Confección de presupuestos y costes estándar

Confección de presupuestos y costes
estándar
[7.1] ¿Cómo estudiar este tema?
[7.2] Planificación estratégica y proceso presupuestario
[7.3] Objetivos del presupuesto
[7.4] Proceso presupuestario
[7.5] Costes estándar
[7.6] Elaboración del presupuesto
TEMA
7
[7.7] Técnicas de presupuestación
Contabilidad de gestión
Esquema
TEMA 7 – Esquema
Contabilidad de gestión
Ideas clave
7.1. ¿Cómo estudiar este tema?
Para estudiar este tema, lee capítulo 7 (páginas 195–220) del manual de
referencia de la asignatura: Contabilidad y gestión de costes de Oriol Amat y Pilar
Soldevilla.
Además se deberán estudiar las ideas clave expuestas a lo largo del tema.
En este tema analizaremos y daremos respuesta a tres cuestiones fundamentales dentro
del proceso presupuestario:
¿Qué es un presupuesto? Objetivos y etapas en su elaboración.
¿Cómo elaborar el presupuesto? Partes de las que consta y utilización de los costes
estándar.
Técnicas de presupuestación a utilizar en su elaboración.
7.2. Planificación estratégica y proceso presupuestario
La planificación estratégica es el proceso mediante el cual la Dirección establece los
objetivos generales de la empresa a largo plazo, las actividades a abordar, las
estrategias para desarrollarlas y la síntesis, en términos económico-financieros, del
conjunto del plan.
Si bien, la implantación de un plan a largo plazo exige concretarlo en planes anuales
que detallen la forma de aplicarlo a corto plazo. El presupuesto o plan anual debe tener
su origen de las directrices contenidas en el plan estratégico y las desarrolla en
programas y actuaciones específicas.
El presupuesto cuantifica, en términos monetarios y de unidades físicas, los
planes de acción que la empresa tiene previsto llevar a cabo a lo largo de su
ejercicio económico.
El proceso presupuestario supone concretar de forma precisa, todas las variables a
través de las cuales se cuantificarán los objetivos y evaluarán los resultados de cada
responsable de área, sección, actividad, etc.
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
Si el presupuesto no incorpora políticas, programas, objetivos y responsabilidades, se
convierte en una mera previsión, que, frecuentemente, no supone más que una
extrapolación del pasado.
Las diferencias entre planificación a largo plazo (estrategias) y plan a corto
plazo (presupuesto) pueden apreciarse en el siguiente cuadro:
Parámetros
Plan Estratégico
Presupuesto
Horizonte
De 3 a 5 años
Generalmente 1 año
Definir el rumbo
Coordinar, evaluar y controlar
de la empresa a
el conjunto de los planes de
largo plazo a través
acción que se tienen que
de la formulación
realizar
de
económico, para alcanzar los
temporal
Objetivos
objetivos
y
planes de acción.
en
objetivos
un
ejercicio
definidos
en
la
planificación estratégica
Concreción
No
es
preciso
realizar
Máximo nivel de concreción
en ingresos y gastos
estimaciones
de
ingresos y gastos
tan precisos como
en el presupuesto.
Responsabilidades
No
es
tomar
necesario
decisiones
preciso
uno
de responsabilidad
incorporados
que tendrán que
presupuesto.
planes diseñados.
especificar
los
centros responsables de cada
sobre los centros
llevar a cabo los
TEMA 7 – Ideas clave
Es
de
los
planes
en
el
Contabilidad de gestión
Parámetros
Plan Estratégico
Presupuesto
Limitaciones
Menor
Enmarcado
nivel
de
dentro
de
las
limitación por los
limitaciones que representan
recursos
los recursos disponibles.
disponibles,
y
mayor imaginación
y creatividad que
al presupuestar.
Fuente: www.Todoempresa.com
El presupuesto anual es una de las herramientas de gestión más utilizadas por las
empresas para la planificación y control a corto plazo.
Como ya se ha indicado anteriormente, no consiste solo en pronosticar el
comportamiento de un conjunto de variables de forma pasiva, sino que supone tomar
un conjunto de decisiones con el objetivo de actuar sobre los resultados, mediante la
realización de unos planes de acción.
