Manual de Procedimientos - Secretaría de Bienestar Social

SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
SECRETARIO DE
BIENESTAR SOCIAL
1
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
Elaborado por:
Yesika Guzmán
Dirección de Planificación
Revisado por:
Aprobado por:
Ma. Ing. Héctor René Gutiérrez
C.
Director de Planificación
Licda. Cricia Zelene Urizar de
Sandoval
Secretaria de Bienestar Social
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
32 calle 9-34 Zona 11, Colonia “Las Charcas”
Tel: 24143535 Ext. 3505
Guatemala, octubre de 2015
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ...........................................................................................................................3
ANTECEDENTES HISTÓRICOS .......................................................................................................4
PROCEDIMIENTO No. 1 .................................................................................................................9
PROCEDIMIENTO No. 2 ............................................................................................................... 11
PROCEDIMIENTO No.3 ................................................................................................................ 13
PROCEDIMIENTO No.4 ................................................................................................................ 18
DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................................. 23
VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN Y VERIFICACIÓN ........................................................................ 27
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
INTRODUCCIÓN
La Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República, es un órgano administrativo,
que depende jerárquicamente de la Presidencia de la República, que formula y ejecuta
programas y servicios con cobertura nacional, para la prevención y protección integral de la
niñez y adolescencia, apoyando y fortaleciendo a la familia como núcleo de la sociedad,
procurando la reinserción y resocialización de los adolescentes en conflicto con la Ley Penal.
Tiene como finalidad coadyuvar en la protección integral y especial de la niñez y adolescencia
en su entorno familiar, mediante la restitución y el goce de sus derechos y contribuir a la
reinserción de los adolescentes en conflicto con la Ley Penal a través de los programas y
servicios que tiene a su cargo para ese propósito.
Es competencia de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República ejecutar a
nivel nacional las políticas nacionales en materia de niñez y adolescencia, programas y servicios
dirigidos a la prevención y restitución de los derechos de la niñez y adolescencia y a fortalecer a
la familia.
El marco general de gestión de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la
República está concebido para:






Prevenir y proteger los derechos de la niñez y adolescencia
Fortalecer a la familia, con la finalidad de prevenir amenazas y la violación a los derechos
de la niñez y adolescencia.
Planificar, organizar, dirigir y controlar planes, programas y proyectos, dirigidos al
bienestar de la niñez y adolescencia y a la reinserción y resocialización de adolescentes
en conflicto con la Ley Penal.
Garantizar la integralidad de los programas, servicios, acciones y procedimientos de
atención a la niñez y adolescencia en coordinación con instituciones del sector público,
sector privado, organizaciones no gubernamentales y entidades internacionales
cooperantes.
Coordinar con la Comisión Nacional de la Niñez y Adolescencia, el desarrollo de políticas
en la materia.
La Desconcentración de servicios a nivel nacional.
Para el efecto, el Secretario de Bienestar Social, cuenta con tres Subsecretarios; Subsecretario
de Preservación Familiar, Fortalecimiento y Apoyo Comunitario, Subsecretario de Protección y
Acogimiento a la Niñez y Adolescencia y Subsecretario de Reinserción y Resocialización de
Adolescentes en Conflicto con la Ley Penal cuyas Subsecretarías constituyen los órganos
sustantivos de la institución.
El presente Manual de Procedimientos tiene como finalidad formalizar las normas y
procedimientos a realizarse dentro del Despacho del Secretario de Bienestar Social.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
La Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República, inicio sus actividades el 20
de febrero de 1945, cuando un grupo de señoras voluntarias, a iniciativa de Doña Elisa Martínez
de Arévalo, resolvieron fundar una sociedad de carácter privado que se ocupara de amparar a
los niños de escasos recursos, velando por su salud y proporcionándoles cuidadores, recreación
y ayuda material.
A esta asociación se le dio el nombre de “Asociación Pro Comedores Infantiles”, la cual inicio sus
labores con la apertura de 19 comedores infantiles: 11 en la ciudad capital y 8 en distintos
departamentos del País. Simultáneamente se inauguraron 3 guarderías infantiles, un hospital
para niños desnutridos, un jardín de vacaciones y un departamento de rayos x en la capital.
En 1951, la Asociación inauguró dos hogares para proteger a niños de 0 a 7 años de edad,
cuyas madres no podían atenderlos por hospitalización o prisión, también se fundó el comedor
Infantil de Cobán y se inició la formación de los patronatos departamentales, cuya misión era
ayudar al mantenimiento y protección de los niños del área rural uniéndose las asociaciones de
comedores y las guarderías infantiles que venían funcionando separadamente.
El 12 de febrero de 1957, fueron aprobados por el Ejecutivo los estatutos de la Asociación de
Bienestar Infantil (ABI). El 12 de diciembre de 1958, se inauguró la guardería y sala cuna del
Mercado “La Presidenta”, posteriormente en mayo de 1959, se inauguró la guardería de El
Progreso y en septiembre, los comedores infantiles de Cuilapa y Jutiapa.
