de las distintas normas legales de carácter administrativo y

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Dirección de Administración y Finanzas
INTRODUCCION
Los manuales de procedimientos constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
En otras palabras, son fundamentalmente un instrumento de comunicación.
Si bien existen diferentes tipos de manuales que satisfacen distintos tipos de
necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene
la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una
organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se
transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir
información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de
que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado
conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados
aislados.
El principal objetivo del presente documento es uniformar mediante procedimientos
escritos
las
múltiples
actividades
y
funciones
que
cumple
el
Departamento de Administración y Finanzas, el cual está compuesto por funcionarios de
las Unidades de Personal, Adquisiciones, Bodega e Inventario, Tesorería, Permisos de
Circulación, Rentas y Patentes e Informática, que deben por el correcto cumplimiento
de las distintas normas legales de carácter administrativo y financiero que rigen al
Sector Municipal y por ende, las disposiciones legales que emanan de la Contraloría
General de la República en su ámbito de competencia.
Manual de Procedimientos Dirección de Administración y Finanzas
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PROCEDIMIENTOS DE TESORERIA MUNICIPAL PARA LA LIQUIDACIÓN,
RECAUDACION, REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS
 Los procedimientos que se contemplan para la Unidad de Tesorería tiene por
objeto uniformar y regular un procedimiento eficiente y eficaz para la liquidación,
recaudación, registro y control de los ingresos de la Municipalidad de Quinchao.
 Su aplicación afecta a todas las unidades del municipio que operen con ingresos
municipales.
 Las siguientes unidades de la Administración Municipal operarán directamente con
este Manual:
Unidades giradoras:

Juzgado de Policía Local: es la unidad encargada de girar todas las multas
aplicadas por ese tribunal.

Dirección de Obras: es la unidad encargada de girar todos los ingresos por
aplicación de la Ley General de Urbanismo y Construcciones, la Ordenanza
local de Derechos, y en general, otros ingresos que genere esta unidad.

Unidad de Permisos de Circulación: es la unidad encargada de girar todos
los impuestos, derechos y gravámenes correspondientes a permisos de
circulación de acuerdo a la normativa legal vigente.

Unidad de Rentas y Patentes: es la unidad encargada de girar todos los
impuestos, derechos o gravámenes que señala la Ley de Rentas Municipales,
la ordenanza local y en general cualquier ingreso no considerado en las
unidades anteriores.

Dirección de Administración y Finanzas: es la encargada de girar todos los
ingresos provenientes de la Tesorería General de la República,
Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo y otras instancias
provenientes del Gobierno Regional y/o Intendencia Regional, entre los
ingresos más importantes.

Tesorería Municipal, respecto las especies valoradas, remate de Bienes de
Activo Fijo que son dados de baja y otras de interés o que son designadas
por la Dirección de Administración y Finanzas.
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Unidad Recaudadora:

Tesorería Municipal: Es la unidad encargada de recaudar todos los
ingresos que reciba la Municipalidad de Quinchao.
Unidad Contable:

Contabilidad y Presupuesto: Es la unidad encargada de los registros
presupuestarios y contables de los ingresos municipales.
Dirección de Control:
Es la unidad encargada del Control Interno, sobre todo en el proceso y sobre
todas las unidades que participen en la operación de ingresos. Asimismo, tiene un
rol asesor y resolutivo en contingencias que puedan surgir entre las distintas
unidades que participan en el proceso.
DEL GIRO DE LOS IMPUESTOS
 En general, el procedimiento de ingresos actualmente en vigencia es computacional,
la unidad giradora emite la orden de ingreso y el cliente cancela directamente en
Tesorería.
 Cada unidad giradora deberá preparar el giro de la “ORDEN DE INGRESO
MUNICIPAL”, de acuerdo al formato en uso, siendo uniformes para toda la
Municipalidad de Quinchao.
Cada unidad giradora en forma independiente deberá llevar un registro, además de
numerar correlativa y cronológicamente la Orden de Ingreso Municipal, sin
perjuicio del folio general que tenga Tesorería Municipal, esto será verificado si se
considera, por la Unidad de Control.
La orden de ingreso
 Original
 1ra copia
 2da copia
 3ra copia
se extenderá en cuadruplicado, con la siguiente distribución:
: Al contribuyente
: Dirección de Administración y Finanzas
: Tesorería Municipal
: Unidad giradora
 La unidad giradora preparará la Orden de Ingreso Municipal, dándole la imputación
presupuestaria o contable que corresponda. En caso de duda respecto a esta
imputación, deberá consultar previamente a la Dirección de Administración y
Finanzas, la que resolverá sin más trámite.
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3
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De igual forma, las unidades giradoras deberán especificar los antecedentes que
sirvieron de base para la determinación del ingreso con el objetivo de verificar
posteriormente la correcta aplicación de las leyes, reglamentos u ordenanzas
vigentes.
 Desde el punto de visita del contribuyente, el trámite debe ser lo mas simple y
rápido posible. En este caso, concurre a la unidad giradora a solicitar la orden de
ingreso; luego pasa a Tesorería Municipal a cancelar y termina su trámite.
 La Unidad de Tesorería Municipal deberá calcular los reajustes, intereses y multas
cuando corresponda, recaudará el ingreso y entregará al contribuyente el original
de la Orden de Ingreso cancelada.
 La copia de las órdenes de ingreso deberá ser archivada por Tesorería Municipal,
la cual servirá de respaldo al Informe de disponibilidades (Caja Diaria) que debe
prepararse diariamente, y así quedar disponible para revisión de la Dirección de
Administración y Finanzas y Dirección de Control cuando proceda. Este informe de
disponibilidades se emitirá en 5 copias (Dirección de Administración y Finanzas,
Unidad de Control, Secplan, Alcaldía y Tesorería Municipal) y deberá contener lo
siguiente:





Carátula indicando nº de caja, fecha, saldo anterior, ingresos, egresos y
saldo del día, indicando las observaciones que puedan surgir.
Resumen de ingresos por departamento.
Ingresos por fecha.
Resumen de Caja Diaria.
Egresos del mes, en donde se indica el día para obtener el listado de pagos
efectuados.
Observaciones:
 En la caja dirigida a la Dirección de Administración y Finanzas deben
además incorporarse los comprobantes originales de los depósitos diarios
producto de los ingresos percibidos en Tesorería Municipal, los cuales
deben ser depositados a la cuenta Nº 83400000461 Fondos Ordinarios.
Además deben agregarse como respaldo los respectivos comprobantes de
ingreso generados en el día.

En la caja dirigida a Tesorería Municipal deben quedar como constancia las
fotocopias de los depósitos diarias además de los comprobantes de ingresos
diarios.
 La Unidad de Contabilidad, de acuerdo a los registros de las Órdenes de Ingreso
de las unidades giradoras y de Tesorería Municipal, procederá a conciliar las
giradas respecto a las canceladas.
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La información que reciba la Unidad de Contabilidad, servirá de base para el
registro y preparación de los informes presupuestarios, contables y financieros de
las operaciones de Ingreso.
 Todas las unidades giradoras deberán indicar en la Orden de Ingreso la fecha de
vencimiento que tiene el tributo o impuesto, con el objeto de controlar a los
posibles morosos. Esto servirá de base para aplicar las multas e intereses por la
Tesorería Municipal, en caso de atraso en los pagos.
INGRESOS ESPECIALES
Permisos de Circulación:
 Para los permisos
procedimiento:

de circulación
de vehículos, se seguirá
el siguiente
El formulario de ingreso será el que otorgue el sistema computacional
contratado y que deberá tener la siguiente distribución:




Contribuyente
Dirección Administración y Finanzas
Tesorería Municipal (Orden de Ingreso)
Registro Comunal (Archivo Permisos de Circulación)

Los formularios de permisos de circulación tiene un folio pre-impreso que
se deberá utilizar en la unidad giradora de Permisos de Circulación en
forma correlativa y cronológica, y se debe contabilizar en los mismos
registros que establece el presente manual. Además por tratarse de
vehículos inscritos en la provincia de Chiloé el valor del permiso tiene una
franquicia correspondiente al 50% del valor del permiso de circulación de
acuerdo a la normativa vigente.

