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ANCAP apunta a la
eficiencia en el manejo de la
gestión documental*
Introducción
Una de las principales características del siglo XXI es el afianzamiento de la Sociedad
de la Información. La ONU define esta etapa
como una “fase de desarrollo social caracterizada por la capacidad de sus miembros (ciudadanos, empresas y Estado) para obtener y
compartir cualquier información, instantáneamente, desde cualquier lugar y en la forma
que prefiera”. (citado por Loreto Marchant
Ramírez en “Actualizaciones para el Desarrollo Organizacional” – http://www..eumed.net/
libros/2005/lmr/6.htm)
Estas tecnologías han sido usadas por el Estado en distintas formas o contextos, algunos más tradicionales y otros más modernos.
Los modelos conocidos como Gobierno de
Gestión Electrónica y Gobierno en Red hacen uso intensivo de las posibilidades que
ofrecen las TIC, y permiten abordar la transformación del Estado desde una visión
innovadora…”. En la Administración Pública
han existido numerosos proyectos basados en
el uso de las TIC, destinados a resolver la
problemática puntual de cada organismo.
La Globalización y el avance de las tecnologías de la Información y de la Comunicación han generado la necesidad de mejorar
los servicios, de orientar la eficiencia en la
gestión pública e incrementar sustantivamente
la transparencia del sector público y la participación de los ciudadanos. De esto se trata el
Gobierno Electrónico, que en nuestro país se
ha convertido en una política de Estado,
consignándose en el Decreto 450/09 que “La
Sociedad de la Información y el Conocimiento ha posicionado a las Tecnologías de la Información y el Conocimiento como su principal herramienta.
“…Si se analiza desde una perspectiva de
optimización de recursos del Estado, resulta
importante instrumentar una política integral
y un enfoque sistémico del uso de las TIC
en toda la Administración Pública. Cuando
lo que se propone es avanzar hacia un Gobierno en Red, este enfoque resulta prácticamente obligatorio, por ejemplo para poder instrumentar los niveles de integración
tecnológica y de procesos que resulten requeridos”. (“Principios y Líneas Estratégicas
Para el Gobierno en Red”, documento aprobado por Decreto 450/009 de 28 de septiembre de 2009).
Este artículo fue escrito por la Analista Técnico Senior de Secretaría General, Dra. Alicia Romero
Mas de Ayala.
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Alcanzar este objetivo macro implica
desmaterializar progresivamente la realidad
con la introducción de aplicaciones
telemáticas. Una de ellas es el expediente
electrónico, que podríamos definir como una
serie sucesiva e ininterrumpida de informes,
actos y trámites ordenados cronológicamente
y documentados en medios electrónicos que
aseguren su autenticidad, su integridad, recuperación y puesta a disposición en cualquier
momento y por cualquiera con permiso para
ello, tendiente a la registración de un determinado acto o del proceso de toma de decisiones que se traducen finalmente en resoluciones de la autoridad administrativa competente.
Y, precisamente, una herramienta como
ésta, es la que será implantada en pocos días
en la Administración Nacional de Combustibles, Alcohol y Portland. Ello, implicó un largo y metódico proceso que fue denominado,
Proyecto Alejandría.
Fase I (Diagnóstico)
Desde el año 2009 Secretaría General y Tecnología de la Información comenzaron a trabajar en conjunto (en una muestra ejemplar
de alianza estratégica interna), a intercambiar
reflexiones, a entrevistarse con otros organismos que ya habían adoptado esta aplicación
(OSE, BCU ANP etc.) y también consultar
empresas proveedoras de software que pudieran ofrecer una herramienta que se adaptara a
las necesidades de la empresa.
En el mes de febrero de 2009, la Oficina
de Proyectos de la Gerencia de Planificación
Estratégica, seleccionó a ALEJANDRÍA como
uno de los Proyectos en los que se comenzaría a implantar en la empresa la metodología
de gestión de proyectos denominada “Enfoque de Marco Lógico” (EML).
Consecuentemente, se realizaron diversos
talleres a los efectos de asimilar la herramienta
y el método, así como de conceptualizar el
Proyecto ALEJANDRÍA propiamente dicho.
Durante todas sus etapas se requirió del trabajo y el entusiasmo de mucha gente. Cabe
destacar que, incluso el nombre “Alejandría”,
fue elegido luego de un concurso celebrado
entre funcionarios de Secretaría General y Tecnología de la Información. Dicho nombre evoca la luz del antiguo faro y la sabiduría que
guardaba la célebre biblioteca.
En dichos talleres participaron representantes de las más diversas áreas de la empresa,
contándose con el apoyo de la Oficina de Proyectos, con el de los consultores de ITC (Inteligencia en Comunicaciones), así como con
el de funcionarios pertenecientes a la Gerencia de Proyectos de ANTEL, en una muestra
concreta de mutua colaboración entre empresas del Estado.
De dichos talleres,
surgió que ALEJANDRÍA:
• Se trata de un Proyecto que de un modo
u otro, en uno u otro momento, con un mayor
o menor alcance involucra a toda la empresa
no sólo por el cambio en sí mismo de los procesos y procedimientos, sino por la capacitación y el cambio cultural que lleva implícito.
