normativa - Universidad de Almería

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON CARGO A CREDITOS DE
INVESTIGACIÓN
Publicada la resolución definitiva concediendo los correspondientes incentivos o subvenciones
a los diferentes proyectos, y una vez se ingrese en el Centro de Gastos correspondiente los
importes para hacer frente a los gastos de las diferentes partidas, la gestión económica de
tales proyectos junto con los grupos y los contratos de investigación corresponderá a la Oficina
de Gestión de Proyectos, Grupos y Contratos.
Los criterios y pautas que se indican a continuación, se establecen para clarificar y facilitar la
tramitación económico-administrativa de todas las adquisiciones de bienes o servicios que se
realicen con cargo a créditos de investigación, a través de la Oficina de Gestión de Proyectos,
integrada dentro del Servicio de Gestión de la Investigación.
A continuación se distinguen los supuestos más usuales, si bien esta normativa se considera
abierta para poder integrar aquellos aspectos que puedan surgir en la tramitación ordinaria y
que la experiencia aconseje que deban también ser considerados para general conocimiento
de su gestión.
Material Inventariable:
Aspectos generales:
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El material inventariable debe ser adquirido siempre que sea posible en el primer año
de vida del proyecto (excluidos los grupos y contratos de investigación que pueden
realizar sus adquisiciones en cualquier momento de vida de los mismos).
No debe aparecer en la misma factura acumulado material inventariable y material
fungible
En caso de que el importe de dicho material sea superior a 18.000 € (IVA excluido), no
se puede tramitar la factura, ya que se debe realizar la compra a través del
correspondiente expediente de contratación regulado en la Ley de Contratos del
Sector Público.
En el caso de que se trate de un bien o servicio cuyo importe se encuentre entre los
12.000 € y los 18.000 € se aportarán tres facturas proforma, justificando en caso de no
escogerse la más económica, los motivos que fundamentan tal elección.
En relación con lo anterior es muy importante NO fraccionar el importe del material a
adquirir en diferentes facturas, aunque estén espaciadas en el tiempo, ya que ello es
motivo de reintegro de la cantidad total que se destine a su adquisición.
En el concepto de la factura debe aparecer exactamente la misma definición de los
bienes a adquirir que la que aparece en la correspondiente solicitud del proyecto, en
caso de que no coincida (por ejemplo, por avance y progreso de la tecnología a
adquirir inicialmente solicitada) deberá aportarse un informe motivado justificando tal
circunstancia.
La petición y trámite del material inventariable se podrá realizar:
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A través de la Oficina de Gestión de Proyectos
o Remitiendo al gestor del correspondiente proyecto, grupo o contrato una nota
de pedido (el modelo se encuentra en la página web del Servicio de Gestión de
la Investigación) donde se especifique el centro de gastos, investigador
principal, material a adquirir, empresa e importe aproximado del coste.
o Se validará por el gestor de proyectos la elegibilidad del gasto y si existe
crédito suficiente en la partida para su tramitación.
o En caso de que no sea viable el pedido se informará al investigador principal
para subsanar los posibles errores.
o Esta nota será remitida por dicho gestor al proveedor correspondiente.
Directamente por el investigador principal
o El investigador principal podrá realizar la petición directamente al proveedor
que estime oportuno y remitir con posterioridad directamente la factura
debidamente conformada a la Oficina de Gestión de Proyectos.
o En este caso el investigador será el encargado de resolver cualquier
circunstancia relativa a la factura con el proveedor.
o Igualmente para su tramitación será necesaria la previa validación del gestor
correspondiente, siendo devuelta al investigador principal la factura en caso
de que no sea viable.
o Es aconsejable que se remita una factura proforma al gestor del proyecto,
previamente a la adquisición del bien que se trate, de esta forma se podría
validar con anterioridad dicha compra.
o En caso de ser necesario tramitar expediente de contratación, la solicitud de
apertura de expediente se tramitará a través de la Oficina de Proyectos de
Investigación.