Una vez cancelado en Tesorería Municipal, se entregarán todas las copias
“Contribuyente” del folio pre-impreso debidamente cancelados al
contribuyente.

Se debe hacer envío oportuno de los fondos de terceros provenientes de
los permisos de circulación recaudados en Tesorería y que correspondan a
otras comunas.

En caso de permisos de circulación nulos, el folio deberá incorporarse en su
totalidad al informe de disponibilidades (caja diaria) que va destinada a la
Dirección de Administración y Finanzas.
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Patentes y Servicios Enrolados:
 Para los ingresos de patentes y servicios enrolados, se seguirá el siguiente
procedimiento:

El formulario de ingresos (formulario de pago) será el que obtenga del
sistema computacional contratado en su oportunidad y que deberá tener la
siguiente distribución:




Contribuyente
Dirección Administración y Finanzas
Tesorería Municipal
Unidad de Rentas y Patentes

Deberá numerarse el formulario de giro de patentes enroladas en la unidad
giradora correspondiente (Nº de folio) y se contabilizará en los mismos
registros que establece el presente manual.

El formulario de ingreso deberá prepararse con la información del
respectivo rol, indicando el número de folio asignado a cada rol.
PROCEDIMIENTO DE DEUDORES MOROSOS
 Los contribuyentes morosos serán declarados como tal por la Unidad de Rentas y
Patentes en base a la información que entreguen los registros de ingresos girados
y no cancelados luego de su vencimiento de plazo de pago. También pueden ser
obtenidos del Sistema de Tesorería solicitando en el menú de informes el listado
de deudores por patentes municipales o a través de los boletines de patentes
pendientes de pago que se mantienen en la oficina de Tesorería Municipal.
 La Unidad de Rentas y Patentes tendrá como plazo máximo de entrega de informes
morosos lo 10 primeros días del mes subsiguiente al vencimiento del plazo de pago.
Este informe se enviará a la Unidad de Control con copia a la Dirección de
Administración y Finanzas y Tesorería Municipal.
 La Unidad de Rentas y Patentes preparará las notificaciones que correspondan,
para lo cual podrá solicitar la información adicional que sea necesaria, con el
objeto de cumplir en forma más eficiente esta función. Tendrá plazo de un mes
para entregar el informe de gestión respectivo a la Unidad de Control con copia a
la Dirección de Administración y Finanzas.
 Cuando la Unidad de Control reciba el informe con la gestión de la Unidad de
Rentas y Patentes, esta esperará que se cumpla el plazo que estipulen los
compromisos en cada caso en particular.
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 Si no se cumplen los compromisos de pago, la Unidad de Rentas y Patentes tendrá
un plazo de 15 días para generar un nuevo informe para entregar a la Unidad de
Control con copia a la Dirección de Administración y Finanzas para su respectivo
VºBº y así proceder a notificar la citación vía Juzgado de Policía Local.
 La Unidad de Rentas y Patentes deberá entregar informe de Gestión a la Unidad
de Control con copia a la Dirección de Administración y Finanzas en un plazo no
superior a los 15 días por las citaciones que se generaron al Juzgado de Policía
Local.
 Para los contribuyentes morosos que se acojan a convenio de pago, regirán las
siguientes normas:

Deberán suscribir el convenio de pago en la unidad giradora que
corresponda a su deuda.

Este convenio será firmado por el contribuyente y Encargado de la unidad
giradora.

El formulario del convenio de pago se suscribirá en 2 ejemplares con la
siguiente distribución:


Original
1ra Copia
: Contribuyente
: Unidad Giradora para archivo
 La unidad giradora respectiva será la encargada de llevar la operación y control del
convenio de pago. En caso de incumplimiento por parte del contribuyente, dicha
unidad deberá realizar las gestiones tendientes a regularizar la situación. De igual
manera la unidad de Rentas y Patentes deberá emitir un informe de gestión a la
Unidad de Control con copia a la Dirección de Administración y Finanzas.
 Para lo anterior, se deberá preparar un informe sobre deudores morosos de
convenio de pago por la unidad giradora respectiva, lo que será verificado por la
Unidad de Control.
 Al cancelarse la última cuota, la unidad giradora procederá a liquidar el convenio
de pago, solicitando a Tesorería Municipal que lo declare cancelado.
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ADMINISTRACION DE FONDOS EN EFECTIVO Y TAREAS DE TESORERIA
MUNICIPAL
 La Tesorería Municipal será la única encargada de recaudar los ingresos a través
de la caja dispuesta en la Municipalidad de Quinchao.
 Los encargados de recaudar los ingresos serán el Tesorero Municipal, el Cajero
Municipal o el funcionario de planta o contrata que sea designado para tales fines,
todos quedarán bajo la supervisión de la Dirección de Administración y Finanzas.
 El Tesorero Municipal, el Cajero Municipal o el funcionario de planta o contrata
designado para estos efectos, deberán contar con la póliza de fidelidad
funcionaria, quedando habilitados para administrar fondos y bienes municipales.
 El Tesorero o Cajero Municipal, cuando corresponda, serán los responsables de que
durante el día, una vez recibidos los ingresos, depositarlos en la cuenta corriente
Nº 83400000461 Fondos Ordinarios, dicho plazo es impostergable.
 Para los efectos de Control Interno de los fondos recaudados y depositados en las
cuenta corriente municipal Fondos Ordinarios el Tesorero Municipal será
responsable de llevar el registro de los ingresos y egresos diarios, que permita
verificar en cualquier momento el movimiento de la cuenta corriente Fondos
Ordinarios, también el Cajero Municipal será responsable de llevar un registro de
depósitos que ayude a validarlos.
 Ambos registros deberán estar al día respecto a sus movimientos tanto en
depósitos o giros. En esta materia, la Dirección de Administración y Finanzas
deberá verificar periódicamente el adecuado cumplimiento de esta norma, junto a
la Unidad de Control cuando esta considere necesario.
 Dentro de los 5 primeros días hábiles del mes siguiente al de percibidos los
ingresos, El Tesorero Municipal o la persona que lo subrogue deberá preparar el
expediente de Rendición de Fondo Común Municipal, todo esto de acuerdo a las
normas generales de la Contraloría General de la República y otras específicas que
dicte la Ilustre Municipalidad de Quinchao.
Estas rendiciones deberán ser preparadas por Tesorería Municipal, deberán ser
firmadas y visadas por la Dirección de Administración y Finanzas y quedarán en
archivo y custodia de la Tesorería Municipal a disposición de la Contraloría General
de la República. La Unidad de Control cuando estime necesario podrá fiscalizar el
cumplimiento de esta norma.
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 El dinero de pago de sueldos deberá ser contabilizado en la sucursal bancaria
correspondiente, será responsabilidad de la Unidad de Personal autorizar la
nómina de sueldos vía transferencia electrónica. Le corresponderá a Tesorería
Municipal confeccionar los cheques de los sueldos que no son transferidos
electrónicamente, además de los cheques de descuentos internos y creará un
cheque ficticio en el Sistema computacional de Tesorería asociado al decreto de
pago por el total de los sueldos líquidos que se transfiere en forma electrónica con
el fin de cuadrar el decreto de pago, todo esto mediante la documentación
respaldatoria.
 Se deberá llevar un Libro de Registros de solicitud y entrega de documentos,
indicando detalle, fecha, responsable y firma de quien solicite algún decreto u otro
documento en Tesorería Municipal. Será de exclusiva responsabilidad de devolver
a Tesorería Municipal el documento solicitado a quien se encuentre en los
registros de este Libro, responsable de llevar y hacer cumplir esta gestión será el
Cajero Municipal.
 En relación a la caja fuerte de la Tesorería Municipal, esta será administrada por
el Tesorero Municipal teniendo en su poder la respectiva llave; igualmente el
Sr. Cajero Municipal contará con una copia de esta llave.
 Otras tareas que serán de responsabilidad del Tesorero Municipal serán:
 Realizar pagos de facturas mediante la emisión del respectivo cheque,
teniendo de antemano el decreto de pago y documentación de respaldo
 Realizar pago de remuneraciones mediante la emisión de cheques del
respectivo decreto de pago que lo acompaña.
 Enviar oficios de traspasos de fondos entre cuentas del Municipio cuando la
situación lo requiera.
 Realizar el informe de rendición de cuenta mensual en donde llevará la
siguiente información que deberá estar disponible cuando se requiera:
Conciliación
Bancaria
de
la
cuenta
Nº
83400000461
Fondos Ordinarios.
Certificado Saldo Banco Estado cuenta Nº 83400000461.
Arqueo de especies valoradas.
Listado de documentos pendientes de cobro.
Listado de documentos caducados.
Relación de ingresos del mes y acumulados.
Resumen de ingresos.
Legajo de egresos libro Banco del mes que corresponda.
Cheques nulos y caducados del período.
 Confección de Informe de Estado de Caja Diaria, con copia a la Dirección
de Administración y Finanzas, Unidad de Control, Alcaldía y Secplan,
quedando una copia en Tesorería Municipal.
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 Otras





