retención ejecutadas de la lista, aparecerá en una
ventana con información detallada sobre la directiva ejecutada.
Informe de auditoría de prevención contra la pérdida de datos
Este informe se usa para mostrar los usuarios que han realizado acciones que pueden provocar la
pérdida de datos, como el reenvío de mensajes de correo electrónico de los Almacenes de archivo. La
información que aparece incluye:
El usuario que realizó la acción
La acción realizada
El número de mensajes de correo electrónico afectados
Informe de la auditoría de la pista de auditoría del usuario
Este informe se usa para mostrar las acciones tomadas por los usuarios durante el uso de la interfaz
web de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye:
Nombre de usuario
Acción realizada
Fecha y hora en que se realizó la acción
Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles:
Para agrupar la lista por usuario, haga clic en el botón Agrupar por usuario, que se encuentra en
la parte superior de la página del informe.
Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la
parte superior de la página del informe.
Al hacer clic en cualquiera de las acciones del usuario de la lista, aparecerá en una ventana con
información detallada sobre la acción realizada.
Informe de auditoría de integridad de datos
Este informe muestra todos los cambios realizados en los Almacenes de archivo y en las bases de
datos de auditoría de GFI MailArchiver que no pasaron por los servicios de GFI MailArchiver. La
información que aparece incluye:
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 158
Tipo de evento
El servidor Microsoft® SQL y la base de datos afectados
Usuario de base de datos afectado
Acción realizada
Equipo del que partió la acción
Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles:
Para agrupar la lista por tipo de evento, haga clic en el botón Agrupar por tipo de evento, que se
encuentra en la parte superior de la página del informe.
Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la
parte superior de la página del informe.
Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la base de datos que aparecen en la lista,
aparecerá una ventana con información detallada sobre el cambio.
7.14 Configuración de eliminación de mensajes
La característica Eliminación de mensajes permite que los usuarios eliminen permanentemente
correos electrónicos de la vista de buzón de GFI MailArchiver. Si está habilitada, se muestra un botón
de eliminación adicional en la barra de herramientas de la ficha Archivar y en la barra de
herramientas Vista de buzón.
IMPORTANTE
La habilitación de esta característica puede infringir la política de la empresa o la
normativa legal relativa a la conservación de correo electrónico.
IMPORTANTE
La habilitación de esta característica permite a todos los usuarios de GFI MailArchiver
eliminar permanentemente mensajes de correo electrónico archivados de los buzones a
los que tienen acceso.
1. En la ficha Configuración, seleccione Eliminación de mensajes.
2. Haga clic en Habilitar la eliminación de mensajes de correo.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 159
Captura de pantalla 85: Configuración de eliminación de mensajes
3. (Opcional) Si quiere conservar una copia del correo electrónico eliminado en los Almacenes de
archivo, marque Deja una copia del correo electrónico en los Almacenes de archivos accesible por
un usuario con acceso total. Sólo aquellos usuarios que dispongan de derechos de acceso total
podrán acceder a los correos electrónicos conservados. Si la casilla de verificación se deja sin marcar,
los correos electrónicos eliminados se borrarán permanentemente de los Almacenes de archivo.
4. Active la casilla de verificación Acepto.
5. Haga clic en Aceptar.
NOTA
Los usuarios no pueden eliminar mensajes de correo electrónico de un Almacén de
archivo de solo lectura. Los usuarios reciben una notificación si la eliminación falla.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 160
IMPORTANTE
Si se ha habilitado Conservación por razones legales, Eliminación de mensajes queda
deshabilitado hasta que se elimina la Conservación por razones legales. Para obtener
más información, consulte Configuración de la Conservación por razones legales (página
150).
7.15 Visualización y edición de claves de licencia
Las versiones completas de GFI MailArchiver requieren una clave de licencia. Para obtener
información acerca de las licencias de GFI MailArchiver, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Licensing
NOTA
Para evaluar GFI MailArchiver, solicite una clave de evaluación gratuita de GFI Software
Ltdhttp://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm.
Para revisar la clave de licencia que se usa en GFI MailArchiver, seleccione la ficha Configuración y
haga clic en la etiqueta Cambiar clave de licencia.
Para cambiar la clave de licencia actual:
1. Haga clic en Editar clave de licencia.
2. Escriba o pegue la clave de licencia en el cuadro de texto Clave de licencia. Haga clic en Verificar
clave de licencia para verificar que la clave de licencia nueva es correcta.
3. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración.
NOTA
Después de la instalación de GFI MailArchiver, el Asistente de postinstalación le redirige
automáticamente a esta página.
7.16 Configuración general
La opción Configuración general permite definir la dirección de correo electrónico del administrador
y los detalles del servidor de correo electrónico para notificaciones. También permite habilitar,
deshabilitar y configurar las comprobaciones de versión de GFI MailArchiver. Esto permite que GFI
MailArchiver compruebe si hay versiones nuevas de GFI MailArchiver y que le avise en ese caso.
En este capítulo:
7.16.1 Cambio de la configuración general
161
7.16.2 Cambio de la configuración de comprobación de versión
163
7.16.1 Cambio de la configuración general
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 161
2. Haga clic en Cambiar configuración.
Captura de pantalla 86: Configuración general
3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles.
Tabla 78: Opciones de Configuración general
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Dirección de correo
electrónico del
administrador
Define la dirección de correo electrónico del administrador a la que se envían notificaciones
importantes.
Servidor SMTP
Define el servidor SMTP que usa GFI MailArchiver para enviar notificaciones y restaurar
mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo.
Número del puerto
Define el número de puerto a través del que GFI MailArchiver se comunicará con el servidor
SMTP. Valor predeterminado: 25
Usar SSL
Indica a GFI MailArchiver que se conecte y se comunique con el servidor SMTP utilizando
SSL.
El servidor SMTP
requiere autenticación
Indica a GFI MailArchiver que se conecte al servidor SMTP utilizando un nombre de usuario y
una contraseña. Si se elige esta opción, los campos de nombre de usuario y contraseña se
muestran automáticamente.
4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva.
5. Haga clic en Enviar correo electrónico de prueba para confirmar que los detalles son correctos.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 162
7.16.2 Cambio de la configuración de comprobación de versión
1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general.
2. Haga clic en Cambiar configuración de comprobación de versión.
Captura de pantalla 87: Configuración de comprobación de la versión
3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles.
Tabla 79: Configuración de comprobación de versión
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Habilitar
comprobación de
versión
Habilita o deshabilita la comprobación de versión de GFI MailArchiver. Si desactiva esta opción,
dejará de comprobarse automáticamente si hay versiones nuevas de GFI MailArchiver.
Habilitar servidor
proxy
Indica a GFI MailArchiver que use un servidor proxy para conectarse a los servidores de GFI y
buscar versiones actualizadas.
Servidor
proxy/puerto
Define el servidor proxy y el puerto que usa GFI MailArchiver para conectarse a los servidores de
GFI para comprobar las versiones.
El proxy requiere
autenticación
Esta opción se debe habilitar si el servidor proxy que se ha especificado en los campos Servidor
proxy y Puerto requiere autenticación.
Nombre de
usuario/contraseña
Define el nombre de usuario y la contraseña que usa GFI MailArchiver si el servidor proxy utiliza
autenticación.
4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva.
GFI MailArchiver
7 Configuración de GFI MailArchiver | 163
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico
GFI MailArchiver ofrece integración con distintos clientes y tecnologías de correo electrónico para que
los usuarios puedan acceder a sus mensajes archivados desde lugares remotos, cuando estén en la
oficina o durante los desplazamientos. Utilice la página Acceso a cliente de correo electrónico para:
Descargar GFI MailArchiver Outlook Connector, un complemento de Microsoft Outlook® que
permite a los usuarios visualizar mensajes de correo electrónico archivados desde su cliente
Microsoft Outlook.
Descargar GFI MailArchiver Outlook Addon, una herramienta que permite a los usuarios archivar
de forma manual mensajes de correo electrónico que se encuentren en el programa Microsoft
Outlook®.
Configurar una cuenta IMAP en su cliente de correo electrónico preferido para visualizar
mensajes de correo electrónico archivados en buzones a los que pueda acceder.
8.1 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector
GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft
Outlook® con los datos archivados por GFI MailArchiver. Este conector se puede instalar a través de
los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory® o a través de la instalación manual.
8.2 Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook® Connector
Figura 2: Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook® Connector
1. GFI MailArchiver Outlook Connector (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud
sincronización de las carpetas de Microsoft Outlook® con GFI MailArchiver.
de
2. GFI MailArchiver recupera el correo electrónico y los datos de carpetas requeridos del Almacén de
archivo de GFI MailArchiver
GFI MailArchiver
.
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 164
3. GFI MailArchiver envía los datos relativos al correo electrónico
Microsoft Outlook®.
a los equipos cliente de
8.3 Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector
Se puede descargar GFI MailArchiver Outlook Connector desde la interfaz web de GFI MailArchiver.
1. Abra GFI MailArchiver.
2. Seleccione la ficha Acceso a cliente de correo electrónico.
3. Haga clic en la ficha Outlook Connector .
4. Seleccione uno de los vínculos de las opciones de descarga disponibles para descargar GFI
MailArchiver Outlook Connector. Las opciones disponibles son:
Tabla 80: Versiones de GFI MailArchiver Outlook Connector
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Outlook Connector (Outlook de 32
bits)
Descargue GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 32 bits de
Microsoft Outlook.
Outlook Connector (Outlook de 64
bits)
Descargue GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 64 bits de
Microsoft Outlook.
8.3.1 Cambio de la disponibilidad de la ficha Outlook® Connector
De forma predeterminada, la ficha Outlook® Connector está visible y disponible para todos los
usuarios cuando inician sesión en GFI MailArchiver. Para que los usuarios no puedan verla:
1. En la página Acceso a cliente de correo electrónico, haga clic en
Outlook Connector.
en la ficha GFI MailArchiver
2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son:
Tabla 81: Opciones de disponibilidad de la ficha Outlook® Connector
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Sólo administradores
La ficha Outlook® Connector sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con
privilegios de administrador de dominio.
Todos los usuarios y
administradores
La ficha Outlook® Connector estará disponible para todos los usuarios, independientemente
de sus privilegios de inicio de sesión.
8.4 Requisitos del sistema de Outlook® Connector
8.4.1 Software
NOTA
Los equipos en los que se implementa GFI MailArchiver Outlook Connector deben poder
conectarse al servidor de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 165
Tabla 82: Requisitos de software de GFI MailArchiver Outlook Connector
COMPONENTE
DESCRIPCIÓN
Versiones de Microsoft
Outlook compatibles
Microsoft Outlook® 2003 (incluyendo los Service Pack 1, 2, 3 o 4)
Microsoft Outlook® 2007 (incluyendo los Service Pack 1 o 2)
Microsoft Outlook® 2010 (versiones x86 y x64)
Sistemas operativos
compatibles
Windows® 7
Windows® Vista
Windows® XP
Windows® Server 2008
Windows® Server 2003
Windows® Server 2000
Otros componentes
necesarios
Internet Explorer® 7 o posterior (sólo modo de compatibilidad de Internet Explorer® 9)
/Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari®
Puerto 80 HTTP (o puerto 443 predeterminado HTTPS para las conexiones seguras): lo
usa GFI MailArchiver Outlook Connector para conectarse con GFI MailArchiver.
NOTA
GFI MailArchiver Outlook Connector no se puede instalar en Microsoft® Exchange Server.
NOTA
Si se usa una herramienta de filtrado web, ésta se debe configurar para permitir todas
las solicitudes HTTP entre el servidor de GFI MailArchiver y GFI MailArchiver Outlook
Connector. Asegúrese de que el filtro web no bloquea la dirección IP, el nombre
NETBIOS y el nombre DNS del servidor de GFI MailArchiver. Para obtener más
información, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering
8.4.2 Hardware
Tabla 83: Requisitos de hardware de GFI MailArchiver Outlook Connector
COMPONENTE
REQUISITOS
Procesador
Procesador a 1 GHz, o superior.
Memoria
Mínima: 512 MB de RAM
Recomendada: 2 GB de RAM
Almacenamiento físico
La instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector requiere 20 MB de espacio en el disco
físico. Se necesita más espacio para almacenar los encabezados de los mensajes de correo
electrónico y los propios correos electrónicos para el acceso sin conexión.
8.4.3 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector sin GPO: instalación manual
1. Abra GFI MailArchiver.
2. Seleccione la ficha Acceso a cliente de correo electrónico.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 166
3. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una ubicación
compartida a la que puedan acceder todos los dominios:
MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook
2010)
MAROC_64bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 64 bits con Microsoft Outlook
2010)
NOTA
Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de GFI MailArchiver Outlook
Connector, la directiva de dominio utilizada sólo contenga equipos que tengan instalada
la versión de 32 bits de Microsoft Outlook® 2010.
Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos
en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook® 2010 esté instalada al
implementar la edición de 64 bits de GFI MailArchiver 2010.
2. Haga doble clic en el archivo y siga las indicaciones del asistente para realizar la instalación
NOTA
Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook® que se ha creado una
carpeta llamada Buzón de GFI MailArchiver.
3. <Opcional>: Agregue la plantilla del administrador de Outlook® Connector que instalará Outlook
Connector.
a. En el símbolo del sistema, escriba: mmc.exe
b. Pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console.
c. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar...
d. Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar.
e. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar.
f. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar.
g. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar un complemento independiente’ y en
Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar o quitar complemento’ y volver a Microsoft
Management Console.
h. Desplácese a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario, haga clic con
el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas…
i. Haga clic en Agregar…, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de
programa\GFI\MailArchiver\Outlook> y haga clic en Abrir.
j. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console.
Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte el manual de
GFI MailArchiver Outlook Connector, que se puede encontrar en:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 167
8.5 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector a través del GPO
Esta sección le ayudará a instalar GFI MailArchiver Outlook Connector a través de GPO en los
siguientes entornos:
Windows® Server 2003
Windows® Server 2008
Instalación manual (sin GPO)
8.5.1 Instalación de Outlook® Connector a través del GPO en Windows® Server 2003
1. Abra GFI MailArchiver.
2. Seleccione la ficha Acceso a cliente de correo electrónico.
3. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una ubicación
compartida a la que puedan acceder todos los dominios:
MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook
2010)
MAROC_64bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 64 bits con Microsoft Outlook
2010)
NOTA
Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de GFI MailArchiver Outlook
Connector, la directiva de dominio utilizada sólo contenga equipos que tengan instalada
la versión de 32 bits de Microsoft Outlook® 2010.
Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos
en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook® 2010 esté instalada al
implementar la edición de 64 bits de GFI MailArchiver 2010.
4. En el símbolo del sistema, escriba:
mmc.exe
y pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console.
5. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar...
6. Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar.
7. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar.
8. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar un complemento independiente’ y en
Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar o quitar complemento’ y volver a Microsoft
Management Console.
10. Desplácese a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario, haga clic
con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas...
11. Haga clic en Agregar…, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de
programa\GFI\MailArchiver\Outlook> y haga clic en Abrir.
12. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 168
13. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Plantillas
administrativas > Aplicaciones GFI.
Captura de pantalla 88: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows® Server 2003
14. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y
seleccione Habilitada. En el cuadro de texto URL del servidor, escriba la dirección URL en la que los
equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato:
http://<nombre de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://win2k3entsvr.master-domain.com/MailArchiver
15. <Opcional> Haga clic en Valor siguiente y configure las siguientes opciones. En cada opción,
seleccione No configurado para usar el valor predeterminado, o bien haga clic en Habilitar para
especificar un valor personalizado.
Raíz de ruta de acceso a datos de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique otra
ubicación raíz en la que las configuraciones del almacén y los mensajes de correo electrónico
locales se almacenan en los equipos cliente. Por ejemplo, escriba ‘%MisDocumentos%’ para
almacenar en la carpeta Mis documentos del usuario con la sesión iniciada.
Período de días de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique el número de días durante
el que los correos electrónicos se sincronizan. A través de GFI MailArchiver Outlook® Connector
sólo se puede acceder a los mensajes de correo electrónico recibidos en este período de tiempo.
Tamaño de lote de descarga de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique el número de
correos electrónicos que se pueden descargar en una sola sesión de sincronización.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 169
Tiempo de espera de conexión de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique el período
de espera, en milisegundos, para acceder a los datos desde el servidor de GFI MailArchiver.
Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique el número
máximo de días que los usuarios pueden establecer para acceder sin conexión a los correos
electrónicos.
Soporte técnico sin conexión de GFI MailArchiver Outlook® Connector: habilite o deshabilite el
soporte técnico sin conexión. Si el soporte técnico sin conexión está habilitado, especifique el
número de días que se admitirá el acceso sin conexión. Si esta opción está habilitada:
No se permite a los usuarios modificar el acceso sin conexión.
Se ignora la configuración Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook®
Connector.
16. Cuando todas las opciones estén configuradas, haga clic en Aceptar.
17. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de equipo >
Configuración de software.
18. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete…
19. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi.
NOTA
Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de
‘Mis sitios de red’ para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver
incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso
local.
20. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar.
21. GFI MailArchiver Outlook Connector se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente.
Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook® que se ha creado una carpeta
llamada Buzón de GFI MailArchiver.
Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte Manual de
Outlook Connector, que se puede encontrar en:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation
8.5.2 Instalación de Outlook® Connector a través del GPO en Windows Server 2008
1. Abra GFI MailArchiver.
2. Seleccione la ficha Acceso a cliente de correo electrónico.
3. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una ubicación
compartida a la que puedan acceder todos los dominios:
MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook
2010)
MAROC_64bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 64 bits con Microsoft Outlook
2010)
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 170
NOTA
Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de GFI MailArchiver Outlook
Connector, la directiva de dominio utilizada sólo contenga equipos que tengan instalada
la versión de 32 bits de Microsoft Outlook® 2010.
Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos
en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook® 2010 esté instalada al
implementar la edición de 64 bits de GFI MailArchiver 2010.
4. En el símbolo del sistema, escriba:
mmc.exe
y pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console.
5. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar...
6. Seleccione el complemento Editor de administración de directivas de grupo y haga clic en
Agregar.
7. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar.
8. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar un complemento independiente’ y en
Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar o quitar complemento’ y volver a Microsoft
Management Console.
10. Vaya a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas, haga
clic con el botón secundario en Plantillas administrativas, y seleccione Agregar o quitar plantillas...
11. Haga clic en Agregar…, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de
programa\GFI\MailArchiver\Outlook> y haga clic en Abrir.
12. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console.
13. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas >
Plantillas administrativas > Plantillas administrativas clásicas (ADM) > Aplicaciones de GFI.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 171
Captura de pantalla 89: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows® Server 2003
14. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y
seleccione Habilitada. En el cuadro de texto URL del servidor, escriba la dirección URL en la que los
equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato:
http://<nombre de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://win2k3entsvr.master-domain.com/MailArchiver
15. <Opcional> Haga clic en Valor siguiente y configure las siguientes opciones. En cada opción,
seleccione No configurado para usar el valor predeterminado, o bien haga clic en Habilitar para
especificar un valor personalizado.
Raíz de ruta de acceso a datos de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique otra
ubicación raíz en la que las configuraciones del almacén y los mensajes de correo electrónico
locales se almacenan en los equipos cliente. Por ejemplo, escriba ‘%MisDocumentos%’ para
almacenar en la carpeta Mis documentos del usuario con la sesión iniciada.
Período de días de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique el número de días durante
el que los correos electrónicos se sincronizan. A través de GFI MailArchiver Outlook® Connector
sólo se puede acceder a los mensajes de correo electrónico recibidos en este período de tiempo.
Tamaño de lote de descarga de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique el número de
correos electrónicos que se pueden descargar en una sola sesión de sincronización.
Tiempo de espera de conexión de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique el período
de espera, en milisegundos, para acceder a los datos desde el servidor de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 172
Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook® Connector: especifique el número
máximo de días que los usuarios pueden establecer para acceder sin conexión a los correos
electrónicos.
Soporte técnico sin conexión de GFI MailArchiver Outlook® Connector: habilite o deshabilite el
soporte técnico sin conexión. Si el soporte técnico sin conexión está habilitado, especifique el
número de días que se admitirá el acceso sin conexión. Si esta opción está habilitada:
No se permite a los usuarios modificar el acceso sin conexión.
Se ignora la configuración Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook®
Connector.
16. Cuando todas las opciones estén configuradas, haga clic en Aceptar.
17. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de equipo > Directivas >
Configuración de software.
18. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete…
19. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi.
NOTA
Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de
‘Mis sitios de red’ para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver
incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso
local.
20. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar.
21. GFI MailArchiver Outlook Connector se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente.
Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook® que se ha creado una carpeta
llamada Buzón de GFI MailArchiver.
Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte Manual de
Outlook Connector, que se puede encontrar en:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation
8.6 Configuración de archivado manual
GFI MailArchiver Outlook Addon permite a los usuarios archivar manualmente mensajes de correo
electrónico y archivos (como documentos o imágenes) desde Microsoft Outlook®. Este conector se
puede instalar a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory® o a través de
la instalación manual.
IMPORTANTE
Los correos electrónicos que se archiven con GFI MailArchiver Outlook Addon quedarán
archivados independientemente de las reglas que se hayan establecido en Archivado
basado en reglas.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 173
8.6.1 ¿Cómo funciona el archivado manual?
1. En Microsoft Outlook®, el usuario selecciona un mensaje de correo electrónico, un grupo de
mensajes, un archivo o una serie de archivos, o bien una carpeta y utiliza los comandos de archivo en
la barra de herramientas adicional que se instala cuando se implementa GFI MailArchiver Outlook
Addon.
NOTA
Utilizando la característica Archivado de archivos de GFI MailArchiver Outlook Addon,
podrá archivar con facilidad en GFI MailArchiver archivos desde cualquier ubicación de
su equipo (incluyendo documentos de Microsoft Office). Esta característica está
diseñada para proporcionar una ubicación centralizada de los datos de usuario.
2. GFI MailArchiver Outlook Addon (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud de
sincronización de los mensajes de correo electrónico seleccionados con GFI MailArchiver.
8.6.2 Requisitos del sistema del complemento de Outlook de GFI MailArchiver
8.6.3 Software
NOTA
Los equipos en los que se implementa GFI MailArchiver Outlook Addon deben poder
conectarse al servidor de GFI MailArchiver.
