9 razones fundamentales para automatizar la gestión de

9
RAZONES
FUNDAMENTALES
PARA AUTOMATIZAR
LA GESTIÓN
DE DESEMPEÑO
Y TALENTOS
9 R A Z ON E S FU N DA ME NTA LES PARA AUTOMATIZAR
LA G E S T I Ó N DE D E S E M P E ÑO Y TALE NTO S
INTRODUCCIÓN
Como gerente de Recursos Humanos, usted comprende la
importancia de contar con un proceso de gestión de desempeño
sólido en su empresa. Dicho proceso lo ayuda a motivar y a
retener de manera más eficaz a los empleados con mejor
desempeño, alinear mejor los objetivos individuales con los de su
organización y crear una fuerza laboral con mayor compromiso.
Todo esto conduce a una mayor productividad y, en
consecuencia, mejora los resultados de su empresa.
Pero si su empresa es como la mayoría, es probable que su proceso de gestión de desempeño actual se
base en la recolección manual de evaluaciones anuales y en la utilización de otros procedimientos en
papel que requieren mucho trabajo por parte de los empleados. Aun si ha logrado automatizar el proceso
de algún modo mediante el uso de documentos de procesamiento de texto estandarizados, plantillas de
la base de datos o cualquier otro método electrónico básico, habrá descubierto que esas herramientas,
con frecuencia, pueden crear más problemas que los que solucionan.
Hoy, se está produciendo una profunda transformación en el panorama comercial que se relaciona con la
gestión de desempeño y talentos. Una cantidad cada vez mayor de empresas está volcándose a las
tecnologías innovadoras para ayudar a mejorar sus procesos de gestión de desempeño. Estas
organizaciones con pensamiento previsor están reemplazando sus procedimientos manuales, que
frecuentemente suelen resultar difíciles y tediosos, con soluciones económicas basadas en la Web que
ofrecen una implementación ágil y no requieren soporte en TI. Al automatizar gran parte de su gestión de
desempeño y talentos, estas empresas han logrado muchos beneficios económicos, que incluyen una
creciente productividad de los empleados, una mayor retención de empleados, compensación optimizada
y más.
Esta guía electrónica describirá claramente los nueve beneficios principales que su empresa puede alcanzar si automatiza su proceso de gestión de talentos que actualmente se realiza en papel.
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Cómo obtener los beneficios de la
automatización de la Gestión de
desempeño y talentos
Existen nuevas formas en las que su empresa se beneficiará al automatizar su
proceso de gestión de desempeño.
1. IMPLEMENTACIÓN
MÁ S SIMPLE DE LAS MEJORES
PRÁ CTICAS DE GESTIÓN DE DESEMPEÑO Y TALENTOS
Para ser más eficaces, los procesos de gestión de desempeño de su empresa
deben seguir las mejores prácticas (consulte la barra lateral) establecidas por
las empresas líderes y por expertos en la materia. Mientras que algunas de
estas mejores prácticas pueden implementarse incluso con sistemas manuales,
sería mucho más fácil lograr muchas de ellas con soluciones automatizadas,
que incluyen:
• PROCESO DE REVISIÓN ITERATIVO. Debido a que la automatización facilita el
enrutamiento de formularios, las personas trabajan de manera más
coherente y confiable en el proceso de revisión.
• ORGANIZACIÓN DE OBJETIVOS EN CASCADA. Los objetivos rara vez son
responsabilidad de un solo empleado. La mayoría de los objetivos se
logran gracias al esfuerzo de muchas personas en una organización. Los
expertos en Gestión del desempeño concuerdan en que la organización
en cascada y la alineación de los objetivos de diferentes responsables
genera una “responsabilidad conjunta” que es vital para el éxito de una
empresa. Las aplicaciones automatizadas en toda la empresa simplifican
considerablemente la tarea de establecer objetivos conjuntos y
garantiza que los empleados trabajen para alcanzar los objetivos
generales de la empresa.
• CULTURA DE PAGO SEGÚ N EL DESEMPEÑO. Un sistema automatizado de alta
calidad incluirá un módulo de Planificación de compensaciones, lo que
proporciona a los gerentes un fácil acceso a toda la información que
necesitan para recompensar a los empleados por su desempeño actual.
El acceso a todos los comentarios, los criterios de evaluación del logro
de objetivos, los datos de las revisiones y las notas de desempeño
obtenidos a lo largo del año asegura que los gerentes tomen decisiones
coherentes, cuantificables y justas. En consecuencia, los empleadores
pueden reducir el costo de compensación excesiva de quienes no tienen
un buen desempeño y pueden aumentar el compromiso de los
empleados para con la empresa.
Ejemplos de mejores prácticas en la
Gestión de desempeño y talentos.