7.3. Objetivos del presupuesto
Los objetivos de gestión para los que es útil el presupuesto son dispares, los más
significativos son los siguientes:
Como instrumento de planificación. Formula planes detallados para la
ejecución, en el año presupuestado, del plan estratégico de la empresa.
Es un medio para coordinar e integrar el comportamiento de las áreas de
responsabilidad. Debe permitir que se detecten los posibles problemas e
incoherencias entre objetivos y planes de acción en las distintas unidades de la
organización.
Es un vehículo de comunicación de los objetivos y políticas de la alta dirección a
las divisiones y departamentos operativos, tanto a nivel descendente como
ascendente y horizontal, y a lo largo de todo el proceso de elaboración del
presupuesto, estableciendo un continuo flujo de información.
Es un mecanismo de control de la gestión de los responsables de la empresa y de
sus actividades. Proporciona estándares de referencia para medir los resultados
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
obtenidos y tomar las medidas correctoras necesarias para optimizar los resultados
de la gestión.
Es un mecanismo de motivación para que el comportamiento de los
responsables se integre y converja con los intereses de la empresa.
o Los directivos se sienten responsables de sus objetivos y planes de acción, y
no meros ejecutores.
o Las acciones a desarrollar van dirigidas al cumplimiento de unos objetivos
formalizados y coordinados por toda la organización.
Es un mecanismo de evaluación del personal directivo en base al grado de
cumplimiento de los objetivos que, generalmente, se traducen en compensaciones.
Propicia la formación y desarrollo del personal, ya que la propia dinámica del
proceso presupuestario hace que cada directivo tenga que participar en la definición
de sus objetivos, desarrollando así todas sus capacidades (aprendizaje de la gestión
directiva).
7.4. Proceso presupuestario
Dentro del proceso presupuestario pueden identificarse dos etapas claramente
diferenciadas:
La presupuestación o planificación operativa, que abarca todo el proceso
conducente al establecimiento de los presupuestos de la empresa.
El Control Presupuestario que desarrolla un proceso continuo de comparación
entre la realidad y las estimaciones contenidas en los presupuestos, tomando las
medidas adecuadas cuando así lo requieran las diferencias que se produzcan.
No existe un procedimiento único para la preparación del presupuesto pero, en general,
se realiza de acuerdo con la siguiente secuencia:
Comunicación de las directrices y objetivos generales para el ejercicio
próximo. Si éste se inicia el 1 de enero, cuatro meses antes, por ejemplo, la
Dirección enviará a los distintos responsables operacionales el contenido de los
objetivos globales que se contemplan para el próximo ejercicio. Incluirá las
orientaciones derivadas de la estrategia de la empresa, las áreas a enfatizar y
nuevas políticas a aplicar.
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
Distribución del manual de presupuestación. El área de presupuesto
preparará un documento con la mecánica, criterios y plazos a tener en cuenta en la
elaboración de los distintos presupuestos. Distribuirá esta documentación a cada
unidad, incluyendo también información sobre los datos históricos de cada área de
gestión.
Preparación de los presupuestos económicos. En esta fase se elaborarán,
por las áreas de responsabilidad, los presupuestos. Deberán definirse los planes de
acción específicos a llevar a cabo para alcanzar los objetivos marcados y programar
en el tiempo las distintas acciones que configuren los planes.
Es importante que éstos incorporen objetivos realistas, que se puedan alcanzar,
pero que, simultáneamente, exijan un esfuerzo significativo.
Obtención
del
presupuesto
consolidado.
Durante
todo
el
ciclo
presupuestario el área de presupuestos deberá apoyar a las áreas operacionales en
la formulación de sus presupuestos (aportando datos históricos, asesorando en la
aplicación de criterios y coordinando a las distintas áreas entre sí). En una fecha
determinada, se agregarán todos los presupuestos por áreas para preparar una
propuesta del presupuesto consolidado anual y se confeccionará el presupuesto
financiero de la empresa, basado en las necesidades económicas identificadas en la
fase anterior.
