informe final 53-11 empresa de correos de chile auditoría integral

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División de Infraestructura y Regulación
Subdivisión Auditoría
Informe Final
Empresa de Correos de Chile
Fecha: 02 de Abril de 2012
N° Informe: 53/11
CONTRALOREA GENERAL DE LA REPÚBLICA
.
DIR
PMET
¡
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
1.478/11
15.012111
REMITE INFORME FINAL N° 53 DE 2011,
SOBRE AUDITORIA INTEGRAL ALEATORIA
EFECTUADA EN LA EMPRESA CORREOS DE
CHILE.
SANTIAGO,
02A8R12
*187$35
Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y
fines legales pertinentes, copia del informe final de la auditoria mencionada en el
epígrafe.
Sobre el particular, corresponde que esa entidad
adopte las medidas respectivas con el objeto de superar las observaciones planteadas
en los términos previstos en el citado informe final, cuya efectividad será verificada por
esta Contraloría General en futuras fiscalizaciones.
de Correos de Chile.
Transcribase al Gerente Contralor de la Empresa
Saluda atentamente a Ud.,
POR ORDEN DEL COWTRALOR
GENERAL DE LA REPÚBLICA
DMSIÓN DE INFRAEsmuc1bA Y REGULACIÓN
suBJEFE DIVISIÓN
k
AL SEÑOR
GERENTE GENERAL
EMPRESA DE CORREOS DE CHILE.
PRESENTE
r
J1
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
DIR
1.478/11
TRANSCRIBE OFICIO QUE INDICA.
SANTIAGO,
OZABR1Z
oficio N°
1s95
de fecha
§2 ADA 12
*
18 ‘2 9
Cumplo con remitir a Ud. copia del
de esta Contralorla General.
Saluda atentamente a Ud.,
POR ORDEN O CONTRALoR
DE
fin
REPÚBLIcA
uiy,oIvyf DE INFRAESTRjy’pp
Y
SUBJEFE LJWÍSIÓN RESUL4c
AL SEÑOR
GERENTE CONTRALOR
EMPRESA DE CORREOS DE CHILE.
PRESENTE
EcEDEiJ
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17
DIR
AlA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
:
1.478/11
15.012/11
INFORME FINAL N° 53, DE 2011, SOBRE
AUDITORIA
INTEGRAL
ALEATORIA
EFECTUADA EN LA EMPRESA DE CORREOS
DE CHILE.
SANTIAGO,
oz ARR 2012
En cumplimiento del plan anual de fiscalización
de esta Contraloría General para el año 2011, se efectuó una Auditoría Integral
Aleatoria (AlA) en la Empresa de Correos de Chile, consistente en la revisión de las
operaciones desarrolladas durante el año 2010 y el primer trimestre del año 2011, en
virtud de lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 16 de la ley N° 10.336, sobre
Organización y Atribuciones de esta Entidad de Control.
Objetivo.
La fiscalización tuvo por objeto verificar la
observancia de la normativa legal y reglamentaria vigente aplicable a dicha empresa y
los procedimientos de control en las Qperaciones que representen un mayor riesgo al
funcionamiento de la misma, relacionados con los macroprocesos de Abastecimiento,
Estudios y/o Consultorías, Finanzas, Comercialización e Ingresos Propios.
Asimismo, contempló la revisión de los
sistemas de información computacional de la empresa estatal, orientada a evaluar
aspectos de confiabilidad en la transmisión de datos entre el Sistema Integrado de
Seguimiento y Ventas -SISVE- y el entorno SAP, (System Apliccations and Products
in Data Processing), para las guías de admisión generadas para la venta al contado
y para la consulta de facturas y pago de las mismas desde las sucursales.
De igual forma, se auditó la seguridad de la
información que maneja la Empresa de Correos de Chile, en términos de
confidencialidad, disponibilidad e integridad, conforme a la Norma Chilena de
Seguridad N° 27002/09.
Metodología.
1
it
El trabajo se efectuó en conformidad con las
normas de auditoría generalmente aceptadas, y se desarrolló de acuerdo con los
procedimientos establecidos en la metodologla de auditoría de la Contraloría
General (MAC), según la especificidad de las materias examinadas.
A LA SEÑORA
VIRGINIA GODOY CORTÉS
SUBJEFE DE DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
PRESENTE
RRSISIM!VZJIRCNRAT
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Universo y Muestra.
Para cada materia examinada se fijó un
universo y muestra, siendo evaluadas conforme a sus montos o en relación al
número de operaciones.
Sin perjuicio de lo anterior, cabe precisar que el
universo de operaciones incluidas en los macroprocesos fiscalizados durante el
período auditado alcanzó a $26.172.191.242, examinándose $19.393.456.450, que
equivale a un 74,10%.
Antecedentes generales.
La Empresa de Correos de Chile es una persona
jurídica de derecho público, creada mediante el decreto con fuerza de ley N° 10, de
1981, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones.
De acuerdo al artículo primero del citado cuerpo
legal, cuenta con patrimonio propio y está sujeta a la fiscalización de la Contraloria
General de la República. Su objeto consiste en prestar servicios de envio de
correspondencia nacional e internacional, pudiendo efectuar otras prestaciones de
servicio postal, tales como encomiendas, giros y similares, previo acuerdo de su
directorio.
A fin de cumplir su objeto social, la empresa
fiscalizada ha implementado una serie de medidas que contribuyen a su
funcionamiento y posicionamiento en el mercado, tales como la adopción de las
Normas Internacionales de Información Financiera -NIIF-, emitidas por el
International Accounting Standars Board (IASB), bajo las cuales formuló sus estados
financieros intermedios correspondientes al período finalizado el 31 de marzo del
año 2011.
Asimismo, a contar del mes de octubre de
2010, inició la etapa de producción el nuevo sistema SAP, que contempla el
desarrollo, entre otros, de los módulos de contabilidad, abastecimiento, tesorería,
facturación y recursos humanos.
Por último, destaca el funcionamiento del
Sistema Integrado de Seguimiento y Ventas -SISVE-, contratado el año 2004 con la
empresa Software AG S.A., Agencia Chile, para dotar a Correos de Chile de una
plataforma tecnológica que permita el control y seguimiento de los envíos, y que
maneje sus actuales procesos operacionales, tales como la atención de ventanillas,
el registro de pagos, control de giros, operaciones de tracking y tiempo de los
procesos logísticos, entre otros.
Resultado de la auditoría
El resultado del examen realizado dio origen
al preinforme de observaciones N° 53, de 2011, puesto en conocimiento de la
Empresa de Correos de Chile mediante el oficio N° 69.957, de 2011, de este
Organismo Fiscalizador. Al respecto, dicha empresa dio respuesta a través del oficio
N° 30, de la misma anualidad, cuyos argumentos y antecedentes han sido
considerados en el presente informe final.
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1. Sobre ambiente de Control Interno.
Se efectuó un análisis y evaluación del sistema
de control interno de la empresa auditada, con el objeto de verificar su
funcionamiento y el grado de acatamiento de los procedimientos, registros
financieros y sistemas de información establecidos en los siguientes macroprocesos:
1. Abastecimiento, Estudios y Consultorías.
El examen comprendió la revisión de los
procesos asociados a las modalidades de compra establecidas en la resolución N° 1
de 2007, sobre compra directa, licitaciones públicas y privadas de la Empresa de
Correos de Chile y el control de inventarios de existencias y filatelia.
Universo y muestra específica.
El universo correspondió a operaciones por
$7.559.052.567, del cual se examinó una muestra de $780.317.775, que representa
un 10,32%.
Asimismo, de los 185 productos y 283 láminas
de filatelia registrados en el sistema SAP como existentes en la bodega de
materiales de la empresa fiscalizada, se efectuó un inventario de 25 y 50 unidades
respectivamente, representando un 13,51% y 17,67%, en cada caso.
Sobre la materia se determinaron los siguientes
hallazgos:
1.1 Falta de aprobación y publicación de manuales de procedimiento.
Los manuales de “Procedimiento de gestión de
compras”, “Procedimiento de Administración de contratos” y “Procedimiento de
Control de inventarios”, todos de 27 de septiembre de 2010, a la fecha del presente
examen no se encontraban aprobados ni publicados, conforme a lo previsto en el
manual de procedimiento de control de documentos, de 9 de marzo de 2011, que en
su paso N° 120 señala que “Ningún documento interno puede ser publicado si no
cuenta con las firmas de las personas a cargo de la revisión y la aprobación”.
Al efecto, se detectaron las siguientes
omisiones en los procesos de licitación desarrollados por la empresa examinada:
a) Falta de un formulario único y estándar que contemple los datos y requisitos
mínimos para iniciar un proceso de compra.
b) Falta de registro en el maestro de proveedores de la empresa, de los oferentes
que participaron en los procesos licitatorios efectuados entre enero de 2010 y
marzo de 2011.
A
c) Falta de evaluación de los proveedores consignados en la tabla adjunta, según
consta del reporte emitido por el menú SAP “ME6C Proveedores sin evaluación”,
de 2 de mayo de 2011:
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•fl:)O cte
licitación
Contrato
Proveedor
RUT
Fecha de
adjudicación
79.981.630-k
1710812010
Remodelación CDP Valparaíso
Privada
Constructora Arcadia
Limitada.
Sistema Trazabilidad CEP
Privada
Alerce Informática
Aplicada S.A.
A50231 182
22/0312010
Servicios de Transporte de
Personal Planta CEP
Privada
María Virginia Aguirre
Fuenzalida
6.747.762-6
12/04/2010
Servicios de Traslado de
Personal en Radio Taxi Ejecutivo
Privada
Astral Transporte
Privado de Personas
S.A.
96.934.730-K
12/04/2010
Servicios de Traslado de
Personal en Radio Taxi Ejecutivo
Privada
Transporte Privado
Ecotrans Chile S.A.
99.508.950-5
12104/2010
Agencia de Marketing
Privada
Producciones de
Diseño Felicidad
Limitada.
76.365.430-3
08102/2010
Pública
Euroamérica Vida
S.A.
