Pahola del Carmen Imaicela Abad Director(a)
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“Auditoría de Gestión al personal administrativo de la Unidad Educativa Experimental Bernardo Valdivieso de la ciudad de Loja en el periodo de 1 de Enero al 30 de Junio del 2011” Trabajo de fin de carrera previo a la obtención del Título de Licenciada en la Carrera de Contabilidad y Auditoría Autor(es): Pahola del Carmen Imaicela Abad Director(a) Eco. Ángel Romelio Muñoz Guamán CENTRO UNIVERSITARIO LOJA 2011 i CERTIFICACIÒN Eco. Ángel Muñoz DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA DE LA U.T.P.L. C E R T I F I C A: Que el presente trabajo de fin de carrera realizado por la estudiante: Pahola Del Carmen Imaicela Abad, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación. Loja, junio de 2011 Eco. Ángel Muñoz ii DECLARACIÒN Y CESIÒN DE DERECHOS “Yo. Pahola del Carmen Imaicela Abad. Declaro ser autor (a) del presente trabajo y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad” Pahola del Carmen Imaicela Abad C.I 1103549000 iii AUTORÌA Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo de fin de carrera, son de exclusiva responsabilidad de su autor. Pahola del Carmen Imaicela Abad iv DEDICATORIA Este trabajo de investigación le dedico primero a Dios por darme la fuerza necesaria para poder superarme, por ser mi aliado y protector. A mi madre, esposo e hijos por ser la fuente de mi inspiración y superación personal; y, a mis familiares y amigos que han sido los impulsores para poder continuar y terminar con mis estudios universitarios. Pahola del Carmen Imaicela Abad v AGRADECIMIENTO Mi especial e imperecedero agradecimiento a la Universidad Técnica Particular de Loja, a todas las personas, que a través de sus conocimientos, experiencia y permanente apoyo, contribuyeron a la realización y culminación de esta investigación. Mi sincero reconocimiento al Eco. Ángel Muñoz Director de tesis quién por su valiosa orientación profesional y académica y guiándome con sus amplios conocimientos y experiencia ha hecho posible la feliz culminación de esta investigación. ……………………………………………….. Pahola Del Carmen Imaicela Abad vi ÍNDICE DE CONTENIDOS Portada i Certificación ii Declaración y Cesión de Derechos iii Autoría iv Dedicatoria v Agradecimiento vi Resumen Ejecutivo vii Capítulo I ESQUEMA DE LA INSTITUCIÓN 2 1.1 Antecedentes de la Institución 3 1.2 Descripción de la Institución 8 1.3 Base Legal 10 1.4 Organigrama Estructural del Colegio Experimental "Bernardo 11 Valdivieso" 1.5 Reglamento interno del Colegio 13 1.6 Plan Estratégico 24 1.6.1 Misión 24 1.6.2 Visión 24 1.6.3 Valores 24 1.6.4 Objetivos 26 1 .6.4.1 Objetivo General 26 vii 1 .6.4.2 Objetivos Específicos 27 CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN 28 2.1 Auditoría de Gestión 29 2.1.1 Gestión 29 2.1.2 Auditoría 29 2.1.3 Definición de Auditoría de Gestión 29 2.2 Antecedentes 30 2.3 Elementos de la Auditoría de Gestión 33 2.4 Objetivos de la Auditoría de Gestión 35 2.5 Técnicas para la Auditoría de Gestión 36 2.6 Riesgo en la Auditoría de Gestión 37 2.7 Interrogantes Fundamentales en el Desarrollo de la Auditoría de 38 Gestión 2.8 Metodología de la Auditoría de Gestión 39 2.9 Propósitos Fundamentales de la Auditoría de gestión 41 2.10 Fases de la Auditoría de Gestión 42 2.11 Herramientas de la Auditoría de Gestión 2.1 1.1 Equipo Multidisciplinario 53 2.11.2 Control Interno 54 2.12 Análisis FODA 59 2. 1 3 Valores Corporativos 61 2.14 Indicadores 61 2.14.1 Características de los Indicadores 62 viii 2.15 Políticas 62 2.16 Plan Táctico Operativo 63 2.17 Programa de Auditoría 64 2.17.1 Características del Programa de Auditoría 65 2.17.2 Ventajas del Programa de Auditoría 65 2.17.3 Responsabilidad del Programa de Auditoría 66 2.18 Hallazgos de Auditoría 66 2.19 Papeles de trabajo 68 2.19.1 Objetivos de los papeles de trabajo 68 2.19.2 Características de los papeles de trabajo 69 CAPÍTULO III EJECUCIÓN DE AUDITORIA 3.1PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 71 3.1.1 Orden de Trabajo 72 3.1.2 Notificación 74 3.1.3 Hoja de Índices 75 3.1.4Marcas de Papeles de Trabajo 76 3.1.5 Guía de Visita Previa 77 3.1.6 Memorándum de la planificación preliminar 84 3.1.7 Análisis FODA 94 3.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 97 3.2.1 Departamento de Servicios Generales 103 3.2.2 Departamento de Biblioteca 126 3.2.3 Departamento de Colecturía 132 ix 3.2.4 Departamento de Laboratorio 144 3.2.5Departamento de Bodega 151 4.CAPÍTULO IV INFORME DE AUDITORIA 4.1 Carta de Presentación del Informe 165 4.2 Carta de Control Interno 177 4.3 Resultados de la auditoría de gestión 180 5. Conclusiones y recomendaciones 191 5.1 Conclusiones 191 5.2 Recomendaciones 193 Anexos 195 Bibliografía 232 x RESUMEN EJECUTIVO El trabajo de auditoría de gestión fue realizado al personal administrativo de la Unidad Educativa Bernardo Valdivieso de la Ciudad de Loja, ya que es considerado uno de los colegios más antiguos y relevantes de la Ciudad, por ello he decidido realizar un estudio a la gestión que desarrolla la parte administrativa su calidad, eficiencia, eficacia, ética y efectividad en sus labores encomendadas. El objetivo general del Proyecto de Tesis, es la realización de una auditoría de gestión, la misma que nos permitirá obtener una visión sistemática y estratégica de la situación del Establecimiento, permitiendo de esta manera examinar y evaluar las actividades realizadas por los funcionarios de la Entidad, específicamente por el personal administrativo con el fin de determinar su grado de cumplimiento efectivo de acuerdo a las funciones que diariamente realizan. El desarrollo de la Tesis se encuentra estructurado de la siguiente manera: Esquema de la Institución en el que se describe la constitución y domicilio, la visión estratégica, estructura organizacional, reglamentación interna, estatutos, y manual |de funciones. Luego de ello se encuentra el Marco Teórico de Auditoría de Gestión, se detalla todo lo relacionado a las definiciones y conceptualizaciones de términos técnicos que aportarán a la investigación y aplicación de la auditoría de gestión. xi A continuación se realiza la Ejecución de la Auditoría de Gestión, se desarrolla la parte práctica del proyecto, esta fase comprende la aplicación de técnicas de auditoría en el desarrollo del programa de trabajo, las que permitirán encontrar hallazgos relevantes que posteriormente permitirá llegar a conclusiones y plantear las recomendaciones que se analizarán en el informe final de auditoría. xii CAPÍTULO I ESQUEMA DE LA INSTITUCIÓN 2 CAPITULO I 1. ESQUEMA DE LA INSTITUCIÓN 1.1 ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN Pintura Bernardo Valdivieso La educación en Loja colonial tuvo auge con el funcionamiento de dos centros educativos dirigidos por los jesuitas, gracias a la donación de 52.000pesos hecha por los sacerdotes De la Cueva y Rodríguez, fortuna que sirvió para la adquisición de bienes a favor de la educación lojana con la donación que hizo el presbítero Miguel de Valdivieso. Desde 1767, sufrieron un menoscabo de consideración. Las bases económicas para el mantenimiento de los dos centros de educación empezaron a tambalear debido a intereses mezquinos de malos lojanos y en ese mismo año se dio la expulsión de los Jesuitas, los cuarenta años de floreciente educación en Loja. Pasados 15 años de la expulsión de los Jesuitas, la llamada Junta de Temporalidades, institución que administraba el patrimonio de los centros educativos, decidió apoderarse de las haciendas adquiridas gracias las donaciones de los benefactores: De la Cueva, 3 Rodríguez y Valdivieso, para venderlas en pública subasta, acto de apariencia legal que pretendía ocultar la infamia del hecho engendrado. De mucha importancia fue la presencia de Don Bernardo Valdivieso en el Cabildo accionado a favor de la educación de la niñez y juventud de Loja. Don Bernardo Valdivieso en su calidad de Regidor del Cabildo de Loja, se constituyó en defensor de la educación lojana y, por ende, de los bienes dejados por los benefactores Fausto de la Cueva, Francisco Rodríguez y Miguel Valdivieso para el funcionamiento y mantenimiento de la escuela y colegio de Loja que estuvo regentada por los Jesuitas. Don Bernardo Valdivieso el 22 de julio de 1805 otorgó su testamento en una de las cláusulas, determinó cuantiosos bienes para que continúe la obra educativa en Loja. La filantropía de don Bernardo Valdivieso, pese a la posición de los herederos, estuvo encaminada a impulsar la obra educativa iniciada por los benefactores anteriores, para que pueda desenvolverse con mayor prestigio la escuela y colegio de Loja. Entre las personas que fueron objeto de la acción negativa de familiares e interesados en los bienes del donante, estuvieron: el escribano que intervino en la parte legal del testamento; el doctor Manuel Ramírez, Albacea Fiduciario, que fue calumniado, perseguido y desterrado por defender la correcta administración de los bienes donados. Aparte de la difamación, los interesados en la haciendas de don Bernardo, demoraron el funcionamiento del Colegio de Loja, hasta tener la oportunidad de dar el golpe definitivo. 4 El 19 de abril de 1812, en sesión solemne celebrada en la Sala Constitucional de Loja se acordó establecer la enseñanza pública en un ambiente de respeto a los fondos legados por don Bernardo Valdivieso; se trató también del Programa de Enseñanza y de los maestros para el funcionamiento de la escuela y Colegio de Loja. Se contempla para niños y niñas la enseñanza de lectura y escritura, las cinco reglas de Aritmética y la Doctrina Cristiana. Por otra parte, se establecida la enseñanza de Prosodia, de la Sagrada Biblia, de Filosofía y Álgebra, Así como la Teología Dogmatica. En octubre de 1820 el Cabildo solicitó a la Corona Española conceda a esta ciudad de Loja cuatro religiosos Jesuitas para que se hagan cargo de las cátedras en el Colegio de Loja. Existía el peligro de que si no se restablecía el colegio y escuela, los bienes de don Bernardo podían adjudicarse al Seminario de Cuenca. Con la visita de El Libertador Simón Bolívar a Loja en 1823, tomo un nuevo rumbo el Funcionamiento del Colegio. Con anterioridad, mediante decreto de 19 de octubre de 1822. El Libertador dictó el primer Reglamento del Colegio, encargado de su ejecución a la Municipalidad, sin desconocer la voluntad testamentaria de don Bernardo Valdivieso. Dicho reglamento tuvo vigencia hasta 1838 en que el presidente Rocafuerte dictó uno nuevo. 5 El 26 de agosto de 1824, resuelve se cumpla el Decreto de reapertura del Colegio según los alineamientos dados por El Libertador. Sin embargo, siguió demorando dicha reapertura. Recién el 22(26) de octubre 1826 se pudo instalar el Colegio “San Bernardo”. En 1859 durante el gobierno federal de Loja, el Señor Carrión Pinzano decreto la creación del Colegio “La Unión”; el cual habría de fusionarse posteriormente con el Colegio “San Bernardo”. Decreto a favor de la cesión (…) “perpetua” para la fundación de dicho Seminario Tridentino en Loja en la calidad de Treinta Mil Pesos “de los capitales el Colegio Nacional de San Bernardo y la localidad que actualmente ocupa este, en el cual se compromete la Casa Episcopal”… Además, que en compensación de los capitales cedidos al Colegio Seminario, se impone a este y al Prelado Diocesano el deber de “perpetuamente” para la Escuela de Niños, “sea en el mismo Seminario o sea en la Casa anexa a la Iglesia Catedral”. El 14 de mayo de 1885 Roberto Aguirre el Liceo Bernardo Valdivieso, primer cenáculo literario, y el más importante por sus frutos y su duración. El 24 de agosto de 1886 se establece en el colegio “San Bernardo” de Loja, la Facultad de Filosofía y Literatura. El 22 de noviembre de 1895 el Presidente Eloy Alfaro establece la enseñanza de Medicina en el Colegio “San Bernardo”. 6 El 26 de Diciembre de 1895 el General Eloy Alfaro crea la Facultad de Jurisprudencia anexa al Colegio “San Bernardo”, pero sin capacidad para otorgar títulos de licenciado o doctor. El 15 de Octubre de 1900 se dispones que las municipalidades de la provincia voten rentas para la estatua del Fundador Bernardo Valdivieso y el San Bernardo cambia el nombre por el de su patrono Doctor Bernardo Valdivieso. En 1943 el presidente Carlos Arroyo del Rio eleva a la Facultad de Jurisprudencia a la categoría de Universidad. El 9 de Agosto de 1944 por gestión del ex alumno del colegio Bernardo Valdivieso, Dr. Benjamín Carrión, se funda la Casa de la Cultura Ecuatoriana. El 11 de diciembre de 1964.- Por acuerdo Ministerial 4066, el Colegio Nocturno Leones de Loja fue anexado al Bernardo Valdivieso en calidad de sección nocturna. En 1967 mediante Decreto Nro. 098 expedido por la Asamblea Nacional Constituyente el “Bernardo Valdivieso” fue elevado a la categoría de Colegio Experimental. El 24 de Abril de 1996 por acuerdo Nro. 002 la Dirección Provincial de Educación de Loja confiere al Colegio la categoría de Unidad Educativa Experimental. En 1999 el colegio cuenta con 3000 estudiantes divididos en 3 secciones matutina, vespertina y nocturna, con un personal docente y administrativo comprendido en 200 profesores y 50 empleados, que laboran en las tres secciones. Cuenta con las especialidades de Físico- Matemáticas, Químico- Biológicas, Sociales, Informática y Administración. 7 El 24 de Julio de 1805, murió Bernardo Valdivieso, dejando sus bienes para que se eduque a la niñez y juventud. Y en esta misma fecha nació una luz y esperanza del saber para nuestra provincia, que es un pilar fundamental. El Patrón Bernardo, siempre estará presente en el corazón de los lojanos y será recordado por las huellas que ha dejado marcado en la sociedad. Loja cuenta aun con el primer Colegio Bernardo Valdivieso, quien hizo historia y sigue formando e inculcando a hombres y mujeres los valores éticos en todas sus acciones; igualmente es un referente que hace de Loja una ciudad con muchas riquezas históricas. 1.2 DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN El 22 de Julio de 1806, con el fin de dar un nuevo impulso a la Institución Educativa Lojana de gran prestigio, el Dr. Bernardo Valdivieso González de las Heras otorga su testamento dejando parte de sus bienes para que se creara un colegio en la ciudad de Loja, se puede decir que el Dr. Bernardo Valdivieso, colocó el motor del avance en la Institución del antiguo colegio de Loja con su primer rector el Dr. Joaquín Añasco. El 19 de Octubre de 1822 el Libertador Simón Bolívar da por terminado una larga disputa sobre los bienes sucesorios del Dr. Bernardo Valdivieso y dicta el reglamento de funcionamiento del Colegio mediante el cual debía regirse, más tarde en el año de 1824 se inaugura la fundación del Colegio con la aprobación del gobernador de la provincia. 8 Después, el 26 de Octubre de 1826 se anunció la instalación del Colegio san Bernardo de esta ciudad de Loja. En la actualidad el Colegio Bernardo Valdivieso se encuentra ubicado en la ciudad de Loja, cuenta con una planta docente , 200 profesores y 42 personas dedicadas al aspecto administrativo y de servicio ,su acción educativa está organizada en tres secciones matutina, vespertina y nocturna con las respectivas especializaciones de Físico Matemática, Químico Biológica , Ciencias Sociales e Informática , posee una población estudiantil aproximadamente de tres mil alumnos en sus tres secciones, es de carácter mixto y se encuentra abierto democráticamente para todos los estratos sociales sin discriminación en cuanto a su raza, posición política y religión, en su organización estructural cuenta con un rector , dos vicerrectores y once directores departamentales . El Colegio Experimental Bernardo Valdivieso es una institución pública, laica, dependiente del Estado ecuatoriano y, por lo tanto, la educación que en ella se imparte propende a un pluralismo ajeno a discrímenes de carácter étnico, económico, social, religioso o político. La educación y el proceso de formación en el plantel, constituyen una responsabilidad compartida de autoridades, profesores, estudiantes, personal administrativo, padres de familia y sociedad en general 9 En definitiva el Colegio Bernardo Valdivieso se propone aprovechar la experiencia personal del educando para qué, desde una epistemología constructiva, sea el protagonista, de sus propios saberes y competencias 1.3 BASE LEGAL El primero y único colegio de enseñanza secundaria en Loja, inicia su vida institucional el año 1727, en que los doctores José Fausto de la Cueva y Francisco Rodríguez, fundan este centro de enseñanza media. Sin embargo, la institución Bernardina, nace oficialmente el 19 de octubre de 1822 por decreto firmado por el Libertador Bolívar, otorgando el primer Reglamento del Colegio, encargando a la municipalidad de Loja, el Patronato de esta fundación. Decretada la fundación del colegio por el Libertador Bolívar y realizadas las gestiones precisas para llegar a este resultado, llegó al fin el día de inaugurarlo, el 26 de Agosto de 1824 en la Sala Capitular de Loja. Oficialmente su funcionamiento parte del 22 de Octubre de 1826, en la Iglesia de las Conceptas, con el nombre de San Bernardo. Desde el 5 de Septiembre de 1902 la institución toma la denominación de Bernardo Valdivieso en honor a su fundador y máximo protector de la educación Lojana. En 1967, por decreto Nro. . 098, expedido por la H. Asamblea Constituyente, es declarado Colegio Experimental, adquiriendo las prerrogativas legales pertinentes; sin embargo, la ausencia de sustento filosófico-educativo y teórico metodológico, para 10 sostener un proceso de experimentación educativa provocó la derogatoria de su carácter de experimental. El 6 de Noviembre de 1985, se restituye el carácter de experimental mediante Acuerdo Ministerial Nro. 945. 1.4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL COLEGIO EXPERIMENTAL BERNADO VALDIVIESO 11 NIVEL ACADÉMICO Gráfico Nº 1 JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y PROFE. HONORA CONSEJO DIRECTIVO RECTORADO COLECTURIA SECRETARIA GENERAL VICERRECTORADOS DOBE BIBLIOTECAS LABORATOR. BODEGA IMPRENTA PLANEAMIENTO E INVESTIGACION CONSERJE INSPECCIÓN PROFESORES FF.MM CC.NN CC.SS LENG.YLIT DES.PENSAM. ÁREAS DE ESTUDIO ID.EXTRANJ. ALUMNOS ORIENT...EDUC CUL.FIS INFOR M ACT.PRAC Fuente: Departamento de Servicios Generales U.E.E.B.V Elaborado por: Pahola Imaicela 12 1.5 REGLAMENTO INTERNO DEL COLEGIO EXPERIMENTAL BERNARDO VALDIVIESO El Consejo Directivo del Colegio Experimental Bernardo Valdivieso de la ciudad y provincia de Loja CONSIDERANDO: Que el Colegio Bernardo Valdivieso es la institución educativa más antigua del país, pues sus raíces históricas se remontan a 1727 y se consolidan definitivamente gracias a la filantropía del señor Dr. Bernardo Valdivieso González de las Heras, quien, a su fallecimiento en 1805, legó parte de sus bienes para fortalecer la educación de la juventud lojana; Que la instalación definitiva se realizó el 22 de octubre de 1826, con el nombre de San Bernardo, en virtud del primer Reglamento Interno, dictado por el Libertador Simón Bolívar, mediante Decreto de 19 de octubre de 1822. 13 Que el 2 de septiembre de 1902 el gobierno nacional resolvió dar el nombre de Bernardo Valdivieso al antiguo Colegio lojano, a fin de que se rinda tributo a uno de sus más insignes benefactores; Que por Acuerdo Ministerial 4066 del 11 de diciembre de 1964, el Colegio Nocturno Leones de Loja fue anexado al Bernardo Valdivieso en calidad de sección nocturna, contribuyendo a la formación de amplios sectores populares. Que mediante Decreto Nro. 098 expedido por la H. Asamblea Nacional Constituyente de 1967 fue elevado a la categoría de Colegio Experimental; Que el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, faculta al Consejo Directivo dictar el Reglamento Interno del Establecimiento; Que, es un requerimiento institucional contar con normas que regulen los procesos académicos y administrativos del Plantel; En uso de las atribuciones de que se halla investido RESUELVE: Dictar el presente 14 REGLAMENTO INTERNO DEL COLEGIO EXPERIMENTAL BERNARDO VALDIVIESO De los principios Art. 1.- El Colegio Experimental Bernardo Valdivieso es una institución pública, laica, dependiente del Estado ecuatoriano y, por lo tanto, la educación que en ella se imparte propende a un pluralismo ajeno a discrímenes de carácter étnico, económico, social, religioso o político. Art. 2.- La educación y el proceso de formación en el plantel, constituyen una responsabilidad compartida de autoridades, profesores, estudiantes, personal administrativo, padres de familia y sociedad en general. De los fines y objetivos Art. 3.- Son fines y objetivos de la institución: a) Cumplir los fines de la educación declarados en la Constitución Política de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Educación y Cultura y sus Reglamentos General y Especial para Planteles Experimentales, el Código de la Niñez y Adolescencia, la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento, y más leyes conexas. 15 b) Trabajar en defensa de la educación pública, laica y de calidad. c) Planificar, ejecutar y evaluar diseños curriculares para la educación básica y del bachillerato, coherentes con los avances científicos y tecnológicos, y con las exigencias de la sociedad ecuatoriana; d) Mantener una cultura de evaluación y autoevaluación institucional. e) Realizar evaluación y autoevaluación del desempeño del docente. f) Investigar, planificar y experimentar modelos educativos destinados a la formación integral del bachiller Bernardino. g) Propiciar la capacitación y mejoramiento del personal docente, administrativo y de servicios del plantel. De la estructura Art. 4.-El colegio experimental Bernardo Valdivieso responde a las características siguientes: Clase : Fiscal. Tipo : Experimental. 16 Secciones : Matutina, Vespertina y Nocturna. Modalidad : Presencial Art. 5.- El Colegio cuenta con: Nivel de educación general básica. Nivel de bachillerato, con especialidades en ciencias sociales, físico-matemático, químico-biológico, y las demás que se crearen. De las Autoridades, de los Organismos Académicos y Administrativos del Colegio. Art. 6.- Son organismos y autoridades de dirección del Establecimiento: a) La Junta General de Directivos y Profesores, b) El Consejo Directivo, c) El Rector, d) Los Vicerrectores, e) El Inspector General, y f) Subinspector General. Art. 7.- Son organismos académicos: a) El Departamento de Investigación y Planeamiento, b) El Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil, 17 c) El Departamento de Cultura, Publicaciones y Biblioteca, d) Las Juntas de Profesores de Área, e) Las Juntas de Profesores de Curso, y los demás que se crearen de acuerdo con los requerimientos institucionales. Art. 8.- Son dependencias administrativas: a) La Secretaría, b) La Colecturía, c) Las Unidades de Producción, y d) Los Servicios Generales. DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO De la Secretaría Art. 50.- Al Secretario y personal auxiliar de Secretaría, les corresponde a más del cumplimiento de los deberes y atribuciones constantes en el Reglamento General de Educación y Cultura, lo siguiente: a) Diseñar registros, libros y procedimientos administrativos a las exigencias de los proyectos experimentales que ejecuta el colegio b) Proporcionar ágil y oportunamente la información requerida por autoridades y responsables de los proyectos experimentales. 18 c) Llevar registro de control de licencias, permisos, comisiones de servicio y vacaciones del personal administrativo y de servicio concedidos por el Rector. Elaborar las libretas de calificaciones trimestrales dentro de la semana siguiente a la fecha de reunión de las Juntas de Curso respectivas. De la Colecturía Art. 51.- El Departamento de Colecturía funcionará de acuerdo al Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura y con sujeción a las normas de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, a las disposiciones de Contraloría y a las que emanen de la Ley de Presupuesto. El Colector, a más de lo que determina el cuerpo de leyes citado, ejercerá la supervisión del fiel cumplimiento de las labores que corresponden al contador, a los auxiliares, al Guardalmacén y personal administrativo bajo su dependencia. Tramitar el remate y la baja de los bienes en mal estado de acuerdo a las disposiciones legales correspondientes. Art. 52.- Al Guardalmacén del Colegio le corresponde: a) Mantener actualizado el inventario general de bienes patrimoniales, muebles e inmuebles y más pertenencias materiales del Establecimiento. b) Responsabilizarse de la buena conservación de estas pertenencias y hacer conocer al rector sobre los daños que ocurrieren, a fin de que se disponga la oportuna reparación y restitución de las mismas. c) Llevar kárdex de control de materiales y suministros existentes y dar aviso oportuno de su consumo para efectos de pronta reposición. 19 d) Exigir la devolución de los bienes entregados temporalmente a profesores, empleados y estudiantes entregados para su actividad. e) Controlar permanentemente el recorrido de los vehículos, su consumo de combustible y otros insumos, y preocuparse por la buena utilización y conservación de los mismos. f) Realizar las órdenes de ingreso y egreso a bodega de materiales y suministros previa orden del rector. g) Recibir las piezas sustituidas en máquinas, vehículos y otros bienes que fueren reparados, de acuerdo a las normas establecidas por la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. h) Informar a Colecturía para que solicite al Consejo Directivo, la baja de los bienes que por su estado de deterioro e inutilidad, no pudieren ser rehabilitados. i) Revisar, controlar e inspeccionar el buen uso de las máquinas y materiales de los diferentes departamentos del Plantel. j) Proporcionar de inmediato los informes o documentos que le fueren solicitados para efectos de auditoría de los bienes a su cargo. Presentar anualmente al Consejo Directivo y a la Contraloría General del Estado, el inventario actualizado de los bienes de propiedad del Establecimiento. Art. 53.- Queda terminantemente prohibido el uso o préstamo de toda clase de bienes de propiedad del Colegio Experimental Bernardo Valdivieso para fines de lucro particular. De las Bibliotecas, los Laboratorios y los Talleres 20 Art. 54.- Las bibliotecas, los laboratorios y los talleres de la institución, estarán a entera disposición de profesores y estudiantes; Art. 55.- Corresponde a los empleados de bibliotecas, laboratorios, y talleres; a) Cumplir con el horario de trabajo que establezca el Consejo Directivo. b) Responsabilizarse del uso correcto y buena conservación de libros, revistas y periódicos y del material didáctico en general; equipos e insumos de laboratorios y talleres, y demás bienes entregados a su custodia. c) Elaborar y mantener actualizado el fichero de la biblioteca. d) Solicitar al rector la adquisición de nuevas obras, instrumentos y materiales, de acuerdo con los requerimientos de los programas de estudio presentados por los profesores. e) Informar a la Colectora y Guardalmacén para que soliciten al Consejo Directivo se disponga el trámite de remate o baja de los bienes que se encontraren en mal estado y no pudieran ser utilizados ni rehabilitados, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes. f) Contribuir en el ámbito de sus responsabilidades, al desarrollo de la cultura y de los planes y programas de interaprendizaje. g) Coordinar con los profesores la elaboración de horarios de utilización de biblioteca, laboratorios y talleres, a fin de facilitar el acceso ordenado y el óptima utilización por parte de profesores y alumnos, h) Colaborar con el personal docente y alumnado en la preparación y ejecución de clases prácticas y trabajos de investigación. i) Controlar las prácticas de laboratorio en ausencia del profesor titular. 