Tabla 84: Requisitos de software de GFI MailArchiver Outlook Addon
SOFTWARE
Versiones de Microsoft
Outlook ® compatibles
DESCRIPCIÓN
Microsoft Outlook® 2003 (incluyendo los Service Pack 1, 2, 3 o 4)
Microsoft Outlook® 2007 (incluyendo los Service Pack 1 o 2)
Microsoft Outlook® 2010 (versiones x86 y x64)
Sistemas operativos
compatibles
Windows® 8
Windows® 7
Windows® Vista
Windows® XP
Windows® Server 2008
Windows® Server 2003
Otros componentes
necesarios
Puerto 80 HTTP (o puerto 443 predeterminado HTTPS para las conexiones seguras): lo
usa GFI MailArchiver Outlook Addon para conectarse con GFI MailArchiver.
Microsoft .NET® Framework 4 Client Profile
NOTA
GFI MailArchiver Outlook Addon no se puede instalar en Microsoft® Exchange Server.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 174
NOTA
Si se usa una herramienta de filtrado web, ésta se debe configurar para permitir todas
las solicitudes HTTP entre el servidor de GFI MailArchiver y GFI MailArchiver Outlook
Addon. Asegúrese de que el filtro web no bloquea la dirección IP, el nombre NETBIOS y
el nombre DNS del servidor de GFI MailArchiver. Para obtener más información,
consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering
8.6.4 Hardware
Tabla 85: Requisitos de hardware de GFI MailArchiver Outlook Addon
COMPONENTE
REQUISITOS
Procesador
Procesador a 1 GHz o superior.
Memoria
Mínima: 512 MB de RAM
Recomendada: 2 GB de RAM
Almacenamiento físico
La instalación de GFI MailArchiver Outlook Addon requiere 20 MB de espacio en el disco
físico. Se necesita más espacio para almacenar los encabezados de los mensajes de correo
electrónico y los propios correos electrónicos para el acceso sin conexión.
8.7 Habilitación y deshabilitación de GFI MailArchiver Outlook® Addon
Para habilitar o deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Addon:
1. Inicie sesión en GFI MailArchiver con un usuario que disponga de privilegios administrativos.
2. En la página Configuración, seleccione Método de archivado.
3. Haga clic en Configurar método de archivado.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 175
Captura de pantalla 90: Habilitar o deshabilitar archivado manual
4. Realice una de las acciones siguientes:
Seleccione Archivado manual para habilitar GFI MailArchiver Outlook Addon.
Seleccione Archivado manual para deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Addon.
5. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración.
8.8 Descarga e instalación de GFI MailArchiver Outlook Addon
Se puede descargar GFI MailArchiver Outlook Addon desde la interfaz web de GFI MailArchiver.
IMPORTANTE
GFI MailArchiver Outlook Addon no estará disponible para su descarga si no se habilita el
archivado manual. Para obtener más información, consulte Configuración de método
de archivado (página 101).
1. Abra GFI MailArchiver.
2. Haga clic en la ficha Acceso de cliente de correo electrónico.
3. En el área Archivado manual, haga clic en Descarga Outlook Addon.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 176
4. Haga doble clic en el archivo descargado y siga las indicaciones del asistente para realizar la
instalación.
NOTA
Para verificar que la instalación se ha realizado correctamente, compruebe que aparece
la barra de herramientas de GFI MailArchiver Outlook Addon dentro de Microsoft
Outlook®.
8.8.1 Cambio de la disponibilidad de la ficha Outlook® Addon
De forma predeterminada, la ficha GFI MailArchiver Outlook Addon está visible y disponible para
todos los usuarios cuando inician sesión en GFI MailArchiver. Para que los usuarios no puedan verlo:
1. En la página Acceso a cliente de correo electrónico, haga clic en
Outlook Addon.
en la ficha GFI MailArchiver
2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son:
Tabla 86: Opciones de disponibilidad de la ficha Outlook® Connector
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Sólo administradores
La ficha GFI MailArchiver Outlook Addon sólo estará disponible para los usuarios que inicien
sesión con privilegios de administrador de dominio.
Todos los usuarios y
administradores
La ficha GFI MailArchiver Outlook Addon estará disponible para todos los usuarios,
independientemente de sus privilegios de inicio de sesión.
8.8.2 Instalación manual del complemento de Outlook de GFI MailArchiver
1. Abra GFI MailArchiver.
2. Haga clic en la ficha Acceso de cliente de correo electrónico.
3. En el área Archivado manual, haga clic en Descarga Outlook Addon.
4. Haga doble clic en el archivo descargado y siga las indicaciones del asistente para realizar la
instalación.
NOTA
Para verificar que la instalación se ha realizado correctamente, compruebe que
aparecen los botones de archivo dentro de Microsoft Outlook®.
8.8.3 Instalación del complemento Archivado manual a través del GPO
Esta sección le ayudará a instalar GFI MailArchiver Outlook Addon a través de GPO en los siguientes
entornos:
Windows® Server 2003
Windows® Server 2008
8.8.4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Addon a través del GPO de Windows® Server 2003
1. Abra GFI MailArchiver.
2. Haga clic en la ficha Acceso de cliente de correo electrónico.
3. En el área Archivado manual, haga clic en Descarga Outlook Addon.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 177
4. Guarde el archivo descargado en una ubicación compartida a la que puedan acceder todos los
dominios.
5. En el símbolo del sistema, escriba mmc.exe y pulse Intro para iniciar Microsoft Management
Console.
6. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento….
7. Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar.
8. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar.
9. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar.
10. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar complemento independiente’ y en
Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar o quitar complemento’ y volver a Microsoft
Management Console.
11. Desplácese a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario, haga clic
con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas…
12. Haga clic en Agregar… y busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de
programa\GFI\MailArchiver\Outlook> y haga clic en Abrir.
13. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console.
14. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Plantillas
administrativas > Plantillas administrativas clásicas (ADM) > Aplicaciones de GFI.
15. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y
seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL de servidor, escriba la dirección URL en la que los
equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato:
http://<nombre de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://win2k3entsvr.dominio-maestro.com/MailArchiver
16. Cuando todas las opciones estén configuradas, haga clic en Aceptar.
17. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario >
Configuración de software.
18. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete…
19. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi.
NOTA
Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de
‘Mis sitios de red’ para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver
incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso
local.
20. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar.
21. GFI MailArchiver Outlook Addon se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente.
Para comprobar la instalación, verifique que la barra de herramientas de GFI MailArchiver Outlook
Addon está visible en Microsoft Outlook®.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 178
NOTA
Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Addon, consulte el
manual del mismo, que se puede encontrar en:
http://www.gfi.com/mar/manual/
8.8.5 Instalación del archivado manual a través del GPO de Windows® Server 2008
1. Abra GFI MailArchiver.
2. Haga clic en la ficha Acceso de cliente de correo electrónico.
3. En el área Archivado manual, haga clic en Descarga Outlook Addon.
4. En el símbolo del sistema, escriba mmc.exe y pulse Intro para iniciar Microsoft Management
Console.
5. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar...
6. Seleccione el complemento Editor de administración de directivas de grupo y haga clic en
Agregar.
7. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar.
8. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar complemento independiente’ y en
Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar o quitar complemento’ y volver a Microsoft
Management Console.
10. Vaya a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas, haga
clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas…
11. Haga clic en Agregar… y busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de
programa\GFI\MailArchiver\Outlook> y haga clic en Abrir.
12. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console.
13. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas >
Plantillas administrativas > Plantillas administrativas clásicas > Aplicaciones de GFI.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 179
Captura de pantalla 91: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows® Server 2008
14. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y
seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL de servidor, escriba la dirección URL en la que los
equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato:
http://<nombre de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://win2k3entsvr.dominio-maestro.com/MailArchiver
15. <Opcional> Haga clic en Siguiente parámetro y configure las siguientes opciones. En cada opción,
seleccione No configurado para usar el valor predeterminado, o bien haga clic en Habilitar para
especificar un valor personalizado.
Raíz de ruta de acceso a datos: especifique otra ubicación raíz en la que las configuraciones del
almacén y los mensajes de correo electrónico locales se almacenan en los equipos cliente. Por
ejemplo, escriba ‘%MisDocumentos%’ para almacenar en la carpeta Mis documentos del usuario
con la sesión iniciada.
Período de días: especifique el número de días durante el que los correos electrónicos se
sincronizan. A través de GFI MailArchiver Outlook Addon sólo se puede acceder a los mensajes de
correo electrónico recibidos en este período de tiempo.
Tamaño de lote de descarga: especifique el número de correos electrónicos que se pueden
descargar en una sola sesión de sincronización.
Tiempo de espera de conexión: especifique el período de espera, en milisegundos, para acceder
a los datos desde el servidor de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 180
Máximo de días sin conexión: especifique el número máximo de días que los usuarios pueden
establecer para acceder sin conexión a los correos electrónicos.
Soporte técnico sin conexión: habilite o deshabilite el soporte técnico sin conexión. Si el soporte
técnico sin conexión está habilitado, especifique el número de días que se admitirá el acceso sin
conexión. Si esta opción está habilitada:
No se permite a los usuarios modificar el acceso sin conexión
Se ignora la configuración Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Addon.
16. Cuando todas las opciones estén configuradas, haga clic en Aceptar.
17. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario >
Configuración de software.
18. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete…
19. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi.
NOTA
Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de
‘Mis sitios de red’ para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver
incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso
local.
20. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar.
21. GFI MailArchiver Outlook Addon se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente.
Para comprobar la instalación, verifique que la barra de herramientas de GFI MailArchiver Outlook
Addon está visible en Microsoft Outlook®.
NOTA
Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Addon, consulte el
manual del mismo, que se puede encontrar en:
http://www.gfi.com/mar/manual/
8.8.6 Configuración de Outlook Addon
Cuando se instala GFI MailArchiver Outlook Addon, la configuración predeterminada es suficiente para
que el complemento funcione. Sin embargo, es posible personalizar distintas opciones de acuerdo con
las preferencias del usuario.
Para cambiar la configuración predeterminada:
1. Abra Microsoft Outlook®.
2. En la cinta de Microsoft Outlook®, haga clic en
3. En el menú desplegable, haga clic en
GFI MailArchiver
Addon.
Configuración.
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 181
Captura de pantalla 92: Parámetros de configuración de GFI MailArchiver Outlook Addon.
4. En el área Dirección del servicio de GFI MailArchiver, seleccione entre las siguientes opciones:
Tabla 87: Configuración de la dirección del servidor de Outlook® Addon
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Predeterminado
Este campo contiene la dirección del servidor si GFI MailArchiver Outlook
Addon se instala a través de GPO y el administrador del sistema ha
implementado también la dirección del servidor. Si el campo está en
blanco, recibirá un error al tratar de archivar mensajes de correo
electrónico.
Personalizado
Especifique manualmente la dirección en la que está instalado GFI
MailArchiver.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 182
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ignorar errores de la directiva SSL
Esta opción está habilitada de forma predeterminada. Permite que GFI
MailArchiver Outlook Addon se conecte con GFI MailArchiver, ignorando
los errores de la directiva SSL al validar el certificado remoto facilitado
por GFI MailArchiver para la autenticación. Esto permite a los usuarios
conectarse al servidor de GFI MailArchiver mediante SSL aunque el
servidor esté utilizando un certificado autofirmado, caducado, retirado,
comprometido o que no sea válido por otro motivo.
IMPORTANTE
La dirección del servicio de GFI MailArchiver está siempre configurada como
Predeterminada, aunque GFI MailArchiver Outlook Addon se instale de forma manual. Si
el campo está en blanco, realice las siguientes acciones:
1. Póngase en contacto son el administrador del sistema y solicite la dirección del
servidor
2. Haga clic en el botón Personalizado y escriba la dirección facilitada en el campo de
dirección.
5. Dentro de Directiva de eliminación para los mensajes archivados manualmente en Outlook,
seleccione una de las siguientes opciones:
Tabla 88: Acciones que realizar en los mensajes de correo electrónico locales
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
No eliminar los
mensajes
archivados
Seleccione esta opción para que ningún mensaje de correo electrónico sea eliminado tras ser
archivado.
Eliminar
permanentemente
los mensajes
archivados
inmediatamente
Cuando está seleccionada, los mensajes de correo electrónico se eliminan en cuanto se archivan.
Eliminar
permanentemente
los mensajes
archivados
después de N días
Especifique el número de días que se conservarán copias locales de los mensajes de correo
electrónico después de que hayan sido archivados (el valor predeterminado es 30 días).
Aplicar de forma
retroactiva la
directiva de
eliminación
Cuando está habilitada, el método de retención seleccionado se aplica a todos los mensajes de
correo electrónico antiguos que hayan sido archivados, pero aún no eliminados. Si esta opción no
está seleccionada, la eliminación de mensajes de correo electrónico será efectiva exclusivamente
en correos electrónicos archivados a partir de ese día.
NOTA
Esta configuración no afecta a los mensajes de correo electrónico almacenados en el
almacén de archivo de GFI MailArchiver y no resulta afectada por las políticas de
retención configuradas en GFI MailArchiver.
6. En el área Autenticación, especifique uno de los métodos de autenticación o ambos:
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 183
Tabla 89: Método de autenticación de Outlook Addon
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Autenticación de Windows
GFI MailArchiver Outlook Addon utiliza sus credenciales de Windows® para conectarse
al servidor de GFI MailArchiver. Este método se utiliza cuando está trabajando en un
entorno de intranet y está conectado al mismo dominio de Active Directory® que el
servidor de GFI MailArchiver.
Autenticación personalizada
Seleccione este método de autenticación para conectarse a GFI MailArchiver desde
una ubicación remota situada fuera de la red de su organización. El nombre de usuario
y la contraseña incluidas en esta sección se autentican en el servidor de GFI
MailArchiver.
IMPORTANTE
Cuando se configura la autenticación de formularios en el servidor, GFI
MailArchiver Outlook Addonrequiere autenticación personalizada.
7. En el área Operaciones de archivado, seleccione entre las siguientes opciones:
Tabla 90: Opciones de archivado de Outlook Addon
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Reintentar
automáticamente en caso
de error recuperable
Cuando está seleccionada, GFI MailArchiver Outlook Addon vuelve a intentar archivar
automáticamente el correo electrónico seleccionado si se produce un problema del que
se recupera.
Cerrar automáticamente el
cuadro de diálogo al
finalizar
Seleccione esta opción para cerrar automáticamente el diálogo Progreso del archivado
después de archivar el correo electrónico seleccionado.
8. Haga clic en Aceptar.
8.9 Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI MailArchiver
GFI MailArchiver admite distintos clientes de correo electrónico que utilizan IMAP para transferir
mensajes de correo electrónico archivados desde los almacenes de archivo al cliente de correo
electrónico. Los usuarios pueden acceder a una visualización de sólo lectura de sus correos
electrónicos archivados utilizando uno de los clientes de correo electrónico admitidos que figuran a
continuación:
Aplicación de correo electrónico de Android
Apple Mail
Aplicación de correo electrónico de iOS5
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2007
Microsoft Outlook® 2010
Microsoft Outlook® 2013
Microsoft Outlook® 2011 para Mac
Mozilla Thunderbird
Windows® Live Mail
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 184
NOTA
El protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) es un protocolo de Internet para la
recuperación de correo electrónico. Puede que al habilitar IMAP por primera vez
observe un retraso hasta que el cliente de correo electrónico se sincronice con GFI
MailArchiver para recuperar mensajes de correo electrónico archivados.
Visualización de buzones compartidos
Como usuario con acceso a los buzones de otros usuarios, podrá utilizar su cuenta IMAP para
visualizar los buzones compartidos a los que tenga acceso. Para ello, es necesario configurar una
nueva cuenta para cada buzón compartido. Siga las instrucciones sobre cómo crear una nueva cuenta
de cliente IMAP en su cliente de correo electrónico preferido. Sin embargo, escriba su nombre de
usuario utilizando el siguiente formato: <su dirección de correo electrónico> ¦
<dirección de correo electrónico del usuario> utilizando su propia contraseña.
IMPORTANTE
Para configurar los clientes de correo electrónico con el fin de usar IMAP, es necesario
configurar primero el servidor IMAP. Para obtener más información, consulte
Configuración de un servidor IMAP (página 141)..
8.9.1 Configuración de IMAP en Apple Mail 3.0
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Apple Mail 3.0:
NOTA
La siguiente configuración requiere una conexión a Internet.
1. Haga clic en Mail > Preferencias...
2. En la ficha Cuentas, haga clic en el botón + para agregar una nueva cuenta.
3. Introduzca la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
4. Haga clic en Continuar.
5. Introduzca la siguiente información del servidor de correo entrante:
OPCIÓN
VALOR
Tipo de cuenta:
Seleccione IMAP
Descripción
Introduzca la descripción de la cuenta
Servidor de correo entrante:
imap.gfi.com
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
6. Haga clic en Continuar para ver la pantalla Seguridad del correo entrante.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 185
7. Seleccione Usar SSL (Secure Sockets Layer) para conectarse a GFI MailArchiver utilizando una
conexión cifrada.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
8. Introduzca la siguiente información del servidor de correo saliente:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de correo saliente:
smtp.gfi.com
Usar autenticación:
seleccionado
Nombre de usuario:
[Nombre de usuario]
Contraseña:
[Su contraseña]
9. Haga clic en Continuar.
10. Compruebe el Resumen de cuenta y haga clic en Crear.
11. Seleccione la cuenta que acaba de crear.
12. En la ficha Avanzado, especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Puerto
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el administrador del
sistema.
Usar
SSL
Seleccione conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión cifrada.
8.9.2 Configuración de IMAP en iOS5
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en iOS5:
NOTA
La siguiente configuración requiere una conexión a Internet.
1. Pulse Ajustes y seleccione Correo, contactos, calen.
2. En la secciónCuentas, pulse Añadir cuenta.
3. Seleccione la opción Otras de la lista.
4. Seleccione Añadir cuenta y especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre:
[Su nombre]
Dirección:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
Descripción:
[Descripción significativa]
5. Pulse Siguiente. El dispositivo se conectará a Internet y comprobará la cuenta.
6. Seleccione IMAP y especifique la siguiente información:
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 186
DETALLES DEL SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE:
VALOR
Nombre del host:
[Nombre del servidor IMAP]
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
DETALLES DEL SERVIDOR DE CORREO SALIENTE:
VALOR
Nombre del host:
[Nombre del servidor SMTP]
Nombre de usuario:
[Nombre de usuario]
Contraseña:
[Su contraseña]
NOTA
El administrador del sistema debe proporcionar los detalles del servidor de correo
saliente.
7. Pulse Siguiente. Si se produce un error indicando que No se puede conectar con SSL, pulse Sí para
continuar sin SSL y, a continuación, pulse Guardar.
NOTA
SSL se puede configurar una vez guardada la nueva cuenta de correo electrónico. Si SSL
no está habilitada, la conexión no será cifrada.
8. Busque en Correo, contactos, calen. la cuenta creada dentro de la sección Cuentas.
9. Pulse el nombre de cuenta y desplácese hasta Avanzado.
10. En Ajustes de entrada, cambie el número del Puerto del servidor al valor predeterminado 44143
o al número especificado por el administrador del sistema.
11. Pulse Usar SSL para activar la opción.
12. Pulse Siguiente. El dispositivo verificará la información proporcionada.
8.9.3 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2003
1. Inicie Outlook®.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
3. En Cuentas de correo electrónico, haga clic en Agregar una nueva cuenta de correo electrónico
y, a continuación, haga clic en Siguiente.
4. Haga clic en IMAP como tipo de cuenta a crear y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
6. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de correo entrante (IMAP):
[Nombre del servidor IMAP]
Servidor de correo saliente (SMTP):
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema]
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 187
7. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
8. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de entrada (IMAP):
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el
administrador del sistema.
Este servidor precisa una
conexión cifrada
Seleccione esta opción para conectarse utilizando una conexión cifrada.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
9. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic en
Finalizar.
8.9.4 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2007
1. Inicie Outlook®.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
3. En la pestaña Configuración de correo, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
4. Haga clic en Nuevo.
5. En el cuadro de diálogo Configuración automática de la cuenta, seleccione Configurar
manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y haga clic en Siguiente.
6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente.
7. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
8. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Tipo de cuenta:
IMAP
Servidor de correo entrante:
[Nombre del servidor IMAP]
Servidor de correo saliente (SMTP):
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema]
9. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
10. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información:
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 188
OPCIÓN
VALOR
Servidor de entrada (IMAP):
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el
administrador del sistema.
Usar el siguiente tipo de
conexión cifrada:
Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador del sistema.
NOTA
Si se le solicita, acepte el certificado de seguridad.
NOTA
Si se selecciona ‘NINGUNO’ como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada.
11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic
en Finalizar.
8.9.5 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2010
1. Inicie Outlook®.
2. En el menú Archivo, haga clic en Información y después en Configuración de la cuenta.
3. Seleccione Configuración de la cuenta en la lista.
4. En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Nuevo.
5. Seleccione la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores
adicionales y haga clic en Siguiente.
6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente.
7. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
8. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Tipo de cuenta:
IMAP
Servidor de correo entrante:
[Nombre del servidor IMAP]
Servidor de correo saliente (SMTP):
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema]
9. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
10. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de entrada (IMAP):
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el
administrador del sistema.
Usar el siguiente tipo de
conexión cifrada:
Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador del sistema.
NOTA
Si se le solicita, acepte el certificado de seguridad.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 189
NOTA
Si se selecciona ‘NINGUNO’ como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada.
11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic
en Finalizar.
8.9.6 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook 2013
1. Inicie Outlook®.
2. En el menú Archivo, haga clic en Información y después en Configuración de la cuenta.
3. Seleccione Configuración de la cuenta en la lista.
4. En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Nuevo.
5. Seleccione la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores
adicionales y haga clic en Siguiente.
6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente.
7. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
8. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Tipo de cuenta:
IMAP
Servidor de correo entrante:
[Nombre del servidor IMAP]
Servidor de correo saliente (SMTP):
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema]
9. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
10. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de entrada (IMAP):
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el
administrador del sistema.
Usar el siguiente tipo de
conexión cifrada:
Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador del sistema.
NOTA
Si se le solicita, acepte el certificado de seguridad.
NOTA
Si se selecciona ‘NINGUNO’ como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 190
11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic
en Finalizar.