En abril de 1963, se hicieron los estudios para mejorar los servicios de la Asociación de
Bienestar Infantil, concluyendo con el Decreto Ley 20, del 9 de mayo, por medio del cual se crea
la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República y se establece que de ella
dependerán los servicios de bienestar social. El 24 de noviembre de 1964, por Decreto Ley 296;
se crea la Dirección de Desarrollo de la Comunidad, que quedo adscrita a la Secretaría de
Bienestar Social de la Presidencia de la República.
De 1964 a 1965, se organizaron los Centros de Bienestar Social 1 y 2, el Centro Nutrición del
Jícaro, la Sala Cuna del Mercado la Terminal y el Hogar Temporal de Quetzaltenango y Zacapa,
transformándose en centro de bienestar social y guardería respectivamente y se hicieron
estudios sobre la legislación para proteger a la familia, dando origen a los tribunales de familia.
En 1967, a través de un Acuerdo Gubernativo, se deja sin efecto el Decreto Ley 20, emitido en
1963 y la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República se fusiona con la
Secretaría de Asuntos Sociales de la Presidencia, última que fuera suprimida el 1 de Julio de
1978 por un nuevo Acuerdo Gubernativo el que establece la Secretaría de Bienestar Social de la
Presidencia de la República.
El 1 de agosto de 1990, mediante Acuerdo Gubernativo 662-90 se emite el Reglamento
Orgánico, que define dentro de su estructura funcional, las Direcciones de Bienestar Infantil,
Tratamiento y Orientación para Menores y de Asistencia Educativa Especial, además una
Dirección Administrativa de apoyo, fijando así los límites de sus competencias.
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SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
En 1997, la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República inició su reestructura
interna con el propósito de proyectar sus operaciones en beneficio de la niñez y adolescencia
guatemalteca, en condiciones de pobreza y extrema pobreza. Proceso que se materializa el 16
de enero de 1988, con la entrada en vigencia de su Reglamento Orgánico, según Acuerdo
Gubernativo 4-91 del 9 de enero del mismo año. A partir de entonces, la Secretaría de
Bienestar Social de la Presidencia de la República, promueve, propone y da seguimiento a las
Políticas Públicas que benefician a la niñez y adolescencia.
A partir de entonces tiene a su cargo la atención Integral a Niños y Niñas de 0 a 12 años, brinda
atención a Niñez y Adolescencia con Discapacidad y Atención a Adolescentes en Conflicto con la
Ley Penal. Atiende además a Niñas, Niños y Adolescentes en Riesgo Social a través de 35
Centros de Atención Integral, 4 Hogares Temporales de Protección y Abrigo para Niños
Huérfanos y/o Abandonados y cuenta con 4 Centros de Atención a Adolescentes en Conflicto
con la Ley Penal.
En correspondencia a la Ley de Protección Integral de la Niñez y Adolescencia, la presidencia
emite un nuevo Reglamento Orgánico según Acuerdo Gubernativo NO. 752-2003, el que
establece que la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República tiene como
función esencial el desarrollo de los procesos de formulación , planificación, dirección, ejecución
y evaluación de políticas y programas dirigidos a la niñez y adolescencia, para así contribuir al
funcionamiento sectorial articulado, racional y eficiente, promoviendo el trabajo en equipo,
participación ciudadana y el desarrollo de los sectores vulnerables.
El 20 de diciembre de 2,005 se emite un nuevo Acuerdo Gubernativo, No. 698-2005 el cual
establece que los Centros de Atención Integral serán atendidos por la Subsecretaría de
Fortalecimiento y Apoyo Familiar y Comunitario y crea además los Programas de Protección y
Abrigo para Niños y Niñas Amenazados o Violados en sus Derechos.
Por medio del Acuerdo Gubernativo Número 18-2006, del 23 de enero de 2006, se establecen
funciones técnicas y administrativas que permitan responder al nuevo enfoque social de la
Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República que incluye programas y
servicios de Educación Especial y capacitación laboral dirigidos a niñas, niños y adolescentes
con discapacidad mental leve y/o moderada, etc. Tal reestructura define organizacionalmente
un Despacho Superior y tres Subsecretarías; de Protección Abrigo y Rehabilitación Familiar; de
Fortalecimiento y Apoyo Familiar y Comunitario; y de Reinserción y Resocialización de
Adolescentes en Conflicto con la Ley Penal.
El Acuerdo Gubernativo 101-2015 de fecha 10 de marzo 2015 emite el nuevo Reglamento
Orgánico Interno de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República donde
orienta a la especialización de servicios para la preservación y protección de derechos de la
niñez y adolescencia, el ordenamiento y sostenibilidad de procesos y servicios de atención
integral a niñez y adolescencia vulnerable o vulnerada en sus derechos y la reinserción y
resocialización de adolescentes en conflicto con la Ley Penal, así como la desconcentración de
sus servicios.