1. Desarrollo de objetivos SMART (sigla en
inglés que significa: específicos, medibles,
alcanzables, realistas, dentro de un
marco temporal) para todos los
empleados.
2. Alineación de los objetivos individuales
con los corporativos.
3. Inclusión de la autoevaluación de un
empleado en el proceso de revisión.
4. Utilización de un proceso de revisión
iterativo para permitir al gerente y al
empleado participar de la revisión de la
misma manera.
5. Empleo tanto de la ponderación como de
la calificación de los objetivos para
proporcionar una visibilidad significativa
del desempeño real del empleado.
6. Calificación general (un promedio
ponderado de calificaciones en
comparación con diversos objetivos)
para obtener resultados confiables para
los empleados, al eliminar la tendencia
humana subjetiva.
7. Utilización de comentarios integrales
anónimos para promover una cultura de
otorgamiento de facultades y
responsabilidad, mientras se mejora el
desempeño general de la organización.
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Según analistas líderes en la industria, casi el 95% de los trabajadores desconocen los objetivos corporativos específicos de sus empleadores. ¿Cómo puede esperar su organización que sus empleados generen
buenos resultados para la empresa si los empleados no saben claramente lo que se espera de ellos?
La determinación de objetivos importantes y alcanzables es el pilar del éxito del empleado y de la empresa. Al automatizar el proceso de creación, organización en cascada, monitoreo y medición del desempeño en comparación con los objetivos:
• LOS EMPLEADOS Y LOS GERENTES PUEDEN LOGRAR más y en menos tiempo, al obtener una mayor
visibilidad de los objetivos de la empresa y los individuales.
• LOS EMPLEADOS Y LOS GERENTES PUEDEN VER DE QUÉ SE TRATA EL PLAN DE OBJETIVOS
PÚBLICOS y comprender de qué manera los objetivos individuales se encuentran dentro de los
objetivos comerciales de la empresa.
• LOS EMPLEADOS PUEDEN ORGANIZAR EN CASCADA SUS OBJETIVOS CON RESPECTO A OTROS DE LA
EMPRESA y crear responsabilidad conjunta.
• LOS GERENTES PUEDEN MANTENERSE EN CONTACTO CON EL PROGRESO DE LOS EMPLEADOS DE
MANERA MÁS SIMPLE durante cada fase del cumplimiento de objetivos, lo que permite un refuerzo inmediato del progreso o de la capacitación para volver a poner al día el desempeño y las fechas
límite.
Con una solución automatizada, es posible alinear los objetivos y organizarlos fácilmente para generar responsabilidad conjunta.
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3. OBTENCIÓN
DE UN PODEROSO CONOCIMIENTO MEDIANTE EL USO MÁ S
EFECTIVO DE LOS DATOS REUNIDOS
Para ser valiosa, la información debe reunirse y agregarse de modo que permita a los empleados acceder y
utilizarla realmente. En lugar de encarpetar las revisiones de los empleados en un cajón en algún lugar, los
sistemas automatizados le permiten acceder de manera simple a datos importantes de toda la empresa, en
cualquier momento. A través de los tableros de información relacionados con el desempeño y las opciones
de informe, los gerentes pueden captar y analizar, bajo demanda, la información detallada que necesitan
para tomar las mejores decisiones estratégicas posibles. La utilización de sistemas automatizados le permite:
• REALIZAR UN SEGUIMIENTO DEL PROGRESO GENERAL DE LA EMPRESA EN COMPARACIÓN CON
LOS OBJETIVOS
• IDENTIFICAR LAS TENDENCIAS DE DESEMPEÑO DE TODOS LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA,ique
incluye los puntos fuertes y débiles clave, las destrezas de la organización y los factores condicionantes de recompensa totales.
• DETECTAR LAS DEFICIENCIAS DE COMPETENCIA y determinar qué competencias le faltan a su organización.
• MONITOREAR EL PROGRESO de las calificaciones de los empleados con el transcurso del tiempo.
• EVALUAR LAS DISTRIBUCIONES DE CALIFICACIONES DE LOS EMPLEADOS EN LA EMPRESA, de modo
que puede recompensar de manera adecuada sólo a quienes demuestren el mejor desempeño, en
lugar de sólo entregar a todos una bonificación con pequeño porcentaje, ahorrando miles de
dólares en compensación de bonificaciones injustificadas
Los tableros de
información de
SuccessFactors
Professional Edition le
permiten ver
información de
desempeño adicional en
formatos gráficos
visualmente intuitivos.
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4. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
TMediante la automatización, se hace mucho más fácil monitorear de cerca el proceso completo de
revisión del desempeño para garantizar el cumplimiento en toda la organización. Los sistemas automatizados fomentan:
• EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS. Los mejores sistemas automatizados incluyen funciones de
escaneo incorporadas para ayudar a los gerentes a redactar revisiones que cumplan con las normas, lo que permite proteger su empresa de asuntos legales delicados y potencialmente graves.
• EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCESOS. Los sistemas automatizados fomentan una mayor participación en las entrevistas, los comentarios integrales, la planificación de objetivos y otros aspectos
del proceso de gestión del desempeño. Una aplicación de revisión del desempeño basada en la
Web, generalmente permitirá a RR. HH. enviar con facilidad avisos y recordatorios a la fuerza laboral a fin de mantener el proceso encaminado. Además, puede monitorear fácilmente quién ha retirado varios formularios para asegurarse de que toda su empresa está cumpliendo sus objetivos de
gestión de desempeño.
• LA REVISIÓN DE LA COHERENCIA DE LOS FORMULARIOS. Si utiliza documentos de procesamiento
de texto estándar para reunir la información de las entrevistas, sabe lo fácil que puede resultar
para los gerentes y empleados inconformistas realizar alteraciones, eliminaciones y otros cambios
indeseables. Con los formularios automatizados basados en la Web puede controlar quién (y quién
no) puede realizar cambios en sus formularios de revisión. Pero seguirá teniendo la flexibilidad de
personalizar esas secciones de formularios para adaptar los aspectos únicos de los empleos específicos, como las competencias, los objetivos y los puntos del plan de desarrollo.
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5. ELIMINACIÓN
DE LAS MOLESTIAS DEL PAPELEO
Con sistemas en línea automatizados, puede eliminar muchas de las molestias relacionadas con los procesos basados en papel. Disfrutará:
• EL ACCESO EN LÍNEA A LAS REVISIONES desde una ubicación centralizada.
• EL ENRUTAMIENTO ELECTRÓ NICO DE LOS FORMULARIOS para su revisión/aprobación.
• LOS RECORDATORIOS AUTOMÁTICOS POR CORREO ELECTRÓ NICO que eliminan la necesidad de
perseguir a las personas.
• ACCESO EN LÍNEA INSTANTÁNEO A TODOS LOS FORMULARIOS SOLICITADOS, sin la necesidad de
hacer cantidades interminables de copias para los empleados y los gerentes.
“ADORO SUCCESSFACTORS PORQUE
HIZO DESAPARECER EL 90% DE MI
PROCESAMIENTO EN PAPEL. ES
CONVENIENTE, ES SENCILLO Y HACE
MI VIDA MUY AGRADABLE”.
Mary McDonald
Especialista en Datos de los empleados
HRIT Maine Medical Center
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6. AUMENTO
DE LA CALIDAD DE LOS COMENTARIOS Y FORTALECIMIENTO
DE LAS DESTREZAS DE GESTIÓN
Los sistemas automatizados líderes, como SuccessFactors Professional Edition, incluyen un asistente para
la escritura, herramientas de capacitación y otras funcionalidades avanzadas que mejoran la calidad general de los comentarios de la revisión. Estas herramientas ayudan a los gerentes a proporcionar:
• REVISIONES MÁS PERTINENTES. Las herramientas de escritura y gestión de objetivos ayudan a los
gerentes a redactar revisiones coherentes y concisas para que los empleadoscomprendan cómo se
compara su desempeño con los objetivos.
• COMENTARIOS MÁS RICOS Y COHERENTES. Las herramientas de escritura también aseguran una
mayor consistencia en las revisiones escritas por diferentes gerentes de la empresa y ayudan a
ofrecer un nivel de devolución más profundo.
• CAPACITACIÓN MÁS SÓLIDA Y MÁS PERTINENTE. Las herramientas de capacitación integradas permiten a los gerentes acceder con facilidad al asesoramiento profesional acerca de la promoción de
logros individuales del empleado. Los gerentes reciben sugerencias específicas procesables para la
capacitación de empleados con respecto a una variedad de temas, que incluyen las comunicaciones dentro de la oficina, las destrezas interpersonales y otras competencias.
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7. AHORRO
DE TIEMPO
Las soluciones automatizadas, como SuccessFactors Professional Edition, incluyen herramientas que no
sólo pueden ayudar a los gerentes y a los empleados a escribir mejores revisiones, sino también a completarlas en un tiempo mucho menor. Las funciones de ahorro de tiempo típicas incluyen:
• FLUJO DE TRABAJO AUTOMATIZADO. Automáticamente envían los formularios a los gerentes y a
RR. HH, y ahorran así cientos de horas de tiempo administrativo.
• ACCESSO EN LÍNEA. Proporciona a los empleados y gerentes acceso instantáneo basado en la Web a
todos los formularios necesarios.
• MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO AUTOMÁTICOS. Recuerdan a los participantes que envíen sus
revisiones y comentarios, lo que agiliza todo el proceso.