8.9.7 Configuración de IMAP en Outlook® 2011 para Mac
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Outlook® 2011 para Mac:
1. Abra Outlook® 2011.
2. Si aparece la pantalla de bienvenida a Outlook®, haga clic en Agregar cuenta. De lo contrario,
haga clic en Herramientas > Cuentas, seguido de + en la barra de menús.
3. Haga clic en Cuenta de correo.
4. Introduzca la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Tipo:
Seleccione IMAP
Servidor de entrada:
[Nombre del servidor IMAP]
Seleccione Anular puerto predeterminado y
escriba el número de puerto:
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número
especificado por el administrador del sistema.
Usar SSL para conectar (recomendado)
Seleccione conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión
cifrada.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
Servidor de salida:
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del
sistema]
NOTA
Anule la selección de Configurar automáticamente.
5. Haga clic en Agregar cuenta.
6. En la ventana Cuentas, haga clic en Más opciones y establezca Autenticación en Utilizar
información del servidor de entrada.
7. Haga clic en Avanzadas y seleccioneUsar IMAP IDLE si el servidor lo admite para que le notifique si
se recibe un nuevo mensaje.
8. Haga clic en Aceptar.
8.9.8 Configuración de IMAP en Windows® Live Mail
1. Abra Windows® Live Mail y, en la pestaña Cuentas, haga clic en Correo electrónico.
2. En la ventana Agrega tus cuentas de correo electrónico, especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Dirección de correo:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
Definir manualmente la configuración del servidor:
[Seleccionado]
3. Haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 191
4. En la ventana Definir la configuración del servidor, especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Información del servidor de
correo entrante:
Tipo de servidor:
[Número de puerto]
Dirección del servidor:
[Nombre del servidor IMAP]
Puerto:
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por
el administrador del sistema.
Requiere una conexión segura
(SSL):
Seleccione conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión cifrada.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
Método de autenticación:
[Texto no cifrado]
Información del servidor de
correo saliente:
[Usar los detalles suministrados por el administrador del sistema]
5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.
8.9.9 Configuración de IMAP en Android
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en dispositivos Android:
NOTA
La siguiente configuración requiere una conexión a Internet.
1. Inicie el cliente de correo electrónico y seleccione la opción de crear una nueva cuenta de correo
electrónico IMAP.
2. Configure las siguientes opciones del servidor de correo entrante:
OPCIÓN
VALOR
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
3. En el modo de configuración manual, introduzca la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre de
usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
Servidor IMAP:
[Nombre del servidor IMAP]
Puerto:
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el administrador
del sistema.
Tipo de
seguridad:
Seleccione el tipo de seguridad que le haya facilitado el administrador del sistema.
NOTA
Si Tipo de seguridad se configura como Ninguna, la conexión con el servidor IMAP no estará
cifrada.
4. Después de introducir los parámetros de configuración de IMAP, el dispositivo comprobará la
configuración de entrada.
5. Cuando se le solicite, introduzca la configuración del servidor de salida suministrada por el
administrador del sistema. El dispositivo comprueba la configuración de salida.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 192
NOTA
Las instrucciones de configuración dependen de la versión del sistema operativo
Android. Consulte la documentación de su dispositivo para obtener más información
sobre cómo configurar una nueva cuenta IMAP.
8.9.10 Configuración de IMAP en Mozilla Thunderbird 10
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Mozilla Thunderbird 10:
1. En Thunderbird, seleccione Archivo > Nuevo > Cuenta de correo.
2. En la pantalla Configuración de cuenta de correo, especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Nombre y apellidos]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
3. Haga clic en Continuar.
NOTA
Haga clic en Cancelar para evitar que Thunderbird detecte automáticamente la
configuración de la cuenta y, a continuación, haga clic en Config. manual.
4. En Configuración de cuenta de correo, especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Entrante:
En el menú desplegable, seleccione IMAP.
Nombre del servidor:
[Nombre del servidor IMAP]
Puerto:
[Usar predeterminado]
SSL:
Seleccione el tipo de cifrado facilitado por el administrador del sistema.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
Identificación:
[Contraseña normal]
Saliente:
[Usar la configuración suministrada por el administrador del sistema]
5. Haga clic en Config. avanzada y en el nombre de la cuenta ubique la opción Configuración del
servidor. Introduzca la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Puerto:
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el administrador
del sistema.
Nombre de
usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
6. Una vez Thunderbird haya comprobado la información de la cuenta, haga clic enCrear cuenta.
7. Haga clic en Recibir para descargar correos electrónicos.
GFI MailArchiver
8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 193
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico
GFI MailArchiver permite extraer mensajes de correo electrónico de varias bases de datos de correos
electrónicos e importarlos en los Almacenes de archivo.
IMPORTANTE
Si no se detecta Microsoft Outlook® en el equipo en el que se ejecute la herramienta,
estarán deshabilitadas las siguientes opciones de importación:
Importar desde archivos .pst
La opción Descargar a PST al seleccionar Exportar datos desde GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver sólo admite Microsoft Outlook® 2003/2007/2010 de 32 bits.
Por medio de GFI MailArchiver es posible exportar correos electrónicos desde los Almacenes de
archivo para, por ejemplo, restaurar correos electrónicos eliminados. Utilidad GFI MailArchiver
Import Export puede exportar mensajes de correo electrónico:
a una dirección de correo electrónico concreta
a una carpeta del disco con formato .eml o .msg.
a un archivo PST
9.1 Importar correos electrónicos desde buzones de Microsoft® Exchange
La herramienta Utilidad GFI MailArchiver Import Export permite extraer mensajes de correo
electrónico de buzones de Microsoft® Exchange e importarlos en los Almacenes de archivo de GFI
MailArchiver.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 194
El proceso de agregar correo electrónico de buzones de
Microsoft® Exchange a GFI MailArchiver conlleva el siguiente
procedimiento:
1. Utilidad GFI MailArchiver Import Export extrae mensajes
de correo electrónico de buzones de Microsoft® Exchange.
2. Utilidad GFI MailArchiver Import Export convierte los
mensajes de correo electrónico al formato MIME.
3. El Servicio de importación procesa los mensajes de
correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno.
4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo
electrónico en el Almacén de archivo apropiado.
9.1.1 Paso 1: Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto
IMPORTANTE
Esta sección sólo es aplicable a la extracción de mensajes de correo electrónico de un
equipo remoto. Si se van a importar mensajes de correo electrónico desde el mismo
equipo en el que esté instalado GFI MailArchiver, vaya a la sección Ejecutar la Utilidad
GFI MailArchiver Import Export de este manual.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 195
GFI MailArchiver permite la extracción de buzones de mensajes de correo electrónico ubicados en
equipos remotos. Para ello:
1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\
2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo
remoto desde el se va a ejecutar Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Para compartir una
carpeta:
En Windows® Server 2003:
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad…
b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo
Permisos.
c. Haga clic en Agregar.
d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar
nombres para confirmar el usuario.
e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos.
f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de
verificación Permitir para Control total.
g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos.
h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de recursos compartidos de
propiedades de carpeta.
En Windows® Server 2008:
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir…
b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará Utilidad GFI MailArchiver Import Export y
haga clic en Agregar.
c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario agregado, seleccione
Copropietario.
d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo.
3. Vuelva a la ubicación donde esté instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta MarcImportExport.
4. Pegue la carpeta en el equipo remoto.
5. Abra una instancia de CMD
6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local
7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll>
8. Ejecute MArcImportExport.exe.
9.1.2 Permisos de acceso a los buzones de Microsoft® Exchange: concesión de permisos
El Asistente de importación desde el buzón de Microsoft Exchange de Utilidad GFI MailArchiver
Import Export usa las credenciales del usuario que ha iniciado sesión cuando se ejecuta directamente
en el equipo de Microsoft® Exchange Server. Para ejecutar el asistente en un servidor que no sea un
equipo con Microsoft® Exchange Server 2003/2007/2010, especifique un nombre de usuario y una
contraseña. Esta cuenta necesita tener acceso total a los buzones (permisos ‘SendAs’ y ‘ReceiveAs’)
de los que se extraerán los mensajes de correo electrónico.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 196
NOTA
Se recomienda quitar dichos permisos tras la extracción de los buzones.
Consulte también:
Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003
Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007
Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3
Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2010
Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft® Exchange Server 2003
1. Abra Microsoft® Exchange System Manager.
2. Vaya a Servidores > [Nombre de servidor] > [Grupo de almacenamiento], haga clic con el botón
secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
3. Seleccione la ficha Seguridad.
4. Haga clic en el botón Opciones avanzadas y desactive la casilla de verificación Permitir permisos
heredables….
5. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione Copiar.
6. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y volver a las propiedades de seguridad del Almacén
de buzones.
7. En la ficha Seguridad, seleccione Administrador en Nombres de grupos o usuarios.
8. En la lista Permisos, active las casillas de verificación Permitir de Recibir como y Enviar como.
9. Repita los pasos 7 y 8 para conceder permisos de Recibir como y Enviar como a:
Administradores de dominio
Administradores de la organización
Servidores de dominio de Microsoft® Exchange.
10. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.
11. Reinicie el Almacén de información:
a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar.
b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de
información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar.
Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2007
1. Abra el Shell de administración de Microsoft Exchange.
2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell:
Add-ADPermission -identity "Almacén de buzones" -User "Usuario de
confianza" -AccessRights GenericAll
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 197
NOTA
Sustituya Almacén de buzones por el nombre del almacén de buzones que contiene
los buzones para importar y «Usuario de confianza» por el usuario al que se concederá
acceso total al buzón.
Ejemplo:
Add-ADPermission –Identity "Base de datos de buzones" -User "dominiomaestro\JohnSmith" –AccessRights GenericAll
Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2007 SP1/SP2/SP3
1. Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft® Exchange Server 2007.
2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows® PowerShell:
foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer)
{
if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess')
{
Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User
'domain\user' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation
}
}
Ejemplo:
foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer)
{
if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess')
{
Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User
'master-domain\administrator -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation
}
}
Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2010
1. Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft® Exchange Server.
2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell:
New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter
{recipienttype -eq "UserMailbox"}
3. Al finalizar, ejecute el siguiente commandlet de PowerShell:
New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" role:applicationimpersonation -user "[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling"
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 198
Ejemplo:
New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user
«[email protected]" -customrecipientwritescope
"MAUMpolling"
9.1.3 Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI MailArchiver Import Export
Para exportar correos electrónicos desde buzones de Microsoft® Exchange:
1. Inicie Utilidad GFI MailArchiver Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI
MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export.
2. Haga clic en Importar desde buzones de Microsoft Exchange.
Captura de pantalla 93: Importación desde un buzón de Microsoft Exchange
3. En el área Versión de Microsoft Exchange, seleccione la opción de Microsoft® Exchange Server
aplicable:
Microsoft® Exchange Server 2003 o 2007
Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 o 2010
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 199
4. En el área Credenciales de inicio de sesión, configure un usuario con permisos de acceso a los
buzones de Microsoft® Exchange que va a importar. Configure:
Iniciar sesión como el usuario actual: el inicio de sesión en Microsoft® Exchange Server se hace
con las credenciales del usuario que ha iniciado la sesión.
Usar otras credenciales: especifique el nombre de usuario (dominio\nombre de usuario) y la
contraseña del usuario con permisos de acceso total al buzón.
Exchange Server: especifique el nombre o la dirección IP del servidor Microsoft® Exchange
Server.
Usar SSL: marque esta opción si Microsoft® Exchange Server requiere una conexión SSL.
Extraer correos electrónicos de las carpetas públicas: marque esta opción para extraer
mensajes de correo electrónico de las carpetas públicas.
Verificar credenciales: haga clic en este botón para confirmar el acceso y la autenticación con
Microsoft®.
5. Haga clic en Siguiente para continuar.
Captura de pantalla 94: Importar desde Microsoft Exchange: selección de buzón y carpeta
6. Seleccione los buzones y carpetas que se van a importar:
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 200
Todos los buzones y carpetas: importar todos los mensajes de correo electrónico de los buzones
a los que tiene acceso el usuario configurado.
Seleccione los buzones y carpetas de los que extraer correos electrónicos: seleccione esta
opción para importar los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto. Especifique un
nombre de buzón en Nombre de buzón o haga clic en el botón ... para seleccionar el buzón que va
a importar. Para importar mensajes de correo electrónico sólo de una carpeta concreta, active
Importar correos electrónicos sólo de la siguiente carpeta y escriba el nombre de la carpeta.
Exportar desde todas las carpetas: marque esta opción para extraer mensajes de correo
electrónico de las carpetas públicas.
7. Haga clic en Siguiente para continuar.
Captura de pantalla 95: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación
8. En el área Destino de la importación, seleccione una de las siguientes opciones:
Importar a GFI MailArchiver: importa los mensajes de correo electrónico a Almacenes de archivo
de GFI MailArchiver.
Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los mensajes de correo electrónico
a una ubicación en el disco en formato .txt
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 201
9. En el área Hora límite, especifique un intervalo de fechas. Se extraen los mensajes de correo
electrónico enviados dentro de las fechas especificadas; los demás mensajes se ignoran.
10. En el área Propietario, habilite Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y
especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario.
Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Owner, los mensajes de correo
electrónico importados se muestran bajo [email protected].
11. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación.
12. Cuando haya finalizado el proceso, haga clic en Finalizar.
NOTA
La duración del proceso depende de la cantidad de correos electrónicos para extraer.
9.1.4 Permisos de acceso a los buzones de Microsoft® Exchange: revocación de permisos
Importación de buzones en Microsoft® Exchange Server
Cuando Utilidad GFI MailArchiver Import Export se ejecuta directamente en el equipo con Microsoft®
Exchange Server, no existe ningún permiso para revocar.
Si el Asistente de importación desde el buzón de Microsoft® Exchange se ejecutó en un equipo que no
es el servidor Microsoft® Exchange Server 2003/2007/2010, se concedieron automáticamente
permisos «Enviar como» y «Recibir como» a las credenciales del usuario. Se recomienda revocar
dichos permisos tras la ejecución de Utilidad GFI MailArchiver Import Export.
Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003:
a. Abra Exchange System Manager.
b. Vaya a Servidores > <Nombre de servidor> > <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el
botón secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
c. Seleccione la ficha Seguridad.
d. En el cuadro Nombres de grupos o usuarios, seleccione Administrador.
e. En la lista Permisos, seleccione Denegar para Recibir como y Enviar como.
f. Repita los pasos 4 y 5 para denegar los permisos de Recibir como y Enviar como para:
Administradores de dominio
Administradores de la organización
Servidores de dominio de Exchange.
g. Haga clic en el botón Opciones avanzadas, seleccione la opción Permitir permisos heredables… y
haga clic en Aceptar.
h. Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo Propiedades del Almacén de buzones.
i. Reinicie el Almacén de información:
a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar.
b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de
información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar.
Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft® Exchange Server
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 202
2007/2010:
1. Abra el Shell de administración de Microsoft Exchange.
2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows® PowerShell:
Remove-ADPermission -identity "Almacén de buzones" -User "Usuario de
confianza" -AccessRights GenericAll
NOTA
Sustituya ‘Almacén de buzones’ por el nombre del almacén de buzones que contiene los
buzones de los usuarios y ‘Usuario de confianza’ por el usuario al que se concedió
anteriormente acceso total al buzón.
Ejemplo:
Remove-ADPermission -identity "Base de datos de buzones" -User "dominiomaestro/JohnSmith" -AccessRights GenericAll
9.2 Importación de correos electrónicos desde archivos PST locales
Utilidad GFI MailArchiver Import Export permite extraer mensajes de correo electrónico de archivos
PST. A continuación, los mensajes de correo electrónico se pueden importar a los Almacenes de
archivo de GFI MailArchiver.
IMPORTANTE
Si no se detecta Microsoft Outlook® en el equipo en el que se ejecute la herramienta,
estarán deshabilitadas las siguientes opciones de importación:
Importar desde archivos .pst
La opción Descargar a PST al seleccionar Exportar datos desde GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver sólo admite Microsoft Outlook® 2003/2007/2010 de 32 bits.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 203
El proceso de agregar mensajes de correo
electrónico desde archivos PST a GFI MailArchiver
conlleva el siguiente procedimiento:
1. Utilidad GFI MailArchiver Import Export extrae
mensajes de correo electrónico de uno o varios
archivos PST.
2. Utilidad GFI MailArchiver Import Export
convierte los mensajes de correo electrónico al
formato MIME.
3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver
procesa los mensajes de correo electrónico
extraídos según la fecha de cada uno.
4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de
correo electrónico en el Almacén de archivo
apropiado.
NOTA
Microsoft Outlook® 2003 (32 bits), o
posterior, debe estar instalado en el equipo
en que se ejecuta Utilidad GFI MailArchiver
Import Export.
NOTA
Durante la extracción, los mensajes de correo
electrónico de los archivos PST se copian y
dichos archivos permanecen en su estado
original.
9.2.1 Paso 1: Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto
IMPORTANTE
Esta sección sólo es aplicable a la extracción de mensajes de correo electrónico de un
equipo remoto. Si se van a importar mensajes de correo electrónico desde el mismo
equipo en el que esté instalado GFI MailArchiver, vaya a la sección Ejecutar la Utilidad
GFI MailArchiver Import Export de este manual.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 204
GFI MailArchiver permite la extracción de buzones de mensajes de correo electrónico ubicados en
equipos remotos. Para ello:
1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\
2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo
remoto desde el se va a ejecutar Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Para compartir una
carpeta:
En Windows® Server 2003:
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad…
b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo
Permisos.
c. Haga clic en Agregar.
d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar
nombres para confirmar el usuario.
e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos.
f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de
verificación Permitir para Control total.
g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos.
h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de recursos compartidos de
propiedades de carpeta.
En Windows® Server 2008:
a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir…
b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará Utilidad GFI MailArchiver Import Export y
haga clic en Agregar.
c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario agregado, seleccione
Copropietario.
d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo.
3. Vuelva a la ubicación donde esté instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta MarcImportExport.
4. Pegue la carpeta en el equipo remoto.
5. Abra una instancia de CMD
6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local
7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll>
8. Ejecute MArcImportExport.exe.
9.2.2 Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar desde
archivos PST
Ejecute Utilidad GFI MailArchiver Import Export para extraer mensajes de correo electrónico del
archivo PST.
1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export.
2. Haga clic en Importar desde archivos .pst.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 205
Captura de pantalla 96: Archivos de carpetas personales (PST) de Microsoft Outlook®
3. Haga clic en Agregar archivo PST y seleccione el archivo PST que desea extraer. Repita la
operación en cada archivo PST que desee agregar.
4. Haga clic en Siguiente cuando se hayan agregado todos los archivos PST.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 206
Captura de pantalla 97: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación
5. En el área Destino de la importación, seleccione una de las siguientes opciones:
Importar a GFI MailArchiver: importa los mensajes de correo electrónico a Almacenes de archivo
de GFI MailArchiver.
Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los mensajes de correo electrónico
a una ubicación en el disco en formato .txt.
6. En el área Hora límite, especifique un intervalo de fechas. Se extraen los mensajes de correo
electrónico enviados dentro de las fechas especificadas; todos los demás se ignoran.
7. En el área Propietario, habilite Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y
especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario.
Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Propietario, los mensajes
de correo electrónico importados se muestran bajo [email protected].
8. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación.
9. Cuando haya finalizado el proceso, haga clic en Finalizar.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 207
NOTA
La duración del proceso depende de la cantidad de correos electrónicos para extraer.
9.3 Importación de correos electrónicos desde archivos PST en red
El asistente de GFI PST Exporter que incluye GFI MailArchiver ayuda al archivado de archivos PST de
Microsoft Outlook® en red creados antes de la instalación de GFI MailArchiver.
GFI PST Exporter es una utilidad basada en agente que
forma parte de la instalación de GFI MailArchiver. Su
funcionamiento se describe a continuación:
1. GFI PST Exporter instala agentes en los equipos de
los usuarios finales.
2. Extrae mensajes de correo electrónico de archivos
PST almacenados en dichos equipos.
3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver
procesa los mensajes de correo electrónico extraídos
según la fecha de cada uno.
4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo
electrónico en el Almacén de archivo apropiado.
NOTA
Microsoft Outlook® 2003 (32 bits), o posterior, debe
estar instalado en el equipo en que se ejecuta
Utilidad GFI MailArchiver Import Export.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 208
9.3.1 Paso 1: Instalación de GFI PST Exporter
1. Seleccione Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Herramientas de importación > Instalar GFI
PST Exporter.
2. Especifique la ruta de acceso en la que se instalará GFI PST Exporter y haga clic en Siguiente.
Captura de pantalla 98: Credenciales del servicio principal de GFI PST Exporter
3. Cuando la instalación haya extraído los archivos, especifique las credenciales con las que se
ejecutará el servicio principal de GFI PST Exporter.
4. Haga clic en Instalar para finalizar la instalación.
9.3.2 Paso 2: Configuración de las opciones generales de GFI PST Exporter
1. Seleccione Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Herramientas de importación > Consola de
gestión de GFI PST Exporter.
2. En Consola de gestión de GFI PST Exporter, haga clic en el nodo Configuración general.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 209
Captura de pantalla 99: GFI PST Exporter: configuración general
3. En el campo Hora límite (hora UTC), especifique una fecha y hora límite. Sólo se extraen los
mensajes de correo electrónico anteriores a esta fecha y hora.
NOTA
Si establece una fecha y hora anterior a la instalación de GFI MailArchiver, GFI PST
Exporter extraerá los correos electrónicos que no han sido procesados por GFI
MailArchiver, lo que evitará la existencia de correos electrónicos duplicados en el
Almacén de archivo.
4. Especifique el tamaño máximo del correo electrónico en el campo Tamaño máximo del correo
electrónico exportable. Los mensajes de correo electrónico con un tamaño superior al especificado
no se exportan.
5. Especifique la carpeta de recogida en el campo Carpeta de recogida de GFI MailArchiver en la que
recoger los mensajes de correo electrónico extraídos. Para importar los mensajes de correo
electrónico extraídos al Almacén de archivo de GFI MailArchiver, especifique la carpeta de recogida
del Servicio de importación de GFI MailArchiver. La ruta predeterminada del Servicio de importación
de GFI MailArchiver es: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 210
NOTA
Si GFI PST Exporter se ejecuta en un equipo remoto, no especifique unidades asignadas
sino rutas UNC completas: \\servidor\recurso compartido.