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SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
MISIÓN Y VISIÓN DE LA SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
MISIÓN
Somos una institución especializada en la atención a la niñez y adolescencia vulnerada y
amenazada en sus derechos, mediante programas y servicios de prevención, protección
integral, reinserción y resocialización a nivel nacional con equidad e igualdad.
VISIÓN
Ser la entidad líder, sólida y efectiva con cobertura nacional en la ejecución de programas y
servicios orientados a prevenir la vulneración y restituir los derechos de la niñez y adolescencia
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SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
MARCO JURIDICO
a. Artículo 202 de la Constitución Política de la República de Guatemala.
b. Decreto No. 27-90 del Congreso de la República: “Ratificación de la Convención sobre los
Derechos del Niño”, publicado el 23 de mayo de 1990.
c. Decreto No. 114-97 del Congreso de la República: “Ley del Organismo Ejecutivo",
publicado el 12 de diciembre de 1997.
d. Decreto No. 27-2003 del Congreso de la República: “Ley de Protección Integral de la
Niñez y Adolescencia”, publicado el 18 de julio de 2003.
e. Acuerdo Gubernativo No. 333-2004, publicado el 28 de octubre de 2004, Acuerda asumir
como política de Estado la Política Pública de Protección Integral de la Niñez y Adolescencia,
aprueba el Plan de Acción Nacional a favor de la Niñez y Adolescencia para el período 2004
al 2015.
f.
Acuerdo Gubernativo No. 101-2015 emitido el 10 de marzo de 2015 emite el Reglamento
Orgánico Interno de La Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la Republica.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTOS DEL SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
En observancia de lo dispuesto en el Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría de Bienestar
Social de la Presidencia de la República, Acuerdo Gubernativo No. 101-2015, el Secretario de
Bienestar Social, es responsable de realizar funciones generales y específicas que permitan
cumplir su mandato institucional, lo que se logra a través del concurso de las Sub-Secretarias y
las unidades asesoras o de apoyo técnico cuando se trata de aspectos sustantivos u operativos y
administrativos respectivamente.
Las funciones generales de gestión contenidas en el presente Manual de Procedimientos, se
orientan a la gestión prevista con el concurso de unidades asesoras y apoyo técnico, toda vez
que la parte sustantiva es intrínseca a la gestión de las Sub-Secretarias de Bienestar Social,
receptoras de la asesoría u apoyo técnico o administrativo generado bajo coordinación del
Secretario de Bienestar Social.
FUNCIONES GENERALES
Planificar, organizar, dirigir y
controlar planes programas y
proyectos
Coordinación interinstitucional
Cooperación Externa
Desconcentración de Servicios
Gestión de Recursos Humanos
Gestión de Infraestructura
Gestión de Seguridad
Gestión Administrativa
Comunicación Social
Gestión Financiera
Gestión de Género
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Planificación Estratégica y Operativa
Monitoreo y Evaluación
Gestión de Presupuesto
Informes de ejecución física y financiera
Auditoría y fiscalización (Externo - Interno)
Entidades públicas (Gabinetes, Comisiones)
Comisión Nacional de la Niñez y Adolescencia (Políticas
Públicas)
Acuerdos y Convenios de Cooperación
Cooperación Nacional e Internacional
Coordinación Departamental
Coordinación Sedes Departamentales
Contratación de personal
Evaluación de personal
Formación y Capacitación
Ampliación
Mantenimiento
Interna
Externa
Procedimientos efectivos para el goce de derechos de la
niñez y adolescencia atendida.
Actividades de investigación para detectar la vulneración
a los derechos de la niñez y adolescencia que amerite
protección del Estado.
Promover en administrar de manera eficiente
el
presupuesto de la institución para el desarrollo de los
programas y proyectos de la SBS.
Acreditación a entidades privadas que presten servicios de
cuidado infantil diario.
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SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO No. 1
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
Objetivo:
Cumplir con la normativa de la ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 y lineamientos de
formulación propuestos por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia
–SEGEPLAN-.
Normas:
 Regirse al instructivo presidencial, que define anualmente lineamientos de planificación.
 La información se trabajará en conjunto con Direcciones y Departamentos sustantivos.
 Los planes a elaborar serán el Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Operativo
Multianual (POM), Plan Operativo Anual (POA).
Desarrollo del procedimiento:
Planificación Estratégica y Operativa
No.
Responsable
Secretario de
Bienestar Social
Director
Planificación
de
Encargado
Estadística
de
Subsecretarías,
Direcciones
Departamentos
Actividad
Actividad
1
Recibe de –SEGEPLAN-1 y –MINFIN-2 lineamientos y
orientaciones estratégicas para la elaboración de planes.
2
Da a conocer lineamientos al Director de Planificación.
3
4
y
Encargado
Estadística
de
Director
Planificación
de
Secretario
Bienestar Social
de
5
6
7
8
9
10
11
Da a conocer lineamientos al encargado de estadística de la
Dirección.
