PADOR Manual del usuario V2.0
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Registro en línea de los datos de solicitantes potenciales Manual del usuario de PADOR Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid ÍNDICE 1 ¿QUÉ ES PADOR?..........................................................................................................................5 1.1 EuropeAid, Oficina de cooperación de la Comisión Europea ...............................................5 1.1.1 Nuevos instrumentos para el período 2007-2013...............................................................5 1.1.2 Alcance del sistema PADOR: Convocatorias de propuestas .............................................7 1.2 Principios de PADOR.............................................................................................................8 1.3 ¿A quién va dirigido el sistema?...........................................................................................10 1.4 Objetivos...............................................................................................................................11 1.5 Ventajas ................................................................................................................................12 1.5.1 Solicitantes .......................................................................................................................12 1.5.2 Comisión Europea ............................................................................................................12 1.6 ¿Cuándo podré registrar mi organización? ...........................................................................12 1.7 Identificación de su organización .........................................................................................13 «FEL 6» ....................................................................................................................................13 1.8 1.8.1 CAPTCHA ........................................................................................................................14 1.8.2 ECAS (Sistema de Autentificación de la Comisión Europea) ..........................................14 1.9 2 3 4 Seguridad ..............................................................................................................................14 Confidencialidad...................................................................................................................15 1.9.1 Responsabilidad ...............................................................................................................15 1.9.2 Protección de datos personales........................................................................................15 LOS FUNDAMENTOS: ....................................................................................................................17 2.1 ¿Qué necesito para tener acceso a PADOR? ........................................................................17 2.2 ¿Cómo funciona PADOR ? Acceso y derechos de acceso ...................................................17 2.3 Excepción (Dispensa) ...........................................................................................................19 2.4 Selección del idioma.............................................................................................................20 2.5 Índice PADOR......................................................................................................................21 2.6 Preguntas más frecuentes (FAQ) ..........................................................................................22 ¿CÓMO ACCEDER A PADOR?:....................................................................................................23 3.1 La página inicial de los servicios en línea de EuropeAid .....................................................23 3.2 Menú PADOR ......................................................................................................................24 3.3 Desea registrar una organización en PADOR.......................................................................26 CÓMO CREAR SU IDENTIFICADOR DE ACCESO INDIVIDUAL: .....................................................27 4.1 Quiere registrar una nueva organización pero aún no tiene una identificación personal de la Comisión (ECAS) ..............................................................................................................................27 4.1.1 En el menú PADOR elija la opción: «Usted no tiene todavía una matrícula ECAS». Aparecerá la siguiente pantalla: ...................................................................................................27 2 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 4.1.2 Servicios de registro en línea de EuropeAid Aparecerá una lista con el nombre de organizaciones ya conocidas por la Comisión....30 Si su organización no está en la lista, pulse en «Mi organización no está en la lista». ...............30 4.1.3 Si su organización no existe en la base de datos PADOR recibirá la autorización para registrarla......................................................................................................................................30 4.1.4 Recibe un correo electrónico del Servicio Europeo de Autentificación en su dirección de correo electrónico personal. --pantalla 5 --..................................................................................31 5 4.2 Su organización ya existe en PADOR ..................................................................................36 4.3 Usted recibió un mensaje de la CE con el fin de obtener una identificación........................37 4.4 Enlace entre su identificación personal y su organización ...................................................39 CÓMO COMPLETAR LA INFORMACIÓN SOBRE SU ORGANIZACIÓN ...........................................40 5.1 Es importante saber:..............................................................................................................40 5.1.1 GUARDAR no es lo mismo que SOMETER .....................................................................40 5.1.2 Navegación .......................................................................................................................40 5.1.3 Elementos emergentes ......................................................................................................41 5.1.4 Botón Reinicializar...........................................................................................................42 5.1.5 Pulse una vez ....................................................................................................................42 5.1.6 Si recibe un mensaje de error...........................................................................................42 5.2 Identificación ........................................................................................................................43 5.2.1 Datos administrativos.......................................................................................................43 5.2.2 Perfil.................................................................................................................................44 5.2.3 Información FEL :............................................................................................................48 Para más información sobre la Ficha de Entidad Legal, consulte la página siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/lef-information_es.htm ......................48 5.3 5.3.1 Sectorial............................................................................................................................51 5.3.2 Geográfica........................................................................................................................52 5.3.3 Intersecciones ...................................................................................................................53 5.4 6 Experiencia ...........................................................................................................................51 Datos financieros ..................................................................................................................53 5.4.1 Situación financiera..........................................................................................................53 5.4.2 Fuentes de financiación (en la pantalla "orígenes de financiación") ..............................55 5.5 Informe de auditoría..............................................................................................................56 5.6 Personal.................................................................................................................................56 5.6.1 Identificación....................................................................................................................57 5.6.2 Consejo de direccióin .......................................................................................................58 5.7 Estrategia y Metodología ......................................................................................................59 5.8 Someter .................................................................................................................................60 DESEA ACTUALIZAR O MODIFICAR UNA ORGANIZACIÓN YA CONOCIDA EN PADOR: ...........61 3 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 6.1 Servicios de registro en línea de EuropeAid Tiene una identificación personal ECAS..............................................................................61 6.2 No tiene una identificación personal, pero su organización ya tiene un gestor de usuarios PADOR..............................................................................................................................................62 6.3 7 No tiene una identificación personal ECAS, pero su organización ya figura en PADOR....62 CÓMO GESTIONAR SUS USUARIOS INTERNOS .............................................................................63 7.1 Diversos perfiles ...................................................................................................................63 7.1.1 Consulta (puede ver datos)...............................................................................................63 7.1.2 Actualización (agente de entrada de datos) .....................................................................63 7.1.3 Firma (signatario PADOR)..............................................................................................64 7.1.4 «Gestor de usuarios»........................................................................................................64 7.2 Añadir o modificar los derechos de un usuario (véase la pantalla 17 parte A).....................64 7.3 Añadir un usuario que ya cuenta con una identificación ECAS ...........................................65 7.4 Añadir o modificar sus datos personales (nombre, apellidos, correo electrónico de conexión) ...........................................................................................................................................65 7.5 Suprimir un usuario ..............................................................................................................65 4 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 1 Servicios de registro en línea de EuropeAid ¿QUÉ ES PADOR? «REGISTRO EN LÍNEA DE LOS DATOS DE SOLICITANTES POTENCIALES» EuropeAid, la Oficina de Cooperación de la Unión Europea, ha desarrollado un servicio en línea dirigido a los solicitantes potenciales de subvenciones con el fin de que puedan registrar los datos de sus organizaciones en una base única, para: 1.1 − Tener un mejor conocimiento de sus socios, a través de la creación de una base de datos fiable de los posibles solicitantes de subvenciones de EuropeAid que permita a la Oficina mejorar la gestión de la información sobre los mismos. − Mejorar los servicios prestados a potenciales solicitantes de subvenciones. PADOR es el primer servicio en línea de EuropeAid. Sin embargo, la Oficina trabaja actualmente en otros módulos, diseñados para permitir a los candidatos (a convocatorias de propuestas) presentar una solicitud y seguir la evolución de la misma en línea (lanzamiento previsto para 2008/09) − Permitir que las organizaciones registren y actualicen ellas mismas sus datos. EUROPEAID, OFICINA DE COOPERACIÓN DE LA COMISIÓN EUROPEA La política y las acciones internacionales de cooperación al desarrollo de la UE están guiadas por los objetivos de desarrollo del milenio (ODM), establecidos por las Naciones Unidas en cooperación con otras organizaciones internacionales competentes en materia de desarrolllo, y por los principales objetivos y principios en materia de desarrollo aprobados por la Comunidad y sus Estados miembros. La UE lleva a cabo una política que estimula la cooperación, las asociaciones y la creación de empresas conjuntas entre agentes económicos de la Comunidad y de los países y regiones socios y que promueve el diálogo entre interlocutores políticos, económicos y sociales de los sectores interesados. Un clima político que garantice la paz y la estabilidad, el respeto de los derechos humanos, las libertades fundamentales y los principios democráticos, el Estado de Derecho, la buena gobernanza y la igualdad de género es fundamental para el desarrollo a largo plazo. 