Gestión de Contratos, incluidos el control y la inspección del objeto

Gestión de Contratos,
incluidos el control y la
inspección del objeto
de la contratación
Agenda
1. El Banco Central do Brasil
2. Gestión de contratos
Antonio Carlos
Mendes Oliveira
3. Fiscal de contratos
4. Contratos administrativos
Jefe del Departamento
de Infraestructura y
Gestión Patrimonial
5. Monitoreo del objeto de la
contratación
6. Sistemas informatizados usados
para gerenciamiento de contratos
7. Ejemplo de gestión de contratos
en el Banco Central do Brasil
2
El Banco Central do Brasil
Se encuentra ubicado
en las capitales de los
siguientes estados:
 Región Centro-Oeste:
Distrito Federal (sede)
 Región Norte: Pará
 Región Nordeste: Ceará,
Pernambuco y Bahia
 Región Sudeste: Minas
Gerais, Rio de Janeiro y
São Paulo
 Región Sul: Paraná y Rio
Grande do Sul
3
Sede y Sucursales
Brasília
Belém
Fortaleza
Recife
Salvador
Belo Horizonte
Rio de Janeiro
São Paulo
Curitiba
Porto Alegre
4
Organigrama
DIRAD – Diretoria de Administración (Subgobernador)
1 Gobernador y 8 Subgobernadores
DEMAP – Departamento de Infraestructura y Gestión Patrimonial
Demap y la Gestión de Contratos
INFRA
DILIC
DIPON
DILOG
DIPAC
DIDOC
Análisis documental
y de
pagos:
Atención
Administración
Operación
Planificación,
a de
lascompras
normativa
solicitudes
y
predial:
mantenimiento
y ycontrataciones:
de
administración
ingeniería
de documentos:
y arquitectura:
del presupuesto:
División de Documentación
Planificación,
yArquitectura
Normas
Pagos
Infraestructura,
Logística
Licitaciones
y Seguimiento
y Administración
y Presupuesto
Contrataciones
Ingeniería
de Contratos
yde
Edificios
Gestión de contratos
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Importancia de la gestión de contratos
Las contrataciones de la Administración Pública deben ser precedidas de
planeamiento, basado en el planeamiento estratégico de la organización,
estableciendo los productos o resultados a lograr, y además las cantidades y plazos
de entregas.
El seguimiento y la fiscalización eficiente de los contratos administrativos son
instrumentos imprescindibles a un gerente público en la defensa del interés público,
garantizando el pleno ejercicio de sus atribuciones y contribuyendo para el
cumplimiento de la misión de su institución.
Principios de la gestión de contratos
• Legalidad
• Impersonalidad
• Moralidad
• Publicidad
• Eficiencia
Gestión x Fiscalización
• Gerente de contrato: empleado que coordina el proceso de fiscalización de la
ejecución del contrato, generalmente es el jefe del sector que demanda la
obra, servicio o suministro. Actúa en una perspectiva más amplia, tomando
decisiones no ordinarias en lo que se refiere al contrato.
• Fiscal administrativo: empleado asignado para apoyar el gerente de contrato
en lo que se refiere a los aspectos administrativos del contrato y a la
documentación de soporte.
• Fiscal técnico: empleado asignado para apoyar el gerente de contrato en lo
que se refiere a la ejecución específica del objeto contratado.
Evaluación de los contratos
La contratación de servicios continuados debe adoptar una unidad de medida
que permita la medición de los resultados para el pago de la empresa
contratada, y al mismo tiempo que elimine la posibilidad de remunerar las
empresas basado en la cantidad de horas de servicio o por puestos de trabajo.
Es necesario un criterio objetivo de medición de resultados, preferiblemente
con uso de herramienta informatizada que permita a la Administración verificar
si los resultados contratados fueran realizados en las cantidades y cualidades
exigidas, adecuando el pago a los resultados efectivamente obtenidos.
Fiscal de contratos
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Asignaciones del fiscal de contratos
• Realizar, en conjunto con la empresa contratada, las mediciones de los
servicios en las fechas establecidas, antes de atestar las facturas
• Recibir las adquisiciones, obras o servicios contratados
• Verificar el cumplimiento de la prestación de los servicios
• Registrar todas las ocurrencias relativas a los servicios
• Controlar el período de validez del contrato
• Providenciar respuestas a las preguntas de los usuarios
• Proponer aplicación de penas para irregularidades
• Recomendar la liberación de la garantía al final del contrato
• Enviar a la autoridad competente pedidos de cambios en el cronograma
Prohibiciones al fiscal de contratos
Al fiscal de contratos es prohibido practicar actos
de interferencia en la administración de la
empresa contratada, tales como:
• dar órdenes directas a los empleados de la
contratada. El fiscal debe referirse únicamente
a los agentes indicados;
• direccionar la contratación de personas para
trabajar en las empresas contratadas;
• utilizar los trabajadores contratados en
actividades distintas de las previstas en el
objeto de la contratación;
• considerar los trabajadores de la contratada
como colaboradores eventuales de la propia
institución, especialmente para concesión de
billetes y viáticos.