tareas que serán de responsabilidad del Sr. Cajero Municipal serán:
Confección de cheques.
Enviar Oficios.
Ordenar y archivar decretos de pago.
Inventario de Valores y especies valoradas a rendir.
Solicitar chequeras.
 Con el propósito de verificar y validar los datos y montos registrados en Tesorería
Municipal, tanto el Tesorero como el Cajero Municipal deberán revisar y validar la
confección de documentos, registros u otros hechos por ambos, con el fin de
disminuir los errores u omisiones que se puedan generar.
 El Tesorero Municipal será responsable de administrar, distribuir y supervisar las
tareas de su ayudante de Tesorería (Cajero Municipal), con el objetivo de hacer
eficiente y eficaz la labor que cumple esta unidad.
 Todos los registros y operaciones en Tesorería Municipal deberán estar al día,
esto con el propósito de tener información oportuna en caso que se requiera. El
encargado de su fiscalización será la Dirección de Administración y Finanzas y la
Unidad de Control cuando considere.
 Cuando el contribuyente cancele una Multa de Tránsito Impaga, el Tesorero
Municipal o quien lo subrogue deberá enviar la información de las Multas de
Tránsito no Pagadas a través de la confección de un archivo plano (formato txt), la
cual será enviada al correo [email protected]. Posteriormente llegará un
reporte en donde se indica el monto a cancelar por concepto de estas multas. Acto
seguido se deberá confeccionar un decreto de pago, depositando lo que
corresponde al Registro Civil, Fondo Común Municipal y las Municipalidades
beneficiadas. Cabe consignar que la confección del archivo plano deberá estar
sujeta a las instrucciones que el Registro Civil tiene al respecto. Esta información
se puede obtener de la base de datos que se encuentra ubicada en la Unidad de
Permisos de Circulación del Municipio.
REGISTROS PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES
 La Unidad de Contabilidad será la responsable de llevar los registros contables y
presupuestarios del Municipio, de acuerdo a las normas e instrucciones que dicte la
Contraloría General de la República.
 Los registros contables y presupuestarios, por regla general, se llevarán en el
programa computacional dispuesto para estos efectos, en base a la información
que entreguen las unidades giradoras y la Tesorería Municipal.
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 Los informes contables deberán emitirse mensualmente y remitirse a la
Contraloría General de la República de acuerdo a las instrucciones y plazos que
determine dicho organismo. También se debe adjuntar oficio conductor preparado
por la Dirección de Administración y Finanzas y debe registrar la firma del
Secretario(a) Municipal y Alcalde de la Ilustre Municipalidad de Quinchao.
Será responsabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas enviar este
informe.
 Los Informes Presupuestarios (Balance de Ejecución Presupuestaria) deberán
emitirse trimestralmente de acuerdo a la normativa legal vigente. Estos informes
deberán remitirse al Concejo Municipal. Responsable de esta gestión será la
Dirección de Administración y Finanzas.
 La Dirección de Administración y Finanzas podrá instruir sobre la necesidad de
habilitar otros registros complementarios para un mejor control del Registro
Presupuestario y Contable.
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PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA UNIDAD DE
PERMISOS DE CIRCULACION
PERMISOS DE CIRCULACIÓN PARA VEHICULO NUEVO
 El trámite se inicia con la recepción del certificado de la Inscripción del vehículo
ante la Oficina del Registro Civil, Factura de Compra y/o Declaración de
Internación si es una importación Directa, Seguro Obligatorio de Accidentes
Personales vigente (copia destinada a la Municipalidad) y Certificado de
Homologación.
 El primer permiso de circulación se calcula sobre el valor neto de la factura y en
forma proporcional, por los meses que restan del año calendario con vencimiento al
31 de Marzo del año siguiente, de acuerdo a lo estipulado en el Decreto de Ley
Nº 3.063 de Rentas Municipales.
 El segundo permiso (año siguiente) y los posteriores se cancela en base a la tabla
de tasaciones que anualmente publica el Servicio de Impuestos Internos.
RENOVACION DEL PERMISOS DE CIRCULACIÓN
 El trámite se inicia con la recepción del permiso de circulación anterior, Seguro
Obligatorio de Accidentes Personales vigente (copia destinada a la Municipalidad),
Revisión Técnica y/o Certificado de Homologación (copia destinada a la
Municipalidad), emisión de Gases vigente (copia destinada a la Municipalidad),
fotocopia de Certificado de dominio Padrón que emite Registro Civil, en caso que
quiera efectuar el cambio de nombre, comprobante de cancelación de multas,
según sea el caso.
 El cálculo del valor se realiza en base a la tabla de tasaciones que anualmente
publica el Servicios de Impuestos Internos.
DUPLICADO DE PERMISOS DE CIRCULACIÓN POR PERDIDA O ROBO
 El proceso inicia con la recepción de la Declaración Jurada ante notario por
extravío o robo y padrón del vehículo.
 Luego se procede a cancelar el respectivo derecho Municipal de acuerdo a la
respectiva Ordenanza.
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PROCESO DE INGRESO DE UN PERMISO DE CIRCULACION
 Una vez que el funcionario(a) encargado(a) de recepcionar la documentación
verifican que estos datos estén correctos, ingresan los datos del vehículo al
sistema, calculando el valor de la tasación del vehículo y le consulta al
contribuyente si el Tipo de Pago será el total o cancelará la 1ª cuota, para
posteriormente emitir el comprobante de pago del permiso de circulación,
adjuntándole los documentos entregados por el contribuyente, al que se le entrega
el mencionado documento para que éste se dirija a Tesorería a cancelar el valor
determinado.
 Posteriormente el Cajero recepciona el dinero, firma y timbra el comprobante de
permiso de circulación reteniendo la copia de Tesorería, entregándole al
contribuyente el comprobante con 2 permisos de Circulación adjuntos y la copia de
Registro Comunal que deberá entregar al funcionario(a) encargado(a). Este
comprobante deberá estar debidamente firmado y timbrado por el Cajero. Una
vez terminada la atención de público, el cajero procede a contabilizar los
comprobantes de permisos de circulación emitidos, los que deben cuadrar con
Listado de Comprobantes de Permisos de Circulación que registra en su sistema,
para luego verificar que los montos coincidan con el dinero recaudado.
OTORGAMIENTO DE PERMISOS ESPECIALES
Para la emisión de permisos especiales de circulación, la persona que solicita el permiso
deberá cancelar previamente la suma de $3.000.- (tres mil pesos) en estampillas, las
cuales deberán ser solicitadas en Tesorería Municipal. Posteriormente, con estas
estampillas se dirigirá a la Unidad de Permisos de Circulación para retirar el documento
que autoriza al usuario a realizar dicho trámite, el cual debe estar en conformidad al
artículo 14 del Decreto Ley Nº 3.063 sobre Rentas Municipales
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PROCEDIMIENTO SOBRE CHEQUES CADUCADOS
En relación a los cheques girados y no cobrados en las cuentas corrientes que maneja la
Municipalidad que se arrastra a través de tiempo y considerando que dichos documentos
pierden su validez, se procede a dictaminar el siguiente procedimiento para normalizar el
saldo de la referida cuenta:
 Los cheques vencido deber ser contabilizados en Cuenta de Ajuste a
Disponibilidades (Agrupación 216), eliminándose de la nómina de cheques girados y
no cobrados de la respectiva Conciliación bancaria.
 En el caso que algún titular requiera el pago en fecha posterior a dicho
procedimiento, se girará un nuevo cheque rebajándolo de la citada cuenta
complementaria, previa dictación de Decreto Exento que autorice a la revalidación
del cheque.
 Los recursos derivados de obligaciones por cheque caducados, cuyos pagos no
fueren requeridos por los interesados dentro de los plazos legales de prescripción,
deben ser considerados ingresos presupuestarios y contabilizados como tales.
 Respecto de los plazos legales de prescripción, procede aplicar en el caso de las
remuneraciones el plazo de prescripción de 2 años contados desde que el derecho
se hace exigible, según lo contemplado en el Artículo 157º de la Ley Nº 18.883. En
el artículo 98º del mismo texto legal, se establece un período de 6 meses de
prescripción para las asignaciones que señala el artículo 97º del citado Estatuto.
 Respecto de la contabilización, debe seguirse el siguiente procedimiento:

Ajuste por cheques girados y no cobrados.
111.02 DISPONIBILIDAD MONEDA NACIONAL
216.01 DOCUMENTOS CADUCADOS
Manual de Procedimientos Dirección de Administración y Finanzas
XXX
XXX
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PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE RENTAS Y PATENTES
OBTENCION DE PATENTES:
 Solicitud: Toda persona que inicie un giro o actividad gravada con patente
municipal, debe presentar una solicitud de autorización para funcionar. Esta
solicitud debe contener al menos los siguientes datos:

Individualización del solicitante:
 Personas naturales: Nombres, apellidos, domicilio y R.U.T.
 Personas Jurídicas: Nombre o Razón Social, domicilio, R.U.T. e
individualización del representante legal o administrador respecto
del cual deberán señalarse nombres, apellidos, domicilio y R.U.T.,
fotocopia de la constitución de la sociedad legalizada ante notario.

Ubicación precisa del local, lugar o establecimiento en que se desarrollará
la actividad gravada y título que habilita para ocuparlo.

Naturaleza o denominación de la actividad o giro principal que desarrollará.

Declaración jurada simple acerca del monto del Capital Propio del negocio.

Declaración jurada, cuando procediere, del número total de trabajadores y
su distribución habitual entre los lugares de funcionamiento de la empresa
o negocio.
Respecto de la documentación específica, en el caso de las Patentes Industriales se
requerirá:
 Solicitud de Patente.
 Declaración Jurada.
 Certificado Dirección de Obras Municipales.
 Certificado Autoridad Sanitaria (Castro).
 Contrato de arriendo en original o fotocopia legalizada ante notario.
 Fotocopia constitución de la sociedad legalizada ante notario (en caso de ser
sociedades).
 Fotocopia del R.U.T. de la empresa.
 Fotocopia carnet de identidad del Representante legal de la empresa o de la
sociedad.
 Fotocopia carnet de identidad.
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En el caso de las Patentes Profesionales se solicitará:
 Solicitud de Patente.
 Declaración Jurada.
 Certificado a Título del Profesional en original o fotocopia legalizada ante notario.
 Certificado de Obras en caso de tener oficina o local comercial.
En relación a las Patentes de Alcoholes se pedirá lo siguiente:
 Solicitud de Patente.
 Declaración Jurada.
 Certificado de Antecedentes (para fines especiales).
 Certificado Dirección de Obras.
 Certificado Junta de Vecinos u Oficina Organizaciones Comunitarias.
 Contrato de arriendo en original o fotocopia legalizada ante notario.
 Fotocopia escritura legalizada ante notario de la propiedad.
 Fotocopia libreta de matrimonio.
 Fotocopia carnet de identidad.
 Informe de Carabineros.
 Certificado Autoridad Sanitaria (Castro).
 Acuerdo Concejo Municipal.
En el caso de permisos municipales para beneficios con venta de bebidas alcohólicas, la
Municipalidad sólo podrá otorgar autorización especial transitoria para el expendio de
bebidas alcohólicas en lugares de uso público, en locales de propiedad particular que no
estén clasificados como negocios de alcoholes, hasta por cuatro veces en el año y por un
total de tres días.
Esta autorización podrá concederse exclusivamente con motivo de la celebración de
Fiestas Patrias, vísperas de Navidad y Año Nuevo u otras solemnidades de carácter
especial o promoción turística, todo esto según el artículo 19 de la Ley sobre Expendio y
Consumo de Bebidas alcohólicas Nº 19.925 publicada el 19 de enero del año 2004.
Por último, las Juntas de Vecinos y las demás organizaciones comunitarias no podrán
obtener patentes para el expendio de Bebidas Alcohólicas. (Artículo 30 de la Ley Nº
19.418 sobre Junta de Vecinos y demás organizaciones comunitarias).
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CARGO ROL DE PATENTES COMERCIALES, INDUSTRIALES, PROFESIONALES Y
DE ALCOHOLES:
El cargo de rol de patentes consiste en incorporar los montos de las patentes
comerciales, industriales, profesionales y de alcoholes en el sistema computacional de
patentes que posee la Municipalidad y que posteriormente es descargado en el sistema
computacional de Tesorería. Para realizar el respectivo cargo se deberá contar con la
información que se requiere para realizar tal operación, esto es, el Capital Propio que
deberá ser proporcionado por el contribuyente y del manual de instrucciones para
realizar el dicho cargo.
En el caso del rol de patentes alcohólicas correspondiente al primer y segundo semestre
del año que corresponda, previamente deberá estar aprobado por el Concejo Municipal.
CONVENIO DE PAGO PATENTES MUNICIPALES:
El convenio de pago procederá cuando el contribuyente no se encuentra al día en la
cancelación de sus patentes, esto es, antes del 31 de enero respecto del primer semestre
y antes de 31 de julio en lo referente al segundo semestre. El procedimiento comienza
cuando el contribuyente se acerca a la Unidad de Tesorería solicitando la deuda total por
concepto de patentes impagas. Posteriormente con la información proporcionada por
Tesorería el contribuyente se acercará a la Unidad de Rentas y Patentes solicitando a
través de un formulario de convenio de pago la repactación de la deuda acumulada a esa
fecha, para lo cual, deberá cancelar previamente el 20% del valor total al día de la
celebración del citado convenio. Este valor lo depositará en la cuenta corriente de la
Municipalidad de Quinchao Nº 83409003926 Fondos Extrapresupuestarios para luego
acercarse nuevamente a la Unidad de Rentas y Patentes donde entregará el comprobante
de depósito para derivarlo a la Dirección de Administración y Finanzas donde en el
Sistema de Contabilidad creará una cuenta de Administración de Fondos para abonar el
depósito realizado por el contribuyente.
Posterior a lo mencionado en el párrafo anterior, se
número de cuotas que se cancelará la deuda y las
quedará una copia para el contribuyente. Para esto la
registro de cada convenio de pago que se origine, con
en forma clara y precisa.
suscribirá el convenio indicando el
fechas de cancelación, de lo cual
Unidad de Rentas deberá llevar un
el objetivo de llevar la información
Para la cancelación de las cuotas del convenio el contribuyente depositará cada de estas
en la cuenta corriente nombrada anteriormente para acercarse a la Unidad de Rentas y
Patentes a entregar el comprobante y así proceder a rebajar del monto total de la deuda
el monto de la cuota. Esta información deberá ser traspasada a la Dirección de
Administración y Finanzas el cual ingresará esta cuota a la cuenta de Administración de
Fondos del Sistema de Contabilidad Gubernamental creada para el contribuyente.
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Cuando se llegue a la cancelación de la última cuota, la Unidad de Rentas y Patentes
informará a la Dirección de Administración y Finanzas de esta situación que corroborará
lo informado a través del Sistema Contable y si está correcto rebajará la cuenta de
Administración de Fondos del contribuyente emitiendo un Decreto de Pago con cargo a la
cuenta 83409003926 Fondos Extrapresupuestarios a nombre de Tesorería Municipal de
Quinchao para rebajar del Sistema de Tesorería Municipal la deuda del contribuyente
liquidándola por medio de la emisión de los respectivos Formularios de pago de Patentes
Municipales, quedando una copia para el Contribuyente, otra copia para la Unidad de
Rentas y Patentes y dos copias para la distribución de las cajas diarias. Finalmente el
cheque emitido a nombre de la Tesorería Municipal de Quinchao será depositado en la
cuenta Nº 83400000461 “Fondos Ordinarios”, para dar término definitivo a este
procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE ADQUISICIONES
En primer lugar, todo proceso de adquisición de bienes y/o servicios deberá estar sujeto
a análisis de tipo presupuestario por parte de la Dirección de Administración y Finanzas
con el objetivo de verificar si el ítem de gasto cuenta con la mencionada disponibilidad, si
no la tiene, la adquisición no puede continuar su curso. También deberá ser analizada en
términos de oportunidad y pertinencia para así precisar si procede o no.