21 J) Presentar anualmente al Consejo Directivo, el inventario actualizado de los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad. Art. 56.- El préstamo de libros, utilización de laboratorios y talleres, se realizarán previa la garantía del profesor o alumno que los requieran para sus actividades académicas. Art. 57.- El Consejo Directivo emitirá un reglamento específico para el funcionamiento de la Biblioteca, Laboratorios y Talleres. De los Servicios Generales Art. 58.- Los servicios generales estarán a cargo del personal de auxiliares de servicios y guardianía. Art. 59.- Tanto los auxiliares de servicios como los guardianes laborarán de acuerdo al horario que establezca, para cada uno de ellos, el rector del Plantel, y velarán por la buena conservación y custodia de los bienes muebles e inmuebles del Establecimiento. En circunstancias de pérdidas o daños de los bienes del plantel, se pondrá a conocimiento de las autoridades en procura de ejercer las acciones inmediatas de recuperación y determinación de responsabilidades. Art. 60.- Los guardianes al término de su jornada, reportarán las novedades al personero que el rector designe. 22 Art. 61.-Los auxiliares de servicio son responsables de mantener el aseo permanente y buena presentación de aulas, canchas y demás ambientes físicos del Establecimiento. Art. 62- Se consideran unidades de producción: la imprenta, el coliseo cerrado, la piscina, los patios, canchas deportivas, talleres, laboratorios y los demás locales o espacios que pudieran generar ingresos económicos a la institución. Art. 63.- El Consejo Directivo podrá autorizar el uso de las unidades de producción, siempre que los usuarios paguen el alquiler, cubran los gastos mínimos de mantenimiento, consumo de energía eléctrica, agua etc. y la reposición de los daños que llegaren a ocasionar como consecuencia de esta forma de utilización, estableciendo para el efecto las garantías necesarias para el cumplimiento de estas obligaciones. Art. 64.- Cuando el Consejo Directivo autorice la utilización de las unidades de producción o la ejecución de trabajos en la imprenta, el Rector extenderá una orden escrita al empleado o empleados que corresponda, siempre y cuando se haya pagado en Colecturía el valor del arrendamiento o del servicio, y se hayan presentado las garantías a que se refiere el artículo precedente. Art. 65.- Los ingresos que generen las unidades de producción alimentarán el presupuesto de autogestión institucional y serán canalizados para el 23 mantenimiento y mejoramiento de las unidades existentes, y para la creación de otras nuevas. 1.6 PLAN ESTRATÉGICO 1.6.1 MISIÓN Tiene la misión de educar a la niñez y a la juventud de amplios sectores populares de la ciudad y provincia de Loja y del contexto regional, en respuesta a exigencias y necesidades de la sociedad; este proceso se realiza a través de un eficiente servicio docente e influencia en la acción familiar, que propicien aprendizajes significativos, en la dinámica de una educación de calidad. Se forman bachilleres capaces, auténticos y permanentes triunfadores, con una educación sustentada en el descubrimiento y aplicación de capacidades y en el cultivo de valores; comprometidos con el desarrollo del ciudadano, de la cultura y de una sociedad justa y equilibrada. 1.6.2 VISIÓN El Colegio tiene como visión el ser una institución de excelencia académica y humanista, con bases científico-técnicas, sustentada en los valores de justicia, equidad, solidaridad y civismo, que promueve la investigación y el desarrollo humano para el servicio de la colectividad. . 1.6.3 VALORES Honestidad y transparencia. En todo el quehacer institucional y personal como valores esenciales para la convivencia organizada. Las autoridades con sus tareas 24 académico-administrativas; los docentes con sus tareas de aula y extracurriculares; el personal administrativo con el cumplimiento de sus funciones, buen trato, buena atención a los estudiantes y al público; los estudiantes con el rendimiento de sus pruebas, trabajos, disciplina, etc.; el personal de servicio con el cumplimiento cabal de sus funciones. Responsabilidad.- mística y eficiencia en el desempeño de las funciones de autoridades, profesores, estudiantes y personal administrativo del plantel. Respeto.-entre todos los miembros de la comunidad Bernardina: autoridades, docentes, estudiantes, padres de familia y comunidad en general. Igualdad.-en las oportunidades y reconocimientos que ofrece el colegio a sus integrantes; y de igual manera que el profesor sea equitativo con sus estudiantes; y a su vez los estudiantes con sus profesores. Tolerancia.-a las distintas formas del pensamiento de los integrantes del plantel y apertura en las relaciones con el medio externo Solidaridad.-entre todos los miembros de la comunidad Bernardina. Ética profesional.-por parte del profesor dentro y fuera del aula; y que el estudiante se desenvuelva en el plantel y fuera de él, demostrando los valores en los que se está formando. Lealtad y compromiso.- con el colegio del cual somos parte. Participación.-de todos los miembros del colegio en la planificación, ejecución y evaluación del accionar institucional. 25 Puntualidad.-por parte de todos los miembros del plantel: estudiantes, personal administrativo, profesores, autoridades y padres de familia. Equidad de género.-reflejada en las diferentes actividades académico-científicas y de desarrollo. Criticidad.- por parte de todos los miembros de la comunidad Bernardina orientada al aporte constructivo y desplegado desde la autocrítica. 1.6.4 OBJETIVOS 1.6.4.1 OBJETIVOS GENERALES 1. Contribuir al mejoramiento del sistema educativo de la región austral ecuatoriana, innovando los currículo tradicional de los niveles preescolar, escolar y medio de tal manera que permita una mejor relación y coordinación vertical entre ellos. 2. Garantizar con un modelo pedagógico innovador, fundamentado en las leyes naturales del proceso humano y social del hombre, la formación de la personalidad del hombre contemporáneo acorde a los adelantos de la ciencia y a las exigencias y necesidades de la sociedad. 26 1.6.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Transformar la estructura y administración académico-curricular, coordinando los niveles preescolares, escolar y media a favor de una formación integral y continua del infante, el niño y el adolescente. 2. Diagnosticar la personalidad infantil para desarrollar su capacidad, entrenar sus aptitudes, motivar sus intereses, y correlacionarla con las necesidades auténticas de la sociedad contemporánea. 3. Orientar el desarrollo de la personalidad estudiantil hacia una preparación científica y/o artesanal que le capacite adquirir una profesión universitaria y /o integrarse al mundo de la producción con capacidad y eficiencia. 4. Desarrollar y cultivar en el individuo una axiología fundamentada en la dignidad humana que le permita desde su temprana edad adaptarse con respeto y dignidad al grupo social en que le corresponde vivir. 5. Formar hábitos de convivencia social que le permitan al alumno practicar las virtudes cívicas de fraternidad y libertad con respeto, para engrandecer su lugar natal y la patria en general. 6. Concientizar sobre los valores culturales, científicos y naturales del medio y nacionales para que los incremente, cuide y defienda en bien de una sociedad pluralista, justa y equitativa. 27 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO DE INVESTIGACIÓN 28 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÒN 2.1 AUDITORÍA DE GESTION 2.1.1 GESTIÓN.-Las actividades, tareas y acciones expresadas o consolidadas en programas, proyectos u operaciones, a cargo de una organización o agrupación sectorial de éstas, dirigidas al logro de una meta u objetivo cuantificable; acción y efecto de administrar los recursos humanos, tecnológicos y financieros de una organización, con la finalidad de cumplir sus objetivos y metas.. 2.1.2 AUDITORÍA.-El examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y de gestión, practicado con la finalidad de verificarlas y evaluarlas, para así poder efectuar observaciones y recomendaciones pertinentes. 2.1.3 DEFINICION DE AUDITORIA DE GESTIÓN.-“Es el examen y evaluación que se realiza en una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objeto de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas"1. 1 Fuente: Andrade Puga, Ramiro (1998) Auditoria Teoría Básica Enfoque Moderno, 2° edición. Loja UTPL Pg.209 29 2.2 ANTECEDENTES La Auditoría existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que no existían relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la Auditoría estuvo estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas. Así como determinar si las personas que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo honesto, esto se hacía con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias existentes. Esta etapa se caracterizó por un lento desarrollo y evolución de la Auditoría. Durante la Revolución Industrial el objeto de estudio comienza a diversificarse se desarrolla la gran empresa y por ende la contabilidad, y a la luz del efecto social se modifica, el avance de la tecnología hace que las empresas manufactureras crezcan en tamaño, en los primeros tiempos se refería a escuchar las lecturas de las cuentas y en otros casos a examinar detalladamente las cuentas coleccionando en las primeras las cuentas "oída por los auditores firmantes" y en la segunda se realizaba una declaración del auditor. Los propietarios empiezan a utilizar los servicios de los gerentes a sueldos. Con esta separación de la propiedad y de los grupos de administradores la Auditoría protegió a los propietarios no solo de los empleados sino de los gerentes. Ya a partir del 30 siglo XVI las auditorias en Inglaterra se concentran en el análisis riguroso de los registros escritos y la prueba de la evidencia de apoyo. Los países donde más se alcanza este desarrollo es en Gran Bretaña y más adelante Estados Unidos. Ya en la primera mitad del siglo XX de una Auditoría dedicada solo a descubrir fraudes se pasa a un objeto de estudio cualitativamente superior. La práctica social exige que se diversifique y el desarrollo tecnológico hace que cada día avancen más las industrias y se socialicen más, por lo que la Auditoría pasa a dictaminar los Estados Financieros, es decir, conocer si la empresa está dando una imagen recta de la situación financiera, de los resultados de las operaciones y de los cambios en la situación financiera. Así la Auditoría daba respuesta a las necesidades de millones de inversionistas, al gobierno, a las instituciones financieras. En etapas muy recientes, en la medida en que los cambios tecnológicos han producido cambios en los aspectos organizativos empresariales y viceversa, la Auditoría ha penetrado en la gerencia y hoy se interrelaciona fuertemente con la administración. La Auditoría amplía su objeto de estudio y motivado por las exigencias sociales y de la tecnología en su concepción más amplia pasa a ser un elemento vital para la gerencia a través de la cual puede medir la eficacia, eficiencia y economía con lo que se proyectan los ejecutivos. En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American EconomicAssociation sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Viendo ya la necesidad de las revisiones integrales y analizando a la empresa como un todo en 1945, el 31 Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones. Ya en 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la encargada de descubrir y corregir errores de administrativos. Seis años después, en 1955, Harold Koontz y CirylO´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos." El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y NathanGrabinsky a preparar El Análisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a través de un método que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operación de una organización. Y en 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la Auditoría Administrativa. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades. En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; y Gabriel Sánchez Curiel 1987 aborda el concepto de Auditoría Operacional, la metodología para utilizarla y la evaluación de sistemas. En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los 32 aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo. En 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación específica. La Auditoría de Gestión surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un período de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad. Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que está fallando o que no se está cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se están llevando a cabalidad y si la empresa está alcanzando sus metas. Forma parte esencial del proceso administrativo, porque sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, por lo que además, la auditoría va de la mano con la administración, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administración. 2.3 ELEMENTOS DE LA AUDITORIA DE GESTION Economía: significa la adquisición, al menor costo y en el momento adecuado, de recursos financieros, humanos y físicos en cantidad y calidad apropiadas. Es decir: 33 Los recursos idóneos En la calidad y cantidad correcta. En el momento previsto. En el lugar indicado y precio convenido. El auditor deberá comprobar si la entidad: Invierte racionalmente los recursos, al saber si utilizan los recursos adecuados, según los parámetros establecidos, ahorran estos recursos o los pierden por falta de control o deficientes condiciones de almacenaje y de trabajo. Utilizan la fuerza de trabajo adecuada y necesaria. Si se cumplen óptimamente los recursos monetarios y crediticios. Eficiencia: Recursos o insumos que producen los mejores resultados. Una actividad eficiente maximiza el resultado. Entre otros debe lograr: Que las normas sean correctas y la producción los servicios se ajusten a las mismas. Mínimos desperdicios en el proceso productivo o en los servicios prestados. Que los trabajadores conozcan la labor que realizan y que esta sea la necesaria y conveniente para la entidad. Que se cumplan los parámetros técnicos productivos en el proceso de producción o de servicios que garantice la calidad. Eficacia: Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto. La eficacia se la determina comparando lo realizado con los objetivos previamente establecidos 34 Es decir: Cumplimiento de la producción y los servicios en cantidad y calidad. El producto obtenido y el servicio prestado, tiene que ser socialmente útil. El auditor comprobará el cumplimiento de la producción o el servicio y hará comparaciones con el plan y períodos anteriores para determinar progresos y retrocesos. 2.4 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTION El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios. La finalidad es ayudar a la dirección a lograr la administración más eficaz. La Auditoría de Gestión ayuda a la administración a reducirlos costos y aumentar utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa.2 También entre los principales objetivos tenemos: Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de la gestión pública. Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas. Verificar el manejo eficiente de los recursos. 2 Fuente :Auditoria de Gestión-tripod, http://members tripod.com/Guillermo –Cuellar-m/gestión HTML 35 Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración del patrimonio público. Satisfacer las necesidades de la producción. 2.5 TÉCNICAS PARA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN. Para desarrollar una Auditoría de gestión se utilizan diferentes técnicas, las más comúnmente utilizadas son las siguientes: Observación. Confirmación. Verificación. Investigación. Análisis. Evaluación. Observación: es muy amplia, prácticamente infinita, puede incluir desde la observación del flujo de trabajo las acciones administrativas de jefes, subordinados, documentos, acumulación de materiales, materiales excedentes, entre otros. La característica principal de esta técnica está en función del espíritu de penetración y profundidad que se aplique al desempeño de una acción. Confirmación. Comunicación independiente con una parte ajena para determinar la exactitud o validez de una cifra o hecho. Verificación. Verificar que cada elemento de cada uno de los documentos es lo apropiado y se corresponde con la legislación vigente. Investigación. Examinar acciones, condiciones, acumulaciones y procesamiento de activos y todas aquellas operaciones relacionadas con estos. Esta investigación puede 36 ser externa o interna y por lo regular mediante la realización de cuestionarios previamente formulados. Análisis. Se recopila y usa información con el objetivo de llegar a una deducción lógica. Determinar las relaciones entre las diversas partes de una operación. Involucra la separación de las diversas partes de la entidad o de las distintas influencias sobre la misma y después determinar el efecto inmediato o potencial sobre una organización dada una situación determinada. Evaluación. Es el proceso de arribar a una decisión basado en la información disponible. La evaluación depende de la experiencia y juicio del auditor. 2.6 RIESGO EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN. Los resultados de la Auditoría pueden no estar exentas de errores y omisiones de importantes significación que influyan en la evaluación a expresar por el auditor en su informe, por lo que resulta necesario conocer los riesgos latentes en este proceso. En este tipo de Auditoría debemos tener en cuenta también los tres componentes del riesgo. Riesgo inherente: Ocurren errores importantes generados por las características de las empresas u organismos. Riesgo de control: De que el sistema de control interno no prevenga o corrija los errores. Riesgo de detección: Que los errores no identificados por los controles internos tampoco sean reconocidos por el auditor. 37 Para evaluar la existencia o no de riesgo de Auditoría de gestión son necesarias las consideraciones siguientes: Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la naturaleza propia de la información. Considerar si es necesario el diseño del sistema de control interno y probar su eficacia. Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a la empresa hacia los terceros vinculados. 2.7 INTERROGANTES FUNDAMENTALES EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN. “Entre las interrogantes indispensable en el ánimo del auditor para el levantamiento de la información en la Auditoría de gestión se utilizan usualmente los términos: ¿Qué?, ¿Para qué?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cómo? ¿Cuándo¿ y ¿Por qué? Sin embargo resulta conveniente preguntarse ¿Qué se está haciendo?, desde el punto de vista de los sistemas y procesos y ¿Qué se está logrando?, desde el punto de vista de los resultados de la gestión. Las respuestas a estas interrogantes le permite al auditor lograr buenos resultados en las investigaciones, viabilizar el tiempo de ejecución y exponer de forma concreta, clara y sencilla los problemas, las causas efectos con vista a que se adopten las medidas para mejorar el grado de economía, eficiencia y eficacia existente en la unidad. 38 Una entrevista bien organizada permite la obtención de información valiosa en un mínimo de tiempo, ésta debe ser verificada con posterioridad, para comprobar su veracidad. Los cuestionarios siempre son de ayuda en la labor del auditor, bien sean abiertos o cerrados, ellos nos brindarán la posibilidad de conocer condiciones, causas, motivos y otras particularidades que tienen que ver con el grado de economía, eficiencia y eficacia qué se ejerce en la entidad con respecto a la planificación, control y uso de los recursos. En la práctica se han experimentado logros importantes con el desarrollo de estos tipos de Auditoría debido a que aportan a cada entidad auditada posibilidades de desarrollo futuro, y éxito en sus venideros resultados”.3 2.8 METODOLOGÍA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN “En el Ecuador tanto la Contraloría General del Estado en el sector público, como los auditores de firmas e independientes en el ámbito privado, aún no han incursionado en la Auditoría de Gestión; no obstante, siendo esta la tendencia y proyección de la profesión, resulta inminente redefinir el enfoque de control y dar inicio a la ejecución de este tipo de exámenes. 3 Fuente: Bases teóricas de Auditoría de Gestión para las ….monografías, http://w.w.w.monografías.com/trabajos 43bases-de- auditoria/bases de auditoría 2 shtml 39 En Perú, Cuba, y México, con esfuerzo nacional y con la asistencia técnica exterior lograron establecer metodologías de trabajo, en nuestro país tiene esta responsabilidad la Contraloría del Estado, los Colegios Profesionales, las Firmas Privadas y los Auditores Independientes, con el único afán de estimular la aplicación de la Auditoría de Gestión y aprovechando los conocimientos y experiencia acumulada en el control gubernamental ecuatoriano, se propone la siguiente metodología, cuyas características son: 1. Enfoque basado en el conocimiento integral de la entidad, dando mayor énfasis en la comprensión del negocio u objeto social. El enfoque es propio para cada entidad, con programas a la medida que contengan procedimientos específicos. 2. Auditores más experimentados realizan la planificación, definiendo su estrategia para determinar a priori cuáles serán los principales componentes de cada una de las unidades operativas en que se dividirá la auditoría; cuál es el riesgo global de la auditoría para la entidad en conjunto, cuáles son los riesgos individuales para los componentes y, cuáles son las pruebas de auditoría más adecuadas. Además evalúan las evidencias obtenidas y preparan las conclusiones de auditoría. 3. La Auditoría de Gestión es realizada por un equipo multidisciplinario, integrado por los auditores profesionales y otros especialistas en disciplinas requeridas de acuerdo al atipo de entidad y a la naturaleza y objetivo de la auditoría. 4. Se interesa en evaluar la economía , eficiencia, eficacia de las operaciones, basados en la información obtenida del análisis del cumplimiento de objetivos y 40 metas, así como en la comparación de los parámetros e indicadores de gestión esperados como reales , para juzgar su cumplimiento y las razones de sus variaciones. 5. En el informe se revelan hallazgos positivos y negativos midiendo el grado de cumplimiento de las 3”E”. En sus conclusiones se determinan el efecto económico de la ineficiencias, prácticas, antieconómicas, incumplimientos y deficiencias en general; pero también, las causas y condiciones para el cumplimiento de las 3”E”y su interrelación. Las recomendaciones tendientes para mejorar la gestión de la entidad considerando las 3”E”4. 2.9 PROPÓSITOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN. Medición y Comparación de Logros. Medir y comparar logros alcanzados por las entidades en relación con las metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Económicos, Eficiencia y Eficacia. Control Interno Eficaz. Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, 4 Fuente: Andrade Puga, Ramiro (1998) Auditoria Teoría Básica Enfoque Moderno, 2° edición. Loja UTPL Pg.214 41 administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna. Cultura de la Responsabilidad. Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, la obligación ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o están haciendo con los fondos y recursos que el estado y el Gobierno han puesto a su disposición para su administración, distribución y custodia. Mejoramiento de la Planificación. Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de sus presupuestos, con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su ejecución. Necesidad de un Buen Sistema de Información Integral. Difundir la necesidad de poseer sistema integral de información que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas.5 2.10 FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION FASE I: Conocimiento Preliminar 5 Fuente: Marco teórico y conceptual de Auditoría de gestión http:// www. monografías.com /trabajos43/auditoría-de- gestión/auditoría de gestión 2 shtm 42 Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de resultados aún costo y tiempo razonables. Las tareas típicas son: 1.- Visita a las instalaciones para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto. 2.- Revisión de los archivos corrientes y permanentes de los papeles de trabajo de auditorías anteriores; y/o recopilación de información y documentación básica para actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensión cabal de la Entidad sobre: a. La misión, los objetivos, planes direccionales y estratégicos. b. La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de producción interesa: Que y como produce; proceso; modalidad y puntos de comercialización; sus principales plantas de fabricación, la tecnología utilizada; la capacidad de producción, proveedores y clientes; el contexto económico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los sistemas de control de costos y contabilidad; etc. c. La situación financiera, la producción, estructura organizativa y funciones, los recursos humanos, la clientela; etc. d. De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo, actitudes no congruentes con objetivos trazados, el ambiente organizacional, la visión y la ubicación de la problemática existente. 43 3.- Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos de referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores , similares o inferiores a las expectativas . 4.- Detecta las fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente da la Organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventajas de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas. 5.- Identificación de los componentes (áreas, actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluación de control interno y que en las siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría. 6.-Definicion del objetivo y estrategia general de la auditoría a realizarse. FASE II Planificación Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos, para lo cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar 44 fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditoría , los responsables y la fecha de ejecución del examen; también debe proveerse la determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados, finalmente los resultados de la auditoría esperados, conociendo de las fuerzas y debilidades y de las oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados. Las tareas típicas en la fase de planificación son las siguientes: 1.- Revisión y análisis de la información y documentación obtenida de la fase anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluación del control interno y para la planificación de la auditoría de gestión. 