Contratos administrativos
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Firma de contratos
Procedimientos necesarios después de la firma del contrato:
• normativa de asignación del fiscal del contrato;
• reunión inicial con la empresa contratada;
• indicación formal de representante;
• suministro de la relación de empleados;
• verificación de las notas en las cédulas de trabajo de los empleados de la
empresa contratada involucrados en la prestación del servicio;
• publicación de extracto del contrato en el Diário Oficial da União (boletín
oficial del Estado).
Garantía contractual
Se debe exigir de la empresa una garantía de ejecución del contrato, con
validez de hasta tres meses después del de la extinción del contrato, con
renovación en cada ampliación.
La garantía debe asegurar el pago de:
• perjuicios de non cumplimiento de las obligaciones del contrato;
• perjuicios causados a terceros - culpa o dolo;
• multas de demora o punitivas aplicadas a la contratada;
• obligaciones laborales, fiscales y sociales non cumplidas.
La liberación de la garantía, prevista en el
contrato, solo debe ser concretada con la
comprobación por la empresa de que
ha pagado todas las indemnizaciones
rescisorias y laborales resultantes de la
contratación.
Cambios contractuales
El plazo contractual para prestación de servicios
continuos puede ser prorrogado por períodos
iguales y sucesivos, conforme interés de la
Administración. Para lo cual, el proceso debe
ser remitido al sector competente para
formalización, con las debidas justificaciones.
El reequilibrio económico y financiero puede ser solicitado
por la contratada para mantenerse estable la justa
remuneración de la contratación. Para su concesión, la
empresa contratada debe comprobar que el contrato
esté provocando perjuicio, cuando se compara
los costos de los ítems de la propuesta
inicial con los de la hoja de costos
actualizada.
Extinción de los contratos
El contrato es extinto cuando termina el vínculo obligacional entre las partes, por:
• Cumplimiento integral de las cláusulas;
• Expiración de la vigencia, si el objeto tiene plazo determinado;
• Terminación del contrato, por anulación o recisión.
La garantía contractual solamente puede ser liberada o restituida después de la
comprobación, por la contratada, del cumplimiento integral de las obligaciones
asumidas en el contrato y del pago de todas las indemnizaciones rescisorias
laborales de la contratación comprobadas por el gerente.
Monitoreo del objeto
de la contratación
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Monitoreo del objeto de la contratación
El control de los servicios continuados con mano de obra residente, por parte
de la fiscalización del contrato, es realizado por medio de:
• provisión de valores para pagos de vacaciones, paga extra de navidad
(aguinaldo) e indemnizaciones rescisorias, depositados en cuenta vinculada
específica, que es utilizada solamente con autorización del contratante;
• pago mediante depósito bancario en la cuenta de los empleados;
• autorización a la contratante para hacer el descuento en las facturas y
realizar los pagos de los sueldos e demás verbas laborales directamente a
los trabajadores, cuando no son hechos por la contratada;
• oferta de todos os medios a los empleados de la contratada para obtención
de comprobación de atendimiento a las obligaciones fiscales y de la
seguridad social, siempre que solicitado por la fiscalización del contrato.
Criterios de medición
Aspectos de la contratación que deben ser medidos:
• resultados obtenidos, incluyendo el cumplimiento de los plazos y de la calidad del
producto o servicio;
• recursos humanos utilizados (cantidad y formación profesional exigidas);
• adecuación de los servicios prestados a la rutina de ejecución establecida;
• calidad y cantidad de los recursos materiales utilizados;
• cumplimiento de las demás obligaciones contractuales;
• satisfacción de los usuarios.
Monitoreo de pago de los contratos
El fiscal puede retener o descontar valores
de la factura de pago, en el caso que la
empresa:
• no ejecutar, o no ejecutar con la calidad
mínima
exigida,
las
actividades
contratadas;
• no utilizar materiales y recursos
humanos exigidos para la ejecución del
servicio, o utilizarlos con calidad o
cantidad inferior a la demandada.
Fallas en la fiscalización
Los principales problemas en la fiscalización de
contratos son:
• desconocimiento de los términos del contrato;
• ausencia de registros de los incumplimientos
de obligaciones de la contratada;
• inexistencia de evaluación de la calidad de los
servicios;
• inobservancia del cumplimiento de las
obligaciones laborales y de seguridad social;
• desconocimiento de la normativa;
• orientación directa a los empleados, sin
intermediación del representante asignado.
