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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011
Jefe de
Control
Interno :
JOAQUIN GOMEZ
ACEVEDO
Período evaluado: 12 de Noviembre de 2014
Al 12 de Marzo de 2015
Fecha de elaboración: 1 2 de Marzo de 2015
AMBIENTE DE CONTROL
El componente Ambiente de Control requiere mejoras en cuanto a la implementación
y posterior socialización de elementos de carácter ético e informativo propios de una
entidad encargada del manejo del deporte y la recreación, elementos requerido en
pro de una mejor orientación tanto al usuario (publico), como a los funcionarios de la
entidad y a los vinculados a los diferentes programas que cofinancia el
INDERSUCRE a través de los programas institucionales, los cuales igualmente
hacen parte de la institucionalidad y que están en mora de implementarse en el
instituto, como : El Sistema de Información Misional, en el cual se registran los
diferentes eventos, ludotecas, peticiones, quejas y reclamos. La elaboración del
Código Ético, los acuerdos éticos y el Código de Buen Gobierno entre otros, los
cuales están pendientes de elaborar e implementar en la entidad.
La Oficina Asesora de Control Interno recomienda una mejor interacción entre las
Áreas Financieras y Presupuestal y el Área de Deportes, en pro de lograr una
información clara, eficiente y oportuna al momento de indagar por el estado tanto de
convenios interadministrativos, como del desarrollo de los programas institucionales
que desarrolla el INDERSUCRE con COLDEPORTES, al igual que los resultados de
Ligas y Clubes Deportivos Departamentales que participan en torneos del calendario
federativo nacional o en otros torneos considerados prioritarios para la preparación
de los deportistas que hacen parte de ellas. Esta integración entre las áreas
señaladas nos permite conocer de primera mano tanto la inversión como el
desarrollo de todos y cada uno de los programas objeto de seguimiento, al igual que
el cumplimiento de la normatividad requerida desde el inicio hasta el final del
procedimiento objeto de evaluación.
El Área de Deportes debe interesarse en las responsabilidades inherentes a su
competencia, es decir el éxito de la labor del Supervisor de un determinado convenio
interadministrativo o contrato radica en mantener actualizada la información
relacionada con éste en todos sus componentes, tanto legales, como administrativos
y financieros, dado que el resultado de una eficiente labor de supervisión depende
del conocimiento y manejo eficiente de la actividad encomendada.
Las recomendaciones elaboradas por esta oficina, no son más que el resultado, de
las ultimas evaluaciones practicadas a los documentos encomendados a diferentes
funcionarios de dicha sección, a quienes se les ha demandado algún tipo de
información puntual y cuyo resultado ha sido a nuestro juicio deficiente, por la falta
de aportaciones en relación con las informaciones requeridas.
Sugiere igualmente la Oficina de Control Interno verificar la idoneidad de las
Fundaciones con las que se realizan los Convenios o Contratos, en aras de obviar
futuros señalamientos o sanciones por parte de los entes de Control, a quienes
rendimos información periódica o a las entidades encargadas de practicar las
consabidas auditorías a la entidad.
Avances
Luego de analizar en profundidad los compromisos firmados por la Dirección de la
entidad con los Organismos de Control, tendientes a la actualización de documentos
tales como: el Archivo de la entidad, el Manual de Contratación y los Manuales de
Procesos y Procedimiento de la entidad y como resultado del análisis de los
documentos plasmados en la visita efectuada por la Contraloría General del
Departamento, en el Primer Semestre del 2014, aparecen como los hallazgos
administrativo más significativos señalados por el ente de Control Departamental:
El Estado inadecuado del Archivo de la entidad, la actualización de los Manuales de
Contratación, de Funciones y Competencias Laborales y de Procesos y
Procedimientos y del Modelo Estándar de Control Interno MECI, los cuales fueron
incluidos dentro de los compromisos puntuales a cumplir dentro del Plan de
Mejoramiento suscrito por el INDERSUCRE ante la Contraloría General del
Departamento.
Sin embargo como hecho positivo cabe resaltar la elaboración del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal (C.D.P.)Número 1000330 de fecha 03 de Diciembre de
2003 por valor de $ 17.000.000,oo mediante el cual se garantiza “la Contratación de
la Organización y Actualización del Archivo General del INDERSUCRE, para darle
cumplimiento a la Ley 594 del 2000 (Ley de Archivo).