El proceso de adquisición comenzará con la presentación de la Solicitud de Pedido. Este
será el único documento que tendrá validez para solicitar la adquisición de un producto o
servicio, no se aceptarán otros documentos. Deberá estar firmado por el Jefe de Unidad,
Director de Departamento o Encargado responsable. La solicitud deberá contener
claramente lo que está requiriendo de acuerdo a los siguientes criterios; de no cumplirse
se procederá a devolver el documento solicitando mayores antecedentes:
 Nombre del producto o servicio.
 Especificaciones técnicas.
 Cantidad.
 Destino.
 Firma del responsable.
De acuerdo al tipo y monto de la adquisición, deberán estarán sujetas a la
normativa vigente, tal como se precisa a continuación:
Licitación Pública:
 Desde 0 hasta 100 U.T.M.
 Mayores a 100 U.T.M. y menores a 1.000 U.T.M.
 Mayores a 1.000 U.T.M.
Contratación Directa.
Convenio Marco.
Convenio de Suministro.
Analizada la solicitud de pedido y si cuenta con su VºBº, se dará curso al proceso de
adquisición que estará regida por la Ley de Compras Públicas y su Reglamento. Estos
cuerpos normativos serán los que rijan las distintas adquisiciones del Municipio.
Igualmente, los tiempos para las respectivas adjudicaciones se harán en los términos que
establezca la ley. Será responsabilidad de cada Unidad del seguimiento de la adquisición,
así como también establecer los criterios de evaluación si la esta así lo requiere. Por
último, y de acuerdo al tipo de adquisición, deberán contar con los respectivos decretos
alcaldicios que respalden los actos administrativos.
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Respecto de aquellas licitaciones donde existan cuadros de evaluación de criterios, serán
revisados por un Comité que estará conformado por la Unidad Solicitante, Dirección de
Administración y Finanzas, Director de Control y Secretaria Municipal que actúa como
Ministro de Fe.
Una vez efectuados los pasos para efectuar la adquisición se procede a confeccionar un
decreto alcaldicio adjudicando el producto o servicio a quien corresponda para
posteriormente proceder a emitir la Orden de Compra por el cual la
Unidad de Adquisiciones materializa la autorización de la adquisición de bienes y/o
servicios, de acuerdo a los requerimientos indicados en la solicitud de pedido y al proceso
de adquisición. Este acto es además posterior o simultaneo a la refrendación del gasto.
Posteriormente y una vez que se tengan todos los documentos que acrediten que la
adquisición del producto o servicio estén conforme en conjunto con el respectivo Control
de Bodega se emitirá un Decreto de Pago mediante el cual se dispone o decreta efectuar
un egreso lo que se materializa mediante un documento del mismo nombre que ordena a
las unidades que correspondan el pagar a un proveedor determinado o girar a una
determinada persona natural o jurídica cierta cantidad de dinero por un motivo que se
individualizará en cada caso. Este documento deberá ser suscrito por el Director de
Administración y Finanzas, Director de Control, el Señor Alcalde y por la señora
Secretaria Municipal. Respecto del estudio de la legalidad del gasto en el Decreto de
Pago, será la Dirección de Control la responsable de la revisión de la documentación,
verificando su conformidad a las normas, reglamentos y demás disposiciones legales
vigentes que regulan los procesos de Adquisición y de egresos del Municipio, la cual es
previa a la firma del Sr. Alcalde y de la Secretaria Municipal en el Decreto de pago.
Por último se efectuará el respectivo pago por el cual la Tesorería Municipal, registra el
egreso y procede a la confección del cheque a él o los proveedores o beneficiarios, de
acuerdo a lo dispuesto en el Decreto de Pago respectivo. La entrega de documentos, se
deberá efectuar a la persona a nombre de la cual se gira el documento, o a la que está
habilitada para recibir el cheque de un tercero.
Algunas consideraciones en el proceso de adquisiciones:
 Las Direcciones velarán para que en su dependencia existan políticas de
Adquisiciones que eviten la compra excesiva de un mismo elemento o elementos
para un período reducido de tiempo. En lo posible deberán emitir solicitudes de
pedido para las necesidades de bienes y/o servicios de un período no inferior a un
mes. Sin perjuicio de la política interna en cada unidad, deberán existir políticas
institucionales de adquisición de bienes y/o servicios.
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 Cuando se trate de adquisiciones de bienes y/o servicios considerados específicos
o técnicos los funcionarios firmantes serán los responsables de la adecuada
especificación de ellos, pudiendo sugerir la adquisición a un determinado proveedor
por razones técnicas o de calidad, debidamente explicitadas.
 En aquellas licitaciones que son inferiores a las 10 U.T.M. se exigirán
obligatoriamente al menos tres cotizaciones para luego proceder a adjudicar
mediante decreto alcaldicio y a la emisión de la orden de compra. Respecto de las
adquisiciones menores a 3 U.T.M. igualmente se exigirán 3 cotizaciones. Respecto
de los proveedores, estos deberán estar obligatoriamente inscritos en
Chilecompra.
 Las Solicitudes de Pedido deben presentarse con la debida antelación, de modo que
se permita dar cumplimiento al plazo mínimo de publicación que exige la normativa
vigente.
 Respecto de las adquisiciones cuyo monto sea superior a 3 U.T.M. y no existan
contratos de suministros deberá adjuntarse el certificado de disponibilidad
presupuestaria que acredita que el ítem de gasto cuenta con los respectivos
fondos. Este documento deberá ser firmado por el Director de Administración y
Finanzas o el funcionario(a) que lo reemplace.
 Queda estrictamente prohibido que las Direcciones y Departamentos compren,
soliciten facturas o guías, coticen o retiren materiales o útiles directamente de la
industria o comercio, salvo que la Encargada de Adquisiciones lo solicite
expresamente en casos debidamente calificados. En caso de incumplimiento de
esta norma, la Unidad de Adquisiciones no cursara la Orden de Compra e informará
al Alcalde para que, si lo estime procedente, adopte las medidas disciplinarias que
estime convenientes.
 Respecto de aquellas adquisiciones vía contrato de suministros serán cursadas de
acuerdo a los convenios que actualmente posee el Municipio. Ahora bien, la
adquisición de un bien o servicio mediante esta modalidad debe obedecer a
operaciones de carácter habitual, de lo contrario será tratada como una licitación
pública y se deberán elaborar los respectivos cuadros de evaluación e informe
razonado para la emisión del decreto alcaldicio de adjudicación y emisión de la
orden de compra.
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PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE BODEGA E INVENTARIO
PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE BODEGA:
Todo producto que ingrese a Bodega Municipal deberá ser acreditado mediante factura,
guía de despacho u orden de compra cuando corresponda. Sólo se constatará la entrada
de los productos mediante estos documentos. El Encargado de Bodega, previo a recibir el
producto deberá tener la orden de compra, posteriormente procederá a revisar mediante
inspección ocular que el o los productos estén en orden, de acuerdo al nombre del
producto, características, cantidad y calidad. Una vez revisados estos aspectos se
procederá al ingreso mediante el documento que acredita que el producto está en los
registros de Bodega Municipal (Control de Bodega). Dependiendo del tipo de bien se
procederá a inventariarse, tomando como criterios que el producto sirva para operaciones
habituales de la Municipalidad, su costo sea elevado y/o que pueda ser tratado como un
Activo Fijo.
Respecto de las salidas de productos, estos saldrán únicamente con su respectivo
comprobante de egreso (Control de Bodega). Este documento deberá estar
obligatoriamente firmado por el Encargado de Bodega o de quien haga las veces y de la
persona que retira el producto. El comprobante de egreso se adjuntará a la orden de
compra y factura que servirá como respaldo para su cancelación, anexando la