En esta fase jugará un importante papel el Director de Presupuestos o el
Controller, que confeccionará el borrador de la cuenta de resultados, del balance
provisional y del estado de financiación, así como de los documentos necesarios
para el seguimiento de las actividades y resultados de cada responsable en función
de su presupuesto.
De esta forma, la Dirección tendrá una primera visión de conjunto del efecto
económico de los planes previstos.
Revisión por la Dirección. La Dirección revisará el contenido de la propuesta
de presupuesto al objeto de contrastar su congruencia con los objetivos generales
formulados en la fase inicial.
De este análisis se derivarán correcciones a introducir en los presupuestos por
áreas. Transmitidos a los responsables de área respectivos, se iniciará un proceso
negociador, tendente a conciliar los objetivos de la Dirección con los
presupuestados por área.
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
Aprobación del presupuesto. Superada la fase anterior, se incorporarán las
correcciones que proceda, editándose el presupuesto definitivo.
Con la aprobación por la Dirección General o Comité Directivo, las previsiones
realizadas por los distintos responsables, negociadas y coordinadas, pasarán a ser
los objetivos formales a corto plazo de la empresa, quedando establecidos los
resultados a alcanzar en cada una de las actividades de ésta.
Seguimiento.
Una
vez
aprobado
el
presupuesto
en
fecha
oportuna,
corresponderá al sistema de control de gestión vigilar la evolución de cada uno de
sus variables y proceder a compararlas con las previsiones. Este seguimiento
permitirá ir informando a la Dirección y a los distintos responsables de área de la
marcha de la empresa respecto al presupuesto aprobado y de corregir las
situaciones desfavorables y elaborar nuevas previsiones si las iniciales resultarán
inalcanzables.
7.5. Costes estándar
Son costes predeterminados, se calculan a priori, antes de que se produzcan, con
una serie de hipótesis que se predice que pueden suceder y teniendo en cuenta los datos
de ejercicios anteriores de la empresa.
Un coste estándar o previsto, representa un objetivo a cumplir. En
contraposición, un coste histórico que es un coste que ya se ha producido.
Un estándar incluye dos componentes: un objetivo a cumplir y una previsión de
parámetros no controlables.
Definen una norma, un deber ser de las cantidades y precio de los factores que
deberían consumirse en la fabricación de una unidad de producto.
El costo estándar para los costos directos de un producto involucra dos componentes:
Estándar técnico. Consumo previsto de cada input para obtener una unidad de
output.
Estándar económico. Precio previsto por unidad de input.
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
El costo estándar para una unidad de producción se calcula multiplicando la cantidad
estándar a ser usada por el precio estándar por unidad de medida, como se muestra en
el ejemplo:
Material
Cantidad estándar
Precio estándar
Coste estándar por
material
A
3,3 unidades
1000um/unidad
B
2,6 kilos
220 um/kg
572
C
5,4 metros
45 um/metro
243
Coste estándar
3.300
4.115
En el caso de la mano de obra directa, el coste estándar se calcula como resultado de
multiplicar el tiempo necesario para fabricar una unidad de producto por el coste de
cada unidad de tiempo. El estándar de los costes indirectos se expresa mediante una
tasa unitaria.
7.6. Elaboración del presupuesto
Los pasos fundamentales en el desarrollo del presupuesto empiezan con la
estimación de la variable que va a condicionar el desarrollo de la actividad de la
empresa en un período determinado, las ventas, teniendo en cuenta los objetivos a
largo plazo y la concreción a corto plazo que de los mismos se ha realizado.
Este proceso culmina con la presentación de los estados previsionales que van
a recoger de manera global las estimaciones previamente realizadas. La presentación y
contenido de estos estados es similar a la de los estados financieros formulados por las
empresas el final del ejercicio económico, con la única diferencia que en este contexto
las cifras son prospectivas.
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
Para poder llegar a la presentación de los estados financieros previsionales deberá
desarrollarse previamente un conjunto de lo que se podría denominar presupuestos
intermedios que pueden agruparse en tres grandes áreas:
1. Presupuesto operativo
Este contempla las actividades de explotación de la empresa, incluye por tanto, las
funciones comerciales, de producción, aprovisionamiento, almacenaje, distribución
y las funciones de soporte (recursos humanos, sistemas y administración).