1.1.1 Nuevos instrumentos para el período 2007-2013 Desde la introducción del nuevo Reglamento (CE) nº 1905/2006, de 18 de diciembre de 2006, EuropeAid ejecuta su presupuesto a través de 7 instrumentos que cubren diversas partes del mundo. Estos instrumentos están integrados por varios programas que se centran en objetivos específicos: 5 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid ; IEVAÎ Instrumento de vecindad de 17 países: Mediterráneo, Europa del Este, Rusia, Cáucaso, Oriente Medio (macroeconómico - bilateral) ; FED Î Fondo Europeo de Desarrollo: 78 países de África, Caribe y Pacífico y países y territorios de ultramar (PTU) (macroeconómico - bilateral) ; ICD Î Instrumento de Cooperación para el Desarrollo: América Latina, Asia (Central), países situados al este de Jordania, Sudáfrica, países de África, Caribe y Pacífico ; Programas específicos de país (macroeconómicos - bilaterales) ; Desarrollo social y humano ; Medio ambiente ; Agentes no estatales y autoridades locales ; Seguridad alimentaria ; Política de inmigración y de asilo ; IEDDH ; Democracia ; Estado de Derecho ; Derechos Humanos ; Libertades fundamentales ; INS Î Instrumento de seguridad nuclear A título informativo ; IPA Î Instrumento de preadhesión: 6 países de los Balcanes occidentales y Turquía, está gestionado por la DG ELARG ; IFS Î Instrumento de estabilidad: Todos los terceros países excepto países industrializados. Esta instrumento lo gestiona la Dirección General de relaciones exteriores (RELEX) ; ICI Î Países industrializados (macroeconómicos - bilaterales). Gestionado por la Dirección General de relaciones exteriores (RELEX) A excepción de los programas macroeconómicos bilaterales, con gestión descentralizada a nivel de los Estados socios, EuropeAid gestiona sus fondos por medio de convocatorias de propuestas. Para los contratos de suministros también se recurre a las licitaciones. 6 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid El artículo 168 del Reglamento financiero n° 2342/2002, de 1 de mayo de 2007, prevé algunas excepciones: « 1. Únicamente podrán concederse subvenciones sin necesidad de una convocatoria de propuestas en los siguientes casos: a) en el caso de la ayuda humanitaria contemplada en el Reglamento (CE) nº 1257/96 del Consejo, y en el de las ayudas en situaciones de crisis definidas en el apartado 2; b) en otros casos de emergencia excepcionales y debidamente justificados; c) en favor de organismos que se encuentren en situación de monopolio de hecho o de derecho, debidamente motivada en la correspondiente decisión de concesión de la Comisión; d) en favor de los organismos recogidos en un acto de base, en el sentido del artículo 49 del Reglamento financiero, como perceptores de una subvención; e) en el caso de investigación y desarrollo tecnológico, en favor de los organismos mencionados en el programa de trabajo anual a que se refiere el artículo 110 del Reglamento financiero, cuando el acto de base lo prevea expresamente, y a condición de que el proyecto no entre en el ámbito de aplicación de una convocatoria de propuestas; f) en el caso de acciones de carácter específico que requieran un tipo particular de organismo por razones de su competencia técnica, su alto grado de especialización o sus competencias administrativas, siempre y cuando dichas acciones no entren en el ámbito de aplicación de una convocatoria de propuestas. 2. Las situaciones de crisis, referidas a terceros países, son aquellas situaciones: que amenazan el orden público y la seguridad de las personas, con riesgo de que degeneren en un conflicto armado o puedan desestabilizar el país y pueden quebrantar gravemente: a) la salvaguardia de valores comunes, de intereses fundamentales, de la independencia e integridad de la Unión Europea; b) la seguridad de la Unión Europea, el mantenimiento de la paz y la seguridad internacional, la promoción de la cooperación internacional o el desarrollo y potenciación de la democracia, del Estado de Derecho, del respeto de los derechos humanos y libertades fundamentales, conforme al artículo 11 del Tratado de la Unión Europea y al artículo 3 del Reglamento (CE) nº 381/2001 del Consejo.» 1.1.2 Alcance del sistema PADOR: Convocatorias de propuestas PADOR está dirigido a las organizaciones que desean obtener una subvención a través de una convocatoria de propuestas. 7 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid Las organizaciones que deseen obtener una subvención de los programas anteriormente descritos deben responder a una convocatoria de propuestas específica presentando su «formulario de solicitud» debidamente cumplimentado. Dicho formulario contiene dos tipos de datos: = > Los datos relacionados con la propia organización; hasta la puesta en marcha PADOR estos datos debían presentarse cada vez que una organización quería participar en una convocatoria de propuestas. = > Los datos relacionados con el proyecto. Las convocatorias se publican en el apartado «Financiación» del sitio Europa de Internet: http://europa.eu.int/comm/scr/tender/index_es.htm También puede accederse a través de la misma página, http://europa.eu.int/comm/scr/tender/index_es.htm, en el subapartado «Posibilidades de financiación» del capítulo «Trabajar con nosotros». Si no conoce los procedimientos de las convocatorias de propuestas, se describen en el siguiente enlace: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_es.htm 1.2 ; PRINCIPIOS DE PADOR A partir de ahora, la información relativa al perfil de la organización y la información correspondiente a la propuesta de proyecto irán separadas claramente. Se trata de un cambio radical con respecto a los procedimientos de gestión vigentes hasta el 1 de mayo de 2007. Gracias a PADOR, las organizaciones ya no tendrán que presentar todos los datos administrativos y la documentación necesaria en formato de papel dada vez 8 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid que participen en una convocatoria (estatutos, informes financieros y auditorías). Basta con que la organización introduzca la información en PADOR y la actualice regularmente. La Comisión se servirá de dicha información cada vez que la organización se presente a una convocatoria de propuestas concreta. ; Para ello, se ha puesto a disposición de los solicitantes de subvenciones potenciales un servicio de registro en línea. Cada organización es responsable de la codificación y actualización de sus datos. El acceso en línea está abierto todo el año. Cuando una organización participa en una convocatoria, envía su número de identificación PADOR, denominado EuropeAid ID, a la Comisión Europea. La organización certifica la conformidad de los datos codificados y actualizados regularmente en PADOR, comprometiendo así su responsabilidad. ; Cada vez que se presenta una modificación, se memoriza la fecha de procesamiento, de modo que se crea un historial de los datos. Es importante distinguir los datos de los documentos justificativos introducidos en PADOR. Datos Solamente se tendrán en consideración los datos registrados antes de la fecha límite para la presentación de la propuesta completa (en el caso de una convocatoria de propuestas restringida) o del documento de síntesis y de la propuesta completa (en el caso de una convocatoria de propuestas abierta). Por lo tanto, este método informatizado responderá plenamente a los requisitos de procedimiento de una convocatoria de propuestas. Existen dos tipos de convocatorias de propuestas: 1. Convocatorias de propuestas restringidas: Según la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Comunidad Europea (PRAG), «Las convocatorias son restringidas cuando todos los solicitantes pueden solicitar participar pero sólo se invita a presentar una propuesta completa a los solicitantes que hayan sido preseleccionados (sobre la base de un documento de síntesis en respuesta a la Guía para los solicitantes publicada)». En otras palabras, el solicitante envía en primer lugar un documento de síntesis y si pasa la preselección se le invita a presentar una propuesta completa., 2. Convocatorias de propuestas abiertas: Según la PRAG, «La convocatoria de propuestas es abierta cuando todos los solicitantes que lo deseen pueden enviar un formulario de solicitud de subvención incluyendo una propuesta completa como respuesta a la Guía para los solicitantes publicada». Es decir, el solicitante debe envíar el documento de síntesis y la propuesta completa al mismo tiempo. Documentos justificativos Según el procedimiento (véase los enlaces más arriba), los documentos justificativos solicitados (estatutos, informes financieros, informes de auditoría) se pueden cargar en PADOR antes de la evaluación de la propuestas completa, pero en cualquier caso deberán descargarse dentro del plazo previsto en la carta de notificación de la Comisión Europea. La Comisión recordará por carta al solicitante que será preciso que dichos documentos figuren en PADOR para poder proceder a la verificación de elegibilidad. 9 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid ; Para las entidades que ya han sido validadas por la Comisión, se introduce la Ficha de Entidad Legal (FEL). Le rogamos que lea el punto sobre la «Identificación de su organización». ; Se mejorará la coherencia interna de los datos: todos los servicios de EuropeAid, ya sea en la sede central o en las delegaciones, tendrán acceso a los mismos datos. ; Solamente la organización correspondiente podrá completar, actualizar, registrar y firmar sus propios datos. N.B.: Las organizaciones que no puedan realizar por su cuenta estas operaciones en PADOR (véase el punto 2.3) pueden solicitar una derogación especial (dispensa) y enviar su solicitud a la entidad adjudicadora (cf. anexo 4). Si la Comisión acepta el motivo aducido por la organización para justificar su incapacidad de acceso a PADOR, el servicio responsable de la convocatoria de propuestas deberá completar la base de datos de PADOR con la información que comunique la organización. 1.3 ; ¿A QUIÉN VA DIRIGIDO EL SISTEMA? El registro en la base de datos está en principio abierto a todas las organizaciones que: - están activas y cuentan con capacidades en el ámbito del desarrollo; necesitan una subvención de EuropeAid a largo o corto plazo; disponen de estatutos oficiales (o de documentos equivalentes) y de sus propias cuentas anuales; están habilitadas para hablar en nombre de sus miembros ; El registro en PADOR no está abierto a los particulares. Las personas independientes que deseen participar en una convocatoria de propuestas habrán de comprobar que el reglamento general de la convocatoria lo permite. En caso afirmativo, deben rellenar el formulario de solicitud de subvención completo en papel (incluido el capítulo «Solicitante»). Tan pronto como obtengan un contrato con la Comisión Europea, las personas independientes recibirán una identificación y una contraseña PADOR que les dará acceso a PADOR y con los que podrán actualizar ellos mismos sus datos. ; El mismo principio se aplica a las personas que representen entidades sin personalidad jurídica. Para más información a este respecto, les referimos al punto 6.2.3.1 de la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Comunidad Europea (http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_ es.htm) ; La Comisión trata únicamente con el organismo que firma los contratos (responsable del presupuesto y de los pagos). SE TRATA DE UN PRINCIPIO FUNDAMENTAL. Sólo pueden beneficiarse de las subvenciones las organizaciones que tienen esta capacidad. Por ejemplo: - Un laboratorio que trabaja para una universidad no tiene estatuto jurídico. Únicamente puede firmar el contrato la sede de la Universidad. Los datos administrativos que deben 10 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid introducirse en PADOR serán los de la sede y no los del laboratorio. - Una organización europea puede tener oficinas en varios países. Si una de estas oficinas o filiales está registrada legalmente en un país y dispone de autoridad para firmar contratos y ejecutar pagos (en una cuenta bancaria no vinculada con la sede central) podrá ser subvencionable, pero los datos introducidos en PADOR por la oficina o filial deberán corresponder a su propia experiencia (al nivel de la oficina o filial de que se trate) y no a la experiencia de la sede central o de otras filiales de la misma «familia» de organizaciones. En otras palabras, la autoridad adjudicadora reconoce la personalidad jurídica de una organización y su elegibilidad en función de sus estatutos. La elegibilidad se establece de acuerdo con la legislación a la que está sometida la oficina o filial y con el lugar de registro y no de acuerdo con la agrupación o la estructura de gestión de la entidad. 