GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UNA COMISIÓN DE

GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UNA
COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DE LOS SISTEMAS
DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO
EN UN ORGANISMO PAGADOR
Subdirección General de Auditoría Interna y Evaluación
Código documento 420102770048907611
Validación en www.sede.fega.gob.es
Firmado por:GOMEZ MOVELLAN ROSA MARIA Fecha: 14/02/2012
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ÍNDICE
1 - Exposición de Motivos ____________________________________ 2
2 - Constitución ____________________________________________ 2
3 - Objeto de la Comisión de Seguimiento _______________________ 3
4 - Composición ____________________________________________ 3
5 - Asuntos a tratar en la Comisión_____________________________ 3
6 - Funcionamiento _________________________________________ 5
6.1 - Periodicidad__________________________________________________5
6.2 - Convocatoria _________________________________________________5
6.3 - Orden del día _________________________________________________5
6.4 - Desarrollo de las reuniones _____________________________________6
7 - Acuerdos Adoptados ______________________________________ 6
8 - Actas de las reuniones ____________________________________ 6
9 - Informes _______________________________________________ 7
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1 - Exposición de Motivos
El Reglamento (CE) nº 885/2006, de 21 de junio de 2006, dispone en el punto 4.A)
del Anexo I la obligación de llevar a cabo un seguimiento continuo de las operaciones
diarias y las actividades de control del organismo pagador a fin de garantizar una
pista de auditoría suficientemente detallada. Para la realización del seguimiento
continuo, el FEGA creó en 2008 un grupo de trabajo, denominado Comisión de
Seguimiento de los Sistemas de Gestión y Control interno (la Comisión, en adelante)
integrado por los responsables del organismo pagador.
La Comisión se ha convertido en una herramienta eficaz para llevar a cabo el
seguimiento continuo en el FEGA, por lo que aprovechando la experiencia adquirida
en este ámbito, se elabora esta guía con el objeto de que sirva de referencia a los
organismos pagadores en el supuesto de que se considere adecuado crear un grupo
de trabajo con este objetivo.
2 - Constitución
La constitución de la Comisión de Seguimiento debería formalizarse mediante el tipo
de norma que utilice habitualmente el organismo pagador (instrucción general,
directiva, circular, acuerdo, resolución, orden, etc.).
En el caso del FEGA la creación de la Comisión de Seguimiento se llevó a cabo
mediante una Instrucción General firmada por el Presidente del Organismo.1
La norma por la se crea la Comisión debería señalar los aspectos básicos de su
regulación, que como mínimo serán: la normativa aplicable, nivel orgánico y
funcional, el objeto, el funcionamiento, la composición, los asuntos a tratar, el
alcance de los acuerdos adoptados, las actas, los informes y demás documentos que
se elaboren sobre los trabajos abordados .
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Instrucción Genial nº 4/2011 de 16/06/2011
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3 - Objeto de la Comisión de Seguimiento
El objeto de la Comisión es analizar y evaluar los sistemas de gestión y control del
organismo pagador, promover las modificaciones necesarias parar mejorar su
funcionamiento y lograr una permanente actualización acorde con la normativa
vigente en cada momento.
4 - Composición
La Comisión debería estar integrada, como mínimo por los responsables de las
unidades que conforman el organismo pagador relacionadas con las actividades
sobre las que se debe realizar el seguimiento continuo.
Además debería contar con un responsable, que adoptará la forma de Presidente de
la Comisión u otra similar, que actuará como moderador y se encargará de decidir
sobre los asuntos tratados y, en su caso, de adoptar los acuerdos.
La Comisión debería tener una Secretaría que desempeñe las tareas administrativas
necesarias para su funcionamiento como son, entre otras: convocar las reuniones,
elaborar el orden del día, abrir las reuniones de la Comisión, dar la palabra al
responsable de cada punto del orden del día, elaborar el acta o documento resumen
de cada reunión, realizar el seguimiento de los acuerdos adoptados en cada reunión.
5 - Asuntos a tratar en la Comisión
En la Comisión se podrá tratar cualquier asunto relacionado con el organismo
pagador. En consecuencia, la serie de temas a tratar es amplia e irá variando acorde
con el funcionamiento y las necesidades.
No obstante, al menos, se deberían tratar los cinco ámbitos principales definidos en
el anexo I del Reglamento (CE) 885/2006:

Autorización de los pagos. En particular, se deberían abordar los asuntos
relacionados con los controles administrativos (recepción, registro y
tratamiento de solicitudes, listas de control, etc.) y controles sobre el
terreno (controles previos a los pagos y controles posteriores a éstos,
incluidas inspecciones sobre el terreno, etc.).