2.- Evaluación de la estructura del control interno que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, útil para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzos adicionales en la fase de “Ejecución”, a base de los resultados de esta evaluación, los auditores determinarán la naturaleza y el alcance del examen, confirmar en la estimación de los requerimientos del personal, programarán su trabajo, prepararan los programas específicos de la siguiente fase y fijar en los plazos para 45 concluir la auditoría y presentar el informe. Después de la evaluación tendrá información suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e información y los procedimientos de control. La evaluación implica la calificación de los riesgos de auditoría que son: Inherente (posibilidad de errores e irregularidades), De control (procedimiento de control y auditoría que no prevengan o detecten), De Detección (procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos). Los resultados obtenidos en la evaluación servirán para: 3.- Planificar la auditoría de gestión; y, Preparar un informe sobre el control interno A base de las fases 1 y 2 descritas, el auditor más experimentado del equipo o grupo de trabajo preparara un memorando de planificación que contendrá; a) Información general de la entidad, como: Misión, Objetivo, Actividades, Estructura orgánica y Financiamiento Descripción de la actividad principal. Principales parámetros e indicadores de gestión. Principales fuerzas y debilidades; y, oportunidades y amenazas. 46 Componentes, áreas o actividades escogidas para el análisis en la fase “Ejecución “. b) Enfoque de la auditoría , respecto a: Objetivo general de la auditoría, objetivos específicos para cada componente y alcance del examen. Resumen de los resultados de la evaluación de control interno. Principales pruebas y procedimientos de auditoría. Calificación de los factores de riesgo de auditoría por cada componente importante. Grado de confianza programado para cada uno de los componentes evaluados, determinando los controles claves existentes que garantizan mayor efectividad eficiencia. c) Otros aspectos tales como. Equipo multidisciplinario, integrado por auditores y otros especialistas de distintas disciplinas profesionales, acordes a la naturaleza de la actividad y objetivos de la auditoría. Equipos y materiales requeridos para la ejecución del examen Días/laborables y días/ hombre presupuestados. Fechas de intervención de inicio y terminación del trabajo en cada una de las fases de auditoría. 47 4- Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados especialmente de acuerdo con los objetivos trazados, que dan respuesta a la comprobación de las 3 “E” (Economía, Eficiencia y Eficacia ), por cada proyecto o actividad a examinarse. FASE III: Ejecución En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes. Las tareas típicas de esta fase son: a) Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc. Adicionalmente mediante la utilización de: Estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse. 48 Parámetros e indicadores de economía, eficiencia y eficacia, tanto reales como estándar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializadas, entidades similares, organismos internacionales y otros. b) Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la planificación y aplicación de los programas; contiene la evidencia suficiente, competente y relevante. b) Elaboración de hojas resumen e hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios c) Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones. FASE IV: Comunicación de resultados. Además de los informes parciales que puedan emitirse , como aquel relativo al control interno , se preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no sólo que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías , sino que también, contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión , en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y 49 condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada. En esta fase IV, las tareas que se llevan a cabo son las siguientes: 1. Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participación de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario. En esta tarea debe considerarse lo siguiente: a) ESTRUCTURA. Carátula Carta de presentación Índice, siglas y abreviaturas Introducción (información sobre la entidad y la auditoría) Comentarios ( Que determinen el grado de cumplimiento de las 3 “E” teniendo en cuenta condición, criterio, efecto y causa); Conclusiones (que se refieran al afecto económico de las ineficiencias, prácticas, antieconómicas, incumplimientos y deficiencias en general; y a las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las 3 “E” y su interrelación); y, Recomendaciones (Constructivas y prácticas, proponiendo mejoras en la gestión de la 50 entidad auditada para que emplee sus recursos de manera eficiente y económica y se realicen son eficiencia sus actividades o funciones). Anexos (que podrían mostrar en forma resumida y por cada componente la eficiencia, eficacia y economía; así como la comparación de los parámetros e indicadores de gestión). Como Apéndice: - Un resumen de las deficiencias con los daños materiales y perjuicios económicos ocasionados, con la identificación del tipo de responsabilidades y los sujetos de las mismas. - Una síntesis de los principales comentarios, conclusiones y recomendaciones. b) CONTENIDO - Grado y forma de cumplimiento del objetivo de la entidad (organización, área, proceso o programa auditado), señalando los principales problemas de la operación y de la administración de los recursos. - Cumplimiento de la obligación de rendir cuentas, así como de disposiciones legales y normatividad interna. - Oportunidades y amenazas del entorno, y, fuerzas y debilidades de la organización. 51 - Propuestas de solución con definición de etapas, acciones, responsables, tiempo de ejecución, costos y beneficios. 2. Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido en una conferencia final con los responsables de la Gestión y los funcionarios de más alto nivel relacionados con el examen ; esto le permitirá , por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones, pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa. FASE V: Seguimiento. Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores externos que ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento siguiente: 1.- Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas de inmediato a la terminación de la auditoría. 2.- De acuerdo al grado de deterioro de las 3 “E”, realizar una comprobación de cursados entre uno y dos años. 3.- Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico causado, y comprobación de su reparación o recuperación.6 6 FUENTE: Andrade Puga, Ramiro (1998) Auditoria Teoría Básica Enfoque Moderno, 2° edición. Loja UTPL, pg. 215,216,217.218,219 52 2.11 HERRAMIENTAS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN 2.11.1 EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO Para la ejecución de auditorías de gestión es necesario un equipo multidisciplinario que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las áreas a examinarse, a más de los auditores profesionales, podría estar integrado por especialistas en otras disciplinas, tales como ingenieros, abogados, economistas, sicólogos, médicos, etc. Auditores De este grupo, entre los dos más experimentados, se designa al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e integra responsabilidad de la Auditoría de Gestión. Así mismo, este trabajo debe realizarse a cargo de una Dirección de Auditoría y bajo la dirección de su titular. Especialistas Estos profesionales a más de su capacidad deben tener la independencia necesaria con relación a la entidad objeto de la auditoría con el fin de tener mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total imparcialidad. 53 Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o departamentos de auditoría, los especialistas podrían participar incluso desde la fase de Conocimiento Preliminar. Es importante recalcar que esta participación no es en calidad de apoyo, como se concibe en la Auditoría Tradicional, si no que el especialista debe ser uno más de los integrantes del equipo que interactúe con los demás con la participación a tiempo completo y requerido7 2.11.2 CONTROL INTERNO Definición .-“ Es un proceso efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal , diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías”: Los niveles de Jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de supervisores, establecerán y aplicarán mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones, con el objeto de asegurar. Confiabilidad en la presentación de informes financieros. Efectividad y eficiencia de las operaciones. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.8 7 Fuente: Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado 8 Fuente: Whittington O Ray & Pany Kurt (2000); Auditoría un enfoque Integra l12a edición Mc.Graw Hill-Irwin Mc Graw Hill pg. 172 54 De la definición anterior se desprende lo siguiente: El control interno es un proceso y un medio utilizado para el logro de un fin, por tanto no es un fin. El control interno se lleva a cabo por personas en cada nivel de la organización, que son quienes establecen los objetivos de la entidad e implementan los mecanismos de control, por lo que no se trata únicamente de manuales, políticas y otra normativa. El control interno solamente puede aportar un grado de seguridad razonable a la dirección y a la administración de una entidad, por ende no brinda seguridad total. El control interno procura la consecución de objetivos de diversa naturaleza. La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable para poder lograr los objetivos específicos de la entidad, relevantes y de interés para la Auditoría de Gestión como son: Salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la entidad. Promover la eficiencia del personal, minimizar los errores humanos y detectar rápidamente los que se produzcan. 55 Dificultar la comisión de hechos irregulares y facilitar su descubrimiento si se produjera. Garantizar la razonabilidad de la información contable y administrativa en general. Para fines de Auditoría de Gestión se denomina estructura de Control Interno al conjunto de planes, métodos y procedimientos incluyendo la actitud de dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respeto a que se están lográndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por componentes y diversos elementos los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. El control interno de las entidades y organismos públicos operan o funcionan en distintos niveles de eficacia, pero cuándo los mismos alcanzan el estándar se puede calificar como un sistema eficaz, para ello se requiere que la alta dirección tenga seguridad razonable de lo siguiente: - De disponer de información oportuna y adecuada sobre el cumplimiento de los objetivos operacionales. - De preparar en forma oportuna informes de la Gestión operativa, fiables y completos. - De que se cumplan las normas constitucionales, legales y secundarias.9 9 Fuente: Manual de Auditoría de Gestión de la contraloría General del Estado 56 El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración. Aunque los componentes se aplican a todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlos de forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, no obstante lo cual una compañía pequeña puede tener un control interno efectivo. Los componentes son: Ambiente de control.-El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la consciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna autoridad y responsabilidad, y como organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el consejo de directores. Valoración de riesgos. Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las condiciones de 57 operación continuarán cambiando, se requieren mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambioActividades de control. Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a aseguran que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones. Información y comunicación. Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos. La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo a lo largo y hacia arriba de la organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta gerencia respecto a que las responsabilidades de control deben tomarse seriamente. Deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que la 58 manera como las actividades se relaciona con el trabajo de otros. Deben tener un medio de comunicar la información significativa. También necesitamos comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas. Monitoreo. Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de monitoreo ongoing4, evaluaciones separadas o combinación de las dos. El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración y supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá primeramente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo ongoing. Las deficiencias del control interno deberán reportarse a lo largo de la organización, informando a la alta gerencia y al consejo solamente los asuntos serios10 2.12 ANÁLISIS FODA El análisis FODA es una herramienta esencial que provee de los insumos necesarios al proceso del plan estratégico, proporcionando la información necesaria para la implantación de acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos o mejora proyectos de mejora. 10 Fuente: Mantilla Alberto , Samuel (2003), Control Interno Informe COSO pág. 4,5,6 59 Es el enfrentamiento de factores internos y externos en el propósito de generar estrategias alternativas. El análisis FODA también puede ser considerado como la revisión de las fortalezas y debilidades internas de la organización, así como sus oportunidades y amenazas externas, a fin de identificar un nicho que pueda explorar la institución. Este análisis permite conocer: 1. “Las fortalezas internas son aquellos elementos organizacionales con las que cuenta para cumplir eficientemente y eficazmente con su cometido. 2. Las oportunidades externas son aquellas situaciones o circunstancias generadas en el entorno que favorecen significativamente el desarrollo de la entidad a corto, mediano, y largo plazo. 3. Las debilidades internas son aquellos elementos organizacionales que impiden elevar significativamente la capacidad y la eficiencia de la institución y que limitan o minimizan su éxito. 4. La amenazas externas son aquellas situaciones o circunstancias generadas en las diferentes dimensiones del entorno que afecta negativamente el desarrollo de la entidad a corto, mediano, y largo plazo y que dificultan o evitan el logro pleno de los objetivos institucionales” 11 Entre algunas características de este tipo de análisis se encuentran las siguientes ventajas. Facilitan el análisis del quehacer institucional que por atribución debe cumplir el apego a las disposiciones y compromisos establecidos en las políticas públicas. 11 ROMERO, Walter. Planificación Estratégica. Editorial Central de Coordinación RDI. Primera Edición. Costa Rica. Pág. 4. 60 Facilitan la realización de un diagnostico para la construcción de estrategias que permitan reorientar el rumbo institucional, al identificar la posición actual y la capacidad de respuesta de la institución. Permiten identificar la congruencia entre la asignación del gasto público y su quehacer institucional. 2.13 VALORES CORPORATIVOS “Los valores son el conjunto de principios, creencias y reglas que regulan la gestión de la entidad. Constituyen la filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional. Toda institución implícita o explícitamente tiene un conjunto de valores corporativos, por lo tanto estos deben ser analizados, ajustados o redefinidos y luego divulgados”.12 2.14 INDICADORES “Es un número relacionado con dos o más datos significativos de dominios semejantes o diversos, y que proporciona información acerca del estado en que se encuentra una realidad. Los indicadores permitirán evaluar los resultados e impactos alcanzados por el proyecto. Los indicadores revelan cómo se comportan una variable en la realidad. Sirven para observar, medir y verificar los cambios cuantitativos (mayores y menores) y cualitativos (positivos/negativos, ámbito, nivel, dimensión o aspecto) que representa en determinado momento una variable”13 12 MINTZBERG, Henry; BRIAN Q., James; VOYER, John, El Proceso Estratégico. Conceptos, Contextos y Casos. Editorial Prentice Hall. Primera Edición (Edición Breve) México, 1997. Pág., 92. 13 SEYCC. (en línea). INDICADORES. Disponible en: http: //web.seycc.gob.mx//poa/manual.pdf (Fecha de consulta Abril 2011) 61 2.14.1 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES Los indicadores para cumplir con su rol de control de gestión estratégico y operativo deberían cumplir con las siguientes características. Relevancia: Deben aportar información imprescindible para la toma de decisiones, contribuyendo directamente al cumplimiento de los objetivos estratégicos. Objetividad: Los datos deben ser auditables, es decir debe existir la posibilidad de ser verificados independientemente de forma externa. Ser inequívocos: Su análisis no debería permitir interpretaciones ambiguas o contrapuestas. Completitud: Idealmente un buen conjunto de indicadores debería capturar todas las posibles conductas o acciones relevantes vinculadas al suceso que se intenta captar. Sensibilidad: Deben ser capaces de reflejar las acciones y esfuerzos del individuo o la unidad que realiza la gestión, es decir, deben basarse sobre variables que la unidad pueda controlar. Accesibilidad: Su obtención debe tener un costo razonable en relación a los beneficios que reporta la información que brinda. 2.15 POLÍTICAS “Las políticas son reglas o guías que expresan los límites dentro de los cuales debe ocurrir la acción. Muchas veces toman la forma de acciones de contingencia para resolver conflictos que existen y se relacionan entre objetivos específicos. 62 Las políticas estratégicas son aquellas que guían a la dirección general, la posición de la entidad y que también determina su viabilidad”.14 2.16 PLAN TÁCTICO OPERATIVO “Una vez establecidos los objetivos, políticas y estrategias podemos definir el paso a paso o programas de trabajo, o planes operativos, que son los que especifican la secuencia de las acciones necesarias para alcanzar los principales objetivos. Los programas ilustran como dentro de los límites establecidos por las políticas serán logrados los objetivos, se aseguran que se les asignen los recursos necesarios para el logro de los objetivos y permiten establecer una base dinámica para medir el progreso de tales logros”.15 El plan operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico y de un plan director. Debido a esta circunstancia, el plan táctico operativo debe adaptar los objetivos generales de la institución y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus empleados 14 MINTZBERG, Henry; BRIAN Q., James; VOYER, John, El Proceso Estratégico. Conceptos, Contextos y Casos. Editorial Prentice Hall. Primera Edición (Edición Breve) México, 1997. Pág., 5. 15 MINTZBERG, Henry; BRIAN Q., James; VOYER, John, El Proceso Estratégico. Conceptos, Contextos y Casos. Editorial Prentice Hall. Primera Edición (Edición Breve) México, 1997. Pág., 115-116. 63 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN 2.17 Programa de Auditoría El programa de auditoría, es el procedimiento a seguir, en el examen a realizarse, el mismo que es planeado y elaborado con anticipación y debe ser de contenido flexible, sencillo y conciso, de tal manera que los procedimientos empleados en cada auditoría estén de acuerdo con las circunstancias del examen. El programa de auditoría o plan de auditoría, es el resultado que se desea obtener, la línea de conducta a seguir dentro de los principios de la auditoría. En la preparación del programa de auditoría se debe tomar en cuenta: Las Normas de auditoría. Las Técnicas de auditoría. Las experiencias anteriores Las experiencias de terceros. El programa de auditoría, tiene como propósito servir de guía en los procedimientos que se van adoptar en el transcurso de la auditoría, y servir de lista y comprobante de las fases sucesivas de la auditoría, a fin de no pasar por alto ninguna verificación 64 2.17.1 Características del Programa de Auditoría Entre las características que debe tener el programa de auditoría, podemos anotar: Debe ser sencillo y comprensivo. Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizarán de acuerdo al tipo de empresa a examinar. El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo principal. Debe desecharse los procedimientos excesivos o de repetición. El programa debe permitir al auditor a examinar, analizar, investigar, obtener evidencias para luego poder dictaminar y recomendar. Las sociedades auditoras, acostumbran tener formatos preestablecidos los cuales deben ser flexibles para que puedan ser adecuados a un determinado tipo de empresa. El programa debe ser confeccionado en forma actualizada y con amplio sentido crítico de parte del auditor. 2.17.2 Ventajas del Programa de Auditoría El programa de auditoría ofrece las siguientes ventajas: Fija la responsabilidad por cada procedimiento establecido. Efectúa una adecuada distribución del trabajo entre los componentes del equipo de auditoría, y una permanente coordinación de labores entre los mismos. Establece una rutina de trabajo económico y eficiente. 65 Ayuda a evitar la omisión de procedimientos necesarios. Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una guía para futuros trabajos. Facilita la revisión del trabajo por un supervisor o socio. Asegura una adherencia a los Principios y Normas de Auditoría. Respalda con documentos el alcance de la auditoría. 2.17.3 Responsabilidad del Programa de Auditoría La elaboración del programa de auditoría es una responsabilidad del auditor, casi tan importante como el informe de auditoría que emite. 2.18 Hallazgos de la Auditoría Los hallazgos de auditoría reflejan situaciones deficientes y relevantes que se determinan producto de la auditoría y consta de 4 atributos que son: 66 HALLAZGOS DE AUDITORÍA Gráfico Nº2 NNnNºNººº “Lo que es” CONDICIÓN Indica el grado en que los criterios se lograron, es la situación encontrada “Lo que debe ser” CRITERIO Norma o parámetro con el cual el auditor mide la condición “Por qué” CAUSA Razón fundamental por la que se presentó la condición o el motivo porque el que no se cumplió el criterio o la norma “Las Consecuencias” EFECTO Es la consecuencia real o potencial de la comparación entre la condición y el criterio Fuente: Subia Guerra, Jaime (2007) Curso Auditoría de Gestión Loja-Ecuador: Esc. De Ciencias Contables y Auditoría, Universidad Técnica Particular de Loja (Inédito) pág.6 Elaborado por: Pahola Imaicela 67 2.19 Papeles de Trabajo Los papeles de trabajos son documentos preparados por un auditor que le permiten tener informaciones y pruebas de la auditoría efectuada, así como las decisiones tomadas para formar su opinión. Su misión es ayudar en la planificación y realización de la auditoría y en la supervisión y revisión de la misma y suministrar evidencias del trabajo llevado a cabo para argumentar su opinión. 2.19.1 Objetivo de los papeles de trabajo El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoría se hizo de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoría del año actual son una base para planificar la auditoría, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los supervisores y socios. 68 2.19.2 Características de los papeles de trabajo Gráfico Nº3 CARACTERÍSTICAS Fechados Supervisado Completos Legibles Precisos Referenciado Claros Fuente: Whittington Ray, O. &Pany, Kurt (2005): Principios de Auditoría: México D.F., Mc graw Hill: Elaborado por: Pahola Imaicela 69 CAPÍTULO III EJECUCIÓN DE AUDITORÍA 70 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 71 OT.001 O.T Loja, 01 de Junio del 2011 1/1 1/2 Sra. Pahola del Carmen Imaicela Abad Ciudad.- De mi consideración: En cumplimiento al ofrecimiento realizado a la “Unidad Educativa Experimental Bernardo Valdivieso”, me permito disponer a usted, proceda a realizar la Auditoría de Gestión al Personal Administrativo del establecimiento en el Periodo Enero- Junio del 2011 para lo cual designo a usted como Auditor en dicha auditoría de Gestión. Los objetivos de la Auditoría están encaminados a: .Evaluar el grado de cumplimiento de las normas de control interno de la Entidad. 72 O.T 2/2 Aplicar Indicadores de gestión que permita cumplir la eficiencia, eficacia y calidad que presta el Establecimiento Educativo Verificar el cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias y normativas de la Unidad Educativa. Propiciar el desarrollo de información útil para la toma de decisiones y la ejecución de la auditoría. Emitir el informe de Auditoría que contendrá: los comentarios, conclusiones y recomendaciones que coadyuven a una correcta toma de decisiones por parte de sus directivos. Atentamente, Ec. Ángel Muñoz AUDITOR LIDER 73 74 3.1 .3 HOJA DE INDICES UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO HOJA DE INDICES PERÍODO: Del 1 de Enero al 30 de Junio del 2011 INDICES OT N HI HM PLP VP PP MPP FPP PLE PE PT CI ECI NCI VFRI VAPA I.A C.A I.G EJ A B C D E HAR I IF R Elaborado por: P.I Fecha: PAPELES DE TRABAJO Orden de Trabajo Notificación Hoja de Índices Hoja de Marcas Planificación Preliminar Visita Previa Memorándum de Planificación Preliminar Matriz de Planificación Preliminar Análisis FODA Planificación Específica Memorándum de Planificación Específica Programa de Trabajo Cuestionario de Control Interno Evaluación del Control Interno Narrativa de Control Interno Verificación de Funciones Reglamento Interno Verificación de Actividades de Personal Administrativo Identificación de actividades Cédula Analítica Indicadores de Gestión Ejecución del Trabajo Componente Servicios Generales Componente Biblioteca Componente Colecturía Componente Laboratorios Componente Bodega Hoja de Análisis Informe Informe final Recomendaciones Revisado por:A.M 03/06/2011 Fecha: 05/06/2011 75 3.1.4 MARCAS DE PAPELES DE TRABAJO UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO MARCAS DE PAPELES DE TRABAJO PERÍODO: Del 1 de Enero al 30 de Junio del 2011 SIMBOLO SIGNIFICADO © Comprobado ◊ Tomado de los documentos fuente √ Verificado ≠ Ligado C Comparado Elaborado por:P.I Fecha:08/06/2011 Revisado por:A.M Fecha:10/06/2011 76 GVP 3.1.5 GUÍA DE VISITA PREVIA AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO 1/7 1/6 “UNIDAD EDUCATIVA EXPERIMENTAL BERNARDO VALDIVIESO” INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO: Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” DIRECCIÓN: Av. Eduardo Kigman y Catamayo TELÉFONO: 2570395 2572137 2570456 NOMBRE DE RESPONSABLE DEL AREA DE TALENTO HUMANO: Lic. Vicente Jaramillo. NOMBRE DE RESPONSABLE DEL AREA CONTABLE Dra. Cielito Figueroa TIPO DE ACTIVIDAD QUE REALIZA LA ENTIDAD: Actividad Educativa 77 GVP SECTOR AL QUE PERTENECE: Sector Público 2/7 2/6 CONOCIMIENTO DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES, OPERACIONES, METAS U OBJETIVOS A CUMPLIR. ¿CUAL ES LA MISIÓN Y VISIÓN DE LA ENTIDAD? MISIÓN Educar a la niñez y juventud de la Ciudad y provincia de Loja y del contexto regional en respuesta a las exigencias y necesidades de la sociedad. VISIÓN Alcanzar la excelencia académica humanista con bases científicas, técnicas, sustentada en valores de justicia, equidad, solidaridad y civismo que promueva la investigación y el desarrollo humano para el servicio de la colectividad. ¿CUÁLES SON LAS METAS Y OBJETIVOS DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO? Realizar análisis del plantel en todas las secciones. Desarrollar instrumentos válidos y confiables para calificar el rendimiento académico en todos los procesos administrativos. 