• ASISTENTES PARA ESCRITURA INCORPORADOS. Reducen el tiempo de redacción de las revisiones
en un 90%, al proporcionar a los gerentes una lista completa de las competencias de los tipos de
empleo más comunes, y luego ofrecen sugerencias acerca del lenguaje adecuado para la redacción
de revisiones.
• AUTOMATIZACIÓN 360. Permite seleccionar fácilmente las calificaciones y solicitar comentarios
son sólo algunos clics.
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8. COMENTARIOS MÁS SINCEROS, OBJETIVOS Y ABIERTOS
Los sistemas en línea de gestión de desempeño y talentos le permiten solicitar y reunir de manera fácil
comentarios integrales anónimos de cualquier empleado de la empresa en cualquier momento. Al introducir el anonimato total en línea al proceso de comentarios integrales, se crea un entorno más seguro en
el que los participantes pueden realizar con comodidad comentarios tanto positivos como negativos sin
temer represalias. Además, los comentarios desfavorables son más propensos a ser considerados más
seriamente si son anónimos.
Debido a que tienden a centrarse más en los resultados y las acciones (en lugar de centrarse en las características de personalidad) las evaluaciones basadas en software de los sistemas de gestión de desempeño son generalmente consideradas por los empleados más objetivas que las evaluaciones en papel.
Además, los participantes tienden a ver las evaluaciones basadas en software más abiertas, ya que proporcionan mayor acceso a las evaluaciones de desempeño y permiten a los empleados realizar un
seguimiento más fácil de su progreso hacia sus objetivos personales y los de la empresa.
Las evaluaciones realizadas con 360 Degree Multi-Rater influyen directamente sobre el compromiso y la
satisfacción crecientes de los empleados, al mismo tiempo que ofrece a los gerentes una mejor comprensión de las
deficiencias de competencia y las necesidades de desarrollo.
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9. MEJORA DE SUS RESULTADOS
La automatización de su proceso de gestión de desempeño y talentos puede proporcionar enormes resultados
a su empresa, lo que generará miles de dólares anualmente gracias al crecimiento de la productividad de los
empleados, el aumento de la retención y la optimización de las compensaciones. La siguiente herramienta lo
ayudará a calcular los ahorros finales que su organización puede esperar cada año.
+ Beneficios financieros
+ Ahorro de la distribución de la compensación optimizada.
+ Ganancias por aumento de la productividad:
+ Ahorro por mejor retención:
+ Cálculo
+ [su presupuesto de compensación anual] x 3%
+ [su margen operativo anual] x 2,4%
+ [compensación anual x 3% x 50%] x 1%
= [sus ahorros anuales finales]
Compensación optimizada: Pep Boys recientemente “produjo al menos un 5% de ahorro en su presupuesto de compensación debido a una mejor supervisión y asignación de dólares”.
Aumento de la productividad: Towers Perrin calcula que si una empresa logra un aumento del 15% en el compromiso de sus empleados, aumentará su margen operativo en un 2,4%.
Retención: En general, las empresas pierden el 3% de sus empleados. Cada empleo cuesta a una empresa aproximadamente el salario de 6 meses (50% anual) debido a los costos, de
contratación, capacitación y adaptación.
La automatización puede generar grandes ahorros al influir en las cifras de los tres tipos de costo men-
cionados en la fórmula de arriba de las siguientes maneras:
Ahorro en los costos a través de una mejor planificación de las compensaciones
• Recompensa para quienes demuestren el mejor desempeño
• Eliminación de planes de bonificación generales
• Visualización en tiempo real de las asignaciones de presupuesto
Aumento de los márgenes operativos a través del aumento de la productividad
• Alineación de los empleados con los objetivos corporativos
• Aumento del compromiso diario
• Mejora de la responsabilidad en el desempeño
• Proceso de revisión más eficaz
Ahorro de costos a través de una mayor retención
• Creación de comentarios significativos
• Comprensión de las necesidades de desarrollo
• Ajustes de compensación justos
“LAS EMPRESAS QUE LOGRAN EL
AUMENTO DEL COMPROMISO
DE SUS EMPLEADOS VEN UNA
MEJORA EN LOS MÁRGENES
OPERATIVOS”.
Towers Perrin,
New Realities in Today’s Workforce
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RESUMEN
Un sistema automatizado puede garantizar que la gestión de
desempeño y talentos de su organización se construya en torno a
las mejores prácticas líderes en el mundo, fomenta la participación de la gerencia y de los empleados, funciona de manera
más eficaz y da como resultado una mayor coherencia en todo el
proceso de revisión. Al dejar de lado los procesos poco efectivos
basados en papel, su empresa puede establecer lazos más estrechos entre los objetivos de los empleados y los de la organización
y producir evaluaciones de desempeño más sólidas que se integren mejor con la compensación, la planificación de empleos, la
retención de empleados y más.