Los elementos que integran el presupuesto operativo son:
o
Presupuesto de ventas
o
Presupuesto de producción
o
Presupuesto de costes de estructura
2. Presupuesto de inversiones
Presupuesto de las áreas de la empresa relacionadas con las actividades de inversión
y financiación. Contempla la composición y el importe de las inversiones a realizar
en el período presupuestado.
3. Presupuesto de tesorería o presupuesto financiero
Evalúa las necesidades de financiación que se derivan del presupuesto económico
(presupuesto de operaciones y presupuesto de inversiones) y establece un plan de
financiación que compagine las disponibilidades de fondos con las necesidades
identificadas.
Este presupuesto se confecciona a partir de los dos anteriores, pudiéndose
distinguir:
o
Flujo de caja operativo: flujo generado a partir del presupuesto operativo,
teniendo en cuenta las condiciones de cobro a los clientes y de pago a
proveedores.
o
Flujo de caja no operativo: cobros y pagos que no vienen reflejados en la
cuenta de resultados, tales como: pago de inversiones, cobro por desinversiones,
ampliaciones o reducciones de capital, pago de deudas, etc.
Los tres presupuestos, de operaciones, de inversiones y de financiación, se encuentran
estrechamente relacionados entre sí.
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
Presupuesto operativo
Como se ha comentado incluye los presupuestos de las distintas áreas de la empresa
relacionadas con la actividad de explotación (Ventas, Producción, Departamentos no
productivos).
Presupuesto de ventas
Es la cuantificación de la previsión de ventas para un determinado periodo.
Se obtiene a partir del volumen de ventas previsto y del precio de venta
unitario fijado para cada producto. Normalmente, se elaboran presupuestos de
ventas alternativos para diferentes combinaciones volumen-precio.
El presupuesto de ventas se presentará por áreas geográficas, canales de distribución,
sectores, tipos de clientes, líneas de productos o por cualquier otra clasificación que
responda a la asignación de responsabilidades en vigor y que permita, posteriormente,
aplicar un control de resultados eficaz.
La fiabilidad de este presupuesto es, probablemente, la más crítica, puesto que
condiciona la del resto de los presupuesto de la empresa. Además, es también la que
incorpora una mayor incertidumbre, pues se apoya en numerosas hipótesis sobre el
comportamiento futuro del entorno.
Presupuesto de producción
Es la valoración monetaria del programa de producción. El programa de
producción o número de unidades a producir durante el periodo dependerá de:
El volumen de ventas previsto (previsión de ventas).
El volumen de existencias que se desea mantener en almacén (stock de
seguridad).
PRODUCCIÓN = Existencias finales + Ventas previstas- Existencias
iniciales
Los dos primeros sumandos expresan las necesidades de producto para atender a la
demanda prevista del período y la política de almacenes mientras que el sustraendo
refleja las unidades disponibles al principio del mismo. A partir de las unidades a
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
producir se calcularán los presupuestos de materiales, mano de obra y costes indirectos
de fabricación.
Presupuesto de materiales
Es función directa del programa de producción. Se trata de determinar, por un lado el
consumo de materiales, valorado en unidades monetarias, y por otro lado, las compras
a realizar de los mismos, de forma que se puedan satisfacer las necesidades del
programa de producción y los niveles de inventario deseado.
Presupuesto de mano de obra directa
Es una función directa del programa de producción. Basándose en estudios técnicos de
producción de métodos y tiempos, se establece el tiempo necesario para la obtención de
cada unidad de producto (estándar técnico) y, con ello, del total de la producción.
El coste previsto de la hora de trabajo directo (estándar económico) se establece a
partir de los convenios colectivos firmados y las remuneraciones pactadas. El cálculo
del número de horas y del importe correspondiente se desglosará según el tipo de
operaciones involucradas en el proceso de fabricación.