Inicia diseño de proceso de formulación de planes en base
a lineamientos provistos por -SEGEPLAN-.
Formula método y herramientas de recopilación de
información basada en los lineamientos de planificación y la
requiere Direcciones y Departamento sustantivos de la SBS.
Ingresan información a los instrumentos, definiendo los
resultados, productos, subproductos y metas.
Consolida información de cada Subsecretaría, Dirección y
Departamento.
Define la producción Institucional y planes por
departamento sustantivo de la –SBS-.
Consolida los tres planes (PEI, POM y POA)
Presenta Planes y proyecto de resolución aprobatoria al
Secretario de Bienestar Social para su aprobación.
Firma resolución aprobatoria de Planes y remite a
–SEGEPLAN-, -MINFIN- y –CGC-3.
1
Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia
Ministerio de Finanzas Públicas
3
Contraloría General de Cuentas
2
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
DIAGRAMA DE FLUJO
PLANIFICACION ESTRATEGICA Y OPERATIVA
Secretario de
Bienestar
Social
Director de
Planificación
Encargado de
Estadística
Recibe
lineamientos para
elaboración de
planes.
Recibe
lineamientos del
Secretario de
Bienestar Social
para iniciar con el
proceso de
formulación de
planes.
Formula método y
herramientas para
recopilación de
información que se
requerirá.
Firma resolución
aprobatoria de
planes y remite a
SEGEPLAN, MINFIN
Y CGC.
Consolida los tres
planes y elabora
proyecto de
resolución
aprobatoria.
Consolida
información
recibida y define
la producción
Institucional.
INICIO
Subsecretarías,
Direcciones y
Departamentos
Ingresan
información a
instrumentos
dados para el
efecto.
Fase
FIN
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SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO No. 2
MONITOREO Y EVALUACIÓN
Objetivo:
 Cumplir con la normativa de la ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 y
lineamientos de monitoreo y evaluación de la Secretaría de Planificación y Programación
de la Presidencia.
 Medir resultados de programas y proyectos de la Secretaría de Bienestar Social de la
Presidencia de la República conforme a la planificación estratégica y operativa vigente.
Normas:
 La información se trabajará en conjunto con los responsables de Direcciones y
Departamentos sustantivos a través de informes mensuales reconocidos como “metas y
volúmenes”
 La base de monitoreo y evaluación son los planes operativos y estratégicos en función
de indicadores de producto y de resultado cada departamento sustantivo.
Desarrollo del procedimiento:
MONITOREO Y EVALUACIÓN
No.
Responsable
Secretario
Subsecretarios
Actividad
y
1
2
Director
Planificación
de
3
4
Direcciones
Departamentos.
y
5
6
7
Director
Planificación
de
8
9
Actividad
Definir los resultados estratégicos institucionales con apoyo
de la Dirección de Planificación.
Establece indicadores de resultado y producto, según
lineamientos técnicos provistos por SEGEPLAN.
Formula método y herramientas de recopilación de
información (metas y volúmenes).
Requiere información a Direcciones y Departamentos
Sustantivos.
Presentan información mensual, bimestral o semestral para
monitoreo y evaluación según compromisos de
planificación.
Recopila, valida, interpreta y consolida información de
resultados por Subsecretaría, Dirección y Departamento
sustantivo.
Realiza análisis estadísticos y mide el logro y resultados a
partir de indicadores comprometidos.
Canaliza y presenta informes técnicos, retroalimenta
procesos y verifica el cumplimiento de metas por
departamentos.
Verifica logros, presenta informes bimensuales a Secretario
de Bienestar Social y requerimientos de información interinstitucional.
11
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SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
Secretario
Bienestar Social
10
de
11
Orienta y decide en base a resultado de evaluación y
monitoreo
Presenta resultados e indicadores en gabinetes y entidades
de gobierno.
DIAGRAMA DE FLUJO
MONITOREO Y EVALUACIÓN
SUBSECRETARIOS
Y SECRETARIO DE
BIENESTAR
SOCIAL
DIRECTOR DE
PLANIFICACIÓN
DIRECCIONES Y
DEPARTAMENTOS
SECRETARIO DE
BIENESTAR SOCIAL
INICIO
Define resultados
estratégicos con
apoyo de
Planificación.
Establece
indicadores de
resultado y
producto.
Formula
herramientas de
recopilación de
información de
Direcciones y
Departamentos.
Presentan
información
mensual,
bimestral o
semestral para
monitoreo y
evaluación según
compromisos de
Planificación.
Recopila y valida
información de
resultados por
Dirección o
Departamento.
Analiza
información y
mide logros y
resultados a
partir de
indicadores.
Canaliza y
presenta
informes técnicos
Orienta y decide
en base a
resultado de
evaluación y
monitoreo
Presenta
resultados e
indicadores en
gabinetes y
entidades de
gobierno.
