Migracion de datos de un formato a otro respetando su

Ref. 1-2015-6673 - 5104/2015/SGC - 410
Asunto: Re: Concepto técnico
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 12016-00051 mediante la cual consulta: !"#$% &'#()&'*% &+,-(&.% )/% +.*(#'-0-#/1*% 12(/-(*%
orientado a la reproducción de la información en otro formato, siempre que se garantice la
preservación y consulta de la información en el tiempo?34
Al respecto nos permitimos señalar lo siguiente:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
!
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo
General de la Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de
las nuevas tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las
entidades del Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la
Presidencia de la República.
!
5&% 5#6% 789% '#% :;;;% !<*.% 0#'-*% '#% ,&% ()&,% $#% '-(1&% ,&% Ley General de Archivos y se
'-(1&/% *1.&$% '-$+*$-(-*/#$3% '#=-/#% #/% #,% >.1?(),*% @A% !B>C5>% DE% FEBEGHIJG%
DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos3K%#/%(*/$#()#/(-&%$#%+)#'#%-/=#.-.%L)#%,&%1&M,&%'#%.#1#/(-N/%'*()0#/1&,%#$%
el instrumento archivístico que permite establecer cuáles son los documentos que
institucionalizan las funciones y procesos de una entidad, que tiempo deben permanecer
en cada etapa del ciclo vital y que debe hacerse con ellos una vez finalice su uso o
utilidad.
!
El Decreto 1080 del 26 de Mayo de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector
Cultura, en el cual se unifica toda la normativa expedida en el sector cultura, desarrolla
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temas de la gestión documental propiamente del programa de gestión documental, del
sistema de gestión documental, la gestión de documentos electrónicos de archivo, los
requisitos para su autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad,
preservación y conservación, características fundamentales de los documentos
electrónicos de archivo.
!
E,%>()#.'*%>OG%G*4%;;9%'#%:;P@%!<*r el cual se reglamenta parcialmente los Decretos
2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención y valoración
'*()0#/1&,3, establece en su Artículo 15A%!E,-0-/&(-N/%'#%'*()0#/1*$A%,&%#,-0-/&(-N/%'#%
documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las
tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser
aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el
Comité Interno de Archivo. Según el caso se podrá elevar consulta al Archivo General
de la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de
ciertos documentos, a su vez este podrá solicitar concepto al organismo cabeza de
$#(1*.%&,%L)#%(*..#$+*/'&%,&%'*()0#/1&(-N/%*MQ#1*%'#%(*/$),1&34
!
La Circular Externa No. 5 de 2012 emi1-'&%+*.%#,%>OG4%!F#(*0#/'&(-*/#$%+&.&%,,#R&.%&%
cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de
,&% -/-(-&1-R&% (#.*% +&+#,3K% #$1&M,#(#% ,*$% ,-/#&0-#/1*$% $*M.#% ,&% '-S-1&,-T&(-N/% '#%
documentos.
!
5&% H-.(),&.% EU1#./&% G*4% ;;@% #0-1-'&% +*.% #,% >OG4% !D-.#ctrices para la elaboración de
Tablas de Retención D*()0#/1&,34%
Acorde con su solicitud procedemos a responder así:
Con fundamento en lo dispuesto en el Acuerdo 004 de 2013, es importante ratificar que las
entidades deberán contar con Tablas de Retención Documental - TRD que reflejen la totalidad e
integralidad de toda su producción documental, en consecuencia, se infiere que se debe realizar
un análisis de la producción documental para determinar el tipo de soporte físico o electrónico
de tal manera que se pueda identificar el tratamiento que se le va a dar a los documentos, sin
que pierda sus características y propiedades que le den su valor probatorio a lo largo de su ciclo
vital.
Por otro lado, tal como se establece en la Circular Externa 002 de 2012, la adopción de
tecnologías de información y las comunicaciones (TIC); por parte de la administración implica
generar y procesar documentos electrónicos y estos deben ser soportados por procesos y
controles formales; por lo cual, en primera instancia se recomienda a las áreas de archivo y
correspondencia en las entidades públicas, que es un deber articularse con otras áreas de la
entidad como lo son Planeación y Tecnologías de la Información, con el propósito que, de forma
✵✶✷✹✺✻✼ ✽❀❁❀✶❂❃ ❄❀ ❃❂ ❍❂✷✺■❁ ❏✼✶❑❀ ▲❂❃❂✷✺✼▼ ▲✶❀✷✺❂❄✼❖ ❀▼4❂◗❃❀✷✺❘✺❀❁4✼ ❙❯◗❃✺✷✼ ❂❄▼✷✶✺4✼ ❂❃ ❱✺❁✺▼4❀✶✺✼ ❄❀ ❲❳❃4❳✶❂
❨❨❨❩❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ③ ❴①④❦❭⑤❬❪❴⑥① ❬② ❪❴⑦⑧❬⑧❬①❦ ③ ⑨❴⑨⑩F⑤❬ ⑧F ❶F⑩❴❪❴❦①F⑨❷ ❸⑦F❹❬⑨ ❺ ❭F❪②❬⑤❦⑨
❻❼❽❾❿➀➁ ❪❦①⑩❬❪⑩❦➂❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ➃ ➄❭❩ ➅ ➆❦❩ ➅➃➇➈ ➉F②➊ ➋➌➍ ➌➍➍➍ ➃ ➎❬➏➊ ➋➋➐ ➌➑➈➇ ➃ ➒❦♣❦⑩➓ ➔❩➄❩❷ ➄❦②❦⑤→❴❬❩
➣➊ ➅
↔➔↕➃➎➃➑➈
➎F❪❫❬➊ ➌➑➈➋➃➈➌➃➈➈
interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser más
eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseñando los
procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con características integrales
propias de la archivística; implementando buenas prácticas para el uso racional de los recursos,
entendiendo que el cero papel no es solo una acción tecnológica, sino que se requiere la
integración de los recursos: humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que permitan dar
cumplimiento a los objetivos que señala la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, los cuales
son: optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos de la entidad, aplicando de
forma correcta la disciplina archivística y la gestión documental, para garantizar la protección
del patrimonio documental digital de nuestro país.
Agradecemos su interés por el tema y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas
para archivos http://www.archivogeneral.gov.co; igualmente a participar activamente en los
eventos de formación y capacitación que el AGN, desarrolla mediante el Sistema Nacional de
Archivos, así como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de forma
progresiva a las entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para una
adecuada administración de la gestión documental.
Cordialmente,
JORGE EDUARDO ALZATE CORTES
Coordinador del Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital.
Anexos: N.A
Proyectó: Carolina Muñoz Ramírez V Profesional del Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Revisó: Jorge Eduardo Álzate Cortés V Coordinador del Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Archivado en: Grupo de Documento Electrónico y Preservación Digital
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