Organizaciones australianas sin ánimo de lucro

Organizaciones australianas sin ánimo de lucro
se benefician de comprar a través del sistema
de compra electrónica smartbuy®
Extraído de una entrevista con John Stuart,
Consejero Delegado, Twilight House
Por Edwin Kuller,
Director Nacional - eMarket Services,
Austrade
Industria
Ubicación
Empresa/Organismo
Servicios prestados
Provisión sin ánimo de lucro de servicios asistenciales a la tercera
edad
Consejo Australiano de Comercio de Nueva Gales del Sur
Twilight House
Twilight House gestiona cuatro residencias para la tercera edad que
prestan servicios a personas mayores
Herramienta de
compra electrónica
smartbuy® TRADE
www.smartbuy.nsw.gov.au
Web
Descripción de la herramientaPráctico sistema de compra electrónica para organismo públicos y
proveedores de organismos públicos
de compra
Experiencia Empresarial. eMarket Services España
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Lecciones aprendidas
La utilización de mercados electrónicos y de herramientas de compra electrónica como smartbuy® no son
exclusivas de entidades comerciales con ánimo de lucro. De hecho, la eficiencia y ahorro de costes que
estas herramientas posibilitan también benefician a las organizaciones sin ánimo de lucro que, con
presupuestos operativos limitados por una financiación fija o decreciente, constituyen candidatos idóneos
para explorar formas de reducir costes, manteniendo sus estándares de productos o servicios.
¿A qué se dedica su organización?
Fundada en 1915, Twilight House es una organización sin ánimo de lucro australiana que gestiona centros
de asistencia para personas mayores.
En la actualidad, Twilight House opera cuatro residencias de asistencia a mayores, a saber:
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Onslow House
Jamieson House
Horton House
Glengarry
Coméntenos cómo llegaron a plantearse utilizar a smartbuy® en su
actividad
John Stuart, Consejero Delegado de Twilight House, se incorporó a esta entidad hace 12 meses,
procedente de otro segmento del sector de atención sanitaria donde había empleado contratos públicos. Al
hacerse cargo de su nuevo puesto en Twilight House, constató que había ámbitos de la función de
compras que podían mejorarse utilizando contratos públicos. Así es como pensaron en smartbuy®, un
funcional sistema de compra electrónica para organismos públicos y proveedores de organismos públicos,
que permite acceder online a dichos contratos. Pronto quedó claro que las soluciones de smartbuy®
podían emplearse para otros aspectos del aprovisionamiento, permitiendo poner en práctica un control
eficaz de las compras y del gasto.
Entre los problemas de aprovisionamiento a los que se enfrentaba Twilight House y en los que
smartbuy® podía ser de utilidad se encontraban:
™ No aprovechar la opción de comprar mediante contratos públicos (con la posibilidad de
beneficiarse de la capacidad de la Administración de actuar como grupo de compra).
™ Prácticas de compra dispares e ineficientes en cada una de las cuatro residencias.
™ Las residencias adquirían los mismos productos, pero de distintos proveedores y a precios
diferentes.
™ En la mayoría de los suministros había una marcada dependencia de un único proveedor por
motivos de comodidad, y no necesariamente porque ofreciese mayor valor.
™ No se analizaba el valor añadido que otros proveedores podían ofrecer.
™ Los proveedores no tenían incentivos para ser competitivos.
Explíquenos los pasos para conectarse a smartbuy®
Para acceder a este sistema, Twilight House se registró por Internet a través del Programa de Inscripción
Online de smartbuy®. Una vez rellenado el formulario, se generó una cuenta en un plazo de dos días
hábiles. A continuación, Twilight House recibió un curso gratuito de formación, que incluía la creación y
administración de cuentas y efectuar compras electrónicamente a través del sistema smartbuy® TRADE.
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Twilight House empezó a efectuar compras en los 6 días laborables siguientes. Hemos seguido
comprando electrónicamente empleando dicho sistema, con el apoyo prestado por el personal de
smartbuy® en todo momento.