NOTA
La carpeta de recogida del servicio de importación debe tener permisos completos de
lectura y escritura.
6. En la sección Servicios de directorio, seleccione Tipo de servicio de directorio.
Captura de pantalla 100: GFI PST Exporter: configuración general: verificar la raíz de consulta
7. Haga clic en Verificar para abrir el cuadro de diálogo Verificación de los servicios de directorio.
Especifique la raíz de consulta o haga clic en Detección automática para detectarla
automáticamente.
8. Escriba un nombre de usuario válido para la raíz de consulta especificada y haga clic en Probar
búsqueda para verificarla. Haga clic en Aceptar para volver a Configuración general de PST Exporter.
9. Especifique el nombre del servidor Microsoft® Exchange Server en el campo Microsoft Exchange
Server.
10. En los campos Dominio, Nombre de usuario y Contraseña, especifique las credenciales de una
cuenta de controlador de dominio. El agente GFI PST Exporter usará estas credenciales para procesar
y extraer los mensajes de correo electrónico del equipo del usuario final.
11. Active la casilla de verificación Validar al guardar para comprobar las credenciales especificadas
al confirmar la configuración.
12. Haga clic en Guardar para guardar la configuración o en Revertir para cancelar toda la
configuración.
9.3.3 Paso 3: Configuración de las opciones de notificación de GFI PST Exporter
Tras configurar las opciones generales, se puede configurar GFI PST Exporter para que envíe
notificaciones por correo electrónico para supervisar el estado del procesamiento del PST en el
equipo del usuario final.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 211
1. Seleccione Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Herramientas de importación > Consola de
gestión de GFI PST Exporter.
2. Seleccione el nodo Configuración de las notificaciones.
Captura de pantalla 101: GFI PST Exporter: configuración de las notificaciones
3. En la lista desplegable Tipo de servidor de correo, seleccione SMTP.
4. Especifique el método de autorización aplicable a su servidor de correo.
5. Especifique la dirección IP del servidor en el campo Dirección del servidor de correo.
6. Si el método de autorización requiere autenticación, especifique un nombre de usuario y una
contraseña válidos en los campos Nombre de usuario y Contraseña.
7. Especifique una dirección de correo electrónico en el campo Desde la dirección de correo
electrónico . Ésta es la dirección de correo electrónico que se muestra como remitente de la
notificación. Dicha dirección puede que no sea una dirección de correo electrónico existente y puede
dedicarse sólo a las notificaciones de GFI PST Exporter
Ejemplo:[email protected]
8. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico de
destino a la que se enviarán las notificaciones.
9. Haga clic en Enviar correo de prueba para comprobar la configuración de la conexión y enviar un
correo electrónico de notificación de prueba.
10. Haga clic en Guardar para guardar la configuración.
9.3.4 Paso 4: Configuración de grupos de equipos
Tras configurar las opciones generales y de notificación, GFI PST Exporter permite organizar los
equipos de los usuarios finales en grupos de equipos. A cada grupo de aplicaciones se le aplican
configuraciones distintas y se llevan a cabo exportaciones de PST de forma independiente.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 212
Los grupos de equipos se pueden configurar accediendo al nodo Grupos de ordenadores de la Consola
de administración de GFI PST Exporter.
Captura de pantalla 102: GFI PST Exporter: grupos de equipos
Adición de nuevos grupos de equipos
1. Haga clic en el botón Crear un nuevo grupo de equipos
.
Captura de pantalla 103: GFI PST Exporter: crear un grupo de equipos
2. Especifique el nombre del grupo y haga clic en Aceptar.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 213
Captura de pantalla 104: GFI PST Exporter: propiedades del grupo de equipos
3. En el cuadro de diálogo de propiedades, haga clic en la ficha General.
4. En la sección Propiedad, especifique quién será el propietario de los mensajes de correo
electrónico extraídos de este grupo de equipos:
Para asignar un propietario específico a todos los mensajes de correo electrónico extraídos,
seleccione la opción Todos los PST pertenecen al correo electrónico y escriba la dirección de
correo electrónico del propietario.
Para asignar la propiedad al perfil de correo electrónico de Microsoft Outlook® con el que se
extrajeron los mensajes de correo electrónico, seleccione la opción Detección automática de la
propiedad.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 214
NOTA
La propiedad de los mensajes de correo electrónico es importante, ya que el propietario
especificado será el único que podrá examinar los mensajes de correo electrónico
archivados.
5. Especifique el momento en que se enviarán las notificaciones en la lista desplegable Notificar
cuando:. Se utilizará la configuración seleccionada anteriormente en el nodo Configuración de las
notificaciones.
6. Haga clic en la ficha Orígenes.
Captura de pantalla 105: GFI PST Exporter: ubicaciones de grupos de equipos en que se busca
7. En la sección Restringir a carpetas, administre las rutas de acceso en las que se pueden procesar
los archivos PST. Las condiciones que especifique se aplicarán a todas las carpetas y subcarpetas de la
ruta de acceso. Las rutas de acceso especificadas pueden ser:
Local: hace referencia al equipo del usuario final en la que está implementado el agente.
Ejemplo: “Incluir”, “C:\”, “Ruta local”: para buscar en todos los archivos en la unidad de disco
duro local.
Asignada: rutas de acceso que se resuelven utilizando una letra de unidad.
UNC: con el formato \\servidor\recurso compartido.
Haga clic en Agregar para agregar la ruta de acceso a la lista.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 215
8. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo grupo de equipos.
Edición de grupos de equipos
Para editar la configuración de los grupos de equipos:
1. En la consola de gestión de GFI PST Exporter, seleccione el grupo de equipos que va a editar en el
nodo Grupos de ordenadores.
Captura de pantalla 106: GFI PST Exporter: editar la configuración de grupos de equipos
2. Haga clic en Editar para abrir el cuadro de diálogo Propiedades del grupo de equipos.
3. Aplique los cambios necesarios, como se explica en los pasos del 4 al 8 del apartado Adición de
nuevos grupos de equipo.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Actualizaciones de los grupos de equipos
La Consola de GFI PST Exporter muestra el estado de cada uno de los equipos de un grupo.
Para configurar cuándo se actualiza el estado, seleccione el grupo de equipos en el nodo Grupos
de ordenadores. En la lista desplegable Actualizar cada:, seleccione el intervalo de tiempo en el
que se actualizará el estado.
Haga clic en Actualizar ahora para actualizar el estado manualmente.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 216
9.3.5 Paso 5: Agregar equipos de usuarios finales a los grupos de equipos
Tras configurar los grupos de equipos, especifique qué equipos de los usuarios finales pertenecen a
cada grupo. Para agregar equipos de usuarios finales:
1. En la Consola de GFI PST Exporter, haga clic en el nodo Grupos de ordenadores.
2. En el panel de visualización, seleccione el grupo de equipos deseado.
Captura de pantalla 107: GFI PST Exporter: agregar un equipo
3. Haga clic en el botón Agregar equipo
para agregar un equipo al grupo.
4. Especifique el nombre o la dirección IP del equipo (por ejemplo, 192.168.4.50) que se agregará al
grupo y haga clic en Aceptar.
Equipos de usuarios finales
Para configurar los equipos de usuarios finales en los grupos de equipos, haga clic con el botón
secundario en el equipo de usuario final y seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
Quitar: elimina del grupo de equipos el equipo de usuario final seleccionado.
Mover a grupo: mueve el equipo del usuario final seleccionado a otro grupo de equipos.
9.3.6 Paso 6: Implementación del agente GFI PST Exporter en equipos de usuarios finales
Para extraer archivos PST de los equipos de usuarios finales, el agente GFI PST Exporter debe estar
implementado de forma remota en el equipo de usuario. Para implementar el agente:
1. En la consola de gestión de GFI PST Exporter, seleccione el nodo Grupos de ordenadores.
2. En el panel de visualización, seleccione el grupo de equipos.
3. Seleccione el equipo en el que se va a implementar el agente.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 217
Captura de pantalla 108: GFI PST Exporter: implementación del agente
4. Haga clic en el botón Implementar
Manager.
para iniciar el asistente de GFI PST Exporter – Deployment
Captura de pantalla 109: GFI PST Exporter: implementación del agente
5. En el campo Origen de la propiedad, especifique el propietario de los mensajes de correo
electrónico extraídos para este equipo.. Las opciones de propiedad incluyen:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Sin cambios:
el propietario actual
Predeterminado
del grupo:
el propietario especificado en el grupo de equipos
Forzar
detección
automática:
fuerza al agente a que detecte el perfil de correo electrónico de Microsoft Outlook®
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 218
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Forzar
propietario
específico:
especifica la dirección de correo electrónico del propietario que se asignará a los mensajes de correo
electrónico extraídos. Escriba la dirección de correo electrónico del propietario en el campo
Dirección de correo electrónico del propietario forzado.
6. Haga clic en Siguiente para continuar.
Captura de pantalla 110: GFI PST Exporter: requisitos del equipo remoto
7. Tome nota de los requisitos necesarios para poder implementar y ejecutar el agente de GFI PST
Exporter en los equipos de los usuarios finales. Haga clic en Siguiente para comenzar la
implementación en el equipo del usuario final.
NOTA
Durante la implementación, o después de ella, haga clic en el servidor para ver el
registro de los detalles de la implementación.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 219
NOTA
Es posible que en el equipo del usuario se abra una ventana emergente final que informa
que el agente se está implementando. Esta ventana se cierra automáticamente al
finalizar la implementación.
8. Haga clic en Cerrar cuando haya finalizado la implementación.
9.3.7 Paso 7: Procesamiento de archivos PST en los equipos de los usuarios finales
Tras la implementación del agente de GFI PST Exporter en los equipos de los usuarios finales, es
posible indicar al agente que inicie el procesamiento de archivos PST en los equipos seleccionados.
Para iniciar el proceso de extracción de archivos PST:
1. En la Consola de gestión de GFI PST Exporter, haga clic en el nodo Grupos de ordenadores.
2. En el panel de visualización, seleccione los equipos en los que se iniciará el procesamiento.
3. Haga clic en el botón Iniciar
seleccionados.
para comenzar a procesar los archivos PST en los equipos
Captura de pantalla 111: GFI PST Exporter: procesamiento en equipos remotos
4. El número de mensajes de correo electrónicos examinados y extraídos se muestra junto a cada
equipo.
5. Para ver los detalles del estado del proceso en cada equipo, selecciónelo en el panel de
navegación.
9.3.8 Informes y registros
GFI PST Exporter puede mostrar informes de los mensajes de correo electrónico extraídos. En el nodo
Informes, se puede visualizar el Informe de exportación, que muestra detalles de los archivos PST
procesados. Además de los detalles de las exportaciones correctas, se mostrarán todos los errores o
advertencias. La información que se muestra incluye el estado, grupo y nombre del equipo, la fecha y
hora en la que se intentó llevar a cabo el procesamiento y el número de mensajes de correo
electrónico exportados.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 220
Captura de pantalla 112: GFI PST Exporter: informe de exportación
Para ver el informe, haga clic en Nodo Informes.
También es posible imprimir el informe o exportarlo en formato HTML.
Detalles del procesamiento en los equipos de los usuarios finales
Además del informe de exportación, es posible visualizar detalles acerca de los archivos PST
procesados para cada equipo de usuario.
1. En el panel de navegación de GFI PST Exporter, seleccione el nodo Grupos de equipos.
2. Expanda el grupo de equipos apropiado para mostrar todos los equipos de los usuario finales.
3. Seleccione el subnodo del equipo del usuario final cuyos detalles desee mostrar.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 221
Captura de pantalla 113: GFI PST Exporter: registros de procesamiento
4. Para ver los informes del equipo seleccionado en el panel de visualización:
Haga clic en la ficha Registros para ver una lista de los trabajos de exportación. Haga doble clic
en cualquiera de estos trabajos para ver más detalles del mismo.
Haga clic en la ficha PST para ver una lista de los archivos PST procesados. La información que se
muestra incluye la ubicación del archivo PST, procesos correctos o con error y el número de
mensajes de correo electrónico exportados.
NOTA
Para volver a exportar los correos electrónicos de un archivo PST, seleccione el archivo
PST y haga clic en el botón Volver a exportar
. Tenga cuidado al hacerlo, ya se
pueden duplicar los mensajes de correo electrónico archivados.
9.3.9 Adición de correos electrónicos importados a Almacenes de archivo de GFI MailArchiver
Los mensajes de correo electrónico exportados se guardan en la carpeta de recogida especificada en
la configuración general de GFI PST Exporter. Para importar los mensajes de correo electrónico
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 222
exportados a un Almacén de archivo de GFI MailArchiver, coloque los mensajes exportados en la
carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver de la siguiente forma:
Elija la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver como carpeta de
destino en la configuración general de GFI PST Exporter, o bien
Si los mensajes de correo electrónico ya se han exportado, muévalos manualmente a la carpeta
de recogida.
Los mensajes de correo electrónico de la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI
MailArchiver se procesan como sigue:
Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de la cola para ser colocados en el almacén de
archivo apropiado.
Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta a las fechas
de cualquiera de los Almacenes de archivo configurados, GFI MailArchiver creará
automáticamente un nuevo Almacén de archivo.
El Servicio de importación volverá a intentar cargar los mensajes de correo electrónico con error
y se enviarán notificaciones sobre el estado de los mensajes con error.
Las rutas de acceso predeterminadas de estas carpetas son:
Carpeta de recogida: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup
Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue
9.4 Exportación de mensajes de correo electrónico de Almacenes de archivo de
GFI MailArchiver
La característica GFI MailArchiver OneClick Restore permite restaurar mensajes de correo electrónico
individuales a la dirección de correo electrónico que defina. Sin embargo, si desea exportar o
restaurar más de un mensaje de correo electrónico simultáneamente, utilice Utilidad GFI
MailArchiver Import Export. Con esta herramienta es posible conectar con una instalación de GFI
MailArchiver, buscar los mensajes de correo electrónico que se exportan y exportar todos los
mensajes de correo electrónico de una vez con las opciones siguientes:
Restaurar una dirección de correo electrónico específica
Realizar la descarga en una carpeta del disco con formato .eml o .msg.
Realizar la descarga a un archivo PST.
La característica de exportación de Utilidad GFI MailArchiver Import Export es útil para exportar un
conjunto de correos electrónicos que coinciden con un criterio de búsqueda específico, por ejemplo,
para proporcionar los correos electrónicos referentes a un litigio.
NOTA
El proceso de exportación extrae una copia de los correos electrónicos y no elimina los
mensajes de correo electrónico originales de los Almacenes de archivo.
9.4.1 Exportación de correos electrónicos
1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 223
2. En el área Exportar datos desde GFI MailArchiver, haga clic en Descargar correos electrónicos
desde GFI MailArchiver.
Captura de pantalla 114: Exportación de correo electrónico: conexión con GFI MailArchiver
3. En el área Credenciales de inicio de sesión:
En el campo URL de GFI MailArchiver, especifique la dirección URL usada para conectar con GFI
MailArchiver.
Seleccione Iniciar sesión como el usuario actual para iniciar sesión utilizando las credenciales
del usuario que ha iniciado la sesión o seleccione Usar otras credenciales para iniciar sesión
utilizando otro nombre de usuario y contraseña.
Haga clic en Verificar conexión para confirmar que se puede establecer una conexión con la
dirección URL de GFI MailArchiver con las credenciales especificadas.
4. Haga clic en Siguiente para continuar.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 224
Captura de pantalla 115: Exportación de correo electrónico: Opciones de búsqueda
5. Seleccione el tipo de búsqueda de entre las siguientes opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Todo el buzón
Buscar en todos los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto.
Correos electrónicos que
contienen palabras específicas
Buscar mensajes de correo electrónico que incluyen determinadas palabras en el
asunto, cuerpo o archivos adjuntos.
Correos electrónicos con
criterios de búsqueda
específicos
Buscar en los mensajes correos electrónicos almacenados en un Almacén de archivo
concreto, en un buzón concreto o que contienen una etiqueta concreta.
6. Haga clic en Siguiente para continuar.
7. Dependiendo del tipo de búsqueda seleccionada en el paso anterior, especifique los criterios de
búsqueda de la siguiente manera:
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 225
Tabla 91: Criterios de búsqueda en la exportación de mensajes de correo electrónico
TIPO DE
BÚSQUEDA
CRITERIOS DE BÚSQUEDA
Buzón completo
Búsqueda en buzón
Todos los mensajes de correo electrónico de los buzones: haga clic en el botón … y agregue
el buzón para buscar en todos los mensajes de correo electrónico que contiene.
Recuperar sólo los primeros 5000 correos electrónicos: la búsqueda devuelve sólo los
primeros 5000 mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda.
Correos
electrónicos que
contienen
palabras
específicas
Búsqueda simple
Buscar: escriba los términos de la búsqueda en el asunto y el cuerpo de los mensajes de
correo electrónico.
Buscar en adjuntos: active esta opción para incluir los archivos adjuntos en la búsqueda.
Devolver sólo los primeros 5000 resultados: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000
mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda.
Sólo en buzones: buscar sólo en determinados buzones. Haga clic en el botón ... para
especificar el buzón en el que buscar.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 226
TIPO DE
BÚSQUEDA
CRITERIOS DE BÚSQUEDA
Correos
electrónicos con
un criterio de
búsqueda
específico
Búsqueda avanzada
Buscar en todos los Almacenes de archivo
Restringir búsqueda a Almacenes de archivo concretos: ejecuta la búsqueda en
determinados Almacenes de archivo. Haga clic en el hipervínculo para seleccionar los
Almacenes de archivo en los que buscar.
Buscar en buzones: active esta opción para buscar mensajes de correo electrónico en buzones
específicos. Haga clic en el botón ... para seleccionar los buzones en los que buscar.
Recuperar sólo los primeros 5000 resultados: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000
correos electrónicos que satisfacen los criterios de búsqueda.
En la lista desplegable Criterios de búsqueda, seleccione los criterios de búsqueda y
especifique la condición. Haga clic en
son:
para agregar más criterios. Las condiciones disponibles
Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto.
Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de
Active Directory® del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.
Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de
Active Directory® del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.
Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes o después de una fecha
concreta o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es anterior al, Es
posterior al o Es exactamente.
Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes o después
de una fecha concreta o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es
anterior al, Es posterior al o Es exactamente.
Tamaño (KB): busque los mensajes de correo electrónico que sean mayores, menores o
iguales que un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor
que o Es exactamente.
Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ en el encabezado del mensaje.
Escriba o pegue el Id. de mensaje del correo electrónico que busca.
Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un
contenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los archivos
adjuntos).
Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en
el cuerpo.
Archivos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido
específico en los archivos adjuntos.
Carpeta: busque los mensajes de correo electrónico de una carpeta de buzones concreta.
Carpeta/Subcarpetas: busque los mensajes de correo electrónico de una subcarpeta
concreta de una carpeta de buzones.
Etiqueta personal: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una
etiqueta específica.
Etiqueta global: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta
global.
Etiqueta de clasificación: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una
etiqueta de clasificación.
Etiqueta de SPAM: busque los mensajes de correo electrónico clasificados como SPAM.
Contiene documento: busque los mensajes de correo electrónico con archivos adjuntos de
los siguientes tipos de archivo: .txt, .rtf, .htm, .html, .xml, .zip, .pdf, .msg, .doc, .xls, .ppt,
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 227
TIPO DE
BÚSQUEDA
CRITERIOS DE BÚSQUEDA
.docx, .xlsx, .pptx, .wpd, .wpf, .sxc, .sxd, .sxi, .sxw, .sxg, .stc, .sti, .stw, .stm, .odt, .ott,
.odg, .otg, .odp, .otp, .ods, .ots, .odf, .eml, .mht, .xps, .zip.
NOTA
Haga clic en
, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla.
8. Haga clic en Buscar para mostrar todos mensajes de correo electrónico coincidentes. Para
exportar los mensajes de correo electrónico devueltos, haga clic en Siguiente.
NOTA
Después de realizar una búsqueda, es posible que deba revisar determinados mensajes
de correo electrónico del conjunto de resultados para comprobar que realmente
contienen lo que busca. Haga doble clic en el mensaje de correo electrónico para
visualizarlo. La herramienta Exportación de gran capacidad de GFI MailArchiver carga el
mensaje de correo electrónico en una ventana separada.
Captura de pantalla 116: Exportación de correo electrónico: Opciones de exportación
9. Seleccione cómo exportar los mensajes de correo electrónico:
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 228
Tabla 92: Opciones de exportación de correo electrónico
OPCIÓN DE EXPORTACIÓN
CONFIGURACIÓN
Restaurar las siguientes
direcciones de correo
electrónico
Seleccione esta opción para exportar los mensajes de correo electrónico a un buzón.
Especifique la dirección de correo electrónico y seleccione el método para enviar los
mensajes de correo electrónico:
Enviar mensajes de correo electrónico como archivos adjuntos separados
Enviar mensajes de correo electrónico como originales
Ruta de la descarga
Extraer correos electrónicos a una ruta determinada. Escriba la ruta de acceso o haga clic
en Examinar para seleccionar la carpeta a la que se exportarán los mensajes de correo
electrónico. Seleccione el formato de exportación de los correos electrónicos: .eml o .msg.
Descargar a PST
Exportar correos electrónicos a un archivo PST de Microsoft Outlook®. Escriba la ruta de
acceso o haga clic en Examinar para seleccionar el archivo PST al que se exportarán los
mensajes de correo electrónico. Para mantener la estructura de carpetas de los mensajes
de correo electrónico exportados, active Mantener estructura de carpeta.
10. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación.
11. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar.
NOTA
La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de correos electrónicos
a exportar.
GFI MailArchiver
9 Importación y exportación de mensajes de correo electrónico | 229
10 Restauración de buzones
GFI MailArchiver ofrece la capacidad de restaurar mensajes de correo electrónicos archivados en
Almacenes de archivo de GFI MailArchiver en un buzón de Microsoft® Exchange Server. La
característica de restauración de buzones de GFI MailArchiver le permite restaurar, por ejemplo,
mensajes de correo electrónico de buzones eliminados.
10.1 Restauración de un buzón
1. Inicie la utilidad GFI MailArchiver Mailbox Restore desde el grupo de programas de GFI MailArchiver
(GFI MailArchiver > Restauración de buzones).
Captura de pantalla 117: Utilidad para restaurar buzones
2. Seleccione el buzón que desea restaurar en el campo Restaurar desde buzón.
3. Seleccione Todos los mensajes para restaurar todos los mensajes, o bien especifique una ‘fecha
inicial’ y una ‘fecha final’ para restaurar los mensajes de un intervalo de fechas concreto.
