Manual de Uso RADICACIÓN DE ENTRADA

Proceso
RADICACIÓN DE ENTRADA
Título
Manual de uso
Realizado por
UNION TEMPORAL inDenovaGSE
Dirigido a
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO
FAMILIAR (SSF)
Fecha
05/08/2014
Versión
1.0
1 TAREAS GESTOR .............................................................. 3
1.1 INICIO DE RADICACIÓN DE ENTRADA ...................................... 3
1.1.1 A PARTIR DE DOCUMENTO FÍSICO O FORMATO ELECTRÓNICO. ............... 3
1.1.2 A PARTIR DE UN CORREO ELECTRÓNICO (OUTLOOK). .............................. 8
1.2 DIGITALIZAR Y ENVIAR A DEPENDENCIA .............................. 12
Manual de uso Radicación de Entrada
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1 TAREAS GESTOR
1.1
INICIO DE RADICACIÓN DE ENTRADA
Existen dos formas de iniciar un expediente de Radicación de Entrada:
1.1.1 A PARTIR DE DOCUMENTO FÍSICO O FORMATO
ELECTRÓNICO.
I. Accedemos al Expediente Radicación de Entrada y seleccionamos la
opción Radicar.
II. Introducimos los datos generales de la comunicación, teniendo en
cuenta que los campos que tienen un asterisco son obligatorios. El
campo “Punto de radicación” (A) vendrá precargado por el grupo al
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que pertenezca el usuario radicador. Se introducirá obligatoriamente
el “Asunto” (B) (texto descriptivo del objetivo del expediente).
(A)
(B)
(C)
(D)
Debe indicar el nivel de confidencialidad del expediente de entre las
opciones disponibles (C). Para introducir un nuevo interesado (D) se oprime el
botón
y, como consecuencia, se muestra la siguiente pantalla:
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Los interesados pueden obtenerse de la base de datos de terceros (en
caso de estar creado) o introducir los datos en el momento.
Tras diligenciar los datos de los interesados, oprima “Aceptar (F9)” y en
el primer formulario se mostrarán los datos personales de los mismos. Es
importante mencionar que puede incluir en este formulario tantos interesados
como sea necesario, así como radicar sin introducir interesado.
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Municipio
Departamento
En caso de que el interesado que queremos introducir, tenga
representante, una vez cumplimentados los datos del interesado,
seleccionamos Introducir datos del representante, se desplegará un
formulario igual que para el interesado. Introducidos los datos del interesado y
de su representante, deberá indicar la intención de notificar.
Una vez digitados todos los campos, oprimir el botón
, para
añadir dicho interesado al expediente. En caso de querer introducir más
interesados, volver a oprimir el botón
anterior.
y repita el procedimiento
Una vez diligenciados los datos generales de la comunicación, diligencie
los propios que se muestran en el siguiente formulario.
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(E) Libro de registro. Campo desplegable en el que aparecerá precargado
el libro de registro correspondiente al punto de radicación.
(F) Reserva. Campo desplegable que permitirá al usuario seleccionar una
reserva de número en caso de que hayan creadas.
(G) Actividad. Campo en el que aparecerá precargada la actividad a
realizar : comunicación, consulta, derecho de petición, informe, invitación,
proceso judicial, queja, respuesta, solicitud, tutela.
(H) Imprimir rótulo. Campo seleccionable en el que el usuario podrá indicar
si desea imprimir rótulo de la radicación que está realizando. Este campo tiene
la opción por defecto “Sí” y, en consecuencia, se mostrarán en el formulario
otros dos campos:
•
Modo de impresión. Campo seleccionable en el que el usuario
podrá seleccionar si el modo de impresión va a ser “Carátula” o
“Etiquetadora”. Tiene como valor por defecto “Etiquetadora” ya que,
habitualmente, se imprimen dos etiquetas, una para el justificante
que se entrega al ciudadano y otra que va adherida al documento
cuya finalidad es identificar el expediente al que pertenece ese
documento.
•
Copias. Campo de texto que permitirá indicar el número de copias
que se desean imprimir. Tiene valor por defecto “2” pero es editable.
Este campo no se encontrará disponible si en el “Modo de impresión” se
ha seleccionado la opción “Carátula”.
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En el caso de que en este campo se seleccione la opción “No”, los campos
“Modo de impresión” y “Copias” no se mostrarán en pantalla.
Una vez diligenciados todos los datos, oprima “Radicar” para asignarle un
nº de radicado a la comunicación y enviarla al usuario :
1.1.2 A PARTIR DE UN CORREO ELECTRÓNICO (OUTLOOK).
En este caso, si el correo electrónico llevara varios documentos
adjuntos (siempre que no estuvieran incluidos en un archivo comprimido) se
podrá radicar de entrada incluyendo en la misma todos estos documentos.
El correo electrónico empleado en este caso debe ser Outlook y en
la configuración del mismo tiene que estar establecida la impresora
eSignaPrinter como impresora por defecto.
