evaluación de equipo médico - Instituto Nacional de Rehabilitación.

PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-03
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Fecha: JUN 15
Rev. 04
EVALUACIÓN DE EQUIPO MÉDICO
Hoja: 1 de 8
EVALUACIÓN DE EQUIPO MÉDICO
Puesto
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Ingeniero Biomédico
(Coordinador de Gestión)
Subdirector de Investigación Tecnológica
Director de Investigación
Firma
F02-SGC-01 Rev.2
PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-03
DIRECCIÓN DE INVESTIGACION
Fecha: JUN 15
Rev. 04
EVALUACIÓN DE EQUIPO MÉDICO
Hoja: 2 de 8
1. Propósito
Participar en los procesos de evaluación de tecnología médica con el fin de seleccionar las
opciones del mercado de acuerdo a las necesidades del Instituto Nacional de Rehabilitación.
mejores
Elaborar y evaluar las Bases Técnicas que forman parte de los requisitos para llevar a cabo la Licitación
de Equipo Médico de nueva adquisición en el Instituto Nacional de Rehabilitación.
Realizar análisis de factibilidad para la adquisición de equipo médico para asegurar la instalación, uso y
mantenimiento en tiempo y forma.
2. Alcance
A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Investigación, Dirección Quirúrgica,
Dirección Médica, Dirección de Administración y a la Subdirección de Investigación Tecnológica.
3. Responsabilidades
• Subdirectora de Investigación Tecnológica: Participar en los procesos de adquisición de equipo
médico.
Revisar los Dictámenes Técnicos de Factibilidad.
• Jefe del Departamento de Evaluación Tecnológica: Realizar los Anexos Técnicos para la adquisición
de equipo médico, las cuales servirán como parámetro de evaluación en las adquisiciones que se lleven a
cabo en la Subdirección de Compras y Suministros del Instituto Nacional de Rehabilitación.
Realizar el Análisis de Factibilidad para la elaboración de los Dictámenes Técnicos de Factibilidad.
Coordinar los cursos de Capacitación impartidos por el proveedor, sobre el manejo del equipo médico de
nueva adquisición al personal usuario del mismo.
Elaborar el fallo técnico en los procesos de licitación.
• Los Jefes de Departamento de la Subdirección de Investigación Tecnológica: Verificar que el equipo
médico de nueva adquisición sea entregado completo incluyendo accesorios e informar cualquier
anomalía al respecto al área de Activo Fijo, Almacenes y Control de Inventarios, además de supervisar la
instalación y puesta en marcha del equipo.
• Investigador.- Solicitar el Análisis de Factibilidad de los Equipos Médicos.
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4. Políticas de operación y normas.
• Los equipos médicos de nueva adquisición deben cumplir con las normas establecidas por la Secretaria
de Salud.
• Las empresas deben certificar que los equipos cumplan con los requisitos establecidos en la norma.
• Los criterios están enfocados a seleccionar las mejores opciones del mercado de acuerdo a las
necesidades.
• Para la adquisición del equipo médico deberán solicitar por escrito la asesoría técnica a la Subdirección
de Investigación Tecnológica.
• La adquisición de equipo médico está alineado a la “Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Público” y a las “Políticas Bases y Lineamientos para la adquisición y arrendamiento de Bienes
muebles y servicio” vigente.
• La adquisición de equipo médico deberá de alinearse al Programa sectorial de salud 2013, la línea de
acción número 5.3.2. “Desarrollar la infraestructura física y equipamiento en salud alineada con las
necesidades demográficas, epidemiológicas, de desarrollo económico y culturales”.
El investigador deberá tramitar ante la Subdirección de Investigación Tecnológica el Dictamen Técnico de
Factibilidad con el fin de solicitar a la Dirección de Investigación la Carta de Apoyo Institucional, la cual es
necesaria para someter proyectos de investigación a instancias de financiamiento externo.
5. Descripción del procedimiento:
N°
1
2
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Subdirector de
Investigación
Tecnológica
Instruye al Jefe de Departamento de Evaluación Tecnológica a participar en
el proceso de adquisición de equipo médico.
Jefe de
Departamento de
Evaluación
Tecnológica
Busca información respecto a funcionalidad, seguridad, costos, análisis del
mercado, proveedores.
Recopila información técnica (especificaciones) que se utilizará en los
procesos de adquisición de equipo.
3
4
Subdirector de
Compras y
Suministros
5
Subdirector de
Investigación
Tecnológica
F02-SGC-01 Rev.2
Informa a la Subdirección de Investigación Tecnológica mediante
memorando que se llevará a cabo un proceso de adquisición de equipo
médico y solicita su participación
Recibe memorando e instruye al Departamento de Evaluación Tecnológica
participar en el proceso de adquisición.
PROCEDIMIENTOS
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Hoja: 4 de 8
N°
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8
9
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Jefe de
Departamento de
Evaluación
Tecnológica
Elabora el Anexo Técnico F02-PR-SIT-03 y lo envía al Área médica
solicitante para su aceptación.