4. En el campo En el buzón, escriba el buzón en el que desea restaurar los mensajes de correo
electrónico.
5. Haga clic en Iniciar para iniciar el proceso de restauración de mensajes de correo electrónico.
GFI MailArchiver
10 Restauración de buzones | 230
NOTA
La utilidad GFI MailArchiver Mailbox Restore requiere que el usuario en el que se ejecuta
esta utilidad tenga los siguientes derechos:
Acceso a los mensajes de correo electrónico en GFI MailArchiver (origen).
Acceso de lectura/escritura al buzón de Microsoft® Exchange Server (destino);
Derechos de ejecución en el servidor en el que se ha instalado GFI MailArchiver.
Para obtener más información, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_MailboxRestorePermissions
GFI MailArchiver
10 Restauración de buzones | 231
11 Solución de problemas
Solución de problemas y soporte técnicoIntroducciónEn este capítulo se explica cómo solucionar los
problemas que puedan aparecer durante la instalación de GFI MailArchiver. Las principales fuentes de
información disponibles para solucionar estos problemas son:Este manual: la mayoría de los
problemas se pueden solucionar con la información que encontrará en esta sección.Artículos de la
Base de conocimientos de GFIForo en la redContacto con el Centro de soporte de GFI
11.1 GFI SkyNet
GFI mantiene un exhaustivo repositorio de su base de conocimientos, que incluye respuestas a los
problemas más habituales. GFI SkyNet tiene siempre la lista más actualizada de preguntas y
revisiones de soporte técnico. Si la información de esta guía no soluciona los problemas, consulte GFI
SkyNet visitando: http://kb.gfi.com/.
11.2 Foro en la red
El soporte técnico de usuario a usuario está disponible a través del foro en la red de GFI. Para
acceder al foro en la red, diríjase a: http://forums.gfi.com/.
11.3 Solicitud de soporte técnico
Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase
en contacto con el equipo de Soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte
técnico en línea, o bien de forma telefónica.
En línea: cumplimente el formulario de solicitud de soporte técnico y siga las instrucciones de
esta página para enviar dicha solicitud: http://support.gfi.com/supportrequestform.asp.
Teléfono: para obtener el número telefónico correcto del Centro de soporte de su área
geográfica, visite: http://www.gfi.com/company/contact.htm.
NOTA
Antes de ponerse en contacto con el Centro de soporte técnico, tenga su identificación
de cliente a mano. Su identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se le
asigna cuando registra las claves de su licencia en el área del cliente de GFI en:
http://customers.gfi.com.
Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario.
11.4 Documentación
Si este manual no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar,
indíquenoslo enviando un correo electrónico a: [email protected].
GFI MailArchiver
11 Solución de problemas | 232
11.5 Problemas en la instalación
Tabla 93: Problemas en la instalación
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Cuando se instala GFI MailArchiver se muestra
uno de los siguientes mensajes de error:
Error 1720. Hay un problema en este
paquete de Windows® Installer. No se
puede ejecutar un script necesario para
completar la instalación. Póngase en
contacto con el personal de soporte
técnico o con el proveedor del paquete.
1. Deshabilite la exploración en tiempo real de los productos
antivirus o cualquier otro software que explore el equipo en tiempo
real.
2. Asegúrese de que no tiene software que quite automáticamente
archivos del directorio TEMP.
3. Inicie sesión en el equipo con la cuenta del administrador de
dominio.
4. Descargue e instale la última versión de Windows® Scripting Host y
de Windows Installer para su sistema operativo desde:
http://www.microsoft.com/downloads/
5. Asegúrese de que las siguientes tecnologías de Windows® están
instaladas correctamente y no están dañadas:
Windows® Management Instrumentation (WMI)
No se pudo iniciar el motor de instalación:
acceso denegado.
Error al instalar Ikernel.exe, acceso
denegado.
Windows® Installer
Microsoft .Net Framework
Microsoft Data Access Components (MDAC)
6. Asegúrese de que las siguientes bibliotecas, que se encuentran en
<Windows\System32>, están correctamente registradas:
Oleaut32.dll
urlmon.dll
ole32.dll
Actxprxy.dll
Scrrun.dll
Browseui.dll
Mshtml.dll
Shdocvw.dll
Shell32.dll
Para registrar una biblioteca en el sistema operativo, siga estos pasos:
1. Haga clic en Inicio y seleccione Ejecutar.
2. Escriba cmd.exe y haga clic en Aceptar.
3. Escriba ‘regsvr32 <ruta y nombre del archivo dll>’ Ejemplo:
‘regsvr32 c:\windows\system32\urlmon.dll’.
4. Coloque el archivo de instalación en un archivo temporal (por
ejemplo, C:\temp) del equipo en el que vaya a instalar el producto
de GFI.
5. Compruebe también los permisos del Modelo de objetos
componentes distribuido (DCOM) como se explica en:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;295278
GFI MailArchiver
11 Solución de problemas | 233
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
Durante la instalación aparece el siguiente
error:
El asistente se ha interrumpido antes de
que GFI MailArchiver se haya instalado por
completo.
Causa:
Windows Scripting Host (WSH) está obsoleto o dañado.
Solución:
Instale la última versión de Windows® Scripting Host (WSH) y reinicie
el equipo. WSH se puede descargar desde:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=8247
El sistema no se ha modificado. Para
finalizar la instalación en otro momento,
vuelva a ejecutar la configuración.
El asistente se ha interrumpido antes de
que GFI MailArchiver se haya instalado por
completo.
11.6 Problemas generales
Tabla 94: Problemas generales
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver no autentica los usuarios al cargar
la interfaz web en Windows® Server 2008.
Causa:
Problema causado por el uso de la instalación del módulo
Autenticación de formularios y Errores HTTP en IIS®7.
Solución 1: desinstale el módulo Errores HTTP.
Solución 2:quite los errores HTTP del directorio virtual de GFI
MailArchiver:
1. Desbloquee el módulo Errores personalizados del servidor.
a. En Administrador de IIS®, seleccione el servidor.
b. Haga doble clic en el icono Módulos y seleccione
CustomErrorModule.
c. Haga clic en Desbloquear en el panel Acciones.
2. Quite el Módulo de errores personalizados del directorio virtual
de GFI MailArchiver.
a. Seleccione el directorio virtual de GFI
MailArchiver
b. Seleccione CustomErrorModule.
c. Haga clic en Quitar en el panel Acciones y en SÍ
para confirmar.
Al cargar GFI MailArchiver aparece una página en
blanco/código HTML/instrucciones para descargar
aspx
Causa:
ASP.NET® no está registrado en el servidor web de IIS®.
Solución:
Registre ASP.NET®:
1. En el símbolo del sistema, cambie el directorio de la siguiente
forma:
Equipos de 32 bits:
<WindowsDir>\Microsoft.NET\Framework\<número de
versión>\
En equipos de 64 bits, cambie a:
<WindowsDir\Microsoft.NET\Framework64\<número de
versión>\
2. Escriba ‘aspnet_regiis.exe -i’ y pulse Entrar.
GFI MailArchiver
11 Solución de problemas | 234
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver no autentica al cargar la interfaz
web: Error 401.
Causa:
Este error se produce cuando el método de autenticación de IIS®
no se ha configurado correctamente en el servidor de GFI
MailArchiver.
Solución:
Verifique el método de autenticación de IIS® usado.
IIS® 6
1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas >
Administrador de Internet Information Services (IIS®).
2. Expanda <nombre de servidor web> > Sitios web > Sitio web
predeterminado, haga clic con el botón secundario en
MailArchiver y seleccione Propiedades.
3. Seleccione la ficha Seguridad del directorio y en Autenticación
y control de acceso, haga clic en Editar.
4. Active la casilla Habilitar el acceso anónimo.
5. En el área Acceso autenticado, seleccione el método de
autenticación que se va a usar. Se recomienda Autenticación de
Windows integrada.
6. Haga clic en Aceptar dos veces y cierre Administrador de
Internet Information Services (IIS®).
IIS® 7
1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas >
Administrador de Internet Information Services (IIS®).
2. Expanda <nombre de servidor web> > Sitios web > Sitio web
predeterminado y seleccione MailArchiver.
3. En la vista Características, haga doble clic en Autenticación.
4. Haga clic en Autenticación anónima y en el panel derecho
seleccione Habilitar.
5. Seleccione el método de autenticación que se va a usar y en el
panel derecho, haga clic en Habilitar. Se recomienda
Autenticación de Windows.
6. Cierre Administrador de Internet Information Services (IIS®).
GFI MailArchiver
11 Solución de problemas | 235
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver no autentica al cargar la interfaz
web: Error 4000.
Causa:
Este error se produce cuando se instala otra aplicación en el
servidor de GFI MailArchiver, que puede estar usando los mismos
puertos que requiere GFI MailArchiver.
Solución:
Verifique que los puertos predeterminados que usa GFI
MailArchiver no los usa otro software:
1. En el servidor de GFI MailArchiver, inicie el símbolo del sistema.
2. En la línea de comandos, escriba netstat -abn
>C:\netstat.txt. Se crea un archivo de texto llamado
netstat.txt en C:\.
3. Abra netstat.txt y busque las siguientes entradas en la columna
Proto:
TCP 0.0.0.0: 8014 - [MArc.Core2.exe]
TCP 0.0.0.0: 8017 - [MArc.Core.exe]
TCP 0.0.0.0: 8018 - [MArc.Store.exe]
TCP 0.0.0.0: 8019 - [MArc.Search.exe]
TCP 0.0.0.0: 8020 - [MArc.MAIS.exe]
Si alguno de los puertos no se corresponde con los archivos
ejecutables, el archivo ejecutable de GFI MailArchiver se debe
configurar para usar otro puerto. Para cambiar un puerto
predeterminado:
1. Vaya a Inicio > Ejecutar y escriba services.msc.
2. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver.
3. Vaya a la carpeta de instalación de GFI MailArchiver y realice
una copia de seguridad de los siguientes archivos:
..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config
..\Core\bin\MArc.UMPolling.ExPolling.exe.config
..\Core2\bin\Marc.Core2.exe.config
..\Core2\bin\Marc.Core2.Remoting.exe.config
..\Mais\bin\MArc.MAIS.Remoting.exe.config
..\Mais\bin\MArc.MAIS.exe.config
..\Search\bin\MArc.Search.Remoting.exe.config
..\Search\bin\MArc.Search.exe.config
..\Store\bin\MArc.Store.Remoting.exe.config
..\Store\bin\MArc.Store.exe.config
..\ASPNET\remoting.config
4. Abra todos los archivos .config indicados en el paso 3 en un
editor de texto, busque el número de puerto que se va a cambiar
y sustitúyalo por otro número de puerto.
Ejemplo: busque 8017 y sustitúyalo por 8117.
NOTA: Asegúrese de que no hay otras aplicaciones que usen
el número de puerto nuevo.
5. Cuando se realicen cambios en un archivo .config, guárdelo con
la codificación establecida en UTF-8.
6. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
7. Cuando se hayan actualizado todos los archivos .config, reinicie
los servicios de GFI MailArchiver detenidos en el paso 2.
GFI MailArchiver
11 Solución de problemas | 236
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
8. Repita la prueba de netstat en el símbolo del sistema para
confirmar que GFI MailArchiver está usando los nuevos puertos.
Al mover mensajes de correo electrónico de la
carpeta Elementos enviados del buzón de
Microsoft® Exchange a otra carpeta, el movimiento
no se replica en la estructura de carpetas de GFI
MailArchiver.
Causa:
Este comportamiento se produce cuando el modo caché de
Exchange está habilitado en la configuración de la cuenta de
Microsoft Outlook® del usuario. Para obtener más información
sobre el modo caché de Exchange, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_CachedExchangeMode
Solución:
Deshabilite el modo caché de Exchange de Microsoft Outlook® de
la siguiente manera:
Microsoft Outlook ® 2003
1. Vaya a Herramientas > Cuentas de correo electrónico.
2. Seleccione Ver o cambiar cuentas de correo electrónico
existentes y haga clic en Siguiente.
3. Seleccione la cuenta del buzón de Microsoft® Exchange Server y
haga clic en Cambiar.
4. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en
Siguiente.
5. Haga clic en Aceptar y en Finalizar.
6. Reinicie Microsoft Outlook® para aplicar el cambio.
Microsoft Outlook ® 2007
1. Vaya a Herramientas > Config. de cuenta.
2. En la ficha Correo electrónico, seleccione la cuenta del buzón
de Microsoft® Exchange Server y haga clic en Cambiar.
3. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en
Siguiente.
4. Haga clic en Aceptar y en Finalizar.
5. Reinicie Microsoft Outlook® para aplicar el cambio.
NOTA: Esta solución sólo se aplica a los mensajes de correo
electrónico que se archivan después de que el modo caché
de Exchange se haya deshabilitado.
Al abrir mensajes de correo electrónico o archivos
adjuntos de dichos mensajes desde la interfaz de
GFI MailArchiver, se encuentra uno de los
siguientes errores:
Un error de filtrado web que especifica que
el archivo adjunto descargado está dañado.
El archivo adjunto descargado se abre en
Internet Explorer®, en lugar de en su
aplicación predeterminada.
GFI MailArchiver
Causa:
Esto puede suceder cuando una herramienta de filtrado web está
instalada entre el servidor de GFI MailArchiver y GFI MailArchiver
Outlook Connector, y está bloqueando solicitudes HTTP.
Solución:
Configure la herramienta de filtrado web para permitir todo el
tráfico HTTP que genera el servidor de GFI MailArchiver.
Asegúrese de que la dirección IP, el nombre NETBIOS o el nombre
DNS del servidor de GFI MailArchiver no están bloqueados por el
filtro web.
Para obtener más información, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering
11 Solución de problemas | 237
11.7 Problemas de importación o exportación
Tabla 95: Problemas de importación o exportación
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
1. Al importar o exportar aparece: “El
Servicio de importación de GFI
MailArchiver no se está ejecutando”
Causa:
El Servicio de importación de GFI MailArchiver se ha detenido.
Solución:
Asegúrese de que el Servicio de importación de GFI MailArchiver se ha
iniciado:
1. Seleccione Inicio > Ejecutar, escriba ‘services.msc’ y haga clic en
Aceptar.
2. Asegúrese de que el ‘Servicio de importación de GFI MailArchiver’ se ha
iniciado. Si no lo ha hacho, haga clic en él con el botón secundario y
seleccione Iniciar.
2. Al importar o exportar aparece: “Los
procesos de exportación están en pausa,
ya que no se han configurado bases de
datos para el Servicio de importación de
GFI MailArchiver”
Causa:
No hay bases de datos configuradas en la Configuración del servicio de
importación de GFI MailArchiver.
Solución:
Asegúrese de que el Almacén de archivo de GFI MailArchiver configurado en
el Servicio de importación de GFI MailArchiver no es de sólo lectura:
1. En GFI MailArchiver, seleccione el nodo Almacenes de archivo.
2. Haga clic en el icono Editar configuración que se encuentra junto al
Almacén de archivo configurado en el Servicio de importación de GFI
MailArchiver.
3. Asegúrese de que la opción No permitir más archivado en este Almacén
de archivo no está habilitada.
3. Al importar o exportar aparece: “El
número de archivos en la cola de
procesamiento está aumentando. Los
procesos de exportación están en pausa
para dar tiempo al Servicio de
importación de GFI MailArchiver para
que procese el retraso.”
GFI MailArchiver
Causa:
GFI MailArchiver no puede archivar los mensajes de correo electrónicos en
las bases de datos. La consecuencia es que las copias de seguridad de los
mensajes de correo electrónico se realizan en la carpeta
<\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup>. Cuando el número de mensajes de correo
electrónico de esta carpeta llega a 300, la herramienta GFI PST Export se
pone en pausa.
Solución:
Compruebe si hay más de 300 mensajes de correo electrónico en la carpeta
<\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup>. En caso afirmativo, puede ser una indicación
de que los mensajes de correo electrónico no se están almacenando en el
Almacén de archivo.
1. Asegúrese de que el directorio de GFI MailArchiver está excluido de la
copia de seguridad en tiempo real y/o del software de detección de virus.
2. Asegúrese de que GFI MailArchiver tiene una conexión estable con la base
de datos y de que tiene suficientes recursos para soportar la carga.
3. En el caso de las bases de datos SQL Server®, establezca la configuración
de crecimiento automático tanto de los archivos de datos como de los
archivos de registro de transacciones en un valor fijo en megabytes, en lugar
de en un valor porcentual. Los valores recomendados son 10 Mb para los
registros de transacciones y 100 MB para los archivos de datos. Además,
asegúrese de que la opción Tamaño máximo de archivo tanto de los archivos
de datos como de los archivos de transacciones se ha quedado en
‘Crecimiento de archivos sin restringir’.
4. Asegúrese de que hay suficiente espacio en disco en el servidor en que el
Servicio de importación de GFI MailArchiver se está ejecutando.
11 Solución de problemas | 238
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
4. Al importar o exportar aparece: “Un
gran número de mensajes de correo
electrónico tienen una fecha que no
coincide con ninguno de los intervalos
de fechas cubiertos por las bases de
datos configuradas. Los procesos de
exportación se han suspendido
indefinidamente. Consulte el manual
para la solución de problemas”
Causa 1:
No hay bases de datos configuradas en la Configuración del servicio de
importación de GFI MailArchiver que abarquen la fecha de algunos mensajes
de correo electrónico. Dichos mensajes no se pueden almacenar en ninguna
base de datos, por lo que se almacenarán en la carpeta
<\GFI\MailArchiver\MAIS\Unclassified>. Cuando el número de mensajes de
correo electrónico de esta carpeta llega a 500, el Asistente de extracción de
correo electrónico se pone en pausa.
Solución 1:
Vaya a la carpeta ‘Unclassified’.
Si alguno de los mensajes de correo electrónico de la carpeta no
necesita archivarse, puede eliminarlo. El Servicio de importación de GFI
MailArchiver se reanudará automáticamente con el procesamiento de
otros mensajes de correo electrónico.
Si todos los mensajes de correo electrónico de la carpeta necesitan
archivarse:
1. Determine el intervalo de fechas de los mensajes de correo
electrónico sin clasificar.
NOTA: Para determinar la fecha exacta del mensaje de
correo electrónico, abra el archivo .eml de la carpeta
‘Unclassified’ y vea el encabezado del mismo.
2. Modifique los intervalos de fechas de los Almacenes de
archivo de la Configuración del servicio de importación de GFI
MailArchiver o cree un Almacén de archivo que abarque el
intervalo de fechas.
NOTA: Para obtener instrucciones sobre cómo establecer
las fechas de los Almacenes de archivo, consulte el
apartado Configurar el Servicio de importación de GFI
MailArchiver en el escenario pertinente del capítulo
Importar y exportar mensajes de correo electrónico de
este manual.
3. Mueva los mensajes de correo electrónico de la carpeta
Unclassified a la carpeta <\GFI\MailArchiver\MAIS\Queue>.
4. El servicio de importación seguirá automáticamente
archivando los mensajes de correo electrónico.
NOTA: Para obtener más información e instrucciones
sobre los mensajes de correo electrónico de la carpeta
Unclassified, consulte el capítulo Mensajes de correo
electrónico sin clasificar en uno de los escenarios
pertinentes descritos en el capítulo Importar y exportar
correos electrónicos de este manual.
Para obtener más información sobre esta solución, consulte:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportDateRange
Causa 2:
Los mensajes de correo electrónico no deseados se suelen enviar con los
encabezados dañados, lo que no permite que el Servicio de importación de
GFI MailArchiver determine la fecha de recepción de los mismos. Estos
mensajes de correo electrónico se encontrarán en la carpeta ‘Unclassified’
con una fecha incorrecta.
Solución 2:
Se recomienda eliminar dichos mensajes de correo electrónico de la carpeta
‘Unclassified’.
GFI MailArchiver
11 Solución de problemas | 239
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
5. Al exportar archivos PST, aparece el
siguiente error: “No hay cliente de
correo predeterminado o el cliente
actual no cumple la petición de
mensajería. Ejecute Microsoft Outlook®
y establézcalo como cliente de correo
predeterminado”
Causa:
Para exportar mensajes de correo electrónico desde un archivo PST
utilizando la herramienta de exportación de correos electrónicos GFI PSTExchange, Microsoft Outlook® versión 2003 o posterior debe estar instalado
en el mismo equipo.
Solución:
Instale Microsoft® Office versión 2003 o posterior.
6. Al utilizar la herramienta de
exportación de correos electrónicos
PST-Exchange de GFI MailArchiver
aparecen los siguientes errores: “El
buzón no se pudo abrir con las
credenciales actuales.” “Acceso
denegado.” “Error al enumerar
carpetas.” “No se puede acceder al
buzón seleccionado. Compruebe sus
credenciales.”
Causa:
La herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI
MailArchiver emplea las credenciales del usuario que ha iniciado sesión
cuando se ejecuta directamente en el equipo con Microsoft® Exchange
Server. Si la herramienta de exportación de correos electrónicos PSTExchange de GFI MailArchiver se ejecuta en un equipo que no es Microsoft
Exchange Server, tiene que especificar un nombre de usuario y una
contraseña. En ambos casos, esta cuenta necesita tener permisos ‘SendAs’ y
‘ReceiveAs’ en los buzones de los que se van a extraer los mensajes de
correo electrónico.
Solución:
Consulte http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportCredentials para
obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema.
11.8 Problemas de Outlook® Connector
Tabla 96: Problemas de Outlook® Connector
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver Outlook Connector muestra
una señal de advertencia en Microsoft Outlook®
inmediatamente después de la instalación
Causa:
Este comportamiento es normal. Tras instalar GFI MailArchiver
Outlook Connector, es necesario sincronizar los mensajes de correo
electrónico con GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
11 Solución de problemas | 240
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver Outlook Connector sólo
sincroniza y conserva los mensajes de correo
electrónico de los últimos 365 días.
Causa:
De forma predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector sólo
sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los
últimos 365 días.