Presupuesto de costes indirectos de producción
Incluye la estimación de otros costes de producción tales como: materiales
auxiliares, energía, etc. calculados a partir del número de unidades a producir de
cada artículo.
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
Presupuesto de costes de estructura
Este concepto incluye todas las partidas de coste distintas a las de producción. Se
deben desglosar por funciones y por conceptos. El procedimiento para su
elaboración se basa en la preparación, por los centros de responsabilidad, de
presupuestos detallados de programas y gastos.
El presupuesto de costes de estructura se prepara en unidades monetarias e incluye
entre otros los siguientes: costes de administración, marketing, servicios generales,
amortizaciones, etc.
Presupuesto de costes de comercialización
Es un presupuesto que se realiza a partir de la previsión de ventas e incluye todos los
costes proporcionales de comercialización como: portes, comisiones de vendedores, etc.
7.7. Técnicas de presupuestación
Presupuestos rígidos
El presupuesto rígido o fijo consiste en la preparación de un presupuesto para un
determinado volumen de actividad estimado, no realizándose ningún tipo de ajuste
cuando la actividad real difiere de la estimada.
La presupuestación fija es conveniente sólo si se puede estimar con un estrecho margen
de oscilación, el volumen de actividad de la empresa, y cuando los costes y gastos
muestran un comportamiento fácilmente previsible.
Los presupuestos fijos resultan especialmente adecuados en aquellas empresas, o áreas
de actividad, donde, aun cuando no se cumpla con exactitud el nivel de actividad
estimado, las desviaciones no son significativas, o en aquellas en las que se sabe que
aunque no se ha alcanzado el plan, sin embargo, se debía haber alcanzado y en
consecuencia debe responsabilizarse, no de las desviaciones que puedan presentarse en
función del nivel real, sino en función del nivel estimado (caso de que no sea el
mercado el que ha provocado desviaciones en la producción, sino deficiencias técnicas).
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
Presupuestos flexibles
Un presupuesto flexible supone la elaboración de un conjunto de planes
presupuestarios alternativos que se corresponden con los diferentes niveles de
actividad previstos.
Este tipo de presupuesto parte de la premisa de que el comportamiento tanto de los
costes fijos como de los variables depende, fundamentalmente, del rango de
actividad, por lo que el volumen de presupuesto correspondiente a los niveles de
actividad puede variar más, o en su caso menos, que proporcionalmente con dichos
niveles.
El presupuesto flexible se basa en la diferencia fundamental del comportamiento de los
costes en: fijos, variables, y mixtos. Dado que los costes fijos no suelen variar ante
fluctuaciones en el nivel de actividad a corto plazo, puede considerarse que el
presupuesto flexible consta realmente de dos partes:
La primera es un presupuesto fijo compuesto tanto de costes fijos, como del
componente fijo de los costes mixtos.
La segunda parte es un presupuesto verdaderamente flexible ya que está integrado
básicamente por costes variables.
Presupuestos base cero vs presupuesto incremental
En el momento de abordar la elaboración del presupuesto puede optarse por dos
técnicas diferentes en base al tratamiento que se le dé a los costes de ejercicios
anteriores:
Presupuesto incremental. Los costes de ejercicios anteriores se dan por buenos
y la previsión para el ejercicio siguiente se establece en base a un porcentaje de
incremento.
Presupuesto base cero. Los costes a incurrir se calculan desde cero, en base a
los recursos que la empresa necesita para alcanzar sus objetivos de la forma más
eficiente posible.
Esta técnica obliga a justificar, mediante un análisis coste-beneficio, cualquier
incremento de las actividades, estableciendo un orden de prelación de las
actividades a acometer de acuerdo con el beneficio que reporten, y su importancia
dentro del contexto global de la empresa.
TEMA 7 – Ideas clave
Contabilidad de gestión
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CASTELLÓ TALIANI, E.
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CERVANTES, S., SAN MARTÍN P.
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seguir, y los posibles riesgos de cada fase, de forma que pudieran conducir a la
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http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2009/rcuh.htm
TEMA 7 – + Información
Contabilidad de gestión
Webgrafía
Blog de Dirección Estratégica de Jesús Peral
En este blog hay diversas entradas desarrollando temas conceptuales sobre
planificación estratégica y operativa y presupuestos que pueden ser de tu interés.