Penalidades
Una vez constatada una falla en la ejecución del contrato, la acción debe ser
tempestiva, evitando el acúmulo de ocurrencias sin el debido registro, para que
la penalidad sea justa e bien fundamentada.
Con previsión contractual, las siguientes penalidades pueden ser aplicadas:
• advertencia;
• multa, de acuerdo con los valores previstos en el contrato;
• suspensión temporaria de participar de licitación pública e impedimento de
contratar con la Administración, por plazo definido, de acuerdo con lo
establecido en el contrato;
• declaración de falta de idoneidad para licitar o contratar con la
Administración Pública, mientras existan los motivos determinantes de la
punición.
Sistemas informatizados usados
para gerenciamiento de contratos
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LICIT - Sistema de Gestión
de la Contratación
Sistema informatizado interno del Banco Central do Brasil, con etapa inicial
implantada, para conducir los procedimientos relativos a las adquisiciones de
materiales y contratación de servicios, desde la solicitud inicial hasta el proceso
de licitación, si necesario.
La etapa implantada cubre los casos de dispensa de licitación por límite de valor,
con funcionalidades de indicación de la adecuación presupuestaria y financiera,
la inclusión de propuestas de precios y las justificativas para la adquisición.
El sistema será ampliado para tratar tanto de contrataciones simplificadas como
también de las con proceso completo de licitación.
LICIT - Sistema de Gestión
de la Contratación
Pantallas ilustrativas
del sistema
SAIC - Sistema de Seguimiento de
Instrumentos Contractuales
Sistema informatizado interno del Banco Central do Brasil para el registro y
seguimiento de los instrumentos contractuales, tales como contratos y convenios.
Cuenta con funcionalidades de registro de instrumentos contractuales, de
responsables, de aplicación de penalidades, de valores e vigencias contractuales,
además de generación de reportes por tipos de instrumentos, por áreas de
negocio, entre otros.
Cuenta también con los instrumentos contractuales simplificados:
• AF - Autorización de suministro
• AE - Autorización de ejecución
• AEC - Autorización de ejecución de entrenamiento
• ASP - Autorización de contratación de publicaciones
SAIC - Sistema de Seguimiento de
Instrumentos Contractuales
Pantallas ilustrativas
del sistema
Ejemplo de la gestión de contratos
en el Banco Central do Brasil
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Caso real
“La empresa de subcontratación de mano de obras que tenía más
contratos de subcontratación con órganos públicos encerró sus
actividades y no saldrá sus obligaciones con sus empleados de
varios órganos públicos de Brasília.”
“La empresa estaba presente en 7 estados
brasileños, demitió 40 mil personas después de
comunicar formalmente el fin de sus
actividades, alegando no lograr cumplir sus
obligaciones.”
“Trabajadores de la empresa (porteros, camareros, recepcionistas
e secretarias) quedaran sin sus sueldos y beneficios, y los
responsables han desaparecido sin dar explicaciones.”
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Cierre de la empresa
Con tres contratos celebrados con el Banco Central, la empresa extinguió
repentinamente sus actividades comerciales en el principio del mes de Mayo,
enviando comunicación formal directamente a los responsables por la
fiscalización del contrato en el mismo día de su cierre.
Los tres contratos de la empresa con el Banco Central do Brasil empregaban
cerca de 150 funcionarios (secretarias bilingües, recepcionistas e cargadores), y
representaba un gasto de aproximadamente R$ 600 mil por mes.
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Actitudes del fiscal de contratos
• Presentación de acción judicial tan pronto la fiscalización tenga sido informada
acerca del cierre de la empresa, para que la Administración pueda pagar las
indemnizaciones rescisorias debidas a los empleados de la contratada.
• Participación en audiencia con la contratada, en la Procuraduría Regional de
Trabajo, con la finalidad de proceder al cierre de cuentas de la recisión del
contrato.
• Retención del crédito ya facturado y a facturar, con la finalidad de efectivar los
pagos directamente a los trabajadores de la contratada, por la Administración.
• Solicitación a la institución bancaria de la liberación de la garantía para suplir
obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social non cumplidas por la
contratada.
• Contratación de otra empresa, en carácter de emergencia, para la sustitución de
los servicios realizados por la contratada hasta que nueva licitación sea
realizada.
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Antonio Carlos Mendes Oliveira
Jefe del Demap
Banco Central do Brasil
SBS - Quadra 3 - Bloco B
Demap/Coges
Brasília – DF – Brasil
[email protected]