Solución:
El comportamiento predeterminado se puede modificar cambiando
una clave especial en el archivo de configuración
GeneralSettings.xml:
1. Cierre Microsoft Outlook® y vaya a:
Windows® XP y versiones anteriores:
<c:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de
programa\GFI\MailArchiver 6\>
Windows® Vista:
<c:\Usuarios\usuario\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\>
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento SynchronizeDaysSpan y cambie el valor de 365
(predeterminado) al número de días para los mensajes de correo
electrónico desea ver en Outlook® Connector. Ejemplo: para ver los
mensajes electrónicos de los últimos 5 años, establezca la línea de la
siguiente forma: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan>
4. Guarde el archivo GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
5. Elimine la caché local del mismo directorio. Suele ser un número
largo con la extensión FDB. Si no sabe cuál eliminar, abra el archivo
StoreSettings.xml y busque el atributo Store ID del usuario cuyo
caché desea eliminar.
6. Abra Microsoft Outlook® y sincronice GFI MailArchiver Outlook
Connector con GFI MailArchiver para habilitar los cambios.
Elimine este texto y sustitúyalo por su propio contenido.
La página de búsqueda de GFI MailArchiver no
aparece en la carpeta de búsqueda de
Microsoft Outlook® 2007
Causa:
En Microsoft Outlook® 2007, la configuración de la página de inicio está
deshabilitada para almacenes no predeterminados. El buzón de GFI
MailArchiver es un almacén no predeterminado, por lo que resulta
afectado por esta directiva.
Solución:
Para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema,
consulte el artículo de Microsoft KBase cuya dirección URL se indica a
continuación:
http://support.microsoft.com/kb/923933
Aparece uno de los siguientes problemas: » No
se puede habilitar el acceso sin conexión desde
el cuadro de diálogo de configuración » No se
puede definir un número de días de acceso sin
conexión que sea mayor que un número
concreto.
Posible causa
Los valores del acceso sin conexión los configura automáticamente el
administrador del sistema y también es éste quien deshabilita esta
característica.
Posible solución
Consulte estos problemas al administrador del sistema.
GFI MailArchiver
11 Solución de problemas | 241
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN
GFI MailArchiver Outlook Connector no se
sincroniza con GFI MailArchiver.
Causa 1:
No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI
MailArchiver.
Solución 1:
Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de
GFI MailArchiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de
diálogo de configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector.
Causa 2:
GFI MailArchiver Outlook Connector está deshabilitado
Solución 2:
Habilite GFI MailArchiver Outlook Connector en Inicio > Programas >
GFI MailArchiver Outlook Connector > Habilitar Outlook Connector
y reinicie Microsoft Outlook®.
Errores de sincronización: Errores HTTP
Posible causa:
Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de
la red.
Posible solución:
Para obtener más información, consulte:
http://support.microsoft.com/kb/324069
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx
http://support.microsoft.com/kb/907273
Errores de sincronización: Error HTTP 500
Posible causa:
El servidor de GFI MailArchiver está ocupado o no se puede acceder a
él.
Posible solución:
Vuelva a sincronizar GFI MailArchiver Outlook Connector en unos
minutos.
Errores de sincronización: Se ha superado el
tiempo de espera de la conexión de GFI
MailArchiver
Posible causa:
El servidor de GFI MailArchiver está ocupado y no pudo enviar los
datos necesarios en un intervalo de tiempo especificado.
Posible solución:
Para aumentar el valor del tiempo de espera:
1. Vaya a:
Windows® XP y versiones anteriores:
<c:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de
programa\GFI\MailArchiver6\>
Windows® Vista:
<c:\Usuarios\usuarioA\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\>
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento TryConnectionTimeout y aumente el valor
predeterminado de 120000.
4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
GFI MailArchiver
11 Solución de problemas | 242
12 Glosario
A
Active Directory
Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios
de directorio de tipo LDAP.
AD
Véase Active Directory
Administración de almacenes de archivo
Tecnología GFI MailArchiver que permite poner en cola y programar los almacenes de archivo
para usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo.
Administrador del sistema de Exchange
Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange.
Administradores de grupo
Grupo de usuarios de GFI MailArchiver cuyos miembros pueden examinar y realizar búsquedas
en todos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory.
Almacenes de archivo
Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de
búsqueda en GFI MailArchiver.
Archivo PST
Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del
calendario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook.
Auditoría de actividad de base de datos
Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la
actividad dentro de una base de datos de archivo.
Auditoría de interacción del usuario
Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios mientras utilizan la interfaz
web de GFI MailArchiver.
B
Base de datos Firebird
Sistema de bases de datos relacionales de código abierto.
Buzón
Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes
de correo electrónico.
GFI MailArchiver
12 Glosario | 243
C
Carpetas públicas
Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio
de información.
D
Directivas de categorización
Sistema de categorización de GFI MailArchiver que permite categorizar el correo electrónico
según su etiqueta.
Directivas de retención
Un sistema que permite controlar durante cuánto tiempo se mantienen los correos
específicos en los almacenes de archivo.
E
Encabezados
Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluye el remitente, destinatario,
asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc.
Esquema de base de datos
Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación
entre los campos y tablas.
ExOLEDB
Véase Proveedor OLE DB de Exchange
Extensiones multipropósito de correo Internet
Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto
que no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias
partes e información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII.
G
GFI MailArchiver Outlook Connector
Herramienta de GFI MailArchiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con
los datos de correo electrónico archivados por GFI MailArchiver.
GFI MailInsights
Utilidad para la creación de informes incluida en GFI MailArchiver que aprovecha los mensajes
de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las
tendencias de los correos.
GPO
Véase Objetos de directiva de grupo
GFI MailArchiver
12 Glosario | 244
H
Hilo de conversación
Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos o más
usuarios.
I
IMAP
Véase Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Í
Índice de búsqueda
Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y
precisa de la información.
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Arquitectura de mensajería y API basada en Modelo de objetos componentes (COM) para
Microsoft Windows.
M
MAIS
Véase Servicio de importación de GFI MailArchiver
MAPI
Véase Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Metadatos
Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados
en GFI MailArchiver.
Microsoft SQL Server
Sistema de administración de bases de datos relacionales de Microsoft.
MIME
Véase Extensiones multipropósito de correo Internet
Modo de autenticación mixta
Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL
Server.
O
Objetos de directiva de grupo
Gestión centralizada de Active Directory y sistema de configuración que controla lo que los
usuarios pueden y no pueden hacer en una red informática.
GFI MailArchiver
12 Glosario | 245
OneClick Restore
Un método sencillo de restaurar mensajes de correo electrónico archivados en el buzón del
usuario. Restaura dichos mensajes tal y como estaban en el momento de su eliminación, o
bien los envía al usuario como un archivo adjunto de correo electrónico.
Outlook Web Access
Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo
electrónico, contactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office
Outlook no está disponible.
OWA
Véase Outlook Web Access
P
POP3
Véase Protocolo de oficina de correos versión 3
Privilegios de acceso
Permisos concedidos a usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas operaciones
en los mensajes de correo electrónico.
Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo
electrónico, el otro es POP3.
Protocolo de oficina de correos 3
Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo
electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP.
Proveedor OLE DB de Exchange
Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE
DB y ADO de Microsoft.
PST Exporter
Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae
los mensajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de
importación de GFI MailArchiver.
R
Recuperación de estructura de carpetas de buzón
Característica de GFI MailArchiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los
buzones de Microsoft Exchange con GFI MailArchiver.
Registro en diario
Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo
electrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo.
GFI MailArchiver
12 Glosario | 246
S
Servicio de importación de GFI MailArchiver
Herramienta de GFI MailArchiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un
archivo a GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
12 Glosario | 247
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange
13.1 Crear un buzón de diario en Microsoft® Exchange Server 2000/2003
13.1.1 Paso 1: Creación de un buzón de diario.
1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Equipos y usuarios de Active Directory.
Captura de pantalla 118: Agregar nuevos usuarios en Microsoft® Exchange Server 2003
2. Expanda el dominio del que se archivan los mensajes de correo electrónico, haga clic con el botón
secundario en el nodo Usuarios y seleccione Nuevo > Usuario.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 248
Captura de pantalla 119: Cuadro de diálogo Nuevo objeto - Usuario
3. Escriba un ‘nombre de inicio de sesión de usuario’ relevante (p.ej., diario), cumplimente los
restantes detalles del usuario nuevo y haga clic en Siguiente.
4. Escriba una contraseña, desactive la opción El usuario debe cambiar la contraseña la próxima
vez que inicie sesión y habilite las opciones El usuario no puede cambiar la contraseña y La
contraseña nunca expira. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
NOTA
Asegúrese de que la contraseña escrita cumple los requisitos de complejidad
configurados para los usuarios de Active Directory®.
5. Haga clic en Siguiente y revise los detalles del usuario nuevo. Haga clic en Finalizar para crear el
usuario.
13.1.2 Paso 2: Configuración del archivado de correos electrónicos en un buzón de diario
1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Administrador del sistema.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 249
Captura de pantalla 120: Propiedades del nodo Almacén de buzones
2. Expanda Servidores > <nombre de servidor> > Grupo de almacenamiento, haga clic con el botón
secundario en el nodo Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 250
Captura de pantalla 121: Habilitación del registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft® Exchange Server
3. En la ficha General, active la casilla Archivar todos los mensajes enviados o recibidos los buzones
de este almacén y haga clic en el botón Examinar.
4. Seleccione el nombre del buzón de diario que creó en el paso uno, por ejemplo ‘diario’, y haga clic
en Aceptar.
5. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades de Mailbox Store y la consola de administración del
Administrador del sistema de Exchange.
13.1.3 Paso 3: Habilitación del registro en diario de información de CCO
IMPORTANTE
Se recomienda encarecidamente NO habilitar esta opción, sino habilitar el registro de
sobres en diario en su lugar. El registro de sobres en diario registra toda la información
del encabezado, no sólo los datos de CCO. Para obtener más información sobre el
registro de sobres en diario consulte el paso 4: Habilitación del registro de sobres en
diario
En los sistemas Microsoft® Exchange Server 2000 y Microsoft® Exchange Server 2003, la información
de CCO no se incluye de forma predeterminada en el mensaje del registro en diario. Para habilitar el
registro en diario de la información de CCO:
Sólo para Microsoft® Exchange Server 2000
1. Instale la revisión, que está disponible en:
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 251
http://support.microsoft.com/?kbid=810999
Para Microsoft® Exchange Server 2000 y Microsoft® Exchange Server 2003.
1. En el símbolo del sistema, escriba regedit.exe
2. Añada la siguiente clave del Registro:
HKEY_LOCAL_
MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters
3. Añada la siguiente clave del Registro y sus valores:
HKEY_LOCAL_
MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters\
Nombre de la clave: JournalBCC
Tipo de datos: Dword
Valor de datos: 1
4. Cierre el Editor del Registro y, en el símbolo del sistema, escriba services.msc. Reinicie los
servicios Protocolo simple de transferencia de correo y Almacén de información.
13.1.4 Paso 4: Habilitación del registro de sobres en diario
El registro de sobres en diario permite el archivado de la información de los encabezados de los
correos electrónicos y se puede activar con:
Configuración avanzada del registro en diario de correo electrónico de Microsoft® Exchange
Server (exejcfg.exe) o
La consola de administración del Editor de ADSI.
Uso de la herramienta exejcfg.exe
1. Descargue la herramienta exejcfg.exe de:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=E7F73F10-7933-40F3-B07EEBF38DF3400D&displaylang=en
2. En el símbolo del sistema, desplácese hasta la carpeta en la que copió la herramienta exejcfg.exe.
3. Escriba exejcfg -e y pulse Intro.
NOTA
exejcfg -d desactiva el registro de sobres en diario de dicha organización.
Uso del Editor de ADSI
1. Busque la herramienta adsiedit.msc en el kit de recursos de Windows® 2000 Server o en las
herramientas de soporte de Windows® 2003.
2. En el símbolo del sistema, desplácese hasta la carpeta en que adsiedit.msc está almacenado,
escriba adsiedit.msc y pulse Intro.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 252
Captura de pantalla 122: Edición de ADSI
3. Expanda el nodo ADSI Edit > Configuration > <CN=Configuration> > <CN=Services> >
<CN=Microsoft Exchange> .
4. Haga clic con el botón secundario en el nodo CN<nombre de la organización> y haga clic en
Propiedades.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 253
Captura de pantalla 123: Atributo heuristics
5. Seleccione el atributo heuristics en la lista Atributos y haga clic en Editar.
Captura de pantalla 124: Edición del valor del atributo heuristics
6. Escriba ‘512’ y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar la consola de ADSIEdit.
NOTA
El valor 512 habilita el registro de sobres en diario, mientras que el valor 0 deshabilita
el registro de sobres en diario.
13.2 Deshabilitación del registro en diario en Microsoft® Exchange Server
2000/2003
1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Administrador del sistema.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 254
Captura de pantalla 125: Propiedades del nodo Almacén de buzones
2. Expanda Servidores > <nombre de servidor> > Grupo de almacenamiento, haga clic con el botón
secundario en el nodo Almacén de buzones y seleccione Propiedades.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 255
Captura de pantalla 126: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange
3. En la ficha General, desactive la casilla Archivar todos los mensajes que enviados o recibidos por
los buzones de este almacén. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.
13.3 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange 2003
Una vez que GFI MailArchiver esté configurado y el correo electrónico de su organización se haya
almacenado correctamente, puede crear una directiva de destinatarios de administración de buzones
en Microsoft Exchange para liberar espacio en el servidor de Exchange eliminando correo electrónico.
NOTA
Antes de crear una directiva de destinatarios de administración de buzones, debe
determinar:
Los límites que desee que la directiva haga cumplir.
El grupo que desee que controle la directiva.
Cómo desea que la directiva gestione los mensajes que superen los límites de la
directiva.
Para crear una directiva de destinatarios de administración de buzones:
1. Vaya a Inicio > Programas > Microsoft Exchange y haga clic en Administrador del sistema.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 256
2. En el panel izquierdo de Administrador del sistema de Exchange, expanda Destinatarios, haga clic
con el botón secundario en Directivas de destinatarios, señale nuevo y haga clic en Directiva de
destinatarios. Aparece el cuadro de diálogo Nueva directiva.
3. Haga clic para activar la casilla Configuración del administrador de buzones y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
NOTA
Si no ve la opción Configuración del administrador de buzones, vuelva a aplicar
Exchange Service Pack. Es posible que no se haya aplicado correctamente.
4. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades. Escriba el nombre de la directiva de destinatarios en el
cuadro Nombre.
NOTA
Se recomienda usar un nombre descriptivo, como «Configuración del buzón del
departamento de contabilidad».
5. Haga clic en Modificar. Aparece el cuadro de diálogo Buscar destinatarios de Exchange.
6. Haga clic en la ficha General. En este ejemplo, la configuración de administración de buzones se
aplica sólo a las cuentas que tengan un buzón de Exchange. Seleccione sólo la opción Usuarios con
buzón de Exchange.
7. Haga clic en Almacenamiento para configurar las directivas de destinatarios de administración de
buzones que sean específicas de un equipo con Exchange 2003 concreto. A continuación, realice una
de las siguientes acciones:
Haga clic en Buzones en este servidor y, seguidamente, en Examinar. Aparece el cuadro de lista
Seleccionar servidor de Exchange. Seleccione el directorio que desea utilizar y haga clic en
Aceptar.
Haga clic en Buzones en este almacén de buzones y en Examinar para buscar un almacén y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas y, a continuación, en Campo. Ahora puede seleccionar
cualquiera de las siguientes opciones:
Usuario
Contacto
Grupo
Carpeta pública
NOTA
Los puertos 8-11 son opcionales si desea ser específico para un buzón/usuario/carpeta
concretos
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 257
9. En este ejemplo, haga clic en Usuario y, seguidamente, en Departamento para seleccionar
Departamento en el campo Valor.
10. En Condición, haga clic en cualquiera de las siguientes opciones:
Comienza por
Termina por
Es (exactamente)
No es
Presente
No presente
11. Si hace clic en Comienza por, Termina por, Es (exactamente) o No es como condición, escriba un
valor en el campo Valor. Por ejemplo, haga clic en Es (exactamente) y escriba Cuentas para buscar
todos los empleados que trabajan en el departamento de contabilidad.
12. Haga clic en Agregar para agregar la condición a la lista.
NOTA
Puede agregar otras condiciones, pero para que aparezca una coincidencia todas las
condiciones deben tener el valor true.
13. Cuando termine de agregar condiciones, haga clic en Buscar ahora.
NOTA
Todo lo que coincida con las condiciones se mostrará en la nueva lista que aparece en el
cuadro de diálogo Buscar destinatarios de Exchange.
14. Si la lista muestra los usuarios correctos de esta directiva de destinatarios, haga clic en Aceptar.
En caso negativo, revise las condiciones de búsqueda hasta que ésta muestre los usuarios correctos de
esta directiva de destinatarios.
15. Haga clic en Aceptar. Recibe el siguiente mensaje:
Aunque cambie algún filtro de la directiva de destinatarios, no significa
que las direcciones proxy de los destinatarios que no puedan estar bajo
control de la directiva vayan a volver a evaluarse automáticamente. Para
que estos destinatarios reciban proxies de las nuevas directivas a las que
pertenezcan, use “Aplicar esta directiva ahora' en las directivas que
afecten ahora a dichos destinatarios.
Este mensaje no afecta a las directivas de destinatarios de administración de buzones. Haga clic en
Aceptar.
16. En Reglas de filtro, la instrucción del filtro LDAP muestra la regla de filtro actual. Haga clic en la
ficha Configuración del administrador de buzones (directiva).
17. En Al procesar un buzón, haga clic en una de las siguientes opciones para gestionar los mensajes
que superen los límites de la directiva:
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 258
Sólo generar informe
Mover elementos a la carpeta Elementos eliminados
Mover a la carpeta Limpieza del sistema
Eliminar inmediatamente
NOTA
Tenga cuidado cuando use la opción Eliminar el mensaje inmediatamente en carpetas,
porque puede que los usuarios tengan que recuperar sus mensajes.
18. En la lista de carpetas, seleccione la que desea configurar y, a continuación, haga clic en Editar.
19. En el cuadro de diálogo Configuración de conservación de carpetas, escriba el límite de tiempo
en que desea que se produzca la acción de procesamiento seleccionada, especifique el límite de
tamaño de los mensajes a los que desee que se aplique la acción y haga clic en Aceptar.
Por ejemplo, si escribe 90 y 2048, se procesan todos los mensajes con una antigüedad superior a 90
días y más de 2 megabytes (MB). Se recomienda usar un tamaño de 1 KB si desea quitar mensajes
incluso más pequeños.
20. Repita los pasos 18 y 19 en cada una de las carpetas de la lista que desee configurar.
21. Haga clic en Enviar correo de notificación a los usuarios después del procesamiento si desea
enviar a los usuarios un mensaje que les avise cuando se hayan procesado sus buzones.
22. Haga clic en Mensaje para editar el mensaje de la notificación. Haga clic en la casilla Insertar el
número de mensajes procesados si desea ver un resumen del número de mensajes con exceso de
tamaño procesados. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Propiedades.
23. (Opcional) Si desea excluir determinadas clases de mensajes (por ejemplo, para evitar los
informes de las tareas de procesamiento), haga clic en la casilla Excluir clases de mensajes
específicas y haga clic en Personalizar. Aparece el cuadro de diálogo Clases de mensajes. Escriba
una clase de mensajes en el campo Excluir clases de mensajes específicas. Por ejemplo, escriba IPM.
Task y haga clic en Agregar. Agregue todas las clases que desee excluir.
Entre los tipos de clases de mensajes se incluyen:
Calendario IPM.Appointment
Contactos IPM.Contact
Buzón de entrada IPM.Note
Diario IPM.Activity
Notas IPM.StickyNote
Tareas IPM.Task
Convocatorias de reunión IPM.Schedule.Meeting.Request
Si desea una lista completa de las clases de mensajes, diríjase al siguiente sitio web de Microsoft:
http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa262246(office.10).aspx
24. Cuando haya terminado de añadir clases de mensajes, haga clic en Aceptar para volver al cuadro
de diálogo Propiedades.
25. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 259
La nueva directiva de destinatarios de administración de buzones se muestra en el panel derecho del
Administrador del sistema de Exchange.
13.3.1 Configurar la administración de buzones a nivel de servidor
Para programar el día y la hora en que se va a ejecutar una directiva concreta, cambie la
configuración a nivel de servidor. Para ello, siga estos pasos:
1. Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft Exchange y, a continuación, en Administrador del
sistema.
2. En el panel izquierdo del Administrador del sistema de Exchange, expanda el objeto Servidores.
3. Haga clic con el botón secundario en el equipo que desee configurar y, seguidamente, haga clic en
Propiedades.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de <nombre de servidor>.
4. Haga clic en la ficha Administración de buzones para ver la configuración actual.
5. En Iniciar proceso de administración de buzones, realice una de las siguientes acciones:
Haga clic en la lista desplegable para seleccionar una hora para que se realice la administración
de buzones.
Haga clic en Personalizar, haga clic en un día de la columna izquierda y, después, haga clic en
una hora de la primera fila. Después de seleccionar las horas que desee, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Generación de informes para seleccionar el tipo de informe (un informe detallado o un
resumen) que se va a crear cuando se procesen los buzones. También debe seleccionar el destinatario
que va a recibir los informes. Haga clic en Examinar, seleccione un destinatario y haga clic en
Aceptar.
NOTA
Los informes no se pueden enviar a listas de distribución.
7. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración de administración de buzones
NOTA
En el siguiente enlace puede encontrar más información sobre cómo usar Directivas del
sistema para configurar los límites de almacenamiento de buzones en Exchange Server
2003: http://support.microsoft.com/kb/822938
13.4 Creación de un buzón de registro en diario en Microsoft® Exchange Server
2007
Microsoft® Exchange Server 2007 admite dos tipos de registros en diario:
Registro en diario estándar: Configure un almacén de buzones que permita el registro del correo
electrónico de una organización. GFI MailArchiver puede usar el registro en diario de Microsoft®
Exchange Server para centralizar todos los mensajes de correo electrónico en un solo buzón para
su archivado. Este tipo de registro en diario también se denomina registro en diario de base de
datos por buzón.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 260
Registro en diario premium: Sólo está disponible con la licencia de acceso de cliente Enterprise
de Microsoft® Exchange. Permite a un administrador configurar reglas de registro en diario
personalizadas como:
Archivar sólo correos electrónicos entrantes
Archivar sólo correos electrónicos salientes
Archivar correos electrónicos de un grupo concreto.
GFI MailArchiver utiliza este tipo de registro en diario mediante la detección y presentación de estas
reglas en el Asistente de configuración de orígenes de datos.