Manuales de Funciones y Competencias Laborales y de Procesos y
Procedimientos:
No obstante las falencias señaladas se firmó con el ente de Control Departamental
un Plan de Mejoramiento con fecha 01 de Agosto de 2014. Como consecuencia de
lo anterior la Dirección del Instituto, se comprometió mediante la expedición del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal Nos 1000327 por valor de $17.000.000,
oo, para contratar con la FUNDACION PARA LA INVESTIGACION Y EL
DESARROLLO TERRITORIAL “FUNDET”, con Nit No 823.003.596-7, la
elaboración del MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMENTOS, quien se entregó
en su momento a la Dirección de la institución, pero se encuentra pendiente de su
socialización ante todos los funcionarios del INDERSUCRE.
Con relación al MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de manera igual
la Dirección del Instituto, en atención a los señalamientos del ente de Control
Departamental, contrató la elaboración del MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS LABORALES, con la FUNDACION PARA LA INVESTIGACION
Y EL DESARROLLO TERRITORIAL “FUNDET”, con Nit No 823.003.596-7, para lo
cual se expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No 1000330 por valor
de $17.000.000,oo, sin embrago se encuentra pendiente de su socialización ante
todos los funcionarios del INDERSUCRE.
Es preciso señalar los avances significativos observados en el periodo comprendido
entre el 10 de Febrero a la fecha de elaboración del presente informe, 12 de Marzo
de 2015, por parte del Nuevo Director (E) de le entidad, quien dio inició desde el
momento de su posesión en el cargo a la implementación de una serie de medidas
tendientes a la normalización de los procesos de la entidad, invitando para ello a
todos los funcionarios de la institución a que conformaran un solo equipo de trabajo,
tendiente a lograr la transformación estructural del INDERSUCRE. Para lo anterior
ha convocado a una serie de reuniones con los miembros de las diferentes áreas
(Sección Administrativa y Financiera, Sección de Control y Desarrollo Deportivo y
de la Dirección), en pro de desarrollar una serie de planes de acción que permitan
de manera conjunta enrutar a la institución en la obtención en el mediano y largo
plazo de las metas propuestas en los diferentes programas que debe desarrollar la
institución.
Celebramos con beneplácito esta serie de medidas, con las cuales nos
identificamos y estaremos prestos desde ya a brindar el acompañamiento requerido
para la obtención de tales objetivos.
AVANCES MECI
El Modelo Estándar de Control Interno - MECI, en materia de Políticas de
Mejoramiento continúo planteados por el espíritu del citado modelo dentro de la
entidad.
Fue entregado a la Dirección de la entidad la Nueva versión del Modelo Estándar
de Control Interno de la entidad, acorde con el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014.
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
El componente Administración del Riesgo, comprende todo lo relacionado con su
Respectivo análisis y valoración. La implementación del mismo debe hacerse
mediante Acto Administrativo (Resolución) “por la cual se crea y acoge la matriz para
evaluar los riesgos previsibles en la contratación pública de la entidad”.
De acuerdo a la norma “El Plan Anticorrupción” y los Planes de Acción que deben
publicar las entidades el 31 de enero de cada año, se encuentran en mora en la
institución, con el riesgo que significa dicho incumplimiento. Recalcamos
nuevamente la URGENCIA de la implementación de los citados procesos en la
entidad, so pena de incurrir en posibles sanciones de carácter administrativas y
disciplinarias.
Continua igualmente pendiente la implementación de los Planes y Programas,
Operaciones por Procesos y Estructura Organizacional del Instituto, elementos que
soportan los objetivos de la entidad. La implementación de este vital componente
tiene igualmente carácter de URGENCIA, por esta razón la Oficina Asesora de
Control Interno de la entidad hace un llamado nuevamente a la Dirección de la
entidad, para que programe cuanto antes la implementación del citado mecanismo.
Otros de los riesgos graves son los que acarrea el no pago de los aportes de los
empleados a los fondos de cesantías, tanto públicos (Fondo Nacional del Ahorro)
como privados, al igual que los aportes en salud, riesgos profesionales, pensión y
parafiscales, existiendo pronunciamientos severos al respecto por parte de la
Procuraduría General de la Nación, razón por la cual hacemos un llamado
vehemente a la nueva administración, llena de buenos propósitos, a encaminar
acciones que culminen con la actualización en el menor tiempo posible de las deudas
anteriormente señaladas.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Dificultades
A pesar de la insistencia por parte de esta oficina en torno a la normalización del
Software Administrativo y Financiero de la entidad, no se ha logrado aún tener la
información consolidada, puesto que el riesgo continua latente ante cualquier tipo de
requerimiento por parte de los Organismos de Control. Igualmente la Oficina de
control Interno recomienda con carácter URGENTE, la puesta al día de las Licencias
Oficiales de Software, Servidores y P.C. con los que cuenta la entidad a solicitud del
Departamento de Derechos Intelectuales - DIBAM el cual realiza una actualización
anual de tales documentos.