Fase
FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO No.3
AUDITORIAS Y FISCALIZACION
Objetivo:
Elaborar una guía que indique los pasos a seguir en la realización de una auditoría, desde la
asignación del personal, hasta la elaboración del reporte final.
Normas:



Para la ejecución de una auditoría, se requiere la elaboración de un nombramiento
emitido por el Director de Auditoría Interna, en el cual se debe indicar la naturaleza del
trabajo a realizar, la fecha de ejecución de la auditoría y la fecha de entrega de
informes.
La detección de hallazgos, implica la discusión de los mismos con el jefe de cada Unidad
involucrada, proporcionando un tiempo máximo de 5 días hábiles, para que presenten
las pruebas de descargo correspondientes.
Al finalizar el trabajo de auditoría, debe entregarse copia del informe a cada Unidad
involucrada.
Responsable
No.
Actividad
Director de auditoria
interna
1
Director de auditoria
interna
2
Sub director de
auditoria interna
3
Supervisor de
auditoria interna
4
Auditor
5
Supervisor de
auditoria interna
6
Actividad
Con base en Programa Anual de Auditoría (PAA),
asigna el trabajo de auditoría, de acuerdo a criterio y
disponibilidad de personal. Elabora nombramiento.
Entrega nombramiento a Sub director para la
ejecución de auditoría.
Recibe nombramiento y reúne al equipo de trabajo
asignado para coordinar el trabajo a realizar,
definiendo el alcance del trabajo, la materialidad y las
pruebas a realizar.
Coordina con auditor nombrado la elaboración del
programa de auditoría.
Ejecuta la auditoría. Determina hallazgos. Comunica
los hallazgos a Supervisor.
Verifica si se realizó el trabajo proyectado; revisa los
hallazgos y la documentación de los mismos.
Determina si se amplía la muestra. Si el trabajo llena
los requisitos de calidad técnica necesarios, traslada a
Sub director para revisión. De lo contrario, devuelve a
Auditor para realizar los cambios o revisiones
necesarias.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
Sub director de
auditoria interna
7
Asistente de auditoria
interna
8
Sub director de
auditoria interna
9
Sub director de
auditoria interna
10
Auditor
11
Supervisor
12
Sub director de
auditoria interna
13
Director de auditoria
interna
14
Asistente de auditoria
interna
Asistente de auditoria
interna
15
16
Revisa y aprueba Programas de Auditoría, el alcance
de las mismas y los resultados obtenidos. Verifica la
documentación de los hallazgos. Si los resultados son
satisfactorios, solicita a Asistente la elaboración de
oficio para convocar a reunión a los responsables de
los hallazgos, de lo contrario, devuelve informe a
Supervisor para ampliar el trabajo o realizar
modificaciones.
Elabora oficio (s) firmado (s) por el Sub director, con
las copias necesarias. Entrega a los responsables de
los hallazgos.
El día establecido, realiza reunión de discusión de
hallazgos, participando los responsables de los
mismos, el subdirector, el supervisor y el auditor que
ejecutó la auditoría. Se concede un plazo de 5 días
hábiles para presentar pruebas de descargo. Se
levanta acta indicando en ella la aceptación o rechazo
de las pruebas de descargo.
Junto con el supervisor y el auditor, transcurrido el
plazo concedido, recibe las pruebas de descargo.
Elabora borrador del informe. Firma y traslada a
supervisor.
Recibe borrador de informe. Revisa y si todo está de
acuerdo a los aspectos técnicos de Normas de
Auditoría Gubernamental, firma y traslada a
Subdirector. De lo contrario devuelve a Auditor para
su modificación.
Revisa informe. Si no determina modificaciones, firma
y traslada a Director, de lo contrario, devuelve a
Supervisor para su modificación.
Revisa informe. Si no determina modificaciones,
solicita impresión para firmar y posteriormente
entregar a Secretario de Bienestar Social y Direcciones
involucradas, de lo contrario, devuelve a Sub director
para su modificación.
Prepara informe, copias del mismo y oficio de
entrega; realiza entrega solicitando firmas de recibido.
Archiva.
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SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
DIAGRAMA DE FLUJO
Asistente
Asistente
Auditor
Auditor
Supervisor
Supervisor
Director
Director
Subdirector
Subdirector
Inicio
Inicio
Elabora
Elabora
nombramiento
nombramiento
para
para auditoría
auditoría
Recibe
Recibe
nombramiento
nombramiento
Coordina
Coordina
auditoría
auditoría con
con
supervisor
supervisor yy
auditor
auditor
NO
Realiza
Realiza auditoria
auditoria
Coordina
Coordina con
con
auditor
auditor elel
programa
programa de
de
auditoría
auditoría
Determina
Determina
hallazgos
hallazgos
Revisa
Revisa auditoría.
auditoría.
Analiza
Analiza hallazgos
hallazgos
Trabajo
Trabajo
satisfactorio
satisfactorio
Define
Define alcance
alcance
NO
SI
Revisa
Revisa auditoría.
auditoría.