I. Se enviará el documento a imprimir con la impresora eSignaPrinter y,
automáticamente, se abrirá la impresora eSigna donde deberá indicar
el método de acceso:
II. Seleccione la opción “Certificado Instalado en el Equipo” y le
aparecerá una nueva ventana en la que deberá indicar que desea
hacer con el documento impreso:
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III. Seleccione la opción “Iniciar un Expediente” y pulse “Aceptar”. Le
aparecerá el siguiente mensaje indicando que se está iniciando la
aplicación:
IV. A continuación, le pedirá el PIN del certificado digital instalado en su
equipo y, una vez lo haya digitado, le aparecerá la siguiente pantalla:
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En la parte derecha de la pantalla le aparecerá disponible el documento
con el que pretende iniciar el radicado de entrada mientras que, en la parte
izquierda, le aparecerá un seleccionable en el que deberá indicar el tipo de
expediente que desea iniciar.
Únicamente le aparecerán disponibles aquellos expedientes sobre
los que el usuario que ha enviado el documento a imprimir con la impresora
eSignaPrinter tenga permisos de inicio.
Una vez seleccionado el tipo de expediente que desea iniciar, en la
parte derecha de la pantalla le aparecerá la pantalla de inicio de un Registro
de Comunicaciones Oficiales.
V. Diligencie todos los datos requeridos en los formularios establecidos
al efecto para radicar la comunicación.
VI. Una vez diligenciados, pulse el botón
.
En ese momento, le aparecerá un mensaje confirmándole que el
expediente se ha iniciado con éxito y preguntándole si desea adjuntar el
documento impreso con la impresora eSignaPrinter al mismo:
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Seleccione “Sí” y se le mostrará la siguiente pantalla:
(1) En primer lugar, seleccione el tipo documental del documento
electrónico que desea adjuntar al expediente.
(2) Dependiendo del tipo documental que haya seleccionado, se le
mostrarán un formulario u otro para indicar los metadatos asociados al
documento que se pretende adjuntar. Diligencie los metadatos en los campos
establecidos al efecto.
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(3) Compruebe que en este apartado está seleccionada la opción
“Adjuntar documento al expediente”.
(4) Para almacenar efectivamente los metadatos diligenciados, pulse el
botón “Guardar Metadatos”.
(5) En este apartado se le muestran algunos datos básicos sobre el
expediente: nº expediente, asunto, etc.
(6) Una vez haya diligenciado correctamente los metadatos del
documento que se va a adjuntar al expediente y haya consultado los datos del
mismo que desee, pulse “Adjuntar expediente” para adjuntar efectivamente el
documento al expediente.
En ese momento, le aparecerá un mensaje indicándole que se está
produciendo la acción y, una vez finalice, le aparecerá el siguiente mensaje de
confirmación:
Seleccione “Sí”, se cerrará la impresora eSignaPrinter y el procedimiento
habrá avanzado automáticamente a la tarea “Envío a dependencias”.
1.2
DIGITALIZAR Y ENVIAR A DEPENDENCIA
El Gestor tendrá disponible el número de radicado que se ha realizado
(con el formato empleado para la Superintendencia del Subsidio Familiar: 1AÑO-Nº CONSECUTIVO) :
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Si desea introducir algún interesado al expediente, lo puede realizar
desde la pestaña Interesados. Para introducir un nuevo interesado oprima el
botón
y, como consecuencia, se mostrará la siguiente pantalla:
Los interesados pueden obtenerse de la base de datos de terceros (en
caso de estar creado), se pueden crear como nuevos terceros o se pueden
introducir en el momento sin crearlos en la base de datos.
Tras diligenciar los datos del interesado, oprima “Aceptar(F9)”.
En caso de que el interesado que queremos introducir, tenga
representante, una vez cumplimentados los datos del interesado,
seleccionamos Introducir datos del representante, se desplegará un
formulario igual que para el interesado. Introducidos los datos del interesado y
de su representante, deberá indicar la intención de notificar.
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Diligenciados todos los campos, oprimir el botón
dicho interesado al expediente.
, para añadir
En caso de introducir los datos en el momento sin crear nuevo
interesado, digite el Nombre del interesado y los campos que considere
necesarios y oprima el botón
.
Por otro lado, se mostrarán varios formularios en los que el usuario
podrá gestionar los documentos recibidos, seleccionar las dependencias
destino de la comunicación oficial y seleccionar las dependencias a las que
enviar copias de la comunicación oficial :
Gestionar documentos recibidos
En caso de tener que adjuntar documentación al expediente, dispone de
tres opciones.