La recepción del material se realizará en el Departamento o Área correspondiente y la
factura deberá ser conformada por el investigador principal responsable del Centro de
Gastos (firma, nombre investigador, centro de gasto y tipo del gasto –fungible,
inventariable…–) y será remitida a la Oficina de Gestión de Proyectos para su
tramitación al Servicio de Gestión Económica.
Estas facturas pueden ser remitidas a dicha Oficina por los diferentes apoyos de
departamento o traídas directamente por el investigador principal o miembro del
proyecto, grupo o contrato a esta Oficina.
La firma de la factura por parte del investigador principal conlleva que ha sido
recepcionado o recibido y validado el bien o servicio correspondiente.
La confección de las fichas de inventario corresponderá a los gestores de proyectos
que las tramitarán al Servicio de Contratación, Patrimonio y Servicios Comunes.
Los investigadores deberán rellenar un formulario en el que aporten una serie de datos
necesarios para la cumplimentación de las correspondientes fichas de inventario por
parte de los gestores y donde se indiquen los datos necesarios para realizar la ficha de
inventario.
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Serán suministradas las correspondientes etiquetas con código de barras a los
investigadores para que sean pegadas en los equipos adquiridos.
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En relación a la adquisición de libros, éstos serán recepcionados por los investigadores
que remitirán el libro junto con la factura correspondiente a la Unidad de proceso
técnico de la Biblioteca Universitaria, quién a su vez sellará dicha factura una vez
registrado el libro, y la remitirá posteriormente al Servicio de Gestión de la
Investigación para su tramitación.
Material fungible:
Aspectos generales:
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No se pueden adquirir grandes cantidades de material fungible al final del período de
ejecución de los proyectos
No debe aparecer en la misma factura acumulado material inventariable y material
fungible
No se podrán efectuar diferentes adquisiciones de material fungible al mismo
proveedor si las diferentes facturas están comprendidas dentro de un período de 3
meses y la suma del importe de todas ellas es superior a 18.000 € (IVA excluido) ya que
en esos casos se debe tramitar el correspondiente expediente de contratación
regulado en la Ley de Contratos del Sector Público.
La petición y trámite del material fungible se podrá realizar:
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A través de la Oficina de Gestión de Proyectos
o Remitiendo al gestor del correspondiente proyecto, grupo o contrato una nota
de pedido (el modelo se encuentra en la página web del Servicio de Gestión de
la Investigación) donde se especifique el centro de gastos, investigador
principal, material a adquirir, empresa e importe aproximado del coste.
o Se validará por el gestor de proyectos la elegibilidad del gasto y si existe
crédito suficiente en la partida para su tramitación.
o En caso de que no sea viable el pedido se informará al investigador principal
para subsanar los posibles errores.
o Esta nota será remitida por dicho gestor al proveedor correspondiente.
Directamente por el investigador principal
o El investigador principal podrá realizar la petición directamente al proveedor
que estime oportuno y remitir con posterioridad directamente la factura
debidamente conformada a la Oficina de Gestión de Proyectos.
o En este caso el investigador será el encargado de resolver cualquier
circunstancia relativa a la factura con el proveedor.
o Igualmente para su tramitación será necesaria la previa validación del gestor
correspondiente, siendo devuelta al investigador principal la factura en caso
de que no sea viable.
o Es aconsejable que se remita una factura proforma al gestor del proyecto,
previamente a la adquisición del bien que se trate, de esta forma se podría
validar con anterioridad dicha compra.
o En caso de ser necesario tramitar expediente de contratación, la solicitud de
apertura de expediente se tramitará a través de la Oficina de Proyectos de
Investigación.