Jefes de Servicio o
de Laboratorio Área
Médica
Recibe y da visto bueno o rechazo al Anexo Técnico F02-PR-SIT-03.
¿Procede?
No: Regresa a la actividad 6
Si: Continua
Entrega a la Subdirección de Compras y Suministros el Anexo Técnico F02PR-SIT-03 para anexarlo a las Bases de la licitación.
Jefe de
Departamento de
Evaluación
Tecnológica
Subdirector de
Compras y
Suministros
10
11
Jefe del
Departamento de
Evaluación
Tecnológica
Envía al área solicitante para el rechazo o aceptación del producto ofertado de
conformidad con lo solicitado.
12
13
Jefes de Servicio o
de Laboratorio Área
Médica
Jefe del
Departamento de
Evaluación
Tecnológica
Recibe Evaluación técnica proveedor F03-PR-SIT-03 y llena el formato
Dictamen Técnico F04-PR-SIT-03 debidamente avalado por el área
solicitante
Envía Dictamen Técnico F04-PR-SIT-03 a la Subdirección de Compras y
Suministros.
16
17
Revisa Propuesta técnica.
Da el visto bueno de aceptación o rechazo del bien ofertado en el formato de
Evaluación técnica proveedor F03-PR-SIT-03 y lo envía al área de
Evaluación Tecnológica.
14
15
Recibe el Anexo Técnico F02-PR-SIT-03 y realiza el proceso de adquisición
de equipo médico.
VER PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE EQUIPO (PR-SCS-03)
Entrega mediante oficio a la Subdirección de Investigación Tecnológica y
Departamento de Evaluación Tecnológica las propuestas técnicas para su
evaluación.
Revisa propuesta técnica conforme a las Bases y Anexo Técnico F02-PRSIT-03.
Subdirector de
Compras y
Suministros
F02-SGC-01 Rev.2
Recibe oficio del Dictamen Técnico F04-PR-SIT-03 del equipo médico
ofertado.
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Hoja: 5 de 8
N°
RESPONSABLE
18
19
20
21
22
23
24
Jefe de
Departamento de
Adquisiciones
Jefes de Servicio o
de Laboratorio Área
Médica
Jefe del
Departamento de
Evaluación
Tecnológica
Jefe del
Departamento de
Ingeniería Biomédica
y Coordinadores
Jefe del
Departamento de
Evaluación
Tecnológica
Jefes de Servicio o
de Laboratorio Área
Médica
25
26
N°
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Emite el fallo final del proceso de adquisición de equipo médico ofertado y
tramita la adquisición.
Informa al Departamento de Activo Fijo.
VER PROCEDIMIENTO CONTROL DE ALTAS, BAJAS Y RESGUARDO DE
BIENES MUEBLES (PR-SCS-08)
Recibe el equipo y se signa junto con el proveedor el Certificado de
Aceptación F05-PR-SIT-03 en el apartado correspondiente.
Turna al Departamento de Ingeniería Biomédica para la instalación y puesta
en marcha del equipo.
Supervisan la instalación y puesta en marcha del equipo medico, verificando el
buen funcionamiento del mismo. Signa la Constancia de Instalación y
Puesta en Marcha de Equipo Nuevo F06-PR-SIT-03 en el apartado
correspondiente junto con los jefes de Servicio o de Laboratorio Área Médica y
el proveedor y turna el formato al Departamento de Evaluación Tecnológica
Solicita al proveedor mediante oficio los cursos de capacitación tanto técnica
como de operación signando en conjunto con el área usuaria la programación
de dichos cursos.
Recibe capacitación impartida por el proveedor para el manejo, cuidado y
óptimo aprovechamiento del equipo por el área usuaria y signan la Lista de
Asistencia F04-MGC-DG-01 los participantes de la capacitación.
Signa el área médica y el Departamento de Evaluación Tecnológica el
Certificado de Aceptación F05-PR-SIT-03 en el apartado correspondiente.
TERMINA PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
FACTIBILIDAD PARA LA INSTALACIÓN Y OPERACION DE EQUIPO MÉDICO QUE SE PLANEA ADQUIRIR
EN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON RECURSOS EXTERNOS
Investigador
Solicita vía telefónica al Departamento de Evaluación Tecnológica el Análisis
de Factibilidad, enviando el formato Datos Técnicos del Equipo Médico F0727
PR-SIT-03 debidamente requisitado.
Jefe del
El Jefe del Departamento de Evaluación Tecnológica realiza el análisis de
factibilidad y elabora el Dictamen Técnico de Factibilidad F08-PR-SIT-03.