documentación de respaldo que corresponda de acuerdo al tipo de bien o servicio que se
adquirió. Además, existen situaciones puntuales de adquisición cuyo respaldo deberá ser
como se indica a continuación:
 Respecto de las ayudas sociales, deberán anexarse los informes sociales firmados
por la Asistente Social, la solicitud de pedido firmado por la Asistente Social, el
comprobante de obligación presupuestaria y egreso devengado que acredita que el
gasto se encuentra reconocido en el Sistema de Contabilidad.
 Con relación al combustible que adquiere la Municipalidad para sus operaciones
habituales, la cancelación deberá estar respaldada con la solicitud de pedido
firmada por el Encargado de Bodega, orden de compra y control de bodega
correspondiente. Adicionalmente Bodega Municipal deberá llevar registro de
existencia detallado acerca de la entrada y salida de combustible con el objetivo
de llevar la información clara y precisa.
 Respecto de adquisiciones que están sujetas a la Ley de Compras Públicas, la
solicitud de pedido deberá estar firmada por la persona responsable de la unidad o
departamento en conjunto con toda la documentación que respalda la adquisición
(decretos de autorización a llamados de licitación pública, certificado de
disponibilidad presupuestaria, cuadros de evaluación de ofertas, decreto de
adjudicación, cuando sea necesario.)
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PROCEDIMIENTOS PARA INVENTARIO:
 El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la óptima
utilización de los productos que se guardan en bodega, además debe garantizar la
disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como estratégicos
para el municipio, asegurando su adecuado funcionamiento operacional. Por último
se deben identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario,
definiendo mecanismos de registro y control del mismo, que permitan asegurar y
efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la
gestión del mismo.
 De acuerdo al proceso de inventario, se deben identificar las siguientes fases que
son:
Conservación: localización y distribución correcta de los materiales para
que puedan ser fácilmente inventariados.
Identificación: exactitud de la identificación de los componentes y
solamente un número restringido de personas puede identificarlos
correctamente.
Instrucción: debe estar bien definida la función de cada actor en el proceso
de inventario.
Formación: es necesario formar y recordar a los actores del proceso en el
procedimiento óptimo de inventario.
 El proceso de inventario debe determinar cuales son ventajas y desventajas del
mismo, considerando las siguientes acciones correctivas:
Exceso de inventario.
Insuficiencia de inventario.
Robo.
Mermas.
Desorden.
 En el proceso de inventario participan fundamentalmente: los usuarios, el
Encargado de Bodega e Inventario, el o los supervisores de compra y los
proveedores.
 El control de inventario se debe realizar sobre la base de los registros que se
deben mantener.
 Una vez al año, con el fin de corroborar que los archivos de stock representan lo
que se encuentra la bodega, se realizará el levantamiento de inventario.
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 Respecto de las bodegas de materiales, su acceso debe estar restringido solo al
personal encargado. Respecto de las mercaderías, deben estar ordenadas, ya que
ayudan a tener un mejor control, facilita el conteo y la localización inmediata. Un
método recomendado es de las tarjetas de existencias PEPS (primeras entradas
primeras salidas). Esto debe ser realizado con base a la estructura de la Bodega.
 Con respecto al control de mermas, siempre se debe contar con la documentación
para registrar la referida operación de baja, con el fin de determinar las causas y
buscar correcciones.
Algunas consideraciones:
 La recepción de materiales se efectuará en la bodega designada por la
Municipalidad, bajo la responsabilidad del Jefe o Encargado de Bodega y deberá
ajustarse estrictamente a la Orden de Compra. En esta recepción participará el
Encargado de Bodega en conjunto con el funcionario responsable de la adquisición
del bien, con el objeto de certificar que está de acuerdo a lo solicitado, por lo
tanto debe existir la respectiva comunicación entre la Unidad de Bodega y la
persona responsable de la adquisición del bien.
 El Jefe o Encargado de Bodega deberá resguardar los bienes que se encuentren
en dicha dependencia, debiendo llevar todos los registros y estadísticas que hagan
posible conocer en forma permanente la existencia de los diversos elementos,
tanto de stock, como de aquellos que han sido distribuidos. Sin perjuicio de lo
anterior, el encargado de Bodega confeccionara la Guía de recepción
correspondiente, indicando en ella de manera expresa la fecha en que se produce
la recepción de los bienes o servicios y el detalle de los mismos.
 La distribución de los elementos o materiales recibidos se hará tan pronto como
éstos sean anotados en el correspondiente registro así como emitida la orden de
entrega, que deberá ser firmada por el Jefe o Encargado de Bodega y por el
funcionario autorizado para retirar el material por la unidad a la que está
destinado, certificando este último su recepción conforme. El registro del
material o elementos y su respectiva distribución se efectuarán en el menor
tiempo posible.
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PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE PERSONAL
 Confección y Tramitación Convenios Honorarios (Decreto Exento)
La Unidad de Personal recibirá todos los datos para la confección del
convenio a honorarios que tendrán el VºBº del Sr. Alcalde.
Una vez obtenido el VºBº se procede a elaborar el convenio con las firmas
del Sr. Alcalde y del interesado para luego ser refrendado mediante
decreto alcaldicio.
Recepcionado los contratos aprobados por decreto quedará una copia en
poder de la Unidad de Personal para archivo y una copia en poder del
interesado.
 Confección y Tramitación Convenios Honorarios (Decreto Afecto)
La Unidad de Personal recibirá todos los datos para la confección del
convenio a honorarios que tendrán el VºBº del Sr. Alcalde.
Una vez obtenido el VºBº se procede a confeccionar el convenio con las
firmas del Sr. Alcalde y del interesado para luego ser refrendado mediante
decreto alcaldicio.
Posteriormente se enviará copia del decreto a la Contraloría Regional para
registro y toma de razón.
Recepcionado el o los decretos quedará una copia en poder de la Unidad de
Personal para archivo y una copia en poder del interesado.
 Asistencia del Personal:
Todo el personal registrará su asistencia a la jornada de trabajo mediante
los medios que la Jefatura de Personal instruya al respecto, la cual será
acatado en forma obligatoria. El horario será de lunes a jueves de 8.30 a
17.30 horas y el viernes desde las 8.30 a 16.30 horas.
Respecto de las inasistencias, deberán ser debidamente justificadas de
acuerdo a la normativa vigente.
Los permisos administrativos, licencias médicas y feriados legales deberán
ser justificados con los respectivos documentos y/o formularios destinados
para tal efecto.
Los informes de atrasos serán hechos en base a los sistemas disponibles
para tal efecto. Los descuentos procederán de acuerdo a la legislación
actual.
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 Cotización de Salud:
La Isapre realiza el Formulario Único de Notificación (F.U.N.) en donde el
solicitante firma y aprueba las condiciones estipuladas en el documento.
La Unidad de Personal recepcionará el F.U.N. para posteriormente buscar
su ficha en el sistema de personal y se verifican los datos del funcionario.
Se ingresan los datos al sistema para el posterior descuento en su
remuneración.
La Encargada de la Unidad de Personal deberá mantener en su poder el
F.U.N. para posterior archivo en carpeta funcionaria.
 Fianza de Fidelidad Funcionaria:
La Unidad de Personal recibe y gestiona la solicitud de fianza mediante el
documento de solicitud de fianza.
Posteriormente se envía propuesta de fianza a interesado para su firma a
través de la solicitud propuesta de fianza.
