Calc II - Rangos. Selección y edición

Calc II
Rangos. Selección y edición
Calc II – Rangos. Selección y edición
1. Rangos. Selección
Un paso básico antes de comenzar a realizar operaciones es conocer
las posibles formas que tenemos de seleccionar las celdas. Hemos visto que
una celda es la intersección entre una fila y una columna de las que forman
la hoja de cálculo, y se designa por la letra de la columna a la que pertenece
seguida por el número de la fila.
Un rango es simplemente un grupo de celdas. La forma de designar un
rango es utilizando el nombre de la primera celda a la que hace referencia
(en caso de un rango rectangular, la celda de la esquina superior izquierda)
seguida por dos puntos y el nombre de la última celda (esquina inferior
derecha). Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra en rango A2:D6
Manuel Otero (Departamento de Matemáticas)
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Así ya a partir de este momento, no hablaremos más de nombres de
celdas y rangos, sino que utilizaremos la expresión referencias. En los casos
anteriores D10 es una referencia a una celda y B3:D6 es una referencia a un
rango.
Seleccionar uno o varios rangos
Para seleccionar un rango tenemos varias opciones:
•
Una primera opción es arrastrando el ratón. Para ello, en primer
lugar activamos la primera celda del rango (recordemos que esto se
hacía realizando un clic de ratón sobre dicha celda) y, sin soltar el
botón del ratón, arrastramos hasta la última celda y una vez que el
rango deseado aparezca marcado, soltamos el ratón.
•
Otra opción es seleccionar la primera celda del rango (en este caso
sí podemos soltar el ratón) y, una vez ésta se encuentre activa,
pulsamos la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, seleccionamos la última
celda del rango.
•
También es posible seleccionar un rango, colocando directamente en
el área de hoja de la barra de fórmulas la referencia del rango, tras
lo cual pulsamos la tecla Intro.
Además en ocasiones las celdas que necesitamos seleccionar se
encuentran de forma dispersa en la hoja de cálculo, por lo que
necesitaremos realizar una selección de varias celdas aunque no se
encuentren juntas formando un rango. Esto podría ser útil, por ejemplo,
para dar un formato común a una serie de celdas que se encuentran en
diversas localizaciones de la hoja. El procedimiento para realizar esto es
muy simple: una vez que tenemos activa una primera celda, presionamos la
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tecla Ctrl y, sin soltarla, vamos marcando el resto de celdas que queremos
que formen nuestra selección.
Esto que se ha comentado para celdas es también válido para rangos.
Una vez seleccionado el primer rango, pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla,
seleccionamos el resto de rangos que queremos formen nuestra selección.
Obviamente se pueden combinar sin ningún problema selección de
celdas y rangos tal y como se muestra en la siguiente imagen.
Seleccionar filas y columnas
Las filas y las columnas son un tipo particular de rango. Para
seleccionar una fila o columna entera haremos un clic con el ratón sobre la
letra o número de la columna o fila. De este modo quedará seleccionada en
su totalidad.
Si lo que deseamos es seleccionar varias filas o columnas contiguas,
haremos lo siguiente: seleccionemos la primera de ellas y sin soltar el botón
del ratón arrastramos hasta que abarquemos las deseadas, momento en el
que podremos soltar el ratón.
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Sin embargo, en el caso de que las filas o columnas que deseemos
seleccionar no se encuentren contiguas, la forma de realizar la selección es
similar a la llevada a cabo para las celdas: una vez seleccionada la primera
de ellas (podemos soltar el ratón), pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla,
vamos seleccionando todas aquellas que deseemos.
Seleccionar todas las celdas
Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo haremos un
clic de ratón en el botón que se encuentra a la izquierda de los encabezados
de las columnas y encima de los encabezados de las filas.
2. Edición de datos
Editar y eliminar datos de una celda
Una vez que una celda contiene algún tipo de dato, es posible
modificar su contenido, para ello tenemos dos opciones:
• Seleccionar la celda y seguidamente realizamos un doble clic de ratón.
• Seleccionar la celda y a continuación pulsar la tecla F2.
Realizando cualquiera de las dos operaciones anteriores el contenido de la
celda se edita y en la misma aparece un cursor. Con las teclas de dirección
podemos desplazarnos por el contenido de la celda o bien situarnos en
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cualquier lugar con un clic de ratón. Una vez realizadas las correcciones
pulsaremos la tecla Intro o el icono de validar datos de la barra de
fórmulas.
En el caso de que queramos eliminar el contenido completo de una
celda, una vez seleccionada ésta, pulsaremos la tecla Supr o Del. Nos
aparecerá un cuadro de diálogo y deberemos marcar qué pretendemos
borrar y acto seguido pulsar Aceptar.
Cortar, copiar y pegar
Las acciones de cortar, copiar y pegar nos serán muy útiles a la hora
de trabajar con Calc. Con Calc podremos copiar o cortar (mover) celdas
desde una localización de la hoja de cálculo a otra, a otra hoja del mismo
libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo
OpenOffice Writer.
Para realizar las operaciones de copiar y cortar, Calc hace uso del
portapapeles, que no es más que una parte de la memoria del ordenador en la
que se coloca de forma provisional la información. Cuando se copia, Calc
coloca un duplicado de las celdas seleccionadas en el portapapeles. Al
cortar, Calc eliminará los datos de su ubicación original y los colocará en el
portapapeles.