99.279.000-8
12111/2010
Arriendo y Mantención de
Terminales de Captura de Datos
Pública
WM Wireless &
Mobile Chile S.A.
76.426.400-2
25111/2010
Servicios de Mantención
Equipamiento Computacional y
Servicios Asociados
Privada
Quintec Chile S.A.
86.731.200-5
15/10/2010
Adquisición de Computadores
personales, notebook y Servicios
Asociados
Privada
Quintec Soluciones
informáticas
86.731.200-5
01/0212011
Servicios Ijata-center
Aprovisionamiento de
Infraestructura
Pública
S&A Consultores
Chile Limitada.
95.565.670-7 20/01/2011
Seguro Colectivo de Salud
Vida
‘
‘
Respecto de la falta de los manuales detallados
precedentemente la empresa no se pronunció, por lo que se mantiene la
observación.
En relación con la letra a), indica que los
procesos de licitación eran 100% manuales al momento de efectuarse la auditoría y
que entonces se estaba trabajando en su reformulación a partir de la nueva
plataforma tecnológica, la que actualmente se encuentra implementada y operando,
lo que implica que los usuarios deben registrar, al momento de realizar una solicitud,
datos como el nombre descriptivo del requerimiento, descripción general, gerencia
solicitante, categoría de producto o servicio y presupuesto estimado, entre otros.
En tal sentido, si bien los procesos eran
íntegramente manuales, cabe advertir que la empresa no contaba con un formato
único para el inicio de un proceso de compras, por lo que se mantiene lo observado,
mientras no se verifique la operatividad de las solicitudes de pedido en el nuevo
sistema, en una próxima fiscalización.
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En cuanto a la letra b), la Empresa de Correos
de Chile señala que no obstante los procesos de licitación a la data de la revisión
eran 100% manuales, el registro de proveedores que participaron en los distintos
procesos de licitación se encuentra en la documentación de respaldo de cada uno de
ellos.
Al respecto, cabe hacer presente que durante la
auditoria se tuvo acceso a las carpetas de los contratos revisados, en las cuales no
se encontraban las referidas evaluaciones. Ahora bien, considerando que
actualmente dicho proceso se encuentra incorporado en el nuevo sistema
implementado, se mantiene por el momento esta observación en tanto no se
verifique su efectiva operatividad.
En relación a la calificación de los proveedores,
manifiesta que ésta se realiza en cada proceso licitatorio, lo cual queda consignado
en el informe de evaluación, el que no se registra en el sistema. Sobre el particular,
cabe consignar que durante la auditoría se tuvo acceso a los antecedentes de las
licitaciones, entre los cuales no se adjuntaban dichas evaluaciones, por lo que se
mantiene lo observado.
1.2 Ausencia de cotizaciones exigidas en compras directas.
En las adquisiciones por trato directo que a
continuación se detallan, no se efectuaron las cotizaciones mínimas exigidas en el
articulo 2°, punto 2.1, de la resolución N° 1, de 2007, de la Empresa de Correos de
Chile, que establece que dicho procedimiento deberá contemplar, a lo menos, tres
cotizaciones con proveedores, preferentemente inscritos en los registros de la
empresa, para adquisiciones de bienes y servicios cuyo monto no exceda de 2.500
unidades tributarias mensuales:
RUT
12.999.238-7
16.111.668-8
76.077.428-6
16.083.759-4
7.145.170-4
13.373.110-5
Nombre
Raúl Alejandro Garcia Oyarzún
Karina Ramos Moraga
Sociedad de Transportes Pinar Ltda.
Luis Pavéz Alfaro (Clock Relojes)
Juan Carlos Villalobos Troncoso
Juan Rafael García Galdámez
N° de arden
de compra
4500004781
4500004811
4500005605
4500004562
4500006256
4500006257
N° de
cotizaciones
1
1
1
2
1
1
En su respuesta, la empresa examinada indica
que en las citadas contrataciones se solicitó cotizar a tres o más proveedores,
obteniendo como resultado solamente las cotizaciones mencionadas, omitiendo
adjuntar la documentación que acredite lo informado. Lo anterior impide levantar lo
observado, cuya verificación será efectuada en una próxima auditoria de
seguimiento.
1.3 Incumplimiento del plazo de vigencia de boleta de garantía.
La boleta de garantía N° 0331288, emitida por
el Banco de Crédito e Inversiones por $15.811.371 y presentada por la empresa
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Constructora Arcadia Limitada para caucionar el fiel cumplimiento del contrato
“Remodelación CDP 1-2-3 Valparaíso”, consigna como plazo de validez hasta el 13
de marzo de 2011, en circunstancias que debió extenderse hasta el 1 de octubre del
mismo año, conforme a lo estipulado en la cláusula décimo primera del respectivo
convenio, que dispone que su vigencia se prolongará sesenta días posteriores al
término del contrato, hecho que acaeció el 1 de agosto del año en curso.
Sobre el particular, la empresa auditada indica
que las obras fueron entregadas para su uso en marzo de 2011, y que desde
entonces la Constructora Arcadia Ltda. ha atendido y solucionado por garantla post
venta aquellos inconvenientes detectados.
Sin perjuicio de lo informado, cabe advertir que
la garantía post venta, en los 60 días posteriores al término del contrato, debió ser
respaldada por el referido instrumento de caución, lo que no aconteció en la especie.
Al efecto, se mantiene la observación.
1.4 Falta de renovación de boletas de garantía.
Las boletas de garantía de fiel cumplimiento de
los actuales contratos, “Servicio de Aseo Región Metropolitana” y “Servicio de
Casino para Planta CEP (Courier Expreso y Paquetería)”, presentadas por las firmas
Mago Chic Aseo Industrial S.A. y Nutrimento S.A., respectivamente, se encontraron
vencidas, vulnerando lo consignado en la cláusula octava de sus correspondientes
convenios, que señala que la empresa se obliga a renovar anualmente, y 15 días
antes de su vencimiento, la referida boleta de garantía bancaria en los mismos
términos que la primitiva.
Proveedor
Mago Chic Aseo Industrial
S.A.
Nutrimento S.A.
Contrato
N° Boleta
Servicio de Aseo
Región
Metropolitana
Servicio de Casino
para Planta CEP
(Courier Expreso y
Paquetería)
Monto
Fecha de vencimiento
de boleta de garantía
387758
8.213.250
01110/2010
391077
12.000.000
0111012010
Lo anterior, denota una debilidad de control
respecto
de
las
responsabilidades
que deben ejercer las distintas áreas que
interno
intervienen en el proceso de resguardo de los instrumentos de caución que custodia
la empresa auditada.
En lo tocante, la empresa argumenta que en
ambos casos las referidas boletas fueron insistentemente requeridas a los
respectivos proveedores, logrando que fueran presentadas para su custodia el 2 de
mayo de 2011.
En tal sentido, si bien las citadas cauciones
fueron finalmente renovadas, ello aconteció con posterioridad a su fecha de
vencimiento, habiendo transcurrido un lapso sin el resguardo contemplado en los
respectivos contratos, circunstancia que impide levantar lo objetado.
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1.5 Falta de aprobación de órdenes de pedido.
En el examen practicado se detectó que las
autorizaciones de las órdenes de pedido indicadas en el cuadro adjunto no
identifican a los responsables de sus aprobaciones, omitiendo la “Estrategia de
Liberación” definida en el sistema SAP:
RUT
Proveedor
Constructora Arcadia
79.981 .630-K
Limitada.
Astral Transporte Privado
96.934.730-1<
de Personas S.A.
99.508.950-5
76.365.430-3
76.426.400-2
Transporte Privado
Ecotrans chile SA.
Producciones de Diseño
Felicidad Limitada.
WM Wireless & Mobile
chile SA.
86.731.200-5 Quintec chile S.A.
7.145.170-4 VillalobosTroncoso
13.373.110-5 GarolaGaldámez
N° de pedido
Fecha
4500001811
09/1112010
40.053.669
4500006715
27/1212010
43.478.341
4500009340
4500001684
31/0112011
08/1112010
36.588.134
4500006206
1711212010
4500007135
4500007755
2911212010
07)01/2011
4500009747
4500007759
04/02/2011
07/01/2011
4500006936
4500000438
4500001533
4500000428
4500000888
2811 2/2010
05/11/2010
3.388.489
68.910
5.000.000
7.679.480
1.415.000
4500015842
05/03/2011
1.555.017
4500009856
31/01/2011
4500013109
4500006256
4500006257
14/03/2011
17/12/2011
17/12/2010
22.997.240
22.327.625
62.924
350.000
0211 1/2010
30110/2010
02/11/2010
Monto ($)
511.910
1.499.910
684.330
1.237.030
763.030
4.119.105
Al respecto, la Empresa de Correos de Chile
indica que la regla de negocio señala que los pedidos en SAP, que están
respaldados por un contrato, no tienen estrategia de liberación.
No obstante lo informado, esa entidad omite
adjuntar los antecedentes de la regla de negocio a que alude, por lo que se mantiene
lo observado.
1.6 Falta de documentación de respaldo.
t
En los contratos que se detallan en la siguiente
requeridos en las cláusulas cuarta,
los
antecedentes
la
omisión
de
tabla, se verificó
quinta y décimo sexta de sus respectivos convenios, para que se procediera al pago
de los servicios prestados:
7
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Proveedor
Constructora Arcadia
Limitada
Transporte Privado
Ecotrans Chile SA.
Astral Transporte Privado
de Personas S.A.
Fechade
ernision
Factura
.
Documento faltante
Factura original y
certificado de
cumplimiento de
obligaciones laborales
887
0511112010
4828
3111012010
5337
30/11/2010
3.318.303 Detalle de cobro mensual
y certificado de
cumplimiento de
3.388.489
obligaciones laborales
13555
13030
01/12)2010
31112/2010
01/0212011
30/06/2010
30107/2010
31/08/2010
30/09/2010
31/10/2010
30/11/2010
27101/2011
17101/2011
684.330 Detalle de cobro mensual
y certificado de
1.237.030
cumplimiento de
763.030
obligaciones laborales
4.726.000
4.802.500
4.928.500
Certificado de
4.599.000
cumplimiento de
4.793.500
obligaciones laborales
4.860.500
4.786.332
4.786.332
14211
Maria Virginia Aguirre
(Buses Landeros)
Monto ($)
3767
3790
3810
3842
3864
3896
3945
3931
40.053.669
En su respuesta la empresa se limita a aclarar
Departamento
que el
de Gestión Inmobiliaria no guarda facturas originales, sino solo
copia de ellas.
