Informe Final Procesos Credito

DEPENDENCIA O PROCESO AUDITADO:
PROCESO DE CREDITOS (Evaluación de Procedimiento).
RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS CORPORATIVOS
Auditor: LIGIA GAITAN BERNAL.
Apoyo: GRACIELA HERNANDEZ LOZANO
Fecha de realización de la auditoría: NOVIEMBRE de 2014
1. OBJETO DE LA AUDITORIA
Verificar el cumplimiento y conformidad del proceso de Créditos con las
disposiciones planificadas, y los demás requisitos del Sistema de Gestión de la
calidad.
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA
Aplica para todo el proceso de Créditos, todos sus requisitos, su presupuesto, su
documentación, registros y puntos de control.
3. DOCUMENTOS DE REVISADOS
Caracterización del Proceso, Procedimientos, documentos con relación de créditos
recibidos
4. VERIFICACION DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES PLANTEADAS
EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS DEL AUDITADO
Posteriormente el funcionario responsable del proceso deberá elaborar un plan de
mejoramiento el cual deberá ser presentado a la OCI para su aprobación y
seguimiento.
5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA (observaciones y justificaciones)*
Se realizó la auditoría con observación a las normas generalmente aceptadas, esto
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involucró, pruebas de observación, de análisis, revisión documental de normas,
documentos y solicitudes de información.
DEBILIDADES Y ASPECTOS A MEJORAR GENERALES - PROCESO DE
CREDITOS.
 En general en el Proceso, no existen definiciones, lineamientos, políticas de
operación ni se define la Responsabilidad y Autoridad en la ejecución del
procedimiento.
 En la mayoría de los procedimientos no se enuncian los registros que
evidencien el cumplimiento de las actividades.
 No se evidencian tiempos de respuesta, como punto de control a las
diferentes solicitudes de créditos, que permitan atender al afiliado con
responsabilidad y oportunidad.
 No se evidencia integración con el PAC, como punto de control que permita no
excederse en el cupo mensual y así no comprometer la liquidez de la Entidad.
PROCEDIMIENTO CSC-CR-PR-01 OTORGAMIENTO DE CREDITOS
NORMOGRAMA: Dentro de las normas que regulan este procedimiento se
encuentran algunas que ya están derogadas ejemplo:
Acuerdo 0017 de 2006 – Derogado por el Acuerdo 09 de 2012
Acuerdo 0006 de 2011 – Derogado por el Acuerdo 09 de 2012
Igualmente se hace análisis a la normatividad vigente, encontrándose publicados en
la página el Acuerdo 09 de 2012, el cual fue modificado.
INFORMACION Y DIVULGACION
 Se observó que en los requisitos de vivienda publicados en la página no están
en su totalidad.
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 Se registran en la página web modalidades de créditos que fueron eliminados
mediante la modificación al Acuerdo 09 de 2012, ocasionando desinformación
a los afiliados.
 Para la vigencia 2014, no se contó con programa de créidtos, tal y como lo
establece el proceso.
 A los formatos para trámites y solicitudes se encuentran desactualizados sus
logos. Según la directriz dada desde de la Gobernación de Cundinamarca.
RADICACION
 Actualizar procedimiento de conformidad al Acuerdo 09 de 2014, teniendo en
cuenta que a los créditos de vivienda no se les está aplicando el
procedimiento como está planteado en las actividades de la 7 a la 14.
 Es de anotar que se realizó seguimiento a la recepción y radicación de
créditos de vivienda encontrándose según los soportes de control en la Sede
de la Gobernación de Cundinamarca, lo siguiente :
269 solicitudes recepcionadas en la sede Gobernación de Cundinamarca, de
las cuales solo están radicadas 258. I
igualmente el sistema NOVASOFT en la ruta Cartera Financiera, Reporte
229 estadísticas de créditos, arroja un total de 518 créditos radicados,
concluyéndose lo siguiente:
 No se aplica el procedimiento implementado para el proceso de créditos, de
manera completa.
 Se evidencia que se recepcionaron créditos en ambas sedes, situación que
genera desorden y no permite un control estricto.
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 No existe control del presupuesto por cuanto no se expide el CDP en el
momento que lo indica el procedimiento.
 No existen control de recibidos
 Igualmente se realizó una revisión aleatoria de varios expedientes, a los
tiempos de respuesta en las diferentes líneas de crédito, evidenciándose que
no existe un patrón o rango similar en tiempos por línea de crédito.
 Se evidenció que los tiempos otorgados para la legalización de créditos
hipotecarios, no se cumplió en varios casos, sin que se hagan las reversiones
del caso, para dar cobertura a otras solicitudes.
 En la actividad 6 del procedimiento CSC-CR-PR.01 se establece: “Ingresar y
actualizar al sistema de información Novasoft, los datos de solicitante y
codeudores según el caso en el maestro de afiliados.” Sin embargo esta
actividad no se viene cumpliendo totalmente, ya que se han generado
rechazos al momento del pago, por no actualizar los números de cuenta,
ocasionando desgaste administrativo.
 Siendo este un procedimiento misional que recoge los objetivos misionales de
la entidad, no tiene indicadores que permitan medir su eficiencia, eficacia y
monitorear su cumplimiento.
 El proceso solo cuenta con indicadores de eficiencia para el recaudo de
cartera, pero es necesario que sea medido en todas sus etapas.
ENTREGA DE CHEQUES:
 En cuanto al procedimiento para entrega de cheques este se encuentra
enmarcado en el procedimiento Gastos o Pagos (Tesorería) CSC-GF-PR-02,
el cual está incorporado en el Proceso de apoyo Gestión Financiera,
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RECOMENDACIONES
 Aunque el procedimiento no lo establece claramente es conveniente que sea
adoptado por Acto Administrativo.
 Tratándose de un procedimiento que recoge parte del objeto social de la
Entidad, debe ser medido y monitoreado permanentemente, para que de
manera oportuna se corrijan las posibles desviaciones que se puedan
presentar, por lo que se recomienda implementar índices que permitan medir
los tiempos de respuesta y así aplicar acciones de mejora para hacer mas
eficaz el procedimiento.
 Se debe establecer un reglamento interno de créditos que haga parte integral
del procedimiento.
 Establecer puntos de control tanto de radicación, como de cupos en PAC.
Aprobación del Informe.
Apoyo:
Aprobó:
GRACIELA HERNANDEZ L.
LIGIA GAITAN BERNAL
Jefe de Oficina de Control Interno
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