1.4 OBJETIVOS ; Los datos PADOR corresponden fundamentalmente a los requeridos hasta hace poco en los formularios de solicitud en papel usados en las convocatorias de propuestas de EuropeAid en los capítulos II («solicitante») y III («socios del solicitante que participan en la acción»). Para que el sistema pueda utilizarlos, EuropeAid formalizó los datos con una estructura y una precisión bien definidas. ; Se podría deducir que los datos pueden utilizarse de forma discriminatoria y desleal, favoreciendo a determinadas organizaciones antes del lanzamiento de la convocatoria de propuestas, pero no es así en absoluto. Es preciso establecer una distinción clara entre PADOR, por un lado, y el proceso de selección, por otro. Las condiciones de elegibilidad de una convocatoria se especifican en la base jurídica y en los documentos oficiales. En virtud de estas normas, las convocatorias de propuestas deberán respetar los principios de base de la transparencia y la igualdad de oportunidades. Estos principios garantizan que los datos PADOR no se utilizarán para una selección de socios potenciales antes del lanzamiento de la convocatoria de propuestas por parte de EuropeAid. ; El objetivo es claramente mejorar la gestión de la información sobre las intervenciones de EuropeAid a nivel mundial, pero también, y hay que insistir en este punto, destacar la profesionalidad y el valor añadido que aporta el trabajo de nuestros socios. Todos los actores no estatales y las autoridades locales desempeñan un papel central en los países en los que intervienen. EuropeAid desea mejorar la imagen de este valor añadido y justificar la acción de estos actores. ; Para ello, PADOR introduce una mejor clasificación, con listas más claras y más exhaustivas. También se introducen nuevos «indicadores», como la categoría y los grupos de destinatarios. Por ejemplo, será más fácil para EuropeAid encontrar información sobre organizaciones privadas que trabajan con los niños soldado o con los pueblos indígenas. ; Para mejorar la gestión de la información y la imagen de la ayuda al desarrollo, los detalles de cada acción son irrelevantes dentro de la perspectiva de la información general. Informes y estadísticas muestran las grandes tendencias y los principales porcentajes. El mejor medio para identificar a las organizaciones es utilizar indicadores 11 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid basados en escalas (de 1 a 10, de 11 a 21, de 21 a 100, etc.). La combinación de estos indicadores permite un mejor conocimiento de nuestros socios y de su capacidad de aplicación. 1.5 VENTAJAS 1.5.1 Solicitantes - No deberán presentar de nuevo los datos administrativos de su organización para cada convocatoria de propuestas. 1.5.2 Comisión Europea - Contará con una base de datos con información de las entidades que solicitan subvenciones. - Ahorrará tiempo, ya que la organización registra sus datos ella misma, lo que reduce el tiempo de tratamiento. - Mejorará la calidad de los datos, gracias a la responsabilidad de la organización, a la referencia a la FEL y al uso de una pantalla que impedirá la doble entrada. 1.6 ¿CUÁNDO PODRÉ REGISTRAR MI ORGANIZACIÓN? ; PADOR estará accesible todo el año. Las organizaciones podrán actualizar sus datos o crear una nueva entrada siempre que lo deseen o que se produzcan cambios. ; Todas las modificaciones dan lugar a la creación de una memoria de acciones pasadas, salvaguardándose la fecha de su introducción. En cada convocatoria sólo se tendrá en cuenta la información registrada antes del fin del plazo de presentación de solicitudes. Las modificaciones que se registren con posterioridad al final de dicho plazo no se tendrán en cuenta para esa convocatoria. Se aconseja que se registren los datos de cada convocatoria antes de la fecha límite. ; La Guía Práctica1 estipula que la organización tendrá de plazo para la presentación de los documentos justificativos solicitados hasta la fecha fijada en la carta de notificación de la Comisión Europea. Dicha carta recordará que se han de cargar los documentos en PADOR para proceder a la verificación final de la elegibilidad. No obstante, se aconseja efectuar dicha carga ya durante el registro. 1 Guía Práctica, ver: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_es.htm 12 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 1.7 Servicios de registro en línea de EuropeAid IDENTIFICACIÓN DE SU ORGANIZACIÓN Todas las personas que utilizan una base de datos necesitan una identificación personal. En el caso de su organización, dicha identificación se realiza a dos niveles. ; El primer nivel depende del procedimiento general aplicable a todos los contratos y a todos los pagos efectuados por la Comisión a través de su Dirección General de Presupuesto (DG BUDG). Dicha Dirección General gestiona el presupuesto de la Comisión Europea (CE). Para ello la Dirección General estableció una base de datos en la que pueden identificarse todos los contratantes. Cada contratante potencial rellena una Ficha de Entidad Legal (FEL), que contiene todos los datos administrativos que permiten su identificación (por ejemplo, el nombre y dirección oficiales de la organización, «FEL provisional» Los códigos FEL provisionales se asignan a las organizaciones que nunca han recibido una subvención europea. En PADOR estos códigos no son visibles y aparece la respuesta «N/A». «FEL 6» Los códigos «FEL 6» se asignan a organizaciones que ya han recibido una subvención europea. Cuando una organización obtiene una subvención europea, la DG Presupuesto verifica la información del FEL en función de los documentos justificativos enviados por el contratante (por ejemplo, los estatutos de la organización, etc.). Concluida la fase de verificación, la DG BUDG asigna un número FEL a la organización. Este número ID empieza por 6, el «FEL 6». Este código es único y válido para todas las transacciones con la CE. ; A nivel de EuropeAid, cuando una organización se registra en PADOR, se crea una referencia única, EuropeAid ID, que se le atribuye a todas las organizaciones registradas en la base de datos aunque no se firme ningún contrato tras el proceso de selección. La clave de identificación PADOR se indicará en el formulario de solicitud de subvención. Cuando la organización desee actualizar sus datos o introducir nueva información, sólo tendrá que introducir su identificación EuropeAid y no tendrá que rellenar el formulario. No será necesario introducir los datos para cada convocatoria de propuestas. 13 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 1.8 Servicios de registro en línea de EuropeAid SEGURIDAD Será preciso distinguir entre la organización y sus usuarios. PADOR gestiona principalmente organizaciones (con una dirección electrónica única para la organización). Sin embargo, en realidad, sólo pueden tener acceso a los datos de la organización los usuarios (personas). Este acceso es posible gracias a una dirección electrónica denominada «login e-mail» (dirección de correo electrónico de conexión) que pertenece a un miembro del personal (una persona). Esta dirección deberá ser distinta de la dirección de correo electrónico de la organización. Dicho de otro modo, habrá que gestionar la seguridad a nivel de la conexión individual (individual login). Cada usuario tendrá un identificación y una contraseña que deberán ser confidenciales. La seguridad de acceso estará garantizada mediante mecanismos establecidos por nuestra Dirección General de Informática (DG DIGIT), a saber: - el CAPTCHA (Completely Automated Public Turing test to Tell Computers and Humans Apart); - el ECAS (European Commission Authentication Service). 1.8.1 CAPTCHA El CAPTCHA es un mecanismo de protección que consiste en la presentación de una imagen que contiene un código que debe reproducirse en un campo previsto a tal efecto. La finalidad del mecanismo es proteger el acceso a la base de datos para evitar la generación automática y masiva de registros por robots. 1.8.2 ECAS (Sistema de Autentificación de la Comisión Europea) El ECAS es el servicio de autentificación del usuario de la Comisión y su finalidad es aumentar la seguridad de los sistemas de TI de la Comisión. El ECAS protege su identidad informática de abusos y garantiza la identidad de los usuarios de los sistemas clientes. Asimismo permite una entrada única para las aplicaciones participantes. Su identificador (username) y contraseña (password) son la única información que el ECAS obtiene de usted directamente. Constituyen su documento de identidad y le acreditan ante el sistema ECAS e indirectamente ante los sistemas que usted use. Por lo que se refiere a la gestión de las contraseñas, los usuarios pueden crear su contraseña, o crearla de nuevo si las olvidan, a través del sistema de correo electrónico interno. También pueden modificarla si expira. Así pues, las personas que tengan acceso a su cuenta de correo electrónico pueden crear una nueva contraseña. Sólo la seguridad de su sistema de correo electrónico puede evitar que esto suceda. Le corresponde a usted asegurarse de que no solicita que le envíen una nueva contraseña si tienen acceso a su correo electrónico otras personas (por reenvío automático, delegación u otro motivo). No comunique su contraseña a nadie. Es personal e intransferible. No introduzca nunca su contraseña en una pantalla en la que no figure el logo oficial del ECAS o si tiene dudas sobre la autenticidad del sitio ECAS. 14 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid Asegúrese de que su navegador indica (generalmente mediante un candado u otro icono) que está en una conexión segura y que está conectado con ecas.cc.cec.eu.int La contraseña se conserva con una forma irreversible que no conoce ni siquiera el ECAS. Todas las páginas del sitio del ECAS contienen un encabezamiento y un pie de página con enlaces para la conexión, desconexión (login/log out), olvido de la contraseña (forgot your password) y cambio de la contraseña y ayuda (change password and help). Nota: uso de los chivatos (cookies) El ECAS utiliza chivatos, lo que puede plantear problemas si está activada su opción Internet de bloqueo de elementos emergentes. Cuando cree su contraseña ECAS, compruebe que esta opción está desactivada (ver capítulo 4.1, página 29, opción de bloqueo de elementos emergentes). Estas cookies le permiten conectarse a distintas aplicaciones sin tener que introducir todas las veces su identificador y su contraseña. No contienen información personal y son un simple indicador que permite al ECAS encontrar su entrada en sus listas. Se trata de cookies puntuales, que se borran al cerrar el navegador. Si ha elegido una opción en su navegador que no autoriza las cookies, no podrá disponer de esta posibilidad y deberá autenticarse todas las veces que se conecte a una nueva aplicación cliente del ECAS. Se ha creado también una cookie permanente para registrar su opción de lengua. Sin dicha cookie, la lengua por defecto es el inglés. 1.9 CONFIDENCIALIDAD 1.9.1 Responsabilidad La Comisión declina cualquier responsabilidad en relación con la exactitud de los datos registrados por una organización en la base de datos para participar en una convocatoria de propuestas. Si la organización cometiera errores a la hora de registrar sus datos, la Comisión se reserva el derecho de declarar no elegible a la organización para la convocatoria de propuestas de que se trate. El registro de una organización en la base de datos no constituye una forma de reconocimiento oficial de la misma por parte de la Comisión. 1.9.2 Protección de datos personales A continuación se incluye información adicional sobre el uso, la actualización y la supresión de sus datos personales: Declaración de privacidad para PADOR: Base de datos específica: PADOR PADOR, el servicio de la Comisión responsable de la Oficina de cooperación EuropeAid, recogerá sus datos personales con el único fin de crear una base de datos de los solicitantes potenciales en el marco de la cooperación externa, con vistas a la gestión del conocimiento. ¿Quién tiene acceso a sus datos y a quién se le comunican? 15 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid El funcionario de la Comisión responsable de PADOR y el responsable del tratamiento de los datos tendrán acceso a su información, así como todos los representantes, de la Comisión autorizados (en la oficina de cooperación EuropeAid y en las delegaciones) sin perjuicio de su eventual comunicación a las autoridades de control comunitarias encargadas de una misión de seguimiento o de inspección con arreglo al Derecho comunitario en el contexto de una investigación específica. Sus datos no se transferirán a las autoridades nacionales. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos? Ninguna persona ajena a la Comisión puede acceder a los datos recogidos en PADOR. Dentro de la Comisión, sólo pueden acceder los representantes designados mediante un identificador y una contraseña. ¿Cómo puede verificar, modificar o suprimir sus datos? Usted tiene acceso directo a la información registrada en la base de datos. Para modificarla o borrarla, basta con conectarse a PADOR con el identificador y contraseña que se le comunicaron en el momento de registrarse. ¿Cuánto tiempo se conservan sus datos? Los datos de las organizaciones que hayan tenido una relación contractual con la Comisión se conservan durante 7 años tras el último contrato. Los datos de las organizaciones que han participado en una convocatoria de propuestas se conservarán 7 años después de la última convocatoria de propuestas en la que participaron. Si una organización no ha actualizado sus datos durante los últimos tres años, se suprimirán sus datos de conexión (identificador + contraseña). Si una organización no ha celebrado nunca un contrato con la Comisión, ni participado en una convocatoria ni actualizado sus datos durante los últimos 3 años, se borrarán todos sus datos. Contacto Para cualquier pregunta en relación con los datos que ha introducido en el sistema, diríjase por correo electrónico al siguiente buzón de contacto: [email protected] Base jurídica Reglamento (CE) n° 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos. . 16 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 2 LOS FUNDAMENTOS: 2.1 ¿QUÉ NECESITO PARA TENER ACCESO A PADOR? ; La conexión a Internet es, por supuesto, requisito previo para tener acceso a PADOR, registrar y actualizar el perfil de su organización. Sin embargo, no necesita un acceso permanente. Debe acceder a Internet cuando necesite actualizar los datos de su organización. PADOR consta de varias pantallas. La función «guardar» está prevista en cada pantalla, lo que evita la pérdida de los datos introducidos con anterioridad. De este modo podrá «dividir» la codificación. ; Se recomienda disponer de un acceso fiable a Internet para el primer registro. No es necesario registrar datos en PADOR desde un ordenador o conexión Internet situados en el país/comunidad de origen de la organización. Por ejemplo, una organización de Ghana puede registrarse en PADOR desde un ordenador o conexión de Internet situados en el Reino Unido o Francia. En caso de dificultades con la conexión Internet de su país/comunidad, no dude en pedir a amigos o parientes que le ayuden a registrar su organización en PADOR, aunque lo hagan desde otro ordenador o linea Internet, o se encuentren en el extranjero. ; Es necesaria una dirección de correo electrónico para su organización con el fin de identificarla . Dicha dirección se utilizará para los mensajes. ; Una dirección de correo electrónico personal también es necesaria para que podamos darle un acceso seguro por correo electrónico. ; La dirección de PADOR en la Web: - para la primera conexión: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/index.cfm?do=Pador.Reglefeid - para conexiones siguientes: http://ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/pador/index_en.htm http://ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/pador ; 2.2 La contraseña ECAS. Más adelante se indicará el acceso a la contraseña ECAS. ¿CÓMO FUNCIONA PADOR ? ACCESO Y DERECHOS DE ACCESO ; PADOR es una base de datos para organizaciones. Las organizaciones se identifican a través de una dirección de correo electrónico. Se aconseja utilizar una dirección independiente del nombre de la persona encargada de registrar la organización en PADOR (véase el campo «E-mail de la organización» en la ventana «REGISTRO» de PADOR - Capítulo 5.1). ; No obstante, la gestión de los datos PADOR en el seno de las organizaciones la llevan a cabo personas, por lo que es preciso identificar a cada una de ellas con sus propios derechos de acceso. PADOR establece un vínculo claro entre la persona y la organización. Si no se respeta el vínculo, se deniega el acceso (véase el campo «E-mail 17 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid de login» (correo electrónico de conexión) en la ventana «REGISTRO» de PADOR – Capítulo 4.1, página 25). ; La organización (director/presidente/gerente de la organización) permite a sus miembros que utilicen PADOR. Es responsabilidad de la misma gestionar los permisos de acceso a PADOR entre su personal a través de una pantalla específica de PADOR. Hay tres clases de autorización de acceso a la base de datos PADOR: - Acceso de sólo lectura: la persona puede consultar la información registrada en PADOR. Acceso de consulta y modificación: la persona puede consultar, actualizar y completar la información de la organización registrada en PADOR. Acceso de firma: la persona puede consultar, completar y validar la información de la organización registrada en PADOR. Ésta es la autorización más amplia. Los miembros de la organización que tienen acceso a PADOR sólo pueden conceder a sus colegas derechos equivalentes o inferiores a los suyos. Por ejemplo, alguien con autorización para consultar y modificar datos registrados en PADOR, puede asignar solamente la autorización de acceso de «lectura» o «consulta y modificación», pero no de «firma». ; La organización solo puede acceder a sus propios datos. ; Cuando registra por primera vez su organización (nueva organización en PADOR), su nombre se asocia al de la organización. Este primer registro le da [exclusivamente a usted] los derechos de consulta, actualización o modificación de los datos de la organización. ; La primera persona que registra la organización tiene la responsabilidad de gestionar y de dar acceso a PADOR a otros miembros de la misma organización, otorgándoles las distintas autorizaciones de acceso antes mencionadas. Esto significa que la organización es totalmente responsable de la gestión de sus usuarios y de establecer el tipo de autorización, designar nuevos usuarios o suprimir los derechos de acceso de un usuario. Se pueden designar tantos usuarios como sea necesario en función de las necesidades internas. No obstante, es preciso extremar la precaución a la hora de autorizar el acceso para la modificación de los datos, ya que si son muchas las personas habilitadas para modificar los datos del registro, la información de PADOR puede hacerse pronto difícil de gestionar. La autorización de «firma» es la más importante. Con su nombre y su título el titular del acceso de firma valida la exactitud de todos los datos de PADOR y compromete la responsabilidad de la organización. En función de la firma, una propuesta puede rechazarse si los datos no cumplen con la información requerida en las directrices de una convocatoria. En EuropeAid, todo el personal puede consultar la base de datos PADOR, pero solamente algunos personas del servicio de ayuda PADOR tienen autorización para registrar nuevas organizaciones (solo para organizaciones que hayan recibido una excepción especial (dispensa) de EuropeAid). En caso necesario, un administrador especial (personal de EuropeAid) puede también modificar datos registrados por la propia organización. 18 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR ; 2.3 Servicios de registro en línea de EuropeAid Una misma organización no puede registrarse dos veces. Para evitarlo, el sistema PADOR compara los datos registrados con la base de datos completa. Si se detecta una entrada doble, el sistema le pide que se ponga en contacto con la persona que registró anteriormente su organización en la base de datos PADOR, o que se ponga en contacto con el servicio de apoyo PADOR. EXCEPCIÓN (DISPENSA) Para más detalles sobre este procedimiento, consulte el documento «Procedimiento de dispensa» del sitio Internet http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_es.htm, en la columna de la derecha, en «Ayuda». ; En algunos casos (véase el anexo 4), la organización no es capaz de registrar, completar o actualizar los datos. Cuando esto ocurra, la organización puede solicitar una excepción (dispensa), enviando una solicitud por escrito a la Comisión (por correo, fax o correo electrónico) en la que se expliquen las razones por las que la organización no puede registrar sus propios datos. Esta carta deberá enviarse al servicio de la Comisión encargado de la convocatoria de propuestas de que se trate: la dirección del servicio figurará en las directrices de la correspondiente convocatoria de propuestas. Si la Comisión acepta la justificación aducida para la imposibilidad de registro, la organización deberá rellenar el formulario de solicitud en papel de forma exhaustiva y enviarlo a la Comisión. El servicio responsable de la convocatoria de propuestas específica puede completar la base de datos PADOR con la información suministrada por la organización en el formulario de solicitud. ; La dispensa sólo se acepta caso por caso y para una convocatoria de propuestas específica. Hay que volver a presentarla cada vez que una organización presenta su candidatura a una convocatoria de propuestas. ; Tan pronto como se registre la organización en PADOR, los datos incluidos en PADOR se considerarán válidos. ; Las organizaciones que no puedan registrarse en PADOR y que deseen que la Comisión introduzca sus datos sólo podrán solicitar una dispensa si se presentan a una convocatoria de propuestas específica. Las organizaciones que no tengan previsto presentarse a una convocatoria de propuestas en un futuro próximo no pueden solicitar la dispensa. No se tendrán en cuenta las solicitudes de dispensa enviadas a la Comisión que no estén relacionadas con una convocatoria de propuestas específica. 19 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 2.4 Servicios de registro en línea de EuropeAid SELECCIÓN DEL IDIOMA El sitio Internet PADOR se presenta en tres idiomas. ; Inglés ; Español (excepto algunos mensajes durante el proceso de identificación para el inicio de la sesión y la contraseña) ; Francés (excepto algunos mensajes durante el proceso de identificación para el inicio de la sesión y la contraseña) Para cambiar de idioma pinche la pequeña flecha del menú de persiana de la parte superior de la página «Registro». Atención: si la página no aparece en el idioma elegido, pinche con el botón derecho en la página para restaurar. Repita esta operación hasta que la página aparezca en el idioma correcto. Idioma de los documentos justificativos a) Si los documentos justificativos están escritos en uno de los idiomas oficiales de la Unión Europea le rogamos que carge en PADOR el original del documento y una traducción del mismo al 20 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid idioma o idiomas del procedimiento (es decir, español, francés, inglés o portugués). Si su organización tiene previsto participar en varias convocatorias de propuestas en distintos idiomas (español, francés, inglés o portugués) es preciso garantizar que se cargan en PADOR todas las versiones lingüísticas pertinentes (por ejemplo, si participa al mismo tiempo en tres convocatorias de propuestas, una en inglés, otra en portugués y otra en francés, le recomendamos vivamente que traduzca sus documentos a esas tres lenguas y cargue las distintas versiones en PADOR.) b) Si los documentos justificativos no están escritos en uno de los idiomas oficiales de la Unión Europea, una traducción al idioma o a uno de los idiomas de la convocatoria de propuestas de los extractos pertinentes de dichos documentos que demuestren la elegibilidad del solicitante podrían solicitarse a los fines de interpretar la propuesta. 