Ejecución de los pagos. Verificaciones para asegurar que sólo se libran
órdenes de pago para las solicitudes autorizadas y que los pagos se
efectúan adecuadamente.
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
Contabilidad. Análisis de las comprobaciones sobre los asientos del libro
mayor y las conciliaciones de los apuntes contables con los bancarios;
también debería incluir los controles acerca de la transmisión a la
Comisión y la conciliación de los cuadros mensuales y de las
declaraciones trimestrales sobre ingresos y gastos.

Gestión de deudas. Análisis y controles sobre el reconocimiento de las
deudas y la anotación de éstas en el libro mayor de deudores. Se realizará
un seguimiento de la gestión de las deudas durante el procedimiento de
recaudación ya sea en periodo voluntario o ejecutivo, y tanto en la fase
administrativa como la judicial, si es el caso.

Anticipos y garantías. Debería comprender los controles para asegurar que
están debidamente validadas, que son identificables y custodiadas
correctamente. También se comprobará que las garantías siguen siendo
válidas y fiables hasta que se haya liquidado el anticipo correspondiente.
Se evaluará la gestión del registro de garantías, a tal fin, se analizará, entre
otros, los procedimientos e incidencias relacionadas con la retención,
devolución y ejecución de las garantías, el resultado de los arqueos, en su
caso, o cualquier otro tipo de control o comprobación que se realice.
También podrían ser objeto de un tratamiento periódico en la Comisión, por su
importancia y directa relación con la gestión y los controles internos, los siguientes
asuntos:

Informes de los controles del Reglamento (CE) nº 485/2008. Se realizará un
seguimiento de las medidas correctoras que, en su caso, haya que
establecer en función de las incidencias detectadas en dichos controles,
especialmente las que impliquen la recuperación de importes
indebidamente pagados.

Informe de certificación de la cuenta del Organismo pagador realizado por
el órgano de certificación. Sería conveniente que representantes del citado
organismo fueran convocados a lo largo del ejercicio para que presentasen
los resultados provisionales y definitivos de la auditoría de la cuenta del
organismo pagador. Asimismo, serán objeto de seguimiento continuo hasta
su resolución las constataciones de los informes de certificación de
ejercicios anteriores y los errores financieros.

Encomiendas de gestión y delegaciones. Al menos, una vez en el ejercicio,
se convocará a los representantes de las medidas cuya gestión se les haya
encomendado o delegado por el organismo pagador para que informen
sobre dicha gestión.
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6 - Funcionamiento
6.1 - Periodicidad
La Comisión debería reunirse de manera periódica a fin de promover y asegurar la
regularidad de los trabajos y la periodicidad de las reuniones debe estar definida.
Asimismo, además de las reuniones periódicas, la Comisión debe estar en disposición
de reunirse, de forma extraordinaria, cuando algún asunto lo requiera.
6.2 - Convocatoria
A las reuniones de la Comisión asistirán sus integrantes (apartado 3. COMPOSICIÓN)
y, asimismo, se podrá convocar a quien se considere oportuno en virtud de los
asuntos a tratar, como por ejemplo: los responsables del órgano de certificación, de
los órganos delegados responsables de controles que no pertenezcan al organismo
pagador, etc.
Para cada reunión, los participantes (integrantes e invitados, en su caso) deben ser
convocados de forma expresa. La convocatoria de las reuniones se cursará a cada
participante con una antelación suficiente al objeto de que los temas a tratar puedan
ser preparados.
En cualquier caso y por motivos de organización, sería conveniente establecer la
necesidad de que se confirme la asistencia de forma fehaciente.
6.3 - Orden del día
Para cada reunión de la Comisión, se debería elaborar un orden del día en el que se
incluirán los puntos a tratar y la unidad o cargo responsable de su exposición.
Asimismo, se indicará el lugar, el día y la hora de la reunión.
Como norma general, en el orden del día de cada convocatoria, se incluirán como
mínimo los siguientes puntos:

Aprobación del acta o documento que contenga el resumen y/o acuerdos
de la reunión anterior. Este punto será el primero del orden del día.