Considerando lo expuesto y la sola
presentación del certificado de obligaciones laborales de la Constructora Arcadia
Ltda., se mantiene la observación.
1.7 Sobre inventario de existencias.
En la revisión efectuada el 7 de abril de 2011 al
inventario de la bodega central de materiales de la empresa, ubicada en Avda.
Exposición N° 221, se detectaron las siguientes observaciones:
a) Diferencias entre el número de productos registrados en el sistema SAP y las
unidades físicas existentes en la referida bodega:
Código
producto
C2Q
10195
D2C
10091
10005
Nombre del producto
Sobre de cartón (SE2OPersona)
Sobre plastautod. con
ventana y prepicado
Bolsa Courier servicio
expreso nacional
F.C. Guía única. nac.
Cbarralmp.2
Cáñamo plástico
cono 500 GR.
Cantidad en
el sistema
SAP
Pedidos no
registrados en el
sistema ()
Inventario
físico
Unidades
de
diferencia
17.661
-900
14.008
-2.753
32.395
-11.055
28.450
7.110
1.642
-1.642
3.342
3.342
1.235
276
1.138
-373
950
-63
927
40
() Corresponde a guias de salida de bodega no registradas en el sistema al momento del inventario.
6
ptkAL
4
r
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
CR114
Al respecto, en su respuesta la empresa
auditada señala que es probable que existan diferencias entre lo que registra el
sistema y lo que se encuentra en el lugar de almacenamiento, puesto que existen
productos almacenados en diferentes estados: stock físico, disponible, picking,
rebajado y en tránsito. Por otra parte, indica que se efectúan inventarios físicos
completos dos veces al año, aleatorios cada dos meses, y selectivos en cualquier
momento.
Agrega que en los casos de unidades flsicas
faltantes, esto se pudo haber presentado debido a que existe una transacción en el
sistema SAP que permite a çualquier usuario poder saçar material de la bodega, o
por errores menores al momento de realizar el picking.
Considerando
lo
expuesto
corresponde
mantener la observación, toda vez que no se adjunta respaldo que justifique las
diferencias detectadas, debiendo esa empresa arbitrar las medidas tendientes a
solucionar dichas discrepancias, lo que será verificado en una próxima auditoria.
b) Uniformes del personal almacenados en la bodega sin estar registrados en el
sistema SAP. Sin perjuicio de ello, se verificó que el encargado del citado recinto
llevaba su control a través de una planilla excel.
Sobre la materia, señala que los uniformes son
productos que inicialmente no se mantendrían en stock, dado que se distribuirían en
su totalidad. Sin embargo, por cambios durante el proceso de compra, atendidas
nuevas necesidades, se decidió tener una mayor cantidad. Añade que ello fue
posterior a que llegara dicho vestuario, por lo que se decidió llevar un control
manual. Indica que las futuras compras se ingresarán a stock.
No obstante lo expuesto se mantiene por el
momento la observación, hasta verificar el cumplimiento de la medida informada en
una futura auditoría de seguimiento.
c) Emisión de órdenes de pedido de productos registradas con dias de desfase en
el sistema SAP, según el siguiente detalle:
Fecha del
pedido
0710412011
05104/2011
06/0412011
N° de documento
4500014175
4500013990
4500014085
9
Ingreso a SAP
Días de desfase
1110412011
11104/2011
11104/2011
5
7
6
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
t4° de documento
Fecha del
4500014037
4500013973
4500014040
4500014147
4500013990
4500014108
4500014084
450001 3716
4500013966
4500013963
4500013697
4500014178
4500014225
4500014202
4500014186
4500013973
4500013663
4500013963
05/04)2011
04/04/2011
05/04/2011
06104/2011
05/0412011
06104/2011
0610412011
0410412011
04/04/2011
04/04/2011
04/04/2011
07/04/2011
07/04/2011
07/04/2011
07/04/2011
04/04/2011
01/04/2011
04/04/2011
Ingreso a SAP
Días de desfase
11)04/2011
08/04/2011
08/04/2011
0810412011
11104/2011
11/04/2011
0810412011
07/04/2011
07/04/2011
07/04/2011
07/04/2011
12104/2011
14/04/2011
13/04/2011
12/04/2011
08/04/2011
07/04/2011
07/04/2011
7
5
4
3
7
6
3
4
4
4
4
6
8
7
6
5
7
4
En lo que se refiere a la extemporaneidad en el
registro de las órdenes de pedido, la entidad examinada indica que los días de
desfase corresponden a los que el personal de bodega tarda en preparar el pedido
debido a la cantidad de empleados destinados a dicha labor, precisando que cuenta
con un nivel de servicio promedio de 5 días hábiles.
Sin perjuicio de lo argumentado, considerando
que la empresa fiscalizada no acompaña un procedimiento que establezca un plazo
máximo previsto para el registro de la información de las órdenes de pedido al
sistema SAP, se mantiene la observación.
d) Falta de acreditación de la aprobación de los ajustes de inventario efectuados al
31 de diciembre de 2010, çlocumentación que fue requerida por personal
fiscalizador de esta Entidad de Control al jefe de Abastecimiento y Contratos de
la empresa examinada, mediante correos electrónicos de 10 y 17 de mayo del
año 2011, los que no fueron respondidos en dicha oportunidad.
Sobre la materia, la empresa auditada señala
que el documento que acredita la aprobación de los ajustes de inventario efectuados
al 31 de diciembre de 2010 fue entregado por el señor Gustavo Bravo, ejecutivo de
compras de la Gerencia de Planificación, a don Felipe Ruiz, quien se lo hizo llegar a
personal de la Contraloria General de la República.
Sobre el particular, cabe puntualizar que si bien
se hizo entrega de un listado de ajuste realizado al 31 de diciembre de 2010, el que
ascendía a la suma de $250.575.729, éste no contaba con aprobaciones que dieran
cuenta de la autorización respectiva.
‘1
En consideración a que la empresa no
acompaña antecedentes adicionales que complementen lo informado, se mantiene lo
observado.
10
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
e) Revisados los movimientos de bodega efectuados al 31 de marzo de 2011,
desde el menú SAP “MB5I Documento material”, se detectó que dicho
aplicativo permite realizar transacciones de materiales en stock desde la bodega
central a persona! que no pertenece a dicha área. Los usuarios identificados en
la situación observada son los siguientes:
Cantidad de
movimientos
Usuario
ANALLIU
APEREZA
CCARTESS
CCRUCESJ
CMORAA
DCAROCAC
DGOMEZB
DSEPULVEDAP
EESTAYE
ERAMIREZP
ETAPIAC
EVARELAC
HOLIVARESP
ITAPIAA
LMIRANDAO
LSEPULVEDA
MACEVEDOE
MDELAFUENTEM
MLAGOSA
MMORALESM
PSAAVEDRAH
SRECABARRENF
VROZASG
WGONZALEZS
3
207
4
51
2
2
1
26
414
33
4
1
8
19
1
1
1
1
5
2
2
1
2
1
Al respecto, la empresa precisa que la
transacción MIGO hace posible que otros usuarios puedan realizar operaciones. No
obstante, agrega que se están haciendo los ajustes necesarios, a nivel de
consultoria, para evitar este problema.
Considerando lo expuesto se mantiene la
observación, hasta verificar el efectivo cumplimiento de la medida correctiva
informada, en una futura fiscalización.
1.8
Inventario de filatelia.
En la revisión efectuada el 19 de abril de 2011
al inventario de la bodega de filatelia ubicada en avda. Exposición N° 221, se
detectaron los siguientes hallazgos:
a) Diferencias entre el número de productos registrados en el sistema SAP y las
unidades físicas contabilizadas al momento de efectuar el inventario:
11
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
vNhL,
.
Codigo
producto
L2C
M2A
L2A
F26
Ui L
Ti U
O1M
P1H
OiL
E2L,J
G1X
L1T
R1D
El B
TiC
L2U
L1J
C2K
HID
X1Z
FiS
X1V
R1L
M2M
A1H
X1J
O1S
Nombre del producto
Antofagasta saluda al bicentenario (sello)
Sello Ejército de Chile 200 años al servicio de
la patria
Revista naval del bicentenario (sello)
Valparaíso patrimonio de la humanidad ($50)
Conmemoración cente.bl hor. 10 (horizontal)
Concurso estampilla del bicentenario (horiz)
Block olimpiadas 88
Block Claudio Arrau
Block Pablo Neruda
105 años torre Bauer (block)
Carpeta de colección 1993
Sobre dla bomberos 93
Sobre patrimonio ferroviario (22-07-1988)
Sobre restauración del correo central
América UPAEP (sobre) juegos tradicionales
Sobre filatélia bicentenario Chile 2010
Sobre Casa de Moneda
Aerog la portada de Antofagasta, II región
Sello impuesto ($500)
Sobre Copa América Chile 91 (12-04-1991)
Visita a Chile de Giorgio Napo sello
Sobre flora y fauna marina 91
30 años de Teletón (sello)
Carpeta 100 años de Purrangue
Sello ley N° 20.000
Sobre Instituto Nacional (1 0-08-1 988)
Block Isla de Pascua
Cantidad
en el
sistema
188.076
168.240
132.863
80.868
50.600
27.789
16.281
7.342
5.307
3.524
1.452
957
812
716
658
593
574
420
320
261
226
199
134
120
53
45
29
Unidades
de
diferencia
185.755
-2.321
Inventario
fisico
148.240
134.779
77.598
49.860
27.489
15.882
7.660
5.202
3.644
1.671
80
802
40
600
563
564
439
0
251
26
189
26
0
0
35
0
.