Analiza
Analiza hallazgos
hallazgos
Trabajo
Trabajo
satisfactorio
satisfactorio
SI
11
15
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
Asistente
Asistente
Auditor
Auditor
Supervisor
Supervisor
Director
Director
Subdirector
Subdirector
11
Solicita
Solicita oficio
oficio
para
para discusión
discusión de
de
hallazgos
hallazgos
Oficio
Oficio autorizado
autorizado
por
por Sub
Sub director
director
Equipo
Equipo de
de auditoria
auditoria ee
involucrados
involucrados realizan
realizan
reunión.
reunión. Suscriben
Suscriben
acta.
acta.
Convoca
Convoca aa
involucrados
involucrados
Transcurrido
Transcurrido
tiempo,
tiempo, se
se revisan
revisan
pruebas.
pruebas.
Elabora
Elabora informe
informe
Revisa
Revisa informe
informe
NO
Trabajo
Trabajo
satisfactorio
satisfactorio
NO
SI
Revisa
Revisa informe
informe
Trabajo
Trabajo
satisfactorio
satisfactorio
SI
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
Asistente
Auditor
Supervisor
Subdirector
Director
2
Revisa informe.
Revisa informe
Coordina con
Asistente para
distribución.
Autoriza informe.
Devuelve para
distribución.
Entrega a
Secretario de
Bienestar Social
y Directores
involucradas
Archiva
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO No.4
EVALUACIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Objetivo
Dotar a la Institución del personal idóneo a cada una de las Direcciones que la conforman, para
cumplir con la misión, visión y objetivos de la misma.
Marco Legal
Decreto 1748 Del Congreso de la República “Ley de Servicio Civil”
Acuerdo Gubernativo 18-98 “Reglamento de la Ley de Servicio Civil”
Decreto 11-73 del Congreso de la República “Ley de Salarios de la Administración Pública”
Decreto No. 101-97 del Congreso de la República “Ley Orgánica del Presupuesto”
Políticas y Normas del Procedimiento
1. El expediente debe estar completo para que sea ingresado a Nómina, de lo contrario no
se realizara pago.
2. Las fechas de toma de posesión deben realizarse el 1 y el 16 de cada mes o en su
defecto, el primer día hábil siguiente a dichas fechas.
3. Debe trasladarse fotocopia de los oficios de Presentación para que tengan conocimiento
de las nuevas contrataciones de la siguiente manera:
a. De todo el personal de reciente ingreso al Departamento de Inventarios
b. De puestos Directivos o puestos que manejen valores también a la Dirección de
Auditoría y Fiscalización.
4. El procedimiento de la contratación de personal dependerá según sea renglón 011, 021,
022, 029 etc.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Asistente de Dirección de
Recursos Humanos
Analista
de
Contrataciones
de
Personal
Analista de Personal
Analista
de
CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Paso
Procedimiento
Entrega expediente completo aprobado en cuadro de
1
contratación a Analista de Contrataciones de Personal.
2
Recibe cuadro y expedientes.
Elabora cuadro de control de expedientes por renglones
3
y los separa.
Entrega listado y expedientes al Analista de Personal a
4
cargo del contrato de cada renglón para que sea
realizado.
5
Elabora contrato y Acuerdo Interno del personal que
acepto propuesta.
6
Elabora complementos de contratación: Boleta de
Registro de la Contraloría General, Oficio de IGSS, Oficio
18
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
Contrataciones
Personal
de
10
11
de Cuenta Bancaria, Oficios de Presentación, Colegiatura
Activa, Probidad y Finiquito (Si Corresponde)
Ordena el expediente y lo traslada al Jefe de Gestión de
Personal para la firma de visto bueno de los
documentos de contratación.
Firma los complementos de la contratación y devuelve el
expediente.
Coordina logística, dirige y realiza todo lo concerniente a
la firma del contrato y entrega de papelería al Servidor
Público a contratar.
Lee y firma su contrato
Elaboración de Acta de Toma de Posesión.
12
13
Firma Acta de Toma de Posesión.
Firma el Acta
14
Firma el Acta
15
16
Entrega documentos que le hagan falta.
Recibe la papelería complementaria, la adjunta al
expediente y entrega a Analista de Monitoreo y
Supervisión de Persona.(Paso 19)
Envía el Contrato y Acuerdo interno al Secretario de
Bienestar Social para firma.
Firma Contrato y Acuerdo Interno. Entrega a RRHH.
7
Jefe de Gestión de
Personal
Analista
de
Contrataciones
de
Personal
Persona a contratar
Analista de Acciones de
Personal
Persona a Contratar
Director
de
Recursos
Humanos
Secretario de Bienestar
Social
Persona a Contratar
Analista
de
Contrataciones
de
Personal
8
9
17
Secretario de Bienestar
Social
Encargada de Monitoreo y
Supervisión de Personal
Analista
de
Contrataciones
de
Personal
Analista de Nómina
18
Analista
Contrataciones
Personal
22
de
de
19
20
21
23
Ingresa el personal al sistema y regresa a Analista de
Contrataciones de Personal.