2.5 ÍNDICE PADOR El contenido registrado en PADOR serán los datos relacionados con la propia organización (y no con el proyecto presentado por la organización): ; Perfil de los actores de desarrollo (por ejemplo: fin lucrativo/no lucrativo, categoría (para aplicar un planteamiento segmentado), sector(es), etc.) ; Datos solicitados en el capítulo relacionado con el solicitante (capítulo II del formulario en papel) del formulario de solicitud de subvención (hasta la fecha, todos los solicitantes debían suministrar estos datos en todas las convocatorias de propuestas sin que alimentaran una base de datos central). Este capítulo se refiere a todos los datos relacionados con una organización. El formulario en papel se ha adaptado del mismo modo para responder a las necesidades de tratamiento de PADOR (listas de opciones, información estructurada y formal, etc.) El formulario de solicitud en papel se sigue exigiendo para participar en una convocatoria de propuestas para todos los elementos relacionados con el proyecto. Cuando se registra una organización en PADOR, EuropeAid asigna un número de identificación, denominado EuropeAid ID. El EuropeAid ID aparece en todas las ventanas de PADOR, justo debajo del título de cada pantalla. Para ver su EuropeAid ID, usted debe rellenar y GUARDAR los campos obligatorios (en letras naranja) de todas las pantallas de PADOR. Para salvar los datos que introduzca en PADOR, pinche en el botón «SOMETER» del menú de la columna de la izquierda. (Una vez que haya rellenado los campos obligatorios de todas las pantallas, se activará el botón SOMETER, que pasará a ser verde. El EuropeAid ID aparece en todas las ventanas de PADOR, justo debajo del título de cada pantalla. Si se introduce este número al principio del capítulo II relativo a los datos del solicitante, la organización ya no tiene que cumplimentarlo. ; Datos solicitados en el capítulo relacionado con los socios (capítulo III del formulario de papel). Este capítulo del formulario de solicitud se refiere a los datos de los socios de un solicitante de una subvención. El formulario en papel se ha adaptado del mismo modo para responder a las necesidades de tratamiento de PADOR (listas de opciones, información estructurada y formal, etc.) Cuando se registra un socio de una organización en PADOR, recibe un número de 21 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid identificación. Introduciendo este número al principio del capítulo correspondiente, la organización ya no necesita rellenar dicho capítulo. ; Documentos escaneados (estatutos, datos financieros consolidados e informe de auditoría). ; La Ficha de Entidad Legal (FEL) y el EuropeAid ID de cada organización. N.B. Si la organización ya tiene un contrato con la Comisión y tiene que modificar algunos de sus datos, existe la posibilidad, a través de PADOR, de imprimir un documento FEL previamente rellenado (para más información, ver el capítulo 5.1.3). 2.6 PREGUNTAS MÁS FRECUENTES (FAQ) El apartado de preguntas más frecuentes (en la columna de la derecha de la pantalla http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_es.htm) se actualiza frecuentemente sobre la base de las observaciones y cuestiones que los usuarios dirigen al equipo de PADOR: se aconseja vivamente consultar estas preguntas antes de proceder al registro en PADOR y se ruega que no se pongan en contacto con el puesto de informaciones (helpdesk) antes de hacerlo. 22 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 3 Servicios de registro en línea de EuropeAid ¿CÓMO ACCEDER A PADOR? 3.1 LA PÁGINA INICIAL DE LOS SERVICIOS EN LÍNEA DE EUROPEAID ; PADOR es el primer paso de un proceso iniciado por EuropeAid para abrir sus servicios a fines exteriores. Aprovechando la nueva tecnología de Internet, EuropeAid dará acceso a sus socios a herramientas que mejoran la calidad y la eficacia de su trabajo. Se puede acceder a PADOR: - A través del menú de la izquierda de la página inicial de EuropeAid, en el apartado «Trabajar con nosotros», debajo de «Servicios en línea». En un futuro próximo estarán disponibles otros módulos en la página «Servicios en línea»: - El módulo «publicación de las convocatorias de propuestas», también accesible a través de la página «Posibilidades de financiación», recoge todas las convocatorias lanzadas por EuropeAid. - El módulo «presentación en línea de las convocatorias de propuestas» (módulo en construcción disponible a finales de 2008). - El menú de la derecha de la página de inicio de EuropeAid. 23 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 3.2 Servicios de registro en línea de EuropeAid MENÚ PADOR 24 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid El menú PADOR se basa en la distinción entre la noción de organización y de persona que trabaja en la organización. El objetivo de PADOR es identificar las organizaciones. Pero, para acceder a estas funciones, es preciso que el sistema reconozca a la persona con sus derechos de acceso individuales para registrar, actualizar o consultar. Crear/registrar una organización El principio en PADOR es crear únicamente una EuropeAid ID por organización. La identificación EuropeAid ID de su organización se crea en PADOR en el momento en que usted recibe el primer correo electrónico ECAS de confirmación. Si después de recibir dicho correo electrónico sigue teniendo dificultades para registrarse, le rogamos que se ponga en contacto directamente con el Helpdesk ([email protected] ) A. No tiene una identificación personal (matrícula) ECAS: A.1. Obtenga su identificación personal: Para empezar, usted debe obtener su identificación personal. Los pasos necesarios se describen en el póximo apartado 3.3 y en el capítulo 4. Enhorabuena: es usted la primera persona de su organización que accede a PADOR. Usted será el «Gestor de usuarios PADOR» y su papel es gestionar los derechos de acceso de todas las personas de su organización que trabajen con PADOR. A.2. Su acceso ECAS(*) se ha abierto: Ver el capítulo 5. Usted puede crear otro usuario (ver «Añadir usuario») con los mismos derechos que usted en caso de que no desee o pueda seguir siendo el gestor de los usuarios de su organización. B. Tiene una identificación personal (matrícula) ECAS : Si ya ha recibido su código de identificación personal ECAS en anteriores contactos con la Comisión, consulte el punto 4.3 del capítulo 5. Sólo tiene que vincular su identificación ECAS y su organización dentro de PADOR. Por ejemplo: 1. La primera vez que usted trabajó con una base de datos de la Comisión (como, por ejemplo, la base de datos de la Dirección General de Investigación o de Justicia, Libertad e Interior, etc) recibió un código de identificación ECAS. Dicho código que usted ha utilizado para otros fines es único y se convierte en la única vía de acceso a PADOR. 2. Usted es el gestor de varias organizaciones y necesita introducir todas ellas en PADOR por separado. Recibió un código ECAS al registrar la primera organización: esta identificación personal sirve para registrar también las demás organizaciones. Cada vez que desee registrar una nueva organización regrese al menu inicial y pulse «Usted tiene una matrícula ECAS». Accederá a PADOR a través de la misma matrícula (código de 25 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid identificación personal. Ver punto 3.4.1. Actualizar/consultar los datos de una organización registrada Si ya ha recibido su matrícula (código de identificación personal) ECAS, vea los capítulos 5, 6 y 7. Si aun no ha recibido su matrícula (código de identificación personal) ECAS, vea los puntos 6.2 y 6.3.. 3.3 DESEA REGISTRAR UNA ORGANIZACIÓN EN PADOR PADOR se basa en el principio de una sola EuropeAid ID por organización. La EuropeAid ID de una organización se crea en PADOR en el momento en que usted recibe la primera confirmación ECAS por correo electrónico. PADOR dispone de un sistema que impide la doble codificación (filtro PADOR). Cuando intenta registrar su organización, PADOR la compara con todas las organizaciones ya registradas en el sistema. Cuando el sistema detecta la misma organización u organizaciones similares, las muestra para que los usuarios puedan comprobar si su organización existe ya en la base de datos. ATENCIÓN : No puede crearse una nueva entrada en dos casos : • Su organización es conocida en PADOR, pero usted no dispone de una identificación en su organización para acceder a la base de datos: Son tres las razones que pueden explicar esta situación: - Un miembro del personal ha creado ya el perfil de su organización. Diríjase a esa persona para pedirle los derechos de acceso como nuevo usuario. - EuropeAid ya ha registrado un mínimo de datos de las organizaciones que han firmado un contrato en el pasado con EuropeAid. Si este es su caso, recibirá una carta con un identificador inicial y una contraseña. Por lo que se refiere a la fase de lanzamiento de PADOR, el sistema irá ya cargado con una serie de datos mínimos de las organizaciones que EuropeAid ya conoce por haber celebrado contratos con ellas en el pasado. Si este es el caso de su organización, se le enviará una carta con el identificador inicial y la contraseña. Si ha extraviado esta carta, diríjase por correo a la oficina de asistencia de PADOR. - Alguien ajeno a su organización ha creado su perfil por error o de forma malintencionada. Por favor, póngase en contacto con esa persona. Si se trata de una disputa, envíe un correo electrónico a la oficina de asistencia de PADOR con su documento de estatuto legal. • Su organización no tenía capacidad para introducir sus datos en PADOR para participar en una convocatoria de propuestas. Usted ha obtenido una dispensa y puede presentar un formulario de solicitud en papel. Con el fin de completar la base de datos a fines de gestión, los servicios internos de EuropeAid tuvieron que introducirlos de forma excepcional. Pasado algún tiempo, la situación ha mejorado en su organización y desean gestionar su perfil. Envíe un correo electrónico al servicio de asistencia de PADOR con el fin de obtener su identificación personal. 26 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 4 CÓMO CREAR SU IDENTIFICADOR DE ACCESO INDIVIDUAL: 4.1 QUIERE REGISTRAR UNA NUEVA ORGANIZACIÓN PERO AÚN NO TIENE UNA IDENTIFICACIÓN PERSONAL DE LA COMISIÓN (ECAS) Para accder a esta pantalla, consulte el apartado 3.1 y 3.2. 4.1.1 En el menú PADOR elija la opción: «Usted no tiene todavía una matrícula ECAS». Aparecerá la siguiente pantalla: Pantalla 1 ; Incorpore las características principales de su organización y sus datos personales para obtener el acceso a la base de datos PADOR y crear una contraseña. Este primer registro permite crear ya un acceso seguro. Para ello será preciso crear una identificación personal ECAS. En primer lugar, deberá comunicar su dirección personal de correo electrónico. Recibirá inmediatamente un correo electrónico y dispondrá de unos instantes para crear y confirmar su identificación. Le aconsejamos que, antes de empezar a registrarse, tenga su buzón de correo personal abierto 27 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid en otra ventana, con el fin de estar preparado para crear su contraseña. Nota : ; Esta primera información se utiliza para comprobar que su organización no está ya registrada en la base. ; Para más detalles sobre la información que debe introducirse en cada campo, pulsar el símbolo de interrogación Accederá a una explicación sobre cómo completar el campo de que se trate. ; Es obligatorio rellenar los campos naranja. ; La mayor parte de los datos de esta pantalla corresponden a la Ficha de Entidad Legal (FEL) de su organización. En el momento en que una organización firma un contrato con la Comisión Europea (CE), el servicio central de presupuesto de la CE (Dirección General de Presupuesto) comprueba los datos de la FEL. Una vez validados por el servicio central de presupuesto de la CE, usted ya no podrá validar los datos de la FEL registrados en PADOR. Si debe actualizar los datos FEL de su organización (por ejemplo, en caso de que su organizacióin se haya mudado a una nueva dirección, etc.), por favor, póngase en contacto con la persona de contacto de la CE habitual y solicite el cambio (suministre los documentos justificativos que fueran necesarios). Los campos siguientes forman parte de la FEL y por lo tanto no pueden modificarse en PADOR. Los datos FEL van marcados por un asterisco *. • • • • • • • • • • Nombre de la organización Abreviatura Número de registro Número de IVA Lugar de registro Fecha de registro Dirección País Tipo legal Forma legal Para más información sobre la FEL, vea el capítulo 5.2.3 de este manual, y la página Web http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/lef-information_en.htm 28 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Código clave: Se trata de una clave de seguridad especial. Teclee en la casilla las letras de la imagen en color. Puede escribir con minúsculas o MAYÚSCULAS. Es indiferente. No confunda los círculos (no debe introducirlos) con la letra «o», un poco más oval. Ejemplo: ltuWZjfZ = ltuwzjfz Para su información, no hay ningún límite para introducir el código. Puede intentarlo tantas veces como sea necesario. En el siguente ejemplo, el Sr. «Leonard Da Vinci» registra una falsa organización denominada «PADOR sans Frontières»: Pantalla 2 29 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid Una vez introducidos los datos, pulse en «guardar». 4.1.2 Aparecerá una lista con el nombre de organizaciones ya conocidas por la Comisión Si su organización no está en la lista, pulse en «Mi organización no está en la lista». Si su organización está en la lista selecciónela y pulse «guardar». Si su organización aparece más de una vez en la pantalla, debe seleccionar OBLIGATORIAMENTE la organización con el «tipo 6». Si su organización aparece en la lista, lea el párrafo 4.2. Se enviará un correo electrónico a la dirección de correo electrónico de su organización. Al mismo tiempo se envía otro correo al servicio de asistencia PADOR. Nuestro helpdesk se pondrá en contacto con ustedes a lo largo de los próximos días. De no ser así, envíe un mensaje al helpdesk: [email protected] 4.1.3 Si su organización no existe en la base de datos PADOR recibirá la autorización para registrarla Compruebe que los datos son correctos. – pantalla 3 – Si los datos son correctos, pulse en «guardar». Si no son correctos, pulse en «reinicializar» y volverá a la pantalla anterior. 