-
-20.000
1.916
-3.270
-740
-300
-399
318
-105
120
219
-877
-10
-676
-58
-30
-10
19
-320
-10
-200
-10
-108
-120
-53
-10
-29
En su respuesta, la empresa señala que el
coincidente
con el advertido respecto de la bodega de
problema representado es
materiales de explotación. Agrega que a través del actual sistema, sobre el cual se
están realizando los ajustes necesarios, es posible que cualquier usuario realice
transacciones, lo que implica tener que efectuar cuadraturas manuales mediante el
uso de cartolas, las que permiten controlar los movimientos reales.
Sobre el particular, considerando que no se
acompañan nuevos antecedentes respecto de las diferencias identificadas y que las
mejoras al sistema se encuentran en ejecución, cabe mantener la objeción, debiendo
la administración impartir las instrucciones necesarias tendientes a solucionar dichas
situaciones, lo que se verificará en una próxima auditoría.
b) Se observaron deficiencias en el almacenamiento de especies valoradas
(carpetas de colección y sellos, entre otras), las que estaban acopiadas en
casilleros y cajas debido al reducido espacio físico disponible en la bodega,
situación que dificulta su control y resguardo.
12
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
—I
En lo tocante, la entidad examinada señala que
la bodega con la que actualmente cuenta para estos efectos es la única que dispone
de cámaras de seguridad y un sistema de control de acceso, lo que permite
resguardar especies valoradas. Añade que tiene planificado para fin del año 2011 un
inventario general de especies, orden y revisión del destino de todas aquellas
especies muy antiguas.
Sin perjuicio de lo expuesto y de las medidas
que se implementarán por la administración, se mantiene la observación hasta
verificar el cumplimiento de dichas acciones en una futura fiscalización.
c) Se ubicaron las siguientes especies, las que no se encontraban registradas en el
sistema SAP, cuyo control se realiza a través de cartolas manuales:
Detafle
Bolsas
Bolsas
Entero
Entero
Entero
Bolsas
Bolsas
Bolsas
Bolsas
Bolsas
Bolsas
Bolsas
Bolsas
Bolsas
Bolsas
Cantidad
temáticas descubrimiento de América
temáticas Washington
Postal Ventisquero San Rafael
Postal Cuerno del Paine
Postal Valle de la Luna
display sobres azul letra “A”
display sobres azul letra “B”
display sobres azul letra “C”
display sobres azul letra “D”
display sobres azul letra “E”
display sobres letra “A”
display sobres letra “B”
display sobres letra “C”
display sobres letra “0”
display sobres letra “E”
145
103
102
1
218
57
94
89
9
4
212
275
448
1.786
778
En lo que concierne a esta detección, la entidad
auditada indica que existe un 5% de las especies valoradas, a valor facial, que no
están ingresadas en el SAP, pues son muy antiguas y nunca fueron creadas en el
sistema de ventas SISVE. Agrega que en una primera etapa se definió para dicho
sistema que se subieran aquellas especies que estuvieran ya creadas en el SISVE, y
13
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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en la segunda etapa, que se encuentra en ejecución, se están creando todas las
demás especies en SAP, proceso que debiera concluir al finalizar el año 2011.
Considerando que se encuentra en çlesarrollo el
proceso de actualización del sistema en comento, cabe mantener la observación
mientras no se verifique su conclusión y funcionalidad, en una próxima auditoria.
d) Se detectó la falta de inventario de los productos filatélicos, registro que fue
requerido durante la auditoría por personal fiscalizador de esta Contraloria
General, mediante correos electrónicos de 2, 6 y 9 de mayo del año 2011, los
que no fueron respondidos en dicha oportunidad.
Al respecto, la empresa señala que a fines del
año 2011 tiene previsto realizar el inventario de productos filatélicos. Por ende, se
mantiene esta observación hasta verificar su efectivo desarrollo y aplicación, en una
próxima auditoría.
e) Revisados los movimientos de bodega efectuados al 31 de marzo de 2011,
desde el menú SAP “MB5I Documento material”, se detectó que dicho aplicativo
permite realizar transacciones de materiales en stock desde la bodega central de
filatelia a personal que no pertenece a dicha área. Los usuarios identificados en
la situación observada son los siguientes:
Usuano
.
AECHEVERRIAZ
AESCOBARV
AGUTIERREZM
AMANRIQUEZC
AMEDINAC
AOLAVARRIAA
APEREZA
OPALMAR
CGALVEZJ
t
CLAGOSB
CNUÑEZG
CZAMORANOM
DGOMEZB
DMURR
EESPINQZAM
EESTAYE
EGALLARDOG
EMORAGAC
EPARADAL
ERAMIREZP
EVALENZUELAG
EVARELAC
EVELOZOO
Cantidad de
movimientos
Usuano
.
-
4
2
2
2
2
2
9
1
2
2
2
2
3
2
4
350
1
3
21
2
9
1
2
JMICHAUDD
JRAMIREZP
LCATALANH
LGONZALEZA
LGUNTHERS
LMIRANDAQ
LPAREDESA
LPINEDAB
LVOGTO
MACEVEDOE
MCABELLOQ
MCABRERAS
MCALDERONC
MDELAFUENTEM
MJARAN
MLAGOSA
MLOPEZR
MNEIRAM
MNUNEZC
MPALACIOSB
MRIQUELMEC
MSOTOG
NARAVENAC
14
Cantidad de
movimientos
-
2
1
4
2
2
33
2
2
1
1
2
2
4
2
2
1
2
4
14
10
1
24
1
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
VgIL3
Usuario
1
Cantidad de
movimientos
FBAI-IAMONDEM
GBRINGASJ
GCARCAMOC
GILLANESD
GJARAN
GJURYR
GMARTINEZR
GQUEZADAH
GSALAMANCAI
HOLIVARESP
ITAPIAA
JALACCHIL
JESPINOZAG
JFUENTESP
JGATICAP
JHORMAZABALR
JMALDONADON
.JMEDINAB
Cantidad de
movimientos
Usuario
4
5
2
2
12
10
5
1
2
3
1
2
4
10
1
2
2
3
NCARVAJALM
NGONZALEZM
NTRANGOLO
NTURRAB
PACEITONY
PSAAVEDRAH
RCONTRERASP
RDONOSOA
RGARCIAA
RRETAMALC
RTOBARP
SLOPEZS
SPINCHEIRAS
TALANISZ
VDIAZT
VLIRAL
WALENZUELAJ
WRAMIREZR
4
1
2
2
1
3
1
1
2
7
2
29
16
1
2
8
1
2
Sobre el particular, indica que la transacción
MIGO de SAP permite que otros usuarios puedan realizar transacciones de este tipo,
falencia que está en proceso de corrección, a nivel de consultoría.
Al efecto, en tanto no se verifique la efectiva
mejora del citado aplicativo, se mantiene la observación.
2. Finanzas.
La fiscalización de este macroproceso tuvo por
finalidad verificar los procedimientos contables y administrativos desarrollados por la
empresa examinada, conforme a la normativa aplicable sobre la materia, lo que
implicó la validación de los procesos de cobranza, tesorería y registro contable.
Universo y muestra específica.
El universo de transacciones examinado en
este macroproceso ascendió a $18.613.138.675, auditándose el 100%.
En cuanto al proceso de tesorerla, se efectuó
un arqueo de 573 boletas de garantía.
Del
examen
siguientes situaciones:
15
efectuado
se
distinguen
las
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
2.1 Ausencia de un procedimiento de cobranza.
La empresa fiscalizada carece de un
procedimiento escrito que regule la gestión de cobranzas, lo que denota una
debilidad de control interno.
En tal sentido, se detectó que la situación de
morosidad, a junio de 2011, de diversos clientes que se encontraban en proceso de
cobranza prejudicial por parte de la empresa, no habla sido informada al boletín
comercial. Ello, según el siguiente detalle:
RUT
Código del
cliente
Razón social
69.200.700-K Municipalidad de Futrono
69.010.200-5 Municipalidad de Huara
69.181.l00-K Municipalidad de Lonquimay
61.607.5004 Servicio de Salud Valdivia
77.598.800-2 Segemontt Ltda.
Colegio de Contadores de Chile
70.351.700-5
A. O.
89.858.700-2 Cometal Ltda.
82.621.700-6 Colegio Médico de chile A.G.
Cooperativa Agrícola Pisquera
82.262.600-9
Elgui Ltda.
Mes de
envio a
cobranza
prejudicial
NC de
factura
Monto ($)
51186
1295925
502905
81066
1282343
1294203
51548
900017048
1278378
1264532
11366
1282209
1013622
63.127
505578
1224398
1297602
900020148
1266893
18.130
102.305
290.487
diciembre
de 2010
206.530
230.458
142.714
13.575
1.975
En relación con lo objetado, la Empresa de
Correos de Chile señala que se encuentra definido y validado el documento de
políticas y procedimientos de crédito y cobranza, en el cual se establece de manera
formal y escrita la regulación de dichos procesos. A su vez, respecto de los clientes
que debían ser informados al boletín comercial, indica que en su mayoría fueron
publicados, y en los casos que ello no aconteció, precisa que se debió a una solicitud
de la Gerencia de Ventas.
En base a los antecedentes proporcionados por
la empresa, se levanta la observación acerca de la ausencia de un procedimiento de
cobranza. No obstante, respecto de la publicación en el boletín comercial, no se
adjuntan antecedentes que acrediten lo informado, por lo que se mantiene dicha
observación.
2.2 Falta de documentación de respaldo.
De la revisión efectuada a los desembolsos que
se realizan a través del sistema de pago automático de cuentas -PAC-, se detectaron
operaciones que no cuentan con facturas de respaldo que justifiquen los montos
descontados en las respectivas cartolas bancarias, a saber
Razón social
N° de factura
Monto ($)
Fecha de pago
N° de cartola
Banco
Chilectra S.A.
52554951
25.550
30/09/2010
243
BCI
Chilectra S.A.
7331108
46.892
15/1112010
219
BCI
Chilectra S.A.
