Procedimiento Elaboracion y Seguimiento al Programa de Actividades

Código: EI-PD-03
PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y
SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA
DE ACTIVIDADES
Versión: 1.0
Fecha: Octubre 18 de 2013
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1.
Objetivo
Definir las actividades a desarrollar durante la vigencia, con el fin de garantizar el cumplimiento de las
la
actividades de Evaluación Independiente asignadas a las Oficinas de Control Interno
Interno, así como realizar su seguimiento periódico para verificar su avance y cumplimiento.
2.
Alcance
Inicia
nicia con la programación de actividades de la Evaluación Independiente para la respectiva vigencia y
termina con la realización del seguimiento y consolidación de los resultados alcanzados del programa
de actividades.
3.
Definiciones
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría
y evaluarla de manera objetiva con el
e fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
auditoría.
OCI: Oficina de Control Interno.
Programa de Auditoría: programación de la ejecución de las evaluaciones al Control Interno definidefin
das para una vigencia específica.
Plan de Mejoramiento: Conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar el re
responsable del proceso auditado y que tiene por objeto dar por cumplimiento la obligación de subsanar y
corregir la causa que dio origen al hallazgo o no conformidad.
Riesgo: efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Ocurrencias o situaciones que pueden ento
entorpecer el desarrollo normal de la entidad e impide el logro de sus objetivos.
Seguimiento al Plan de Mejoramiento: Control que realiza posteriormente a una evaluación la OCI,
para verificar la eficacia de las acciones de mejora propuestas por el auditado.
4.
Generalidades del procedimiento
El Programa de Actividades está compuesto por un listado de las actividades que se realiza durante la
vigencia, el funcionario responsable de adelantarlas y las fechas de ejecución de cada una de ellas
ellas.
De acuerdo con la naturaleza, funciones y roles asignados en las normass gubernamentales vigentes a la
Oficina de Control Interno, el programa contiene el siguiente tipo de actividades:
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DE ACTIVIDADES
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•
ARL: ACTIVIDAD
VIDAD POR REQUERIMIENTO LEGAL ESPECÍFICO
•
ECI: EVALUACIÓN AL CONTROL INTERNO
•
AIC: AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
•
ASE: ASESORÍA
Para definir las propuestas que se incluyen en el Programa de Actividades,, se deben tener en cuenta, entre
otros aspectos:
Las políticas sobre el control interno establecidas por el Gobierno Nacional.
La normatividad propia del Ministerio del
de Trabajo.
El Mapa de Riesgos Institucional.
La evaluación anual del Sistema de Control Interno.
Los resultados de auditorías anteriores.
Los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República.
Los Planes de Mejoramiento Institucional y por Procesos.
Áreas o procesos que no se hayan evaluado en la vigencia anterior.
Número de funcionarios asignados a la dependencia.
5.
Descripción
ripción de las actividades
Nro.
Actividad
Responsable
1
Definir los lineamientos para la elaboración del Programa
P
de Jefe de la OficiOfic
Actividades.
na de Control
Interno
El Jefe de la Oficina traza los lineamientos para la elaboraelabor
ción del Programa de Actividades en el formato EI-PD-01-F01 de la correspondiente vigencia,
vigencia con base en los resultados del programa
grama del año anterior teniendo en cuenta las
actividades críticas o pendientes y solicita a los funcionarios
de la OCI las propuestas de proyectos y actividades que
pueden ser parte del mismo.
2
Presentar propuestas
ropuestas de proyectos de actividades que Funcionarios
harán parte del Programa
rograma de Actividades.
Oficina de ConCo
trol Interno
3
Priorizar y definir actividades a incluir dentro del programa Jefe y FuncionaFuncion
de actividades.
rios de la Oficina
Registro
/documento
Formato
Programa de
Actividades
EI-PD-01-F-01
Acta de reunión
ASIG-F-05
Acta de reunión
ASIG-F-05
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Nro.
Actividad
Responsable
El responsable del proceso y los funcionarios de la OCI de Control Inte
Interpriorizan y concretan las actividades a incluir en el formato no
EI-PD-01-F-01 Programa
rograma de Actividades, para la respectiva
vigencia, así como los responsables y fechas de realización
de los mismos.
4
Diligenciar Programa de Actividades Individual.
Los Funcionarios de la OCI diligencian en el formato
EI-PD-01-F-02, los Programas
rogramas de actividades Individuales
de trabajo para evaluación
ción al control interno con las actividades asignadas y los tiempos estimados de ejecución de
las mismas. Entregar al Jefe de la OCI para su revisión.
5
Revisar y aprobar los Programas de Actividades Individuales
El Jefe de la OCI revisa, examina de cada uno de los programas individuales presentados por los funcionarios de la
OCI y solicita la consolidación de los Programas de Actividades Individuales.
Funcionarios
Oficina de ConCo
trol Interno
Registro
/documento
Formato
Programa de
Actividades
EI-PD-01-F-01
Programa de
Actividades Individual
EI-PD-01-F-02.
fe de la Ofic
OficiJefe
na de Control
Interno
Programación
individual de
actividades.
6
Consolidar el Programa de Actividades.
Funcionario
El funcionario responsable agrupa la información en el for- asignado OCI
mato EI-PD-01-F-01 Programa
rograma de Actividades consolidado
para la vigencia respectiva, verificando que hayan quedado
incluidos todos los proyectos y actividades de los diferentes
programas de actividades individuales de los funcionarios de
la OCI.
Programa de
Actividades consolidado.
7
Aprobar y divulgar del Programa
rograma de Actividades. El Jefe de
la OCI aprueba el Programa
rograma de Actividades y presenta la
programación de Auditorias para aprobación ante el comité
correspondiente.
Jefe Oficina de
Control Interno
Acta del Comité
8
Realizar seguimiento al P
Programa de Actividades. En una
reunión mensual, se realiza seguimiento y se determina la
necesidad de replantear las actividades en las cuales se
hayan presentado limitantes para su ejecución.
Jefe Oficina de
Control Interno
Acta de subcomité integrado
de gestión
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6.
Consolidar los resultados alcanzados del Programa de actividades. El funcionario asignado de la OCI consolida los
resultados alcanzados en el P
Programa de actividades con
base en el seguimiento efectuado.
Funcionario
asignado a esta
actividad de
consolidación
consolidación.
Programa de
Actividades actualizado con el
seguimiento.
Requerimientos Técnicos del Procedimiento
Actividad 5: Revisar y aprobar los Programas de Actividades Individuales. El Jefe de la OCI de cada uno
de los funcionarios de la OCI, examina, autoriza y solicita la consolidación de los Programas de Actividades
Individuales.
Actividad 7: Aprobar y divulgar del Progr
Programa
ama de Actividades. El Jefe de la OCI aprueba el Programa de
Actividades y presenta la programación de Auditorias para aprobación ante el comité correspondiente.
7.
Anexos.