El proceso de inscripción fue sencillo y la formación recibida nos permitió utilizar el sistema de forma
inmediata.
¿Cómo funciona smartbuy®? ¿Qué herramienta comercial u operativa
utilizan?
La herramienta que Twilight House utiliza actualmente es smartbuy® TRADE, que es un sistema de
contratación electrónica. smartbuy® TRADE nos permite:
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Localizar y examinar una amplia gama de catálogos de proveedores.
Comparar precios y productos para asegurarnos de que conseguimos el mejor valor.
Realizar pedidos online entre una variada selección de proveedores públicos autorizados
Examinar los pedidos en cualquier fase.
Autorizar pedidos empleando flujos de trabajo y autorizaciones financieras electrónicos.
En la actualidad, Twilight House concilia manualmente los pedidos de compra con las facturas y los datos
de entradas, en el marco de la función de Cuentas a Cobrar del sistema financiero.
Entre las opciones que Twilight House pondrá en práctica en el futuro en su sistema de compra
electrónica se incluyen:
™ La herramienta smartbuy® CONNECT, para vincular las operaciones de compra con el Sistema
de Gestión de Información Financiera, suprimiendo la actual conciliación manual de cuentas.
™ Implementar el intercambio de documentos de pedidos de compra, que permitirá remitir
automáticamente el Pedido de Compra al proveedor mediante la conexión XML integrada.
™ Clasificar catálogos de proveedores específicos.
™ Emitir informes de compra para la gestión y el análisis del gasto.
™ Formar a todos sus gestores para mejorar sus habilidades de compra.
En comparación con otros métodos de compra tradicionales, ¿qué han
logrado como resultado de utilizar smartbuy®?
Hasta la fecha, las soluciones de smartbuy® que Twilight House ha puesto en práctica nos han ayudado a:
™ Acceder a una nutrida selección de más de 340 proveedores y más de 120.000 productos nuevos
a través de contratos públicos, que anteriormente no utilizábamos.
™ Lograr ahorros inmediatos en la compra de electrodomésticos, mediante la opción de mejor
precio que ofrecen los Contratos Públicos.
™ Tener la posibilidad de agrupar a los proveedores de alimentación y de conseguir el mejor precio
para las cuatro residencias, generando ahorros superiores a los 100.000 dólares.
™ Poner en práctica un sencillo proceso de pedido y autorización, que posibilita utilizar mejor el
tiempo y simplificar los procesos administrativos.
™ Diseñar un plan para seguir mejorando el procedimiento de compra en el futuro y crear
conexiones electrónicas con nuestro nuevo sistema financiero.
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¿Podría comentarnos brevemente quién apadrinó smartbuy® y el por
qué de su creación?
Smartbuy® es una iniciativa íntegramente pública, gestionada por el Departamento de Comercio de
Nueva Gales del Sur.
El impulso para desarrollar y poner en práctica smartbuy® proviene del programa político del gobierno
de Nueva Gales del Sur, pensado para reformar los procedimientos de contratación pública y generar
ahorros entre los organismos públicos del gobierno de este estado australiano.
El sistema smartbuy® apareció inicialmente en noviembre de 2002 y fue finalizado en julio de 2004.
smartbuy® es un sistema de compra electrónica plenamente operativo, que genera soluciones de compra
electrónica a medida para organismos y proveedores públicos.
¿Ofrece smartbuy® a los proveedores la posibilidad de distinguirse
por factores ajenos al precio, como marca, calidad o plazos de entrega?
Una de las opciones de smartbuy® ofrece a los organismos públicos es la posibilidad de acceder a
contratos públicos y de realizar compras electrónicas mediante esos contratos. Los contratos públicos
brindan la oportunidad de aprovecharse de la capacidad de las Administraciones de actuar como grupo de
compra entre proveedores y empresas de catering previamente autorizadas, cubriendo una amplia gama
de características y datos de productos, aunque sobre todo se centran en conseguir los mejores precios.