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La recepción del material se realizará en el Departamento o Área correspondiente y la
factura deberá ser conformada por el investigador principal responsable del Centro de
Gastos (firma, nombre investigador, centro de gasto y tipo del gasto –fungible,
inventariable…–) y será remitida a la Oficina de Gestión de Proyectos para su
tramitación al Servicio de Gestión Económica.
Estas facturas pueden ser remitidas a dicha Oficina por los diferentes apoyos de
departamento o traídas directamente por el investigador principal o miembro del
proyecto, grupo o contrato a esta Oficina.
La firma de la factura por parte del investigador principal conlleva que ha sido
recepcionado o recibido y validado el bien o servicio correspondiente.
Dietas y Viajes:
Aspectos generales:
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Solo se pueden imputar gastos de este tipo originados por viajes o dietas de personas
que estén adscritas y aparezcan como integrantes del proyecto, grupo o contrato de
investigación, en su caso.
Debe aportarse en todo caso, documento en el que se concede la correspondiente
comisión de servicio y remitir informe que motive expresamente el viaje y su
necesidad para la labor investigadora dentro del proyecto. Una vez finalizada la
estancia o congreso se debe aportar el correspondiente certificado de estancia o de
asistencia al congreso en su caso.
Para la cuantía de las indemnizaciones por razón del servicio (alojamiento y
manutención) se tendrán en cuenta en su caso los siguientes criterios:
o Convocatorias de proyectos de la Junta de Andalucía, los importes reflejados
en la Orden de 11 de julio de 2006, por la que se actualizan las cuantías de
determinadas indemnizaciones por razón del servicio establecidas en el
Decreto 54/1989, de 21 de marzo de la Junta de Andalucía (BOJA nº 31 de 21
de abril de 1989)
o Convocatorias del Estado posteriores a 2011 (incluido), los importes
establecidos para el grupo 2 en el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo
sobre indemnizaciones por razón del servicio modificada por Resolución de 2
de diciembre de 2005, de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos,
por la que se hace público el Acuerdo de Consejo de Ministros de 2 de
diciembre de 2005, por el que, en cumplimiento de los dispuesto en la
disposición final cuarta del Real Decreto 462/2002, se revisa el importe de las
dietas en territorio nacional establecidas en su anexo II.
DIETAS EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL
ALOJAMIENTO
65,97 euros
MANUTENCIÓN
37,40 euros
MEDIA MANUTENCIÓN
18,70 euros
o Convocatorias del Estado anteriores a 2011, se utilizan los criterios de
normativa interna establecidos en la Universidad de Almería:
DIETAS EN TERRITORIO NACIONAL
ALOJAMIENTO
64,27 euros
MANUTENCIÓN
40,82 euros
MEDIA MANUTENCIÓN
20,41 euros
DIETAS EN TERRITORIO NACIONAL (MADRID O BARCELONA)
ALOJAMIENTO
96,41 euros
MANUTENCIÓN
40,82 euros
MEDIA MANUTENCIÓN
20,41 euros
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Las bolsas de viaje a profesores invitados se tramitarán siempre que la actividad de
dichos profesores aparezcan en la memoria del proyecto.
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En relación a las bolsas de viaje y justificación de gastos en comisión de servicios
relativas a contratos y grupos de investigación los importes serán los siguientes:
DIETAS EN TERRITORIO NACIONAL
ALOJAMIENTO
64,27 euros
MANUTENCIÓN
40,82 euros
MEDIA MANUTENCIÓN
20,41 euros
DIETAS EN TERRITORIO NACIONAL (MADRID O BARCELONA)
ALOJAMIENTO
96,41 euros
MANUTENCIÓN
40,82 euros
MEDIA MANUTENCIÓN
20,41 euros
La petición y trámite de gastos en dietas y viajes se podrá realizar:
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A través de la Oficina de Gestión de Proyectos
o Remitiendo al gestor del correspondiente proyecto, grupo o contrato una nota
de pedido (el modelo se encuentra en la página web del Servicio de Gestión de
la Investigación) donde se especifique el centro de gastos, investigador
principal, lugar y fecha del viaje, lugar de alojamiento, así como medio de
transporte.