Recibe y archiva documentos pendientes. Entrega a
Analista de Nomina.
Ingresa el personal a Nómina según el renglón y
entrega a Analista de Contrataciones de Personal.
Envía oficio de presentación de nuevo ingreso a
Dirección de Auditoria Interna y Unidad de Inventarios.
Folea, escanea expediente y entrega a Encargada de
Archivo.
19
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
CONTRATACION DE PERSONAL
ASITENTE DE DIRECCION
ANALISTA DE
CONTRATACIONES DE
PERSONAL
PERSONA A CONTRATAR
ANALISTA DE PERSONAL
JEFE GESTION DE
PERSONAL
ANALISTA DE
MONITOREO
ANALISTA DE ACCIONES DE
PERSONAL
SECRETARIO DE
BIENESTAR SOCIAL
DIRECCION DE RECURSOS
HUMANOS
ANALISTA DE NOMINAS
INICIO
Entrega
expediente
Recibe expediente y
solicita papelería para
completar
Tramita y entrega
papelería
RECIBE PAPELERIA Y
ADJUNTA A EXPEDIENTE
ELABORA CUADRO POR
RENGLON
ENTREGA EXPEDIENTES A
CADA ANALISTA DE
PERSONAL PARA ELABORAR
CONTRATO
RECIBE EXPEDIENTE
ELABORA COMPLEMENTOS
DE CONTRATACION Y LOS
TRASLA AL JEFE DE GESTION
PARA FIRMA.
ELABORA CONTRATO
021 Y ACUERDO
INTERNO
FIRMA LOS
COMPLEMENTOS DE
CONTRATACION
COORDINA LOGISTICA,
DIRIGE Y REALIZA TODO LO
CONSERNIENTE A LOS
DOCUMENTOS
LEE Y FIRMA
CONTRATO
TRASLADA DOCUMENTOS
FIRMADOS
ELABORA ACTA DE TOMA
DE POSESION
LEE Y FIRMA ACTA
FIRMA ACTA
RECIBE PAPELERIA Y
EXPEDIENTE,
RECIBE PAPELERIA Y
EXPEDIENTE,
DEVUELVE EXPEDIENTE
INGRESA EXPEDIENTE A
BASE DE DATOS
FIRMA ACTA
FIRMA CONTRATOS Y
ACUERDOS INTERNOS
RECIBE DOCUMENTOS Y
TRASLADA A NOMINA
INGRESA A NOMINA
ENVIA OFICIO DE
PRESENTACION A
INVENTARIOS Y AUDITORIA
Fase
FOLEA Y ESCANEA EL
EXPEDIENTE COMPLETO Y
TRASLADA PARA ARCHIVO
FIN
20
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO No. 5
FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DE ACUERDOS, CONVENIOS, REGLAMENTOS
U OTRAS DISPOSICIONES LEGALES
Objetivo: Sistematizar el procedimiento para la formulación de los anteproyectos de leyes,
reglamentos u otras disposiciones legales
concerniente a las diferentes unidades
administrativas de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República.
Normas: Artículo 72 literal f) del Acuerdo Gubernativo número 101-2015, Reglamento
Orgánico Interno de la Secretaría de Bienestar Social de Presidencia de la República.
FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTOS DE LEYES, REGLAMENTOS U OTRAS
DISPOSICIONES LEGALES
Responsable
No.
Actividad
Actividad
Dirección Solicitante
1
Presenta ante la Dirección de Asesoría Jurídica la
solicitud por escrito y antecedentes, si los hubiera.
Asistente de la Dirección
de Asesoría Jurídica
2
Recibe la solicitud y la registra en libro de control de
expedientes.
Asistente de la Dirección
de Asesoría Jurídica
3
Traslada la solicitud al Director para su conocimiento y
asignación, en forma inmediata.
Director
Jurídica
4
Revisa la solicitud, asigna el expediente al abogado (a)
que corresponda.
Abogado (a) Asesor (a)
5
Conforma una mesa de trabajo con miembros de la
unidad solicitante a efectos de obtener una información
acorde a la realidad.
Abogado (a) Asesor (a)
6
Analiza el expediente y sus antecedentes, y formula el
anteproyecto según corresponda. Si se trata de un
proyecto de ley, deberá elaborar la exposición de
motivos.
Abogado (a) Asesor (a)
7
Traslada al Director el expediente con el anteproyecto
para otorgamiento del Visto Bueno.
de
Asesoría
21
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
Director
Jurídica
de Asesoría
8
Otorga Visto Bueno al anteproyecto.
Director
Jurídica
de Asesoría
9
Traslada al Asistente Jurídico el dictamen u opinión
jurídica, con el Visto Bueno.