30 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Pantalla 3 Aparecerá esta pantalla. – Pantalla 4 – Pa nta lla 4 4.1.4 Recibe un correo electrónico del Servicio Europeo de Autentificación en su dirección de correo electrónico personal. --pantalla 5 -- Este mensaje incluye un enlace (texto subrayado que empieza por «https:…»). Pulse en el enlace. Si este enlace no abre el sitio Web de la Comisión, copie el enlace en el Menú de direcciones de Internet – pantalla 6 – 31 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Pa nta lla 5 Pa nta lla 6 En la siguiente pantalla, introduzca su dirección de correo electrónico personal. 32 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Pa nta lla 7 (5) Antes de pulsar el botón de solicitud de la contraseña ECAS – pantalla 8 –, lea el texto siguiente. Por razones de seguridad, una vez que haya pulsado en la solicitud de la contraseña ECAS, usted dispone únicamente de diez minutos para acceder a la pantalla de contraseña ECAS y crear su nueva contraseña (password). Pa nta lla 8 Antes de nada, le aconsejamos que abra su buzón para ahorrar tiempo. A continuación, piense en la contraseña que desea crear para proteger su acceso. √ La contraseña debe contener por lo menos 8 caracteres de tres de los cuatro grupos siguientes: letra, número, carácter especial y signo de puntuación. √ Expira 90 días después de ser cambiada o (re-)inicializada √ Se da una advertencia 5 días antes de que expire √ La contraseña debe tener por lo menos 8 caracteres √ La contraseña no puede cambiarse en un plazo de 24 horas después de su creación √ Las últimas 5 contraseñas quedan almacenadas y no pueden volver a utilizarse 33 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR √ Si se introducen cinco contraseñas incorrectas para una identificación (nombre de usuario) determinada, dicha identificación se bloqueará automáticamente durante 15 minutos. Atención, si su configuración Internet tiene activa la opción de bloqueo de elementos emergentes, es preciso desactivarla durante el proceso de creación de su contraseña. Una vez realizada esta operación, puede bloquear de nuevo los elementos emergentes. Para desbloquear los elementos emergentes acuda al menú Internet. En el menú «herramientas» pinchar en «bloqueador de elementos emergentes». Desactive la opción «bloqueador de elementos emergentes». Pa nta lla 9 En su buzón de correo, abra el correo que ha recibido del servicio de autentificación: «ECAS password initialisation». Pa nta lla 10 En el mensaje aparecerá un enlace (el texto subrayado que empieza por «https :…»). 34 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Pa nta lla 11 Pulse en este enlace. Si este enlace no abre el sitio Web de la Comisión, copie el enlace en el menú de direcciones de Internet – pantalla 12 – Pa nta lla 12 En esta página, introduzca su contraseña dos veces y pulse en «submit». Pa nta lla 13 Le aconsejamos que escriba su identificación ECAS (nombre de usuario, por ejemplo, nvincile) porque solo aparecerá una vez en esta pantalla. En cualquier caso, usted podrá utilizar también la dirección de correo electrónico que usó cuando se registró cada vez que ECAS requiera su 35 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR identificación. Dicha dirección de correo electrónico se conoce en PADOR como dirección de correo electrónico de conexión («login email») (por ejemplo, [email protected]). Recibirá una respuesta confirmando que su identificación y su contraseña se han creado. 4.2 SU ORGANIZACIÓN YA EXISTE EN PADOR Cuando guardó la primera pantalla PADOR con los datos sobre su organización, encontró el nombre de su organización en la lista propuesta por PADOR. Pa nta lla 14 Selecciónela. Compruebe los datos de su organización y guárdelos. 36 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Pa nta lla 15 [En este momento, si desea regresar al menú PADOR, necesita pinchar en el botón de Internet «BACK», y a continuación pulsar en el botón de la derecha del ratón para elegir la opción «Refresh» dos veces.] Pa nta lla 16 Al pulsar en «guardar», se genera un correo electrónico dirigido a la dirección de conexión (login Email), es decir, la dirección de correo electrónico de la persona que inició el registro. Al mismo tiempo, se envía otro mensaje al Helpdesk de PADOR. Se pondrán en contacto con ustedes en los próximos días. Si recibe un correo electrónico de la CE, por favor, consulte el punto 4.3. En caso contrario, póngase en contacto con PADOR SUPPORT. 4.3 USTED RECIBIÓ UN MENSAJE DE LA IDENTIFICACIÓN CE CON EL FIN DE OBTENER UNA El administrador PADOR de su organización pidió al equipo PADOR que le diera acceso a la base de datos PADOR. Usted recibió un mensaje del Servicio europeo de autenticación en su buzón personal. 37 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Pa nta lla 17 Lea el punto 4.1.4. 38 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 4.4 ENLACE ENTRE SU IDENTIFICACIÓN PERSONAL Y SU ORGANIZACIÓN El enlace entre su identificación personal y su organización se hace a través de la misma pantalla. Si no recuerda su identificación (username), puede introducir su direccion de correo electrónico en el campo. Introduca su contraseña (password) ECAS. Pa nta lla 18 Y registre su organización. Consulte el capítulo 5 para más detalles sobre los campos que ha de rellenar. 39 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 5 CÓMO COMPLETAR LA INFORMACIÓN SOBRE SU ORGANIZACIÓN 5.1 5.1.1 Servicios de registro en línea de EuropeAid ES IMPORTANTE SABER: GUARDAR no es lo mismo que SOMETER NB: en cada pantalla debe pulsar el botón GUARDAR. Esta acción guarda los datos de su organización. PERO esta acción debe completarse con la de SOMETER, situada en la pantalla «Someter» con el fin de comprometer la responsabilidad de la organización que se está registrando. Por ejemplo, si su organización participa en una convocatoria de propuestas, la Comisión sólo considerará los datos registrados en PADOR que aparezcan con la fecha de la última vez que se confirmaron los datos a través de la ventana «SOMETER». NB: el último perfil considerado tras ser «sometido» será, según se trate de datos introducidos o de documentos justificativos cargados en PADOR: a) por lo que se refiere a los datos introducidos en PADOR, los últimos datos validados a través de la función «SOMETER» antes de la fecha de la presentación de la propuesta completa (para la convocatoria de propuestas restringida) o del documento de síntesis/propuesta completa (en el caso de una convocatoria de propuestas abierta), b) por lo que se refiere a los documentos justificativos, en caso de que la propuesta completa se evalúe positivamente y se le invite a presentar estos documentos ante la CE en un plazo determinado, le invitamos a que compruebe que carga en PADOR las versiones más recientes de dichos documentos: puede cargar las versiones más recientes de los documentos justificativos incluso después de averiguar los resultados de la evaluación de la propuesta completa. Para que se ACTIVE el botón SOMETER, debe rellenar la informacion obligatoria solicitada en los campos naranja en todas las pantallas de PADOR. Una vez que haya rellenado los campos naranja, el botón SOMETER se activará automáticamente. Para que su EuropeAid ID sea visible, debe pulsar la función SOMETER obligatoriamente. Para poder ver su EuropeAid ID, debe rellenar y SOMETER los campos obligatorios (en letras naranja) de todas las pantallas de PADOR. Para someter los datos que introduzca en PADOR, pulse el botón «SOMETER» en el menú de la derecha de la pantalla. (El botón SOMETER se pondrá verde, es decir, se activará, una vez rellene todos los campos obligatorios de todas las pantallas). NB: Una vez que haya pulsado el botón SOMETER se pondrá gris automáticamente y se desactivará hasta que introduzca algún cambio en unos de los campos obligatorios con letra naranja: cuando guarde el cambio en uno de dichos cambios, el botón SOMETER se activará poniéndose verde de nuevo. Ello le permitirá SOMETER su perfil de nuevo. 5.1.2 Navegación Como puede ver, las opciones del menú de la izquierda están en su mayor parte desactivadas. Es preciso completar la pantalla de los datos administrativos antes de que se active la opción «Perfil» del menú. 40 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Tras rellenar los Datos administrativos y del Perfil, podrá acceder a todas las pantallas, con excepción de las pantallas Someter y Herramientas. Es preciso subrayar que la pantalla Someter solo será accesible cuando se hayan completado todos los campos obligatorios, y que sólo podrá hacerlo la persona que reciba los derechos de signatario. After saving Datos administrativo s After saving Perfil Nota : Dependiendo del «Motivo» del registro en PADOR (campo que debe rellenar en la pantalla de «datos administrativos»), algunas pantallas son obligatorias y otras no. Pa nta lla 19 Por ejemplo, en caso de que el motivo del registro en PADOR sea «solicitante de una convocatoria de propuestas», deberá rellenar obligatoriamente las pantallas «Situación financiera» y «Recursos financieros» (orígenes financieros en la pantalla) para que se active la opción SOMETER. Si en el motivo figura «partícipe de una convocatoria de propuestas» o «hacerse conocer en la CE», estará obligado a suministrar información financiera a través de PADOR. 5.1.3 Elementos emergentes Si necesita explicaciones para rellenar un campo, sitúe el ratón sobre el signo de interrogación o pulse una vez sobre el mismo . Aparecerá la explicación de cada campo de la pantalla. Podrá imprimir esta información explicativa. 41 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Pa nta lla 20 5.1.4 Botón Reinicializar El botón REINICIALIZAR le devuelve a la pantalla con los datos que usted almacenó la última vez que pulsó GUARDAR. 5.1.5 Pulse una vez Al tratarse de un sitio Internet, trate de no pulsar dos veces, ya que podría generarse un mensaje de error. 5.1.6 Si recibe un mensaje de error ERROR EXECUTING DATABASE QUERY Significa que la base de datos está temporalmente inaccesible debido a procedimientos de mantenimiento. Este problema ocurre normalmente a la hora de la comida en GMT+1. (Entre mediodía y las 2 de la tarde.) Por favor, vuelva a intentarlo más tarde. 42 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 5.2 5.2.1 IDENTIFICACIÓN Datos administrativos Pa nta lla 21 Nombre de la organización* Nombre legal y oficial de la organización tal y como consta en sus estatutos (o documento equivalente). S i usted utilisa un nombre usual distinto, por favor inscríbelo entre paréntesis después de la denominación legal. Por ejemplo "Denominación Legal (Nombre Usual)" Abreviatura* Acrónimo oficial de la organización E-Mail de la organización* Dirección de correo electrónico genérica correspondiente a la organización, se usará para fines comunicativos; si no se ostenta, una dirección de correo electrónico personal puede ser utilizada Idioma Idioma que hay que usar para fines comunicativos Número* Número original utilizado por algunos Estados para identificar oficialmente a una organización , tal y como consta en los estatutos de la organización (o documento equivalente) Fecha* DD/MM/AAAA Fecha en que la organización se registró oficialmente, tal y como consta en sus estatutos (o documento equivalente) 43 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Lugar* lUgar/Ciudad dónde la organización está registrada Estatutos En el caso de que los estatutos estén redactados en una lengua distinta a las lenguas oficiales de la Unión Europea o en su caso, del país donde se va a desarrollar la Acción, se solicitara una traducción de los apartados determinados de los documentos que demuestran la elegibilidad del solicitante en la lengua/ en una de las lenguas de la convocatoria de propuestas para interpretar la solicitud. Con el fin de que su documento sea cargado correctamente en PADOR, debe asegurarse de que el título del documento esté escrito utilizando caracteres latinos. Tipo legal* El tipo legal determine si la organización está sumisa al derecho Público o Privado. Esta información está relacionada a su "forma legal" (ver la pantalla Perfil ) Dirección* Dirección oficial de la organización, tal y como se dispone en sus estatutos (o documento equivalente) Código Postal* El utilizado en la dirección oficial de la organización, tal y como consta en sus estatutos (o documento equivalente) Apartado de Correos* El utilizado en la dirección oficial de la organización, tal y como consta en sus estatutos (o documento equivalente) País* País correspondiente a la dirección donde la organización está registrada, tal y como consta en sus estatutos (o documento equivalente) IVA número* Número original utilizado por algunos Estados para reclamar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) Sitio Web Sitio Web oficial de la organización Teléfono Teléfono oficial de la organización Motivo ¿Porqué la organización registra sus datos? Con el fin de: 1) hacerse conocer a la Comisión Europea; O 2) presentar una Propuesta a la Convocatoria; O 3) tomar parte en una Convocatoria para Propuestas (como partícipe de un solicitante de una Convocatoria para propuestas) Fax Número de fax oficial de la organización 5.2.2 Perfil Si desea expandir el campo de uno o varios sectores pulsando el signo «más» , deberá: Î Rellene toda la información obligatoria, es decir: ánimo de lucro, valores de referencia, categoría, ONG, hipervínculo, sector(es) (sin expandir), grupos destinatarios. Î Pulse «guardar». 