Varios. El contenido de este punto permite a los participantes plantear
cualquier cuestión que considere oportuna y en general, se concretará al
inicio de cada reunión.

Seguimiento de los acuerdos adoptados en reuniones anteriores.
El orden del día debería poder ser modificado y ampliado a propuesta de cualquiera
de los participantes.
La documentación relacionada con los puntos del orden del día, se debería facilitar
con antelación a día reunión.
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6.4 - Desarrollo de las reuniones
Las reuniones se iniciaran con la presentación del orden del día por parte del
responsable de la Secretaría de la Comisión.
Cada punto del orden del día se inicia con la exposición del responsable del mismo,
procediéndose a continuación al intercambio de ideas y opiniones al respecto que,
en la medida en que sea posible, debería terminar con una decisión del Presidente
de la Comisión o, en su caso, con la adopción de un acuerdo.
Sería conveniente que los asistentes a la reunión firmaran una lista de asistencia
para evidenciar la misma.
7 - Acuerdos Adoptados
Para que el seguimiento continuo sea eficaz, los acuerdos adoptados en la Comisión
deben ser de obligado cumplimiento para todas las unidades del Organismo Pagador
vinculadas a los mismos en virtud de su contenido. En consecuencia, las unidades
responsables de su ejecución deberían facilitar a la Comisión la pertinente
documentación probatoria.
Salvo que en los propios acuerdos se indique otra cosa, deberían ser de inmediata
ejecución desde la reunión en la que se adoptan y se recogerán en el acta o
documento resumen de dicha reunión.
Los acuerdos sólo deberían poder anularse mediante otro acuerdo adoptado en el
seno de la Comisión, excepto que en el propio acuerdo se indique de otra forma.
La Secretaría de la Comisión, debería comunicar los acuerdos adoptados a las
unidades afectadas cuando los representantes de éstas últimas no hayan asistido a la
reunión en la que se adoptan.
8 - Actas de las reuniones
El contenido de las reuniones de la Comisión debería ser evidenciado mediante algún
tipo de documento, que preferentemente debiera ser un acta. La responsabilidad de
su elaboración debería ser de la Secretaría de la Comisión.
Como mínimo en el acta se debería indicar:

La identificación de las personas asistentes y la unidad a la que
pertenecen.

El orden del día seguido en la reunión.
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
La aprobación del acta de la reunión anterior.

Un resumen de lo expuesto en cada punto del orden del día, indicando
las personas que intervienen y el contenido de sus intervenciones.

El seguimiento de los acuerdos alcanzados en la última reunión y
asimismo, de aquellos queden pendientes de reuniones anteriores.

Los acuerdos adoptados en la reunión.

La fecha prevista de celebración de la próxima reunión.
El borrador del documento debería hacerse llegar a los integrantes de la Comisión,
para que realicen las observaciones y/o aclaraciones que se estimen oportunas.
Asimismo, se debería facilitar a los invitados que hayan sido convocados a la reunión,
a los mismos efectos.
Teniendo en cuenta las alegaciones o aclaraciones realizadas al borrador, se
elaborará el documento que se llevará a la siguiente Comisión para su aprobación.
Las actas aprobadas en la Comisión serán firmadas por el Presidente de la Comisión.
9 - Informes
A los efectos de valorar la eficacia y eficiencia del trabajo de la Comisión es
recomendable elaborar un informe anual detallando todos los acuerdos adoptados
en el marco de la Comisión durante el ejercicio, así como el estado de cumplimiento
de los mismos al final de dicho ejercicio.
Este informe, además, permite tener una visión de conjunto de la marcha del
seguimiento realizado y conocer las áreas objeto de mayor y menor seguimiento.
Estos informes deberían tener las mismas formalidades que se han indicado para
actas de cada reunión, en lo que se refiere a su elaboración, firma y distribución, y
podría ser uno de los documentos soporte de la declaración de fiabilidad y por lo
tanto podría relacionarse en el Anexo I de la misma.
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