50874683
79.400
15/1112010
219
OCI
16
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
Lo anterior, vulnera lo establecido en el articulo
55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, deI Ministerio de Hacienda -aplicable a la
empresa examinada en virtud de lo señalado en el artículo 13 del decreto con fuerza
de ley N° 10, de 1981, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones-, que
señala que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán
contar con el respaldo original que justifique tales operaciones y acredite el
cumplimiento de las leyes tributarias.
Al respecto, no obstante la entidad fiscalizada
describe el procedimiento de contabilización de los pagos PAC, omite la
documentación de respaldo que soporte dichas transacciones. Por lo tanto, se
mantiene esta observación.
2.3 Falta de rendición de fondos asignados.
Se constató la asignación de fondos a rendir a
dependientes que mantenían a su haber rendiciones pendientes de otros perlodos,
lo que contraviene lo establecido en el paso N° 10 del subproceso de gestión de
pagos internos, del Manual de Procedimiento Cuentas por Pagar, código
“GEFI&CQNTA-CTAXPAG”, de 15 de febrero de 2011, que señala que antes de
otorgar un fondo a rendir o fondo fijo, se debe verificar que el solicitante no posea
rendiciones pendientes en el sistema ERP/SAP. Lo anterior se verificó en los
siguientes casos:
[
Mariela Jara Araneda
Pendiente a
ndir ($)
500.000
01/0612010
Nuevo monto
asignado ($)
450.000
Nelson Araya Gómez
1.919.074
28/09/2010
200.000
0111012010
10.900
01/0412010
678.300
0110512010
3.700.000
14/10/2010
2.700.000
15111/2010
2.500.000
06/12/2010
Trabajadores
Jeannette Varas Carrillo
Virginia Concha AilIón
Fecha
Egreso N
Fecha
39276
10/1112010
400.000
29434
23111/2010
1.000.000
40592
22102/2011
2.500.000
40018
07/01/2011
Sobre la materia, la empresa precisa que en los
casos de Mariela Jara Araneda y Jeannette Varas Carrillo, los fondos fueron
rendidos el 31 de diciembre de 2010 y 28 de febrero de 2011, respectivamente.
En cuanto a Nelson Araya Gómez y Virginia
Concha Allión, aclara que las rendiciones de fondos se encontraban en el área de
control pagos, estando pendiente solamente su contabilización.
Verificada la documentación de respaldo
entregada por la empresa, y considerando que no se tuvieron a la vista los
antecedentes de Mariela Jara Araneda, por $500.000, Jeannette Varas Carrillo? por
$200.000 y Virginia Concha AllIón por $10.900 y $2.700.000, se mantiene
parcialmente la observación, hasta validar en un próximo seguimiento la
regularización de dichos pagos.
17
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
2.4 Mantención en custodia de boletas de garantía vencidas.
Se detectó que la empresa auditada mantenía
en custodia 514 boletas de garantía de fiel cumplimiento de contratos celebrados con
terceros, las cuales se encontraban vencidas al 31 de diciembre de 2010, sin que
hayan sido oportunamente devueltas a los respectivos proveedores. El total anual de
cauciones vencidas en custodia es el siguiente:
Monto ($)
Año
1965
12.061.406
1992
19.468.479
1993
99.516.512
1994
2.836.843
1995
1996
85.763.787
10.471.487
241.041.759
1997
1998
6.433.332
3.500.000
1999
2000
2001
2002
2003
2004
339.842.715
2005
2006
10.346.906
3.523.001
942.898.106
41.297.348
10.508.954.530
1.236.497
1.130.284
34.355.239
29.493.552
2007
2008
2009
2010
Total ($)
1.635.560.410
14.029.732.195
Lo anterior denota una debilidad de control
interno producto de la ausencia de un manual de registro y custodia que defina las
responsabilidades y controles que deben ejercer las distintas áreas que intervienen
en el proceso de resguardo de dichos documentos valorados.
En su respuesta la empresa auditada indica
que desde el 15 de noviembre de 2011 se encuentra en aplicación un procedimiento
de registro y custodia de documentos de garantía, que aún está en proceso de
validación, en el cual se definen responsabilidades y controles que las áreas
involucradas deben gestionar en el proceso de recepción, resguardo y devolución de
los instrumentos de caución. Añade que los 514 documentos vencidos al 31 de
diciembre de 2010 y mantenidos en custodia, serán devueltos a los tomadores
concluyendo dicho proceso, a fines del año 2011.
Sin perjuicio de lo expuesto y de las acciones
correctivas señaladas por la empresa, se mantiene la observación hasta verificar el
efectivo cumplimiento de la medida informada en una futura auditoria de
seguimiento.
16
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
3. Comercialización.
En este macroproceso se revisaron los
servicios asociados a la atención al cliente nacional e internacional y al transporte de
productos.
La fiscalización contempló visitas a las plantas
Centro Técnico Postal (CTP), Courier, Expresos y Paquetería (CEP) y Aeropuerto,
además de las sucursales de la Región Metropolitana, con la finalidad de constatar
en terreno el funcionamiento de los procesos de transporte de productos, control de
distribuidores, maestro de clientes y proveedores y control de entrega.
Universo y muestra específica.
Sobre un total de 2.422 reclamos por servicios
nacionales ingresados en el departamento de atención al cliente de la empresa
examinada, entre los meses de noviembre de 2010 a enero de 2011, se efectuaron
pruebas sobre los controles a una muestra de 70 casos, que representa un 2,89%.
En cuanto a los reclamos internacionales
registrados en el cali center de atención al cliente, al 31 de marzo de 2011
totalizaban 7.466 casos, los que al 6 de mayo de esa misma anualidad, se
encontraban en el siguiente estado:
Estado
Cantidad
En análisis (j
Anulados
Cerrados ()
Reabiertos
Solución propuesta (**9
Total
2.912
178
626
1
(fl)
(*)
Porcentaje sobre el total
3.749
7.466
3900%
2,39%
8,39%
0,01%
50,21%
100,00%
En análisis: reclamo abierto pendiente de una solución apta para el cliente.
(**)
Anulado: reclamo invalidado por repetición, desistimiento del cliente reclamante o error de
ingreso del ejecutivo de contact center.
(***)
Cerrado: solución propuesta revisada por supervisor y aprobado su paso a cierre definitivo del
reclamo.
(****)
Solución propuesta: reclamo que llegó a su término con una solución al cliente mediante carta
informando la entrega, motivo de la devolución, extravío, indemnización por extravio,
devolución de franqueo, avería o sustracción total, a través de comunicación telefónica con el
cliente para el cierre del caso o comunicación electrónica, con el mismo informando la situación
final de su caso.
Del examen practicado a los procesos
mencionados precedentemente, se identificaron las siguientes situaciones:
3.1 Ausencia de comunicación de pago de indemnización.
En el proceso de indemnizaciones por pérdida
de envíos, se constató que la empresa auditada no da cumplimiento a lo establecido
en el paso N° 20 del “Procedimiento Pago de Indemnizaciones”, toda vez que no
vi
19
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
comunica al cliente, mediante carta, que tiene un pago disponible por dicho
concepto. Lo anterior, según lo informado por la Gerencia de Servicio al Cliente,
mediante correo electrónico de 1 de agosto de 2011.
Sobre el particular la empresa fiscalizada
señala en su respuesta que a contar del 22 de noviembre de 2011 implementó el
envío a los clientes de los siguientes documentos:
a) Carta de comunicación de pago de indemnización.
b) Mail de comunicación de pago de indemnización.
La efectividad de las medidas implementadas
por la empresa será verificada en una futura auditoría de seguimiento, en tanto, se
mantiene la observación.
3.2 Sobre inventario de paquetes aforados.
La paquetería aforada corresponde a aquella
revisada por funcionarios del Servicio Nacional de Aduanas, que se encuentra a la
espera de documentación que debe presentar el cliente antes de autorizar su
distribución.
Al respecto, del examen practicado al proceso
de control de entrega de los envíos internacionales, el 5 de octubre de 2011, se tomó
una muestra sobre 49 de 841 paquetes aforados que se mantenían en las
dependencias de la Empresa de Correos de Chile, ubicadas en el Aeropuerto
Internacional Comodoro Arturo Merino Benítez, no siendo habidas físicamente las
siguientes partidas:
de seguimiento
CP5003200821N
CP319734908ES
CP5801 00587US
ED877765228US
CJ452120968U5
EG728V30229US
CQ0348843655US
CJ174995262US
CJ228325339U5
CJ228367594U5
CJ228373569US
CJ2281 03875US
CJ228344562US
CJ313823281US
CL685838015DE
CJ228612808US
CJ228102858US
E6023286857BR
CP836720244HK
CL695263108DE
CP000457189UY
CP000457246UY
Fecha
10-01-2011
13-01-2011
23-03-2011
09-04-2011
23-04-2011
25-04-2011
23-06-2011
25-06-2011
01-07-2011
01-07-2011
01-07-2011
01-07-2011
01-07-2011
03-07-2011
04-07-2011
04-07-2011
05-07-2011
18-07-2011
01-08-2011
01-08-2011
01-08-2011
01-08-2011
Requerimiento pendiente
Factura / transacción
Factura/transacción
Factura / transacción
V°B° SNS
Factura / transacción
Factura / transacción
Factura ¡ transacción
Factura / transacción
Factura / transacción
Factura / transacción
Factura / transacción
Factura / transacción
Factura / transacción
V°B° SNS
Factura / transacción
Factura / transacción
V°B° SNS
Factura ¡ transacción
Factura
V°B° SNS
Factura
Factura
20
Bancaria + V°B° SAG
Bancaria+ V°B°SAG
Bancaria + V°B° SNS
Bancaria
Bancaria
Bancaria
Bancaria +
Bancaria +
Bancaria +
Bancaria +
Bancaria +
Bancaria +
Bancaria
Bancaria
Bancaria
V°B° SNS
V°B°
V°B°
V°B°
V°B°
V°B°
SAG
SAG
SAG
SAG
SAG
ØLZ*L
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
¡
CR(L3
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
-
N° de seguimiento
Fecha
CP000457201UY
EC6794549481 US
CL694502552DE
CL6945027110E
CQ351674557US
01-08-2011
01-08-2011
02-08-2011
02-08-2011
03-08-2011
Requerimiento pendiente
Factura
Factura
Factura ¡ transacción Bancaria
Falta 1 Bulto
Factura
Sobre lo observado, la empresa indicó en
relación a un total de 27 envíos, que:
a) 7 fueron despachados a sucursales de la empresa, para que el destinatario
proceda al pago de impuestos y retiro del bulto.
b) 11 de ellos, por no cumplir con los requisitos para su internación, fueron
retornados a su origen.
c) 3 envios han cumplido su plazo para internación sin tener respuesta del
destinatario en Chile, por lo que se procederá a su retomo a origen.
d) 2 envíos han sido informados erróneamente en cuanto a su número de
seguimiento, por lo que no aparecen en ninguno de los sistemas.
e) 4 envíos no arrojan movimiento en los sistemas, por lo que se ha solicitado
información a los origenes de cada envio.