44 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Tras este paso, puede elegir otro sector, ampliando la lista gracias al signo «más». Cada vez que expanda un sector y seleccione un subsector, pulse en «guardar» para salvar la modificación. 5.2.2.1 Lista de sectores Para consultar la definición de los sectores propuestos, vea la lista de sectores en el anexo 3. Use la barra elevadora para ver la lista completa de sectores. Nota: para añadir sectores más rápidamente, introduzca los códigos de los sectores separados por una coma (Ejemplo: 110, 111, 115) Estos sectores se seleccionarán más tarde en la pantalla de experiencia sectorial. 5.2.2.2 Grupos destinatarios En el anexo 2, lista de grupos destinatarios, se puede consultar la definición de cada uno de ellos. Una vez que haya guardado el perfil de su organización, todas las pantallas PADOR se vuelven accesibles. Elija usted mismo el orden en que desea introducir sus datos. Pa nta lla 22 Tipo legal* El tipo legal determine si la organización está sumisa al derecho Público o Privado. Esta información está relacionada a su "forma legal" (ver la pantalla Perfil ) Forma legal* Sí su forma legal de su organización no aparece en la lista disponible, eso 45 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid signifa que todavía ningún organización con aquella Forma Legal ha contratado con la Comisión Europea. Sí su organización consigue un contrato con la Comisión Europea, en ese caso, le pediremos a su organización de someter un documento llamado ''LEF / Legal Entity File" cuyo el modelo pre-rellano está accesible en el menu de izquierda : Identificación \LEF pre-rellano. Ánimo de Lucro? No: Organizactión que, tal y como se dispone en sus estatutos (o documento equivalente) o en la ley, está obligada de utilisar cualquier lucro (es decir todo beneficio generado por sus actividades) en actividades de interés público.Todo reparto del lucro entre los tenedores de obligaciones o miembros es contraria al estatuto ''Sin ánimo de lucro''. Si: organización que distribuye un lucro eventual entre sus accionistas o miembros al lugar de investirlo en actividades de interés público. ONG?* Definiría su organización como una una Organización no Gubernamental (ONG)? Valores de referencía ?Como definiría los valores de referencia de su organización? Hipervínculo Organización Matriz: organización que puede ejercer una influencia decisiva (así, el poder de determinar o bloquear actines que determinen el comportamiento estratégico) sobre su organización. Organización Controlada: organización cuyo comportamiento estratégico puede ser determinado por su organización. Una "familia de organizaciones" comprende un grupo de entidades legales operando en el seno de una confederación, federación o alianza, como es el caso de una familia de ONGs internacionales, compartiendo sistemas, estructuras y experiencia así como una presencia operacional integrada (oficinas en el terreno/oficinas en el país). Categoría Con fines de gestión de conocimiento, defina como qué clase de actor de desarrollo se describiría a su organización. -Agencia de Implementación: Org. encargada de la ejecución de diseños políticos externa a un organismo de Derecho Público. -Universidad/Educación: Institución de educación superior e investigación que ofrece títulos académicos en varios niveles dentro de una multitud de objetos. -Instituto de Investigación: Establecimiento dotado para la práctica de la investigación (tanto en el campo científico como en el social) -Think Tank Org. que acoge a teóricos multidisciplinarios e intelectuales que se esfuerzan para hacer recomendaciones analíticas o políticas. -Fundación Org. filantrópica, con la finalidad de distribuir bienes para apoyar causas en la linea de su objetivos. -Asociación Org. que actúa fuera de las estructuras políticas institucionalizadas y persigue materias de interés para sus miembros y beneficiarios a través del acción directa o influyendo un organismo de decisiones. -Medios Org. con la intención de transmitir noticias o ideas. -Red/Federación Grupo de organizaciónes que trabajan sobre la base de una finalidad común con reglas comunes. -Org. Profesional y/o Industrial: Org. con la finalidad de defender y promover los intereses específicos de un sector de la economía (p.e.la Cámara de Comercio) -Sindicato: Org. con la finalidad de defender intereses específicos de un grupo de trabajadores. -Org. cultural: Org. con la intención de organizar y promover actividades culturales (teatro, museos, etc…) -Org. Comercial Org. con fines productivos y/o de venta de biens y/o prestación de servicios Solo existen estas categorías para las org. de tipo legal Público : -Administración pública Autoridad Central/Nacional de un Estado 46 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid Soberano. -Representnates descentralizados del Estado Soberano Representantes descentralizados de un Estado Soberano a nivel provincial o regional. -Autoridad Local Representantes descentralizados del Estado Soberano a nivel de ciudad -Org. Internacional Tal y como se define en el artículo 43.2 de la Regulación del Consejo nº 1605/2002 sobre la Regulación Financiera aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas: org. internacionales del sector público establecidas por acuerdos intergubernamentales y agencias especializadas establecidas por aquéllas org. -Institución Judicial Org. encargada de la administración de justicia (incluidos los tribunales ad-hoc). Solo existe esta categoría para las org. de tipo legal Privado : -Otros agentes no estatales Que no pueden estar clasificados dentro de una de las otras categorías Sector(es) Con fines de gestión de conocimiento, por favor, defina en que sector(es) ha(n) estado activa su organización en los últimos 7 años. Ten cuidado : Para desarollar un sector, primero hay que apretar el boton "Guardar" antes de apretar el "+". En caso contrario, perdería todos los datos registrados en la pantalla "Perfil" despues del último "Guardar". Grupo(s) destinatario(s) Con fines de gestión de conocimiento, por favor, defina los grupos de individuos específicos para cuyo beneficio su organización ha acometido acción(es) de desarrollo en los últimos 7 años 47 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 5.2.3 Servicios de registro en línea de EuropeAid Información FEL : Para más información sobre la Ficha de Entidad Legal, consulte la página siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/lef-information_es.htm 48 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid 49 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Pa nta lla 23 50 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 5.3 5.3.1 EXPERIENCIA Sectorial Pa nta lla 24 Los sectores que aparecen en este perfil son los que ha seleccionado en la pantalla anterior «perfil». Si desea añadir más sectores, debe volver a dicha pantalla, marcar los nuevos sectores que desea incluir y salvaguardar la nueva información introducida pulsando «guardar». Sector(es) Con fines de gestión de conocimiento, por favor, defina en que sector(es) ha(n) estado activa su organización en los últimos 7 años. Ten cuidado : Para desarollar un sector, primero hay que apretar el boton "Guardar" antes de apretar el "+". En caso contrario, perdería todos los datos registrados en la pantalla "Perfil" despues del último "Guardar". Años de experiencia Número estimado de años en que la organización ha ejercitado un trabajo permanente en un sector determinado en los últimos siete años. Número de proyectos Número estimado de proyectos organizados, gestionados o supervisados por la entidad en un sector o en un ámbito determinado en los últimos siete años. Cuantía estimada (€) Cuantía estimada gastada por la entidad trabajando en un sector determinado en los últimos siete años. 51 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 5.3.2 Geográfica Pa nta lla 25 Región/País Con fines de gestión de conocimiento, por favor, defina en que ámbito(s) ha estado activa su organización en los últimos 7 años Años de experiencia Número estimado de años en que la organización ha ejercitado un trabajo permanente en un sector determinado en los últimos siete años. Número de proyectos Número estimado de proyectos organizados, gestionados o supervisados por la entidad en un sector o en un ámbito determinado en los últimos siete años. Cuantía estimada (€) Cuantía estimada gastada por la entidad trabajando en un sector determinado en los últimos siete años. 52 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 5.3.3 Intersecciones Pa nta lla 26 5.4 5.4.1 DATOS FINANCIEROS Situación financiera Pa nta lla 27 Para añadir nuevas lineas (años) de información financiera, basta con que rellene las 3 línas que aparecen y guarde la información: aparecerán automáticamente líneas nuevas para los años anteriores a los que ya aparecen en la pantalla. 53 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid Año Año de referencia en el que los datos son válidos Facturación La facturación representa el total de las ventas netas de productos y/u otros servicios (suministros de activos y/o prestación de servicios remunerados en efectivo)facturadas por la organización durante el año financiero.Se expresará en unidades monetarias. El calculo se hará libre de impuestos y en particular excluyendo el IVA, y después de deducir los descuentos, devoluciones o desgravaciones. En milliares de Euros. Para calcular sus datos financieros en EURO, por favor uilise el tipo de cambio del website InforEuro : http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=es Beneficio Neto Balance positivo (Benificio) o negativo (pérdida) al final del año financiero, entre: ingresos actuales (facturas acumuladas) e ingresos que se calculan (cantidades que serán ingresadas, gastos pagados por adelantado), y gastos actuales (adquisiciones satisfechas) y costes que se calculan (depreciaciones, reservas para cuentas dudosas, reservas, facturas a pagar, gastos acumulados...). En millares d'Euros. Para calcular sus datos financieros en EURO, por favor uilise el tipo de cambio del website InforEuro : http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=es Balance de ejercicio El balance de ejercicio es el informe final diseñado al menos una vez al año al final de cada año financiero y muestra la situación financiera de la compañía. El balance de ejercicio presenta el activo, el pasivo y las fondos propios de la organización (o su valor neto) en una fecha determinada y a traves del mismo es posible conocer el valor de la organización de referencia. En millares d'Euros. Para calcular sus datos financieros en EURO, por favor uilise el tipo de cambio del website InforEuro : http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=es Acciones, Fondos Propios Los fondos propios son los recursos permanetes para constituir una organización. Estos recursos provienen de: las contribuciones de los socios que hacen al capital en particular en el momento de constitución de la organización así como los incrementos de capital posteriores o bien la reducción del mismo durante la vida de la organización, las ganancias retenidas de la organización desde su origen (dividendos no repartidos). En millares d'Euros. Para calcular sus datos financieros en EURO, por favor uilise el tipo de cambio del website InforEuro : http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=es Deuda a Medio y Largo Plazo El pasivo de una organización representa todas las obligaciones a las que la organización debe hacer frente como consecuencia de: préstamos contratados a corto y a largo plazo (por ejemplo con bancos), y gastos en los que ha incurrido (deudas por pagar, acumuladas, suscripciones o abonos, primas de seguros...) u