Con smartbuy® se pueden contemplar otras opciones, ofreciendo a los organismos públicos la posibilidad
de confeccionar a medida sus propios catálogos específicos para compras electrónicas, que pueden
adaptarse a las necesidades concretas de cada organismo sobre marca, calidad o plazos de entrega de
proveedores individuales.
¿Cómo cree que usar smartbuy® beneficia a los proveedores?
Para los proveedores de organismos públicos, smartbuy® ofrece un abanico de posibilidades de
contratación electrónica. Entre las ventajas de recurrir a este sistema para tener acceso al mercado público
se incluyen:
™ Ofrece a los proveedores la ventaja de disponer de una vía de acceso unificada a la contratación
pública, reduciendo los costes administrativos, lo que permite menores costes de venta y costes
más bajos de procesamiento de pedidos.
™ Posibilita unos costes de entrada al mercado público, nulos o reducidos.
™ Los proveedores pueden ofrecer información exhaustiva sobre sus productos, dirigida a una
audiencia comercial específica.
™ Posibilita la mejoría de las relaciones cliente/proveedor, al desarrollar el contenido de los
catálogos y la percepción de la actividad de compra real.
™ Suprime plazos y obstáculos geográficos, ofreciendo la oportunidad a proveedores regionales y
locales de entrar en el mercado público en condiciones de igualdad.
™ Posibilita una información precisa sobre los pedidos, al introducirlos directamente en el sistema
de tramitación de pedidos, reduciendo errores y pedidos equivocados.
™ Facilita la homogeneización de los procesos de venta en varios canales.
™ Permite disponer de más tiempo para atender los pedidos.
™ Aumenta las oportunidades de relacionarse con clientes públicos, para comprender mejor sus
necesidades y mejorar la atención a los clientes y su satisfacción.
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¿Cómo se benefician los compradores de utilizar smartbuy®?
La gama de soluciones de smartbuy® está diseñada para facilitar la participación en un servicio único
para la ejecución de la contratación electrónica, y respalda las iniciativas de contratación electrónica de
los organismos públicos y la consecución de ahorros directos al permitir:
™ Mejorar el cumplimiento de los contratos de compra, generando ahorros directos de costes y
racionalización de los productos.
™ Reducir los costes administrativos y de transacción de las compras al simplificar la realización
de pedidos, eliminando duplicidades en los procesos.
™ Reducir los gastos de tesorería y mejorar su gestión al acortar los ciclos temporales de compra.
™ Reducir las inversiones en TI de los organismos y la duplicidad de sistemas, al utilizar
aplicaciones existentes como smartbuy® CONNECT y smartbuy® TRADE,
™ Generar beneficios de compra para las organizaciones gracias al acceso a una nutrida selección
de proveedores competitivos.
™ Maximizar el uso de las inversiones en TI existentes, empleando smartbuy® CONNECT para
respaldar el actual sistema financiero o de ERP de la entidad.
™ Ofrecer a los proveedores costes de entrada nulos o reducidos, eliminando la duplicidad de
costes en la función comercial de cada organismo.
™ Generar transparencia en el eslabón de compra de la cadena de suministro, mejorando la
información.
™ Posibilitar estándares y protocolos comunes que mejoran la interoperatividad.
Cualquiera que sean las necesidades de contratación electrónica de una organización, smartbuy® puede
ofrecer la solución y las opciones de contratación electrónica que complementen las iniciativas de
contratación de aquella.
¿Cómo se plantea el futuro smartbuy®? ¿Qué planes tienen?
En la actualidad, smartbuy® se centra en ayudar a los organismos públicos de Nueva Gales del Sur a
reformar sus prácticas administrativas de contratación. Como sistema operativo de contratación
electrónica, el futuro de smartbuy® pasa por mantenerse al día tecnológicamente y garantizar la
satisfacción de las demandas de capacidad. Entre los proyectos futuros se incluirá desarrollar sistemas que
apoyen la automatización de la cadena de suministro al margen de la aplicación smartbuy®.
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