Asistente de la Dirección
de Asesoría Jurídica
10
Anota en el libro respectivo y remite expediente con el
anteproyecto y Visto Bueno del Director al Secretario
de Bienestar Social para su aprobación.
22
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
DIAGRAMA DE FLUJO
FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTOS DE REGLAMENTOS Y ACUERDOS
FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTOS CONVENIOS,
ACUERDOS, REGLAMENTOS U OTRAS DISPOSICIONES LEGALES
DIRECCIÓN
SOLICITANTE
ASISTENTE DAJ
DIRECTOR DAJ
ABOGADO (A) ASESOR (A)
Revisa y asigna el
expediente al abogado
(a) que corresponda.
Conforma mesa de
trabajo con miembros
de la unidad solicitante
a efectos de obtener
información acorde a la
realidad
INICIO
Presenta solicitud
por escrito y
antecedentes.
Recibe solicitud y la
registra en el libro de
control de
expedientes.
Traslada solicitud al
Director para su
conocimiento y
asignación.
Analiza el expediente y
sus antecedentes y
elabora el anteproyecto
de reglamentos o
acuerdo según
corresponda.
Unidad
solicitante
recibe
Reglamento o
Acuerdo.
FIN
Anota en el libro
respectivo y remite
expediente con el
anteproyecto al Secretario
de Bienestar Social
si
Otorga el Visto
Bueno anteproyecto
de Reglamento o
Acuerdo.
Traslada expediente con el
anteproyecto de reglamento
o acuerdo para revisión y
aprobación.
no
Se hacen
correcciones
23
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO No. 6
FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Objetivo
Establecer los lineamientos para desarrollar el programa específico de capacitación, con
el fin de enriquecer al personal con nuevas técnicas, metodologías y profesionalización,
y mejorar la calidad del personal.
Normas
1. Realizar diagnóstico de necesidades de capacitación, con el fin de detectar áreas
que deben ser fortalecidas para el cumplimiento de objetivos.
2. Toda planificación y programación de la Capacitación deberá responder a la
detección de necesidades realizada previamente.
REQUERIMIENTO DE CAPACITACIÓN
Paso
Procedimiento
Recibe propuestas de necesidades de todos los
1
departamentos y Subsecretarias.
Analiza y revisa las propuestas de temas de interés
2
de los Departamentos.
Selecciona el tema relevante y de mayor interés y
3
beneficio para los colaboradores.
Asistente de Capacitación
Gestiona cotizaciones de las propuestas y temas de
interés, recibe información, presentaciones de
4
diferentes Instituciones y fechas disponibles.
Institución
5
Da seguimiento a la solicitud requerida.
Asistente de Capacitación
Obtiene información y confirmación de parte de la
6
Institución.
Si es Gratuita, envía información a Jefe de
7
Capacitación.
Si tiene algún costo, deberá hacer 3 cotizaciones en
8
diferentes empresas y enviar Jefe de Capacitación.
9
Analiza propuestas
Jefe de Capacitación
Si aprueba propuesta, confirma a la Asistente de
10
Capacitación para iniciar con proceso de pago.
Si no aprueba propuesta debido al presupuesto,
informa a Analista de Capacitación. (Paso 8)
11
Responsable
Jefe de Capacitación
12
Asistente de Capacitación
13
Guarda la información y la deja en base de datos.
Confirma y gestiona detalles con las Instituciones de
Interés.
En caso de requerimiento de pago, adjunta listado
de
participantes,
oficio
solicitando
cheque,
presentación del taller o capacitación seleccionada,
24
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
14
Dirección Financiera
15
16
3 cotizaciones de diferentes Instituciones, factura
emitida por la Institución y entrega a Dirección
Financiera
Recibe solicitud de pago.
Efectúa el pago a la Institución
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
REQUERIMIENTO DE CAPACITACIÓN
Institución
Jefe de
Capacitación
Asistente de
Capacitación
Dirección
Financiera
INICIO
Recibe Propuestas
Analiza y revisa
propuestas
Selecciona tema
de interés
Da seguimiento
a la solicitud
Gestiona
cotizaciones
Obtiene
confirmación
Analiza
propuestas
NO
SI
Envía
informaci
ón
Hace 3
cotizaci
ones
Guarda la
información
FIN
Gestiona
detalles
Gestiona papelería
para emisión de
cheque
Recibe solicitud de
pago
Efectúa pago a
institución
FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIO DE BIENESTAR SOCIAL
VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN Y VERIFICACIÓN
Manual de Procedimientos
Secretario de Bienestar Social
Por este medio, en calidad de Secretario de Bienestar Social, manifiesto que he revisado
la información contenida en el Manual de Procedimientos del Secretario de Bienestar
Social, por lo que CERTIFICO que efectivamente, los procedimientos corresponden al
Secretario de Bienestar Social, por lo que se traslada para los efectos correspondientes.
(f) _________________________________
Licenciada Cricia Zelene Urizar de Sandoval
Secretaria de Bienestar Social
Fecha: Guatemala, octubre de 2015
27