78 GVP 3/7 3/6 Construir y diseñar un conjunto de instrumentos para evaluar las características del Plantel. ¿QUÉ TIPO DE OPERACIONES REALIZA LA ENTIDAD? Movimientos presupuestarios de ingresos y Gastos Proceso de Adquisiciones Intra 1 y 2 Trámite de Pagos Planificación Académica curricular y Financiera Promoción y Difusión de la Cultura ¿BAJO QUE RÉGIMEN DE REMUNERACIÓN TRABAJA EL PERSONAL DEL AREA ADMINISTRATIVA? Bajo la Ley Orgánica del Servidor Público LOSEP ¿EXISTE UN ADECUADO RECLUTAMIENTO DE PERSONAL DE ACUERDO ALA VACANTE REQUERIDA? Si existe el debido procedimiento para el reclutamiento del personal. 79 GVP 4/7 4/6 ¿EXISTEN VACANTES EN EL PERSONAL ADMINISTRATIVO¿DESDE HACE QUE TIEMPO? Si existen dos vacantes en auxiliar de servicios generales, una vacante desde hace más de un año y la otra aun no cumple un año. ¿EN EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO, EL PERSONAL DOCENTE REALIZA FUNCIONES DEL AREA ADMINISTRATIVA SI-NO, PORQUE RAZÓN? No, porque sus funciones son solo docentes. ¿EXISTE UN MANUAL DE FUNCIONES DEL AREA ADMINISTRATIVA? No existe manual de funciones para el Área Administrativa. ¿EXISTE UN MANUAL DE POLÍTICAS Ó NORMATIVAS DENTRO DEL ESTABLECIMIENTO? Reglamento Interno Plan Institucional ¿CUALES SON LAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO DEL COLEGIO? Lo financia el Estado y Autogestión. 80 GVP 5/7 4/6 IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES POLÍTICAS, PRÁCTICAS, CONTABLES, PRESUPUESTARIAS DE ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN ¿PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES UTILIZA EL SISTEMA E-SIGEF, SI-NO, DESDE HACE QUE TIEMPO? Si, se utiliza el ESIGEF desde el año 2008, como política de Estado, todas la Instituciones Públicas canalizan y tramitan los recursos a través de esta herramienta autorizada de pagos. ¿QUE TIPOS DE COMPROBANTES DE OPERACIONES CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS SE MANEJA EN LA ENTIDAD? Comprobantes de Pago, declaraciones del IVA y del Impuesto a la Renta en compras y servicios, Anexos anuales en relación de dependencia y mensuales del IVA. Depósitos por recaudación de autogestión. Se maneja información virtual a través del ESIGEF y ESIREN. ¿EL COLEGIO POSEE VEHÍCULOS? QUIEN ADMINISTRA EL MANEJO DE ELLOS? La Institución no posee ningún vehículo. 81 GVP 6/7 5/6 ¿CUÁLES SON LOS INFORMES QUE MANEJA EL CONTADOR Y CADA QUE TIEMPO LOS PRESENTA? Se presenta mensualmente los informes en ellos se detalla: Informe General de gatos y Adquisiciones y la Situación Presupuestaria. La Información se maneja en forma virtual, donde las instancias superiores como el Ministerio de Finanzas y Educación disponen de dicha información para su respectivo control y seguimiento y autorización a través del Sistema automatizado de pagos de Ministerio de Finanzas del Ecuador. ¿QUE TIPO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS MANTIENE LA ENTIDAD CON EL SRI? Declaración del IVA, del Impuesto a la Renta en bienes y servicios, anexos transaccionales e forma mensual y anexos en relación de dependencia en forma anual. ¿LA ENTIDAD CUMPLE CON LOS OBJETIVOS PREVISTOS SI-NO PORQUÉ RAZÓN? En parte, ya que no se puede cumplir a cabalidad por cuanto las autoridades no respeta la planificación de Gastos 82 GVP 7/7 ¿COMO SE ENCUENTRA ESTRUCTURADA ORGÁNICA Y ADMINISTRATIVA6/6LA ENTIDAD? Nivel Directivo Consejo Directivo Nivel Ejecutivo Rector y Vicerrector Nivel Operativo Personal Docente Nivel Auxiliar Colecturía, Biblioteca, Laboratorios, y Servicios Generales. GRACIAS 83 P.P 1/10 3.1.6 MEMORANDUM DE LA PLANIFICACION PRELIMINAR 1/9 INFORMACION GENERAL ANTECEDENTES En la Unidad Educativa Experimental Bernardo Valdivieso no se han practicado auditorías de Gestión al Personal Administrativo en los últimos años. MOTIVO DEL EXAMEN La auditoría de Gestión a la Unidad Educativa Bernardo Valdivieso se llevará a cabo en cumplimiento a la Orden de Trabajo Nº 01 de Junio del 2011, con la finalidad de verificar la eficiencia, eficacia, ética y efectividad de las actividades del personal administrativo de la Institución. OBJETIVOS DEL EXAMEN Los objetivos de la auditoria están encaminados a: Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos de la “Unidad Educativa Experimental Bernardo Valdivieso” Elaborar hojas de trabajo que guíen la planificación y Ejecución de Auditoría de gestión. Evaluar el grado de cumplimiento del control interno de la Entidad. 84 P.P 2/10 2/9 Aplicar Indicadores de gestión que permita cumplir la eficiencia, eficacia y calidad que presta el Establecimiento Educativo Verificar el cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias y normativas de la Unidad Educativa. Propiciar el desarrollo de información útil para la toma de decisiones y la ejecución de la auditoría. Emitir el informe de Auditoría que contendrá: los comentarios, conclusiones y recomendaciones que coadyuven a una correcta toma de decisiones por parte de sus directivos. ALCANCE DEL EXAMEN La auditoría de Gestión del Personal administrativo de la Institución comprende desde el 1º de Enero al 30 de Junio del 2011. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD La Unidad Educativa Experimental Bernardo Valdivieso se encuentra ubicada en la Avenida Kigman y Catamayo, teléfono 2570395 2572137 2570456 cuyo horario de atención se realiza de 08:00 a 17:00 85 P.P BASE LEGAL DE LA ENTIDAD A EXAMINARSE 3/10 Fue decretada la fundación del Colegio por el Libertador Bolívar y realizadas las 3/9 gestiones precisas para llegar a este resultado, llegó al fin el día de inaugurarlo, el 26 de Agosto de 1824 en la Sala Capitular de Loja. En 1967, por decreto Nro. . 098, expedido por la H. Asamblea Constituyente, es declarado Colegio Experimental, adquiriendo las prerrogativas legales pertinentes; sin embargo, la ausencia de sustento filosófico-educativo y teórico metodológico, para sostener un proceso de experimentación educativa provocó la derogatoria de su carácter de experimental. El 6 de Noviembre de 1985, se restituye el carácter de experimental mediante Acuerdo Ministerial Nro. 945. El 24 de Abril de 1996 por acuerdo Nro. 002 la Dirección Provincial de Educación de Loja confiere al Colegio la categoría de Unidad Educativa Experimental. Regulan sus actividades las siguientes disposiciones legales: Constitución Política de la República del Ecuador. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. Ley Orgánica del Servidor Público Ley de Educación Ley de Presupuesto del Sector Público Ley de Gasto Público. 86 P.P 4/10 Ley de remuneraciones para el Sector Público. 4/9 Reglamento de Responsabilidades. Reglamento de Cauciones. Reglamento de Bienes del Sector Público. Misión Educar a la niñez y juventud de amplios sectores populares de la ciudad y provincia de Loja y del Contexto Regional, en respuesta a las exigencias y necesidades de la comunidad. Visión Se quiere alcanzar a ser una Institución de excelencia académica humanista con bases científicas, técnicas sustentadas en valores de justicia, equidad, solidaridad y civismo que promueva la investigación y el desarrollo humano, para el servicio de la colectividad. 87 P.P Objetivo 5/10 Dimensionar y priorizar las problemáticas educativas del Plantel, en línea a la búsqueda 5/9 de alternativas de solución para el mejoramiento de la gestión participativa, académicaadministrativa institucional. Potenciar la comunicación como nexo de integración y participación de la comunidad Bernardina para su desarrollo. Planificar y ejecutar actividades y proyectos académicos, culturales, sociales, deportivos e institucionales para fortalecer el desarrollo institucional. ESTRUCTURA ORGÁNICA El colegio experimental Bernardo Valdivieso responde a las características siguientes: Clase : Fiscal. Tipo : Experimental. Secciones : Matutina, Vespertina y Nocturna. Modalidad : Presencial El Colegio cuenta con: Nivel de educación general básica. 88 Nivel de bachillerato, con especialidades en ciencias sociales, físico-matemático, químico-biológico, y las demás que se crearen. P.P 6/10 6/9 De las Autoridades, de los Organismos Académicos y Administrativos del Colegio. Son organismos y autoridades de dirección del Establecimiento: a) La Junta General de Directivos y Profesores, b) El Consejo Directivo, c) El Rector, d) Los Vicerrectores, e) El Inspector General, y f) Subinspector General. Son organismos académicos: a) El Departamento de Investigación y Planeamiento, 89 b) El Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil, c) El Departamento de Cultura, Publicaciones y Biblioteca, d) Las Juntas de Profesores de Área, P.P 7/10 7/9 e) Las Juntas de Profesores de Curso, y los demás que se crearen de acuerdo con los requerimientos institucionales. Art. 8.- Son dependencias administrativas: a) La Secretaría, b) La Colecturía, c) Las Unidades de Producción, y d) Los Servicios Generales. FINANCIAMIENTO La Institución Educativa Bernardo Valdivieso tiene la siguiente fuente de ingreso: Presupuesto del Estado. Autogestión 90 P.P Funcionarios Principales 8/10 8/9 NOMBRES Y PERIODO CARGOS APELLIDOS Cabrera Silva DESDE HASTA Guardalmacén Jefe 1982 Continua Colecturía – Colectora 1993 Continua Biblioteca 1972 Continua Biblioteca 1981 Continua 1978 Continua Gustavo Alejandro Figueroa Saavedra Cielito Heinert Alfaro Alvarez Olga María Encalada Alvear Sonia Yomar Samaniego Castro Secretaría General- Secretaria del Zoila Rosa Plantel Jaramillo Vicente Jefe de Servicios Generales Continua 91 P.P DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO 9/10 9/9 NOMBRES CARGO SIGLAS Ec. Ángel Muñoz Auditor Líder A.M Sra. Pahola Imaicela Auditor Junior P.I RECURSOS A UTILIZARSE Recursos Humanos 1 Auditor Líder 1 Auditor Junior Recursos Materiales Material Bibliográficos: libros, revistas, leyes, reglamentos, folletos, publicaciones, etc. Materiales y útiles de escritorio. Equipo de Computación y de oficina. PRODUCTO A OBTENERSE 92 P.P 10/10 9/9 A la culminación del trabajo de investigación en la Unidad Educativa Experimental Bernardo Valdivieso se deberá presentar el informe de auditoría que contenga comentarios, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. TIEMPO A UTILIZARSE El tiempo estimado para realizar el trabajo de auditoría es de 120 días. Elaborado por: AUDITOR JUNIOR Fecha: 03-06-2011 Revisado por: AUDITOR LÍDER Fecha: 03-06-2011 93 F.P.P 3.1.7 ANÁLISIS FODA 1/2 9/9 FORTALEZAS OPORTUNIDADES -Los funcionarios -Poseen un grupo de conocen la planificación que puede situación programar operativa y capacitaciones económica de la constantes. Entidad. -Manejan un -La Unidad Presupuesto Anual en Educativa cuenta el que se pueden con estructura física apropiada solicitar recursos para mejora de la para desarrollar la Infraestructura. diversas -Mediante el (ESIGEF) actividades. -Cuenta con se controla de mejor sistema manera los recursos actualizado en asignados por el software Estado. (ESIGEF) -Por medio de la -Los servidores caución de quienes que custodian custodian bienes se bienes se puede exigir los encuentran informes mensuales de caucionados. los mismos. -Posee un sistema de control automatizado para el registro de Asistencia. -Posee un plan operativo para docencia DEBILIDADES Los expedientes de los servidores no se encuentran actualizados. El Departamento de Colecturía no realiza el control de inventarios de bienes muebles. Existe una alto índice de atrasos por parte del personal administrativo. Algunos funcionarios tienen una partida con un cargo específico y ejecutan otro AMENAZAS La falta de actualización en los expedientes puede ocasionar la pérdida de información laboral sustentable. La ausencia de control en los inventarios puede llevar al mal manejo o pérdida de los bienes de la Entidad. Los atrasos en el personal administrativo provoca el aplazo en las operaciones que ejecutan. El cambio informal de partidas en funciones del personal deja vacíos en los departamentos en que fueron asignados y por ello una baja en la Gestión de la Unidad Educativa. diferente. 94 F.P.P 2/2 9/9 FORTALEZAS El personal administrativo cumple sus funciones desde hace muchos años, siendo su fortaleza la experiencia. ANÁLISIS FODA OPORTUNIDADES DEBILIDADES Con la información del registro de Asistencia, es necesario darlo a conocer a los servidores y autoridades, por lo que se puede adoptar nuevas medidas en base a este problema que presenta la Unidad. AMENAZAS No se ejecuta La falta de baja de bienes deteriorados la baja de no permite realizar bienes por una gestión íntegra. Por la escasa obsolencia o comunicación laboral, suscitarse por algún daño pueden casos de pérdida de ocasionado. tiempo y recursos la evaluación Escasa e Sin periódica del personal, inadecuada la operatividad se vuelve ineficiente. comunicación Sin Indicadores de interna. gestión, resulta difícil Falta de evaluar la gestión de cada Departamento. evaluación y rendición de cuentas al personal. Ausencia de indicadores que permitan evaluar la eficiencia, efectividad y eficacia. 95 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 96 3.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” P.E 1/6 AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 1. OBJETIVO DEL EXÁMEN Evaluar el sistema de control interno implementado por la Entidad a fin de determinar el grado de confiabilidad. Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y del reglamento interno de la Institución. Aplicar indicadores de gestión inherentes a los datos recolectados e la presente auditoría. Generar recomendaciones con la finalidad de lograr una eficiente, eficaz y oportuna gestión administrativa. 2. OBJETIVOS PRINCIPALES POR COMPONENTES 97 P.E DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 2/6 Verificar la ejecución de las disposiciones legales que rigen las funciones de los servidores públicos del Área de Servicios Generales. Determinar el cumplimiento de las cargas horarias pactadas en los contratos establecidos. DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA Verificar que en los roles de pago se encuentren registrados correctamente el valor de los ingresos así como las deducciones respectivas. Comprobar la realización de inventarios periódicos en la Entidad. Constatar el correcto orden y archivo de los documentos de soporte que utiliza en el registro de las operaciones económicas y financieras. DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA Analizar el cumplimiento de las funciones encomendadas. Comprobar el correcto manejo de los bienes custodiados. 98 P.E DEPARTAMENTO DE LABORATORIO 3/6 Comprobar la seguridad de los bienes muebles del Departamento. Recabar información sobre el control de los bienes custodiados. DEPARTAMENTO DE BODEGA Verificar en los respectivos registros el estado de los bienes de la Institución. Recabar información de gestión y compararla con las Normas de Control Interno. Aplicar indicadores necesarios para obtener porcentajes de los bienes útiles de la Institución. 3. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO De la evaluación de la estructura de control interno se determina las siguientes desviaciones principales. 99 PLAN DE MUESTREO Analizar los componentes descritos anteriormente. P.E 4/6 DETERMINACIÓN DEL UNIVERSO Y DE LAS PRUEBAS DE MUESTREO UNIVERSO: RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO El Universo corresponde a todos el personal administrativo alcanzando un total de 38 funcionarios. COMPONENTES: Analizar cada uno de los siguientes departamentos: Departamento de Servicios Generales Departamento de Colecturía Departamento de Bodega Departamento de Biblioteca Departamento de Laboratorio. DETERMINACIÓN DEL MÉTODO DE SELECCIÓN Analizará las actividades realizadas de acuerdo con los datos de la Evaluación Preliminar y Específica. 100 P.E EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA MUESTRA 5/6 Concluida la ejecución del programa de trabajo se analizarán los resultados y se considerarán las siguientes acciones: Se determinará si los resultados pueden considerarse aceptable o inaceptables .Se obtendrá una opinión respecto a la confiabilidad de los controles aplicados. Determinar si los mecanismos utilizados para el desarrollo de la Gestión Administrativa son viables. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO NOMBRES CARGO SIGLAS Ec. Ángel Muñoz Auditor Líder A.M Sra. Pahola Imaicela Auditor Junior P.I RECURSOS A UTILIZARSE Recursos Humanos 1 Auditor Líder 1 Auditor Junior 101 Recursos Materiales Material Bibliográficos: libros, revistas, leyes, reglamentos, folletos, P.E publicaciones, etc. 6/6 Materiales y útiles de escritorio. Equipo de Computación y de oficina. PRODUCTO A OBTENERSE A la culminación del trabajo de investigación en la Unidad Educativa Experimental Bernardo Valdivieso se deberá presentar el informe de auditoría que contenga comentarios, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. TIEMPO A UTILIZARSE El tiempo estimado para realizar el trabajo de auditoría es de 120 días. Elaborado por: Revisado por: AUDITOR JUNIOR AUDITOR LÍDER Fecha: 12-06-2011 Fecha: 12-06-2011 102 3.2.1 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 103 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO C.I - A CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 1/1 RESPUESTASVALORACIÓN OBSERVACIÓN Nº PREGUNTAS ¿Tiene el colegio organigramas funcionales 1 administrativos, se encuentran actualizados? ¿La Institución cuenta con un manual de 2 procedimientos administrativos? SI NO N/A POND CALIF x 10 9 x 10 8 x 10 5 Internet 10 3 No actualizados x 10 10 ¿Las cauciones son efectuadas en base a contratos y 6 son recuperadas a través de plazos establecidos? x 10 10 ¿Para realizar los contratos de trabajo, los aspirantes 7 cumplen con los requisistos establecidos por la Ley? x 10 10 ¿Se mantiene un archivo o Registro donde se encuentren datos realtivos a: Contratos de trabajo, 3 Sumarios Administrativos, Juicios de cualquier clase? ¿Los expedientes personales del personal cuentan con 4 información completa? ¿El personal que maneja efectivo tiene presentada 5 caución? ¿La contratación la realiza usted, o interviene algún otro 8 funcionario del Colegio? ¿Lleva usted un registro diario de existencia del personal que labora en el Colegio, este control es 9 manual o digital? ¿El personal administrativo cuando requiere de permiso para laborar, lo hace en forma escrita o solo lo elabora 10 de manera verbal? ¿Las sanciones por incumplimiento de funciones las 11 realiza usted, a quien informa sobre lo sucedido? ¿Para llenar las vacantes administrativas las realizan 12 mediante un concurso de méritos? ¿Usted realiza la supresión o apertura de partidas de 13 personal ? 14 15 16 17 18 ¿Existe sanción para el personal que no cumple con el horario de trabajo? ¿Existe un nexo de información entre su Departamento y Colecturía? ¿Se realiza capacitación al personal administrativo dentro del cronograma de trabajo? ¿Se celebran periodicamente sesiones del Area Administrativa? ¿La asistencia a sesiones y actos oficiales las realiza por escrito,con que tiempo de anticipación? TOTAL Elaborado por: P.I Fecha: 06/06/2011 x x 10 9 Honorable Consejo Directivo x 10 6 Digital x 10 10 Forma Escrita x 10 10 Se informa al Rector x 10 8 10 10 x 10 9 x 10 10 x 10 8 10 2 10 10 x x x De forma verbal y escrita 48 horas 180 147 Revisado por: A.M Fecha: 07/06/2011 104 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES E.C.I-A 1/1 RESULTADO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. VALORACIÓN Ponderación Total(PT) Calificación Total (CT) Calificación Porcentual (CP) 180 147 85% CP= CT X 100 PT CP= 147 X 100 180 CP= 81,67% 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO NIVEL DE RIESGO DE CONTROL ALTO MODERADO BAJO 81,67% 15% 51% 75% 76% 50% BAJO MODERADO 95% ALTO NIVEL RIESGO DE CONFIANZA COMENTARIO: Luego de la Apliación del Cuestionario de Control Interno se establece que el Departamento de Servicios Generales , presenta el 81,67% de Riesgo debido a la existencia de un nivel alto de confianza y un nivel bajo de Riesgo de Control en sus actividades. *Los expedientes personales no cuentan con información completa. *No se celebran periodicamente Seciones del Area administrativa. ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:15/06/2011 105 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 N.C.I-A COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 1/4 NARRATIVA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AUSENCIA DE SELECCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN Y DE UNA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMENTARIO: Luego de pedir Plan Operativo Anual al Jefe de Servicios Generales, se pudo establecer que en la Entidad en el periodo analizado, no ha seleccionado, ni definido indicadores de gestión, ya que en el Plan Operativo, solamente se enmarca en asuntos relativos a la docencia, el mismo que tiene como “Objetivo: Desarrollar actividades académicas-administrativas orientadas a potenciar la formación significativa de los estudiantes, y despertar su interés por el desarrollo de la ciencia y la tecnología en procura de solucionar problemas de nuestra realidad.”©. La falta de aplicación de la Norma Técnica de Control Interno 110-04 “INDICADORES DE GESTIÓN” que expresa” La Planificación estratégica y Planificación Operativa anual de cualquier entidad Pública se evaluará mediante la aplicación de indicadores en términos cualitativos y cuantitativos” la máxima autoridad o el grupo planificador no ha realizado el desarrollo de sus propios indicadores, situación que ha producido que no se hayan realizado evaluaciones de planes y programas relativos al Área Administrativa. CONCLUSIÓN En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” no cuenta con un Plan Operativo específico para el Área Administrativa, por lo que carece de indicadores que midan la gestión de cada uno de los departamentos que la conforman. RECOMENDACIÓN El Rector de la Unidad Educativa en conjunto con el grupo planificador del debe realizar la preparación de un Plan Operativo Administrativo, en el que conste de objetivos propuestos así como el plan de capacitaciones al personal con la finalidad de medir eficiencia, eficacia y economía de las acciones realizadas por la Entidad en un periodo determinado. ©=COMPROBADO ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:25/06/2011 106 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO N.C.I-A PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 2/4 NARRATIVA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO REVISIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN COMENTARIO: En la revisión de la distribución del personal administrativo se encontraron alguna incompatibilidades con ciertos funcionarios que se encuentran posesionados en un cargo y realizan otro diferente , incumpliendo con la Norma de Control Interno 140-02 “SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES” que en su parte pertinente indica “Esta separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los flujo gramas y en la descripción de cargos de todas las Entidades del Sector Público” La Entidad no cuenta con un Departamento de Recursos Humanos que distribuya correctamente las funciones. Novedad que se encontró al momento de analizar la distribución de la Unidad Educativa, ocasionando perjuicio en la normal ejecución de operaciones que se encuentran definidas en la Estructura de la Entidad CONCLUSIÓN En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” no se ha distribuido correctamente la Estructura Orgánica del personal administrativo. RECOMENDACIÓN El Rector de la Unidad Educativa en conjunto con el Jefe de Servicios Generales debe rediseñar la Estructura orgánica con la finalidad de que se ejecuten e su totalidad todos los cargos asignados. Se recomienda crear el Departamento de Recursos Humanos para la Entidad. ©=COMPROBADO ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:25/06/2011 107 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO N.C.I-A PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 3/4 NARRATIVA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO REGISTRO DE ASISTENCIA Y RENDIMIENTO DEL PERSONAL ADMINISRATIVO COMENTARIO: En el muestreo realizado a los registros de control de Asistencia y rendimiento se comprobó que existe una alto índice de atrasos por parte del personal analizado incumpliendo con la Norma de Control Interno 300-06“ASISTENCIA Y RENDIMIENTO” que indica “En la Entidad se establecerán procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los servidores, así como el cumplimiento de las horas efectivas de labor” la informalidad por parte de la mayoría de personal administrativo genera la falta de una gestión positiva en la Entidad, ya que la pérdida de tiempo en sus labores afecta en el desarrollo de las funciones encomendadas de la Unidad Educativa, en el mes de Abril del 2011 no se laboró un total de 74 horas 29 minutos por parte del personal seleccionado a través del muestreo. CONCLUSIÓN En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” existe un alto grado de atrasos en el personal administrativo reflejado en las hojas individuales de registro. . RECOMENDACIÓN El Jefe de Servicios Generales debe notificar a los servidores administrativos las horas de atrasos en el mes y entregar el reporte de los mismos a la Colectora con el fin de descontar en el rol de pagos las horas no laboradas. ©=COMPROBADO ◊=TOMADO DE DOCUMENTOS FUENTE ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:25/06/2011 108 N.C.I-A UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” 4/4 AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES NARRATIVA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO INFORMACIÓN DESACTUALIZADA EN LOS EXPEDIENTESDEL PERSONAL ADMINISTRATIVO COMENTARIO: En la entrevista realizada al jefe de Servicios Generales señala que los expedientes personales no se encuentran actualizados, infringiendo con la Norma de Control Interno 300-07“INFORMACIÓN ACTUALIZADA DEL PERSONAL” que revela “En los expedientes individuales se consignarán la información de cada uno de los servidores, con nombramiento o contratados, que permita a la administración, contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones” la inobservancia de esta norma técnica a afectado al conocimiento real de los expedientes del personal administrativo lo que no permite contar con información relevante para la acertada toma de decisiones. . CONCLUSIÓN La Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” no cuenta con información actualizada en los expedientes del personal administrativo. RECOMENDACIÓN El Jefe de Servicios Generales debe recolectar información necesaria y completa al personal administrativo de la Entidad, con el objetivo de mantener a disposición la documentación importante para el manejo de los diferentes registros propios de la Entidad. ©=COMPROBADO ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:25/06/2011 109 C.A-A UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” 1/1 AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES CÉDULA ANALÍTICA DE REGISTRO DE ASISTENCIA MUESTREO APLICADO A DIEZ FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS MES DE ABRIL DEL 2011 NOMBRES Y APELLIDOS ◊GRANDA LESDESMA SONIA ◊ROSALES CRUZ IVONNE ◊TOLEDO TOLEDO FABIOLA ◊FAREZ FANNY ◊ROMÁN ESPINOZA GINA ◊VALDIVIESO LEON LEONARDO ◊CAPA GONZALEZ AURITA ◊BENAVIDES VÁSQUEZ ULISES ◊CABRERA SILVA GUSTAVO ◊ZQUIERDO RAMÓN GONZALO TOTAL DE ATRASOS EN EL PERSONAL ADMINISTRATIVO EN EL MES DE ABRIL DEL 2011 ATRASOS TOTALES EXPRESADOS EN HORAS Y MINUTOS 11:51√ 10:22√ 8:01√ 3:17√ 5:41√ 10:32√ 4:04√ 11:36√ 7:20√ 3:05√ 74.29 COMENTARIO: En la revisión documental de los registros de asistencia se encontró en el muestreo aplicado a diez funcionarios, la totalidad de ellos se evidencia el atraso a sus labores, perjudicando a la unidad educativa en el ámbito operativo y económico. √= VERIFICADO ≠=LIGADO ◊=TOMADO DOCUMENTOS FUENTE ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:26/06/2011 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 VAPA-A UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” 1/1 AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: SERVICIOS GENERALES VERIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DELPERSONAL ADMINISTRATIVO NÓMINA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO 2011 APELLIDOS Y NOMBRES CARGO ACTIVIDAD ACTUAL IZQUIERDO RAMON GONZALO PUBLICACIONES COMISION DOCENTES© ORDONEZ ROMERO MAX PUBLICACIONES COMISION DOCENTES© CASTRO ERAZO MANUEL CHOFER COMISION( DPEL)© JARAMILLO QUISHPE VICENTE DOCENTE CATEGORÍA B JEFE DE SERVICIOS GENERALES© COMENTARIO: El Personal antes detallado no se encuentra ejerciendo la función designada que reposa en la nómina del personal Administrativo 2011, por lo que se recomienda seguir los trámites legales pertinentes para el cambio de actividades que se encuentran desarrollando actualmente. ◊=TOMADO DE DOCUMENTOS FUENTE ©= COMPROBADO ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:27/06/2011 121 122 123 124 125 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PROGRAMA DE TRABAJO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA P/T POR P.T - B 1/1 INICIO-FINAL OBJETIVOS Establecer el grado en que la entidad y los servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones a ellos encomendados PROCEDIMIENTOS Aplique el Cuestionario de Control Interno al personal administrativo del Departamento de Biblioteca Analice y Evalúe el cumplimiento de Control Interno en el personal 1 que labora en el Departamento C.I - B 2/2 P.I E.C.I - B 1/1 de Biblioteca 2 3 Verifique documentalmente el cumplimiento de las funciones asignadas Analice el Reglamento Interno con la finalidad de comprobar la correcta gestión de los materiales y horario de trabajo. Elaborado por: P.I Fecha: 05-06-2011 P.I 15/06/2011 P.I 27/06/2011 P.I 28/06/2011 VFRI-B 1/1 I.A.B 1/ 1 Revisado por: A.M Fecha: 05-06-2011 126 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA Nº PREGUNTAS RESPUESTAS SI NO N/A VALORACIÓN POND CALIF C.I - B 1/2 OBSERVACIÓN 1 ¿El Departamento de Biblioteca cuenta con registros de control adecuados para el control de materiales? x 10 10 2 ¿Muestran esos registros cantidades y valores, o solamente cantidades? x 10 10 3 ¿Los materiales de el departamento son controladas mediante cuentas por el Departamento de Colecturía? 