¿Qué método de registro en diario hay que usar?
Elija el registro en diario estándar para archivar todos los mensajes de correo electrónico (entrantes
y salientes) de todos los usuarios de la organización.
Elija el registro en diario premium si desea tener más control sobre los mensajes de correo
electrónicos que se van a archivar (por ejemplo, sólo los de determinados usuarios o sólo los
entrantes o salientes).
NOTA
El registro en diario premium requiere una licencia de acceso de cliente Enterprise de
Microsoft® Exchange.
13.4.1 Configurar el registro en diario estándar
Paso 1: Creación de un buzón de diario
1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de
administración de Microsoft Exchange.
2. Expanda el nodo Configuración de destinatario y haga clic en el nodo Buzón.
3. Seleccione Buzón nuevo… en el panel Acciones.
4. Seleccione la opción Buzón de usuario y haga clic en Siguiente.
5. Seleccione la opción Usuario nuevo y haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 261
Captura de pantalla 127: Detalles de buzón de usuario nuevo
6. Escriba los detalles de ‘Información del usuario’ del usuario nuevo al que se va a asignar el buzón
de diario nuevo y haga clic en Siguiente.
7. Asegúrese de que la configuración del buzón es correcta y haga clic en Siguiente.
8. Revise el resumen del buzón nuevo que se va a crear y haga clic en Nuevo.
Paso 2: Configuración del registro en diario estándar
1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de
administración de Microsoft Exchange.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 262
Captura de pantalla 128: Configuración de una base de datos de buzones
2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de servidor > Buzón y haga clic en
Propiedades en el panel Acciones.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 263
Captura de pantalla 129: Propiedades de la base de datos de buzones
3. Seleccione la opción Destinatario del diario, haga clic en Examinar y seleccione el buzón que
configuró previamente en Active Directory®.
4. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración.
13.4.2 Instalación del registro en diario premium
1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de
administración de Microsoft Exchange.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 264
Captura de pantalla 130: Configuración de reglas de registro en diario
2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Transporte de concentradores y seleccione
la ficha Registro en diario.
3. En la ficha Acciones, haga clic en Regla de diario nueva.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 265
Captura de pantalla 131: Creación de una regla de diario
4. Escriba el nombre de la regla y haga clic en Examinar. En Dirección de correo electrónico del
diario, seleccione la dirección de correo electrónico del diario, preferiblemente un buzón de la
organización existente de Microsoft® Exchange, desde Active Directory®.
5. <Opcional> Configure:
Ámbito: seleccione si va a registrar en diario todo el correo electrónico (Global), el correo
electrónico interno o el externo.
Correo electrónico de diario para el destinatario: seleccione los destinatarios concretos a los
que se aplica esta regla de registro en diario.
6. Asegúrese de que la opción Habilitar regla está habilitada y haga clic en Nuevo.
NOTA
En Microsoft® Exchange Server 2007, el registro de sobres en diario se habilita
automáticamente de forma predeterminada.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 266
13.5 Deshabilitación del registro en diario estándar en Microsoft® Exchange Server
2007
1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de
administración de Microsoft Exchange.
Captura de pantalla 132: Configuración de una base de datos de buzones
2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de servidor > Buzón y haga clic en
Propiedades en el panel Acciones.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 267
Captura de pantalla 133: Propiedades de la base de datos de buzones
2. Desactive la opción Destinatario del diario.
3. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración.
13.5.1 Deshabilitación del registro en diario estándar desde el Shell de administración de
Microsoft Exchange
En el Shell de administración de Microsoft® Exchange Server, utilice la siguiente sintaxis para
deshabilitar una regla de registro en diario:
Set-MailboxDatabase <Base de datos de buzones> -JournalRecipient $Null
13.5.2 Deshabilitación del registro en diario premium
1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft® Exchange Server 2007 > Consola de
administración de Microsoft Exchange.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 268
Captura de pantalla 134: Configuración de reglas de registro en diario
2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Transporte de concentradores y seleccione
la ficha Registro en diario.
3. Haga clic con el botón secundario en la regla de diario que desea quitar y haga clic en Quitar.
4. Haga clic en Sí para confirmar que desea quitar la regla de diario.
13.5.3 Deshabilitar el registro en diario premium desde el Shell de administración de Microsoft®
Exchange Server
En el Shell de administración de Microsoft® Exchange Server, utilice la siguiente sintaxis para
deshabilitar una regla de registro en diario:
Remove-JournalRule <nombre de regla del diario>
13.6 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange 2007
Una vez que GFI MailArchiver esté configurado y el correo electrónico de su organización se haya
almacenado correctamente, puede crear una directiva de destinatarios de administración de buzones
en Microsoft Exchange para liberar espacio en el servidor de Exchange eliminando correo electrónico.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 269
NOTA
Antes de crear una directiva de destinatarios de administración de buzones, debe
determinar:
Los límites que desee que la directiva haga cumplir.
El grupo que desee que controle la directiva.
Cómo desea que la directiva gestione los mensajes que superen los límites de la
directiva.
13.7 Para usar la Consola de administración de Microsoft® Exchange para crear una
nueva configuración del contenido administrado:
1. Abra la Consola de administración de Exchange.
2. En el árbol de la consola, expanda Configuración de organización y haga clic en Buzón.
3. En el panel de resultados, haga clic en la ficha Carpetas predeterminadas administradas (o en la
ficha Carpetas personalizadas administradas) y seleccione la carpeta administrada para la que
desea crear una configuración del contenido administrado.
4. En el panel de acciones, haga clic en Nueva configuración de contenido administrado. Aparece el
Asistente para nueva configuración de contenido administrado.
5. En la página Introducción, en el cuadro Nombre de la configuración de contenido administrado
que se va a mostrar en la Consola de administración de Exchange, escriba el nombre de la
configuración nueva (por ejemplo, Directiva de conservación del departamento de contabilidad).
6. En el cuadro Tipo de mensaje, puede seleccionar el tipo de mensaje para el que desea crear la
configuración del contenido administrado. Si selecciona Todos los elementos, la configuración de
contenido administrado que cree se aplicará a todos los elementos de la carpeta administrada
(excepto a los tipos de mensaje para los que haya creado una configuración de contenido
independiente).
NOTA
El Asistente para nueva configuración de contenido administrado se puede usar de
forma repetida para crear una configuración de contenido independiente para cada uno
de los tipos de mensaje. Cuando haya varias configuraciones de contenido, las
configuraciones concretas siempre tienen prioridad sobre las generales. Por ejemplo, si
hay una configuración para todo el contenido del buzón y otra para el correo de voz,
la directiva del correo de voz se aplica al correo de voz, pero la directiva de todo el
contenido del buzón se aplica a los restantes elementos.
7. Para establecer la conservación de mensajes, active la casilla Duración del periodo de
conservación (días). Se activan las siguientes opciones:
a) En el cuadro a la derecha de la casilla Duración del periodo de conservación (días), escriba el
número de días tras los que expira el mensaje.
b) En la lista El periodo de conservación empieza, seleccione las siguientes opciones:
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 270
Cuándo se envía, la fecha final del calendario y las tareas recurrentes El periodo de
conservación del correo comienza cuando se entrega. El periodo de conservación de los
elementos del calendario y de las tareas recurrentes comienza en su fecha final.
c) En la lista Acción que se realiza al final del periodo de conservación, seleccione una de las
siguientes opciones:
Eliminar permanentemente Los mensajes se eliminan permanentemente y el usuario no puede
recuperarlos.
Marcar como fecha de conservación superada Los mensajes se muestran sombreados y
tachados, pero no se realizan otras acciones. Esta acción de expiración se usa para solicitar al
usuario que realice algún tipo de acción.
8. Haga clic en Siguiente.
9. La página Nueva configuración de contenido administrado proporciona un resumen de la
configuración que se ha aplicado.
10. Para finalizar el Asistente para nueva configuración de contenido administrado, haga clic en
Nuevo.
11. En la página Finalización, haga clic en Finalizar para salir del Asistente para nueva configuración
de contenido administrado.
12. Para ver la nueva configuración de contenido administrado, en el panel de resultados de la
Consola de administración de Exchange, expanda la carpeta administrada a la que aplicó la
configuración.
13. Para editar una configuración de contenido administrado que haya creado, haga clic en ella con el
botón secundario y haga clic en Propiedades.
NOTA
En el siguiente enlace puede encontrar más información sobre cómo crear una directiva
de retención de correo en Exchange Server 2007: http://technet.microsoft.com/enus/library/aa996014(EXCHG.80).aspx
13.8 Crear un buzón de diario en Microsoft® Exchange Server 2010
Microsoft® Exchange Server 2010 admite dos tipos de registros en diario:
Registro en diario estándar: Configure un almacén de buzones que permita el registro del correo
electrónico de una organización. GFI MailArchiver puede usar el registro en diario de Microsoft®
Exchange Server para centralizar todos los mensajes de correo electrónico en un solo buzón para
su archivado. Este tipo de registro en diario también se denomina registro en diario de base de
datos por buzón.
Registro en diario premium: Sólo está disponible con la licencia de acceso de cliente Enterprise
de Microsoft® Exchange. Permite a un administrador configurar reglas de registro en diario
personalizadas como:
Archivar sólo correos electrónicos entrantes
Archivar sólo correos electrónicos salientes
Archivar correos electrónicos de un grupo concreto.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 271
GFI MailArchiver utiliza este tipo de registro en diario mediante la detección y presentación de estas
reglas en el Asistente de configuración de orígenes de datos.
¿Qué método de registro en diario hay que usar?
Elija el registro en diario estándar para archivar todos los mensajes de correo electrónico (entrantes
y salientes) de todos los usuarios de la organización.
Elija el registro en diario premium si desea tener más control sobre los mensajes de correo
electrónicos que se van a archivar (por ejemplo, sólo los de determinados usuarios o sólo los
entrantes o salientes).
NOTA
El registro en diario premium requiere una licencia de acceso de cliente Enterprise de
Microsoft® Exchange.
13.8.1 Configurar el registro en diario estándar
Paso 1: Creación de un buzón de diario
1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange.
2. Expanda el nodo Configuración de destinatario y haga clic en el nodo Buzón.
3. Seleccione Buzón nuevo… en el panel Acciones.
4. Seleccione la opción Buzón de usuario y haga clic en Siguiente.
5. Seleccione la opción Usuario nuevo y haga clic en Siguiente.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 272
Captura de pantalla 135: Detalles de buzón de usuario nuevo
6. Escriba los detalles de ‘Información del usuario’ del usuario nuevo al que se va a asignar el buzón
de diario nuevo y haga clic en Siguiente.
7. Escriba un ‘Alias’ para el buzón de diario y haga clic en Siguiente.
8. Haga clic en Siguiente y revise el resumen del buzón nuevo que se va a crear y haga clic en Nuevo.
Paso 2: Configuración del registro en diario estándar
1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 273
Captura de pantalla 136: Configuración de una base de datos de buzones
2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de organización > Buzón. Haga clic con el
botón secundario en la base de datos de buzones y seleccione Propiedades.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 274
Captura de pantalla 137: Propiedades de la base de datos de buzones
3. En el cuadro de diálogo de propiedades de la base de datos de buzones, seleccione la ficha
Mantenimiento y active la casilla Destinatario del diario. Haga clic en Examinar y seleccione el
buzón de diario que configuró anteriormente.
4. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración.
13.8.2 Instalación del registro en diario premium
1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange.
2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Transporte de concentradores y seleccione
la ficha Registro en diario.
3. En la ficha Acciones, haga clic en Regla de diario nueva.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 275
Captura de pantalla 138: Creación de una regla de diario
4. Escriba el nombre de la regla nueva
5. Haga clic en Examinar para seleccionar el buzón de diario al que se envían los informes de diario.
6. <Opcional> Configure:
Ámbito: seleccione si va a registrar en diario todo el correo electrónico (Global), el correo
electrónico interno o el externo.
Mensajes de diario para el destinatario: seleccione los destinatarios concretos para esta regla de
registro en diario.
7. Asegúrese de que la opción Habilitar regla está habilitada y haga clic en Nuevo.
NOTA
En Microsoft® Exchange Server 2010, el registro de sobres en diario se habilita
automáticamente de forma predeterminada.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 276
13.9 Deshabilitación del registro en diario estándar en Microsoft® Exchange Server
2010
1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange.
Captura de pantalla 139: Configuración de una base de datos de buzones
2. Expanda la ficha Microsoft Exchange > Configuración de organización > Buzón > Administración
de bases de datos y seleccione Propiedades en el panel Acciones.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 277
Captura de pantalla 140: Propiedades de la base de datos de buzones
2. Desactive la opción Destinatario del diario.
3. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración.
13.9.1 Deshabilitación del registro en diario estándar desde el Shell de administración de
Microsoft Exchange
En Shell de administración de Microsoft Exchange, utilice la siguiente sintaxis para deshabilitar el
registro en diario estándar:
Set-MailboxDatabase <Base de datos de buzones> -JournalRecipient $Null
13.9.2 Deshabilitación del registro en diario premium
1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange.
2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Transporte de concentradores y seleccione
la ficha Reglas de registro en diario.
3. Haga clic con el botón secundario en la regla de diario que desea quitar y haga clic en Quitar.
4. Haga clic en Sí para confirmar que desea quitar la regla de diario.
Deshabilitación del registro en diario premium desde el Shell de administración de Microsoft Exchange
En el Shell de administración de Microsoft Exchange, utilice la siguiente sintaxis para deshabilitar la
regla de registro en diario: Remove-JournalRule <nombre de regla del diario>
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 278
13.10 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange 2010
Una vez que GFI MailArchiver esté configurado y el correo electrónico de su organización se haya
almacenado correctamente, puede crear una directiva de destinatarios de administración de buzones
en Microsoft® para liberar espacio en el servidor de Exchange eliminando correo electrónico.
NOTA
Antes de crear una directiva de destinatarios de administración de buzones, debe
determinar:
Los límites que desee que la directiva haga cumplir.
El grupo que desee que controle la directiva.
Cómo desea que la directiva gestione los mensajes que superen los límites de la
directiva.
13.10.1 Usar la Consola de administración de Exchange para crear directivas de conservación.
1. Abra la Consola de administración de Exchange.
2. En el árbol de la consola, expanda el bosque que desee y desplácese a Configuración de
organización > Buzón.
3. En el panel de acciones, haga clic en Nueva directiva de retención.
4. En la página Introducción, rellene los siguientes campos:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre
Use este cuadro para escribir el nombre de la directiva de retención.
Agregar
Haga clic en este botón para agregar etiquetas de retención a la directiva. Para quitar una etiqueta de la
directiva, haga clic en el nombre de la etiqueta y, seguidamente, haga clic en Quitar.
5. En la página Seleccionar buzones, haga clic en Agregar para seleccionar los buzones a los que
desee aplicar la directiva de retención.
NOTA
También puede crear una directiva de retención sin aplicarla a ningún buzón. La
directiva también se puede aplicar a los buzones posteriormente.
6. En la página Nueva directiva de retención, revise los ajustes de la configuración. Para realizar
cambios en la configuración, haga clic en Atrás.
7. Para crear la directiva de retención, haga clic en Nueva.
8. En la página Finalización, revise lo siguiente y haga clic en Finalizar para cerrar el asistente:
El estado Finalizado indica que el asistente ha finalizado la tarea correctamente.
El estado Error indica que la tarea no se ha finalizado. Si se produce algún error en la tarea,
revise el resumen para ver una explicación de dicho error y haga clic en Atrás para realizar
cambios en la configuración.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 279
13.10.2 Usar el EMC para aplicar una directiva de retención a un buzón
1. En el árbol de la consola, expanda el bosque que desee y desplácese a Configuración de
destinatario > Buzón.
2. En el panel de resultados, seleccione el buzón al que desea aplicar la directiva de retención. Use
las teclas Mayús y Ctrl para seleccionar varios buzones.
3. En el panel de acciones, haga clic en Propiedades.
4. En Propiedades de usuario del buzón, en la ficha Configuración de buzón, seleccione
Administración de registros de mensajería y haga clic en Propiedades.
5. En Administración de registros de mensajería, active la casilla Aplicar directiva de retención y
haga clic en Examinar para seleccionar la directiva de retención que desea aplicar al buzón.
6. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Propiedades de usuario del buzón, haga clic en
Aplicar.
NOTA
En el siguiente enlace puede encontrar más información sobre cómo crear una directiva
de retención en Exchange Server 2010: http://technet.microsoft.com/enus/library/ff625224.aspx
13.11 Creación de un buzón de registro en diario en Microsoft® Exchange 2013
Paso 1: Crear destinatarios de buzón
1. Inicie el centro de administración de Microsoft® Exchange.
2. Haga clic en el nodo destinatarios.
3. En buzones, seleccione Nuevo en la barra de herramientas.
4. Seleccione Nuevo usuario y escriba los detalles necesarios del buzón.
5. Haga clic en guardar.
Paso 2: Crear buzones de diario
1. Inicie el centro de administración de Microsoft® Exchange.
2. Haga clic en el nodo servidores y, a continuación, haga clic en el nodo bases de datos.
3. Seleccione una base de datos de buzones existente y haga clic en Editar en la barra de
herramientas..
4. Haga clic en el nodo mantenimiento.
5. En el campo Destinatario del diario, haga clic en examinar y seleccione el destinatario del diario
creado en el paso 1.
6. Haga clic en guardar.
13.12 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange 2013
Una vez que GFI MailArchiver esté configurado y el correo electrónico de su organización se haya
almacenado correctamente, puede crear una directiva de destinatarios de administración de buzones
en Microsoft® para liberar espacio en el servidor de Exchange eliminando correo electrónico.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 280
NOTA
Antes de crear una directiva de destinatarios de administración de buzones, debe
determinar:
Los límites que desee que la directiva haga cumplir.
El grupo que desee que controle la directiva.
Cómo desea que la directiva gestione los mensajes que superen los límites de la
directiva.
13.12.1 Paso 1: Crear una etiqueta de retención
Inicie el centro de administración de Microsoft® Exchange para crear una etiqueta de retención
1. Seleccione gestión de conformidad > etiquetas de retención y haga clic en Nueva.
2. Seleccione una de las siguientes opciones:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Se aplica automáticamente a todo el buzón (Todo)
Selecciónela para crear una etiqueta
de directiva predeterminada (DPT). Las
DPT se pueden usar para crear una
directiva de eliminación
predeterminada y una directiva de
almacenamiento predeterminado que
se aplica a todos los elementos del
buzón.
Se aplica automáticamente a una carpeta específica
Selecciónela para crear una etiqueta
de directiva de retención (RPT) para
una carpeta predeterminada, como
Buzón de entrada y Elementos
eliminados.
La aplican los usuarios a elementos y carpetas (Personal)
Use esta opción para crear etiquetas
personales que los usuarios de Outlook
y Outlook Web App puedan usar para
aplicar otra configuración de
almacenamiento o eliminación que la
de la carpeta, o cualquier directiva de
almacenamiento o eliminación aplicada
a todo el buzón.
3. Rellene la información necesaria y haga clic en Guardar.
13.12.2 Paso 2: Crear una directiva de retención
Inicie el centro de administración de Microsoft® Exchange para crear una directiva de retención
1. Seleccione Gestión de conformidad > Directivas de retención y haga clic en Nueva.
2. En la página Nueva directiva de retención, introduzca los siguientes campos:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre
Use este cuadro para escribir el nombre de la directiva de retención.
Etiquetas de retención
Haga clic en el botón Agregar para seleccionar las etiquetas de retención que
desee agregar a esta directiva de retención. Para quitar una etiqueta de la
directiva, haga clic en el nombre de la etiqueta y, seguidamente, haga clic en
Quitar.
3. Haga clic en guardar.
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 281
NOTA
También puede crear una directiva de retención sin aplicarla a ningún buzón. La
directiva también se puede aplicar a los buzones posteriormente.
13.12.3 Paso 3: Aplicar una directiva de retención a los usuarios de un buzón
Después de crear una directiva de retención debe aplicarla a los usuarios de un buzón Puede aplicar
distintas directivas de retención a distintos conjuntos de usuarios.
Para asignar la directiva de retención a un buzón:
1. Inicie el centro de administración de Microsoft® Exchange.
2. Haga clic en el nodo destinatarios.
3. En buzones, seleccione Editar en la barra de herramientas.
4. Haga clic en Características de buzón.
5. Vaya al campo Directiva de retención y en la lista desplegable seleccione la directiva de retención
creada en el paso anterior.
6. Haga clic en guardar.
NOTA
En el siguiente enlace puede encontrar más información sobre cómo crear una directiva
de retención en Exchange Server 2013: http://technet.microsoft.com/enus/library/ff625224.aspx#EMC
GFI MailArchiver
13 Apéndice 1: operaciones del manual de Microsoft Exchange | 282
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles
La implementación basada en roles permite escalar GFI MailArchiver en grandes infraestructuras de
TI que se enfrentan a un elevado tráfico de correo electrónico. Esto se consigue mediante la
implementación de varias instancias de GFI MailArchiver en diferentes servidores. Cada instancia se
configura para desempeñar diversos roles, equilibrar la carga de trabajo y contribuir al buen
funcionamiento del proceso de archivado del correo electrónico.
A las instancias de GFI MailArchiver se les pueden asignar los siguientes roles:
Servicio de configuración central
Recolección de datos
Almacenamiento
Búsqueda e indexación
Interfaz de usuario y Administración
Servicio de importación de datos
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 283
14.1 Cómo funciona la implementación basada en roles
Captura de pantalla 141: Cómo funciona la implementación basada en roles
El proceso de implementación basada en roles de GFI MailArchiver en un entorno distribuido conlleva
los siguientes pasos:
1. Establezca el número de instancias necesarias de GFI MailArchiver y el rol que se va a asignar a
cada una de ellas.
2. Instale GFI MailArchiver en cada uno de los servidores que va a intervenir en la implementación. Se
trata de la instalación normal descrita en los apartados anteriores de este manual.
3. Ejecute el Asistente de Deployment Manager en cada instancia de GFI MailArchiver.
4. Almacene el archivo de configuración de la implementación de todos los servidores para consultas
futuras. Este archivo puede requerirse para actualizar a compilaciones más recientes de GFI
MailArchiver o cuando el administrador necesita volver a configurar los roles de implementación.
5. Configure GFI MailArchiver desde el servidor con el rol de Interfaz de usuario y Administración.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 284
NOTA
Las instancias de GFI MailArchiver se comunican entre sí a través de la red utilizando el
protocolo de comunicación remota .NET ®.