Mencionar que las operaciones de copiar y cortar, aparte de
utilizando el portapapeles con las acciones de botón derecho / copiar)
pueden ser llevadas a cabo sin utilizar el portapapeles, para esto
utilizaremos la técnica de arrastrar y colocar. Veamos algunos ejemplos de
cómo se llevarían a cabo estas operaciones:
•
Cortar datos utilizando arrastrar y soltar: Si el área de destino se
encuentra cerca del área de origen, puede resultar más interesante
utilizar el método de arrastrar y soltar.
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Para llevar a cabo esta operación, al igual que antes, en primer lugar
seleccionamos el rango de origen, seguidamente situamos el puntero
del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, debe
aparecer el puntero en forma de flecha normal. En este momento,
hacemos un clic de ratón, y sin soltar el botón, arrastramos el bloque
seleccionado hasta dejarlo en la posición que deseemos. Cuando se
arrastra, Calc deja una marca de por donde se ubicará el rango de
destino.
•
Copiar datos utilizando arrastrar y soltar: El proceso es igual que
para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango
origen, se debe mantener pulsada la tecla Control + Alt mientras se
arrastra el bloque seleccionado. De este modo, en vez de mover
(cortar) los datos, éstos se copiarán.
Deshacer y restaurar
Es posible que una vez hayamos introducido nuevos cambios en el
documento o hayamos cometido algún error y queramos volver a la situación
anterior. Con las opciones de Deshacer y Restaurar OpenOffice nos ofrece
la posibilidad de rectificarlo.
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Estas opciones se encuentran en el menú Editar o en la barra de
herramientas y su manejo es muy sencillo, pues, para deshacer la última
acción usaremos Deshacer y, si hemos deshecho algo se puede volver a
hacer usando Restaurar.
Rellenar un rango de celdas
En algunas ocasiones, puede interesarnos llenar un rango de celdas
pertenecientes a una fila o columna, con una serie correlativa de valores
numéricos o fechas. El modo más rápido de hacerlo consiste en utilizar el
botón de Autollenado, que se encuentra en la parte inferior derecha del
rango seleccionado
Para
ello
introducimos
los
datos
en
celdas
consecutivas,
seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botón de Autollenado hasta
abarcar el rango que se quiere rellenar, tal y como muestra la siguiente
imagen:
Ordenar un rango de datos
Las hojas de cálculo también permiten ordenar fácilmente los datos
de un rango de celdas. Para ello seleccionamos el rango de celdas que
deseamos ordenar
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y seleccionamos a continuación la opción del menú Datos / Ordenar…
apareciéndonos el cuadro de diálogo Ordenar, en donde indicaremos la
columna que queremos utilizar como criterio de ordenación. Finalmente
hacemos clic en Aceptar.
Podemos observar en la imagen como hemos ordenado el anterior
rango por precio unitario de menor a mayor, moviéndose así también toda la
fila correspondiente a cada artículo, por eso seleccionamos todo el rango,
pues si no el resto de datos permanecerían inmóviles.
Insertar nuevas celdas, filas o columnas
En muchas ocasiones tendremos que añadir un conjunto de celdas, e
incluso una o varias filas o columnas. Para ello, lo más práctico, es insertar
las filas o columnas que hagan falta. Tenemos distintas posibilidades para
hacerlo, entre las que destacan:
•
Activar las celdas adecuadas y seleccionar en el menú la opción
Insertar / Filas o Insertar / Columnas. Debemos tener en
cuenta que las filas se insertan por encima de la celda
seleccionada y las columnas por la izquierda. Además, se
insertarán tantas filas o columnas como celdas seleccionadas.
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•
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Activar las celdas adecuadas y seleccionar la opción del menú
Insertar / Celdas, apareciendo el cuadro de diálogo Insertar
celdas que nos permite insertar filas y columnas completas, o bien
sólo un grupo de celdas activado previamente.
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1. Abre el archivo “Población” que contiene datos a cerca de la
población por municipios según un estudio realizado por el Instituto
Nacional de Estadística (INE).
- Inserta una columna al comienzo del documento.
- Inserta una fila al comienzo del documento.
- Escribe en la celda B1 el texto “Cifras de población resultantes de la
revisión del padrón municipal a 1 de Enero de 2010”.
- Obtén la tabla de municipios ordenada alfabéticamente y cópiala en la
Hoja 1.
- Obtén la tabla de municipios ordenada de menor a mayor en cuanto a
número de varones y cópiala en la Hoja 2.
- Obtén la tabla de municipios ordenada de mayor a menor en cuanto a
número de mujeres y cópiala en la Hoja 3.
- Ayudándote de lo obtenido en la Hoja 2 y en la Hoja 3 copia en la
Hoja 4 los datos de los 10 municipios con menor número de varones y debajo
dejando espacio entre ellos los datos de los 10 municipios con mayor número
de mujeres (Deberás cambiarle el título, poniendo en la celda A1 “Municipios
con menor número de varones” y en la celda correspondiente “Municipios con
mayor número de mujeres”)
- Copia en la Hoja 5 los 5 municipios gallegos con menor número de
habitantes. A continuación, dejando dos filas libres,
copia los datos
referentes a Cariño y Cedeira (Deberás de nuevo cambiarle el título,
poniendo en la celda A1 “Municipios Coruñeses con menor número de
habitantes” y “Datos de Cariño y Cedeira”).
- Guarda todos los datos en el archivo “Calc2_Población_tu nombre”
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2. Abre el archivo “Calc1_Almacenes_tu nombre” y en la Hoja2 copia
el rango A6:F12 en el rango A13:F18. Después para introducir el rango del
segundo semestre, sitúate en la celda A7 y utiliza la opción de Autollenado.
Finalmente guarda el resultado como “Calc2_Almacenes_tu nombre”
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