Administración de materiales - ADMINISTRACION

Administración de materiales
Abarca todo lo relacionado con dediciones de abastecimiento de materias primas y
componentes, inventarios de materias primas, producto en proceso, semiterminado,
producto terminado y la distribución, administración de los almacenes, políticas de
niveles de inventario, procedimiento de compras, entrada y salida de los almacenes y
distribución de los productos a almacenes mayoristas, minoristas y al cliente.
La más importante es la de costos de materiales a comprar, ya que con las tecnologías
avanzadas se ha disminuido tanto los costos indirectos y de mano de obra que estos
quedan altos.
Impacto De Los Materiales En El Costo
Es importante tener una eficiente política de administración de las compras para la
disminución de los costos (consecuentemente: un aumento de las ganancias).
¿Que Es El Inventario?
El inventario siempre es dinero inmovilizado (minutos, días, meses, años, eternamente).
Hay que hacer todos los esfuerzos para que su cantidad y tiempo de permanencia en la
planta sea mínimo.
Clasificación Del Inventario
El inventario abarca todos los ítems que se utilizan para realizar la producción, el
mantenimiento y distribución al cliente. Se lo tiene:
1. Por una decisión estratégica, planeada; por el tipo de producción y por la
estrategia de ventas.
2. Si no es una decisión analizada, sirve para cubrir nuestra ineficiencia.
Entonces el inventario es costo pero a su vez oportunidad. Por lo tanto hay que
determinar la cantidad conveniente.
Clases De Inventarios
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Materias primas: son los materiales comprados a otras empresas, utilizados
generalmente en el inicio del ciclo productivo.
Trabajo en proceso: al salir de los almacenes el material es transformado en
sucesivas operaciones, está en proceso. La cantidad de material entre una
operación y otra es el stock en proceso.
Ensambles semi-terminados: son los materiales – materias primas – que fueron
procesados o ensamblados y luego almacenados para futuras operaciones.
Productos terminados: son los productos para ser entregados a los clientes o
enviados a centros de distribución.
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Repuestos para servicio posventa: son los repuestos del producto vendido, para
realizar las reparaciones o reemplazos.
Repuestos de mantenimiento: los componentes y equipos necesarios para
realizar el mantenimiento correctivo y preventivo de la empresa.
Objetivos De Los Inventarios
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Protección contra incertidumbres: si la incertidumbre es la demanda por no tener
buenos pronósticos entonces habrá mayor cantidad de producto terminado. Si es
por ineficiencias propias en el proceso productivo, habrá mayor stock en proceso
y si no hay un buen cumplimiento de parte de nuestros proveedores, habrá mas
inventario inmovilizado en materia prima. Tanto el beneficio como las perdidas
pueden ser considerables.
Mejorar el servicio al cliente: para entregar siempre en el instante el pedido,
tendrá que haber existencia del producto que asegure un determinado nivel de
cumplimiento. Utilizando la curva de distribución normal, se puede calcular qué
nivel de inventario de seguridad necesito para asegurar un determinado nivel de
servicio a mis clientes.
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Relación con los ciclos del negocio
En los tres ciclos del negocio hay posibilidades de disminuir inventarios.
En el ciclo de abastecimiento, los montos se reducen con una relación de
“asociación” con el proveedor, donde ambos ganan, confiando sus necesidades y
limitaciones.
En el ciclo de transformación, la asociación es entre los distintos departamentos
de la propia empresa, principalmente entre marketing y manufactura.
En el ciclo de distribución, los inventarios y la respuesta al cliente mejora con
los “pronósticos colaborativos”. Se trabaja sobre el mismo pronóstico entre el
cliente y el proveedor.
Demandas dependientes e independientes
En lo que hace a la reposición y control de los inventarios es importante distinguir si la
demanda de un componente depende o no de la demanda de otro componente.
Esta diferencia entre productos con demanda dependiente o independiente es decisiva
para definir como conviene ordenar y controlar las partes de la producción.
Los módulos de MRP tienen distintas políticas de lotes para ordenar el material. Por
ejemplo: Lote por lote, Lote fijo, Periodo fijo, lote económico, etc.
Stock de seguridad
Para una mayor confiabilidad de cumplimiento en las entregas y en los compromisos,
cuando la demanda de un producto es incierta y también cuando el tiempo de reposición
puede ser incierto.
Seguimiento de los inventarios
Es para saber cómo ordenar los inventarios para tener lo que necesito en las operaciones
de la empresa.
Veamos los tipos de controles existentes:
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Permanente: actualmente se realiza con sistemas computarizados. Cada entrada
y salida de material es registrada en el momento, mediante una transacción en el
sistema, actualizando el inventario. Así se puede saber la cantidad existente en
cada instante.
Periódico: no se lleva un seguimiento de cada movimiento. Cada un tiempo se
efectúa una revisión y se determina las cantidades a pedir.
Control De Los Inventarios
Se realizan controles periódicos con fines de auditoria y para dar cumplimiento a
disposiciones legales, que no ayudan a la gestión del negocio. Su finalidad es contribuir
a una gestión de alta eficiencia y de cumplimiento con los clientes.
Efecto de la exactitud en los inventarios
Los altos stocks ocultan las consecuencias de la inexactitud y cuando quedan pocos, se
cubren los stocks de seguridad (si hay). Aunque haya inexactitud en el inventario, se
entrega mayor proporción de productos, por dos motivos:
1. Porque varias personas en la organización empiezan a “correr”, a expeditar.
2. Cuando existen stocks de seguridad, permiten cubrir las cantidades pedidas que
exceden el consumo normal.
Optimización de los Inventarios
La optimización de inventarios es una forma de pensar que la organización es más
eficiente.
Los inventarios o el exceso de inventarios son la consecuencia de uno o más errores.
Por lo cual para optimizarlos debemos encontrar las causas que originan excesos de
inventarios útiles, faltantes de materiales o causas que originaron material arruinado.
Hay 3 costos que impactan en la determinación de la política de los inventarios:
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Costos de abastecimiento: comunicaciones por teléfono, email para averiguar
precios, seguimiento de los pedidos, etc.; constituyen costos que en general son
fijos por cada orden y no varían con el tamaño de la orden.
Costos de mantenimiento de los stocks: costos de espacio, de capital
inmovilizado, iluminación, seguros, etc.
Costos por faltantes: la consecuencia es perdida de ventas, órdenes que quedan
pendientes, pérdida de futuras ventas, etc.
En fin, en la mayoría de los casos el exceso de inventario “protege” un pobre
gerenciamiento.