otras obligaciones (impuestos...). Debe distinguirse entre las deudas vigentes (deudas por pagar dentro de un año) y las deudas a largo plazo (deudas a pagar dentro de un largo periodo temporal). En millares d'Euros. Para calcular sus datos financieros en EURO, por favor uilise el tipo de cambio del website InforEuro : http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=es Deuda a Corto Plazo El pasivo de una organización representa todas las obligaciones a las que la organización debe hacer frente como consecuencia de: préstamos contratados a corto y a largo plazo (por ejemplo con bancos), y gastos en los que ha incurrido (deudas por pagar, acumuladas, suscripciones o abonos, primas de seguros...) u otras obligaciones (impuestos...). Debe distinguirse entre las deudas vigentes (deudas por pagar dentro de un año) y las deudas a largo plazo (deudas a pagar dentro de un largo periodo temporal). En millares d'Euros. Para calcular sus datos financieros en EURO, por favor uilise el tipo de cambio del website InforEuro : http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=es 54 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR Informe Financiero 5.4.2 Cuentas consolidadas anualmente (escaneadas), posiblemente en Euros. Si estas cuentas no están escritas en Euros, por favor, especifica el tipo (con la fecha de validez) utilisado para generar los datos financieros ( Facturación (Turnover), Beneficio neto/pérdida de beneficios ,Balance de ejercicio, etc...) entrados en la pantalla Situación Financiera Con el fin de que su documento sea cargado correctamente en PADOR, debe asegurarse de que el título del documento esté escrito utilizando caracteres latinos. Fuentes de financiación (en la pantalla "Orígenes financieros") Pa nta lla 28 En relación con las fuentes de financiación (en la pantalla, traducido como orígenes de financiación), sólo estarán disponibles las líneas que ya haya completado en la pantalla anterior («Situación financiera»). Si desea suministrar información sobre las fuentes de financiación de años que no aparecen en la pantalla, debe acudir primero a la pantalla «situación financiera» y rellenar la información financiera correspondiente a esos años. Año Año de referencia en el que los datos son válidos Origen Por favor, establece la lista de los orígenes fincancieros exteriores cuya beneficía su organización . Número de cotizantes Solo tiene que rellenar ese campo en caso que los orígenes financieros selectionados son ''cotización de miembros''. Cuotas de afiliación = cuotas pagadas regularmente (por ejemplo, mensualmente, cada dos meses, dos veces al año, etc.). Si su 55 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR organización recibe donaciones espontáneas de particulares, estas no deben considerarse como "cuotas de afiliación", sino que deben incluirse como "donaciones de particulares". 5.5 INFORME DE AUDITORÍA Pa nta lla 29 Año Año de referencia en el que los datos son válidos Válido hasta: Fecha de fín de validez del informe de auditoría (formato : DD/MM/AAAA) La fecha de validez de un informe de auditoría, corresponde con la fecha del final del periodo cubierto por dicho informe de auditoría. Por ejemplo, en muchos países los informes de auditoría cubren el año fiscal empezando el 1 de enero y acabando el 31 de diciembre. En este caso particular, la fecha de validez del informe de auditoría sería el 31 de diciembre. Informe Con el fin de que su documento sea cargado correctamente en PADOR, debe asegurarse de que el título del documento esté escrito utilizando caracteres latinos. 56 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 5.6 5.6.1 PERSONAL Identificación Pa nta lla 30 Sede Principal Número de trabajadores a tiempo completo reclutados y destinados en la sede principal Fuera del país de la Sede Principal Número de trabajadores a tiempo completo reclutados en la sede principal y destinados en Países de Desarrollo Local Número de trabajadores a tiempo completo reclutados y destinados en Países de Desarrollo 57 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 5.6.2 Consejo de direccióin Pa nta lla 31 Nombre Nombre de los miembros encargados Profesión Profesión habiutal por el miembro encargado Cargo Función realizada en el cargo por el miembro Paìs de Nacionalidad País de nacionalidad del miembro encargado En el Cargo desde: Primer año desde que el miembro fue designado como encargado 58 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 5.7 ESTRATEGIA Y METODOLOGÍA Pa nta lla 32 Estrategía y metodología A desarrollar en 20 000 caracteres (Vd. Puede cortar y pegar un texto sin formato): Estrategias/metodologías/filosofías y aproximaciones de su organización -cómo elegir un proyecto como parte en un país/región -Condiciones para crear un socio fuerte, un socio principal ''aproximación participatoria",.... 59 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR 5.8 Servicios de registro en línea de EuropeAid SOMETER 60 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 6 DESEA ACTUALIZAR O MODIFICAR UNA ORGANIZACIÓN YA CONOCIDA EN PADOR: Con su identificador y contraseña personales, tiene acceso a los datos existentes. En función de sus derechos de acceso, podrá consultar, actualizar o firmar sus datos. Estos son los tres niveles de acceso a PADOR: • Agente de consulta: se pueden ver los datos, pero no modificar. • Agente de entrada de datos: se pueden ver, modificar y guardar los datos, aunque el hecho de «guardarlos» no siginifica que se validen o firmen. • Signatario PADOR: es el único nivel de acceso que permite validar los datos. La persona que registra la organización recive automáticamente este derecho. El titular de los derechos de firma puede modificar los niveles de autorización del equipo PADOR de la organización. No existe un límite al número de (estos tres distintos tipos de) autorizaciones que su organización concede a sus miembros. Pero es preciso llamar su atención sobre el hecho de que su organización se hace responsable del contenido de la base de datos de PADOR. Esta información tiene valor legal para la Comisión. 6.1 TIENE UNA IDENTIFICACIÓN PERSONAL ECAS Introduzca su identificación y su contraseña para acceder a la página de su organización. Actualice su información y pulse «someter». Pa nta lla 33 Pulse en el enlace de su organización en azul: 61 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid NO TIENE UNA IDENTIFICACIÓN PERSONAL, PERO SU ORGANIZACIÓN YA TIENE UN GESTOR DE USUARIOS PADOR 6.2 Si necesita actualizar, modificar o firmar datos de PADOR, averigue quién es el gestor de usuarios de PADOR de su organización y diríjase a esa persona para obtener su autorización de acceso a PADOR. El gestor de usuarios de PADOR de su organización le concederá los derechos de acceso a la base de datos PADOR para los niveles de consulta, modificación o firma. Esta persona introducirá su perfil en PADOR. Una vez recibido su perfil, incluida su dirección de correo electrónico, PADOR generará un correo electrónico en el que se le pedirá que se dé a conocer en ECAS para obtener su identificación personal (ver punto 4.2). 6.3 NO TIENE UNA IDENTIFICACIÓN PERSONAL FIGURA EN PADOR ECAS, PERO SU ORGANIZACIÓN YA Si no sabe quién es el gestor de los usuarios de PADOR de su organización y necesita actualizar, modificar o firmar los datos, por favor, envíe un correo electrónico al Helpdesk de PADOR y le informarán de quién es esa persona. 62 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Servicios de registro en línea de EuropeAid Titre : Manual del usuario de PADOR 7 CÓMO GESTIONAR SUS USUARIOS INTERNOS B A C Pantalla 34 7.1 DIVERSOS PERFILES 7.1.1 Consulta (puede ver datos) Con el perfil de consulta, un usuario solamente puede ver datos. Este usuario sólo puede leer la información. Esta limitación de los derechos de acceso evita modificaciones inútiles por parte de miembros del personal de la organización distintos del gestor PADOR. La persona con un perfil de consulta puede imprimir el resumen de toda la información referente a su organización registrada en PADOR. No hay límite en el número de usuarios con derecho de consulta. 7.1.2 Actualización (agente de entrada de datos) Un usuario con derechos de actualización será un agente de entrada de datos de su organización y podrá introducir y actualizar datos en PADOR. No hay ningún límite en el número de usuarios de este perfil, pero aconsejamos limitarlo a un número reducido para garantizar la calidad y coherencia de los datos. 63 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid Este usuario podrá salvaguardar los datos, pantalla por pantalla, pero no validar los datos introducidos en su conjunto. Si usted recibe estos derechos, asegúrese de que alguien de su organización con los derechos de firma valida (pulsando en «someter») los datos que haya incorporado. Puede cargar documentos, como estatutos, auditoría, informes, etc. 7.1.3 Firma (signatario PADOR) El signatario tiene los derechos más amplios dentro del sistema PADOR. El perfil «signatario PADOR» debe limitarse a aquéllas personas cuya función jerárquica les permite comprometer la responsabilidad de la organización. Se aconseja designar a 2 personas (en caso de ausencia de una de ellas). Solamente el «signatario PADOR» tiene derecho «a validar» los datos que certifican que toda la información codificada es correcta. Solamente cuando se «somenten» los datos se crea un nuevo registro con la fecha y la identificación del usuario. La persona que registra la organización por primera vez recibe de oficio los derechos de signatario. 7.1.4 «Gestor de usuarios» PADOR no exige la existencia de un único gestor de usuarios. Dependiendo del tamaño de la organización, no siempre es útil nombrar a un gestor de los diversos derechos de acceso. Pero desde el momento en que son varias las personas que tienen que utilizar PADOR a diario, se aconseja encarecidamente que se centralice esta función mediante el nombramiento de un gestor de usuarios y se controle estrechamente. 7.2 AÑADIR O MODIFICAR LOS DERECHOS DE UN USUARIO (VÉASE LA PANTALLA PARTE A) 17 El primer usuario registrado en PADOR se convierte automáticamente en el responsable de asignar los primeros derechos de acceso. Establece el perfil «signatario PADOR» para el futuro gestor de usuarios. Tan pronto como se nombre al gestor de usuarios, éste puede definir tantos perfiles de usuarios como sea necesario con los distintos derechos de acceso anteriormente descritos. Un nuevo usuario tendrá acceso a PADOR solamente si el gestor de usuarios lo introduce a través de la pantalla «user maintenance». PADOR genera un mensaje de correo electrónico en el que se pide al nuevo usuario que se dé a conocer en ECAS para obtener su identificación personal. Véase el punto 3.4. El signatario puede añadir otros usuarios o modificar el perfil del usuario dándole derechos de consulta, de actualización o de firma. Un usuario no puede modificar por sí mismo sus derechos. Sus derechos pueden ser modificados sólo por otro usuario que tenga un derecho de acceso igual o superior. La primera persona que registra la organización recibe el perfil de signatario por defecto y no puede modificar su perfil. Para cambiar sus 64 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización Date : 6 août 2008 Titre : Manual del usuario de PADOR Servicios de registro en línea de EuropeAid derechos, la única solución es añadir un nuevo usuario al que se asignen el derecho de firma. Este nuevo usuario (también signatario) puede modificar los derechos del primero. 7.3 AÑADIR UN USUARIO QUE YA CUENTA CON UNA IDENTIFICACIÓN ECAS En este caso, no debe introducir el nombre de la persona, basta con la dirección de correo electrónico de conexión. Someta la dirección de correo y PADOR completará el registro con su base de datos interna. Añada los derechos que desee para el usuario. Someta de nuevo. El nuevo perfil quedará registrado y se otorgarán los derechos de acceso. 7.4 AÑADIR O MODIFICAR SUS DATOS PERSONALES ELECTRÓNICO DE CONEXIÓN) (NOMBRE, APELLIDOS, CORREO Véase la pantalla 17 parte B. En la pantalla «user maintenance» puede modificar su dirección de correo electrónico, su nombre y apellidos. Usted no puede modificar los datos de otros usuarios de la lista de «User Maintenance», independientemente del nivel de derechos de su perfil. Atención, una vez modificados los datos de su dirección de correo electrónico, su conexión no será ya la dirección anterior. 7.5 SUPRIMIR UN USUARIO Véase la pantalla 17, parte C. La opción «remove» (suprimir) permite al gestor de usuarios suprimir un usuario. Si el gestor de usuarios es el último usuario reconocido en PADOR, no es posible suprimir su perfil. Le aconsejamos vivamente que actualice su lista de usuarios, y suprima los perfiles del personal que abandona su organización. 65 Para participar en una convocatoria de propuestas, registre su organización