La Unidad de Personal recibe solicitud firmada por el funcionario y se
realiza oficio de propuesta y se envía a la Aseguradora para posterior
trámite en Contraloría General de la República.
Se recibe fianza tramitada por Contraloría General de la República y se
procede a registrarla en los archivos de la Unidad de Personal del
Municipio.
 Licencias Médicas:
La Unidad de Personal recepciona la licencia médica enviada por el
funcionario y aprobada por un profesional de la salud.
Se recepciona y se verifican los antecedentes contenidos en dicho
formulario.
La Encargada de la Unidad de Personal procede a completar la licencia
médica incorporando las últimas 3 liquidaciones de sueldo, información
necesaria para proceder a la confección del decreto alcaldicio.
Una vez elaborado el decreto alcaldicio que autoriza la licencia médica se
recepciona en la Unidad de Personal para posterior tramitación en la
Institución de Salud encargada de la cobertura médica.
 Revisión pago de remuneraciones personal de planta y contrata:
La Unidad de Personal emite la planilla de sueldos mensuales, en la cual debe
contener la información de la remuneración que va a obtener cada
funcionario en relación a su cargo, grado y escalafón. También debe
mostrar todos los descuentos legales o de otro tipo que puedan ser objeto,
como también las asignaciones o bonos que pueda tener.
Una vez emitida la planilla de sueldos, se revisa que estén correctos los
haberes y descuentos legales.
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Realizada la revisión se procede a la confección de las liquidaciones de
sueldos en dos copias, quedando una en poder el funcionario y otra en poder
de la Unidad de Personal.
La planilla de sueldos es traspasada a la Unidad de Contabilidad para el
registro en el sistema contable para la emisión del decreto de pago.
Por último se procede a la transferencia electrónica de los sueldos líquidos
de los funcionarios que tengan cuenta corriente mediante autorización de
nómina por parte del Banco.
 Permisos administrativos con goce de sueldo:
El funcionario solicita el permiso administrativo mediante el formulario de
solicitud que tiene disponible la Unidad de Personal. Deberá estar firmada
por el funcionario y su Jefe Directo.
La Unidad de Personal recepciona el permiso, se corroboran los días
disponibles, se obtiene el VºBº del Jefe de Personal y es enviado al
Sr. Alcalde para su VºBº.
Una vez recepcionado el permiso con el VºBº del Sr. Alcalde, se procede a
elaborar el decreto alcaldicio autorizando el permiso.
Finalmente, el decreto firmado es recepcionado por la Unidad de Personal
que procede a registrarlo en el archivo del funcionario, rebajando los días
disponibles.
 Prórroga nombramiento personal a contrata:
La Encargada obtiene del Sistema de Personal el listado de prórroga del
personal a contrata que es enviada al Sr. Alcalde quien tendrá un plazo a
más tardar el 30 de noviembre para autorizar la prórroga si lo estima
conveniente, de lo contrario hasta el 31 de diciembre.
El Sr. Alcalde procede a revisar el listado. Si da el VºBº, se envían a la
Unidad de Personal con la respectiva autorización.
Una vez recepcionada las prórrogas con el VºBº se confecciona el Decreto
Afecto que autoriza la extensión del vínculo del personal a contrata. Este
decreto es enviado a la Contraloría Regional para su registro.
Una vez recibido el o los decretos desde Controlaría Regional, serán
distribuidos de la siguiente forma: una copia al interesado y una copia a los
registros del funcionario que están en poder de la Unidad de Personal.
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 Nombramiento de funcionarios de planta y/o contrata:
El Sr. Alcalde autoriza el ingreso del nuevo funcionario a la Municipalidad
previas características aprobadas, mediante Decreto Afecto.
La Encargada de la Unidad de Personal requerirá a la persona que ingresa
toda la documentación necesaria para el ingreso:
 Certificado de estudios, títulos o post grados.
 Fotocopia Cédula de Identidad.
 Certificado de salud compatible con el cargo.
 Certificado de servicio militar al día.
 Certificado de nacimiento.
 Certificado de antecedentes.
 Declaración jurada de no haber sido cesado en cargo público por
medida disciplinaria.
 Declaración sobre probidad administrativa.
La Encargada de la Unidad de Personal ingresa los datos y se elabora el
Decreto Afecto de Nombramiento, el cual es firmado por el Sr. Alcalde y
Secretaria Municipal.
El Decreto es enviado a la Contraloría Regional para su registro y toma de
razón.
Finalmente, la Encargada de la Unidad de Personal recibe el Decreto desde
Controlaría Regional, donde se archiva en la carpeta funcionaria.
 Registro de afiliación a Fondo de Pensiones:
El funcionario completa el Formulario de la AFP (Administradora de Fondos
de Pensiones) en donde firma y aprueba condiciones establecidas.
La Encargada de la Unidad de Personal recibe el formulario AFP firmado
por el funcionario, se busca su ficha en el sistema de personal en donde se
verifican sus datos.
Una vez revisados y chequeados, se ingresan al sistema de personal para el
descuento respectivo.
Por último, la Unidad de Personal mantiene en su poder la carta de la A.F.P.
para revisión de planillas, ingreso de tarjeta funcionaria y posterior archivo
en carpeta funcionaria.
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 Retenciones Judiciales:
El Juzgado respectivo recibe dictamen de retención judicial y procede a
firmarlo.
Posteriormente, este dictamen es recibido por la Unidad de Personal en
conjunto con la planilla de retención judicial.
La Unidad de Personal revisa la documentación y procede a hacer los
cálculos de descuentos al funcionario y se ingresa al sistema de personal
que posee el Municipio.
Por último, Tesorería Municipal confecciona el cheque de retención a
nombre de la persona afectada, el cual puede ser retirado por la persona,
enviado mediante correo o es depositado en su cuenta corriente.
 Renuncia Funcionario de planta y/o contrata:
El funcionario envía carta dirigida al Sr. Alcalde informando la decisión de
renunciar a su cargo, para ser analizada.
Una vez aprobada la carta de renuncia por el Sr. Alcalde es recepcionada
por la Unidad de Personal y se procede a la creación del Decreto Afecto
que es enviada a Alcaldía para su firma.
El decreto firmado por el Sr. Alcalde y Sra. Secretaria Municipal es
recepcionado por la Unidad de Personal, el cual procede a enviarlo a la
Contraloría Regional.
Una vez recepcionado el Decreto con la respectiva toma de razón y
registro, se archiva una copia en la carpeta funcionaria.
 Reconocimiento de Bienios:
La Encargada de la Unidad de Personal revisará la información de los
funcionarios acogidos a la Ley Nº 18.883 Estatuto Administrativo para
funcionarios municipales y verifica si están en cumplimiento de su bienio.
Verificado que el funcionario tiene derecho a percibir el bienio, se procede
a confeccionar el decreto alcaldicio que reconoce la asignación.
Una vez recepcionado el decreto alcaldicio en la Unidad de Personal se
archiva el citado documento en la carpeta funcionaria y se le entrega una
copia al interesado, incorporando el cálculo a la liquidación de
remuneraciones del período que corresponda.
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 Calificaciones de funcionarios de planta y contrata:
Los Directores de Departamentos, las Jefaturas y el Sr. Alcalde realizan
las pre–calificaciones de sus funcionarios a cargo, de acuerdo a los
parámetros indicados en el Reglamento de Calificaciones y en la normativa
vigente.
La Unidad de Personal recepcionará los antecedentes de dichas
pre-calificaciones las cuales son sometidas al análisis de la
Junta Calificadora, cuya conformación está normada en el Reglamento de
Calificaciones.
Una vez analizadas las precalificaciones se obtiene la calificación del
funcionario, donde se encasilla en una de las listas que el sistema
contempla: lista 1 de distinción, lista 2 buena, lista 3 condicional, lista 4 de
destitución. Es necesario señalar que de la resolución de la Junta
Calificadora puede ser apelada ante el Alcalde.