• Que una de las propiedades de la implantación debe ser la búsqueda y localiza-
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Desarrollo del Proyecto
Posteriormente a la realización de los mencionados talleres, se formó un Comité de Dirección del Proyecto, que elaboró los Documentos de Formulación del Proyecto
ALEJANDRIA y de la Fase I Diagnóstico Realizado, su cronograma y la Matriz de ambos
Proyectos, proponiendo, asimismo, una organización, todo lo cual fue aprobado por el
propio Comité, el 25 de mayo de 2009 y posteriormente presentado al Directorio.
Los objetivos planteados fueron los siguientes:
ción informática de documentos, de manera
sencilla y accesible a todos, en cualquier momento y desde cualquier puesto de la empresa.
• Que debe lograr la integración o migración de los datos del actual sistema de seguimiento electrónico de expedientes y de las
bases de datos electrónicas existentes y de
productos obtenidos a partir del proceso de
digitalización de determinados documentos
que hoy se lleva a cabo.
• Que por su complejidad, dimensiones y
actividades definidas, debía realizarse una primera etapa de Diagnóstico (previa al Proyecto ALEJANDRÍA propiamente dicho), a fin de
contemplar el estudio de posibles soluciones
y una propuesta de desarrollo tendiente al logro del objetivo inmediato.
• Que el proyecto debería ser acorde con
las soluciones recomendadas por la Agencia
para el Desarrollo del Gobierno de Gestión
Electrónica y la Sociedad de la Información y
del Conocimiento (AGESIC), creada por la Ley
n.° 17 930, cuya Misión es: “Impulsar el avance de la Sociedad de la Información y del Conocimiento, promoviendo que las personas,
las empresas y el gobierno realicen el mejor
uso de las Tecnologías de la Información y de
las Comunicaciones”; y cuya Visión es: “Ser
una organización capaz de lograr que el país
ocupe un lugar relevante en Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y del Conocimiento dentro del contexto internacional”.
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a)
Objetivo de desarrollo – Contribuir
a la mejora de los procesos y procedimientos
administrativos con el involucramiento y compromiso de la empresa, con el fin de modernizar y mejorar la gestión documental.
b)
Objetivo inmediato – Implantar un
gestor documental que incluya una herramienta de expediente electrónico y un sistema
eficaz de recuperación y búsqueda de documentos.
Fase II (Ejecución)
Una vez concluidas estas etapas de definiciones previas, se procedió a llamar a Licitación para la contratación de una empresa que
suministrara el hardware, el software necesario y que apoyara en la implementación del
producto.
Fue así que el 8 de febrero del corriente
año comenzó la ejecución del objeto de la
licitación, estimándose para la primera semana de octubre la puesta en funcionamiento.
La puesta en marcha del proyecto, implicó
la intervención de múltiples áreas de ANCAP:
Directorio, Comité de Dirección, Secretaría
General, Tecnología de la Información, Servicios Jurídicos, Compras, Auditoría, Controles, Gestión de Calidad, Riesgos, Recursos
Humanos, Capacitación, Planificación Estratégica y Relaciones institucionales y Comunidad.
En forma mancomunada se partió del siguiente enunciado: “ALEJANDRÍA contribu-
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ye al desarrollo de ANCAP como empresa moderna, competitiva y eficiente en el manejo
de la gestión documental”, y se procedió a
un previo relevamiento de la situación actual
del Organismo en materia de administración
y gestión de expedientes y documentos, a
efectos de detectar la existencia de posibles
resistencias personales e institucionales respecto del expediente electrónico y se determinaron los roles del equipo de gestión integrado por personal de ANCAP y de la empresa contratada.
Para el éxito de Alejandría, no era importante únicamente un buen software, sino que
resultaba fundamental gestionar el cambio
generando un cambio de paradigma, en el que
los futuros usuarios se sintieran involucrados
a través de la apropiación del proyecto, con
una correcta estrategia de comunicación interna y de capacitación.
La estrategia de comunicación, se lleva adelante con mensajes frescos y lúdicos, utilizando elementos gráficos, ploteos de ascensores
y afiches que anticipan un cambio.
De acuerdo con lo relevado, los potenciales usuarios de Alejandría serían 800 funcionarios.
En cuanto a la estrategia de capacitación,
se puede decir que resultaba dificultoso capacitar a 800 funcionarios de abril a octubre. Ese
problema se solucionó capacitando un grupo
implementador interno, que a su
vez capacitaría replicadores (también internos) que serían los encargados de la capacitación masiva.
bre, día en que se pondrán en producción, los
procesos y sistemas que implican el proyecto, sabiendo que ese día no concluye el mismo, sino que comienza una nueva etapa de
los ajustes que se detecten, de acompañamiento en la experiencia de los usuarios, en el
desarrollo de las potencialidades de la herramienta, en la redefinición de los procesos y
en el cambio cultural que todo ello supone.
El esfuerzo ha sido enorme, pero el resultado al que se está arribando merece que nos
hayamos detenido un momento para dejar documentada parte de esta experiencia; y para
reconocer la visión y el liderazgo de quienes
llevaron esto adelante y el compromiso de
todos los funcionarios que sin otro estímulo
que la satisfacción por el buen trabajo realizado, han entregado toda su energía y experiencia en aras de una mejora en la gestión
documental que pondrá a ANCAP entre los
primeros lugares en esa materia•
Esta concepción de apostar a
las capacidades internas (para implementar y replicar la capacitación), hizo que los funcionarios
implicados se convirtieran en verdaderos
aliados
del
emprendimiento, apropiándose
del mismo y contagiando su entusiasmo y motivación al resto
de la organización.
ANCAP espera ansiosamente,
pero con confianza el 5 de octu-
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