Constituye también falta Gravísima la no rendición de los Informes presupuestal y
contable que se rinden a través del sistema CHIT, los cuales presentan atrasos de
los periodos de Julio a Septiembre y Octubre – Diciembre de 2014, los cuales a la
fecha se encuentran aún pendientes de rendición, con las consabidas sanciones de
Carácter fiscal y disciplinario por parte de las entidades encargadas de su recepción
(Contaduría General de la Nación – Informe Contable) y Contraloría General de la
Republica (Informe Presupuestal).
Avances
En el componente Actividades de Control, a pesar de que el Instituto dispone de las
políticas de operación, procedimientos, actividades de control e indicadores de
gestión por proceso, elementos que orientan la actuación de las personas y permiten
medir su evolución, se trabajó en la actualización de los Manuales de Contratación,
Manual de Procesos y Procedimientos, Manual de Funciones y de Competencias
Laborales, los cuales fueron incluidos en los Planes de Mejoramiento de la entidad,
como resultado de la visita practicada al INDERSUCRE, por la Contraloría General
del Departamento, la cual evaluó la Vigencia Fiscal Enero – Diciembre 2013 y donde
la Dirección de la entidad firmó un Plan de Mejoramiento ante el ente de control
departamental con fecha el 01 – 08 – 2014.
No obstante tenerse identificados los componentes de Información y Comunicación
requeridos y las fuentes internas y externas de Información, mecanismos de
comunicación organizacional e informativa, se hace necesario su actualización
acorde a la normativa vigente para las entidades públicas del orden territorial.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Dificultades
A pesar de la insistencia por parte de la Oficina de Control Interno de la URGENTE
necesidad de la creación de INDICADORES DE GESTIÓN actualizados de cada una
de las Secciones y Áreas de la entidad, para determinar los avances en cada uno de
los procesos y procedimientos vigentes. De los mismos, no se ha logrado hasta el
momento la elaboración ni por áreas, ni de manera individual de la remisión de la
información solicitada, en la mayoría de los casos, lo que hace más crítica la
elaboración de un diagnostico que permita conocer la realidad actual del
INDERSUCRE.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
A pesar de la insistencia de la oficina de control interno que se lleve el modelo de
sistema de control interno de la entidad y que tengan en cuenta las funciones del jefe
de control interno, los Directores anteriores del Instituto, han sido apáticos en
considerar la importancia de esta oficina en su condición de Asesora, desconociendo
sabiendo que es ella, la encargada de velar por la coordinación de todas las áreas
de la entidad y de ejercer un control previo y selectivo en todos los procesos,
procedimientos y funciones de la entidad.
No obstante lo anterior fiel a su condición natural, esta oficina seguirá ejerciendo sus
funciones de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 1474 del 2011 y en concordancia con
el Nuevo Sistema de Control Interno – MECI, reglado por el Decreto 943 del 21 de
Mayo de 2014, en aras de dar cumplimiento a cabalidad con las funciones del cargo.
RECOMENDACIONES
Frente a los elementos del subsistema de Control Estratégico se identifican unas
pocas fortalezas (el incremento en las transferencias por concepto de la Estampilla
Pro desarrollo, la cual le ha procurado unos significativos ingresos a la entidad,
con los que la institución por primera vez ha podido invertir en el rubro de
Construcción, Adecuación y Modernización de Escenarios Deportivos),mientras
que se mantienen debilidades en la falta de puntualidad de las transferencias por
concepto de los recursos de que se alimenta la entidad (Impuestos del Cigarrillo y
Tabaco Nacional y Extranjero, Licores e IVA a Licores),situación que afecta
notoriamente la estabilidad institucional, lo cual sitúa en alto riesgo la existencia
misma de la institución ante el no pago oportuno de los denominados parafiscales
aparte de : Salud, Pensión, Riesgos Profesionales, Cesantías y la nómina misma
del Personal de la Empresa. Estas recomendaciones las ha venido impartiendo la
Oficina de Control Interno en repetidas oportunidades, no habiendo encontrado
hasta el momento, ningún tipo de acción tendiente a mejorar de manera efectiva los
procedimientos pertinentes. Esperamos en esta ocasión poder contar con todo el
interés posible por parte de la nueva administración de la entidad, en aras de sacar
avante los procesos comprometidos con mejoramientos sustanciales que la
institución requiere.
(ORIGINAL FIRMADO)
JOAQUIN GOMEZ ACEVEDO
Jefe Oficina Control Interno