No obstante lo detallado, en consideración a
que la empresa adjunta sólo parcialmente la documentación que acredita lo
informado, se mantiene la observación hasta su completa validación, en una futura
fiscalización.
4. Ingresos propios.
Este macroproceso contempló la revisión de los
procesos de facturación, registro, valorización y control de ingresos.
Universo y muestra especifica.
El universo de transacciones auditado
corresponde a $1.149.113.332, del cual se examinaron registros contables por
$117.373.858, que representan un 10,32% del total.
En el examen efectuado se determinaron las
siguientes observaciones:
4.1 Irregularidades en la emisión de notas de crédito.
t
De la revisión de las notas de crédito superiores
a $500.000 emitidas en el período comprendido entre enero y marzo de 2011, se
constató la reversa de ventas correspondientes al ejercicio 2010, justificadas en la
“refacturacián”, lo que vulnera lo señalado en el articulo 57, en relación al artículo
21, números 1 y 2, del decreto ley N° 825, de 1974, del Ministerio de Hacienda, ley
21
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
sobre impuestos a las ventas y servicios. Se adjunta el detalle de las facturas que
presentan lo observado:
Factura
Nó
Fecha
1333990
31/10/2010
1343752
31/12/2010
1343753
Monto ($)
Nota de crédito
Cliente
N°
Fecha doc.
73927
24/03/2011
668.923
1.667.498 Círculo Mas S.A.
73643
21)03/2011
1.667.498
31/12/2010
2.694.560 Círculo Mas S.A.
73646
21/03/2011
2.694.560
1343754
3111 2)2010
3.804.476 Círculo Mas S.A.
73645
21)03/2011
3.804.476
1357382
30/11/2010
1.307.205 CODELCO Chile
72614
24/0112011
1.307.205
1358250
30/1212010
635.155 EmelectricS.A.
72797
31/01)2011
635.155
1358360
31/12/2010
12.990.998
72697
26/01)2011
12.990.998
1367039
31/1212010
3.079.072
72203
19/01/2011
3.079.072
1367989
31/1212010
757.938
73134
17)02/2011
757.938
1370248
31/12)2010
571.719
73587
17/03/2011
571.719
1370735
31/12)2010
847.850
72228
21/01/2011
847.850
1370821
31/12)2010
73495
14/03/2011
4.664.574
1370825
31/12)2010
73490
14/03/2011
755.986
1370828
31/1212010
1.059.624 Ministerio de Salud
73494
14/03/2011
1.059.624
1370829
31/12)2010
1.007.358 MinisteriodeSalud
73443
11/03/2011
1.007.358
1370832
31/12)2010
2.211.688 MinisteriodeSalud
73492
14/03/2011
2.211.688
1.605.315 CODELCO Chile
72496
31/01/2011
1.605.315
1370870_[_31/1212010
668.923
Empresa Eléctrica de
Atacama
CIa. de Teléfonos de
Coyhaigue
Instituto Nacional de
Propiedad Industrial
Junta Nacional de
Jardines Infantiles
Minera Hierro
Atacama SA.
Dirección General de
Movilización Nacional
4.664.574 Ministerio de Salud
755.986
Subsecretaria de
Redes Asistenciales
Monto ($)
En relación a este punto, la entidad fiscalizada
aclara que las notas de crédito señaladas en la observación corresponden a
correcciones de datos sobre las facturas originales, por lo que de manera simultánea
se emitieron facturas que las reemplazaban. La excepción está en el caso de una venta
por $571 .719, que se encontraba duplicada.
Sobre el particular, analizados los antecedentes
aportados por la empresa en esta oportunidad, cabe señalar que en los casos de las
notas de crédito Nos 73.458 y 73.094, no acompaña nuevos documentos que avalen lo
argumentado. En cuanto a las notas de crédito N°
5 73.587 y 72.697, las facturas que se
envian como respaldo del reemplazo hacen referencia a un documento distinto.
Considerando
corresponde
lo
expuesto
mantener la observación, hasta la validación de lo informado, en una futura auditoría
de seguimiento.
It
22
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN QE AUDITORIA
II. Examen de cuentas.
1. Macroproceso de Finanzas
1.1 Provisión de deudores incobrables
La empresa auditada, según lo establecido en
la Ficha Estadística Codificada Uniforme (FECU), al 31 de diciembre de 2010,
registra una provisión para deudores incobrables sobre la base de las cuentas
vencidas. Para estos efectos, aplica los siguientes parámetros:
-
-
Deudores nacionales y organismos públicos: se provisiona el total de las cuentas
vencidas a más de un año.
Administraciones postales extranjeras: se provisiona el total de las cuentas
vencidas a más de dos años.
De la revisión y reproceso efectuado a la citada
cuenta, respecto de su saldo al 31 de diciembre de 2010, se identificaron las
siguientes situaciones:
a) Subvaluación de la cuenta de deudores incobrables, valorizada en $1.966.832.
b) Facturas de venta cuya antigüedad supera los 3 años, las que representan un
56,16% del total provisionado contablemente como incobrable por la empresa.
según el siguiente detalle:
Año
Monto ($)
1996
1997
1998
1999
2000
2001
926.244
8.184.701
10.858.186
28.482.410
25.824.063
2002
2003
2004
71.000.635
44.555.061
47.072.671
1.067.324
2005
2006
2007
2008
2009
Total ($)
96.867.069
153.138.921
133.874.558
244.470.884
239.404.349
1.105.727.076
Sobre lo observado, la empresa indica que en
el caso señalado en la letra a), correspondió a un error manual en el cálculo de la
provisión de incobrables nacionales, lo que fue corregido en el mes de enero de
2011.
t
En relación a las partidas con antigüedad
superior a tres años, informa que en la sesión vigésima ordinaria efectuada el 7 de
noviembre de 2011 • el Directorio de la Empresa de Correos Chile aprobó el castigo
23
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
tributario de deudas incobrables por un monto de MM$392, producto de haber
cumplido todas las etapas de cobranza sin haber podido recuperarlas. Añade, que
actualmente se encuentra en proceso de solicitud de aprobación por parte del
Sistema de Empresas Públicas (SEP), Ministerio de Hacienda y Ministerio de
Transportes y Telecomunicaciones.
En este sentido, se mantiene por el momento la
observación, hasta verificar en una futura auditoría de seguimiento el efectivo
cumplimiento de las medidas adoptadas por la empresa fiscalizada
1.2 Diferencias en los montos de las garantías contabilizadas en el balance.
Del examen de las cuentas “cauciones de
terceros”, se determinó una diferencia de $383.750.448 en su saldo, reflejado en el
balance al 31 de diciembre de 2010, consignado en la Ficha Estadistica Codificada
Uniforme, FECU, de la empresa auditada. Ello, según se detalla a continuación:
Detalle
[
cauciones de tercems”
1
1
Balance al
31/1212010 ($)
16.003.987.025!
1
Reproceso al
31/1212010 ($)
16.387.737.4731
Diferencia ($)
-
383.750M8
En su respuesta, la empresa indica que la
diferencia identificada fue regularizada en mayo de 2011. Agrega que con la puesta
en marcha del “procedimiento de registro y custodia de garantías de terceros”,
dichas diferencias no se producirán.
No obstante lo expuesto, considerando que no
se adjuntó la documentación de respaldo respectiva, se mantiene la observación
hasta verificar la integridad y exactitud de dicha cuenta contable, en una próxima
fiscalización.
1.3 Conciliaciones bancarias.
El análisis practicado a las conciliaciones
bancarias de las principales cuentas corrientes de la empresa auditada, existentes al
31 de diciembre de 2010, determinó las siguientes observaciones:
a) Partidas que presentan una antigüedad superior a un año, al 31 de diciembre de
2010:
Cheques girados y no cobrados
Banco
N° de cuenta
Monto ($)
Santander
80-40-05758-2
560.952
Scotiabank
67-00776-05
1.596.769
Total (5)
2157.721
t
24
1
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
Depósitos en banco no contabilizados
Banco
N° de cuenta
Monto ($)
BCI
1208194
3.464.585
Banco Estado
126292
126276
1.837.072
Banco Estado
Santander
Scotiabank
9.003.827
32.067.773
8040-05758-2
717000106
41 828-05
Banco de Chile
L
61.404
358.848
46793.509
Total ($)
Giros en banco no contabilizados
Banco
UCI
Santander
N° de cuenta
Monto ($)
1208194
8040-05758-2
Total ($)
788.022
485.971
1273.993
Depósitos contables no registrados
Banco
Banco Estado
Santander
NC de cuenta
126276
8040-05758-2
Total ($)
Monto ($)
1.261.843
5.707.421
6.969.264
Sobre los cheques girados y no cobrados indica
que respecto del Banco Santander, corresponden a 5 partidas que se ajustarían al
cierre de noviembre de 2011 y en cuanto al Scotiabank, efectivamente no se
encontraba cobrado.