Por último, una vez obtenida la calificación final, es comunicada al
funcionario quedando una copia para él y una copia para la Unidad de
Personal.
Respecto de los plazos o informes que se requieran para cada una de las
actuaciones, estarán regidos por el Reglamento de Calificaciones.
 Elaboración del Escalafón de funcionarios de planta y contrata:
La Encargada de la Unidad de Personal procede a realizar los cambios en el
escalafón de los funcionarios de planta y contrata cada año, de acuerdo a
las calificaciones obtenidas durante el período de evaluación.
Una vez realizados los cambios se procede a elaborar el escalafón, que es
enviado a la Contraloría Regional para su registro.
Se podrán corregir las posibles observaciones que se presenten al respecto.
Una vez corregidas las observaciones se procede a confeccionar el Decreto
que aprueba el Escalafón, disponiendo a los funcionarios de cada grado de la
respectiva planta en orden decreciente conforme al puntaje obtenido.
Por último, se notificará al funcionario de su respectiva posición.
 Planilla Suplementaria:
La Unidad de personal recibirá la información correspondiente al cálculo de
las planillas suplementarias de sueldos con sus liquidaciones. Estas planillas
contiene información de la remuneración que va a obtener cada funcionario
en relación a su cargo.
Se revisan que estén correctos todos los haberes del funcionario, y que las
planillas se encuentren integradas su remuneración.
Por último, se procede a la impresión de las planillas de sueldos del mes en
conjunto con las liquidaciones, quedando una copia en poder el funcionario y
otra copia en poder de la Unidad de Personal.
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 Feriado Legal:
El funcionario solicita en la Unidad de Personal el permiso de feriado legal
de acuerdo a la normativa vigente mediante un formulario, que deberá ser
firmado por el funcionario y su Jefe Directo. La Unidad de personal
verificará los días disponibles de acuerdo a su carpeta funcionaria
mediante el VºBº del Jefe de Personal. También deberá contar con el VºBº
del Sr. Alcalde.
Una vez obtenidos los correspondientes VºBº se procede a elaborar el
decreto alcaldicio aprobando el feriado legal. Cabe señalar que de acuerdo
al Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, éstos tendrán un
beneficio adicional de 5 días por salir fuera de la región, el cual deberá ser
utilizado dentro del año. También podrá postergar días de feriado legal
para el próximo año siempre y cuando estén comprendidas dentro del año
calendario.
Una recepcionado el decreto alcaldicio firmado, se archivará una copia en
la carpeta de hoja de vida del funcionario, rebajando los días aprobados en
el sistema de personal.
 Cambio de Sistema de Salud:
La Isapre realiza el Formulario Único de Notificación (F.U.N.) en donde el
solicitante firma y aprueba las condiciones estipuladas respecto del
cambio de Isapre.
La Unidad de Personal recepcionará el F.U.N., para posteriormente buscar
su ficha en el sistema de personal y se verifican los datos del funcionario.
Se ingresan los datos al sistema para el posterior descuento de la
remuneración.
La Encargada de la Unidad de Personal deberá mantener en su poder el
F.U.N. para posterior archivo en carpeta funcionaria.
 Horas Extraordinarias:
Primeramente el funcionario por medio del respectivo formulario de
autorización de horas extras solicitará el respectivo VºBº del Sr. Alcalde y
será refrendado mediante decreto exento.
En caso de existir más un funcionario con trabajos extraordinarios, se
elaborará una nómina, la cual estará autorizada por el Sr. Alcalde mediante
Decreto Alcaldicio y será derivada a la Unidad de Personal para su
registro.
Una vez efectuados los trabajos extraordinarios, verificar que estén de
acuerdo a la nómina, una vez corroborados los datos, se procederá al
cálculo de las horas para cancelarlas en el mes que corresponda o solicitará
el descanso compensatorio, de acuerdo a la normativa vigente.
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OTROS PROCEDIMIENTOS
En relación a la procedencia de percibir el pago de viáticos ante la realización de
cometidos funcionales, se pueden nombrar los siguientes casos para su conocimiento y
análisis:
 Si un funcionario sale por la tarde, después del mediodía (Ej.: a las 13, 15, 17 o 20
horas, etc.) y regresa al día siguiente, le corresponde percibir su viático completo
y un viático parcial.
 Si un funcionario sale en cometido funcional, por ejemplo a las 15, 17 o 20 horas y
regresa a las 02:00 horas del día siguiente, sólo le corresponde la cancelación de
un viático parcial, toda vez que no ha pernoctado y sólo habría incurrido en gastos
de alimentación.
 Si un funcionario sale en cometido funcional por ejemplo a las 8:00 u 8:30 horas y
regresa antes del mediodía procede dictar la resolución que dispone el cometido
funcional, no así el pago de viático parcial, dado que no ha incurrido en gastos de
alimentación.
 Si el funcionario sale en cometido funcional por ejemplo: a las 8:00, 8:30 horas y
regresa a las 14:30 o 15:00 horas le corresponde percibir el pago de un viático
parcial.
 Si el funcionario que se encuentra fuera de su jornada de trabajo y es requerido
para cumplir cometido funcional cuya salida es a la 22:00 horas y regresa al día
siguiente a las 09:30 horas le corresponde un viático completo.
 Si el funcionario sale en cometido funcional a las 22:00 horas y regresa a las
02:00 horas al establecimiento de origen, no le corresponde recibir viático.
La determinación de la percepción de pago de viático constituye una situación de hecho
que en cada ocasión debe establecer la Jefatura del Servicio a que pertenece el
empleado comprobando si el cometido funcional le significa no incurrir en gastos de
alimentación y/o alojamiento o sólo alimentación, atendidas las modalidades relativas a la
naturaleza y duración del trabajo encomendado.
 Si el funcionario no incurre en gastos de alejamiento o alimentación, no le asiste el
derecho a percibir el beneficio de viático, toda vez que no existe un gasto que se
debe subsidiar o compensar.
 Cuando un funcionario sale en cometido funcional y no procede el pago de víatico,
igual procede dictar la respectiva resolución del cometido funcional que señale
expresamente “SIN DERECHO A VIATICO”
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Por último, los cometidos funcionarios deberán estar respaldados con el formulario de
comisión de servicio firmado por el Jefe Directo que se solicita en la Unidad de Personal.
Además deberá contar con el decreto exento autorizando el cometido, planilla de viáticos
detallando el cometido desarrollado por el funcionario de acuerdo a la fecha y acción
realizada. También deberá adjuntarse el informe cometido funcional en donde el
funcionario detalla el trámite realizado.
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NORMAS GENERALES
 La dependencia de cada una de las unidades mencionadas en el presente Manual
estará supeditado a la Dirección de Administración y Finanzas.
 La fiscalización del
Unidad de Control.
presente
Manual
será
de
responsabilidad
de
la
 La Unidad de Control podrá efectuar fiscalizaciones selectivas sobre el
cumplimiento de las normas contenidas en este manual a cualquier unidad que
participe en el proceso.
 Los funcionarios de la Ilustre Municipalidad de Quinchao, cualquiera sea su
jerarquía, deberán facilitar toda la información y antecedentes que requiera la
Unidad de Control, con el propósito que realice en forma eficiente y eficaz su
gestión.
 Aquellos procedimientos que no hayan sido observados por el presente Manual, se
regirá por leyes, reglamentos, decretos y otros documentos que se aplican en el
sector Municipal, así como también la jurisprudencia que dicta la Contraloría
General de la República al respecto.
 Los procedimientos indicados en el presente manual pueden ser sujeto de
modificaciones, de acuerdo a cambios en la estructura interna del Municipio,
cambios en la legislación o la jurisprudencia que dicte la Contraloría General de la
República al respecto, entre los más importantes.
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