10 0 Es controlada por el Area de Bodega 4 ¿Se practican inventarios físicos al final del año o periódicamente? 10 7 Periodicamente 5 ¿En la toma física de inventarios participa el personal del Area Contable? 10 0 La Colectora del Colegio ha señalado que no realiza inventarios físicos 6 ¿Se investigan las diferencias que pudieran resultar de los materiales que tiene bajo su responsabilidad? x 10 5 8 ¿Existen libros dañados, obsoletos, cual es la política de manejo de ellos? x 10 8 Se mantiene para darlos de baja 10 ¿Informa oportunamente la pérdida o daño de algún libro? 10 0 Si se pierden los libros tioenen que devolverse 12 ¿ Usted tiene presentada caución? x 10 5 Caución de otro tipo, no económica. 14 ¿Cree usted que la seguridad en la infraestructura de Biblioteca es adecuada? x 10 9 15 ¿Realizan el préstamo de libros para que salgan del Colegio? x 10 9 Solo cuando se conoce a la persona y con algún doc. De respaldo 16 ¿Existe algún tipo de sanción para quien rompa o dañe algún libro? x 10 8 Tiene que comprar uno nuevo 17 ¿Existen medidas cautelares aplicadas a los alumnos que ingresen a Biblioteca? x 10 9 Registro del nombre, carnet. x x x x -B 127 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 2/2 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: 18 C.I-B DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA ¿Solicitan la adquisición de obras y material didáctico que demanden los Docentes y Alumnos? TOTAL Elaborado por: P.I Fecha: 06/06/2011 x 10 10 140 90 Se solicita al Rector Revisado por: A.M Fecha: 07/06/2011 128 PERIODO: UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 E.C.I-B 1/1 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA RESULTADO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. VALORACIÓN Ponderación Total(PT) Calificación Total (CT) Calificación Porcentual (CP) 140 90 64,29% CP= CT X 100 PT CP= 90 X 100 140 CP= 64,29% 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO NIVEL DE RIESGO DE CONTROL ALTO MODERADO BAJO 64,29% 15% 50% BAJO 51% 75% MODERAD 76% O 95% ALTO NIVEL RIESGO DE CONFIANZA COMENTARIO: Luego de la Aplicación del Cuestionario de Control Interno se establece que el Departamento de Biblioteca , presenta el 64,29% de Riesgo debido a la existencia de un nivel moderado de confianza y un nivel moderado de Riesgo de Control en sus actividades. *El Area Contable no efectúa la toma física de inventario del Departamento. *No se informa la pérdida de un libro, sino que lo resuelve internamente el Departamento. *El personal que labora no tiene presentada caución de tipo económica ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:15/06/2011 129 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” VFRI-B AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO 1/1 PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA VERIFICACIÒN DOCUMENTAL DE FUNCIONES ASIGNADAS Las bibliotecas, los laboratorios y los talleres de la institución, estarán a entera disposición de profesores y estudiantes; Corresponde a los empleados de bibliotecas, laboratorios, y talleres; a) Cumplir con el horario de trabajo que establezca el Consejo Directivo; b) Responsabilizarse del uso correcto y buena conservación de libros, revistas y periódicos y del material didáctico en general; equipos e insumos de laboratorios y talleres, y demás bienes entregados a su custodia; c) Elaborar y mantener actualizado el fichero de la biblioteca; d) Solicitar al rector la adquisición de nuevas obras, instrumentos y materiales, de acuerdo con los requerimientos de los programas de estudio presentados por los profesores; e) Informar a la Colectora y Guardalmacén para que soliciten al Consejo Directivo se disponga el trámite de remate o baja de los bienes que se encontraren en mal estado y no pudieran ser utilizados ni rehabilitados, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes; f) Contribuir en el ámbito de sus responsabilidades, al desarrollo de la cultura y de los planes y programas de interaprendizaje; g) Coordinar con los profesores la elaboración de horarios de utilización de biblioteca, laboratorios y talleres, a fin de facilitar el acceso ordenado y el óptima utilización por parte de profesores y alumnos; h) Colaborar con el personal docente y alumnado en la preparación y ejecución de clases prácticas y trabajos de investigación; Presentar anualmente al Consejo Directivo, el inventario actualizado de los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad. J) El préstamo de libros, utilización de laboratorios y talleres, se realizarán previa, la garantía del profesor o alumno que los requieran para sus actividades académicas. ≠=LIGADO ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:27/06/2011 130 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 I.A-B COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA 1/1 IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES En la verificación de funciones asignadas a los Departamentos de Biblioteca, Laboratorios y Talleres se ha encontrado la inobservancia al Reglamento Interno en los siguientes aspectos. Puesto que el registro de Asistencia se evidencia los atrasos en la jornada de trabajo, y de la custodia de libros y materiales afines. a) Cumplir con el horario de trabajo que establezca el Consejo Directivo. C El préstamo de libros, utilización de laboratorios y talleres, se realizarán previa, la garantía del profesor o alumno que los requieran para sus actividades académicas. C C= COMPARADO ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:27/06/2011 131 3.2.3 DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA 132 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA RESPUESTAS Nº PREGUNTAS SI NO N/A VALORACIÓN 1 10 10 2 ¿Existe un adecuado control de recibos prenumerados? x 10 9 3 ¿El presupuesto presentado al Ministerio de Educación es elaborado con anticipación? x 10 10 4 ¿Existe colaboración oportuna por parte del Area de talento Humano con relación al POA? 10 0 5 ¿El proceso de compras públicas, solamente lo realiza Colecturía? 6 7 8 9 ¿Se tiene un registro de los bienes comprados por la Institución? ¿ El personal que realiza un viaje por motivo de trabajo entrega los comprobantes de respaldo por sus gastos efectuados? ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo al resultado de los inventarios físicos? ¿Las depreciaciones de activos fijos están basadas en las Leyes ? ¿El Departamento de Bodega remite a usted reportes de información sobre los activos 10 resguardados? x 10 10 x 10 10 x 10 10 x 10 7 x 10 10 x 11 ¿Realiza inverntario físico, cada que tiempo? x 1/2 OBSERVACIÓN POND CALIF ¿Los roles de pago son debidamente verificados con las horas, salarios, descuentos y otras deducciones afines? x x C.I-C 10 10 10 0 Por medio de ESIPREN Colecturía con dos responsables Bodega Inventario de Consumo Inv. De Act. Fijos Si, físicamente remite y entrega informe de inventarios ¿Se realiza descuentos al personal en el Rol de pagos por faltas a su trabajo? con que 12 documentos de respaldo los realiza? x 10 10 Informes de Inspectoría General ¿El Departamento de Colecturía ha solicitado la Devolución del IVA y en caso de haberlo del 13 Impuesto a la Renta al SRI en el presente año? x 10 10 Mensualmente y al año ¿El dinero recolectado por Autogestión se deposita en una Cuenta aperturada en un Banco 14 Local a nombre del Colegio? x 10 10 133 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” C.I-C AUDITORIA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINITRATIVO 2/2 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA RESPUESTAS Nº PREGUNTAS SI NO N/A VALORACIÓN POND CALIF ¿En la apertura de la Cuenta del Colegio se realizó mediante firma conjunta? Quienes 15 intervinieron? x 10 10 ¿El dinero recolectado por Autogestión para 16 que tipo de operaciones se lo ocupa? x 10 7 ¿Las cuentas bancarias están bajo la 17 denominación oficial de la Institución? x 10 10 ¿Se registran diariamente todas y cada una de 18 las operaciones realizadas? x 10 8 ¿Se practican conciliaciones bancarias durante 19 los primeros días de cada mes? x 10 10 ¿La contadora de su departamento remite 20 información oportuna a usted? x 10 8 200 169 Total Elaborado por: P.I Revisado por: A.M Fecha:06/06/2011 Fecha: 07/06/2011 OBSERVACIÓN Las Autoridades Para gastos de operatividad y de larga duración 134 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA E.C.I-C 1/1 RESULTADO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. VALORACIÓN Ponderación Total(PT) Calificación Total (CT) Calificación Porcentual (CP) 200 169 84,50% CP= CT X 100 PT CP= 169 x 100 200 CP= 84,50% 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO NIVEL DE RIESGO DE CONTROL ALTO MODERADO BAJO 84,50% 15% 50% 51% 75% 76% 95% BAJO MODERADO ALTO NIVEL RIESGO DE CONFIANZA COMENTARIO: Luego de la Apliación del Cuestionario de Control Interno se establece que el Departamento de Colecturía , presenta el 84,50% de Riesgo debido a la existencia de un nivel alto de confianza y un nivel bajo de Riesgo de Control en sus actividades. *No realiza inventarios físicos en los diferentes departamentos del Colegio. *No existe colaboración por parte del Area de Servicios Generales para realizar el POA. ELABORADO POR: P.I REVISADO POR:A.M FECHA:15/06/2011 135 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” N.C.I-C AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO 1/3 NARRATIVA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FALTA DE CONSTANCIA FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACIÓN. COMENTARIO: Luego de aplicar EL Cuestionario de Control Interno para este componente se pudo establecer que el Departamento de Colecturía no ha realizado la respectiva constatación física de los bienes muebles de la Institución, incumpliendo la Norma de Control Interno 250-08 “CONSTANCIA FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACIÓN” que en su parte pertinente dice “El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de conceptos .De esta diligencia se elaborará un acta de diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable”, La inobservancia de esta norma por parte de la Contadora no permite saber con precisión cuantos bienes mantiene la Entidad y el Estado Real de los mismos. CONCLUSIÓN En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso “no se efectúan constataciones periódicas del Rubro de bienes de Larga Duración RECOMENDACIÓN El Rector de la Unidad Educativa, debe disponer al Departamento de Colecturía para solicitar al Jefe de Bodega que presente informes trimestrales de los Bienes de Larga Duración y se ejecute constataciones sorpresivas el fin de precautelar y salvaguardar los Bienes del Estado. ≠=LIGADO ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:25/06/2011 136 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO N.C.I-C PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 2/3 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA NARRATIVA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FALTA DE ENTREGA OPORTUNA DE COMPROBANTES SUSTENTATORIOS COMENTARIO: Luego de solicitar la documentación soporte de la Unidad Educativa, no se logró recopilar todo el informe solicitado en lo referente en las transacciones financieras y operaciones administrativas, trasgrediendo la Norma de Control Interno 210-04“DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO” que en su parte pertinente expresa ”Todas las operaciones financieras están respaldadas con la documentación soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis” la falta de colaboración en la entrega de los documentos probatorios comprobó que en el Departamento de Colecturía no se encuentran archivados correctamente documentos que respaldan a las transacciones efectuadas en la Entidad, lo que ha limitado conocer la situación actual financiera y económica de la Unidad Educativa CONCLUSIÓN En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” no existe un correcto archivo de los documentos de respaldo Financiero y Económico del mismo. RECOMENDACIÓN El Departamento de Colecturía debe aplicar la presente norma de Control Interno con la finalidad de realizar un trabajo oportuno, eficaz y eficiente en la ejecución de una correcta contabilidad en la Institución. ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:25/06/2011 137 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO VAPA-C PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 1/1 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA REGLAMENTO INTERNO DE LA UNIDAD EDUCATIVA EXPERIMENTAL BERNARDO VALDIVIESO VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE FUNCIONES ASIGNADAS El Departamento de Colecturía funcionará de acuerdo al Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura y con sujeción a las normas de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, a las disposiciones de Contraloría y a las que emanen de la Ley de Presupuesto. El Colector, a más de lo que determina el cuerpo de leyes citado, ejercerá la supervisión del fiel cumplimiento de las labores que corresponden al contador, a los auxiliares, al Guardalmacén y personal administrativo bajo su dependencia. ≠ Tramitar el remate y la baja de los bienes en mal estado de acuerdo a las disposiciones legales correspondientes. ≠=LIGADO C.I-B 1/2 ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:27/06/2011 138 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 I.A-C COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA 1/1 IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Como se estableció en la verificación de funciones asignadas a la Colectora del colegio son varias, pero esta no se cumplen en un 100%, debido al incumplimiento de supervisión y trámite citados en el Reglamento Interno de la Unidad Educativa. El Colector, a más de lo que determina el cuerpo de leyes citado, ejercerá la supervisión del fiel cumplimiento de las labores que corresponden al contador, a los auxiliares, al Guardalmacén y personal administrativo bajo su dependencia. ≠ Tramitar el remate y la baja de los bienes en mal estado de acuerdo a las disposiciones legales correspondientes. C= COMPARADO ≠LIGADO ELABORADO POR:P.I REVISADO POR: A.M FECHA:27/06/2011 139 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” N.C.I-C AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO 3/3 PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA NARRATIVA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AUSENCIA DE DESCUENTOS EN EL ROL POR ATRASOS COMENTARIO: En la revisión del rol de pagos del mes de Abril del 2011 se ha constatado la ausencia de multas por atrasos y faltas registradas digitalmente en el reloj de la Entidad, contraviniendo con la Norma de Control Interno 230-10“CONTROL PREVIO AL PAGO” que indica “Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, entre otros, previamente verificarán que: la transacción disponga de la documentación sustentatoria y autorización respectiva” la falta de aplicación de multas por concepto de atrasos no se encuentra registrada en los roles de pago, al contrario, han recibido bonificaciones por eficiencia en los mes de Enero a Abril del 2011, novedad que se debe rectificar para obtener una mejor eficiencia y eficacia en los servicios prestados. CONCLUSIÓN En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” no se aplica multas en el Rol de pagos por concepto de atrasos registrados por parte del Departamento de Servicios Generales. Se cancela valores por eficiencia al personal administrativo, sin tomar en cuenta los atrasos. RECOMENDACIÓN La Colectora de la Institución debe solicitar al Jefe de Servicios Generales el registro mensual de faltas y atrasos de los servidores públicos de la Institución antes de realizar los respectivos roles de pago, con la finalidad de afirmar el cumplimiento del horario encomendado. La colectora debe verificar la eficiencia del personal en el registro de asistencia para la cancelación de bonificaciones por eficiencia. ≠= LIGADO V.R.P 3/3 ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:25/06/2011 140 V.R.P 1/3 V.R.P 1/3 141 V.R.P 2/3 142 V.R.P 3/3 CARTA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME Loja, 30 de Junio del 2011 143 3.2.4 DEPARTAMENTO DE LABORATORIO UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PROGRAMA DE TRABAJO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS P/T POR P.T-D 1/1 INICIO-FINAL OBJETIVOS Establecer el Grado de Cumplimiento de la Responsable del Departamento de Bodega en cuanto a las funciones a ella encomendada. P.I PROCEDIMIENTOS Analice y Evalúe el cumplimiento E.C.I-D 1 de Control Interno en el 1/1 Departamento de Laboratorio Realice un aCédula narrativa de P.I N.C.I-D 1/1 2 Control Interno Verifique el cumplimiento de las 3 funciones asignadas en base al Reglamento Interno 4 5 09/06/2011 Realice la verificación documental de funciones asignadas Realice la identificación de actividades 10/06/2011 N.C.I-D 1/1 P.I 16/06/2011 P.I 27/06/2011 P.I 27/06/2011 VFRI-D 1/1 VFRI-D 1/1 Elaborado por: P.I Revisado por: A.M Fecha: 05-06-2011 Fecha: 05-06-2011 144 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE LABORATORIO RESPUESTAS Nº PREGUNTAS SI NO N/A VALORACIÓN POND E.C.I-D 1/2 OBSERVACIÓN CALIF ¿El Departamento de Laboratorio cuenta con registros de control adecuados para 1 el control de materiales? X 10 10 ¿Muestran esos registros cantidades y 2 valores, o solamente cantidades? X 10 9 Cantidades. ¿Los materiales del departamento son controladas mediante cuentas por el 3 Departamento de Colecturía? x 10 5 Bodega ¿Se practican inventarios físicos al final 4 del año o periódicamente? x 10 0 ¿En la toma física de inventarios participa 5 el personal del Area Contable? x 10 0 10 0 ¿Se investigan las diferencias que pudieran resultar de los materiales que 6 tiene bajo su responsabilidad? ¿Existen bienes dañados, obsoletos, 8 cual es la política de manejo de ellos? x x 10 10 ¿Informa oportunamente la pérdida o 10 daño de algún bien mueble? x 10 10 ¿A quien remite la información de la pregunta anterior, la efectua de manera 11 oral o escrita? x 10 10 12 ¿ Usted tiene presentada caución? x 10 10 10 7 ¿Cree usted que la seguridad de los 14 laboratorios es adecuada? x Se los da de baja con autorización del Consejo Directivo Se la remite al Rector Falta Alarma 145 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: E.C.I-D 2/2 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE LABORATORIO ¿El material de laboratorio se encuentra 15 en buenas condiciones? x 10 8 La mayoría se encuentra en buenas condiciones ¿Existe algún tipo de sanción para quien rompa o dañe el material de 16 laboratorio? x 10 9 Tiene que reponer el material Total 130 Elaborado por: P.I Revisado por: A.M Fecha: 06/06/2011 Fecha: 07/06/2011 88 146 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS E.C.I-D 1/1 RESULTADO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. VALORACIÓN Ponderación Total(PT) Calificación Total (CT) Calificación Porcentual (CP) 130 88 61,53% CP= CT X 100 PT CP= 88 x 100 130 CP= 61,53% 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO NIVEL DE RIESGO DE CONTROL ALTO MODERADO BAJO 61,53% 15% 50% 51% 75% 76% 95% BAJO MODERADO ALTO NIVEL RIESGO DE CONFIANZA COMENTARIO: Luego de la Apliación del Cuestionario de Control Interno se establece que el Departamento de laborartorios , presenta el 61,53% de Riesgo debido a la existencia de un nivel moderado de confianza y un nivel moderado de Riesgo de Control en sus actividades. *No se practican inventarios periódicos ni al final del año. *En la toma física de inventarios no participa el personal del Area Contable No se investigan las diferencias que pudieran resultar de los materiales que tiene el Departamento bajo su responsabilidad ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:15/06/2011 147 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” N.C.I-D AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO 1/1 PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE LABORATORIO NARRATIVA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AUSENCIA DE CONTRATACIÓN DE SEGUROS PARA LOS BIENES MUEBLES COMENTARIO: Luego de aplicar El Cuestionario de Control Interno para este componente se pudo establecer que el Departamento de Laboratorio no cuenta con un adecuado sistema de seguridad en las instalaciones ,de esta manera se incumple la Norma de Control Interno 250-04“IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN” que en su parte pertinente dice ”La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir” por el momento la Unidad Educativa no cuenta con un sistema apropiado para la protección de los bienes muebles, de aquello se aumenta el riesgo de daño o pérdida de los mismos, en ese caso la Institución se vería afectada económica y operativamente. CONCLUSIÓN La Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” no cuenta con un sistema adecuado de seguridad en la infraestructura del Área de Laboratorios. RECOMENDACIÓN El Rector de la Unidad Educativa, mediante la elaboración de presupuestos debe disponer la contratación de Pólizas de Seguro, así como un sistema de alarma en las instalaciones con la final de disminuir riesgos en el resguardo y manejo de ellos. ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:25/06/2011 148 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 VFRI-D 1/1 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE FUNCIONES ASIGNADAS Las bibliotecas, los laboratorios y los talleres de la institución, estarán a entera disposición de profesores y estudiantes; Corresponde a los empleados de bibliotecas, laboratorios, y talleres; a) Cumplir con el horario de trabajo que establezca el Consejo Directivo; b) Responsabilizarse del uso correcto y buena conservación de libros, revistas y periódicos y del material didáctico en general; equipos e insumos de laboratorios y talleres, y demás bienes entregados a su custodia; c) Elaborar y mantener actualizado el fichero de la biblioteca; d) Solicitar al rector la adquisición de nuevas obras, instrumentos y materiales, de acuerdo con los requerimientos de los programas de estudio presentados por los profesores; e) Informar a la Colectora y Guardalmacén para que soliciten al Consejo Directivo se disponga el trámite de remate o baja de los bienes que se encontraren en mal estado y no pudieran ser utilizados ni rehabilitados, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes; f) Contribuir en el ámbito de sus responsabilidades, al desarrollo de la cultura y de los planes y programas de interaprendizaje; g) Coordinar con los profesores la elaboración de horarios de utilización de biblioteca, laboratorios y talleres, a fin de facilitar el acceso ordenado y el óptima utilización por parte de profesores y alumnos; h) Colaborar con el personal docente y alumnado en la preparación y ejecución de clases prácticas y trabajos de investigación; Presentar anualmente al Consejo Directivo, el inventario actualizado de los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad. J) El préstamo de libros, utilización de laboratorios y talleres, se realizarán previa, la garantía del profesor o alumno que los requieran para sus actividades académicas. ≠=LIGADO ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:27/06/2011 149 UNIDAD EDUCATIVA “BERNARDO VALDIVIESO” AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO I.A-D 1/1 PERIODO: 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES En la verificación de funciones asignadas a los Departamentos de Biblioteca, Laboratorios y Talleres se ha encontrado la inobservancia al Reglamento Interno en los siguientes aspectos. Puesto que el registro de Asistencia se evidencia los atrasos en la jornada de trabajo, y de la custodia de libros y materiales afines. a) Cumplir con el horario de trabajo que establezca el Consejo Directivo. C El préstamo de libros, utilización de laboratorios y talleres, se realizarán previa, la garantía del profesor o alumno que los requieran para sus actividades académicas. C C= COMPARADO ≠=LIGADO C.I-D 1/1 ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:27/06/2011 150 3.2.5 DEPARTAMENTO DE BODEGA UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PROGRAMA DE TRABAJO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE BODEGA P/T POR NP.T -E 1/1 INICIO-FINAL OBJETIVOS Establecer el grado el Departamento de Bodega ha cumplido adecuadamente con la custodia, conservación de los bienes a ellos encomendados P.I PROCEDIMIENTOS Analice y Evalúe el cumplimiento de Control 1 Interno en el Area de NN.C.I-E 1/1 Recursos Humanos 2 3 4 Verifique si el personal de bodega cumple con lo dispuesto en el Reglamento Interno Realice la identificación de las actividades de acuerdo al reglamento Interno Aplique indicadores de gestión para los bienes funcionales de bodega Elaborado por: P.I Fecha: 05-06-2011 P.I 25/06/2011 P.I 27/06/2011 P.I 27/06/2011 P.I 22/06/2011 NNVFRE 1/1 NN.C.I-E 4/4 I.G-E 1/1 Revisado por: A.M Fecha: 05-06-2011 151 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE BODEGA Nº PREGUNTAS ¿El Departamento de Bodega cuenta con registros de control para los bienes muebles 1 de la Institución? ¿Muestran esos registros cantidades y 2 valores, o solamente cantidades? ¿Los bienes de la Unidad Educativa son controladas mediante cuentas por el 3 Departamento de Colecturía? ¿Se practican inventarios físicos al final del 4 año o periódicamente? ¿En la toma física de inventarios participa el 5 personal del Area Contable? ¿Se investigan las diferencias que pudieran 6 resultar del inventario físico? ¿Las bajas de bienes muebles se encuentran registradas en el detalle de cada tipo de 7 activo? ¿Existen bienes dañados, obsoletos, cual es 8 la política de manejo de ellos? ¿Entrega algún tipo de Reporte a Colecturía y 9 cada que tiempo? ¿Informa oportunamente la pérdida o daño de 10 algún bien mueble? ¿A quien remite la información de la pregunta 11 anterior, la efectua de manera oral o escrita? 