En relación a los depósitos en banco no
contabilizados, señala que respecto de los bancos BCI, Estado, Santander y
Scotiabank, corresponden a pagos de facturas de clientes no identificados a la fecha
de este informe. Añade que está gestionando la entrega de información para adoptar
las medidas correspondientes. En cuanto al Banco de Chile, precisa que se trata de
un depósito no contabilizado que se encuentra regularizado en el año 2011.
De los giros en bancos no contabilizados,
informa que éstos se regularizarían al 30 de noviembre de 2011.
Respecto de los depósitos contables no
registrados, señala que pertenecen a abonos contabilizados erróneamente y
corregidos durante noviembre de 2011.
A pesar de lo expuesto se mantiene la
observación en todos sus puntos, hasta verificar la efectividad de las acciones
informadas, en una futura auditoría de seguimiento.
It
25
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
b) Cheques girados al 31 de diciembre de 2010 y no cobrados al 31 de marzo de
2011:
Cheques girados y
Cobro posterior al
no cobrados al 3131-03-2011 (5)
12-2010(s)
3.958.559
946.098
Banco
N° de cuenta
BCI
10208194
Banco Estado
126292
178.057.558
100.739.249
Santander
80-40-05758-2
397.866.751
No se recibieron cartolas
Total pendiente de cobro (5)
Por cobrar (5)
3.012.461
77.318.309
80.330.770
Sobre la materia, la empresa fiscalizada informa
en su respuesta que del banco BCI solo quedan pendientes por cobrar $1.584.244,
según detalle que adjunta. Del BancoEstado requiere información del monto por cobrar
y sobre el Banco Santander aclara que $7.169.969 corresponden a errores en el
proceso de contabilización u omisión de ajustes de cheques caducados, los que se
encuentran en proceso de análisis a fin de regularizarlos o contabilizar a noviembre de
2011.
Sin
perjuicio
de
los
antecedentes
proporcionados por la empresa y de las acciones correctivas señaladas por la
administración, se mantiene la observación mientras no se verifique el cabal
cumplimiento de las medidas informadas, en una futura auditoría de seguimiento.
III. Sobre evaluación de los sistemas de información computacional de la empresa.
En esta auditoría se examinó la confiabilidad de
la transmisión de datos entre el Sistema Integrado de Seguimiento y Ventas -SISVE
y el entorno SAP.
Al respecto, es dable indicar que la tecnología
usada permite una transmisión confiable de datos entre servidores. Asimismo, los
archivos cargados en SAP desde SISVE utilizan estándares de la industria, lo que
favorece su transmisión, permitiendo definir una serie de aspectos técnicos
relevantes para la calidad del proceso.
Ahora bien, del examen practicado al referido
sistema, no se verificaron, en esta oportunidad, observaciones que formular.
IV. Sobre cumplimiento de la Norma Chilena de Seguridad ¡SO 27002, de 2009.
Esta Entidad de Control formuló observaciones
respecto de la inobservancia de la norma del epígrafe, reproches que fueron
respondidos por la entidad auditada en el sentido de que aquella solo constituye una
guía de buenas prácticas, no obligatoria para esa empresa, no obstante lo cual se
encuentra desarrollando un plan de trabajo que considera algunos de sus ámbitos.
1
Atendido el argumento de la empresa, y de un re
estudio de los antecedentes, debe acogerse el mismo y en consecuencia, levantarse
las observaciones del numeral IV del preinforme que se enumeran:
26
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
1. Ausencia de un responsable de la política de seguridad de la información.
2. Falta de actualización de la política de seguridad de la información.
3. Falta de clasificación de los activos de información.
4. Carencia de etiquetado de los activos de información.
5. Falta de actualización de documentación técnica.
6. Inexistencia de planes de contingencia para los sistemas críticos del negocio.
7. Uso de contraseñas temporales.
8. Inexistencia de un procedimiento para la eliminación de los medios de
almacenamiento de información dados de baja
Sin peijuicio de lo anterior, considerando la
relación de las materias abordadas con riesgos de control interno, su solución será
materia de futuras auditorías, en tal aspecto.
V. Otros hallazgos.
1. Visitas a sucursales.
De las 59 sucursales que la Empresa de
Correos de Chile dispone en la Región Metropolitana, en esta auditoría se visitaron
4, las que se detallan en el siguiente cuadro, con la finalidad de verificar aspectos
relacionados con informes de recaudación, depósitos de remesas, control de
inventario de activos fijos y de casillas postales.
Sucursal
Suecia
Avenida Matta
Plaza de Armas
Moneda
Fecha de visita
16 de julio de 2011
19 de julio de 2011
19 de julio de 2011
19 de julio de 2011
En la revisión efectuada se identificaron las
siguientes situaciones:
a) En lo que concierne al control de las casillas postales, se detectaron divergencias
entre la información consignada en el reporte emitido desde el módulo de
administración de éstas y lo constatado en terreno por personal fiscalizador de
esta Entidad de Control, según se detalla a continuación:
Sucursal
Avenida Matta
Plaza de Armas
Casilla N°
420
427
432
50.288
Estado en el sistema
Estado verificado en terreno
Contrato caducado
Con correspondencia
Arrendados
No existe físicamente
27
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA
Sucursal
Moneda
Casilla N°
13.104
13.127
14.586
Estado en el sistema
Estado verificado en terreno
Arrendados
Disponible
En lo tocante, la empresa informa que las
Nos
420 y 432, de la sucursal Avenida Matta, se encontraban dentro del plazo
casillas
para renovar y la N° 427 está actualmente clausurada. En relación a la no hallada en
la oficina de Plaza de Armas, indica que efectivamente no existe en esa sucursal, y
sobre las de Moneda aclara que se produjo un problema de visualización, que fue
evidenciado con posterioridad a la fiscalización.
Sin perjuicio de lo argumentado y en
consideración a que la empresa no acompaña los antecedentes de respaldo que
acrediten lo informado, se mantiene la observación.
b) En cuanto al control de recaudaciones, se verificó una diferencia entre el arqueo
practicado el 15 de julio de 2011, a la caja de la sucursal de avenida Matta y el
informe de recaudación del mismo día, emitido por el jefe de dicha sucursal, a
saber:
Detalle
Recaudación
Depósitos 15-07-2011
Efectivo
Efectivo
Efectivo
Cheque
Depósitos 18-07-2011
Efectivo
Efectivo
Cheque
Total depósitos
Ajuste por doble ingreso
Recaudación menos depósitos menos ajuste
Montos ($)
3.370.128
(820.205)
(29.062)
(261.683)
(31.140)
(1.218.405)
(870.713)
(102.920)
(3.334.128)
(14.775)
21.225
Sobre la materia, la entidad revisada reconoce
que efectivamente existió un error en el arqueo, por un total de $21.225, el cual fue
depositado el 18 de julio de 2011.
A la luz de los antecedentes tenidos a la vista y
considerando que el informe de recaudación presentado corresponde al 17 de
diciembre de 2011 se mantiene la observación, mientras no se verifique en una
futura auditoría el detalle del depósito indicado en el párrafo precedente.
c) En la sucursal de Plaza de Armas se detectó que el último control de inventario de
existencias de productos filatélicos se efectuó hace aproximadamente tres años.
t
Asimismo, se verificó que las carpetas de la
colección “Eduardo Frei Montalva” no se encontraban registradas en el sistema de
control filatélico.
28
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
Al tenor de lo observado, la empresa señala
que las existencias representadas actualmente se encuentran correctamente
registradas en el arqueo y nómina de la sucursal. Añade que las referidas carpetas
serán registradas en el citado sistema de control filatélico.
En tal sentido, mientras no se verifiquen las
medidas adoptadas por la empresa auditada, corresponde mantener lo observado.
2. Sobre oficio N 36.394, de 2011, de esta Contraloría General.
Los señores Flavio Garrido Sepúlveda, Luis
Castillo Aravena y
de la directiva de los Sindicatos Nacionales de
Trabajadores Número Uno y de Profesionales y Técnicos, de la Empresa de Correos
de Chile, denunciaron diversas irregularidades relacionadas, entre otras, con la
contratación de servicios y asesorías por parte de la empresa mencionada, el
incumplimiento de las disposiciones sobre uso y circulación de vehículos tomados en
arrendamiento para ser utilizados por los gerentes de la empresa, despidos,
traslados, contrataciones y comisiones de servicio dentro y fuera del país, en
contravención al articulo 156 de la ley N° 10.336 y una supuesta sustracción de
fondos en la sucursal de Isla de Pascua, las que dieron origen a una investigación
especial, de cuyos resultados da cuenta el mencionado oficio N° 36.394, de 8 de
junio de 2011, de esta Contraloria General.
otros,
integrantes
En el citado documento, este Órgano Contralor
resolvió verificar en la presente auditoría, los aspectos relacionados con los procesos
de licitación y adjudicación de contratos, declaración de parentesco, pagos
efectuados en cumplimiento de los contratos de transporte de carga y distribución de
correspondencia y paqueteria citados en la presentación, la regularidad de la
indemnización otorgada a la empresa Gran Guía, la pertinencia de los pagos
asociados a la renuncia voluntaria de trabajadores de la empresa en el año 2008, la
regularidad de las operaciones relativas a los procesos vinculados al proyecto
NASCA y SISVE, la correcta utilización de los vehículos con que cuenta la empresa,
y el examen de los contratos de arrendamiento celebrados por el Gerente General
en el ejercicio de la atribución delegada mediante acuerdo de Directorio N° 102, de
12 de noviembre de 2009.