Encontrarás esquemas complementando las entradas que tienen un gran interés.
http://strategycorner.blogspot.com
Bibliografía
Comisión de Contabilidad de Gestión de la AECA. Documento nº 4: “El proceso
presupuestario en la empresa”.
JUAN F. PÉREZ-CARBALLO VEIGA. Control de la Gestión Empresarial. Editorial
ESIC.
CORDOBÉS M., MUÑOS J. Mª, RUIZ M., TIRADO P., Contabilidad de Costes: Casos
y Soluciones. Publicaciones ETEA.
SHAPIRO J., Elaboración del presupuesto. Civicus.
TEMA 7 – + Información
Contabilidad de gestión
Actividades
Lectura: las disfunciones de los incentivos y la ética de los
sistemas de control
Esta actividad consiste en que leas con detenimiento el artículo de Josep M. Rosanas
IESE Business School –Universidad de Navarra, publicado en Universia Business
Review, y comentes los aspectos que consideres más destacables.
http://ubr.universia.net/pdfs_web/UBR30010-04.pdf
La extensión máxima será de dos páginas y el tipo de letra debe ser Georgia 11.
TEMA 7 – Actividades
Contabilidad de gestión
Test
1. Planificación estratégica y proceso presupuestario:
A. La planificación a largo plazo es cuantificada a través del presupuesto
B. En el presupuesto debemos definir el rumbo de la empresa a través de objetivos
y de planes de acción
C. La planificación estratégica no supera nunca el horizonte temporal de tres años
D. La planificación a corto plazo exige el máximo nivel de concreción en ingresos y
gastos
2. Marca las respuestas correctas. En la elaboración de presupuestos:
A. Deben incluirse los planes de acción a acometer en el ejercicio presupuestado
B. Deben estar involucradas todas las áreas de la empresa
C. El área de presupuestos aprobará el presupuesto consolidado
D. Los presupuestos serán aprobados por la Dirección
3. Los presupuestos operativos incluye:
A. Presupuesto de venta y presupuesto de inversión
B. Presupuesto de venta, presupuesto de producción y presupuesto de costes de
estructura
C. Presupuesto de tesorería y presupuesto financiero
D. Presupuesto de venta, presupuesto financiero y presupuesto de inversión
4. En la elaboración de un presupuesto se empieza por:
A. La fijación de los costes fijos
B. La presentación de los estados previsionales
C. La estimación de las ventas
D. Fijar previamente el presupuesto intermedio
5. Son objetivos de gestión del presupuesto:
A. Mecanismo de control
B. Vehículo de fijación de precios
C. Elemento de motivación
D. Mecanismo que dota de seguridad para la transmisión patrimonial
TEMA 7 – Test
Contabilidad de gestión
6. Presupuesto de tesorería:
A. También se le denomina presupuesto de inversiones
B. El flujo de caja no operativo se determina teniendo en consideración los cobros a
clientes y los pagos a proveedores
C. Se elaboran este presupuesto sin tener en consideración el presupuesto operativo
ni el presupuesto de inversiones
D. Evalúa las necesidades de financiación que se derivan del presupuesto económico
7. ¿Cómo se elabora un presupuesto de costes de estructura?:
A. Por la previsión de ventas
B. Por centros de responsabilidad
C. Por costes de producción
D. Por las remuneraciones pactadas
8. La necesidad de justificar, mediante un análisis de coste-beneficio, cualquier
incremento en las actividades se da en la técnica de presupuestación:
A. Presupuesto incremental
B. Presupuesto flexible
C. Presupuesto mixto
D. Presupuesto base cero
9. Son costes predeterminados los:
A. Costes indirectos
B. Costes históricos
C. Costes estándares
D. Costes previstos
10. La técnica de presupuestación que se elabora sobre los diferentes niveles de
actividad prevista es:
A. Presupuesto flexible
B. Presupuesto rígido
C. Presupuesto incremental
D. Presupuesto base cero
TEMA 7 – Test