12 ¿ Usted tiene presentada caución? ¿El trabajo de guardalmacen lo realiza solamente usted o intervienen otras 13 personas? ¿Lleva un registro de los insumos de aseo 14 que entrega al Personal de Limpieza? Total Elaborado por: P.I Fecha: 06/06/2011 C.I-E 1/1 RESPUESTAS VALORACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A POND CALIF x 10 10 x 10 10 x 10 8 x 10 5 Periódicamente 10 0 Solamente Bodega x x 10 2 x 10 9 x 10 6 x 10 9 x 10 8 x 10 8 x 10 10 10 10 x x En el Dto. De Biblioteca se encargan de resolver el faltante internamente Se espera a que los den de baja Si, el reporte se efectúa cada mes Se informa al Rector de manera escrita Auxiliar 10 8 140 103 Revisado por: A.M Fecha: 07/06/2011 152 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE BODEGA E.C.I-E 1/1 RESULTADO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. VALORACIÓN Ponderación Total(PT) Calificación Total (CT) Calificación Porcentual (CP) 140 103 73,57% CP= CT X 100 PT CP= 103 x 100 140 CP= 73,57% 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO NIVEL DE RIESGO DE CONTROL ALTO MODERADO BAJO 73,57% 51% 75% 15% 50% MODERAD 76% 95% BAJO O ALTO NIVEL RIESGO DE CONFIANZA COMENTARIO: Luego de la Apliación del Cuestionario de Control Interno se establece que el Departamento de Bodega , presenta el 76,46% de Riesgo debido a la existencia de un nivel moderado de confianza y un nivel moderado de Riesgo de Control en sus actividades. *Las diferencias físicas son resueltas dentro del propio departamento como es el caso de Biblioteca *En la toma física de Inventarios no participa el Area Contable *Existen fisicamente bienes obsoletos y dañados que aun no se dan de baja. ELABORADO POR:P:I REVISADO POR:A.M FECHA:15-06-2011 153 UNIDAD EDUCATIVA "BERNARDO VALDIVIESO" AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO I.G-E PERIODO: 1º DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2011 1/1 COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE BODEGA INDICADORES DE BIENES MUEBLES ÚTILES DE BODEGA TOTAL DE BIENES= 29 BIENES BUENAS CONDICIONES= 6 BIENES MALAS CONDICIONES= 22 BIENES SIN ESPECIFICAR 1 INDICADOR DE BIENES FUNCIONALES= I.B.F I.B.F BIENES BUENAS CONDICIONES BIENES MALAS CONDICIONES = 6 22 = 0,27 COMENTARIO: El Indicador de Bienes Funcionales de la Unidad Educativa Experimental "Bernardo Valdivieso" expresa que solamente es del 0,27% de las computadoras que reposan en Bodega se encuentran funcionando optimamente. Mediante este indicador se puede deducir que la gestión en el Colegio no puede ser eficiente sin equipos informáticos que coadyuben a la eficacia de las operaciones propias. ELABORADO POR:P.I REVISADO POR:A.M FECHA:22/06/2011 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 CAPÍTULO IV INFORME DE AUDITORÍA 164 4. CAPÍTULO IV INFORME DE AUDITORIA Lic. Luis Mosquera Cobos RECTOR DE LA UNIDAD EDUCATIVA BERNARDO VALDIVIESO Ciudad.- De mis consideraciones: Luego de auditar la Gestión del personal administrativo de la Unidad Educativa Bernardo Valdivieso, en el periodo comprendido del 1ro de Enero al 30 de Julio del 2011; la gestión a los servidores públicos encomendados es de responsabilidad de la administración de la institución, la concerniente a base de la auditoría realizada, es expresar una opinión sobre la operación administrativa que viene desarrollándose en la Institución, de conformidad con las leyes, normativas, reglamentos internos, acatando las disposiciones legales con la finalidad de velar por el cabal cumplimiento de las metas y objetivos propuestos y en las mejores condiciones de calidad, eficiencia, efectividad y economía La auditoría fue realizada de conformidad con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en el Sector Público y Normas Técnicas de Auditoría Generalmente 165 aceptadas. Estas normas requirió que la auditoría sea planificada y ejecutada para obtener la certeza razonable que la información y documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, considerando que la auditoria provee una base razonable para fundamentar la opinión expresada en el presente informe. Del análisis de los componentes que conforman el Área Administrativa se determinó: DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA En la Unidad Educativa no se efectúan constataciones periódicas del Rubro de bienes de Larga Duración No existe un correcto archivo de los documentos de respaldo Financiero y Económico del mismo. No se aplica multas en el Rol de pagos por concepto de atrasos registrados por parte del Departamento de Servicios Generales. DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS No cuenta con un sistema adecuado de seguridad en el Área de Laboratorios. 166 DEPARTAMENTO DE BODEGA Se encuentra la ausencia de realización de mantenimiento eficaz y oportuno en el mantenimiento de los bienes de larga duración. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES No cuenta con información actualizada en los expedientes del personal administrativo. Existe un alto grado de atrasos en el personal administrativo, reflejado en las hojas individuales de registro. En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” no se acata íntegramente la Estructura Orgánica del personal administrativo. La Unidad Educativa no cuenta con un Plan Operativo específico para el Área Administrativa, por lo que carece de indicadores que midan la gestión de cada uno de los departamentos que la conforman En la revisión documental de los registros de asistencia se encontró en el muestreo aplicado a diez funcionarios, la totalidad de ellos se evidencia el atraso a sus labores, perjudicando a la unidad educativa en el ámbito operativo y económico. En base a la Auditoría ejecutada, por el efecto de los asuntos referidos que se explican en el párrafo anterior, la gestión administrativa en la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” en el periodo Enero-Junio 2011 no cumple totalmente con las 167 funciones encomendadas y establecidas en la Base Legal aplicada en las Instituciones del Sector Público de la República del Ecuador. Atentamente, Pahola Imaicela AUDITOR JUNIOR 168 UNIDAD EDUCATIVA EXPERIMENTAL “BERNARDO VALDIVIESO” SIGLAS UTILIZADAS NAGA Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas PCGA Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados LOAFYC Ley Orgánica de Administración Financiera y Control NCI Normas de Control Interno R.I Reglamento Interno 169 NOTA 1. MOTIVO DEL EXAMEN La auditoría de gestión a la Unidad Educativa “Bernardo Valdivieso” se llevará a cabo en cumplimiento a la Orden de Trabajo Nº 01 de fecha 1 de Junio del 2011, con la finalidad de Evaluar el Área Administrativa en el cumplimiento de las metas y objetivos de la Institución. OBJETIVOS DEL EXAMEN Los objetivos de la auditoria están encaminados a: Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos de la “Unidad Educativa Experimental Bernardo Valdivieso” Elaborar hojas de trabajo que guíen la planificación y ejecución de Auditoría de gestión. Evaluar el grado de cumplimiento del control interno de la Entidad. Aplicar Indicadores de gestión que permita cumplir la eficiencia, eficacia y calidad que presta el Establecimiento Educativo Verificar el cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias y normativas de la Unidad Educativa. 170 Propiciar el desarrollo de información útil para la toma de decisiones y la ejecución de la auditoría. Emitir el informe de Auditoría que contendrá: los comentarios, conclusiones y recomendaciones que coadyuven a una correcta toma de decisiones por parte de sus directivos. ALCANCE DEL EXAMEN La auditoria a financiera a efectuarse Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” de la Ciudad de Loja comprende el período del primero de enero al treinta de junio del 2011. BASE LEGAL DE LA ENTIDAD A EXAMINARSE Fue decretada la fundación del Colegio por el Libertador Bolívar y realizadas las gestiones precisas para llegar a este resultado, llegó al fin el día de inaugurarlo, el 26 de Agosto de 1824 en la Sala Capitular de Loja. En 1967, por decreto Nro. . 098, expedido por la H. Asamblea Constituyente, es declarado Colegio Experimental, adquiriendo las prerrogativas legales pertinentes; sin embargo, la ausencia de sustento filosófico-educativo y teórico metodológico, para sostener un proceso de experimentación educativa provocó la derogatoria de su carácter de experimental. 171 El 6 de Noviembre de 1985, se restituye el carácter de experimental mediante Acuerdo Ministerial Nro. 945. El 24 de Abril de 1996 por acuerdo Nro. 002 la Dirección Provincial de Educación de Loja confiere al Colegio la categoría de Unidad Educativa Experimental. Regulan sus actividades las siguientes disposiciones legales: Constitución Política de la República del Ecuador. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. Ley Orgánica del Servidor Público Ley de Educación Ley de Presupuesto del Sector Público Ley de Gasto Público. Ley de remuneraciones para el Sector Público. Reglamento de Responsabilidades. Reglamento de Cauciones. Reglamento de Bienes del Sector Público. 172 Misión Educar a la niñez y juventud de amplios sectores populares de la ciudad y provincia de Loja y del Contexto Regional, en respuesta a las exigencias y necesidades de la comunidad. Visión Se quiere alcanzar a ser una Institución de excelencia académica humanista con bases científicas, técnicas sustentadas en valores de justicia, equidad, solidaridad y civismo que promueva la investigación y el desarrollo humano, para el servicio de la colectividad. Objetivo Dimensionar y priorizar las problemáticas educativas del Plantel, en línea a la búsqueda de alternativas de solución para el mejoramiento de la gestión participativa, académicaadministrativa institucional. 173 Potenciar la comunicación como nexo de integración y participación de la comunidad Bernardina para su desarrollo. Planificar y ejecutar actividades y proyectos académicos, culturales, sociales, deportivos e institucionales para fortalecer el desarrollo institucional. ESTRUCTURA ORGÁNICA El colegio experimental Bernardo Valdivieso responde a las características siguientes: Clase : Fiscal. Tipo : Experimental. Secciones : Matutina, Vespertina y Nocturna. Modalidad : Presencial El Colegio cuenta con: Nivel de educación general básica. 174 Nivel de bachillerato, con especialidades en ciencias sociales, físico-matemático, químico-biológico, y las demás que se crearen. De las Autoridades, de los Organismos Académicos y Administrativos del Colegio. Son organismos y autoridades de dirección del Establecimiento: a) La Junta General de Directivos y Profesores, b) El Consejo Directivo, c) El Rector, d) Los Vicerrectores, e) El Inspector General, y f) Subinspector General. Son organismos académicos: a) El Departamento de Investigación y Planeamiento, 175 b) El Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil, c) El Departamento de Cultura, Publicaciones y Biblioteca, d) Las Juntas de Profesores de Área, e) Las Juntas de Profesores de Curso, y los demás que se crearen de acuerdo con los requerimientos institucionales. Art. 8.- Son dependencias administrativas: a) La Secretaría, b) La Colecturía, c) Las Unidades de Producción, y d) Los Servicios Generales. FINANCIAMIENTO La Institución Educativa Bernardo Valdivieso tiene la siguiente fuente de ingreso: Presupuesto del Estado. Autogestión 176 Funcionarios Principales NOMBRES Y PERIODO CARGOS APELLIDOS DESDE HASTA Guardalmacén Jefe 1982 Continua Colecturía - Colectora 1993 Continua Biblioteca 1972 Continua Biblioteca 1981 Continua Samaniego Castro Secretaría General- Secretaria del 1978 Continua Zoila Rosa Plantel Jaramillo Vicente Jefe de Servicios Generales Cabrera Silva Gustavo Alejandro Figueroa Saavedra Cielito Heinert Alfaro Alvarez Olga María Encalada Alvear Sonia Yomar Continua 177 4.2 CARTA DE CONTROL INTERNO Lic. Luis Mosquera Cobos RECTOR DE LA UNIDAD EDUCATIVA BERNARDO VALDIVIESO En su despacho.- Como parte de la auditoria de Gestión del personal administrativo de la Unidad Educativa Bernardo Valdivieso, en el periodo comprendido del 1ro de Enero al 30 de Junio del 2011; sobre la cual emito el dictamen en la sección primera de este informe, considerando la estructura del Control Interno, a efectos de determinar el procedimientos de auditoría, en la extensión requerida por las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Bajo estas normas el objeto de dicha evaluación fue establecer en nivel de cumplimiento encontrándose varios hallazgos expresados en la gestión de los servidores públicos de la Institución. El estudio y evaluación del Control Interno permitió además, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar una opinión sobre la Gestión del personal administrativo que viene desarrollándose en el Colegio y que tenía por objeto detectar las debilidades que pudiese existir en el control 178 interno pues fue a base de pruebas selectivas, técnicas de muestreo y la respectiva documentación sustentatoria. Atentamente, Ec. Ángel Muñoz AUDITOR LIDER 179 4.3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN FALTA DE CONSTANCIA FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACIÓN. COMENTARIO: Luego de aplicar el Cuestionario de Control Interno para este componente se pudo establecer que el Departamento de Colecturía no ha realizado la respectiva constatación física de los bienes muebles de la Institución. TÍTULO: “CONSTANCIA FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACIÓN” CONDICIÓN: El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de conceptos .De esta diligencia se elaborará un acta de diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable. CRITERIO: La Colectora de la Institución debe realizar inventarios sorpresivos al personal que custodia los bienes de la Entidad. CAUSA: En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso “no se efectúan constataciones periódicas del Rubro de bienes de Larga Duración EFECTO: La inobservancia de esta norma por parte de la Contadora no permite saber con precisión cuantos bienes mantiene la Entidad y el Estado Real de los mismos. 180 AUSENCIA DE CONTRATACIÓN DE SEGUROS PARA LOS BIENES MUEBLES COMENTARIO: La unidad Educativa cuenta con Leyes aplicadas al Sector Público, a más de Reglamento Interno propio. TÍTULO: IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN CONDICIÓN: Luego de aplicar El Cuestionario de Control Interno para este componente se pudo establecer que el Departamento de Laboratorio no cuenta con un adecuado sistema de seguridad en las instalaciones. CAUSA: La Entidad no ha realizado la contratación de pólizas de seguro necesarias para proteger los bienes contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir por el momento la Unidad Educativa no cuenta con un sistema apropiado para su correcta protección. EFECTO: Se aumenta el riesgo de daño o pérdida de los mismos, en ese caso la Institución se vería afectada económica y operativamente. FALTA DE ENTREGA OPORTUNA DE COMPROBANTES SUSTENTATORIOS COMENTARIO: Al momento de solicitar la documentación soporte de la Unidad Educativa, no se logró recopilar todo el informe solicitado en lo referente en las transacciones financieras y operaciones administrativas. TÍTULO: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO CONDICIÓN: En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” no existe un correcto archivo de los documentos de respaldo Financiero y Económico del mismo. 181 CRITERIO: El correcto archivo de los documentos sustenta torios facilita la revisión en el registro de los hechos económicos, mediante esta valiosa información se verificará los datos ingresados. CAUSA: La falta de colaboración en la entrega de los documentos probatorios comprobó que en el Departamento de Colecturía no se encuentran archivados correctamente documentos que respaldan a las transacciones efectuadas en la Entidad. EFECTO: La falta de entrega oportuna de información ha limitado conocer la situación actual financiera y económica de la Unidad Educativa ALTO ÍNDICE DE BIENES EN MAL ESTADO COMENTARIO: En un muestreo a los registros del Inventario General de Bienes Muebles se ha determinado que más de la mitad de los bienes analizados se encuentran en al estado. TÍTULO: MANTENIMIENTO BIENES DE LARGA DURACIÓN. CONDICIÓN: En el análisis a los bienes de la Institución se ha comprobado que no se efectúa mantenimiento eficaz y oportuno en el mantenimiento de los bienes de larga duración. CRITERIO: La administración de la Entidad debe velar en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de larga duración, afín de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil a fin de no afectar la gestión operativa de la Entidad 182 CAUSA: La falta de aplicación de esta norma afecta directamente con la gestión de Unidad Educativa. EFECTO: Los bienes se encuentran en mal estado o se podrán cumplir eficientemente las operaciones diarias. INFORMACIÓN DESACTUALIZADA EN LOS EXPEDIENTESDEL PERSONAL ADMINISTRATIVO COMENTARIO: En la entrevista realizada al jefe de Servicios Generales señala que los expedientes personales no se encuentran actualizados. TÍTULO: INFORMACIÓN ACTUALIZADA DEL PERSONAL CONDICIÓN: La Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso” no cuenta con información actualizada en los expedientes del personal administrativo. CRITERIO: El Departamento de Servicios Generales debe guardar información de cada uno de los servidores, con nombramiento o contratados, que permita a la administración, contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones. EFECTO: La inobservancia de esta norma técnica a afectado al conocimiento real de los expedientes del personal administrativo lo que no permite contar con información relevante para la acertada toma de decisiones. 183 ATRASOS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO COMENTARIO: En el muestreo realizado a los registros de control de Asistencia y rendimiento se comprobó que existe una alto índice de atrasos por parte del personal analizado. TÍTULO: ASISTENCIA Y RENDIMIENTO CONDICIÓN: Existe un alto grado de atrasos en el personal administrativo reflejado en las hojas individuales de registro. CRITERIO: En la Entidad se debe establecer procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los servidores, así como el cumplimiento de las horas efectivas de labor. CAUSA: La informalidad por parte de la mayoría de personal administrativo genera la falta de una gestión positiva en la Entidad. EFECTO: La pérdida de tiempo en sus labores afecta en el desarrollo de las funciones encomendadas de la Unidad Educativa, disminuyendo la efectividad, eficacia, eficiencia y ética del talento humano. En el mes de Abril del 2011 no se laboró un total de 74 horas 29 minutos por parte del personal seleccionado a través del muestreo. 184 AUSENCIA DE DESCUENTOS EN EL ROL POR ATRASOS COMENTARIO: En la revisión del rol de pagos del mes de Abril del 2011 se ha constatado la ausencia de multas por atrasos y faltas registradas digitalmente en el reloj de la Entidad. TÍTULO: CONTROL PREVIO AL PAGO CONDICIÓN: En la Unidad Educativa auditada no se aplica multas en el Rol de pagos por concepto de atrasos registrados por parte del Departamento de Servicios Generales, al contrario se cancelan bonificaciones por eficiencia. CRITERIO: Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques deben verificar que: la transacción disponga de la documentación sustentatoria y autorización respectiva. CAUSA: La falta de verificación en los comprobantes previos al pago no permite establecer cancelaciones exactas en el Rol de pagos. EFECTO: Aplicación de multas por concepto de atrasos no se encuentra registrada en los roles de pago, al contrario, han cancelado bonificaciones por eficiencia en los meses de Enero a Abril del 2011, perjudicando económicamente a los Recursos asignados por el Estado. 185 REVISIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN COMENTARIO: En la revisión de la distribución del personal administrativo se encontraron algunas incompatibilidades con ciertos funcionarios que se encuentran posesionados en un cargo y realizan otro diferente. TÍTULO: SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES CONDICIÓN: En la Entidad no se ha distribuido correctamente la Estructura Orgánica del personal administrativo. CAUSA: La Entidad no cuenta con un Departamento de Recursos Humanos que distribuya correctamente las funciones. EFECTO: La incorrecta distribución de la Unidad Educativa ocasiona perjuicio en la normal ejecución de operaciones que se encuentran definidas en la Estructura de la Entidad COMPONENTES EXAMINADOS DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO INTERNO Como se estableció en la verificación de funciones asignadas a la Colectora del colegio son varias, pero esta no se cumplen en un 100%, debido al incumplimiento de supervisión y trámite citados en el Reglamento Interno de la Unidad Educativa. 186 El Colector, a más de lo que determina el cuerpo de leyes citado, ejercerá la supervisión del fiel cumplimiento de las labores que corresponden al contador, a los auxiliares, al Guardalmacén y personal administrativo bajo su dependencia. Tramitar el remate y la baja de los bienes en mal estado de acuerdo a las disposiciones legales correspondientes. DEPARTAMENTO DE BODEGA ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO INTERNO Como se estableció en la verificación de funciones asignadas al Guardalmacén del colegio son varias, pero esta no se cumplen en cabalmente debido a la falta de informe inmediato de los bienes en mal estado bajo su custodia, que en el Reglamento Interno lo estipula. Responsabilizarse de la buena conservación de estas pertenencias y hacer conocer al rector sobre los daños que ocurrieren, a fin de que se disponga la oportuna reparación y restitución de las mismas. Informar a Colecturía para que solicite al Consejo Directivo, la baja de los bienes que por su estado de deterioro e inutilidad, no pudieren ser rehabilitados. 187 DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA, LABORATORIOS Y TALLERES ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO INTERNO En la verificación de funciones asignadas a los Departamentos de Biblioteca, Laboratorios y Talleres se ha encontrado la inobservancia al Reglamento Interno en los siguientes aspectos. Puesto que el registro de asistencia se evidencia los atrasos en la jornada de trabajo, y de la custodia de libros y materiales afines. Cumplir con el horario de trabajo que establezca el Consejo Directivo. El préstamo de libros, utilización de laboratorios y talleres, se realizarán previa, la garantía del profesor o alumno que los requieran para sus actividades académicas. 188 CÉDULA ANALÍTICA DE REGISTRO DE ASISTENCIA MUESTREO APLICADO A DIEZ FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS MES DE ABRIL DEL 2011 NOMBRES Y APELLIDOS ATRASOS TOTALES EXPRESADOS EN HORAS Y MINUTOS GRANDA LESDESMA SONIA 11:51√ ROSALES CRUZ IVONNE 10:22√ TOLEDO TOLEDO FABIOLA 8:01√ FAREZ FANNY 3:17√ ROMÁN ESPINOZA GINA 5:41√ VALDIVIESO LEON LEONARDO 10:32√ CAPA GONZALEZ AURITA 4:04√ BENAVIDES VÁSQUEZ ULISES 11:36√ CABRERA SILVA GUSTAVO 7:20√ IZQUIERDO RAMÓN GONZALO 3:05√ TOTAL DE ATRASOS EN EL PERSONAL ADMINISTRATIVO EN EL MES DE ABRIL DEL 74.29 2011 189 COMENTARIO: En la revisión documental de los registros de asistencia se encontró en el muestreo aplicado a diez funcionarios, la totalidad de ellos se evidencia el atraso a sus labores, perjudicando a la unidad educativa en el ámbito operativo y económico. 190 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 CONCLUSIONES 1. En la Unidad Educativa Experimental “Bernardo Valdivieso “no se efectúan constataciones periódicas del Rubro de bienes de Larga Duración 2. No existe un correcto archivo de los documentos de respaldo Financiero y Económico del mismo. 3. No se aplica multas en el Rol de pagos por concepto de atrasos registrados por parte del Departamento de Servicios Generales. 4. Se cancela valores por eficiencia al personal administrativo, sin tomar en cuenta los atrasos. 5. Existe un alto grado de atrasos en el personal administrativo reflejado en las hojas individuales de registro. 6. En el periodo examinado existe incompatibilidad de funciones respecto a la Estructura Orgánica del personal administrativo. 7. La Institución no cuenta con un Plan Operativo específico para el Área Administrativa, por lo que carece de indicadores que midan la gestión de cada uno de los departamentos que la conforman. 8. En la Unidad Educativa no se efectúa mantenimiento eficaz y oportuno de los bienes de larga duración. 191 9. No cuenta con un sistema adecuado de seguridad en la infraestructura del Área de Laboratorios. 192 5.2 RECOMENDACIONES 1. El Rector de la Unidad Educativa, debe disponer al Departamento de Colecturía para solicitar al Jefe de Bodega que presente informes trimestrales de los Bienes de Larga Duración y se ejecute constataciones sorpresivas el fin de precautelar y salvaguardar los Bienes del Estado. 2. El Departamento de Colecturía debe aplicar el orden cronológico en los documentos con la finalidad de realizar un trabajo oportuno, eficaz y eficiente en la ejecución de una correcta contabilidad en la Institución. 3. La Colectora de la Institución debe solicitar al Jefe de Servicios Generales el registro mensual de faltas y atrasos de los servidores públicos de la Institución antes de realizar los respectivos roles de pago, con la finalidad de afirmar el cumplimiento del horario encomendado. 