01.Subir documento electrónico : Oprima el botón
para adjuntar documentos en formato digital. Tras oprimir el botón
mencionado, se desplegará un nuevo formulario en el que deberá adjuntar el
documento pulsando el botón “Añadir” :
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Una vez seleccionado, pulse en “Siguiente” y digite los metadatos
asociados al tipo documental seleccionado. Éstos serán diferentes según el
tipo. Aquellos campos que tengan un asterisco tendrán carácter obligatorio:
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Tras diligenciar todos los campos, se deberá oprimir el botón “Terminar”
y se procederá a la subida del documento.
02. Imprimir etiqueta: La opción Imprimir etiqueta, le permitirá imprimir
etiquetas con códigos de barras en formato PDF417, que se pegarán sobre
cada documento antes de proceder al escaneo de los mismos. Tras oprimir el
botón
, aparecerá disponible un formulario en el que se
deberá digitar el nombre del documento, el tipo documental y los metadatos
asociados al mismo :
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Tras digitar los datos correspondientes, aparecerá un campo de
formulario desplegable en el que deberá seleccionar el modo de impresión y
oprimir el botón “Imprimir”.
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Al oprimir el botón “Imprimir”, se imprimirá una etiqueta con la siguiente
información: No. de radicado; fecha y hora de radicado; nombre del
documento.
La etiqueta se debe despegar del soporte y pegar sobre la primera
página del documento. Oprima el botón
documentos se adjunten al expediente.
tantas veces como
Existe la posibilidad de volver a imprimir una etiqueta que ya se ha
impreso anteriormente. En este caso, se deberá seleccionar dicha etiqueta y
oprimir el botón
, y se abrirá una ventana en la que el usuario
podrá volver a seleccionar el modo de impresión
RECOMENDACIONES
1. La etiqueta no se tiene que pegar encima del texto.
2. Se tiene que dejar un área en blanco tanto a la derecha como a la
izquierda de la etiqueta en la medida de lo posible, para facilitar su
posterior lectura.
3. Se recomienda, para su mejor detección en el posterior proceso de
digitalización del documento, que la etiqueta se pegue en posición
horizontal. Si no se dispone de espacio suficiente para ello, se puede
pegar en posición vertical.
4. A la hora de escanear los documentos, los documentos con etiquetas
se podrán escanear en lotes, al igual que con las carátulas. Los lotes
de documentos a escanear, podrán incorporar indistintamente
documentos con etiqueta y documentos con carátula impresa.
03. Escanear documento: para escanear un documento y adjuntarlo de
este modo al expediente que se está tramitando, se deberá oprimir el botón
.
En este caso también aparecerá disponible un formulario en el que se
deberá seleccionar el tipo documental del documento que se va a escanear y
digitar los metadatos asociados a dicho tipo documental.
Una vez se hayan diligenciado todos los datos referentes al tipo
documental, deberá seleccionar el escáner configurado para su equipo en el
seleccionable “Escanear documento – Seleccione fuente”:
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Una vez haya seleccionado el escáner, diligencie el nombre del
documento a escanear y oprima el botón “Escanear”.
Seleccionar dependencias destino de la correspondencia
En este formulario se deberán seleccionar las dependencias a las que
debe enviarse la comunicación recibida para su posterior gestión.
Para ello, deberá oprimir el botón “Añadir dependencia” y se le abrirá
una ventana en la que se mostrará la estructura organizativa para que
seleccione la dependencia destino de entre las que existen disponibles:
Para seleccionar la dependencia efectivamente, oprima dos veces
encima de la misma con el botón izquierdo del mouse.
Una vez haya seleccionado la dependencia destino, ésta le aparecerá
indicada en el formulario y, además, se le indicará en que estado está.
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La comunicación quedará pendiente de envío hasta que se haya
oprimido el botón “Enviar a la dependencia”.
Los posibles estados son: Pendiente de envío, si todavía no ha hecho
doble presión sobre el botón Enviar comunicación, Aceptada, en caso de que
el gestor documental de la dependencia seleccionada haya aceptado la
misma y Rechazada, en caso de que el gestor documental haya rechazado la
comunicación.
En caso de que la dependencia rechace su envío, selecciónela y oprima
el botón "Cambiar dependencia" para enviarla de nuevo.
Una vez se acepte la comunicación oficial, se finalizará automáticamente
la tarea.
Si lo desea puede enviar copias a otras dependencias que considere que
necesiten ser conocedoras de la comunicación oficial.
Seleccionar dependencias para enviar copias
Como ya se ha mencionado anteriormente, es posible enviar copias de
la comunicación recibida a otras dependencias a modo informativo.
Para ello, el usuario tendrá disponible el siguiente formulario:
Oprima el botón “Añadir Dependencia” y seleccione la dependencia
destino de la copia del mismo modo que en el caso anterior.
Cuando todas las dependencias hayan aceptado la correspondencia que
se les ha enviado y se finalice la tarea, se enviará automáticamente las copias
de la correspondencia a las dependencias seleccionadas
Finalmente podrá elegir entre las siguientes diferentes acciones según
lo que requiera realizar :
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