NOTA
A cada instancia de GFI MailArchiver se le puede asignar más de un rol; los siguientes
roles se pueden asignar a más de una instancia de GFI MailArchiver:
Recolección de datos
Interfaz de usuario y Administración
Servicio de importación de datos
A pesar de que pueden distribuirse por la red varias instancias de GFI MailArchiver, esto resulta
transparente para el administrador a la hora de configurar GFI MailArchiver, puesto que la
configuración se realiza de forma centralizada. Una vez finalizado el proceso de implementación, el
administrador no necesita configurar cada servidor, sino que puede realizar toda la configuración a
través de la consola de gestión de GFI MailArchiver. En una implementación distribuida, se accede a la
consola de gestión de GFI MailArchiver desde el servidor o servidores que tienen asignado el rol de
Interfaz de usuario y Administración.
14.2 Requisitos del sistema
Para la implementación basada en roles de GFI MailArchiver, necesita:
Las especificaciones de hardware y software descritas en el capítulo ‘Instalación de GFI
MailArchiver’.
NOTA
Para la implementación basada en roles, solamente se admiten los Almacenes de
archivo basados en SQL Server®.
NOTA
Si está utilizando un Almacén de archivo con sistema de archivos SQL Server® y NTFS,
asegúrese de que la ruta de acceso de origen binario del correo electrónico archivado
esté especificada en formato UNC.
Ejecución de servicios de GFI MailArchiver bajo credenciales de Active Directory® para permitir la
comunicación a través de la red.
14.3 Instalación de GFI MailArchiver en un entorno basado en roles
Para asignar roles a las instancias de GFI MailArchiver, utilice el Asistente de Deployment Manager,
que simplifica y optimiza el proceso.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 285
14.3.1 Instalación de GFI MailArchiver
Instale GFI MailArchiver en todas las instancias en las que se va a implementar un rol. Para obtener
más información, consulte Instalación de GFI MailArchiver (página 32).
14.3.2 Ejecución del Asistente de Deployment Manager en cada instancia
Ejecute el asistente de Deployment Manager en cada instancia de GFI MailArchiver según los roles que
se le asignarán, en el siguiente orden:
1. Servicio de configuración central
2. Almacenamiento
3. Búsqueda e indexación
4. Recolección de datos (se permite más de uno)
5. Interfaz de usuario y Administración (se permite más de uno)
6. Servicio de importación de datos (se permite más de uno)
7. Sincronización de buzón de usuario
8. Servidor IMAP
NOTA
Ejecute el asistente para la instancia de GFI MailArchiver a la que se va a asignar el rol
de Servicio de configuración central, a continuación para la instancia de GFI
MailArchiver con el rol de Almacenamiento, y así sucesivamente.
14.3.3 Inicio del Asistente de Deployment Manager
Para iniciar el Asistente de Deployment Manager:
1. En el símbolo del sistema, desplácese hasta:
<Directorio Archivos de programa>\GFI\MailArchiver\DM\
2. Escriba deploymentmanager.exe y pulse Intro.
Utilización del Asistente de Deployment Manager
1. Después de iniciar el asistente de Deployment Manager, aparece el diálogo de bienvenida. Haga clic
en Siguiente para continuar.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 286
Captura de pantalla 142: Selección de roles
2. Especifique los roles que se van a asignar a la instancia de GFI MailArchiver en este servidor y haga
clic en Siguiente.
NOTA
Desplace el puntero del ratón por cualquiera de los roles que figuran en este diálogo
para ver su descripción correspondiente.
3. En función de los roles seleccionados en la fase anterior, se le pedirá que configure algunos
parámetros. Para obtener información sobre cómo configurar los roles, consulte los apartados
siguientes. Haga clic en Siguiente para continuar.
GFI MailArchiver4. Especifique las credenciales de Active Directory® bajo las que se van a ejecutar los
servicios de y haga clic en Siguiente.
NOTA
Los servicios de GFI MailArchiver se deben ejecutar en la cuenta de usuario de Active
Directory® con privilegios de lectura/escritura en la configuración de Microsoft®
Exchange Server.
5. Haga clic en Siguiente para iniciar el proceso y aplicar todos los parámetros especificados.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 287
NOTA
Durante este proceso, se deben detener y reiniciar todos los servicios de GFI
MailArchiver. Esto se lleva a cabo de forma automática y puede tardar unos minutos.
6. Haga clic en Finalizar para completar la configuración y cerrar el asistente de Deployment
Manager.
Asignar el rol de Servicio de configuración central
Captura de pantalla 143: Asignar el rol de Servicio de configuración central
Para asignar el ‘rol de Servicio de configuración central’, seleccione la opción correspondiente en la
lista de roles del diálogo ‘Selección del rol del servidor’.
El servidor al que se asigna este rol mantiene la base de datos de configuración central de la
implementación de GFI MailArchiver y aloja servicios varios como restauración y obtención de licencia
de correos electrónicos. Solamente puede asignar el ‘Rol de servicio de configuración central’ a un
servidor de la implementación.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 288
Asignación del rol de Recolección de datos
Captura de pantalla 144: Asignación del rol de Recolección de datos
Para asignar el ‘rol de Recolección de datos’, seleccione la opción correspondiente en la lista de roles
del diálogo ‘Selección del Rol del servidor’.
El servidor al que se asigna este rol recopila los correos electrónicos de las ubicaciones de Microsoft®
Exchange Server para archivarlos.
Para obtener el máximo rendimiento, asigne el ‘Rol de recolección de datos’ a una instancia de GFI
MailArchiver almacenada directamente en Microsoft® Exchange Server.
Puede asignar este rol a varios servidores de la implementación. No obstante, debe asegurarse de que
la opción ‘conmutar servidor’ está habilitada al asignar el ‘rol de Interfaz de usuario y
Administración’.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 289
Asignación del rol de Almacenamiento
Captura de pantalla 145: Asignación del rol de Almacenamiento
Para asignar el ‘rol de Almacenamiento’, seleccione la opción correspondiente en la lista de roles del
cuadro de diálogo ‘Selección del rol del servidor’. El servidor al que se asigna este rol proporciona
servicios de almacenamiento y recuperación de correo electrónico.
Solamente puede asignar el ‘rol de Almacenamiento’ a un servidor de la implementación.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 290
Asignación del rol de Búsqueda e indexación
Captura de pantalla 146: Asignación del rol de Búsqueda e indexación
Para asignar el ‘rol de Búsqueda e indexación’, seleccione la opción correspondiente en la lista de
roles del cuadro de diálogo ‘Selección del rol del servidor’.
El servidor al que se asigna este rol proporciona servicios de búsqueda e indexación de correo
electrónico. GFI MailArchiver crea índices de búsqueda para cada almacén de archivo que configura.
Cada índice de búsqueda indexa automáticamente el contenido de los nuevos correos electrónicos
archivados en el almacén de archivo correspondiente para mantener actualizado el índice de
búsqueda y permitir a los usuarios realizar búsquedas precisas y rápidas.
Solamente puede asignar el ‘rol de Búsqueda e indexación’ a un servidor de la implementación.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 291
Captura de pantalla 147: Especificar el separador de palabras del rol de Búsqueda e indexación
Se le pedirá que especifique el separador de palabras que desea utilizar. Gracias a los separadores de
palabras de cada idioma, los términos resultantes son más precisos. Si no hay separadores de
palabras disponibles para un idioma concreto, se utiliza el separador de palabras neutro. Con el
separador de palabras neutro, las palabras se separan en caracteres neutros tales como espacios y
signos de puntuación.
Si también desea indexar los datos adjuntos a los mensajes de correo electrónico, seleccione la
opción de indexación disponible.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 292
Asignación del rol de Interfaz de usuario y Administración
Captura de pantalla 148: Asignación del rol de Interfaz de usuario y Administración
Para asignar el ‘rol de Interfaz de usuario y Administración’, seleccione la opción correspondiente en
la lista de roles del cuadro diálogo ‘Selección del rol del servidor’.
El servidor al que se asigna este rol permite a los usuarios examinar/buscar sus archivos y
administradores para configurar GFI MailArchiver mediante la consola de gestión.
En la implementación, el ‘rol de Interfaz de usuario y Administración’ se puede asignar a varios
servidores.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 293
Captura de pantalla 149: Especificar la configuración del rol de Interfaz de usuario y Administración
Se le pedirá que especifique el método de autenticación que desea utilizar (Windows® o Formularios)
para iniciar sesión en la consola de gestión de GFI MailArchiver.
Si el rol de Recolección de datos se asigna a más de un servidor, seleccione la opción Activar
etiquetado de servidor en configuración de orígenes de datos . La conmutación de servidores
permite a las diversas instancias de GFI MailArchiver que ejecutan el rol de Recolección de datos
procesar buzones diferentes sin interferir entre sí.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 294
Asignación del rol de Servicio de importación de datos
Captura de pantalla 150: Asignación del rol de Servicio de importación de datos
Para asignar el ‘rol de Servicio de importación de datos’, seleccione la opción correspondiente en la
lista de roles del cuadro de diálogo ‘Selección del rol del servidor’.
El servidor al que se asigna este rol carga los mensajes de correo electrónico importados a los
Almacenes de archivo de GFI MailArchiver.
En la implementación, el ‘rol de Servicio de importación de datos’ se puede asignar a varios
servidores.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 295
14.3.4 Asignación del rol de Sincronización del buzón de usuario
Captura de pantalla 151: Asignación del rol de Servicio de importación de datos
Para asignar el ‘rol de Sincronización de buzón de usuario ’, seleccione la opción correspondiente en
la lista de roles del cuadro de diálogo ‘Selección del rol del servidor’.
El rol de Sincronización de buzón de usuario se utiliza para sincronizar los mensajes de correo
electrónico de un buzón de usuario entre GFI MailArchiver y Microsoft® Exchange Server. Puede
configurar un solo servidor para ejecutar el rol de Sincronización de buzón de usuario en la
implementación.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 296
14.3.5 Asignación del rol de servidor IMAP
Captura de pantalla 152: Asignación del rol de servidor IMAP
Para asignar el ‘Rol de servidor IMAP’, seleccione la opción correspondiente en la lista de roles del
cuadro de diálogo ‘Selección del Rol del servidor’.
NOTA
Es necesario que el rol de servidor IMAP se encuentre en el mismo equipo en el que está
configurado el rol de almacenamiento.
El rol de servidor IMAP permite a los clientes de correo electrónico IMAP conectarse a GFI
MailArchiver y descargar mensajes de correo electrónicos archivados en sus dispositivos. Sólo puede
configurar una instancia de este rol en la implementación.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 297
14.3.6 Asignación de varios roles a un servidor
Captura de pantalla 153: Asignar varios roles
A cada instancia de GFI MailArchiver se le puede asignar más de un rol. Para asignar los roles
necesarios, seleccione las opciones correspondientes en la lista de roles del cuadro de diálogo
‘Selección del rol del servidor’.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 298
Identificación del servidor de rol de Servicio de configuración central
Captura de pantalla 154: Identificación del servidor de rol de Servicio de configuración central
Si va a asignar un rol que no sea el ‘rol de Servicio de configuración central’ a una instancia de GFI
MailArchiver, se le pedirá que identifique el servidor al que se ha asignado dicho rol.
Haga clic en Probar conexión para verificar que se puede acceder al servidor de ‘rol de Servicio de
configuración central’ que ha especificado.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 299
Identificación del servidor de rol de Recolección de datos
Captura de pantalla 155: Identificación del servidor de rol de Recolección de datos
Si va a asignar el ‘rol de Interfaz de usuario y Administración’ a una instancia de GFI MailArchiver
pero sin asignar a la misma el ‘rol de Recolección de datos’, se le pedirá que identifique el servidor
con el ‘rol de Recolección de datos’.
Haga clic en Probar conexión para verificar que se puede acceder al servidor del ‘rol de Recolección
de datos’ que ha especificado.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 300
14.3.7 Identificación del servidor de rol de Almacenamiento
Captura de pantalla 156: Identificación del servidor de rol de Almacenamiento
Si va a asignar un rol que no sea el ‘rol de Almacenamiento’ a una instancia deGFI MailArchiver, se le
pedirá que identifique el servidor al que se ha asignado dicho rol.
Haga clic en Probar conexión para verificar que se puede acceder al servidor del ‘rol de
Almacenamiento’ que ha especificado.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 301
14.3.8 Identificación del servidor de rol de Búsqueda e indexación
Captura de pantalla 157: Identificación del servidor de rol de Búsqueda e indexación
Si va a asignar un rol que no sea el ‘rol de Búsqueda e indexación’ a una instancia de GFI MailArchiver,
se le pedirá que identifique el servidor al que se ha asignado dicho rol.
Haga clic en Probar conexión para verificar que se puede acceder al servidor del ‘rol de Búsqueda e
indexación’ que ha especificado.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 302
14.3.9 Escenario de implementación recomendado
Figura 4 - Escenario de implementación
Éste es el escenario recomendado para la implementación distribuida de GFI MailArchiver. En este
escenario, una organización implementa tres instancias de GFI MailArchiver. Cada instancia se instala
en un servidor diferente, cada uno de los cuales desempeña los roles mostrados en la siguiente tabla:
Tabla 97: Escenario de implementación
ID DE SERVIDOR
ROL
Recolección de datos
Sincronización de buzón de usuario
Interfaz de usuario y Administración
Servicio de configuración central
Almacenamiento
Búsqueda e indexación
Servicio de importación de datos
NOTA
Para obtener el máximo rendimiento, asigne el ‘Rol de recolección de datos’ y los roles
de Sincronización de buzón de usuario a una instancia de GFI MailArchiver almacenada
directamente en Microsoft® Exchange Server con el buzón de registro en diario.
Éstos son los pasos a seguir para esta implementación:
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 303
1. Instale GFI MailArchiver en todos los servidores.
2. Ejecute el Asistente de Deployment Manager en cada uno de los tres servidores para asignar roles a
las instancias de GFI MailArchiver. Los roles deben asignarse en el orden indicado en el apartado
‘Ejecución del asistente de Deployment Manager en cada instancia’ de este capítulo. Ejecute el
Asistente de Deployment Manager en el orden mostrado en la siguiente tabla:
Tabla 98: Orden de implementación
ORDEN DE ID DE
SERVIDOR
ASISTENTE DE DEPLOYMENT MANAGER
Ejecute el asistente para asignar los siguientes roles:
Servicio de configuración central
Almacenamiento
Búsqueda e indexación
Servicio de importación de datos
Ejecute el asistente para asignar el rol de Recolección de datos y los roles de Sincronización de
buzón de usuario.
Ejecute el asistente para asignar el rol de Interfaz de usuario y Administración
3. Configure GFI MailArchiver a través de la consola de gestión, a la que se accede desde el Servidor
con id. 2, que es el servidor que desempeña el rol de Interfaz de usuario y Administración.
Escenario alternativo
Otro escenario recomendado consiste en implementar los servidores con los siguientes roles de GFI
MailArchiver:
Servidor 1:
Servicio de configuración central
Almacenamiento
Servidor 2:
Búsqueda e indexación
Servidor 3:
Recolección de datos
Sincronización de buzón de usuario
NOTA
Para obtener el máximo rendimiento, asigne el rol de Recolección de datos a una
instancia de GFI MailArchiver almacenada directamente en Microsoft® Exchange Server
con el buzón de registro en diario.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 304
NOTA
El rol de Recolección de datos se puede asignar a varios servidores.
Servidor 4:
Interfaz de usuario y Administración
Servidor 5 (servidor temporal):
Servicio de importación de datos
NOTA
Este servidor temporal se puede utilizar para importar correos electrónicos antiguos
(antes de instalar GFI MailArchiver) desde archivos PST a los Almacenes de archivo.
Generalmente, la importación de correos electrónicos antiguos es un proceso que se
realiza una única vez, de ahí el carácter temporal de este servidor.
14.4 Información para la desinstalación
Para desinstalar GFI MailArchiver:
1. Haga clic en Inicio > Panel de control > Programas > Desinstalar un programa.
2. Seleccione GFI MailArchiver en la lista y haga clic en Desinstalar.
3. Cuando aparezca ¿Está seguro de que desea desinstalar GFI MailArchiver 2012?, haga clic en Sí.
4. Al terminar, haga clic en Finalizar.
GFI MailArchiver
14 Apéndice 2: Instalaciones basadas en roles | 305
15 Apéndice 3: uso de la herramienta para cambiar puertos
La herramienta para cambiar puertos permite comprobar si hay conflictos de puertos en el servidor
en que GFI MailArchiver está instalado y cambiar los puertos remotos rápida y fácilmente.
IMPORTANTE
Después de actualizar GFI MailArchiver desde una versión anterior, los números de
puerto se devuelven a su configuración predeterminada original, por lo que tendrá que
volver a ejecutar la herramienta para cambiar puertos.
Captura de pantalla 158: Interfaz de usuario de la herramienta para cambiar puertos
Para usar la herramienta para cambiar puertos:
1. Inicie la herramienta desde Archivos de programa > GFI\MailArchiver > Herramientas >
PortChange y haga clic en PortChange.exe
NOTA
Los campos con un fondo amarillo denota que el contenido es de sólo lectura y no se
puede cambiar.
2. Haga clic en Comprobar conflicto de puertos para identificar los puertos del equipo que esté
usando otra aplicación. La herramienta se detiene y reinicia los servicios de GFI MailArchiver en este
proceso. Si se identifica algún conflicto, el número de puerto conflictivo se marca en rojo. Los puertos
sin conflicto se marcan en verde.
GFI MailArchiver
15 Apéndice 3: uso de la herramienta para cambiar puertos | 306
3. Escriba un valor nuevo en el campo Cambiar a del puerto que desea actualizar y haga clic en
Aplicar cambio. La herramienta vuelve a comprobar si hay conflictos de puertos con el valor recién
introducido y aplica el cambio.
4. (Opcional) Si necesita restaurar los números de puerto predeterminados en el equipo con GFI
MailArchiver, haga clic en Restablecer y, a continuación, en Aplicar cambio.
GFI MailArchiver
15 Apéndice 3: uso de la herramienta para cambiar puertos | 307
16 Índice
A
etiquetado 294
Active Directory 21, 32, 62, 70, 72, 74, 76, 83, 87-88,
90, 92, 110, 138-139, 164, 173, 184, 227, 248,
264, 285, 287
exportar 24, 194, 199, 203, 223-224, 238
acuerdo de licencia 33, 53
Firebird 21, 28-29, 37-38, 53, 122, 125, 134-136, 141, 154
archivar 17-18, 23, 26-27, 30-31, 37, 40, 43, 45, 47-48,
52, 56, 63, 101, 103-104, 107, 112, 114, 124, 128,
151, 159, 164, 173-174, 182, 238, 251, 256, 261,
271
Foro en la red 232
Auditoría de interacción del usuario 156
F
G
GFI MailInsights
Generación de informes 67
B
Glosario 243
Base de conocimientos 232
base de datos 21-22, 24, 27-31, 34-35, 37, 40, 52, 54,
120, 122, 124-125, 128-130, 132-137, 141, 153,
155-157, 198, 203, 238, 260, 267, 271, 277, 280,
288
Buzón de diario
elección de un método de registro en diario 26-27,
45, 98, 101, 103-104, 107, 248, 261, 271
buzones 27-28, 36, 46, 50, 56-57, 62, 66, 98, 101, 103104, 107, 112, 114-115, 117, 122, 139-140, 159,
185, 194, 196-199, 202, 205, 226, 230, 250, 255256, 260, 268-269, 271, 278-280, 294
C
Grupo de acceso total 139
I
IIS 21, 24, 143, 234
IMAP 21, 23, 26, 32, 47, 96, 101, 106, 141, 143, 164, 184193, 286
Í
Índice de búsqueda 38, 43, 124-127, 130, 132, 134-135,
291
Informe de auditoría de control de acceso 157
Informe de auditoría de directivas de retención 158
Informe de auditoría de importación en masa 157
Clave de licencia 34-35, 53, 55, 96, 101, 161
Configuración de ASP.NET 20, 24
Configuración de base de datos 20, 22, 24
Configuración del puerto del cortafuegos 20, 23
Configurar Almacén de archivo 34-35, 37, 39
Control de acceso 66, 101, 138-140, 157, 235
control de cuentas de usuario 139-140
Informe de auditoría de integridad de datos 158
Informe de auditoría de mensajes de correo
electrónico archivados 157
Informe de auditoría de prevención contra la pérdida
de datos 158
Informe de la auditoría de la pista de auditoría del
usuario 158
Informes de auditoría 94, 154, 157
D
Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector 164
Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector 165
Internet Explorer 21, 143, 166, 237
destinatario 27, 62, 110, 148, 153, 227, 261, 268, 272,
278
M
directivas de categorización 60
Directivas de retención 68, 101, 144-145, 149, 151,
158, 281
Documentación 193, 232
E
Microsoft Exchange 2003 197, 202
Microsoft Exchange 2007 197
Microsoft Exchange 2010 197
Microsoft Exchange Server 26-27, 45, 50, 211, 240, 261,
267
Microsoft SQL Server 23, 28, 30, 36, 41, 130, 138, 155
encabezados 28, 36, 59, 62, 122, 141, 166, 175, 227,
239, 252
O
esquema de base de datos 52, 54, 136
OneClick Restore 60, 223
GFI MailArchiver
Índice | 308
P
PowerShell 197-198, 203
Preferencias de usuario 94
R
Reconstrucción de un índice de búsqueda 127
registro en diario 17, 26-27, 43, 45, 49, 52, 98, 102-103,
108, 251, 254, 260, 267, 271, 277, 280, 303
Requisitos del sistema
Hardware 20, 25, 32, 53, 165, 174, 285
S
Servicio de importación de GFI MailArchiver 239
SQL Server 21-22, 24, 28, 30-31, 36, 39, 53, 122, 129131, 134, 136-137, 153, 155, 238, 285
X
x64 22, 32, 53
x86 32, 53, 166, 174
GFI MailArchiver
Índice | 309
EE.UU., CANADÁ, AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR
15300 Weston Parkway, Suite 104, Cary, NC 27513, EE.UU.
Teléfono: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
[email protected]
REINO UNIDO Y REPÚBLICA DE IRLANDA
Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO
Teléfono: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
[email protected]
EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA
GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta
Teléfono: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
[email protected]
AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Teléfono: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
[email protected]