4. La colectora debe verificar la eficiencia del personal en el registro de asistencia para la cancelación de bonificaciones por eficiencia. 5. El Jefe de Servicios Generales debe notificar a los servidores administrativos las horas de atrasos en el mes y entregar el reporte de los mismos a la Colectora con el fin de descontar en el rol de pagos las horas no laboradas. 6. El Rector de la Unidad Educativa en conjunto con el Jefe de Servicios Generales debe rediseñar la Estructura orgánica con la finalidad de que se ejecuten e su totalidad todos los cargos asignados. 193 7. El Rector de la Unidad Educativa en conjunto con el grupo planificador del debe realizar la preparación de un Plan Operativo Administrativo, en el que conste de objetivos propuestos así como el plan de capacitaciones al personal con la finalidad de medir eficiencia, eficacia y economía de las acciones realizadas por la Entidad en un periodo determinado. 8. El Guardalmacén de la Unidad Educativa, debe remitir al Rector la información del estado de los bienes en mal estado, con el fin que se realice la valoración de los mismos, para su futura reparación o sustitución. 9. El Rector de la Unidad Educativa, mediante la elaboración de presupuestos debe disponer la contratación de Pólizas de Seguro, así como un sistema de alarma en las instalaciones con la final de disminuir riesgos en el resguardo y manejo de ellos. 194 ANEXOS 195 PLAN OPERATIVO (Septiembre 2009-julio 2011) 1. ÁMBITO.- Académico-administrativo. Objetivo.- Desarrollar actividades académicas-administrativas orientadas a potenciar la formación significativa de los estudiantes, y despertar su interés por el desarrollo de la ciencia y la tecnología en procura de solucionar problemas de nuestra realidad. 196 PROYECTO/ACTIVIDAD PROGRAMACIÓN TRIMESTRE 200920102010 2011 1 2 3 1 2 3 º º º º º º 1. Reprogramación y X regulación del cumplimiento de actividades tales como: Educación vial, educación de adultos, educación ambiental, educación especial, desarrollo personal. X RESPONS ABLE/S APOYO REQUERIDO RECURS OS MATERIA LES Vicerrector es y DIP. Personal de Listas de Inspección, estudiantes Coordinadore s de campo de acción y Personal de la Dirección de Educación. RESULTAD OS ESPERADO S PRESUP UESTO Ejecución, 0.00 seguimiento y promoción del estudiante e informe. 2. Participación en proyectos de ciencia y tecnología. X X X X X X Vicerrector es y coordinador es específicos. Directores, miembros de las Área, Estudiantes Materiales Exposición e insumos de los necesario proyectos.. s pertinente s. 3. Organización de eventos académicos internos. X X X X X X Vicerrector, Directores de Área Profesores de las Áreas, Presidentes de los Clubs, Estudiantes. Materiales e insumos necesario s pertinente FUENT E FINAN CIAMI ENTO Actuale s recurso s del Plantel 10.000.0 0 Nuevo s aportes del Ministe rio de Educac ión Informe 10.000,0 anual de 0 Directores de Área. Nuevo s aportes del Ministe 197 s. 4. Organización y X Promoción de eventos en fechas especiales tale como: días del árbol, del agua, del niño, del clima, de salud, de la tierra, del idioma, etc. 5. Rediseño del componente curricular Institucional, acorde con el modelo pedagógico en el cual se incorpore los principios de la pedagogía moderna; y que oriente las microprogramaciones y un nuevo hacer docenteeducativo. (Objetivo 1 del Proyecto Experimental) X X X X X Docentes de Áreas. Profesores alumnos y Materiales y herramien tas necesaria s pertinente s. X X X X Vicerrector DIP Fundame es Directores de ntos Área y curricular es, profesores. Reglamen Asesores y académicos. tos decretos. Planificaci ones curricular es actuales rio de Educac ión Programa de 0,00 celebración Actuale s recurso s del Plantel -Definición 10.000,0 del Modelo 0 Pedagógico Nuevo s aportes del Ministe rio de Educac ión -Planes curriculares y programacio nes microcurriculares. 198 6. Establecimiento de las capacidades (perfil de ingreso) de ingreso estudiantil a cada nivel de formación; y, realización de sondeo de formación por parte de los profesores de los diferentes cursos. X 7. Planificación, y, ejecución de actividades orientadas a identificar las actuales Situaciones Sociales de Desarrollo del alumno en procura de planificar su próxima etapa de desarrollo. X X X 8. Formulación y ejecución del proyecto de renovación e implementación de talleres de actividades prácticas. 9. Programaciones anuales que consideren las diversas capacidades de X X Vicerrector es. Profesores. DIP Docentes. Directores de Instrument Área, DIP. os de sondeo de la situación social de desarrollo del estudiante . Docentes Microprog Proyecto 0,00 ramacione aprobado y s. en ejecución Manual y funciones del psicopeda gogo. Información procesada e interpretada de la Situación Social de Desarrollo del alumno. 0,00 Actuale s recurso s del Plantel Actuale s recurso s del Plantel X X X Directores de Área Programa ciones, Materiale s Incremento 10.000.0 de las 0 actividades prácticas Nuevo s Aporte s del Ministe rio de Educac ión X X X Directores Asesoría y Microprog de Área y capacitación. ramacione profesores s Programas 10,000.0 de estudio 0 elaborados Nuevo s aportes 199 formación con las que llagan los alumnos. 10. Elaboración de guías de estudio en las que se incorporen estrategias didácticas para el desarrollo de los programas anuales. Subir a la plataforma virtual las guías didácticas de estudio. del Ministe rio de Educac ión Microprog ramacione s en vigencia Nuevo s aportes del Ministe rio de Educac ión Actuale s recurso s del Plantel y X X X Directores -Profesores de Área y de profesores informática. -DIP: -Asesoría Académica Planificación participativa del Proyecto Educativo Institucional.-PEI:2011-2016. (Eventos de capacitación para la participación en la elaboración del PEI.) X X X Vicerrector Directores y Diagnóstic es y DIP. miembros de os las Áreas, Presidentes de los Organismos Estudiantiles y de Padres de Familia. Asesor Académico 12.Formulación y ejecución del proyecto “Desarrollo Académico de las inspectorías” y X 11. X anteriores. y aprobados. X X Inspector General DIP Vicerrectores. Consejo Directivo Reglamen to Guías de 10,000.0 estudio 0 consensuad as en la plataforma virtual. Proyecto Educativo Institucional elaborado, consensuad o. 11.750,0 0 Nuevo s aportes del Ministe rio de Educac ión Roles cualitativame nte mejorados 00.00 Actuale s recurso s del 200 Reforma al Reglamento Interno. en los nuevos inspectores Plantel 201 2.ÁMBITO.- Recursos de la información Objetivos. 1.-Facilitar a docentes, estudiantes, autoridades y padres de familia, la información académicaadministrativa de tipo Institucional a través del uso de programas informáticos y virtuales que brinden y apoyen el ágil acceso a la misma. 2.-Revizary actualizar el Reglamento Interno Vigente y el Código de convivencia. PROGRAMACIÓ PROYECTO/ACT N IVIDAD TRIMESTRE 200920102010 2011 1 º 1. Informatización de las estadísticas de rendimiento académico estudiantil por asignaturas, paralelos, cursos, 2 º 3 º 1 º X X RESPONSA BLE/S APOYO RECURS RESULTA REQUER OS DOS IDO MATERIA ESPERAD LES OS PRESUPU ESTO FUENTE FINANCIAMI ENTO 2 3 º º X X Recto y Vicerrectora de la Sección Nocturna Profesor es del Bachiller ato Técnico en Aplicacio nes informáti Página Web, equipos informátic os Proyecto 10.000 en funcionami ento Nuevos aportes del Ministerio de Educación 202 especialidades y secciones del Plantel. 2. Programas de informatización académica y administrativa del Plantel. Adquisición de plataforma virtual que apoye al trabajo docente educativo. cas y Estudiant es X X X Rector y Vicerrectora de la Sección Nocturna. Ingeniero s profesore s de informáti ca y estudiant es de aplicacio nes informáti cas. Página Web, equipos informátic os, adquisició n de plataform as virtual Plataforma 10.000 virtual funcionan do. Nuevos aportes del Ministerio de Educación 203 3.ÁMBITO.- Relaciones del personal académico, estudiantil, Institucional e Interinstitucional. Objetivo. PROYECTO/ACTIVI DAD administrativo, Fortalecer las relaciones intersubjetivas de los principales actores educativos del Bernardo Valdivieso, así como de esta Institución con aquellas que persiguen fines similares, a través del conocimiento de su estado actual y en procura de potenciar el cumplimiento y encargo social del mismo. PROGRAMACIÓN TRIMESTRE 200920102010 2011 1 º 2 º 3 º 1 º 2 º RESPONSA BLE/S APOYO REQUERI DO RECURSO S MATERIAL ES RESULTA DOS ESPERAD OS PRESUPUES TO FUENTE FINANCIA MIENTO 3 º 1. Institucionaliz ación de mingas de arreglo y limpieza del Plantel. Profesores X X X X X X Rector, Vicerrectores guías, , Inspector Inspectore General y s, Presidente DIP. s estudiantil es, estudiante s y padres de familia. Materiales y herramient as necesaria s pertinente s. Mejorami 0.00 ento físico institucion al. 2. Participación X X X X X X Coordinador Uniformes Informe Entrenad 0.00 Actuales recursos del Plantel. Actuales 204 en competencias deportivas interinstitucio nales de deportes. ores, profesore s de cultura física, estudiant es. recursos del Plantel. , anual del implement Coordina os de dor entrenami ento, trofeos. Actuales recursos del Plantel 3. Diagnóstico, X X X X X X Directora pronóstico del DOBE tratamiento y seguimiento de los problemas psicopedagóg icos y de la personalidad en las relaciones interpersonal es de la Institución. Personal del DOBE, terapistas , Inspecció n profesore s guías y personal especializ ado. Registros de observaci ón, instrument os psicológic os. Informes 2.000 pertinente s. 4. Elaboración de X registros de datos de los estudiantes de octavo año. Personal Ficha y del DOBE, registro de inspectore información s y padres de familia. Archivo de 2.000 fichas de informació n general concluidas . Actuales recursos Plantel Estudiant Informe Actuales 5. Programa de X X Directora del DOBE y Orientadores de 8º Año. X Directora Registros 5.000 del 205 seguimiento de los Egresados del Plantel. del DOBE Trabajadora s Sociales y Orientadore s Tercer Año de Bachillerato. es del Tercero de Bachillera to. Técnicoinvestigad or anual Directora del DOBE Autoridad Manual de Informes 0.00 es, Convivenc pertinente personal ia s. del DOBE, profesore s, estudiant es y padres de familia. recursos Plantel del X X X 6. Revisión y actualización del Reglamento Interno y del Manual de Convivencia. Actuales recursos del Plantel 206 3. ÁMBITO.- Recursos materiales y financieros. Objetivo.-Brindar servicios a la comunidad, a través de un mejor aprovechamiento de la actual infraestructura del Plantel a la vez que se procura ingresos a la Institución, para cubrir sus necesidades materiales básicas. PROYECTO/ACTI VIDAD 1. Transformació n de la utilización de la piscina en unidad de producción. 2. Creación de la Escuela Deportiva PROGRAMACIÓN TRIMESTRE 200920102010 2011 1 2 3 1 2 3 º º º º º º X X RESPONSAB LE/S APOYO REQUERI DO RECURSO S MATERIA LES RESULTA DOS ESPERAD OS PRESUPUE STO Rector, Consejo Directivo DIP. Director Document Proyecto 10.000 del Área os aprobado y de legales. y Unidad Cultura de Física y Producció Asesor n invitado. funcionan do. Rector, Consejo Directivo DIP. Director del Área y de Cultura Física. Document os legales. Asesoría. Proyecto 5.000 aprobado y Unidad de Producción funcionand o. FUENTE FINANCIAMIE NTO Nuevos aportes del Ministerio de Educación Actuales recursos Plantel del 207 4. ÁMBITO.- Evaluación educativa. Objetivos.- 1. Desarrollar futuras acciones educativas experimentales, a partir del conocimiento, comprensión, explicación y valoración de la Propuesta Experimental Bernardina “Trabajando Juntos”. 2. Propender a la auto-reflexión respecto al rol que cada actor de la Comunidad Bernardina jugamos en procura de un mejor involucramiento en el desarrollo del Plantel. 3. Formular programas de evaluación de los aprendizajes, de acuerdo con las modernas teorías pedagógicas, PROYECTO/ACT IVIDAD PROGRAMACIÓN TRIMESTRE 20092010 1 2 3 º º º 1. Evaluación de la Propuesta Experimental Bernardina. X RESPONSA BLE/S APOYO REQUERID O Rector, Vicerrectore s y DIP. Directores de Área y de Departame ntos 20102011 1 2 3 º º º RECURSO S MATERIAL ES RESULTADOS ESPERADOS PRESUP UESTO Document os Informe de 2.000.00 “Trabajand evaluación. o Juntos”, Resolucion es e instrument os de evaluación . FUENTE FINANCIAMI ENTO Actuales recursos Plantel del 2. Actividades de 208 autoevaluación respecto a: rendimiento académico, disciplina, asistencia y cumplimiento de roles, funciones y responsabilida des de: autoridades, directivos, profesores, administrativos , estudiantes y padres de familia. 3. Programació n de la evaluación de los aprendizajes, en base a las modernas teorías psicopedagó gicas. X Rector DIP. y Vicerrector ados, DOBE, Directores de Área y DIP. -Perfil del Informe de 500,00 proyecto autoevaluac de ión. autoevalua ción. Actuales recursos Plantel del Reglament o Interno. X X X Docentes Actividades DIP. y Textos de de evaluación Directores apoyo programada de Área. s Asesor. innovadora mente 10.000,0 Nuevos aportes del Ministerio de educación 209 REGLAMENTO INTERNO DEL COLEGIO EXPERIMENTAL BERNARDO VALDIVIESO El Consejo Directivo del Colegio Experimental Bernardo Valdivieso de la ciudad y provincia de Loja CONSIDERANDO: Que el Colegio Bernardo Valdivieso es la institución educativa más antigua del país, pues sus raíces históricas se remontan a 1727 y se consolidan definitivamente gracias a la filantropía del señor Dr. Bernardo Valdivieso González de las Heras, quien, a su fallecimiento en 1805, legó parte de sus bienes para fortalecer la educación de la juventud lojana; Que la instalación definitiva se realizó el 22 de octubre de 1826, con el nombre de San Bernardo, en virtud del primer Reglamento Interno, dictado por el Libertador Simón Bolívar, mediante Decreto de 19 de octubre de 1822. Que el 2 de septiembre de 1902 el gobierno nacional resolvió dar el nombre de Bernardo Valdivieso al antiguo Colegio lojano, a fin de que se rinda tributo a uno de sus más insignes benefactores; Que por Acuerdo Ministerial 4066 del 11 de diciembre de 1964, el Colegio Nocturno Leones de Loja fue anexado al Bernardo Valdivieso en calidad de sección nocturna, contribuyendo a la formación de amplios sectores populares. Que mediante Decreto Nro. 098 expedido por la H. Asamblea Nacional Constituyente de 1967 fue elevado a la categoría de Colegio Experimental; Que el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, faculta al Consejo Directivo dictar el Reglamento Interno del Establecimiento; Que, es un requerimiento institucional contar con normas que regulen los procesos académicos y administrativos del Plantel; En uso de las atribuciones de que se halla investido RESUELVE: 210 Dictar el presente REGLAMENTO INTERNO DEL COLEGIO EXPERIMENTAL BERNARDO VALDIVIESO De los principios Art. 1.- El Colegio Experimental Bernardo Valdivieso es una institución pública, laica, dependiente del Estado ecuatoriano y, por lo tanto, la educación que en ella se imparte propende a un pluralismo ajeno a discrímenes de carácter étnico, económico, social, religioso o político. Art. 2.- La educación y el proceso de formación en el plantel, constituyen una responsabilidad compartida de autoridades, profesores, estudiantes, personal administrativo, padres de familia y sociedad en general. De los fines y objetivos Art. 3.- Son fines y objetivos de la institución: a) Cumplir los fines de la educación declarados en la Constitución Política de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Educación y Cultura y sus Reglamentos General y Especial para Planteles Experimentales, el Código de la Niñez y Adolescencia, la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento, y más leyes conexas. b) Trabajar en defensa de la educación pública, laica y de calidad. c) Planificar, ejecutar y evaluar diseños curriculares para la educación básica y del bachillerato, coherentes con los avances científicos y tecnológicos, y con las exigencias de la sociedad ecuatoriana; d) Mantener una cultura de evaluación y autoevaluación institucional. h) Realizar evaluación y autoevaluación del desempeño del docente. i) Investigar, planificar y experimentar modelos educativos destinados a la formación integral del bachiller Bernardino. j) Propiciar la capacitación y mejoramiento del personal docente, administrativo y de servicios del plantel. De la estructura 211 Art. 4.- El colegio experimental Bernardo Valdivieso responde a las características siguientes: Clase Tipo Secciones Modalidad : Fiscal. : Experimental. : Matutina, Vespertina y Nocturna. : Presencial Art. 5.- El Colegio cuenta con: - Nivel de educación general básica. - Nivel de bachillerato, con especialidades en ciencias sociales, físico-matemático, químico-biológico, y las demás que se crearen. De las Autoridades, de los Organismos Académicos y Administrativos del Colegio Art. 6.- Son organismos y autoridades de dirección del Establecimiento: a) b) c) d) e) f) La Junta General de Directivos y Profesores, El Consejo Directivo, El Rector, Los Vicerrectores, El Inspector General, y Subinspector General. Art. 7.- Son organismos académicos: a) b) c) d) e) El Departamento de Investigación y Planeamiento, El Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil, El Departamento de Cultura, Publicaciones y Biblioteca, Las Juntas de Profesores de Área, Las Juntas de Profesores de Curso, y los demás que se crearen de acuerdo con los requerimientos institucionales. Art. 8.- Son dependencias administrativas: a) b) c) d) La Secretaría, La Colecturía, Las Unidades de Producción, y Los Servicios Generales. De la Junta General de Directivos y Profesores 212 Art. 9.- La Junta General de Directivos y Profesores se integra como lo dispone el Reglamento General de la Ley Educación y Cultura, y sus funciones son las que están determinadas en el mismo instrumento legal y en el Reglamento Especial para Planteles Experimentales. Art. 10.- Constatado el quórum reglamentario, el Rector, o quien haga sus veces, declarará instalada la Junta General. Art. 11.- Instalada la sesión, el Rector dispondrá que por Secretaría se lea el orden del día que conste en la convocatoria, y lo someterá a consideración de los asistentes para su aprobación o modificación. Todas las intervenciones y discusiones, deberán ajustarse al orden del día aprobado. Art. 12.- Cuando el Rector considerare que un asunto ha sido suficientemente debatido, lo someterá a votación para su aprobación o rechazo. Art. 13.- Las votaciones serán nominativas y directas; no obstante a petición de uno de sus miembros, podrán ser secretas. Art. 14.- Las resoluciones se adoptarán por el voto favorable de la mayoría de los miembros presentes. En caso de empate, el voto del rector es dirimente. Art. 15.- La reconsideración de un asunto ya resuelto, será aceptada únicamente si cuenta con el respaldo de por lo menos las dos terceras partes de los miembros de la Junta presentes. Del Consejo Directivo Art. 16.Son deberes y atribuciones del Consejo Directivo, además de los contemplados en el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura y el Reglamento Especial para Planteles Experimentales, los siguientes: a) Elaborar el plan institucional del establecimiento, en el año lectivo anterior al del que se pondrá en ejercicio el mismo que se dará a conocer a la junta general; b) Designar a los directores, coordinadores y asesores de los departamentos administrativos y académicos del plantel; c) Conformar comisiones para el cumplimiento de tareas especificas cuando fueren necesarias; d) Conocer y aprobar la proforma presupuestaria y las reformas al presupuesto cuando fueren necesarias, y someterlas a la aprobación definitiva del Ministerio de Educación. 213 f) autorizar convenios, comodatos, arrendamiento, venta o compra de servicios de acuerdo a la ley. g) Acordar condecoraciones, acuerdos y estímulos de reconocimiento a las personas que, de cualquier manera, prestaren servicios relevantes en beneficio del plantel; k) Conocer y resolver los asuntos que se presentaren y no estuvieren contemplados en este Reglamento y que sean de su competencia; l) Coordinar con los distintos organismos y dependencias la formulación de sus correspondientes planes, el Departamento de Investigación y Planeamiento, la elaboración del plan estratégico de desarrollo institucional y los planes operativos anuales; y, h) Diseñar estrategias que permitan realizar el seguimiento y evaluación del plan estratégico de desarrollo institucional y los planes operativos anuales. Del Rector Art. 17.- El Rector es la primera autoridad y el representante oficial del colegio experimental Bernardo Valdivieso. Además de lo estipulado en el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura y en el Reglamento Especial para Planteles Experimentales, le corresponde: a) Arbitrar medidas oportunas para resolver problemas que se presentaren en el establecimiento, e informar inmediatamente de ello al Consejo Directivo; b) Convocar y presidir, en la segunda quincena de noviembre, la sesión de los presidentes de los comités de padres de familia de cada paralelo y curso, para la conformación de su Comité Central; c) Disponer y controlar el funcionamiento de la caja chica, de acuerdo con la Ley; d) Aprobar y hacer cumplir el cuadro de vacaciones anuales que elabore Secretaría, para los servidores del establecimiento; e) Exonerar del cumplimiento de las materias de educación física e idioma extranjero a los alumnos que lo solicitaren de acuerdo a los respectivos reglamentos; f) Disponer y controlar el cumplimiento de comisiones y tareas especiales asignadas al personal docente, administrativo y de servicios; 214 g) h) i) Extender nombramientos para cubrir las vacantes que se suscitaren en los organismos administrativos, previo concurso de merecimiento y oposición entre los aspirantes; Disponer la investigación sumaria por actos de indisciplina que cometieren docentes, alumnos y empleados; y, Delegar funciones en las personas de los vicerrectores, de conformidad con el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura. De los Vicerrectores Art. 18.- Además del cumplimiento, en sus respectivas secciones, de los deberes y atribuciones que establece el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, el Reglamento Especial para Planteles Experimentales y el presente Reglamento, corresponde a los Vicerrectores: a) Responsabilizarse de la marcha académica y pedagógica de la sección a la que pertenecen; b) Coordinar conjuntamente con los demás responsables, la planificación y programación académica de los contenidos que se deben desarrollar secuencialmente en cada nivel del plantel; c) Coordinar y supervisar, en las secciones a su cargo, la planificación, desarrollo y evaluación que llevaren adelante los diferentes departamentos del colegio; d) Presidir y hacer funcionar el Consejo de Orientación y Bienestar Estudiantil; presidido por el Vicerrector en el orden que lo establece el Reglamento a la Ley. e) Cumplir las funciones que les fueren delegadas por el Consejo Directivo o el Rector. Del Inspector General y del Subinspector General Art. 19.- Además de lo que se establece en el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura y el Reglamento Especial para Planteles Experimentales, el Inspector General tendrá las siguientes atribuciones: a) Organizar y asesorar el trabajo del cuerpo de Inspectores, para que orienten la disciplina de los estudiantes en el establecimiento y en todos los actos en que estos participaren; 215 b) Llevar el libro de registro diario de asistencia, licencias, permisos, comisiones de servicio del personal docente, administrativo y de servicios del plantel, e informar diariamente al Rector acerca de las novedades de asistencia que se presentaren; c) Controlar la asistencia del personal docente, administrativo y de servicio a todos los actos que fueran convocados por las autoridades; d) Comunicar por escrito, en el término de veinticuatro horas, a los profesores que hayan incurrido en inasistencias, a fin de que interpongan el recurso de justificación a que puedan tener derecho; e) Observar a los alumnos que cometieren faltas disciplinarias, y obligar la reparación de los daños materiales que hubieren causado, como condición para su admisión en clase; f) Participar en las actividades programadas para el desarrollo de los proyectos experimentales; g) Exigir el informe diario de los Inspectores respecto de las actividades académicas y el estado de los enseres y estructura física de los cursos y paralelos de su control; y h) Coordinar el trabajo de desarrollo académico escolar, el control de asistencia del sector docente, y mantenimiento de la disciplina de los niveles estudiantil. i) Corresponderá al subinspector general subrogar en las funciones en ausencia del Inspector General, correspondiéndole además. j) Diseñar los cronogramas de reuniones de inspectores,. Elaborar los planes de actividades de los inspectores, destinados a suplir las horas vacantes cuando los estudiantes no estén con su profesor, según lo estipula el literal j) del Art. 118 del reglamento General de la Ley de educación. k) Cumplir las funciones y disposiciones que le fueren encomendadas por el Consejo Directivo, el Rector, Vicerrectores e Inspector General. l) Las subrogaciones se ajustarán a lo que establece el Art. 102 del Reglamento a la Ley. Del Departamento de Planeamiento, Investigación y Experimentación Educativa Art. 20.- El Departamento estará integrado por: - El Vicerrector que designe el Consejo Directivo, que será quien lo presida. 216 - Los coordinadores del básico, del diversificado y de las secciones que se crearen; - Los profesores asesores que designare el Consejo Directivo de acuerdo con las necesidades del proyecto experimental; - El cargo de Secretario del Departamento será desempeñado por un miembro del personal administrativo que designe el Rector. Art.21.-El departamento funcionará como lo establece el Título de la Comisión Especial de Investigación y Experimentación Educativa del Reglamento de Colegios Experimentales en sus Art. 17,18,19,20,21 y 22.; y, Art. 22.- Presentar a consideración y aprobación del Consejo Directivo hasta el mes de Julio de cada año los Proyectos del Plan Institucional y del Plan Operativo Anuales que entrará en ejercicio en el siguiente año académico. De los deberes y atribuciones del Director del Departamento de Investigación y Experimentación Educativa Son deberes y atribuciones del Director de este Departamento, a más de lo indicado en el Reglamento Especial para Planteles Experimentales, los siguientes: a) Representar al Departamento en actos relacionados con su actividad; b) Dirigir y coordinar las actividades del Departamento conforme lo establece el Art. 21 de este Reglamento; c) Presentar al Consejo Directivo, hasta el 31 de julio, para su aprobación, el plan anual de actividades académicas del plantel y del Departamento para el año lectivo siguiente; d) Asesorar y supervisar el cumplimiento de las obligaciones asignadas a los coordinadores del Departamento; e) Convocar las sesiones del Departamento por disposición del Vicerrector y presidirlas por delegación del mismo; e) Tramitar y hacer que se cumplan las resoluciones tomadas por el Departamento. De los deberes y atribuciones de los Coordinadores de Ciclo Los coordinadores de ciclo (básico y diversificado, y de los que se crearen) son miembros natos del Departamento de Investigación y Experimentación Educativa . 217 Art. 23.