o Se validará por el gestor de proyectos la elegibilidad del gasto y si existe
crédito suficiente en la partida para su tramitación.
o En caso de que no sea viable el pedido se informará al investigador principal
para subsanar los posibles errores.
o Esta nota será remitida por dicho gestor a la agencia de viajes correspondiente.
o A su vez el investigador remitirá a la Oficina de Gestión de Proyectos la
solicitud de Comisión de Servicio firmada.
o La justificación de gastos en comisión de servicio o bolsa de viaje se realizará
una vez realizado el viaje con los datos y justificantes que haya traído la
persona que ha viajado.
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Directamente por el investigador principal
o El investigador principal podrá realizar la reserva directamente a la agencia que
estime oportuno y remitir con posterioridad la factura debidamente
conformada a la Oficina de Gestión de Proyectos. Igualmente para su
tramitación será necesaria la previa validación del gestor correspondiente,
siendo devuelta al investigador principal la factura en caso de que no sea
viable.
Personal:
Aspectos generales:
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El contrato (modelo de solicitud en página web del Servicio) se debe realizar para la
duración y según el perfil indicado en la solicitud de ayuda al organismo financiador.
Cualquier cambio de la solicitud inicial que suponga una modificación, debe ser
solicitada previamente a dicho organismo financiador y resuelta favorablemente tal
modificación por el mismo.
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Complementos salariales solo son posibles en los proyectos adscritos al Plan Nacional:
solo pueden percibirlos los investigadores adscritos a la Universidad de Almería con un
tope anual establecido en convocatoria.
Las cantidades destinadas a complementos salariales solo permiten ser transferidas a
contratos de personal, pero a ninguna otra partida.
Las partidas de personal son intransferibles.
La petición y trámite de contratos de personal se podrá realizar:
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La solicitud de contratos de personal con cargo créditos de investigación se remitirá al
gestor de proyectos correspondiente quién a su vez, una vez comprobada la
elegibilidad del gasto y saldo suficiente en la partida, lo remitirá a los gestores de
RRHH del Servicio de Gestión de la Investigación.
En todo caso los gestores de proyectos realizarán un seguimiento de los gastos
originados por ese concepto de personal en los correspondientes centros de gastos.
Otros Gastos:
Aspectos generales:
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Los gastos derivados de los servicios prestados por los Servicios Centrales de
Investigación, préstamos interbibliotecarios, inscripciones a congresos, etc. (en
definitiva aquellos otros gastos incluidos en la memoria y presupuestados y que no se
incluyen en las anteriores partidas).
La tramitación de otros gastos se podrá realizar:
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Se remite directamente por el Investigador Principal o por la Unidad que presta el
servicio al gestor de proyectos, que una vez comprobada su viabilidad realizará su
gestión oportuna.
Anticipos:
La solicitud de anticipos deberán realizarse considerando los requisitos que son de obligado
cumplimiento en cada una de los conceptos por los que se desee solicitar dicho anticipo y que
han sido especificados en la descripción de las partidas vistas en este documento
(inventariable, fungible, dietas y viajes y otros).
Dichos anticipos se deben tramitar considerando la normativa existente al efecto según las
normas de ejecución del presupuesto de la Universidad de Almería, que puede ser consultada
en
la
página
Web
del
Servicio
de
Gestión
Económica
(http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/asuntoseconomicos/servicios/servicio/
SERVICIO24459)
Los correspondientes formularios una vez cumplimentados y firmados deben hacerse llegar a
la Oficina de Gestión de Proyectos para su tramitación.
Esta normativa complementa el actual procedimiento de gestión económica de las
subvenciones de I+D+i, publicado con fecha 23 de mayo de 2011, siendo supletoria su
aplicación en lo no previsto en esta normativa.