Departamento de
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Evaluación
Tecnológica
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PROCEDIMIENTOS
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EVALUACIÓN DE EQUIPO MÉDICO
Hoja: 6 de 8
N°
RESPONSABLE
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Subdirector de
Investigación
Tecnológica
Jefe del
Departamento de
Evaluación
Tecnológica
ACTIVIDAD
Turna el Dictamen Técnico de Factibilidad F08-PR-SIT-03 al Subdirector
de Investigación Tecnológica debidamente requisitado para su revisión.
Revisa y firma el Dictamen Técnico de Factibilidad F08-PR-SIT-03. Lo
turna al Departamento de Evaluación Tecnológica.
Recibe el Dictamen Técnico de Factibilidad F08-PR-SIT-03 y lo entrega al
Investigador, firmándole de recibido.
TERMINA PROCEDIMIENTO
32
6. Documentos de referencia:
DOCUMENTO
CODIGO
NMX-CC-9001-IMNC-2008 ISO 9001:2008 Sistemas
de Gestión de la Calidad-Requisitos
Manual de Gestión de la Calidad
Control de Documentos y Registros
Manual de Organización del Instituto Nacional de
Rehabilitación
Guía Técnica para la elaboración de manuales de
procedimientos
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público
Políticas, Bases y Lineamientos para la Adquisición
de Bienes Muebles y Servicios
N/A
REGISTRO
Anexo Técnico
Evaluación técnica
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
3 años
3 años
Dictamen Técnico
3 años
Certificado de aceptación
3 años
Constancia de Instalación y
Puesta en Marcha
3 años
F02-SGC-01 Rev.2
MGC-DG-01
PR-SGC-01
MO-DG-01
N/A
N/A
N/A
RESPONSABLE DE
CONSERVACIÓN
Jefe del Departamento
de Evaluación
Tecnológica
Jefe del Departamento
de Evaluación
Tecnológica
Subdirección de
Compras y Suministros
Jefe del Departamento
de Evaluación
Tecnológica
Jefe del Departamento
de Evaluación
Tecnológica
CODIGO
F02-PR-SIT-03
F03-PR-SIT-03
F04-PR-SIT-03
F05-PR-SIT-03
F06-PR-SIT-03
PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-03
DIRECCIÓN DE INVESTIGACION
Fecha: JUN 15
Rev. 04
EVALUACIÓN DE EQUIPO MÉDICO
Hoja: 7 de 8
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
Lista de asistencia
3 años
Memorando para participar
en el proceso de adquisición
de equipo médico
3 años
Datos Técnicos del Equipo
Médico
3 años
Dictamen
Factibilidad
3 años
Técnico
de
RESPONSABLE DE
CONSERVACIÓN
Jefe del Departamento
de Evaluación
Tecnológica
Subdirectora de
Investigación
Tecnológica
Jefe del Departamento
de Evaluación
Tecnológica
Investigador
CODIGO
F04-MGC-DG-01
NO APLICA
F07- PR-SIT-03
F08- PR-SIT-03
7. Glosario
Anexo Técnico.- Descripción del equipo con especificaciones técnicas para su adquisición.
Certificado de aceptación.- Documento donde se avala la entrega, la instalación y capacitación del
equipo médico aceptado por el área solicitante
Dictamen Técnico.- Documento donde se justifica la aceptación o rechazo de la propuesta técnica de
los proveedores.
Constancia de Instalación y puesta en marcha.- Documento donde se avala la instalación del equipo
médico aceptado por el área solicitante
Lista de asistencia.- Documento donde se avala la capacitación del equipo médico aceptado por el área
solicitante.
Equipo Médico.- Equipo destinado a la atención médica en procedimientos de exploración, diagnóstico,
tratamiento, rehabilitación e investigación, incluyendo el equipo de laboratorio.
Dictamen Técnico de Factibilidad.- Documento donde se describe el resultado del análisis de
factibilidad, dictaminando si el área donde se instalará el equipo médico cuenta con la infraestructura
necesaria para la operación del mismo.
Análisis de Factibilidad de equipo médico.- Es el estudio que se realiza para la adquisición de un
equipo médico, donde se efectúa el análisis de mercado, de seguridad, de infraestructura, guías
mecánicas, necesidad de consumibles, accesorios, mobiliario, área disponible y mantenimiento.
F02-SGC-01 Rev.2
PROCEDIMIENTOS
Código:
PR-SIT-03
DIRECCIÓN DE INVESTIGACION
Fecha: JUN 15
Rev. 04
EVALUACIÓN DE EQUIPO MÉDICO
Hoja: 8 de 8
8. Control de cambios
Revisión
02
03
04
Descripción del cambio
Modificación en las actividades 5, 7,16, 17 y 21, eliminación
de la actividad 22, modificación de los años de conservación
de los registros
Actualización e integración en el procedimiento la sección
Factibilidad para la instalación y operación de equipo médico
que se planea adquirir, en proyectos de investigación con
recursos externos.
Actualización de la imagen institucional
F02-SGC-01 Rev.2
Fecha
Julio 2012
Febrero 2014
JUN 15