- Son deberes y atribuciones de los coordinadores de ciclo, los siguientes: a) Representar el ciclo académico respectivo, para el cual recibirá designación de parte del Consejo Directivo del plantel; b) Coordinar la marcha académica de su ciclo con los directores de las diferentes áreas académicas de la institución. c) Sesionar, por lo menos, una vez cada quince días, con los profesores de las áreas, para analizar los aspectos académicos; d) Informar periódicamente de sus labores al Director del Departamento de Investigación y Experimentación Educativa; . e) Trabajar mancomunadamente en el ámbito de la búsqueda y concreción de las relaciones de los ciclos como estructuras educativas interdisciplinarias, teniendo en cuenta que el éxito del ciclo diversificado depende de la seriedad académica del desarrollo de los ciclos precedentes; f) Establecer, entre sí, lazos de comunicación para sugerir o recibir mecanismos de apoyo y de reciclaje con el fin de facilitar la planificación del programa institucional; g) Propender las relaciones necesarias e indispensables del desarrollo académico curricular para que la juventud reciba una formación básica que le permita cursar con éxito en el desempeño el nivel superior y el desempeño social. De los deberes y atribuciones de los Directores de Área Art. 24.- Las juntas de Directores de área estará integrada y funcionará de conformidad con lo dispuesto en el Art. 112 del Reglamento General de Educación. Art. 25.Son deberes y atribuciones de los Directores de área, a más de los indicados en el Reglamento Especial para Planteles Experimentales, los siguientes: a) Representar el área de estudios respectiva; b) Coordinar las actividades de su publicaciones; área en lo académico, cultural y de 218 c) Asesorar, supervisar y evaluar de manera permanente y sistemática en la aplicación de los programas de estudio, y la labor docente en cuanto a contenidos, metodología, evaluación y acreditación, dentro y fuera del aula; d) Presentar informes escritos trimestrales, o cuando le sean requeridos, a la Dirección del Departamento de Investigación y Planeamiento; e) Asistir puntualmente al cumplimiento de sus obligaciones en el Departamento; f) Coordinar con los profesores guías las acciones conducentes a superar los problemas académicos de los estudiantes; g) Cumplir con las tareas y comisiones específicas encomendadas por la Dirección del Departamento de Investigación y Planeamiento; h) El Coordinador subrogará al Director del Departamento de Investigación y Planeamiento por delegación en caso que sea necesario. i) Del Consejo de Orientación y Bienestar Estudiantil Art. 26.- El Consejo deOrientación y Bienestar Estudiantil estará integrado y funcionará de conformidad como lo establece los Artículos 120,121 y 122 del Reglamento General a la Ley de Educación; Del Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil Art. 27.- El Departamento de Bienestar Estudiantil se estructurará y funcionará de acuerdo como lo estipula en los Art. 123, 124, 125, 126 y 127 del Reglamento General a la Ley de Educación; Art. 28.- El Reglamento especial del que habla el Art. 29, lo formulará el Departamento en los próximos sesenta días de aprobado el presente Reglamento. Del Departamento de Actividades Culturales, Publicaciones y Comunicación Art. 29.- El Departamento de Actividades Culturales, Publicaciones y Comunicación estará integrado por: - Un director y dos profesores designados por el Consejo Directivo de entre los profesores titulares del plantel, y un comunicador social. 219 Art. 30.- Corresponde al Departamento de Actividades Culturales, Publicaciones y Comunicación del plantel: a) Elaborar el plan anual de actividades culturales que deberá cumplir el plantel y presentarlo al Consejo Directivo; b) Promover el desarrollo de las manifestaciones culturales y artísticas; c) Responsabilizarse de la recopilación, montaje y publicación del Informativo periódico del colegio, de la Revista trimestral y de la Revista Científica-Literaria anual del Plantel y de publicaciones literarias en general; d) Incentivar la participación del establecimiento en certámenes científicos, artísticos, deportivos y culturales, organizados por otras instituciones locales, nacionales o internacionales; f) Informar mensualmente al Consejo Directivo sobre las labores realizadas; g) Coordinar y supervisar el taller de imprenta y el funcionamiento de las bibliotecas. Art. 31.- Son deberes de los profesores asesores: a) Concurrir puntualmente a las sesiones del Departamento; b) Presentar proyectos de desarrollo cultural y asesorar al director para el cumplimiento de las actividades programadas; y, c) Estudiar y elaborar los informes respectivos, sobre aportes académicos que presentaren profesores y alumnos, recomendando al Consejo Directivo, si fuere del caso, su publicación. Art. 32.- Son deberes del comunicador social: a) Formular el programa de comunicación del Colegio Experimental Bernardo Valdivieso; b) Recopilar y difundir la información de todas las realizaciones educativas, culturales y de otro orden que se cumplen en la institución; c) Establecer vínculos con los medios de comunicación social de la ciudad y del país para informar las actividades del colegio; d) Coleccionar y organizar los documentos escritos y relacionados con la vida social y deportiva del colegio. grabados con aspectos 220 e) Asistir en corporación a todos los actos institucionales y extra institucionales, que realice y participe el colegio; f) Organizar el banco datos publicitados referentes a la institución; g) Mantener vínculos constantes con las instituciones similares, provinciales y nacionales; y, h) Proyectar convenios, acuerdos y resoluciones de colaboración con otros organismos. i) Y las demás que establecieren las autoridades del establecimiento. locales, De las Juntas de Directores de Áreas Art. 33.- Las Juntas de Directores de Área se integrarán y funcionarán como lo estipulan los Art. 112 y 113 del Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura. Art. 34.- La Junta de Directores de Área planificará el currículo institucional en base de las propuestas curriculares de las Juntas de Área. para el siguiente año lectivo y será entregado al Departamento de Planeamiento, Investigación y Experimentación máximo hasta el mes de julio de cada año. De las Juntas de Profesores de Área Art. 35.- Las Juntas de Profesores de Área se integrarán conforme lo determina el Art. 114 y 115 del Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura. Art. 36.- Las Juntas de Profesores de Área, formulará el currículo del área que se aplicará en el siguiente año lectivo y presentarlo máximo hasta el mes de junio de cada año. Art. 37.- Las Juntas de Profesores de Área se reunirán dos veces por mes o extraordinariamente cuando fuere necesario, bajo la presidencia del profesor Director de Área, y sus resoluciones se comunicarán a las autoridades del Plantel. De las Juntas de Profesores de Curso 221 Art. 38.- Las Juntas de Profesores de Curso, integradas de conformidad con el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, a más de las funciones y atribuciones que establece el mismo Reglamento en sus Art. 110 y 111 y en el Reglamento Especial de Planteles Experimentales. Art. 39.- Las Juntas de Profesores de Curso no se postergarán de la convocatoria hecha por las autoridades competentes. Art. 40.- En caso de ausencia del Presidente de la Junta, éste será reemplazado por uno de los profesores que la Junta decida. De los Profesores Guías Art. 41.- Corresponde a los profesores guías a más de lo señalado en el Reglamento General de la Ley de Educación en sus Art. 116 y 117 lo siguiente: a) Colaborar en la solución de los problemas estudiantiles; b) Presentar al Departamento de Planeamiento e Investigación, hasta 24 horas después de realizada la sesión, el acta debidamente firmada por el profesor guía y el secretario de la junta, haciendo constar en ella las razones de casos de bajo rendimiento expuestos por los profesores y de disciplina cuestionada determinada por la Junta; c) Sesionar con los representantes de los alumnos, para hacerles conocer sobre la disciplina, asistencia y aprovechamiento de sus representados. Del Personal Docente Art. 42.- Son deberes y atribuciones de los profesores, a mas de los establecidos en el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, y el Reglamento Especial para Planteles Experimentales, lo siguiente: a) Asumir su carga de trabajo de acuerdo a los requerimientos de la institución y al plan de distribución de trabajo docente aprobado por el Rector; b) Cumplir las instrucciones del Departamento de Planeamiento e Investigación en torno al desarrollo de los proyectos de experimentación educativa, el desarrollo curricular y la evaluación de los aprendizajes; c) Informar a sus alumnos, al inicio del año escolar, los programas de estudio anual y por trimestres, así como las formas o indicadores de evaluación y acreditación; d) Devolver a los estudiantes los reportes, pruebas de conocimiento, ensayos y otros trabajos utilizados para la evaluación, debidamente corregidos y calificados; 222 e) Llevar el registro de control de asistencia, disciplina y aprovechamiento de los alumnos e informarles permanentemente de sus acreditaciones parciales, y presentarlo ante la Junta de Curso; f) Consignar en la Secretaría del Plantel, oportunamente, los cuadros de calificaciones trimestrales, El incumplimiento será motivo de amonestación por escrito, sin perjuicio de lo ordenado en el Reglamento General de la Ley de Educación; g) Entregar la Ficha de Evaluación en el Departamento de Planeamiento, Investigación y Experimentación Educativa; h) Colaborar con artículos, ensayos y trabajos de carácter científico, artístico y literario, para la publicación de la revista y demás publicaciones del Establecimiento; i) Colaborar con la Comisión correspondiente, en la preparación y ejecución de certámenes científicos, artísticos y deportivos para los programas de celebración de las fiestas patronales del plantel; j) Colaborar con el profesor guía en la ejecución de acciones programadas por las juntas de área y las juntas de curso; y, k) Responsabilizarse de la disciplina de los alumnos durante su clase y colaborar en su control fuera de ellas; Art. 43.- Los profesores de Opciones Prácticas deberán hacer constar en su programa de estudios, actividades relacionadas con la creación, reparación, habilitación y mantenimiento de los bienes del Plantel, como práctica conjunta de los alumnos, extractase. Art. 44.- Los profesores no podrán solicitar a los alumnos contribuciones económicas de ninguna índole. Art. 45.- La inasistencia injustificada de los profesores a las reuniones de la Junta General, Juntas de Área, Juntas de Curso y demás actos académicos para los que fueren convocados, será sancionada pecuniariamente de acuerdo a la ley y reglamentos pertinentes. Art. 46.- El profesor bonificado de la sección nocturna que no asistiere por cualquier circunstancia a dictar clase debe justificar este hecho ante el rector, quien comunicará al inspector general para los fines pertinentes. 223 Art. 47.- El profesor bonificado que alcanzare un 25% de faltas injustificada en el año lectivo, de acuerdo con los informes remitidos por el Inspector General al Consejo Directivo, será separado de la cátedra de la sección nocturna. El rector, después de trascurridas veinticuatro horas de cursada la notificación a que se refiere el literal d) del Art. 19 del presente Reglamento, ordenará a Colecturía la aplicación de la sanción respectiva. De los Profesores Inspectores Art. 48.- El Inspector General presentará en el mes de julio el proyecto de distribución de trabajo del cuerpo de inspección para el próximo año lectivo, para su ratificación o rectificación al Sr. Rector. Art. 49.- Los inspectores, a más de cumplir con lo que dispone el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, tendrán los siguientes deberes y atribuciones: a) Responsabilizarse de la disciplina de los alumnos dentro del recinto del Colegio y durante los actos públicos en que participare oficialmente el Establecimiento; b) Mantener a los alumnos dentro de las aulas del Establecimiento realizando cualquier actividad dirigida al mejoramiento de la formación e información, durante las horas en las que no estuviere presente el profesor respectivo; c) Llevar el leccionario de clases de los paralelos a su cargo, y un registro actualizado de control de asistencia y disciplina de los alumnos, en los que además hará constar cualquier novedad, inclusive la concurrencia de los padres de familia a las llamadas del Establecimiento; d) Concurrir a las Juntas de Curso, e integrarse a ellas, portando el registro de asistencia y control de disciplina de los alumnos, y presentar los informes que le fueren solicitados; e) Informar al Inspector o Subinspector General, de manera inmediata, sobre la fuga y los actos de indisciplina en que incurrieren los estudiantes; f) Comunicar de inmediato a los representantes de los alumnos sobre inasistencia a clases o faltas disciplinarias; g) La acción de Inspección la realizará el personal destinado a esta actividad, recorriendo permanentemente las áreas de los paralelos que le han sido asignados para controlar la disciplina de los estudiantes. h) Entregar el listado de alumnos a los profesores en la primera semana de iniciación de clases; 224 i) El personal designado para el cuerpo de inspección cumplirá con los turnos de vigilancia interna en períodos de clases y de aquellos que se establecieran en vacaciones; j) Informar sobre el estado de las aulas, escritorios y demás enseres a ellos encomendados, después de cada jornada. k) Los profesores titulares del plantel tienen la responsabilidad de participar exclusivamente en las actividades cívicas, deportivas y culturales de este colegio. DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO De la Secretaría Art. 50.- Al Secretario y personal auxiliar de Secretaría, les corresponde a más del cumplimiento de los deberes y atribuciones constantes en el Reglamento General de Educación y Cultura, lo siguiente: a) Diseñar registros, libros y procedimientos administrativos a las exigencias de los proyectos experimentales que ejecuta el colegio; b) Proporcionar ágil y oportunamente la información requerida por autoridades y responsables de los proyectos experimentales; c) Llevar registro de control de licencias, permisos, comisiones de servicio y vacaciones del personal administrativo y de servicio concedidos por el Rector; y, b) Elaborar las libretas de calificaciones trimestrales dentro de la semana siguiente a la fecha de reunión de las Juntas de Curso respectivas. De la Colecturía Art. 51.- El Departamento de Colecturía funcionará de acuerdo al Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura y con sujeción a las normas de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, a las disposiciones de Contraloría y a las que emanen de la Ley de Presupuesto. El Colector, a más de lo que determina el cuerpo de leyes citado, ejercerá la supervisión del fiel cumplimiento de las labores que corresponden al contador, a los auxiliares, al Guardalmacén y personal administrativo bajo su dependencia. Tramitar el remate y la baja de los bienes en mal estado de acuerdo a las disposiciones legales correspondientes. 225 Art. 52.- Al Guardalmacén del Colegio le corresponde: a) Mantener actualizado el inventario general de bienes patrimoniales, muebles e inmuebles y más pertenencias materiales del Establecimiento; b) Responsabilizarse de la buena conservación de estas pertenencias y hacer conocer al rector sobre los daños que ocurrieren, a fin de que se disponga la oportuna reparación y restitución de las mismas; c) Llevar kárdex de control de materiales y suministros existentes y dar aviso oportuno de su consumo para efectos de pronta reposición; d) Exigir la devolución de los bienes entregados temporalmente a profesores, empleados y estudiantes entregados para su actividad; e) Controlar permanentemente el recorrido de los vehículos, su consumo de combustible y otros insumos, y preocuparse por la buena utilización y conservación de los mismos; f) Realizar las órdenes de ingreso y egreso a bodega de materiales y suministros previa orden del rector. g) Recibir las piezas sustituidas en máquinas, vehículos y otros bienes que fueren reparados, de acuerdo a las normas establecidas por la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control; h) Informar a Colecturía para que solicite al Consejo Directivo, la baja de los bienes que por su estado de deterioro e inutilidad, no pudieren ser rehabilitados; i) Revisar, controlar e inspeccionar el buen uso de las máquinas y materiales de los diferentes departamentos del Plantel; j) Proporcionar de inmediato los informes o documentos que le fueren solicitados para efectos de auditoría de los bienes a su cargo; y, k) Presentar anualmente al Consejo Directivo y a la Contraloría General del Estado, el inventario actualizado de los bienes de propiedad del Establecimiento. Art. 53.- Queda terminantemente prohibido el uso o préstamo de toda clase de bienes de propiedad del Colegio Experimental Bernardo Valdivieso para fines de lucro particular. De las Bibliotecas, los Laboratorios y los Talleres 226 Art. 54.- Las bibliotecas, los laboratorios y los talleres de la institución, estarán a entera disposición de profesores y estudiantes; Art. 55.- Corresponde a los empleados de bibliotecas, laboratorios, y talleres; a) Cumplir con el horario de trabajo que establezca el Consejo Directivo; b) Responsabilizarse del uso correcto y buena conservación de libros, revistas y periódicos y del material didáctico en general; equipos e insumos de laboratorios y talleres, y demás bienes entregados a su custodia; c) Elaborar y mantener actualizado el fichero de la biblioteca; d) Solicitar al rector la adquisición de nuevas obras, instrumentos y materiales, de acuerdo con los requerimientos de los programas de estudio presentados por los profesores; e) Informar a la Colectora y Guardalmacén para que soliciten al Consejo Directivo se disponga el trámite de remate o baja de los bienes que se encontraren en mal estado y no pudieran ser utilizados ni rehabilitados, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes; f) Contribuir en el ámbito de sus responsabilidades, al desarrollo de la cultura y de los planes y programas de interaprendizaje; g) Coordinar con los profesores la elaboración de horarios de utilización de biblioteca, laboratorios y talleres, a fin de facilitar el acceso ordenado y el óptima utilización por parte de profesores y alumnos; h) Colaborar con el personal docente y alumnado en la preparación y ejecución de clases prácticas y trabajos de investigación; i) Controlar las prácticas de laboratorio en ausencia del profesor titular; y, J) Presentar anualmente al Consejo Directivo, el inventario actualizado de los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad. Art. 56.- El préstamo de libros, utilización de laboratorios y talleres, se realizarán previa la garantía del profesor o alumno que los requieran para sus actividades académicas. Art. 57.- El Consejo Directivo emitirá un reglamento específico para el funcionamiento de la Biblioteca, Laboratorios y Talleres. De los Servicios Generales 227 Art. 58.- Los servicios generales estarán a cargo del personal de auxiliares de servicios y guardianía. Art. 59.- Tanto los auxiliares de servicios como los guardianes laborarán de acuerdo al horario que establezca, para cada uno de ellos, el rector del Plantel, y velarán por la buena conservación y custodia de los bienes muebles e inmuebles del Establecimiento. En circunstancias de pérdidas o daños de los bienes del plantel, se pondrá a conocimiento de las autoridades en procura de ejercer las acciones inmediatas de recuperación y determinación de responsabilidades. Art. 60.- Los guardianes al término de su jornada, reportarán las personero que el rector designe; novedades al Art. 61.- Los auxiliares de servicio son responsables de mantener el aseo permanente y buena presentación de aulas, canchas y demás ambientes físicos del Establecimiento. De las Unidades de Producción Art. 62- Se consideran unidades de producción: la imprenta, el coliseo cerrado, la piscina, los patios, canchas deportivas, talleres, laboratorios y los demás locales o espacios que pudieran generar ingresos económicos a la institución. Art. 63.- El Consejo Directivo podrá autorizar el uso de las unidades de producción, siempre que los usuarios paguen el alquiler, cubran los gastos mínimos de mantenimiento, consumo de energía eléctrica, agua etc. y la reposición de los daños que llegaren a ocasionar como consecuencia de esta forma de utilización, estableciendo para el efecto las garantías necesarias para el cumplimiento de estas obligaciones. Art. 64.- Cuando el Consejo Directivo autorice la utilización de las unidades de producción o la ejecución de trabajos en la imprenta, el Rector extenderá una orden escrita al empleado o empleados que corresponda, siempre y cuando se haya pagado en Colecturía el valor del arrendamiento o del servicio, y se hayan presentado las garantías a que se refiere el artículo precedente. Art. 65.- Los ingresos que generen las unidades de producción alimentarán el presupuesto de autogestión institucional y serán canalizados para el mantenimiento y mejoramiento de las unidades existentes, y para la creación de otras nuevas. De las Actividades Prácticas 228 Art. 66.- El Colegio hará constar anualmente en su plan de estudios las Opciones Prácticas que más convengan a la realidad económica y social de la provincia de Loja y a las posibilidades institucionales. Art. 67.- Para obtener los mejores resultados de las Opciones Prácticas, los profesores respectivos diseñarán sus programas de manera que los alumnos, al terminar el nivel de adaptación, estén en condiciones de lograr puestos de trabajo en el área de la opción escogida, o por lo menos de contribuir a la solución de problemas de carácter social. De los Alumnos Art. 68.- Son alumnos del Plantel quienes cumplan las disposiciones del reglamento. Art. 69.- A más de cumplir los deberes, ejercitar los derechos y acatar las prohibiciones que establece el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, corresponde a los estudiantes: a) Contribuir a conservar la buena imagen de la Institución y a procurar su mejoramiento continuo; b) Agruparse en clubes, asociaciones, etc., permitidos por la Ley y su Reglamento; c) Ejercer el derecho a elegir y ser elegidos para las diferentes representaciones en la Asociación Estudiantil de cada sección; d) Colaborar en revistas y periódicos que publique el Plantel; e) Proponer, a título personal o a través de cualquier agrupación estudiantil, inquietudes tendientes a mejorar las condiciones educativas, materiales y el cumplimiento de los fines y objetivos que persigue el Plantel; f) Solicitar a los profesores, al inicio del año y periódicamente, información sobre: programas de estudio para el año lectivo, formas de trabajo académico, evaluación y acreditación; g) Participar obligatoriamente en los trabajos de investigación propuestos por las autoridades; Art. 70.- Declarar de irrestricto cumplimiento los derechos de los alumnos consagrados en el Reglamento a la Ley de Educación y en los Códigos de la Niñez y Adolescencia y demás disposiciones legales pertinentes. 229 De los Padres de Familia Art. 71.- A más de lo establecido en el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, corresponde a los Padres de Familia: a) Responsabilizarse desde el momento de la matrícula, por el cumplimiento, asistencia y rendimiento de su hijo o representado; b) Consignar, junto con la correspondiente solicitud de admisión, el nombre, dirección domiciliaria y número de teléfono de la persona que deba subrogarle si por motivos de trabajo o domicilio debiera delegar su responsabilidad; c) Asistir al Establecimiento para conocer acerca del cumplimiento, asistencia y acreditación de su hijo o representado, haciendo uso de los espacios que para el efecto se fijarán en el horario de los profesores; y, d) Informarse y colaborar con los requerimientos del Plantel en los proyectos experimentales que se desarrollen. e) Conformar los comités de Padres de Familia de curso y central de conformidad con el Art. 148 del Reglamento General de la Ley de Educación y al literal b) del Art.149 del mismo Reglamento. Así como el Acuerdo Ministerial correspondiente en el que se estipulan sus deberes y derechos. Del Régimen Escolar La iniciación y desarrollo del año lectivo se regirán por el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, el Reglamento de Planteles Experimentales, las disposiciones ministeriales y el presente Reglamento Interno. De las Matrículas Art. 72.- La admisión a los estudiantes se hará de acuerdo a lo que establece el Reglamento a la Ley de Educación Art. 73.- Por el carácter experimental del Plantel el cupo máximo por paralelo será de 30 alumnos. De la Experimentación Educativa en el Establecimiento Art. 74.- De conformidad con su carácter experimental, el Colegio Bernardo Valdivieso ejecutará proyectos educativos aprobados por las instancias pertinentes 230 Art. 75.- La evaluación y acreditación, constituirá una verificación sistemática y continua de los aprendizajes y deberá permitir una apreciación cuantitativa y cualitativa de la formación integral de los alumnos. A través de la evaluación se identificarán las falencias que pudieran presentarse en los procesos de interaprendizaje, para su oportuna rectificación. De la Graduación de Bachilleres Art. 76.- Para obtener el título de bachiller, los alumnos cumplirán lo determinado en la Ley de Educación y Cultura, su Reglamento General, las disposiciones ministeriales y las normas establecidas en el proyecto experimental vigente. Art. 77.- Las personas que hubiesen obtenido la autorización para obtener el título de bachiller de conformidad al Art. 263 del Reglamento General a la Ley de Educación, el rector del Colegio Experimental Bernardo Valdivieso integrará, entre los profesores titulares del plantel, un tribunal encargado de la recepción y calificación del trabajo de investigación. Disposición final Art. 78.- El presente Reglamento Interno entrará en vigencia previa aprobación del Consejo Directivo y de la Dirección Provincial de Educación de Loja. Loja 4 de marzo 2008. 231 BIBLIOGRAFÍA 232 BIBLIOGRAFÍA Andrade Puga, Ramiro. (1998). Auditoria Teoría Básica: Enfoque moderno, (2°edición) Loja .UTPL. Whittington O Ray & Pany,Kurt. (2000). Auditoria un enfoque integral, (12°edición) Mc Graw Hill. Mantilla, Samuel Alberto. (2003) .Control Interno Informe COSO (3° edición) .Bogotá ECOEEDICIONES. Romero,Walter .Planificación Estratégica.(1°Edición) Costa Rica .Central de Coordinación RDI. Mintzberg,Henrry; Brian Q,James; Voyer,John. (1997). El Proceso Estratégico. Conceptos. Contextos y casos. (1°Edición ) Edición breve. México Prentice Hall. Whittington O Ray & Pany Kurt (2005) :Principios de Auditoria :, México, Mc Graw Hill. Subia Guerra, Jaime (2007). Curso de Auditoría de Gestión Loja-Ecuador. Escuela de Ciencias Contables y Auditoría. Universidad Técnica particular de Loja (inédito). Contraloría General del Estado (2002) Manual de Auditoría de Gestión Quito- Ecuador. REFERENCIAS ELECTRÓNICAS. SEYCC. (En línea). Indicadores. 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