Ahora bien, de la revisión de las materias
detalladas precedentemente, no se verificaron, en esta oportunidad, observaciones
que informar, salvo en el caso de la correcta utilización de los vehículos con que
la
de cuyo examen se desprenden las siguientes objeciones:
cuenta
empresa,
2.1 Incumplimiento del decreto ley N° 799, de 1974.
Al respecto, se revisaron los vehículos de
propiedad de la empresa examinada que se detallan a continuación:
Tipo
PPU
vc-371 8
VC-371 9
VC-3720
VE-6741
BSYC-81
Camioneta
29
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
Tipo
PPU
BSYC-82
Camioneta
BSYC-83
BSYC-84
BWFW-10
Vehículo
En
la
fiscalización
se
comprobó
el
incumplimiento de lo consignado en el decreto ley N° 799, de 1974, sobre Uso y
Circulación de Vehículos Estatales y de la circular ND 35.593, de 1995, de esta
Entidad de Control, específicamente en lo referente a la exigencia de mantener
bitácoras por cada vehículo, el uso de distintivo y sobre la obligación de rendir
caución por parte de los conductores, requerimientos aplicables a las empresas,
sociedades o entidades privadas en que el Estado o sus empresas, sociedades o
instituciones, centralizadas o descentralizadas, tengan aporte de capital,
representación o participación superior al cincuenta por ciento, entregando a este
Organismo de Control la función de hacer efectivas las responsabilidades por sus
infracciones. Lo anterior, según se ha señalado, entre otros, a través de los
dictámenes Nos 53.986, de 2002 y 20.241, de 2008 y, particularmente, respecto de la
empresa estatal examinada, en los dictámenes N
5 11.680, de 1992 y 32.794, de
1994, todos de esta Contraloría General.
Sobre la exigencia de mantener bitácoras por
cada vehículo, que registren a lo menos su kilometraje y recorrido, las que deberán
ser visadas periódicamente por el jefe respectivo, conforme a lo señalado en la letra
f), numeral Xli, de las “Instrucciones sobre Uso y Circulación de Vehículos
Estatales”, contenidas en la circular N° 35.593, de 1995, de la Contraloría General de
la República, se detectó que los automóviles que a continuación se detallan no
daban cumplimiento a dicho requerimiento:
PPU
Vc-3718
VC-3720
BSYc-81
Observación
No registra recorrido del vehículo
En cuanto al uso de distintivo, se verificó que
los vehículos placa patente BSYC-81, BSYC-82, BSYC-83 y BSYC-84 disponen de
dicha identificación en color gris, vulnerando lo señalado en el artículo 3° del decreto
ley N° 799, de 1974, que establece que todo vehículo de propiedad de los
organismos o entidades señaladas en el inciso primero de su artículo 1°, cualquiera
fuere su estatuto legal, debe llevar pintado en colores azul y blanco, en ambos
costados, un disco de 30 centímetros de diámetro, insertándose en la parte superior
el nombre del servicio público a que pertenece, en la parte inferior, en forma
destacada, la palabra “ESTATAL”, y en el centro un escudo de color azul fuerte
(anexo fotográfico).
Además, la camioneta placa patente BSYC-83
no cuenta con el mencionado distintivo en su costado derecho (anexo fotográfico).
Por último, en lo que concierne a la obligación
de rendir caución por parte de los conductores, se evidenció que el chofer asignado
al vehículo placa patente VE-6741, señor José García Ling, RUT N° 9.479.4374, no
30
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
presenta en su liquidación de sueldo correspondiente al mes de junio de 2011,
70
descuento alguno relacionado con la obligación aludida, consignada en el artículo
del decreto ley N° 799, de 1974, que estipula que toda persona que sea autorizada
para conducir, en forma habitual, vehículos estatales y todo aquél a quien se asigne
el uso permanente de estos vehículos y tome a su cargo, asimismo, la conducción
habitual de ellos, deberá rendir una caución equivalente al sueldo de un año.
Al respecto, en cuanto a la obligación de
mantener bitácoras por cada vehiculo, que registren a lo menos su kilometraje y
recorrido visadas por el jefe respectivo, la empresa auditada informa que las
correspondientes a las camionetas VC-3718 y VC-3720 fueron entregadas en
fotocopia al inspector de la Contraloria General, no obstante lo cual, agrega que se
impartirán nuevas instrucciones para que se dé fiel cumplimiento a esta obligación.
En relación con lo señalado, cabe hacer
presente que las bitácoras referidas precedentemente se encontraban incompletas,
lo que impedía su clara lectura e interpretación.
En lo referente al uso de distintivos en los
vehículos, esa empresa no se pronuncia, por lo que este Organismo Fiscalizador
procederá a instruir una investigación sumaria para determinar las eventuales
responsabilidades administrativas de los funcionarios que infringieron el articulo 3°
del decreto ley N° 799, de 1974, al vulnerar los requisitos del disco fiscal en los
vehículos placas patentes Nos VC-3718, VC-3719, VC-3720, VE-6741, BSYC-81,
BSYC-82, BSYC-83 y BSYC-84.
Finalmente, en cuanto a la obligación de rendir
caución por parte de los conductores, informa que don José García Ling a contar del
1 de octubre de 2011 pasó a depender de la Gerencia de Operaciones, asignándole
posteriormente el manejo de un vehículo, dado lo cual está en trámite la fianza
correspondiente. Agrega que se trata de un caso excepcional debido a la urgente
necesidad de contar con sus servicios.
antecedentes
los
Considerando
proporcionados, y mientras no se verifique el efectivo descuento de la caución al
citado funcionario, en una próxima auditoria, se mantiene lo observado.
VI. CONCLUSIONES
La Empresa de Correos de Chile ha aportado
antecedentes e iniciado acciones correctivas, las cuales han permitido subsanar las
observaciones singularizadas en el punto 2.1 del acápite 1, sobre control interno,
referida a la ausencia de un procedimiento de cobranzas y en el titulo IV sobre
cumplimiento de la Norma Chilena de Seguridad ISO 27002, de 2009, en todos sus
numerales.
No obstante lo anterior, se mantienen las
demás objeciones, respecto de las cuales esa entidad deberá arbitrar ¡as siguientes
medidas tendientes a subsanarlas y dar estricto cumplimiento a las normas legales y
reglamentarias que rigen la materia:
1. Publicar y difundir los manuales de
“Procedimiento de gestión de compras”, “Procedimiento de Administración de
contratos”, “Procedimiento de Control de inventarios” y “Procedimiento de Control de
31
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
&
“‘,
)
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDMSIÓN DE AUDITORÍA
Garantías” y a su vez, velar por su estricto cumplimiento, acorde a lo consignado en
los puntos 1.la), 1.lb), 1.3, 1.4, 1.5, 1.7a), 1.7b), 1.7d), 1.8a), 1.8d) y 2.4, del acápite
sobre control interno.
2. En lo que atañe a la evaluación de
proveedores, dar adecuado uso a los recursos disponibles en SAP con la finalidad
de disponer de información actualizada y oportuna para nuevos procesos licitatorios,
conforme se señala en el punto 1.lc), del acápite 1.
3. Velar por el estricto cumplimiento de lo
establecido en la resolución N° 1, de 2007, de la Empresa de Correos de Chile,
respecto de las normas generales para las adquisiciones de bienes muebles y servicios
no personales, al tenor de lo señalado en el punto 1.2, del acápite 1.
4. Comprometer las providencias necesarias
para dar cumplimiento, en lo sucesivo, a la presentación de los antecedentes
requeridos para proceder al pago de los servicios prestados por los distintos
proveedores, en virtud de lo representado en el punto 1.6, del acápite 1.
5. Arbitrar las acciones necesarias con la
finalidad de evitar desfases en el registro de las órdenes de pedidos en el SAP, tal
como se observó en el punto 1.7c), del acápite 1.
6. lmplementar las acciones respectivas sobre
el registro de uniformes del personal y especies valoradas que no se encontraban
incorporadas al sistema SAP, según lo advertido en los puntos 1.7b) y 1.8c), del
acápite 1.
7. Realizar las mejoras y modificaciones
pertinentes al sistema SAP, con la finalidad de evitar que a través de la transacción
MIGO, los usuarios que no pertenecen al área de abastecimientos tengan la
posibilidad de realizar transacciones de materiales y especies valoradas desde las
bodegas de la empresa, conforme lo representado en los puntos 1 .7e) y 1 .8e), del
acápite 1.
8. Disponer las medidas pertinentes con la
finalidad de actualizar e incorporar a los regístros del aplicativo SAP, todas (as
especies mantenidas en la bodega de filatelia, conforme lo advertido en el punto
1.8c), del acápite 1.
9. Implementar las medidas de control
necesarias para documentar y respaldar debidamente los pagos automáticos de
cuentas, de acuerdo con lo detectado en el punto 2.2, del acápite 1.
10. Impartir instrucciones en lo referente al
proceso de asignación y rendición de fondos, junto con cautelar su estricto
cumplimiento por los funcionarios de la empresa, según lo consignado en el punto
2.3, del acápite 1.
Cautelar el cumplimiento de los
11.
nes,
indemnizacio
en particular, sobre el envío de cartas y
os
procedimient de pago de
mail de comunicación, al tenor de lo consignado en el punto 3.1, del acápite 1.
t
32
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
12. Mantener actualizados y con la debida
documentación de respaldo los envíos internacionales dispuestos en la planta del
aeropuerto, con la finalidad de evitar diferencias en el inventario de paquetes
aforados, singularizada en el punto 3.2, del acápite 1.
13. Cautelar la correcta y oportuna emisión de
las notas de crédito, según lo indicado en el punto 4.1, del acápite 1.
14. Implementar las medidas comprometidas en
relación con la provisión de incobrables, contabilización de garantías y conciliaciones
bancarias, según se indica en los puntos 1.1, 1.2 y 1.3 del acápite II, sobre examen
de cuentas.
15. Adoptar las providencias necesarias con la
finalidad de controlar y monitorear la red de sucursales de la empresa, al tenor de lo
representado en el punto 1, del acápite V, sobre otros hallazgos.
16. Atenerse en el uso de los vehículos fiscales,
a lo dispuesto en el decreto ley N° 799, de 1974, evitando situaciones como las
advertidas en el punto 2, del acápite y.
La efectiva adopción de estas providencias será
verificada en futuras fiscalizaciones que ejecute esta Coritraloria General.
Saluda atentamente a Ud.,
REGU1PCION
DE
JEFE SUBDIVISION
OE pJJDITORIA
1
33
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DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACIÓN
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA
Anexo fotográfico
Sobre uso de distintivo
a
-—
:BSYC82
BSYC82
BSYC82
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‘1
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BSYC 84
/
BSYC 84
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División de Infraestructura y Regulación
Subdivisión Auditoría